PEDOMAN PEMELIHARAN INFORMASI KEPEGAWAIAN RUMAH SAKIT KARYA MEDIKA
BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG. Pegawai sebagai salah satu sumber daya dalam suatu proses kegiatan usaha menduduki peran yang sangat strategis, karena sebagai sumber daya yang menentukan tingkat keberhasilan pencapaian tujuan suatu organisasi. Karena begitu strategisnya maka informasi kepegawaian harus dikelola sebaik mungkin, agar mana kala data pegawai tersebut dibutuhkan dapat segera ditemukan tanpa memakan waktu yang lama. Informasi kepegawaian yang akurat sangat dibutuhkan dalam mengelola sumber daya manusia, sehingga kebijakan atau keputusan yang diambil dalam mengelola pegawai diharapkan bisa tepat sasaran. Kesalahan dalam mengambil keputusan yang diakibatkan kurang akuratnya informasi kepegawaian dapat mengakibatkan kerugian organisasi dalam hal ini Rumah Sakit. Penempatan dan penugasan pegawai harus sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan pada jabatan yang ditunjuknya, maka data kualifikasi itu perlu ada dan dipelihara keberadaannya. Begitu pula penugasan pelatihan harus memperhatikan pendidikan dan pelatihan apa yang sudah didapat oleh pegawai tersebut, sehingga pendidikan/pelatihan yang harus diikutinya ada relevansinya dengan pengetahuan atau skill yang dimilikinya. Promosi atau mutasi seseorang pegawai seyogiyanya ada relevansinya antara tugas baru dengan kualifikasi yang dimilikinya. Itu semua sebagai beberapa contoh yang melatar belakangi betapa pentingnya informasi kepegawaian dipelihara dengan baik. B. TUJUAN PEDOMAN. 1. TUJUAN UMUM. Pedoman ini dibuat untuk meningkatkan efesiensi dan efektifitas kerja di bagian personalia terutama dalam hal pelayanan kepada pihak terkait yang memerlukan data kepegawaian Rumah Sakit Karya Medika.
2. TUJUAN KHUSUS. a.Untuk memudahkan pencarian data informasi dari setiap pegawai yang bekerja di Rumah Sakit Karya Medika pada saat diperlukan oleh pihak terkait. b.Untuk menjaga kerahasiaan dari pihak yang tidak ada kaitannya dengan pengelolaan pegawai. c.Untuk keamanan dokumen agar terhindar dari kehilangan, baik semuanya maupun sebagian data informasi kepegawaian. d.Untuk menghindarkan kerusakan data informasi kepegawaian.
C. RUANG LINGKUP. Yang dimaksud dengan informasi kepegawaian adalah data pribadi dari setiap pegawai/karyawan yang bekerja di Rumah Sakit Karya Medika dengan dibuat/disajikan secara tertulis dan autentik berisikan antara lain tentang : a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. l.
Kualifikasi dari pegawai tersebut. Uraian tugas pegawai tersebut. Riwayat pekerjaan ( CV). Bukti hasil evaluasi. Catatan pelatihan yang diikuti. SK. Pengangkatan pegawai. Kontrak kerja. SK. Mutasi, Promosi atau Demosi. Surat Peringatan Kerja. Surat Penghargaan. SK. Kepanitian/Komite. Pindah alamat/tempat tinggal.
BAB II : LANDASAN HUKUM. a. Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit Karya Medika No : ………………. tertanggal ………………..Tentang Pengelolaan Dokumen di Rumah Sakit Karya Medika. b. Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit Karya Medika I No. : …………….tertanggal …………………Tentang Kebijakan Kepersonaliaan Rumah Sakit Karya Medika
BAB III. STANDAR FASILITAS. a. b. c. d.
Lemari file lengkap dengan kuncinya. Lemari file diberi identitas nama Bidang/bagian. Map file gantung. Ruangan yang aman, tidak mudah dijangkau oleh orang lain kecuali staf personalia.
BAB IV. PENANGGUNGJAWAB. Tanggungjawab pemeliharaan dokumen kepegawaian berada pada Kepala Bagian Personalia, namun berdasarkan pertimbang tertentu tugas tersebut dapat didelegasikan kepada salah satu stafnya.
BAB V. TATA LAKSANA. A. SISTEM PENYIMPANAN. Untuk memudahkan pencarian dokumen kepegawaian, penyimpanan dokumen dilakukan dengan mengelompokan berdasarkan bidang/bagian unit kerja, seperti berikut : 1. Kelompok managerial Rumah Sakit. 2. Kelompok Bidang Pelayanan Medis. a. Dokter tetap/purna waktu. b. Dokter paruh waktu. 3. Kelompok Bidang Keperawatan. 4. Kelompok Bidang Rekam Medis. 5. Kelompok Bidang Penunjang Medis. 6. Kelompok Bagian Keuangan. 7. Kelompok Bagian Personalia & Security. 8. Kelompok Bagian Tata Usaha. 9. Kelompok Bagian Humas & Marketing. B. Penyusunan dokumen. Penyimpanan dokumen pada setiap kelompoknya disusun berdasarkan “ abjad “ dari huruf awal nama pegawai yang bersangkutan.
C. PEMELIHARAAN/PERAWATAN. a. Setiap penerimaan karyawan baru, dokumen pribadi dari masingmasing pegawai dimasukan/disimpan sesuai dengan kelompok kerja yang telah diatur di atas. b. Setiap mutasi kerja ke unit kerja lain, dokumen kepegawaian dari pegawai yang dimutasikan harus segera dipindahkan ke unit kerja baru tempat ia ditugaskan. c. Setiap karyawan yang berhenti bekerja/putus hubungan kerja, dokumen kepegawaiannya diambil dan disimpan di tempat khusus untuk selama ……. tahun dan setelah itu bisa dimusnahkan. d. Setiap ada peminjaman dokumen kepegawaian oleh pihak terkait harus dilakukan pencatatan dan setelah selesai, dikembalikan ke tempat semula. e. Selama pegawai itu bekerja di Rumah Sakit Karya Medika, dokumen kepegawaiannya harus selalu tersimpan. D. PENGAWASAN. 1. Setiap seseorang dinyatakan diterima bekerja dan ditempatkan di bagian tertentu, Kepala Bagian Personalia memastikan bahwa dokumen kepegawaiannya sudah tersimpan di lemari file kepegawaian sesuai ketentuan. 2. Setiap akhir bulan, Kepala Personalia memastikan dokumen yang dipinjam sudah dikembalikan ketempat semula dan jika tidak ada harus dipastikan dimana keberadaannya. E. PENGENDALIAN MUTU DOKUMEN. 1. Setiap dokumen kepegawaian dilengkapi dengan lembaran check list yang memuat isi dokumen secara benar dan lengkap. 2. Setiap pengembalian dokumen dari peminjam dicocokan kembali antara check list dengan isi dokumen, jika ternyata ditemukan penyimpangan maka harus segera dilengkapi dahulu apa yang menjadi penyimpangan tersebut.
BAB VI. KEBIJAKAN. 1. Dokumen informasi dari setiap pegawai harus selalu disimpan dan dirawat dengan baik , lengkap serta mutakhir, selama pegawai tersebut bekerja di Rumah Sakit Karya Medika. 2. Dokumen informasi kepegawaian bersifat rahasia, hanya pihak yang terkait dengan kepentingan Rumah Sakit dan atas ijin Kepala Bagian Personalia yang dapat mengakses dokumen tersebut.
BAB VII. PENUTUP. Dokumen yang diperlukan untuk pelaksanaan pedoman ini adalah : 1. Check list dokumen kepegawaian. 2. Catatan peminjaman dan pengembalian dokmen kepegawaian.
