Pedoman Pengorganisasian Unit Sumber Daya Manusia

PEDOMAN PENGORGANISASIAN UNIT SUMBER DAYA MANUSIA (SDM) BAB I PENDAHULUAN Arti dari Human Resources Development (Sumber Daya Manusia/SDM) adalah suatu proses menangani berbagai masalah pada ruang lingkup karyawan, pegawai, buruh, manajer dan tenaga kerja lainnya untuk dapat menunjang aktifitas organisasi atau perusahaan demi mencapai tujuan yang telah ditentukan. Bagian atau unit yang biasanya mengurusi sdm adalah departemen sumber daya manusia. Manajemen sumber daya manusia juga dapat diartikan sebagai suatu prosedur yang berkelanjutan yang bertujuan untuk memasok suatu organisasi atau perusahaan dengan orang-orang yang tepat untuk ditempatkan pada posisi dan jabatan yang tepat pada saat organisasi memerlukannya. Adapun Peran SDM dalam perusahaan antara lain : 1.

SDM bertugas melakukan persiapan dan seleksi tenaga kerja a)

Persiapan Persiapan meliputi jumlah kebutuhan karyawan baru, struktur organisasi, departemen terkait, dan sebagainya.

b)

Rekruitmen Tenaga Kerja adalah sebuah proses untuk mencari calon pegawai atau karyawan yang dapat memenuhi kebutuhan SDM organisasi atau perusahaan. Dalam tahapan ini HRD perlu melakukan analisis jabatan yang ada untuk membuat deskripsi pekerjaan ( job description ) dan juga spesifikasi pekerjaan ( job specification ).

c)

Seleksi Tenaga Kerja ( Selection ) adalah sebuah proses yang dilakukan untuk menemukan tenaga kerja yang tepat dari sekian banyak kandidat sesuai dengan proses dan aturan yang ada.

PEDOMAN PENGORGANISASIAN SDM

1

2.

Pengembangan dan Evaluasi Karyawan ( Development and Evaluation ) Proses pengembangan dan evaluasi karyawan dilakukan sebagai sebuah pembekalan agar tenaga kerja dapat lebih menguasai dan ahli di bidangnya, serta meningkatkan kinerja yang ada.

3.

Pemberian Kompensasi dan Proteksi pada Pegawai Kompensasi adalah imbalan atau upah atas kontribusi kerja pegawai secara teratur dari organisasi atau perusahaan. Pemberian kompensasi harus tepat dan sesuai dengan kondisi pasar tenaga kerja yang ada pada lingkungan eksternal agar tidak menimbulkan masalah ketenagakerjaan atau kerugian pada organisasi atau perusahaan. Jadi dalam hal ini karyawan adalah aset utama dalam perusahaan yang menjadi perencana dan pelaku aktif dari setiap aktifitas organisasi. Untuk itu salah satunya dibagian HRD RS akan melakukan berbagai kegiatan untuk lebih mudah dalam melakukan perekruitan karyawan / tenaga baru namun tetap memiliki kualitas yang baik dan sesuai dengan standar rumah sakit atau yang dibutuhkan rumah sakit dalam meningkatkan produktifitas produk melalui karyawan / tenaga tersebut. .


2

BAB II GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT HARAPAN JAYAKARTA 1

Sejarah Rumah Sakit Harapan Jayakarta

Pada tahun 1985 mulai didirikan sebuah instansi pelayanan kesehatan bernama Rumah Sakit Harapan Mulia. Berdiri di area tanah seluas 4400 m 2, dengan luas bangunan ± 2800 m2 di Jalan Bekasi Timur Raya No.6 Km.18 Kelurahan Jatinegara Kecamatan Cakung Kotamadya Jakarta Timur. Pada tahun 1987 rumah sakit mulai beroperasi atas pengesahan Surat Keputusan Ketua Harapan Jayakarta Nomor 71/SKEP-KA/VIII/1987. Dengan jenis pelayanan kesehatan yang diberikan masih sangat sederhana, yaitu terdiri dari rawat jalan dan rawat inap dengan beberapa tempat tidur. Beberapa tahun berjalan, tepat pada tanggal 28 Januari 1989, Rumah Sakit Harapan Mulia berganti nama menjadi Rumah Sakit Harapan Jayakarta. Dengan Izin Operasional I (pertama) rumah sakit yang dikeluarkan berdasarkan keputusan Menteri Kesehatan Nomor: 0693/YANMED/RSKS/PA/SK/VII/91. Pada tahun tersebut mulai masuk Dokter Spesialis. Sehingga pelayanan pada saat itu mencakup pelayanan medik dasar (Primary Medical Care), pelayanan spesialistik dan penyelenggaraan sanitasi Rumah Sakit Harapan Jayakarta yang didasarkan pada unsur kemampuan pelayanan medik yang optimal dan bermutu, ketenagaan (SDM) yang terampil, berdedikasi, dan jujur yang ditunjang dengan fasilitas dan teknologi yang tersedia. Pada tanggal 13 Agustus 2002, pengelolaan rumah sakit diambil alih oleh PT. Intitama Sunda Kelapa berdasarkan Akta Notaris Agus Madjid, SH No.54 & 55 tanggal 13 Agustus 2002. Pada tanggal 24 November 2002, pengelolaan rumah sakit kembali berpindah ke PT. NAWINDO dan baru disahkan dengan Akta Notaris Agus Madjid, SH No.55 pada tanggal 24 November 2006. Kemudian berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan RI No.YM.02.04.3.5.2050 tanggal 03 April 2007 dikeluarkanlah Izin Penyelenggaraan Perpanjangan II (kedua) Rumah Sakit Harapan Jayakarta kepada PT. NAWINDO. Yang kemudian berlanjut ke perpanjangan izin operasional berdasarkan Keputusan Kepala Dinas Kesehatan Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 3851/2012 tentang Izin Operasional Tetap Perpanjangan Ke III (tiga) Rumah Sakit Harapan Jayakarta.


3

Pada tahun 2015, Rumah Sakit Harapan Jayakarta berdasarkan Keputusan Kepala Dinas Kesehatan Provinsi DKI Jakarta Nomor 783 Tahun 2015 berubah kelas menjadi rumah sakit kelas C. Rumah Sakit Harapan Jayakarta berdiri di area yang dinilai cukup strategis. Karena berada di dekat kawasan PT. Jakarta Industrial Estate Pulogadung (JIEP) dan juga kecamatan Cakung dengan jumlah penduduk terbanyak di antara 10 kecamatan lainnya di Jakarta Timur.


4

BAB III VISI, MISI, NILAI – NILAI, DAN TUJUAN RS. HARAPAN JAYAKARTA A. Visi Menjadi rumah sakit pilihan pertama bagi pekerja, dan rujukan masyarakat di wilayah Jakarta Timur. B. Misi 1. Memberikan layanan kesehatan yang bermutu bagi pekerja, keluarga, dan masyarakat dengan unggulan layanan trauma terpadu. 2. Membangun Sumber Daya Manusia (SDM) profesional yang mengedepankan nilainilai yang menjadi landasan RSHJ. 3. Ikut berperan serta pada kegiatan-kegiatan dalam upaya meningkatkan derajat kesehatan masyarakat. 4. Membangun jejaring dan/atau aliansi strategi dengan berbagai institusi lain khususnya di wilayah Jakarta Timur. C. Nilai-nilai  Safe (Aman) Mengedepankan keamanan dan keselamatan, baik bagi tenaga kesehatan maupun bagi pasien dan masyarakat. 

Meaningful (Berarti) Keberadaan RSHJ dirasakan sangat berarti bagi masyarakat sekitarnya, sehingga pelayanan harus penuh dedikasi dan profesionalitas.



Autonomy (Mandiri) Selalu berupaya mandiri dan memiliki tanggung jawab dalam tiap bentuk tugas dan pelayanan bagi pasien dan keluarga.



Respect (Hormat) Menampilkan rasa hormat dan kepedulian bagi tiap pasien dan keluarga.



Trust (Percaya) Menjalankan segala sesuatunya dengan didasari saling percaya, sehingga dapat menjadi rumah sakit terpercaya.

Di samping nilai-nilai dasar tersebut, Rumah Sakit Harapan Jayakarta juga menjadikan ”Quality (Kualitas), Accelerate (Percepatan) dan Flexibility (Fleksibilitas)” sebagai fokus dan cara kerja. PEDOMAN PENGORGANISASIAN SDM

5

D. Tujuan Tujuan Rumah Sakit Harapan Jayakarta adalah : 1.

Tujuan Umum RS Harapan Jayakarta adalah menjadi ”SMART Hospital” (Rumah Sakit Cerdas) yang tercermin dari nilai-nilai rumah sakit serta pusat pelayanan trauma dan rujukan masyarakat Jakarta Timur.

2.

Tujuan Khusus RS Harapan Jayakarta adalah: a.

Meningkatnya mutu pelayanan sesuai dengan standar yang telah ditentukan

b. c.

Terciptanya lingkungan kerja yang harmonis, dinamis dan penuh kekeluargaan Tersusunnya perencanaan pengelolaan pelayanan didasarkan pada hasil penelitian yang dilakukan di Rumah Sakit Harapan Jayakarta

E. Moto ”Kesehatan anda adalah kepuasan kami (Your Health is Our Satisfaction).

BAB IV STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT HARAPAN JAYAKARTA PEDOMAN PENGORGANISASIAN SDM

6

BAB V STRUKTUR ORGANISASI UNIT SDM PEDOMAN PENGORGANISASIAN SDM

7

BAB VI URAIAN JABATAN


8

A. MANAGER UMUM DAN SDM 1. Tugas Pokok Dan Fungsi a. Tugas pokok Merencanakan, mengarahkan dan mengkoordinasikan fungsi administrasi suatu organisasi. b. Fungsi - Fungsi organisasi - Fungsi pengawasan 2. Uraian Tugas 1. Merencanakan dan mengkoordinasikan tenaga kerja Rumah Sakit yang hanya mempekerjakan karyawan yang berbakat 2. Menjadi penghubung natara management dengan karyawan 3. Melakukan pelayanan karyawan 4. Mengawasi proses perekrutan wawancara kerja, seleksi dan penempatan karyawan baru. 5. Menangani isu-isu ketenagakerjaan seperti memediasi pertikaian dan mnegrahkan prosedur kedisiplinan. 6. Mengadakan pelatihan pengembangan dan penilaian prestasi 7. Menangani promosi pemindahan serta pemisahan karyawan. 3. Wewenang a. Berhak memutuskan diterima atau tidak nya seorang calon karyawan baru b. Memberikan teguran atau sanksi bagi pegawai yang melanggar aturan c. Mengesahkan semua keputusan cuti, atau istrahat karyawan. 4. Tanggung Jawab Bertanggung jawab terhadap wadir Keuangan Dan Umum secara langsung, dan secara structural bertanggung jawab kepada Direktur B. KEPALA UNIT KEPEGAWAIAN 1. Tugas Pokok Dan Fungsi

a. Tugas Pokok Memonitoring bersama dengan manager SDM dan Umum seluruh hal yang berkaitan dengan kepegawaian. b. Fungsi - Fungsi organisasi - Fungsi pengawasan 2. Uraian Tugas a. Menyusun rencana kegiatan bagian SDM dan Umum b. Melakukan koordinasi dengan semua unti c. Menyiapkan bahan pelayanan administrasi 3. Wewenang a. Mengeluarkan surat teguran kepada pegawai sesuai dengan instruksi manager SDM dan Umum. b. Mengeluarkan informasi mengenai pengumuman penerimaan staf 4. Tanggung Jawab PEDOMAN PENGORGANISASIAN SDM

9

Bertanggung jawab terhadap manager SDM dan Umum C. KEPALA UNIT DIKLAT 1. Tugas Pokok Dan Fungsi a. Tugas Pokok Menyelenggarakan peruusan pengkajian dan penetapan kebijakan di bidang pendidikan dan pelatihan. b. Fungsi Penyelenggraaan pengkajian kebijakan teknis bidang pendidikan dan pelatihan staf. 2. Uraian Tugas a. Menyusun rencana dan program kerja tahunan b. Menyusun rencana kebutuhan pengembangan pendidikan pelatihan bagi tenaga rumah sakit c. Mengembangkan dan meningkatkan mutu SDM rumah sakit melalui kegiatan pendidikan dan pelatihan. d. Menyusun prioritas dan jumlah tenaga kesehatan dan administrasi yang akan melaksanakan pendidikan pada setiap bulan. e. Berkoordinasi dan bekerjasama dengan bidang-bidang yang ada dalam menyelenggarakan program pendidikan maupun pelatihan SDM rumah sakit f. Melaksanakan monitoring evaluasi dan pelaporan program pendidikan dan pelatihan 3. Wewenang a. Menetapkan jadwal kegiatan pendidikan dan pelatihan secara berkala b. Menetapkan nama-nama staf yang akan diberikan pendidikan dan pelatihan khusus. 4. Tanggung Jawab a. Bertanggung jawab terhadap pembaharuan ilmu terbaru yang harus di update kepada staf b. Menjaga kualitas SDM dengan cara membuat agenda pendidikan dan pelatihan secara berkala.


10

BAB VII TATA HUBUNGAN KERJA

Tata hubungan kerja bersifat komunikasi, koordinasi dan kerjasama dalam pelaksanaan kegiatannya baik secara internal maupun eksternal. PEDOMAN PENGORGANISASIAN SDM

11

1. Internal Tata hubungan kerja berkaitan dengan semua unit kerja di lingkungan rumah sakit dalam hal sumber daya manusia 2. Eksternal Tata hubungan kerja dengan instansi terkait yaitu Pemerintah Provinsi DKI Jakarta, Dinas Kesehatan, Asuransi, dan dinas ketenagakerjaan dll.

BAB VIII POLA KETENAGAAN DAN PERSONIL

Tenaga yang ada di manager SDM dan Umum ada 3 orang yang terdiri dari 1 orang manager SDM dan Umum, 1 orang kepala Unit Kepegawaian, 1 orang kepala unit diklat dan 1 Orang staf.

N o 1.

Jenis Tenaga

Kualifikasi

Jumlah

S1 Manajemen SDM dan Training

1 orang


1 orang

3.

Manager SDM dan Umum Ka. Unit Kepegawaian Ka.Unit Diklat


1 orang

4.

Staf


1 orang

2.


12

BAB IX KEGIATAN ORIENTASI

Orientasi adalah merupakan waktu yang harus dijalani untuk mengenal dan memahami

peranan atau kedudukan seseorang dalam organisasi dengan budaya

organisasi yang ada dan dengan karyawan yang ada di dalamnya terkhusus dengan sistem dan proses kerja yang ada di bagian tersebut. Pengelompokan orientasi dibagi menjadi 2 : 1. Orientasi Umum Merupakan program pengenalan calon karyawan baru dalam memasuki dunia kerja yang sebenarnya, dalam hal ini organisasi rumah sakit secara umum/menyeluruh. 2. Orientasi Khusus Program mempersiapkan seorang karyawan baru/lama yang menjalani mutasi, untuk mampu melaksanakan tugas sesuai standart dimana dia ditempatkan.

Cara melaksanakan kegiatan 1.

Orientasi Umum, berupa : a.

Sejarah dan Struktur Organisasi Rumah Sakit

b.

Visi Misi Rumah Sakit

c.

Falsafah dan Tujuan Rumah Sakit PEDOMAN PENGORGANISASIAN SDM

13

d.

Sistem Manajemen Mutu Rumah Sakit

e.

K3RS (Kesehatan dan Keselamatan Kerja Rumah Sakit) dan Kewaspadaan Bencana

2.

f.

Pencegahan dan Pengendalian Infeksi

g.

Jumlah Sumber Daya Manusia yang ada di Rumah Sakit Harapan Jayakarta

h.

Hak dan Kewajiban Karyawan

i.

Peraturan dan Kebijakan Umum tentang Kepegawaian

Orientasi Khusus a.

Struktur organisasi dan uraian tugas di bagian dimana dia ditempatkan

b.

SPO yang membantu pelaksanaan tugas dimana dia ditempatkan

c.

Kebijakan mutu/sasaran mutu dan pencapaiannya diunit kerja dimana dia ditempatkan.

d.

Materi yang bersifat praktek/langsung kerja

e.

Mengenalkan alur dan proses kerja dibagian dimana dia ditempatkan sampai sedetil mungkin


14

BAB X PERTEMUAN ATAU RAPAT

Unit SDM dan UMUM mengadakan pertemuan atau rapat setiap sebulan sekali untuk membahas masalah atau kejadian apa saja yang terjadi di Unit. Kepala Unit akan memimpin pertemuan atau rapat tersebut. Jika dalam rapat tersebut terdapat sesuatu hal atau masalah yang sekiranya tidak bisa diatasi oleh tim SDM , maka Kepala Unit akan melaporkan hal tersebut pada rapat yang melibatkan sfat Rumah Sakit untuk mencari jalan keluar. Setelah ada jawaban maka Kepala Unit akan mengkoordinasikan kembali dengan tim SDM.


15

BAB XI PELAPORAN

Pencatatan dan pelaporan di Unit SDM adalah berkaitan dengan jumlah karyawan serta semua data arsip kepegawaian, semua dilaporkan kepada direktur melalui wadir Keuangan dan umum. Ada 3 jenis lapoan di unit SDM 1. Laporan Harian 2. Laporan Bulanan 3. Laporan Tahunan


16

BAB XII PENUTUP

Pedoman pengorganisasian unit SDM dan Umum di Rumah Sakit Harapan Jayakarta hendaknya dijadikan acuan

bagi rumah sakit dalam pengelolaan dan

pengembangan ketenagaan. Dibutuhkan dukungan dari semua pihak terutama pimpinan rumah sakit agar mutu pelayanan dan keselamatan pasien dapat senantiasa ditingkatkan dan dipertahankan sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.


17

Pedoman Pengorganisasian Unit Sumber Daya Manusia

Recommend Documents