Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan dan aktor yang berperan dalam kegiatan. Sebagai suatu aturan, regulasi, dan kebijakan yang secara terus menerus menjamin perilaku yang benar bagi seluruh pegawai instansi pemerintah maka SOP sangat tepat diterapkan pada aktivitas administrasi perkantoran yang relatif bersifat rutin, berulang serta menghendaki adanya keputusan yang terprogram guna melayani pelanggannya. Dengan penerapan SOP secara konsisten maka administrasi perkantoran memiliki pedoman dalam menyelenggarakan Kebijakan Reformasi Birokrasi yang merupakan suatu kebijakan yang komprehensif dalam peningkatan pelayanan dan kinerja organisasi instansi pemerintah di Indonesia saat ini karena SOP selalu dijadikan sebagai acuan dalam melaksanakan tugas bagi pegawai sesuai dengan peraturan yang berlaku dan target kinerja yang telah ditentukan yang selalu dimonitor dan ditinjau ulang setiap periode tertentu untuk mengakomodasi dan mengantisipasi dinamika tugas. Di sisi lain SOP juga sekaligus menjadi feedback guna penyesuaian antara kondisi yang dipersyaratkan dalam SOP dengan kondisi riil yang ada guna mencapai kinerja individu dan kinerja organisasi yang optimal. Bahkan dalam jangka panjang ,SOP dapat dijadikan sebagai langkah perbaikan kinerja pelayanan dan kinerja organisasi berdasarkan konsep manajemen kinerja.
SOP atau Standard Operating Procedure adalah segala aturan atau prosedur tertulis yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas di suatu perusahaan, dimana semua aturan atau prosedur tersebut bersifat standar atau baku sehingga bersifat mengikat atau harus dipatuhi oleh seluruh karyawan atau pimpinan perusahaan sehingga pelaksanaan tugas (operasionalisasi) berjalan sesuai ketentuan atau harapan dan pada akhirnya menghasilkan keuntungan bagi perusahaan 3 Kata-kata Penting terkait SOP : 1.
Prosedur
2.
Operasional
3.
Standar
Pengertian Prosedur 1.
Prosedur adalah istilah lain untuk tahapan atau langkah-langkah, biasanya terkait dengan suatu proses kerja
2.
Contoh prosedur, antara lain: Prosedur Pencatatan Surat Keluar, Prosedur Pembelian Barang, Prosedur Perekrutan Karyawan, dan lain-lain
3.
Prosedur dapat bersifat baku (tertulis) dan tidak baku; namun sebaiknya baku atau standar
4.
Prosedur dapat diuraikan dalam bentuk deskripsi ataupun gambar
Pengertian Operasional 1.
Operasional adalah istilah yang merujuk pada kegiatan atau kerja, biasanya merupakan hal yang terjadi di suatu perusahaan.
2.
Operasional atau kegiatan/kerja bisa bersifat rutin dan non rutin.
3.
Setiap operasional/kegiatan juga biasanya memiliki prosedur yang dapat bersifat baku (tertulis) maupun tidak baku (tidak tertulis)
Contoh Operasional Kegiatan dalam Suatu Perusahaan :
1.
Operasionalisasi kendaraan dinas
2.
Operasionalisasi surat
3.
Operasionalisasi pengajuan cuti
4.
Operasionalisasi kenaikan pangkat
5.
Dll.
Standar berarti ketentuan atau keadaan yang menjadi acuan, harus diikuti dan tidak boleh menyimpang. Ketentuan atau keadaan ini bersifat mengikat ke semua pihak. SOP berfungsi sebagai: 1.
Pedoman karyawan dan atau pimpinan mengerjakan suatu tugas
2.
Pedoman pimpinan melakukan pengawasan
3.
Pembanding untuk perubahan yang lebih baik
4.
Dasar hukum yang dapat digunakan untuk kebaikan semua pihak
Fungsi (Manfaat) Lain dari SOP: 1.
SOP memastikan bahwa perusahaan memiliki proses konstan yang memenuhi standar dan semua personil mengenal proses tersebut
2.
Dengan adanya SOP, proses akan selalu ditinjau dan diperbaharui berdasarkan dasar yang sudah ada
3.
SOP menjamin bahwa audit yang dilakukan oleh Biro Konsultan atau sponsor tidak akan menghasilkan penemuan yang merugikan perusahaan, dan juga dapat memberi perusahaan suatu perlindungan yang legal
4.
SOP dapat mengurangi perbedaan dalam sistem, dimana perbedaan tersebut merupakan kendala dalam efesiensi produksi dan pengontrolan kualitas
5.
SOP dapat membantu dalam pelatihan personil baru sebagai sumber referensi bagi pelatih personil
6.
SOP dapat mempermudah dalam melakukan pelatihan silang, dimana pelatihan silang melatih personil dalam melakukan pekerjaan di departemen lain, dengan kata lain di luar departemen asalnya
7.
SOP dapat membantu dalam melakukan evaluasi terhadap performansi personil dan proses yang dilakukan
Peran SOP 1.
Pedoman Kebijakan
2.
Pedoman Kegiatan
3.
Pedoman Birokrasi
4.
Pedoman Administrasi
5.
Pedoman Evaluasi
6.
Pedoman Integrasi
Tujuan SOP
1.
Memberikan arahan kepada karyawan dan atau pimpinan untuk dapat mengerjakan tugasnya dengan baik, sehingga pekerjaan menjadi lebih mudah, cepat, dan dapat diukur keberhasilannya
2.
Memberikan arahan kepada pimpinan untuk dapat melakukan pengawasan kepada para karyawan saat mereka melakukan tugas-tugasnya, sehingga pimpinan dapat memberikan penilaian dan sekaligus pengarahan untuk pencapaian kualitas hasil pekerjaan
Isi SOP secara umum adalah: 1.
Pengesahan SOP; biasanya secara tegas memuat penandatangan dari SOP yang menyatakan SOP secara sah disahkan penggunaannya
2.
Data tentang SOP; biasanya berisikan judul, kode, tujuan, dasar hukum, pengertian-pengertian, dan referensi
3.
Isi SOP berupa prosedure – prosedure sesuai dengan judul SOP
UNSUR UNSUR SOP: 1.
TUJUAN YANG JELAS
2.
KEBIJAKAN YANG TEPAT
3.
PETUNJUK OPERASIONAL
4.
PIHAK YANG TERLIBAT
5.
FORMULIR
6.
INPUT
7.
PROCESS
8.
OUTPUT/ LAPORAN/REPORT
9.
VALIDASI
Tim Penyusun SOP 1.
Agar SOP memuat hal-hal penting secara tepat, akurat, dan sesuai kebutuhan perusahaan, maka perusahaan hendaknya membentuk suatu tim yang disebut Tim Penyusun SOP.
2.
Tim Penyusun SOP yang lengkap biasanya terdiri dari:
a. Manajemen b. Pegawai 1.
Ahli atau orang yang berpengalaman dalam penyusunan SOP
Kualifikasi Tim Penyusun SOP Tim Penyusun SOP yang terdiri atas manajemen, karyawan, dan ahli hendaknya memiliki minimal kualifikasi sebagai berikut: 1.
Pengetahuan prosedur kerja, baik yang bersifat khusus divisi tertentu ataupun umum di luar suatu divisi
2.
Pengetahuan tentang visi dan misi, struktur organisasi, corporate culture, bidang usaha, jenis pelanggan, dan pengetahuan manajemen
3.
Kemampuan komunikasi, baik lisan dan tulisan yang sangat penting dibutuhkan saat menguraikan dan menjelaskan suatu prosedur
4.
Kemampuan berpikir logis dan sistematis Sifat kreatif, semangat kerjasama, dan be rwawasan luas
Struktur Organisasi dan SOP 1.
Struktur Organisasi adalah bagan yang memuat urutan kedudukan/jabatan dan para personilnya, serta gambaran hubungan dari masing-masing kedudukan/jabatan sehingga dapat diketahui tugas dan tanggung jawab para pemegang kedudukan/jabatan
2.
Dengan mengetahui struktur organisasi perusahaaan, maka Tim Penyusun SOP dapat menyesuaikan dan menetapkan prosedur kerja secara proporsional sesuai dengan urutan kedudukan/jabatan yang ada
3.
Tim Penyusun SOP juga dapat memanfaatkan struktur organisasi sebagai alat untuk menetapkan pembagian tugas atau job description dari suatu jabatan, walaupun mungkin tidak harus dimuat dalam SOP
Pelanggan sebagai Fokus Utama dalam SOP 1.
Pelanggan didefinisikan sebagai semua orang yang secara tetap dan aktif menjadi pengguna produk dari perusahaan
2.
Perusahaan wajib menjaga hubungan dengan pelanggan dalam berbagai upaya karena pelanggan memberi keuntungan buat perusahaan
3.
Teknis atau cara menjaga hubungan dengan pelanggan hendaknya tercermin dalam isi SOP, terutama dalam prosedur kerja yang langsung berkaitan dengan pelanggan
4.
Intinya, isi SOP harus mencerminkan pentingnya kedudukan pelanggan dan upaya memberikan pelayanan yang terbaik buat pelanggan
