PRESENTACIÓN En el presente trabajo nos da a conocer sobre el tema de Presupuesto Analítico de Personal que es un documento de Gestión Institucional de suma importancia dentro de toda organización, que refleja en términos presupuestarios y financieros el gasto global que representa contar con determinada cantidad y calidad de servidores públicos, que considera las plazas y el presupuesto para los servicios específicos del personal permanente y eventual en función de la disponibilidad presupuestal y el cumplimiento de las metas de los subprogramas, actividades o proyectos de cada programa presupuestal. En tal sentido se profundizará el tema con un ejemplo práctico en la Municipalidad Distrital de Ascensión de Huancavelica con el objetivo de medir el grado de importancia del Presupuesto Analítico del Personal (PAP). Para lo cual se estará detallando la información necesaria, así también explicando el PAP vigente de la institución para el mejor entendimiento del lector.
LOS ALUMNOS
EL PRESUPUESTO ANALÍTICO DE PERSONAL
Concepto Es el documento de gestión institucional interno, en el cual se considera el presupuesto que corresponde a la realización de los servicios específicos que va a desempeñar el personal permanente como eventual, en base a la disponibilidad presupuestal que se ha asignado para estos efectos Lineamientos para su Formulación Personal a ser considerado:
Empleado Nombrado Empleado Eventual Obrero Permanente Obrero Eventual Utilidad del Presupuesto Analítico de Personal En la etapa de formulación de presupuesto. En la etapa de ejecución de presupuesto En la etapa de proyecto de presupuesto Es la base donde se sustenta la planilla de pago de remuneraciones. Sirve como fuente informativa para datos del gasto público
Modificaciones del PAP
Se pueden realizar modificaciones sin exceder el monto presupuestal asignado. Asignación de plazas. Se puede asignar en plazas vacantes a nuevos trabajadores ya los propios trabajadores de la entidad, siempre que se lleven a cabo los procesos técnicos que permite nombramiento, si la ley de presupuesto lo permite. Prohibición de efectuar recategorización. La recategorización consiste en otorgar de manera indebida una categoría remunerativa y jerarquía superior a la que ostentaba en el PAP vigente
Vigencia del PAP
Tiene una vigencia concordante con la Ley de Presupuesto, quiere decir que deberá renovarse de manera anual o cuando se produzca variaciones en el Reglamento de Organización y Funciones y Cuadro para Asignación de Personal.
Formulación del PAP Se formula utilizando dos (2) formularios:
Formulario detalle: Incluye personal empleado nombrado, empleado contratado permanente y eventual, como al obrero permanente y eventual y, contiene la distribución de cargos, plazas y remuneraciones; se sigue el orden de la estructura orgánica que está fijado en el CAP.
Formulario Resumen: En este se consolida las plazas distribuidas en el formulario detalle considerando los montos adicionales que se requieren para cubrir posibles eventualidades. Este formulario se modifica previa autorización de tipo legal.
Tratamiento de Plazas del PAP
Plazas del Periodo Previo Las plazas del ejercicio anterior, denominadas periodo previo, se consideran como presupuestadas en el nuevo PAP, denominada periodo propuesto, manteniendo las mismas remuneraciones. Modificación de Plaza sin alterar el Presupuesto Acción que se realiza teniendo en consideración las disposiciones vigentes, concordantes con los cargos existentes en el CAP y la disponibilidad presupuestal debidamente aprobado. Denominación de la Plaza Similares a los aprobados en el CAP
Aprobación del PAP
Será aprobado mediante Resolución del titular de la institución. La aprobación considera los formularios detalle y resumen. El formulario detalle es pasible de modificación por que concuerda con las necesidades de la institución. El formulario resumen se modifican por ley expresa ya que los montos contenidos tienen relación directa con el Presupuesto Institucional Aprobado. Las Oficinas de Personal son las encargadas de formular el proyecto del PAP, el titular lo revisa y aprueba. El PAP y la resolución que lo aprueba debe hacerse deconocimiento a las instancias respectivas. La cobertura de plazas vacantes deben realizarse cuando secuente con el PAP debidamente aprobado
ÍNDICE Portada Caratula Dedicatoria Presentación Índice Resumen ejecutivo CAPITULO I CAPITULO I 1.1. DEFINICIÓN El PAP y su relación con el CAP Normativo General. 1.2. ¿QUIÉN REGULA AL PAP? 1.3. IMPORTANCIA DEL PAP 1.4. CONTENIDO ESPECÍFICO DEL PAP 1.5. TIPOS DE FORMATO DEL PAP 1.6. TIPOS DE PAP PAP del personal empleado nombrado PAP del personal del empleado eventual PAP del personal obrero permanente PAP del personal obrero eventual 1.7. FORMULACIÓN DEL PAP 1. PRIMERA FASE: sistematización de fuentes de información secundaria 14 - Proceso de revisión de los documentos de gestión 2. SEGUNDA FASE: levantamiento de información primaria. 3. TERCERA FASE: formulación de documentos de propuesta 1.8. OTRAS DISPOSICIONES OBLIGATORIAS 1.9. DISPOSICIONES PARA LA ELABORACIÓN DEL PAP 1.10. APROBACIÓN DEL PAP 1.11. MODIFICACIÓN DEL PAP 1.12. DIFUSIÓN DEL PAP APLICABILIDAD DEL TEMA EN LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ASCENSIÓN CONCLUSIONES VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL PAP BIBLIOGRAFÍA
CAPITULO I 1.1. DEFINICIÓN: El PAP es un documento de gestión que facilita la distribución efectiva del presupuesto determinado. Donde cada institución es autónoma en elaborar su PAP según su estructura con un sustento normativo (MOF, ROF, CAP), siempre regulado bajo leyes, normas y decretos legislativos establecidos por el estado, tiene una relación estrecha con el CAP , ya que este se encarga de la distribución y/o división de personal en las distintas áreas, y el PAP determina los montos de remuneraciones de acuerdo a jerarquías y a las bases legales .es de importancia ya que es un instrumento que nos sirve para la planificación, organización, orden, previsión de las remuneraciones y sirve de base para la formulación planillas únicas de los trabajadores. En esa línea de ideas el PAP debe contener y establecer:
La relación entre las necesidades por organizacionales y el presupuesto total de la entidad. La expresión de la diferencia entre aquellos cargos permanentes y eventuales, en la medida que aparezcan el PAP La cantidad de cargos que se encuentran sin financiamiento para un ejercicio presupuestal específico.
El PAP y su relación con el CAP El presupuesto analítico del personal es un documento de gestión, que vincula el financiamiento previsto para la entidad en su presupuesto institucional con los cargos establecidos en el CAP. Permite, por ende, relacionar los contenidos presupuestarios con aquellos organizacionales. En ese punto, el PAP establece las plazas (presupuesto) para los respectivos cargos (organizacionales) dimensiónanos según, las funciones generales y específicas consignados en el MOF. Consiguientemente, el PAP sólo podrá financiar aquello es cargos que cuenten con fondos disponibles en el grupo genérico de CAP vinculado al personal y obligaciones sociales. Los demás cargos a pesar que se encuentren previstos a manera de óptimo para el CAP, no se encontrara cubiertos presupuestalmente. Por todo lo anterior la formulación del PAP debe compatibilizar el criterio técnico del cual resulta el CAP con aquel presupuestal que subyace el PAP. Normativo General. El marco normativo general en materia de formulación del PAP, esta contenido por la resolución jefatura N° 012-82-ENAP/DIGESNAP, que aprueba la directiva N° 001-82INAP/DNP, normas para la formulación del presupuesto analítico del personal (PAP) en las entidades del sector público (en adelante, normas ara la formulación del PAP). De igual forma, los entes rectores de los sistemas administrativos vinculados a la formulación del PAP requieren consensuar y definir cuál de estos se encargara de la rectoría del sistema o ponerse de acuerdo en los diferentes aspectos de materia regulada. A pesar que no existe conflicto alguno a la fecha, la ausencia del consenso en cuanto a la dedición exacta de las competencias de cada sistema sigue postergando la solución completa al principal problema.
1.2. ¿QUIÉN REGULA AL PAP? El instituto de administración pública (INAP) fue creado por decreto legislativo y posteriormente complementado por el decreto legislatinoN°534. Sus competencias abarcaban los actuales sistemas administrativos de abastecimiento, gestión de recursos humanos y modernización de la agestión pública. Por ley N°26507 se declaró en disolución al INAP transfiriéndose determinadas funciones suyas a distintas entidades públicas. De esta forma, mediante decreto supremo N° 074-95-PCM se dispuso expresam ente que la “aprobación de instrumentos de gestión tales como CAP, ROF, MOF, Y PAP será de responsabilidad exclusiva de cada entidad del sector pública”.
Específicamente el distado de normas de simplificación administrativa fue encomendada a la presidencia de consejo de ministros. No obstante ello, el PAP, como vio, se vincula con tres sistemas administrativos de forma directa, razón por la cual no existe rectoría clara en la materia. Lo anterior deviene del hecho que la mayoría de normas vigentes se enmarcan dentro de los sistemas nacionales de presupuesto, pero su regulación principal deviene del sistema de personal mientras que su articulación con otros documentos de gestión se encuentra enmarcada en el sistema de modernización de la gestión pública. Para la elaboración del PAP, las entidades de la administración pública deberán prever el sustento normativo de dicho documento, el mismo que regula principalmente por las normas que pasamos a detallar a continuación. NORMA DESCRIPCIÓN LEY N° 29158 • Ley o rgánica del poder ejecutivo. • Establece los criterios generales y principios que regulan la estructuración interna de las
entidades públicos, sus competencias y tipos de órganos involucrados en el funcionamiento de las entidades públicas. LEYN° 28411 • Ley general del sistema nacional de presupuesto. • Establece, en su segunda disposición transitoria determinadas obligaciones para todas
las entidades públicas durante el proceso de aprobación del PAP LEY N° 27658 • Ley marco de modernización del estado • Establece el marco general sobre el diseño y estructura de las entidades de la
administración pública en los diferentes niveles de gobierno Decreto supremo N°043-2004- PCM • Aprueba lineamiento para la elaboración y aprobación del cuadro para la asignación del personal (CAP) de las entidades públicas. • Señala aspectos generales de la formulación del PAP, asiéndose referencia solo a
determinados aspectos como definiciones o relaciones con el CAP Decreto supremo N° 030-2002- PCM • Aprueban reglamento de ley marco de modernización de la gestión del estado • Señala aspecto generales de la implementación del proceso de modernización de la
gestión pública, rol subsidiario de las entidades públicas entre otras disposiciones sectoriales RESOLUCIÓNJEFATURAL N°012-82- INAP/DIGES- NAP • Directiva N° 001 -INAP/DNP: “aprueba normas para la formulación del presupuesto analítico del personal - PAP” EN AL ENTIDADES DEL SECTOR PUBLICO. • Establece la regulación específica aplicable para la formulación del PAP en las
entidades públicas de todo nivel de gobierno. Es importante señalar que la ley N°28411, ley general del sistema NACIONAL DE PRESUPUESTO establece ciertas disposiciones que regulas algunos aspectos del proceso de formulación del PAP, de forma transversal a todas las entidades públicas. En primer lugar, define que por resolución del titular de la respectiva entidad se aprueban las propuestas de modificación al presupuesta analítico del personal, previo informe de la
oficina de presupuestos o la que haga sus veces. Precisa también que dicho informe deberá versar sobre su viabilidad presupuestal. De otro lado, establece que la cobertura de plazas, bajo cualquier forma o modalidad contractual laboral, prevista en el PAP, se autoriza previa opinión favorable: De la oficina de presupuesto o la que haga sus veces; y, en su caso, De la unidad ejecutora respectiva. Como corresponde a un criterio presupuestal adecuadamente formulada, dichas opiniones están orientadas a garantizar la existencia de fondos públicos en el grupo genérico de gasto vinculado al concepto de personal y obligaciones sociales, para el periodo que dure el contrato y la relación laboral. Finalmente, la misma norma de creación del sistema administrativo dicta una serie de disposiciones orientados a racionalizar la gestión del personal en el estado, estando los siguientes particularmente asociados con el CAP. Dichas normas son aplicables al proceso de formulación del PAP tanto por propias disposiciones de la ley n°28411 como por la remisión normativa genérica a que hace referencia las normas para la formulación del PAP en el numeral 5.1 del artículo 5°. 1.3. IMPORTANCIA DEL PAP La importancia de este documento de gestión, adicionalmente señalado radica en cuatro aspectos fundamentales que pasamos a exponer, conforme a las normas PAP: En la etapa de la formulación del presupuesto de la entidad contribuye a conciliar los montos requeridos para las asignaciones específicas con la respectiva disponibilidad presupuestal. En la etapa de la elaboración del proyecto de presupuesto de la entidad a nivel de programa y pliego para la consolidación correspondiente. En la etapa de ejecución del presupuesto aprobado de la entidad como documento base para efectuar (i) procesos técnicos de personal con nombramiento, ascensos, reasignaciones y otros; y, (ii) modificación del propio PAP a nivel de programa, sub programa, actividades o proyecto, según el caso. Como base indispensable para la formulación de la planilla única de pagos, la misma que debe ajustarse al correspondiente PAP de la entidad. Adicionalmente, el PAP puede empleado como fuente informativa para el estudio de gasto público en el área de remuneraciones tanto de la entidad, en particular, como de la administración pública, en general. Es importante acotar, sobre este aspecto puntual, que la materia de remuneraciones en el sector público es ahora una competencia denominada “gestión de compensación” la cual, según el artículo 5° del decreto legislativo n°1023, se
encuentran a cargo de SERVIR. Cabe precisar que el PAP se elaborará por cada entidad pública, sin diferenciarse por nivel de gobierno, y su aprobación es anual. Conforme a las normas vigentes la responsabilidad sobre su formulación recae en la oficina que tiene a su cargo las funciones de presupuesto dentro de una entidad quien formula. 1.4. CONTENIDO ESPECÍFICO DEL PAP El contenido específico del PAP se refiere a la estructura o distribución interna que el documento debe tener a fin de mantener uniformidad una adecuada relación entre los diferentes aspectos que norman este documento de gestión. A diferencia de los instrumentos de gestión revisados previamente, el PAP no cuenta con un diseño narrativo especifico ordenado articulada y progresivamente. Por el contrario, el PAP es un documento de gestión que se materializa en cuadros que evidencian el proceso de análisis por el que atraviesan las entidades públicas. 1.5. TIPOS DE FORMATO DEL PAP
Formulario de detalle el formulario de detalle es denominado por las letras A, B, C o D. con forme a las normas para la formulación del PAP, dicho formulario se completa para el personal empleado nombrado, empleado eventual, obrero permanente y obrero -eventual, respectivamente. El acotado formulario contiene en detalle la distribución de los cargos que son correspondientes a plazas y montos habilitados para el funcionamiento regular dela entidad pública bajo análisis. Para fines de estructuralización en la formulación de detalle puede seguirse el orden de la estructura orgánica contemplada en el CAP, hasta el nivel de desagregación que se requiera: (i) cargo por cargo; (ii) agrupados según denominación, remuneración básica y duración;(iii) o de acuerdo a como más convenga a la entidad. Las normas para la formulación del PAP señalan que este formulario es flexible y dinámico, no sujeto a regidas ninguna, por cuanto responde alas necesidades de la gestión institucional de igual forma es un instrumento valioso para la ubicación de las plazas y personas en función de los cargos. Formulario de resumen Conforme a las normas para la formulación del PAP el segundo formulario es aquel de resumen, denominado por las letras A1.B1,C1,D1; según corresponda a su respectivo formulario de detalle 1.6. TIPOS DE PAP En el marco de lo anterior, las normas para la formulación del PAP señalan de existencia de cuatro tipos de presupuestos analíticos de personal:
PAP del personal empleado nombrado Para formular el PAP empleado nombrado tendrá en cuenta que las plazas presupuestadas en el ejercicio inmediato anterior (periodo previo), deben ser presupuestas para el ejercicio vigente (periodo propuesto) con el nuevo monto de la remuneración básica, según dispongan las normas vigentes sobre la materia. Dichas plazas deben incluir a la totalidad a la personal nombrado la creación, fusión o supresión de plazas vacantes para originar otras conforme lo permitan las disposiciones vigentes, estarán auditadas a los cargos consignados en los correspondientes CAP y ajustadas a la disponibilidad presupuestal de la entidad.
PAP del personal del empleado eventual Para la formulación de este PAP, se deberá consignar la denominación de los cargos o funciones previsibles y la cantidad especifica de acuerdo con la disponibilidad presupuestal de la asignación respectiva, jornada de trabajo, duración y monto correspondiente. Para efecto de la compensación económica por el trabajo del personal empleado eventual,la remuneración total del contratodel empleado eventual deberá fijarse en relación al monto total que correspondiera al equivalente cargo permanente,debiendo tener presente los limites máximos existentes para el sector publico por las normas vigentes,salvo las excepciones dispuestas por la ley y las normas internas de la entidad, de corresponder a la necesidades institucionales posibilidades jurídicas. Se puede considerar un monto adicional para cubrir posibles eventuales no susceptibles de ser previstas específicamente en los casos exceptuados por la norma de austeridad para celebrar contratos de servicios personales. Cabe precisar que en la actualidad este PAP corresponde al personal que presta servicios bajo el régimen del decreto legislativo N° 728 a diferencia del PAP anterior que esta formulado bajo la lógica del decreto legislativo N° 270.
PAP del personal obrero permanente Para formular el PAP del obrero permanentes se tendrá en cuenta que deberá consignarse los cargos respectivos a funciones permanentes que correspondería al periodo previo, el jornal básico diario no menor que el jornal básico mínimo vital de la región, conforme a las normas legales vigentes sobre el particular con lo correspondientes totales, mensuales y anual.
PAP del personal obrero eventual En el caso del PAP personal obrero eventual se deberá consignar (I)la denominación de los cargos o funciones previsibles; (II) la cantidad especifica de acuerdo con la disponibilidad presupuestal de la asignación correspondiente; (III) la jornada de trabajo,duración,jornaldiario,mensual y total. El jornal diario del obrero eventual deberá fijarse en relación con el jornal diario que correspondería al equivalerte al cargo permanente. Se puede considerar un monto adicional para cubrir posibles eventualidades no susceptibles de ser previstas específicamente en los casos exceptuados por las normas de austeridad para celebrar contratos de servicios personales. Como sucede en el caso del PAP del personal empleado eventual este tipo de obrero es aquel contratado bajo el régimen del decreto legislativo N 728 a diferencia del anterior tipo de obrero como contratado bajo el régimen del decreto legislativo N°276
1.7. FORMULACIÓN DEL PAP a. CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN DEL PAP: La formulación del PAP debe resultar concordante con aquellos criterios establecidos por las normas que regulan y, por analogía, con algunos cuerpos normativos que desarrollan principios generalesaplicables, conforme pasaremos a verificar. Como se puede apreciar, los criterios antes listados están orientados a lograr que la entidad pública cuente con la previsión presupuestal respectiva para atender su demanda de personal en cumplimiento de las funciones encomendadas. En tal virtud, la estructuración del PAP supone el adecuado dimensionamiento de funciones generales y específicas comprendidas en el ROF y el MOF que dan lugar a cargos establecidos en el CAP, con requerimiento de financiamiento. CRITERIOS EXPLICACIÓN PRINCIPIO DE LEGALIDAD Las funciones y actividades que realice la Administración Publica a través de sus dependencias, entidades y organismos deben estar plenamente justificadas y amparadas en las normas sustantivas y reflejarse en sus normas de organización y funciones. esto incluye aquellas normas de creación, organización y funciones contenidas en las normas que regulan el proceso de modernización y descentralización del Estado.
PRINCIPIO DE ESPECIALIDAD Se debe integrar las funciones afines y eliminar posibles conflictos de competencia y cualquier duplicidad de funciones entre sus órganos y unidades orgánicas o con otras entidades de la Administración Publica. La especialización se da en razón de (i) la tarea a cumplir: las tareas o funciones similares
no deben ser ejercidas por más de un órgano al interior de la entidad; y, (ii) el ámbito territorial: una misma función puede ser ejercida por más de un órgano pero en ámbitos territoriales diferentes y claramente delimitados. ESPECIALIDAD CUANTITATIVA Toda disposición o acto que implique la realización de gastos públicos debe cuantificar su efecto sobre el presupuesto, de modo que se sujete en forma estricta al crédito presupuestario autorizado a la entidad.
PRINCIPIO DE SERVICIO AL CIUDADANO 1. Eficacia: la gestión se organiza para el cumplimiento oportuno de los objetivos y las metas gubernamentales. 2. Eficiencia: la gestión se realiza optimizando la utilización de los recursos disponibles, procurando innovación y mejoramiento contínuo. 3. Rendición de cuentas: los responsables de la gestión dan cuenta periódicamente, a la población, acerca de los avances, logros, dificultades y perspectivas. b. METODOLOGÍA PARA LA FORMULACIÓN DEL PAP: En el marco de proceso de formulación del PAP de una entidad pública debe tenerse claro el objetivo: preparar un documento de gestión que permite determinar el financiamiento de los cargos detallados en el estado. De esta forma podrán contar con funciones específicas a nivel de cargo o puesto de trabajo desarrollándolos a partir de la estructura orgánica y funciones generales establecidas en el ROF, así como en base de los requerimientos de cargo considerados en el CAP. Para lograr lo anterior se propone un conjunto articulado de actividades que permitan de forma sistemática y consistente no solo cumplir con la normas vigentes en materia de formulación del PAP si no también preparar un documento que permita mejorar la gestión de la entidad pública, promoviendo un adecuada distribución de funciones entre las unidades orgánicas de la entidad. Para logra lo anterior se propone un proceso de cuatro fases, según el siguiente detalle: 1. PRIMERA FASE: sistematización de fuentes de información secundaria - Proceso de revisión de los documentos de gestión Como se señaló previamente, el PAP es el documento de gestión que vincula las necesidades de cargos en la organización con el financiamiento requerido para cada uno de éstos. Permite dimensionar los cargos necesarios en relación a las funciones específicas de cada órgano o unidad orgánica así como las prioridades organizacionales de sus instrumentos de planificación. De esta forma, como actividad inicial en la formulación del PAP resulta necesario analizar los documentos de gestión que sirven de sustento a la operación diaria de la organización: el ROF, el MOF y el CAP. El análisis antedicho deberá permitir vincular la estructura organizacional de la entidad con las funciones generales y específicas establecidas en el ROF y MOF. Una vez establecida dicha vinculación, es necesario asignar los cargos y puestos de trabajo establecidos en el CAP y MOF. Para tal efecto se recomienda emplear una matriz como la descrita en el siguiente ejemplo:
ÓRGANO UNIDAD ORGÁNICA
DENOMINACIÓN FUNCIONES GENERALES DENOMINACIONES FUNCIONES GENERALES CARGO CAP/puesto de trabajo asociado PREVISTO/ OCUPADO ÓRGANO A Órgano A función general 1 Unidad orgánica1 UO 1 Función general A Cargo/puesto UNO O Cargo/puesto DOS O Cargo/puesto TRES O UO 1 Función general B Cargo/puesto CUATRO P Cargo/puesto CINCO O UO 1 Función general C Cargo/puesto SEIS O Cargo/puesto SIETE O Cargo/puesto OCHO P Órgano A función general 2 Unidad orgánica 2 UO 1 función general A Cargo/puesto NUEVE P Cargo/puesto DIEZ O UO 1 función general B Cargo/puesto ONCE O Cargo/puesto DOCE P EN LA MATRIZ debe consignarse la denominación del órgano correspondiente. En la columna de “cargo CAP/ puesto de trabajo asociado” deberá especificarse los recursos
humanos previstos en el CAP para el cumplimiento de cada función general determinada por todas las unidades orgánicas analizadas. De igual forma, deberá especificarse si el cargo CAP asociado se enc uentra solo “previsto” o además de ello también condición de “ocupado”.
Para el caso de los cargos del titular del morgaño y aquellos dependientes directamente de aquel, se consignara la denominación del órgano dentro de la columna “unidad orgánica” fin que dichos cargos CAP. sean asignados adecuadamente.
La matriz antedicha permita identificar claramente las funciones generalesde los órganos y unidades orgánicas de la entidad pública bajo análisis,señalando los recursos humanos asociados y contenidos en el CAP. siendo que se encuentren solo “previstos” o también “ocupados”
- Proceso de revisión del marco estratégico y directiva pap Este proceso requiere la revisión de los principales documentos que definan la estrategia y planificación general de la entidad pública o del sector al cual pertenezca, a nivel macro y considerando un horizonte de corto, mediano y largo plazo. Este análisis permite que el PAP – de forma similar al MOF sea correspondiente con la estrategia con la que cuenta la organización en un horizonte de mediano y largo plazo, dependiendo de los instrumentos de planificación de la misma. Se recomienda revisar tanto los planes operativos de los últimos tres años como los planes estratégicos correspondientes al quinquenio en curso y a los planes anuales de contrataciones de similar periodo. Que igual forma, deben considerarse documentos que proponen la visión, misión, programa de inversiones principales estrategias institucionales, entre otros documento de planeamiento estratégico. Es importante señalar que la revisión de los planes anuales tiene por objeto definir si determinadas unidades orgánicas han sufrido un incremento de servicios contratados bajo modalidades que difieren de las laborales dentro de una entidad pública. Si este fuera el caso, habría que determinar que porcentaje de tales servicios corresponden a actividades que son parte del centro de negocio.
De otro lado, parte de la documentación relevante a analizar está compuesta por la directiva u normas específicas para la formulación de PAPque debería tener aprobada la entidad pública bajo análisis, en función a las normas PAP. Esta directiva o norma interna guardad relevancia pues es el instrumento normativo propicio para adecuar algu8nos aspectos de a las “normas para la formulación del PAP”
que pueden ser mejoradas y compatibilizados a los cambios que se han venido produciendo en términos de eficiencia o pertinencia en la gestión. en caso no se cuenta con una directiva o normas específica, se debiera aplicar integralmente el contenido de las normas para la formulación del PAP. De otro lado, parte de la documentación relevante a analizar está compuesta por la directiva u normas específicas para la formulación de PAPque debería tener aprobada la entidad pública bajo análisis, en función a las normas PAP. - Proceso de revisión de normas de austeridad De conformidad con las normas PAP el citado documento de gestión deben estar marcado en las normas de autoridad para el gasto público, especialmente es lo que se refiere a los límites para la contratación del personal, nombramientos, etc. otros a factores que determinantes restricción para la entidad pública. A este efecto se recomienda preparar una matriz que identifique las principales normas de austeridad vigentes para el periodo consultado, de acuerdo al siguiente detalle: Numero de norma denominación Articulo numeral Texto de la restricción Materia de la restricción
En lo que se refiere a las materias de restricción, sugerimos se identifiquen cuanto menos las siguientes de ser el caso. Entra de personal: contratación, reincorporaciones, nombramientos, entre otros. Salida del personal: despidos individuales, ceses colectivos entre otros. Transferencia de personal: destaques, reordenamientos, afinamientos temporales, entre otros. Ajuste salarial: incremento o reducción de remuneraciones o conceptos complementarios, entre otros. Limites presupuestales: incremento, modificación disminuíos de presupuesto asociado a personal y obligaciones sociales que es aquel que financia el PAP, entre otros Relación entre el PAP y otros documentos de gestión: establecimiento de porcentaje mínimo de correspondencia entre el CAP y el PAP, entre otros. Según se aprecia,la totalidad de las materias vinculadas a austeridad en el rastro publico se recomienda sean clasificados en la matriz ante dicha y se procedan a identificar claramente aquellas normas que limitan las condiciones de entrada, compensación y otras en el sector publico peruano. Este impacta decididamente al evidenciar las razones que sustentan al recorte en el personal financiado por el PAP y la propuesta de medidas de solución ante la problemática planteada por la contradicción de este tipo de gasto público. 2. SEGUNDA FASE: levantamiento de información primaria. - proceso de aplicación de entrevistas a Stakeholders. La principal forma de obtener información primaria se da mediante un proceso de aplicación de una serie de entrevistas, las cuales básicamente pueden ser:(I) entrevistas personales; o, (II) talleres reducidos .
En el primer caso – grupo de entrevistas personales – deberán realizarse al personal que ocupan cargos de dirección u cuyo conocimiento “experto” del los principales procesos de la organización sea transcendental para la marcha eficiente del negocio . Respecto del segundo supuesto-un taller reducido-se recomienda aplicar en caso de complejidad de la organización o de los tramos de controldentro de la misma o en determinados órganos o unidades orgánicas para realizar un trabajo adecuado de levantamiento de información y su contribución al logro de la organización. De forma análoga el acápite anterior dependerá del tamaño o complejidad de la entidad para viabilizar la realización de un segundo grupo de entrevistas personales o talleres reducidos con el personal que se encuentre ligado de forma mas estrecha a las áreas técnicas u operativas de la entidad. Es importante acotar que este proceso de aplicación de entrevistas puede ser utilizado como complemento o reemplazo de la aplicación de cuestionarios. según lo referido en el acápite anterior. Pará tomar la decisión de reemplazar o complementar los cuestionarios deberá tenerse en cuenta la complejidad de la organización y su rekevancia respecto de factores objetivos. - Proceso de análisis y priorización del gasto Este proceso resulta sumamente relevante a efectos de formular un PAPque no solo responda a la criterio normativo (normas PAPprincipalmente) sino que le permita a cada entidad comprender las restricciones a las que se encuentra sometida. En el desarrollo normal de sus actividades la entidad determina los cargos o puestos de trabajo que realizan funciones o actividades que escapan de la normatividad aprobada, que complementan las labores realizadas por otras personas, que no tiene ninguna relación con aquellas para las que fue contratada, que resultan clave para la organización. 3. TERCERA FASE: formulación de documentos de propuesta - Proceso de formulación de proyecto de PAP Finalizado el proceso del análisis de la información recogida de fuente de información y la priorización del gasto, se deberá iniciar la elaboración detallada de la propuesta del PAP, bien sea de actualización o de formulación de un texto de alcance integral -(propuesta de nuevo PAP) Con el objeto de dar cumplimiento especifico a las normas que regulan la formulación de este documento de gestión, para su formato, contenido y disposiciones referentes a particularidades en su regulación, se deberá tomar el marco establecido por las normas para la formulación del PAP. A este entender, las citadas normas establecen un contenido especifico para el PAP, el mismo que deberá ser seguido específicamente, según se detallan en la sección correspondiente. De igual forma, es necesario considerar las normas establecidas por la ley marco de modernización de la gestión del estado, ley N° 27658 y su reglamento; así como las normas que estructuran a los tres niveles de gobierno dentro del estado peruano, de ser el caso. - Proceso de emisión de opinión previa: Las normas para la formulación del PAP; establecen el estudio del PAP buscara establecer la consistencia y coherencia de las funciones especificas a nivel de cargo en relación a las denominaciones de los cargos considerados en el CAP y a las funciones generales establecidas en el ROF. En este sentido, señalan también que es responsabilidad de la oficina de racionalización o la que haga sus veces la emisión de la correspondiente opinión previa antes de la aprobación del PAP.
Dicha opinión previa deberá cumplir con analizar los aspectos contenidos en las citadas normas para la formulación del PAP y reseñadas en el acápite correspondiente. - Proceso de propuestas de ajuste y validación Una vez emitida el informe correspondiente por parte de la oficina de racionalización o la que haga sus veces, se deberá implementar las propuestas de ajuste que ´permitan alinear la propuesta a las eventuales observaciones que pudieran recogerse de proceso anterior. La validación a realizar luego de consignados los ajustes deberán efectuarse en tres niveles según se aprecia en el grafico siguiente: • Primero, a nivel de unidad orgánica de la entidad, atreves de una reunión general o una reunión por correo electrónico a los jefes o responsables de las unidades orgánicas de la entidad. • Segundo, a nivel de los funcionarios que son titularte de órganos dentro de la entidad.
Para ella de realizaría una reunión general o una remisión por correo electrónico a los jefes o responsable de las unidades orgánicas de la entidad. • Tercero, a nivel de dirección política, entendiéndose como tal a la alta dirección de la
entidad. Es necesario una reunión acotada con dichos funcionarios. Cabe reiterar del proceso que el proceso de validación puede ser efectuado atreves de una reunión personal, reunión grupal por unidad orgánica, órgano o vía correo electrónico. Una vez validada la propuesta con los dos primeros niveles se procede a presentar para la validación a nivel político- a la alta dirección de la entidad. 1.8. OTRAS DISPOSICIONES OBLIGATORIAS Los PAP aprobados y consolidados a nivel de pliego presupuestal, serán remitidos por las oficinas del personal de mas alto nivel a la dirección general del presupuesto público del ministerio de la economía, finanzas y comercio dentro de los quince días calendarios, posteriores a su aprobación . La rendición de la documentación respectiva incluye copia o transcripción de la resolución aprobatoria y copia de los formularios A1, B1, C1, D1 correspondientes a nivel de pliego. La provisión de plazas vacantes de empleados nombrados y de obrero permanente, mediante nombramiento, ascenso,reasignación contrato a plazo indeterminado,según el caso,solo podrá efectuarse ando se cuente con el respectivo PAP aprobado. 1.9. DISPOSICIONES PARA LA ELABORACIÓN DEL PAP Emisión de opinión previa Luego de realizar los análisis correspondientes,según se ha señalado previamente y considerando los formatos y PAP propuestos el proyecto de PAP será enviado a la oficina de planeamiento o a la que haga sus veces, la misma que efectuara el análisis técnico correspondiente y formulara las recomendación pertinentes. Una vez finalizado ello lo devolverá para su corrección final, de ser el caso,o para su aprobación por el titulado de la entidad. Es importantedestacar que la opinión previa a ser emitida conforme al párrafo anterior deberá tener como objetivo establecer viabilidad presupuestal de la propuesta de PAP a fin de garantizar el cumplimiento de la normativa de la austeridad vigente a la fecha.Para lograr lo anterior,se deberá tener en cuenta tres aspectos importantes: - Determinar la viabilidad presupuestal de la propuesta PAP - Detectar el cumplimiento adecuado de la normativa en materia de austeridad ; Comprobar la correlación entre el CAP aprobado y el proyecto de PAP, considerando los
tipos de PAP y formatos respectivo 1.10. APROBACIÓN DEL PAP Los PAP serán aprobadas por el titular de la entidad publica previo informe favorable de la oficina presupuesto o la que haga sus veces en la entidad,sobre su viabilidad presupuestal.Adicionalmente las normas para formulación del PAP señalan que el PAP puede ser aprobado por el funcionario a quien se delegue en forma expresa esta competencia. Los formularios que conforman el PAP para el caso de aprobación mediante resolución y cuyo contenido no puede ser modificado, salvo autorizado, expresa de ley, son los correspondientes a los resúmenes de plazas presupuestadas A1, B1, C1,D1, los que ha su vez deben ser remitidos a la dirección nacional de presupuesto público del ministerio de economía y finanzas y a cualquier otra entidad que señale la ley, para efectos de control e información estadística. 1.11. MODIFICACIÓN DEL PAP En la medidas en que el PAP tiene importancia en cuanto al desarrollo de las actividades de la entidad, tal como ya lo hemos descrito en la parte pertinente, este debe ser evaluado y revisado periódicamente a fin que los recursos asignados al cumplimiento de determinadas funciones. La modificación de los PAP estará supeditada a las necesidades específicamente establecida en el correspondiente CAP, a la disponibilidad presupuestal de la entidad y las normas legales vigentes sobre el particular. Consecuentemente, el PAP solo podrá ser modificado cuando las normas legales lo permitan y en los tres supuestos adicionales siguientes; • Por variación delas remuneraciones básicas resultante de la re categorización, en caso tengan sustento legal dicho proceso de re categorización, conforme a las disposiciones legales sobre la materia. En los casos de plazas cuyas remuneraciones básicas se calculan en función del sueldo mínimo vital, no es necesario se modifique periódicamente en el PAP el monto básico respectivo cada vez que varía el sueldo mínimo vital, sino que esta acción formal de modificación se efectuara anualmente, sin perjuicio que se actualice de oficio el nuevo nivel de remuneraciones en la planilla única de pagos - PUP; las veces que corresponda. • Por la creación de plazas, supresión, función o modificación de vacantes, legalmente
autorizado para habilitar cargos con empleados en cap en vigencia. • Por la restructuración de la entidad; la modificación del PAP motivada por la restructuración del sector publico y/o trasferencia de personal, se sujetara a las disposiciones legales y administrativas vigentes, para lo cual se deberá tener presente lo siguiente: - Se pueden trasferir plazas y personal dentro de una misma unidad o sector, así como sectores de la administración publica, siguiendo el procedimiento que indique al respecto el presupuesto general de la republica respectiva. - El personal que tiene asignado la plaza a trasferir pasa con todas sus remuneraciones que perciba mensualmente, con este fin se transfiere la dotación presupuestal que comprende a la básica y demás remuneraciones complementarias y especiales que le corresponda. - En los caso de restructuración no se debe de exceder el limite de los recursos asignados alos organismos en incursos, salvo disposición legal encontraría La modificación del PAP seguirá el mismo procedimiento que aquel descrito, para su aprobación, conforme a las normas de la formulación del PAP. 1.12. DIFUSIÓN DEL PAP : La difusión del PAP de cada entidad se realiza a todo el personal de la misma, así como
todos los ciudadanos y otras entidades públicas mediante su publicación en el portal electrónico de la entidad pública y aquel del estado peruano. Como practica adecuada de gestión se recomienda que se incorpore un enlace y formato amigable para la visión por parte de la ciudadanía CAPÍTULO II APLICABILIDAD DEL TEMA EN LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ASCENSIÓN El proceso de elaboración del PAP en la municipalidad distrital de Huancavelica El encargado para la elaboración del PRESUPUESTO ANALÍTICO DEL PERSONAL, es la subgerencia de planificación y presupuesto quienes convocan a la comisión de formular el PAP (de acuerdo al ROF), estos son los siguientes: • EL Jefe de la subgerencia de planificación y presupuesto. • El jefe de la subgerencia de administración. • El gerente Municipal.
Este grupo designa a un tercero para su la elaboración de una propuesta del ROF, CAP, Y PAP. La Municipalidad de Ascensión como una institución autónoma decide el tiempo de vigencia de estos instrumentos de gestión. Actualmente acaba de realizar su restructuración organizativa. A CONTINUACIÓN SE PRESENTA EL CUADRO DE ASIGNACIÓN DE PERSONAL QUE ESTA EN RELACIÓN A PRESUPUESTO ANALÍTICO DEL PERSONAL
PRESUPUESTO ANALÍTICO DE PERSONAL
CAPITULO III CONCLUSIONES La aplicación del PAP en la Municipalidad Distrital de Ascensión es importante en un 99% por lo siguiente: - Conciliación de remuneración en base a un determinado presupuesto. - Planificación de plazas provisionales. - Es una fuente informativa para el estudio del gasto público. - Documento base para efectuar procesos técnicos de personal, nombramientos, ascensos, reasignaciones y otros. - Documento base indispensable para la formulación para la planilla única de pagos, la misma que debe ajustarse al correspondiente PAP de la entidad. - PAP promedio anual en los niveles jerárquicos de la Municipalidad Distrital de Ascensión.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL PAP Ventajas Desventajas Sirve como base para la formulación de la planilla única. Centralismo de autoridad en la elaboración del PAP es vulnerable a caer en corrupción.
Conciliar los montos requeridos para la asignación específica con el respectivo recurso asignado. Planificadamente se cuenta con los cargos y sus respectivas remuneraciones Jerárquicamente organizada y ordenada presupuestalmente. Contribuye en la formulación del presupuesto de la entidad con montos requeridos Acceso libre a la información por parte del personal y del publico interesado
BIBLIOGRAFÍA • Luis Gabriel Paredes Morales“Instrumentos de Gestión Institucional para el Sector Público” Darwin;” Presupuesto Administrativo Laboral. 3ªEdicion Mairena:” Administración Gubernamental”.5ª Edición
Legislación Administrativa del Personal WWW.Goggle.com www.mba.com.pe
