PEMERINTAH KABUPATEN BONE BOLANGO
RSUD TOTO KABILA Jln. Kesehatan No. 25 Telp./Fax. (0435) 828761/831273
KEPUTUSAN DIREKTUR RSUD TOTO KABILA NOMOR:
/RSUD-TK/
/2016
TENTANG PEMELIHARAAN INFORMASI KEPEGAWAIAN DAN PEMUTAKHIRAN FILE KEPEGAWAIAN PADA BADAN RUMAH SAKIT TOTO KABILA DIREKTUR RSUD TOTO KABILA Menimbang :
a. Bahwa dalam rangka pemantapan dan peningkatan administrasi kepegawaian serta file tetap standar dan mutakhir; b. Bahwa berdasarkan pertimbangan dan sebagaiman yang dimaksud dalam huruf a dan huruf b perlu menerapkan keputusan direktur tentang pemeliharaan informasi kepegawaian dan pemutakhiran file
Mengingat :
kepegawaian pada badan Rumah Sakit Toto Kabila. 1. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian sebagaiman telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan Atas Undang – Undang Nomor 8 Tahun 1974 Tentang Pokok-Pokok Kepegawaian; 2. Undang – Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang pemerintahan Daerah (Lembaran negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara Republikj Indonesia Nomor 4437 sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Undangundang Nomor 12 Tahun 2008 tentang Perubahan kedua Atas Undang –Undang Nomor 32 tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 59, Tambahan Negara Republik Indonesia Nomor 4844); 3. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan Tahun 2011 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234); 4. Peraturan Menteri Dalam negeri Nomor 17 Tahun 2000 tentang Informasi Data Kepegawaian; 5. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 1 Tahun 2014 tentan Pembentukan produk Hukum Daerah ( Berita negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 32);
MEMUTUSKAN Menetapkan; Pertama
: Pemeliharaan Informasi Kepegawaian dan Pemutakhiran File kepegawaian pada Badan Rumah sakit Toto Kabila sebagaimana tercantum dalam Lampiran Keputusan Ini.
Kedua
: Pemeliharaan Informasi Kepegawaian dan Pemutakhiran File kepegawaian pada
Badan Rumah Sakit Toto Kabila sebagaimana dimaksud pada
diktum Pertama
dijadikan
sebagai
meningkatkan dan memantapkan
bahan
pedoman
dalam
administrasi kepegawaian serta file
agar tetap standar dan mutakhir. Ketiga
: Keputusan ini berlaku sejak ditetapkan.
Ditetapkan di : Tilongkabila Pada tanggal :
2015
DIREKTUR RSUD TOTO KABILA, dr. TONIE DODA, Sp.OG NIP. 197102052000121005
Lampiran
:
Keputusan Direktur RSUD TOTO KABILA Nomor
:
Tanggal
:
PEMELIHARAAN INFORMASI KEPEGAWAIAN DAN PEMUTAKHIRAN FILE KEPEGAWAIAN PADA BADAN RUMAH SAKIT TOTO KABILA I.
UMUM Bahwa berdasarkan Undang-Undang Nomor 8 tahun 1974 Tentang Pokok-pokok Kepegawaian sebagaimana telah diubah dengan Undang – Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang perubahan atas Undang – Undang Nomor 8 Tahun Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian pada Pasal 34 ayat (2) menyatakan perlunya penyelenggeraan dan pemeliharaan informasi kepegawaian bahwa untuk mewujudkan hal tersebut pada Badan Rumah Sakit Toto Kabila pelu ditetapkan panduan tentang informasi kepegawaian dan pemutakhiran file kepegawaian.
II.
MAKSUD DAN TUJUAN Maksud : Pemeliharaan informasi kepegawaian dan pemutakhiran file dimaksudkan untuk tercapainya sistem pengumpulan dan pengolahan data kepegawaian yang bersifat standar dan file kepegawaian tetap mutakhir. Tujuan : Pemeliharaan informasi kepegawaian dan pemutakhiran file bertujuan agar tercapainya data dan informasi kepegawaian yang teratur sehingga memudahkan dalam penyediaan informasi tentang data kepegawaian secara cepat dan tepat.
III.
BENTUK PEMELIHARAAN INFORMASI KEPEGAWAIAN DAN FILE KEPEGAWAIAN Pemeliharaan informasi kepegawaian dan pemutakhiran file pada Badan Rumah Sakit Toto Kabila dilakukan dalam bentuk : a. b. c. d. e.
Master pegawai Bentuk Daftar Susunan Pegawai (DSP) Bentuk Daftar Urut Kepangkatan (DUK) Buku Penjagaan atau buku bantu Bentuk file kepegawaian
Bentuk-bentuk tersebut diatas dapat dijelaskan sebagai berikut : a. Master Pegawai Master pegawai merupakan bentuk informasi data pegawai melalui sistem komputer dimana informasi dimana informasi mengenai data pegawai pada Badan Rumah Sakit Toto Kabila baik pegawai pegawai negeri sipil maupun pegawai kontrak yang memuat : 1) Nama / Nip, Konversi Nip 2) Tempat, Tanggal lahir 3) Umur 4) Pangkat / golongan 5) Nomor SK terakhir 6) TMT 7) Nomor SK CPNS 8) TMT CPNS
9) Jabatan, TMT Jabatan 10) Pendidikan penunjang 11) Agama 12) Jenis kelamin 13) Jenis kepegawaian 14) Pendidikan 15) Tingkat ijazah 16) Tahun lulus 17) Status perkawinan 18) Nomor karpeg, karis / karsu 19) Masa kerja keseluruhan 20) Masa kerja golongan 21) Alamat 22) NPWP 23) Dll Pemutakhiran master pegawai pada Badan Rumah Sakit Toto Kabila dilakukan sewaktu-waktu pada saat ada perubahan data pegawai. b. Bentuk DSP (Daftar Susunan Pegawai) DSP (Daftar Susunan Pegawai ) merupakan bentuk informasi data pegawai yangf berupa daftar susunan pegawai yaitu pegawai negeri sipil pada Badan Rumah Sakit Toto Kabila yang memuat data sebagai berikut : 1) Nama / NIP, Tempat / Tanggal Lahir 2) Jenis kelamin 3) Agama 4) Nomor seri (Karpeg, karis / karsu) 5) Pangkat/ golongan, TMT 6) Pendidikan 7) Diklat 8) Jenis kepegawaian 9) Masa kerja 10) Nomor, tanggal SK, Capeg, SK terakhir 11) Keterangan Pemutakhiran data pegawai pada Badan Rumah Sakit Toto Kabila dalam bentuk DSP (Daftar Susunan pegawah) dilakukan setiap tahun. c. Bentuk DUK ( Daftar Urutan Kepegawaian ) DUK ( Daftar Urutan Kepegawaian ) merupakan bentuk informasi data pegawai yang berupa daftar urutan pegawai pada Badan Rumah Sakit Umum Tabanan yaitu pegawai negeri sipil yang diurut berdasarkan kepangkatan dari pangkat tertinggi sampai pada pangkat terendah yang memuat data sebagai berikut : 1) Nomor urut kepangkatan 2) Nama 3) NIP 4) Pangkat (golongan, TMT) 5) Nama Jabatan 6) TMT jabatan 7) Masa kerja (tahun dan bulan) 8) Pelatihan yang diikuti (nama, bulan / tahun, jam) 9) Pendidikan (nama pendidikan, lulus, tingkat ijazah) 10) Usia / tanggal lahir 11) Keterangan Pemutakhiran data pegawai pada badan Rumah Sakit Toto Kabila dalam bentuk DUK (Daftar Urutan Kepangkatan) dilakukan setiap tahun.
d. Buku Penjagaan / Buku bantu Buku Penjagaan / buku bantu kepegawaian merupakan bentuk informasi data pegawai yang berupa buku daftar pegawai pada Badan Rumah Sakit Toto Kabila yaitu Pegawai Negeri Sipil yang ditulis / disusun berdasarkan kenaikan pangkat pegawai dan kenaikan gaji berkala yang berisi perencanaan dari pegawai yang akan naik pangkat dan pegawai yang akan naik gaji berkala. e. File masing-masing Pegawai 1. Masing – masing pegawai pada badab Rumah Sakit Toto Kabila baik pegawai negeri sipil maupun pegawai kontrak mempunyai file tersendiri. Untuk pegawai negeri sipil file pegawai disusun berdasarkan abjad yaitu huruf depan dari pegawai negeri sipil yang bersangkutan dan ada juga disusun berdasarkan kualifikasi pendidikan sedangkan untuk pegawai kontrak disusun berdasarkan bulan pada saat yang bersangkutan diangkat menjadi pegawai kontrak pada Badan Rumah Sakit Toto Kabila. 2. File – file kepegawaian disimpan dalam rak dan diberi nomor a) Rak 1, 2, 3 terdiri dari file struktural, dokter spesialis, dokter umum dan dokter gigi. b) Rak 3 sampai 15 terdiri dari file pegawai yang diurut berdasarkan abjad ( huruf depan nama pegawai). c) Rak 16 sampai 20 terdiri dari file pegawai kontrak yang diurut berdasarkan bulan pada saat pegawai tersebut diangkat menjadi pegawai kontrak. 3. Pada masing-masing file pegawai baik pegawai negeri sipil maupun pegawai kontrak pada badan Rumah Sakit Toto Kabila memuat daftar susunan file sebagai berikut : Daftar susunan file pegawai negeri sipil didahului dengan daftar riwayat hidup / riwayat pekerjaan pegawai, dan selanjutnya file kepegawaian berisi : a) Bukti telusur pendidikan b) SIP / SIK / STR c) Uraian jabatan d) Uraian tugas e) Sertifikat kompetensi f) Sertifikat training g) Gap kompetensi h) SK CPNS, PNS i) Konversi NIP j) SPMT k) Karpeg, Taspen, Askes l) Kenaikan gaji berkala m) SK kenaikan pangkat n) Surat pernyataan pelantikan o) SK jabatan p) SK jabatan Fungsional q) SPMJ r) DP3 / SKP / Hasil evaluasi (penilaian kerja) s) SK pindah t) Surat peringatan u) Surat penghargaan v) Ijazah w) Transkrip Nilai x) PAK
Daftar susunan file pegawai kontrak didahului data riwayat hidup dan kemudian berisi : a) Surat lamaran b) Surat pemanggilan tes c) Nilai tes d) Pemanggilan orientasi e) Hasil orientasi atasan langsung / evaluasi penilaian kerja f) SPMT g) SK kontrak / perjanjian kerja h) Bukti telusur pendidikan i) SIP / SIK j) Uraian tugas k) Sertifikat kompetensi l) Sertifikat training m) Gap kompetensi n) SK tenaga Harian dengan sistem kontrak (kontrak pemula) o) SK Mutasi p) SK pindah q) Surat peringatan r) Surat penghargaan s) Ijazah t) Transkrip nilai File masing- masing pegawai dimutakhirkan setiap ada mutasi, naik pangkat, naik gaji berkala, perpanjangan kontrak untuk tenaga kontrak.
DIREKTUR RSUD TOTO KABILA, dr. TONIE DODA, Sp.OG NIP. 197102052000121005
