RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN
PENYUSUNAN SISTEM INFORMASI REVISI ONLINE (SIRO) DENGAN PEMANFAATAN APLIKASI SBOX
DOKUMEN RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN
1.
Judul Proyek Perubahan Penyusunan Sistem Informasi Revisi Online (SIRO) Dengan Pemanfaatan Aplikasi Sbox.
2.
Is s u e s Latar Belakang (B u r n i n g Is )
Masalah strategis yang menjadi permasalahan klasik setiap tahun anggaran pada Kementerian/Lembaga adalah penyerapan anggaran pada awal tahun yang sangat lambat dan penumpukan penyerapan anggaran pada akhir tahun sehingga mengakibatkan ketidakseimbangan keuangan negara,
melambatnya
pembangunan.
roda
perekonomian
dan
terhambatnya
Dilihat dari data-data penyerapan anggaran pada Satuan Kerja Sekretariat Negara dari Tahun 2012 sampai dengan Tahun 2015 di atas maka dapat diteliti bahwa penyerapan anggaran rata-rata triwulan I sebesar 5,97%, triwulan II sebesar 18,29%, triwulan III sebesar 36,36% dan triwulan IV sebesar 83,56%. Dari data tersebut dapat disimpulkan bahwa kendala penyerapan anggaran pada Kementerian/Lembaga terjadi juga di Satuan Kerja Sekretariat
Negara.
Kondisi
ini
sangat
merugikan
yang
dapat
mengakibatkan melambatnya target serapan anggaran, tidak tercapainya target kinerja output, kegiatan serta kinerja organisasi. Untuk mengatasi masalah di atas salah satunya melalui revisi anggaran yang dilakukan pada masing-masing Kementerian/Lembaga. Pengertian revisi anggaran adalah perubahan atau pergeseran anggaran belanja untuk memenuhi target kinerja Keluaran (Output ) yang terdapat dalam dokumen Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran Satuan Kerja yang
Selama ini, fungsi penyiapan bahan koordinasi penyusunan, penelaahan, dan pembahasan revisi DIPA dan revisi POK DIPA dilaksanakan berdasarkan: a) Peraturan Menteri Sekretaris Negara Nomor 3 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Perencanaan Dan Penganggaran Pada Bagian Anggaran 007 (Sekretariat Negara). b) Peraturan Menteri Keuangan Nomor 214/PMK.05/2013 tentang Bagan Akun Standar. c)
Keputusan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor 224/KEP/2013 tentang Kodefikasi Segmen Akun Pada Badan Akun Standar.
d) Peraturan Menteri Keuangan Nomor 65/PMK.02/2015 tentang Standar Biaya Masukan Tahun Anggaran 2016. e) Peraturan Menteri Keuangan Nomor 143/PMK.02/2015 tentang Petunjuk Penyusunan Dan Penelaahan Rencana Kerja Dan Anggaran
c.
Revisi administrasi yang disebabkan oleh kesalahan administrasi, perubahan rumusan yang tidak terkait dengan anggaran, dan/ atau pemenuhan persyaratan dalam rangka pencairan anggaran. Namun,
jika
disederhanakan
berdasarkan
kewenangan
pengesahannya dapat dibagi menjadi: a. Revisi POK DIPA Kewenangan pengesahannya berada pada Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) dengan syarat pergeseran anggaran tidak mengubah Kode Pengaman/Digital Stamp yang tertera dalam DIPA. b. Revisi DIPA. 1)
Kewenangan
pengesahannya
berada
pada
Dewan
Perwakilan Rakyat bila terdapat pergeseran anggaran antar
program
atau
perubahan
pagu
Anggaran
Pendapatan dan Belanja Negara Perubahan (APBN-P).
c) Proses revisi anggaran dilakukan setelah mendapatkan dokumen fisik dan arahan dari Kuasa Pengguna Anggaran (KPA). d) Lamanya waktu pembahasan permohonan revisi anggaran dengan meggunakan metode tatap muka. e) Kurangnya sumber daya manusia yang memproses pengajuan revisi anggaran dari unit kerja. Sehingga kondisi yang diharapkan adalah sebagai berikut: a) Penyelesaian permohonan revisi anggaran dilakukan cepat, tepat dan akurat. b) Setiap pengajuan permohonan revisi anggaran harus sesuai dengan standar disertai data dukung yang lengkap. c) Proses revisi anggaran dapat dilakukaan segera setelah mendapatkan dokumen digital dari PPK disertai data dukung yang lengkap. d) Lamanya waktu pembahasan permohonan revisi anggaran dapat dipersingkat dengan media digital/sosial.
3.
Tujuan dan Manfaat a. Tujuan Untuk meningkatkan pelayanan dalam penyelesaian revisi anggaran secara cepat dan tepat sehingga berdampak meningkatnya kinerja kegiatan dan penyerapan anggaran pada Satuan Kerja Sekretariat Negara. b. Manfaat a) Bagi Institusi 1. Mendukung pelaksanaan reformasi birokrasi Kementerian Sekretariat Negara. 2. Meningkatkan kinerja Biro Perencanaan guna mewujudkan pelaksanaan tugas dan fungsinya secara lebih efektif dan efisien. 3. Meningkatkan kualitas pelayanan dalam penyelesaian revisi anggaran kepada unit kerja di Lingkungan Satuan Kerja
2. Pengarsipan revisi anggaran lebih terstruktur. 3. Pelaksanaan kegiatan lebih efektif dan efisien.
4.
Diskripsi Proyek Penyusunan Sistem Informasi Revisi Online (SIRO) Dengan Pemanfaatan Aplikasi Sbox yang akan dilakukan merupakan gagasan baru yang belum pernah dilakukan di Satuan Kerja Sekretariat Negara yang meliputi Sekretariat Kementerian, Deputi Bidang Sumber Daya Manusia, Deputi Bidang Perundang-undangan dan Deputi Bidang Hubungan Kelembagaan dan Kemasyarakatan. Penyusunan SIRO tersebut sangat penting karena: NO 1.
Keterangan
Pola Lama (Manual)
Pola Baru (Sistem)
Waktu penyelesaian 1. Revisi POK DIPA 1. Revisi POK DIPA revisi (12 hari kerja)* (9 hari kerja)* 2. Revisi DIPA (25 2. Revisi DIPA (22 hari kerja)* hari kerja)*
masalah yang akan dihadapi kemudian. Setelah itu, dilanjutkan dengan pengujian atau trial dalam rangka untuk menunjukkan keefektifan SIRO.
5.
Ruang Lingkup Perubahan a.
Fokus Proyek Perubahan adalah peningkatan kualitas pelayanan penyelesaian revisi anggaran dengan menggunakan Sistem Informasi Revisi Online melalui pemanfaatan aplikasi file sharing Sbox . Tahapantahapan yang akan dilakukan adalah: 1) Merancang desain sistem dan basis data serta hak akses. 2) Penginputan data revisi kedalam basis data. 3) Uji coba sistem. 4) Sosialisasi dan implementasi sistem. 5) Pengembangan dan pengintegrasian sistem.
c) Kepala Bagian Program dan Anggaran I, Biro Perencanaan. d) Kepala Bagian Program dan Anggaran II, Biro Perencanaan. e) Kepala Bagian Pemantauan dan Evaluasi, Biro Perencanaan. f) Kepala Sub Bagian Pemantauan dan Evaluasi I, Biro Perencanaan. g) Kepala
Sub
Bagian
Pemantauan
dan
Evaluasi
II,
Biro
Bagian
Pemantauan
dan
Evaluasi
III ,
Biro
Perencanaan. h) Kepala
Sub
Perencanaan. i)
Staf pada Bagian Pemantauan dan Evaluasi, Biro Perencanaan.
j)
Biro Keuangan, Sekretariat Kementerian.
k) Biro Informasi dan Teknologi, Sekretariat Kementerian. l)
Biro Umum, Sekretariat Kementerian
b. Stakeholder Eksternal. a) Menteri Sekretaris Negara selaku pengguna anggaran. b) Deputi Bidang Sumber Daya Manusia, Sekretariat Negara.
Analisis Stakeholders
(LATENTS)
1. Menteri Sekretaris Negara selaku Pengguna Anggaran 2. Deputi Bidang Sumber Daya Manusia 3. Deputi Bidang Perundanganundangan 4. Deputi Bidang Hubungan Kelembagaan dan Kemasyarakatan
(PROMOTERS)
1. Kepala Biro Perencanaan 2. Sekretaris Kementerian selaku Kuasa Pengguna Anggaran
3. Kepala Bagian Pemantauan dan Evaluasi 4. Kepala Subbagian Pemantauan dan Evaluasi I 5. Kepala Subbagian Pemantauan dan Evaluasi II 6. Kepala Sub Bagian Pemantauan dan Evaluasi III.
Analisis stakeholders pada proyek perubahan ini adalah sebagai berikut: 1) Promoters, memiliki kepentingan dan dukungan yang tinggi dan memiliki pengaruh yang kuat terhadap upaya perubahan yang dilaksanakan oleh project leader Stakeholders pada poyek perubahan ini yang termasuk kelompok
promoters
adalah
Kepala
Biro
Perencanaan,
Sekretaris Kementerian Sekretariat Negara selaku Kuasa Pengguna Anggaran, Kepala Bagian Pemantauan dan Evaluasi, Kepala Subbagian Pemantauan dan Evaluasi I, Kepala Subbagian Pemantauan dan Evaluasi II, dan Kepala Sub Bagian Pemantauan dan Evaluasi III. Potensi:
Negara, Seluruh Pejabat Pembuat Komitmen di Lingkungan Satuan Kerja Sekretariat Negara. Potensi: Stakeholders pada kelompok ini mendukung proyek perubahan yang sedang dilakukan walaupun tidak mempunyai kepentingan yang besar atas tercapainya hasil dari poyek perubahan. Strategi Komunikasi: a) Melakukan sosialiasi tentang tata cara perubahan pengajuan permohonan revisi melalui SIRO . b) Melaksanakan rapat koordinasi untuk mengevaluasi kinerja sistem informasi revisi online. 3) Apathetics tidak memiliki pengaruh dan kepentingan yang kuat terhadap upaya perubahan yang dilaksanakan oleh project
Bidang
Hubungan
Kelembagaan
Sekretariat Negara.
7.
Tatakelola Pelaksanaan Proyek Perubahan.
Kepala Biro Perencanaan
Kepala Bagian Pemantauan dan Evaluasi / Mentor
Coach
Project Leader
dan
Kemasyarakatan,
b) Memberikan dukungan penuh kepada peserta dalam memetakan permasalahan pada lingkup bidang pemantauan dan evaluasi. c) Memfasilitasi peserta dalam menyelesaikan proyek perubahan. c. Coach a) Memberikan dorongan dan motivasi kepada project leader dalam pelaksanaan proyek perubahan. b) Melakukan diskusi dalam penyusunan proposal proyek perubahan, penyusunan proyek perubahan, dan pada proses pelaksanaannya. c) Melakukan monitoring kegiatan peserta dalam kurun waktu yang telah ditetapkan. d) Melakukan komunikasi dengan mentor terkait dengan proyek perubahan. d. Project Leader
c)
Berpartisipasi aktif dalam proyek perubahan
d) Menyusun strategi bekerja yang efektif dalam mewujudkan proyek perubahan dalam kerangka waktu terbatas (2 bulan) e) Mengantisipasi potensi konflik internal tim efektif maupun dengan pihak eksternal dan mengelola konflik tersebut secara positif f)
Menyusun dan melaksanakan job description
g) Saling memberikan saran dan masukan terhadap pekerjaan sesama anggota tim h) Mengkomunikasikan kendala hambatan dan perkembangan tugas kepada project leader i)
Segala sesuatu yang menjadi keputusan berada pada project leader.
Adapun tugas-tugas tim efektif yang akan dibentuk yaitu: a) Tim Perancangan Desain Sistem
Nama-nama pejabat dan pegawai yang akan terlibat di dalam proyek perubahan ini adalah sebagai berikut:
NO 1.
NAMA Sukma Irawan
JABATAN Kepala Biro Perencanaan (Pengarah)
TUGAS - Pengarah pelaksanaan proyek perubahan. - Membantu komunikasi terhadap stakeholder eksternal
2.
Andhika Rizky
Kesubbag Pemantauan dan Evaluasi I (Project Leader)
- Mengkoodinasikan tim efektif. - Membuat laporan dan evaluasi pelaksanaan proyek perubahan.
NO
NAMA
JABATAN
TUGAS
Tim Penyusun Basis Data dan Hak Akses 6.
Elis Nurzanah
Kepala Subbagian
- Tim Leader
Keamanan Informasi
- Membuat hak akses
dan Layanan
pengguna sistem
Pengguna
informasi revisi online.
(Ketua Tim) 7.
Insan Akhir
Pranata Komputer
- Membuatan struktur
Suryana
Muda
basis data sistem
(Anggota)
informasi revisi online.
Tim Pendukung 8.
Ronny Dwi
Analis Rencana
- Tim Leader
8.
Milestone Proyek Perubahan (Tahapan Kegiatan dan Capaian Jangka Pendek, Menengah, dan Panjang) a. Jangka Pendek Output:
Terbentuknya
Sistem
Informasi
Revisi
Online
yang
menggunakan Sbox. Tahapan yang dilakukan untuk mencapai output tersebut adalah sebagai berikut: MINGGU (2016) NO
URAIAN TAHAPAN KEGIATAN
APRIL 3
1.
Menyusun Tim Efektif Proyek Perubahan
2.
Rapat koordinasi dengan Tim Efektif Proyek Perubahan
4
MEI 1
2
3
JUNI 4
1
2
3
b. Jangka Menengah Output: Tersosialisasinya dan terimplementasinya Sistem Informasi Revisi Online yang menggunakan Sbox kepada seluruh stakeholder di Sekretariat Kementerian dan Kedeputian Sekretariat Negara. Tahapan yang dilakukan untuk mencapai output tersebut adalah sebagai berikut: 2016 NO
URAIAN TAHAPAN KEGIATAN
2017 BULAN
7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 1.
Sosialisasi dan Implementasi Sistem Informasi Revisi Online (PPK dan Unit Kerja Pada Sekretariat Kementerian)
2.
Sosialisasi dan Implementasi Sistem Informasi Revisi Online
c. Jangka Panjang Output: Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi Revisi Online yang lebih independen dan terintegrasi dengan sistem informasi perencanaan. Tahapan yang dilakukan untuk mencapai output tersebut adalah sebagai berikut: 2017 NO
URAIAN TAHAPAN KEGIATAN
TRIWULAN I
1.
Pengembangan Sistem yang lebih Independen dan penambahan fitur-fitur baru
2.
Pengintegrasian dengan informasi perencanaan
sistem
2018
II
III IV
I
II
III
IV
Dengan adanya kendala-kendala di atas maka perlu dilakukan strategi untuk mengatasinya yaitu a) Perlu ada komunikasi yang efektif dengan tim efektif agar tahapantahapan proyek perubahan dapat terselesaikan. b) Perlu adanya reminder kepada tim efektif untuk dapat mengingatkan waktu pada tahapan proses perubahan. c) Mengkomunikasikan kebutuhan sarana dan prasarana kepada Biro Informasi dan Teknologi, Sekretariat Negara.
d)
Faktor Kunci Keberhasilan Faktor kunci keberhasilan yang harus dilakukan untuk melaksanakan proyek perubahan yaitu komitmen dan dukungan pimpinan, kerja sama dengan tim efektif yang solid didukung dengan komitmen bersama serta
a) Jangka Pendek APRIL NO
Menyusun Tim Efektif Proyek Perubahan
JUNI
MINGGU 3
1.
MEI
URAIAN TAHAPAN KEGIATAN 4
1
2
3
4
OUTPUT 1
2
3
Rapat koordinasi dengan Tim Efektif Proyek Perubahan
JAWAB
SK TIM
Project Leader, Kabag PE dan Karo Perencanaan
Notulen
Project Leader
Laporan Kegiatan
Project Leader, Kabag PE dan Karo Perencanaan
Bisnis Proses dan Flowchart
Project Leader dan Tim Perancangan Desain Sistem
Struktur Basis Data dan Bagan Hak Akses
Project Leader dan Tim Penyusunan Basis Data dan Hak Akses
(20 s.d. 22 April 2016) 2.
PENANGGUNG
(27 April 2016) 3.
Forum Group Discussion bersama stakeholder internal maupun eksternal (28 April dan 4 Mei 2016)
4.
Merancang desain Sistem Informasi Revisi Online (bisnis proses dan alur data sistem) (9 Mei s.d. 18 Mei 2916)
4
2
5.
Membuat basis data sistem beserta pemberian hak akses kepada stakeholder (19 Mei s.d. 3 Juni 2016)
APRIL NO
URAIAN TAHAPAN KEGIATAN
Penginputan data revisi anggaran kedalam sistem sbox
JUNI
MINGGU 3
6.
MEI
4
1
2
3
4
OUTPUT 1
2
3
PENANGGUNG JAWAB
Laporan
Project Leader dan Tim Pendukung
Laporan
Project Leader, Tim Perancangan Desain Sistem dan Tim Penyusunan Basis Data dan Hak Akses
Laporan
Project Leader dan Tim Perancangan Desain Sistem
(27 Mei s.d. 6 Juni 2016) 7.
Uji coba sistem informasi revisi online (3 Juni s.d. 17 Juni 2016)
8.
Pembuatan buku pedoman pengoperasian sistem
5
2
(10 Juni s.d. 17 Juni 2016)
b) Jangka Menengah. 2016 NO
URAIAN TAHAPAN KEGIATAN
Sosialisasi dan Implementasi Sistem Informasi Revisi Online (PPK dan Unit Kerja Pada Sekretariat Kementerian)
OUTPUT
BULAN 7
1.
2017
8
9 10 11 12 1
2
3
4
5
PENANGGUNG JAWAB
6 Laporan
Project Leader, Kabag PE dan Karo Perencanaan
Laporan
Project Leader, Kabag PE dan Karo Perencanaan
Laporan
Project Leader, Kabag PE dan Karo Perencanaan
(Bulan Juli s.d. September 2016) 2.
Sosialisasi dan Implementasi Sistem Informasi Revisi Online (Biro Keuangan, Inspektorat Kementerian dan Pusdiklat Kemensetneg) (Bulan Oktober s.d November 2016)
6
2
3.
Sosialisasi dan Implementasi Sistem Informasi Revisi Online (PPK dan Unit Kerja Pada Deputi Bidang Sumber Daya Manusia) (Bulan Desember 2016 s.d. Januari 2017)
2016 NO
URAIAN TAHAPAN KEGIATAN
Sosialisasi dan Implementasi Sistem Informasi Revisi Online (PPK dan Unit Kerja Pada Deputi Bidang Hubungan Kelembagaan dan Kemasyarakatan)
OUTPUT
BULAN 7
4.
2017
8
9 10 11 12 1
2
3
4
5
PENANGGUNG JAWAB
6 Laporan
Project Leader, Kabag PE dan Karo Perencanaan
Laporan
Project Leader, Kabag PE dan Karo Perencanaan
Laporan
Project Leader, Kabag PE
(Bulan Februari s.d. Maret 2017) 5.
Sosialisasi dan Implementasi Sistem Informasi Revisi Online (PPK dan Unit Kerja Pada Deputi Bidang Perundang-undangan) (Bulan April s.d. Mei 2017)
6.
Mengevaluasi dan perbaikan pelaksanaan sistem informasi revisi online
7
2
(Bulan Juli 2016 s.d. Juni 2017)
