PROGRAM KERJA INSTALASI REKAM MEDIS TAHUN 2017
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH SULTAN IMANUDDIN PANGKALANBUN
PROGRAM KERJA INSTALASI REKAM MEDIS RSUD SULTAN IMANUDDIN PANGALAN BUN TAHUN 2017
A. PENDAHULUAN Berdasarkan
Permenkes
No.269/Menkes/Per/XII/2008
tentang
Rekam Medis menyatakan bahwa dalam rangka mewujudkan derajat kesehatan
yang
optimal
bagi
seluruh
masyarakat,
perlu
adanya
peningkatan mutu pelayanan kesehatan. Salah satu sarana penunjang yang ikut
mendukung
keberhasilan
upaya
tersebut
adalah
terlaksananya
penyelenggaraan Rekam Medis pada setiap sarana pelayanan kesehatan. Penyelenggaraan Rekam Medis adalah merupakan proses kegiatan yang dimulai pada saat diterimanya pasien di rumah sakit, diteruskan kegiatan pencatatan data medis pasien selama pasien itu mendapatkan pelayanan
medis
penanganan
di
berkas
rumah Rekam
sakit. Medis,
Kemudian yaitu
dilanjutkan
meliputi
dengan
penyelenggaraan
penyimpanan untuk melayani perekam Medisan / peminjaman dari pasien atau untuk keperluan lainnya. Setiap proses kegiatan dari penyelenggaraan Rekam Medis dapat terlaksana dengan baik dan dapat menghasilkan atau memberikan data / info Rekam Medis yang lengkap, akurat, relevan, dan tepat waktu apabila didukung oleh sumber daya manusia / tenaga kerja yang memadai, baik dari segi kualitas maupun kuantitasnya. Kualitas
menunjukkan
ketrampilan,
pengetahuan,
dan
tingkat
pendidikan yang sesuai dengan bidangnya dan kompetensinya. Sedangkan kuantitas menunjukkan jumlah tenaga kerja yang digunakan harus sesuai dengan beban kerja dan bagian pekerjaan / tugas yang ada. Sampai saat ini kedua hal tersebut masih seringkali terabaikan karena masih adanya anggapan bahwa tugas tugas di Instalasi Rekam Medis adalah tugas yang ringan, mudah dan dapat dilakukan oleh siapa saja dengan tingkat pendidikan apa saja. Secara tidak langsung hal ini akan menurunkan produktivitas yang dihasilkan,sehingga akhirnya dapat mempengaruhi mutu pelayanan di Rumah Sakit Umum Daerah Sultan Imanuddin Pangkalan Bun.
B. LATAR BELAKANG Mutu pelayanan rumah sakit dinilai cara melihat kegiatan pelayanan yang tercatat di dokumen Rekam Medis sebagai bukti proses pelayanan yang dilakukan tenaga medis, paramedis, dan tenaga non medis sejak pendaftaran sampai pasien keluar rumah sakit. Dengan demikian maka
pelayanan Rekam Medis yang dilakukan di luar Instalasi Rekam Medis dan didalam Instalasi Rekam Medis harus memenuhi standar yang disyaratkan. Untuk mewujudkan sebagai bukti proses pelayanan, penyelenggaraan Rekam Medispun harus dengan pendekatan sistem yaitu keterkaitan pada sistem pencatatan dan pengumpulan data pasien oleh Instalasi
di luar
Rekam Medis dengan pengolahan data sebagai manusia seutuhnya dengan melakukan Instalasi
Numbering System dan Sentralisasi penyimpanan.
Oleh sebab itu untuk mewujudkan hal ini perlu komitmen yang kuat dari pimpinan
rumah
sakit
beserta
seluruh
jajaran
pemberi
pelayanan.
Sehubungan dengan pelayanan Rekam Medis tersebut merupakan suatu sistem
yang
menyangkut
beberapa
sistem
di
rumah
sakit,
maka
pelatihannya ini pun melibatkan semua petugas yang berhubungan dengan pencatatan dan perekamam di dokumen Rekam Medis di Instalasi -Instalasi pelayanan diwajibkan beserta dengan di pandu dengan fasilitator. Oleh sebab itu perlu diatur waktu dan kegiatan agar tidak menggangu pelayanan.
C. TUJUAN Umum : Terciptanya sistem dan prosedur pelayanan Rekam Medis rumah sakit yang dapat dijalankan dan dapat digunakan sebagai alat evaluasi dan pengendalian mutu pelayanan rumah sakit guna memperoleh kinerja yang baik di bidang pelayanan Rekam Medis. Khusus : Pada akhir program, diharapkan dapat : 1. Memahami sistem dan prosedur pelayanan Rekam Medis sebagai salah satu sub sistem di rumah sakit. 2. Mampu menyusun prosedur di Instalasi
kerjanya yang dapat
dilaksanakan. 3. Memperoleh
kesepakatan-kesepakatan
diantara
Instalasi
pelayanan dalam melaksanakan sistem dan prosedur pelayanan Rekam Medis. 4. Mampu dan sanggup melaksanakan prosedur tetap pelayanan Rekam Medis yang telah disusun olehnya dan ditetapkan oleh Direktur.
D. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN 1.
Kegiatan Pokok Adapun kegiatan pokok adalah : a.
Program Pengembangan Mutu 1) Akreditasi
Dilakukan Evaluasi setiap 1 tahun dengan target setiap elemen penilaian dapat terpenuhi 2) Evaluasi Kinerja Evaluasi kinerja dilakukan setiap bulan, tribulan, semester dan tahunan. b.
Sumber Daya Manusia (SDM) Penambahan SDM sangat dibutuhkan karena adanya asumsi bahwa kunjungan pasien semakin meningkat, sehingga dibutuhkan penambahan tenaga untuk mendukung pelayanan.
c.
Sarana dan Prasarana Sarana dan prasarana adalah pendukung kegiatan pelayanan. Hal ini penting seiring dengan semakin bertambahnya jumlah pasien sehingga prasarana sangat dibutuhkan.
d.
Pendidikan dan Pelatihan Pendidikan dan pelatihan dilakukan untuk meningkatkan mutu pelayanan dan ketrampilan SDM. Peningkatan pelayanan Rekam Medis, melalui pelatihan Manajemen Rekam Medis yang diikuti oleh semua staff Rekam Medis dan pelatihan pelayanan prima.
E. PELAKSANAAN KEGIATAN DAN SASARAN No
MATERI
Pelaksanaan Kegiatan
A
PROGRAM PENGEMBANGAN
Sasaran
MUTU
I.
AKREDITASI
Revisi
Dilakukan Evaluasi setiap 1
Policy,
Prosedur
&
Sosialisasinya
Pemahaman Policy & Prosedur
tahun dengan target setiap elemen
penilaian
dapat
terpenuhi
II. EVALUASI KINERJA
Evaluasi
Evaluasi
kinerja
Dokumen Rekam Medis,
tentang
setiap
bulan,
Evaluasi Miss File
Rekam Medis
dilakukan tribulan,
semester dan tahunan.
Ketidaklengkapan
Mendapatkan data kinerja
Evaluasi Waktu Tunggu Evaluasi Pengembalian Dokumen Rekam Medis Analisa Tenaga Rekam Medis
B
SUMBER
DAYA
MANUSIA
(SDM) Penambangan dibutuhkan
SDM
sangat
Penambahan
SDM
karena
adanya
Pendaftaran
rawat
bagian inap,
Pelayanan
dapat
berjalan
sesuai
asumsi
bahwa
kunjungan
Assembling, pengantar dokumen
dengan
target
pasien
semakin
meningkat,
( Filling ) dan bagian Coder untuk
waktu
yang
dibutuhkan
Administrasi ruang
ditentukan.
sehingga penambahan
tenaga
mendukung pelayanan
untuk
C
SARANA PRASARANA Sarana dan prasarana adalah
Penambahan ruang Filing
pendukung
Penambahan ruang kantor
pelayanan
kegiatan
Tersedianya sarana dan
prasarana
yang
Penambahan Rak Filing
dapat
mendukung
Penambahan counter TPPRI
pelayanan
Penambahan Counter TPPRJ Pemasangan CCTV pada ruang
Rekam
Medis
Filing Pemasangan
Exhauster
pada
ruang Filing Penambahan
APAR
di
ruang
Filing Penambahan unit komputer Penambahan printer Pengadaan
troley
untuk
membawa dokumen Rekam Medis Penambahan
pembatas
besi
untuk rak Filing (rool opack ) Pintu otomatis Finger scan
D
PENDIDIKAN Pelatihan
Manajemen
Rekam
Medis Pelatihan pelayanan
Meningkatnya kemampuan
peningkatan
mutu
dan
ketrampilan SDM
VII. ALUR PROSES PELAKSANAAN KEGIATAN DAN PELAPORAN NAMA KEGIATAN
INPUT
PROSES
OUTPUT
OUTCOME
A. PROGRAM PENGEMBANGAN MUTU
I.
AKREDITASI
Revisi Protap & Sosialisasi
Metode penyusunan protap sesuai kebutuhan
Merevisi Policy & protap Policy & Protap yang sudah sesuai dengan keadaan yang disetujui dan disosialisasikan diinginkan
Kegiatan pelayanan sudah sesuai dengan Policy & protap yang disusun
Evaluasi Ketidaklengkapan Dokumen REKAM MEDIS
SDM yang melaksanakan Evaluasi & Dokumen yang tersedia
Pelaksanaan evaluasi setiap Tersedianya 3 Bulan ketidaklengkapan Rekam Medis
Evaluasi Miss File
SDM yang Evaluasi
melaksanakan
Pelaksanaan evaluasi setiap Tersedianya data laporan Miss Pembenahan dokumen Rekam semester File Medis yang salah letak
Evaluasi Waktu Tunggu
SDM yang Evaluasi
melaksanakan
Pelaksanaan evaluasi setiap Tersedianya data laporan waktu Pembenahan Pelayanan bulan pelayanan REKAM MEDIS Pendaftaran Rawat Jalan
Evaluasi Dokumen
SDM yang Evaluasi
melaksanakan
Pelaksanaan evaluasi setiap Tersedianya data pengembalian Peningkatan bulan dokumen Rekam Medis
pelayanan
Rekam SDM yang Evaluasi
melaksanakan
Pelaksanaan evaluasi setiap Tersedianya tahun jumlah SDM
pelayanan
II. EVALUASI KINERJA
Analisa Medis
Pengembalian Tenaga
B. SUMBER
data Data dilaporkan ke Direktur Dokumen sebagai acuan Kinerja Pelayanan
data
analisa Peningkatan Rekam Medis
tenaga
Rekam Jumlah SDM Rekam Medis bertambah dan peningkatan pelayanan
DAYA
MANUSIA (SDM) Penambahan jumlah SDM
Tersedianya anggaran untuk Perekrutan tenaga Rekam penambahan SDM Medis
Penambahan Medis
Tersedianya baru
Dibangunnya Ruang baru
C. SARANA PRASARANA Penambahan Ruang Filing
ruang
yang Diterimanya usulan
Peningkatan Rekam Medis
pelayanan
7
Penambahan ruang kantor
Tersedianya baru
Dibangunnya Ruang baru
Peningkatan Rekam Medis
Penambahan rak Filing
Tersedianya anggaran untuk Diterima usulan pembelian rak Filing yang baru
Penambahan rak Filing
Pembenahan penyimpanan dokumen Rekam Medis
Penambahan counter TPPRI Tersedianya anggaran untuk Diterimanya usulan di IGD pengembangan
Dibangunnya counter TPPRI di IGD
Peningkatan Rekam Medis
pelayanan
Penambahan counter TPPRJ Tersedianya anggaran untuk Diterimanya usulan pengembangan
Penambahan counter TPPRJ
Peningkatan Rekam Medis
pelayanan
Pemasangan ruang Filing
Pemasangan CCTV
Kerahasiaan dan keamanan dokumen Rekam Medis terjaga
Pemasangan ruang Tersedianya anggaran untuk Diterimanya usulan Exhauster pada ruang filing pembelian exhauster
Pemasangan exhauster
Menjaga kelembapan dan sirkulasi yang baik untuk dokumen RM
Penambahan APAR di ruang Tersedianya anggaran untuk Diterimanya usulan filing pengadaan APAR
Tersedianya APAR jumlahnya sesuai
yang Menjaga keamanan dokumen RM dari bahaya kebakaran
Penambahan unit komputer
Tersedianya anggaran untuk Diterimanya usulan pembelian unit komputer baru
Tersedianya baru
unit
komputer Peningkatan Rekam Medis
pelayanan
Penambahan unit printer
Tersedianya anggaran untuk Diterimanya usulan pembelian unit printer baru
Tersedianya baru
unit
komputer Peningkatan Rekam Medis
pelayanan
Pengadaan troley untuk Tersedianya anggaran Diterimanya usulan membawa dokumen untuk pembelian unit Rekam Medis printer baru
Tersedianya troley
Peningkatan Rekam Medis
pelayanan
Penambahan pembatas Tersedianya anggaran Diterimanya usulan besi untuk rak filing untuk pembelian pembatas besi
Penambahan pembatas besi
Menjaga kerapihan filing dokumen Rekam Medis
Penambahan otomatis
Tersedianya pintu otomatis
Menjaga keamanan ruang rekam medis (filing)
CCTV
ruang
yang Diterimanya usulan
pada Tersedianya anggaran untuk Diterimanya usulan pembelian CCTV
pintu Tersedianya anggaran Diterimanya usulan untuk pembelian pintu otomatis
pelayanan
8
Penambahan finger scan
Tersedianya anggaran Diterimanya usulan untuk pembelian finger scan
Tersedianya finger scan
Menjaga keamanan ruang rekam medis
Study Banding Manajemen REKAM MEDIS (INA-CBG)
SDM Rekam Medis yang mengikuti pelatihan dan tersedianya dana untuk study banding
Diikuti oleh Tim CASE-Mix (petugas Rekam Medis)
Modul INA-CBG
Mampu meningkatkan mutu pelayanan
Pelatihan Peningkatan Mutu Pelayanan Prima
SDM Rekam Medis yang mengikuti pelatihan dan tersedianya dana untuk pelatihan
Diikuti oleh petugas Rekam Medis
Sertifikat pelatihan
Mampu meningkatkan mutu pelayanan
D. PENDIDIKAN
9
VIII. PENCATATAN PELAPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN
Hasil dari semua pelaksanaan kegiatan dilaporkan kepada Direktur dengan tembusan masing-masing bidang sesuai dengan kegiatan yang dilaksanakan. Hasil kegiatan dilaporkan setelah kegiatan dilaksanakan dan dievaluasi. Dengan dilaporkannya hasil kegiatan diharapkan Rekam Medis dapat feed back pelaporan dari direksi.
Pangkalan Bun, 31 Desember 2016 Kepala Instalasi Rekam Medis RSUD Sultan Imanuddin
dr. Milana Widyasari, Sp.KK 19790314 201412 2 002
10
