ADMINISTRACIÓN DE FARMACIAS PASO 4 PROYECTO FINAL ESTABLECIMIENTO FARMACEUTICO DEPENDIENTE
Presentado por: CLAUDIA ESMERALDA NARVAEZ CEBALLOS CODIGO: 59177139 EMILSE FORERO OSORIO CODIGO: 37898953 CLAUDIA MARCELA GOMEZ GUTIERREZ CODIGO: 52’783.673
YENNY PAOLA VALBUENA SALINAS CODIGO: 52.914.195 CARLOS ALBERTO HERRAN CODIGO: 80736069 GRUPO: 301505A-19
Presentado a: ARIEL CASTRO BELTRAN
UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA (UNAD) ESCUELA DE CIENCIAS DE LA SALUD OCTUBRE DE 2017 BOGOTA
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Contenido Introducción Introducción ............................................................................................................................... 3 Objetivos.................................................................................................................................... 5 Organigrama Servicio farmacéutico dependiente dependiente farmacia intrahospitalaria intrahospitalaria Medicare. .............. 6 Objetivos del Servicio Farmacéutico Farmacéutico .......................................................................................... 7
Objetivo general: ................................................. ........................................................................... .................................................... .................................. ........ 7 Objetivos específicos: .................................................. ........................................................................... ................................................... .......................... 7 Misión ........................................................................................................................................ 7 Visión ......................................................................................................................................... 7 Derechos y Deberes del Servicio Farmacéutico ......................................................................... 8
Área administrativa:................................................. administrativa:........................................................................... .................................................... .............................. .... 8 Área de Almacenamiento: ................................................ ......................................................................... ............................................... ...................... 8 Área de Recepción: ................................................. ........................................................................... .................................................... .............................. .... 9 Área de dispensación: .................................................. ........................................................................... ................................................... .......................... 9 Manejo de la información ..........................................................................................................1 ..........................................................................................................10 0 Recursos del Servicio Farmacéutico .........................................................................................11 Infraestructura Infraestructura física..................................................................................................................16
Áreas .................................................. ............................................................................ ................................................... ................................................. ........................ 16 Infraestructura Física.......................... Física.................................................... ................................................... ................................................. ........................ 16 .................................................................................................................................................18 Métodos y estrategias de comunicación....................................................................................19 Conclusiones Conclusiones .............................................................................. Error! Bookmark not defined. Referencias................................................................................. Error! Bookmark not defined.
Tabla de ilustraciones Ilustración 1 Organigrama empresarial ................................................................... ........................................................................... ........ 7 Ilustración 2 Recursos .................................................. .................................................... Error! Bookmark not defined.3 Ilustración 3 Matriz Dofa............................................... ........................................................................ ............................................... ...................... 15 5 Ilustración 4 Plano del servicio farmacéutico farmacé utico ..................................................... .............................................................. ......... 18 9 Ilustración 5. Información a usuarios ................................................. ........................................................................... ............................ .. 20
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Contenido Introducción Introducción ............................................................................................................................... 3 Objetivos.................................................................................................................................... 5 Organigrama Servicio farmacéutico dependiente dependiente farmacia intrahospitalaria intrahospitalaria Medicare. .............. 6 Objetivos del Servicio Farmacéutico Farmacéutico .......................................................................................... 7
Objetivo general: ................................................. ........................................................................... .................................................... .................................. ........ 7 Objetivos específicos: .................................................. ........................................................................... ................................................... .......................... 7 Misión ........................................................................................................................................ 7 Visión ......................................................................................................................................... 7 Derechos y Deberes del Servicio Farmacéutico ......................................................................... 8
Área administrativa:................................................. administrativa:........................................................................... .................................................... .............................. .... 8 Área de Almacenamiento: ................................................ ......................................................................... ............................................... ...................... 8 Área de Recepción: ................................................. ........................................................................... .................................................... .............................. .... 9 Área de dispensación: .................................................. ........................................................................... ................................................... .......................... 9 Manejo de la información ..........................................................................................................1 ..........................................................................................................10 0 Recursos del Servicio Farmacéutico .........................................................................................11 Infraestructura Infraestructura física..................................................................................................................16
Áreas .................................................. ............................................................................ ................................................... ................................................. ........................ 16 Infraestructura Física.......................... Física.................................................... ................................................... ................................................. ........................ 16 .................................................................................................................................................18 Métodos y estrategias de comunicación....................................................................................19 Conclusiones Conclusiones .............................................................................. Error! Bookmark not defined. Referencias................................................................................. Error! Bookmark not defined.
Tabla de ilustraciones Ilustración 1 Organigrama empresarial ................................................................... ........................................................................... ........ 7 Ilustración 2 Recursos .................................................. .................................................... Error! Bookmark not defined.3 Ilustración 3 Matriz Dofa............................................... ........................................................................ ............................................... ...................... 15 5 Ilustración 4 Plano del servicio farmacéutico farmacé utico ..................................................... .............................................................. ......... 18 9 Ilustración 5. Información a usuarios ................................................. ........................................................................... ............................ .. 20
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INTRODUCCIÓN Estructura interna del servicio farmacéutico A través de los años la farmacia hospitalaria ha sido cambiante , pasando de la adquisición, recepción y dispensación de medicamentos me dicamentos y dispositivos médicos a labores que integran actividades más complementarias como prepa ración ,re empaque, atención farmacéutica, seguimientos e información de medicamentos a pacientes ya sean ambulatorios o pacientes que se encuentran en un hospital por eso cabe resaltar que la actividad servicio farmacéutico va más allá de la dispensación de medicamentos y que sus objetivos garantizan y asumen responsabilidades en la adquisición, calidad y cobertura de las necesidades de los pacientes para el mejoramiento en calidad de salud de los mismos sin resaltar cual se se la naturaleza del servicio farmacéutico . El servicio farmacéutico se encuentra integrado funcional y jerárquicamente en un hospital , su desempeño y organización son pieza fundamental para el funcionamiento funcionamiento colectivo del sistema de servicios de salud sa lud en un hospital por eso se debe de be mirar el servicio farmacéutico hospitalario desde la perspectiva del ejercicio administrativo, visto como una organización que reúne el personal calificado para desempeñar las funciones propias del servicio farmacéutico trabajando para alcanzar las metas propuestas, entonces se diferencia diferencia el servicio farmacéutico como una organización interna que planea , organiza, dirige y controla las actividades de los miembros de la organización empleando los recursos que allí competen , direccionada por un líder que se encarga de ordenar y distribuir el trabajo y recursos entre los miembros de la organización
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promoviendo una participación activa para el alcance de las metas del servicio farmacéutico, el desarrollo del mismo y el crecimiento integral del recurso humano
El servicio farmacéutico dependiente con lleva actividades muy importantes para el cumplimiento de las obligaciones ,
debe contar con un planeación y organización
educada que permita el desarrollo de sus funciones y el desempeño favorable de los funcionarios en ambientes físicos adecuados , de los procesos de recepción, almacenamiento, dispensación se lleven a cabo de una manera sistemática , por eso en esta documento después de una revisión analítica de los contenidos de la unidad 2 y la normatividad que rigen el funcionamiento y modelo de gestión del servicio farmacéutico ,para dar cumplimiento a la guía de actividades mediante identificación de roles dentro del grupo de trabajo y la elaboración de un plan de trabajo se elaboró un plano donde se muestra la estructura física física del servicio farmacéutico Medicare, además de una matriz Dofa donde se identifican las fortalezas, debilidades a nivel interno y las oportunidades y amenazas que el servicio pueda tener a nivel nivel externo, se relacionaron en una tabla los recursos necesarios para este servicio farmacéuticos. Como recursos físicos, tecnológicos, humano y financieros, por último se describieron los medios y métodos de comunicación a utilizar para comunicarse con los pacientes internos y externo para una excelente atención a los los pacientes buscando siempre el beneficio y calidad de vida en salud.
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OBJETIVOS
Conocer la normatividad de todos los procesos del servicio servicio farmacéutico.
Analizar las tareas tareas que todo todo regente de farmacia debe desarrollar en un establecimiento como el servicio farmacéutico intrahospitalario.
Conocer todos los aspectos necesarios e indispensables para el buen funcionamiento de un establecimiento de dicha índole, como como la farmacia. Conocer la responsabilidad que todo regente de farmacia debe tener al momento de trabajar en servicios farmacéuticos, siempre buscando el bienestar de los usuarios.
Aplicar adecuadamente la normatividad normatividad que rige nuestro establecimiento farmacéutico, para lograr ofrecer un servicio de calidad, encaminado a las buenas prácticas farmacéuticas.
Identificar los recursos Humanos, financieros, tecnológicos y físicos requeridos para la droguería intrahospitalaria.
Definir los procesos de selección, Adquisición, Recepción, Almacenamiento, distribución y dispensación.
Conocer las ventajas y desventajas a las que se expone cuando se inicia un establecimiento farmacéutico por medio de una matriz DOFA.
Identificar las las características físicas y las áreas con las que debe contar la droguería intrahospitalaria.
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Organigrama Servicio farmacéutico dependiente farmacia intrahospitalaria Medicare. I lustración 1 Organigr ama del servicio F armacéutico
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Objetivos del Servicio Farmacéutico
Objetivo general:
Dar prioridad a nuestros (pacientes) ofreciendo el mejor servicio y calidad en la entrega de nuestros productos a tiempo, obteniendo el crecimiento integral e innovando nuestros procesos con la implementación de nuevas tecnologías.
Objetivos específicos:
Dar cumplimiento y estar en disposición en la entrega de nuestros medicamentos y dispositivos médicos para poder así suplir las necesidades de nuestros (pacientes) en la entrega oportuna y a tiempo.
Mantener una atención cordial y respetuosa hacia nuestros (pacientes) supliendo la necesidad de cada uno de ellos.
Misión Somos el mejor servicio farmacéutico intrahospitalario ofreciendo a nuestros pacientes los medicamentos y dispositivos médicos con un buen stock de productos farmacéuticos ofrecemos un servicio eficiente a nuestros pacientes satisfaciendo sus necesidades por encima de sus expectativas, brindando los mejores medicamentos de calidad pensando en su salud y bienestar.
Visión Para el año 2019 Ser el mejor servicio farmacéutico tanto hospitalario como ambulatorio a nivel nacional, elegida y reconocida por nuestra innovación, Ser reconocida por la calidad humana y profesional de nuestra gente y por nuestra contribución a la
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comunidad. Ofreciendo a nuestros pacientes los medicamentos e insumos médicos necesarios para su tratamiento.
Derechos y Deberes del Servicio Farmacéutico. Área administrativa: Deberes:
Administración de los recursos humanos; contratación, la remuneración, remoción de los cargos, establecimientos de horarios de trabajo y condiciones laborales.
Coordinar las capacitaciones del personal.
Administración de los recursos físicos; su uso, su mantenimiento y la renovación de los mismos.
Representar de forma digna a la empresa en todos los compromisos de índole social o comercial que tenga la entidad.
Derechos:
Percibir una remuneración justa y equitativa por su trabajo profesional.
Contar con una dotación, constituida por equipos de oficina, papelería e instalaciones que permitan el desarrollo de sus funciones.
Área de Almacenamiento:
Almacenamiento: Es la actividad que tiene como objetivo el cuidado y la conservación de los medicamentos y dispositivos médicos.
Deberes:
Contar con una infraestructura adecuada, sistema de ventilación natural y/o artificial, condiciones de temperatura y humedad relativa para el almacenamiento de los medicamentos.
Llevar un registro de los medicamentos almacenados de control especial.
Manejar un listado de medicamentos que se tienen en inventario.
Derechos:
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Contar con una dotación, constituida por equipos, instrumentos, bibliografías y materiales necesarios para el correcto almacenamiento de los medicamentos.
Participar en las actividades de capacitación para lograr un mayor conocimiento sobre los medicamentos.
Percibir una remuneración justa y equitativa por su trabajo profesional.
Área de Recepción: Deberes:
Recepción: Son las personas encargadas de recibir y verificar el empaquetamiento del medicamento verificando código, registro, fechas etc.
Diligenciar el formato de recepción de mercancía que conlleve toda la información de los medicamentos, como lote, fecha de vencimiento. Cantidad, laboratorio, etc., afirmando el buen estado de los mismos.
Tener un archivo de los ingresos de los medicamentos, con su respectivo nombre, lote, fecha de elaboración y vencimiento.
Derechos:
Contar con una dotación, constituida por equipos, instrumentos, bibliografías y materiales necesarios para la correcta recepción de los medicamentos.
Participar en las actividades de capacitación para lograr un mayor conocimiento sobre los medicamentos.
Percibir una remuneración justa y equitativa por su trabajo profesional.
Área de dispensación: Dispensación: Es la entrega de uno o más medicamentos a un paciente y la información sobre su uso adecuado realizada por el Tecnólogo en Regencia de Farmacia
Deberes:
Coordinar, organizar y controlar los servicios relacionados con los medicamentos y dispositivos médicos ofrecidos a los usuarios y a la comunidad en general.
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Ofrecer la atención farmacéutica a los usuarios que lo requieran.
Difundir información sobre medicamentos y dispositivos médicos, especialmente, informar y educar a los miembros del grupo de salud, el paciente y la comunidad sobre el uso adecuado y racional de los mismos.
Dispensar
los medicamentos únicamente con la orden escrita emitida por un
médico o profesional de la salud autorizado por la ley.
Derechos:
Ser reconocido como un buen profesional en el área de la salud.
Participar en las actividades de capacitación para lograr un mayor conocimiento sobre los medicamentos.
Percibir una remuneración justa y equitativa por su trabajo profesional.
Manejo de la información En toda empresa debe existir una herramienta de trabajo que debe contener las normas y tareas a desarrollar cada funcionario en sus actividades cotidianas basadas en los respectivos procedimientos. Nuestra farmacia intrahospitalaria se encuentra el manual de procesos y procedimientos paso a paso de las actividades a realizar por cada integrante de la farmacia, en las diferentes áreas, facilitar su control y seguimiento. Todo esto basado en la normatividad vigente que necesita el establecimiento para el desarrollo de sus actividades :
Decreto 2200 del 2005: Regula las actividades y/o procesos propios del servicio farmacéutico.
LEY 485 DE 1998: Tiene por objeto regular la profesión de Tecnólogo en Regencia de Farmacia, perteneciente al área de la salud.
Resolución 1403 de 2007: Por el cual se determina el modelo de gestión del servicio farmacéutico, se adopta el manual de condiciones esenciales y procedimientos.
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Resolución 1043 del 2006: Por la cual se establecen las condiciones que deben cumplir los prestadores del servicio de salud para habilitar sus servicios e implementar el componente de auditoria para el mejoramiento para la calidad de la atención.
Recursos del Servicio Farmacéutico
Ilustración 2 Recursos
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t
VARIABLES INTERNAS VARIABLES EXTERNAS
MATRIZ DOFA FORTALEZAS - F DEBILIDADES - D 1. Eficacia total de los 1. Poco presupuesto. medicamentos y dispositivos a 2.Mal comunicación intrahospitalaria que implica un mal distribuir. servicio en la dispensación a los pacientes 2. Proveedores certificados. 3. falta de personal alta mente calificado 3. Buen servicio. 4. Pocos pacientes. 4. Certificaciones a nivel general. 5. mala organización del servicio 5.El comité de farmacovigilancia 6.perfiles ocupacionales en sobrecarga por no haber el encargado de los PRM y en personal necesario para el grado de complejidad del seguimiento de la respuesta servicio farmacéutico farmacoterapéutica de los 7. recursos físicos y tecnológicos inadecuados pacientes 8.no contar con libros y material en soporte informático básicas para llevar a cabo una adecuada información sobre medicamentos
OPORTUNIDADES - O ESTRATEGIAS - FO 1. Obtener mayor 1. Buenos recursos y mayor calidad de los productos tecnología e investigación.
ESTRATEGIAS - DO 1. estar pendiente de los que formula para así saber que alistar para el paciente.
t
VARIABLES INTERNAS VARIABLES EXTERNAS
MATRIZ DOFA FORTALEZAS - F DEBILIDADES - D 1. Eficacia total de los 1. Poco presupuesto. medicamentos y dispositivos a 2.Mal comunicación intrahospitalaria que implica un mal distribuir. servicio en la dispensación a los pacientes 2. Proveedores certificados. 3. falta de personal alta mente calificado 3. Buen servicio. 4. Pocos pacientes. 4. Certificaciones a nivel general. 5. mala organización del servicio 5.El comité de farmacovigilancia 6.perfiles ocupacionales en sobrecarga por no haber el encargado de los PRM y en personal necesario para el grado de complejidad del seguimiento de la respuesta servicio farmacéutico farmacoterapéutica de los 7. recursos físicos y tecnológicos inadecuados pacientes 8.no contar con libros y material en soporte informático básicas para llevar a cabo una adecuada información sobre medicamentos
OPORTUNIDADES - O ESTRATEGIAS - FO 1. Obtener mayor 1. Buenos recursos y mayor calidad de los productos tecnología e investigación.
ESTRATEGIAS - DO 1. estar pendiente de los que formula para así saber que alistar para el paciente.
3. Mayor tecnología.
2. Bajar intereses con los proveedores.
4. Investigación científica. AMENAZAS - A 1. Numerosos plagios por parte de los
2. Buen servicio y calidad de productos 3. Educación para adquirir conocimientos. 4. Congresos de educación ESTRATEGIAS - FA 1. Dispensación y distribución totalmente controlada y monitoreada.
3. Tratamientos y pruebas solicitadas. 4. Calidad y excelente servicio. ESTRATEGIAS - DA 1. contar con mejor presupuesto para la eficacia de la empresa.
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trabajadores contra la entidad. 2. Escasez de materia prima. 3. Falta de especialistas. 1. No adquirir certificaciones. Ilustración 3 Matriz Dofa
2. Variedad de laboratorios.
2. Soportar un stock mínimo de productos.
3. Suficiente personal profesional. 3. Contemplar visitas de mejora a otras entidades. 4. Fomentar buenos procesos 4. Realizar campañas de productos nuevos a los corporativos. médicos informándoles lo que hay disponible y que llego nuevo al servicio.
trabajadores contra la entidad. 2. Escasez de materia prima. 3. Falta de especialistas. 1. No adquirir certificaciones.
2. Variedad de laboratorios.
2. Soportar un stock mínimo de productos.
3. Suficiente personal profesional. 3. Contemplar visitas de mejora a otras entidades. 4. Fomentar buenos procesos 4. Realizar campañas de productos nuevos a los corporativos. médicos informándoles lo que hay disponible y que llego nuevo al servicio.
Ilustración 3 Matriz Dofa
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Infraestructura física Contará básicamente con una infraestructura física con las condiciones establecidas en el numeral 1.1. Capitulo II título I del manual de infraestructura física de farmacia y droguería
Áreas El servicio farmacéutico dependiente farmacia intrahospitalaria MEDICARE dispondrá básicamente de las siguientes áreas. a. Área Administrativa, de gestión de compras. b. Área de recepción y almacenamiento provisional de medicamentos,
Infraestructura física Contará básicamente con una infraestructura física con las condiciones establecidas en el numeral 1.1. Capitulo II título I del manual de infraestructura física de farmacia y droguería
Áreas El servicio farmacéutico dependiente farmacia intrahospitalaria MEDICARE dispondrá básicamente de las siguientes áreas. a. Área Administrativa, de gestión de compras. b. Área de recepción y almacenamiento provisional de medicamentos, dispositivos médicos, productos autorizados y materia prima. c. Área de almacenamiento de materia prima d. Área de almacenamiento de dispositivos médicos y medicamentos. e. Área para el almacenamiento de producto autorizado independiente y separado del área de almacenamiento y dispositivos médicos. f.
Área de dispensación de medicamentos y entrega de dispositivos médicos y productos autorizados.
g. Área de cuarentena de medicamentos en ella también se pondrá almacenar de manera transitoria los productos retirados del mercado. h. Área para el manejo y disposición de residuos, de acuerdo con la normatividad vigente. i. Habitación de ensayo clínicos j. Are de recepción de la mercancía en el servicio farmacéutico. INFRAESTRUCTURA FÍSICA
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El servicio farmacéutico hospitalario estará ubicado en un área de la Institución Prestadora de Servicios de Salud MEDICARE de fácil acceso y dimensiones determinadas por el volumen de las actividades, el número y tipo de procesos propios del servicio farmacéutico que se adelanten en la institución y el número de servidores públicos o trabajadores que laboren en el servicio farmacéutico. Deben estar alejados de fuentes de contaminación o ruido excesivo. Condiciones locativas Los locales deben contar con área física exclusiva, independiente, de circulación Restringida, segura y permanecer limpios y ordenados. A. Pisos. Los pisos deben ser de material impermeable, resistente y contar con sistema de drenaje que permita su fácil limpieza y sanitación. B. Paredes. Las paredes y muros deben ser impermeables, sólidos, de fácil limpieza y resistentes a factores ambientales como humedad y temperatura. c). Techos. Los techos y cielo rasos deben ser resistentes, uniformes y de fácil limpieza y sanitación. D. Áreas de almacenamiento. Las áreas para el almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos deben ser independientes, diferenciadas y señalizadas, con condiciones ambientales, temperatura y humedad relativa controladas. Iluminación. Debe poseer un sistema de iluminación natural y/o artificial que permita la conservación adecuada e identificación de los medicamentos dispositivos médicos y un buen manejo de la documentación. F. Instalaciones eléctricas. Plafones en buen estado, tomas, interruptores y cableado protegido. G. Ventilación. Debe tener un sistema de ventilación natural y/o artificial que garantice la conservación adecuada de los medicamentos y dispositivos médicos. No debe entenderse por ventilación natural las ventanas y/o puertas abiertas que podrían permitir la contaminación de los medicamentos y dispositivos médicos con polvo y suciedad del exterior. h) Condiciones de temperatura y humedad. Los sitios donde se almacenen medicamentos deben contar con mecanismos que garanticen las condiciones de temperatura y humedad relativa recomendadas por el fabricante y los registros
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permanentes de estas variables, utilizando para ello termómetros, higrómetros u otros instrumentos que cumplan con dichas funciones. i) Criterios de almacenamiento. Los dispositivos médicos y los medicamentos se almacenarán de acuerdo con la clasificación farmacológica (medicamentos) en orden alfabético o cualquier otro método de clasificación, Ilustración 4 Plano del servicio farmacéutico ños hombres Dispensación Recepción
Carros unidosis
Administrativa y Gestión
Almacén
Almacén general
Cadena de frio
General
Preparaciones
Medicamentos Preparaciones
Cuarentena
especiales
Aseo m u j e r e s
Desechos químicos Reciclable 18
a B
B a ñ o s
Métodos y estrategias de comunicación Ilustración 5. Información a usuarios METODOS
ESTRATEGIAS
REUNIONES
Se realizará una reunión mensual con el fin de mantener un contacto personal entre los empleados y los demás equipos de trabajo de la institución
BUZON DE SUGERENCIAS
Se mantendrá un formato o encuesta de satisfacción al cliente y se asignará la persona que se encargue de dar respuesta de forma escrita con firma del responsable de la misma. Se habilitará una línea telefónica para la comunicación interna y otra para los clientes externos Se llevará registro de los pedidos especialidad
TELEFONO COMUNICACI N ESCRITA
MAPA DE PROCESOS SERVICIO FARMACÉUTICOS DEPENDIENTE IPS MEDICARE BOGOTA
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PROCESOS SERVICIO FARMACÉUTICOS DEPENDIENTE IPS MEDICARE
PROCESOS ESTRATÉGICOS Políticas, Selección, información sobre medicamentos
PROCESOS CLAVES OPERATIVOS
U
Ensayos clínicos, desarrollo de RRHH
Gestión de la calidad
Entrega de servicios con las actividades de promoción, prevención, dispensación Acompañamiento farmacoterapéutico
Educación en salud, apoyo al autocuidado, aconsejamiento, etc.
Farmacovigilancia Y tecnovigilancia
PROCESOS APOYO Gestión de recursos humanos
Abastecimiento, investi ación
Gestión Financiera, gestión de la información
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PROCESOS ESTRATEGICOS: corresponden a aquellos que dan las directrices de la organización (políticas y planificación), así como aquellos que están relacionados directamente con el paciente y contribuyen a su atención. Los describiremos a continuación
Gestión del servicio farmacéutico: (Art. 3°, Dec. 2200/05) es el conjunto de principios, procesos, procedimientos, técnicas y prácticas asistenciales y administrativas esenciales que se prestan en el servicio farmacéutico para reducir riesgos causados con el uso innecesario o inadecuado y eventos adversos presentados dentro del uso adecuado de medicamentos.
Procesos de gestión del servicio farmacéutico: se realizan procesos como: el de selección que es el conjunto de actividades interrelacionadas que de manera
PROCESOS ESTRATEGICOS: corresponden a aquellos que dan las directrices de la organización (políticas y planificación), así como aquellos que están relacionados directamente con el paciente y contribuyen a su atención. Los describiremos a continuación
Gestión del servicio farmacéutico: (Art. 3°, Dec. 2200/05) es el conjunto de principios, procesos, procedimientos, técnicas y prácticas asistenciales y administrativas esenciales que se prestan en el servicio farmacéutico para reducir riesgos causados con el uso innecesario o inadecuado y eventos adversos presentados dentro del uso adecuado de medicamentos.
Procesos de gestión del servicio farmacéutico: se realizan procesos como: el de selección que es el conjunto de actividades interrelacionadas que de manera continua, multidisciplinaria y participativa se realiza en nuestra institución, para definir los medicamentos y dispositivos médicos con que se deben contar para asegurar el acceso de los usuarios a ellos, teniendo en cuenta su seguridad, eficacia, calidad y costo. El de adquisición que es gestionar la obtención de los medicamentos, dispositivos médicos.
Gestión de calidad: es prácticamente la estructura de la empresa evaluando las actividades que se realizan en esta, de manera que se permitan detectar errores, corregirlos oportunamente y estar siempre en busca de la mejora.
Información sobre medicamentos: se le informa al paciente acerca de los medicamentos para ayudarle, a éste y al profesional de la salud, a lograr un uso seguro y eficaz de los medicamentos. Ello supone suministrar información que permita al paciente informado tomar decisiones sobre la adecuada selección y uso de medicamentos.
PROCESOS CLAVES U OPERATIVOS: Los servicios farmacéuticos se definen como proceso clave porque es el que implica la relación directa con el usuario/paciente. De este proceso hacen partes l
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Las actividades de promoción de la salud.
La entrega de servicios farmacéuticos: lo consideramos como el proceso clave porque es en el que brindamos la prestación directa al público objetivo final y, por lo tanto, contribuye con la obtención de resultados en salud. Algunas de las actividades, como la dispensación de medicamentos o el seguimiento farmacoterapéutica, son dirigidas al individuo. Otras, como las de promoción de la salud, se orientan al individuo, o a grupos de individuos, o sea, a la familia y a la comunidad. Por tanto, el objetivo de los servicios farmacéuticos es lograr los mejores resultados posibles en salud y mejorar la calidad de vida de los individuos, la familia y la comunidad. Esta la realizamos según la necesidad del paciente y la complejidad de la actividad necesaria para que pueda utilizar racionalmente los medicamentos.
PROCESOS DE APOYO: En este proceso encontramos los requisitos de las normas que establecen modelos de gestión. Es decir, procesos de apoyo así: Abastecimiento: en el servicio farmacéutico nos interesa tener todos los medicamentos y dispositivos médicos necesarios para suplir las necesidades de nuestros pacientes, por tal motivo se tiene de todo lo que legalmente podemos dispensar a nuestros clientes.
Investigación: nuestros profesionales y demás personal así servicio de la farmacia deben estar constantemente en procesos de investigación ya que se benefician del proceso de construcción de capacidades en áreas relevantes para la mejoría del servicio farmacéutico, así mismo es importante garantizar que cualquier investigación que se realice en los servicios farmacéuticos, o con su participación, sea apropiada a las cuestiones de investigación que estén puestas, sus resultados contribuyan para la salud, la equidad y para el desarrollo humano sostenible
Gestión de recursos humanos: disponemos de un personal de calidad señaladas en la normatividad vigente, para el ejercicio de cada cargo y en un número que garantiza el cumplimiento de los procesos propios de dicho servicio.
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Gestión de la información: estas actividades hacen parte del servicio farmacéutico y busca la satisfacción de las necesidades específicas de información sobre los medicamentos y dispositivos médicos y su uso adecuado por parte del paciente, el equipo de salud y la comunidad.
2. De acuerdo con el sistema de gestión de calidad, el manual de condiciones esenciales y procedimientos, documentar los procedimientos de:
Adquisición Recepción Almacenamiento Dispensación o despacho PROCEDIMIENTO PARA EL ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS
SERVICIO FARMACÉUTICOS DEPENDIENTE IPS MEDICARE BOGOTA D.C
PROCEDIMIENTO PARA ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENATOS
CODIGO:003 VERSION:01 PAGINAS : 6 FECHA DE ELABORACION: NOVIEMBRE 16 DE 2017 VIGENCIA 3 AÑOS
I INTRODUCCION Buenas Prácticas de Almacenamiento, constituyen un conjunto de normas mínimas obligatorias de almacenamiento que deben cumplir los almacenamientos de importación, distribución, dispensación y expendio de productos farmacéuticos y afines, respecto a las instalaciones, equipamientos y procedimientos operativos, destinados a garantizar el mantenimiento de las características y propiedades de los producto II OBJETIVO Garantizar las condiciones higiénicas locativas la Bodega de almacenamiento de la Unidad cumpliendo los requerimientos establecidos para el cumplimiento de las Velar por la organización correcta de los insumos y productos para evitar confusiones y contaminación, y permitir una correcta rotación de las existencias III ALCANCE
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Garantizar la calidad integral de las materias primas y medicamentos monopolio del Estado durante el tiempo de vida útil de cada uno en el área de almacenamiento.
IV DIRIGIDO A Profesional Químico Farmacéutico Regentes de farmacia, Auxiliares de Farmacia y personal que trabajan en el establecimiento. V RESPONSABILIDADES Químico Farmacéutico, Jefe de Farmacia: .aplicar y supervisar el cumplimiento del procedimiento almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos 1
VI DEFINICIONES DEFINICIÓNES: BPA: Buenas Prácticas de Almacenamiento, constituyen un conjunto de normas mínimas obligatorias de almacenamiento que deben cumplir los almacenamientos de importación, distribución, dispensación y expendio de productos farmacéuticos y afines, respecto a las instalaciones, equipamientos y procedimientos operativos, destinados a garantizar el mantenimiento de las características y propiedades de los producto. Registrar el mantenimiento. Última etapa de las actividades de la gestión del mantenimiento de la infraes tructura, este es un requisito derivado de la necesidad de presentar evidencia de la realización de las actividades de mantenimiento. El registro del mantenimiento se suele realizar en formatos papel, utilizando el software de mantenimiento (si disponemos de él), o sobre los planes de mantenimiento (si los hemos establecido). Los registros deben proporcionar información sobre la fecha de realización y la persona que lo ha realizado. Sistema FIFO: (First In, First Out): El primero en ingresar al inventario es el primero en salir. Sistema FEFO: (First expirate, First Out): Primero en expirar (vencer) dentro del inventario es el primero en salir. Áreas de la Bodega (Almacén): a) Área de recepción, embalaje y despacho: Destinada a la revisión de los documentos y verificación de los productos antes de su almacenamiento, debe diseñarse y equiparse de tal forma que permita una adecuada recepción y limpieza de los embalajes si fuera necesario; así mismo, también e stará destinada a la preparación de los productos para su distribución o dispensación. b) Área de almacenamiento: Destinada a mantener los productos o insumos en forma ordenada y en condiciones adecuadas para conservar sus características de calidad; cuando sea necesario se deberá contar con: - Área apropiada para materias primas que requieren condiciones especiales: temperatura, humedad y luz. Ésta área se encuentra identificada y aislada dentro de área de almacenamiento. - Área para medicamentos, deben estar adecuadamente identificada. - Área para muestras de retención,
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estándares y medicamento de alto costo (Ritalina LA 20 y 30 mg Tabletas y Concerta 18 y 36 mg tabletas), denominado Bunker de almacenamiento. c) Área administrativa: Destinada a la preparación y archivo de documentos.
NORMAS: Ley 30 de 1986 Ley 1150 de 2007 Decreto 667 de 1995 del INVIMA Resolución 1478 de 2006 del Ministerio de Salud y Protección Social Informe 32 de la Organización Mundial de la Salud CONDICIONES GENERALES: VII DESARROLLO 1. Para el ingreso a la bodega el personal deberá contar mínimo con la siguiente dotación: Bata de protección y casco, considerados como elementos de protección personal. 2. Las áreas deben estar delimitadas o definidas según el fin. Área de recepción, almacenamiento, acceso restringido, productos de baja y devueltos, productos en cuarentena. 3. Estarán disponibles los equipos, mobiliarios y materiales necesarios para garantizar el mantenimiento de las condiciones, características y propiedades de los productos. Los elementos mínimos necesarios son: Materiales de limpieza Elementos de protección personal. Botiquín Estibas 4. Es indispensable facilitar el movimiento del personal como de los productos dentro de la bodega. 5. Las condiciones ambientales deben garantizar que se mantengas las propiedades físicas y químicas de los productos almacenados. 6. Las paredes, pisos y techos deben permitir un fácil mantenimiento y limpieza. 7. Realizar control y mantenimiento a los extintores ubicados dentro de la Bodega. El área de almacenamiento depende de: a) Volumen y cantidad de productos a almacenar b) Frecuencia de adquisiciones y rotación de los productos c) Requerimiento de condiciones especiales de almacenamiento: temperatura, luz y humedad, controladas. 8) Organizar sistemáticamente los insumos dentro del servicio permite ubicación fácil, lo que contribuye a agilizar los despachos e inventarios y ayuda a optimizar el espacio disponible. Los medicamentos se sitúan a un principio de organización específico, forma farmacéutica, clasificación farmacológica, orden alfabético o nivel de atención, acorde con los criterios de almacenamiento, en los que básicamente deben incluirse: la demanda, volumen, fechas de vencimiento.
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Este documento es propiedad del establecimiento Farmacéutico, cualquier copia total o parcial, no es válida sin la autorización de la Dirección del establecimiento 3
1.Control durante el proceso de almacenamiento : El almacén y el servicio farmacéutico contarán con criterios, técnicas y métodos que permitan continuamente controlar, evaluar y gestionar la calidad durante el proceso de almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos, de conformidad con el artículo 13 del Decreto 2200 de 2005, modificado parcialmente por el Decreto 2330 de 2006, la Resolución número 1403 y las demás normas aplicables a la materia que los modifiquen, adicionen o sustituyan. Control de factores ambientales Para el mantenimiento de las condiciones ambientales de almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos se tendrán en cuenta algunas características relacionadas con la luz, la temperatura, cadena de frío y humedad.
La luz: Los medicamentos que se deterioran desde el punt o de vista físico-químico por estar en contacto directo con la luz, ya sea natural o artificial, se denominan medicamentos fotosensibles, deben conservarse siempre en sus empaques, envases originales y bien cerrados. Es deber de los fabricantes de medicamentos y otros productos que aparezcan en la etiqueta las condiciones adecuadas de almacenamiento. Los medicamentos y reactivos envasados en recipientes de vidrio color ámbar y papel aluminio o estaño, corresponden a los medicamentos fotosensibles. Ej: Clozapina, Ranitidina, azitromicina, ibuprofeno, mebendazol, entre otros. Control de las condiciones de higiene : De las condiciones higiénicas depende en gran medida la estabilidad microbiológica de los medicamentos y otros insumos almacenados. 1. Se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones: Buena ventilación libre de gases contaminantes, las paredes y pisos deben ser de un material de fácil aseo y limpieza. Las uniones de paredes y pisos no deben formar ángulos rectos, sino curvas que eviten la acumulación de polvo. Buen aseo en todas las áreas, instalaciones sanitarias limpias y funcionales, lavamanos limpios, estantes y estibas libres de polvo, control y sanitizacion del ambiente, fumigaciones periódicas (mínimo cada 6 meses) con el fin de eliminar roedores, insectos, etc.
Nevera: limpia y libre de alimentos, no comer y no fumar en las áreas de almacenamiento. Se debe elaborar un cronograma de limpieza y de desinfección, especificando áreas, fechas programadas de la actividad y firma del funcionario responsable. 2. Devolución de medicamentos Las devoluciones de medicamentos se someterán al siguiente procedimiento: Área especial
26
Deben guardarse aparte del área de productos disponibles para la venta y/o dispensación y se debe prevenir su distribución hasta que se decida que están disponibles. Este documento es propiedad del establecimiento Farmacéutico, cualquier copia total o parcial, no es válida sin la autorización de la Dirección del establecimiento 4
Condiciones para la reubicación: Los productos devueltos sólo podrán reubicarse en el área de disponibles para su distribución o dispensación, si cumplen con las siguientes condiciones: Estar en sus recipientes originales sin abrir y en buenas condiciones Se demuestra que se han almacenado y se han manejado bajo las condiciones establecidas por el fabricante. El periodo de vida útil restante es superior al mínimo establecido. Han sido examinados y evaluados por el director del establecimiento o servicio farmacéutico para autorizar su devolución. Esta evaluación debe tener en cuenta la naturaleza del producto, condiciones especiales de almacenamiento y el tiempo transcurrido desde su despacho. En caso necesario, debe solicitarse concepto al titular del registro sanitario o persona calificada de la casa fabricante. Cualquier producto devuelto que no cumpla con las condiciones anteriores debe ser destruido o desnaturalizado. ANEXOS FORMATO CONTROL DE TEMPERATURA, HUMEDAD Y RED DE FRIO. RESPNSABLE ___________________________ MES_________ AÑO_______________
DIAS
TEMPERATURA
HABILES
AMBIENTE
1
AM
PM
PROM
HUMEDAD RELATIVA MAX
AM
PM
PROM
RED DE FRIO MAX
AM
PM
PROM
MAX
2
30
67
8
3
30
67
8
4
30
67
8
5
30
67
8
6
30
67
8
7
30
67
8
8
30
67
8
9
30
67
8
10
30
67
8
27
5 Para la limpieza de la Bodega de medicamentos de la Unidad se tendrá en cuenta el Instructivo para limpieza y desinfección de la Bodega. La limpieza se realizará conforme a la siguiente matriz:
LIMPIEZA DEL ALMACEN RESPNSABLE ___________________________
FRECUENCI TIPO
/
MES_________
AÑO_______________
DIARIA SEMANAL MENSUAL RECURSOS RALIZO VERIFICO
PISOS
Escoba, trapero, detergente, balde para preparar solución detergente, paños de limpieza Paños de limpieza
X
PAREDES
X
TECHOS ESTANTES Y ESTIBAS BALANZAS TERMOHIGROMETRO MONTACARGAS
X X X X X
ELABORÒ
REVISÒ
APROBÒ
AUXILIAR DE FARMACIA
QUIMICO FARMACEUTICO
ADMINISTRACION
28
2. REALIZAR UN INDICADOR DE GESTIÓN PARA CADA PROCEDIMIENTO DESCRITO EN EL ÍTEM 2. PROCESO
ADQUISICIÓN
RECEPCIÓN
OBJETIVO
Se genera un indicador de control de inventarios, de acuerdo con las estrategias definidas por el establecimiento, que permitan obtener resultados de mediano y largo plazo en la cadena de suministros adicionalmente el indicador nos permitirá establecer el logro y cumplimiento del proceso. La rotación de Inventarios es el indicador que permite saber el número de veces en que el inventario es realizado en un periodo determinado. A demás permite identificar cuántas veces el inventario se convierte en dinero o en cuentas (Gerencie.com, 2017) El flujo rápido del material que entra, para que esté libre de toda congestión o demora, requiere de la correcta planeación del área de recepción y de su
INDICADOR
Indice de rotacion de mercanci as
Plazo de Aprovisiona miento
MEDIDA
Porcentaje
FRECUENCIA MEDICIÓN
Semestral
ÓPTIMO
90%
Medicamento e insumo medico solicitado X 100 % Medicamento e insumo medico recién solicitado
Porcentaje
Semestral
90%
Medicamento e insumo medico realizado X 100 % Medicamento e insumo medico a solicitar
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óptima utilización. La recepción es el proceso de planificación de las entradas de unidades, descarga y verificación tal y como se solicitaron mediante la actualización de los registros de inventario.(Abastecimiento, S.f)
ALMACENAMI ENTO
DISPENSACIÓ N
corresponde al tiempo transcurrido desde la gestión del pedido en el almacén, hasta que este es despachado al cliente final, con una periodicidad mensual El siguiente indicador es un indicador de calidad, tiene por objetivo, describir las características para el cálculo, manejo, control e
Ciclo de un pedido en bodega o almacén
Calidad de los pedidos dispensados
Porcecentaje
Semestral
90%
Medicamento e insumo medico vencido X100 % Total de medicamento e insumo almacenados
Porcentaje
Semestral
90%
Total de medicamento e insumos medico dispensado X 100 % Total de
óptima utilización. La recepción es el proceso de planificación de las entradas de unidades, descarga y verificación tal y como se solicitaron mediante la actualización de los registros de inventario.(Abastecimiento, S.f) corresponde al tiempo transcurrido desde la gestión del pedido en el almacén, hasta que este es despachado al cliente final, con una periodicidad mensual
ALMACENAMI ENTO
El siguiente indicador es un indicador de calidad, tiene por objetivo, describir las características para el cálculo, manejo, control e interpretación del indicador de calidad para los pedidos dispensados, con una periodicidad mensual
DISPENSACIÓ N
Ciclo de un pedido en bodega o almacén
Calidad de los pedidos dispensados
Porcecentaje
Semestral
Medicamento e insumo medico vencido X100 %
90%
Total de medicamento e insumo almacenados
Porcentaje
Semestral
Total de medicamento e insumos medico dispensado X 100 %
90%
Total de medicamento e insumos médicos recibido
.
30
formato para realizar una evaluación de desempeño para los cargos del establecimiento o servicio farmacéutico. SERVICIO FARMACÉUTIC
Versión: 9 GERENCIA MEDICAMENTOS
O DEPENDIENTE MEDICAIRE IPS
GUÍA DE AUDITORÍA
ME.FC.11
EN ESTABLECIMIENTOS FARMACÉUTICOS
TIPO DE VISITA
DATOS DE IDENTIFICACI N ESTABLECIMIE NTO
CODIGO:
FECHA INSPECCION:
formato para realizar una evaluación de desempeño para los cargos del establecimiento o servicio farmacéutico. SERVICIO FARMACÉUTIC
Versión: 9 GERENCIA MEDICAMENTOS
O DEPENDIENTE MEDICAIRE IPS
GUÍA DE AUDITORÍA
ME.FC.11
EN ESTABLECIMIENTOS FARMACÉUTICOS
TIPO DE VISITA
DATOS DE IDENTIFICACI N ESTABLECIMIE
CODIGO:
NTO
FECHA INSPECCION:
FARMACEUTIC O: DIRECCION:
TELEFONOS:
ADMINISTRADO
AUDITOR:
R: TITULO:
CORREO ELECTRÓNICO
FECHA ULTIMA VISITA:
CONCEPTO DE LA VISITA:
CALIFICACION * Por favor calificar según aplique cada ítem VACIO: NO APLICA
DOS (2): CUMPLE PARCIALMENTE
UNO (1): NO CUMPLE
TRES (3): CUMPLE EN SU TOTALIDAD
NUMERAL
DESCRIPCI N
CALIFICACION
OBSERVACION ES
A
DISPENSACION
100
Se conocen las obligaciones y prohibiciones del dispensador?
101
Se conocen las características y el contenido de la prescripción establecidas en el marco normativo?
31
102
Se tiene claridad frente a la dispensación de ordenes médicas que no cumplen los requisitos?
103
Se conocen los cinco filtros en el proceso de dispensación?
104
Se conoce que hacer en caso de errores de dispensación?
105
Se conoce la política de errores de dispensación?
106
Se tiene el indicador de errores de dispensación y se ha hecho seguimiento a los planes de acción instaurados?
107
Se cuenta con una fuente de consulta de información relacionada con medicamentos: indicaciones, reacciones adversas, contraindicaciones, posología, etc.?
108
Se cuenta con los registros de información a paciente correctamente diligenciados?
109
Se conoce cuáles son los medicamentos que requieren fórmula para su venta?
110
Se indica en la formula medica el nombre de quien dispenso el medicamento?
111
Se conocen las publicaciones de la revista vida sana y se incentiva a los usuarios para su consulta?
112
Se tienen actas de capacitación al personal en buenas prácticas de dispensación?
113
Se tiene carpeta con el programa de fármaco y tecnovigilancia y hay actas de socialización del mismo con el personal?
114
Se tienen formatos disponibles para el reporte de eventos adversos a medicamentos y dispositivos médicos?
115
Están completos y correctamente diligenciados los formatos de reporte y tienen adjunto la notificación al ente correspondiente?
116
Se conoce el procedimiento para fraccionamiento de medicamentos en forma sólida (tabletas, capsulas, grageas, etc.)?
B
PERSONAL
32
126
Se encuentran publicadas las guías de cargo del administrador y auxiliares de farmacia, en su versión actual y el acta de su socialización?
127
Se evidencia inducción y capacitación en los procedimientos, normas, manejo de ISOLUCION al personal del Establecimiento Farmacéutico de manera frecuente (Ver evidencia)?
128
Conocen las normas de comportamiento dentro de su sitio de trabajo (prohibición de: comer, beber, fumar, uso de celular y escuchar música diferente a la institucional durante la dispensación)?
129
Se atiende a los clientes solo con personal de Colsubsidio autorizado?
130
El personal cuenta con la practica del uso de uniforme exclusivo, están bien presentados y portan el carné?
131
Se evidencia que todo el personal del establecimiento cuente con los cursos de inducción corporativos y se cuenta con los soportes de cada uno de los trabajadores?
132
En los casos de las droguerías comerciales donde se expendan alimentos, se cuenta con el certificado de manipulación de alimentos de cada uno de los trabajadores?
133
El personal externo a Colsubsidio autorizado para atender a los clientes conoce los procedimientos?
C
EQUIPOS, DOTACIÓN Y MANTENIMIENTO
158
Todas las áreas cuentan con los instrumentos necesarios para monitorear las condiciones de almacenamiento?
159
Se encuentran correctamente ubicados y en perfecto estado de funcionamiento los instrumentos de medición?
160
Se encuentra calibrado y con las correspondientes etiquetas donde conste la fecha de la calibración los Termohigrómetro (s)?
161
Se encuentra calibrados y con las correspondientes etiquetas donde conste la fecha de la calibración los Termómetro(s)?
33
162
Se cuenta con los certificados de calibración de todos los instrumentos del Establecimiento Farmacéutico?
163
Se cuenta con las hojas de vida de los equipos (termómetro, nevera, aire acondicionado, ventiladores, balanza, etc.)?
164
Se cuenta con los implementos para llevar a cabo la operación: teléfono, computador, impresora, cartelera y demás implementos de oficina?
165
Se cuenta con la siguiente dotación en cantidad y buen estado: Estibas, estantes, columnas, vitrinas, escaleras?
D
SERVICIO AL CLIENTE
166
Aplica correctamente el saludo corporativo?
167
Muestra interés y disposición para atender al cliente?
168
Maneja adecuadamente situaciones difíciles?
169
Es resolutivo ante las necesidades del cliente?
170
Se evidencia retroalimentación del equipo frente al tema de servicio?
172
Se conoce el procedimiento de quejas y reclamos?
173
Se dispone del buzón de sugerencias adecuadamente ubicado con carátula y con formatos disponibles?
174
Se tienen debidamente archivado (computador) el informe mensual de quejas, reclamos, felicitaciones y sugerencias?
175
Identifica la quejas y reclamos recurrentes en el Establecimiento Farmacéutico, se da a conocer a los colaboradores y se generan planes de acción para la mejora de las mismas?
176
Genera planes de acción frente al incumplimiento de los indicadores de PQRS y hace seguimiento? (actas de socialización)
177
Se conoce el procedimiento de quejas y reclamos de calidad?
34
178
Conoce el Protocolo de Servicio al cliente de Medicamentos? (actas de socialización)
179
Cumple el Protocolo de Presentación personal?
E
INDICADORES DE GESTIÓN
195
Conocen los indicadores de gestión del negocio y los sabe consultar?
196
Se lleva el semáforo de indicadores en el Establecimiento Farmacéutico? (ventas, gastos, filtración, gestión pendientes, producto no conforme, etc)
197
Se analizan los datos y se toman los planes de acción de mejoramiento?
F
CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME
198
Se evidencia e identifica el producto y/o servicio no conforme y conocen la matriz? (actas de socialización)
199
Se ingresa los productos no conformes en ISOLUCION?
200
Se cuenta con el análisis del indicador de resultados de PNC?
201
Se evidencia plan de acción como resultado del PNC más recurrente.
G
GESTION OPERATIVA DISPENSACIÓN
209
Se cuenta con el registro de medicamentos pendientes
210
Se tienen adecuadamente archivados los registros del formato de pendientes (por fecha) e identificada la carpeta?
211
Se tienen adecuadamente archivados el reporte de la demanda no atendida e identificada la carpeta?
212
Se cuenta con la información de gestión del tiempo de entrega de pendientes?
213
Se implementa el modelo operativo de dispensación (validación, alistamiento, registro)
214
Se cuenta con el reporte de tiempos actualizado (MENOR A 15 DIAS)
35
215
Se evidencia llamada a los clientes para gestión de los pendientes
216
Se evidencia cierre del tratamiento de medicamentos pendientes
COMENTARIOS Y OBSERVACIONES DE LA FARMACIA
Auditor
Administrador
PUNTAJES
CANTIDAD
ITEMS EVALUADOS MAX CALIFICACI N A OBTENER SUMATORIA ITEMS PUNTAJE OBTENIDO
Presupuesto inicial para apertura servicio farmacéutico. A. Inversión constitución del Servicio farmacéutico . Trámite Autenticación Notarial (firmas y huellas según número de socios 4) el representante legal o el encargado de la empresa debe redactar y suscribir ante cámara de comercio los estatutos de la farmacia, los cuales regulan las relaciones de los asociados entre sí, y de estos con la sociedad. Diligencia el pre-RUT(Registro Único Tributario) que es como la cédula del negocio Inscripción en el registro, es decir, quedar en los libros comerciales de alguna
36
Costo $3.450c/u En este caso somos 4 socios Total $ 13.800
Trámite gratuito $630.000
cámara, pues esta revisa la legalidad de los estatutos presentados anteriormente. Tenga en cuenta que este registro le cuesta 0,7 % del valor del capital suscrito en el mismo. $90’000.000 Cancelar el formulario de Registro Único Empresarial. Esta es una red nacional de servicios registrales, que integra y centraliza el registro mercantil y el registro de proponentes. Pagar los derechos de inscripción y los certificados de existencia (son dos). Abrir una cuenta bancaría llevar el certificado a la DIAN para tramitar el RUT definitivo. Cuando ya tenga, debe llevarse a la cámara de comercio respectiva, para que se cambie por el provisional inicial, pues esta es la 'cédula' definitiva de su empresa. Expedir la inscripción en los libros de la cámara de comercio. En este sentido, el libro de actas y de accionistas. Total
$4.000
Inscripción $31.000 Certificados $ 8.600 ambos Trámite gratuito como todos los trámites con la DIAN.
$10.300 c/u $708.000
B. Tabla de recursos humanos Costos FARMACIA HOSPITALARIA (DECRETO 2200 DE 2005) Director de Droguería Gerente de Recursos Humanos contador Recurso Humano : químico farmacéutico
Recursos Tecnológicos :
Costo $ 3’150.000 Mensual $ 3’900.000 Mensual $ 2’700.000 Mensual $ 2’800.000 Mensual
Tecnólogo en regencia de farmacia $ 1’800.000 Mensual auxiliar de farmacia $ 900.000 Mensual equipos de oficina ( equipos de $ 4’300.000 cómputo, impresoras, teléfonos, fax, escritorios )
37
Recursos Físicos :
programa o software contable para farmacia hospitalaria red o acceso a internet Área suficiente para el volumen de inventario, n° de empleados y actividad a desarrollar y almacenamiento (Arriendo) Enseres ( dispensarios , vitrinas ... Etc. ) para la dispensación y almacenamiento de los medicamentos dispositivos para mantenimiento de cadena de frio ( termómetros , termo higrómetros ) Adecuación cuarto de inyectología stock inicial de medicamentos , drogas , dispositivos médicos
$ 490.000 $ 180.000 $ 3’500.000
$26’450.000
$ 1’900.000
$ 750.000 $ 20’000.000
La inversión de recursos tecnológicos y recursos físicos para la apertura del establecimiento farmacéutico Farmacia Intrahospitalaria es de $57’570.000 millones. El gasto mensual en sueldos del recurso humano es de $ 15’250.000 millones mensual, es decir que en salarios al año se invertiría $ 183’000.000 millones.
38
*Mediante
los Decretos 2731 y 2732 de diciembre del 2014 el Gobierno Nacional reglamentó el incremento del salario mínimo y el auxilio de transporte para el año 2017 respectivamente. De esta forma el salario mínimo que rige a partir del primero de enero de 2017 es de $ 644.350 y $ 74.000 para el caso del auxilio de transporte.
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C. Costos de adecuación de Infraestructura
Si el sitio donde va a funcionar el establecimiento es en arriendo solo se relaciona los valores de las adecuaciones necesarias para cada una de las áreas que determinaron en el paso 2.
Si el sitio donde va a funcionar el establecimiento es propio se debe incluir el valor del terreno y el valor de la construcción, en caso que se haya adquirido construido entonces se incluirán solo los valores de las adecuaciones para las áreas determinadas.
Dentro de un presupuesto los costos de infraestructura es tomada como inversión porque solo se realiza una vez.
D. Costos de Dotación para Funcionamiento.
C. Costos de adecuación de Infraestructura
Si el sitio donde va a funcionar el establecimiento es en arriendo solo se relaciona los valores de las adecuaciones necesarias para cada una de las áreas que determinaron en el paso 2.
Si el sitio donde va a funcionar el establecimiento es propio se debe incluir el valor del terreno y el valor de la construcción, en caso que se haya adquirido construido entonces se incluirán solo los valores de las adecuaciones para las áreas determinadas.
Dentro de un presupuesto los costos de infraestructura es tomada como inversión porque solo se realiza una vez.
D. Costos de Dotación para Funcionamiento. Inversión administrativa Valor unitario Equipo
150.000 Escritorios 800.000 Computadores 210.000 Impresoras 45.000 sillas 60.000 teléfono Inversión Operativa Valor Unitario Equipo 800.000 Neveras 40.000 Estivas 80.000 Estanterías 45.000 Escaleras Termohigometro 160.000 50.000 extintores 180.000 Mueble alto costo 2.620.000 TOTAL
cantidad
Valor total
3 3 2 8 1
450.000 2.400.000 420.000 360.000 600.000
cantidad 2 6 5 2 2 1 1
Valor total 1.600.000 240.000 400.000 90.000 320.000 50.000 180.000 7.110.000
40
E. Costos de suministros
Se relacionan los costos o valores de la adquisición de medicamentos y dispositivos médicos;
Para el caso de las farmacias-droguerías: se debe incluir también el valor de las materias primas para la elaboración de las preparaciones magistrales.
Inversión administrativa Valor Equipo unitario
cantidad
Valor total
Inversión Operativa Valor Equipo Unitario
cantidad
Valor total
Para el caso de las droguerías: se debe incluir también el valor de los demás productos que son permitidos para comercializar (artículos de aseo personal, limpieza, etc.). Costos de suministros Valor mensual
Valor anual
Valor total
Medicamentos Dispositivos Materia prima Aseo personal
F. Costos de Funcionamiento, administrativos, papelería y ventas
Valor mensual
Valor anual
Valor total
3.000.000
36000000
36000000
41
90.000
1.080.000
1.080.000
120.000
1.440.000
1.440.000
105.000
1.260.000
1.260.000
50.000
600.000
600.000
25.000
300.000
300.000
160.000
1.920.000
1.920.000
180000
2.160.000
2.160.000
3.730000
44.760.000
Programa de Tecnovigilancia de la farmacia intrahospitalaria Introducción El Programa Nacional de Tecnovigilancia se configura como un sistema de vigilancia pos mercado, constituido por el conjunto de instituciones, normas, mecanismos, procesos, recursos financieros, técnicos y de talento humano que interactúan para la identificación, recolección, evaluación, gestión y divulgación de los eventos o incidentes adversos no descritos que presentan los dispositivos médicos durante su uso, la cuantificación del riesgo y la realización de medidas en salud pública, con el fin de mejorar la protección de la salud y la seguridad de los pacientes, usuarios y todo aquel que se vea implicado directa o indirectamente con la utilización del dispositivo.(Resolución 4816 de 2008). Para la creación del programa de Tecnovigilancia de la farmacia intrahospitalaria se tendrá como base la legislación que la rige la cual es la Resolución 4816 de 2008. Este programa es creado con el fin de reportar, evaluar y gestionar los incidentes relacionados con los dispositivos médicos que se puedan presentar en la farmacia-hospitalaria. Por medio de este programa garantizamos la
42
seguridad de los pacientes ya que con los reportes realizados se toman medidas para evitar que vuelvan a suceder.
Entes gubernamentales involucrados en el programa 1. El Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos, Invima. 2. Las Secretarías Departamentales y Distritales de Salud. 3. Los fabricantes e importadores de dispositivos médicos de uso en humanos. 4. Los Prestadores de Servicios de Salud y profesionales independientes en los términos del Decreto 1011 de 2006 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya. 5. Los usuarios de dispositivos médicos en general.
Definiciones que serán tenidas en cuenta para realizar los reportes. Acción correctiva. Acción que elimina la causa de un evento adverso u otra situación no deseada, la cual debe ser tomada con el fin de prevenir la recurrencia del evento adverso.
Acción Preventiva. Acción que previene la ocurrencia del evento o incidente adverso.
Daño. Perjuicio que afecta la salud de las personas, por causar lesión transitoria o permanente, enfermedad o muerte.
Defectos de Calidad. Cualquier característica física o química del dispositivo médico que está en contra de las especificaciones definidas por el fabricante y que sirvieron de base para la expedición del registro sanitario o permiso de comercialización por parte del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos, Invima, o que impida que el dispositivo médico cumpla de manera segura y efectiva con el uso previsto durante todo su ciclo de vida.
Evento adverso. Daño no intencionado al paciente, operador o medio ambiente que ocurre como consecuencia de la utilización de un dispositivo médico.
Factor de riesgo. Situación, característica o atributo que condiciona una mayor probabilidad de experimentar un daño a la salud de una o varias personas.
43
Fallas de Funcionamiento. Mal funcionamiento o deterioro en las características y/o desempeño de un dispositivo médico, que pudo haber llevado a la muerte o al deterioro de la salud.
Formato de reporte. Es el medio por el cual un reportante notifica a la institución hospitalaria, al fabricante y/o a la autoridad sanitaria, sobre un evento o incidente adverso asociado a un dispositivo médico.
Incapacidad Permanente Parcial. Se considera con incapacidad
permanente parcial a la persona que por cualquier causa, de cualquier origen, presenta una pérdida de su capacidad igual o superior al 5% e inferior al 50%, en los términos del Decreto 917 de 1999 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya.
Incidente adverso. Potencial daño no intencionado al paciente, operador o medio ambiente que ocurre como consecuencia de la utilización de un dispositivo médico.
Reportes periódicos de Tecnovigilancia. Conjunto de reportes de Tecnovigilancia que relacionan la ocurrencia de eventos adversos no serios e información sobre la seguridad de un dispositivo médico o grupos de dispositivos médicos en un período definido y en donde se ha realizado un proceso de gestión interna eficiente por parte del reportante.
Representatividad. Posibilidad de aplicar a la población en general las observaciones obtenidas de una muestra de la misma.
Riesgo. Posibilidad o probabilidad de que pueda producirse un daño, para el paciente y para el personal que lo manipula.
Sensibilidad. Capacidad del Programa de Tecnovigilancia para detectar señales de alerta de eventos adversos a nivel nacional.
Trazabilidad. Se refiere a la capacidad de seguir un dispositivo médico a lo largo de la cadena de suministros desde su origen hasta su estado final como objeto de consumo.
Niveles de operación y conformación
44
El programa está conformado por cuatro niveles de operación y conformación, nosotros como farmacia intrahospitalaria nos en contramos en el tercer nivel, del cual se desprenden las siguientes responsabilidades: a) Estar atentos y vigilantes del desempeño, calidad y seguridad de los dispositivos médicos previos a su uso. b) Informar, divulgar y aplicar las prácticas adecuadas de utilización de dispositivos médicos. c) Diseñar e implementar un Programa Institucional de Tecnovigilancia, que asegure un permanente seguimiento de los eventos e incidentes adversos que puedan causar los dispositivos médicos durante su uso y que permitan identificar, registrar, evaluar y gestionar los reportes de eventos e incidentes adversos con los dispositivos médicos que use. d) Designar como mínimo un profesional competente en el tema, responsable del Programa Institucional de Tecnovigilancia quien también será el corresponsal ante el gobierno. En todo caso, es posible reagrupar diferentes instituciones para designar un sólo responsable y corresp onsal. Para el caso de los profesionales independientes el responsable será el mismo profesional. e) Tomar las acciones preventivas o correctivas que sean del caso y las que le sean exigidas por el Instituto Nacional de Medicamentos y Alimentos, Invima, de forma inmediata. f) Comunicar al fabricante o importador del dispositivo médico correspondiente, la ocurrencia del evento e incidente adverso, si se estima pertinente g) Comunicar al Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos, Invima, o a las Secretarías Departamentales y Distritales de Salud, la ocurrencia de eventos e incidentes adversos, en los términos de la presente Resolución. h) Desarrollar actividades de promoción y formación con los profesionales de la salud de la institución, en relación al desarrollo e implementación del
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Programa Nacional de Tecnovigilancia y la gestión de eventos o incidentes adversos con dispositivos médicos. i) Los profesionales que pertenezcan a una institución deberán enviar sus reportes al responsable del Programa de Tecnovigilancia en la institución. j) Cooperar y responder rápidamente a cualquier petición del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos, Invima, sobre la seguridad de los dispositivos médicos. De esta manera el encargado de este programa será el auxiliar de farmacia que recibirá directamente las quejas de los eventos que se presenten, hará diligenciar o diligenciará el formato estipulado y posterior le hará la entrega al Químico farmacéutico quien será el encargado de hacer el reporte ante la autoridad competente. El formato utilizado será el suministrado por el INVIMA, El cual viene con su respectivo manual de diligenciamiento:
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RECOMENDACIONES
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CONCLUSIONES La salud en Colombia es un derecho fundamental, aunque en muchos aspectos no se cumple a cabalidad con este derecho. Nosotros como estudiantes en Regencia de Farmacia, debemos ser conscientes en nuestra enseñanza que lo que aprendamos debe ser para cambiar esta realidad. Ya que sabemos que en el proceso médico somos de suma importancia para el tratamiento del diagnóstico recibido por el paciente, debemos velar para que las personas puedan recibir sus medicamentos a tiempo y tener en nuestra labor la concien cia de que es nuestra responsabilidad brindar la información necesaria
a la
población del uso adecuado de los medicamentos y que nuestros establecimientos farmacéuticos sean de la complejidad que sean nos ciñamos a las normas todo con el fin común que es una población san a y consiente del uso adecuado de los medicamentos.
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