Per Menpan No 35 Th 2012

PEDOMAN PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI PEMERINTAHAN

KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2012

MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI ROKRASI REPUBLIK INDONES I NDONESIIA

PERATURAN MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA NOMOR 35 TAHUN 2012 TENTANG PEDOMAN PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI PEMERINTAHAN DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA,

Menimbang

Mengingat

:

:

a.

bahwa Peraturan Menteri Negar egara a Pend Penday ayag agun unaa aan n Aparatur Negara Nomo Nomorr Per/ Per/21 21/M /M.P .PAN AN/1 /11/ 1/20 2008 08 tentan tentang g Penyus Penyusunan unan Standar Standar Operasi Operasiona onall Prosed Prosedur ur SOP! Administrasi Pemerintahan sudah tida" sesuai dengan "ebutuhan dan per"embangan "eadaan#

b.

bahwa dalam rang"a pela"sanaan $e%ormasi &iro"rasi perlu mengganti Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor Per/21/M.PAN/11/2008 tentang Penyusunan Standar Operasional nal Prosedur SOP! Administrasi Pemerintahan#

'.

bahwa berdasar"an pertimbangan sebagaiman dima"sud dalam huru% a dan huru% b perlu menetap"an Peraturan Menteri Pendayagunaan Apar Aparat atur ur Negar Negara a dan dan $e%o $e%orm rmas asii &iro &iro"r "ras asii (ent (entang ang Penyusun usuna an Standar ndar Operasional Prosedur SOP! Administrasi Pemerintahan#

1.

)ndang*undang Nomor 2+ (ahun 200, tentang Pelayanan Publi" -embaran Negara (ahun 200, Nomor 112 dan (ambahan -embaran Negara Nomor +08!#

2. Peraturan...

MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI ROKRASI REPUBLIK INDONES I NDONESIIA

PERATURAN MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA NOMOR 35 TAHUN 2012 TENTANG PEDOMAN PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI PEMERINTAHAN DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA,

Menimbang

Mengingat

:

:

a.

bahwa Peraturan Menteri Negar egara a Pend Penday ayag agun unaa aan n Aparatur Negara Nomo Nomorr Per/ Per/21 21/M /M.P .PAN AN/1 /11/ 1/20 2008 08 tentan tentang g Penyus Penyusunan unan Standar Standar Operasi Operasiona onall Prosed Prosedur ur SOP! Administrasi Pemerintahan sudah tida" sesuai dengan "ebutuhan dan per"embangan "eadaan#

b.

bahwa dalam rang"a pela"sanaan $e%ormasi &iro"rasi perlu mengganti Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor Per/21/M.PAN/11/2008 tentang Penyusunan Standar Operasional nal Prosedur SOP! Administrasi Pemerintahan#

'.

bahwa berdasar"an pertimbangan sebagaiman dima"sud dalam huru% a dan huru% b perlu menetap"an Peraturan Menteri Pendayagunaan Apar Aparat atur ur Negar Negara a dan dan $e%o $e%orm rmas asii &iro &iro"r "ras asii (ent (entang ang Penyusun usuna an Standar ndar Operasional Prosedur SOP! Administrasi Pemerintahan#

1.

)ndang*undang Nomor 2+ (ahun 200, tentang Pelayanan Publi" -embaran Negara (ahun 200, Nomor 112 dan (ambahan -embaran Negara Nomor +08!#

2. Peraturan...

MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA

-2-

2.

Pera Peratu tura ran n Pres Presid iden en Nom Nomor or 81 (ah (ahun un 201 2010 0 tent tentang ang rand esign $e%ormasi &iro"rasi 2010*202+#

.

Pera Peratu tura ran n Ment Menter erii Nega Negara ra Pen Penda daya yagu guna naan an Apar Aparat atur ur Negara dan $e%ormasi &iro"rasi Nomor 12 (ahun 2010 tentang Organisasi dan (ata era ementerian Pendayagunaan Aparatur Negaradan $e%ormasi &iro" &iro"ras rasii sebagai sebagaiman mana a telah telah bebera beberapa pa "ali "ali diubah diubah33 tera"hir dengan Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negaradan $e%ormasi &iro"rasi Nomor 4 (ahun 2012#

4.

Pera Peratu tura ran n Ment Menter erii Nega Negara ra Pen Penda daya yagu guna naan an Apar Aparat atur ur Negara dan $e%ormasi &iro"rasi Nomor 20 (ahun 2010 tentang $oad Map $e%ormasi &iro"rasi 2010* 2014#

+.

Pera Peratu tura ran n Ment Menter erii Nega Negara ra Pen Penda dayag yaguna unaan an Apar Aparat atur ur Negara dan $e%ormasi &iro"rasi Nomor 5 (ahun 2011 tentang Pedoman Penyusunan o"umen )sulan $e%ormasi &iro"rasi#

6.

Pera Peratu tura ran n Ment Menter erii Nega Negara ra Pen Penda daya yagu guna naan an Apar Aparat atur ur Negara dan $e%ormasi &iro"rasi Nomor 12 (ahun 2011 tentang Pedoman Penataan (ata -a"sana Business Process !# !#

M7M)()SAN Menetap"an

 P7$A()$AN M7N(7$9 P7NA:A)NAAN APA$A()$ N7A$A AN $7;O$MAS9 &9$O$AS9 $7P)&-9 9NON7S9A 9NON7S9A (7N(AN (7N(AN P7OMAN P7OMAN P7N:)S)NAN P7N:)S)NAN S(ANA$ S (ANA$ OP7$AS9ONAP$OS7)$ AM9N9S($AS9 P7M7$9N(A
Pasal 1...


-3-

Pasal 1 Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan sebagaimana diatur dalam Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan $e%ormasi &iro"rasi ini merupa"an pedoman/a'uan bagi instansi pemerintah pusat dan pemerintah daerah pro=insi/"abupaten/"ota untu" menyusun Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan selanutnya disebut SOP AP! di ling"unganinstansi masing*masing dalam rang"a pela"sanaan $e%ormasi &iro"rasi. Pasal 2 SOP AP yang telah disusun di instansi pemerintah pusat dan pemerintah daerah pro=insi/"abupaten/"ota3 se'ara bertahap menyesuai"an dengan Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan ini. Pasal  Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan adalah sebagaimana ter'antum dalam -ampiran dan merupa"an bagian yang tida" terpisah"an dari Peraturan ini. Pasal 4 engan berla"unya Peraturan ini3 Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor Per/21/M.PAN/11/2008 tentang Penyusunan Standar Operasional Prosedur SOP! Administrasi Pemerintahan di'abut dan dinyata"an tida" berla"u. Pasal + Peraturan Menteri ini berla"u sea" tanggal diundang"an. .

Agar...

-4-

Agar

setiap

orang

mengetahuinya3

memerintah"an

MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI

SI

pengundanganBIROKRA Peraturan Menteri ini dengan REPUBLIK penempatannya dalam &erita Negara $epubli" 9ndonesia

itetap"an di >a"arta pada tanggal 1, >uni 2012 M7N(7$9 P7NA:A)NAAN APA$A()$ N7A$A AN $7;O$MAS9 &9$O$AS9 $7P)&-9 9NON7S9A3

A?@A$ A&)&AA$ iundang"an di >a"arta pada tanggal 21 >uni 2012 M7N(7$9 <))M AN
AM9$ S:AMS)9N &7$9(A N7A$A $7P)&-9 9NON7S9A (A<)N 2012 NOMO$ 64,


-AMP9$AN P7$A()$AN M7N(7$9 P7NA:A)NAAN APA$A()$ N7A$A AN $7;O$MAS9 &9$O1$AS9 $7P)&-91 9NON7S9A NOMO$ + (A<)N 2012 (7N(AN P7OMAN P7N:)S)NAN S(ANA$ OP7$AS9ONA- P$OS7)$ AM9N9S($AS9 P7M7$9N(A
PEDOMAN PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI PEMERINTAHAN

BAB I PENDAHULUAN

A.

Latar b!a"a#$ (uuan "ebia"an $e%ormasi &iro"rasi di 9ndonesia adalah untu" membangun pro%il dan perila"u aparatur negara yang memili"i integritas3 produ"ti=itas3

dan

bertanggungawab

serta

memili"i

"emampuan

memberi"an pelayanan yang prima melalui perubahan pola pi"ir mind set ! dan budaya "era culture set ! dalam sistem manaemen pemerintahan. $e%ormasi &iro"rasi men'a"up delapan area perubahan utama pada instansi pemerintah di pusat dan daerah3 meliputi organisasi3 tata la"sana3 peraturan perundang*undangan3 sumber daya manusia aparatur3 pengawasan3 a"untabilitas3 pelayanan publi"3 mind set dan culture set aparatur. Pada ha"e"atnya perubahan "etatala"sanaan

diarah"an untu"

mela"u"an penataan tata la"sana instansi pemerintah yang e%e"ti% dan e%isien.

Salah satu upaya penataan tata la"sana diwuud"an dalam

bentu" penyusunan dan

implementasi standar

Standar Operasional

Prosedur Administrasi Pemerintahan selanutnya disebut dengan SOP AP! dalam pela"sanaan tugas dan %ungsi aparatur pemerintah. egiatan

penyusunan

dan

implementasi SOP

AP

memerlu"an

partisipasi penuh dari seluruh unsur aparatur yang ada di dalam institusi pemerintah. (untutan partisipasi penuh dari seluruh unsur institusi ini dilandasi dengan alasan bahwa pegawailah yang paling tahu "ondisi yang ada...


-2-

ada di tempat "eranya masing*masing dan yang a"an langsung ter"ena dampa" dari perubahan tersebut. &erdasar"an

pra"te"

ementerian/-embaga

dan

penyusunan

SOP

Pemerintah

AP

aerah

oleh

ditemui

beberapa perbedaan

pemahaman dan =ariasi %ormat do"umen SOP yang dihasil"an. alam "aitan Standar

tersebut

ma"a

perlupenyempurnaan pedoman Penyusunan

Operasional Prosedur Administrasi

Pemerintahan SOP

AP!

sebagai pengganti PermenPAN Nomor P7$/21/M.PAN/11/2008 untu" diadi"an a'uan bagi instansi pemerintah pusat dan pemerintah daerah dalam menyusun SOP AP.

B.

T&'&a# (a# Sa)ara# (uuan dari pedoman ini adalah untu" memberi"an panduan bagi seluruh instansi pemerintah pusat dan daerah dalam mengidenti%i"asi3 menyusun3

mendo"umentasi"an3

menge=aluasi

SOP

AP

sesuai

mengembang"an3 dengan

tugas

dan

memonitor %ungsi

serta

aparatur

pemerintah. Sasaran yang diharap"an dapat di'apai melalui pedoman ini adalah 1. Setiap instansi pemerintah sampai dengan unit yang ter"e'il memili"i SOP AP*nya masing*masing# 2. Penyempurnaan proses penyelenggaraan pemerintahan# . etertiban dalam penyelenggaraan pemerintahan# 4. Pening"atan "ualitas pelayanan "epada masyara"at.

*+ P#$rta# 1. Standar Operasional Prosedur adalah serang"aian instru"si tertulis yang diba"u"an

mengenai

berbagai

proses

penyelenggaraan

a"ti=itas

organisasi3 bagaimana dan "apan harus dila"u"an3 dimana dan oleh siapa dila"u"an# 2. Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan SOP AP!

adalah%


-3-

adalah

standar

penyelenggaraan

operasional administrasi

prosedur

dari

pemerintahan

berbagai

yangsesuai

proses dengan

peraturan perundang*undangan yang berla"u# . Administrasi pemerintahan adalah pengelolaan proses pela"sanaan tugas dan

%ungsi

pemerintahan

yang

dialan"an

oleh

organisasi

pemerintah# 4. SOP administrati% adalah prosedur standar yang bersi%at umum dan tida" rin'i dari "egiatan yang dila"u"an oleh lebih dari satu orang aparatur atau pela"sana dengan lebih dari satu peran atau abatan# +. SOP te"nis adalah prosedur standar yang sangat rin'i dari

"egiatan

yang dila"u"an oleh satu orang aparatur atau pela"sana dengan satu peran atau abatan.

D+ Ma#-aat 1. Sebagai

standarisasi

'ara

yang

dila"u"an

aparatur

dalam

menyelesai"an pe"eraan yang menadi tugasnya# 2. Mengurangi ting"at "esalahan dan "elalaian yang mung"in dila"u"an oleh seorang aparatur atau pela"sana dalam mela"sana"an tugas# . Mening"at"an e%isiensi dan e%e"ti=itas pela"sanaan tugas dan tanggung awab indi=idual aparatur dan organisasi se'ara "eseluruhan# 4. Membantu aparatur menadi lebih mandiri dan tida" tergantung pada inter=ensi

manaemen3

sehingga

a"an

mengurangi

"eterlibatan

pimpinan dalam pela"sanaan proses sehari*hari# +. Mening"at"an a"untabilitas pela"sanaan tugas# 6. Men'ipta"an u"uran standar "inera yang a"an memberi"an aparatur 'ara "on"rit untu" memperbai"i "inera serta membantu menge=aluasi usaha yang telah dila"u"an# 5. Memasti"an pela"sanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dapat berlangsung dalam berbagai situasi#

8. Menamin%


-4-

8. Menamin "onsistensi pelayanan "epada masyara"at3 bai" dari sisi mutu3 wa"tu3 dan prosedur# ,. Memberi"an in%ormasi mengenai "uali%i"asi "ompetensi yang harus di"uasai oleh aparatur dalam mela"sana"an tugasnya# 10. Memberi"an in%ormasi bagi upaya pening"atan "ompetensi aparatur# 11. Memberi"an in%ormasi mengenai beban tugas yang dipi"ul oleh seorang aparatur dalam mela"sana"an tugasnya# 12. Sebagai instrumen yang dapat melindungi aparatur dari "emung"inan tuntutan hu"um "arena tuduhan mela"u"an penyimpangan# 1. Menghindari tumpang tindih pela"sanaan tugas# 14. Membantu penelusuran

terhadap "esalahan*"esalahan

prosedural

dalam memberi"an pelayanan# 1+. Membantu memberi"an in%ormasi yang diperlu"an dalam penyusunan standar pelayanan3 sehingga se"aligus dapat memberi"an in%ormasi bagi "inera pelayanan.

E+ Pr#). 1+ Pr#). P#/&)&#a# SOP AP a. emudahan dan "eelasan. Prosedur*prosedur yang distandar"an harus dapat dengan mudah dimengerti dan diterap"an oleh semua aparatur bah"an bagi seseorang yang sama se"ali baru dalam pela"sanaan tugasnya# b. 7%isiensi dan e%e"ti=itas. Prosedur*prosedur yang distandar"an harus merupa"an prosedur yang paling e%isien dan e%e"ti% dalam proses pela"sanaan tugas# '. eselarasan. Prosedur*prosedur yang distandar"an harus selaras dengan prosedur*prosedur standar lain yang ter"ait#

d. "eteru"uran%


-5-

d. eteru"uran. Output dari prosedur*prosedur yang distandar"an mengandung standar "ualitas atau mutu ba"u tertentu yang dapat diu"ur pen'apaian "eberhasilannya# e. inamis. Prosedur*prosedur yang distandar"an harus dengan 'epat dapat

disesuai"an

dengan

"ebutuhan

pening"atan

"ualitas

pelayanan yang ber"embang dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan# %. &erorientasi pada pengguna atau piha" yang dilayani. Prosedur* prosedur yang distandar"an harus mempertimbang"an "ebutuhan pengguna customer’s needs ! sehingga dapat memberi"an "epuasan "epada pengguna# g. epatuhan hu"um. Prosedur*prosedur yang distandar"an harus memenuhi "etentuan dan peraturan*peraturan pemerintah yang berla"u# h. epastian hu"um. Prosedur*prosedur

yang distandar"an

harus

ditetap"an oleh pimpinan sebagai sebuah produ" hu"um yang ditaati3 dila"sana"an dan menadi instrumen untu" melindungi aparatur atau pela"sana dari "emung"inan tuntutan hu"um.

2+ Pr#). P!a")a#aa# SOP AP a. onsisten. SOP AP harus dila"sana"an se'ara "onsisten dari wa"tu "e wa"tu3 oleh siapa pun3 dan dalam "ondisi yang relati% sama oleh seluruh aaran organisasi pemerintahan# b. omitmen. SOP AP harus dila"sana"an dengan "omitmen penuh dari seluruh aaran organisasi3 dari ting"atan yang paling rendah dan tertinggi# '. Perbai"an ber"elanutan. terhadap

Pela"sanaan

SOP

penyempurnaan*penyempurnaan

AP harus terbu"a untu"

memperoleh

prosedur yang benar*benar e%isien dan e%e"ti%#

d. Mengi"at%


-6-

d. Mengi"at. SOP AP harus mengi"at pela"sana dalam mela"sana"an tugasnya sesuai dengan prosedur standar yang telah ditetap"an# e. Seluruh

unsur

memili"i

peranpenting. Seluruh

aparatur

mela"sana"an peran*peran tertentu dalam setiap prosedur yang distandar"an. >i"a aparatur tertentu tida" mela"sana"an perannya dengan bai"3 ma"a a"an mengganggu "eseluruhan proses3 yang a"hirnya

uga

berdampa"

pada

terganggunya

proses

penyelenggaraan pemerintahan# %. (erdo"umentasi

dengan

bai".

Seluruh

prosedur

yang

telah

distandar"an harus dido"umentasi"an dengan bai"3 sehingga dapat selalu diadi"an a'uan atau re%erensi bagi setiap piha"*piha" yang memerlu"an.

F+ R&a#$ L#$"&. Pedoman

ini

meliputi

enis3

%ormat3

do"umen3

penyusunan3

penetapan3 monitoring dan e=aluasi3 serta pengembangan SOP AP.

BAB II%

BAB II ENIS, FORMAT, DOKUMEN, DAN PENETAPAN SOP AP

A+ #) Adapun enis*enis SOP yang ada dalam "egiatan penyelenggaraan pemerintahan adalah seperti pada uraian beri"ut ini.

1+ SOP br(a)ar"a# S-at K$ata# &erdasar"an si%at "egiatan ma"a SOP dapat di"ategori"an "e dalam dua enis3 yaitu

a+ SOP T"#) Prosedur standar yang sangat rin'i dari

"egiatan yang dila"u"an

oleh satu orang aparatur atau pela"sana dengan satu peran atau abatan. Setiap prosedur diurai"an dengan sangat teliti sehingga tida" ada "emung"inan*"emung"inan =ariasi lain. SOP te"nis ini pada umumnya di'iri"an dengan 1) Pela"sana "egiatan berumlah satu orang atau satu "esatuan tim

"era atau satu abatan mes"ipun dengan pemang"u yang lebih dari satu# 2) &erisi lang"ah rin'i atau 'ara mela"u"an pe"eraan atau lang"ah

detail pela"sanaan "egiatan. SOP te"nis banya" diguna"an pada bidang*bidang yang menyang"ut pela"sana tunggal yang memili"i "ara"teristi" yang relati% sama dan dengan peran yang sama pula3 antara lain dalam bidang te"ni"3 seperti pera"itan "endaraan bermotor3 pemeliharaan "endaraan3 pengoperasian alat*alat3 dan lainnya# dalam bidang "esehatan3 pengoperasian alat*alat medis3 penanganan pasien pada unit gawat darurat3 medical check-up 3 dan lain*lain. alam penyelenggaraan administrasi

pemerintahan3

SOP te"nis

diterap"an pada bidang*bidang yang dila"sana"an oleh pela"sana tunggal atau abatan tunggal3 antara lain pemeliharaan sarana dan prasarana3 pemeri"saan "euangan auditing !3 "earsipan3 "orespondensi3 do"umentasi%


-8-

do"umentasi3 pelayanan*pelayanan "epada masyara"at3 "epegawaian dan lainnya. ontoh SOP (e"nis adalah SOP Penguian Sampel di -aboratorium3 SOP

Pera"itan

endaraan3

SOP

Pengagendaan

Surat

dan

SOP

Pemberian isposisi. SOP

te"nis

ini

merupa"an

ementerian/-embaga dan Pemerintah tugas dan %ungsi

yang dimili"inya

administrati%. )ntu" itu ma"a memperlan'ar

pela"sanaan

"ebutuhan

organisasi

aerah dalam

pela"sanaan

disamping SOP yang

SOP enis ini

tugas

dan

%ungsi

bersi%at

harus dibuat guna sehari*hari

satuan

organisasi/satuan organisasi di ling"ungan ementerian/-embaga dan Pemerintah

aerah

guna

mendu"ung

e%e"ti=itas

dan

e%isiensi

pela"sanaan tugas dan %ungsi yang dimili"inya.

b+ SOP A(#)trat- SOP administrati% adalah prosedur standar yang bersi%at umum dan tida" rin'i dari "egiatan yang dila"u"an oleh lebih dari satu orang aparatur atau pela"sana dengan lebih dari satu peran atau abatan. SOP administrati% ini pada umumnya di'iri"an dengan 1) Pela"sana "egiatan berumlah banya" atau lebih dari satu

aparatur atau lebih dari satu abatan dan bu"an merupa"an satu "esatuan yang tunggal# 2) &erisi tahapan

pela"sanaan "egiatan atau lang"ah*lang"ah

pela"sanaan "egiatan yang bersi%at ma"ro ataupun mi"ro yang tida" menggambar"an 'ara mela"u"an "egiatan. SOP administrati% men'a"up "egiatan ling"up ma"ro dengan ruang ling"up yang besar dan tida" men'ermin"an pela"sana "egiatan se'ara detail dan "egiatan ling"up mi"ro dengan ruang ling"up yang "e'il dan men'ermin"an

pela"sana

yang

sesungguhnya

dari

"egiatan

yang

dila"u"an.

alam%


-9-

alam penyelenggaraan administrasi pemerintahan ling"up ma"ro3 SOP administrati% dapat diguna"an untu" proses*proses peren'anaan3 pengganggaran3 dan lainnya3 atau se'ara garis besar proses*proses dalam si"lus penyelenggaraan administrasi pemerintahan. SOP administrati% dalam ling"up mi"ro3 disusun untu" proses*proses administrati% dalam operasional seluruh instansi pemerintah3 dari mulai ting"atan unit organisasi yang paling "e'il sampai pada ting"atan organisasi

yang

tertinggi3

dalam

menalan"an

tugas

po"o"

dan

%ungsinya. ontoh SOP Administrasi adalah SOP Pelayanan Penguian Sampel i

-aboratorium3

SOP

Pelayanan

Perawatan

endaraan3

SOP

Penanganan Surat Masu" dan SOP Penyelenggaraan &imbingan (e"nis. isamping merupa"an "ebutuhan organisasi ementerian/-embaga dan Pemerintah aerah dalam pela"sanaan tugas dan %ungsi3 SOP administrati%

ini menadi

persyaratan

dalam

ebia"an

$e%ormasi

&iro"rasi. )ntu" itu ma"a SOP enis ini bai" yang bersi%at ma"ro dan mi"ro harus dibuat guna memperlan'ar pela"sanaan tugas dan %ungsi sehari*hari

satuan

organisasi/satuan

organisasi

di

ling"ungan

ementerian/-embaga dan Pemerintah aerah.

2+ SOP M#&r&t *a"&.a# (a# B)ara# K$ata# SOP menurut 'a"upan dan besaran "egiatan di"ategori"an "e dalam dua enis3 yaitu a. SOP

adalah

Ma"r

"egiatannya

berdasar"an

'a"upan

dan

besaran

men'a"upbeberapa SOP SOP mi"ro! yang

men'ermin"an SOP

SOP

bagian

dari

"egiatan

tersebut atau

yang merupa"an integrasi dari beberapa SOP SOP

mi"ro! yg membentu" serang"aian "egiatan dalam SOP tersebut. SOP ma"ro ini tida" men'ermin"an dila"u"an

"egiatan

yang

sesungguhnya

oleh pela"sanaanya misalnya3 menteri B

mengirim surat "e menteri :3

yang%


-10-

yang

mengirim

surat

adalah

"urir!3

sedang"an

SOP

mi"ro

men'ermin"an "egiatan yang dila"u"an pela"sananya misalnya "urir mengirim surat3 yang mengirim adalah "urir itu sendiri bu"an pela"sana lainnya!. ontoh SOP Pengelolaan Surat yang merupa"an SOP ma"ro dari SOP Penanganan Surat Masu"3 SOP Pemberian (anggapan terhadap Surat Masu"3 dan SOP Pengiriman Surat. SOP Penyelenggaraan &imbingan (e"nis merupa"an SOP ma"ro dari SOP Persiapan &imbingan (e"nis3 SOP Pela"sanaan &imbingan (e"nis3 dan SOP Pelaporan &imbingan (e"nis. Pende"atan lain yang dapat dila"u"an untu" memahami SOP ma"ro adalah dengan mela"u"an identi%i"asi awal terhadap "egiatan dari uraian/rin'ian tugas unit "era atau satuan "era terendah dari organisasi

pemerintah

"arena

pada

dasarnya

"egiatan

yang

dihasil"an dari identi%i"asi tersebut adalah "egiatan ma"ro. b. SOP M"r adalah SOP

yang berdasar"an 'a"upan dan besaran

"egiatannya merupa"an bagian dari sebuah SOP SOP ma"ro! atau SOP yang "egiatannya menadi bagian dari "egiatan SOP SOP ma"ro! yang lebih besar 'a"upannya. ontoh SOP Penanganan Surat Masu"3 SOP Pemberian (anggapan terhadap Surat Masu"3 dan SOP Pengiriman Surat SOP merupa"an SOP mi"ro dari SOP Pengelolaan Surat. SOP Persiapan &imbingan (e"nis3 SOP Pela"sanaan &imbingan (e"nis3 dan SOP Pelaporan &imbingan (e"nis merupa"an SOP mi"ro dari SOP Penyelenggaraan &imbingan (e"nis. Pende"atan lain yang dapat dila"u"an untu" memahami SOP mi"ro adalah dengan mela"u"an identi%i"asi terhadap "egiatan ter"ait dari SOP ma"ro "arena pada dasarnya "egiatan yang ter"ait

tersebut

adalah "egiatan mi"ro yang selanutnya bila disusun a"an menadi SOP mi"ro.

. SOP%


-11-

3+ SOP M#&r&t *a"&.a# (a# K!#$"a.a# K$ata# SOP menurut 'a"upan dan "eleng"apan "egiatan di"ategori"an "e dalam dua enis3 yaitu a. SOP F#a! adalah SOP yang berdasar"an 'a"upan "egiatannya telah menghasil"an produ" utama yang paling a"hir a tau %inal. ontoh SOP Penyusunan Pedoman merupa"an SOP ;inal dari SOP Penyiapan &ahan

Penyusunan

Pedoman. SOP Penyelenggaraan

&imbingan (e"nis merupa"an

SOP ;inal dari SOP Penyiapan

Penyelenggaraan &imbingan (e"nis. b. SOP Par)a! adalah SOP yang berdasar"an 'a"upan "egiatannya belum menghasil"an produ" utama yang paling a"hir atau %inal3 sehingga "egiatan ini masih memili"i rang"aian "egiatan lanutan yang men'ermin"an produ" utama a"hirnya. ontoh

SOP

Penyiapan

&ahan

Penyusunan

Pedoman

yang

merupa"an bagian parsial! dari SOP Penyusunan Pedoman. SOP Penyiapan Penyelenggaraan &imbingan (e"nis yang merupa"an bagian parsial! dari SOP Penyelenggaraan &imbingan (e"nis.

+ SOP M#&r&t *a"&.a# (a# #) K$ata# SOP menurut 'a"upan dan enis "egiatan di"ategori"an "e dalam dua enis3 yaitu a. SOP G#r"

)mum! adalah SOP berdasar"an si%at dan muatan

"egiatannya relati% memili"i "esamaan bai" dari "egiatan yang di* SOP*"an maupun dari tahapan "egiatan dan pela"sananya. Dariasi SOP

yang

ada

hanya

disebab"an

perbedaan

diterap"an. ontoh SOP Pengelolaan euangan di

lo"asi

SOP

Sat"er A

itu dan

SOP Pengelolaan euangan di Sat"er & memili"i SOP generi" SOP Pengelolaan euangan dengan a"tor PA3 PP3 &endahara3 dst.

b. SOPC


-12-

b. SOP S.)-" husus! adalah SOP berdasar"an si%at dan muatan "egiatannya relati% memili"i perbedaan dari "egiatan yang di*SOP* "an3 tahapan "egiatan3 a"tor pela"sana!3 dan tempat SOP tersebut diterap"an. SOP ini tida" dapat diterap"an di tempat lain "arena si%atnya yang spesi%i" tersebut. ontoh SOP Pela"sanaan Publi"asi
B+ Frat 7mpat %a"tor yang dapat diadi"an dasar dalam penentuan %ormat penyusunan SOP yang a"an dipa"ai oleh suatu organisasi adalah 1! berapa banya" "eputusan yang a"an dibuat dalam suatu prosedur# 2! berapa banya" lang"ah dan sub lang"ah yang diperlu"an dalam suatu prosedur# ! siapa yang diadi"an target sebagai pela"sana SOP# dan 4! apa tuuan yang ingin di'apai dalam pembuatan SOP ini. ;ormat

terbai"

SOP

adalah

%ormat

yang

sederhana

dan

dapat

menyampai"an in%ormasi yang dibutuh"an se'ara tepat serta mem%asilitasi implementasi SOP se'ara "onsisten sesuai dengan tuuan penyusunan SOP.

1+ Frat U& SOP Se'ara umum ;ormat SOP dapat "ita "ategori"an "e dalam empat enis3 yaitu

a+ La#$"a4 )(r4a#a S.! St.)6 Simple steps adalah bentu" SOP yang paling sederhana. SOP ini biasanya diguna"an i"a prosedur yang a"an disusun hanya memuat sedi"it "egiatan dan memerlu"an sedi"it "eputusan yang bersi%at sederhana. ;ormat SOP ini dapat diguna"an dalam situasi yang

hanya%


-13-

hanya ada beberapa orang yang a"an mela"sana"an prosedur yang telah disusun.

an

biasanya

merupa"an

prosedur rutin

dan

sederhana. alam simple steps ini "egiatan yang a"an dila"sana"an 'enderung sederhana dengan proses yang pende" yang umumnya "urang dari 10 sepuluh! lang"ah.

b+ Ta4a.a# br&r&ta# Hierarchical Steps 6 Hierarchical Steps ini merupa"an %ormat pengembangan dari simple steps . ;ormat ini diguna"an i"a prosedur yang disusun panang3 lebih dari 10 lang"ah dan membutuh"an in%ormasi lebih detail3 a"an tetapi hanya memerlu"an sedi"it pengambilan "eputusan. alam hierarchical steps3

lang"ah*lang"ah

yang

telah

diidenti%i"asi

diabar"an "edalam sub*sub lang"ah se'ara terperin'i.

7+ Gra-" Gra.476 ;ormat

ra%i"

graphic !

dipilih3

i"a

prosedur

yang

disusun

menghenda"i "egiatan yang panang dan spesi%i". alam %ormat ini proses yang panang tersebut diabar"an "e dalam sub*sub proses yang lebih pende" yang hanya berisi beberapa lang"ah. ;ormat ini uga

bisa

diguna"an

i"a

dalam

menggambar"an

prosedur

diperlu"an adanya suatu %oto atau diagram. ;ormat gra%i" ini bertuuan untu" memudah"an dalam memahami prosedur yang ada dan biasanya

dituu"an untu"

pela"sana e"sternal organisasi

pemohon!. Salah satu =arian dari SOP %ormat ini adalah SOP ;ormat Annotated Picture gambar yang diberi "eterangan! yang biasanya dituu"an untu" pemohon atau pengguna asa sebuah pelayanan.

(+ Da$ra A!r F!874art)6 Flowcharts merupa"an %ormat yang biasa diguna"an i"a dalam SOP tersebut diperlu"an pengambilan "eputusan yang banya" "omple"s!

dan...


-14-

dan

membutuh"an

opsi

awaban

alternati% awaban!

seperti

awaban EyaF atau Etida"F3 Eleng"apF atau Etida"F3 EbenarF atau EsalahF3 dsb. yang a"an mempengaruhi sub lang"ah beri"utnya. ;ormat ini uga menyedia"an me"anisme yang mudah untu" dii"uti dan dila"sana"an oleh para pela"sana pegawai! melalui serang"aian lang"ah*lang"ah sebagai hasil dari "eputusan yang telah diambil. Penggunaan %ormat ini melibat"an beberapa simbol yang umum diguna"an dalam menggambar"an proses umumnya berumlah 0 simbol!. Simbol*simbol tersebut memili"i %ungsi yang bersi%at "has te"nis dan "husus! yang pada dasar"an di"embang"an dari simbol dasar flowcharts basic symbols of flowcharts ! yang terdiri dari 4 empat!

simbol3 yaitu

simbol "apsul

terminator !3

simbol "ota"  process !3 simbol belah "etupat decision ! dan ana" panah arrow !. ;ormat SOP dalam bentu" flowcharts ini terdiri dari 2 dua! enis yaitu

inear

Flowcharts diagram

linier! dan Branching Flowcharts diagram ber'abang!.

inear

Flowcharts

alir

alir

dapat berbentu" =erti"al

dan horiGontal. iri utama dari %ormat linear flowcharts ini adalah ada unsur "egiatan yang disatu"an3 yaitu unsur "egiatan atau unsur pela"sananya dan menulis"an rumusan "egiatan se'ara sing"at di dalam simbol yang dipa"ai. SOP %ormat ini umumnya dipa"ai pada SOP yang bersi%at te"nis. Sedang"an ;ormat Branching Flowcharts memili"i 'iri utama dipisah"annya unsur pela"sana dalam "olom*"olom yang terpisah dari "olom "egiatan dan menggambar"an prosedur "egiatan dalam bentu" simbol yang dihubung"an se'ara ber'abang*'abang. alam %ormat ini simbol yang diguna"an tida" diberi tulisan rumusan sing"at "egiatan. (ulisan hanya diperlu"an untu" memberi penelasan pada simbol "egiatan yang merupa"an pengambilan "eputusan simbol Ede'isionF atau belah "etupat!. SOP %ormat ini umumnya diperguna"an untu" SOP Administrati%.

2. ;ormat%


-15-

2+ Frat SOP AP ;ormat SOP AP yang dipersyarat"an dalam ebia"an $e%ormasi &iro"rasi memili"i %ormat yang telah distandar"an tida" seperti %ormat SOP pada umumnya. Adapun %ormat SOP AP yang diperguna"an dalam ebia"an $e%ormasi &iro"rasi adalah sebagai beri"ut

a+ Frat Da$ra A!r Br7aba#$ Branching Flowcharts 6 ;ormat yang diperguna"an dalam SOP AP adalah %ormat diagram alir ber'abang branching flowcharts ! dan tida" ada %ormat lainnya yang dipa"ai.
instansi

pemerintah

termasu"

di

dalamnya

ementerian/-embaga dan Pemerintah aerah memuat "egiatan yang banya" lebih dari sepuluh! dan memerlu"an pengambilan "eputusan yang banya". Oleh sebab itu untu" menyama"an %ormat ma"a seluruh prosedur pela"sanaan tugas dan %ungsi administrasi pemerintahan

dibuat

dalam

bentu"

diagram

alir

ber'abang

branching flowcharts ! termasu" uga prosedur yang sing"at sedi"it3 "urang dari sepuluh! dengan/atau tanpa pengambilan "eputusan.

b+ M#$$&#a"a# 4a#/a La Sb! F!874art) Simbol yang diguna"an dalam SOP AP hanya terdiri dari + lima! simbol3 yaitu 4 empat! simbol dasar flowcharts Basic Symbol of Flowcharts ! dan 1 satu! simbol penghubung ganti halaman Off-Page !onector !. elima simbol yang diperguna"an tersebut adalah sebagai beri"ut 1! Simbol apsul/"erminator 

! untu" mendes"ripsi"an "egiatan

mulai dan bera"hir#

2! Simbol...


-16-

2! Simbol ota"/Process 

! untu" mendes"ripsi"an proses atau

"egiatan e"se"usi# ! Simbol &elah etupat/#ecision 

! untu" mendes"ripsi"an

"egiatan pengambilan "eputusan# 4! Simbol Ana" Panah/Panah/Arrow 

! untu" mendes"rpsi"an

arah "egiatan arah proses "egiatan!# +! Simbol

Segilima/Off-Page !onnector



! untu" men*

des"ripsi"an hubungan antar simbol yang berbeda halaman. asar penggunaan + lima! simbol dalam penyusunan SOP AP adalah 1! SOP AP mendes"ripsi"an prosedur administrati%3 yaitu "egiatan* "egiatan yang dila"sana"an oleh lebih dari satu pela"sana abatan! dan bersi%at ma"ro maupun mi"ro dan prosedur yang bersi%at te"nis yang

detail

bai" yang

menyang"ut urusan

administrasi maupun urusan te"nis# 2!
ada

dua

alternati%

si%at

"egiatan

administrasi

pemerintahan yaitu "egiatan e"se"usi  process ! dan pengambilan "eputusan decision !# ! Simbol lain tida" diperguna"an disebab"an "arena prosedur yang dides"ripsi"an bersi%at umum tida" rin'i dan tida" bersi%at te"nis disamping itu "egiatan yang dila"u"an oleh pela"sana "egiatan sudah langsung operasional tida" bersi%at te"ni"al technical procedures ! yang berla"u pada peralatan mesin!# 4! Penulisan "egiatan dalam prosedur bersi%at a"ti% mengguna"an "ata "era tanpa subye"! dengan demi"ian banya" simbol yang tida" diperguna"an3 seperti simbol pendo"umentasian3 simbol persiapan3 simbol penundaan3 dan simbol lain ya ng seenis#

+! Penyusunan%


-17-

+! Penyusunan flowcharts

SOP AP

ini

se'ara

flowcharts ditulis"an

memberla"u"an

=erti"al3 se'ara

mengenal menghubung"an

hanya

antar

artinya

bahwa

=erti"al

connector ! dan tida" mengenal

branching

sehingga hanya

penyambungan halaman

penulisan

simbol

simbol

simbol

yang

segilima/off-page ling"aran

"e'il

penghubung dalam satu halaman.

7+ P!a")a#a (.)a4"a# (ar "$ata# Penulisan pela"sana dalam SOP AP ini dipisah"an dari "egiatan. Oleh "arena itu untu" menghindari pengulangan yang tida" perlu dan tumpang*tindih o$erlapping% yang tida" e%isien ma"a penulisan "egiatan tida" disertai dengan pela"sana

"egiatan a"tor! dan

dipisah"an dalam "olom pela"sana tersendiri. engan demi"ian penulisan "egiatan mengguna"an "ata "era a"ti% yang dengan

obye"

dan

"eterangan

seperti

menulis

dii"uti laporan#

mendo"umentasi"an surat pengaduan# mengumpul"an bahan rapat# mengirim

surat

undangan

"epada

peserta#

meneliti

ber"as3

menandatangani dra%t surat net3 mengarsip"an do"umen. Penulisan pela"sana a"tor! tida" diurut"an se'ara hierar"i tetapi didasar"an pada se"uen "egiatan sehingga "egiatan selalu dimulai dari sisi "iri dan tida" ada "egiatan yang dimulai dari tengah maupun sisi "anan dari matri"s flowcharts .

ontoh ;ormat SOP AP

ambar 1%


-18-

ambar 1 ontoh ;ormat SOP AP

. o"umenC


-19-

*+ D"&# SOP AP Se'ara umum do"umen SOP selalu di"ait"an dengan %ormat SOP. ;ormat SOP sesuai "onsep umum yang berla"u dinyata"an bahwa tida" ada %ormat SOP yang ba"u standar!3 yang mempengaruhi %ormat SOP adalah tuuan dibuatnya SOP tersebut. engan demi"ian ma"a apabila tuuan penyusunan SOP berbeda ma"a %ormat SOPnya pun a"an berbeda. Namun demi"ian pada umumnya do"umen SOP memili"i 2 dua! unsur

utama

sesuai

anatominya3

yaitu

)nsur

SOP

dan

)nsur

o"umentasi Assessories ! . )nsur SOP merupa"an unsur inti dari SOP yang terdiri dari 9dentitas SOP dan Prosedur SOP. 9dentitas SOP berisi data*data yang menyang"ut identitas SOP3 sedang"an Prosedur SOP berisi "egiatan3 pela"sana3 mutu ba"u dan "eterangan. Sesuai dengan anatomi o"umen SOP yang pada ha"e"atnya merupa"an do"umen yang berisi prosedur*prosedur yang distandar"an yang se'ara "eseluruhan membentu" satu "esatuan proses3 sehingga in%ormasi yang dimuat dalam do"umen SOP meliputi )nsur o"umentasi dan )nsur Prosedur.

1+ U#)&r D"&#ta) )nsur do"umentasi merupa"an unsur dari o"umen SOP yang berisi hal*hal yang ter"ait dengan proses pendo"umentasian SOP sebagai sebuah do"umen. Adapun unsur do"umentasi SOP AP antara lain men'a"up

a+ Ha!aa# &(&! Cover 6 udul SOP AP# 9nstansi/Satuan era#

(ahun%

-20-

(ahun pembuatan# 9n%ormasi lain yang diperlu"an. &eri"ut adalah 'ontoh halaman udul sebuah do"umen SOP AP3 halaman udul ini dapat disesuai"an dengan "epentingan instansi yang membuat. ambar 2 ontoh udul o"umen SOP AP

Logo/Lambang Kementerian/ Lembaga/Pemda

b. eputusanC


"# %eep on& """ """ """ ""## Kota """ """ """ """ ""##

St a n d ar O p er as io n a Pr os e d !r Keme nteri an/Le mbag a/Pe mda "#

$!d! 'o(!men SOP )P

%a*!n Pemb!atan

)amat +nstansi

2012

Ke m en te ria n/ Le m ba ga /P e m da $# " " " " " " " " " " " " " " "

b. eputusanC


-21-

b+ K.&t&)a# P.#a# K#tra#9Lba$a9P(a arena o"umen SOP AP merupa"an pedoman setiap pegawai bai" peabat

stru"tural3

%ungsional3

atau

yang

ditunu"

untu"

mela"sana"an satu tugas dan tanggung awab tertentu!3 do"umen ini harus memili"i "e"uatan hu"um. alam halaman selanutnya setelah

halaman

udul3

disai"an

ementerian/-embaga/Pemerintah

"eputusan aerah

Pimpinan

tentang

9ndu"

penetapan

do"umen SOP AP ini.

7+ Da-tar ) ("&# SOP AP a%tar isi ini dibutuh"an untu" membantu memper'epat pen'arian in%ormasi dan menulis perubahan/re=isi yang dibuat untu" bagian tertentu dari SOP AP ter"ait. atatan Pada umumnya3 "arena prosedur*prosedur yang di SOP*"an a"an men'a"up prosedur dari seluruh unit "era3 "emung"inan besar do"umen SOP AP a"an sangat tebal. Oleh "arena itu3 do"umen ini dapat dibagi "e dalam beberapa bagian3 yang masing*masing memili"i da%tar isi!.

(+ P#'!a)a# )#$"at .#$$&#aa# Sebagai sebuah do"umen yang menadi manual3 ma"a do"umen SOP AP

henda"nya

memuatpenelasan

bagaimana

memba'a

dan

mengguna"an do"umen tersebut. 9si dari bagian ini antara lain men'a"up $uang -ing"up3 menelas"an tuuan prosedur dibuat dan "ebutuhan

organisasi#

$ing"asan3

memuat

ring"asan

sing"at

mengenai prosedur yang dibuat# dan e%inisi/Pengertian*pengertian umum3 memuat beberapa de%inisi yang ter"ait dengan prosedur yang distandar"an.

2+ U#)&r Pr)(&r )nsur prosedur merupa"an bagian inti dari do"umen SOP AP. )nsur ini dibagi dalam dua bagian3 yaitu &agian 9dentitas dan &agian

Flowchart %


-22-

Flowchart .

a+ Ba$a# I(#tta) &agian 9dentitas dari

unsur prosedur dalam SOP

AP dapat

dielas"an sebagai beri"ut

16 L$

(a#

Naa

I#)ta#)9Sat&a#

Kr'a9U#t

Kr'a,

nomen"latur satuan/unit organisasi pembuat 2! Nr SOP AP3 nomor prosedur yang di*SOP*"an sesuai dengan

tata

nas"ah

dinas

yang

berla"u

di

ementerian/-embaga/Pemerintah aerah# ! Ta#$$a! Pb&ata# 3 tanggal pertama "ali SOP AP dibuat berupa tanggal selesainya

SOP AP dibuat bu"an

tanggal

dimulainya pembuatannya# 4! Ta#$$a! R;)3 tanggal SOP AP dire=isi atau tanggal ren'ana ditinauulangnya SOP AP yang bersang"utan# +! Ta#$$a! E-"t- 3 tanggal mulai diberla"u"an SOP AP atau sama dengan tanggal ditandatanganinya o"umen SOP AP# 6! P#$)a4a# !4 .'abat /a#$ br".t# .a(a t#$"at

)at&a# "r'a. 9tem pengesahan berisi nomen"latur

abatan3

tanda tangan3 nama peabat yang disertai dengan N9P serta stempel/'ap instansi# 5! &(&! SOP AP3 udul prosedur yang di*SOP*"an sesuai dengan "egiatan yang sesuai dengan tugas dan %ungsi yang dimili"i# 8! Da)ar H&"&3 berupa peraturan perundang*undangan yang mendasari

prosedur

yang

di*SOP*"an

beserta

aturan

pela"sanaannya# ,! Ktr"ata# 3 memberi"an prosedur

yang

penelasan mengenai "eter"aitan

distandar"an

dengan

prosedur

lain

yang

distandar"an%


-23-

distandar"an SOP AP lain yang ter"ait se'ara langsung dalam proses pela"sanaan "egiatan dan menadi bagian dari "egiatan tersebut!. 10! Pr#$ata# 3 memberi"an penelasan mengenai "emung"inan* "emung"inan yang teradi "eti"a prosedur dila"sana"an atau tida" dila"sana"an. Peringatan memberi"an indi"asi berbagai permasalahan yang mung"in mun'ul dan berada di luar "endali pela"sana "eti"a prosedur dila"sana"an3 serta berbagai dampa" lain yang ditimbul"an. alam hal ini dielas"an pula bagaimana 'ara mengatasinya bila diperlu"an. )mumnya mengguna"an "ata peringatan3 yaitu i"a/apabila*ma"a if-than ! atau batas wa"tu dead line ! "egiatan harus sudah dila"sana"an# 11! K&a!-"a)

P!a")a#a3

memberi"an

penelasan

mengenai

"uali%i"asi pela"sana yang dibutuh"an dalam mela"sana"an perannya pada prosedur yang distandar"an. SOP Administrasi dila"u"an oleh lebih dari satu pela"sana3 oleh sebab itu ma"a "uali%i"asi yang dima"sud adalah berupa "ompetensi "eahlian dan "etrampilan! bersi%at umum untu" semua pela"sana dan bu"an

bersi%at

indi=idu3

yang

diperlu"an

untu"

dapat

mela"sana"an SOP ini se'ara optimal. 12! Pra!ata#

(a#

Pr!#$"a.a#3

memberi"an

penelasan

mengenai da%tar peralatan utama po"o"! dan perleng"apan yang dibutuh"an yang ter"ait se'ara langsung dengan prosedur yang di*SOP*"an. 1! P#7atata# (a# P#(ataa# 3 memuat berbagai hal yang perlu didata dan di'atat oleh peabat tertentu. alam "aitan ini3 perlu dibuat %ormulir*%ormulir tertentu yang a"an diisi oleh setiap pela"sana yang terlibat dalam proses. Misalnya %ormulir yang menunu""an peralanan sebuah proses pengolahan do"umen

pelayanan%


-24-

pelayanan periGinan. &erdasar"an %ormulir dasar ini3 a"an di"etahui apa"ah prosedur sudah sesuai dengan mutu ba"u yang ditetap"an dalam SOP AP!. Setiap pela"sana yang i"ut berperan

dalam

proses3

diwaib"an

untu"

men'atat

dan

mendata apa yang sudah dila"u"annya3 dan memberi"an pengesahan dilanut"an

bahwa

lang"ah

padalang"ah

yang

ditanganinya

selanutnya.

Pendataan

dapat dan

pen'atatan a"an menadi do"umen yang memberi"an in%ormasi penting mengenai Eapa"ah prosedur telah dialan"an dengan benarF. ambar  ontoh &agian 9dentitas SOP AP

b+ Ba$a# Flowchart &agian Flowchart merupa"an uraian mengenai lang"ah*lang"ah prosedur! "egiatan beserta mutu ba"u dan "eterangan yang diperlu"an.

&agian

menelas"an

lang"ah*lang"ah "egiatan

Flowchart

ini

berupa

flowcharts yang

se'ara

berurutan

dan

sistematis%


-25-

sistematis dari prosedur yang distandar"an3 yang berisi Nomor "egiatan# )raian "egiatan yang berisi lang"ah*lang"ah prosedur!# Pela"sana yang merupa"an pela"u a"tor! "egiatan# Mutu &a"u yang berisi "eleng"apan3 wa"tu3 output dan "eterangan. Agar SOP AP ini ter"ait dengan "inera3 ma"a setiap a"ti=itas henda"nya mengidenti%i"asi"an mutu ba"u tertentu3 seperti wa"tu yang diperlu"an untu" menyelesai"an persyaratan/"eleng"apan yang diperlu"an standar input! dan outputnya. Mutu ba"u ini a"an menadi alat "endali mutu sehingga produ" a"hirnya &end product% dari

sebuah

proses

benar*benar

memenuhi

"ualitas

yang

diharap"an3 sebagaimana ditetap"an dalam standar pelayanan. )ntu"

memudah"an

dalam

pendo"umentasian

dan

implementasinya3 sebai"nya SOP AP memili"i "esamaan dalam unsur prosedur mes"ipun muatan dari unsur tersebut a"an berbeda sesuai dengan "ebutuhan instansi masing*masing. ambar 4 ontoh &agian Flowchart SOP AP

. PenetapanC


-26-

D+ P#ta.a# D"&# SOP AP Penetapan SOP AP sebagai sebuah peraturan yang mengi"at bagi seluruh unsur yang ada

di setiap organisasi/satuan/unit

"era

di

-ing"ungan ementerian/-embaga/ Pemerintah aerah diharap"an dapat diapli"asi"an oleh pegawai dalam pela"sanaan tugas dan %ungsi di setiap ting"atan organisasi yang mandiri bai" di ting"at pusat maupun di instansi =erti"al yang ada di daerah. )ntu" itulah ma"a penetapan SOP AP dalam ebia"an $e%ormasi &iro"rasi dila"u"an se'ara berenang mulai dari Pimpinan 9ndu" Organisasi yang paling tinggi dalam hal ini adalah Menteri/Pimpinan -embaga/epala aerah untu" SOP AP yang umum generi"! menuu unit "era mandiri yang paling rendah untu" SOP AP yang operasional spesi%i"!. Prosedur Penetapan o"umen SOP AP adalah sebagai beri"ut a. (im Penyusun SOP )nit era Mandiri dan/atau )P( menyusun $an'angan o"umen SOP AP dan menyampai"annya "epada (im Penyusun SOP )nit era Mandiri Pembinanya untu" diintegrasi"an menadi $an'angan SOP AP )nit era Mandiri Pembinanya se'ara berenang# b. (im Penyusun

SOP )nit era Mandiri Pembina menyampai"an

$an'angan o"umen SOP AP yang merupa"an integrasi"an dari $an'angan o"umen SOP AP )nit era Mandiri dan/atau )P( se'ara berenang

disampai"an

"epada (im


era

aerah

$e%ormasi untu"

&iro"rasi

diintegrasi"an

menadi $an'angan do"umen SOP ementerian/-embaga/Pemerintah aerah# '. (im era $e%ormasi &iro"rasi ementerian/-embaga/ aerah

mengau"an

$an'angan

o"umen

Pemerintah SOP

AP

ementerian/-embaga/ Pemerintah aerah "epada Menteri/Pimpinan -embaga/epala aerah untu" ditetap"an# d. Menteri/%


-27-

d. Menteri/Pimpinan -embaga/epala aerah menetap"an o"umen SOP AP


aerah

dengan

Peraturan

Menteri/Pimpinan -embaga/epala aerah# e. Pimpinan )nit era Mandiri menetap"an SOP AP yang berla"u di -ing"ungannya

masing*masing

berdasar"an

o"umen

SOP

AP

ementerian/-embaga/Pemerintah aerah yang bersang"utan sesuai dengan tugas dan %ungsinya.

BAB III%

BAB III LANGKAH
eberhasilan penyusunan SOP AP memerlu"an pimpinan yang memili"i "omitmen yang "uat terhadap organisasi3 ber"emauan3 tegas3 dan menerima serta mela"u"an perubahan. Pimpinan merupa"an a"tor

inti

perubahan agent of change ! yang a"an menadi anutan bagi seluruh pegawai yang menadi bawahannya. Penyusunan SOP AP meliputi si"lus sebagai beri"ut 1. Persiapan3 2. Penilaian ebutuhan SOP AP3 . Pengembangan SOP AP3 4. Penerapan SOP AP3 +. Monitoring dan 7=aluasi SOP AP. ambar + Si"lus Penyusunan SOP AP

Persiapan

Penilaian Kebutuhan SOP

Monitoring Dan Evaluasi

Pengembangan SOP

Integrasi (Penerapan) SOP Dalam Manajemen

Se'ara%

-29-


Se'ara rin'i tahapan penyusunan SOP AP melalui proses sebagai beri"ut ambar 6 $in'ian (ahapan Penyusunan SOP AP Persiapan

,embent!( m dan (eeng(apann.a ,ea(!(an pea*anpea*an bagi anggota m ,emberita*!(a n (epada se!r!* !nit tentang (egiatan pen.!s!nan SOP

Peniaian Keb!t!*an

Pengembangan

+ntegrasi dm ,anaemen

,en.!s!n renana nda( peniaian (eb!t!*an ,ea(!(an peniaian (eb!t!*an ,emb!at seb!a* daar mengenai SOP .ang a(an di(embang(an ,emb!at do(!men peniaian (eb!t!*an SOP

Peng!mp!an +normasi dan +deni(asi )ternati )naisis dan pemii*an aternati pen!isan SOP Peng!ian dan ei! Pengesa*an SOP

Perenanaan penerapan Pemberita*!an 'istrib!si dan a(sibiitas Pea*an pema*aman

,onitoring dan a!asi

,onitoring a!asi

A+ Pr)a.a# P#/&)&#a# SOP AP Agar penyusunan SOP AP dapat dila"u"an dengan bai"3 ma"a perlu dila"u"an persiapan*persiapan sebagai beri"ut

1+ Mb#t&" t (a# "!#$"a.a##/a a+ Pb#t&"a# T (im terdiri 1! (im yang meling"upi SOP AP organisasi se'ara "eseluruhan (im Penyusun SOP AP ementerian/-embaga/Pemerintah aerah!. 2! (im yang meling"upi unit*unit "era pada berbagai le=el.

ambar 5%

-30-

ambar 5 (im Penyusunan SOP AP


%im Pen.!s!n SOP

%im Pen.!s!n SOP

(im

%im Pen.!s!n SOP

henda"nya

diberi"an

Lee Organisasi

%im Pen.!s!n SOP

Lee nit Kera

"ewenangan

yang

'u"up

untu"

mela"sana"an tugasnya3 agar dapat mela"u"an ino=asi prosedur sesuai dengan prinsip*prinsip penyusunan SOP AP. 1! (im Penyusun SOP AP ementerian/-embaga/Pemerintah aerah bertanggung awab terhadap "eseluruhan proses penyusunan SOP AP. (im ini dibentu" dan bertanggung awab "epada etua (im $e%ormasi &iro"rasi ementerian/ -embaga/Pemerintah aerah yang dalam hal ini adalah Menteri/Pimpinan -embaga/epala aerah.

(im

Penyusun

/-embaga/Pemerintah

aerah

SOP

AP

bertugas

ementerian

untu"

mela"u"an

penyusunan pedoman3 penyusunan program "era dan sosialisasi "ebia"an3 mela"sana"an "egiatan asistensi dan %asilitas3 serta mela"u"an satuan/unit

"oordinasi

penyusunan

organisasi yang

ada

SOP di

AP

bagi

seluruh

ementerian/-embaga/

Pemerintah aerah. 2! (im Penyusun SOP AP )nit era Mandiri (im Penyusun SOP AP )nit era Mandiri bai" yang ada di ting"at Pusat maupun di ting"at daerah bertanggung awab terhadap proses%


-31-

proses penyusunan SOP AP di unit "era masing*masing. (im ini dibentu" dan bertanggung awab "epada Pimpinan )nit Mandiri yang bersang"utan. (im Penyusun SOP AP )nit era Mandiri bertugas untu" mela"u"an sosialisasi "ebia"an3 mela"sana"an "egiatan

asistensi

dan

%asilitas3

mela"u"an

"oordinasi

penyusunan SOP AP satuan/unit organisasi. alam pembentu"an "edua (im di atas3 dapat dilibat"an beberapa unsur 1! 9nternal Anggota tim dapat diambil dari unit yang memili"i tugas yang ber"aitan dengan pening"atan "apasitas internal manaemen. 2! 9ndependen onsultan! Anggota

tim

dapat

diambil

dari

unit

e"sternal

organisasi

"onsultan!. ! abungan abungan "edua model tim tersebut merupa"an model tim yang ideal. (ugas tim antara lain a! mela"u"an identi%i"asi "ebutuhan# b! mengumpul"an data# '! mela"u"an analisis prosedur# d! mela"u"an pengembangan# e! mela"u"an ui 'oba# %! mela"u"an sosialisasi# g! mengawal penerapan# h! memonitor dan mela"u"an e=aluasi# i! mela"u"an penyempurnaan*penyempurnaan#

! menyai"anC


-32-

! menyai"an

hasil*hasil

pengembangan

mere"a

"epada

pimpinan.

2+ K!#$"a.a# T
tim

meliputi

aspe"

substansi

SOP

AP

dan

aspe"

administrati%.# %. (im pengembangan SOP AP sangat tergantung dari sumber* sumber

apa

yang

dapat

mere"a

peroleh

dalam

rang"a

pengembangan SOP AP tersebut. eleng"apan tim lainnya meliputi a. Pedoman bagi tim dalam mela"sana"an tugasnya3 yang berisi des"ripsi mengenai uraian tugas dan "ewenangan dan me"anisme "era tim# b. ;asilitas yang dibutuh"an tim3 yaitu agar tim dapat be"era dengan bai"3 seperti pembiayaan3 sarana dan prasarana3 dan "ebutuhan lainnya# '. omitmen pimpinan untu" mendu"ung "era tim

d. Memberi"an%


-33-

d. Memberi"an pelatihan bagi anggota tim# e. Memasti"an bahwa seluruh unit mengetahui upaya pimpinan untu" mela"u"an perubahan terhadap prosedur.

B+ P#!aa# Kb&t&4a# SOP AP Penilaian "ebutuhan adalah proses awal penyusunan SOP AP yang dila"u"an untu" mengidenti%i"asi ting"at "ebutuhan SOP AP yang a"an disusun. &agi organisasi yang sudah memili"i SOP AP3 ma"a tahapan ini merupa"an

tahapan

untu"

melihat

"embali

SOP

AP

yang

sudah

dimili"inya dan mengidenti%i"asi perubahan*perubahan yang diperlu"an. &agi organisasi yang sama se"ali belum memili"i SOP AP3 ma"a proses ini murni merupa"an proses mengidenti%i"asi "ebutuhan SOP AP.

1+ T&'&a# .#!aa# "b&t&4a# SOP AP: Penilaian "ebutuhan SOP AP bertuuan untu" mengetahui ruang ling"up3 enis3 dan umlah SOP AP yang dibutuh"an a. $uang ling"up3 ber"aitan dengan bidang tugas dari prosedur* prosedur operasional untu" distandar"an# b. >enis3 ber"aitan dengan tipe dan %ormat SOP AP yang sesuai untu" diterap"an# '. Sedang"an umlah3 ber"aitan dengan umlah SOP AP yang dibuat sesuai dengan prioritas. &eberapa

aspe"

yang

perlu

dipertimbang"an

dalam

"eti"a

mela"u"an penilaian "ebutuhan3 yaitu

a6 L#$"&#$a# O.ra)#a! :ang dima"sud dengan ling"ungan operasional adalah ling"ungan yang harus dipertimbang"an oleh organisasi dalam mela"sana"an operasinya tugas dan %ungsinya!3 bai" internal maupun e"sternal. &eri"ut

ini

adalah

berbagai

hal

yang

dapat

membantu

mengidenti%i"asi aspe"*aspe" ling"ungan operasional yang mung"in dapat mempengaruhi SOP AP

1!

-34-

1!
b6 Kb'a"a# Pr#ta4 :ang dima"sud dengan "ebia"an pemerintah adalah peraturan perundang*undangan

yang

memberi"an

pengaruh

dalam

penyusunan SOP AP. Peraturan*perundang*undangan dima"sud bisa berbentu" undang*undang3 peraturan pemerintah3 peraturan presiden peraturan daerah atau bentu" peraturan lain yang ter"ait dengan organisasi pemeritah. alam pra"te"nya

"ebia"an*"ebia"an pemerintah a"an

selalu

berubah3 yang perubahannya a"an mempengaruhi operasionalisasi suatu organisasi. Misalnya "ebia"an ber"enaan dengan petunu" te"nis a"an sangat memberi"an warna pada perumusan SOP AP suatu organisasi pemerintah.

76 Kb&t&4a# Or$a#)a) (a# Pa#$"& K.#t#$a# Penilaian

"ebutuhan

organisasi

dan

pemang"u

"epentingan

stakehodler ! ber"aitan erat dengan prioritas terhadap prosedur* prosedur yang mendesa" untu" segera distandar"an. ebutuhan mendesa" dapat teradi "arena perubahan stru"tur organisasi susunan organisasi dan tata "era!3 atau "arena desa"an dari stakeholders yang

mengingin"an

perubahan

terhadap"ualitas

pelayanan. ebutuhan uga dapat teradi "arena perubahan*perubahan pada sarana dan prasarana yang dimili"i3 seperti penggunaan te"nologi baru dalam proses pela"sanaan prosedur yang menyebab"an perlu dila"u"an perbai"an*perbai"an prosedur.
dengan%


-35-

dengan

"ebutuhan

organisasi

terhadap

SOP

AP

adalah

per"embangan te"nologi.

2+ La#$"a4
Output

Penanggung >awab

>adual

b+ M!a"&"a# .#!aa# "b&t&4a# >i"a organisasi telah memili"i SOP AP3 dan ingin mela"u"an penyempurnaan terhadap SOP AP yang telah ada3 ma"a proses penilaian "ebutuhan dapat dimulai dengan menge=aluasi SOP AP yang sudah ada. )ntu" memudah"an penilaian "ebutuhan3 SOP AP pada dasarnya dapat dibagi "e dalam beberapa "lasi%i"asi ruang ling"up3 yaitu

16 I#)ta#)#a!9r$a#)a)#a! Pada ting"atan instansional SOP AP dapat dibagi "e dalam dua "elompo" enis tugas3 yaitu "elompo" lini dan pendu"ung. SOP AP

uga%


-36-

uga dapat di"elompo""an atas dasar le=elunit

"era pada

instansi3 mulai pada ting"atan organisasi se'ara "eseluruhan3 unit eselon 9 sampai dengan unit eselon yang paling bawah 9D atau D. Atas "lasi%i"asi ini3 dapat dibuat matri"s "ebutuhan

se'ara

instansional sebagai beri"ut (abel 2 9denti%i"asi SOP AP Pada Setiap -e=el Satuan era dan >enis (ugas

L;! Sat&a# Kr'a

#) T&$a) -ini Pendu"ung

Organisasi 7selon 9 7selon 99 7selon 999 7selon 9D 7selon D lasi%i"asi uga dapat lebih dirin'i dengan memisah"an tugas lini dan pendu"ung berdasar"an si"lus proses manaemen3 yaitu peren'anaan3 pela"sanaan3 monitoring dan e=aluasi. S"ema penurunan SOP AP sampai pada le=el organisasi yang terbawah dan "eter"aitannya dengan unit pendu"ung dapat dides"ripsi"an dalam gambar 8.

ambar 8C

-37-

ambar 8 Penabaran SOP AP Pada -e=el Satuan era alam Organisasi SOP +nstansi

denganC


SOP seon + Lini

SOP seon + Pend!(!ng SOP Pend!(!ng Pada nit seon + Lini

SOP seon ++ Lini

SOP seon ++ Pend!(!ng SOP Pend!(!ng Pada !nit seon ++

SOP seon +++ Lini

SOP seon +++ Pend!(!ng SOP Pend!(!ng Pada nit seon +++ Lini

SOP seon + Lini

SOP seon + Pend!(!ng

SOP Pend!(!ng Pada nit seon + Lini SOP seon  Lini

SOP seon  Pend!(!ng

SOP Pend!(!ng Pada nit seon  Lini

26 L;! .r#ta4a# alam "lasi%i"asi ini SOP AP dapat dibeda"an "e dalam ting"atan pemerintahan

nasional

dan

sub

nasional

pro=insi dan

"abupaten/"ota!. Pada "edua ting"atan le=el pemerintahan ini3 umumnya meling"up SOP*SOP yang seenis3 antara lain SOP peren'anaan

nasional3

penyusunan

ren'ana

"era

pemerintah3penyusunan ren'ana "era "ementerian/lembaga atau SP3 perumusan "ebia"an dan lainnya. SOP yang ter"ait

denganC


-38-

dengan le=el pemerintahan nasional dan sub nasional3 uga sering"ali dihubung"an dengan penanganan hal*hal yang darurat3 seperti misalnya penanganan ben'ana alam3 perang3 "on%li" antar daerah3 dan lainnya. )ntu"

membantu

mela"u"an

penilaian

"ebutuhan

dapat

diguna"an tabel sebagai beri"ut (abel  Penilaian ebutuhan

Sat!an Kera

idang

Prosed!r

1

2

3

Peniaian Keter(aitan dengan& %!po(si Perat!ran sta(e*oders Prosed!r Per!ndang- mas.ara(at: ainn.a !ndangan 4 5 6 7

Prioritas Keb!t!*an 8

olom 1

Nama satuan "era tempat SOP AP a"an diterap"an

olom 2

lasi%i"asi/pengelompo"an SOP AP pada bidang tugas /proses tertentu misalnya peren'anaan3 pela"sanaan3 monitoring dan e=aluasi3 atau "epegawaian3 "euangan3 pembuatan "ebia"an3 dan lainnya!

olom 

Nama prosedur yang a"an distrandar"an yang menadi bagian dari bidang "lasi%i"asi/pengelompo"annya

olom 4

Penilaian

"eter"aitan

dengan

tupo"si

penilaian

sangat ter"ait3 ter"ait3 "urang ter"ait3 tida" ter"ait! olom +

Penilaian "eter"aitan dengan peraturan perundang* undangan penilaian sangat ter"ait3 ter"ait3 "urang ter"ait3 tida" ter"ait!

olom 6

Penilaian

"eter"aitan

sta"eholders/masyara"at

penilaian sangat ter"ait3 ter"ait3 "urang ter"ait3 tida"

ter"ait!C


-39-

ter"ait! olom 5

Penilaian

"eter"aitan

dengan

prosedur

lainnya

penilaian sangat ter"ait3 ter"ait3 "urang ter"ait3 tida" ter"ait! olom 8

Prioritas

"ebutuhan

penilaian

sangat

penting3

penting3 "urang penting3 tida" penting!

7+ Mb&at )b&a4 ("ba#$"a#+

(a-tar

#$#a

SOP

AP

/a#$

a"a#

ari tahapan b di atas3 dapat disusun sebuah da%tar mengenai SOP AP apa saa yang a"an disempurna"an maupun dibuat"an yang baru. Setiap SOP AP yang masu" "e dalam da%tar disertai dengan pertimbangan dampa" maupun

e"sternal

yang a"an teradi bai" se'ara internal

apabila

SOP

AP

ini

di"embang"an

dan

dila"sana"an. 9n%ormasi ini a"an memudah"an bagi pengambil "eputusan untu" menetap"an "ebutuhan SOP AP yang a"an diterap"an dalam organisasi. )ntu" memudah"an pembuatan da%tar3 dapat diguna"an tabel sebagai beri"ut (abel 4 a%tar ebutuhan Pengembangan SOP AP

Sat!an Kera 1

SOP )P .ang a(an di(embang(an idang 2

)asan Pengembangan

Prosed!r 3

4

olom 1 Nama satuan "era tempat SOP AP a"an diterap"an olom 2 lasi%i"asi/pengelompo"an

SOP

AP

pada

bidang

tugasC


-40-

tugas/proses

tertentu

misalnya

peren'anaan3

pela"sanaan3 monitoring dan e=aluasi3 atau "epegawaian3 "euangan3 pembuatan "ebia"an3 dan lainnya! olom  Nama prosedur yang a"an distrandar"an yang menadi bagian dari bidang "lasi%i"asi/pengelompo"annya olom 4 Alasan SOP AP tersebut a"an di"embang"an

(+ Mb&at ("&# .#!aa# "b&t&4a# SOP AP Sebagai sebuah tahap a"hir dari penilaian "ebutuhan SOP AP3 tim harus membuat sebuah laporan atau do"umen penilaian "ebutuhan SOP AP. o"umen memuat hasil "esimpulan semua temuan dan re"omendasi yang didapat"an dari proses penilaian "ebutuhan ini.

*+ P#$ba#$a# SOP AP (ahap selanutnya setelah "ita mela"u"an penilaian "ebutuhan need assessment! adalah mela"u"an pengembangan SOP AP. Sebagai sebuah standar yang a"an diadi"an a'uan dalam proses pela"sanaan tugas

"eseharian

organisasi3

ma"a

pengembangan

SOP

AP

tida"

merupa"an sebuah "egiatan yang dila"u"an se"ali langsung adi3 tetapi memerlu"an ri=iu berulang "ali sebelum a"hirnya menadi SOP AP yang =alid dan reliabel yang benar*benar menadi a'uan bagi setiap proses dalam organisasi. Pengembangan SOP AP pada dasarnya meliputi lima tahapan proses "egiatan se'ara berurutan yang dapat dirin'i sebagai beri"ut 1. Pengumpulan 9n%ormasi dan 9ndenti%i"asi Alternati%# 2. Analisis dan Pemilihan Alternati%# . Penulisan SOP AP# 4. Penguian dan $i=iu SOP AP# +. Pengesahan SOP AP.

ambar ,%

-41-

ambar , (ahapan Pengembangan SOP AP

seperti%


Peng!mp!an +normasi dan +deni(asi )ternati

)naisis dan Pemii*an )ternati

Pen!isan

Peng!ian ei! SOP

SOP

Pengesa*an SOP

i antara tahapan penulisan3 ri=iu dan penguian SOP AP terdapat tahapan yang bersi%at pengulangan untu" memperoleh SOP AP yang benar*benar sesuai dengan "ebutuhan. Namun demi"ian3 urutan proses "egiatan ini dapat ber=ariasi sesuai dengan metode dan "ebutuhan organisasi dalam pengembangan SOP AP*nya.

1+ P#$&.&!a# I#-ra) (a# I(#t-"a) A!tr#at- SOP AP &erdasar"an

penilaian

"ebutuhan

need

assessment!

dapat

ditentu"an berbagai in%ormasi yang dibutuh"an untu" pengembangan SOP AP. 9denti%i"asi in%ormasi yang a"an di'ari3 dapat dipisah"an mana in%ormasi yang di'ari dari sumber primer dan mana yang di'ari dari sumber se"under. Ada berbagai "emung"inan te"ni" pengumpulan in%ormasi yang dapat diguna"an untu" mengembang"an SOP AP3 seperti melalui brainstorming3 %o'us group3 wawan'ara3 sur=ey3 benchmark 3 telaahan do"umen dan lainnya. (e"ni" mana yang a"an diguna"an3 sangat ter"ait erat dengan instrumen pengumpul in%ormasinya.

a+ T"#" 7&ra4 .#(a.at brainstorming 6 (e"ni" 'urah pendapat3 biasanya dila"u"an dalam "eadaan tim tida"

memili"i

'u"up

in%ormasi

yang

diperlu"an

dalam

pengembangan SOP AP. Pada organisasi yang baru berdiri3 atau organisasi yang belum memili"i SOP AP3 "emung"inan "ondisi

seperti%


-42-

seperti ini dapat teradi. Oleh "arena itu te"ni" ini a"an dapat membantu pemahaman tim terhadap "ebutuhan SOP AP yang diharap"an.

b+ T"#" ()"&) tr-"&) focus group discussion 6 (e"ni" focus group discussion dila"u"an i"a tim telah memili"i in%ormasi prosedur*prosedur yang a"an distandar"an tetapi ingin lebih mendalaminya dari orang*orang yang dianggap menguasai se'ara te"nis ber"aitan dengan in%ormasi tersebut. Focus group discussion a"an sangat berman%aat dalam menemu"an prosedur* prosedur yang dianggap e%isien 'epat dan tepat.

7+ T"#" 8a8a#7ara (e"ni" wawan'ara dila"u"an i"a tim ingin mendapat"an in%ormasi se'ara mendalam dari seorang in%orman "un'i3 yaitu orang yang menguasai se'ara te"nis ber"aitan dengan prosedur*prosedur yang a"an

distandar"an.

eberhasilan

te"ni"

ini

tergantung

dari

instrumen yang diguna"an3 pemilihan "ey in%orman nara sumber! yang benar*benar tepat3 dan pewawan'ara.

(+ T"#" S&r;/ (e"ni" sur=ey dila"u"an i"a tim ingin memperoleh in%ormasi dari seumlah besar

orang yang ter"ait

dengan pelayanan

melalui

representasinya yang dipilih se'ara a'a" yang "emudian disebut responden. (e"ni"

ini

mengenai

biasanya "ualitas

dila"u"an pelayanan

masyara"at/pelanggan.

9n%ormasi

untu" apa

memperoleh yang

mengenai

gambaran

diingin"an gambaran

oleh

"ualitas

pelayanan sangat penting dalam pengembangan SOP AP.

+ T"#"%


-43-

+ T"#" .rba#(#$a# "&a!ta) benchmark 6 (e"ni" benchmark dila"u"an i"a tim memandang bahwa terdapat banya" unit seenis yang sudah memili"i SOP AP dapat diadi"an 'ontoh untu" pengembangan SOP AP. ari segi wa"tu te"ni" ini a"an memper'epat proses perumusan SOP AP.

-+ T!aa4a# ("&# review document 6 (elaah do"umen dila"u"an untu" memperoleh in%ormasi se"under dari do"umen*do"umen pemerintah ber"aitan dengan peraturan perundangan*perundang yang ter"ait dengan prosedur yang a"an distandar"an. alam pra"te"nya berbagai te"ni" di atas dapat diguna"an se'ara simultan untu" memperoleh hasil pengembangan SOP AP yang bai". Proses pengumpulan in%ormasi menghasil"an identi%i"asi prosedur* prosedur yang a"an distandar"an3 bai" dalam bentu" penyempurnaan prosedur*prosedur yang sudah ada sebelumnya3 pembuatan prosedur* prosedur yang sudah ada namun belum distandar"an3 atau prosedur* prosedur yang belum ada sama se"ali/baru. Pada lang"ah selanutnya tim harus menganalisis dan menentu"an alternati% prosedur yang paling memenuhi "ebutuhan organisasi. )ntu" mempermudah

mela"u"an

Pengumpulan

9n%ormasi

dan

9denti%i"asi Alternati% dapat diguna"an tabel sebagai beri"ut

(abel +%


-44-

(abel + 9denti%i"asi SOP AP Satuan "era Sat!an Kera & idang Prosed!r 1 2 1# 1#1#

)(itas 3

Prs.rt/K(p 4

;a(t! 5

O!tp!t 6

1#2#

2#

2#1#

2#2# "

"

Satuan "era iisi

dengan

nama

satuan

"era

dimana

in%ormasi

diperoleh dan SOP AP a"an di"embang"an olom 1

lasi%i"asi/pengelompo"an

SOP

tugas/proses

misalnya

tertentu

AP

pada

bidang

peren'anaan3

pela"sanaan3 monitoring dan e=aluasi3 atau "epegawaian3 "euangan3 pembuatan "ebia"an3 dan lainnya! olom 2

Nama prosedur yang di*SOP AP*"an Misalnya dalam bidang peren'anaan3 nama prosedur yang a"an di*SOP* "an adalah SOP Penyusunan $enstra3 dan Penyusunan $en'ana inera (ahunan3 dan lainnya!#

olom 

Proses sea" dari mulai sampai dihasil"annya sebuah output untu" setiap SOP AP

misalnya

untu" SOP

Penyusunan $enstra3 "egiatan a"an menabar"an proses dimulai sampai dengan dihasil"an sebuah output yaitu do"umen $enstra!#

olom%


-45-

olom 43 +3 6 iisi

dengan

persyaratan/"eleng"apan

apa

yang

diperlu"an3 wa"tu yang diperlu"an serta output pada setiap "egiatan yang dila"u"an. (abel + dapat dibuat untu" mengidenti%i"asi beberapa alternati% yang diau"an oleh tim. Sebagai alternati% 'ara untu" mengidenti%i"asi "ebutuhan SOP AP dapat diperguna"an 'ara identi%i"asi udul*udul SOP AP dengan mela"u"an analisis tugas dan %ungsi yang dimili"i organisasi sesuai dengan peraturan pembentu"an organisasi yang bersang"utan. ara identi%i"asi ini dila"u"an berdasar"an asumsi*asumsi sebagai beri"ut

1. &ahwa setiap organisasi pemerintah dapat dipasti"an selalu memili"i peraturan mengenai stru"tur organisasi dan tata "era sebagai dasar pembagian stru"tur organisasi serta pembagian tugas dan %ungsi organisasinya# 2. &ahwa tugas dan %ungsi organisasi pemerintah terbagi habis seiring dengan pembagian stru"tur organisasi dari ting"atan

tertinggi

sampai dengan ting"atan terendah# . &ahwa setiap tugas dan %ungsi! stru"tur terendah dalam organisasi pemerintah dapat dipasti"an men'ermin"an %ungsi dari tugas dan %ungsi stru"tur ting"at atasnya sampai stru"tur yang paling tinggi. Atau dengan "ata lain bahwa tugas dan %ungsi! yang ada di dalam stru"tur terendah merupa"an operasionalisasi tugas dan %ungsi! seluruh

ting"atan

yang

ada

dalam

stru"tur

organisasi

yang

bersang"utan# 4.

&ahwa tugas dan %ungsi organisasi pemerintah ter'ermin"an dari output %inal atau end product "eluaran a"hir! yang dihasil"an oleh seluruh ting"atan stru"tur organisasi yang bersang"utan bai" yang berupa barang/benda do"umen! yang berdimensi produ" maupun berupa asa/"egiatan yang berdimensi proses#

+. &ahwa%


-46-

+. &ahwa udul*udul SOP AP dirumus"an berdasar"an output %inal yang didahului aspe" "egiatan aspe" prosedur! se'ara "eseluruhan ma"ro! maupun se'ara parsial mi"ro!3 yaitu saat awal pra!3 pada saat in! dan setelahnya pas'a!# 6.

&ahwa setiap organisasi pemerintah memili"i %ungsi operating core %ungsi utama!3 %ungsi techno-structure %ungsi bantuan te"nis! seperti pengawasan

dan

%ungsi

support

%ungsi

staff

pendu"ung/"ese"retariatan! sehingga udul*udul SOP AP sangat ditentu"an enis*enis %ungsi yang diemban oleh stru"tur organisasi yang bersang"utan dan se"aligus sebagai leading sector unit inti! %ungsi tersebut# 5. &ahwa %ungsi*%ungsi stru"tur organisasi pemerintah yang sama a"an memili"i SOP AP yang relati% sama dengan perbedaan hanya pada "olom pela"sana dan mutu ba"u serta identitas tertentu saa. Adapun lang"ah*lang"ah identi%i"asi SOP AP berdasar"an analisis tugas dan %ungsi yang dimili"i organisasi pemerintah adalah sebagai beri"ut 1. Menganalisis (ugas dan ;ungsi Organisasi Pemerintah Analisis tugas dan %ungsi dila"u"an dengan memerin'i mem*break- down ! tugas dan %ungsi stru"tur organisasi terendah menadi "egiatan yang operasional yang men'ermin"an output sementaranya bai" yang berdimensi produ" maupun yang berdimensi proses# 2. Mengidenti%i"asi output %inal end-product ! 9denti%i"asi output %inal end-product ! dari output sementara yang dihasil"an

stru"tur

terendah

organisasi

pemerintah

dengan

mela"u"an penelusuran stru"tur yang menghasil"an output %inal tersebut# . Mengidenti%i"asi aspe" "egiatan dari output %inal end*produ't! 9denti%i"asi aspe" "egiatan dari output %inal end-product ! dengan merumus"an aspe" "egiatan "eseluruhan ma"ro! dan aspe" parsial mi"ro! yang ada di awal pra!3 pada saat in! dan setelah pas'a! dari mi"ro!%


-47-

output %inal tersebut# 4. Merumus"an udul SOP AP $umusan udul SOP AP dila"u"an dengan menggabung"an aspe" a spe" "egi "egiat atan an deng dengan an outp output ut %ina %inall end-product !. !. Pengga Penggabung bungan an aspe" aspe" "egiat "egiatan an se'ara se'ara "eselu "eseluruh ruhan an ma"ro ma"ro!! dengan dengan output output %inal %inal menad menadii udul SOP ma"ro dan penggabungan aspe" parsial mi"ro! menadi udul SOP mi"ro# +. Mengindenti%i"asi seluruh udul SOP AP 9denti%i"asi seluruh SOP AP yang telah dihasil"an bai" udul SOP ma"ro ma"ro dan mi"ro mi"ro dengan dengan mengel mengelomp ompo"" o""an an sesuai sesuai dengan dengan ting"a ting"att stru"tur organisasinya. eseluruhan udul SOP AP inilah merupa"an "ebutuhan riil SOP AP yang harus disusun. )ntu" mempermudah identi%i"asi SOP

A P dap at

memperguna"an

;ormulir 9denti%i"asi seperti pada (abel 4.6. (abel 6 ;ormulir 9denti%i"asi SOP AP berdasar"an (ugas dan ;ungsi Tugas gas No. Tu

(1)

(2)

ungsi

!raian Tugas

Kegi Kegiat atan an

Outp Output ut

(3)

(4)

(5)

(6)

"spe# Kegiatan

$u%ul SOP

(7)

(8)

eterangan olom 1 Nomor diisi dengan nomor urut tugas sebai"nya dengan
sebai"nya%


-48-

sebai sebai"ny "nya a diisi diisi sesua sesuaii dengan dengan perat peratura uran n

yang yang ada denga dengan n

diberi nomor ang"a Arab3 misal 13233C!# olom  ;ungsi diisi dengan ;ungsi berdasar"an berdasar"an Peraturan yang ada sebai sebai"ny "nya a diisi diisi sesuai sesuai dengan dengan perat peratura uran n

yang yang ada dengan dengan

diberi nomor huru% abad "e'il3 misal a3 b3 '3C!# olom 4 )raian (ugas diisi dengan )raian (ugas yang merupa"an bagi bagian an dari dari ;ung ;ungsi si yang yang ada ada deng dengan an dibe diberi ri ang" ang"a a Arab Arab ber"urung satu misal 1!3 2!3 !3 C )raian tugas atau rin'ian tugas

ini

umumnya

telah

ada

berdasar"an

peraturan

pimpinan instansi yang bersang"utan!# olom + e egiatan diisi

dengan Nama

egiatan

yang merupa"an

perwu perwuuda udan n riil riil dari dari )raian )raian (ugas (ugas yang ada dengan dengan diberi diberi huru% "e'il ber"urung satu misal a!3 b!3 '!3 C# olo olom m 6 Outp Output ut diis diisii dengan Output ;inal yang dihasil"an dari penelusuran end-product sesuai

stru"tur organisasi

dan

diberi nomor ang"a arab dalam "urung3 misal 1!3 2!3 !3 C# olom 5 Aspe" egiatan diisi dengan Aspe" "egiatan yang ter"ait dengan Output yang bersang"utan bai" aspe" "eseluruhan ma"ro! maupun aspe" parsial mi"ro!. Aspe" ini biasanya berupa %ungsi manaemen3 misal penyusunan3 pela"sanaan3 e=aluasi3 pelaporan3 publi"asi3 distribusi!# olom olom 8

>udul >udul SOP diis diisii udul SOP SOP yang yang terdiri terdiri dari unsur unsur Output Output %inal dan Aspe" "egiatan3 Misalnya SOP Penyusunan $enstra Penyusunan

aspe"3

$enstra

Output

;inal!.

)ntu"

memudah"an dalam menghitung umlahnya ma"a sebai"nya diberi diberi ang" ang"a a beruru berurutan tan dengan dengan ang" ang"a a Arab Arab dari SOP nomor urut pertama 1! s.d. tera"hir.

2+ A#a!)) (a# P!4a# A!tr#at- (b&at (a!a b#t&" .#tr)6 Prinsip*prinsip penyusunan SOP sebagaimana diurai"an dalam bab

sebelumnya%


-49-

sebelumnya dapat diguna"an sebagai a'uan untu" menentu"an mana alternati% prosedur yang a"an dipilih untu" distandar"an antara lain3 yaitu  a. emu emuda dahan han dan dan "e "eel elas asan an b. 7%isiensi dan e%e"ti=itas e%e"ti=itas '. eselarasan d. eteru"uran e. inamis %. &erori &erorient entasi asi pada pada pengguna pengguna mere" mere"a a yang dilaya dilayani! ni! g. epatuhan hu"um h. epastian hu"um engan mengguna"an aspe"*aspe" tersebut di atas3 setiap alternati% prosedur dapat diui satu per satu.
3+ P#&!)a# SOP AP egiatan penulisan SOP AP adalah pembuatan unsur prosedur SOP AP yang terdiri dari bagian flowchart flowchar t dan identitas dengan mengguna"an lima simbol dan %ormat diagram alir ber'abang branching branching flowchart ! yang telah dibahas pada &A& sebelumnya. alam menentu"an SOP AP yang a"an dibuat3 terlebih dahulu diidenti%i"asi melalui tugas dan %ungsi sebagaimana yang telah dielas"an pada bagian penilaian "ebutuhan.
+ P#$&'a# (a# r;& SOP AP (ahapan penguian dan re=iu dila"u"an melalui dua 'ara3 yaitu 1! Simulasi3 yaitu "egiatan menalan"an prosedur sesuai dengan SOP

AP yang%


-50-

AP

yang

telah

dibuat3

tetapi

tida"

dengan

pela"sana

yang

sebenarnya3 melain"an oleh tim penyusun SOP AP untu" melihat apa"ah prosedur yang disusun telah memenuhi prinsip penyusunan SOP AP3 dan# 2! )i oba3 yaitu "egiatan per'obaan untu" menalan"an prosedur sesuai dengan SOP AP yang telah dibuat dengan melibat"an pela"sana

yang

sebenarnya

sehingga

"endala*"endala

yang

"emung"inan ditemui pada tahapan penerapan nantinya3 dapat di"enali terlebih dahulu.

5+ P#$)a4a# SOP AP Proses pengesahan merupa"an tinda"an pengambilan "eputusan oleh pimpinan pun'a". Proses pengesahan a"an meliputi penelitian ulang oleh pimpinan pun'a" terhadap prosedur yang distandar"an. Namun demi"ian3 pimpinan pun'a"3 yang pada umumnya memili"i ting"at "esibu"an yang padat3 "adang "ala tida" memili"i banya" wa"tu untu" meneliti se'ara se"sama satu persatu prosedur yang telah dirumus"an oleh tim. Oleh "arena itu3 i"a tim menyusun ring"asan e"se"uti% e'ecuti$e summary ! 3 yang isinya se'ara garis besar telah diurai"an di atas3 a"an sangat membantu pimpinan pun'a" dalam memahami hasil rumusan sebelum mela"u"an pengesahan.

D+ P#ra.a# SOP AP Proses penerapan harus dapat memasti"an bahwa tuuan*tuuan beri"ut ini dapat ter'apai a. Setiap

pela"sana

mengetahui

SOP

AP

yang

baru/diubah

dan

mengetahui alasan perubahannya# b. Salinan/!opy SOP AP disebarluas"an sesuai "ebutuhan dan siap dia"ses oleh semua pengguna yang potensial# '. Setiap pela"sana mengetahui perannya dalam SOP AP dan dapat mengguna"an semua pengetahuan dan "emampuan yang dimili"i

untu"%


-51-

untu" menerap"an pemahaman

a"an

SOP AP a"ibat

se'ara aman dan e%e"ti% termasu"

yang

a"an

teradi

bila

gagal

dalam

mela"sana"an SOP AP!# d. (erdapat sebuah me"anisme untu" memonitor/memantau "inera3 mengidenti%i"asi

masalah*masalah

yang

mung"in

mun'ul3

dan

menyedia"an du"ungan dalam proses penerapan SOP AP. eberhasilan pela"sanaan penerapan bergantung pada "eberhasilan proses simulasi dan penguian pada tahapan pengembangan SOP AP. Artinya3

"eberhasilan

pada

tahapan

tersebut

uga

a"an

menamin

"eberhasilan pada pra"te" senyatanya. Atas dasar hal tersebut di atas3 untu" menamin "eberhasilan penerapan SOP AP diperlu"an strategi penerapan yang meliputi lang"ah* lang"ah sebagai beri"ut

1+ Pr#7a#aa# P#ra.a# SOP AP Pengembangan atau perubahan SOP AP harus disertai dengan ren'ana penerapan yang tepat. $en'ana penerapan a"an memberi"an "esempatan untu" setiap anggota organisasi yang ber"epentingan untu" mempelaari dan memahami semua tugas3 arahan3 dan adwal serta "ebutuhan sumberdaya yang ter"ait.

2+ Pbrta4&a# Notification 6 -ang"ah

selanutnya

ren'ana

penerapan

dari adalah

proses proses

penerapan

setelah

penyusunan

pemberitahuan/penyebarluasan

in%ormasi perubahan.

3+ D)trb&) (a# A"))b!ta) Salinan/copy dari berbagai SOP AP yang di"embang"an harus tersedia untu" semua pela"sana yang ter"ait dalam SOP AP tersebut. >i"a pela"sana

tida"

memili"i

a"ses

terhadap

SOP

AP

yang

baru

di"embang"an3 ma"a SOP AP tida" dapat diterap"an dengan bai"3

sehingga%


-52-

sehingga mere"a tida" dapat dianggap bertanggung*awab i"a terdapat "esalahan prosedur.

+ P!at4a# Pa4aa# SOP AP Penerapan SOP AP yang e%e"ti% ter"adang membutuh"an pelatihan untu" pela"sananya. (ergantung dengan "ebutuhan dan wa"tu yang ada3 pelatihan bisa dalam bentu" %ormal atau in%ormal3 dila"sana"an dalam "elas ataupun pada pela"sanaan tugas sehari*hari. (api apapun bentu"nya3 yang paling utama adalah program yang diran'ang harus dapat memenuhi prinsip*prinsip pendidi"an orang dewasa3 dengan mempertimbang"an empat "omponen utama moti=asi3 alih in%ormasi3 "esempatan untu" melatih "eterampilan baru3 dan pening"atan "emampuan. Pemberian pelatihan dimulai dengan penilaian "ebutuhan pelatihan3 penyusunan materi pelatihan3 pemilihan peserta pelatihan3 pemilihan instru"tur3 serta penadwalan dan pengadministrasian pelatihan.

5+ S&.r;) Penerapan SOP AP uga memerlu"an adanya super=isi sampai SOP AP benar*benar di"uasai oleh para pela"sana. alam "aitan dengan hal ini3 ma"a perlu dibentu" tim yang selalu siap memberi"an super=isi se'ara terus menerus.

E+ M#tr#$ (a# E;a!&a) P#ra.a# SOP AP Pela"sanaan penerapan

SOP AP

harus se'ara terus menerus

dipantau sehingga proses penerapannya dapat beralan dengan bai". Masu"an*masu"an dalam setiap upaya monitoring a"an menadi bahan yang berharga dalam e=aluasi sehingga penyempurnaan*penyempurnaan terhadap SOP AP dapat dila"u"an se'ara 'epat sesuai "ebutuhan.

1. MonitoringC


-53-

1+ M#tr#$ Proses ini harus diarah"an untu" membanding"an dan memasti"an "inera pela"sana sesuai dengan ma"sud dan tuuan yang ter'antum dalam SOP AP yang baru3 mengidenti%i"asi permasalahan yang mung"in timbul3 dan menentu"an 'ara untu" mening"at"an hasil penerapan atau menyedia"an

du"ungan

tambahan untu"

semua pela"sana.

Monitoring SOP AP dila"sana"an se'ara reguler setiap 6 enam! bulan se"ali sedang"an pela"sanaan monitoring se'ara umum mele"at pada saat SOP AP dila"sana"an oleh pela"sananya. engan mengguna"an instrumen*instrumen tersebut selanutnya dapat ditentu"an metode*metode monitoring3 yang antara lain dapat berupa a. Obser=asi Super=isor. Metode ini mengguna"an super=isor di setiap unit "era sebagai obser=er yang memantau alannya penerapan SOP AP# b. 9nter=iew

dengan

pela"sana.

Monitoring

dila"u"an

melalui

wawan'ara dengan para pela"sana# '. 9nter=iew

dengan pelanggan/anggota

masyara"at.

Pengumpulan

in%ormasi dari piha" luar organisasi3 terutama para pelanggan atau masyara"at# d. Pertemuan dan dis"usi "elompo" "era# e. Pengarahan dalam pela"sanaan. Monitoring uga dapat dila"u"an melalui

pengarahan*pengarahan

dalam

pela"sanaan3

untu"

menamin agar proses beralan sesuai dengan prosedur yang telah diba"u"an. )ntu" membantu do"umentasi dalam mela"u"an monitoring3 dapat diguna"an tabel sebagai beri"ut

(abel 5%


-54-

(abel 5 Monitoring Pela"sanaan SOP AP

Prosed!r

1

2

1#

2#

3#

"

"

Peniaian %er*adap Penerapan 3 eraan dengan bai( %ida( beraan dengan bai( eraan dengan bai( %ida( beraan dengan bai( eraan dengan bai( %ida( beraan dengan bai( "

=atatan >asi Peniaian 4

%inda(an .ang >ar!s 'iambi 5

Para Peniai 6

ara pengisian olom 1

iisi dengan nomor urut

olom 2

iisi SOP AP yang dimonitor proses penerapannya

olom 

>i"a ternyata hasil penilaian beralan dengan bai"3 ma"a diberi"an tanda EHF pada "ota" yang tersedia dengan label E&eralan

dengan

menunu""an

bai"F.

bahwa

>i"a

ternyata

penerapan

SOP

hasil AP

penilaian

tida"

dapat

beralan dengan bai"3 ma"a diberi"an tanda EHF pada "ota" dengan label E(ida" beralan dengan bai" olom 4

iisi dengan 'atatan hasil penilaian3 terutama untu" hasil penilaian E(ida" beralan dengan bai"F. atatan antara lain adalah alasan mengapa prosedur tida" dapat beralan dengan bai"3 hal*hal mana yang dianggap tida" beralan dengan bai"3 apa "emung"inan penyebabF olom +%


-55-

olom +

iisi dengan tinda"an*tinda"an yang harus diambil agar SOP AP dapat diterap"an dengan bai"3 misalnya perlu adanya

penyempurnaan3

pelatihan

bagi

pela"sana3

perbai"an sarana yang tida" memadai3 dan sebagainya olom 6

iisi dengan para% petugas yang mela"u"an penilaian

Selain membantu memasti"an bahwa SOP AP telah dila"sana"an dengan benar3 hasil monitoring "inera uga dapat diadi"an masu"an dalam %ase beri"utnya dalam I 7=aluasi.

2+ E;a!&a) SOP AP se'ara substansial a"an membantu organisasi mewuud"an

sebuah

"omitmen

ang"a

panang

dalam

untu" rang"a

membangun sebuah organisasi menadi lebih e%e"ti% dan "ohesi%. (ida" selamanya sebuah SOP AP berla"u se'ara permanen3 "arena perubahan ling"ungan organisasi selalu membawa pengaruh pada SOP AP yang telah ada. Oleh "arena itulah SOP AP perlu se'ara terus menerus die=aluasi agar prosedur*prosedur dalam organisasi selalu meruu" pada a"untabilitas dan "inera yang bai". 7=aluasi SOP AP se'ara reguler dila"sana"an dalam "urun wa"tu 1 satu! tahun dan se'ara insidentil dapat dila"u"an sesuai "ebutuhan organisasi yang bersang"utan. (ahapan e=aluasi dalam si"lus penyusunan SOP AP merupa"an sebuah analisis yang sistematis terhadap serang"aian proses operasi dan a"ti=itas yang telah diba"u"an dalam bentu" SOP AP dari sebuah organisasi dalam rang"a menentu"an e%e"ti=itas pela"sanaan tugas dan %ungsi organisasi se'ara "eseluruhan. (uuannya adalah untu" melihat "embali ting"at "ea"uratan dan "etepatan SOP AP yang sudah disusun dengan proses penyelenggaraan tugas dan %ungsi organisasi sehingga organisasi dapat beralan se'ara e%isien dan e%e"ti%. 7=aluasi3 sebagai lang"ah tinda" lanut dari tahapan monitoring3

dapat%


-56-

dapat meliputi substansi SOP AP itu sendiri atau ber"aitan dengan proses penerapannya. )ntu" memudah"an e=aluasi3 dapat diguna"an tabel sebagai beri"ut (abel 8 7=aluasi Penerapan SOP AP AP
Peniaian 2: ,amp! mendorong pening(atan (inera ,!da* dipa*ami ,!da* dia(sana(an Sem!a orang dapat menaan(an perann.a masing-masing ,amp! mengatasi permasaa*an .ang ber(aitan dengan proses ,amp! mena?ab (eb!t!*an pening(atan (inera organisasi Sinergi sat! dengan ainn.a "

1 3:

2 4:

SOP )P nomor: 3 4 5: 6:

5 7:

### 8:

ara pengisian olom 1

iisi dengan nomor urut

olom 2

riteria penilaian e=aluasi bisa ditambah"an dan diubah sesuai "ebutuhan e=aluasi!

olom  s.d 8 dan seterusnya diisi i"a masih ada SOP AP yang a"an die=aluasi. Setiap SOP AP selalu diberi nomor "ode3 Nomor ini a"an lebih mudah untu" merepresentasi SOP AP. Setiap SOP AP yang die=aluasi di'antum"an nomornya pada "olom di atas nomor "olomnya masing* masing. Pada setiap sel sesuai dengan "riteria penilaiannya3 SOP AP dinilai dengan memberi"an tanda EBF i"a hasil penerapannya ternyata tida" sesuai dengan pernyataan3 dan tanda E * F i"a sesuai

dengan%


-57-

dengan pernyataan. eberhasilan

e=aluasi

tida"

hanya

terleta"

pada

bagaimana

in%ormasi di"umpul"an sesuai dengan pertanyaan*pertanyaan di atas3 namun demi"ian uga pada siapa yang mela"u"an e=aluasinya e=aluator!. )ntu" menghasil"an e=aluasi yang bai"3 diperlu"an tim e=aluator yang bai" pula. Oleh "arena itu3 e=aluasi SOP AP setida"nya dila"u"an oleh tim yang menyusun SOP AP tersebut. (im ini3 "arena "eterlibatannya sea" awal3 dipandang dapat memperhati"an detail*detail yang termuat dalam SOP AP tersebut3 sehingga mampu melihat mana detail yang perlu dirubah3 disempurna"an ataupun dibuat"an yang baru. Namun demi"ian3 "eterlibatan orang lain diluar tim yang sudah ada yang dianggap memili"i "ompetensi untu" mela"u"an e=aluasi tersebut a"an sangat membantu tim e=aluasi. Pelibatan orang sema'am ini a"an memberi"an

pandangan

lain

yang

mung"in

dapat

memberi"an

pembaruan*pembaruan yang diperlu"an dalam e=aluasi.

BAB I=%

Per Menpan No 35 Th 2012

Recommend Documents