PROPOSAL PENGAJUAN PENELITIAN Pembuatan Pola Klasifikasi Arsip Dinas Penanaman Modal dan PTSP Kabupaten Sidoarjo
OLEH: SUCI LESTARI 151511313075
PRODI D3 TEKNISI PERPUSTAKAAN DEPARTEMEN TEKNIK FAKULTAS VOKASI UNIVERSITAS AIRLANGGA SURABAYA TAHUN 2017
I. PENDAHULUAN Latar Belakang
Bagi sebuah instansi atau organisasi, arsip memiliki peran yang cukup penting di dalamnya karena berkaitan secara langsung dengan kelangsungan operasional instansi atau organisasi sehinggga visi misi dari instansi atau organisasi tersebut dapat tercapai dengan efektif. Arsip bagi suatu organisasi berguna dalam pengambilan keputusan, alat bukti yang sah apabila terjadi suatu masalah di kemudian hari, serta arsip dapat dijadikan sebagai alat pertanggung jawaban menajemen di instansi atau organisasi yang bersangkutan. Arsip dapat dimanfaatkan secara optimal bagi instansi atau organisasi apabila semua arsip yang dimiliki oleh instansi atau organisasi tersebut dikelola dan disimpan dengan baik,tertib dan teratur. Dan sebaliknya, apabila arsip tidak dikelola dengan baik, maka nantinya akan dapat menimbulkan masalah bagi instansi atau organisasi tersebut. Menumpuknya arsip yang tidak memiliki nilai guna baik primer maupun sekunder serta sistem tata arsip yang tidak menentu akan mengakibatkan ruangan terasa sempit dan tidak nyaman sehingga dapat berpengaruh negatif terhadap kinerja pelaksanaan tugas dan fungsi dari suatu instansi atau organisasi. Apabila suatu arsip sulit untuk ditemukan, maka hal tersebut akan menjadi hambatan tertentu dalam proses pengambilan keputusan dan akan mempersulit proses hukum dan pertanggungjawaban. Pengolahan arsip merupakan pola kesekretariatan yang ada di tiap instansi maupun organisasi. Setiap instansi maupun organisasi yang ada di setiap daerah, memiliki cara yang berbeda-beda dalam mengelola arsip yang dimiliki dan diciptakan. Pada dasarnya, pengolahan arsip tergantung pada jenis arsip yang ada serta keterkaitannya dengan tupoksi yang ada di instansi atau organisasi tersebut.
Semua instansi dan organisasi diwajibkan untuk berpedoman pada UU Republik Indonesia No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. Untuk mewujudkan tertib pengelolaan arsip ada beberapa aspek yang harus ditangani secara serius, yaitu terdapatnya system pengelolaan arsip yang efektif, pelaksanaan sistem yang telah ditetapkan berdaya guna dan berhasil guna, serta evaluasi secara tajam dan terus menerus terhadap pelaksanaan sistem itu sendiri. Ketiga aspek ini dapat terlaksana apabila didukung oleh unsur-unsur SDM yang diperlukan, anggaran dan sarana pendukung. Maka atas dasar inilah setiap instansi atau organisasi diharapkan untuk dapat meningkatkan tertib pengelolaan kearsipan agar tidak menimbulkan masalah bagi kegiatan operasional instansi ters ebut. Berkaitan dengan hal diatas mengenai pentingnya pengelolaan arsip bagi suatu instansi, maka dengan itu penulis memilih Dinas Permodalan dan PTSP Kabupaten Sidoarjo untuk dijadikan tempat mengumpulkan data sebagai bahan pembuatan Tugas Akhir penulis yang berjudul “Pembuatan Pol a Klasifikasi Arsip di Dinas Penanaman Modal dan PTSP Kabupaten Sidoarjo”. Ketertarikan penulis dengan Dinas Penanaman Modal dan PTSP Kabupaten Sidoarjo ini karena ingin lebih mengembangkan ilmu pengetahuan dan keterampilan yang diperoleh pada bangku perkuliahan tentang pembuatan pola klasifikasi arsip dan ingin menerapkan ilmu yang didapat dibangku kuliah. Penulis juga ingin mengetahui dengan nyata bagaimana kondisi pengelolaan arsip pada sebuah instansi pemerintah secara nyata di lapangan. II. TUJUAN
1. Tujuan Umum
2. Tujuan penelitian ini adalah untuk melengkapi data sebagai bahan penulisan Tugas Akhir tentang Pembuatan Pola Klasifikasi Arsip di Dinas Penanaman Modal dan PTSP Kabupaten Sidoarjo Jawa Timur. 3. Tujuan Khusus a. Mahasiswa dapat mengetahui perbedaan antara teori yang didapat di bangku kuliah dengan praktek dilapangan, sehingga diharapkan dapat membuat produk pola klasifikasi arsip di Dinas Penanaman Modal dan PTSP Kabupaten Sidoarjo. b. Mahasiswa dapat mengetahui secara langsung apa arsip apa saja yang dimiliki dan dikelola di lapangan. Sehingga mahasiswa memiliki pengetahuan tentang jenis-jenis arsip yang ada dalam sebuah kantor dinas pemerintah serta keterampilan dalam menyusun Pola Klasifikasi Arsip sesuai dengan tupoksi setiap bidang yang ada di Dinas Penanaman Modal dan PTSP Sidoarjo.
III. NAMA KEGIATAN
Penelitian mahasiswa program studi D3 Teknisi Perpustakaan peminatan Kearsipan di Dinas Penanaman Modal dan PTSP Kabupaten Sidoarjo. Kegiatan ini dilakukan untuk melengkapi data penelitian dengan menyusun pola klasifikasi arsip yang ada pada lingkup instansi pemerintah.
IV. BENTUK KEGIATAN
1. Melakukan penelitian serta pengumpulan data terkait pola klasifikasi arsip yang akan dibuat untuk Dinas Penanaman Modal dan PTSP Kabupaten Sidoarjo dibawah bimbingan pembimbing petugas setempat. 2. Membuat produk pola klasifikasi arsip sesuai dengan data yang sudah didapat selama penelitian di Dinas Penanaman Modal dan PTSP Kabupaten Sidoarjo.
3. Menyusun Tugas Akhir dengan format analisis data terkait Pembuatan Produk Pola Klasifikasi Arsip di Dinas Penanaman Modal dan PTSP Kabupaten Sidoarjo.
V. PESERTA
Kegiatan penelitian ini dilakukan oleh Mahasiswa Program Studi D3 Teknisi Perpustakaan peminatan Kearsipan, Universitas Airlangga Surabaya : Nama
: Suci Lestari
NIM
: 151511313075
Prodi
: D3 Teknisi Perpustakaan Peminatan Kearsipan
Alamat
: Kedinding RT/RW 03/01 Ngampelsari, Candi-Sidoarjo,Jawa Timur
Contact : 082257154841
VI. WAKTU DAN TEMPAT PELAKSANAAN
Observasi dilakukan pada: a. Waktu
: 1 Oktober – 31 Oktober 2017
b. Tempat
: Kantor Dinas Permodalan dan PTSP Kabupaten Sidoarjo Jl.
Pahlawan No 141 Sidoarjo, Jawa Timur
VII.
PENUTUP
Demikian proposal pengajuan penelitian ini dibuat ,semoga dapat disetujui dan berjalan sesuai dengan rencana yang telah dibuat. Besar harapan kami untuk dapat melakukan penelitian di instansi yang Bapak/Ibu pimpin. Atas bantuan dan kerjasamanya yang baik kami ucapkan terima kasih.
Surabaya, 25 September 2017 Mengetahui,
Ketua Jurusan,
Mahasiswa,
D-III Teknisi Perpustakaan
Endang Fitriyah Mannan, S.Sos., M.Hum.
Suci Lestari
NIP.197502132005012002
NIM. 151511313075
