PROPOSAL PENGEMBANGAN DAN PEMELIHARAAN SISTEM INFORMASI CLAY – TRAVEL TRAVEL
Disusun oleh : Dewi Fauziah
127006034
Dony Mardiani Ramadhan
127006037
Dadang Rudiansyah
127006106
A. LATAR BELAKANG
Clay-TRAVEL merupakan perusahaan yang bergerak di bidang layanan travel Tasikmalaya Bandung. Saat ini berkantor pusat di Jl. Pasanggrahan No.63 Kota Tasikmalaya, dan telah memiliki 10 cabang di Tasikmalaya dan Bandung. Clay-TRAVEL mengelola armada sebanyak 100 unit untuk melayani 10 rute, dengan keberangkatan setiap setengah jam mulai jam 5.00 sampai dengan jam 20.00. Dengan semakin banyaknya pelanggan dan pesaing, perlu memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk meningkatkan kelancaran operasional dan daya saing di masyarakat. Oleh karena itu tahun 2014 yang akan datang akan diadakan paket pekerjaan Pengembangan dan Pemeliharaan Sistem Informasi Pengelolaan Tiket Clay-TRAVEL.
B. MAKSUD DAN TUJUAN
Maksud dari pekerjaan ini adalah memberikan solusi teknologi informasi bagi pelanggan CLAYTRAVEL untuk memperoleh layanan pemesanan tiket melalui semua media elektronik yang tersedia dan terjangkau, sehingga dapat meningkatkan layanan terhadap pelanggan dan meningkatkan pendapatan Clay-TRAVEL. Tujuannya adalah tersedianya suatu sistem i nformasi pengelolaan tiket yang terintegrasi, mencakup: pemesanan, notifikasi, promosi dan pengeloaan data dan informasi pelanggan dan tiket Clay - TRAVEL, dan beroperasi lancar selama tahun 2014 - 2015. Sebelum Sistem Informasi ini berjalan, proses pemesanan dan pelayanan terhadap konsumen masih menggunakan sistem yang ada sekarang.
C. RUANG LINGKUP
Berdasarkan hal-hal di atas maka ruang lingkup dari pengembangan dan pemeliharaan Sistem Informasi Pengelolaan Tiket Clay-TRAVEL, ini meliputi aktifitas- aktifitas sebagai berikut : 1. Pengembangan aplikasi Tiket Clay-TRAVEL berdasarkan proses bisnis pengelolaan tiket Clay TRAVEL, yang mencakup: a. Layanan pendaftaran anggota melalui semua media elektronik, meliputi: situs web, sms dan loket Clay-TRAVEL. b. Layanan pemesanan tiket melalui semua media elektronik. c. Layanan notifikasi pemesanan dan jadwal keberangkatan melalui sms. d. Layanan promosi, bonus tiket dan status keanggotaan melalui semua media elektronik.
e. Layanan pembayaran tiket menggunaan kartu kredit, kartu debit dan voucher elektronik. f. Pengelolaan data cabang, loket, operator, pelanggan, armada, jadwal dan keuangan. g. Pelaporan semua aktivitas, mencakup: pelanggan, armada, jadwal, keuangan dan promosi. Pelaporan dilakukan per cabang dan konsolidasi ditingkat pusat. 2. Pengadaan perangkat server dan kolokasi di Clay-TRAVEL selama 1 tahun. 3. Pengadaan LAN dan PC workstation untuk operasional meliputi: a. 2 PC untuk 2 loket di 10 cabang b. 5 PC untuk 2 loket kantor pusat dan 3 PC untuk kantor manajemen dan administrator. 4. Pelatihan operator dan administrator sistem informasi untuk 23 operator dan 2 administrator, mencakup SOP dan penggunaan sistem. 5. Pemeliharaan sistem informasi selama 1 tahun sejak ditandatanganinya berita acara serah terima pekerjaan.
D. HASIL YANG DIHARAPKAN
Hasil yang diharapkan dari pekerjaan ini adalah: a. Dokumen hasil survei dan analisis bisnis proses Clay-TRAVEL. b. Dokumen spesisifikasi, disain, implementasi dan manual sistem perangkat lunak aplikasi. c. Dokumen SOP dan materi pelatihan. d. Perangkat keras dan jaringan yang diadakan, dalam kondisi telah terpasang dan berfungsi baik. e. Perangkat lunak pendukung (OS, dll) opensource telah terpasang dan berfungsi dengan baik. f. Perangkat lunak aplikasi yang telah terpasang dan berfungsi dengan baik. g. Dokumen SLA dan panduan pemeliharaan sistem. h. Laporan bulanan tentang pemeliharaan sistem.
E. KEBUTUHAN TENAGA AHLI
Kualifikasi tenaga ahli yang diperlukan dalam pekerjaan ini, sekurang-kurangnya: 1. Team Leader
(6 OB)
Minimal S1/5 thn
2. Sistem Analis
(5 OB)
Minimal S1/5 thn
3. Ahli Jaringan
(5 OB)
Minimal S1/4 thn
4. Ahli Database
(5 OB)
Minimal S1/4 thn
5. Ahli Programmer (20 OB)
Minimal S1/3 thn
6. Ahli Pelatihan
Minimal S1/3 thn
(2 OB)
F. METODE PELAKSANAAN
Pelaksanaan pekerjaan sekurang-kurangnya melaksanakan kegiatan sebagai berikut: (a). Survei dan analisis bisnis proses Clay-TRAVEL. (b). Pengembangan perangkat lunak aplikasi. (c). Penyusunan SOP dan manual sistem aplikasi. (d). Pengadaan dan instalasi perangkat server,SMS Gateway, PC workstation, LAN, printer dan kolokasi server selama 1 tahun. (e). Uji coba, baik terhadap aplikasi maupun integrasi sistem secara keseluruhan. (f). Pelatihan terhadap
calon operator dan administartor. (g). Penyusunan Service Level Agreement (SLA) dalam kerangka pemeliharaan sistem selama 1 tahun. (h). Pemeliharaan sistem selama 1 tahun, sejak serah terima pekerjaan.
G. TEMPAT DAN PELAKSANAAN 1. Tempat Pelaksanaan
Lokasi pekerjaan di kantor pusat dan cabang Clay-TRAVEL di Tasikmlaya dan Bandung. Pekerjaan ini harus dapat dilaksanakan dalam waktu 6 bulan kalender, dengan masa pemeliharaan selama 1 tahun kalender sejak serah terima pekerjaan.
2. Pelaksanaan 2.2 Daftar Rencana Kegiatan, Prasyarat dan Waktu Pelaksanaan No
Aktivitas
Prasyarat
Durasi (hari)
1 2 3 4 5
Administrasi dan pertemuan awal Survei dan wawancara analisis proses bisnis clay Travel SLA dan Penyiapan lingkungan pengembangan Analisis kebutuhan sistem Perancangan sistem Pembuatan program aplikasi Pengujian program aplikasi Pengadaan perangkat, instalasi PC dan periferal Instalasi dan kolokasi server Uji coba operasional Penyusunan panduan operasional (SOP dan Manual Sistem Aplikasi) Pelatihan operasional Launching
1 1 2 4
4,5 18 7,5 10,5 14,5
3,5 6 5
35 9 6
7, 8 9 7 10, 11
7 8 3,5 3,5
12 13
2,5 12 141,5 hari
6 7 8 9 10 11 12 13 14
Project closing Total
2.3 Rencana Penugasan Personil No 1 2
3 4 5 6 7 8 9 10
Personil/ Tenaga Ahli
Aktivitas Administrasi dan pertemuan awal Survei dan wawancara analisis proses bisnis clay Travel SLA dan Penyiapan lingkungan pengembangan Analisis kebutuhan sistem Perancangan sistem Pembuatan program aplikasi Pengujian program aplikasi Pengadaan perangkat, instalasi PC dan periferal Instalasi dan kolokasi server Uji coba operasional
PM
AN1
AN2
x
x
x
TR1
TR2
INT
x
x
x
x
x
x
x
x
x x x
x x x
x x x
x x
x
x x
x
x x
x x
x x
x
x
x x
x x
PR1
PR2
PR3
PR4
x
x x x x x
x x
x x
x x
x x
x x
x x
11
Penyusunan panduan operasional (SOP dan Manual Sistem Aplikasi) Pelatihan operasional Launching Project closing
12 13 14
x x x x
x x x x
x x
x x x x
x x
x x x x
x x x x
x x x x
x x x
x x x x
2.4 Gant Chart
2.5 Rencana dan Anggaran Biaya Proyek NO
Satuan
QTY
1 2 3 4
Biaya Personil Project Leader (PM) Analis (AN) Programmer (PR) Trainer (TR)
Orang-bulan Orang-bulan Orang-bulan Orang-bulan
6 5 20 2
Rp Rp Rp Rp
15.000.000 12.000.000 7.500.000 7.500.000
Rp Rp Rp Rp
90.000.000 60.000.000 150.000.000 15.000.000
5
Integrator (INT)
Orang-bulan
10
Rp
12.000.000
Rp
120.000.000
Rp
435.000.000
1 2 3
Sub Total Biaya Non Personil Pengadaan perangkat Pelatihan Lauching
Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp
150.000.000 20.000.000 10.000.000 180.000.000 615.000.000 61.500.000 676.500.000
A
B
Uraian
paket paket paket
Sub Total Total PPN 10% Grand Total
1 1 1
Harga Satuan
Rp Rp Rp
150.000.000 20.000.000 10.000.000
Jumlah (Rp)
H. FASILITAS YANG DISEDIAKAN
Clay-TRAVEL akan menyediakan 1 ruangan berukuran 10x10 meter di kantor pusat dengan kapasitas 10 orang lengkap dengan meja, kursi dan jaringan komputer yang terhubung dengan internet 24 jam sehari. Selain itu juga disediakan transportasi antar kantor cabang dan kantor pusat selama pekerjaan berlangsung dan pemeliharaan.
