Indecom Por: Víctor Tateishi Saito
Indecom, Instituto de Computación y Sistemas de Información, es una institución educativa dedicada a la enseñanza de temas relacionados con computación y sistemas informáticos. Cuenta, en la actualidad, con 5 locales distribuidos estratégicamente en la ciudad de Lima, específicamente en ambos conos, en el centro y en los distritos de Jesús María y Lince. Hace aproximadamente año y medio se iniciaron programas de Reingeniería de Procesos, de Mejoramiento Continuo y de Calidad Total. La consecuencia de los rediseños de procesos decantaron en modificaciones organizacionales que implicaron rotaciones y reducciones de personal, así como una reestructuración del organigrama de la empresa. Producto de ello, una de las gerencias más afectadas fue la de Administración y Finanzas, que tuvo un corte del 40% de su personal. Bajo esas circunstancias el Gerente anterior, se habría sentido a disgusto decidiendo retirarse de la institución. El nuevo Gerente, Sr. Juan Rojas, había asumido el cargo sólo 2 semanas atrás. En una de éstas reuniones de Calidad, donde cada gerencia y jefatura exponen los problemas existentes y cuáles son sus objetivos a realizar, Juan Rojas al escuchar los comentarios de las demás gerencias le dijo a su Jefe de Logística, Oscar Chirinos: Juan:
Oscar, te das cuenta? Directa o indirectamente, indirectame nte, la mayoría de las áreas áreas están diciendo que gran parte de los problemas se inician en Logística. Es necesario que hagamos algo al respecto, no es así?
Oscar: No sólo eso Juan, contrariamente son ellos los que los generan y luego nos echan la culpa a nosotros. Juan, un poco extrañado y sorprendido por la respuesta de Oscar decide convocar a una reunión con el personal encargado del área logística para la siguiente semana, en donde cada persona deberá mencionar los problemas existentes dentro de su área y de la gerencia; pero desde dos ópticas diferentes: como encargados y como si fueran usuarios. Llegado el día, Oscar Chirinos llegó muy temprano y conversó con Abel Correa, encargado de Compras y Pedro Martínez, encargado de Almacenes, comentando lo siguiente: Oscar: Creo que, ahora con el nuevo gerente, es tiempo de aclarar las cosas; no importa la magnitud de los problemas ni las complicaciones que nos pudiera traer, hay que ser claros y transparentes, así choquemos con las demás gerencias.
La reunión se inició con la participación de Juan Rojas, Oscar Chirinos, Abel Correa y Pedro Martínez. Juan Rojas, quien tenía el uso de la palabra, les pidió que cada uno comente acerca de lo que pensaba de su trabajo y los principales problemas que afrontaban, iniciando con Oscar Chirinos. Juan:
Oscar, como Jefe de Logística, te agradeceré inicies esta reunión con tus opiniones y comentarios acerca de la problemática del área.
Oscar: Gracias Juan. La mayoría de nosotros tenemos tiempo en nuestros puestos y la verdad es que a pesar de la informalidad reinante en la empresa siempre hemos tratado de trabajar organizadamente; pero la verdad es que no contamos con el apoyo necesario para aplicar las políticas estrictamente y siempre nos vemos afectados por las demás gerencias….. Juan:
(Interrumpiendo) …… a qué te refieres con el apoyo necesario ?
Oscar: A decir verdad, los usuarios nos echan la culpa por varios motivos: porque no entregamos a tiempo, porque entregamos incompleto, porque entregamos otra cosa, porque ……… en fin, de todo ……. Vayamos por partes, actualmente se trabaja de la siguiente manera, existe un presupuesto aprobado por cada gerencia el cual está ingresado en el sistema, donde los usuarios hacen sus solicitudes de acuerdo a lo presupuestado y donde almacenes recibe todas las requisiciones el último día útil de cada mes. Ese mismo día los consolida y solicita a Compras la atención del pedido, vía el sistema. Al ser útiles y materiales locales, Compras tiene 3 días para adquirirlos y los proveedores nos los entreguen en el Almacén. Una vez llegados al Almacén, se reparte en aproximadamente 2 ó 3 días. Los problemas surgen cuando las compras no se completan al 100%, y esto se está dado en casi todas las Ordenes de Compras; dicen los proveedores que no les estamos cumpliendo a tiempo con sus facturas anteriores, y que tienen otros clientes por atender; no es que se nieguen a entregar, pero al parecer, no nos están dando prioridad. Y encima “sobre cuernos palos”, el Departamento de Publicaciones siempre nos solicita fuera de fecha y nosotros siempre les indicamos que sean más ordenados, pero finalmente viene una orden de la gerencia y tenemos que atenderla, por eso los problemas continúan ……… Juan:
Una pregunta (interrumpió), y cómo pueden atender fuera de fecha si el sistema no permite generar una solicitud a Compras sino el último día de cada mes ? Oscar: Lo que pasa es que el proveedor es de confianza y normalmente nos atiende y luego regularizamos. Pero esto sólo lo hacemos con Publicaciones, con otras áreas no.
Eso de trabajar justo a tiempo y stocks mínimos es un problema, creo que tanto Abel como Pedro van a explicarte mejor porque lo viven diariamente……. Abel ? Abel:
En lo referente a Compras, los principales problemas se generan por la aplicación de la nueva política sugerida por este proceso de mejora en que está la empresa y que estamos tratando de aplicar; nos afecta mucho y lo mismo sucede en almacenes. Pero el problema de fondo …… creo …… es que la Gerencia General quiere que el proceso de Calidad Total se aplique a todos los niveles y este clima ha hecho que cada gerencia busque mejorar sus procesos y lograr sus objetivos a como de lugar pero en forma aislada; es decir, como se dice comúnmente, cada uno está tirando para su lado y lamentablemente Logística se encuentra al medio de todos.
Juan:
Abel, puedes explícame con ejemplos ?
Abel:
Claro, se ha hecho un análisis de nuestros principales proveedores y he estado calculando que hemos logrado un ahorro del 15% con relación al año pasado inclusive algunos proveedores nos atienden rapidísimo, tal es así que antes demorábamos una semana para hacer las compras y ahora sólo 3 días, salvo algunas excepciones. Y a pesar de todo esto, los usuarios se quejan de que no los atendemos con rapidez y que no somos eficientes y no toman en cuenta el ahorro de nuestra gestión. Algo parecido sucede con Marketing que nos exige los materiales para ayer. Ellos mismo escogieron a los proveedores y nosotros no queremos más problemas; imagínate que haya deficiencias en el trabajo de otro proveedor escogido por nosotros ……. seguro nos levantan en peso.
Pedro: Eso es cierto, a mi me sucede lo mismo desde que trabajamos con stocks mínimos; han sucedido problemas ya que me solicitan los materiales para los 1º de cada mes cuando yo recién consolido el último día del mes anterior, y en un día no se puede comprar las cosas y repartirlas a los 5 locales que tenemos ……. ni que fuera mago …… por eso yo preferiría elevar mis stocks mínimos para poder atender de inmediato, al menos las urgencias, hasta que los proveedores completen las Ordenes de Compra y pueda atender las requisiciones de rutina. Pero que voy a hacer si la Gerencia General quiere que se trabaje así …… Oscar: (Dirigiéndose a Juan) …… como verás, ya estamos cansados de quejarnos y que no nos hagan caso por eso ahora que sabes todos los problemas te pedimos que nos apoyes porque como te habrás dado cuenta los culpables no somos nosotros.
Habiendo escuchado a su personal, Juan Rojas dio por terminada la reunión pensando que había que mucho por hacer ………. y no solamente con los usuarios.
El Organigrama de la empresa es el siguiente:
INDECOM Director General
Director Académico
Gerente de Administración y Finanzas Juan Rojas
Gerente de Marketing Jefe de Contabilidad
Gerente de Sistemas
Jefe de Logística Oscar Chirinos
Jefe de Finanzas Compras Abel Correa
Almacenes Pedro Martínez
TRABAJO POR HACER Ud. es Juan Rojas. Qué coordinaciones haría Ud. con las demás gerencias a fin de que los procesos logísticos puedan satisfacer las necesidades de los usuarios y mantener las políticas dictadas por la empresa? Qué medidas tomaría internamente en su área logística, sobre todo en lo que concierna a las compras y a los procesos de abastecimiento?
