POLA KETENAGAAN
PERENCANAAN PENGHITUNGAN KEBUTUHAN TENAGA PENUNJANG MEDIS
A. PENDAHULUAN
Rumah Sakit merupakan unit kesehatan masyarakat yang penting dan dibutuhkan dalam upaya pemenuhan tuntutan masyarakat akan kesehatan. Banyak unsur yang berperan dan menduk ung berfungsinya operasional salah satunya SDM (Sumber Daya Manusia). Pemenuhan akan kebutuhan SDM baik dari sisi jumlah ataupun pendidikan sangat berpengaruh kepada output yang dihasilkan dari suatu unit kerja/gugus tugas tertentu untuk itulah dalam penyusunan Man Po!er Plan atau Peren"anaan SDM di RS. #ondong #atur sangat dibutuhkan penataan SDM sesuai dengan standart yang ada jika dalam organisasi rumah sakit "ara penghitungan kebutuhan tenaga profesi sudah ditetapkan sebelumnya dalam ketentuan yang diatur dalam peraturan peraturan kepega!aian kepega!aian RS. #ondong #atur yang mengadopsi mengadopsi juga ketentuan ketentuan dari pemerintah dalam hal ini Departemen $esehatan maka untuk penghitungan tenaga kesehatan diluar tenaga profesi atau yang biasa disebut dengan tenaga non medis akan dilakukan dengan tahapan/system %nalisis Beban $erja. Metode penghitungan/analisa data yang digunakan adalah metode ode
&'S
(&orkload
'ndi"ator
Staffing
eed)
berdasarkan
$epMen$es
o.*/Menkes/S$/+,,-. Metode penghitungan kebutuhan SDM berdasarkan beban kerja (&'S) adalah suatu metode penghitungan kebutuhan SDM berdasarkan pada beban kerja nyata yang dilaksanakan oleh tiap kategori SDM pada tiap unit kerja di suatu institusi. $elebihan metode &'S adalah mudah dioperasikan dioperasikan mudah digunakan digunakan mudah diterapkan se"ara teknis komprehensif dan realistis.
B. LATAR LATAR BELAKANG BELAKAN G
$ebutuhan SDM Rumah Sakit #ondong #atur dalam tiap tahun berubah disesuaikan dengan perubahan jumlah kunjungan pasien dan jenis pelayanan rumah sakit kepada pasien. leh karena itu itu perlu perlu dalam dalam setiap setiap tahun tahun dilaku dilakukan kan ealuas ealuasii kebutuh kebutuhan an ketenag ketenagaan aan rumah rumah sakit sakit dengan dengan penyusunan pola ketenagaan.
Belum adanya system penghitungan standar kebutuhan tenaga non medis yang ada di organisasi rumah sakit sebagaimana tenaga profesi mengakibatkan penempatan atau pendistribusian pega!ai/SDM yang masih belum menga"u kepada kebutuhan nyata suatu organisasi dalam hal ini rumah sakit menumpuknya SDM di satu unit non medis tanpa pekerjaan yang jelas dan kurangnya SDM di unit yang lain merupakan kenyataan dari permasalahan tersebut. Disisi lain pendistribusian SDM tidak berdasarkan kebutuhan nyata dalam arti SDM yang ada banyak sementara beban kerja sangat ke"il atau sebaliknya sehingga pen"apaian tujuan suatu organisasi kurang efisien dan efektif untuk itulah perlu dilakukan analisis beban kerja disuatu unit/gustu tertentu.
C. TUJUAN
0ujuan ditetapkannya mekanisme penghitungan jumlah kebutuhan SDM berdasarkan analisa beban kerja adalah untuk menetapkan jumlah kebutuhan SDM se"ara tepat sehingga efisiensi dan juga efektiitas kerja di setiap gugus tugas yang ada dapat terpenuhi dengan baik.
D. DEFINISI
*. $egiatan standar adalah satu
satuan !aktu (angka) yang
diperlukan untuk
menyelesaikan kegiatan pelayanan oleh SDM sesuai standar profesinya. +. Standar beban kerja adalah banyaknya jenis pekerjaan yang dapat dilaksanakan oleh seseorang dalam satu tahun kerja sesuai dengan standar profesional dan telah memperhitungkan libur sakit dan lain1lain. 2. %nalisa beban kerja adalah upaya menghitung beban kerja pada satuan kerja dengan "ara menjumlah semua beban kerja dan selanjutnya membagi kapasitas kerja perorangan persatuan !aktu. -. Beban kerja adalah banyaknya jenis pekerjaan yang harus diselesaikan oleh tenaga dalam satu tahun dalam satu unit kerja. 3. &'S (&ork 4oad 'ndi"ator Staff eed) adalah indi"ator yang menunjukkan besarnya kebutuhan tenaga berdasarkan beban kerja sehingga alokasi/relokasi akan lebih mudah dan rasional.
5. $egiatan produktif adalah kegiatan yang terkait langsung maupun tidak langsung dengan fungsi pelayanan yang dijalankan oleh SDM rumah sakit atau sesuai uraian tugas yang telah ditetapkan. 6. $egiatan produktif lainnya adalah kegiatan yang tidak terkait langsung dengan fungsi pelayanan yang dijalankan oleh SDM rumah sakit (standar kelonggaran). . $egiatan tidak produktif adalah kegiatan yang tidak terkait dengan fungsi pelayanan dan tidak bermanfaat bagi pelayanan. 7. $egiatan pribadi adalah kegiatan untuk kepentingan pribadi dan tidak berdampak sama sekali dengan fungsi pelayanan. *,. $ategori SDM adalah pengelompokan jenis SDM berdasarkan fungsi yang dijalankan. **. Shift kerja adalah pembagian !aktu kerja di unit1unit kerja pagi1siang1malam. *+. Data pelayanan adalah data yang menunjukkan output dari pelayanan di masing1masing unit kerja. *2. Bagi unit1unit kerja tertentu yang tidak dapat menggunakan tata penghitungan metode &'S dapat melakukan penghitungan dengan metode lain yang sesuai.
E. LANGKAH PENYUSUNAN KEBUTUHAN SDM.
*. Mendokumentasi $ategori SDM di Rumah Sakit #ontoh 8 •
Bidang
8 Penunjang Medis
•
9nit $erja
8 :armasi
•
$ategori SDM
8 1 %poteker
- %sisten %poteker +. Menetapkan &aktu $erja 0ersedia Kod e %
B # D >
Faktor
;ari $erja Minggu $erja Bulan $erja #uti 0ahunan Pendidikan = Pelatihan ;ari 4ibur asional $etidakhadiran $erja
Wakt
2*+ 3+ *+ *+ 3 *3 6
Sata!
;ari/tahun ;ari/tahun Bulan/tahun ;ari/tahun ;ari/tahun ;ari/tahun ;ari/tahun
Ketera!"a!
5 hari < 3+ minggu
: @ ; '
?am $erja ;ari $erja 0ersedia &aktu $erja 0ersedia &aktu $erja
6 +62 *7** **-55,
?am/hari ;ari/tahun ?am/hari Menit/tahun
%1(BA#ADA>) (%A(BA#ADA>): ;5,
(Menit/tahun) 2. Menyusun Standar Beban $erja (SB$) SB$ C
&aktu 0ersedia Rata+ !aktu per kegiatan
-. Menyusun Standar $elonggaran Standar $elonggaran C
?umlah rata1rata !aktu per faktor kelonggaran &aktu kerja tersedia
?umlah rata1rata !aktu per faktor kelonggaran C * jam < 2*+ hari < 5, menit C *6+, Standar $elonggaran
C *6+,/**-55, C ,.*5
3.
Menghitung $ebutuhan 0enaga $ebutuhan SDM C ($uantitas $egiatan Pokok A Standar $elonggaran) Standar Beban $erja
5.
Menetapkan 9nit $erja kerja dan kategori SDM *
+
9'0 $>R?% :armasi
4aboratorium
$%0>@R' SDM %poteker Penanggunja!ab %poteker Pendamping %% @undang %sisten %poteker Dokter Sp P$ %nalis $esehatan
2
Radiologi
Dr. Radiologi Radiografer
-
Rekam Medis
3
'nstalasi @ii
5
4aundry
Rekam Medis 9mum %hli @ii ?uru Masak 9mum 4aundry
$9%4':'$%S' S* :armasi S* :armasi S40% D2 :armasi S40% D2 :armasi Dokter Spesialis Patologi $linik S40% D2 %nalis $esehatan Dokter Spesialis Radiologi D2 D- %0R D2 Rekam Medis S40P S40% D2 %hli @ii S40P S40% S40P S40% S40P S40%
6.
Menyusun standar beban kerja per kegiatan pokok. Standar beban kerja per kegiatan pokok disusun berdasarkan !aktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan per kegiatan pokok (rata1rata !aktu) dan !aktu yang tersedia per tahun yang dimiliki oleh masing1masing kategori SDM.
.
Menyusun standar kelonggaran SDM rumah sakit. Standar kelonggaran SDM rumah sakit ditetapkan dengan presentase. Prosentase faktor kelonggaran diperoleh dari jumlah !aktu seluruh kegiatan produktif lainnya dibandingkan dengan jumlah seluruh !aktu yang digunakan SDM dalam satu tahun. 7. Penghitungan kebutuhan tenaga per unit kerja per kategori SDME jumlah optimal kebutuhan tenaga berdasarkan kategori kegiatan produktif.
F. ALUR PENYUSUNAN POLA KETENAGAAN.
*. Staf di masing1masing unit kerja men"atat kegiatan yang dilakukan selama !aktu kerja dari mulai datang sampai pulang. +. $epala unit kerja/kepala seksi/kepala sub bagian merangkum dan mengelompokkan semua kegiatan yang dilakukan per shift per kategori SDM selama !aktu kerja di unit kerja masing1masingE yang meliputi kegiatan produktif kegiatan tidak produktif dan kegiatan pribadi. 2. $epala unit kerja/kepala seksi/kepala sub bagian mengelompokkan kegiatan produktif ke dalam kegiatan pokok per kategori SDM berdasarkan uraian tugas yang telah ditetapkan. -. $epala unit kerja/kepala seksi/kepala sub bagian menetapkan !aktu kerja tersedia. 3. $epala unit kerja/kepala seksi/kepala sub bagian menentukan rata1rata !aktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan satu kegiatan pokok per masing1masing kategori SDM di unit kerjanya. 5. $epala unit kerja/kepala seksi/kepala sub bagian menghitung olume beban kerja selama * tahun per kategori SDM di unit kerjanya (standar !aktu kelonggaran). 6. $epala unit kerja/kepala seksi/kepala sub bagian menyusun standar kelonggaran. . $epala unit kerja/kepala seksi/kepala sub bagian kerja menghitung kuantitas kegiatan pokok yang dilaksanakan di tiap unit kerja selama kurun !aktu satu tahun.
7. Bagian SDM menyusun kebutuhan SDM per unit kerja berdasarkan usulan dari masing1 masing kepala unit kerja/kepala seksi/kepala sub bagian.
G. SASARAN
Seluruh gugus tugas non shift/non medis
H. E#ALUASI
9sulan/penghitungan
tersebut
akan
diealuasi
bersama
dalam
proses
penyusunan
Peren"anaan $ebutuhan 0enaga untuk identifikasi kebutuhan tenaga pada tahun berikutnya.
I. CONTOH PEMBUATAN ANALISA BEBAN KERJA Berda$ar A!a%&$a Be'a! Ker(a )WISN*
Bidang
8 Penunjang Medis
9nit $erja 8 :armasi ?abatan N o
a
8 %poteker
Na+a,Ke"&ata!
Wkt Kr( )Me!&t *
b
Ka! t&ta$
c
d
*
%nalisis resep
,.3
,
+
Membuat etiket
,.3
+-,
2
#erk ulang resep
,.3
,
-
Penyerahan resep
+
,
3
Buat 4aporan F..
*3
-
5
Buat pesanan 3 * pembelian Membuat -+, * formularium Tota% Ke't-a! SDM Tota% Ke't-a! SDM )Pe+'%ata!*
6
Sat a!
e
;aria n ;aria n ;aria n ;aria n ;aria n ;aria n ;aria n
A!"k a
D%+ $eta-!
f
g = (d x f)
Wakt )Me!&t *
SBK
h
i = (h : c)
Ke't-a ! SDM
2*+
+-75,
**-55,
++72+,
j = (g + 0.16) : i ,.*,7
2*+
6-,
**-55,
++72+,
,.2+6
2*+
+-75,
**-55,
++72+,
,.*,7
2*+
+-75,
**-55,
3622,
,.-23
2*+
*+-
**-55,
++72+
,.,3-
2*+
5+-,
**-55,
**-55,
,.,3-
2*+
2*+
**-55,
+62
*.*-2 +.+2+
Gogyakarta ,* %pril +,*3 Rumah Sakit #ondong #atur
dr. ;erti >lia Silalahi M.$es.PhD. Direktur
