Páginas revisadas Todas Todas Todas 3,4,5 y 6 Todas Todas Todas 2
Oficializado por: Gerente General
PROCEDIMIENTO ESTUDIO DE PROPUESTAS Código: PRO-9 Página 2 de 6 Revisión: 7 Fecha Revisión: 25/07/2006
ESTUDIO DE PROPUESTAS 1
OBJETIVO
Establecer una metodología para realizar el estudio de una propuesta y presentar una oferta para desarrollar un contrato. 2
ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a todas las instalaciones, actividades y procesos realizados actualmente y en el futuro por el personal, colaboradores, proveedores y visitas de Chesta Ingeniería S.A. 3
NORMAS Y REFERENCIAS
Este procedimiento cumple con: •
•
• •
•
•
Capítulo 7.1 "Planificación de la realización del producto" del Manual de Calidad Capítulo 7.2.1 "Determinación de los requisitos relacionados con el producto" del Manual de Calidad Capítulo 7.2.2 "Revisión de los requisitos relacionados con el producto" Cláusula 7.1 "Planificación de la realización del producto" de la norma ISO 9001:2008 Cláusula 7.2.1 "Determinación de los requisitos relacionados con el producto" de la norma ISO 9001:2008 Cláusula 7.2.2 “Revisión de requisitos relacionados con el producto" de la norma ISO 9001:2008
Este procedimiento hace referencia a: •
4
Procedimiento PRO-11 "Gestión del contrato"
DEFINICIONES
Contrato: Acto jurídico en el que dos o más personas acuerdan voluntades y obligaciones. SSO: Seguridad y Salud Ocupacional
PROCEDIMIENTO ESTUDIO DE PROPUESTAS Código: PRO-9 Página 3 de 6 Revisión: 7 Fecha Revisión: 25/07/2006
5
ENTIDADES AFECTADAS
Las entidades afectadas por éste procedimiento son todas aquellas declaradas en el organigrama general y de contrato, que se encuentran bajo el alcance del Sistema de Gestión Integrado. 6
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
6.1 VÍAS DE ENTRADA PARA ESTUDIAR UNA PROPUESTA Las vías de entrada para estudiar una propuesta son: • •
Invitaciones dirigidas a Gerente General Compra de bases en licitaciones públicas
Los puntos anteriores no obligan a participar en una licitación. El Gerente General es quién toma esa decisión. 6.2 GENERAR INFORMACIÓN PARA ESTUDIAR UNA PROPUESTA El Gerente General es el responsable de decidir si se participa en el estudio de una propuesta. En el caso de aceptar, él o quién designe para realizar el estudio tiene que registrar la información de la propuesta estudiada en el formulario PRO9.0.1 “Registro de propuestas“. Las propuestas inferiores a los 50.000 dólares se registrarán en el formulario PRO-9.0.1 "Registro de Propuestas" pero quedarán fuera de lo establecido en los procedimientos. Una vez definida la participación en el estudio de una propuesta por el Gerente General y añadida la propuesta en el "Registro de propuestas", el responsable de estudiar la propuesta, creará en la red las carpetas donde se almacenará la información del estudio con la información que corresponda hasta ese momento. El orden de las carpetas es el siguiente:
PROCEDIMIENTO ESTUDIO DE PROPUESTAS Código: PRO-9 Página 4 de 6 Revisión: 7 Fecha Revisión: 25/07/2006
Durante la etapa de estudio de una propuesta, la información se manejará en la red, no obstante la información relevante que no se encuentre en archivo magnético se traspasará a magnético para subirla a la red o se almacenará en papel. 6.3 REALIZAR VISITA A TERRENO El Gerente General o quién designe tiene que definir un responsable de asistir a la visita a terreno y/o reunión con el Cliente. El responsable de asistir a la visita a terreno o reunión con el Cliente entregará un informe al Gerente General o quien haya sido designado para estudiar la propuesta con toda la información relevante surgida en ella. Para realizar el informe se utilizará el formato establecido por el Cliente. En el caso que el Cliente no posea un formato se utilizará el formulario PRO-9.0.2 “Cuestionario de visita a terreno”.
PROCEDIMIENTO ESTUDIO DE PROPUESTAS Código: PRO-9 Página 5 de 6 Revisión: 7 Fecha Revisión: 25/07/2006
6.4 REALIZAR ESTUDIO DE FACTIBILIDAD El Gerente General o quién designe analizará la factibilidad de la propuesta mediante el estudio de los antecedentes entregados por el Cliente, información obtenida en la visita a terreno y otra información que pueda ser útil. El Gerente General es el único responsable de detener la participación en esta etapa. En el caso de retirarse se enviará una carta excusa al Cliente y será almacenada en archivo físico o magnético durante un período de un año. 6.5 REALIZAR PROGRAMA DE TRABAJO El Gerente General o quién designe, elaborará un programa de trabajo y lo almacenará en la red dentro de la carpeta de la propuesta. 6.6 REALIZAR COTIZACIONES Cuando corresponda, el Gerente General o quién designe solicitará al Gerente de Adquisiciones y Logística que cotice los equipos, máquinas, servicios u otros que sean necesarios para el estudio de la propuesta, los que se utilizarán para elaborar la oferta que se presentará al Cliente. Cuando corresponda, el Gerente de Adquisiciones y Logística entregará las cotizaciones realizadas al Gerente General o quién sea designado para estudiar la propuesta y las almacenará en la carpeta de la propuesta en estudio en la red. 6.7 ELABORAR OFERTA El Gerente General o quién designe es responsable de elaborar la oferta con toda la información generada hasta ese momento. Esta información incluye: Antecedentes entregados por el Cliente Informe de visita a terreno y/o reunión con el Cliente • • Cotizaciones Programa de trabajo • Requisitos legales y del Cliente • Planes de Calidad, Seguridad y Medioambiente específicos del contrato • Otros antecedentes • •
Cuando se requiera el desarrollo de ingeniería y su valoración, el Gerente General o quién designe se apoyará en el área de ingeniería para elaborar los planos o se contratará en forma externa.
PROCEDIMIENTO ESTUDIO DE PROPUESTAS Código: PRO-9 Página 6 de 6 Revisión: 7 Fecha Revisión: 25/07/2006
El Gerente General en esta etapa es el único responsable de: •
•
Detener la participación si así lo considera. En el caso de retirase se enviará una carta de excusa al Cliente y se almacenará en archivo físico o magnético durante un período de un año. Aprobar la oferta generada para ser presentada al Cliente
El Gerente General o quién designe imprimirá la oferta de acuerdo al formato exigido por el Cliente y coordinará su entrega. 6.8 VERIFICAR OFERTA Al adjudicarse una propuesta, el Gerente General o quién designe la revisará y optimizará cuando sea posible. 6.9 FIRMAR EL CONTRATO El Gerente General coordinará con el Cliente los pasos necesarios para firmar el contrato. 6.10 ASIGNAR RESPONSABLE DE EJECUTAR EL CONTRATO Una vez adjudicada la propuesta, el Gerente General asignará un número de centro de costo e informará mediante correo electrónico enviado a los involucrados el responsable de ejecutar el contrato (Gerente de Contrato). El Gerente de Contrato es responsable de obtener la información del contrato asignado y decidir donde será almacenada, ya sea en su computador personal o en archivo físico. No obstante la documentación relevante que no se encuentre en magnético se almacenará en papel o tiene que ser traspasada a magnético. El Gerente de Contrato seguirá lo descrito en el procedimiento PRO-11 "Gestión del Contrato" para su ejecución. 7
FORMULARIOS • •
PRO-9.0.1 “Registro de propuestas“ PRO-9.0.2 “Cuestionario de visita a terreno”
