SOP Peminjaman Arsip

INSPEKTORAT JENDERAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif  Disusun Oleh Disahkan Oleh

Januari 2012

SOP PEMINJAMAN ARSIP Dasar Hukum

Kualifikasi Pelaksana

1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan pengganti dari Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 2. Peraturan Peraturan Pemerintah Pemerintah 34 Tahun Tahun 1979 tentang tentang Penyusutan Arsip 3. Permendikna Permendiknass Nomor Nomor 37 37 Tahun Tahun 2006 tentang tentang Tata Tata Kearsipan di lingkungan Depdiknas 4. Permendikna Permendiknass Nomor 13 Tahun 2006 tentang tentang Jadwal Jadwal Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional 5. Permen Permendik diknas nas Nomor Nomor 5 Tahun Tahun 2009 2009 tentang tentang Rincian Tugas Itjen Depdiknas 6. Permendikna Permendiknass Nomor Nomor 39 Tahun 2010 tentang tentang Jadwal Jadwal Retensi Arsip Keuangan dan Kepegawaian di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional 7. Permendikbu Permendikbud d Nomor Nomor 48 Tahun Tahun 2011 tanggal tanggal 24 Oktober 2011 tentang Perubahan Penggunaan Nama Kementerian Pendidikan Nasional menjadi Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan 8. Permendikbu Permendikbud d Nomor Nomor 1 Tahun Tahun 2012 tentang tentang Organisas Organisasii dan Tata Kerja Kemdikbud

Memiliki pengetahuan tentang arsip

Keterkaitan SOP Pengelolaan Arsip

Peralatan/Perlengkapan Agenda arsip surat, formulir peminjaman arsip, ATK, komputer, meja, kursi.

Peringatan 1. Arsip dapat di dipinjamkan dalam re rentang wa waktu ti tidak leb lebih dari ari 3 jam, am, lebi lebih h dar darii itu itu dikh dikhaw awat atir irka kan n arsi arsip p aka akan n sulit dipertanggungjawabkan 2. Kartu Identitas Identitas Peminja Peminjam m arsip arsip agar agar ditinggal ditinggal dalam buku peminjaman selama arsip belum dikembalikan sebagai jaminan pengembalian arsip.

Pencatatan dan Pendataan 1. Ag Agenda ar arsip surat 2. Form Formu ulir lir arsi arsip p

NO

AKTIVITAS

1

1. Menerima surat permohonan peminjaman arsip

KBU

2. Menerima disposisi dan surat peminjaman arsip

Staf RT

PELAKSANA 2

3

Kasubbag Staf RT RT

Persyaratan Perlengkapan 1 Su Surat permohonan pinjam arsip 2 Lemb Lemba ar spos spos s Berkas pinjam arsip

MUTU BAKU Output

Waktu

Terparafnya lembar disposisi

10 Menit

Terlayani peminjaman arsip

5 Menit

Ket

NO

AKTIVITAS

1

3. Mencatat peminjaman arsip

Staf RT

4. Mengidentifikasi dan Klarifikasi arsip sesuai permohonan

Staf RT

5. Mencari Arsip di lokasi simpan

PELAKSANA 2

3

Persyaratan Perlengkapan 1 Buku agenda 2 Berkas pinjam arsip 3 Formulir peminjaman arsip

MUTU BAKU Output

Waktu

Terdatanya informasi peminjam arsip dan arsip yang dipinjam

10 Menit

1 Daftar arsip 2 Boks arsip

Ditemukannya Boks arsip

15 Menit

Staf RT

1 Daftar arsip 2 Boks arsip 3 Rak arsip

Ditemukannya arsip yang akan dipinjam dan diserahkan ke peminjam

10 Menit

6. Me M enerima pengembalian arsip

Staf RT

Formuir pengembalian arsip

Terdatanya bahwa arsip yang dipinjam telah dikembalikan

10 Menit

7. M Me emeriksa e eng apan an keadaan arsip secara berkala

Staf RT

1 Arsip a a ars p

8. Membuat laporan

Staf RT

Kasubbag

1 ATK 2 Daftar peminjaman arsip 3 Daftar pengembalian arsip

Ket

1 Terwujudnya pengem a an arsip pada folder/tempat dimana arsip itu berasal 2 Dapat Dapat dipast dipastika ikan n arsip dalam keadaan baik dan lengkap Tersedianya laporan peminjaman da dan pengembalian arsip

60 Laporan Menit Bulanan