PROGRAM KERJA INSTALASI REKAM Tri Pujiwarni
Kata Pengantar
Assalamu’alaikum Wr. Wb. Puji syukur kami panjatkan kepada Allah SWT atas segala karunia yang telah diberikan kepada penyusun, sehingga Buku Program Kerja Instalasi ekam !edis umah Sakit Khusus Bedah ingoad Selatan ini dapat selesai disusun. Buku Program Kerja Instalasi ekam !edis ini merupakan panduan kerja bagi semua pihak yang terkait dengan ekam !edis di umah Sakit Khusus Bedah ingoad Selatan. "alam Program kerja ini diuraikan program kerja Instalasi ekam !edis. Tidak lupa penyusun menyampaikan terima kasih atas bantuan semua pihak yang telah membantu dan menyelesaikan Program Kerja Instalasi ekam !edis di umah Sakit Khusus Bedah ingoad Selatan. Wassalamualaikum Wr. Wb.
Penyusun
Dafar Isi
A. B. $. ". '. . ). *. I. -. K. .
$%&'........................................................................................................................ KATA P'()A(TA................................................................................................... P'("A*++A(........................................................................................................ ATA B'AKA()............................................................................................ ...... T+-+A( +!+! "A( T+-+A( K*+S+S............................................................. P%)A! "A( I($IA( K')IATA(.................................................................. P'AKSA(AA( K')IATA(.................................................................................... SASAA(................................................................................................................... -A"WA K')IATA(................................................................................................. '&A+ASI P'AKSA(AA( K')IATA( "A( P'AP%A(............................. P'($ATATA(, P'AP%A( "A( '&A+ASI K')IATA(................................
A. PENDAHULUAN umah sakit adalah sarana kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan ra#at
inap ungsi utama umah Sakit adalah memberikan pelayanan medis kepada pasien, baik melalui pendekatan kurati/, rehabilitasi, promoti/ maupun pre/enti/, yang bersi/at umum maupun spesialistik. *al0hal tersebut jelas sangat bergantung pada kinerja rumah sakit. Bagi pelayanan medis, didalamnya ter1akup pelayanan rekam medis yaitu pelayanan penyediaan data rekam medis yang lengkap, bermutu, 1epat, tepat, akurat, dan berkesinambungan. "engan adanya tuntutan dari masyarakat pengguna jasa rumah sakit akan pelayanan kesehatan yang bermutu, 1epat, tepat, akurat dan berkesinambungan,
maka
dirasakan
perlu
adanya
upaya
untuk
senantiasa
meningkatkan mutu pelayanan data rekam medis ekam !edis bertujuan untuk menunjang ter1apainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan rumah sakit. Isi rekam medis merupakan dokumen resmi yang men1atat seluruh proses pelayanan medis di rumah sakit, dan sangat berman/aat antara lain bagi aspek administrasi, medis, hukum, keuangan, penelitian, pendidikan, dokumentasi, peren1anaan serta peman/aatan sumber daya.+ntuk meningkatkan mutu pelayanan rekam medis rumah sakit ,
pengendalian mutu yang rutin, dan berkesinambungan diharapkan dapat memberiakan pelayanan yang terbaik bagi SKB ing oad Selatan dan masyarakat umum. Pemusnahan ekam !edis In akti/ juga belum dilaksanakan di SKB ing oad selatan, mengingat masih adanya tempat untuk menyimpan berkas rekam medis pasien, dan minimnya pega#ai rekam medis untuk memilah milah berkas yang sudah 2 tahun di simpan di ruangan non akti/ C. TUJUAN a. +!+! 4. Terselenggaranya pelayanan rumah sakit se1ara optimal sesuai 8isi dan misi umah sakit 2. !eningkatkan mutu pelayanan di instalasi rekam medis. b. K*+S+S 4. Ter1apainya tertib administrasi rumah sakit 2. Tersedianya S"! di Instalasi rekam !edis yang berkualitas dan pro/esional 9. Tersedianya sarana dan prasarana yang memadai 5. Ter1iptanya lingkungan kerja yang aman dan sehat untuk pega#ai, pasien, dan pengunjung rumah sakit 6. Ter1iptanya budaya keselamatan pasien rumah sakit :. Ketepatan dalam Identi/ikasi pasien D. PROGRAM DAN RINCIAN KEGIATAN
a. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana 4. Penambahan ak Berkas rekam medis Pelaksana ? Ka Instalasi ekam !edis • Waktu ? Sesuai Kebutuhan • $ara ? !elaporkan kepada koordinator • Buat Pengajuan ke bagian rumah tangga 2. Penambahan uangan illing ekam !edis Akti/; ool %pe1k Pelaksana ? Ka Instalasi ekam !edis • Waktu ? Sesuai Kebutuhan • $ara ? !enulis penambahan ruangan yang diperlukan • Buat pengajuan ke Wadir !edis dan ke bagian medis 9. Pemeliharaan sarana,prasarana dan peralatan Pelaksana ? Ka Instalasi ekam !edis • Waktu ? Sesuai Kebutuhan • $ara? +ntuk pemeliharaan kipas angin,lampu,alat0alat yang •
•
berhubungan dengan listrik yang melakukan adalah IPSS +ntuk pemeliharaan komputer dan primter yang berhubungan dengan SIS dilakukan oleh sta// ! dan IT Tempat illing ekam !edis pasien akan dilakukan
penyisiran dan diberi kapur barus 4 bulan sekali dan dibersihkan agar terhindar dari ngengat. 5. Penambahan Kipas Angin atas di ruang illing
9. %rientasi Pega#ai baru Pelaksana ? Ka. Instalasi • Waktu ? sesuai kebutuhan • $ara ? melaksanakan orientasi baru sesuai panduan pega#ai baru • %. Prgra! Pening"atan M#t# 4. e8isi BPP! Pelaksana ? Ka. ekam !edis • Waktu ? Setiap ada perubahan • $ara ? menarik BPP! ama,dan membuat re8isi BPP! yang baru. • 2. Pemisahan ekam !edis akti/ dan (on akti/ Pelaksana Sta// rekam !edis • Waktu ? Setiap *ari • $ara ?0 ekam !edis ama pasien di pilah0pilah menurut tanggal dan • tahun kunjungan pasien, apabila lebih dari 6 tahun tidak berobat maka akan dipilah sebagai berkas rekam medis non akti/ - Kemudian di1atat ke dalam buku register retensi. - Kemudian disimpan ke rak non akti/ yang sudah disediakan. orm ? (o (ama
(o. !
Tahun Terakhir
Tahun etensi
"iagnosis
(o.
(ama Pasien
Waktu "atang
Waktu "itemukan !
Waktu Tunggu
6. Ketidak engkapan Pengisian ekam medis Pelaksana ? Sta// ekam !edis • Waktu ? Setiap Berkas ekam !edis a#at Inap kembali ke Instalasi • •
! $ara ? 0 Berkas rekam !edis dibuka Satu persatu lembarannya
kemudian ditulis mana yang lengkap dan tidak lengkap di dalam buku register pengembalian berkas rekam medis a#at Inap. :. Sur8ey Kepuasan Pelanggan Pelaksana ? Bagian a#at Inap • Waktu ? Setiap *ari • $ara ? • !emberikan kuesioner kepada pasien ra#at inap sebelum pulang. Kemudian mengumpulkannya dan diolah setiap bulan sekali. Kuesioner ini meliputi seluruh instalasi rumah sakit Pertanyaan yang ada dikuesioner • Pelayanan Instalasi ekam !edis ? 4. Kemudahan Prosedur Pelayanan di rumah sakit ini 2. Kejelasan petugas dalam memberikan in/ormasi dan pelayanan
-
Setelah hasil keluar maka pega#ai rekam medis berhak tahu kondisi kesehatannya, bila ada yang bermasalah maka akan segera dilakukan konsultasi kepada dokter untuk proses pen yembuhan.
2. &aksinasi Pega#ai Pelaksana ? Sta/ yang ditunjuk • Waktu ? 4 Tahun sekali • $ara ? 0 mendata pega#ai rekam !edis yang akan di8aksinasi • 0!elaporkan kepada #adir medis 0 !enentukan hari, #aktu, tanggal, pelaksanaan 8aksinasi 9. Sosialisasi pemakaian AP" dan 1u1i tanggan saat bekerja Pelaksana ? Sta/ yang ditunjuk • Waktu ? Sesuai kebutuhan ; minimal 4 bulan sekali • $ara ? 0 mengetes pega#ai ekam medis satu per satu = 1u1i tangan> • - !engamati pada saat bekerja =penggunaan AP"> e. Prgra! Kese'a!atan Pasien 4. Sosialisasi Pelaporan dan Pen1atatan kejadian Insiden = KT", K($, KP$, sentinel> Pelaksana ? sta// yang ditunjuk • Waktu ? sesuai kebutuhan •
F. SASARAN NO
Program
Rincian Program
Sasaran
Target
. 1.
an Peningata n Sarana !an Prasarana
$.
Pencapai
Peningata n s%m&er !a'a
- Penambahan ak Berkas
rekam medis; oll %’pa1k 0 Penambahan uangan iiling ekam !edis Akti/ 0 Pemeliharaan sarana,prasarana dan peralatan 0 Penambahan kipas angin di ruang /iling 0Peningkatan Kualitas Pega#ai ekam !edis 0Penambahan Pega#ai baru
- Sarana dan fasilitas instalasi Rekam Medis
1""# 1""#
1""# 1""#
1""#
1""#
100%
100%
1""# 1""#
1""# 1""#
1""#
1""#
- Peralatan yang ada di Instalasi Rekam medis
Staf Rekam Medis
n Kese+amat an Pasien
ke&adian insiden - ssialisasi identi'kasi
1""#
1""#
$asien
G. JAD*AL KEGIATAN
Terlampir H. E+ALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN DAN PELAPORAN 4. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana a. '8aluasi Pelaksanaan Kegiatan
'8aluasi pelaksanaan kegiatan dilakukan setiap 9 bulan sekali, oleh kepla instalasi atau sta/ yang ditunjuk. Bila ada program yang belum terlaksana maka akan diajukan kembali pada program selanjutnya. b. Pelaporan Sistem pelaporan pada peningkatan sarana dan prasarana ini dilakukan sesuai #aktu dan 1ara pelaksanaan atau sta// yang ditunjuk. Bila berhubungan
Pelaporan pada ketidak lengkapan pengisian rekam medis dan respontime ra#at inap atau ra#at jalan dapat dilihat pada 1atatan harian. Sedangkan untuk program sur8ey kepuasan pasien pelaporan menunggu hasil pengolahan dat a dari kusioner gabungan seluruh rumah sakit dari penangungja#ab pengolah data.
5. Program Peningkatan Keselamatan dan Kesehatan Kerja a. '8aluasi Pelaksanaan Kegiatan '8aluasi kegiatan dilakukan satu tahun sekali, atau setelah program 1ek kesehatan dilaksanakan, maka baru program bisa die8aluasi , ini juga berkaitan dengan instaalasi laboratorium yang memeriksa seperti darah, urine, maka hasil akan diperoleh data dari Instalasi laboratorium. Kemudian hasil rongen akan diperoleh dari instalasi radiologi dan 1ek kesehatan dokter maka data akan diperoleh dari instalasi rekam medis . Setelah data terkumpul maka instalasi rekam medis yaitu kepala rekam medis akan membuat laporan dari data yang sudah ada. b. Pelaporan Setelah data terkumpul dari program penge1ekan kesehatan maka instalasi rekam medis akan membuat laporan dari hasil yang telah ada. +ntuk program 8aksinasi juga hampir sama pelaporan akan dilakukan oleh kepala instalasi bila telah terlaksana. Bila belum terlaksana maka akan mengajukan kembali
yang rusak, atau keperluan peralatan baru untuk menunjang prasarana rekam medis . Sta/ IPSS melakukan Pengamatan pada peralatan yang ada di instalasi ekam !edis bila ada yang perlu dilaporkan atau stag/ rekam medis bila diperlukan.!etode #a#an1ara dilakukan pada sta/ rekam medis bila pen1atatan ada yang kurang, dan dilakukan oleh kepala rekam medis.
2. Program Peningkatan S"! !etode pada program ini dengan menggunakan obser8asi; #a#an1ara kepada sta/ giCi yang memerlukan pelatihan untuk meningkatkan kemampuan dan pengetahuan sta/ rekam medis. +ntuk program penambahan dilakukan metode pengamatan oleh kepala instalasi rekam medis , seperti beban kerja pada setiap sta/ apakah sudah sesuai atau lebih tatau kurang. -uga bisa dilihat dari tugas shi/t pagi dan siang , apakah terlaksana semua dengan baik ataukah tidak terlaksana. Kemudian melaporkan kepada bagian S"! untuk pengusulan penambahan pega#ai. 3. Prgram Peningkatan Mt
(am$iran Ja!a+ Kegiatan Program Peningatan Sarana !an Prasarana
No.
KEGIATAN Peningkatan Sarana dan Prasarana a. Melakkan analisa ke"than $engadaan alat ". Menga&kan srat $ermhnan $engadaan "arang . Pengadaan ki$as angin d. Penam"ahan Rak erkas rekam medis2 Rll 4$ak e. Penam"ahan Rangan Filling In5entarisasi alat a. Melakkan In5entarisasi alat yang dimiliki leh rekam medis ". Pendataan alat yang rsak dan yang dalam kndisi "aik Pemeliharaan sarana dan Prasarana a. Melakkan $era!atan sarana dan $rasarana ". Melakkan $engeekan terhada$ "erkas rekam medis yang terseli$ ata hilang Mnitring 6indak lan&t a. Melakkan mnitring "erkaitan dengan $ermasalahan yang ter&adi $ada alat ". Menentkan tindak lan&t yang hars dilakkan "erdasarkan hasil mnitring . Mendkmentasikan sema kegiatan
1
)
3
*
/0LAN + ,
KETERANG AN
/
10
11
1)
i1 "lan sekali
$engellaan $eralatan
Ja&,a' Kegiatan Pening"atan SDM
/0LAN N o. 1. ). 3.
KEGIATAN Peningkatan Kualitas Pega#ai ekam !edis a. !elakukan analisa kebutuhan pengadaan alat Penambahan Pega#ai Baru %rientasi pega#ai Baru Kegiatan Pengenalan pega#ai Kegiatan %rientasi tugas0tugas shi/ pagi dan siang kegiatan pengenalan pen1atatan dan pelaporan Kegiatan orientasi kegiatan di pelayanan penda/tran, koding, asembling, pelaporan, SK!, distribusi rekam medis
1
)
3
*
+
,
KETERANGAN
/
10
1 1
1 ) 1 thn sekali
Sesai ke"than Sesai ke"than
Ja&,a' Kegiatan Pening"atan M#t#
NO
1.
). 3 * + ,
/0LAN KEGIATAN Re5isi PPRM -$enarikan PPRM (ama -$em"atan re5isi PPRM Pemisahan rekam medis in aktif 0Pemusnahan ekam !edis In akti/ 0espontime a#at -alan dan a#at Inap 0Ketidak engkapan Pengisian ekam medis 0Sur8ey Kepuasan Pelanggan
1 $ ( ) - 2 3 4
KETERANGAN 1 "
1 1
1 $ ) 6ahn sekali
sesai ke"than + tahn sekali Setia$ 7ari Setia$ hari Setia$ hari
Ja&,a' Kegiatan Kese(atan &an Kese'a!atan Ker)a NO
/0LAN
).
KEGIATAN Pemeriksaan rtin kesehatan $ega!ai RM Pemeriksaan kesehatan seara mm - ek la" 8 darah rtin9 h"s:g;
3.
-
1.
1 $ ( ) - 2 3 4
KETERANGAN 1 "
1 1
1 $ 16ahn sekali
1 tahn sekali
1 "lan sekali
Ja&,a' Kegiatan Pening"atan Pening"atan Kese'a!atan Pasien NO
1.
/0LAN KEGIATAN Ssialisasi $enatatan dan $ela$ran ke&adian insiden Mengadakan $erteman ntk &i "a $enlisan $ada lem"ar insiden9 $ela$ran dan $enatatan .
1 $ ( ) - 2 3 4
KETERANGAN 1 "
1 1
1 $ insidentil Sesai ke"than
).
Ssialisasi Identi'kasi $asien !engadakan pertemuan untuk penjelasan tentang identi/ikasi pasien =nama, Tanggal lahir, no. !>
Sesai ke"than
3.
-
Sesai ke"than
