“AÑO DEL DIÁLOGO Y LA RECONCILIACIÓN NACIONAL”
FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES, FINANCIERAS Y ADMINISTRATIVAS ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACIÓN FILIAL ULADECH-AYACUCHO ULADECH-AYACUCHO ADMINISTRACIÓN DE PEQUEÑAS EMPRESAS
TEMA: “PASOS A SEGUIR CUANDO COMPRE” COMPRE”
CICLO: IX GRUPO: A DOCENTE TUTOR: Lic. TIPE HERRERA, Carlos Celso.
ESTUDIANTES: BARRIENTOS FLORES, Kely CABALCANTE QUICAÑA, Luz GALVÁN CALDERÓN, Lizeth. LAGOS ZAMORA, Lorena TABOADA NAJARRO, Liliana
AYACUCHO – PERÚ PERÚ 2018
INTRODUCCIÓN Las empresas en la actualidad operan en mercados cada vez más globalizados y se enfrentan a una fuerte competencia con sus similares ya sean nacionales o extranjeros. La compra ha dejado de ser una actividad más para convertirse en un elemento estratégico de la organización. La práctica de la estrategia de compra es asegurar que la empresa tenga los mejores proveedores para abastecer los mejores productos y servicios, al mejor valor total. En este trabajo se observará los pasos a seguir al momento de realizar el proceso de compra, de esta manera comprenderlo y entenderlo; ya que es muy relevante en toda organización u empresa.
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INDICE: INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................
1.
PASOS A SEGUIR CUANDO COMPRE ........................................................................................ 4 2.1.
2.
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PROCESO DE COMPRAS........................................................................................................
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Definición .............................................................................................................................................
4
Compra ................................................................................................................................................
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a.
Función de Compras: .................................................................................................................
4
b.
Importancia de Compras: ..........................................................................................................
4
c.
Organización de Compras: ........................................................................................................
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DIAGNÓSTICO EN PASOS A SEGUIR CUANDO COMPRE .................................................... 5 PASO 1. AVERIGUE LO QUE SU EMPRESA NECESITA ............................................................. 5 PASO 2. OBTENGA INFORMACIÓN SOBRE DIFERENTES PROVEEDORES. ....................... 6 2.1. Proveedor. Persona natural o jurídica que suministra bienes o servicios, con plena disposición para construir relaciones armoniosas y productivas con la empresa, que cumple con las exigencias establecidas por la organización basada en la confianza y en la mutua colaboración. ............................. 6 Averigüe que proveedores venden los artículos o equipos que necesita. Existen muchas maneras de averiguarlo: ...............................................................................................................................................
6
PASO 3. CONTACTE A LOS PROVEEDORES ................................................................................ 9 PASO 4. ELIJA LOS MEJORES PROVEEDORES PARA SU EMPRESA .................................... 9 PASO 5. HACER EL PEDIDO ............................................................................................................ 10 PASO 6. VERIFIQUE LOS ARTÍCULOS INMEDIATAMENTE ................................................. 10 PASO 7. VERIFIQUE LA FACTURA ............................................................................................... 11 PASO 8. PAGO .....................................................................................................................................
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EN CONCLUSIÓN ...................................................................................................................................
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BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................................................
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1. PASOS A SEGUIR CUANDO COMPRE 2.1.PROCESO DE COMPRAS Definición Según (Caamaño) , las empresas no son autosuficientes, éstas dependen de terceros o elementos externos. Para abastecer sus operaciones y actividades, las Empresas necesitan materias primas, materiales, máquinas, equipos, servicios, y un sin número de insumos que provienen del ambiente exterior. El proceso de compra es una serie de actividades que permiten poder realizar efectivamente la compra de un producto específico o de varios. De este modo, se conseguirá proveedores, el cual consiste en una búsqueda exhaustiva de los suministradores de mercancía; para ello, se tendrá en cuenta ciertos criterios como: la calidad, los precios y los plazos de solicitud y entrega del producto. Los pasos que debe seguir la empresa, al momento de realizar la compra son los
Compra La compra es aquella operación que involucra todo el proceso de ubicación de proveedor o fuentes de abastecimiento, adquisición de materiales a través de negociaciones de precio y condiciones de pago con el proveedor elegido y la recepción de las mercaderías correspondientes para controlar y garantizar el suministro de la adquisición.
a. Función de Compras: Es aquella que relaciona a las distintas áreas de la empresa con los diferentes proveedores externos, es decir, el Departamento de Compras o Encargado de Compras, es el intermediario para cubrir las necesidades de la Empresa con sus proveedores.
b. Importancia de Compras: Se manifiesta principalmente en asegurar el abastecimiento normal de las necesidades de insumos y materiales de la empresa. Además la colaboración en la administración de los recursos materiales y financieros de la Empresa, es decir, saber a quién, cómo y cuándo comprar, puede traer consigo mayores economías y ganancias para la Empresa. Pág. 4
c. Organización de Compras: Todas las Empresas son diferentes por lo tanto sus necesidades también van a ser diferentes, ya sea por su giro, tamaño, organización y situación geográfica.
Los pasos que debe seguir la empresa, al momento de realizar la compra son los siguientes: PASO 1. Averigüe lo que su empresa necesita. PASO 2. Obtenga información sobre diferentes proveedores. PASO 3. Contacte a los proveedores PASO 4. Elija los mejores proveedores para su empresa PASO 5. Hacer el pedido. PASO 6. Verifique los artículos inmediatamente. PASO 7. Verifique la factura. PASO 8. Pago
2. DIAGNÓSTICO EN PASOS A SEGUIR CUANDO COMPRE Existen algunos pasos a seguir cuando compre artículos, materias, equipos o cualquier otro producto que su negocio necesite. Puede seguir los mismos pasos para cualquier tipo de empresa. Los ocho pasos son importantes. Cuando elija nuevos proveedores, es muy importante seguir los pasos 1, 2,3 y 4.
PASO 1. AVERIGUE LO QUE SU EMPRESA NECESITA Asegúrese de saber todo lo que pueda sobre sus clientes, quienes son y qué es lo que necesitan y prefieren. Presentamos algunas preguntas importantes que debe formularse antes de decidir lo que su empresa necesita.
¿Cuáles son los diferentes tipos de clientes a quienes trato de vender?
¿Qué productos o servicios prefieren? ¿Por qué lo prefieren?
¿Cuáles son los precios que mis clientes están dispuesto a pagar?
¿Cada cuánto tiempo compran y que cantidad?
Cuando sabe que es lo que el mercado prefiere, Ud. tanto como el cliente, pueden tener mejores decisiones acerca de: Pág. 5
¿Qué materiales o quipo necesita si fabrica artículos para vender?
¿Qué artículos necesita si revenden artículos terminados?
¿Qué cantidades necesita?
¿Qué precios están dispuestos a pagar?
PASO
2.
OBTENGA
INFORMACIÓN
SOBRE
DIFERENTES
PROVEEDORES. 2.1.Proveedor. Persona natural o jurídica que suministra bienes o servicios, con plena disposición para construir relaciones armoniosas y productivas con la empresa, que cumple con las exigencias establecidas por la organización basada en la confianza y en la mutua colaboración. Averigüe que proveedores venden los artículos o equipos que necesita. Existen muchas maneras de averiguarlo:
Revise en los periódicos, revistas y publicaciones industriales. Algunas veces, existe una lista de empresas en la parte posterior de la guía Telefónica. Averigüe todo lo que pueda con respecto a los artículos, materiales o equipos que ofrecen precios y descuentos, créditos, entregas, etc. Trate de averiguar a través de otras personas que tan confiable es cada proveedor. Por ejemplo:
Por lo general, ¿el proveedor efectúa las entregas de manera puntual?
¿El proveedor acepta productos o materiales devueltos?
¿Cuán responsable es el proveedor con respecto a la calidad de los productos o materiales?
LAS CARACTERÍSTICAS QUE DEBE TENER UN PROVEEDOR •
Reputación. Debemos considerar, por ejemplo, si los testimonios de sus clientes son favorables.
•
Organización. Si, por ejemplo, su personal es calificado, si tiene un buen sistema de distribución.
•
Localización. Mientras más cerca esté ubicado el proveedor mejor, sobre todo si somos nosotros los que constantemente tenemos que acudir donde éste. Pág. 6
•
Servicio al cliente. Si, por ejemplo, son capaces de brindarnos rápidamente toda la información que requiramos.
•
Situación económica
Si su situación económica es estable ello podría significar productos de calidad y un abastecimiento seguro; si tuviera dificultades financieras, ello podría significar una posible disminución en la calidad de sus productos (al querer reducir sus costos), la posibilidad de que dejen de atender nuestros pedidos (por ejemplo, al incumplir los pagos de sus propios proveedores), poca posibilidad de que nos otorguen finamiento (debido a su necesidad de tener liquidez). •
Tamaño: Si es un proveedor pequeño, probablemente su atención sea más directa (por ejemplo, la posibilidad de que resuelvan mejor cualquier inconveniente que tengamos), mayor flexibilidad para adaptarse a nuestras necesidades, y mayor poder de negociación
para nosotros; si es un proveedor es grande, probablemente tenga mayor eficiencia y seguridad de abastecimiento, pero un menor poder de negociación para nosotros. Las características mostradas anteriormente son los más importantes y las que más debemos tener en cuenta al momento de evaluar y seleccionar un proveedor; sin embargo, también existen otros factores que siempre es bueno considerar: •
Experiencia a mayor experiencia de la empresa proveedora, probablemente mayor eficiencia y seguridad en su abastecimiento.
•
Fabricante o mayorista: La principal ventaja de los fabricantes con respecto a los mayoristas son sus bajos
precios, pero su principal desventaja es que probablemente no puedan ofrecer la variedad de productos que sí podría ofrecernos un mayorista, sobre todo, al hacer pedidos pequeños. De acuerdo con lo anterior y con el propósito de construir valor, es necesario considerar a los proveedores como sus “aliados estratégicos” y al estrechar su Pág. 7
relación, se les da a conocer con anticipación el plan de requisiciones para que ellos se encarguen de ejecutarlo de acuerdo con las condiciones establecidas de calidad, costo, plazo y servicio postventa; por lo que su participación será activa y por lo tanto; las partes obtendrán beneficios mutuos; a partir de la premisa “GANAR – GANAR”, pero para llegar a la situación comentada; es necesario generar “confianza”, ya que de esta manera, la cadena de suministro resulta fortalecida, lo que se traduce en costos bajos y por ende una mejora en competitividad.
El precio: La selección se realiza teniendo en cuenta el precio de los artículos, los descuentos comerciales, el pago de los gastos ocasionados (transporte, embalajes, carga y descarga, etc.), los descuentos por volumen de compra (rappels) y los plazos de pago. Se elegirá el proveedor cuyo precio final sea más bajo. Lógicamente, cuando dos productos reúnan las mismas condiciones económicas, se elegirá el de mayor calidad.
Plazo de entrega Es otro factor importante a considerar, para no entrar en ruptura de stock o, lo que es peor, paralización del proceso productivo (interesa que el plazo de entrega sea lo más pequeño posible para trabajar con una menor cartera de pedidos y tener una menor financiación comprometida. Es preciso también que sea fiable). Si no lo fuera, nos veríamos obligados a mantener un mayor nivel de stock de seguridad, lo que se traduce en mayores costes de mantenimiento y mayor capacidad máxima del almacén. Y también evaluamos la rapidez o los plazos de entrega, que es el tiempo que transcurre desde que hacemos el pedido hasta que nos entregan el producto, por ejemplo, si nos hacen la entrega del producto a los 3 días, a los 30 días, etc.
La calidad: Este criterio se utiliza cuando lo que prima en la empresa es conseguir un producto de una determinada calidad, que no tiene que ser necesariamente la mejor, sino la Pág. 8
que interese al comprador en ese momento. También se utilizan criterios de calidad cuando el producto ha de responder a unas características técnicas determinadas. El proceso de búsqueda y selección tiene tres fases: búsqueda de información, solicitud de información y evaluación y selección de proveedores.
PASO 3. CONTACTE A LOS PROVEEDORES Cuando tenga una lista de buenos proveedores, averigüe que puede ofrecerle cada proveedor. Si su empresa está lejos de los proveedores, algunas veces es mejor escribirles o llamarlos en vez de visitarlos. Visitar a los proveedores toma tiempo y cuesta dinero. Considere los costos de transporte. Además, su empresa puede necesitarlo cuando usted no se encuentre en está. Solicite una cotización por escrito. Es más conveniente hacer una cotización por escrito entre usted y el proveedor sobre todo si:
Negocia con un nuevo proveedor.
Compra artículos o servicios costosos.
Ordena artículos de temporada tales como semillas, paraguas, sabanas o abrigos.
PASO 4. ELIJA LOS MEJORES PROVEEDORES PARA SU EMPRESA El proveedor más económico no siempre es el mejor. Compare las cotizaciones para averiguar exactamente qué es lo que los proveedores pueden ofrecer. Una cotización es una respuesta a su inquietud. En una cotización, el proveedor le proporciona información detallada sobre los artículos, materiales o equipo, precios, pagos, entregas y otras condiciones. Decida qué es lo más importante para su empresa. Ésta puede, por ejemplo, tener:
Crédito
Entregas regulares y confiables
Bajos precios
Cuando haya decidido que es lo más importante para su negocio: Pág. 9
Lea cuidadosamente las cotizaciones que ha recibido
Trate de negociar con los proveedores
Elija los mejores proveedores para su empresa ¿Pocos o muchos proveedores?
Tenga más de un proveedor para que siempre pueda conseguir lo que necesite. Pero, no tenga demasiados proveedores, ni tampoco cambie de proveedores muy a menudo. Si compra regularmente a uno o dos proveedores y les paga puntualmente, usualmente consigue mejor servicio de ellos. Y Pueden ayudarlo cuando haya escasez o cuando necesite una entrega urgente. ¿Cuántos proveedores tiene su empresa? ¿Cuántos necesita?
PASO 5. HACER EL PEDIDO Cuando haya decidido a que proveedor comprar, haga su pedido por medio de una visita, una llamada telefónica, un fax o una carta. Lo más conveniente es siempre hacer su pedido por escrito. Un pedido por escrito le ayuda a recordar que ordenó y además constituye una prueba de que efectuó dicho pedido. Si el proveedor no tiene formatos de pedido, hágalo usted mismo. Elabore usted mismo un formato de pedido simple. Envíe el original al proveedor, pero recuerde guardar una copia para usted. Si ha recibido una cotización, menciónela en su pedido. No tiene que pedir todo lo que contiene la cotización. Sólo ordene lo que necesite. Piense cuidadosamente que cantidades de artículos o materiales, necesita:
PASO 6. VERIFIQUE LOS ARTÍCULOS INMEDIATAMENTE Si usted recoge los artículos o materiales, entonces verifique el tipo y la cantidad antes de llevárselos. Cuándo los artículos o materiales son entregados, el proveedor le envía una guía de remisión junto con los artículos o materiales. La nota de remisión le ofrece información detallada sobre los artículos. Antes de firmar la guía de remisión, siempre verifique el tipo y la cantidad apropiada. Cuando reciba sus productos: Inmediatamente verifique los artículos con la guía de remisión. Antes de firmar la nota de remisión, asegúrese de que haya recibido:
Los artículos que solicitó. Pág. 10
La cantidad que solicitó.
Los artículos en buen estado.
Algunos proveedores le otorgan una factura en vez de de una guía de remisión, entonces, verifique los artículos con las facturas. Si hay alguna equivocación, presente su queja inmediatamente. NO firme la guía de remisión hasta que el problema se haya resuelto:
Contáctese con el proveedor o mejor aún converse con el repartidor antes de que él o ella inicie su labor.
Preséntese una nota por escrito a su proveedor o escriba su queja en la guía de remisión.
Asegúrese que el repartidor firme la queja como prueba que ésta es conforme.
PASO 7. VERIFIQUE LA FACTURA Una factura es una lista que detalla lo que ha comprado y le informa cuánto pagar. Esta contiene:
Cuanto tiene que pagar
Cuándo debe pagar
A quién debe pagar
Como debe pagar
Asegúrese que la factura se efectúe correctamente. Compare la factura con la guía de remisión. La lista de los artículos debe ser la misma en ambos documentos. Asegúrese que:
Haya recibido todo lo que solicitó.
Los precios y los totales se encuentren correctos.
Por ejemplo, si el proveedor le prometió un descuento, ¿obtuvo el descuento? Si recibe una cotización verifique la factura con la cotización. Asegúrese que el proveedor le esté cobrando los mismos precios y respetando las condiciones que determino en su cotización. Si cree que una factura no se efectuó correctamente, averigüe cual es el error y contáctese con el proveedor inmediatamente. Discuta el problema con el proveedor y trate de resolver de la mejor manera posible. Pág. 11
PASO 8. PAGO Pague por lo que compra ya sea al contado o al crédito. Las condiciones de pago le informan cuánto debe pagar. Asegúrese que siempre reciba una boleta de pago o factura como prueba que efectuó el pago.
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EN CONCLUSIÓN La práctica de una correcta gestión de compras asegura que la empresa tenga los mejores proveedores para abastecer los mejores productos y servicios, al mejor valor total. Dado que la compra es un elemento estratégico de la organización, hoy más que nunca resulta necesario conocer las aristas fundamentales referidas a esta temática. Y, por ello, los pasos que debe seguir la empresa, al momento de realizar la compra es: averiguar lo que su empresa necesita, obtener información sobre diferentes proveedores, contactar a los proveedores, elegir los mejores proveedores para su empresa, y, posteriormente, hacer el pedido, y después verificar los artículos inmediatamente, también verificar la factura y, por ultimo realizar el pago respectivo.
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BIBLIOGRAFÍA
Caamaño, D. (s.f.). “ C entro de Innovación Educativa para el Desarrollo Emprendedor ”. Recuperado el mayo de 2018, de file:///C:/Users/pc07/Downloads/proceso_de_compras.pdf Klotler, P. (2008). Fundamentos de marketing. México: Pearson. Prentice Hall.
GestioPolis. La gestión de compras. Recuperado en 2018, de la página web: https://www.gestiopolis.com/la-gestion-de-compras/ Capítulo
6.
Recuperado
en
2018,
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la
página
web:
http://catarina.udlap.mx/u_dl_a/tales/documentos/lad/loredo_g_a/capitulo6.pdf Web y empresas. ¿Cual es el proceso de Compra en una Empresa?Recuperado en 2018, de la página
web:
https://www.webyempresas.com/cual-es-el-proceso-de-compra-en-una-
empresa/
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