BAB I PENDAHULUAN A. LAT LATAR BELAK BELAKAN ANG G
Tujuan kebijakan Reformasi Birokrasi di Indonesia adalah untuk membangun profil dan dan peri perila laku ku apar aparat atur ur nega negara ra yang yang memi memilik likii inte integr grita itas, s, prod produk ukti tivi vitas tas,, dan dan bertanggungjawab serta memiliki kemampuan memberikan pelayanan yang prima melalui perubahan pola pikir ( mind set ) dan budaya kerja (culture ( culture set ) dalam sistem manajemen pemerintahan. Reformasi Birokrasi menakup delapan area perubahan utama utama pada pada instan instansi si pemerin pemerintah tah di pusat pusat dan daerah daerah,, melipu meliputi! ti! organi organisas sasi, i, tata tata laksana, peraturan perundang"undangan, sumber daya manusia aparatur, pengawasan, akuntabilitas, pelayanan publik, mind set dan culture set aparatur. #uskesmas $anggeng merupakan unit pelaksana teknis dinas kesehatan dan fasilitas keseha kesehatan tan tingka tingkatt pertam pertamaa (#erme (#ermenke nkess no %& tahun tahun '*) '*),, dalam dalam pelaks pelaksana anaan an pelayanan puskesmas $anggeng mengau pada standar pelayanan minimal mini mal kesehatan kementerian kesehatan republik Indonesia. Berd Berdasa asark rkan an prak praktek tek peny penyus usun unan an $+# $+# bebe bebera rapa pa emen emente teria riann- emba embaga ga dan dan #emerintah /aerah ditemui perbedaan pemahaman dan variasi format dokumen $+# yang dihasilkan. dihasilkan. +leh karena itu #uskesmas #uskesmas $anggeng perlu 0enyusun 0enyusun panduan penyusunan $+# yang menjadi aturan baku yang akan dipakai dalam penyusunan $+#. B. TUJUAN Tujuan dari pedoman ini adalah untuk memberikan panduan bagi petugas #uskesmas $an $anggen ggeng g dala dalam m meng engiden identi tifi fika kasi si,, meny enyusun, sun, mend endokum okumen enta tasi sika kan, n, mengembangkan, memonitor serta mengevaluasi $+# sesuai dengan tugas dan fungsi masing"masing
$asaran yang diharapkan dapat diapai melalui pedoman ini adalah! . $etiap #oli #oli sampai sampai dengan dengan unit yang yang terkeil terkeil memiliki memiliki $+# $+# "nya "nya masing"masing masing"masing11 '. #enyemp #enyempurn urnaan aan proses proses pelaya pelayanan nan11 2. etert etertiba iban n dalam dalam penyelen penyelengga ggaraa raan n pelayana pelayanan1 n1 *. #ening #eningkat katan an kualita kualitass pelayana pelayanan n kepada kepada masyarak masyarakat. at. C. DASA DASAR R HUKU HUKUM M /alam penyusunan panduan ini mengau pada! . #era #eratu tura ran n 0ent 0enter erii #and #anday ayag agun unaa 3par 3parat atur ur 4ega 4egara ra Refo Reform rmasi asi dan dan Biro Birokr kras asii 4omor 2& Tahun Tahun '' tentang #edoman #enyusunan $tandar +perasional #rosedur administrasi #emerintahan. '. $ura $uratt ete etera rang ngan an /ina /inass eseh esehat atan an abu abupa pate ten n #rov #rovin insi si #apu #apuaa Bara Baratt nomo nomor r **-'5-/"#B-6I-'7 tentang penggunaan 8ormat penyusunan $+# D. RUAN RUANG G LIN LINGK GKUP UP #edoman ini meliputi format, dokumen, penyusunan, penetapan, monitoring dan evaluasi, serta pengembangan $+#.
PANDUAN PANDUAN PENYUSUNAN SOP | PUSKESMAS SANGGENG
BAB II GAMBARAN UMUM STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) A. PENGERTIAN . $tandar +perasional #rosedur adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan1 '. $tandar +perasional #rosedur 3dministrasi #emerintahan ($+# ) adalah standar operasional prosedur dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang sesuai dengan peraturan perundang"undangan yang berlaku1 2. 3dministrasi pemerintahan adalah pengelolaan proses pelaksanaan tugas dan fungsi pemerintahan yang dijalankan oleh organisasi pemerintah1 *. $+# administratif adalah prosedur standar yang bersifat umum dan tidak rini dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang aparatur atau pelaksana dengan lebih dari satu peran atau jabatan1 &. $+# teknis adalah prosedur standar yang sangat rini dari kegiatan yang dilakukan oleh satu orang aparatur atau pelaksana dengan satu peran atau jabatan. B. PRINSIP 1. Prinsip Pn!"s"n#n SOP a. emudahan dan kejelasan. #rosedur"prosedur yang distandarkan harus dapat dengan mudah dimengerti dan diterapkan oleh semua aparatur bahkan bagi seseorang yang sama sekali baru dalam pelaksanaan tugasnya1 b. 9fisiensi dan efektivitas. #rosedur"prosedur yang distandarkan harus merupakan prosedur yang paling efisien dan efektif dalam proses pelaksanaan tugas1 . eselarasan. #rosedur"prosedur yang distandarkan harus selaras dengan prosedur"prosedur standar lain yang terkait1 d. eterukuran. Output dari prosedur"prosedur yang distandarkan mengandung standar kualitas atau mutu baku tertentu yang dapat diukur penapaian keberhasilannya1 e. /inamis. #rosedur"prosedur yang distandarkan harus dengan epat dapat disesuaikan dengan kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan yang berkembang dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan1 f. Berorientasi pada pengguna atau pihak yang dilayani. #rosedur"prosedur yang distandarkan harus mempertimbangkan kebutuhan pengguna (customer’s needs) sehingga dapat memberikan kepuasan kepada pengguna1 g. epatuhan hukum. #rosedur"prosedur yang distandarkan harus memenuhi ketentuan dan peraturan"peraturan pemerintah yang berlaku1 h. epastian hukum. #rosedur"prosedur yang distandarkan harus ditetapkan oleh pimpinan sebagai sebuah produk hukum yang ditaati, dilaksanakan dan menjadi instrumen untuk melindungi aparatur atau pelaksana dari kemungkinan tuntutan hukum. $. Prinsip P%#&s#n##n SOP
PANDUAN PENYUSUNAN SOP | PUSKESMAS SANGGENG
'
a.
b. .
d. e.
f.
onsisten. $+# harus dilaksanakan seara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapa pun, dan dalam kondisi yang relatif sama oleh seluruh jajaran organisasi pemerintahan1 omitmen. $+# harus dilaksanakan dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran organisasi, dari tingkatan yang paling rendah dan tertinggi1 #erbaikan berkelanjutan. #elaksanaan $+# harus terbuka terhadap penyempurnaan"penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar" benar efisien dan efektif1 0engikat. $+# harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur standar yang t elah ditetapkan1 $eluruh unsur memiliki peran penting. $eluruh aparatur melaksanakan peran" peran tertentu dalam setiap prosedur yang distandarkan. :ika aparatur tertentu tidak melaksanakan perannya dengan baik, maka akan mengganggu keseluruhan proses, yang akhirnya juga berdampak pada terganggunya proses penyelenggaraan pemerintahan1 Terdokumentasi dengan baik. $eluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik, sehingga dapat selalu dijadikan auan atau referensi bagi setiap pihak"pihak yang memerlukan.
PANDUAN PENYUSUNAN SOP | PUSKESMAS SANGGENG
2
BAB III STANDAR PENYUSUNAN A. 'ORMAT 8ormat $+# yang dipersyaratkan dalam ebijakan Reformasi Birokrasi memiliki format yang telah distandarkan tidak seperti format $+# pada umumnya. 3dapun format $+# yang dipergunakan dalam ebijakan #uskesmas $anggeng adalah sebagai berikut! 1. 'r#* Di#+r# A%ir Br,#-#n+ ( Branching Flowcharts) 8ormat yang dipergunakan dalam $+# adalah format diagram alir berabang (branching flowcharts) dan tidak ada format lainnya yang dipakai. ;al ini diasumsikan bahwa prosedur pelaksanaan tugas dan fungsi instansi pemerintah termasuk di dalamnya ementerian-embaga dan #emerintah /aerah memuat kegiatan yang banyak (lebih dari sepuluh) dan memerlukan pengambilan keputusan yang banyak. +leh sebab itu untuk menyamakan format maka seluruh prosedur pelaksanaan tugas dan fungsi administrasi pemerintahan dibuat dalam bentuk diagram alir berabang (branching flowcharts) termasuk juga prosedur yang singkat (sedikit, kurang dari sepuluh) dengan-atau tanpa pengambilan keputusan. $. Mn++"n#&#n #n!# Li# Si-% '%/,#r*s $imbol yang digunakan dalam $+# hanya terdiri dari & (lima) simbol, yaitu! * (empat) simbol dasar flowcharts ( Basic Symbol of Flowcharts) dan (satu) simbol penghubung ganti halaman ( Off-Page Conector ). elima simbol yang dipergunakan tersebut adalah sebagai berikut! a) $imbol apsul-Terminator ( ) untuk mendeskripsikan kegiatan mulai dan berakhir1 b) $imbol otak- Process ( ) untuk mendeskripsikan proses atau kegiatan eksekusi1 ) $imbol Belah etupat- Decision ( ) untuk mendeskripsikan kegiatan pengambilan keputusan1 d) $imbol 3nak #anah-#anah- rrow ( ) untuk mendeskripsikan arah kegiatan (arah proses kegiatan)1 e) $imbol $egilima-Off-Page Connector ( ) untuk mendeskripsikan hubungan antar simbol yang berbeda halaman. /asar penggunaan & (lima) simbol dalam penyusunan $+# adalah! a) $+# mendeskripsikan prosedur administratif, yaitu kegiatan"kegiatan yang dilaksanakan oleh lebih dari satu pelaksana (jabatan) dan bersifat makro maupun mikro dan prosedur yang bersifat teknis yang detail baik yang menyangkut urusan administrasi maupun urusan teknis1 b) ;anya ada dua alternatif sifat kegiatan administrasi pemerintahan yaitu kegiatan eksekusi ( process) dan pengambilan keputusan (decision)1 ) $imbol lain tidak dipergunakan disebabkan karena prosedur yang dideskripsikan bersifat umum tidak rini dan tidak bersifat teknis disamping itu kegiatan yang dilakukan oleh pelaksana kegiatan sudah langsung operasional tidak bersifat teknikal ( technical procedures) yang berlaku pada peralatan (mesin)1 PANDUAN PENYUSUNAN SOP | PUSKESMAS SANGGENG
*
d) #enulisan kegiatan dalam prosedur bersifat aktif (menggunakan kata kerja tanpa subyek) dengan demikian banyak simbol yang tidak dipergunakan, seperti! simbol pendokumentasian, symbol persiapan, simbol penundaan, dan simbol lain yang sejenis1 e) #enyusunan $+# ini hanya memberlakukan penulisan flowcharts seara vertikal, artinya bahwa branching flowcharts dituliskan seara vertikal sehingga hanya mengenal penyambungan simbol yang menghubungkan antar halaman (simbol segilima-off-page connector ) dan tidak mengenal symbol lingkaran keil penghubung dalam satu halaman. 0. A*"r#n 'r#* pn"%is#n 8ormat dan aturan penulisan $+# puskesmas $anggeng ditetapkan sebagai berikut! . ertas yang digunakan menggunakan ukuran 3* 5
,% m *. :arak spasi penulisan pada isi $+# yaitu! p> &. :enis dan ukuran huruf yang dipakai yaitu! Times 4ew Roman p> 7. :ika embar (Identitas dokumen) terdiri dari ' atau lebih halaman, diantumkan penomoran halaman dengan format! hal dari ', diletakkan pada sudut kanan bawah. . P%#&s#n# 2ipis#&#n 2#ri &+i#*#n #enulisan pelaksana dalam $+# ini dipisahkan dari kegiatan. +leh karena itu untuk menghindari pengulangan yang tidak perlu dan tumpang"tindih (o!erlapping" yang tidak efisien maka penulisan kegiatan tidak disertai dengan pelaksana kegiatan (aktor) dan dipisahkan dalam kolom pelaksana tersendiri. /engan demikian penulisan kegiatan menggunakan kata kerja aktif yang diikuti dengan obyek dan keterangan seperti! menulis laporan1 mendokumentasikan surat pengaduan1 mengumpulkan bahan rapat1 mengirim surat undangan kepada peserta1 meneliti berkas, menandatangani draft surat net, mengarsipkan dokumen. #enulisan pelaksana (aktor) tidak diurutkan seara hierarki tetapi didasarkan pada sekuen kegiatan sehingga kegiatan selalu dimulai dari sisi kiri dan tidak ada kegiatan yang dimulai dari tengah maupun sisi kanan dari matriks flowcharts.
PANDUAN PENYUSUNAN SOP | PUSKESMAS SANGGENG
&
?ontoh 8ormat $+#!
PANDUAN PENYUSUNAN SOP | PUSKESMAS SANGGENG
7
3. Uns"r S*#n2#r Opr#sin#% Prs2"r =nsur prosedur merupakan bagian inti dari dokumen $+# . =nsur ini dibagi dalam dua bagian, yaitu Bagian Identitas dan Bagian Flowchart . #. B#+i#n I2n*i*#s Bagian Identitas dari unsur prosedur dalam $+# dapat dijelaskan sebagai berikut! 1) L+ 2#n N## Ins*#nsi4S#*"#n Kr5#4Uni* Kr5#6 nomenklatur satuan-unit organisasi pembuat 7 $) Nr SOP , nomor prosedur yang di"$+#"kan sesuai dengan $ epala #uskesmas $anggeng tentang pengendalian /okumen dan Rekaman dan 0anual 0utu #uskesmas $anggeng yaitu! #engkodean dokumen i. 3dministrasi 0anajemen dengan kode ! 3/0 a) Bab I, (3/0-I) b) Bab II, (3/0-II) ) Bab III, (3/0- III) ?ontoh ! SOP # SOP$D%$&$''($&$)'(* eterangan ! 3/0 ! 3dmin, I ! bab I, ! 4o urut penomoran, -'7! Bulan dan tahun mulai berlaku. ii. =paya kode ! =0 a)Bab I@, ( =0- I@) b) Bab @, (=0- @) )Bab @I, (=0- @I) d)3pabila dari upaya #uskesmas dengan ditambahkan nama upayanya. e)=ntuk urutan penomoran dokumen =paya, dimulai dari =paya #romkes dilanjutkan =paya esling, =paya I3, =paya
$+# =paya I3 ! $+#-=0-I@.I3--I-'7 iii. #elayanan linis kode ! =# a)Bab @II, ( =#- @II) b) Bab @III, (=#- @III) PANDUAN PENYUSUNAN SOP | PUSKESMAS SANGGENG
%
)Bab I6, (=#- I6) Contoh # $+# ! $+#-=#-@II--@-'7 #enomoran $+# diklasifikasikan tertentu untuk akreditasi dikendalikan dalam (satu) buku register. 0) T#n++#% P-"#*#n, tanggal pertama kali $+# dibuat berupa tanggal selesainya $+# dibuat bukan tanggal dimulainya pembuatannya1 ) T#n++#% R8isi, tanggal $+# direvisi atau tanggal renana ditinjauulangnya $+# yang bersangkutan1 3) T#n++#% E9&*i9 , tanggal mulai diberlakukan $+# atau sama dengan tanggal ditandatanganinya /okumen $+# 1 :) Pn+s##n % p5#-#* !#n+ -r&p*n p#2# *in+&#* s#*"#n &r5#. Item pengesahan berisi nomenklatur jabatan, tanda tangan, nama pejabat yang disertai dengan 4I# serta stempel-ap instansi1 pengesahan untuk puskesmas $anggeng oleh kepala puskesmas $anggeng dan mengetahui epala /inas esehatan abupaten 0anokwari sesuai dengan yang disepakati dalam pertemuan pelatihan penyusunan $+# dinas esehatan #rovinsi #apua Barat (lihat gambar format). ;) J"2"% S OP , judul prosedur yang di"$+#"kan sesuai dengan kegiatan yang sesuai dengan tugas dan fungsi yang dimiliki1 <) D#s#r H"&", berupa peraturan perundang"undangan yang mendasari prosedur yang di"$+#"kan beserta aturan pelaksanaannya1 =) K*r&#i*#n, memberikan penjelasan mengenai keterkaitan prosedur yang distandarkan dengan prosedur lain yang distandarkan ($+# lain yang terkait seara langsung dalam proses pelaksanaan kegiatan dan menjadi bagian dari kegiatan tersebut). memberikan penjelasan mengenai kemungkinan 1>) Prin+#*#n, "kemungkinan yang terjadi ketika prosedur dilaksanakan atau tidak dilaksanakan. #eringatan memberikan indikasi berbagai permasalahan yang mungkin munul dan berada di luar kendala pelaksana ketika prosedur dilaksanakan, serta berbagai dampak lain yang ditimbulkan. /alam hal ini dijelaskan pula bagaimana ara mengatasinya bila diperlukan. =mumnya menggunakan kata peringatan, yaitu jika-apabila" maka (if-than) atau batas waktu (dead line) kegiatan harus sudah dilaksanakan1 11) K"#%i9i&#si P%#&s#n#, memberikan penjelasan mengenai kualifikasi pelaksana yang dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada prosedur yang distandarkan. $+# 3dministrasi dilakukan oleh lebih dari satu pelaksana, oleh sebab itu maka kualifikasi yang dimaksud adalah berupa kompetensi (keahlian dan ketrampilan) bersifat umum untuk semua pelaksana dan bukan bersifat individu, yang diperlukan untuk dapat melaksanakan $+# ini seara optimal. 1$) Pr#%#*#n 2#n Pr%n+&#p#n, memberikan penjelasan mengenai daftar peralatan utama (pokok) dan perlengkapan yang dibutuhkan yang terkait seara langsung dengan prosedur yang di"$+#"kan. 10) Pn,#*#*#n 2#n Pn2#*##n, memuat berbagai hal yang perlu didata dan diatat oleh pejabat tertentu. /alam kaitan ini, perlu dibuat formulir" PANDUAN PENYUSUNAN SOP | PUSKESMAS SANGGENG
5
formulir tertentu yang akan diisi oleh setiap pelaksana yang terlibat dalam proses. (0isalnya formulir yang menunjukkan perjalanan sebuah proses pengolahan dokumen pelayanan periAinan. Berdasarkan formulir dasar ini, akan diketahui apakah prosedur s udah sesuai dengan mutu baku yang ditetapkan dalam $+# ). $etiap pelaksana yang ikut berperan dalam proses, diwajibkan untuk menatat dan mendata apa yang sudah dilakukannya, dan memberikan pengesahan bahwa langkah yang ditanganinya dapat dilanjutkan pada langkah selanjutnya. #endataan dan penatatan akan menjadi dokumen yang memberikan informasi penting mengenai Capakah prosedur telah dijalankan dengan benarD. 8ormat dan aturan penulisan lebih jelas pada gambar dibawah!
PANDUAN PENYUSUNAN SOP | PUSKESMAS SANGGENG
b. B#+i#n Flowchart Bagian Flowchart merupakan uraian mengenai langkah"langkah (prosedur) kegiatan beserta mutu baku dan keterangan yang diperlukan. Bagian Flowchart ini berupa flowcharts yang menjelaskan langkah"langkah kegiatan seara berurutan dan sistematis dari prosedur yang distandarkan, yang berisi! 4omor kegiatan1 =raian kegiatan yang berisi langkah"langkah (prosedur)1 #elaksana yang merupakan pelaku (aktor) kegiatan1 0utu Baku yang berisi kelengkapan, waktu, output dan keterangan. 3gar $+# ini terkait dengan kinerja, maka setiap aktivitas hendaknya mengidentifikasikan mutu baku tertentu, seperti! waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan persyaratan-kelengkapan yang diperlukan (standar input) dan outputnya. 0utu baku ini akan menjadi alat kendali mutu sehingga produk akhirnya +end product" dari sebuah proses benar"benar memenuhi kualitas yang diharapkan, sebagaimana ditetapkan dalam standar pelayanan. =ntuk memudahkan dalam pendokumentasian dan implementasinya, sebaiknya $+# memiliki kesamaan dalam unsur prosedur meskipun muatan dari unsur tersebut akan berbeda sesuai dengan kebutuhan instansi masing"masing.
B. PENETAPAN DOKUMEN SOP #enetapan $+# sebagai sebuah peraturan yang mengikat bagi seluruh unsur yang ada di #uskesmas $anggeng diharapkan dapat diaplikasikan oleh pegawai dalam pelaksanaan tugas dan fungsi di setiap tingkatan organisasi yang mandiri baik di tingkat pusat maupun di instansi vertikal yang ada di daerah.. . $+# disusun dengan menggunakan format sesuai dengan panduan ini. '. #enyusunan $+# dapat dikoordinir oleh tim mutu-tim akreditasi #uskesmas-8T# dengan mekanisme sebagai berikut ! a. #elaksana atau unit kerja- upaya menyusun $+# dengan melibatkan unit terkait.
PANDUAN PENYUSUNAN SOP | PUSKESMAS SANGGENG
b. $+# yang telah disusun oleh pelaksana atau unit kerja disampaikan ke tim mutu-tim akreditasi, . 8ungsi tim mutu- tim akreditasi #uskesmas didalam penyusunan $+# adalah! ) 0emberikan tanggapan, mengkoreksi dan memperbaiki $+# yang telah disusun oleh pelaksana atau unit kerja baik dari segi bahasa maupun penulisan, ') 0engkoordinir proses pembuatan $+# sehingga tidak terjadi duplikasi $+#-tumpang tindih $+# antar unit, 2) 0elakukan ek ulang terhadap $+#"$+# yang akan ditandatangani oleh epala #uskesmas. *) #enyusunan $+# dilakukan dengan mengidentifi kasi kebutuhan $+#. =ntuk $+# pelayanan dan $+# administrasi, untuk melakukan identifi kasi kebutuhan $+# bisa dilakukan dengan menggambarkan proses bisnis di unit kerja tersebut atau alur kegiatan dari kerja yang dilakukan di unit tersebut. $edangkan untuk $+# klinis, identifi kasi kebutuhan dilakukan dengan mengetahui pola penyakit yang sering ditangani di unit kerja tersebut. /ari identifikasi kebutuhan $+# dapat diketahui berapa banyak dan maam $+# yang harus dibuat-disusun. =ntuk melakukan identifi kasi kebutuhan $+# dapat pula dilakukan dengan memperhatikan elemen #enilaian pada standar akreditasi, minimal $+#"$+# apa saja yang harus ada. $+# yang dipersyaratkan di elemen penilaian adalah $+# minimal yang harus ada di #uskesmas-8T#. $edangkan identifykasi $+# dengan menggambarkan terlebih dahulu proses bisnis di unit kerja adalah seluruh $+# seara lengkap yang harus ada di unit kerja tersebut. ," 0engingat $+# merupakan flow charting dari proses kegiatan maka untuk memperoleh pengertian yang jelas bagi subyek, penulisan $+# adalah dimulai dengan 7) membuat fl ow chart dari kegiatan yang dilaksanakan. ?aranya adalah membuat diagram kotak sederhana yang menggambarkan langkah penting dari seluruh proses. $etelah dibuatkan diagram kotak maka diuraikan kegiatan di masing"masing kotak dan dibuat alurnya. %) $emua $+# harus ditandatangani oleh epala #uskesmas dan 0enetahui kepala /inas esehatan, 5) 3gar $+# dapat dikenali oleh pelaksana maka perlu dilakukan sosialisasi $+#"$+# tersebut dan bila $+# tersebut rumit maka untuk melaksanakan $+# tersebut perlu dilakukan pelatihan.
PANDUAN PENYUSUNAN SOP | PUSKESMAS SANGGENG
BAB I? LANGKAH @LANGKAH PENYUSUNAN SOP A. PROSES PENYUSUNAN SOP
;al"hal yang mempengaruhi keberhasilan penyusunan $+# yaitu! . 3da komitmen dari epala #uskesmas-8T# yang terlihat dengan adanya dukungan fasilitas dan sumber daya. '. 3danya fasilitator-petugas yang mempunyai kemampuan dan kemauan untuk menyusun $+#. 2. 3da target waktu yaitu ada target dan jadwal yang disusun dan disepakati *. 3danya pemantauan dan pelaporan kemajuan penyusunan $+#. &. Tata ara penomoran $+#. #enomoran $+# maupun dokumen lainnya diatur pada kebijakan pengendalian dokumen, dengan ketentuan! a. $emua $+# harus diberi nomor, b. #uskesmas-8T# agar membuat kebijakan tentang pemberian nomor untuk $+# sesuai dengan tata naskah yang dijadikan pedoman, 7. #emberian nomor mengikuti tata naskah #uskesmas-8T#, atau ketentuan penomoran yang khusus untuk $+# (bisa menggunakan garis miring atau dengan sistem digit). %. Tata ?ara #enyimpanan $+# a. #enyimpanan adalah bagaimana $+# tersebut disimpan. b. $+# asli (master dokumen- $+# yang sudah dinomori dan sudah ditandatangani) agar disimpan di sekretariat Tim 3kreditasi #uskesmas8T# atau Bagian Tata =saha #uskesmas-8T#, sesuai dengan ketentuan yang berlaku di organisasi tersebut tentang tata ara pengarsipan dokumen PANDUAN PENYUSUNAN SOP | PUSKESMAS SANGGENG
'
yang diatur dalam tata nasakh. #enyimpanan $+# yang asli harus rapi, sesuai metode pengarsipan sehingga mudah diari kembali bila diperlukan. . $+# fotoopy disimpan di masing"masing unit upaya #uskesmas-8T#, dimana $+# tersebut dipergunakan. Bila $+# tersebut tidak berlaku lagi atau tidak dipergunakan maka unit kerja wajib mengembalikan $+# yang sudah tidak berlaku tersebut ke sekretariat Tim mutu atau Bagian Tata =saha sehingga di unit kerja hanya ada $+# yang masih berlaku saja. $ekretariat Tim 0utu atau Bagian Tata =saha organisasi dapat memusnahkan fotoopy $+# yang tidak berlaku tersebut, namun untuk $+# yang asli agar tetap disimpan, dengan lama penyimpanan sesuai ketentuan dalam ketentuan retensi dokumen yang berlaku di #uskesmas-8T#. d. $+# di unit upaya #uskesmas-8T# harus diletakkan ditempat yang mudah dilihat, mudah diambil, dan mudah dibaa oleh pelaksana. 5. Tata ?ara #endistribusian $+# a. /istribusi adalah kegiatan atau usaha menyampaikan $+# kepada unit upaya atau pelaksana yang memerlukan $+# tersebut agar dapat digunakan sebagai panduan dalam melaksanakan kegiatannya. egiatan ini dilakukan oleh tim mutu atau bagian Tata =saha #uskesmas-8T# sesuai pedoman tata naskah. b. /istribusi harus memakai ekspedisi dan-atau formulir tanda terima. . /istribusi $+# bisa hanya untuk unit kerja tertentu tetapi bisa juga untuk seluruh unit kerja lainnya. . 9valuasi $+#. 9valuasi $+# dilakukan terhadap isi maupun penerapan $+#. a. 9valuasi penerapan-kepatuhan terhadap $+# dapat dilakukan dengan meniai tingkat kepatuhan terhadap langkahlangkah dalam $+#. =ntuk evaluasi ini dapat dilakukan dengan menggunakan daftar tilik- chec list )/aftar tilik adalah daftar urutan kerja ( actions) yang dikerjakan seara konsisten, diikuti dalam pelaksanaan suatu rangkaian kegiatan, untuk diingat, dikerjakan, dan diberi tanda (chec-mar ). ')/aftar tilik merupakan bagian dari sistem manajemen mutu untuk mendukung standarisasi suatu proses pela yanan. 2)/aftar tilik tidak dapat digunakan untuk $+# yang kompleks. *)/aftar tilik digunakan untuk mendukung, mempermudah pelaksanaan dan memonitor $+#, bukan untuk menggantikan $+# itu s endiri. b. 9valuasi isi $+#. ) 9valuasi $+# dilaksanakan sesuai kebutuhan dan minimal dua tahun sekali yang dilakukan oleh masing"masing unit kerja. ') ;asil evaluasi ! $+# masih tetap bisa dipergunakan, atau $+# tersebut perlu diperbaiki-direvisi. #erbaikan-revisi isi $+# bisa dilakukan sebagian atau seluruhnya. 2) #erbaikan- revisi perlu dilakukan bila ! a)3lur $+# sudah tidak sesuai dengan keadaan yang ada b) 3danya perkembangan Ilmu danTeknologi (I#T9) pelayanan kesehatan, )3danya perubahan organisasi atau kebijakan baru, d) 3danya perubahan fasilititas *) #ergantian kepala #uskesmas, bila $+# memang masih sesuaidipergunakan maka tidak perlu direvisi. PANDUAN PENYUSUNAN SOP | PUSKESMAS SANGGENG
2
BAB ? PENUTUP
0eskipun $+# merupakan bagian keil dari aspek penyelenggaraan administrasi pelayanan puskesmas $anggeng namun demikian $+# memiliki peran yang besar untuk meniptakan langkah yang efisien, efektif dan konsisten dalam pemberian pelayanan kepada masyarakat. +leh karena itu, pedoman ini menjadi instrumen yang penting untuk mendorong puskesmas $anggeng dalam memperbaki proses internal sehingga mereka dapat meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat. #ada gilirannya, peningkatan kualitas pelayanan akan meningkatkan akuntabilitas yang pada akhirnya juga akan meningkatkan keperayaan masyarakat kepada puskesmas $anggeng.
/itetapkan di 0anokwari Tanggal :uni '7 epala #uskesmas $anggeng,
Dr. I?ONNE '. KALELE6 M.Ks 4I#. %5'' '* '
PANDUAN PENYUSUNAN SOP | PUSKESMAS SANGGENG
*
