PEDOMAN ORGANISASI IPSRS
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH Dr. ADJIDARMO 2017
BAB I PENDAHULUAN Organisasi adalah sekelompok orang (dua atau lebih) yang socara formal dipersatukan dalam suatu kerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Struktur organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang terdapat pada suatu perusahaan atau organisasi, dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi tersebut di batasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan horizontal maupun vertikal yang jelas antar bagian. Organisasi rumah sakit menurut Undang-Undang No.44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit Pasal 33 Ayat 2 disebulkan bahwa paling sedikit terdiri atas kepala rumah Sakit, unsur pelayanan medik, unsur keperawatan dan unsur penunjang medik, komite medik dan satuan pemeriksaan intemal Serta administrasi umum dan keuangan. Unsur administrasi umum diantaranya, IPSRS, Loundry, Cleaning Service, dan Kamar Jenazah. IPSRS adalah singkatan dari Instalasi Pemeliharaan Sarana Rumah Sakit. Disinilah kantornya para teknisi Rumah Sakit bekerja. IPSRS merupakan organisasi dalam Rumah Sakit yang bersifat teknis dan koordinatif yang pelaksanaannya meliputi perbaikan sarana dan peralatan yang ada di Rumah Sakit. Tujuannya adalah meningkatkan mutu pelayanan dan efisiensi RS. Dengan adanya susunan organisasi dalam lingkup rumah sakit maka diharapkan segala kegiatan pelayanan kesehatan dapat berfungsi dengan baik dan terarah sebagaimana mestinya. Sehingga akan meningkatkan kualitas akan sumberdaya dari masing-masing pelaksana kesehatan rumah sakit itu sendiri.
BAB II GAMBARAN UMUM IPSRS
Instalasi pemeliharaan sarana Rumah Sakit Umum Daerah Dr. adjidarmo bertugas memelihara dan menjaga semua peralatan yang ada dj rumah Sakit. IPSRS Rumah
Sakit Umum daerah dr. adjidarmo terdiri dari 12 orang. Dipimpin
oleh seorang kepala insialasi yang bertanggungjawab kepada penunjang umum. Rumah Sakit Umum Daerah Dr. adjidarmo sebagai penyedia layanan memiliki Istilah untuk pusat pemeliharaan sarana yaitu IPSRS. Fungsi utama yaitu menyiapkan alat-alat atau mesin untuk keperluan perawatan pasien. Secara terperinci, fungsi dari IPSRS adalah memperbaiki, memelihara, menambahkan kekurangan peralatan dan bangunan yang perlu diperbaiki atau mengalami kerusakan. Peralatan dan bangunan ini nantinya digunakan untuk kepentingan perawatan pasien. IPSRS merupakan satu instalasi dari Rumah sakit Umum Daerah Dr. adjidarmo yang menyelenggarakan proses perbaikan dan pemeliharaan terhadap semua peralatan yang diperlukan untuk kebutuhan perawatan pasien.
BAB III VISI, MISI DAN TUJUAN IPSRS
VISI Menjadi Rumah Sakit yang handal dan berdaya saing di profinsi Banten MISI l. Mewujudkan pengelolaan keuangan rumah sakit menjadi badan layanan umum daerah 2. Mewujudkan peningkatan kopetensi sumber daya manusia rumah sakit 3. mewujudkan peningkatan sarana dan prasarana rumah sakit secara bertahap 4. Mewujudkan akses pelayanan yang berkualitas kepada masyarakat 5. Mewujudkan akreditasi rumah sakit yang berstandar nasional
TUJUAN 1. Agar pemelihaman sarana dan prasarana Rumah sakit Umum Daerah dr. adjidarmo dapat dilaksanakan secara berkala dan berkesinambungan. 2. Agar anggota IPSRS mampu mcngelola RS dengan baik sesuai pedoman dan standar.
BAB V STRUKTUR ORGANISASI IPSRS
BAB VI URAIAN JABATAN KEPALA INSTALASI IPSRS Nama jabatan : Kepala IPSRS Jabatan Manajerial : a. Memiliki kemampuan untuk melakukan tugas dan fungsi manajemen sebagai Kepala Instalasi IPSRS. b. Memiliki jiwa kepemimpinan c. Mampu mengambil keputusan yang cepat dan tepat d. Mampu berkomunikasi dan menjalin kerjasama yang baik dengan berbagai pihak e. Mampu memberikan motivasi dan membangun etos kerja karyawan f.
Mampu mengelola konflik (conflict management) dan keluhan (complaint
management) Fisik : a. Sehat jasmani dan rohani b. Cepat dan tanggap dalam melakukan segala hal c. Memilikj daya tahan tubuh yang kuat d. Tidak buta warna e. Berpenampilan sopan, rapih dan menjunjung tinggi norma dan etika yang berlaku umum Pengetahuan dan pengalaman a. Pendidikan ATEM b. memiliki pengalaman minimal 2 tahun dibidang yang sama c memiliki pengetahuan dan kemampuan tentang manajemen ipsrs rsud secara menyeluruh
Bertanggungjawab kepada : bagian penunjang umum. Mengkoordinasi kegiatan : a. Pelaksanaan dan pengembangan pelayanan lnstalasi IPSRS. b. Pelaksanaan dan pelayanan pendidikan di lnstalasi IPSRS, Tugas Pokok a. Memimpin IPSRS untuk pencapaian Visi dan Misi Rumah Sakit Umum Daerah Dr.adjidarmo b. Memimpin dan mengembangkan SDM IPSRS c. mengatur, mengawasi dan mengevaluasi kegialan rutin dan benkala manajemen dan administrasi lnslalasi IPSRS d. Membina hubungan baik intern dan ekstern RS Uraian Tugas : a. Menyebarluaskan dan membangun pengetahuan dan kesadaran mengenai visi, misi, tujuan RS kepada seluruh staf lnstalasi IPSRS b. Melakukan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengendalian dan evaluasi dalam pelaksanaan tugas dan fungsi IPSRS c. Memberikan usulan program kerja dan anggaran IPSRS d. Mengembangkan kemampuan SDM IPSRS e. Mengatur, mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan dinas kerja staf bawahannya f.
Memberikan laporan terlulis secara berkala (bulanan, triwulan, tahunan)
disertai analisa dan rekomendasi kepada Manager Umum. g. Merencanakan, melaksanakan, mengawasi dan mengevaluasi semua alat-alat yang bersifat non medis. h. Menjalin komunikasi dan kerjasama secara aktif dengan Instalasi-Instalasi kerja yang terkait sehingga mampu memberikan pelayanan yang optimal kepada pasien.
i. Melaksanakan koordinasi kerja dan evaluasi kinerja team engineering melalui pertemuan
internal
setiap
bulan,
dan
membuat
dokumentasinya
untuk
diserahkan kepada Wadir umum dan pelayanan j. Melaksanakan tugas-tugas lain dari atasan Wewenang : a. Menyetujui/menolak ijin/cuti staf bawahannya b. Menyeiujui/menolak kerja lembur staf bawahannya c. Membina/membimbing staf bawahannya khususnya staf baru d. Menetapkan nilai prestasi kexja staf bawahannya e. memberikan teguran secara lisan lerhadap sraf bawahannya f.
Mengajukan permintaan barang-barang keperluan IPSRS kepada pihak terkait
sesuai prosedur yang berlaku. g. Menetapkan/menyetujui suatu tindakan yang dianggap perlu dilakukan dalam suatu keadaan tertentu. Tanggungjawab : a. Terhadap upaya pencapaian Visi dan Misi RS b. Terhadap upaya menjunjung tinggi value RS c. Terhadap patient safety d. Terhadap pengembangan SDM IPSRS e. Terhadap pelaksanaan tugas dan fungsi manajemen IPSRS f. Terhadap kebenaran, ketepatan dan keakuratan laporan kinerja IPSRS g. Terhadap kinerja staf IPSRS h. Terhadap kebenaran penilaian kinerja (PPK) staf lPSRS i.
Terhadap kelengkapan, ketersediaan dan kualitas sarana, prasarana dan
peralatan IPSRS
j. Terhadap komunikasi dan kerjasama dengan lnstalasi-lnstalasi kerja yang terkait langsung dan tidak langsung dengan pelayanan lnstalasi IPSRS. Engineering/Teknisi Bertanggung jawab kepada : Kepala lnstalasi Uraian Tugas a. Menangani jenis pemeliharaan dan perbaikan alat-alat non medis. b. Melakukan pencatatan setiap setelah menangani pemeliharaan dan perbaikan alat-alat non medis Tanggung jawab a. Perawatan rutin alat-alat non medis
BAB VII TATA HUBUNGAN KERJA INSTALASI IPSRS
ANTAR INSTALASI Jika ada kerusakan atau alat alat non medis yang tidak berfungsi maksimal, maka
petugas yang bertanggung jawab pada Instalasi tersebut dapat langsung
menghubungi petugas IPSRS WARGA SEKITAR Rumah Sakit Setiap ada kegiatan IPSRS di lingkungan RSUD yg bersinggungan dengan warga sekitar, maka petugas IPSRS wajib memberitahukan terlebih dahulu kepada warga tersebut.
BAB VIII POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL DEFINISI Ketentuan yang mengatur penentuan jumlah kubutuhan petugas engineering di IPSRS dengan mempertimbangkan jumlah tenaga dan kualifikasi yang diharapkan. Tujuan l. Menentukan jumlah dan komposisi tenaga di Instalasi IPSRS berdasarkan kualifikasi. 2. Melakukan perhitungan agar memenuhi kebutuhan. 3. Mengatur agar penyediaan ketenagaan tetap efektif dan ef isien. Jumlah, komposisi dan kualifikasi tenaga di IPSRS Berdasarkan data kepegawaian per Juni 2015 maka jumlah petugas di IPSRS ada 10 orang. Komposisi dan kualifikasi tenaga kerja di IPSRS adalah sebagai berikut: Daftar kualifikasi tenaga di Instalasi IPSRS NO KOMPOSISI TENAGA
JUMLAH
KUALIFIKASI
1
KEPALA INSTALASI
1
ATEM
2
PETUGAS ENGINERING
2
ATEM
3
TEKNISI
9
SMK
Perhitungan ketenagaan Kualifikasi sumber daya manusia di IPSRS terdiri dari kepala lnstalasi, petugas engineering. Dari hasil perhitungan kebutuhan tenaga yang dihitung dapat dilihat kebutuhan tenaga sebagai berikut : Kepala Instalasi IPSRS Dinas harian kepala Inslalasi IPSRS yaitu Senin sampai Sabtu pukul 07.00 -14.00. Petugas Enggineering Dinas harian petugas engginering terdiri dari 3 shift yaitu shift pagi, siang dan
malam. Perhitungan ketenagaan petugas engineering adalah sebagai berikut : Pagi : 5 orang Siang : 2 orang Malam: 2 Orang
BAB IX KEGIATAN ORIENTASI
Pengembangan staf tentang IPSRS, termasuk kegiatan orientasi bagi karyawan baru, merupakan salah satu upaya penting dalam meningkatkan pemahaman terhadap pelayanan di ruang IPSRS. Table 1.1 kegiatan Orientasi Waktu Orientasi
materi anggota Pengenalan
baru tim IPSRS
Penanggung jawab
Peserta
Kepala IPSRS
Anggota
keanggotaan
baru
IPSRS
Visi,misi,falsafah dan tujuan IPSRS. Kebijakan
dan
pedoman IPSRS Orientasi karyawan Pengenalan baru
Kepala IPSRS
keanggotaan. Visi,misi,
baru
RSUD dr.adjidarmo
falsafah
dan tujuan IPSRS Kebijakan
Karyawan
dan
pedoman IPSRS
BAB X PERTEMUAN/ RAPAT
Dalam lingkup Rumah sakit Umum daerah Dr.adjidarmo selalu dilakukan rapat. Pertemuan rapat ini sangat bermanfaat untuk masing-masing instalasi guna memberikan informasi dan pengetahuan yang berhubungan dengan peningkatan pelayanan rumah Sakit. Kegiatan rapat ini bisa dilakukan hanya dalam IPSRS sendiri atau bisa juga dilakukan rapat antar Instalasi lainnya. Kegialan rapatini biasanya dihadiri oleh seluruh staf IPSRS. Kegiatan yang dibahas meliputi banyak kegiatan baik dari pelaporan kerja, kebutuhan sarana dan prasarana, dilapangan, maupun berbagai hal yang menyangkut kelangsungan Instalasi masing-masing. Sehingga dengan dilakukan rapat rutin ini dapat dilakukan tindaklanjut untuk kendala yang dihadapi dilapangan maupun yang dihadapi di Instalasi internal itu sendiri. Dalam kegiatan rapat ini dibuat undangan berupa internal memo, daftar hadir dan notulen hasil rapat yang nantinya dilaporkan kepada Kabid umum dan kepegawaian. Kegiatan pertemuan/rapat intern biasanya dilakukan setiap 1 bulan sekali di hadiri oleh seluruh karyawan IPSRS, waktu dan hari ditentukan. Pertemuan rutin lainnya seperti morning report dilakukan setiap hari senin di hadiri oleh seluruh kepala Instalasi beserta Direktur rumah sakit untuk membahas masalah-masalah yang terjadi di lnstalasi kerja dan lapangan. Kegiatan rapat lain yang biasa dilakukan di misalnya rapat tentang Pasien Rumah Sakit Umum Daerah Dr. adjidarmo. Safety, K3RS, Koordinasi dengan lnstalasi lain, dll.
BAB XI PELAPORAN
Pencatatan dan pelaporan kegiatan IPSRS diperlukan dalam perencanaan pemantauan, dan evaluasi serta pengambilan keputusan untuk peningkatan pelayanan IPSRS. Untuk itu kegiatan ini harus dilakukan secara cermat dan teliti, karena kesalahm dalam pencatatan dan pelaporan akan mengakibatkan kesalahan dalam menetapkan suatu tindakan A. PENCATATAN Pencatatan kegiatan IPSRS dilakukan sesuai dengan jenis kegiatannya. Ada 3jenis pencatatan, yaitu : 1) Pencacatan kegiatan pemeliharaan dan perbaikan 2) Pencacatan pemintaan barang 3) Pencatatan inventaris Instalasi B. PELAPORAN Pelaporan kegiatan pelayanan IPSRS tendiri dari : 1) laporan kegiatan rutin harian Laporan harian ini dilakukan setiap hari. Kegiatan pelaporan harian ini dilakukan oleh kepala Inslalasi IPSRS ataupun petugas IPSRS baik secara lisan maupun tulisan. Pelaporan harian ini seperti laporan mengenai jumlah petugas IPSRS yang dinas dengan jumlah kegiatan yang ditangani dan kendala yang dihadapi setiap harinya, peaporan keluhan pasien atau pegawai yang berhubungan dengan sarana dan prasarana di rumah sakit. pelaporan harian ini biasanya disampaikan kepada Instalasi atau kepala bidang terkait 2) Laporan kegialan rutin bulanan Laporan bulanan dilakukan setiap bulan sebagai tindak lanjut dari kegiatan rutin ipsrs. Pelaporan ini biasanya menyangkut kegiatan program kerja yang dilakukan lnstalasi PSRS dalam kurun waktu setahun. Pelaporan ini dapat berupa: laporan
rapat bulanan intern, laporan inventaris pemeliharan barang alat. Laporan penilaian karyawan, laporan indicator mutu, laporan evaluasi program kerja, laporan kebutuhan karyawan, laopran kegiatan K3RS, dll. 3) laporan tahunan Laporan tahunan biasanya dilakukan stiap akhir tahun. Tujuan laporan ini untuk mengevaluasi seluruh laporan harian dan bulanan sehingga dapat dilihat total kegiatan yang berlangsung dalam kegiatan IPSRS sehingga dapat dilakukan tindak lanjut dari evaluasi laporan tahunan ini. Laporan tahuan kegiatan IPRS dapat berupa rekapitlasi total sarana dan prasarana yang dipemeliharaan dan perbaiki. 4) laporan khusus (misalnya: audit internal) 5) laporan pemeriksaan (misalnya: kartu control).
