SOSIALISASI PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
Disampaikan pada Sosialisasi SOP Dinkes * Puskesmas 2 Juli 2015
APAKAH SETIAP SEKSI/ SUB BAG DI DINKES HARUS MEMPUNYAI SOP? TIDAK MELA MELAY YANI MASYAR MASYARAKA AKAT T APAKAH APAKAH HARUS MEMPUNYAI SOP? SOP DIAMBIL DARI KEGIATAN APA?
$$ No. 2% Ta"un 1&&& tentang Penyelenggara Negara 'ang Bersi" dan Be(as dari ))N 1& *ei 1&&&! Permenpan No. P+R/15/*.PAN/,/200% Tentang Tentang Pedoman $mum Re-ormasi Birorasi 10 #uli 200%!
Permen PANRB No. 35/2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur SOP! Administrasi Pemerinta"an 20 #uni 2012!
Permendagri No. Ta"un Ta"un 2011 2011 tentang Pedoman Penyusunan SOP di ingungan )emendagri
Permendagri No. 52 Tahun Tahun 2011 2011 tentang SOP di Lingkungan Pemerintah Daerah
Dasar Hukum 1. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aaratur Negara N!"!r# PER/$%/M&PAN/'/())* Tentang Ped!"an U"u" Re+!r"a,i Bir!-ra,i.
(& Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aaratur Negara dan Re+!r"a,i Bir!-ra,i N!"!r# % Ta0un ()$( Tentang Ped!"an Penyu,unan Standar Oera,i!na1 Pr!,edur 2SOP3 Ad"ini,tra,i Pe"erinta0an & Per"enPAN dan RB N!"!r $( Ta0un ()$( Tentang Ped!"an Penataan Tata1a-,ana 2 Business Process3. . Permendagri No. 52 Tahun 20 !en!ang SOP
di Ling"ungan Pemerin!ah Daerah
LATAR BELAKANG Salah satu aspek penting untuk mewujudkan birokrasi yang efektif, efisien dan akuntabel dalam rangka perbaikan kinerja manajemen pemerintahan/kualitas pelayanan publik adalah dengan memperbaiki proses penyelenggaran administrasi pemerintahan melalui penyusunan dan penerapan Standar Operasional Prosedur (SOP) dministrasi Pemerintahan.
TUJUAN !emberikan pedoman bagi seluruh "/#/Pemerintah $aerah dalam mengidentifikasi, merumuskan, menyusun, mengembangkan, memonitor dan menge%alusi SOP dministrasi Pemerintahan sesuai dengan tugas dan fungsi masing&masing "/#/Pemda.
SASARAN $& Setia K/L/Pe"da "e"i1i-i SOP Ad"ini,tra,i Pe"erinta0an ,a"ai unit ter-e4i1. (& Penye"urnaan r!,e, enye1enggaraan e"erinta0an. & Keterti5an da1a" enye1enggaraan e"erinta0an. 6& Pening-atan -ua1ita, e1ayanan u51i-&
MANFAAT SOP #1 1.
Sebagai standardisasi 'ara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugasnya
.
!engurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugas
*.
!eningkatkan efisiensi dan efekti%itas pelaksanaan tugas dan tanggungjawab indi%idual pegawai dan organisasi se'ara keseluruhan
+.
!embantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada inter%ensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari&hari
.
!eningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas
MANFAAT SOP #2 -.
!en'iptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai 'ara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu menge%aluasi usaha yang telah dilakukan
.
!emastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dapat berlangsung dalam berbagai situasi.
.
!emberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh pegawai dalam melaksanakan tugasnya.
0.
!emberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi pegawai.!emberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya.
PRINSIP SOP PRINSIP PENYUSUNAN SOP 1. "emudahan dan kejelasan. . fisiensi dan efekti%itas. *. "eselarasan. +. "eterukuran. . $inamis. -. 2erorientasi pada pengguna (mereka yang dilayani). . "epatuhan hukum. . "epastian hukum.
PRINSIP PELA#SANAAN SOP 1. "onsisten
. "omitmen. *. Perbaikan berkelanjutan. +. !engikat. . Seluruh unsur memiliki peran penting. -. 3erdokumentasi dengan baik.
JENIS SOP SOP TEKNIS SOP teknis adalah standar prosedur yang sangat rin'i dan bersifat teknis. Setiap prosedur diuraikan dengan sangat teliti sehingga tidak ada kemungkinan&kemungkinan %ariasi lain. SOP ADMINISTRATIF SOP administratif adalah standar prosedur yang diperuntukkan bagi jenis&jenis pekerjaan yang bersifat administratif.
JADI ... SOP TEKNIS
Pr!,edur ,tandar yang ,angat rin4i 2detai13 dari -egiatan yang di1a-u-an !1e0 ,atu !rang e1a-,ana 2aaratur3 atau ,atu eran/7a5atan. SOP ADMINISTRATIF Pr!,edur ,tandar yang 5er,i+at u"u" 2tida- detai13 dari -egiatan yang di1a-u-an !1e0 1e5i0 dari ,atu !rang e1a-,ana 2aaratur3 dengan 1e5i0 dari ,atu eran/7a5atan&
IRI!IRI SOP TEKNIS $& Pe1a-,ana -egiatan 5er7u"1a0 ,atu !rang atau ,atu -e,atuan ti" -er7a atau ,atu 7a5atan "e,-iun dengan e"ang-u yang 1e5i0 dari ,atu. (& Beri,i 1ang-a0 detai1 atau 4ara "e1a-u-an e-er7aan atau 1ang-a0 rin4i e1a-,anaan -egiatan&
IRI!IRI SOP ADMINISTRASI $& Pe1a-,ana -egiatan 5er7u"1a0 5anya- 21e5i0 dari ,atu aaratur3 atau 1e5i0 dari ,atu 7a5atan dan 5u-an "erua-an ,atu -e,atuan yang tungga1. (& Beri,i ta0aan e1a-,anaan -egiatan atau 1ang-a081ang-a0 e1a-,anaan -egiatan yang 5er,i+at "a-r! atauun "i-r! yang tida- "engga"5ar-an 4ara "e1a-u-an -egiatan&
KONSEP PEMBAGIAN SOP ADMINISTRATIF DAN SOP TEKNIS
SOPr"s$ur
KEGIATAN
Is(
Ak%"r&P'aku
Sa%u&Tu)**a'
Ba)+ak
SOP TEKNIS ktor Satu/3unggal dan 4si "husus
Umum
K,usus
SOP ADMINISTRATIF ktor 2anyak dan 4si 5mum
SOP men'erminkan jenis "egiatan tertentu (Pelayanan, 6utin dan Penugasan) dari tugas dan fungsi yang dimiliki Struktur 5mum 3ugas dan 7ungsi 4nstansi Pemerintah8
3ugas dan 7ungsi Peren'ananan (6utin) . 3ugas dan 7ungsi Pelaksanaan (6utin dan Pelayanan) *. 3ugas dan 7ungsi !onitoring, %aluasi dan Pelaporan (6utin) +. 3ugas dan 7ungsi Penugasan #ainnya (Penugasan) 1.
1. Pm",") Pada umumnya tidak ada kegiatan pelayanan tanpa adanya permintaan (pemohon) customer satisfaction (kepuasan pelanggan). 2. I)(s(a%(- $ar( (,ak ks%r)a' 4nisiatif dan triger (pemi'u) kegiatan pelayanan berasal dari pemohon (pihak eksternal). /. T($ak Tr)0a)a 5mumnya kegiatan pelayanan tidak teren'ana karena tergantung adanya permohonan (tidak dapat diprediksi datangnya). . Mmr'uka) S+ara% Tr%)%u Pada kenyataannya kegiatan pelayanan bersifat limitatif sehingga memerlukan persyaratan tertentu.
1. T($ak $(aa'( $ar( Pm",") Pada umumnya kegiatan rutin diawali dari penanggungjawab pelaksana kegiatan dan bukan dari pemohon. 2. I)(s(a%(- $ar( (,ak ()%r)a' 4nisiatif dan triger (pemi'u) kegiatan rutin berasal dari internal (penanggung jawab pelaksanaan kegiatan). /. Tr)0a)a 5mumnya kegiatan rutin telah diren'anakan sebelumnya (pelaksanaan tugas oleh penanggung jawab pelaksanaan kegiatan) . T($ak Mmr'uka) S+ara% Tr%)%u Pada kenyataannya kegiatan rutin sudah gi%en sehingga tidak memerlukan syarat bagi pelaksana kegiatan. 9ustru kalau tidak dilaksanakan memerlukan syarat tertentu.
1. D(aa'( Pr()%a, Pada dasarnya kegiatan penugasan diawali dengan adanya perintah dari atasan yang berwenang. 2. I)(s(a%(- $ar( (,ak ()%r)a' 4nisiatif dan triger (pemi'u) kegiatan penugasan berasal dari internal yaitu atasan yang berwenang. /. Tr)0a)a $a)&a%au T($ak Tr)0a)a 5mumnya kegiatan penugasan tidak diren'anakan sebelumnya karena ada kondisi tertentu, atau bisa diren'anakan untuk penugasan yang bersifat reguler. . T($ak Mmr'uka) S+ara% Tr%)%u Pada kenyataannya kegiatan penugasan tidak memerlukan syarat tertentu sehingga bila tidak dilaksanakan justru memerlukan syarat tertentu.
FORMAT SOP D(a*ram A'(r 3Flowcharts 4 Flowcharts merupakan format yang biasa digunakan jika dalam SOP tersebut diperlukan pengambilan keputusan yang banyak (kompleks) dan membutuhkan jawaban :ya: atau :tidak: yang akan mempengaruhi sub langkah berikutnya. 7ormat ini juga menyediakan mekanisme yang mudah untuk diikuti dan dilaksanakan oleh para pegawai melalui serangkaian langkah&langkah sebagai hasil dari keputusan yang telah diambil.
SI$%OL
SE%UTAN
Termina!or
Pro&e&
Pengam'ian #eu!u&an
Do"umen
Penggandaan Do"umen
SI$%OL
SE%UTAN
Ar&i $anua
*ie
#one"!or
#one"!or
+ari& Air
SIMBOL SOP $a'am FLO5HART 3erminator
!elambangkan dimulainya dan diakhiri suatu prosedur
Pro'ess
!elambangkan proses berjalannya suatu prosedur
$e'ision
!elambangkan pengambilan keputusan8 ;a atau 3idak
rrow
!elambangkan arah prosedur
Off&page 'onne'tor
!elambangkan koneksi perpindahan halaman
ANATOMI SOP 1. IDENTITAS SOP a.
4nstansi/Satuan "erja
*)
3ahun pembuatan
+)
4nformasi lain yang diperlukan/alamat instansi
b. #embar Pengesahan $okumen SOP '. $aftar isi. d. Penjelasan singkat penggunaan
2. URAIAN SOP a. >ama SOP, nama prosedur kerja yang di SOP& kan b. Satuan kerja/unit kerja '. >omor, nomor prosedur kerja yang di SOP&kan d. 3anggal pembuatan, tanggal pertama kali SOP dibuat e. 3anggal re%isi, tanggal SOP dire%isi f. 3anggal efektif, tanggal mulai diberlakukan g. Pengesahan oleh pejabat yang berwenang h. $asar hukum i. "eterkaitan, keterkaitan dengan standar kerja yang lain j. Peringatan k. "ualifikasi personel l. Peralatan dan perlengkapan.
/. FLO5HARTS a. >omor b. kti%itas '. Pelaksana/aktor d. !utu baku berupa8 & "elengkapan & ?aktu & Output e. "eterangan.
")%", F"rma% F'"0,ar% SOP Pm6ua%a) La"ra) K")s()+r()*
LANGKAH TEKNIS PENYUSUNAN SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN A. PERSIAPAN PENYUSUNAN SOP 1. MEMBENTUK TIM DAN KELENGKAPAN 3im bertugas untuk melakukan identifikasi kebutuhan, mengumpulkan data, melakukan analisis prosedur, melakukan pengembangan, melakukan uji 'oba, melakukan sosialisasi, mengawal penerapan, memonitor dan melakukan e%aluasi, melakukan penyempurnaan& penyempurnaan, menyajikan hasil&hasil pengembangan mereka kepada pimpinan SOP, dan tugas&tugas lainnya.
2. MEMBERIKAN PELATIHAN BAGI ANGGOTA TIM gar tim dapat melakukan tugasnya dengan baik, maka seluruh anggota tim harus memperoleh pembekalan yang 'ukup tentang bagaimana menyusun SOP. Petunjuk pelaksanaan penyusunan SOP ini menjadi panduan bagi anggota tim dalam melaksanakan tugasnya. /. SOSIALISASI SOP KE SELURUH UNIT gar seluruh satuan kerja dalam organisasi mengetahui adanya perubahan yang akan dilakukan, maka pimpinan&pimpinan unit mengetahui hal ini. Peran pimpinan pun'ak akan sangat menentukan dalam hal ini.
B. PENILAIAN KEBUTUHAN SOP Penilaian kebutuhan adalah proses awal penyusunan SOP yang dilakukan untuk mengidentifikasi kebutuhan SOP yang akan disusun. 2agi organisasi yang sudah memiliki SOP, maka tahapan ini merupakan tahapan untuk melihat kembali SOP yang sudah dimilikinya dan mengidentifikasi perubahan&perubahan yang diperlukan. 2agi organisasi yang sama sekali belum memiliki SOP, maka proses ini murni merupakan proses mengidentifikasi kebutuhan SOP.
. PENGEMBANGAN SOP Pengembangan SOP pada dasarnya meliputi lima tahapan proses kegiatan se'ara berurutan yang dapat dirin'i sebagai berikut8 1. PENGUMPULAN INFORMASI DAN INDENTIFIKASI ALTERNATIF 3im dalam mengembangkan SOP setelah melakukan penilaian kebutuhan ( need assessment ) adalah mengumpulkan berbagai informasi yang diperlukan untuk menyusun SOP. 4dentifikasi informasi dapat dilakukan dengan teknik pengumpulan data seperti brainstorming, fo'us group dis'ussion, wawan'ara, sur%ey, benchmark , dan telaahan dokumen.
2. ANALISIS DAN PEMILIHAN ALTERNATIF nalisis terhadap alternatif&alternatif prosedur yang berhasil diidentifikasi untuk dibuatkan standarnya. Prinsip&prinsip penyusunan SOP dapat digunakan sebagai a'uan untuk menentukan mana alternatif prosedur yang akan dipilih untuk distandarkan antara lain, yaitu8 a."emudahan dan kejelasan. b.fisiensi dan efekti%itas. '."eselarasan. d."eterukuran. e.$inamis. f.2erorientasi pada pengguna/mereka yang dilayani. g."epatuhan hukum. h."epastian hukum
/. PENULISAN SOP 2eberapa aspek yang perlu diperhatikan dalam penulisan SOP, antara lain8 a. T( SOP 3erdapat dua tipe SOP yang dapat digunakan, yaitu technical SOP (3eknis) atau administrative SOP (dministratif). 6. F"rma% SOP 7ormat SOP yang dapat digunakan meliputi8 Simple steps, Hierarchical steps , Graphic , dan Flowcharts. 5ntuk SOP dministrasi Pemerintahan distandarkan menggunakan format Branching Flowcharts.
0. T()*ka%a) kr()0(a)&$%a(' 9enis pekerjaan akan memberikan pengaruh pada tingkatan kerin'ian SOP yang akan dibuat. $. Pr()s(!r()s( )+usu)a) SOP SOP harus dirumuskan dengan memenuhi prinsip& prinsip8 "emudahan dan kejelasan fisiensi dan efekti%itas. "eselarasan "eterukuran $inamis 2erorientasi pada pengguna (mereka yang dilayanl) "epatuhan hukum dan "epastian hukum. . A)a%"m( SOP $a) )$"kum)%as(a) SOP natomi dan Pendokumentasian disesuaikan dengan ketentuan SOP yang berlaku.
. PENGUJIAN DAN RE7IU SOP SOP yang telah dirumuskan oleh tim SOP harus melalui tahapan pengujian dan re%iu. Proses pengujian dan re%iu kemungkinan akan memaksa tim untuk kembali pada proses& proses pengumpulan data dan analisis, karena masih memerlukan informasi&informasi terbaru/tambahan yang tidak terpikirkan sebelumnya.
8. PENGESAHAN SOP Proses pengesahan dokumen SOP, merupakan tindakan pengambilan keputusan oleh pimpinan "/#/Pemda. fekti%itas kerja tim sangat tergantung dari tingkat keterlibatan pimpinan. "eterlibatan pimpinan dalam memberikan arahan kepada tim sejak permulaan tim dibentuk, akan sangat memudahkan proses pengesahan. 9ika keterlibatan pimpinan sangat terbatas, maka tim harus se'ara aktif membenkan informasi kemajuan sampai akhirnya informasi mengenai hasil final yang telah diperoleh tim.
D. INTEGRASI 3PENERAPAN4 SOP Penerapan SOP dalam praktek penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi merupakan langkah selanjutnya pada siklus SOP setelah pengembangan SOP yang menghasilkan rumusan SOP yang se'ara formal ditetapkan oleh pihak pimpinan organisasi. Penerapan SOP meliputi tahapan&tahapan sistematis dimulai dari langkah memperkenalkan SOP sampai pada pengintegrasiaan SOP dalam pelaksanaan prosedur&prosedur keseharian organisasi.
E. MONITORING DAN E7ALUASI 1. M")(%"r()* Sebagai bagian dari proses dalam penerapan SOP, organisasi harus mempersiapkan sebuah mekanisme monitoring kinerja dan memastikan bahwa SOP telah dilaksanakan dengan baik. Salah satu kun'i keberhasilan penerapan SOP adalah memonitor setiap pelaksana menguasai SOP yang telah ditetapkan. 3ujuannya adalah agar setiap pelaksana dapat bertanggungjawab atas kinerja pelaksanaan tugasnya yang dilaksanakan dengan SOP yang berlaku.
2. E9a'uas( SOP se'ara substansial akan membantu organisasi menjadi lebih produktif. $engan adanya SOP ini, maka organisasi telah melakukan sebuah komitmen jangka panjang dalam rangka membangun sebuah organisasi menjadi lebih efektif dan kohesif. 3idak selamanya sebuah SOP berlaku se'ara permanen, karena perubahan lingkungan organisasi selalu membawa pengaruh pada SOP yang telah ada. Oleh karena itulah SOP perlu se'ara terus menerus die%aluasi agar prosedur&prosedur dalam organisasi selalu merujuk pada akuntabilitas dan kinerja yang baik. %aluasi, sebagai langkah tindak lanjut dari tahapan monitoring, dapat meliputi substansi SOP itu sendiri atau berkaitan dengan proses penerapannya.
