PANDUAN PERTEMUAN / RAPAT RS. BAPTIS BATU TAHUN 2014
DAFTAR ISI
Halaman Judul.............................................................................................
i
Daftar Isi......................................................................................................
ii
Lembar Pengesahan ....................................................................................
iii
BAB I. DEFINISI........................................................................................
1
1. Latar Belakang ................................................................................
1
2. Pengertian ........................................................................................
2
3. Arti Rapat Dalam Organisasi ..........................................................
2
4. Tujuan Panduan Rapat ....................................................................
3
BAB II. RUANG LINGKUP ......................................................................
4
BAB III. TATA LAKSANA.......................................................................
5
1. Langkah Persiapan Rapat ................................................................
5
2. Perlengkapan Dalam Rapat/Pertemuan ...........................................
5
3. Hal Yang Harus Dilaporkan Dalam Rapat ......................................
5
LEMBAR PENGESAHAN
PENGESAHAN DOKUMEN RS. BAPTIS BATU NAMA
KETERANGAN
Sonya Octaviany,A.Md.
Pembuat Dokumen
Dr. Imanuel Eka Tantaputra
Authorized Person
Dr. Arhwinda PA,Sp.KFR.,MARS.
Direktur RS. Baptis Batu
TANDA TANGAN
TANGGAL
BAB I DEFINISI
1.
Latar Belakang.
Sebuah organisasi merupakan suatu komunitas yang terdiri dari kelompokkelompok individu yang dihimpun dalam berbagai departemen atau bagian. Meskipun demikian, mereka merupakan satu kesatuan. Rapat merupakan sarana untuk mencapai kesepakatan bersama. Sayangnya, tidak setiap orang menyukai rapat karena berbagai alasan. Rapat yang efektif harus didukung oleh suatu strategi dan diselenggarakan di tempat yang sesuai dengan penataan ruang sesuai standar. Keberhasilan rapat juga ditentukan oleh pimpinan rapat yang baik. Rapat yang efektif menghasilkan keputusan yang baik dan membangun rasa kebersamaan. Sebaliknya, rapat yang tidak efektif hanya menyia-nyiakan waktu. Rapat bukan aktivitas yang dapat diselenggarakan tanpa biaya. Ja di, rapat yang tidak efektif tidak menghasilkan sesuatu selain keputusan yang tidak tepat dan pemborosan waktu. Untuk
2.
Pengertian
Rapat adalah berkumpulnya sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan urusan perusahaan. Dalam bab ini membahas rapat formal yang melibatkan empat orang atau lebih, rapat organisasi dimaksudkan untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, atau pemberian motivasi kepada armada penjualan. Agar berlangsung efektif, penyelenggaraan rapat perlu direncanakan. Rapat adalah hal yang tak asing lagi di kalangan manajemen dan profesional. Bahkan sebagian besar orang penting menghabiskan waktunya untuk rapat dan rapat. Pada dasarnya rapat itu diadakan untuk mencapai persamaan persepsi, strategi, tujuan serta merencanakan langkah-langkah yang akan diambil oleh manajemen. Tapi sayangnya, jarang sekali rapat yang berlangsung efektif. Berdasarkan survei yang dilakukan oleh Wall Street Journal, rapat justru membuat waktu tidak produktif di kantor. Dr. Peter Drucker, dalam bukunya The Effective Executive, mengatakan: Kita menyelenggarakan rapat karena orang-orang yang melaksanakan pekerjaan yang berbeda beda harus bekerja sama untuk melaksanakan tugas khusus. Kita rapa t karena pengetahuan dan pengalaman yang diperlukan dalam suatu situasi tertentu tidak terdapat di dalam
Setiap hari suatu organisasi atau perusahaan menerima informasi dari berbagai organisasi lain. Kecepatan arus informasi memerlukan keputusan yang tepat. Keputusan yang diambil berdasarkan informasi akan berpengaruh pada aspek suatu organisasi. Informasi yang diterima dijadikan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan. Untuk mengantisipasi derasnya arus informasi yang masuk, diperlukan rapat yang kritis, efisien dan efektif. Rapat harus diselenggarakan pada waktu yang tepat. Dengan rapat yang efektif, perusahaan dapat menyusun strategi untuk merespon perkembangan
4.
Tujuan Panduan Rapat. 3.1
Tujuan Umum :
Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.
Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.
Sebagai alat koordinasi antar intern atau antar ekstern.
Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi.
Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.
BAB II RUANG LINGKUP
Panduan ini diterapkan kepada seluruh jajaran pegawai RS Baptis Batu, yaitu Direktur, Wakil Direktur, Kepala Instalasi dan Kepala Bagian, Manajer, dan seluruh karyawan.
Kewajiban dan Tanggung Jawab a) Seluruh karyawan Rumah Sakit i.
Memahami dan menerapkan prosedur penyelenggaraan rapat/pertemuan di lingkungan RS Baptis Batu
ii.
Menciptakan ketertiban dalam penyelenggaraan rapat/pertemuan di lingkungan RS Baptis Batu
b) Kepala Instalasi / Kepala Bagian i.
Memastikan seluruh staf di Instalasi memahami dan melaksanakan prosedur penyelenggaraan rapat/pertemuan di lingkungan RS Baptis Batu.
BAB III TATA LAKSANA
1. Langkah Persiapan Rapat.
Didalam mempersiapkan dan menjadwalkan rapat, maka setiap unit kerja wajib berkoordinasi dengan Bagian Administrasi. Adapaun langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut : 1.
Berkoordinasi dengan Bagian Administrasi untuk menentukan hari jam dan tempat pertemuan.
2.
Setelah
menentukan
hari
dan
jam
maka
pimpinan
rapat
akan
mengkoordinasikan dengan peserta rapat untuk jadwal pertemuan 3.
Pada saat rapat, setiap Unit harus mempersiapkan sendiri kebutuhan rapatnya (daftar hadir, lcd, papan tulis, dll)
2. Perlengkapan Dalam Rapat/Pertemuan :
BAB V MONITORING DAN EVALUASI
1. Seluruh jajaran manajemen RS Baptis Batu secara berkala melakukan monitoring dan evaluasi setiap keputusan yang dihasilkan dalam rapat 2. Manajer, Ketua Komite dan Kepala unit kerja secara berkala melakukan monitoring dan evalusi di unit kerja masing-masing.
Lampiran 1 : Undangan Rapat Intern
FORMAT UNDANGAN UNTUK INTERN RUMAH SAKIT
Kepada : Yth. Bpk / Ibu / Sdr……………………….. Di Tempat
Salam sejahtera, mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmm I.
II.
Hari / Tanggal Pukul
: mmmmmmmmmmmmmmmmmmm : mmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Tempat
: mmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Hari / Tanggal Pukul
: mmmmmmmmmmmmmmmmmmm : mmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Tempat
: mmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Lampiran 2 Format Daftar Hadir
DAFTAR HADIR
Hari / Tanggal
:
Waktu
:
Acara
:
No
Nama
Paraf
Ket
Lampiran 3
NOTULEN RAPAT
NAMA RAPAT
:
HARI / TANGGAL : HADIR
LAGU
:
PARAF
DOA
:
DIREKTUR
:
SEKRETARIS
:
:
KOREKSI NO
ISI RAPAT
KEPUTUSAN
TINDAK LANJUT
1. 2. 3.
ISI RAPAT NO
ISI RAPAT
KEPUTUSAN
1. 3 4 5 7 8 9
9
Lampiran 4 NAMA RAPAT
:
HARI / TANGGAL
:
HADIR
:
LAGU DOA WAKTU
: : :
PARAF DIREKTUR SEKRETARIS
: :
KOREKSI NO
HAL
PIC
MASALAH
TENGGAT
KEPUTUSAN
WAKTU
TINDAK LANJUT
10
ISI RAPAT NO
HAL
PIC
MASALAH
TENGGAT
KEPUTUSAN
WAKTU
11
