Bab 1 Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
Setelah proses seleksi dan rekrutmen selesai dilakukan, kegiatan perencanaan Sumber Daya Manusia tidak berhenti sampai dari situ. Proses selanjutnya yang harus dilakukan perusahaan adalah memberikan program induksi dan orientasi kepada tenaga kerja baru yang telah lolos pada tahap seleksi dan rekrutmen. Induksi dan orientasi merupakan tahap pengenalan tenaga kerja pada perusahaan atau jabatan j abatan baru yang akan ditempatinya. Setiap orang yang berada di lingkungan baru pasti akan memerlukan adaptasi untuk menghindari terjadinya kejutan kebudayaan yang dapat menghambat untuk bertahan pada lingkungan baru tersebut. Begitu juga karyawan yang dihadapkan pada lingkungan pekerjaan yang baru. Mereka yang dapat beradaptasi dengan baik akan lebih mudah bertahan dalam lingkungan yang baru, sedangkan karyawan yang tidak dapat menyesuaikan diri akan merasa tidak nyaman sehingga mudah untuk memilih pekerjaan yang lain.. Untuk mendapatkan manfaat yang diharapkan dalam proses induksi dan orientasi, perusahaan harus mampu merancang program induksi dan orientasi yang efektif. Hal ini dilakukan agar tidak terjadi kegagalan yang tidak hanya pada proses induksi dan orientasi, tetapi
juga berdampak pada tahap
perencanaan Sumber Daya Manusia lainnya, yaitu seleksi dan rekrutmen. Kegagalan tersebut dapat dilihat dari banyaknya pegawai baru yang keluar.
Sehingga perusahaan kehilangan banyak tenaga kerja yang telah direkrut dan memerlukan perekrutan kembali untuk mendapatkan tenaga kerja baru. Oleh karena itu, kematangan dalam perencanaan dan pelaksanaan proses induksi dan orientasi sangat penting dalam keberhasilan tenaga kerja baru untuk beradaptasi dengan lingkungan kerjanya sehingga dapat mencapai produktivitas yang maksimal.
1.2 Rumusan Masalah
1. Apa yang dimaksud induksi dan orientasi? 2. Apa tujuan induksi dan orientasi? 3. Bagaimana prosedur induksi dan orientasi? 4. Bagaimana Kontribusi lingkungan kerja terhadap efektivitas induksi dan orientasi? 5. Bagaimana pengaruh faktor imitasi dan sugesti dalam induksi dan orientasi? 6. Bagaimana tindak lanjut dari proses orientasi? 7. Bagaimana evaluasi terhadap induksi dan orientasi?
1.3
Tujuan
1. Mengetahui apa yang yang dimaksud induksi induksi dan dan orientasi. 2. Mengetahui tujuan induksi dan orientasi. 3. Mengetahui bagaimana prosedur induksi dan orientasi. 4. Mengetahui kontribusi kontribusi lingkungan lingkungan kerja terhadap efektivitas induksi dan orientasi.
5. Mengetahui pengaruh pengaruh faktor imitasi dan sugesti dalam induksi dan dan orientasi. 6. Mengetahui tindak lanjut program orientasi. 7. Mengetahui evaluasi program orientasi.
Bab 2 Kajian Pustaka
2.1 Definisi Induksi Dan Orientasi
Induksi merupakan merupakan kegiatan untuk memperkenalkan tenaga kerja baru dengan tugas dan pekerjaan, para penyelia, dan tenaga kerja yang sudah ada. Induksi menunjukkan prosedur formal. Di dalamnya meliputi tenaga kerja baru
dalam
mengisi
formulir
keterangan
untuk
daftar
pembayaran
gaji/upah/honorarium, diberitahu dimana mereka harus bekerja, mempelajari ketentuan/peraturan perusahaan, baik yang tertulis maupun yang tidak tertulis. Dalam prosedur ini, pekerja baru juga diperkenalkan dengan atasan, mandor, penyelianya dan anggota kelompok kerja yang akan menjadi teman sekerjanya. Tingkat formalitas dalam proses induksi tenaga kerja semakin meningkat sehubungan dengan makin meluasnya ekspansi perusahaan. Setelah diadakan kegiatan induksi, selanjutnya diadakan kegiatan orientasi. Ada beberapa pengertian orientasi menurut para ahli, yakni sebagai berikut. Orientasi didefinisikan: 1. Familiarization with and adaptation to a situation or an environment. (pengakraban dan penyesuaian dengan situasi atau lingkungan). Cascio, 1995: 239 2. The activities involved introducing new employees to the organization and their work units. (aktivitas yang melibatkan pengenalan karyawan baru kepada organisasi dan unit kerja mereka) Descenzo & Robbins, 1994: 230231
3. Familiarize employes with their role, their organization, it’s policies, and other employees. (mengakrabkan karyawan dengan peran, organisasi, kebijakan organisasi, dan karyawan lain) Wether & Davis, 19:251 Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa orientasi adalah pengenalan dan adaptasi terhadap suatu situasi atau lingkungan. Orientasi dilakukan untuk mengembangkan hubungan tenaga kerja baru dengan tenaga kerja lain dan pekerjaan di perusahaan. Bagi tenaga kerja baru yang telah memperoleh surat penempatan tugas, orientasi merupakan proses untuk mengetahui dan mengenal tempat kerjanya dalam totalitas hubungan pekerjaan. Dalam praktik, orientasi sering hanya berupa indoktrinasi terhadap filosofi, kebijakan dan peraturan organisasi yang bersangkutan. Induksi dan orientasi merupakan dua kegiatan yang dilaksanakan dengan maksud yang sama, yaitu memperkenalkan tenaga kerja baru dengan tenaga kerja yang lain atau manajemen seluruh hierarki perusahaan, serta tempat mereka dalam tim kerja. Kegiatan ini dipandang penting oleh manajemen karena banyak nilai tambahnya. Oleh karena itu, induksi dan orientasi terhadap tanaga kerja baru merupakan kegiatan penting dan harus dilaksanakan. Sukses tidaknya tenaga kerja yang bersangkutan melaksanakan tanggung jawab dalam bidang tugas dan pekerjaan yang diberikan kepadanya dipengaruhi oleh induksi dan orientasi yang tepat.
2.2 Tujuan Induksi Dan Orientasi
Tujuan yang diharapkan bagi pelaksanaan program induksi dan orientasi adalah tenaga kerja baru terus menerus dapat menyesuaikan diri sehingga
hubungan antar tenaga kerja yang berangkutan denganperusahaan menjadi harmonis. Rincian tujuan yang diharapkan dari pelaksanaan induksi dan orientasi tenaga kerja yang ingin dicapai perusahaan antara lain sebagai berikut: 1.
Memperkenalkan tenaga kerja dengan ruang lingkup perusahaan beserta kegiatannya.
2.
Memberi
informasi
yang
dipandang
penting
tentang
peraturan,
kebijaksanaan, dan ketentuan perusahaan, baik yang tertulis maupun tidak tertulis. Dengan ini tenaga kerja yang berangkutan dapat menghindari rintangan atau tindakan hukum yang mungkin terjadi akibat pelanggaran terhadap peraturan, kebijakan dan ketentuan yang tidak mereka ketahui. 3.
Menghindari kemungkinan timbulnya kekacauan yang dihdapi tenaga kerja baru atas tugas dan pekerjaan pekerja an baru yang diserahkan kepadanya.
4.
Menghemat waktu dan tenaga bagi tenaga kerja baru dengan memberitahukan kepada mereka kemana harus minta keterangan atau mendapat batuan dalam menyelesaikan kesulitan yang mungkin mereka hadapi.
5.
Memberi kesempatan kepada tenaga kerja baru menanyakan kesulitan tentang tugas dan tanggung jawab mereka.
6.
Memberi peringatan kepada tenaga kerja baru bahwa mereka adalah salah satu unsur yang dipandang penting bagi perusahaan tempat mereka bekerja.
2.3 Prosedur Induksi Dan Orientasi
Pelaksanaan induksi dan orientasi menggunakan prosedur tertentu. Prosedur tersebut merupakan urutan kegiatan yang harus dilalui dalam pelaksanaan induksi dan orientasi bagi tenaga kerja baru. Berikut adalah tahapan proses induksi dan orientasi: 1. Wawancara Penyuluhan Pendahuluan Wawancara menghendaki komunikasi langsung antara tenaga kerja dengan penyelia langsung (pihak yang diberi tanggung jawab dalam induksi dan orientasi tenaga kerja yang bersangkutan). Pertemuan diri adalah cara yang paling lazim dan efektif. Hal tersebut karena mudah terlihat dari luar dan dapat terjadi hubungan yang lancar antara kedua belah pihak. Keduanya harus menggunakan alat wawancara (bahasa) dengan pengertian yang sama, dapat menyampaikan dan menerima suatu maksud tertentu, serta berada dalam situasi yang biasa (tanpa tekanan). Kelihatannya wawancara penyuluhan pendahuluan mudah dijalankan. Akan tetapi, untuk mengadakan wawancara yang efektif tidak semudah yang diharapkan. Wawancara penyuluhan pendahuluan terhadap tenaga kerja baru tersebut dapat memberikan penjelasan mengenai keterangan yang dianggap belum jelas, selanjutnya diarahkan sesuai dengan pekerjaan yang sebenarnya. Kegiatan
wawancara
penyuluhan
pendahuluan yang
dilakukan antara tenaga kerja baru yang mengalami induksi dan orientasi dengan para penyelia (manajemen langsung pada hierarki di atasnya) dilakukan sebaik mungkin, sehingga para tenaga kerja baru merasa betah dan senang bekerja di perusahaan.
Lingkup kegiatannya meliputi: 1) Pemberian keterangan kepada tenaga kerja yang besangkutan mengenai segala sesuatu yang berhubungan dengan tugas dan pekerjaan yang akan diberikan kepadanya. 2) Struktur
ketenagakerjaan
dalam
perusahaan
termasuk
pemberitahuan tentang atasan langsung yang menilai pekerjaan maupun yang memberikan pembinaan kariernya di masa yang akan datang. 3) Kemungkinan pengembangan, mutasi, dan promosi, maupun kegiatan ketenagakerjaan lainnya. Dalam proses ini sebaiknya peserta induksi dan orientasi diberi kesempatan untuk mengajukan pertanyaan mengenai hal-hal yang belum jelas maupun saran yang mereka pandang perlu. Pendekatan psikologis akan sangat membantu pencapaian tujuan induksi dan orientasi dan pengembangan tenaga kerja terwujud. Hal tersebut dapat dilakukan dengan sikap keramahan dan ketegasan para penyelia dalam memberikan induksi dan orientasi. 2. Penunjukan Tempat-Tempat Tertentu Setelah tenaga kerja diberi wawancara penyuluhan pendahuluan, prosedur
selanjutnya
adalah
menunjukkan
tempat-tempat
pada
lingkungan perusahaan yang ada hubungannya dengan ruang lingkup serta prosedur penyelesaian tugas dan pekerjaan yang akan diberikan kepadanya. Penunjukan harus diikuti dengan kunjungan ke tempattempat tersebut, sehingga apabila ada kekurangjelasan dalam pemberian
informasi dapat dibantu dengan kegiatan peninjauan langsung pada tempat yang dituju. Penunjukan tempat-tempat tertentu meliputi: a. Tempat kerja bagi tenaga kerja yang bersangkutan beserta segala saranadan prasarana sebagai penunjang dalam penyelesaian tugas dan pekerjaan yang diberikan kepadanya. b. Ruang istirahat dan tempat beribadah tertentu sesuai dengan agama masing-masing. c. Ruang perpustakaan tempat menggali berbagai informasi mengenai ruang lingkup tugas dan pekerjaannya, serta sebagai media untuk meningkatkan kualitas kerja mereka. d. Ruang pimpinan (atasan langsung) sebagai tempat konsultasi masalah pekerjaan dan tempat melaporkan mengenai pelaksanaan dan
hasil
pelaksanaan
tugas
dan
pekerjaanyang
diberikan
kepadanya. e. Tempat-tempat kerja dan jumlah tenaga kerja yang menjadi bawahannya, khususnya bagi tenaga kerja yang akan menduduki jabatan tertentu. f. Tempat-tempat lain yang ada hubungannya dengan tenaga kerja yang bersangkutan untuk menyelesaikan tugas dan pekerjaan yang diberikan kepadanya. 3. Pengadaan Pertemuan Kelas Seringkali jumlah tenaga kerja yang harus diberikan induksi dan orientasi jumlahnya tidak sedikit. Sehingga kemungkinan untuk diadakan penyeliaan maupun wawancara pertemuan diri dengan masing-masing tenaga kerja perlu alokasi waktu yang tidak sedikit. Ini
belum termasuk pengerahan jumlah calon penyelia yang akan mengadakan
penyeliaan
langsung
kepada
tenaga
kerja
yang
berangkutan. Apabila terjadi hal demikian, prosedur yang paling tepat adalah mengadakan pertemuan kelas dengan tenaga kerja yang mengikuti program induksi dan orientasi. Informasi yang harus disampaikan kepada peserta induksi dan orientasi dalam pertemuan kelas, antara lain: a.
Peraturan, kebijakan, dan ketentuan perusahaan, baik yang tertulis maupun yang tidak tertulis, serta segala peraturan mengenai ketenagakerjaan dari pemerintah.
b. Sejarah singkat mengenai perusahaan sejak berdiri sampai dengan
tahapan ekspansi yang pernah dilakukan. c.
Jenis keluaran produksi yang dikelarkan perusahaan masa lampau dan sekarang beserta kemungkinan peningkatan kualitas keluaran produksi di masa yang akan datang. datang.
d. Struktur organisasi perusahaan dari tingkat paling atas sampai
dengan
tingkat
bawah,
termasuk
para
tenaga
operasional
perusahaan. Hubungan vertikal dan horizontal pada struktur organisasi juga hal yang tidak kalah penting untuk disampaikan. Biasanya penyampaian informasi ini dibantu dengan media dan alat peraga, baik gambar maupun bagan tentang organisasi beserta ruang lingkup kegiatannya. e.
Informasi umum tentang segala hal yang berhubungan dengan ketenagakerjaan,
kode
etik
dalam
bekerja,
sanksi
terhadap
pelanggaran disiplin, pengaman dalam bekerja, komunikasi antara tenaga kerja maupun dengan pihak luar, dan sebagainya. f.
Tanggung
jawab
tenaga
kerja
yang
bersangkutan
beserta
batasannya. g.
Kemajuan dalam bekerja demi kelangsungan perusahaan. Pada kesempatan ini tenaga kerja diberi beberapa informasi tentang segala sesuatu yang berhubungan dengan kemajuan dirinya maupun perusahaan. Hal yang perlu disampaikan antara lain: 1) Kondisi kerja yang teratur 2) Sistem saran 3) Pemberian pinnjaman perusahaan 4) Asuransi 5) Pensiun 6) Kompensasi 7) Hari libur 8) Kegiatan ekstra di luar pekerjaan 9) Tempat penyimpanan akomodasi perusahaan 10) Pelayanan medis 11) Kemungkinan pengembangan tenaga kerja
Dalam pertemuan kelas, sebaiknya peserta induksi dan orientasi diberi kesempatan mengajukan pertanyaan mengenai hal-hal yang belum jelas maupun saran yang mereka anggap perlu. Keramahtamahan dan ketegasan para penyelia dalam kesempatan tersebut mendukung keberhasilan proses induksi dan orientasi. Oleh karena itu pendekatan
psikologis akan sangat membantu pencapaian tujuan induksi dan orientasi sehingga upaya pengembangan tenaga kerja dapat terwujud. 4. Pengenalan dengan Tenaga Kerja yang Lama Jalinan kekeluargaaan yang harmonis mungkin akan banyak membantu kelancaran pencapaian tujuan yang diharapkan perusahaan. Tantangan bagi manajemen seluruh hierarki perusahaan adalah mewujudkan hubungan yang harmonis antara tenaga kerja yang lama dengan tenaga kerja baru dalam proses induksi dan orientasi. Apabila di kemudian hari tenaga kerja yang bersangkutan mengalami kesulitan dalam menyelesaikan tugas dan pekerjaan yang diberikan kepadanya, dapat ditanyakan kepada pekerja lama tanpa merasa canggung, takut dan malu karena belum kenal. Prosedur ini dilakukan dengan jalan membawa tenaga kerja ke tempat tenaga kerja lama bekerja di seluruh lingkungan perusahaan. 5. Percobaan Pelaksanaan Tugas Dan Pekerjaan Setelah dilakukan hal tersebut diatas, prosedur berikutnya adalah percobaan pelaksanaan tugas dan pekerjaan yang akan diberikan kepada kepada tenaga kerja baru dengan bimbingan penyelia. Penyelia sekaligus melakukan tindakan perbaikan jika tenaga kerja melakukan kesalahan dalam melakanakan tugas dan pekerjaannya. Bimbingan dan peyeliaan sebaiknya semakin sedikit intensitasnya dari hari ke hari, karena makin lama makin jauh dari kesalahan. Harapan dari proses ini adalah tumbuhnya rasa percaya diri para tenaga kerja setelah menyelesaikan tugasnya. Tenaga kerja pun benar-
benar siap melaksanakan tugas dan pekerjaan sehari-hari tanpa bimbingan dan penyeliaan induksi induksi dan orientasi. Pelaksanaan kelima prosedur tersebut tidak hanya dibimbing oleh penyelia saja, tetapi hampir oleh seluruh manajemen pada hierarki perusahaan. Penyampaian informasi tentang hal yang bersifat umum oleh manajemen puncak, informasi tentang hal yang bersifat khusus oleh penyelia pekerjaan atau wakilnya dan pendalaman hal bersidat lanjutan disampaikan oleh manajemen tenaga kerja mupun penyelia langsung yang menjadi atasan langsung tenaga kerja bersangkutan.
2.4 Kontribusi Lingkungan Kerja Terhadap Efektivitas Induksi Dan Orientasi
Pada semua hierarki manajemen dalam perusahaan jenis apapun pasti berusaha agar dalam perusahaannya tercipta iklim kerja yang harmonis. Lingkunga kerja yang harmonis sebenarnya bukan hanya menjadi harapan harapan para menajemen saja, tetapi juga seluruh tenaga kerja dalam perusahaan. Dari tingkatan pekerja operasional, manajemen hierarki pertama, pert ama, manajemen menengah, sampai dengan manajemen puncak memiliki harapan sama. Lingkungan kerja yang harmonis akan membawa beberapa keuntungan bagi perusahaan, antara lain timbulnya moral dan disiplin kerja yang baik dari para tenaga kerja, sehingga hal ini dapat mempengaruhi keluaran produksi kerja perusahaan. Lingkungan kerja berpengaruh besar terhadap efektivitas induksi dan orientasi. Karena bagi siapapun, situasi pertama seringkali memberikan kepada yang bersangkutan. Kesan tersebut dapat positif dan negatif. Apalagi
bagi tenaga kerja baru, perusahaan tempat mereka bekerja beker ja mungkin memberi suasana baru bagi dirinya yang akan mambawa pengaruh terhadap keberhasilan tugas dan pekerjaannya. Lingkungan kerja baru yang yang harmonis akan mempengaruhi lancarnya pelaksanaan program induksi dan orientasi sekaligus efektivitasnya tercapai. Meciptakan lingkungan kerja yang harmonis bukan hal yang mudah. Ini bukan hanya menjadi tanggung jawab manajemen puncak, tetapi juga seluruh tenaga kerja pada semua tingkatan perusahaan. Sehingga banyak pihak dalam perusahaan yang terlibat dalam proses induksi dan orientasi. Lingkungan kerja yang harmonis dipengaruhi oleh faktor intern dan ekstern perusahaan. Pada faktor intern, misalnya kebijakan yang diambil manajemen puncak, tenaga kerja structural dan sebagainya. Sedangkan faktor ekstern, seperti kondisi politik, kebijakan pemerintah yang menyangkut dunia usaha, masyarakat sekitar, dan sebagainya. Oleh karena itu, analisis situasi, baik ekstern maupun intern menjadi tantangan bagi perusahaan.
2.5 Faktor Imitasi dan Sugesti dalam Induksi dan Orientasi
Gabriel Trade pernah mengungkapkan bahwa interaksi atau hubungan sosial berkisar pada proses imitasi. Bahkan semua pergaulan antar menusia hanya berdasrkan pada proses imitasi saja. Jadi, garis besar kehidupan ditentukan oleh dua macam kejadian utama. Pertama, timbulnya gagasan baru (invention) yang dirumuskan seseorang berbakat tinggi, dan yang kedua proses imitasi dari gagasan tersebut oleh orang banyak. Gelombang imitasi dapat menimbulkan gagasan baru yang selanjutnya dirumuskan seseorang. Gagasan baru ini kemudian diimitasi dan desebarkan kepada orang banyak,
kemudian menimbulkan imitasi pula, dan selanjutnya menimbulkan gagasan baru pula. Imitasi merupakan proses saling mencontoh, meniru, dan mengikuti perilaku orang lain. sehingga dapat disimpulkan imitasi merupakan faktot utama dalam perkembangan seseorang. Dalam hubungan social, selain faktor imitasi, faktor lain yang memegang peranan penting dalam kelangsungan hubungan social, yaitu gejala sugesti. Sugesti adalah pandangan atau sikap yang dapat diberikan kepada orang lain di luarnya. Dapat dikatakan sugesti ini dapat mempengaruhi pandangan dan sikap orang lain. Dalam proses induksi dan orientasi yang diikuti oleh tenaga kerja, terdapat berbagai macam perilaku, sikap, pengetahuan serta tutur kata yang berbada dari setiap tenaga kerja. Faktor imitasi dan sugesti membawa peran penting, khususnya bagi tenaga kerja baru. Pembelajaran yang paling sederhana dan mudah adalah dengan menirukan perilaku dan perbuatan yang dilakukan orang lain. Dengan demikian, tenaga kerja baru akan banyak mencontoh, meniru, dan mengikuti segala gerak, perilaku, etika kerja dan cara komunikasi tenaga kerja lama. Peniruan dan pencontohan ini mungkin disadari atau tanpa disadari oleh tenaga kerja baru yang mengikuti program induksi dan orientasi. Proses imitasi ini tidak hanya terjadi oleh tenaga kerja baru kepada tenaga kerja lama, namun juga dapat terjadi sebailknya, yaitu tenaga kerja lama dapat meniru dan terpengaruh oleh tenaga kerja baru. Hal tersebut dapat menjadi tantangan bagi para penyelia program induksi dan orientasi, khususnya untuk menyeleksi segala gerak dan perilaku serta perbuatan yang kurang menunjang produktivitas kerja, bahkan mungkin cenderung pada kegiatan inefiiensi dan inefektivitas.
Perilaku, gerak, dan perbuatan dalam penyelesaian tugas dan pekerjaan pada perusahaan yang negatif sering dilakukan tenaga kerja lama, biasanya lebih mudah ditiru dan dicontoh tenaga kerja baru. Sebaliknya, perilaku, gerak, dan perbuatan positif yang dilakukan tenaga kerja lama, proses imitasinya tak semudah meniru dan mencontoh hal-hal yang negatif. Hal ini tak berbeda dengan tindakan dan kegiatan di luar perusahaan. Contohnya, jika karyawan lama sering datang terlambat, maka karyawan baru akan terdorong untuk melakukan hal yang sama. Oleh karena itu, pendekatan psikologis dalam membina moral dan disiplin kerja, baik lama maupun baru mutlak diperlukan.dengan pembinaan tersebut diharapkan tercipta iklim dan kondisi kerja yang harmonis. Apabila sewaktu-waktu dilaksanakan program induksi dan orientasi bagi tenaga kerja baru, tenaga kerja lama siap untuk diikuti, dicontoh, dan ditiru segala perilaku, gerak dan perbuatan dalam menyelesaikan tugas dan pekerjaan dalam kondisi positif.
Pengaruh
Pendekatan Psikologis
Imitasi
Induksi dan Orientasi
Identifikasi Pengaruh terhadap
terhadap
Tenaga Kerja
Karakteristik Lingkungan Pengaruh
Pendekatan Lingkungan
Ker a
Sugesti
Gambar 1: Peran faktor imitasi dan sugesti dalam induksi dan orientasi
2.6 Tindak Lanjut Orientasi
Tindak lanjut dibutuhkan karena sering karyawan baru enggan mengakui bahwa mereka melupakan apa yang telah diberitahukan pada saat orientasi. Departemen sumber daya manusia menggunakan pertemuan tidak terjadwal atau meminta daftar cek sederhana berisi kritik karyawan terhadap kelemahan orientasi yang telah dilakukan. Kelemahan diasumsikan sebagai topik di mana karyawan membutuhkan informasi lebih tentang hal dimaksud. Daftar cek dijadikan umpan balik yang digunakan untuk membantu departemen sumber daya manusia dalam mengidentifikasi bagian program yang dinilai penting. Meskipun daftar cek dapat menjadi efektif, namun pertemuan antar karyawan dan pengawas adalah bagian penting dari tindak lanjut orientasi. Kesalahan terbesar yang kerapkali dilakukan setelah orientasi adalah mengacuhkan karyawan baru. Banyak karyawan baru tidak nyaman menemui pengawasnya atau staf departemen sumber daya manusia, karena itu dibutuhkan tindak lanjut formal dan sistematis. Dalam melengkapi tindak lanjut orientasi, hal penting harus dikaji ulang antar sesama karyawan atau sekelompok kecil karyawan untuk memastikan bahwa hal penting tersebut tidak terlewatkan.
2.7 Evaluasi Program Orientasi
Dalam setiap program yang dilaksanakan, pasti ada kekurangan dan kelemahan yang perlu diperbaiki. Program orientasi sebaiknya dikaji setiap tahun, yakni untuk melihat apakah program berhasil dijalankan dan dapat membuat kemajuan di masa yang akan datang. Untuk meningkatkan hasil
orientasi, umpan balik yang komprehensif dibutuhkan dari setiap individu yang terlibat dan ikut serta dalam program orientasi. Umpan balik dapat dihasilkan dengan beberapa cara, antara lain disksi dengan karyawan baru setelah melewati masa satu tahun, wawancara dengan karyawan dan pengawas yang dipilih secara acak dan menyebarkan kuesioner.
Bab 3 Contoh Aplikatif
Studi Kasus Berikut adalah desain program induksi dan orientasi yang digunakan pada suatu perusahaan: Panduan Progam Orientasi
1. Tujuan : Mengenalkan calon karyawan kar yawan pada budaya perusahaan, anggota organisasi dan suasana kerja di semua lingkungan perusahaan 2. Orientasi dilakukan apabila perusahaan melakukan penerimaan karyawan baru sekurang‐kurangnya 2 orang. 3. Pendekatan: Pembelajaran aktif dan eksperiental. Calon karyawan belajar secara aktif merasakan perusahaan sebagai sebuah pengalaman, bukan perusahaan sebagai yang tertulis 4. Bentuk orientasi adalah Office Tour. HRD berperan sebagai pemandu mengajak calon karyawan berkeliling ke seluruh lingkungan perusahaan 5. Materi : i) Sejarah perusahaan ii) Visi misi perusahaan iii) Struktur organisasi iv) Proses Bisnis v) Peraturan Perusahaan (termasuk peraturan kepegawaian)
Aktivitas:
No
Sesi
Waktu
Aktivitas
Peserta diminta memilih satu orang sebagai partner (bisa diacak atau tidak) Peserta saling berkenalan dengan partnernya mengikuti panduan pertanyaan berikut ini i.
Bisakah anda ceritakan bagaimana anda mulai
bekerja di tempat ini? Apa harapan anda? ii. Apa satu kata yang yang melukiskan keunikan diri anda? iii. Apa konstribusi konstribusi terbaik yang yang ingin anda berikan pada perusahaan ini? 1
Perkenalan
45 menit
e. Peserta diminta membentuk sebuah keluarga yang terdiri dari 2 ‐ 6 orang atau 2 ‐ 3 pasangan f. Peserta memperkenalkan partnernya kepada seluruh anggota keluarga berdasarkan cerita yang telah didapatkan g. Keluarga menentukan nama keluarga dengan ketentuan satu kata atau frase yang melukiskan kesamaan diantara mereka h. Fasilitator menjelaskan bahwa mereka akan menjadi sebuah "keluarga" yang senasib bersama ‐ sama mengikuti program orientasi dan induksi
e. Fasilitator menjelaskan tujuan dan susunan acara program orientasi
2
Orientasi
5 menit
f. Fasilitator memberi penugasan kepada karyawan terkait sejarah perusahaan, visi misi, struktur dan alur bisnis
Fasilitator mengajak peserta berkeliling kantor sambil memberi penjelasan Logo ‐‐ Sejarah 3
Office Tour
1 jam
Direktur ‐‐ Visi Misi Manajer ‐‐ Struktur dan Alur bisnis Fasilitator meminta peserta untuk menjawab penugasan melalui sharing antar peserta
No
Sesi
Waktu
Aktivitas
1. Fasilitator menjelaskan mengenai peraturan HRD Peraturan 4
yang berlaku di perusahaan 30 menit
2. Fasilitator menjelaskan mekanisme induksi
HRD
selama masa percobaan
3.Fasilitator menutup aktivitas orientasi dengan 5
Closing
5 menit
simbolisasi perayaan bergabungnya mereka dalam perusahaan
Panduan Program Induksi
1. Tujuan: Melibatkan karyawan masa percobaan dalam pekerjaan dan terlibat sebagai bagian perusahaan 2. Pendekatan: Pembelajaran aktif dan eksperiental. Calon karyawan aktif melakukan penggalian terhadap fokus pembelajaran yang ditetapkan oleh perusahaan. 3. Karyawan baru diharuskan mengikuti sesi The Great Story dan The Workflow sekurang‐kurangnya 3 kali selama masa percobaan 4. Bentuk induksi a. The Great Story Calon karyawan diminta untuk menggali kejadian atau kisah yang memanifestasikan budaya perusahaan. Hasil penggalian dirupakan dalam paperwork dan di ceritakan dalam dala m forum The Great Story yang difasilitasi difasi litasi oleh HRD. Mekanisme ini bertujuan mengembangkan kompetensi kekeluargaan (IU) b. The Great Workflow Calon karyawan diminta membuat workflow dari pekerjaan yang ditanganinya.
Workflow
dirupakan
dalam
bentuk
paperwork
dan
diceritakan kepada atasan langsung atau manajer yang bersangkutan. Atasan langsung akan memberikan umpan balik dan memberikan informasi tambahan mengenai workflow dan ketentuan ‐ketentuan lain. Mekanisme ini bertujuan untuk mengembangkan kompetensi Anda mau
pasti bisa (AO) 5. Waktu Pelaksanaan Sesi The Great Story diadakan tiga minggu sekali setelah masa orientasi dilaksanakan sampai berakhir masa percobaan karyawan yang bersangkutan Sesi The Great WorkFlow diadakan tiga minggu sekali setelah masa orientasi dilaksanakan sampai berakhir masa percobaan karyawan yang bersangkutan 6. Penugasan a. The Great Story b. The Great Workflow
Panduan Penugasan The Great Story
1. Karyawan ditugaskan untuk berperan sebagai seorang reporter yang menggali cerita‐cerita hebat yang terjadi di perusahaan ini 2. Reporter bekerja dengan cara meminta waktu untuk berbincang‐ bincang dengan karyawan lama antara 3 ‐ 5 orang untuk mempelajari kebiasaan positif di perusahaan ini 3. Disarankan perbincangan dilakukan pada saat makan siang atau waktu lain di luar jam kerja 4. Fokus perbincangan adalah menjawab pertanyaan berikut ini: Sesi Pertama a. Bagaimana cerita awal mula sang karyawan tersebut mulai bekerja di perusahaan ini? Apa harapan terhadap perusahaan ini diawal bekerja? b. Apa kejadian yang melukiskan kebersamaan dalam perusahaan ini? Bagaimana ceritanya? c. Apa tantangan tugas terberat yang pernah anda atau tim anda selesaikan selama bekerja di perusahaan ini? Apa tips‐tips anda untuk menjaga dan mengembangkan semangat ketika kita berada dibawah tekanan? Sesi Kedua a. Bagaimana cerita awal mula sang karyawan tersebut mulai bekerja di
27
perusahaan ini? Apa harapan terhadap perusahaan ini diawal bekerja? b. Bagaimana bekerja secara profesional di perusahaan ini? Bisakah di ceritakan contoh nyata yang anda alami? c. Bisakah anda ceritakan kejadian ketika anda berbesar hati menerima masukan atau kritik dari rekan kerja atau bawahan? Bagaimana cara kita bisa berpikiran terbuka? Sesi ketiga a. Bagaimana cerita awal mula sang karyawan tersebut mulai bekerja di perusahaan ini? Apa harapan terhadap perusahaan ini diawal bekerja? b.
Hampir setiap hari kita menghadapi persoalan. Seringkali kita saling menyalahkan satu sama lain. Bisakah anda ceritakan kejadian dalam tim atau departemen anda ketika orang‐orang berorientasi pada solusi, bukan saling menyalahkan? Apa faktor kepemimpinan yang membuat hal itu terjadi?
c. Apa ide cemerlang yang pernah anda usulkan dan diterima oleh perusahaan? Bagaimana sebuah ide cemerlang dapat diterima di perusahaan ini?
6. Format Pelaporan a. Laporan dibuat dalam format majalah dinding yang terdiri dari: i.
Cerita‐cerita inspiratif. Cerita dituliskan dari sudut pandang orang pertama.
ii. Mind Map yang melukiskan keseluruhan inspirasi. b. Satu keluarga membuat satu majalah dinding. Oleh karena itu, para reporter
28
disarankan sharing temuan mereka dalam satu keluarga pada saat makan siang atau di luar jam kerja
Panduan Penugasan The Great Workflow
1. Karyawan ditugaskan mencatat proses bisnis atau pekerjaan pada posisinya yang dilakukan setiap harinya. 2. Karyawan diperbolehkan mengajukan usulan proses bisnis atau pekerjaan yang sekiranya bisa meningkatkan kualitas dan/atau efisiensi. 3. Bentuk laporan: a. Catatan proses bisnis atau pekerjaan dalam bentuk bagan alur i.
input, seperti perintah kerja, aturan kerja, manual, informasi harga dll
ii. proses, seperti aktivitas, keputusan, dll iii. output, seperti keadaan atau barang yang dihasilkan beserta kriteria keberhasilannya b. Usulan perbaikan, yang terdiri dari: a. Kejadian yang dicatat beserta dampaknya b. Usulan perbaikan beserta dampak positifnya
Analisis
29
Contoh di atas adalah salah satu desain atau model induksi dan orientasi pada suatu organisasi. Kebanyakan model induksi dan orientasi pada organisasi atau perusahaan memberikan materi kepada karyawan ka ryawan baru yang sifatnya komunikasi satu arah. Harapannya, agar karyawan baru tahu dan bisa menyesuaikan dengan keadaan perusahaan. Karyawan baru hanya sebagai pendengar yang pasif tanpa dapat memberikan umpan balik balik pada kegiatan tersebut. Dalam banyak riset, riset, mendengarkan lebih dari 20 menit tidak efektif. Materi yang diserap hanya sampai 30% dari yang disampaikan. Konsep yang diterapkan pada program induksi dan orientasi tersebut berbeda dengan metode yang ada pada teori maupun yang biasanya diselenggarakan perusahaan
pada
umumnya.
Bisa
dibilang
desain
tersebut
inovatif,
yaitu
mengembangkan metode induksi dan orientasi menjadi efektif dan dapat mencapai tujuannya. Salah satu kelebihannya adalah metode ini tidak monoton karena melibatkan peran aktif pegawai lama dan baru. Dapat dilihat dari aktivitas-aktivitas pada panduan program, pegawai lama dan baru dituntut untuk saling berinteraksi dan bekerja sama. Desain yang pertama yaitu sebuah aktivitas yang disebut sebagai the great story. Dalam aktivitas ini, karyawan baru diberi panduan yang berisi 3-4 pertanyaan untuk setiap sesi. Karyawan baru diminta untuk membuat janji makan siang dengan karyawan senior baik didepartemen sendiri maupun departemen lain. Selama makan siang ini, karyawan baru ngobrol melalui pengajuan pertanyaan yang ada dalam panduan. Pertanyaan yang diberikan adalah disusun untuk menggali pengalaman terbaik karyawan senior terkait dengan sebuah nilai budaya. Karyawan senior akan 30
mengingat berbagai pengalaman, memilih yang terbaik dan menceritakan dengan penuh rasa bangga. Karyawan baru bertanya dan mendengarkan kisah-kisah yang menakjubkan tentang perusahaan yang baru mereka masuki. Sehingga, makan siang menjadi proses dialog mengenai pengalaman terbaik tentang nilai-nilai budaya organisasi atau perusahaan yang ingin dilestarikan. Pada titik itu, karyawan baru dan karyawan senior terlibat dalam proses emosional yang positif. Relasi yang terbangun tidak hanya relasi kerja, tetapi juga relasi personal yang positif pula. Program orientasi karyawan tidak hanya mengintervensi karyawan baru, tetapi juga mengintervensi karyawan senior. Mereka berkolaborasi membangun citra positif perusahaan dari dialog yang telah dilakukan. Selanjutnya, karyawan baru dilibatkan dalam the great workplace. Dalam aktivitas ini, karyawan baru fokus pada proses bisnis dalam depatermen mereka. Karyawan baru melakukan melakuk an wawancara dengan beberapa orang untuk u ntuk menyusun alur kerja yang dilakukan dalam departemen mereka. Setelah itu, mereka akan menyampaikan hasil itu kepada atasan langsung mereka. Sehingga, atasan langsung bisa mengkonfirmasi pemahaman karyawan baru sekaligus mendapatkan masukan proses bisnis yang terjadi di unit kerjanya. Karyawan baru paham pekerjaan, atasan langsung dapat umpan balik. Manfaat dari aktivitas-aktivitas tersebut antara lain dapat merekatkan hubungan gap antar kedua belah pihak yang berbeda generasi itu. dan meminimalisir batas/ gap
Menciptakan proses imitasi dan sugesti, yaitu pegawai lama dapat memengaruhi pegawai baru tentang budaya organisasi pada perusahaan, serta pegawai baru dapat meniru atau mengambil contoh dari pegawai lama. Hal demikian juga dapat terjadi 31
pada proses imitasi, pegawai baru dapat melakukan meniru ilmu yang dimiliki pegawai lama atau sebaliknya. Sehingga didapatkan pertukaran informasi antara kedua belah pihak. sehingga, harapan dari desain induksi dan orientasi tersebut adalah dapat menjadikan program induksi dan orientasi efektif dan efisien, pegawai baru dapat menyerap apa yang ingin disampaikan perusahaan tanpa melalui proses yang membosankan.
32
Bab 4 Kesimpulan
Induksi adalah suatu kegiatan untuk memperkenalkan tenaga kerja baru dengan tugas dan pekerjaannya, para penyelia, serta tenaga kerja yang sudah ada.
Orientasi adalah suatu kegiatan yang dilakukan tenaga kerja baru dalam mengembangkan pengertian tentang hubungannya dengan tenaag kerja lain serta dengan tugas dan pekerjaan dalam perusahaan.
Tujuan induksi dan orientasi, antara lain untuk: 1.
Memperkenalkan tenaga kerja baru dengan ruang lingkup perusahaan beserta kegiatannya.
2.
Meemberi informasi tantang peraturan, kebijakan, dan ketentuan yang berlaku dalam perusahaan.
3.
Menghindarkan kemungkinan timbulnya kekacauan yang dihadapi tenaga kerj baru ata tugas dan pekerjaan yang diberikan kepadanya.
4.
Menghemat waktu dan tenaga bagi tenaga kerja baru dengan memberitahukan ke mana mereka harus berkonsultasi.
5.
Member kesempatan kepada tenaga kerja baru dalam menanyakan segala sesuatu yang berhubungan dengan tugas dan pekerjaannya.
6.
Memberi pengertian kepada tenaga kerja baru bahwa mereka merupakan salah suatu unsur penting dalam perusahaan. 33
Prosedur induksi dan orientasi meliputi: 1. Wawancara penyuluhan pendahuluan. 2. Penunjukkan tempat-tempat tertentu. 3. Pengadaan pertemuan kelas. 4. Pengenalan terhadap tenaga kerja lama. 5. Percobaan pelaksanaan tugas dan pekerjaan.
Lingkungan kerja memiliki pengaruh yang sangat besar terhadap efektivitas induksi dan orientasi. Karenanya bagi tenaga kerja yang baru, siituasi dan kondisi pertama kali akan berkesan kepada yang bersangkutan, baik kesan positif maupun negatif.
Saran
http://bukik.files.wordpress.com/2010/05/panduan-program-induksi-bukikcom1.pdf Sedarmayati.2010.manajemen sumber daya manusia. Bandung: refika Aditama
34
