BAB I PENDAHULUAN
1. Latar Belakang Sumber
Daya
Insani
(SDI)
merupakan
tulang
punggung
suatu
perusahaan dan menjadi penentu dari jalannya organisasi. Agar bisa maju suatu organisasi atau perusahaan harus selalu meningkatkan kualitas SDI. Peningkatan Peningkatan
kualitas SDI
dimulai dari proses pengelolaan SDI yaitu
rekrutment sampai dengan jaminan hari tua. Proses setelah rekrutment yang berperan penting pada kualitas SDI adalah orientasi pegawai, yang akan memberikan gambaran pertama kali bagi pegawai baru tentang organisasi baru yang akan dimasukinya. Pemenuhan kebutuhan SDI yang kompeten dalam bidang tugasnya adalah sesuatu yang tidak bisa ditawar-tawar lagi. Dengan menggunakan tenaga yang kompeten, disamping akan berpengaruh terhadap kualitas pekerjaan juga akan timbul efisiensi tenaga dan dana. Dalam upaya mempersiapkan SDI yang yang kompeten maka setiap pegawai pegawai harus mengenal peranan dan kedudukannya dalam organisasi maupun mengenal
pegawai-pegawai
yang
lain,
untuk
itu
diperlukan
kegiatan
orientasi bagi pegawai baru tentang rumah sakit dengan berbagai aspeknya. Para pegawai baru
biasanya mempunyai pertanyaan bahkan mungkin
kecemasan ketika pertama kali mulai masuk kerja, tentang bagaimana kemampuan untuk bersosialisasi di tempat kerja, bagaimana pelaksanaan tugas
dan bagaimana
tentang situasi kerja. Para psikolog psikol og mengatakan
bahwa kesan pertama adalah kuat dan abadi, karena itu untuk membantu para pegawai mengatasi kecemasan dan bisa produktif maka perusahaan harus membuat kesan pertama yang menyenangkan. Pegawai yang bisa mengatasi kecemasannya akan lebih mudah belajar dan menyesuaikan diri yang pada akhirnya akan meningkatkan kinerja dan lebih kecil kemungkinan untuk berhenti. Pegawai lama yang menjalani mutasi ataupun rotasi kerja di unit kerja yang baru, juga akan mengalami situasi yang hampir sama dengan pegawai baru. Suasana kerja yang baru, pekerjaan yang baru bisa memunculkan kecemasan. Untuk mengatasi kecemasan tersebut juga diperlukan orientasi yang khusus khusus tentang unit kerja yang yang baru.
Dengan asumsi tersebut RSI Garam Kalianget mengadakan program orientasi berbasis kompetensi, yang artinya program orientasi tidak hanya diarahkan pada hal-hal yang sifatnya gambaran umum perusahaan tetapi juga
materi yang berkaitan dengan jenis pekerjaan, teknik-teknik dasar
pekerjaan dan posisinya di perusahaan
2. Tujuan A. Orientasi pegawai Baru 1) Tujuan Umum a.
Mengurangi
kecemasan
dalam
memulai
pekerjaannya
dan
menyiapkan mental pegawai baru memasuki dunia kerja. b.
Menghilangkan hambatan psikologis dalam memasuki kelompok baru dan selanjutnya dapat menjalin hubungan kerjasama dengan semua petugas sehingga dapat menjadi satu tim dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat
c.
Mengenal secara singkat lingkungan pekerjaan yang baru
2) Tujuan Khusus Pegawai baru mengerti dan memahami: a.
Struktur organisasi, falsafah, visi misi, tujuan dan sejarah rumah sakit
b.
Arah dan Kebijakan Manajemen Rumah Sakit
c.
Keislam.
d.
Pelayanan Prima dan Customer Service
e.
Peraturan-peraturan
Kepegawaian
(peraturan-peraturan
kepegawaian, penggajian, kewajiban dan
hak-hak pegawai
termasuk
seragam,
cuti,
fasilitas
kesehatan
dan
hak
mendapatkan pendidikan dan pelatihan, program pensiun dll.) f.
Pencegahan dan Pengendalian Infeksi Rumah Sakit (PPI RS)
g.
Program Peningkatan Mutu & Keselamatan Pasien Rumah Sakit (PMKP)
h. Mengenal
lingkungan
atau
bagian-bagian
dari
RSI
Garam
Kalianget i.
Kebijakan
dan
prosedur
yang
berhubungan
dengan
unit
kerjanya j.
Hal pekerjaan, yaitu tempat tugas, uraian tugas, fungsi jabatan, sasaran pekerjaan, keterampilan awal teknik-teknik
dasar
pelaksanaan pekerjaan, sarana prasarana dan peralatan berhubungan
dengan
unit
kerjanya,
hubungan
yang
dengan
pekerjaan lain dan materi lain yang diperlukan. k.
Secara bertahap para karyawan baru diharapkan terbiasa melakukan kerjasama efektif dengan rekan kerjanya.
B. Orientasi Pegawai Lama 1) Tujuan Umum
a.
Menghilangkan
hambatan
psikologis
dalam
memasuki
kelompok baru dan selanjutnya dapat menjalin hubungan kerjasama dengan semua petugas sehingga dapat menjadi satu tim dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat b.
Mengenal secara singkat lingkungan pekerjaan yang baru.
2) Tujuan Khusus
Pegawai mengetahui dan memahami: a.
Kebijakan
dan
prosedur
yang
berhubungan
dengan
unit
kerjanya b.
Meningkatkan pemahaman dan keterampilan awal teknikteknik dasar pelaksanaan pekerjaan yang baru
c.
Mengenal sarana prasarana dan peralatan yang berhubungan dengan unit kerjanya
d.
Secara bertahap para pegawai
baru diharapkan terbiasa
melakukan kerjasama efektif dengan rekan kerjanya. C. Sasaran 1)
Semua Pegawai Baru yang telah lolos seleksi Penerimaan Pegawai RS RSI Garam Kalianget (100% pegawai baru mengikuti kegiatan orientasi)
2)
Semua Pegawai Lama yang dialih tugaskan ke unit kerja yang lain
3. Ruang Lingkup 1)
Pengelola Program Orientasi yaitu bagian Diklat
2)
Unit kerja sebagai internal customer dari bagian Diklat
3)
Pegawai baru/ lama secara individu sebagai peserta program orientasi pegawai
BAB II KETENTUAN UMUM
1. Pengertian A. Pegawai baru adalah peserta seleksi penerimaan calon pegawai baru RSI Garam
Kalianget
yang
berdasarkan
keputusan
Direktur
melalui
rekomendasi tim seleksi yang dinyatakan diterima sebagai Calon Pegawai Baru RSI Garam Kalianget B. Pegawai lama adalah pegawai RSI Garam Kalianget
berdasarkan
keputusan Direktur dilakukan mutasi, rotasi ataupun promosi dengan dipindahkan ke unit kerja yang lain. C. Orientasi Pegawai adalah program bagi pegawai baru ataupun pegawai lama dengan tujuan untuk memperkenalkan tentang organisasi dalam hal ini RSI Garam Kalianget dan aspek-aspek yang lain yang berkaitan dengan bidang pekerjaan.
2. Metode Orientasi A. Pegawai Baru 1) Bila penerimaan pegawai kurang dari 10 orang, pegawai tersebut diberikan penjelasan oleh pengelola diklat, kemudian diantar ke unit untuk
diserahkan
kepada
atasan
langsungnya.
Pelaksanaan
orientasi diserahkan kepada atasan langsungnya. Pada orientasi berikutnya pegawai tersebut diikutkan pada orientasi umum rumah sakit. 2) Bila penerimaan pegawai lebih dari 10 orang: Pegawai dikumpulkan diruang pertemuan, secara klasikal mengikuti kegiatan
orientasi
formal
dengan
materi-materi
yang
sudah
ditentukan (ceramah/diskusi). Setelah mengkuti orientasi klasikal, kemudian
orientasi
unit
dengan
kegiatan
perkenalan
dan
pemahaman tugas ke unit yang berkaitan B. Pegawai Lama 1)
Orientasi dilakukan di unit yang akan ditempati langsung oleh atasannya.
2)
Perkenalan dan pemahaman tugas ke unit yang berkaitan
3. Pelaksanaan Orientasi Orientasi pegawai baru dilaksanakan dalam 2 tahap: a. Orientasi Umum, berisi materi-materi umum rumah sakit b. Orientasi Khusus, berisi materi-materi khusus yang berkaitan dengan kompetensinya, berkaitan dengan tata laksana pekerjaan di unit kerja masing-masing. Waktu pelaksanaan orientasi menyesuaikan jadwal seleksi pegawai baru. Lamanya orientasi di unit kerja menyesuaikan kebutuhan masing-masing unit.
4. Cara Pelaksanaan Kegiatan A. Orientasi Pegawai Baru 1)
Pengelola diklat menentukan waktu orientasi bagi pegawai baru
2)
Memanggil pegawai baru yang diterima berdasarkan hasil seleksi untuk melaksanakan orientasi pegawai baru (melalui telepon, sms atau surat tertulis atau media lainnya)
3)
Pengelola diklat menyusun jadwal orientasi.
4)
Pengelola diklat membuat proposal orientasi pegawai baru ditujukan kepada Direktur.
5)
Pengelola diklat mengirim surat permohonan kepada pihak terkait untuk menjadi pembicara atau pembimbing orientasi pegawai baru sesuai jadwal yang telah ditetapkan.
6)
Pengelola
diklat
mengkoordinasi
jalannya
orientasi
di
ruang
pertemuan bekerjasama dengan unit terkait. 7)
Pengelola diklat menyerahkan
pegawai baru kepada unit kerja
masing-masing melalui atasan langsung untuk orientasi di unit kerja. 8)
Lamanya orientasi masing-masing unit kerja disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing unit yang tertuang dalam pedoman orientasi unit kerja.
9)
Pengelola diklat
melaporkan hasil
orientasi kepada Direktur.
dan evaluasi pelaksanaan
B. Orientasi Pegawai Lama 1)
Bagian SDI menyerahkan pegawai lama kepada Kepala unit kerja baru dengan menyertakan bukti surat Mutasi/Rotasi dari Direktur RSI Garam Kalianget
2)
Kepala unit kerja baru menerima pegawai mutasi/rotasi tersebut dan memberikan penjelasan administrasi yang diperlukan berkaitan dengan unit baru tersebut.
3)
Pegawai hasil mutasi/rotasi menjalani orientasi unit kerja dibawah bimbingan pembimbing yang ditunjuk.
4)
Kepala unit kerja melaporkan hasil orientasi kepada pengelola diklat dan SDI
BAB III MATERI ORIENTASI
Orientasi pegawai baru di RS RSI Garam Kalianget terdiri dari 2 bagian, yaitu : 1. Orientasi klasikal Dilaksanakan secara klasikal bersama sama, diberikan materi tentang halhal yang berkaitan dengan RSI Garam Kalianget. Materi orientasi klasikal sebagai berikut: (lampiran)
2. Orientasi lapangan Orientasi lapangan adalah kegiatan orientasi yang dilaksanakan di unit kerja masing masing. Adapun materi orientasi sesuai dengan unit kerja masing masing. Dalam pelaksanan orientasi lapangan terdapat suatu target yang harus dicapai oleh pegawai baru di unit kerja tersebut. Materi orientasi dan target sebagaimana terlampir.
BAB IV MONITORING & EVALUASI
Evaluasi pelaksanaan kegiatan orientasi meliputi 2 hal berikut ini: 1.
Evaluasi A. Evaluasi pelaksanaan kegiatan Pelaksanaan kegiatan orientasi dievaluasi berdasarkan kuesioner yang diisi oleh peserta meliputi evaluasi terhadap pembicara/pemberi materi, sarana tempat kegiatan, serta pendukung yang lain, ditambah dengan evaluasi materi dan pemanfaatan waktu kegiatan orientasi. B. Evaluasi kemampuan peserta Evaluasi ini meliputi hasil pretest dan posttest soal-soal yang berisi materi orientasi. Selain itu evaluasi peserta berupa point-point capaian kemampuan peserta dan pemahaman peserta selama orientasi yang diisi oleh atasan langsung/atasan terkait.
2.
Pelaporan Pelaporan hasil kegiatan orientasi pegawai ditujukan untuk Direktur, pengelola diklat dan unit terkait. Laporan berisi hasil kegiatan program orientasi dan evaluasinya termasuk pertanggungjawaban keuangan.
BAB V PENUTUP
Demikian pedoman orientasi pegawai baru ini dibuat untuk digunakan sebagai acuan pelaksanaan program orientasi pegawai baru. Dengan pedoman ini diharapkan unit Diklat maupun unit lain yang berkaitan bisa melaksanakan kegiatan orientasi lebih baik. Walaupun hasil penelitian terhadap program orientasi masih terbatas tetap terdapat beberapa manfaat. Manfaat yang dirasakan tentang
berkurangnya
kecemasan
karyawan.
kebanyakan berkisar
Dengan
kecemasan
yang
berkurang , para pegawai dapat bekerja dengan lebih baik. Kendala-kendala yang dihadapi selama menjalankan tugas dapat diatasi dengan baik, karena pegawai yang dapat mengikuti program orientasi dengan baik mempunyai harapan yang lebih realistik. Hasilnya adalah para pegawai yang mengikuti masa orientasi yang baik membutuhkan perhatian yang lebih kecil dari atasannya dan lebih kecil kemungkinannya untuk berhenti.
LAMPIRAN-LAMPIRAN
1. Jadwal orientasi pegawai baru 2. Materi-materi
JADWAL ORIENTASI KARYAWAN BARU RSI GARAM KALIANGET
Jam 07.30 08.00 08.30 10.00
-
08.00 08.30 10.00 11.30
11.30 - 12.30 12.30 - 13.30 13.30 - 14.00
08.00 - 10.00 10.00 11.30 12.30 13.30
-
11.30 12.30 13.30 14.00
Hari Pertama Agenda / Materi Peserta Datang Dan Registrasi Pembukaan Dan Pre Test Islam Sebagai Pondasi Hidup Materi 1 : Visi, Misi Dan Cita - Cita Rsi Garam Kalianget Ishomah Materi 2 : Akhlak Insan RSI Garam Kalianget Tanya Jawab Hari Kedua Materi 3 : Manajemen Pelayanan Dan Struktur Rsi Garam Kalianget Materi 4 : Pelayanan Medis Ishomah Materi 5 : Pelayanan Penunjang Medis Tanya Jawab
10.00 - 11.30
Hari Ketiga Materi 6 : Komunikasi Efektif Dan Pelayanan Prima Materri 7 : Mengenal Akreditasi
11.30 - 12.30 12.30 - 13.30 13.30 - 14.00
Ishomah Materi 8 : Ppi Materi 9 : Bhd
08.00 - 10.00
10.00 - 11.30 11.30 - 12.30 12.30 - 13.30
Hari Keempat Materi 10 : Peningkatan Mutu Dan Keselamatan Pasien Hospital Tour Ishomah Materi 11 : K3 Rs
13.30 - 14.00
Post Test
08.00 - 10.00
Pemateri Panitia SDI Bimroh SPI
SDI Panitia
SDI Yanmed Jangmed Panitia
Keperawatan Tim Akreditasi Komite PPI Pokja SKP
Komite Pmkp Panitia Komite K3 Rs Panitia
