PANDUAN RAPAT
RUMAH SAKIT SARI MULIA BANJARMASIN 2016 Panduan Rapat 2016 PANDUAN RAPAT
i
Rumah Sakit Sari Mulia Banjarmasin
.
Hak Cipta Dilindungi Undang-Undang Dilarang memperbanyak, mencetak dan menertibkan sebagian atau seluruh isi buku ini dengan cara dan bentuk apapun juga tanpa seizin penulis dan penerbit
TIM PENYUSUN PANDUAN RAPAT
ii
1. Norpah, S.Kep 2. Novi Saputri, SKM 3. Alifah Nur Handayani, SKM
KONTRIBUTOR
KATA PENGANTAR Dengan mengucapkan puji dan syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa bahwa atas rahmat dan karunia-Nya, Buku panduan ini dapat diterbitkan. PANDUAN RAPAT
iii
Kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu sehingga buku panduan ini dapat disusun. Kami menyadari bahwa masih banyak keterbatasan dan kendala serta permasalahan yang perlu diantisipasi dalam upaya mengimplementasikan panduan rapat ini dalam terlaksananya komunikasi yang efektif di RS Sari Mulia Banjarmasin, oleh karena itu kami mengharapkan saran perbaikan, sumbangan pemikiran, masukan, dan kritikan untuk lebih menyempurnakan panduan ini. Semoga buku panduan ini dapat bermanfaat dan diimplementasikan dalam terlaksananya komunikasi yang efektif di RS Sari Mulia Banjarmasin.
Banjarmasin, Februari 2016
Tim Penyusun
KATA SAMBUTAN DIREKTUR RUMAH SAKIT SARI MULIA BANJARMASIN Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT karena atas rahmat dan karunia-Nya kami dapat menyelesaikan penyusunan buku panduan rapat RS Sari Mulia Banjarmasin. PANDUAN RAPAT
iv
Penyusunan buku panduan rapat ini sangat penting untuk terciptanya koordinasi yang baik/komunikasi yang efektif di lingkungan Rumah Sakit Sari Mulia Banjarmasin.. Kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu tersusunnya buku panduan rapat. Semoga panduan ini dapat menjadi tuntunan dalam melaksanakan koordinasi dan komunikasi yang efektif.
Banjarmasin, Februari 2016 Direktur,
dr. H.R. Soedarto.W.W.Sp.OG
PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT SARI MULIA BANJARASIN NOMOR :……/PER/DIR/……/2016 TENTANG PANDUAN RAPAT Disusun oleh : PANDUAN RAPAT
v
(Norpah, S.Kep) (Novi Saputri, SKM) (Alifah Nur Handayani, SKM)
Disetujui Oleh :
(Haradi Widodo.S.Ked.MPH)
Ditetapkan Oleh :
(dr.Soedarto.W.W.Sp.OG)
PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT SARI MULIA BANJARMASIN PANDUAN RAPAT
vi
NOMOR /PER/DIR//2016 TENTANG PANDUAN RAPAT RUMAH SAKIT SARI MULIA BANJARMASIN DIREKTUR RUMAH SAKIT SARI MULIA BANJARMASIN, Menimbang
:
a. bahwa untuk menciptakan proses komunikasi yang relevan di rumah sakit secara tepat waktu; b. bahwa untuk mewujudkan komunikasi yang efektif di rumah sakit antar program rumah sakit; c. bahwa sehubungan dengan hal tersebut pada huruf a di atas perlu ditetapakn Panduan Rapat Rumah Sakit Sari Mulia Banjarmasin dengan Peraturan Direktur Rumah Sakit Sari Mulia Banjarmasin.
Mengingat
:
1. Undang-undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan; 2. Undang-undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit; 3. Keputusan Kepala Dinas Kesehatan Nomor 503/301/SIOT/RSU-SM/I13/DISKES Tahun 2011 tentang Pemberian Izin Operasional Tetap Rumah Sakit Umum Swasta Kepada Yayasan Indah untuk Menyelenggarakan Rumah Sakit Sari Mulia Banjarmasin; 4. Keputusan Ketua Badan Pengurus Yayasan Indah Nomor 001/SKY/I/2010 Tahun 2010 tentang Pengangkatan Direktur Rumah Sakit Sari Mulia Banjarmasin.
MEMUTUSKAN Menetapkan PANDUAN RAPAT
vii
Kesatu
:
PANDUAN RAPAT RUMAH SAKIT SARI MULIA BANJARMASIN;
Kedua
:
Panduan Rapat Rumah Sakit Sari Mulia Banjarmasin digunakan sebagai acuan dalam mengkomunikasikan informasi yang relevan dan efektif antar program di Rumah Sakit Sari Mulia Banjarmasin;
Ketiga
:
Panduan Rapat Rumah Sakit Sari Mulia Banjarmasin tercantum dalam lampiran peraturan ini;
Keempat
:
Peraturan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya dan apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam ketetapan ini akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di Banjarmasin Pada tanggal DIREKTUR,
dr. H. R. SOEDARTO, WW, Sp.OG
DAFTAR ISI Tim Penyusun dan Kotributor.....................................................................................................iii Kata Pengantar............................................................................................................................iv Kata Sambutan Direktur RS Sari Mulia ....................................................................................v Lembar Pengesahan....................................................................................................................vi Peraturan Direktur RS Sari Mulia...............................................................................................vii Daftar Isi.....................................................................................................................................ix PANDUAN RAPAT
vii i
Bab I Pendahuluan......................................................................................................................1 Bab II Ruang Lingkup ...............................................................................................................3 Bab III Tata Laksana ..................................................................................................................4 Bab IV Dokumentasi..................................................................................................................7 Daftar Pustaka
PANDUAN RAPAT
ix
LAMPIRAN 1 PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT SARI MULIA BANJARMASIN NOMOR : /PER/DIR//2014 TANGGAL : BAB I PENDAHULUAN A.
LATAR BELAKANG Kegiatan suatu organisasi tidak mungkin berjalan tanpa adanya komunikasi. Organisasi adalah suatu struktur yang kompleks dari berbagai ragam kegiatan khususnya. Hanya dengan komunikasi kegiatan-kegiatan itu dapat diatur dan dipersatukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa komunikasi suatu organisasi tidak akan berfungsi dan tidak akan ada kemajuan yang dapat dilakukan. Begitu juga dengan organisasi-organisasi di rumah sakit, untuk tercapainya tujuan dari program yang dibuat dan juga peningkatan mutu dan kualitas pelayanan diperlukan komunikasi yang efektif di rumah sakit. Salah satu bentuk komunikasi yang dilaksanakan di Rumah Sakit Sari Mulia Banjarmasin yaitu rapat. Kegiatan rapat dapat dilakukan antara pimpinan dengan pimpinan, atau antara pimpinan dengan staf. Rapat dimaksudkan agar dapat terjalin komunikasi dan hubungan yang baik diantara pimpinan, sesama staf maupun antara pimpinan dengan staf. Selain itu rapat juga bertujuan untuk meningkatkan motivasi dan produktivitas kerja, serta menyelesaikan masalah-masalah yang mungkin timbul. Oleh karena itu, agar rapat dan komunikasi berjalan secara efektif, maka disusunlah Panduan Rapat Rumah Sakit Sari Mulia Banjarmasin.
B.
PENGERTIAN UMUM 1. Rapat adalah pertemuan antara para anggota lingkungan instansi atau perusahaan untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama; 2. Apriori adalah seseorang dapat berpikir dan memiliki asumsi tentang segala sesuatu, sebelum bertemu dengan pengalaman dan akhirnya mengambil kesimpulan; 3. Daftar hadir adalah naskah yang dipergunakan untuk mencatat dan mengetahui kehadiran seseorang; 4. Notulen adalah naskah yang memuat catatan jalannya kegiatan sidang, rapat, mulai acara pembukaan, pembahasan masalah sampai dengan pengambilan peraturan serta penutupan.
PANDUAN RAPAT
1
C.
TUJUAN Panduan ini bertujuan agar menjadi acuan bagi seluruh karyawan/organisasi di Rumah Sakit Sari Mulia Banjarmasin dalam melaksanakan rapat di Rumah Sakit Sari Mulia Banjarmasin
BAB II RUANG LINGKUP Ruang lingkup pelaksanaan Panduan Rapat di Rumah Sakit Sari Mulia Banjarmasin antara lain : 1.
Panduan Rapat di lingkungan Rumah Sakit Sari Mulia Banjarmasin meliputi; PANDUAN RAPAT
2
2. 3.
Panduan Rapat diterapkan di lingkungan Rumah Sakit Sari Mulia Banjarmasin; Pelaksana Panduan ini meliputi semua karyawan dan semua organisasi di Rumah Sakit Sari Mulia Banjarmasin.
BAB III TATA LAKSANA A. Jenis-Jenis Rapat 1. Berdasarkan tujuan a. Rapat penjelasan Bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat mengenai kebijakan yang telah diambil oleh pimpinan organisasi. Contohnya adalah prosedur kerja baru, aturan baru, dan lain sebagainya. b. Rapat pemecahan masalah Bertujuan untuk mencari pemecahan masalah yang sedang dihadapi. c. Rapat perundingan PANDUAN RAPAT
3
Diadakan karena ada dua pihak yang berkepentingan, apabila tidak dirundingkan dapat mengakibatkan timbulnya perselisihan. 2. Berdasarkan sifatnya a. Rapat formal Rapat yang diadakan secara resmi dan formal. b. Rapat informal Rapat yang diadakan tidak berdasarkan suatu perencanaan formal. c. Rapat terbuka Rapat yang jumlah pesertanya tidak terbatas (jumpa pers). d. Rapat tertutup Rapat yang hanya dihadiri oleh undangan saja dan masalah yang dibicarakan bersifat rahasia. 3. Berdasarkan frekuensinya a. Rapat rutin Rapat yang terpogram dan telah ditentukan waktunya. b. Rapat residential Rapat yang tidak berdasarkan jadwal, tergantung pada masalah yang dihadapi. 4. Berdasarkan jangka waktunya a. Rapat mingguan; b. Rapat bulanan; c. Rapat semesteran; d. Rapat tahunan. B. Persyaratan Rapat 1. Suasana terbuka Semua peserta dapat menerima informasi yang datang dari siapa pun secara objektif dan tidak apriori. Suasana yang terbuka dapat membangkitkan rasa persahabatan, kerjasama yang tinggi di antara peserta rapat, sehingga rapat dapat berjalan lancar, tidak kaku dan dapat memberikan dorongan kepada peserta rapat untuk berpartisipasi lebih aktif. 2. Tiap peserta berpartisipasi aktif Rapat dikatakan berhasil apabila setiap peserta rapat dapat menggunakan haknya untuk bertanya, mengeluarkan pendapat, gagasan, ide, saran dan dapat menjadi pendengar yang baik pula. Untuk kelancaran rapat peserta rapat diwajibkan menggunakan mode diam (silent) pada HP nya, agar tidak mengganggu jalannya rapat. 3. Ada bimbingan dan pengawasan Pimpinan rapat hendaknya selalu memberikan bimbingan dan arahan sehingga rapat dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan dan mempunyai hasil seperti yang diharapkan. 4. Menghindari perdebatan Tujuan rapat bukan terletak pada kalah dan menang dalam mengemukakan argument, tetapi mencari jalan keluar dari permasalahan yang dihadapi, oleh karena itu pendapat yang diberikan peserta hendaknya bersifat mencari solusi bukan berdasarkan menang dan kalah. PANDUAN RAPAT
4
5. Pertanyaan yang dikemukakan hendaknya jelas Pertanyaan sebaiknya singkat, padat, jelas dan sistematis. Sehingga mudah dimengerti dan ditanggapi dengan baik. 6. Menghindari terjadinya monopoli Tidak ada monopoli pembicaraan dalam rapat. Semua peserta rapat mempunyai hak yang sama dalam mengemukakan pendapat. Dalam hal ini, peran pemimpin rapat sangat besar dalam mengarahkan jalannya rapat. 7. Adanya kesimpulan/keputusan Suatu rapat dikatakan baik bukan karena memakan waktu yang lama, tetapi rapat yang baik adalah rapat yang dapat mengahasilkan keputusan atau kesimpulan, meskipun waktu yang digunakan singkat. C. Persiapan Penyelenggaraan Rapat 1. Membuat surat undangan rapat Undangan dibuat jauh hari sebelum rapat dimulai. Undangan rapat yang akan dikerjakan lengkap berisi (format sesuai dengan pedoman penyusunan regulasi rumah sakit) : a. Hari, tanggal, dan jam; b. Tempat rapat; c. Acara rapat atau bahan (materi) yang akan dibahas didalam rapat. 2. Persiapan ruangan rapat Penataan ruang rapat sangat mempengaruhi jalannya rapat. Penataan ruang rapat meliputi penataan meja dan kursi yang digunakan untuk peserta maupun pemimpin rapat. Selain itu juga meliputi penerangan, ventilasi udara, dan fasilitas lainnya. Tata ruang rapat harus disesuaikan dengan jumlah peserta rapat dan maksud rapat. Penataan ruangan rapat menjadi perhatian sekretaris dalam rangka persiapan rapat. 3. Persiapan materi/bahan rapat Persiapan materi atau bahan rapat ini meliputi : a. Daftar hadir peserta rapat; b. Mempersiapkan konsep materi persoalan/masalah yang akan dibahas dalam rapat; c. Alat tulis dan perlengkapan lainnya; d. Notulen rapat. 4. Perlengkapan rapat Perlengkapan rapat disiapkan sesuai dengan kebutuhan rapat tersebut, diantaranya yaitu sound system, overhead projector atau slide, video, tape recorder, whiteboard, alatalat ini sangat membantu keberhasilan rapat. Agar rapat berjalan lancar, pastikan perlatan-peralatan tersebut siap dipakai sebelum rapat berlangsung. 5. Konsumsi Pelayanan yang baik mengenai makanan dan minuman sangat membantu kelancaran rapat. Yang perlu diperhatikan dalam menyajikan makanan dan minuman dalam penyelenggaraan rapat adalah kandungan gizi, apabila konsumsi berwujud instan lihat tanggal kadaluwarsanya. Macam konsumsi yang disajikan tergantung pada anggaran yang tersedia, jumlah peserta rapat, lamanya rapat berlangsung, tamu undangan, dan lain PANDUAN RAPAT
5
sebagainya. Apabila rapat berlangsung melebihi jam makan siang, maka yang disediakan makan siang. D. Agenda Rapat Setiap akan mengadakan rapat, pengurus ataupun ketua rapat terlebih menentukan permasalahan yang akan dibahas, materi yang akan dibahas/dibicarakan dalam rapat. Dengan melihat permasalahan pokok (general topic) diharapkan peserta rapat dapat termotivasi untuk memberikan pendapat, saram, ide, maupun gagasannya, apalagi peserta rapat mengetahui permasalahan khususnya (specific topic). Agenda rapat ini disampaikan sebelum rapat dimulai. E. Tata Tertib 1. Waktu Hadir; Peserta rapat berhadir 15 menit sebelum acara rapat dimulai. 2. Pakaian; Peserta rapat menggunakan seragam resmi yang telah ditentukan oleh management rumah sakit. 3. Atribut; Peserta rapat saat mengahdiri rapat menggunakan atribut lengkap yang telah ditentukan oleh management rumah sakit, seperti seragam kerja, ID card, sepatu, dll. 4. Selama jalannya rapat berlangsung alat komunikasi elektronik (Hp) disilent; 5. Tidak membuat keributan selama rapat berlangsung; 6. Bila berhalangan hadir harus memberitahukan pihak management dan menunjuk perwakilannya; 7. Bila terlambat hadir dan rapat telah berlangsung ± 10 menit maka peserta tidak dibenarkan memasuki ruang rapat.
PANDUAN RAPAT
6
BAB IV DOKUMENTASI 1. Daftar hadir; 2. Notulen rapat.
Ditetapkan di Banjarmasin Pada tanggal DIREKTUR,
dr. H. R. SOEDARTO, WW, Sp.OG
PANDUAN RAPAT
7
DAFTAR PUSTAKA Diunduh dari : http://ettyasa.blogspot.co.id/p/materi-rapat_28.html Diunduh dari : http://euiskartikasari.blogspot.co.id/
