Preguntas del Caso AtekPC Profesor Hugo Osorio 1. Realizar un resumen ejecutivo del caso, en el cual deben estar muy claro los antecedentes del caso y cual o cuales son las problemáticas que de él se desprenden
En la empresa AtekPC en los últimos años la industria ha comenzado a experimentar cambios que han aumentado la competencia a nivel internacional sumado a la aparición de productos sustitutos, lo cual amenaza su permanencia en el mercado. AtekPC carece de burocracia, burocracia, es decir no posee procesos estandarizados estandarizados para las diversas tareas o funciones que se requerían dentro de la empresa. La empresa funcionaba diferente a los requerimientos que exigía la industria de la tecnología, las relaciones jerárquicas eran directas e informales lo cual dejaban a tras a la compañía en la carrera del éxito en la industria. El director del departamento de tecnología, que juega un rol fundamental en una empresa relacionada al rubro tecnológico, decidió integrar una PMO (Departamento de Gestión de Proyectos). El objetivo de una PMO es estandarizar los procesos de una empresa a nivel transversal, centrándose en los IT, de manera de establecer métodos sistematizados, que se refleja en el inicio el proceso el resulta y su posterior retroalimentación.
Los gerentes de AtekPC, confiaban a la implementación exitosa de la PMO pero los empleados estaban esquivos, ya que los nuevos procesos dificultaban sus labores diarias en comparación a su sistema actual de realizar procesos. Además, la ejecución de las nuevas políticas que conlleva la PMO traería una serie de costos derivados de la puesta en marcha y permanencia exitosa del departamento de gestión de proyectos, que ponían en duda la decisión de su implementación a pesar de los beneficios que esta reportaba. La principal disyuntiva de Strider era si implementar o no, y cómo hacerlo para que no afectara, por una parte a la cultura organizacional y también a la estructura de costos de la empresa.
2. ¿Cuál es el propósito y la misión de una PMO?
Una PMO tiene como propósito, básicamente, definir y mantener estándares para la gestión de proyectos dentro de la organización, con objetivos específicos, tales como reducir los gastos innecesarios en los proyectos, reducir fallas en los proyectos IT, estandarizar procesos, metodologías, mejores prácticas y nomenclatura en la dirección de proyectos y completar los proyectos en el tiempo planificado. Es por lo anterior que se deduce, que dentro de la misión de la PMO está la integración de las diferentes áreas de la organización, la absorción de los conocimientos y habilidades sobre el negocio y cultura de la empresa, y los
estándares aplicables. El Departamento de Gestión de Proyectos busca estandarizar y optimizar procesos en la ejecución de proyectos. Además, de ser el gestor de la documentación, las guías y las métricas asociadas a estos procesos.
3. ¿Cuáles son los principales retos y obstáculos en la implementación de una PMO?
Los retos y obstáculos que puede generar la implementación de una PMO son relacionados con la adaptabilidad, en las que podríamos mencionar: que podría ser percibida como un ente burocrático que dificulte y alargue los procesos en la organización; además el personal puede no estar preparado ante estos nuevos procesos, lo que genera riesgos; puede existir una falta de herramientas de automatización de los procesos; a la hora de medir el éxito de una PMO se encuentran escasos recursos de medición o muy difícil la medición como tal; y también, la cultura y el cambio puede convertirse en enemigos de este nuevo proceso. Al mostrar esta serie de desventajas, retos y obstáculos, podemos evidenciar que la implementación de una PMO para cada empresa es totalmente diferente, referido a cada característica y cultura de las organizaciones. 4. ¿Qué estructuras y mecanismos de gobernanza son fundamentales para la aplicación eficaz PMO?
Principalmente, a la hora de aplicar en una empresa una PMO es preferible que la organización posea ciertas características que harían el trabajo más fácil para su incorporación, entre ellas se pueden nombrar la capacidad de realizar métodos estandarizados en la empresa, llevando a cabo procesos uniformes y disciplinados, con una estructura preferentemente matricial en la cual se utilizan equipos de empleados que llevan a cabo el trabajo, con el fin de aprovechar los puntos fuertes, así como compensar las debilidades, de las estructuras funcionales, divisionales y burocráticas donde si no está claro
quién
es
el
responsable
surgen
importantes
controversias.
Complementando, con un apoyo continuo al nuevo departamento y sus procesos que podrían llegar a ir muy despacio, pero confiando, de alguna manera, en que tendrá frutos futuros que beneficiaran a la empresa en muchos ámbitos ya sean económicos, de relaciones, eficiencia, ventas, etc.
5. ¿Cuántos PM son suficientes en una PMO?
Existen diversos factores que pueden explicar que cantidad de PM necesita una PMO, entre ellos esta, como lo explicado en el caso, el tipo de modelos organizacional que se desea aplicar, ya sea un PMO intensivo o liviano, el cual necesita una mayor cantidad de especialistas y el otro solo unos pocos especialistas que trabajen a través de los gerentes de los proyectos, respectivamente.
También
se
debe
considerar
el
tamaño
de
la
organización, el rubro de esta, la capacidad de generar proyectos y la obtención de estos, etc.
6. ¿Cuánto debe ser el apoyo o la participación directa de una PMO?
La participación y apoyo de una PMO debe ser alta, ya que está relacionada con todos los procedimientos dentro
de la empresa y sus
resultados también contribuyen a ella. Una empresa no debe sentirse amenazada por una PMO ya que Esta contribuye al desarrollo de sus procesos, optimizándolos y haciéndolos más transparentes, cuantificables y por lo tanto otorgando una posibilidad real de monitoreo en la evolución de la compañía, ya sea interna con el avance de procesos y externa, midiendo el potencial competitivo y la cuota de mercado.
7. ¿Cuál es el contexto de la industria de las PC? ¿En qué situación se encuentra AtekPC en esta industria?
La industria de las PC está cambiando a un ritmo cada vez más acelerado, y está pasando por un ‘proceso de consolidación’ (según Strider), el cual define que las acciones llevadas por los grandes fabricantes es adquirir a los más pequeños y así incrementar su escala. AtekPC es una empresa que ha demostrado una estabilidad desde que fue fundada en 1984, tratando de superar los cambios de una industria que ya ha madurado y en la cada vez existen más retos que superar, uno de ellos es la competencia, que cada vez aumenta más, relacionada al mercado de
los PC asiático. Claramente AtekPC está en una situación de desventaja frente a las nuevas competencias y productos sustitutos que están a la vanguardia, además, sus procesos no son los más óptimos para enfrentar esta aceleración del mercado.
8. ¿Qué conoce AtekPC acerca de PMO hasta ahora?
AtekPC hasta el momento conoce que PMO es un departamento que llego, en pocas cosas, a complicar las cosas (desde el punto de vista de la mayoría de los empleados) y la gerencia, por otra parte, lo ve como un proyecto a largo plazo, que hay que apoyarlo de la mejor manera, pero a la vez, sin sacrificar demasiado, y esta controversia genera el miedo de que la PMO derrumbe la cultura organizacional que es tan importante para una organización. Se sabe también que, PMO, es una nueva forma de gestión de los procesos, más rigurosa, mas burocrática, la cual busca el orden, el aprovechamiento total de los procesos, uso eficiente de los materiales y tiempos,
etc.
y
que
también
llega
a
remover
las
costumbres
organizacionales en cuanto a procesos, los que eran muy flexibles y directos entre todos los cargos. PMO también promete mejoras de IT en el desempeño, eficiencia y utilización de recursos de los proyectos hasta mejoras empresariales en cuanto a la gestión de costos y la capacidad corporativa para lanzar
productos, lo que AtekPC necesita para surgir de la crisis de la industria de las PC.
9. Dado lo anterior, AtekPC, ¿requiere de una PMO?
Analizando la posición actual de AtekPC en el mercado y los cambios que ha tenido la industria, claramente la empresa necesita un cambio, y la implementación de la PMO es uno de los factores esenciales que necesita la organización para crecer, reorganizarse y lograr avanzar como empresa ante la competencia.
10. “¿Cómo hago para avanzar hacia donde tenemos que ir sin atentar contra la cultura a fin de evitar una reacción adversa enorme?... Creo que tengo que hacerlo como lo estoy haciendo, de a poco, en lugar de armar un gran PMO y decir: ‘Acá esta mi PMO’” ¿Que recomendaría a Strider como solución a sus interrogantes? Plantee una solución potencial y la forma de implementarla.
Strider se responde así mismo con la real solución. Se evidencia esta gran dificultad con la instauración de la PMO, en una empresa que lo necesita, pero que en la contraparte alteraría drásticamente la cultura organizacional. La solución es instaurarla, pero de a poco, volver a la un sistema tan estricto y estandarizado en un sistema que puede demostrar que funciona
con ciertas modificaciones. En lugar de llegar como una gran revolución de procesos en la empresa, llegar como algo que ayudará de verdad a los procesos y que es amigo de los trabajadores. Se implementaría en un principio haciendo participe a todas las áreas que trabajaran con el nuevo sistema, en el conocimiento completo de esta, familiarizar. Luego de esto capacitar a un jefe de cada área para de alguna forma, hacer el proceso menos engorroso para los trabajadores, creando sistemas fáciles de usar y mostrando que en el largo plazo, para ellos, todo queda más ordenado y detallado. Sistemas digitales, retroalimentación del proceso, resultados obtenidos, beneficios en el desarrollo profesional mediante informes serian formas de implementarlo para introducir el PMO a la compañía.
