Payroll Manual Procedimientos Estandar

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Manual de Procedimientos para Ciclo Mensual de Remuneraciones

1. Apertura del Mes de Pago Al comienzo del ciclo de remuneraciones se deben considerar los siguientes puntos de configuración de parámetros, que permitirán que los cálculos realizados por la aplicación sean realizados como corresponden. 1.1 Ingreso de Índices del mes: Objetivo: Guarda los índices económicos para poder efectuar los cálculos en un proceso de remuneraciones. Para ingresar a esta opción se debe ir a Mantención/De Índice (utm, uf, ipc), y se encontrará con la siguiente pantalla, Ud. debe buscar en internet o algún proveedor que le entregue los datos del mes en curso de UTM, UF, Tope AFP y Tope Sec para poder ingresarlos.

Para ingresar los índices del mes en curso, se debe ir a , para agregar los datos de UTM, UF, Tope AFP y Tope Sec, como muestra en la pantalla a continuación.

Para guardar la configuración, hacer clic en el visto bueno Ok, y Guarda los datos.

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Revisión de Parámetros (KPXX): Objetivo: son variables globales que necesita la empresa para poder almacenar datos estáticos que son utilizados por el sistema. Para ingresar a esta aplicación, se debe ir a Mantención/De Parámetros, como muestra la pantalla a continuación, para agregar se debe posicionar en las celdas e introducir una descripción referente a la variable a ingresar y el valor que tendrá esta KPXX, para registrar la información, hacer clic en Ok en el visto bueno.

Para las variables KP02, 03, 04,05 (Peso Argentino, Dólar, Libra Esterlina y Euros): el valor del la moneda extranjera del día que se realice el calculo de sueldo. 1.2 Revisión de Feriados del Mes: Objetivo: Almacena un año calendario todos los festivos legales y que tenga la empresa, para efectos de contabilizar los días hábiles a trabajar mes a mes. Para ingresar a esta aplicación, se debe ir a Mantención/De feriados, aparecerá la siguiente pantalla.


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Para ingresar un nuevo feriado, hacer clic en y luego introducir el tipo, día feriado y motivo del feriado, para guardar el registro hacer clic en el visto bueno.

1.3 Revisión Tabla de Impuestos: Objetivo: Almacena tabla para realizar el cálculo del impuesto único para cada trabajador, de acuerdo a su renta imponible. Para ingresar a esta aplicación, se debe ir a Mantención/De Impuestos, aparecerá la siguiente pantalla.

Para modificar esta tabla, se debe hacer clic , luego realizar los cambios de acuerdo a la información obtenida de internet u otro proveedor de tabla de impuestos, y para guardar hacer clic en

y para salir hacer clic en puerta.

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2. Revisión de Altas y Bajas del Personal El sistema permite poder revisar los movimientos del personal, desde su ingreso hasta la desvinculación de la empresa, permitiendo llevar un registro que debe ser realizado por Ud. 2.1 Ingreso de Personal nuevo: Objetivo: Registrar los datos personales, datos que vinculan al trabajador con la empresa, previsión de afp e institución de salud, entre otros; esto permite llevar un historial del empleado y poder generar desde el contrato hasta emitir liquidación de sueldo de éste. Para acceder a la creación de la ficha del empleado, debe irse a Mantención/Empleado (Ficha), y se mostrara la siguiente pantalla.

Para ingresar un nuevo trabajador se debe ir a empleado.

, donde podrá ingresar al nuevo

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Los datos Básicos para ingresar una ficha son: Código: Rut de la persona, si el digito verificador está mal ingresado emite un mensaje de corroboración por defecto. Nombre: Al hacer clic en este espacio, se despliega otra ventana para poder ingresar el nombre, apellido materno y apellido paterno. Rut: en este caso es el mismo que el código ya ingresado. Centro de Costo: a cuál va a pertenecer el empleado. Fecha de ingreso: la fecha en la cual entro a trabajar, Importante esta fecha está vinculada con la generación de contrato, vacaciones, y cualquier otro cálculo que se genere a partir del ingreso de un trabajador, para lo cual tomar vital cuidado al ingreso. Numero de ficha: al ser la primera vez 1. Posterior hacer clic en el visto bueno, para guardar los datos. Al ingresar a la ficha del empleado, se debe llenar algunos datos complementarios que son los siguientes: Empresa: empresa a la cual va a pertenecer, en caso que haya más de una. Estado: Activo Sexo (en la pestaña datos personales) Estado civil (en la pestaña datos personales) Clase (en la pestaña empresa) Tipo de contrato (en la pestaña empresa) Código de régimen (en la pestaña empresa) AFP e ISAPRE (en la pestaña empresa) Para guardar los datos, hacer clic en el disquete.

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Una vez creada la ficha con los datos básicos, por favor chequear y completar los siguientes datos en estas pestañas: En la pestaña Datos Personales:

Rut: revisar que este correcto. Sexo: M (Masculino) F (Femenino) Nacionalidad: hacer doble clic en el espacio en blanco para que se abran las opciones, en todo caso 1 equivale a Chilena. Idioma: hacer doble clic en el espacio en blanco para que se abran las opciones, en todo caso 1 equivale a Español. Forma de Pago: debe indicar la forma de pago que tiene el trabajador, de acuerdo a la tabla que se encuentra creada, hacer doble clic en la parte blanca.

Opción 1: es para las personas que tienen cuenta corriente en el Banco BCI Opción 2: es para las personas que tienen cuenta de ahorro en el Banco BCI Opción 3: es para las personas que tienen cuenta corriente en otros bancos. (Ejemplo Banco Chile, Santander, etc) Opción 4: Pago Efectivo. Opción 5: Cheques.

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Al lado de la forma de pago hay un espacio en blanco, como lo muestra la figura abajo, allí debe indicar 1. (siempre) significa que al trabajador se le depositara el 100% de su sueldo en esa cuenta.

Banco: debe indicar el banco al cual pertenece la cuenta. Cuenta Corriente: debe indicar el número de cuenta bancaria, por favor ser cuidadoso en este campo. Fecha de Nacimiento: es muy importante ya que con esta fecha se calculan los conceptos de pago de Seguro de Invalidez y Sobrevivencia, para el cálculo de vacaciones, de contrato si es mayor de edad, entre otros, por lo cual es vital que la fecha esté correcta. En la pestaña De la Empresa:

Clase: Indicar la Clase Maestra 1. Tipo CC: Fijo, Variable o Prorrateo (se aplica a las instancias de Distribución Contable). Lugar de Pago: es vital que se configure este campo ya que para que los Encargados puedan ver sus trabajadores de acuerdo a los filtros de perfil de seguridad., Por tal motivo es necesario que se configuren de acuerdo a estos parámetros:

Se le solicita que al crear un trabajador nuevo deben configurarlo siempre con el lugar de pago, ya que este procedimiento permitirá que el trabajador sea visto por el encargado de remuneraciones al cual corresponde el trabajador.

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Fecha Ingreso y Fecha de Retiro: Importante ya que permite saber el inicio del contrato y posterior generar todo los cálculos asociados al trabajador. Motivo de Egreso: es importante que se impute bien el motivo real del trabajador. Tipo de Contrato: es importante que se impute bien el tipo de contrato del trabajador. En la pestaña LLSS:

Código de Régimen: debe indicar la combinación que tiene el trabajador ejemplo: si es afp y fonasa, debe elegir esta opción.

Jubilado?: debe indicar si la persona es “Activo”, “Pensionado-Cotiza”, “Pensionado no cotiza.” L. de Pago Cotiz: debe colocar 1, que corresponde a la empresa Viñedos Corpora. AFP: debe elegir la afp a la cual la persona pertenece. ISAPRE: debe elegir la institución de salud a la cual la persona pertenece. Fecha seguro de cesantía: para el trabajador que ingresó a trabajar después del 02/Octubre/2002, es obligatorio el pago de seguro de cesantía para lo cual en estos casos se debe colocar la fecha de ingreso del trabajador. Para el trabajador que ingreso a trabajar antes de esa fecha, se debe colocar la fecha en la cual presento el documento de afiliación al seguro de cesantía y si no desea cotizar este concepto, se debe dejar la fecha de ingreso del trabajador. Importante si no se ingresa no se realizará el calculo por este item. Tramo P/Asig. Famil: debe configurar el tramo al cual pertenece, si no lo configura no podrán calcularlas las cargas familiares de acuerdo a su grupo familiar.


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Estado APCV: debe configurarse siempre “No Cotiza” CCAF: debe elegir la caja de compensación a la cual pertenece el trabajador. Jornada Laboral: debe configurar para todo trabajador que tiene semana corrida cual es el tipo de jornada al cual pertenece. En la pestaña Configuraciones:

Vacaciones: Fecha inicial: debe ser la fecha de inicio de contrato. Años reconocidos: para las personas que tiene mas de 10 años reconocidos por la afp, se recomienda que el trabajador debe realizar el tramite en la institución y una vez con ese documento se le pueden reconocer los años. Es importante el registro ya que se debe dejar constancia en la fecha que aparece al lado desde cuando se hace efectivo el reconocimiento de años para que payroll pueda generar el cálculo. Días Base: 15 días. Días Iniciales: son los días que la persona ya se tomó de vacaciones. Es importante que ante cualquier cambio generado en la ficha del empleado Ud. Debe hacer clic en el disquete.

, para poder guardar los datos ingresados.

2.2 Extensión de Fechas de Retiro para cambios a Indefinido: Objetivo: permite renovar contrato del empleado. Cuando al trabajador se le debe renovar su contrato a plazo fijo por indefinido, en la ficha del empleado, en la pestaña De la empresa, en esta sección se le debe cambiar los datos concernientes a su contrato.

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En este caso, si la persona cambia a contrato indefinido, se debe dejar de la siguiente manera, realizando los siguientes cambios, en la fecha de retiro, se coloca el día siguiente al cual termino su contrato plazo fijo, y se deja el mes 01 y año 3000, que indica indefinido. Se borra el motivo de egreso, y en tipo de contrato se cambiar a “Cambio a indefinido”, luego se hace clic en , para guardar los cambios. La emisión del anexo de contrato se realizar de la misma forma en la cual se creó el contrato, en este caso se ocupara el documento que haga referencia a anexo de contrato o el nombre correspondiente que éste documento tenga.

2.3 Cambio de fechas de retiro para personal de Baja: Objetivo: permite desvincular al empleado. Se registra en la fecha de retiro de la persona, ingresando el motivo de egreso, y luego se deja la ficha en estado suspendido, para así poder generar último proceso de pago e imposiciones, que tuviese, y su finiquito correspondiente.

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Opciones complementarias en la ficha del empleado que Ud. debe ingresar datos.

Grupo Familiar, puede registrar todos los hijos del trabajador y los integrantes del grupo familiar que éste tenga, pudiendo configurar si es carga o no. Ausentismos, debe ingresar todos los ausentismos del trabajador, ya sea licencia médica, accidente del trabajo o falta que éste tenga. Liquidación de sueldo, aquí puede revisar la liquidación del trabajador del mes actual de proceso. Es sólo una simulación o prueba. Mapa de Ítems, aquí debe ingresar todos los ítems que serán considerados para el trabajador en el mes de proceso de sueldo. Liquidaciones Históricas, aquí puede revisar las liquidaciones de sueldo ya procesadas. Vacaciones, aquí debe ingresar para obtener el comprobante de vacaciones y dejar registro de la ausencia del trabajador.

Contrato de trabajo, aquí puede generar el contrato del trabador

Finiquito, aquí puede calcular y generar el finiquito del trabajador

Asignaciones, puede registrar las asignaciones que se le entregaron al trabajador, como celular, notebook, bolso u otros. Hoja de Vida, puede genera anotaciones importantes.,

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3. Ingreso de ítems del mes Permite registrar todos los ítems asociados a un trabajador, en el proceso mensual de remuneración.

Los ítems están ordenas por pestañas: Haberes: donde se encuentran los bonos, aguinaldo, sueldo base, entre otros. Haberes Especiales: donde se encuentra la colación, movilización entre otros. D/L: Leyes sociales: donde se encuentran cotización de afp, isapre, reliquidaciones de estas mismas entre otros. También existen las pestañas de Deducciones, Familiar, Contribuciones y Previsiones. Dependiendo de la configuración de los ítems a crear se almacena en la pestaña correspondiente.

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Para crear un nuevo ítems hacer clic en , y aparecerá la siguiente pantalla para configurar el ítem. Con sus 6 pestañas de configuración, esta permitirá guiarlo para que el ítem pueda ser imputado adecuadamente.

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Para guardar la configuración del ítem, al terminar hacer clic en el visto bueno. Luego para asociar el ítem a un trabajador se debe ir a Mantención/Empleado (ficha), elegir

al empleado al cual se le debe imputar el ítem, hacer clic en el mapa de ítems desplegara una ventana con todos los ítems asociados que tenga el empleado.

Para agregar un nuevo ítem, hacer clic en

y se

, y se desplegara la siguiente pantalla:

La configuración es, hacer clic en código de ítem, y seleccionar el ítem a imputar, luego si es que este tiene asociada una fórmula para realizar el cálculo esta se incorporara automáticamente. Si el ítem se considera una sola vez, o será permanente se configura en “considera a pago”, y en Valor se ingresar el valor que tendrá el ítem, de acuerdo a su concepción de creación.

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Ejemplo, si es el ítem de horas extras en el valor se ingresa el numero de las horas extras, ya que la formula trae por configuración el proceso del cálculo, y en caso que sea un bono x se debe ingresar el monto en dinero. Para guardar hacer clic en el visto bueno y quedara en el ítem del empleado para posterior en el proceso de liquidación aparezca este ítem imputado al trabajador. Ítems importantes a considerar todos los meses: Para los empleados debe estar cargado siempre el sueldo base “SUBASE”, de tipo permanente

Horas extras, existe creado un juego de ítems, ya que tienen diferentes cálculos según el factor a utilizar.

Gratificación, existe creado un ítem para el cálculo de este concepto, considerando el 25% del total imponible, con el tope legal, según el Ingreso Mínimo vigente a la fecha del proceso.

Semana Corrida, estos ítemes deben ser cargados masivamente todos los meses de acuerdo a las semanas que tenga el mes y la planilla preparada para que se pueda cargar el monto total por cada semana para que PayRoll genere el calculo, sólo si el cliente considera este concepto a pago.

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Carga masiva de datos: Se debe preparar la planilla para cargar los ítems masivos, correspondientes, en caso que el cliente realice dicha carga Formato explicativo del Excel a completar:

Excel que debe ser llenado:

Formulas del sistema:

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Formulas mas detallas del sistema:

4. Proceso de Anticipos Para generar el proceso de anticipo, primero se debe ingresar el anticipo al sistema, esto se realiza de la siguiente forma. Ingreso/Ingreso Masivo de Ítems. y se configuran los siguientes datos:

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Se seleccionan los empleados en el Botón “Todos”. En la pestaña “Datos generales”, ingresar los siguientes datos: Mes de pago: el mes de pago que se realizara este movimiento. Aplica en: remuneración el mes Hacer clic en Importar Aparecerá la siguiente pantalla.

Luego para calcular el monto a pago, hacer clic en la autosuma, y luego en visto bueno para ejecutar el ingreso del anticipo. Se generan los comprobantes de pago en pdf.

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5. Proceso de Pago de Sueldos Una vez ingresado todos los comportamientos de los ítems del mes en curso y asociados a cada empleado, se puede generar un reporte que permite tener un listado de los líquidos a pago, antes de generar los cheques. Para generar este reporte se debe ir a Informe/Detalle/Ítem por empleado, una vez en esta pantalla, selecciona a todos los empleados, el mes de pago, y el ítem “A000” que corresponde al Líquido a Pagar.

Ejecutar y se abrirá otra pantalla donde mostrara un resumen de los líquidos a pagos, el cual lo puede exportar a Excel y hacer uso del reporte para chequear o presentarlo a tercero. Una vez chequeado los líquidos correspondientes se pasa a procesar el mes de remuneraciones, en Proceso/Emisión de Liquidaciones, donde aparecerá una pantalla como la que está a continuación: Seleccionar: seleccionar “todos” los empleados Mes de Pago: Actual en el mes de proceso. Periodo a liquidar: debe elegir “Remuneración del mes”. Ordenamiento: debe elegir “Lugar de pago”.


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En la flecha verde ejecuta el proceso.

Para que puedan exportar las liquidaciones a pdf.

Procedimiento para generar el pago de sueldos: Una vez cargado los ítems masivamente a tra de Excel, deben: 1.- Procesar las liquidaciones de sueldo y cuando aparezca el reporte exportarlo en pdf. 2.- Revisar las liquidaciones de sueldo, que fueron exportadas en pdf. 3.- Realizar modificaciones en caso que las haya y volver a repetir el paso 1 y 2.

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4.- Al no encontrar modificaciones, por favor pedir vía mail a Jefe RRHH, que generé un proceso de liquidaciones con la opción “Borrar todo el periodo”, realizando esta opción quedarán todos los cambios realizados en estado actualizado como última versión. Una vez generado este proceso, no se pueden realizar modificaciones en las fichas de los trabajadores, ni generar cargas masivas. (Esto es importante ya que al ingresar cualquier otro dato no será considerado en la liquidación a pago del trabajador) 5.- Para poder emitir nuevamente las liquidaciones e imprimirlas en su lugar de trabajo, por favor generé nuevamente el proceso. Esta vez sólo para poder emitir el reporte en pdf. 6.- Además se solicita que extraiga del sistema el libro de remuneraciones de mes en curso para que pueda revisar las liquidaciones con el libro de remuneraciones y genere una cuadratura de cierre de proceso. 7.- Si encuentra diferencias por favor repetir desde el paso 1. 8.- Si no encuentra diferencias, por favor envíe un mail a Jefe RRHH, indicando que su proceso de cierre de mes se encuentra cuadrado y ok, adjuntando las liquidaciones en pdf y el libro de remuneraciones., Solo así se podrá procesar los sueldos a pagar, es importante esta información. Este procedimiento es muy importante si el proceso de remuneraciones es DESCENTRALIZADO (por ejemplo, en el caso de las obras o fundos). 6. Pago de Sueldo e Imposiciones Para efectuar el comprobante electrónico, para realizar el pago de Sueldos e Imposiciones a través del Banco BCI (tomado como ejemplo), debe ingresarse a la opción de menú de PayRoll, Informes/Transfers a Bancos y Otros, donde encontrará la siguiente pantalla, en la cual debe seguir los siguientes pasos.

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Seleccionados: Elija selección, haga clic en condiciones, y seleccione condición del fundo al cual desea pagar sueldo y luego ok en el visto bueno.

Opciones: Remuneraciones del mes. Cuando es pago de sueldo, Cotizaciones previsiopnales, cuando se cancelan leyes sociales a través del archivo generado para la misma institución y Gratificaciones, cuando es pago de imposiciones por procesos de reliquidación. Mes de Pago: elegir el mes correspondiente al actual de proceso. Periodo a considerar: Remuneración del mes. Empresa: 1 (Correspondiente a todas) Archivo destino: si lo desea almacenar en alguna carpeta específica favor indicar en donde será, a través de la carpeta con la lupita. (Importante luego de exportar, Ud. puede y debe cambiar el nombre del archivo, para un mejor control sobre éste) Ver anexo (carpetas al final), cómo un ejemplo de carpetas de ordenamiento. Para ejecutar hacer clic en la flecha verde. Posterior a esto comienza el sistema a procesar la información para luego generar un archivo el cual, por cada transfer que necesite crear, debe ir a rescatarlo a la carpeta y cambiarle el nombre ya que aparece un nombre por defecto que al generar un nuevo proceso lo sobreescribirá. Repita la acción tanta veces sea necesario por cada agrupamiento de empleados (centro de costo, planta, ubicación o la que tenga considerada, según el conocimiento del negocio). 7. Cierre de mes Este es el último paso mensual que corresponde al cierre del mes y apertura por defecto del mes siguiente al proceso de remuneraciones. Es importante considerar que una vez ejecutado este proceso no podrá volver atrás, no podrán efectuarse cambios a las liquidaciones y a su vez al proceso de centralización contable, ya que una vez cerrado, deja una imagen intocable de lo remunerado en el mes anterior.

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Para ejecutar este proceso se debe ir a Proceso/Cierre de Mes/ Periodo, y se mostrará la siguiente ventana: Debe seleccionar en las Opciones, hacer clic en el cuadradito de “Cierre de Mes?”, por defecto trae el mes a cerrar, elige el periodo a cerrar y la fecha de pago, Ejecutar. Importante como este paso significa cerrar definitivo el mes de proceso de remuneración, cuando se ejecute va a preguntar por seguridad si está seguro de realizar el proceso, si Ud. esta seguro haga clic en Si, para poder efectuar el cierre correspondiente y con esto abrir el nuevo mes de proceso de remuneraciones.

8. Informes del Sistema: Informe para poder sacar los montos de algún ítem en especial, lo encuentra en esta ruta.

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Informe para poder sacar el resumen del proceso por ítem (todos), lo encuentra en esta ruta.

Informe para poder sacar el Libro de remuneraciones, lo encuentra en esta ruta.

Informes que se encuentran configurado en payroll para apoyo de su gestión, lo encuentra en esta ruta.

Y son los siguientes:

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9. Cambio de Password usuario: Debe irse a Sistema/Cambio de Password

Y como muestra en la pantalla cambiar la contraseña, para guardar los cambios hacer clic en el visto bueno.

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Anexo de Carpetas Para un mayor control sobre los archivos generados en PayRoll, se puede crear una estructura de árbol para las carpetas de uso, que si es bien usado y administrado por el cliente, puede guardar los respaldos de todas las exportaciones desde payroll. En el escritorio se pueda crear la carpeta Payroll Procesos Remuneraciones, que es de color ROJO.

Dentro de ella se podrían crear las siguientes carpetas, donde el usuario almacenará la documentación que exportará y que será necesaria para futuras revisiones y respaldo de la información de transfer subidas a la red.

Nota, el uso de estas carpetas es una sugerencia que apoyará su gestión y búsqueda de información, pero es su responsabilidad ir guardando los registros en las carpetas correspondientes.

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