PMBOK vs PRINCE2™ ®
Richard Rázuri Gutierrez Administración de Proyectos en Sistemas de Información Agosto 2013
Introducción La gestión de proyectos hoy en día es muy importante para todo tipo de empresa, pues genera aprendizajes diarios y colectivos, sobre las mejores formas de alcanzar los objetivos propuestos. Actualmente la gestión de proyectos es vista como la mejor práctica para desarrollos progresivos, ya que puede proporcionar una integración en los procesos de una organización y soportándolos al más alto nivel. Es por la importancia que tiene la gestión de proyectos que se han generado guías como el PMBOK y PRINCE2. A continuación se podrá observar detalladamente estas dos guías.
Realidad • En Latinoamérica la audiencia conoce bien PMI, PMBoK® y ® PMP . • No conocen o conocen TM superficialmente PRINCE2 y el contexto en el que se enmarca.
Para recordar… Metodología: hace referencia al conjunto de procedimientos racionales utilizados para alcanzar una gama de objetivos que rigen en una investigación científica. http://es.wikipedia.org/wiki/Metodolog%C3%ADa Método: se refiere al medio utilizado para llegar a un fin. Originalmente señala el camino que conduce a un lugar. http://es.wikipedia.org/wiki/M%C3%A9todo Norma o Estándar: especificación que reglamenta procesos y productos para garantizar la interoperabilidad. http://es.wikipedia.org/wiki/Norma En conclusión: el término método se utiliza para el procedimiento que se emplea para alcanzar los objetivos de un proyecto y la metodología es el estudio del método, que a través de su redacción y aprobación a cargo de varias instituciones internacionales se convierte en un estándar, para ser usado como guía para asegurar que productos, procesos y servicios cumplan con su propósito.
¿Qué comparamos? “La Guía del PMBoK® (Project Management Body of Knowledge, o Cuerpo de Conocimientos de la Gerencia de Proyectos) es una norma reconocida en la profesión de la dirección de proyectos. Por norma se hace referencia a un documento que describe normas, métodos, procesos y prácticas establecidas.” (página 3 del PMBOK 4ta edición - 2008) “PRINCE2TM (Projects In Controlled Environment, o Proyectos en un Entorno Controlado) es un método estructurado de gestión de proyectos.” (página 3 de Éxito en la Gestión de Proyectos con PRINCE2TM 5ta edición - 2009)
¿Qué comparamos? Andy Murray es un reconocido y experimentado consultor en PRINCE2, luego de haber trabajado en el campo de gestión de proyectos por más de 15 años. En la actualidad es director de Outperform UK Ltd, una organización de Consultoría Acreditada (ACO) con licencia para consultar en la mejor trilogía de buenas prácticas de la OGC: PRINCE2, MSP y M_o_R®. Andy fue uno de los primeros en adoptar PRINCE2, en 1997, y ha estado ayudando a organizaciones en numerosos países a aplicar y obtener valor con PRINCE2 desde entonces. Andy fue el co-autor de la guía del Modelo de Madurez de PRINCE2 (P2MM), publicado por la TSO en el año 2007. También fue el autor principal de Éxito en la Gestión de Proyectos con PRINCE2, publicado por la TSO en el 2009.
En una entrevista que le hacen a Andy Murray, sobre la comparación entre PRINCE2 y PMBoK (http://www.youtube.com/watch?v=TObSJMK62f8&list=TLfk YVn70Eiqw), surge una de las preguntas recurrentes en el mundo de la gestión de proyectos, ¿qué es mejor usar en la gestión de mi proyecto o de mi organización: PRINCE2 o PMBoK? La respuesta a la pregunta es depende o ambas. El motivo de esta respuesta es porque son dos cosas diferentes y además complementarias. PRINCE2 es un método (es más correcto que usar el término metodología) y PMBoK es un "cuerpo de conocimientos" (body of knowledge). En la entrevista, Andy hace una definición de ambas y las compara. En sus propias palabras, las define así: PRINCE2: "Un método es como una receta para cocinar una comida…" PMBoK: "Un cuerpo de conocimientos es como un libro de recetas de cocina…“ (http://jlfr-prince2.blogspot.com/2010/04/prince2-y-pmbok.html)
Un poco de historia
Guía del PMBOK, 4ª edición
Un poco de historia Office of Government Commerce
¿Qué es un proyecto?
Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. PMBOK 4º edición, página 5
Un proyecto es un organización temporal que se crea con el propósito de entregar uno o más productos comerciales según un Business Case convenido. Éxito en la Gestión de Proyectos con PRINCE2, página 3
Certificaciones PMI Independientemente de cuál sea tu carrera y nivel de especialización, el PMI cuenta con una certificación para ti: (http://www.pmi.org.pe) Siglas
Certificación
CAPM Certified Associate Project Management PMP Project Management Profesional
PgMP Program Management Professional PMI-RMP PMI Risk Management Professional
PMI-SP
PMI-ACP
Dirigida a Profesionales y estudiantes que se inician en la dirección de proyectos. Profesionales en dirección de proyectos complejos con varios años de experiencia.
Profesionales con experiencia dirección de programas.
en
Profesionales identificación riesgos.
en de
especializados y administración
PMI Schedule Management Professional
Profesionales especializados planificación de proyectos.
PMI Agile Certified Practitioner
Profesionales que aplican proyectos métodos ágiles.
en
en
la
sus
…más datos… La certificación PMP es la más reconocida a nivel mundial. En la actualidad en Perú tenemos más de 1000 PMPs registrados. Si has gestionado proyectos en los últimos 3 años aplicando las buenas prácticas de dirección de proyectos puedes formar parte de los profesionales certificados como PMP. Y si aún estás estudiando o te acabas de iniciar en proyectos la certificación CAPM constituye una buena opción para demostrar tus conocimientos y continuar con tu crecimiento en la profesión.
Proceso de solicitud para el examen PMP Para inscribirse al examen PMP, debes completar una solicitud en la página web del PMI. Una vez que el PMI ha recibido la solicitud, se procesa y la revisa en 5 días hábiles y se envía por email la notificación de aceptación o no aceptación para poder presentarse al examen. En el caso de aceptación: Comienza tu período de elección, que es de un año, en el cual te puedes presentar al examen. Puedes ser auditado por el PMI (en este caso te avisarán) Tienes que pagar los derechos de examen (Exam Fee) Tienes que reservar tu plaza en el centro Thomsom Prometric Testing Center que más te convenga. Ten en cuenta que, antes de ello, tienes que ser poseedor del nº de elección que te ha enviado el PMI. * Para más información consulta la página web del PMI www.pmi.org
Certificación PRINCE2 Existe un programa de certificación para el método PRINCE2 que es gestionado a nivel mundial por la organización APM (Accrediting Professional Management) Group. Hay dos tipos de certificaciones con sus correspondientes exámenes:
La certificación PRINCE2 Foundation: en la que se evalúan los conocimientos sobre los fundamentos del método. Es obligatorio aprobarlo para poder presentarse al de PRINCE2 Practitioner. una vez aprobado no caduca y es válido de por vida.
La certificación PRINCE2 Practitioner: en la que se evalúan los conocimientos sobre su puesta en práctica. Es el más importante examen de PRINCE2. Caduca a los 5 años de haberlo aprobado y se renueva con un examen de actualización (Practitioner Re-Registration).
El examen El texto base para preparar los dos exámenes es Éxito en la Gestión de Proyectos con PRINCE2 cuyo autor es la OGC. Esta guía tiene unas 455 páginas, y se puede comprar en la librería de la APMG (http://www.apmg-businessbooks.com/). Las opciones de certificarse son o por tu cuenta en un centro abierto o a través de una empresa de formación acreditada por la AMPG: 1. Si optas por comprarte el libro y prepararte para el examen por tu cuenta, puedes presentarte en el Reino Unido en uno de los centros abiertos de examen. Si quieres examinarte en otro país que no sea el Reino Unido, la única posibilidad de hacerlo es en alguno de los locales concertados del British Council, para ello tendrás que ponerte en contacto con la APMG (
[email protected]) para conocer la disponibilidad. 2. La otra opción es recibir un curso oficial de PRINCE2, donde recibes la formación, el libro y el derecho a examen de la certificación que elijas. Estos cursos los dan las empresas de formación acreditadas: Accredited Training Organisation (ATO) que son las únicas que tienen el permiso de la AMPG para examinarte en ambas certificaciones. * Para más información consulta la página web de la APMG http://www.apmg-international.com/ o la APMG en españa http://www.apmg-international.com/offices/es
…más datos… El formato del examen en el caso de Foundation es:
Un cuadernillo en papel con 75 preguntas con cuatro respuestas a elegir (A, B, C y D) donde solo una opción es la correcta. Al final del cuadernillo viene una hoja de respuestas que se rellenará a lápiz. Se necesitan 38 preguntas correctas para aprobar. Duración: 1.5 hora. No se permite ningún material adicional durante el examen.
En el caso de Practitioner es:
Un cuadernillo en papel con el escenario del proyecto además de la información adicional para las preguntas y otro cuadernillo con las 9 preguntas sobre el escenario con una hoja de respuestas multi-opción al final que se rellenará a lápiz. Se necesitan 180 marcas correctas de las 360 posibles para aprobar. Duración: 2.5 horas. Se permite la consulta de la guía de PRINCE2 de la OGC.
Que tenemos hasta ahora… PMBOK®
PRINCE2™
¿Qué es?
Es norma reconocida en la profesión de la dirección de proyectos.
Es un método estructurado de gestión de proyectos.
Definición de Proyecto
“Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.”
“Es una organización temporal que se crea con el propósito de entregar uno o más productos comerciales según un Business Case convenido”
Orientación
Cumple a la perfección con el propósito de enseñar y proporcionar todos los conocimientos necesarios para enfrentarnos a la gestión de proyectos.
Está más orientada a la práctica que a la enseñanza y, se podría decir que está enfocado a tener más probabilidades de éxito en el desarrollo de los proyectos.
Promotor
Desarrollada por el PMI®. Su primera publicación fue en 1987. Es más común en Estados Unidos. Su certificación más importante: PMP® (Project Management Profesional).
Desarrollada y difundida por la OGC. Fue lanzada en 1989. Es más común en Europa, especialmente en el Reino Unido. Su certificación PRINCE2 Practitioner a cargo de APMG.
Introducción a PMBOK
PMBOK®
Organización PMBoK® reconoce 5 grupos de procesos básicos y 9 áreas de conocimiento comunes a casi todos los proyectos. Los procesos se traslapan e interactúan a través de un proyecto o fase y son descritos en términos de: Entradas (documentos, planes, diseños, etc.) Herramientas y Técnicas (mecanismos aplicados a las entradas) Salidas (documentos, productos, etc).
Grupos básicos de procesos
Áreas de conocimiento
Gestión de Integración del Proyecto. Gestión del Alcance del Proyecto. Gestión de Tiempos del Proyecto. Gestión de Costos del Proyecto. Gestión de la Calidad del Proyecto. Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto. Gestión de las Comunicaciones del Proyecto. Gestión de Riesgos del Proyecto. Gestión de las Adquisiciones del Proyecto.
Esquema de trabajo
¿Qué no proporciona? Una guía sobre cómo gestionar los proyectos. Roles y responsabilidades bien definidos. Herramientas de modelado del negocio o del proyecto. Herramientas o metodologías para la reingeniería de procesos. Herramienta o técnica para la administración del conocimiento. Una etapa preliminar al inicio del proyecto.
Introducción a PRINCE2
Estructura La estructura del método PRINCE2TM está organizada principalmente en tres partes: temáticas (7), procesos (7) y técnicas (2). PRINCE2TM hace una división de roles o papeles a desempañar por los distintos participantes en el proyecto. Se definen 8 roles:
Consejo/Junta Directiva (Project Board). Usuario Representativo (Senior User). Director Ejecutivo (Executive). Suministrador/Proveedor Representativo (Senior Supplier). Jefe de Proyecto (Project Manager). Jefe de Equipo (Team Manager). Responsable de Garantía (Project Assurance). Responsable de Soporte (Project Support).
Estructura
Principios de PRINCE2 Continua justificación del negocio
Un proyecto PRINCE2 requiere una continua justificación de negocio.
Aprender de la experiencia
Los equipos de proyectos PRINCE2 aprender continuamente de la experiencia que van adquiriendo.
Roles y definidos
En un proyecto PRINCE2 están definidos y consensuados los roles y responsabilidades sobre una estructura organizativa que se apoya en los intereses del negocio, los usuarios y los proveedores.
responsabilidades
Gestión por fases
Un proyecto PRINCE2 se planifica, monitoriza y controla fase a fase.
Gestión por excepción
Un proyecto PRINCE2 tiene definidas tolerancias para cada objetivos para poder establecer límites en la delegación de autoridad.
Orientado a los Productos
Un proyecto PRINCE2 esta orientado a la definición y entrega de productos, en particular , de sus requisitos de calidad.
Adaptable
PRINCE2 se puede adaptar al tamaño, entorno, complejidad, importancia, capacidad, riesgo... del proyecto.
Componentes de PRINCE2
Gestión por excepción Delegación de tolerancia y presentación de informes
Modelo de procesos
Leyenda: DP= Dirección de un Proyecto (Directing a Project) SU= Puesta en Marcha de un Proyecto (Starting Up a Project) IP = Iniciar un Proyecto (Initiating a Project) SB= Gestión de los Límites de Fase (Managing a Stage Boundary) CS= Control de una Fase (Controlling a Stage) MP= Gestión de la Entrega de Productos (Managing Product Delivery) CP= Cerrar un proyecto (Closing a Project) * Existen 40 subprocesos asociados a los procesos que constan de sus correspondientes acciones normativas.
¿Qué no proporciona?
Gestión de estrategia o de programa. Gestión de contratos. Técnicas detalladas. Habilidades de gestión. Habilidades de relación o interpersonales. Trabajo especializado. Herramientas o software de planificación.
®
TM
PMBOK vs PRINCE2 PMBOK®
PRINCE2™
Iniciación
Puesta en marcha de un proyecto Dirección de un proyecto
Planificación
Inicio de un proyecto Gestión de los límites de fase Gestión de la entrega de productos
Ejecución
Control de una fase Gestión de la entrega de productos
Seguimiento y Control
Dirección de un proyecto Control de una fase Gestión de los límites de fase
Cierre
Gestión de los límites de fase Cierre de un proyecto
Procesos
®
TM
PMBOK vs PRINCE2 Áreas de conocimiento PMBOK®
PRINCE2™
Integración
Temáticas y procesos combinados, Control del cambio
Alcance, Tiempo, Costos
Planes y Business Case
Calidad
Calidad
Recursos Humanos
Organización
Comunicaciones
Progreso
Riesgos
Riesgos
Adquisiciones
No cubre
®
TM
PMBOK vs PRINCE2 PMBOK®
PRINCE2™
Enfoque
Basado en lo que un jefe de proyecto “debe saber”, enfocado en los estándares y buenas prácticas.
Basado en lo que un jefe de proyecto “debe hacer”, define los pasos a seguir para lograr un proyecto exitoso.
Organización
Está organizado por 9 áreas del conocimiento.
Está organizado por 7 temáticas, además hace una división de 8 roles o papeles.
Ciclo de vida
Se divide en 5 grupos básicos de procesos. En total incluye 42 procesos (4ta Edición).
Se divide en 7 procesos, que explican qué debe ocurrir y cuándo. Tiene asociado 40 subprocesos.
Estilo
No es prescriptivo, es más descriptivo; espera que se realicen ciertas tareas, usando técnicas específicas.
Más prescriptivo, deja el “cómo” más abierto.
Control del Proyecto
Más riguroso.
Menos riguroso.
Estructura del Proyecto
No hay una estructura bien definida.
Énfasis en la estructura del proyecto.
Característica
®
TM
PMBOK vs PRINCE2 PMBOK®
PRINCE2™
Necesidad del negocio
Como está basado más en el conocimiento que en su aplicación, está menos enfocado en las necesidades del negocio.
Fuertemente guiado por los objetivos del negocio.
Entregables
Marca claramente los entregables que se generan en cada área de conocimiento.
Hace mención a los entregables que se deben generar en cada etapa del proyecto.
Herramientas
Hace mención a todas las herramientas utilizadas y en algunos casos se da alguna pequeña explicación dentro de la guía.
No hace mucho énfasis de qué herramientas debe utilizar el administrador del proyecto, sólo hace mención a 2 técnicas.
Característica
®
TM
PMBOK vs PRINCE2
Beneficios / Ventajas
Limitaciones / Desventajas
PMBOK®
PRINCE2™
Es precisa en la definición de conceptos. Su enfoque es sistemático y presenta la información con esa misma visión. Está orientada a procesos. Es más operativo aunque parte de una visión estratégica. Define claramente los procesos de la gestión de la calidad. Brinda herramientas que generan utilidad. Presenta una lógica en la utilización de las acciones de cada proceso, si se utilizan como salidas luego son entradas de otro proceso (s).
Un principio, medio y fin controlados y organizados. Revisiones regulares de progreso frente al plan y el Caso de Negocio. Puntos de decisión flexibles. Gestión de control de cualquier desviación del plan, a través de la Gestión por Excepción. El compromiso de la gestión y los participantes en el tiempo y lugar correctos durante el proyecto. Buenos canales de comunicación entre el proyecto, la gestión del proyecto, y el resto de la organización.
Deja por fuera temas importantes o los aborda de manera simplista, como el tema del liderazgo y los recursos del proyecto. Complejo para proyectos pequeños. No contextualiza la gestión de proyectos. Puede confundir como algunas acciones o productos que son entradas en un proceso luego no son salidas en otros procesos, de acuerdo a la lógica de sistemas. Aborda solo la gestión del proyecto no hacia la del producto.
No cubre la gestión de Adquisiciones. No aborda los temas de administración del personal y recursos humanos. No menciona nada sobre las técnicas de planeación generalmente conocidas y aceptadas (gráficos de Gantt, análisis de Ruta Crítica). No hace mención casi de ninguna herramienta para la administración de proyectos, asume que uno conoce las existentes.
®
TM
PMBOK vs PRINCE2 Certificaciones Característica
PMBOK®
PRINCE2™
Requisitos para el alumno
Se requieren 1.500 horas de experiencia o 23 horas de educación formal.
Ninguno, sólo entender los principios y la terminología del método.
Duración del examen
180 minutos.
90 minutos.
Número de preguntas
135 + 15.
75.
Tipo de preguntas
Test.
Test.
Puntuación para aprobar
No publicado.
50% (38 preguntas correctas).
Validez
5 años.
No caduca.
Renovación
Examen.
Sin renovación.
Proceso
Ordenador.
Escrito a papel.
®
TM
PMBOK vs PRINCE2 Certificaciones PMBOK®
Característica
PRINCE2™
Requisitos para el alumno
Se requieren 4.500 experiencia (7.500 universitarios) y 35 formación.
horas para horas
de no de
Tener la certificación Foundation.
PRINCE2
Duración del examen
240 minutos.
150 minutos.
Número de preguntas
200.
9.
Tipo de preguntas
Test.
Basado en escenarios.
Puntuación para aprobar
No publicado.
55% de preguntas correctas.
Validez
3 años.
5 años.
Renovación
60 PDU’s (Professional Development Units).
Examen (Re-Registration).
Proceso
Ordenador.
Escrito a papel.
®
TM
PMBOK vs PRINCE2 Certificaciones PMBOK®
Certificados
PRINCE2™
Certificados en todo el mundo
567.013 (hasta Mayo 2013).
450.000 (hasta 2009).
CAPM y Foundation
< 4%
> 70%
PMP y Practitioner
> 96%
< 30%
N° de Miembros y Capítulos
433.470 miembros y 269 capítulos a nivel mundial.
Sin referencias.
Presencia en Países
197.
150 (implementación).
N° de incremento de certificados anuales
9,21% a nivel mundial.
20% a nivel europeo.
Más datos…
Más de 4 millones del PMBOK® en circulación. El número de incremento de socios anual es de 6,98%.
* Datos del PMI de acuerdo a la revista PMI Today, del mes de julio 2013.
20.000 organizaciones ya se benefician de su enfoque innovador. Es utilizado por las principales organizaciones públicas y privadas.
®
Empresas que siguen PMBOK vs PRINCE2
TM
Países que siguen PRINCE2
TM
como estándar
Organismos Internacionales que siguen PRINCE2
TM
®
Casos de Éxito con PMBOK
México
Conclusiones finales En el Reino Unido fue una agencia del gobierno interesada en mejorar el desarrollo de proyectos de TI, centrándose en mejorar las probabilidades de su éxito.
Mientras que en los Estados Unidos los integrantes del PMI fueron los menos interesados en crear una metodología y los más interesados
conocimiento
en
proporcionarle
bien
definidas
a
para
sus
miembros,
ayudar
a
áreas
de
construir
su
conocimiento sobre la gerencia de proyectos, logrando desarrollar un cuerpo de conocimientos que un gerente de proyectos exitoso
debe de entender y ser capaz de practicar.
Conclusiones finales Son compatibles y complementarias. No son excluyentes ni incapaces de coexistir. No compiten entre sí. Su combinación puede mejorar la calidad de los productos y de los servicios prestados, a la vez que mejora la satisfacción de las necesidades del negocio. Por lo tanto, utilizar PRINCE2 junto con PMBOK® es una opción a considerar. Empezar por PRINCE2 hará más fácil y rápida la implementación al ser más evidente por dónde empezar. La incorporación de buenas prácticas de PMBOK® permitirá cubrir áreas como la gestión de recursos humanos o la gestión de proveedores.
Referencias: documentos
PMBOK® The Project Management Body of Knowledge 4ta. Edicion.pdf Rosario Chavez Ochoa, PMP, MBA. PMBOK 5ta Edición ¿Cambio natural o cambio forzado?.pdf Claudia Pérez Hernández, Juan José Alvarez Sandoval. Universidad Tecnologíca de Hermosillo. PMBOK (Project Management Body of Knowledge).pptx Katterine Alzate López, PMBOK - OPM3, Universidad de Caldas.pdf Frank Turley, El modelo de procesos PRINCE2 en Español.pdf Manual de PRINCE 2 Metodología de Gestión de Proyectos.pdf Brian Sánchez Sánchez, Paola Orozco Molina. Universidad Libre Seccional Cali. Metodología PRINCE 2.pptx Paulo Vásquez González, Metodologías de Gestión de Proyectos, alcance, impacto y tendencias - Universidad de Chile.pdf Ángel Águeda Barrero, PMBOK vs PRINCE2.pdf Juan Antonio Maestro, Javier García. Universidad Antonio de Nebrija. PRINCE2 vs PMBOK.pdf
Referencias: web
Wikipedia, PMBOK, link http://es.wikipedia.org/wiki/Project_Management_Body_of_Knowledge Jose Luis Fernandez, Introduciendo a PRINCE2, PRINCE2® in Spanish, viernes, 16 de diciembre del 2011, link http://jlfr-prince2.blogspot.com/ Jose Luis Fernandez, Introduciendo a PRINCE2, liderdeproyecto, link http://www.liderdeproyecto.com/articulos/introduciendo_a_prince2.html Alberto Muria, Un breve resumen de PMBOK, 31 de Octubre del 2011, link http://foritpro.com/gestion-de-proyectos/un-breve-resumen-de-pmbok/ QRP, Management Methods International, ¿Qué es PRINCE2?, link http://www.qrpinternational.es/index/prince-2/what-is-prince2 SOA Agenda, SOA Gobernance: Metodologías de la Administración de Proyectos, 13 de Agosto del 2008, link http://www.soaagenda.com/journal/articulos/soa-governance-metodologiasde-administracion-de-proyectos/
®
TM
PMBOK vs PRINCE2
Administración de Proyectos en Sistemas de Información
Elaborado por Richard Rázuri Gutierrez Agosto 2013
