PENYUSUNAN KLASIFIKASI ARSIP Klasifikasi Penger Pengertia tian n klasif klasifika ikasi si (Stand (Standar ar Austra Australia lia)’.. )’.... .. proses proses meren merencan canaka akan n dan menerapkan skema berdasarkan kegiatan bisnis yang menghasilkan rekod, dimana mere mereka ka dike dikelo lomp mpok okka kan n
dala dalam m
cara cara
yang yang
sist sistem emat atis is
dan dan
kons konsis iste ten n
untu untuk k
memudahkan penangkapan, temu balik, pemeliharaan dan pemusnahan. Klasifikasi termasuk memutuskan konvensi dokumen dan penamaan berkas, ijin pengguna dan batas keamanan rekod. Salah satu fungsi dari manajemen rekod adalah memilih secara tepat sistem klasifikasi sehingga rekod dapat secara cepat, tepat dan cepat ditemukan kembali, rekod dalam keadaan lengkap dan utuh, rekod merupakan satu kesatuan informasi. Seba Sebaga gaii enda endapa pan n info inform rmas asii pela pelaks ksan anaa aan n kegi kegiat atan an admi admini nist stra rasi si,, reko rekod d haru harus s diklas diklasifik ifikasi asikan kan berdas berdasark arkan an fungsi fungsi atau atau kompet kompetens ensii unit unit kerja kerja dalam dalam strukt struktur ur organisasi institusi, sehingga unit informasi yang terbentuk dapat ditetapkan jangka simpan (retensi) dan nilai guna informasinya. Dengan demikian sistem klasifikasi rekod pada prinsipnya mengacu pada pengertian memilah-milah rekod berdasarkan pada pada pertim pertimban bangan gan tentan tentang g bagaim bagaiman ana a suatu suatu rekod rekod akan akan diguna digunaka kan n sebaga sebagaii referensi atau akan ditemukan kembali (Wallace, 1992:513). Klasifikas Klasifikasii adalah adalah proses proses dimana dimana rekod organisasi/ organisasi/lemb lembaga aga dikategorik dikategorikan an atau dikelompokkan ke dalam unit penemuan rekod (Kennedy, Jay, 1998:..). ICA mend mendef efin inis isik ikan an seba sebaga gaii
peny penyia iapa pan n
dari dari renc rencan ana a
pemb pember erka kasa san n
atau atau sist sistem em
pemberkas pemberkasan an atau skema klasifikas klasifikasii untuk rekod dan penempatan penempatan series series rekod (reko (rekod d seba sebaga gaii satu satu kesa kesatu tuan an infor informa masi si)) dan dan atau atau item item dala dalam m suat suatu u skem skema. a. Sedangkan Patricia Wallace Wallace (1992) menyebut menyebut dengan istilah Records Classification System System (siste (sistem m klasif klasifika ikasi si arsip arsip dinam dinamis) is),, ia menye menyebut but juga juga tiga tiga dasar dasar sistem sistem klasifikasi: alfabetik (penyimpanan rekod berdasarkan urutan huruf abjad) dibedakan menjadi nama, subyek, geografi; numerik (penyimpanan rekod berdasarkan urutan nomor) nomor) dibedakan dibedakan menjadi menjadi nomor nomor berurutan, berurutan, middle-dig middle-digit, it, terminal-d terminal-digit, igit, desimal; desimal; alpha numerik (penyimpanan rekod berdasarkan kode huruf dan nomor). Dalam masing-masing sistem klasifikasi ini arsip kemudian diberkaskan secara kronolgis. Klasifikasi diperlukan dalam rangka pemberkasan rekod (records filing). Pemberkasan merupakan penempatan yang sesungguhnya rekod yang berkaitan
dalam suatu wadah penyimpanan (storage container atau folder/file), dengan tujuan agar mudah ditemukan saat hendak digunakan (Johnson, 1974:14). Klasifikasi adalah proses merencanakan dan menerapkan skema berdasarkan kegiatan bisnis yang menghasilkan rekod, di mana rekod dikelompokkan menurut cara yang sistematis dan konsisten untuk memudahkan penangkapan, temu balik, pemeliharaan dan pemusnahan
Pengertian Klasifikasi Kearsipan Klasifikasi adalah penggolongan menurut jenis, seperti binatang (sapi, kuda, kambing, dan sejenisnya), nomor kendaraan (B, F, H, dan sejenisnya), buku (sejarah, agama, dan sejenisnya), arsip (kepegawaian, keuangan, perlengkapan, dan sejenisnya). Kegunaan penggolongan ini adalah untuk mem-permudah dalam penemuan kembali yang dilengkapi pula dengan kode dan indeks. Kode merupakan tanda sebagai ganti pokok masalah, sedangkan indeks adalah tanda pengenal berkas. Tunjuk silang digunakan apabila terdapat istilah yang berbeda, tetapi mempunyai arti yang sama, sedangkan kegunaan indeks relatif/kaitan adalah untuk memudahkan mencari kode klasifikasi karena disusun secara abjad.
•
Jenis-jenis Klasifikasi
Klasifikasi Fasilitatif
Klasifikasi arsip dapat dibedakan menjadi 2 jenis, yaitu klasifikasi fasilitatif dan klasifikasi substantif. Klasifikasi fasilitatif yang mencerminkan tugas-tugas penunjang organisasi, contohnya: 1. Kepegawaian 2. Keuangan
Klasifikasi Substantif
Klasifikasi substantif adalah klasifikasi yang mencerminkan tugas-tugas operasional atau pokok organisasi. Kegiatan ini pasti berbeda pada setiap organisasi karena tugas pokok dan fungsinya tidak sama seperti: Departemen Agama tugas pokoknya mengurusi masalah haji, perkawinan, dan sejenisnya. Departemen Pekerjaan Umum mengurusi masalah jalan, jembatan dan sejenisnya. Departemen Sosial mengurusi masalah-masalah sosial, seperti bantuan sosial, rehabilitasi sosial, dan sejenisnya.
Peralatan Pemberkasan dan Cara Menggunakan
Pemberkasan yang berdasarkan subjek dapat diterapkan apabila memiliki dua perangkat, yaitu sebagai berikut. 1. Perangkat Lunak
1. Kode klasifikasi 2. Indeks 2. Perangkat Keras 1. Filing cabinet 2. Guide/Sekat yang terdiri dari: 1. Guide/Sekat I (Primer). 2. Guide/Sekat II (Sekunder). 3. Guide/Sekat III (Tersier). 3. Folder
•
Kegunaan Klasifikasi dan Kelengkapannya
Kegunaan klasifikasi dalam kearsipan adalah untuk memudahkan dalam penemuan kembali arsip bila sewaktu-waktu diperlukan. Untuk lebih mempercepat dalam penemuan kembali tersebut, klasifikasi harus dilengkapi pula dengan berikut ini. 1. 2. 3. 4.
Kode. Indeks. Tunjuk Silang. Indeks Relatif.
Pengenalan Bagan Klasifikasi
Skema atau bagan klasifikasi terdapat bermacam-macam versi dengan kode yang berbeda. Ada yang menggunakan kode angka desimal atau persepuluhan (DDC/Dewey Desimal Classification) yang terdiri dari 10 subjek mulai 000, 100, sampai dengan 900 yang diterapkan di jajaran Departemen Dalam Negeri, provinsi, kabupaten/kota sampai kelurahan. Namun, ada yang menggunakan kode angka urut mulai 00, 01, 02 sampai tidak terbatas seperti Departemen Pertahanan dan Keamanan sampai 28 subjek. Pada umumnya menggunakan kode alpha numeric atau gabungan huruf dan angka seperti KP- sebagai pokok masalah Kepegawaian sedangkan submasalah menggunakan angka, misalnya KP 00 submasalah Analisa Kebutuhan Pegawai. KU sebagai pokok masalah Keuangan, sedangkan untuk submasalah menggunakan angka misalnya KU 00 submasalah Penyusunan Anggaran. •
Kode Klasifikasi dan Penerapannya
Unsur Kode Klasifikasi
Kode berfungsi sebagai alat untuk membantu dalam menghubungkan urutan masalah dalam skema klasifikasi. Arsip yang akan disimpan jika telah diketahui golongannya berarti telah diketahui tempat penyimpanannya. Unsur kode adalah huruf dan angka. Dalam penggunaan unsur kode, perlu memperhatikan banyak atau
sedikitnya penggolongan beserta rinciannya. Dengan demikian tidak semua skema klasifikasi dapat menggunakan unsur angka, huruf atau abjad.
Kode pada Klasifikasi Fungsional
Skema klasifikasi fungsional dalam pengkodeannya menerapkan sistem alpha numeric. Sistem ini merupakan penggabungan antara unsur angka dan huruf. Huruf untuk kode pokok masalah, sedangkan angka untuk dari sekunder sampai dengan tersier. Huruf bukan merupakan singkatan tetapi inisial yang diambil dari judul pokok masalah. Kode merupakan inisial, dan digunakan secara seragam untuk seluruh organisasi.
Hubungan Indeks dan Klasifikasi
Hubungan antara skema klasifikasi dan indeks sangat erat sekali pada hampir semua pelaksanaan filing. Filing tanpa kode klasifikasi tidak dapat memenuhi tujuan filing; demikian pula sebaliknya. Akan tetapi, ada beberapa pengecualian karena ada beberapa arsip hasil suatu kegiatan tidak menggunakan klasifikasi untuk filing-nya, seperti arsip personal, arsip pasien/rekam medis. Sebaliknya, semua sistem filing apa pun jenis arsip yang akan disimpan memerlukan indeks. •
Penyusunan Skema Klasifikasi Arsip
Penyimpanan Arsip
Skema klasifikasi arsip disusun atas dasar fungsi/kegiatan organisasi baik yang substantif maupun fasilitatif, agar arsip dapat terorganisir secara logis dan sistematis. Dengan demikian, arsip dapat ditemukan dengan cepat dan tepat. Prinsip klasifikasi mengarah kepada pengelompokan arsip ke dalam unit-unit kecil. Dari unitunit kecil dikelompokkan ke dalam golongan yang lebih besar. Unit-unit yang memiliki sifat sama digolongkan ke dalam suatu golongan tertentu sehingga membentuk suatu pengertian yang lengkap.
Klasifikasi Fungsional
Klasifikasi fungsional merupakan klasifikasi arsip yang disusun atas dasar fungsi dan kegiatan organisasi yang bersangkutan. Klasifikasi arsip ini yang membedakan dengan klasifikasi yang diterapkan pada bahan pustaka. Penggolongan arsip tidak dibatasi jumlah penggolongannya, tetapi disesuaikan dengan masalah-masalah yang ada yang ditimbulkan dari banyaknya kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi. Sebagaimana telah dikemukakan bahwa klasifikasi arsip disusun secara berjenjang dari pokok masalah (primer) sampai pada submasalah (sekunder) dan sub-sub masalah (tersier). Rincian pada klasifikasi dibatasi sampai pada rincian ketiga.
Prosedur Penyusunan Klasifikasi
Agar arsip dapat diklasifikasikan secara tepat, maka perlu diperhatikan syarat-syarat dalam penyusunan skema klasifikasi arsip terutama dalam pembentukan golongan/kelas. Penggolongan dilakukan atas dasar fungsi dan kegiatan organisasi. Prosedur penyusunan klasifikasi arsip fasilitatif dan substantif tidak berbeda. Hanya untuk mewujudkan dalam skema klasifikasi keduanya dibedakan untuk memudahkan dalam penggunaannya.
•
Indeks Relatif dan Daftar Indeks
Pengelolaan Manajemen Kearsipan
Dalam pengelolaan kearsipan, salah satu dari sekian banyak kepentingan adalah bagaimana mengatur arsip agar cepat melayani pekerjaan. Untuk keperluan tersebut harus didukung adanya skema klasifikasi. Untuk memudahkan penggunaannya, skema klasifikasi harus dilengkapi dengan indeks relatif. Indeks relatif disusun atas subjek-subjek yang tertuang di dalam skema klasifikasi. Skema klasifikasi disusun oleh seseorang yang memiliki pengetahuan organisasi dan tata.
Penyusunan Indeks Relatif
Indeks relatif merupakan subsistem dari skema klasifikasi arsip. Fungsinya untuk memudahkan dalam pencarian golongan subjek saat melakukan penataan arsip/ filing. Dengan ditemukan golongan beserta kodenya akan menuntun ke tempat penyimpanan arsip yang benar. Dengan demikian, akan memudahkan pula dalam penemuan kembalinya. Indeks relatif berbeda dengan daftar indeks. Indeks relatif disusun dari skema klasifikasi, sedangkan daftar indeks disusun dari indeks file/ berkas.
Penggunaan Indeks Relatif
Penyusunan skema klasifikasi yang tepat dan kemudian dituangkan dalam bentuk indeks relatif sangat menunjang dalam pengaturan arsip. Selanjutnya dengan dilengkapi daftar indeks akan menjamin kemudahan dalam kegiatan filing dan penemuan kembali
