Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur

5

2012,No. 730

LAMP MPI RAN PERATURANME MENTERIHUKUM DAN HAKASASIMANUSI A REPUBLI KI NDONESI A NOM OMOR14TAHUN UN2012 TENTANG PEDOMAN PENYUSUNAN STANDAR OPERASI ONAL PROSEDUR UR DILI NGK GKUNGA GAN KEME MENTERI AN HUKUM DAN HA HAK ASASI

MANUS USI A

PEDOMANPENYUSUNAN STANDAR OPERASI ONALPROSEDUR UR

SI STEMATI KA BAB I

PENDAHULUAN A.Lat arBel akang B.Tuj uandanSas ar an C.AsasPenyusunanSt andarOper asi onalPr os edur D.Pr i nsi pPenyusunanSt andarOper asi onalPr ose dur E.RuangLi ngkup

BAB I I

JENI SDAN FORMA MATSTANDAR OPERASI ONALPROSEDUR UR A.Jeni sSt andarOpe r asi onalPr os edur B.For matSt andarOper asi onalPr ose dur C.PenggunaanSi mbolSt andarOper asi onalPr os edur

BABI I I

MEKANI SME MEPENYUSUNANDANREVI SISTANDAR OPERASI ONALPROSEDUR A.Per si apanPenyus unanSt andarOper asi onalPr os edur B.Peni l ai anKebut uhanSt andarOper asi onalPr ose dur C.Penge mbanganSt andarOper as i onalPr os edur D.Pener apan St andarOper asi onalPr os edur E.Pema mant auandanEv al uasiSt andarOper asi onalPr os edur F.C . Cont ohFor matPenyusunanSt andarOper as i onalPr os edur G.Cont ohSOP

BAB I V

PENUTUP

www.djpp.depkumham.go.id


2012,No. 730

6

BABI PENDAHULUAN

A. Lat arBe l akang

Sal ah sa t u aspe k pent i ngdal am r angka me wuj udkan bi r okr asi e f ekt i f ,e fisi en, dan ekonomi mi s adal ah deng an mener apkan s t andar ope r as i onal pr os edur pada s el ur uh pr os e s penye l enggar aan admi mi ni s t r asi peme me r i nt ahan. St andar oper asi onal pr os edur y ang sel anj ut nya di si ngkatSOP adal ah ser angkai an i nst r uksit er t ul i s yang di bakukan mengenai ber bagai pr ose s peny el enggar aan admi ni s t r asi pemer i nt ahan,bag ai mana dan kapan har us di l akukan,di mana dan ol e h si apa di l akukan.SO OP P pada dasar nya mer upakan pedoma man yang ber i s ipr ose dur oper asi onals t andar kegi at an y ang di j al ankan dal am or gani sas iyangdi gunakan unt ukme me mas t i kan bahwas e muake put usan dan t i ndakan, ser t a penggunaan f asi l i t as pr ose s yang di l akukan peg awaiKem me ent er i an Hukum dan Hak As asiManusi a ber j al an ef e kt i f dane fis i e n,ko ns i s t e n,s t andar ,dans i s t e m ma at i s . Dengan adany a SOP OP , pe ny e l enggar aan admi ni s t r asi peme mer i nt ahan dapatber j al an dengan pas t i ,se hi ngga ber bagaibent uk penyi mpangan dapat di hi ndar i , at au bahkan meski pun t e r j adi penyi mpangan maka dapatdi t em mu ukan penye babny a.Kondi sit er s ebut pada gi l i r annya membuat kual i t as pel ay anan ke pada publ i k akan menj adil ebi hbai k. Sebag ais uat u manualpr os e dur ,SOP har usdi susun agardapat memenuhike but uhan penggunanyase car aspes i fik at au khaskar ena kebut uhan SOP t i apt i ap uni t ker j at i dak se l al u sama ma. Ji ka akan menggunakan SOP uni tker j al ai n maka yanghar usdi l akukan adal ah mengadapt as i kannya ( ngadops i( . Ol eh t o adapt )bukan me t o ado pt ) kar ena penyusunan SOP har uskhasdan spe si fik se hi ngg adi per l ukan Pe doman Pe nyus unan SO OP Py angme mengi katdan menj adiac uan se mua uni tker j adil i ngkunganKem me ent er i anHukum danHakAs asiManusi a. B. Tuj uandanSasar an Tuj uan di susunnya Pedoman Penyusunan SOP i niadal ah unt uk membe r i kan pe doman bag i s el uruh uni t ke r j a di l i ngkungan Ke me nt e r i an Hukum dan Hak Asas iManusi a dal am mengi dent i fikasi , mer umu muskan, me ny usun, meng embangkan, memoni t or , dan mengev al uas iSOP se suaidengan t ug as dan f ungs imas i ng mas i ng. DenganadanyaSO OP Pdi har apkanmem mb ber i kanmanf aatant ar al ai n:


7

2012,No. 730

1. sebag ai s t andar i s as i car a yang di l akukan pegawai dal am me nye l es ai kan peke r j aan sehi ngg a member i kan ke past i an dan kes er agamandal am pr ose spel aksanaansuat ut ugas ; 2. me ngur angi t i ngkat ke sal ahan dan ke l al ai an yang mungki n di l akukanpega waidal am mel aksanakant ugas ; 3. me ni ngkat kan e fisi ens i dan ef ekt i fit as pel aksanaan t ug as dan t anggung j awab i ndi vi du dan or gani sas ise car a kes el ur uhan di Kement er i anHukum danHakAs as iManusi a; 4. me mbant upegawaimenj adil ebi hmandi r i ; 5. me ni ngkat kan akunt abi l i t aspel aksanaant ugas ; 6. me nci pt akanukur ans t andarki ne r j ayangmer upakan car akonkr i t unt uk me mper bai ki ki ner j a ser t a membant u mengev al uasi kegi at anyangt el ahdi l akukan; 7. me nj ami n kons i s t e nsipel ay anan kepada masy ar akatbai kdar isi si kual i t as,wakt u,danpr osedur ; 8. se bagai i ns t r umen yang dapat mel i ndungi pe gawai dar i ke mungki nan t unt ut an hukum kar e na t uduhan mel akukan peny i mpangan; 9. me nghi ndar it umpangt i ndi hpel aksanaant ug as; 10.me mbant u penel usur an t er hadap ke sal ahan pr os edur al dal am me mber i kanpel ay anan; 11.me ni ngkat kan day a guna dan hasi lguna sec ar a ber kel anj ut an dal am me l aks anakan pel ayanan dibi dang hukum dan hak as as i manusi adant ug asumum pemer i nt ahan; 12.me mber i kan ke j el as an dan t r anspar ansi kepada pi hakpi hak t er kai t menge nai hak dan ke waj i bannya dal am suat u ur ai an pr os edurdiKement er i anHukum danHakAs as iManusi a;dan 13.me nekanangkakor upsi ,kol usidannepo t i s me; Sas ar anPedomanPenyus unanSOPi niadal ah: 1. se t i apuni tker j amemi l i kiSOPnyamasi ngmasi ng. 2. peni ngkat ankual i t aspe l ay anankepadamasy ar akat . C. AsasPe ny usunanSOP 1.AsasPe mbakuan SOP di s usun ber das ar kan t at a car a dan bent uk y ang t e l ah di bakukan sehi ngg a dapat menj adi ac uan yang baku dal am mel aksanakant ugasdanf ungs imasi ngmasi ng.


2012,No. 730

8

2.AsasPer t angg ungj awaban SOP dapat di per t angg ungj awabkan bai k dar i si s ii si , be nt uk, pr ose dur ,dans t andaryangdi t e t apkanmaupunkeabsahannya. 3. AsasKe t er kai t an Dal am pel aksanaannya SOP s enant i asa t er kai t dengan keg i at an admi ni s t r as iumum l ai nnya bai ks ecar al angs ung maupun t i dak l angs ung. 4.AsasKec epat andanKe l ancar an Sebag aipendukung dal am mel aks anakan t ugas maka SOP dapat di gunakan unt ukmenj ami nt er se l es ai kannyasuat ut ugaspeker j aan ses uai dengan wakt u yang t el ah di t e t apkan, t epat sas ar an, menj ami nkemudahandankel ancar anse car apr os edur al . 5.AsasKeamanan SOP har us aman se hi ngg a dapat me nj ami n ke pent i ngan semua pi hak yang t er l i bat dal am pel aksanaan t ugas ses uaidengan apa yang t e l ah di t e t apkan s ehi ngg a dapatt er ci pt a ke nyamanan dal am pel aksanaan t ugas. 6.AsasKe t er bukaan Adanya SOP dapat menc i pt akan suat u t r ans par ansi dal am pel aksanaan t ugass ehi nggat i dakakanmunculkecur i gaan. D. Pr i nsi pPe nyusunanSOP 1.KemudahandanKe j el as an Pr os eduryangdi s t andar kan har usdapatdengan mudah di menge r t i dan di t e r apkan ol eh se mua Peg awaibahkan ol eh se se or ang y ang sama s ekal ibaru dal am pel aksanaan t ug asnya.SOP har usdi buat sec ar a j el as dan s eder hana se hi ngg a mudah di pahami dan di t er apkan. 2.Efisi ensidanEf ekt i fit as Pr ose duryangdi s t andar kanhar usmer upakanpr ose duryangpal i ng efisi endanef ekt i fdal am pr osespel aksanaant ugas. 3. Kes el ar asan Pr ose duryangdi s t andar kan har usse l ar asdenganpr osedurst andar l ai ny angt e r kai t .


9

2012,No. 730

4. `Ket er ukur an i pr os edur y ang di s t andar kan mengandung s t andar Out put dar kual i t as ( mut u) t er t ent u yang dapat di ukur pencapai an dan keber hasi l annya. 5.Di nami s Pr ose duryangdi s t andar kan harusdengan ce patdapatdi se suai kan de ngan ke but uhan pe ni ngkat an kual i t as pe l ayanan yang be r kembangdal am peny el enggar aanadmi ni s t r asipe me r i nt ahan. 6. Ber or i ent asipadaPengguna Pr os edury angdi s t andar kan har usmemper t i mbangkan kebut uhan penggunase hi ngg adapatmember i kankepuasanke padapengguna. 7.Kepat uhanHukum Pr os edur yang di s t andar kan har us memenuhi ket ent uan dan per at ur anper undangundang an. 8.Kepas t i anHukum Pr os edur y ang di s t andar kan har us di t e t apkan ol e h pi mpi nan sebagaisebuah pr oduk hukum y ang di t aat i , di l aksanakan dan menj adii ns t r umen unt uk mel i ndungiPeg awaidar ike mungki nan t unt ut anhukum. E. RuangLi ngkup SOP me l i put is el ur uh pr os es penye l engg ar aan admi ni s t r asi pemer i nt ahan t er masuk pember i an pel ay anan bai k pel ay anan i nt er nal maupun eks t e r nalyang di ksanakan ol eh uni tke r j a diKe ment er i an Hukum danHakAsas iManusi a.


2012,No. 730

10

BAB I I JENI SDAN FORMATSOP

A. Jeni sSOP SOPdi bedakandal am 2( dua)j eni s,yai t u: 1.SOPTekni s SOPt ekni syai t uSOPyangri ncidan ber si f att ekni s.Set i appr osedur di ur ai kan dengan t e l i t i sehi ngga t i dak ada ke mungki nankemungki nan l ai n.SOP t ekni s dapatdi gunakan ant ar al ai n pada pembi naan nar api dana, pembi mbi ngan kl i en pemas y ar akat an, per awat an t ahanan, pel ay anan kei mi gr asi an, pel ay anan j asa hukum. Dal am admi ni s t r as i pemer i nt ahan SOP t ekni s dapat di gunakan ant ar a l ai n pada bi dang pemel i har aan sar ana dan pr asar ana, kear si pan, pemer i ksaan keuang an, kor e spondensi , pel ay anankepadamasy ar akat ,kepeg awai an. 2. SOPAdmi ni s t r at i f SOP admi ni s t r at i fy ai t u SOP yang di per unt ukkan bagi j e ni s peker j aan yang ber si f at admi ni st r at i f . Dal am penyel enggar aan admi ni st r asipemer i nt ahan l i ngkupmakr o,SOPadmi ni st r at i fdapat di gunakan unt uk pr os espe r e ncanaan,peng angg ar an at au se car a gar i s besar pr ose s dal am si kl us penye l enggar aan admi ni s t r asi pemer i nt ahan.Sedangkan dal am l i ngkup mi kr o,SOP admi ni s t r at i f di susun unt uk pr ose s admi ni s t r at i f dal am oper asi onal sel ur uh i nst ansipemeri nt ah,daril eveluni tor gani sasipal i ng keci lsampai pada or gani sas i me nyel ur uh dal am menj al ankan t ugas dan f ungsi nya. B. For matSOP For matSOPt e r bai kadal ahyangdapatmember i kan wadah s er t a dapatment r ansmi si kan i nf or masiyang di but uhkan se car at epatdan memf asi l i t asii mpl ement asiSOP se car a konsi s t en.For matSOP yang di gunakan dil i ngkungan Kement er i an Hukum dan HakAsas iManus i a adal ah di agram al i r (owc ) .Di agr am al i rmer upakan f or matyang fl har t s bi asa di gunakan j i ka dal am SOP t er s ebut di per l ukan pe ng ambi l an ke put usan yang bany ak at au kompl eks dan membut uhkan j awaban “ ya”at au “ t i dak” y ang akan me mpengar uhis ubl angkah ber i kut nya. For mati nij ug a menye di akan mekani sme y ang mudah unt uk di i kut i dan di l aksanakan ol eh par a peg awai me l al ui s er angkai an l angkah sebagaihasi ldarikeput usanyangt el ah di ambi l .


11

2012,No. 730

C. Pe nggunaanSi mbolSOP fl har t s) Penggunaan f or matSOPdengan bent ukdi agr am al i r (owc mengunakan be be r apa si mbo l yang umum di gunakan unt uk mengg ambar kan pr os es. Si mbolyang dapat di gunakan dal am SOP adal ahsebagaiber i kut :

1.si mbol unt uk mendes kr i psi kan di mul ai nya dan ber akhi r nya suat ukegi at an; 2.si mbol di l akukan;

unt uk mendes kr i psi kan per si apan ke gi at an yang

3.si mbol unt ukmende skr i ps i kanpr osesat auke gi at an eksekusi ; 4.si mbol unt uk mende skr i psi kan kegi at an peng ambi l an keput usan; 5.si mbol

unt ukmenghubungkansi mbo l si mbolyangber ada

padahal amany angs ama.Si mboli nimengg unakanhur uf hur uf yang t er t ul i s dibagi an dal am si mbolunt uk menandakan ke t er hubungan. Si mbol si mbol de ng an hur uf y ang sama menandakanbahwakeduas i mbolt er se butsal i ngt er hubung; 6.si mbol unt ukmenghubungkansi mbo l si mbolyangber ada padahal amany angbe r beda.Si mboli nimenggunakanangkaangkayangt er t ul i sdibagi andal am si mbolunt ukmenandakan ke t er hubungan.Si mboldenganangkay angsamamenandakan bahwakeduasi mbolt er sebutsal i ngt er hubung; 7.si mbol unt ukmende skr i ps i kani nputat auout putdat a; 8.si mbo l

unt ukmende skr i ps i kanpe nundaansuat ukegi at an;

9.Si mbo l

unt ukmendeskr i ps i kan pe ndokument as i kan

kegi at an; 10.si mbol unt ukmenandakanr i nci anope r asibe r adadi t empatl ai n,mi salpadaSOPl ai n.Si mboli nidi gunakandal am SOP l i nk; 7.si mbol ( t andapanah)unt ukmende skr i ps i kanar ahpr oses ke r j a. Pe mbat as an pe nggunaan si mbol t e r sebut di l akukan unt uk memudahkan dal am penul i sanpr os edurker j a.Unt ukSOPt ekni sdapat menggunakan si mboll ai nse l ai nyangsudah di j el askan diat as,namun penggunaannya har us dengan per s e t uj uan Sekr e t ar i s Jender al Ke me nt e r i anHukum danHakAsas iManusi a.


2012,No. 730

12

Tabel1 Cont ohpenggunaansi mbolSOP T er mi nat o r Mul ai

Pe r si apan

Pengambilan Keputusan

Se l e s a i

Proses

P r o s e sSe r e nt ak

Konektor Perpindahan

P r o s e sP e n do k ume n t a s i a n

aktivitas dalam satu halaman Konektor Perpindahan

aktivitas ke halaman berikutnya


13

2012,No. 730

BAB I I I MEKANI SMEPENYUSUNAN DAN REVI SISOP

A.Per si apanPenyusunanSOP Penyusunan SOP l e v elor gani sas idapat di l aksanakan dengan membent uk t i m y ang se car a f ungs i onal me ngenai ke t at al aksanaan i nt er nalor gani sasi ,dan j uga mengi kut se r t akan anggot a yang ber asal dar ise t i ap uni tker j a pada ber bagail ev el nya.Penyusunan SOP dapat mel i bat kan t enaga y ang kompe t e n at au konsul t an s ehi ngg a bi s a menghasi l kan SOPy angopt i mal .Sedangkan penyus unan SOPl ev eluni t ker j aat au sat uan ker j a,dapatmembent ukt i m yangber anggo t akan uni t kerj ayangsecar af ungsi onalmenanganiket at al aksanaani nt er nalsat uan kerj adandidal amnyat er masukanggot adariuni tkerj a. Ti m Penyusunan SOP be r t ug as mel akukan i dent i fikas i ke but uhan, mengumpul kan dat a, mel akukan anal i si s pr os edur , mel akukan penge mbangan,mel akukan uj icoba,mel akukan sos i al i sas i , mengawalpener apan,memoni t ordan mel akukan e v al uas i ,mel akukan penyempur naan, menyaj i kan hasi l hasi l penge mbangan ke pada pi mpi nanuni tkerj a,dan t ugast ugasl ai nnya. Ti m yang di bent uk j uga har us di l engkapi dengan ber bag ai kel engkapan l ai n,se per t ikewenangan dan t anggungj awab.Ke wenangan di maks ud mel i put i kewenang an unt uk memper ol eh i nf or mas i dar i sat uan ke r j a at au sumber l ai n, mel akukan r i vi u dan penguj i an, mel akukan i dent i fikasi , mel akukan anal i si s dan menye l eksiber bagai al t e r nat i f pr os edur y ang akan di s t andar kan, menul i s SOP, mendi st r i busi kan hasi lkepadasel ur uhanggot at i m unt ukdir i vi u,ser t a mel akukan pe nguj i an. Ti m memi l i ki t ang gungj awab unt uk menyampai kanhasi lyangt el ahdi per ol ehkepadapi mpi nan. B.Peni l ai anKebut uhanSOP Peni l ai an kebut uhan mer upakan pr os es awalpenyusunan SOP yang di l akukan unt uk mengi dent i fikas i kebut uhan SOP yang akan di susun.Unt uk uni tker j ayangsudah memi l i kiSOP maka t ahapan i ni mer upakan t ahapan unt uk mel i hatke mbal iSOP y ang sudah di mi l i ki dan mengi dent i fikasir ev i siyangdi per l ukan.Unt ukuni tker j ayangsama sekal i bel um memi l i ki SOP maka pr oses i ni mer upakan pr oses i dent i fikasikebut uhanSOP. 1.Tuj uanPeni l ai anKebut uhan

Peni l ai an kebut uhan SOP ber t uj uan unt uk menge t ahuit i ngkat


2012,No. 730

14

ke but uhan suat u uni t ke r j a dal am me ngembangkan SOP nya. Peni l ai an kebut uhan akan sangatber manf aat dal am me ne nt ukan r uangl i ngkup,j eni s,danj uml ahSOPyangdi but uhkan: a. r uangl i ngkupSOPber kai t andengant ug asmanayangpr os edur oper asi onal nyaakanmenj adit ar ge tunt ukdi st andar kan; b. j eni s SOP be r kai t an de ngan t i pe dan f or matSOP yang sesuai unt ukdi t er apkan;dan c . j uml ah SOP be r kai t an de ngan be r apa bany ak SOP y ang akan di susunses uaidengant i ngkatur gensi nya. Aspekyangpe r l udi per t i mbangkanke t i kamel akukanpeni l ai an kebut uhan,yai t u: a.Li ngkunganOper asi onal Yangdi maksuddenganl i ngkung anope r as i onaladal ahl i ngkungan yanghar usdi per t i mbangkanol ehuni tker j adal am mel aksanakan t ug as dan f ungsi nya bai k s ecar a i nt er nal maupun se car a e ks t e r nal . Fakt ori nt er nalant ara l ai n st rukt uror gani sasi ,j uml ah pegawai , j uml ah j eni s pel ayanan yang di l aksanakan,sumber day a yang di but uhkan, t ug as dan f ungs iy ang di j al ankan, s ar ana dan prasarana. Fakt orekst er nalant ar al ai nt unt ut an dan kei ngi nan pengguna l ayanan, hubungan ant aruni t ker j a at au ant ar or gani sasiat au dengan ber bagaipi hak bai k dal am maupun l uar neg er i ,s er t a ber bagaibent ukj ar i nganker j a. b.Per at ur anPe r undangundangan Keber adaan per at ur an per undangundangan yang ber pengar uh dal am pe nyusunan SOP mul ai dar i UndangUndang sampai de ngan pe r at ur an pe r undangundangan di bawah UndangUndang. c . Kebut uhanOr gani sas idanSt akehol der s Peni l ai an kebut uhan or gani sasidan st akehol der s ber kai t an er at dengan skal a pr i or i t as t er hadap pros edur pr ose duryang harus di st andar kan,kar ena per ubahan st r ukt uror gani sasidan t ugas dan f ungs i , se r t a des akan s t akehol der s yang mengi ngi nkan per ubahan kual i t as l ay anan.SOP j uga har us ber ubah kar ena pe r ubahanpe r ubahan pada sar ana dan pr as ar ana dan per kembangant eknol ogii nf ormasi .


15

2012,No. 730

2.Langkahl angkahPeni l ai anKebut uhan a.Menyus unr e nc anat i ndakpeni l ai ankebut uhan Pel aksanaanpeni l ai ankebut uhanyangmenye l ur uhdapatmenj adi se buahpr os esyangc ukuppadatdan memakan wakt uyangr el at i f l ama.Ol eh kar ena i t u per l u di susun se buah r encana dan t ar ge t yangj el as,ser t apembagi ant ug assi apame l akukanapa. Unt uk membant u menyusun r encana t i ndak,dapatdi gunakan t abe lbe r i kut : Tabel2 RencanaTi ndakTi m Penyusun SOP Uni t /Sat uanKer j a No. Ur ai an Out put Penanggung Jadwal Kegi atan Jawab I I I I I I 1) …

2) …

3) …

4) …

I V

5) …

1. 2. Ket er anganTabel1: Kol om 1) :Nomorur utkegi at anSOP. Kol om 2) :Ur ai anSOPyangdi ni l ai . putdariSOPyangdi ni l ai /di susun. Kol om 3) : Out Kol om 4) :Pej abatyangdi t unj ukber t anggungj awabat aspeni l ai anSOP. Kol om 5) :Jadwalpenyel esai an.

b.Mel akukanPeni l ai anKebut uhan Ji ka or gani sas i at au uni t ke r j at el ah me mi l i kiSOP dan i ngi n me l akukan penyempur naan t er hadap SOP y ang t el ah ada maka pr os es peni l ai an kebut uhan dapatdi mul aidengan menge v al uasi SOPyangsudahada.Pr ose sev al uasiant ar al ai nakanmember i kan i nf or masimengenaimanaSOPyangt i dakdapatdi l aksanakanat au sudah t i dak l ag ir el e v an, mana SOP bar u yang mungki n di per l ukan,danmanaSOPyangper l udi se mpur nakan. Dengan menel i t i hasi l hasi l e v al uas i akan memper dal am pemahaman yang menyel ur uh t er hadap SOP y ang ada se hi ngg a t i dak hanya dapatdi l akukan i dent i fikasiber bagaiper masal ahan yang ser i ng t e r j adi ,t e t api j ug as ecar ag ar i s be sar t i m peni l ai ke but uhan akan memi l i ki i nf or mas is ement ar a me nge nai SOP mana yanghar us di s empurnakan.SOP mana yanghar us di buat ul ang,at auSOPbar uyanghar usdi buat .


2012,No. 730

16

Unt ukuni tker j ayangt el ahmemi l i kiSOP,harusmel akukan penye mpur naanse car abe r kes i nambungan,di mul aideng an: 1)mel i hatkembal ii nf ormasiyang di per ol eh darihasi lev al uasi , t er ut amat er hadaphalyangt i dakr el evandariSOPt er sebut . 2) mel akukan i dent i fikasit er hadap kegi at an yangbel um t er cakup SOP bai k kar ena pe r ubahan s t r ukt ur maupun kar ena t er l ewat kan. Uni tkerj ayangbel um memi l i kiSOP,peni l ai ankebut uhandi mul ai dengan: 1) mempel aj ar i as pek l i ngkungan ope r as i onal , per at ur an pe r undangundang an, pet unj uk t ekni s maupun dokumendokume n i nt e r nal or gani sas i yang me mber i kan peng ar uh t e r hadap pr os e s or gani sas i . Pr os es akan menghasi l kan kebut uhanse me nt ar amenge naiSOPapayangper l udi buat . 2)membuatdaf t arSOPy angakandi ke mbangkan. Unt uk memudahkan pe ni l ai an kebut uhan, SOP j uga dapat di kel ompokkan at asdasarl ev eluni tker j a pada i nst ansi ,mul aipada t i ngkat an organi sasisecarakesel uruhan,uni tesel on t ert i nggisampai denganuni tese l onyangt er endah. Unt ukme mbant umel akukanpeni l ai ankebut uhandapatdi gunakan t abelsebagaiberi kut : Tabel3 Peni l ai anKebut uhan Uni t /Sat uanKer j a Pe ni l ai an Satuan Ke r j a 1) …

Bi dang

2) …

Pr os e dur

3) …

Keterkaitan Keterkaitan Keterkaltan Keterkaitan dengan dengan dengan dengan Tupoksi Peraturan Stakeholders prosedur Perundang- (Masyarakat) lainnya undangan

4) …

5) …

6) …

7) …

Pr i or i t a s Kebut uhan 8) …

Ket er anganTabel3: uanker j at empatSOPakandi t er apkan. Kol om 1) :Namasat Kol om 2):Kl asl fikasi /pengel ompokan SOPpadabi dangt ugas/pros est er t ent u( mi sal nya per encanaan,pel aksanaan,moni t or i ng dan ev al uasi ,at au kepegawai an, keuangan,pembuat ankebi j akan,danl ai nnya) . Kol om 3):Nama pr os eduryang akan di s t andar kan yang menj adibagi an dar ibi dang kl asi fikasi /pengel ompokkannya.

Ko l o m 4):Pe ni l ai anke t e r k ai t a n de ng ant upo ks i( pe ni l ai a n:s ang att e r k ai t ,t e r k ai t ,kur a ng t e r kai t ,t i dakt e r kai t ) .


17

2012,No. 730

Kol om 5):Peni l ai anket er kai t andenganPerat ur anPerundangundangan( peni l ai an: s ang att e r kai t ,t e r kai t ,kur a ngt e r kai t ,t i dakt e r kai t ) . Ko l o m 6):Pe ni l a i a nk e t e r ka i t a ns t a ke ho l de r s / mas y a r a ka t( pe ni l a i a n:s a ng a tt e r ka i t , t e r kai t ,kur angt e r kai t ,t i dakt e r kai t ) . Ko l o m 7):Pe ni l a i a nk e t e r ka i t a n de ng a n pr o s e durl a i nny a( pe ni l a i a n:s a ng a tt e r ka l t , t e r kai t ,kur angt e r kai t ,t i dakt e r kai t ) . Ko l o m 8):Pr i o r i t a sk e but uha n( pe ni l a i a n:s a ng a tp e nt i ng ,pe nt i ng ,kur a ngpe nt i ng ,t i da k pe nt i ng ) .

c . MembuatDaf t arSOPyangakanDi ke mbangkan Dar it ahapan t er se but di at as, dapat di s us un se buah daf t ar me nge naiSOP yang akan di s empurnakan at au SOP yang akan di buat kan yang bar u.Set i ap SOP yang mas uk ke dal am daf t ar di se r t ai de ngan per t i mbangan dampak yang akan t er j adi bai k se car ai nt er nalmaupun eks t er nalapabi l a SOP i nidi kembangkan dandi l aksanakan.I nf or masii niakanmemudahkanbagipengambi l keput usan unt uk mene t apkan ke but uhan SOP yang akan di t er apkan. Tabel4 Daf t arKebut uhanPenge mbanganSOP Uni t /Sat uanKer j a SOPyangakan No. 1) …

Sat uanKer j a 2) …

Di ke mbangkan Bi dang Pr osedur 3) …

4) …

Al asan Pengembang an 5) …

1 2 Ket er anganTabel4: Kol om 1):Nomorur utdaf t arSOP. Kol om 2):Namas at uanker j aSOPt empatSOPakandi t er apkan. Kol om 3):Kl asi fikasi /pengel ompokan SOP pada bi dang t ugas/pr oses t er t ent u ( mi s al nya : per e ncananaan, pel aks anaan, moni t or i ng dan e v al uasi , kepegawai an,at aukeuangan) . Kol om 4):Namapr ose duryangakandi st andar kanyangmenj adibagi andaribi dang kl asi fikasiat au pengel ompokannya yang di t er apkan t er t ent u( mi sal nya: per encanaan,pel aksanaan,at au kepegawai an,keuangan,pembuat an kebi j akanakandi bakukan) . Kol om 5):Al asanSOPt er sebutdi kembangkan

d.Membuatdokumenpeni l ai ankebut uhanSOP Tahap akhi r dar i peni l ai an kebut uhan SOP, har us membuat se buah l apor an at au dokumen pe ni l ai an ke but uhan SOP . Dokume nmemuat :


2012,No. 730

18

1)has i l ke si mpul an s emua t e muan dan r e komendas i yang di dapat kandaripr osespeni l ai ankebut uhani ni . 2)penj el asan ber bagaipr i or i t as yang har us di l akukan se ge r a denganme mper t i mbangkanke mampuanor gani sas i . 3)me mbe r i kan al asan yang r as i onal unt uk se t i ap pengembangan, bai k penambahan, r e vi s i , penggant i an, maupunpenghapusanber bagaiSOPyangt e l ahada. 4)j i ka bel um me mi l i kiSOP,al as an me ng apa di per l ukan SOP t e r s e but . C.Pe ngembanganSOP Sebag ai s t andar yang akan di j adi kan ac uan dal am pr os e s pel aksanaan t ugas ke sehar i an or gani sas i , maka penge mbangan SOP bukan kegi at an y ang l angsung j adi ,t e t api me me r l ukan peni nj auan i d el i abl e. be r ul angkal isebel um akhi r ny ame nj adiSOPy angval danr Penge mbanganSOPpadadasar nyamel i put i5( l i ma)t ahapan pr oseskegi at asecar aberurut anyangdapatdi ri ncisebagaiber i kut : 1.Pengumpul anI nf ormasi ,l dent i fikasiAl t er nat i f Langkah per t ama yang har us di l akukan adal ah mengumpul kan ber bagai i nf or mas i yang di pe r l ukan unt uk menyusun SOP. I dent i fikasi i nf or masi y ang akan di car i , dapat di pi sahkan mana i nf or masiyangdi car idar isumberpri merdan manayangdi car idar i s umberse kunder . Ji ka i dent i fikasibe r bag aii nf or masiyang akan di kumpul kan sudah di per ol eh, maka se l anj ut nya adal ah memi l i ht ekni k pengumpul an dat any a.Ada ber bagaikemungki nan t ekni k pengumpul an i nf or masi y angdapatdi gunakan unt uk me ngembangkan SOP,s eper t ime l al ui br ai nst or mi ng, f oc us gr oup di sc ussi on, i nt er vi ew, sur ve y, benchmar ki ng,t e l aahan dokumen dan l ai nnya.Tekni ky ang akan di gunakan, sangat t er kai t er at dengan i ns t r ume n pengumpul i nf ormasi nya. 2.Anal i si sdanPemi l i hanAl t er nat i f Langkah sel anj ut nya adal ah mel akukan anal i si st er hadap al t er nat i f pr oseduryang ber hasi ldi i dent i fikasiunt uk di buat kan st andar nya. Pr i nsi p penyusunan SOP se bag ai mana di ur ai kan dal am bab s ebel umnya dapat di gunakan sebag ai ac uan unt uk menent ukan mana al t er nat i f pr ose dur yang akan di pi l i h unt uk di s t andar kan s epe r t i kemudahan dan kej el asan, e fisi ensi dan ef ekt i v i t as, kese l ar asan,ket er ukur an,di nami s,ber or i ent asipada pi hak yang

di l ay ani , keses uai an dengan per at ur an per undangundangan, ke pat uhanhukum danke pas t i anhukum.


19

2012,No. 730

Dengan membandi ngkan ber bagaial t er nat i fmel al uikeunt ungandan ker ugi an yang kemungki nan t er j adi j i ka di t er apkan, se l anj ut nya dapat di pi l i h al t er nat i f mana yang di pandang dapat memenuhi kebut uhan or gani sas i . Pr ose s anal i si s i ni akan menghasi l kan pr osedur pr ose duryang t el ah di pi l i h,bai k ber upa penye mpur naan pr os edur yang sudah ada sebel umnya,pembuat an pr os edur yang s udah ada namun bel um di s t andar kan,at au pr os e dury angbel um adasamasekal i . 3.Pe nul i s anSOP Set el ah ber bagai al t ernat i f pr osedur di pi l i h, l angkah sel anj ut nya adal ah menul i sSOP.Aspekyangper l u di per hat i kandal am penul i san SOPyai t u: a.t i peSOP Ter dapatdua t i peSOP y angdapatdi gunakan,y ai t u SOP Te kni s at au SOP Admi ni s t r at i f .Dal am kai t an penul i san SOP i ni ,maka per l u di t e t apkan t er l ebi hdahul ut i pemanayangakandi gunakan, yang sesuai dengan kebut uhan uni t ker j a. Ti pe SOP akan mempengar uhicar apenul i s an. b.f or matSOP i mpl es t e ps ,hi e r ar c hi c al Ter dapatber mac am f or matSOP sepe r t is s t e ps ,g r aphi c ,dan di agr am al i r fl har t s) (owc .Penul i san SOP di l i ngkungan Kement er i an Hukum dan Hak Asas i manus i a ag r am al i fl r(o wc har t s menggunakanf or matdi ) .

c. t i ngkat ankeri nci an/det ai l Jeni s peker j aan akan membe r i kan pengar uh pada t i ngkat an ker i nc i an SOP yang akan di buat .Unt uk j eni s peker j aan yang pros edur nya se r i ngkal i di i nt er upsi ol eh hal hal yang di l uar kendal i ,s ehi ngg a har us di ambi l ke put usan pr ose dur di l uar pros edury angt el ah s t andar ,makadi per l ukan SOP yangsi f at nya membe r i kanpe do manumum ( .Sedangkan unt ukj eni s gui de l i ne s) peke r j aan yang pr os edur nya sudah t e t ap, meski pun dapat di i nt er upsiol eh kondi sit er t ent u yang dapat di pr edi ksi ,maka di per l ukanSOPyangdet ai l . d.pr i nsi ppenyus unanSOP SOP har us di r umuskan dengan memenuhipr i nsi p penyusunan SOP. e . Pemi l ahanpr os e s.

Unt uk memudahkan penul i san SOP, t e r l ebi h dahul u di pi l ah ant ar a pr ose s, pr ose dur dan akt i vi t as. Se t i ap pr ose s akan mengandungpr os edur ,di manamasi ngmasi ngpr os e durakan


2012,No. 730

20

menyangkut akt i vi t asakt i vi t as dal am mengol ah i nput menj adi out putyangl ebi hkeci l .Sebuahpr ose sakan menghasi l kanout put yangakan menj adii nputdar ipr os esl ai n.Sebuah pr os edurakan menghasi l kan out putyangmenj adii nputbagipr osedurl ai n.At as dasari nimakaakandenganmudahdi l akukanpemi sahanpr os es, pr osedur ,danakt i vi t asnya. f . Muat anSOP Muat ansat uSOPmel i put il angkahl angkahkegi at anpel aksanaan darisebuah pr oseduryangdi st andar kan,yangdi l engkapidengan ket er kai t annyadengan SOPl ai nnya,per i ngat an yangmember i kan penj el asan mengenai kemungki nan yang t er j adidi l uar kendal i ke t i ka pr os edur di l aksanakan ( at au t i dak di l aksanakan) , kual i fikasi per sonel yang me l aksanakan, per al at an dan per l engkapan yangdi per l ukan,st andarmut u darise t i ap l angkah kegi at an yang di l akukan, dan f or mul i r yang harus di i siol eh pel aksana. 4.Penguj i andanRe vi uSOP SOP y ang t el ah di r umuskan ol e h t i m har us mel al ui t ahapan penguj i an y ang di l akukan me l al uipener apan l angs ung pada uni t pengguna at au pel aksana pr os edur . Pr os es penguj i an ber t uj uan unt uk mendapat kan i nf or masii nf or masil ebi hl anj ut yang bel um di t ampung dal am pr os edurat au yang di per l ukan ol e ht i m s ebag ai bent ukr e v i uat asSOP . Langkahl angkahpenguj i andanr ev i udi l akukansebagaiber i kut : a.has i l SOP di sampai kan kepada pe ngguna ut ama guna memper ol eh mas ukan dar i pi hakpi hak yang t er l i bat dal am pr ose dur( penggunaut ama) ; b.si mul as it er hadap SOP unt uk me l i hatse j auh mana SOP yang t el ah di r umuskan akan dapat ber j al an se s uaidengan kondi si senyatanya; c . penye mpur naan r umusanSOPat asdasarhasi lt emuanpadasaat si mul asi ; d.SOP y ang t el ah di r umuskan di s ampi ng me mbakukan pr osedur yangt el ah ber j al an,dapatj ugame ny eder hanakan pr oseduryang sudah ada at au menemukan pr os edur bar u yang l ebi h cepat , e fis i e ndane f e kt i f ; e . pel aksanaan uj i co ba unt uk mel i hatsampaise j auh mana t i ngkat kemudahan, kes es uai an dan ke t epat an SOP dal am pel aksanaannya;


21

2012,No. 730

f . mel akukan r e vi u unt uk menge v al uasihasi luj ic oba, s ehi ngg a akhi r ny a dapat menghasi l kan SOP y ang benar benar val i d dan r el i abel .Val i dart i nyabahwaSOPmenj adii nst r umen yangbenar benar di but uhkan se car a t epat ol eh pengguna dal am penye l enggar aan pr ose durdal am or gani sasi .Sedangkan r el i abel memi l i ki ar t i bahwa SOP yang di r umuskan akan ber s i f at konsi s t en s el ama t i dak t e r j adi per ubahan pada l i ngkung an or g ani sas iy ang menghar uskan or gani sas i me r umuskan ul ang SOPnya. 5.Pe nge sahanSOP SOPyangsudahdi uj idandi r ev i udi sampai kankepadapi mpi nanuni t e sel on I unt uk mendapat kan penge sahan. Pr os e s penge sahan me r upakan t i ndakan pe ngambi l an ke put usan ol eh pi mpi nan, me l i put i penel i t i an dan ev al uas i t er hadap pr os edur yang di s t andar kan. SOP yang akan di s ahkan har us memuatr i ngkas an e ksekut i f unt uk membant u pi mpi nan me mahami has i lr umusan s ebe l um me l akukan penges ahan.Me ski pun SOPt e l ah di sahkan ol eh pi mpi nan,pr oses re vi u sec ar a ber kel anj ut an t et ap di l akukan agar di per ol ehSOPyangbenar benarefisi endanef ekt i f . D.Pe ner apanSOP Pener apanSOPdal am pr akt ekpenye l enggar aan t ugasdanf ungs i or gani sas i mer upakan l angkah se l anj ut nya dar is i kl us SOP se t el ah penge mbanganSOP.Padat ahap se bel umnya,t el ah di hasi l kan r umusan SOP yang se car af or malt el ah di t et apkan ol eh pi mpi nan uni te se l on I . Pr ose spener apanr umusanSOPi nikemudi andi l akukanol ehse t i apuni t ker j adanhar usdapatmemast i kanbahwat uj uanber i kutdapatt er capai : 1.Se t i appel aksanamenge t ahuiSOPyangbar u/di ubah dan menge t ahui al as anr e v i s i ny a. 2.Sal i nan at au f ot okopiSOPdi se bar l uaskan se suaikebut uhan dan si ap di aksesol ehse muapenggunapot ensi al . 3.Set i ap pe l aks ana menge t ahui per annya dal am SOP dan dapat me nggunakan se mua pe nge t ahuan dan ke mampuan y ang di mi l i ki unt uk mener apkan SOP se car a aman dan ef ekt i f ( t er mas uk pemahaman akan aki batyangt er j adibi l agagaldal am mel aksanakan SOP) . 4.Dapat mel i hat sebuah me kani sme unt uk memant au ki ner j a, me ngi dent i fikasimas al ah y ang mungki nt i mbul ,dan menye di akan dukungandal am pr os espener apanSOP.


2012,No. 730

22

E.Pemant auandanEv al uas iPener apanSOP Pe l aks anaan pe ner apan SOP har us se car a t e r us me ner us di pant au se hi ngg a pr ose s pener apannya dapat ber j al an dengan bai k. Be r bagaimasukandal am se t i apupay ape mant auanakanmenj adibahan yang ber har ga dal am mel akukan e v al uasi sehi ngga pe ny empur naan t er hadapSOPdapatdi l akukanse car acepatdant epatse suaikebut uhan.

F.Cont ohFor matPenyusunanSOP Dal am me l akukan penyusunan SOP,Uni tKer j a diKe ment er i an Hukum dan Hak Asasi Manus i a me ngi kut i mekani s me yang di gambar kan padaFor matPenyus unanSOPse bagaiber i kut : Tabel5 For matSOP NomorSOP Tangg alPe mbuat an Tangg alRe v i s i Tangg alEf ekt i f Kement er i anHukum danHakAsas iManusi a Di sahkanOl eh

2)… 3)… 4)… 5) 6)…

Republ i kI ndonesi a

1). . .

… Das arHukum:8) 1.…; 2.…; 3.. . . ;

NamaSOP 7)… Kual i fikasiPel aksana:11) … 1.…; 2.…; 3.…;

Ke t e r k ai t an:9) … 1.…; 2.…; 3.…;

Per al at an/Per l engkapan:12) … 1.…; 2.…; 3.…;

Pe r i ng a t a n:10) … 1.…; 2.…; 3.…;

Pencat at andan Pendat aan:13) … 1.…; 2.…; 3.…;

Kegi at an No 14) …

Ti ngkat Jabat an

Pel aksana15) … Ti ngkat Jabat an

Ti ngkat Jabat an

Mut uBaku Kel engkapan Wakt u 16) … 17) …

Ke t er angan Out put 18) …


23

2012,No. 730

Ket er anganTabel5: Kol om 1):Nama uni tse suaidengan nomenkl at uruni tker j a es el on Idil i ngkungan Kement er i anHukum danHakAsas iManusi a. i si dengan nomor yang di ber i kan sesudah mendapat kan Kol om 2) : Nomor SOP di penge sahan ol eh pi mpi nan es el on I di uni t ker j a masi ngmasi ng dengan mengacu pada Per at ur an Ment er iHukum dan Hak Asas iManusi a dibi dang po l akl as i fika siar s i p. anSOP. Kol om 3):TanggalPembuat Kol om 4):T anggalr evi sidi cant umkan apabi l at er dapatr evi sidal am SOP. aiSOPyangt el ahmendapatpenge sahan daripi mpi nanuni tEsel on Kol om 5):Tanggalmul I . eh pi mpi nan uni tesel on I ,di i sidengan nama j abat an esel on I , Kol om 6):Pengesahan ol namapenj abat ,dan NI P. Kol om 7):JudulSOP. at ur anPer undangundanganyangmendasar ipr ose dur . Kol om 8):Per Kol om 9) : Member i kan penj el asan ket er kai t an pr ose dur yang di st andar kan dengan pr osedurl ai nyangdi st andar kan. Kol om 10) :Per i ngat an di gunakan unt uk menge t ahuibi l a SOP t i dak di j al ankan at au di l aks anakan maka akan menghambat si s t em Uni t ke r j a di l i ngkungan t er sebut .Padakol om i nij ugadi j el askanpul abagai manacar amengat asi nya. : Kual i fikasi pel aksana di gunakan menge t ahui t ugas dan f ungs i dal am Kol om 11) mel aksanakan per annyapadapr ose duryangsudahdi s t andar kan. : Mendukung dan member i kan penj el as an mengenai daf t ar per al at an dan Kol om 12) per l engkapan yangdi but uhkanunt ukmel aksanakanSOP. :Memuatber bagaihalyangper l u di dat adan di cat atol ehset i ap pel aksana SOP Kol om 13) dal am se t i ap mel aksanakan peke r j aannyadengan ef es i en dan memper mudah hasi lkerj anyasehi nggabekerj asemaki nt er arah. :Memuatur ai ankegi at anyangdi l aksanakan. Kol om 14) Kol om 15) :Memuatt i ngkatj abat andal am pel aksanaanSOP. :Memuatr i nci anbahanpenunj angdal am mel aksanakan ur ai ankegi at an. Kol om 16) :Pr edi ksiwakt uyangdi perl ukanunt ukmenyel esai kankegi at an. Kol om 17) :Ha s i ly a ngdi c a pa ipa das e t i a pur a i a n ke g i a t a n. Kol om 18)


2012,No. 730

24

G.Cont ohSOP Ber i kutcont ohSOPyangt el ahsel esaidi susun: Tabel6 Cont ohSOP


25

2012,No. 730

BAB I V PENUTUP

Pe doman Pe nyusunan SOP dil i ngkungan Kement er i an Hukum dan Hak Asas i Manusi a mer upakan sal ah s at u l ang kah dal am mendukung pel aksanaan r ef ormasibi r okr asi .Dengan st andaroper asi onalpr osedur ,set i ap pegawai dan pej abat dapat mel aksanakan peke r j aannya deng an efisi en, member i kan ke mudahan dal am memant au hasi lpeker j aan,beker j a maki n t er ar ah dan bermanf aat bagi per bai kan ki ner j a or gani sasidi Kement er i an Hukum danHakAsas iManusi a. Pedoman Penyusunan SOP i niakan se l al u di ev al uasidan se nant i asa ber ger ak di nami ssesuaidengan vi sidan mi siKement er i an Hukum dan Hak Asas i Manusi a sebag ai t unt ut an r ef or masi bi r okr as i dan kema j uan i l mu penge t ahuan se r t a t eknol ogi i nf or masi . Dengan di kel uar kannya Pedoman Penyusunan SOP i ni ,di har apkan se t i ap uni tker j adil i ngkungan Kement er i an Hukum dan HakAsas iManusi adapatmembuats t andaroper as i onalpr os edur se bagai st andar i sas i car a yang di l akukan peg awai dal am meny el es ai kan peke r j aan sehi ngg a member i kan kepas t i an dan keser ag aman dal am pr os es pel aksanaan suat ut ugasy angpada akhi r nya dapatmeni ngkat kan pel ay anan pr i makepadamasy ar akat .

MENTERIHUKUM DAN HAKASASIMANUSI A REPUBLI KI NDONESI A,

AMI R SYAMSUDI N

Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur

Recommend Documents