FACULTAD DE: CIENCIAS EMPRESARIAES ESCUELA CADEMICO PROFESIONAL DE: ADMINISTRACIÓN DE EMPRESA NO CUENTAN CON UN ASISTENTE CONTABLE
RUIZ OLAYA, IRENE STEFANY
CICLO: X
EMPRESA: COOPERATIVA DE VIVIENDA DE LOS TRABAJADORES DEL MINISTERIO PÚBLICO
LIMA – PERÚ 2015
PRESENTACION
En el presente informe resaltamos las actividades, las experiencias y las soluciones encontradas a los problemas encontrados en la Cooperativa de vivienda de los trabajadores del Ministerio Publico. Mi objetivo es de cumplir todos los requisitos establecidos
en el reglamento de
prácticas de la Universidad Cesar Vallejo. Ya que este informe tiene por objetivo mostrar cuales son las ventajas y mejoras que
tienen o deberían tener la Cooperativa de Vivienda de los trabajadores del
Ministerio Publico. El presente trabajo pone en práctica todo lo aprendido durante todo este tiempo. Las practicas pre-profesionales es una etapa de transición entre la vida como estudiante y profesional el cual está orientada a la integración, profundización y aplicación de los conocimientos técnicos, científicos y habilidades adquiridas. En tal sentido el presente informe constituye una importante y fundamental herramienta ya que contiene
las actividades realizadas y funciones desempeñadas que
favorecieron el cumplimiento de los objetivos y resultados debidamente planteados a partir de la identificación de sus necesidades.
RESUMEN EJECUTIVO
La Cooperativa de Vivienda de los Trabajadores del Ministerio Público inicio sus actividades el 1 de Marzo del año 1995 cuyas viviendas se encuentran ubicadas en Kan Kun Nro. S/N PANAMERICA SUR KM. 40 (ALT PTE ALIPIO) – LURÍN, conformado por un total de 36 socios (MUJERES/HOMBRES). Tienen por objeto proporcionar a sus socios viviendas pudiendo para ello adquirir y urbanizar terrenos y realizar aquellos trabajos, obras y servicios que sean necesarios, e incluso aportar directa y personalmente el trabajo de sus socios. Si las obras de construcción no se realizan directamente por la cooperativa, éstas se adjudicarán de conformidad con la normativa que se contenga en sus propios estatutos o que sea acordada por la Asamblea General expresamente convocada para ello.
Al igual que en el caso de las Comunidades de propietarios, es frecuente que, para el cumplimiento de sus fines, las cooperativas designen una entidad gestora que será responsable ante la propia cooperativa de cualquier perjuicio que causen sus actuaciones a los intereses de la misma e igualmente, y de forma individualizada, frente a los socios y terceros
INDICE I. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA 1.1. Razón Social 1.2. RUC 1.3. Dirección 1.4. Correo Electrónico 1.5. Sector Económico 1.6 Actividad Económica II. PLATAFORMA ESTRATEGICA 2.1 Visión 2.2 Misión 2.3 Objetivos Organizacionales (Generales y Específicos) 2.4 Metas 2.5 Valores Institucionales III. INSTRUMENTO DE GESTIÓN ARGANIZACIONAL 3.1 Manual de Organizaciones 3.2 Reglamento de Organización y Funciones 3.3 Reglamento Interno de Trabajo 3.4 Organigrama de la Empresa IV. DESCRIPCIÓN DEL CARGO QUE DESEMPEÑA EN LA EMPRESA 4.1 Funciones del departamento donde desarrolla las Prácticas 4.2 Descripción de las Funciones Generales y Especificas del Practicante 4.3 Perfil del profesional, descripción del puesto de trabajo. V. IDENTIFICACIÓN DE LOS GRUPOS DE INTERES DE LA ORGANIZACIÓN 5.1 Clientes 5.2 Proveedores 5.3 Competidores 5.4 Sustitutos VI. EL 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6
PROBLEMA EN LA ORGANIZACIÓN Identificación de un problema en la Organización Planteamiento del Problema Objetivos del caso a resolver (Generales y específicos) Marco Teórico Marco Conceptual Presentación de la Propuesta de Mejora
I.
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA RAZON SOCIAL Cooperativa de Vivienda de los Trabajadores del Ministerio Publico
RUC 20263667043
DIRECCIÓN Jr. Pachitea #279 - Oficina 300
CORREO CORPORATIVO
[email protected]
SECTOR ECONOMICO Cuaternario
ACTIVIDAD ECONOMICA Secundaria
II.
PLATAFORMA ESTRATEGICA MISIÓN Satisfacer las necesidades habitacionales de los socios y, permitiendo el acceso a la vivienda gracias al esfuerzo de cada uno de los asociados. Toda persona interesada, puede formar parte de nuestra Cooperativa siempre y cuando sean trabajadores del Ministerio Publico. El aporte individual de sus integrantes, contribuye al beneficio del conjunto. El fruto del esfuerzo se materializa en la construcción de viviendas confortables y de calidad en un tiempo determinado con todas las garantías que se requiere.
VISIÓN Al 2020 seremos una cooperativa reconocida en gestión y atención a nuestros socios a través de una mejora continua de nuestros procesos, con la captación efectiva de fondos propios y externos.
OBJETIVOS ORGANIZACIONALES OBJETIVO GENERAL: En los próximos 5 años ser una cooperativa líder en su rubro sobresaliendo en un buen servicio brindado hacia sus socios, marcando una diferencia mediante el acabado de sus viviendas.
OBJETIVOS ESPECIFICOS: Obtener una visión general de la Cooperativa. Conocer de forma clara y concisa sus
funciones
y
responsabilidades, así como relaciones y compromisos con los socios. Conocer con detalle las funcione, responsabilidades y objetivos del puesto. Conocimiento de todas las aportaciones que realizan los socios a la cuenta de la Cooperativa. Manejo básico de las funciones generales.
METAS Aumentar la rentabilidad. Mejorar las tasas de los empleados que cada puesto sea mejor pagado y reconocido. Cumplir con todas las expectativas de nuestros socios para así tener más propuestas de proyectos y realizarlos con eficacia.
VALORES INSTITUCIONALES o AYUDA MUTUA: Es el accionar de un grupo para la solución de problemas comunes.
o ESFUERZO PROPIO: Es la motivación, la fuerza de voluntad de los socios con el fin de alcanzar metas previstas. o RESPONSABILIDAD: Nivel de desempeño en el cumplimiento de las actividades para el logro de metas, sintiendo un compromiso moral con los socios. o DEMOCRACIA: Toma de decisiones colectivas por los socios (mediante la participación y el protagonismo) a lo que se refiere a la gestión de la cooperativa. o IGUALDAD: Todos los socios tienen iguales deberes y derechos. o EQUIDAD: Justa distribución de los excedentes entre los miembros de la cooperativa. o SOLIDARIDAD: Apoyar, cooperar en la solución de problemas de los socios, la familia y la comunidad. También promueve los valores éticos de la honestidad, transparencia, responsabilidad social y compromiso con los demás.
III.
INSTRUMENTOS DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF) GERENTE DE CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN mantiene una comunicación directa con la Asistente Administrativa, encargada de la LEGALIZACIÓN. Como perfil se busca un personal capacitado que pueda cumplir las diversas funciones asignadas. La conducta de todo trabajador de este establecimiento debe cumplir con las normas de: PUNTUALIDAD, RESPETO Y BUENAS COMPORTAMIENTO. Los puestos de trabajo cumplen con una seria de requisitos. Personas eficientes que maneje todos los programas y conozca el buen desarrollo de los negocios asignados. Se requiere que el personal sea: PROFESIONAL, RESPONSABLE Y PERSEVERANTE.
REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (ROF)
En la Cooperativa, nos tratamos unos a otros con respeto y dignidad. Esto significa que todos tienen derecho a trabajar en un ambiente libre de acoso, intimidación o discriminación. El acoso, la intimidación y la discriminación toman muchas formas, entre ellas: • Comentarios, gestos o contacto físico inadecuados • Mostrar o hacer circular fotografías u otros materiales ofensivos, derogatorios o de contenido sexual explícito por cualquier medio, incluyendo por correo electrónico o por Internet. • Chistes o comentarios ofensivos (explícitos o indirectos) • Abusos o amenazas verbales o físicos La Cooperativa se compromete a cumplir todas las leyes, normas y reglamentaciones. Usted también debe cumplir con todas las leyes, normas y reglamentaciones aplicables al desempeñar sus funciones.
REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO Selección del personal. El aspirante a integrar la Cooperativa se ajustará al esquema básico de selección diagramado a dichos fines.
Prestar en forma personal y eficiente las tareas que se le asignen, en las condiciones de tiempo, forma, lugar y modalidad que correspondan conforme a las y características de la actividad.
Asistir regularmente a sus tareas y mantener puntualidad, buena presencia y adecuada dedicación en su trabajo.
Responder en caso de daño ocasionado a la Cooperativa. Rendir cuentas de las sumas que la empresa le facilite para el desempeño de su labor, como viáticos, compra de materiales, etcétera.
Justificar sus inasistencias e impuntualidades
ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA
PRESIDENTA COVITMIP JULIA GAVANCHO TORRES
GERENTE ADMINISTRATIV O ULISES ASISTENTE ADMINISTRATIV O
ASESOR JURIDICO ANTONIO ROBLES AFÁN
IRENE RUIZ
IV.
DESCRIPCIÓN DEL CARGO QUE DESEMPEÑA EN LA EMPRESA
FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DONDE DESARROLLA LAS
PRACTICAS
ASISTENTE ADMINISTRATIVO Ante el reto, de un nuevo milenio los asistentes administrativos deberán realizar una serie de funciones, y roles así como desarrollar habilidades que les permitan trabajar eficientemente, ser innovadores y ampliar sus miras en un entorno inmediato que trasciende fronteras y los integra a una comunidad económica mucho más vasta.
Organiza la Agenda (visitas, teléfono, citas, etc.) de los socios de la Cooperativa con el Gerente Administrativo.
Redacta y envía la correspondencia a las unidades que lo requieran.
Realiza seguimiento a las aportaciones de los socios. Recibe los cheques y planillas de los socios en el Ministerio Publico.
DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES GENERALES Y ESPECÍFICAS DEL PRACTICANTE
FUNCIONES GENERALES
Administrativa.
FUNCIONES ESPECÍFICAS Manejo
de programas computarizados, completando las aportaciones de los socios recibidos mediante el correo de la Cooperativa. Estar constantemente informada al momento del recojo de planillas y cheques de los socios en el Ministerio Publico. Informar a los socios mediante correo electrónico las deudas y asambleas planteadas para diversas fechas.
PERFIL DEL PROFESIONAL, DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO Educación pre-universitaria finalizada. Manejo de Software Ofimático y de Comunicaciones tipo de
Microsoft Office, Windows, Outlook, Exploradores de Internet, etc. Cumplir los objetivos establecidos en el presente documento. Organización y disciplina personal. Interés por adquirir nuevos conocimientos. Experiencia previa como asistente administrativa al menos 6 meses consecutivos en los dos años anteriores
V.
IDENTIFICACIÓN DE LOS GRUPOS DE INTERES DE LA ORGANIZACIÓN CLIENTES o Está conformado por 36 Socios (Trabajadores del Ministerio Público)
PROVEEDORES
Cemento Sol Sodimac Sedapal Edelnor Tai Loy
SUSTITUTOS Paz Centenario Líder Los Portales
VI.
EL PROBLEMA EN LA ORGANIZACIÓN IDENTIFACIÓN DE UN PROBLEMA EN LA ORGANIZACIÓN
Área de Contabilidad – No se cuenta con una persona capacitada para manejar los balances anuales, estados de ingreso y gastos, flujo de caja anual, deudas anuales, etcétera.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA La Cooperativa de Vivienda de los Trabajadores del Ministerio Publico tiene 36 socios de los cuales son de ambos sexos. Esta cooperativa lleva ya activo más de 5 años, por el cual hay un problema en el área de “Contabilidad”; Se hace referencia que en esta área no se cuenta con una persona eficiente y proactiva que lleve a cabo los balances y cuenta financieras que se ingresa anualmente a la cuenta de la Cooperativa de los Trabajadores del Ministerio Publico. Cabe resaltar que no se tiene ningún problema con el área administrativa.
Muchas COOPERATIVAS DE VIVIENDAS, hoy en día se encuentran con problemas, comenzaron su andadura en los años del boom inmobiliario, si no en su momento más alto, sí cuando el acceso a una vivienda, fundamentalmente en las grandes ciudades, resultaba ya
muy caro y en un momento en el que si uno esperaba un año para comprar una casa su precio podía haberse incrementado, en ese plazo, en un 10, 20 o hasta 30%.
ARBOL DE LAS DOS CAUSAS PRINCIPALES
E F E C
Los socios no podrán evaluar los resultados de gestión con la finalidad de opinar sobre los estados
No tendrá quien analice los resultados económicos, detectando áreas críticas y señalando cursos de acción que permitan lograr mejores resultados.
T O
NO CUENTAN CON UN ASISTENTE CONTABLE
C A U S A
Los socios de la Cooperativa no tienen conocimiento del balance anual.
No aplica correctamente los programas establecidos para sacar los estados de cuentas.
MARCO TEORICO BALANCE ANUAL: Según Romano y Cervera (1990) considera que “es un informe financiero contable que refleja la situación económica y financiera de una empresa en un momento determinado. Se estructura a través de tres conceptos patrimoniales, el activo, el pasivo y el patrimonio neto, desarrollados cada uno de ellos en grupos de cuentas que representan los diferentes elementos patrimoniales”
ESTADOS FINANCIEROS: Según Flores (2008) considera que “son aquellos que se preparan al cierre de un periodo por consiguiente expresa que se deben caracterizar por su decisión, claridad, neutralidad y fácil consulta”.
ESTADO DE CUENTA: Según Sarmiento (2005) considera que “es un resumen periódico de actividades o movimientos en un determinado periodo de tiempo. El estado de cuenta más conocido es el estado de cunetas en una cuenta corriente, o cuenta de cheques, la que usualmente se presenta por parte de una entidad financiera a un cliente”.
SISTEMA INFORMATIVO:: Según Senn (2009) considera que “es el proceso de examinar la situación de una empresa con el propósito de mejorarla con métodos y procedimientos más adecuados”
MARCO CONCEPTUAL COOPERATIVA: Es una asociación autónoma de personas que se han unido voluntariamente para formar una organización democrática cuya administración y gestión debe llevarse a cabo de la forma que acuerden los socios.
COOPERATIVA DE VIVIENDA: Es un tipo de cooperativa cuyo objetivo social es el de proporcionar a sus socios viviendas, locales y
otros bienes inmuebles, adquiriendo suelo para construir y urbanizarlo. Las cooperativas de viviendas, como sociedades promotoras de viviendas, se han consolidado como uno de los mejores medios para acceder a una vivienda asequible y de calidad.
MINISTERIO PÚBLICO: Representa a la sociedad ante los órganos jurisdiccionales para velar por el respeto y las garantías constitucionales; promueve la acción penal pública en defensa del patrimonio público y social, del medio ambiente y de otros intereses difusos, y de los derechos de los pueblos indígenas, y ejerce la acción penal en los casos en que para iniciarla o proseguirla no fuese necesaria instancia de parte.
SOCIO: Es la persona que recibe cada una de las partes en un contrato de sociedad. Mediante ese contrato, cada uno de los socios se compromete a aportar un capital a una sociedad, normalmente con una finalidad empresarial con la capacidad de tener más capital.
APORTACIONES: Constituye la contribución del socio en cuanto tal a la promoción del fin común de la sociedad.
CONSEJO ADMINISTRATIVO: Una de las formas que puede adoptar el órgano de una sociedad mercantil.
administración
y
de
representación
de
LEGALIZACIÓN: Acto administrativo, mediante el cual la autoridad competente acredita la autenticidad de un documento o de una firma, atribuyéndole efectos legales.
COVITMIP: Cooperativa de Vivienda de Trabajadores del Ministerio Publico.
INMUEBLE: es un bien que se encuentra unido a un terreno de modo inseparable, tanto física como las parcelas son bienes inmuebles.
jurídicamente.
Los edificios y
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
FLORES, J. (2008). Estados Financieros. Lima: Real Time
ROMAN, J & CERVERA, M. (1990). Introducción a la Contabilidad SENN, J. (2009). Análisis y Diseño de Sistemas de Información SARMIENTO, C. (2006). Cuentas Contables. Madrid
