PEDOMAN PENGORGANISASIAN SDM

PERATURAN DIREKTUR UTAMA RUMAH SAKIT MARDI RAHAYU NOMOR : /PER/DIRUT/I/2015 TENTANG PEDOMAN PENGORGANISASIAN BAGIAN SUMBER DAYA MANUSIA RUMAH SAKIT MARDI RAHAYU DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA, DIREKTUR UTAMA RUMAH SAKIT MARDI RAHAYU Menimbang

: a.

b.

Mengingat

: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10 .

Bahwa untuk mewujudkan pengelolaan Bagian Sumber Daya Manusia Rumah Sakit Mardi Rahayu perlu dibuat pengaturan pengorganisasian di Bagian Sumber Daya Manusia Rumah Sakit Mardi Rahayu Bahwa sehubungan dengan huruf a di atas, perlu ditetapkan Pedoman Pengorganisasian dengan Peraturan Direktur Utama Rumah Sakit Mardi Rahayu. Undang-Undang Nomor : 44 Tahun : 2003 Tentang : Rumah Sakit. Undang-Undang Nomor : 13 Tahun : 2003 Tentang : Ketenagakerjaan. Undang-Undang No. 21 Tahun : 2000 Tentang : Serikat Pekerja/Serikat Buruh. Undang-Undang Republik Indonesia No. 23 Tahun : 1992 Tentang : Kesehatan. Peraturan Menteri Kesehatan nomor : 269/Menkes/Per/III/2008 tentang : Pencegahan Pengendalian Infeksi. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia nomor : 1087/Menkes/SK/VIII/2008 tentang : Standar Keselamatan dan Kesehatan Kerja. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia nomor : HK.07.06/III/430/09 tentang : Ijin Penyelenggaraan Rumah Sakit Mardi Rahayu. Keputusan Gubernur Jawa Tengah tentang : Pemberian Perpanjangan Ijin RS Mardi Rahayu Kudus nomor : 445/31-Tahun 2014. Keputusan Pengurus YKKMR No. 084/I/XI – 2010 Tentang : Revisi Organisasi dan Tata Kerja Rumah Sakit Mardi Rahayu. SK Direktur Rumah Sakit Mardi Rahayu No. 063/RS/DIR/SK/X2010 tentang : Struktur Organisasi Rumah Sakit Mardi Rahayu. MEMUTUSKAN

Menetapkan Kesatu

: : PERATURAN DIREKTUR UTAMA RS MARDI RAHAYU TENTANG PEDOMAN PENGORGANISASIAN BAGIAN SUMBER DAYA MANUSIA RUMAH SAKIT MARDI RAHAYU. 1

Kedua

: Pedoman Pengorganisasian Bagian Sumber Daya Manusia Rumah Sakit Mardi Rahayu sebagaimana terlampir digunakan sebagai acuan dalam pengelolaan pengorganisasian di Bagian Sumber Daya Manusia Rumah Sakit Mardi Rahayu.

Ketiga

: Keputusan ini berlaku sejak tanggal : 1 Januari 2015 dan dengan diberlakukannya keputusan ini maka ketetapan/keputusan yang telah berlaku sebelumnya dinyatakan tidak berlaku lagi.

Keempat

: Apabila di kemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam ketetapan ini akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di Kudus Pada tanggal : 1 Januari 2015 Plt. Direktur Utama

Dr. Khrisna Nugraha Widjaja

2

LAMPIRAN PERATURAN DIREKTUR UTAMA RUMAH SAKIT MARDI RAHAYU NOMOR: : /PER/DIRUT/I/2015 TANGGAL : 1 JANUARI 2015 BAB I PENDAHULUAN Sumber Daya Manusia merupakan elemen organisasi yang sangat penting. Sumber Daya Manusia merupakan pilar utama sekaligus penggerak roda organisasi dalam upaya mewujudkan visi dan misinya. Karenanya harus dipastikan sumber daya ini dikelola dengan sebaik mungkin agar mampu memberi kontribusi secara optimal. Maka dipelukanlah sebuah pengelolaan yang sistematis dan terencana agar tujuan yang diinginkan di masa sekarang dan masa depan bisa tercapai. Tujuan manajemen Sumber Daya Manusia adalah mengelola atau mengembangkan kompetensi personil agar mampu merealisasikan misi organisasi dalam rangka mewujudkan visi. Rumah sakit merupakan organisasi pelayanan jasa yang mempunyai kespesifikasikan dalam hal SDM, sarana prasarana, dan peralatan yang dipakai. Sering rumah sakit dikatakan sebagai organisasi yang padat modal, padat dumber daya manusia, padat teknologi dan ilmu pengetahuan, serta padat regulasi. Padat modal karena rumah sakit memerlukan investasi yang tinggi untuk memenuhi persyaratan yang ada. Padat sumber daya manusia karena di dalam rumah sakit terdapat berbagai profesi dengan jumlah karyawan yang banyak. Padat teknologi dan ilmu penegtahuan karena di dalam rumah sakit terdapat peralatan – peralatan canggih dan mahal serta kebutuhan disiplin ilmu yang berkembang dengan cepat. Padat regulasi karena banyak regulasi/peraturan – peraturan yang mengikat berkenaan dengan syarat – syarat pelaksanaan pelayanan rumah sakit. Pada situasi ekonomi yang sangat kompetitif, kualitas produk yang tinggi saja tidak cukup untuk memenangkan pertarungan bisnis yang semakin ketat. Kunci untuk dapat merebut hati pelanggan dan membuat pelanggan loyal adalah menjual jasa kesehatan bermutu tinggi dengan kualitas pelayanan excellent. Untuk dapat emnciptakan jasa kesehatan yang prima institusi kesehatan harus didukung oleh SDM yang profesional dengan kinerja sesuai harapan masyarakat. Tanpa ketersediaan SDM yang handal dalam jumlah yang memadai, institusi kesehatan akan sulit berkembang dan bersaing untuk memenuhi tuntutan masyarakat dan organisasinya sendiri. Untuk dapat bersaing, tidak ada opsi terbaik selain investasi di bidang SDM menjadi prioritas utama kita.

3

BAB II GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT MARDI RAHAYU A. SEJARAH PENDIRIAN RUMAH SAKIT MARDI RAHAYU Awal tahun 1960 an, ketika saran dan tenaga kesehatan di Kudus dan sekitarnya masih sangat minim, beberapa aktivis GKMI Kudus antara lain Liem Wie Tan/Daud Darmawan Karunia, Lie Tjwan Tjioe, Lie Djie Ie, Kwik Tjhiang Ien/Indarto Kirana dan Pdt. Sudarsohadi, terinspirasi kisah “Orang Samaria yang Murah Hati (Lukas 10:25-37)”, terpanggil dan terbeban untuk menolong sesama di bidang kesehatan. Setelah dibantu Yayasan Kesehatan Kristen Sekitar Muria/YKKSM, pengelola RS Kristen Tayu maka kemudian didirikan YKKSM Cabang Kudus yang mengelola sebuah Balai Pengobatan secara otonom, terpisah dari induknya dengan lokasi di sebelah selatan gedung gereja GKMI Kudus, Jl. KH Wahid Hasyim 76-78, Kradenan/Panjunan, Kudus. Balai Pengobatan tersebut resmi dibuka pada tanggal 10 Juni 1964. Sebagai Dokternya adalah dr. Lauw Fong Siang. Dalam perkembangannya, melalui Akta Notaris RM Poerbokoesoemo (Wakil Notaris dari Kantor Notaris Ny. S.R. Widarso, SH Kudus) No. 7 tanggal 16 Nopember 1967 berdirilah Yayasan Kesehatan Kristen (YKK) Kudus. Balai Pengobatan makin berkembang dan kemudian dibangun sebuah rumah sakit ibu dan anak di Desa Jati Wetan dengan kapasitas 25 tempat tidur. Peresmian Rumah Sakit ini dilakukan pada tanggal 29 Januari 1969 dengan nama Rumah Sakit Mardi Rahayu. “Mardi“ artinya: tempat berusaha, berupaya, sedangkan “Rahayu“ artinya: selamat/sejahtera. Jadi “Mardi Rahayu“ berarti suatu tempat untuk mengusahakan keselamatan/ kesejahteraan. Sebagai dokternya pada waktu itu adalah dr. Lauw Fong Siang (sekaligus pimpinan), dr. Adi Suhadi, dan dr. Wanda (dokter misionaris dari Jerman). Pada masa awal berdirinya sampai dengan bulan April 2009, RS Mardi Rahayu mendapat dukungan para misionaris yang melayani dalam bidang kesehatan dari organisasi misi DIHU –Deutsche Initiativ Hilfe in Uebersee- dengan cabangnya Christusträger dari Jerman. Mereka adalah Dr.Wanda Helena Brzezina, Zr.Margrit Hongler, Zr. Waltraut, Zr. Gerda, Zr. Lydia, Dr.Elisabeth Bartolomaeus, Zr. Gisela Waserer dan Zr. Heidi. Tanggal 17 Desember 1974 RS diperluas menjadi 100 tempat tidur dan sejak itulah digunakan nama Rumah Sakit Umum Mardi Rahayu, sebagai Pimpinan RS adalah dr. Basuki Wibowo (purna tugas tanggal 31 Juli 2007). Untuki menyesuaikan dengan terbitnya Undang-Undang tentang Yayasan dan perubahannya, maka Pengurus YKK Kudus dan Majelis Jemaat GKMI Kudus telah melakukan penyesuaian Anggaran Dasar YKK Kudus dan mendaftarkan YKK Kudus dengan nama baru: ”Yayasan Kristen Kesejahteraan Mardi Rahayu (YKKMR)” pada Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia dan telah dicatat dalam daftar Yayasan dengan nomor : C-HT.01.09-499 tanggal 28 September 2007.

4

B. SEJARAH KEPEMIMPINAN Tahun 1969 – 1974 : Dr. Lauw Fong Siang Tahun 1974 – 2007 : Dr. Basuki Wibowo, MARS Tahun 2007 – 2009 : Dr. Febiana Utama, M. Kes. Tahun 2010 – sekarang : Dr. Khrisna Nugraha Widjaja C. RUMAH SAKIT MARDI RAHAYU SAAT INI Rumah Sakit Mardi Rahayu terletak di Jalan AKBP R. Agil Kusumadya 110 Kudus dengan luas tanah 40.000 m2 dan luas bangunan 30.000 m2, memiliki 376 tempat tidur yang terdiri dari 21 tempat tidur di Ruang VIP, 22 tempat tidur di Ruang Utama A, 40 tempat tidur di Ruang Utama B, 56 tempat tidur di Klas I, 103 tempat tidur di Klas II, dan 102 tempat tidur di Klas III, 15 tempat tidur di Ruang ICU, 10 tempat tidur di Ruang Peristi, dan 7 tempat tidur di Ruang HDN. Dasar operasional Rumah Sakit Mardi Rahayu adalah Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia nomor : HK.07.06/III/430/09 tanggal : 16 Februari 2009 Tentang : Pemberian Izin Penyelenggaraan Perpanjangan ( IV ) kepada Yayasan Kristen Kesejahteraan Mardi Rahayu. Rumah Sakit Mardi Rahayu adalah rumah sakit dengan klasifikasi Kelas B dengan Keputusan Menteri Kesehatan nomor : 760/MENKES/SK/VI/2010 tanggal : 24 Juni 2010 Tentang : Penetapan Kelas Rumah Sakit Mardi Rahayu Kudus sebagai Rumah Sakit Umum dengan Klasifikasi Kelas B. RS Mardi Rahayu telah lulus Akreditasi Rumah Sakit : 1. 5 Bidang Pelayanan dengan sertifikat kelulusan Akreditasi Penuh untuk periode 15 April 1998 – 15 April 2001. 2. 12 Bidang Pelayanan dengan sertifikat kelulusan Akreditasi Penuh Tingkat Lanjut untuk periode 14 Agustus 2002 – 14 Agustus 2005. 3. 16 Bidang Pelayanan dengan sertifikat kelulusan Akreditasi Penunh Tingkat Lengkap untuk periode : 18 September 2006 – 18 September 2009. 4. 16 Bidang Pelayanan dengan sertifikat kelulusan Akreditasi Penuh Tingkat Lengkap untuk periode : 11 Nopember 2010 – 11 Nopember 2013. 5. Saat ini Rumah Sakit Mardi Rahayu sedang mempersiapkan diri untuk akreditasi versi 2012.

BAB III 5

VISI, MISI, MOTTO, FILOSOFI, NILAI, TUJUAN A. RUMAH SAKIT 1. VISI Menjadi Rumah Sakit Pilihan Utama berdasarkan Kasih di Jawa Tengah. 2. MISI Menyelenggarakan Pelayanan yang Utuh dan Bermutu Bagi Semua Masyarakat Yang Membutuhkan, Sesuai dengan Panggilan Gereja Yaitu Pelayanan, Persekutuan, dan Kesaksian. 3. MOTTO Kesembuhan dan Keselamatan Anda adalah Kebahagiaan Kami. 4. FILOSOFI RUMAH SAKIT a. Pelayanan Kristiani terhadap manusia yang utuh, dilakukan sebagai wujud ucapan syukur atas karunia keselamatan yang telah kita terima Tuhan Yesus Kristus. b. Pelayanan rumah sakit merupakan perwujudan Tri Tugas Panggilan Gereja di bidang kesehatan, oleh karena itu perlu adanya jalinan kerjasama dengan gereja – gereja, badan/lembaga di dalam maupun di luar negeri sebagai kerjasama Oikumenis dalam rangka panggilan yang sama. c. Pelayanan rumah sakit mementingkan ciri dan fungsi sosial, tidak semata – mata mencari keuntungan, melainkan lebih mementingkan terwujudnya pelayanan yang merata dan terjangkau oleh masyarakat. Hasil usaha pelayanan dikembalikan bagi peningkatan dan pengembangan pelayanan berikutnya. d. Pelayanan rumah sakit dilaksanakan dalam kesatuan sistem pelayanan yang menyeluruh, terpadu, terarah menuju sasaran yang sama. e. Untuk mencapai sasaran, maka upaya pelayanan dikelola secara efisien ( tepat guna ), dan efektif ( berhasil guna ), sesuai dengan perkembangan ilmu penegtahuan dan teknologi. f. Dalam pelayanan kesehatan dan kesejahteraan masyarakat, rumah sakit merupakan mitra Pemerintah yang berperan serta dalam pembangunan nasional secara aktif, positif, kritis, kreatif, dan inovatif. g. Matius 22:39, Kolose 3:23, pasien dan pelanggan lainnya adalah sesama manusia yang berharga di mata Allah dan harus dilayani sebaik mungkin sehingga menjadi kewajiban rumah sakit adalah memberikan pelayanan terbaik. h. Kehadiran pasien dan pelanggan lain adalah wujud kepercayaan yang diberikan kepada rumah sakit dan harus digunakan oleh rumah sakit sebagai kesempatan bersaksi dan melayani. i. Keluhan pasien dan pelanggan lain merupakan wujud kecintaan kepada Rumah Sakit untuk meningkatkan mutu pelayanan sesuai dengan yang diharapkan. j. Kepedulian Rumah Sakit terhadap lingkungan merupakan bagian dari kepedulian terhadap kelestarian ekosistem. 5. NILAI Nilai – nilai dasar yang dianut Rumah Sakit adalah “CHANGE” singkatan dari : a. Cinta Tuhan b. Hargai orang lain c. Aku mau peduli d. Nyatakan syukur dalams egala hal 6

e. GEmbira melayani Tuhan dan sesama 6. TUJUAN Rumah Sakit Mardi Rahayu mempunyai tujuan sebagai berikut : a. Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang meliputi upaya peningkatan, pencegahan, penyembuhan dan pemulihan, sesuai dengan tritugas panggilan gereja : pelayanan, persekutuan, dan kesaksian kepada manusia secara utuh khususnya bagi mereka yang paling membutuhkan dengan memperhatikan lingkungan hidup, dilakukan secara profesional, aman, dan bermutu. b. Meningkatkan sumber daya manusia yang ebriman, profesional dan berpengabdian dengan pendidikan formal dan nonformal yang berkelanjutan. c. Membudayakan peningkatan mutu pelayanan yang berkelanjutan dengan cara meningkatkan sarana dan prasarana kesehatan, sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dan standarisasi pelayanan kesehatan, namun tetap Cost Effective ( bermutu dan terjangkau ) demi kepuasan pelanggan. d. Memberlakukan sistem manajemen yang profesional dan terbuka. e. Mengembangkan citra rumah sakit yang bersahabat dengan lingkungan. f. Mengembangkan pelayanan konseling pastoral dan sosio pastoral. g. Meningkatkan kesejahteraan karyawan untuk menghasilkan kinerja yang optimal. B. SUB BAGIAN KEPEGAWAIAN DAN PENGGAJIAN 1. VISI SUB BAGIAN KEPEGAWAIAN DAN PENGGAJIAN Menjadi mitra bagi karyawan berdasarkan kasih untuk meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia secara seimbang beserta lingkungan hidupnya sejalan dengan waktu. 2. MISI SUB BAGIAN KEPEGAWAIAN DAN PENGGAJIAN Menyelenggarakan pelayanan kepegawaian yang utuh dan bermutu untuk memenuhi hak – hak karyawan khususnya untuk kesejahteraan dan kewajiban karyawan sehingga terbentuk Sumber Daya Manusia yang berkualitas dan bersertifikasi sesuai standar rumah sakit. 3. FALSAFAH SUB BAGIAN KEPEGAWAIAN DAN PENGGAJIAN Pelayanan kepegawaian terhadap terhadap semua karyawan secara optimal untuk kesejahteraan karyawan dalam upaya meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia. 4. MOTTO SUB BAGIAN KEPEGAWAIAN DAN PENGGAJIAN Melayani karyawan dengan kasih untuk memenuhi hak dan kewajiban karyawan. 5. TUJUAN SUB BAGIAN KEPEGAWAIAN DAN PENGGAJIAN Melayani dan memberikan pelayanan dengan cinta kasih dan secara optimal sesuai dengan standar dan sertifikasi rumah sakit. b. Tujuan Khusus 1. Memberikan semua pelayanan untuk semua hak – hak yang harus karyawan dapatkan sesuai dengan peraturan yang berlaku. 2. Mengatur semua proses pelayanan. 3. Mengatur mekanisme pelayanan pada semua karyawan sesuai dengan kebutuhan per karyawan. 4. Mengadakan monitoring dan evaluasi untuk semua program Manajemen SDM khususnya tentang kepegawaian. C. SUB BAGIAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN 7

1. VISI SUB BAGIAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia secara seimbang berdasarkan kasih beserta lingkungan hidupnya sejalan dengan waktu. 2. MISI SUB BAGIAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Menyelenggarakan pelatihan dan pendidikan yang utuh dan bermutu untuk memenuhi hak – hak karyawan khususnya untuk pengembangan dirisehingga terbentuk Sumber Daya Manusia yang berkualitas dan bersertifikasi sesuai standar rumah sakit. 3. FALSAFAH SUB BAGIAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Memberikan pelayanan terhadap semua karyawan terutama dalam hal pelatihan dan pendidikan secara optimal untuk meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia melalui program pelatihan rutin dan non rutin. 4. MOTTO SUB BAGIAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Melayani karyawan dengan kasih khususnya melalui penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan untuk pengembangan diri. 5. TUJUAN SUB BAGIAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN a. Tujuan Umum Memberikan pelayanan pendidikan dan pelatihan dengan cinta kasih sesuai dengan standar dan sertifikasi rumah sakit. b. Tujuan Khusus 1. Memberikan semua pelayanan untuk semua hak – hak yang harus karyawan dapatkan sesuai dengan peraturan yang berlaku. 2. Mengatur semua proses pelayanan. 3. Memberikan pelatihan rutin sesuai dengan bagian yang ada. 4. Mengatur semua proses pelatihan rutin dan non rutin sesuai dengan kebutuhan per bagian. 5. Mengatur mekanisme kerja pelatihan yang diselenggarakan sesuai dengan kebutuhan per karyawan. 6. Mengadakan monitoring dan evaluasi untuk semua program Manajemen Bagian Diklat khususnya perencanaan pelatihan rutin dan non rutin.

BAB IV

8

BAB V STRUKTUR ORGANISASI BAGIAN SUMBER DAYA MANUSIA Struktur Organisasi Bagian Sumber Daya Manusia mengacu pada Struktur Organisasi Rumah Sakit Mardi Rahayu. Bagian Sumber Daya Manusia berada di bawah Direktorat 9

Sumber Daya dan Umum dan dalam pelaksanaan pelayanan Bagian Sumber Daya Manusia dipimpin oleh Kepala Bagian Sumber Daya Manusia. Kepala Bagian SDM membawahi Staf Kepegawaian, Staf Payroll, dan Psikolog. Kepala Bagian Sumber Daya Manusia

Psikolog Kekaryawanan

Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian

Kepala Sub Bagian Pendidikan dan Pelatihan

Staf Kepegawaian

Staf Pendidikan dan Pelatihan

Staf Penggajian

BAB VI URAIAN JABATAN A. BAGIAN SUMBER DAYA MANUSIA 1. KEPALA BAGIAN SUMBER DAYA MANUSIA 10

a. Pengertian

: Seseorang yang diberi tanggung jawab dan wewenang dalam mengatur pelayanan Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian serta Sub Bagian Pendidikan dan Pelatihan.

11

b .

Syarat Jabatan

c. Tanggung Jawab

d .

Uraian Tugas

: A. Formal 1. Minimal Sarjana Strata Satu B. Non Formal 1. Pengalaman kerja di bidang SDM minimal 2 tahun 2. Memiliki sertifikat pelatihan manajemen sumber daya manusia 3. Memahami Undang-Undang Ketenagakerjaan yang berlaku 4. Mampu bekerja sama dengan orang lain 5. Mempunyai jiwa kepemimpinan 6. Kompeten dalam melaksanakan tugasnya 7. Loyalitas dan dedikasi yang tinggi 8. Disiplin kerja yang tinggi 9. Sehat jasmani dan rohani : 1. Bertanggung jawab kepada Direktur Sumber Daya dan Umum atas kelancaran pelaksanaan dan pengembangan pelayanan sumber daya manusia dan peningkatan serta pengembangan pengetahuan dan ketrampilan karyawan. 2. Bertanggung jawab kepada Direktur Sumber Daya dan Umum atas pengeluaran keuangan di Sub Bagian Kepegawaian dan Penggjian serta Sub Bagian pendidikan dan Pelatihan. : A. Melaksanakan Fungsi Perencanaan 1.

Merencanakan jumlah, jenis, dan kompetensi tenaga yang dibutuhkan 2. Merencanakan jumlah dan jenis peralatan yang dibutuhkan untuk menunjang pelayanan 3. Merencanakan rekruitmen karyawan 4. Merencanakan pelaksanaan penilaian kinerja karyawan 5. Merencanakan pelaksanaan pemberian kompensasi 6. Merencanakan pemberhentian karyawan 7. Membuat program kerja Bagian Sumber Daya Manusia 8. Merencanakan dan menentukan jenis kegiatan yang akan diselenggarakan di Bagian Sumber Daya Manusia sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan rumah sakit 9. Merencanakan pengembangan SDM melalui pelatihan dan pendidikan berkelanjutan B. Melaksanakan Fungsi Pengorganisasian 1. Melaksanakan dan mengkoordinasikan semua kegiatan pelayanan di Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian serta Sub Bagian Pendidikan dan Pelatihan. 2. Mengatur jumlah, jenis, dan kompetensi tenaga yang dibutuhkan. 3. Mengatur jumlah dan jenis peralatan yang dibutuhkan untuk menunjang pelayanan 4. Melaksanakan rekruitmen dan berkoordinasi dengan 12

bagian terkait dalam rekruitmen, seleksi, pelatihan, dan pengembangan SDM 5. Mengalokasikan SDM sesuai dengan posisi yang tepat 6. Mengatur pelaksanaan penilaian kinerja karyawan 7. Melaksanakan pemberian kompensasi 8. Melaksanakan pemberhentian karyawan 9. Melaksanakan program kegiatan di Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian serta Sub Bagian Pendidikan dan Pelatihan sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan rumah sakit 10. Mengatur pengembangan SDM 11. Merumuskan penetapan tugas, membagi tugas, memberikan petunjuk, serta menyelia pelaksanaan tugas 12. Merumuskan dan prosedur yang digunakan untuk menunjang pelayanan Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian serta Sub Bagian Pendidikan dan Pelatihan 13. Melaksanakan pengaturan dan pengendalian dokumen dan logistik di Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian serta Sub Bagian Pendidikan dan Pelatihan 14. Menciptakan dan memelihara suasana kerja yang harmonis 15. Mengadakan pertemuan berkala dengan kepala bagian di Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian serta Sub Bagian Pendidikan dan Pelatihan 16. Menghadiri pertemuan-pertemuan yang diselenggarakan oleh rumah sakit 17. Mendelegasikan tugas kepada staf terkait saat tidak berada di tempat 18. Mengadakan kerjasama yang baik dengan semua bagian terkait 19. Menjalin dan memelihara hubungan baik dengan pihak/instansi lain di luar rumah sakit terkait dengan pelayanan di Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian serta Sub Bagian Pendidikan dan Pelatihan C. Melaksanakan Fungsi Pengarahan 1. Mengarahkan penentuan jumlah, jenis, dan kompetensi tenaga yang dibutuhkan 2. Mengarahkan penentuan jumlah dan jenis peralatan yang dibutuhkan untuk menunjang pelayanan 3. Mengkoordinir rekruitmen karyawan 4. Mengkoordinir pelaksanaan penilaian kinerja karyawan 5. Mengkoordinir pelaksanaan pemberian kompensasi 6. Mengkoordinir pemberhentian karyawan 7. Mengkoordinir jenis kegiatan yang akan diselenggarakan di Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian serta Sub Bagian Pendidikan dan Pelatihan 13

sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan rumah sakit Mengkoordinir pengembangan SDM Mengkoordinir seluruh karyawan dan kegiatan di Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian serta Sub Bagian Pendidikan dan Pelatihan 10. Memberikan motivasi untuk meningkatkan pengetahuan, ketrampilan, dan sikap. 11. Memberikan program orientasi karyawan kepada karyawan baru 12. Memberikan bimbingan dan arahan kepada Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian serta Kepala Sub Bagian Pendidikan dan Pelatihan 13. Mensosialisasikan/menginformasikan hal-hal penting yang perlu diketahui oleh karyawan : kebijakan, peraturan, ketentuan, SPO, hasil rapat, dan lain sebagainya D. Melaksanakan Fungsi Pengawasan dan Evaluasi 1. Memonitor jumlah, jenis, dan kompetensi tenaga yang dibutuhkan 2. Memonitor jumlah dan jenis peralatan yang dibutuhkan untuk menunjang pelayanan 3. Memonitor pelaksanaan rekruitmen karyawan 4. Memonitor pelaksanaan penilaian kinerja karyawan 5. Memonitor pelaksanaan pemberian kompensasi 6. Memonitor pemberhentian karyawan 7. Mengevaluasi pelaksanaan program kerja Bagian SDM 8. Memonitor jenis kegiatan yang akan diselenggarakan di Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian serta Sub Bagian Pendidikan dan Pelatihan sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan rumah sakit 9. Mengendalikan, memonitor, dan mengawasi semua karyawan di Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian serta Sub Bagian Pendidikan dan Pelatihan agar mentaati prosedur, peraturan, dan tata tertib yang berlaku 10. Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan mutu di Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian serta Sub Bagian Pendidikan dan Pelatihan 11. Membuat analisa, evaluasi, dan penilaian tugas karyawan di Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian serta Sub Bagian Pendidikan dan Pelatihan : 1. Melakukan rekruitmen karyawan sesuai kebutuhan RS 2. Membuat pengajuan pemberian kompensasi 3. Melakukan proses administrasi pemberhentian karyawan 4. Menegur karyawan yang melakukan pelanggaran atau bekerja tidak sesuai dengan prosedur 5. Memberikan sanksi kepada karyawan yang melakukan 8. 9.

e. Wewenang

14

6. f.

Hak

: 1. 2. 3. 4.

pelanggaran Menyelesaikan dan mengambil keputusan terhadap masalah yang terjadi mengenai karyawan Memberikan usulan untuk perbaikan dan peningkatan mutu pelayanan di Bagian SDM Memberikan usulan penilaian atas konduite dan prestasi karyawan di Bagian SDM Mendapatkan dan menggunakan sarana dan prasarana yang diperlukan dalam pelaksanaan tugasnya Mendapatkan imbalan jasa sesuai dengan kemampuan rumah sakit atas jabatannya

B. SUB BAGIAN KEPEGAWAIAN DAN PENGGAJIAN 1. KEPALA SUB BAGIAN KEPEGAWAIAN DAN PENGGAJIAN a. Pengertian : Seseorang yang diberi tanggung jawab dan wewenang dalam mengatur pelayanan Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian untuk memenuhi hak dan kewajiban karyawan rumah sakit berdasarkan ketentuan dan peraturan kepegawaian yang berlaku b Syarat Jabatan : A. Formal . 1. Sarjana Strata Satu B. Non Formal 1. Pengalaman kerja di bidang SDM minimal 2 tahun 2. Memiliki sertifikat pelatihan PPh21 3. Memiliki sertifikat pelatihan manajemen sumber daya manusia 4. Memahami Undang-Undang Ketenagakerjaan yang berlaku 5. Mampu bekerja sama dengan orang lain 6. Mempunyai jiwa kepemimpinan 7. Kompeten dalam melaksanakan tugasnya 8. Loyalitas dan dedikasi yang tinggi 9. Disiplin kerja yang tinggi 10. Sehat jasmani dan rohani c. Tanggung Jawab : 1. Bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Sumber Daya Manusia atas kelancaran pelaksanaan dan pengembangan pelayanan sumber daya manusia rumah sakit 2. Bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Sumber Daya Manusia atas pengeluaran keuangan Bagian Sumber Daya Manusia untuk pemenuhan hak dan kesejahteraan karyawan d Uraian Tugas : A. Melaksanakan Fungsi Perencanaan . 1. Merencanakan jumlah, jenis, dan kompetensi tenaga yang dibutuhkan 2. Merencanakan jumlah dan jenis peralatan yang dibutuhkan untuk menunjang pelayanan 3. Merencanakan rekruitmen karyawan 15

4. 5. 6. 7.

Merencanakan pelaksanaan penilaian kinerja karyawan Merencanakan pelaksanaan pemberian kompensasi Merencanakan pemberhentian karyawan Membuat program kerja Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian 8. Merencanakan dan menentukan jenis kegiatan yang akan diselenggarakan di Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan rumah sakit 9. Merencanakan pengembangan SDM B. Melaksanakan Fungsi Pengorganisasian 1. Melaksanakan dan mengkoordinasikan semua kegiatan pelayanan di Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian 2. Mengatur jumlah, jenis, dan kompetensi tenaga yang dibutuhkan 3. Mengatur jumlah dan jenis peralatan yang dibutuhkan untuk menunjang pelayanan 4. Melaksanakan rekruitmen dan berkoordinasi dengan bagian terkait dalam rekruitmen, seleksi, pelatihan, dan pengembangan SDM 5. Mengalokasikan SDM sesuai dengan posisi yang tepat 6. Mengatur pelaksanaan penilaian kinerja karyawan 7. Melaksanakan pemberian kompensasi 8. Melaksanakan pemberhentian karyawan 9. Melaksanakan program kegiatan di Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan rumah sakit 10. Mengatur pengembangan SDM 11. Merumuskan penetapan tugas, membagi tugas, memberikan petunjuk, serta menyelia pelaksanaan tugas 12. Merumuskan dan prosedur yang digunakan untuk menunjang pelayanan Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian 13. Melaksanakan pengaturan dan pengendalian dokumen dan logistik di Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian 14. Menciptakan dan memelihara suasana kerja yang harmonis 15. Mengadakan pertemuan berkala dengan karyawan di Bagian SDM 16. Menghadiri pertemuan-pertemuan yang diselenggarakan oleh rumah sakit 17. Mendelegasikan tugas kepada staf terkait saat tidak berada di tempat 18. Mengadakan kerjasama yang baik dengan semua bagian terkait 16

19.

Menjalin dan memelihara hubungan baik dengan pihak/instansi lain di luar rumah sakit terkait dengan pelayanan di Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian C. Melaksanakan Fungsi Pengarahan 1. Mengarahkan penentuan jumlah, jenis, dan kompetensi tenaga yang dibutuhkan 2. Mengarahkan penentuan jumlah dan jenis peralatan yang dibutuhkan untuk menunjang pelayanan 3. Mengkoordinir rekruitmen karyawan 4. Mengkoordinir pelaksanaan penilaian kinerja karyawan 5. Mengkoordinir pelaksanaan pemberian kompensasi 6. Mengkoordinir pemberhentian karyawan 7. Mengkoordinir jenis kegiatan yang akan diselenggarakan di Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan rumah sakit 8. Mengkoordinir pengembangan SDM 9. Mengkoordinir seluruh karyawan dan kegiatan di Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian 10. Memberikan motivasi untuk meningkatkan pengetahuan, ketrampilan, dan sikap. 11. Memberikan program orientasi karyawan kepada karyawan baru 12. Memberikan bimbingan dan arahan kepada semua karyawan di Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian 13. Mensosialisasikan/menginformasikan hal-hal penting yang perlu diketahui oleh karyawan : kebijakan, peraturan, ketentuan, SPO, hasil rapat, dan lain sebagainya D. Melaksanakan Fungsi Pengawasan dan Evaluasi 1. Memonitor jumlah, jenis, dan kompetensi tenaga yang dibutuhkan 2. Memonitor jumlah dan jenis peralatan yang dibutuhkan untuk menunjang pelayanan 3. Memonitor pelaksanaan rekruitmen karyawan 4. Memonitor pelaksanaan penilaian kinerja karyawan 5. Memonitor pelaksanaan pemberian kompensasi 6. Memonitor pemberhentian karyawan 7. Mengevaluasi pelaksanaan program kerja Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian 8. Memonitor jenis kegiatan yang akan diselenggarakan di Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan rumah sakit 9. Mengendalikan, memonitor, dan mengawasi semua karyawan di Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian agar mentaati prosedur, peraturan, dan tata tertib yang berlaku 17

10.

e. Wewenang

: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

f.

Hak

1. 2. 3. 4.

Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan mutu di Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian 11. Membuat analisa, evaluasi, dan penilaian tugas karyawan di Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian Melakukan rekruitmen karyawan sesuai kebutuhan RS Membuat pengajuan pemberian kompensasi Melakukan proses administrasi pemberhentian karyawan Menegur karyawan yang melakukan pelanggaran atau bekerja tidak sesuai dengan prosedur Memberikan sanksi kepada karyawan yang melakukan pelanggaran Menyelesaikan dan mengambil keputusan terhadap masalah yang terjadi mengenai karyawan Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian Memberikan usulan untuk perbaikan dan peningkatan mutu pelayanan di Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian Memberikan usulan penilaian atas konduite dan prestasi karyawan di Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian Mendapatkan dan menggunakan sarana dan prasarana yang diperlukan dalam pelaksanaan tugasnya Mendapatkan imbalan jasa sesuai dengan kemampuan rumah sakit atas jabatannya

2. STAF KEPEGAWAIAN a. Pengertian : Seseorang yang diberi tugas dan bertanggung jawab sebagai pelaksana harian untuk pelayanan kepegawaian b Syarat Jabatan : A. Formal . 1. Sarjana Strata Satu B. Non Formal 1. Pengalaman kerja di bidang SDM minimal 2 tahun 2. Memiliki sertifikat pelatihan manajemen sumber daya manusia 3. Memahami Undang-Undang Ketenagakerjaan 4. Mampu bekerja sama dengan orang lain 5. Kompeten dalam melaksanakan tugasnya 6. Loyalitas dan dedikasi yang tinggi 7. Disiplin kerja yang tinggi 8. Sehat jasmani dan rohani c. Tanggung Jawab : Bertanggung jawab kepada Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian d Uraian Tugas : A. Kompetensi Utama . 1. Melaksanakan tugas sesuai dengan SPO yang berlaku 2. Melaksanakan pengurusan SIP/STR/Surat Tugas tenaga medis 3. Menyusun jadwal seleksi bagi calon karyawan, menghubungi pelamar, menghubungi tim seleksi, dan 18

4. 5.

6.

7. 8. 9. 10.

11.

12. 13. 14. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21.

22. 23. 24.

25.

menyiapkan tempat untuk proses seleksi Menyusun jadwal orientasi umum bagi karyawan baru Mengedarkan lembar penilaian untuk evaluasi kinerja karyawan orientasi, karyawan kontrak, dan pejabat struktural yang masa jabatannya akan segera berakhir Mengedarkan lembar penilaian untuk evaluasi kinerja triwulan untuk kenaikan gaji dan pemberian insentif dan mengumpulkan kembali lembar penilaian yang telah diisi pada batas waktu yang telah ditentukan Membuat kontrak kerja karyawan, SK Pengangkatan, dan Jabatan Membuat kartu berobat karyawan Membuat kartu identitas karyawan Melaksanakan proses pendaftaran peserta baru BPJS Ketenagakerjaan bagi karyawan yang memenuhi persyaratan Melaksanakan proses pendaftaran peserta baru Dana Pensiun Lembaga Keuangan ( DPLK ) bagi karyawan yang memenuhi persyaratan Melaksanakan proses klaim kecelakaan kerja untuk karyawan yang mengalami kecelakaan kerja Melaksanakan penyimpanan berkas kepegawaian karyawan sesuai dengan SPO yang berlaku Melakukan proses verifikasi ijasah dan surat tanda registrasi dari sumber aslinya bagi tenaga medis Membuat surat sesuai dengan instruksi Mendistribusikan surat intern Membuat rincian pembayaran iuran BPJS TK Membuat laporan kecelakaan kerja dan penyakit akibat kerja ke BPJS TK dan Dinsosnakertrans Melakukan rekapitulasi kehadiran karyawan/print out absensi setiap 3 bulan Mengedarkan lembar penilaian DP3 karyawan untuk kenaikan berkala/golongan Membuat SK kenaikan berkala/golongan bagi karyawan yang berhak Menindaklanjuti pembuatan seragam dinas baru bagi karyawan setelah mendapat persetujuan dari Direktur Utama Membuat perhitungan lembur karyawan yang berhak sesuai dengan pengajuan Mengkoordinasikan permintaan ATK dan ART Bagian SDM Menindaklanjuti permintaan biaya perjalanan dinas bagi karyawan yang mendapat tugas RS untuk mengikuti pelatihan Membuat perhitungan pembayaran honor karyawan harian 19

e. Wewenang

f.

Hak

lepas sesuai dengan daftar kehadiran karyawan yang diserahkan ke Bagian SDM oleh bagian terkait 26. Melaksanakan tugas/instruksi khusus yang diberikan oleh atasan B. Kompetensi Tambahan 1. Wajib mengikuti pelatihan yang dilaksanakan oleh rumah sakit 2. Mengikuti pertemuan rutin 3. Menciptakan keharmonisan dan kenyamanan lingkungan kerja 4. Berperan serta dalam program peningkatan mutu, pelatihan K3, dan 6 sasaran keselamatan pasien 5. Menyampaikan laporan yang berkaitan dengan tugasnya : 1. Meminta kebutuhan bahan dan perlengkapan kerja sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan tugas sehari – hari 2. Membimbing peserta magang/karyawan baru yang ditempatkan di Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian 3. Apabila yang bersangkutan berhalangan sementara atau cuti, tugasnya dilimpahkan ke staf kepegawaian pengganti yang ditunjuk oleh Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian Berhak atas imbalan dan sarana sesua dengan tanggung jawabnya, serta kemampuan RS Mardi Rahayu

3. STAF PENGGAJIAN a. Pengertian : Seseorang yang diberi tugas dan bertanggung jawab sebagai pelaksana harian untuk penggajian karyawan b. Syarat Jabatan : A. Formal 1. Minimal SMU B. Non Formal 1. Pengalaman kerja di bidang SDM khususnya payroll minimal 2 tahun 2. Mampu mengoperasikan program excel 3. Mampu bekerja sama dengan orang lain 4. Kompeten dalam melaksanakan tugasnya 5. Loyalitas dan dedikasi yang tinggi 6. Disiplin kerja yang tinggi 7. Sehat jasmani dan rohani c. Tanggung Jawab : Bertanggung jawab kepada Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian d. Uraian Tugas : A. Kompetensi Utama 1. Melaksanakan tugas sesuai dengan SPO yang berlaku 2. Membuat proses penggajian karyawan sesuai jadwal 3. Menginput potongan gaji karyawan berupa : potongan koperasi, potongan kesehatan, dan potongan lain sesuai instruksi atasan 4. Mencetak slip gaji/THR/bonus karyawan 5. Membagikan slip gaji/THR/bonus karyawan 20

6.

e. Wewenang

f.

Hak

Mendistribusikan surat ke bank yang ditunjuk untuk pembayaran gaji ke karyawan 7. Melaksanakan tugas/instruksi khusus yang diberikan oleh atasan B. Kompetensi Tambahan 1. Wajib mengikuti pelatihan yang dilaksanakan oleh rumah sakit 2. Mengikuti pertemuan rutin 3. Menciptakan keharmonisan dan kenyamanan lingkungan kerja 4. Berperan serta dalam program peningkatan mutu, peningkatan K3, dan 6 sasaran keselamatan pasien 5. Menyampaikan laporan yang berkaitan dengan tugasnya : 1. Meminta kebutuhan bahan dan perlengkapan kerja sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan tugas sehari – hari 2. Membimbing peserta magang/karyawan baru yang ditempatkan di Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian 3. Apabila yang bersangkutan berhalangan sementara atau cuti, tugasnya dilimpahkan ke staf kepegawaian pengganti yang ditunjuk oleh Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian Berhak atas imbalan dan sarana sesuai dengan tanggung jawabnya, serta kemampuan RS Mardi Rahayu

4. PSIKOLOG KEKARYAWANAN a. Pengertian : Seseorang yang diberi tugas dan bertanggung jawab sebagai pelaksana psikologi kekaryawanan b Syarat Jabatan : A. Formal . 1. Sarjana Strata Dua Psikolog B. Non Formal 1. Pengalaman kerja di bidang psikologi minimal 1 tahun 2. Mempunyai sertifikat pelatihan psikologi 3. Komunikatif 4. Mampu bekerja sama dengan orang lain 6. Kompeten dalam melaksanakan tugasnya 7. Loyalitas dan dedikasi yang tinggi 8. Disiplin kerja yang tinggi 9. Sehat jasmani dan rohani c. Tanggung Jawab : Bertanggung jawab kepada Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian d Uraian Tugas : A. Kompetensi Utama . 1. Melaksanakan tugas sesuai dengan SPO yang berlaku 2. Melaksanakan proses seleksi dan rekruitmen karyawan 3. Melaksanakan tes psikologi untuk keperluan rekruitmen karyawan 21

4.

e. Wewenang

f.

Hak

Melaksanakan tes psikologi bagi karyawan untuk kepentingan dinas sesuai dengan permintaan 5. Menerima konsultasi dan penanganan psikologi karyawan yang memerlukan 6. Melaksanakan tugas/instruksi khusus yang diberikan oleh atasan B. Kompetensi Tambahan 1. Wajib mengikuti pelatihan yang dilaksanakan oleh rumah sakit 2. Mengikuti pertemuan rutin 3. Menciptakan keharmonisan dan kenyamanan lingkungan kerja 4. Berperan serta dalam program peningkatan mutu, peningkatan K3, dan 6 sasaran keselamatan pasien 5. Menyampaikan laporan yang berkaitan dengan tugasnya : 1. Meminta kebutuhan bahan dan perlengkapan kerja sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan tugas sehari – hari 2. Membimbing peserta magang/karyawan baru yang ditempatkan di Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian 3. Apabila yang bersangkutan berhalangan sementara atau cuti, tugasnya dilimpahkan ke staf kepegawaian pengganti yang ditunjuk oleh Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian : Berhak atas imbalan dan sarana sesuai dengan tanggung jawabnya, serta kemampuan RS Mardi Rahayu

C. SUB BAGIAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN 1. KEPALA SUB BAGIAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN a. Pengertian : Seseorang yang diberi tanggung jawab dan wewenang dalam mengatur dan mengendalikan semua kegiatan pendidikan dan pelatihan di bagian Diklat Rumah Sakit Mardi Rahayu b. Syarat Jabatan : A. Formal Minimal Sarjana Strata Satu B. Non Formal 1. Pengalaman kerja di bidang Diklat minimal 2 tahun 2. Memiliki kemampuan memimpin, memotivasi dan managemen 3. Memiliki pengetahuan dasar tentang managemen Diklat 4. Memiliki kemampuan sebagai pemimpin untuk semua acara yang diadakan Diklat 5. Mampu bekerja sama dengan orang lain 6. Kompeten dalam melaksanakan tugasnya 7. Loyalitas dan dedikasi yang tinggi 8. Disiplin kerja yang tinggi 9. Sehat jasmani dan rohani c. Tanggung Jawab 1. Bertanggung jawab untuk merealisasikan tujuan unit kerjanya dengan jalan memimpin dan mengelola bagiannya sesuai dengan tugasnya dan peraturan yang berlaku. 2. Bertanggung jawab untuk menghadapi dan menyelesaikan segala 22

d.

Uraian Tugas

permasalahan secata tuntas : A. Melaksanakan Fungsi Perencanaan 1. Perencanaan dan Evaluasi Pendidikan dan Pelatihan karyawan 2. Pengawasan dan Pengendalian dalam penyelenggaraan program Pendidikan dan Pelatihan karyawan hingga pelaporan bulanan serta tahunan Diklat 3. Pemantauan proses pendidikan dan pelatihan karyawan 4. Membuat laporan bulanan dan tahuanan untuk Bagian SDM 5. Menerima usulan pendidikan dan pelatihan dari semua bagian 6. Membuat usulan pendidikan dan pelatihan kepada Direktur Utama 7. Perencanaan dan Evaluasi Pendidikan dan Pelatihan karyawan 8. Pengawasan dan Pengendalian dalam penyelenggaraan program Pendidikan dan Pelatihan karyawan hingga pelaporan bulanan serta tahunan Diklat B. Melaksanakan Fungsi Pengorganisasian 1. Mengorganisir, mengkoordinir dan mensupervisi pendidikan dan pelatihan sesuai dengan Rencana Kerja Tahunan dalam mewujudkan tujuan per unit kerja 2. Mengatur jumlah dan jenis peralatan yang dibutuhkan untuk menunjang pelayanan 3. Melaksanakan program kegiatan di Bagian Diklat sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan rumah sakit 4. Mengatur pengembangan Diklat 5. Merumuskan penetapan tugas, membagi tugas, memberikan petunjuk, serta menilai pelaksanaan tugas 6. Merumuskan dan prosedur yang digunakan untuk menunjang pelayanan Bagian Diklat 7. Melaksanakan pengaturan dan pengendalian dokumen dan logistik di Bagian Diklat 8. Menciptakan dan memelihara suasana kerja yang harmonis 9. Mengadakan pertemuan berkala dengan staf di Bagian Diklat 10. Menghadiri pertemuan-pertemuan yang diselenggara-kan oleh rumah sakit 11. Mendelegasikan tugas kepada staf terkait saat tidak berada di tempat 12. Mengadakan kerjasama yang baik dengan semua bagian terkait 13. Menjalin dan memelihara hubungan baik dengan pihak/instansi lain di luar rumah sakit terkait dengan pelayanan di Bagian SDM C. Melaksanakan Fungsi Pengarahan 1. Menetapkan target yang harus dicapai oleh bagiannya berdasarkan Rencana Kerja yang telah ditetapkan direktur. 2. Menetapkan rencana unit kerjanya secara terpadu dengan rencana unit kerja lain yang terkait. 3. Membuat usulan tentang penyesuaian program pendidikan dan pelatihan dari semua unit kerja. 23

4. 5.

e.

Wewenang

f.

Hak

Membina kerjasama dengan semua pihak Menetapkan rencana unit kerjanya secara terpadu dengan rencana unit kerja lain yang terkait. 6. Mengalokasikan sumber daya manusia unit kerjanya secara tepat waktu, tepat guna, dan efisien 7. Memberikan motivasi untuk meningkatkan pengetahuan, ketrampilan, dan sikap. 8. Memberikan bimbingan dan arahan kepada staf di Bagian Diklat 9. Mensosialisasikan/menginformasikan hal-hal penting yang perlu diketahui oleh staf : kebijakan, peraturan, ketentuan, SPO, hasil rapat, dan lain sebagainya D. Melaksanakan Fungsi Pengawasan dan Evaluasi 1. Memonitor jumlah dan jenis peralatan yang dibutuhkan untuk menunjang pelayanan 2. Mengevaluasi pelaksanaan program kerja Bagian Diklat 3. Memonitor jenis kegiatan yang akan diselenggarakan di Bagian Diklat sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan rumah sakit 4. Mengendalikan, memonitor, dan mengawasi staf di Bagian Diklat agar mentaati prosedur, peraturan, dan tata tertib yang berlaku 5. Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan mutu di Bagian Diklat 6. Membuat analisa, evaluasi, dan penilaian tugas karyawan di Bagian Diklat. : 1. Menerima atau menolak pemberian ijin meninggalkan pekerjaan termasuk cuti staf Diklat 2. Menerima atau menolak usulan kerja lembur 3. Membuat atau menyetujui usulan pemberian surat peringatan kepada staf Diklat 4. Mewakili Diklat untuk mengikuti rapat dengan pihak manapun 5. Mengusulkan program kerja Diklat tiap bulan, serta hasil kerja Diklat tiap bulan di rapat Divisi SDM 6. Menerima atau menolak pemberian ijin meninggalkan pekerjaan termasuk cuti staf Diklat : 1. Bertanggung jawab untuk merealisasikan tujuan unit kerjanya dengan jalan memimpin dan mengelola bagiannya sesuai dengan tugasnya dan peraturan yang berlaku. 2. Bertanggung jawab untuk menghadapi dan menyelesaikan segala permasalahan secata tuntas 3. Bertanggung jawab untuk merealisasikan tujuan unit kerjanya dengan jalan memimpin dan mengelola bagiannya sesuai dengan tugasnya dan peraturan yang berlaku. 4. Bertanggung jawab untuk menghadapi dan menyelesaikan segala permasalahan secata tuntas 24

2. STAF PENDIDIKAN DAN PELATIHAN a. Pengertian : Seseorang yang diberi tugas dan bertanggung jawab sebagai pelaksana harian untuk pelayanan kepegawaian b. Syarat Jabatan : A. Formal Sarjana Strata Satu B. Non Formal 1. Pengalaman kerja di bidang Diklat minimal 2 tahun 2. Memiliki kemampuan administrasi 3. Memiliki kemampuan membantu pengadaan acara pendidikan ataupun pelatihan 4. Memiliki pengetahuan dasar tentang managemen Rumah Sakit 5. Mampu bekerja sama dengan orang lain 6. Kompeten dalam melaksanakan tugasnya 7. Loyalitas dan dedikasi yang tinggi 8. Disiplin kerja yang tinggi 9. Sehat jasmani dan rohani c. Uraian Tugas : A. Kompetensi Utama 1. Melaksanakan tugas sesuai dengan SPO yang berlaku 2. Membantu pelaksanaan pelatihan berdasarkan target yang harus dicapai oleh bagiannya berdasarkan rencana kerja yang telah ditetapkan Direktur 3. Membantu cross ceck ulang rencana unit kerjanya secara terpadu dengan rencana unit kerja lain yang terkait 4. Membantu Kabag Diklat dalam mengorganisir, mengkoordinir, dan mensupervisi pendidikan dan pelatihan sesuai dengan rencana kerja tahunan dalam mewujudkan tujuan per unit kerja 5. Membantu Ka bag Diklat dalam memotivasi dan membina semua karyawan yang telah mengikuti pelatihan agar berhasil mewujudkan visi misi unit kerja terkait. 6. Membina kerjasama dengan semua pihak B. Kompetensi Tambahan 1. Wajib mengikuti pelatihan yang dilaksanakan oleh rumah sakit 2. Mengikuti pertemuan rutin 3. Menciptakan keharmonisan dan kenyamanan lingkungan kerja 4. Berperan serta dalam program peningkatan mutu, peningkatan K3, dan 6 sasaran keselamatan pasien 5. Menyampaikan laporan yang berkaitan dengan tugasnya d. Tanggung Jawab : Bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Diklat e. Wewenang : 1. Membuat pelatihan agar dapat terlaksana sesuai jadwal 2. Memberikan usulan kepada Ka.Bag.Diklat tentang pelatihan yang diperlukan 3. Lain – lain sebagaimana yang tertuang pada uraian tugas dan tanggung jawab 25

f.

Hak

: Berhak atas imbalan dan sarana sesuai dengan tanggung jawabnya sesuai kemampuan RS Mardi Rahayu atas jabatannya

BAB VII TATA HUBUNGAN KERJA I. SUB BAGIAN KEPEGAWAIAN DAN PENGGAJIAN Skema Hubungan Kerja SPI

Pelayanan Medis

EDP

Perawatan

Kerohanian

Penunjang Medis

26

Rekam Medis

Sekretariat

Keuangan

UPU

Sarana & Prasarana

INTERN

Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian

EKSTERN

BPJS Ketenagakerjaan

Dinsosnakertrans

Bank Mandiri

DPLK BNI Simponi

DPLK AIA Financial

A. HUBUNGAN INTERN 1. PELAYANAN MEDIS a. Menindaklanjuti pengajuan permintaan tenaga b. Menindaklanjuti pengajuan lembur dan uang jaga malam karyawan c. Menerima pengajuan cuti dan surat ijin meninggalkan tugas d. Menerima formulir penilaian kinerja e. Menerima laporan dinas malam karyawan 2. PERAWATAN a. Menindaklanjuti pengajuan permintaan tenaga b. Menindaklanjuti pengajuan lembur dan uang jaga malam karyawan c. Menerima pengajuan cuti dan surat ijin meninggalkan tugas d. Menerima formulir penilaian kinerja e. Menerima laporan dinas malam karyawan 3. PENUNJANG MEDIS a. Menindaklanjuti pengajuan permintaan tenaga b. Menindaklanjuti pengajuan lembur dan uang jaga malam karyawan c. Menerima pengajuan cuti dan surat ijin meninggalkan tugas d. Menerima formulir penilaian kinerja e. Menerima laporan dinas malam karyawan f. Mengajukan permintaan snack untuk rapat, rekrutmen, dan pertemuan dengan tamu 4. REKAM MEDIS a. Menindaklanjuti pengajuan permintaan tenaga b. Menindaklanjuti pengajuan lembur dan uang jaga malam karyawan c. Menerima pengajuan cuti dan surat ijin meninggalkan tugas d. Menerima formulir penilaian kinerja 27

e. Menerima laporan dinas malam karyawan f. Laporan 10 penyakit terbesar karyawan g. Pemberian fasilitas kesehatan untuk karyawan dan keluarga tertanggung 5. KEUANGAN a. Menindaklanjuti pengajuan permintaan tenaga b. Menindaklanjuti pengajuan lembur dan uang jaga malam karyawan c. Menerima pengajuan cuti dan surat ijin meninggalkan tugas d. Menerima formulir penilaian kinerja e. Permintaan pembayaran gaji, lembur, uang jaga malam, THR, insentif, dan biaya perjalanan dinas 6. SARANA & PRASARANA a. Menindaklanjuti pengajuan permintaan tenaga b. Menindaklanjuti pengajuan lembur dan uang jaga malam karyawan c. Menerima pengajuan cuti dan surat ijin meninggalkan tugas d. Menerima formulir penilaian kinerja e. Menerima laporan dinas malam karyawan f. Permintaan perbaikan peralatan dan sarana & prasarana g. Permintaan ATK dan peralatan kerja 7. SPI a. Menindaklanjuti pengajuan permintaan tenaga b. Menindaklanjuti pengajuan lembur dan uang jaga malam karyawan c. Menerima pengajuan cuti dan surat ijin meninggalkan tugas d. Menerima formulir penilaian kinerja e. Laporan pemeriksaan intern

8. EDP a. Menindaklanjuti pengajuan permintaan tenaga b. Menindaklanjuti pengajuan lembur dan uang jaga malam karyawan c. Menerima pengajuan cuti dan surat ijin meninggalkan tugas d. Menerima formulir penilaian kinerja e. Permintaan perbaikan hardware dan software f. Permintaan pembuatan program 9. KEROHANIAN a. Menindaklanjuti pengajuan permintaan tenaga b. Menindaklanjuti pengajuan lembur dan uang jaga malam karyawan c. Menerima pengajuan cuti dan surat ijin meninggalkan tugas d. Menerima formulir penilaian kinerja e. Pastoral konseling untuk karyawan 10. SEKRETARIAT a. Menindaklanjuti pengajuan permintaan tenaga b. Menindaklanjuti pengajuan lembur dan uang jaga malam karyawan c. Menerima pengajuan cuti dan surat ijin meninggalkan tugas 28

d. Menerima formulir penilaian kinerja e. Program Kerja f. Surat intern/ekstern 11. UNIT PENGEMBANGAN USAHA ( UPU ) a. Menindaklanjuti pengajuan permintaan tenaga b. Menindaklanjuti pengajuan lembur dan uang jaga malam karyawan c. Menerima pengajuan cuti dan surat ijin meninggalkan tugas d. Menerima formulir penilaian kinerja B. HUBUNGAN EKSTERN 1. BPJS Ketenegakerjaan a. Pendaftaran peserta baru BPJS Ketenagakerjaan b. Pelaporan dan klaim kecelakaan kerja dan penyakit akibat kerja karyawan c. Laporan pembayaran premi peserta dan pemberi kerja 2. DINSOSNAKERTRANS a. Pengesahan Peraturan Peraturan b. Pelaporan kecelakaan kerja c. Konsultasi masalah ketenagakerjaan 3. BANK MANDIRI a. Pembayaran gaji, THR, insentif karyawan

4. DPLK BNI SIMPONI a. Pendaftaran peserta Dana Pensiun Lembaga Keuangan b. Pembayaran pensiun karyawan 5. DPLK AIA FINANCIAL a. Pendaftaran peserta Dana Pensiun Lembaga Keuangan b. Pembayaran pensiun karyawan II.

SUB BAGIAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN SKEMA HUBUNGAN KERJA Sarana Prasan a

SD Divisi Pelayanan Medik Divisi Keperawatan Divisi Penunjang Medik Unit – Unit Khusus Divisi Umum / Non medik Perusahaan Farmasi / Alat Kesehatan

Komite - K3 - PPI - Patient Safety - PMKP

Institusi Pendidikan : 29 Stikes, Akbid, Akper Intern Ekste Diklat

EDP

Keuang an

Organisasi Profesi :

Penyelenggara Eks – House

HUBUNGAN INTERN 1. Divisi Pelayanan Medik, Divisi Keperawatan, Divisi Penunjang Medik, Unit-unit Khusus, dan Divisi Umum / non medik : - Pengajuan / usulan pelatihan dapat dilakukan oleh semua bagian / unit kerja, atas dasar kebutuhan rumah sakit. 2. SDM : - Berkoordinasi dengan bagian SDM dalam hal Mandatory Training - Melakukan koordinasi dengan SDM untuk data-data karyawan 3. Komite – komite : - Diklat melibatkan komite : K3, PPI, Patient Safety, dan PMKP untuk menjadi trainer / pembicara dalam kegiatan pelatihan. 4. Sarana Prasarana : - Dalam setiap kegiatan diklat, dilakukan kerja sama dengan Bagian Sarana Prasarana untuk memenuhi kebutuhan pelatihan dalam bidang sarana. 5. EDP : - Dalam setiap kegiatan diklat, dilakukan kerja sama dengan Bagian EDP untuk memenuhi kebutuhan pelatihan dalam bidang media komputer. 6. Keuangan : - Bagian keuangan mendukung dalam hal penyediaan dana sehingga kegiatan diklat dapat berjalan. HUBUNGAN EKSTERN 1. Perusahaan Farmasi / Alat Kesehatan : - Pemberi sponsor untuk kegiatan pendidikan dan pelatihan, khususnya bidang kesehatan. 2. Institusi Pendidikan : - Melakukan kerja sama dengan rumah sakit untuk pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan mahasiswa. 3. Organisasi Profesi : - Menjadi induk organisasi bagi seluruh karyawan tenaga kesehatan - Bekerja sama dalam pengadaan kegiatan seminar / pelatihan. 4. Penyelenggara Eks-House Training : - Memberi informasi tentang pelatihan-pelatihan yang tersedia

BAB VIII POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI 30

I. SUB BAGIAN KEPEGAWAIAN DAN PENGGAJIAN A. KUALIFIKASI PERSONIL SUB BAGIAN KEPEGAWAIAN DAN PENGGAJIAN No

Nama Jabatan

Pendidikan Formal

1.

Min. S1

2 thn Manajemen SDM

1

Mengatur Divisi SDM

Min. S1

2 thn Manajemen SDM PPh21

1

Mengatur pelayanan Bagian SDM

3.

Kepala Bagian SDM Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian Staf Kepegawaian

Min. S1

2 thn Manajemen SDM

2

4.

Staf Penggajian

Min. SMU

2 thn Sertifikat Komputer

1

5.

Psikolog

S2 Psikologi

1 thn Manajemen Psikologi

1

Melaksanakan kegiatan administrasi kepegawaian Melakukan kegiatan administrasi pembayaran gaji Melakukan kegiatan psikologi kekaryawanan

2.

Masa Kerja

Pendidikan Non Formal/Sertifikasi

Jml Kebutuhan

Tugas

B. DASAR PERHITUNGAN KETENAGAAN 1. Menetapkan Waktu Kerja Perhitungan untuk menetapkan waktu tersedia dengan rumus sebagai berikut : Waktu Kerja Tersedia = { A – (B+C+D+E)} x F KODE

FAKTOR

KATEGORI SDM ADMINISTRASI 312 12 1 14 1 7 284 1.988 119.280

A Hari Kerja B Cuti Tahunan C Pendidikan dan Pelatihan D Hari Libur Nasional E Ketidakhadiran Kerja F Waktu Efektif Hari Kerja Tersedia Waktu Kerja Tersedia

2. Menetapkan Unit Kerja dan Kategori SDM Unit Kerja Sub Unit Kerja Administrasi Kepegawaian SDM Payroll Gaji Rekrutmen dan Seleksi

3. Menyusun Standar Beban Kerja 31

Kategori SDM Staf Kepegawaian Staf Payroll Psikolog

KETERANGAN Hari/tahun Hari/tahun Hari/tahun Hari/tahun Hari/tahun Jam/hari Hari kerja/tahun Jam/tahun Menit/tahun

Perhitungan untuk menetapkan Standar Beban Kerja dengan rumus sebagai berikut : Waktu Tersedia Standar Beban Kerja = Rata-rata Waktu Kegiatan Pokok No. Kategori Kegiatan Kegiatan Pokok RataStandar SDM Rata Beban Kerja Waktu 1. Psikolog Menerima, mendata, dan menyimpan Penerimaan 10´ 11.928 berkas lamaran sesuai dengan berkas lamaran pendidikan calon karyawan Memisahkan lamaran calon karyawan Seleksi 11´ 10.844 sesuai permintaan penggantian/penambahan karyawan baru bagian yang membutuhkan Memintakan persetujuan direktur utama untuk dilakukan tes seleksi atas lamaran yang dipilih Menghubungi calon karyawan yang akan mengikuti tes seleksi Menghubungi tim seleksi Menerima calon karyawan yang akan mengikuti tes Pengisian berkas biodata karyawan Mempersiapkan tes untuk calon Tes Psikologi 180´ 663 karyawan Melakukan tes psikologi untuk calon karyawan Pengisian berkas biodata karyawan Rekrutmen 40´ 2.982 Melakukan interview karyawan Memeriksa hasil tes calon karyawan dengan berkoordinasi dengan tim seleksi Menghubungi calon karyawan yang sudah lulus tes seleksi untuk tes kesehatan Membuat surat pengantar tes kesehatan Menghubungi calon karyawan yang lulus tes kesehatan untuk masuk kerja Memberikan konsultasi ke karyawan Penanganan 55´ 2.169 konsultasi karyawan 2.

Staf Kepegawaian

Menerima dan menyimpan berkas individu karyawan Updating kelengkapan berkas Menerima surat masuk intern dan 32

Penyimpanan berkas individu karyawan Pembuatan surat

20´

5.964

7´

17.040

3.

Staf Payroll

ekstern intern/ekstern Membuat surat edaran Membuat surat keterangan Membuat surat tugas Membuat surat pernyataan Membuat surat keputusan Membuat kartu berobat Membuat surat perjanjian kerja Membuat surat pengantar pengurusan SIP/Surat Tugas dokter Membuat Surat Keputusan Pembuatan Surat Pengangkatan Karyawan Tetap Keputusan Membuat Surat Keputusan Pemberhentian Sebagai Karyawan Tetap Membuat Surat Keputusan Jabatan Membuat Surat Keputusan Kenaikan Berkala/Golongan Membuat perhitungan uang perjalanan Pengajuan uang dinas karyawan yang ditugaskan perjalanan dinas Mengajukan permintaan uang karyawan perjalanan dinas karyawan Memberikan uang perjalanan dinas Penghitungan kehadiran karyawan Pembayaran harian lepas honor karyawan Pengajuan permintaan honor harian lepas karyawan harian lepas Pembayaran honor karyawan harian lepas Mencari penawaran supplier seragam Pembuatan Pengukuran seragam karyawan Seragam Dinas Pembagian seragam karyawan Karyawan Membuat permintaan barang rutin Permintaan ATK dan ART Barang Membuat permintaan snack untuk rapat dan tes seleksi Distribusi formulir evaluasi kinerja Evaluasi kinerja Cetak rekapitulasi kehadiran karyawan karyawan Distribusi penilaian DP3 Membuat laporan kinerja Merekapitulasi formulir pengajuan Rekapitulasi cuti cuti dan surat ijin karyawan Menghitung gaji karyawan Pembuatan Membuat daftar gaji karyawan per daftar gaji bagian Membuat perhitungan pembayaran Penghitungan lembur karyawan lembur Membuat perhitungan pembayaran Penghitungan 33

15’

7.952

‘25

4.771

9’

13.253

16’

7.455

15´

7.952

25´

4.771

4´

29.820

2´

59.640

7´

17.040

4´

29.820

uang jaga malam karyawan Membuat perhitungan PPh21 karyawan Membuat perhitungan pembayaran iuran BPJS Ketenagakerjaan pemberi kerja dan karyawan Membuat perhitungan iuran dana pensiun pemberi kerja dan karyawan Melakukan pemotongan biaya asrama, PPNI, pinjaman rumah sakit, dan angsuran koperasi Mencetak slip gaji Membagikan slip gaji ke karyawan

uang jaga malam Input pemotongan gaji

Pembuatan & pembagian slip

3´

39.760

2´

59.640

4. Menyusun Standar Kelonggaran Perhitungan untuk menetapkan Standar Kelonggaran dilakukan berdasarkan rumus : Rata-rata Waktu Per Faktor Kelonggaran Standar Kelonggaran = Waktu Kerja Tersedia No . 1.

2.

3.

Kategori SDM Psikolog

Staf Kepegawaian

Staf Payroll

Faktor Kelonggaran Makan Siang

Rata-Rata Waktu 30 menit/hari 3 jam/minggu Kamar Kecil 15 menit/hari 1,5 jam/minggu Jumlah Makan Siang 30 menit/hari 3 jam/minggu Kamar Kecil 15 menit/hari 1,5 jam/minggu Jumlah Makan Siang 30 menit/hari Kamar Kecil 15 menit/hari Rapat dengan 20 menit/hari Koperasi 2 jam/minggu Jumlah

5. Perhitungan Kebutuhan Tenaga Per Unit Kerja a. Kuantitas Kegiatan Pokok Bagian SDM No Kategori SDM Kegiatan Pokok . 1. Psikolog Penerimaan berkas lamaran Seleksi Tes Psikologi Rekrutmen Penanganan Konsultasi Karyawan 34

Standar Kelonggaran 0,078 0.039 0,117 0,078 0.039 0,117 0,078 0.039 0,052 0,169

Kuantitas Kegiatan Per tahun 600 360 180 180 12

2.

3.

Staf Kepegawaian

Staf Payroll

Penyimpanan berkas individu karyawan Pembuatan surat intern/ekstern Pembuatan surat keputusan Pengajuan uang perjalanan dinas karyawan Pembayaran honor karyawan harian lepas Pembuatan seragam dinas karyawan Permintaan barang Evaluasi kinerja Rekapitulasi cuti Pembuatan daftar gaji per bagian Penghitungan lembur Penghitungan uang jaga malam Input pemotongan gaji Pembuatan dan pembagian slip

2.400 2.400 520 180 2.520 2.400 200 5.200 14.400 14.400 1.800 4.800 14.400 14.400

b. Kebutuhan SDM Rumus perhitungan kebutuhan SDM adalah sebagai berikut : Kuantitas Kegiatan Pokok Kebutuhan SDM = + Standar Kelonggaran Standar Beban Kerja No. 1.

Kategori SDM Psikolog

2.

Staf Kepegawaian

3.

Staf Payroll

Perhitungan = ( 0,05+0,03+0,27+0,66+0.01 ) = 1,02 = (0,40+0,14+0,07+0,04+0,19+0,32 +0,01+0,87+0,4 ) = 1,62 = ( 0,24+0,14+0,24+0,36+0,24 ) = 1,11

Standar Kelonggaran 0,117

Jumlah Tenaga 1,137

Kebutuhan Tenaga 1 orang

0,117

2,557

3 orang

0,169

1,389

1 orang

II. SUB BAGIAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN B. KUALIFIKASI PERSONIL SUB BAGIAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN No

Nama Jabatan

Pendidikan Formal

Masa Kerja

1.

Kepala Bagian Diklat

Min. S1

2 th

2.

Staf Diklat

Min. S1

1 th

Pendidikan Non Formal/Sertifikasi

Manajemen Diklat RS

Jml Kebutuhan

1 1

Tugas

Mengatur pelayanan Bagian Diklat Membantu pelaksanaan kegiatan Diklat

B. DASAR PERHITUNGAN KETENAGAAN 1. Menetapkan Waktu Kerja Perhitungan untuk menetapkan waktu tersedia dengan rumus sebagai berikut : 35

Waktu Kerja Tersedia = { A – (B+C+D+E)} x F

KODE

FAKTOR

KATEGORI SDM ADMINISTRASI 312 12 1 14 1 7 284 1.988 119.280

A Hari Kerja B Cuti Tahunan C Pendidikan dan Pelatihan D Hari Libur Nasional E Ketidakhadiran Kerja F Waktu Efektif Hari Kerja Tersedia Waktu Kerja Tersedia

KETERANGAN Hari/tahun Hari/tahun Hari/tahun Hari/tahun Hari/tahun Jam/hari Hari kerja/tahun Jam/tahun Menit/tahun

2. Menetapkan Unit Kerja dan Kategori SDM Unit Kerja Diklat

Kategori SDM Kepala Sub Bagian Pendidikan dan pelatihan Staf Pendidan dan Pelatihan

3. Menyusun Standar Beban Kerja Perhitungan untuk menetapkan Standar Beban Kerja dengan rumus sebagai berikut : Waktu Tersedia Standar Beban Kerja = Rata-rata Waktu Kegiatan Pokok No.

1.

Kategori SDM

Kegiatan

Kegiatan Pokok

Menyusun rencana /proposal Rapat koordinasi bagian terkait Mandatory Training Pelaksanaan training Kepala Sub Evaluasi Bagian Menyusun rencana /proposal Pendidikan Rapat koordinasi bagian terkait dan Pelatihan In-House Training Pelaksanaan training Evaluasi Menerima pengajuan / permintaan Eks-House Training Pengajuan ke direksi Mengumpulkan informasi pelatihan Analisa kebutuhan Membuat matrix kompetensi pelatihan (TNA) bagian keperawatan per-level Membuat matrix kompetensi 36

RataRata Waktu

Standar Beban Kerja

240’

497

270’

442

120’

994

210’

568

2.

Staf Pendidikan dan Pelatihan

bagian penunjang medis Membuat matrix kompetensi bagian non medis Melakukan analisa gap pada masing-masing unit kerja Menyusun TNA berdasarkan hasil analisis Menerima mahasiswa / wakil institusi pendidikan Praktek Kerja Lapangan Berkoordinasi dengan pembimbing klinik Menghadiri pertemuan- Hadir dalam pertemuan yang pertemuan diselenggarakan rumah sakit Kerja sama dengan Kegiatan bersama, atau organisasi profesi kunjungan Membuat undangan Distribusi undangan Surat permohonan konsumsi Surat sarana prasarana Mandatory Training Mengikuti rapat koordinasi Mengirim surat terkait Persiapan training Membantu selama pelatihan Membereskan setelah plthn Membuat undangan Surat permohonan konsumsi Surat sarana prasarana Surat kepada pembicara In-House Training Mengikuti rapat koordinasi Diatribusi surat-surat Persiapan training Membantu selama pelatihan Membereskan setelah plthn Mengumpulkan informasi pelatihan Menghubungi penyelenggara Eks-House Training Membuat SPJ Menerima laporan hasil ekshouse training Distribusi matrix kompetensi ke semua unit Pembuatan TNA Membantu analisa gap Membantu penyusunan TNA Mengurus surat menyurat / Praktek Kerja Lapangan administrasi PKL Permintaan barang Mengurus keperluan barang logistik logistik + surat menyurat 37

60’

1988

60’

1988

60’

1988

270’

442

300’

398

90’

1325

120’

994

60’

1988

45’

2650

4. Menyusun Standar Kelonggaran Perhitungan untuk menetapkan Standar Kelonggaran dilakukan berdasarkan rumus : Rata-rata Waktu Per Faktor Kelonggaran Standar Kelonggaran = Waktu Kerja Tersedia No . 1.

2.

Kategoti SDM Kepala Bagian Diklat

Staf Diklat

Faktor Kelonggaran Makan Siang

Rata-Rata Waktu 30 menit/hari 3 jam/minggu Kamar Kecil 15 menit/hari 1,5 jam/minggu Jumlah Makan Siang 30 menit/hari 3 jam/minggu Kamar Kecil 15 menit/hari 1,5 jam/minggu Jumlah

5. Perhitungan Kebutuhan Tenaga Per Unit Kerja b. Kuantitas Kegiatan Pokok Bagian SDM No Kategori SDM Kegiatan Pokok . Mandatory Training In-House Training Kepala Sub Eks-House Training 1. Bagian Pendidikan Pembuatan TNA Pengelolaan PKL dan Pelatihan Menghadiri pertemuan Kerjasama dengan organisasi profesi Membantu penatalaksanaan Mandatory Training Membantu penatalaksanaan In-House Staf Pendidikan Training 2. Membantu penatalaksanaan Eks-House danh Pelatihan Training Membantu proses pembuatan TNA Membantu tata laksana PKL Permintaan barang logistik

Standar Kelonggaran 0,078 0.039 0,117 0,078 0.039 0,117

Kuantitas Kegiatan Per tahun 12 120 170 20 20 100 10 12 120 170 20 20 52

c. Kebutuhan SDM Rumus perhitungan kebutuhan SDM adalah sebagai berikut : Kuantitas Kegiatan Pokok Kebutuhan SDM = + Standar Kelonggaran Standar Beban Kerja N Kategori SDM Perhitungan Standar Jumlah o Kelonggara Tenaga 38

1.

2.

Kepala Bagian = 0,024 + 0.27 + 0,17 + 0,035 + Diklat 0,01 + 0,05 + 0,005 = 0,564 Staf Diklat = 0,03 + 0,3 + 0,13 + 0,02 + 0,01 + 0,02 = 0,51 BAB IX KEGIATAN ORIENTASI

n 0,117

0,681

0,117

0,627

Orientasi merupakan program yang dirancang untuk menolong karyawan baru ( yang lulus seleksi ) mengenal pekerjaan dan perusahaan tempatnya bekerja. Program orientasi sering juga disebut program induksi, yakni memperkenalkan para karyawan dengan peranan atau kedudukan mereka, dengan organisasi dan dengan karyawan lain. Orientasi dilaksanakan karena semua pegawai baru membutuhkan waktu untuk dapat menyesuaikan diri atau beradaptasi dengan lingkungan kerjanya yang baru. Orientasi berarti penyediaan informasi dasar berkenaan dengan perusahaan bagi pegawai baru, yaitu informasi yang mereka perlukan untuk melaksanakan pekerjaan secara memuaskan. Informasi dasar ini mencakup hal – hal seperti pemahaman visi misi rumah sakit, pemahaman peraturan perusahaan, pemahaman struktur organisasi, dan hal – hal lain yang berkaitan dengan pengenalan rumah sakit secara umum. Orientasi pada dasarnya merupakan salah satu komponen proses sosialisasi pegawai baru, yaitu proses penanaman sikap, standar, nilai, dan pola perilaku yang berlaku di perusahaan bagi pegawai baru. Orientasi bertujuan untuk mempercepat masa adaptasi sehingga karyawan baru dapat bekerja lebih cepat dan lebih baik. Program orientasi dirancang untuk memberikan kepada karyawan baru informasi yang dibutuhkannya agar dapat bekerja dengan efektif dalam organisasi. Tujuan orientasi adalah untuk mendapatkan SDM yang dapat melakukan pekerjaan secara tepat. Sasaran – sasaran utama orientasi adalah mengulangi kecemasan awal yang dirasakan oleh semua pekerja baru untuk memulai pekerjaan baru, untuk mengakrabkan karyawan baru dengan pekerjaannya, unit kerjanya dan organisasi sebagai keseluruhan, dan agar mempermudah peralihan dari luar ke dalam. Adapun program/kegiatan orientasi karyawan baru Bagian Sumber Daya Manusia adalah sebagai berikut : 1. Staf Kepegawaian Hari Ke Materi Waktu Penanggung Jawab I Perkenalan dengan staf di Sub 07.30 – 08.30 Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Bagian Kepegawaian dan Penggajian Penggajian Penjelasan Struktur Organisasi 08.30 – 10.00 Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian Penjelasan uraian tugas di Sub 10.00 – 12.00 Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Bagian Kepegawaian dan Penggajian Penggajian Istirahat 12.00 – 12.30 Penjelasan uraian tugas di Sub 12.30 – 14.30 Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan 39

II

III

IV

V

VI

Bagian Kepegawaian dan Penggajian Orientasi lingkungan Divisi SDM Penjelasan Visi, Misi, Falsafah, Tujuan Pengenalan SPO Istirahat Administrasi Kepegawaian Pengenalan bagian-bagian yang ada di rumah sakit yang berhubungan dengan Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian Pengenalan perlengkapan dan sarana & prasarana yang ada di Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian Pengarsipan file kepegawaian Istirahat Penyimpanan file kepegawaian Surat menyurat Pengarsipan surat Pengenalan SIP, STR Tenaga Medis, Perawat, Staf Penunjang Medis Istirahat Pengurusan SIP dan STR Tenaga Medis Permintaan barang ke Sub Bagian Gudang Non Medik Permintaan pembelian barang ke Sub Bagian Pembelian Non Medik Pembuatan Laporan Kinerja Istirahat Penghitungan uang lembur, uang jaga malam Pengajuan pembiayaan dinas karyawan Rekapitulasi absensi karyawan Pemberian jaminan sosial : pembuatan kartu berobat, seragam dinas, dll Istirahat Proses rekruitmen

Penggajian 07.30 – 09.00

Staf Kepegawaian

09.00 – 10.00

Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian Staf Kepegawaian

10.00 – 12.00 12.00 – 12.30 12.30 – 14.30 07.30 – 09.00

Staf Kepegawaian Staf Kepegawaian

09.00 – 10.00

Staf Kepegawaian

10.00 – 12.00 12.00 – 12.30 12.30 – 14.30 07.30 – 09.00 09.00 – 10.00 10.00 – 12.00

Staf Kepegawaian Staf Kepegawaian Staf Kepegawaian Staf Kepegawaian Staf Kepegawaian

12.00 – 12.30 12.30 – 14.30

Staf Kepegawaian

07.30 – 08.30

Staf Kepegawaian

08.30 – 09.30

Staf Kepegawaian

09.30 – 12.00 12.00 – 12.30 12.30 – 14.30

Staf Kepegawaian

07.30 – 09.00

Staf Kepegawaian

09.00 – 10.00 10.00 – 12.00

Staf Kepegawaian Staf Kepegawaian

12.00 – 12.30 12.30 – 13.30

Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan

40

Staf Kepegawaian

Penjelasan tugas

2. Staf Penggajian Hari Ke Materi I Perkenalan dengan staf di Divisi SDM Penjelasan Struktur Organisasi

II

III

IV

Penjelasan uraian tugas Bagian SDM Istirahat Penjelasan uraian tugas Bagian SDM Orientasi lingkungan Divisi SDM Penjelasan Visi, Misi, Falsafah, Tujuan Pengenalan SPO Penggajian

13.30 – 14.30

Waktu 07.30 – 08.30 08.30 – 10.00 10.00 – 12.00 12.00 – 12.30 12.30 – 14.30 07.30 – 09.00 09.00 – 10.00 10.00 – 12.00

Istirahat Administrasi Penggajian

12.00 – 12.30 12.30 – 14.30

Pengenalan bagian-bagian yang ada di rumah sakit yang berhubungan dengan Bagian SDM Pengenalan perlengkapan dan sarana & prasarana yang ada di Bagian SDM Penyusunan daftar gaji karyawan Istirahat Penjelasan struktur gaji

07.30 – 09.00

Penghitungan pemotongan iuran BPJS Ketenagakerjaan dari pemberi kerja dan karyawan Penghitungan pemotongan iuran dana pensiun dari pemberi kerja dan karyawan Istirahat Input potongan karyawan : angsuran koperasi, kesehatan,

Penggajian Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian

Penanggung Jawab Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian Staf Kepegawaian Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian Staf Kepegawaian

09.00 – 10.00

Staf Kepegawaian

10.00 – 12.00

Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian

12.00 – 12.30 12.30 – 14.30 07.30 – 10.00

10.00 – 12.00

12.00 – 12.30 12.30 – 14.30 41

Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian

Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian

Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian

V

VI

pinjaman karyawan, biaya asrama, PPNI, dan lain-lain Permintaan barang ke Bagian Logistik Permintaan pembelian barang ke Sub Bagian Pembelian Non Medik Penghitungan uang lembur, uang jaga malam Istirahat Penghitungan PPh21 Alur permintaan gaji

07.30 – 08.30

Staf Kepegawaian

08.30 – 09.30

Staf Kepegawaian

09.30 – 12.00

Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian

12.00 – 12.30 12.30 – 14.30 07.30 – 09.00

Proses payroll ke bank yang 09.00 – 10.00 ditunjuk Pembuatan slip gaji 10.00 – 12.00 Istirahat Pembagian slip ke karyawan

12.00 – 12.30 12.30 – 14.00

Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian

3. Psikolog Hari Ke Materi Waktu Penanggung Jawab I Perkenalan dengan staf di 07.30 – 08.30 Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Bagian SDM Penggajian Penjelasan Struktur Organisasi 08.30 – 10.00 Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian Penjelasan uraian tugas Kepala 10.00 – 12.00 Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian Penggajian Istirahat 12.00 – 12.30 Penjelasan uraian tugas Kepala 12.30 – 14.30 Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian Penggajian II Orientasi lingkungan Bagian 07.30 – 09.00 Staf Kepegawaian SDM Penjelasan Visi, Misi, Falsafah, 09.00 – 10.00 Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Tujuan Penggajian Pengenalan SPO 10.00 – 12.00 Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian Istirahat 12.00 – 12.30 Standar kompetensi tenaga 12.30 – 14.30 Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan kesehatan Penggajian III Pengenalan bagian-bagian yang 07.30 – 09.00 Staf Kepegawaian ada di rumah sakit yang 42

IV

V

VI

berhubungan dengan Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian Pengenalan perlengkapan dan sarana & prasarana yang ada di Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian Permintaan barang ke Sub Bagian Gudang Non Medik Istirahat Permintaan pembelian barang ke Sub Bagian Pembelian Non Medik Tes Psikologi untuk rekruitmen

09.00 – 10.00 Staf Kepegawaian

10.00 – 12.00 Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian 12.00 – 12.30 12.30 – 14.30 Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian

07.30 – 12.00 Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian Istirahat 12.00 – 12.30 Tes Psikologi untuk kepentingan 12.30 – 14.30 Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan dinas (promosi, mutasi, demosi, Penggajian dll ) Penyajian hasil tes psikologi 07.30 – 08.30 Staf Kepegawaian Pemberian konseling / konsultasi 08.30 – 12.30 Staf Kepegawaian karyawan yang membutuhkan Istirahat 12.00 – 12.30 Permintaan Tenaga 12.30 – 14.30 Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian Proses rekruitmen 07.30 – 09.00 Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian Administrasi terkait proses 09.00 – 10.00 Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan rekruitmen Penggajian Pelaksanaan rekruitmen 10.00 – 12.00 Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian Istirahat 12.00 – 12.30 Proses penerimaan karyawan 12.30 – 14.00 Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian 4. Staf Pendidikan dan pelatihan

NO 1

WAKTU Bulan I

2

Bulan II

MATERI ORIENTASI Memahami Struktur organisasi Bagian Diklat Memahami visi, misi, motto Bagian Diklat Memahami tujuan pelayanan Bagian Diklat Memahami mekanisme kerja Bagian Diklat Memahami pembuatan rencana dan proses tata laksana kegiatan pelatihan karyawan Memahami proses tata laksana pengiriman karyawan untuk mengikuti pelatihan di luar RS Memahami proses tata laksana kerjasama dengan pihak-pihak lain dalam pelaksanaan kegiatan Seminar/Symposium, baik untuk masyarakat awam 43

3

Bulan III-VI

maupun untuk komunitas profesi. Mampu merencanakan dan mengorganisasi pelaksanaan pelatihan untuk semua karyawan Mampu merencanakan dan mengorganisasi pelaksanaan pelatihan dengan topik-topik khusus berbagai bidang keahlian untuk memenuhi kompetensi masing-masing Merencanakan dan mengirim karyawan untuk mengikuti pelatihan di luar RS Mampu bekerjasama dengan pihak-pihak lain untuk melaksanakan Seminar / symposium baik untuk masyarakat awam maupun untuk komunitas profesi tertentu

BAB XI PERTEMUAN ATAU RAPAT Pertemuan atau rapat merupakan suatu pertemuan yang terdiri dari beberapa orang yang memiliki kepentingan dan tujuan yang sama untuk membicarakan atau memecahkan suatu masalah tertentu. Rapat dilakukan dan diadakan oleh Bagian SDM dipimpin oleh Kepala SDM dan diikuti oleh seluruh stafnya. Rapat berkala yang diadakan ada 2 (dua) macam yaitu : 1. Rapat Rutin Rapat rutin atau terjadwal merupakan rapat yang diadakan oleh Kepala Bagian SDM setiap 1 (satu) bulan sekali dengan perencanaan yang telah dibuat selama 1 (satu) tahun dengan jadwal rapat yang telah ditentukan. Rapat secara rutin diselenggarakan di Bagian SDM, yaitu pada : Waktu : setiap minggu keempat, setiap Hari Senin Pukul : 12.00 wib – selesai Peserta : Kepala Bagian SDM, Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Penggajian, Kepala Sub Bagian Pendidikan dan Pelatihan Materi : - Evaluasi kinerja mutu - Masalah dan pemecahannya - Rekomendasi dan usulan serta tindak lanjut 2. Rapat Insidentil/Tidak terjadwal Rapat Insidentil diselenggarakan sewaktu-waktu bila ada masalah atau sesuatu hal yang perlu dibahas segera.

44

BAB XII PELAPORAN Pelaporan merupakan sistem atau metode yang dilakukan untuk melaporkan segala bentuk kegiatan SDM yang terkait dengan pelaksanaan program pelayanan SDM. Adapun bentuk laporan yang dibuat oleh Bagian SDM adalah sebagai berikut : 1. Laporan Harian Laporan harian bertujuan untuk menginformasikan tentang fokus dari suatu pekerjaan atau kepentingan. Laporan Harian terdiri dari : a. Laporan Kecelaaan Kerja b. Laporan hasil rekruitmen 2. Laporan Bulanan Laporan bulanan dibuat dalam bentuk tertulis setiap bulannya dan diserahkan kepada Direktur Umum setiap tanggal 7. Adapun yang dilaporkan yaitu : 1. Evaluasi Kinerja Bagian SDM 2. Orientasi Karyawan 3. Pembayaran gaji, lembur, uang jaga malam 3. Laporan Tahunan Laporan tahunan dibuat dalam bentuk tertulis setiap tahun dan diserahkan kepada Direktur Umum. Adapun yang dilaporkan yaitu : 1. Realisasi Rencana Kerja Anggaran ( RKA ) 2. Realisasi Pola Ketenagaan 3. Laporan Biaya Pengobatan Karyawan

Ditetapkan di Kudus Pada tanggal : 1 Januari 2015 45

Plt. Direktur Utama

Dr. Khrisna Nugraha Widjaja

46