Période de stage : stage : 01/02/2011 au 31/03/2011.
Service : CIB/FA. Option : Technicien en secrétariat de direction. Rapport réaisé par : !AI!A SO!A"#A$% Responsa&e de stage : #r. SO'FIA$% RAC(I).
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Re*ercie*ent )édicace Avant propos Introd+ction PARTIE PA RTIE I : Aperçu Générale sur l’OCP
I-
Présentation de Groupe 1-(istori,+e 1(istori,+e de gro+pe OCP 2-Stat+t +ridi,+e -R0e %cono*i,+e 4-Organigra**e 4-Organigra**e de 1OCP
II - Présentation de Bunge Maroc Phosphore 1- Présentation de a société B#P
2- Fich Fichee tech techni ni,+ ,+ee - Orga Organi nigr gra* a**e *e de de B#P B#P PARTIE II : Les taces e!écutées
I-
Secrétariat et son flux d’information d’informa tion
A-Secrétariat -#ission 2-Taches -3+aités B-To+rnées d1inor*ation -Secrétariat de service Financi5re Financi5re Ad*inistrative Ad*inistrative 6CIB/FA7 6CIB/FA7 2-Secrétariat de service 8estion Ad*inistrative 6CIB/FA/A7 -Secrétariat de service de Prod+ction. 4-Secrétariat de service #aintenance 9-Secrétariat de service Proet %ngrais ;-Secrétariat de )irection CO$C!'SIO$
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e tiens h+*&e*ent < re*ercier a direction d+ gro+pe OCP po+r to+s es eorts o+rnis ain ,+e es stagiaires p+issent a*éiorer e+r connaissance d+ *iie+ de travai ainsi ,+e e+r co*pétence. 1avo+e =tre tr5s to+chée par a gentiesse> e &on acc+ei et e &on travai dont 1ai été té*oin d+rant a période d+ stage. %n 1occ+rrence> 1ai 1honne+r de aire part de satisaction et re*ercie*ents < #. BARA)I aa che départe*ent ad*istrati e tiens a+ssi < re*ercier #r. So+iane RAC(I)> A&de?ri* A3)A @ A))ARI a&deiah et to+t e personne de B+nge #aroc Phosphore.
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A *es tr5s chers parents dont e sacriice et e dévo+e*ent consacré po+r notre éd+cation et a po+rs+ite de nos ét+des restera a a**e ,+i écairera éternee*ent *on che*in. P+isse )ie+ vo+s co*&er de santé> de &onhe+r et de prospérité et vo+s accorde +ne ong+e vie. 'n proond re*ercie*ent < *a ch5re a*ies #AI)A @ < to+s *es co5g+es. A to+s *es a*is 6es7> ,+i *1ont to+o+rs s+pporté> so+ten+s et enco+ragés. e es re*ercie vive*ent po+r e+r sinc5re a*o+r et e+r proonde a*itié po+r *oi.
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I est &ien entend+ ,+1+ne or*ation donnée ne po+rrait =tre co*p5te ,+1apr5s avoir +n eercice prati,+e> c1est dans ce cadre ,+1< a in de a or*ation < 1ISTA> e stagiaire est appeé < passer +n stage prati,+e dans +n organis*e p+&ic o+ privé. )e ce ait> 1ai e+ e privi5ge de passer +n stage < 1OCP précisé*ent < B'$8% #AROC P(OSP(OR%. C1est +n *onde pein d1activité> d1entho+sias*e o+ a prati,+e o+e +n r0e i*pérati> c1est e *onde d+ travai ,+i di5re de ce+i des ét+des. %n eet ce stage *a appris &ea+co+p de choses tees ,+e : !a *ani5re daronter es gens> ac,+isition de inor*ation> a précision> a co*préhension> a vigiance> a résistance a+ stress> intervention D
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Apr5s +ne période de or*ation > on est appeé < passer +n stage de in d1ét+de po+r consoider nos ac,+is théori,+es> avoir +ne idée s+r e *onde d+ travai po+r po+voir s1intégrer dans a vie active et s1engager < prendre +ne responsa&iité d1+n ense*&e d1opérations organisées dans e te*ps et dans 1espace. )ans ce cadre> 1ai eect+é +n stage prati,+e de de+ *ois a+ sein d+ gro+pe OCP < B'$8% #AROC P(OSP(OR%.
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!e gro+pe Oice Chériien des Phosphates> constit+é de 1OCP et de ses iiaes> est +n éta&isse*ent p+&ic < vocation ind+striee et co**erciae. I a e *onopoe de 1epoitation et de vaorisation des phosphates d+ roEa+*e> dep+is a prospection *ini5re +s,+1< a co**erciaisation d+ *inerai et de ses dérivés transor*és ocae*ent. !e gro+pe Oice Chériien des Phosphates epoite trois ones *ini5res 6(O'RIB8A> 8A$TO'R et BO'RAA7 et dispose de de+ sites ind+stries chi*i,+es 6SAFI et ORF !ASFAR7. Son si5ge est sit+é < CASAB!A$CA .
1- Historique du Groupe !P
"ate de création de l#!P $ G2H
"ate de création du Groupe !P $ G9
%éser&es de phosphate $ /4 des réserves *ondiaes
Production $ Phosphate et dérivés phosphatés 6acide phosphori,+e> Hengrais7.
Sites de production Phosphate$ ho+ri&ga> Beng+érir> "o+sso+ia> Bo+craJ!aJEo+ne. Sai> or !asar.
Ports d#em'arquement $ Casa&anca> or !asar> Sai> !aJEo+ne
(ffectifs $ GK4 dont K9; ingénie+rs et é,+ivaents
Production marchande de phosphate $ 24>9 *iions de tonnes en 2HHK
)aux de &alorisation en produits déri&és $ 9H>; L.
!hiffre d#affaires * l#export $ >9 *iiards de doars en 2HHK.
Part du Groupe !P dans le total des exportations marocaines $ .4 L 6en vae+r7.
Parts de marché * l#international $ •
Phosphate: 4.9L 24
•
Acide Phosphori,+e: 4.2L
•
%ngrais : G.9L
+- Statut ,uridique de l’!P $ !1OCP est +n éta&isse*ent se*i-p+&i,+e < caract5re *inier> co**ercia. !e directe+r généra est no**é par dahir> +n consei d1ad*inistration représentant 1intér=t de a nation est chargé d+ contr0e de gestion inanci5re et co**erciae. M+ e caract5re co**ercia et ind+strie de ses activités> e gro+pe OCP est doté d1+ne certaine a+tono*ie> i est considéré co**e étant +n éta&isse*ent privé> et co**e to+te entreprise> 1OCP éta&it son co*pte d1epoitation> son &ian et ses pri de revient> a+ssi i est inscrit a+ registre de co**erce et so+*is so+s e pan isca.
- %.le (conomique de /’!P !1OCP occ+pe +ne pace de eader ,+e ce soit> < 1échee nationae o+ Internationae. I o+e +n r0e pri*ordia s+r e pan écono*i,+e et socia par a so+rce de reven+s ,+1i présente et par e no*&re d1agents ,+1i e*poie. I a+t *ar,+er ,+e e gro+pe OCP et ses iiaes &énéicient de trois principa+ privi5ges ,+i sont co**e s+it :
Pre*ier eportate+r *ondia d+ phosphateN
Pre*ier eportate+r *ondia de 1acide phosphori,+eN
Pre*ier eportate+r *ondia d+ phosphate so+s to+tes or*es.
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0- rganigramme du Groupe !P $ PRE"I#E$T #IRECTE%R GE$ERAL
"ecrétar&at Général
#&rect&'n straté*&e+ plan&,&cat&'n et partenar&at
P'le -&nances et "upp'rt (e Gest&'n
Ca&net (u Prés&(ent #&recteur Général #&rect&'n Au(&t et C'ntr)le P'le Cap&tal ua&n IPS%
P'le Ress'urces+ In,rastructures et En&r'nneent
Poe #ines
CERPO" 1
E7PLOITATIO$" &n&6res (e 8'ur&*a
"E4"I 1
E!pl'&tat&'ns &n&6res (e Gant'ur
P's'ucaa 1
"OTREG 1
P'le C&&e
P'le C'erc&al
4ar'c P'sp're "a,&
4arp'céan 1
4ar'c P'sp're 5'r, Las,ar
"TAR 1
E4APO" 2
I4ACI# 2
Pa9&stan 4ar'c P'sp're 2
67 iiae intégrée a+ str+ct+res internes d+ gro+pe 627 entité en oint vent+re ne aisant pas partie de 1organisation interne un*e 4ar'c ;P'sp're
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6Associatio
Cette partie de *on rapport> sera consacrée po+r a présentation de a société B+nge #aroc Phosphore o 1ai e+ 1occasion de passer *on stage.
1- Présentation de la société Bunge Maroc Phosphore 2 !e nove*&re 2HH4> 1Oice Chériien des phosphates 6#aroc7 et B+nge 6Brési7> ont annoncé e principe de concrétisation d1+ne oint-vent+re 9HL-9HL po+r a constr+ction d1+n co*pee intégré de prod+ction d1engrais < or !asar a+ #aroc. Ce co*pee est destiné < s+&venir en priorité a+ &esoins de B+nge en engrais. Le #aroc détient es des réserves *ondiaes de phosphate> +ne *ati5re pre*i5re
cé dans 1ind+strie des ertiisants. I est e pre*ier eportate+r *ondia des phosphates et prod+its dérivés> et a+ssi e eader *ondia des prod+cte+rs des phosphates &r+t> acide phosphori,+e et engrais. L1OCP a> d+rant des années> o+rni es prod+its phosphatés < B+nge. Ce dernier>
,+i o+rni directe*ent ses prod+its a+ agric+te+rs> est e pre*ier i*portate+r> prod+cte+r et distri&+te+r des engrais a+ nivea+ de 1A*éri,+e d+ s+d. A+ Brési> B+nge est intégré verticae*ent> prod+isant es dérivés de phosphate < partir de ses propres *ines. Les de+ entreprises ont cond+it conointe*ent 1ét+de de aisa&iité d+ no+vea+
co*pee a+ dé&+t de 1année 2HH9. 11Cette oint-vent+re va consoider davantage es reations histori,+es et ré+ssies ,+i eistent entre B+nge et 1OCP. %e per*ettra égae*ent de renorcer étroite*ent es reations &iatéraes entre e Brési et e #aroc11. Le no+vea+ co*pee < or !asar co*prend :
- +ne +nité de prod+ction d1acide s++ri,+e 6.29.HHH tonnes/an7N - +ne +nité de prod+ction d1acide phosphori,+e 69.HHH tonnes P2O9/an7 N
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- +ne +nité de prod+ction des engrais de capacité HH.HHH tonnes/an po+r a a&rication d+ #AP gran+é> TSP et )AP. !1A*éri,+e atine est par*i es *archés d1engrais < orte croissance dans e *onde. !e renorce*ent d+ partenariat entre B+nge et 1OCP per*ettra a+ de+ entreprises de *ie+ capitaiser s+r ce *arché pro*ette+r11> a air*é #. #ario BARBOSA> Président )irecte+r 8énéra de B+nge Fertiisantes. B+nge #aroc Phosphore 6B#P7> oint-vent+re constit+ée par e 8ro+pe OCP et e 8ro+pe Brésiien B+nge> a dé*arré ses activités de prod+ction dacide phosphori,+e e G *ars 2HHG < or !asar.
+- 3iche technique $ Ra&s'n s'c&ale -'re (u re*&stre (e c'erce Cap&tal #ate (e (éut (e c'nstruct&'n #ate (e créat&'n (e la s'c&été "&te (e pr'(uct&'n Act&&tés Tél/,a!
B+nge #aroc Phosphore Société AnonE*e S.A Casa&anca KHGH GHH.HHH.HHH )(S $ove*&re 2HH9 9 Avri 2HHK or !asar Prod+ction de 1acide phosphori,+e et d1%ngrais Q22 92 K GG HH/ Q22 92 4 9 G;
- rganigramme $ 24
ORGANIGRAMME DE LA DIRECTION BUNGE MAROC PHOSPHORE )IR%CTIO$ B'$8% #AROC P(OSPOR% CIB )IR%CTIO$ FI$A$CI%R% CIB/F
)%PART%#%$T P%RFOR#A$C% @ A#%!IORATIO$ T%C($I3'% CIB/AT
)%PART%#%$T A)#I$ISTRATIM% @ 8%STIO$ CIB/FA Co*pta&iit é@ patri*oine CIB/FA/C
Contr0e de gestion CIBFA/8
8estion Ad*inistrativ e CIB /FA /A
)ivision #aintenance CIB/#A
#aintenance #écani,+e CIB/#A/#
Approv. @ 8estion des stoc?s CIB /#A /A
#aintenance %ecti,+e CIB/#A/%
#aintenance 8énie Civi CIB /#A/8
/
A*éioration techni,+e CIB/AT/A
%nvironne*ent @ Séc+rité CIB /AT/%
Proet %ngrais CIB /P%
Process engrais CIB/P%/P
)ivision Prod+ction CIB/PR
%poitation phosphori,+e CIB/PR/P
%poitation s++ri,+e CIB/PR/S
%poitation 'tiités CIB/PR/'
8estion des + @ interaces CIB/PR/F
#aintenance Instr+*entation CIB/#A/A
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A- /e secrétariat $ 1- Missions :
Seconder +n dirigeant o+ +n cadre s+périe+r po+r +i per*ettre de se consacrer a+ aspects essenties de sa *ission N
Ass+rer e secrétariat partic+ier de son *anager N
Contri&+er a+ onctionne*ent eicace et < 1i*age de son service. 2- )4ches $
Identiier es priorités> hiérarchiser 1+rgence des de*andes et paniier es trava+ N
Ass+rer a ,+aité phEsi,+e et tééphoni,+e a+pr5s es diérents interoc+te+rs N
8arantir a coordination> e traite*ent et a circ+ation des inor*ations internes et eternes < a direction N
Ass+rer a gestion de a *essagerie éectroni,+e de a direction o+ Société N
Organiser es dépace*ents> tenir et gérer es agendas.
Organiser e casse*ent d+ co+rrier N
Préparer> s+ivre et coordonner a réaisation des dossiers ,+e 1on se voit directe*ent coniés N
Organiser e casse*ent et 1archivage des doc+*ents N
Rédiger des correspondances> saisir et présenter des doc+*ents < partir de consignes o+ de aon a+tono*e N
Rédiger des sEnth5ses < a de*ande de son responsa&e N
Rechercher to+tes sortes de doc+*ents o+ d1inor*ations. - 5ualités $
Présentation et &onne éoc+tion N
PoEvaence et disponi&iité N
Adapta&iité et so+pesse N
)iscrétion et oEa+té N 24
Co+rtoisie> so+rire et opti*is*e N
%sprit de coa&oration et esprit d1é,+ipe N
#é*oire et éco+te active.
B-)ournée d’Information 6 Bunge Maroc Phosphore $ !e + d1inor*ation < B+nge #aroc Phosphore se déro+e entre diérents services et po+r cha,+e service son secrétariat spécii,+e : a- )éparte*ent Ad*inistrative et Financi5re CIB/ FA &- )éparte*ent de Prod+ction CIB/PR c- )éparte*ent de #aintenance CIB/#A e- Proet %ngrais CIB/P% $B : CIB : P0e Chi*ie> )irection B#P FA : Ad*inistrative et Financi5re PR : Prod+ction #A : #aintenance P% : Proet %ngrais Ci apr5s> es taches eect+ées par cha,+e secrétaire < son service : 1- Secrétariat 7dministrati&e et 3inanci8re !IB937 $ !e Che )éparte*ent Ad*inistrati et 8estion g5re trois services : -
Co*pta&iité et patri*oine N
-
Contr0e de gestion N
-
8estion ad*inistrative.
!es taches : -
$+*éro de a act+re et sa date d1é*ission N
-
!1o&et de a act+re N
-
Raison sociae et adresse d+ destinataire N
-
!e cachet et signat+re de a Société é*ettrice N
-
$+*éro d+ co*pte &ancaire en 24 positions N
-
!a nat+re de a dépense N
-
$+*éro de a patente N 24
-
Copie isi&e de a act+re N
-
$+*éro de 1identiication iscae N
-
Contr0e des ,+aités par rapport a+ pi5ces +stiicatives ,+i pe+vent =tre> soit +n co*pte rend+ de réception éta&i par e *agasinier> soit des &ons de ivraison envoEés par es o+rnisse+rs o+ +n attache*ent signé par B#P et e o+rnisse+r.
+- Secrétariat Gestion 7dministrati&e :!IB93797; $
Sit+ation d+ personne N
Accidents d+ travai N
S+ivi et ventiation des he+res travaiées par Société N
Pri*e de rende*ent et de onctionne*ent N
8ardiennage N
Sociétés so+s-traitants et e+rs eectis N
!es sanctions et &J*es N
A&sentéis*e et *aadie N
8estion d+ personne en régie N
#asse saariae N
B+dget de onctionne*ent R( N
Bian des activités récréatives N
Paniication des congés. - Secrétariat de ser&ice Production !IB9P% $ Se co*pose de ,+atre services : -
%poitation phosphori,+e N
-
%poitation s++ri,+e N
-
%poitation +tiités N
-
8estion des + et interaces.
!es tJches :
S+ivi des *o+ve*ents des hors-cadres N
!es *issions a+ #aroc et hors #aroc N
Paniication des congés N 24
S+ivi des act+res N
S+ivi des pointages des contres-*aitres N
S+ivi es ots des ateiers S++ri,+e> a Centrae et 1instaation de traite*ent des ea+ N
%ta&isse*ent des correspondances )épart N
Réception des correspondances Arrivée N
Casse*ent d+ co+rrier N
)ispatching d+ co+rrier. 0 < Secrétariat du ser&ice Maintenance !IB9M7 $ !a )ivision #aintenance est ad*inistrée par es services s+ivants :
!e service 8énie Civi 6CIB/#A/87
!e service #aintenance %ectroni,+e 6CIB/#A/%7
!e service #aintenance Instr+*entation 6CIB/#A/R7
!e service Approvisionne*ent et 8estion des stoc?s 6CIB/#A/A7 P'ur le ser&ce a&ntenance CI/4A :
)raitement du courrier 7rri&ée 2 et "épart 2 $ -
Mériication des signat+res N
-
%ta&isse*ent des réérences po+r trans*ission N
-
)ispatching < diérents services. /a rédaction $
-
Rédaction des notes N
-
Rédaction des ettres. /e classement $ #an+e et/o+ éectroni,+e :
-
%ta&ir des notes de service N
-
Préparation des ré+nions et des dépace*ents N
-
Organiser e casse*ent d+ co+rrier po+r signat+re N
-
S+ivi d+ co+rrier N
-
Réception et orientations des visite+rs. "ecrétar&at CI/4A/A :
Contr0e des *atéries
#atérie i**o&iisa&e : c1est +n ense*&e de *atérie ,+i a +ne vae+r reparti seon
+ne d+rée de vie ocative N 24
Artices conso**a&es : c1est 1ense*&e eta&e et *oins ch5re est < paEé s+r pace>
Rédiger es correspondances ad*inistratives N
Recevoir e co+rrier N
Traiter e co+rrier Arrivée
Mériier es données N
%nregistrer e co+rrier N
#ettre e co+rrier en signat+re N
)i+ser e co+rrier N
Traiter e co+rrier )épart N
Saisir et *ettre < a signat+re N
Attri&+er +ne réérence et garder +ne copie po+r +ne &onne traa&iité N
Trans*ettre e co+rrier a+ destinataire N
!e co+rrier tééphoni,+e N !e principe d+ 8énie Civi et )oc+*entation : !1archivage c1est 1action de rec+eiir> de casser et de conserver des doc+*ents < des
ins de cons+tations +térie+res N i ne a+t pas conondre archivage et sa+vegarde. !1archivage i*pi,+e des *oEens per*ettant de conserver es doc+*ents d1+ne *ani5re ai&e et de per*ettre e+rs restit+tions id5es *=*e apr5s +ne ong+e période. !es archivages sont en ait +n éé*ent i*portant d1inor*ation < 1ind+strie o+ < to+tes a+tres entreprises. %es pe+vent ainsi proc+rer des renseigne*ents de grande vae+r en cas de pro&5*es +ridi,+es> vioation des &revets et de reprod+ction po+r es,+ees i n1eiste p+s d1a+tre so+rce de vériication. Is deviennent a+ssi i*portants ,+e a &i&ioth5,+e et principae*ent dans certains tEpes d1entreprises et dans es ad*inistrations. 4'(al&té : Travai de 1archivage pe+t s1eect+er seon des *odaités diérentes :
L’archivage total : cest ,+and e conten+ d1+n dossier est transéré dans des archivages po+r
créer +n no+vea+ dossier en repartant < éro.
L’archivage artiel :
consiste < éi*iner to+t doc+*ent péri*é d1o e dossier est aors
conservé dans e casse*ent nor*a et se+s es doc+*ents ,+i ne sont pas act+aisés sont transérés a+ archives. 24
L’archivage !e tra"#itio"# : e
passage des doc+*ents d+ casse*ent acti a+ casse*ent se*i
acti de transition avant 1archivage déiniti. L’archivage $ B%"ge Maroc Pho#hore #e &ait a% "ivea% !e !i&&'re"t# Lot# :
?
!ots phosphori,+e 6PAP7
- !ots s++ri,+e 6SAP7 - !ots co**+n 6Inrastr+ct+res7 - !ots +tiité : etension ;H?v> a centrae techni,+e 6C%T7> station de traite*ent d1ea+ do+ce 6T%)7 -
!ots engrais. L’archivage !e# ael# !’o&&re : )P# 6de*ande de passation de *arché7>
)A# 6de*ande d1achat de *atérie7 Pr'cé(ure : cet appe d1ore trans*is a+ service des achats> on reoit es ores
techni,+es et es ta&ea+ co*paratis ainsi ,+e es ores co**erciaes des prod+its inaisés *ais conor*e techni,+e*ent. = - Secrétariat du Pro>et (ngrais !IB9P( $ !es taches de a secrétaire :
Casse*ent des dossiers
Paniier es trava+
Organiser es dépace*ents> tenir et gérer es agendas
Rechercher to+tes sortes de doc+*ents.
Ass+rer a ,+aité phEsi,+e et tééphoni,+e a+pr5s des diérents interoc+te+rs
Se disposer d1+n ta&ea+ de &ord
%nregistre*ent d+ co+rrier dans +n cahier de trans*ission
? - Secrétariat de direction * Bunge Maroc Phosphore $ A+o+rd1h+i e r0e d1+ne secrétaire o+ d1+ne assistante de direction est deven+ indispensa&e po+r cha,+e entreprise
et < 1intérie+r de cha,+e service. Son r0e est
désor*ais ce+i d1+ne interace indispensa&e a+ sein d1+n *onde *o+vant et écaté> et
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co**e cha,+e poste +ne secrétaire est chargée d1eect+er +n certain no*&re de tJches ,+1ees +i sont attri&+ées.
)é&+t
U in d1a*éiorer 1i*age de *ar,+e d+ gro+pe OCP et po+r +ne &onne gestion d+ co+rrier> ce dernier doit s+ivre certaines étapes . $O$
O'I !e co+rrier est Vi éta&it par e secrétariat CIB W
•
•
•
•
#ettre e co+rrier so+s paraphe+r po+r signat+re d+ directe+r. Attri&+er a+ B% et es notes ointes. #ettre e cachetQa date. 8arder +ne copie po+r
•
•
•
casse*ent. $O$
•
Préparer e dossier < envoEer en *entionnant e destinataire. Préparer e B% d1envoi et e dossier par e directe+r d1epoitation. Attri&+er +n n+*éro d1ordre d1envoi a+ B% et es notes..ointes. #ettre e cachetQa date. 8arder +ne co ie o+r casse*ent O'I
Co+rrier doit-i passer a+ CI W
%nvoEer e < CI po+r signat+re. 8arder +ne copie signée par CI. %nvoEer e co+rrier a+ entités concernées.
%nvoEer e co+rrier a+ entités concernées.
A+tres co+rriers
•
• •
Co*pte rend+ de réception 6CRR7 %ta&ir par CIB )estiné < CIA
•
• •
Co+rrier d+ personne (C 6ordre de *ission> rais de dépace*ent> de*ande d1attestation de saaire et de travai> P%AS> congés rég+iersD7 éta&ie par CIB de a M( )estiné < CI( o+ C(C.
Fact+res charges contr0ées et accordées par destinées < CIB a+ service concerné 6Po+r attri&+tion7
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CIB B+rea+ d1ordre Arrivée -
-
Réception d+ co+rrier papier Attri&+tion +n n+*éro a+ co+rrier 6+n s+ivi7 %nregistre*ent d+ co+rrier s+r +n registre co+rrier arrivée 6$X Q %pédite+rQ destinataireQdate de réception7 Pace*ent d+ co+rrier seon es divisions concernées Signat+re d+ prenant 6division/service concerné7
)épart - Réception d+ co+rrier des divisions/services concerné6e7s - %nregistre*ent d+ co+rrier s+r +n registre co+rrier départ - %nregistre*ent d+ co+rrier s+r e cahier de trans*ission 6po+r envoi7 - Signat+re d+ prenant 6destinataire7 - Pace*ent d+ co+rrier po+r envoi eterne - %nvoi d+ co+rrier .
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po+r envoi eterne
)e+ *ois de stage est certaine*ent ins+isant Aors to+t en essaEant d1eéc+ter de si*pes trava+ de do*aine en secrétariat de direction a+ sein de a direction CIB •
Casse*ent des dossiers
•
#ise < o+r des dossiers d+ personne s+ite < +n change*ent 6*+tation> dé*ission> retraiteD.7.
•
!1enregistre*ent des ichiers s+r ordinate+r
•
Traite*ent d+ co+rrier
•
!1enregistre*ent des co+rriers
a-Co+rrier arrivé : I s1agit de de+ tEpes de co+rrier : -co+rrier arrivé de 1intérie+r -co+rrier arrivé de 1etérie+r !es de+ tEpes s+ivent e *=*e circ+it : Y réception d+ co+rrier : on reoit en pre*ier ie+ e co+rrier par +n Cahier de trans*ission> on e contr0e po+r s1ass+rer ,+1i n1E a pas de Pi5ces *an,+antes. Y enregistre*ent d+ co+rrier apr5s 1avoir donné +n n+*éro d1ordre Par e cachet co*poste+r. Y *ise en paraphe+r po+r signat+re par e che d+ service. Y photocopie d+ co+rrier en onction des intervenants et des dossiers )e casse*ent. Y di+sion d+ co+rrier Y distri&+tion &- Co+rrier départ : I s1agit de 1enregistre*ent des pi5ces dans +n registre co+rrier départ %n +i attri&+ant +n n+*éro d1ordre po+r diérencier es diverses )estinations. P+is on e *et so+s paraphe+r po+r signat+re par e che de service> et On ait +ne photocopie de cha,+e pi5ce po+r e casse*ent. 24
Rédaction des &orderea+ de trans*ission )i+sion d+ co+rrier A+ sein d+ service de *aintenance *écani,+e 6CIB/#A/#7 de a société B'$8%> 1ai p+ ainsi éargir *es connaissances et approondir *on savoir Vaire a+ nivea+ d+ secrétariat. %n eet> par correspondance avec es diérentes postes de ce service> 1ai e+ 1occasion d1eect+er es opérations s+ivantes : -!e casse*ent dans e secrétariat de personne d+ service *aintenance *écani,+e. -A*éioration de a gestion de co+rrier. -%n,+=te de satisaction d+ personne *écani,+e. -S+ivi d+ + de co**+nication interne. -A*éiorer es trava+ s+r 6ZOR) @ %[C%!7. -Contr0er et corriger e pointage éectroni,+e des agents d+ service *aintenance *écani,+e. !es paperasses des agents. -#ise < o+r d+ ichier personne. -!a *ise de cachets. -Trie d+ ichier et réparation d+ paraphe+r et es présenter a+ ches d+ service po+r signat+re et enregistrer s+r e Zindo\s de gestor et corrigée e pointage. -Recevoir es appes tééphoni,+es internes et eternes> ,+i *on per*is de rec+eiir des inor*ations et orienter 1interoc+te+r vers es postes désiré.
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Ce stage> *1a été d1+ne grande i*portance> car i *1a oert 1occasion> de *ettre en prati,+e *es connaissances théori,+es et prati,+es> d1apprécier e travai en é,+ipe et ac,+érir de no+vees connaissances. A+ sein de a direction CIB> 1ai e+ 1occasion de travaier avec +ne é,+ipe tr5s co*pétente et tr5s servia&e < ,+i e dois énor*é*ent. Finae*ent> et < travers ce *odeste proet> 1esp5re ,+e 1ai p+ *ettre en vae+r *es connaissances théori,+es et prati,+es ,+e 1ai ac,+is d+rant de+ ans d1ét+de a+ sein de 1ISTA cité de 1air> a+ssi> 1esp5re ,+e 1étais < a ha+te+r et ,+e 1ai p+ honorer *on écoe et to+s ce+ ,+i *1ont so+ten+e.
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Jorf Lasfar, le CIBDESTINATAIRE
Bordereau d'envoi Désignaion des !i"#es
N$r%
&$servaions
&$e ( )od"le BE e*erne de B+ Réf ( Care #orres!ondan#es B+ our ari$uion
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+od"le BE B+ +od"le BE B+ +od"le BE B+ +od"le BE B+
Le Dire#eur d0E*!loiaion,
Toal des !i"#es
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Jorf Lasfar, le
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IDN23A2AIDJ245
Bordereau d'envoi Désignaion des !i"#es
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&$servaions
&$e ( San#ion 6 )ise 7 !ied8 our ari$uion
C2 C4ARA3 Noureddine +le
.1
91:..
Le Cef du Dé!are)en Ad)inisraif e 5esion,
Toal des !i"#es
.1
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