PANDUAN RAPAT
RUMAH SAKIT GRAHA SEHAT Telp. (0335) 846500, 846354, 844200 Fax. (0335) 846500
PANDUAN RAPAT LEMBAR PENGESAHAN
PENGESAHAN DOKUMEN RUMAH SAKIT GRAHA SEHAT Panduan Rapat KETERANGAN Andreas S. Sos
Authorized Person
dr. Kertodinoto
Direktur
TANDA TANGAN
TANGGAL
DAFTAR ISI DAFTAR ISI.........................................................................................................................2 BAB I DEFINISI.................................................................................................................3 BAB II RUANG LINGKUP................................................................................................4 A. Macam-Macam Rapat..............................................Error! Bookmark not defined. BAB III TATA LAKSANA..................................................................................................8 A. TATA LAKSANA RAPAT RUTIN.................................................................................8 B. TATA TERTIB RAPAT.................................................................................................8 BAB IV DOKUMENTASI.................................................................................................10
BAB IDEFINISI 1. Komunikasi adalah suatu proses ketika seseorang atau kelompok masyarakat menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungannya. Pada umumnya, komunikasi terjadi secara lisan atau verbal. Komunikasi dapat terjadi jika ada persamaan antara penyampaian pesan dengan orang yang menerima pesan. 2. Komunikasi Efektif adalah komunikasi yang mampu menghasilkan perubahan sikap (attitudechance) pada orang lain yang bisa terlihat dalam proses komunikasi. 3. Kebijakan / ketetapan adalah penetapan Direktur RS pada tataran strategis atau bersifat garis besar yang mengikat. Karena kebijakan bersifat garis besar maka untuk penerapan kebijakan tersebut perlu disusun pedoman / panduan dan prosedur sehingga ada kejelasan langkah – langkah untuk melaksanakan kebijakan tersebut. 4. Regulasi RS adalah peraturan rumah sakit yang harus dilaksanakan oleh semua pegawai rumah sakit tidak terkecuali medis maupun non medis. 5. Rapat merupakan pertemuan atau berkumpulnya minimal dua orang atau lebih untuk memutuskan suatu tujuan. Rapat juga dapat dijadikan sebagai media untuk berkomunikasi antar manusia atau pimpinan kantor dengan staffnya. 6. Notulen adalah sebuatatan tentang perjalanan suatu kegiatan baik rapat, seminar, diskusi, atau sidang yang dimulai dari awal sampai akhir acara yang ditulis oleh seorang Notulis, yang akan dilaporkan oleh Ketua kegiatan, dan akan dipertanggung jawabkan suatu saat pada seluruh anggota atau peserta acara
BAB II RUANG LINGKUP Rapat merupakan salah satu jenis komunikasi efektif yang terjadi antara Manajemen, staf medis maupun staf non medis yang berada di rumah sakit. Rapat sendiri dibedakan menjadi beberapa yaitu rapat rutin dan rapat non rutin. Rapat rutin adalah rapat yang diadakan secara rutin pada waktu yang telah ditentukan. Sedangkan rapat non rutin diadakan apabila ada hal-hal yang dianggap perlu untuk diadakan rapat. Rapat ini sangat perlu dilakukan dalam rangka melakukan koordinasi, sosialisasi antar unit kerja maupun memberikan instruksi/sosialisasi oleh manajemen. Rapat merupakan salah satu bentuk komunikasi yang efektif di dalam suatu organisasi. Secara garis besar komunikasi dalam organisasi atau dalam hal ini rumah sakit dibagi menjadi 4 yaitu : 1. Downward Communication Downward communication adalah suatu proses komunikasi efektif dalam rumah sakit yang dilakukan orang-orang yang ada di level manajemen kepada bawahannya. Komunikasi itu sendiri berisi informasi yang menyangkut job description, penjelasan mengapa tugas itu wajib dilakukan, menyampaikan peraturan-peraturan yang berlaku dalam organisasi serta dalam melakukan tugas yang sudah diberikan, dan memberikan motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik agar tujuan organisasi tersebut bisa dicapai. Empat cara dalam menyampaikan informasi terhadap staff atau karyawan yaitu lewat cara tulisan, cara lisan, cara tulisan yang dibarengi dengan cara lisan, dan cara lisan yang diikuti cara tulisan. 2. Upward Communication Upward komunikasi efektif dalam komunikasi kadang tidak dapat berjalan maksimal ketika dalam jenis upward communication. Upward communication sendiri adalah proses komunikasi dari bawahan yang akan mengirim informasi kepada atasan mereka. Biasanya informasi yang ingin disampaikan dalam komunikasi jenis ini berupa pekerjaan yang sudah diselesaikan dan ditangani, pekerjaan yang tidak mampu diselesaikan karena menemui kendala sehingga bawahan merasa perlu untuk bertanya kepada atasan, serta saran-saran perbaikan di organisasi dari segi penilaian bawahan. Alasan mengapa upward communication kadang tidak berjalan dengan efektif karena kecenderungan memiliki perasaaan bahwa atasan tidak peduli terhadap apa yang dialami oleh bawahan dan kurangnya apresiasinya kepada pihak atasan. 3. Horizontal Communication Horizontal communication yaitu proses komunikasi efektif dalam organisasi yang dilakukan antar karyawan atau staff dengan level jabatan yang sama. Komunikasi yang bersifat horizontal berfungsi untuk memperbaiki koordinasi tugas, upaya pemecahan atau solusi atas suatu masalah, saling berbagi dan bertukar informasi, dan membina hubungan kerja sama yang lebih baik. 4. Interline Communication Interline Communication adalah proses komunikasi yang dilakukan dengan melewati batas-batas fungsional yang telah ada. Jenis komunikasi ini dapat dilakukan apabila sudah mendapat izin dari atasannya langsung dan hasil komunikasi lintas saluran tersebut harus diinformasikan kepada atasannya. Dalam pelaksanaannya empat jenis komunikasi diatas salah satu sarana yang tepat adalah melalui rapat.
A. RAPAT RUTIN Rapat Rutin adalah rapat yang diadakan secara rutin pada waktu yang telah ditetapkan. Adapun macam-macam rapat rutin yang ada di RS Graha Sehat adalah sebagai berikut : 1. Rapat Mingguan Rapat mingguan merupakan rapat yang diadakan secara rutin setiap satu minggu sekali. Rapat ini bertujuan untuk koordinasi antar unit/staf terhadap permasalahan yang timbul pada minggu sebelumnya. Adapun macam rapat mingguan antara lain: a. Rapat Case Manager Waktu pelaksanaan : Setiap bulan sekali, Pemimpin Rapat : Case Manager/Manajer Yanmed/Manajer Jangmed/ Manajer Keperawatan Peserta Rapat :Dokter IGD, Kepala Ruang Rawat Inap, Komite Medis, Manajer terkait Pembahasan : Review masalah yang muncul selama satu minggu di unit/bidang kerja, pembahasan kasus pelayanan pasien yang sedang dalam perawatan. b. Rapat Departemen Waktu Pelaksanaan :Setiap bulan sekali (menyesuaikan setiap departemen) Pemimpin Rapat : Manajer masing-masing Peserta Rapat : Kepala Unit terkait Pembahasan : Sosialisasi kebijakan direktur, masalah-masalah yang dihadapi departemen/unit 1. Rapat Bulanan Rapat koordinasi merupakan rapat yang diadakan setiap bulan sekali.Rapat ini biasanya digunakan untuk mengevaluasi kinerja dan integrasi regulasi antar unit/departemen. a. Rapat Koordinasi Waktu Pelaksanaan : Setiap Rabu minggu ke-4 jam 10.00-selesai Pemimpin Rapat : Direktur Peserta Rapat : Kepala Unit dan Manajer Pembahasan : Laporan Bulanan Departemen di RS Graha Sehat b. Rapat Koordinasi Diperluas Waktu Pelaksanaan : setiap Rabu minggu ke-2 bulan genap jam 13.00 Pemimpin Rapat : Direktur Peserta Rapat : Kepala Unit, Manajer, Ketua Komite, Ketua Tim, Pembahasan : Laporan Departemen kepada Direkturdan koordinasi antar Unit Kerja c. Rapat Komite Waktu Pelaksanaan Pemimpin Rapat Peserta Rapat Pembahasan
: setiap bulan (menyesuaikan masing-masing) : masing-masing Ketua Komite : anggota komite : Hasil Perhitungan Stock Opname Medis dan Umum
d. Rapat Mutu dan Keselamatan Pasien Waktu Pelaksanaan : Pemimpin Rapat : Direksi Peserta Rapat : Kepala Bidang Pembahasan : Penyusun jadwal shift bidang/unit 2. Rapat Tribulan a. Rapat Mutu dan Keselamatan Pasien Waktu Pelaksanaan : Jumat minggu ke-3 (bulan ke-4, ke-7, ke-10, dan ke-1) Pemimpin Rapat : Ketua Komite Mutu dan Keselamatan Pasien Peserta Rapat : Kepala Unit, Manajer, Direktur, Komite, Tim Pembahasan : i. Laporan Pencapaian Indikator Mutu Manajemen ii. Laporan Pencapaian Indikator Mutu Klinis iii. Laporan Pencapaian Indikator Sasaran Keselamatan Pasien iv. Laporan Pencapaian Indikator Mutu Unit Kerja v. Rencana Peningkatan Mutu b. Rapat Koordinasi Komite Medis o Waktu Pelaksanaan : Setiap tiga bulan sekali ( tanggal di sesuaikan ) o Pemimpin Rapat : Ketua Komite Medis o Peserta Rapat : Direktur, anggota Komite Medis, Manajer o Pembahasan : Pencapaian dan evaluasi program kerja Komite Medis, kendala-kendala yang dihadapi untuk mencari solusi. 3. Rapat Tahunan Rapat tahunan adalah rapat yang diadakan setahun sekali, rapat ini biasanya adalah rapat pertanggungjawaban unit/departemen/komite/tim. a) Rapat Pertanggungjawaban Direktur Waktu Pelaksanaan : Setiap satu tahun sekali Pemimpin Rapat : Direktur Peserta Rapat : Direksi, Pemilik Rumah Sakit Pembahasan : Laporan Akuntabilitas Rumah Sakit b) Rapat Penyusunan Program Kerja Waktu Pelaksanaan : Setiap tahun sekali ( bulan Nopember) Pemimpin Rapat : Direksi Peserta Rapat : Direksi, semua Kepala Unit dan Kepala Bidang Pembahasan : Penyusunan Program kerja c) Rapat Evaluasi Program Kerja Bidang dan Unit Waktu Pelaksanaan : Setiap tahun sekali( Bulan Januari) Pemimpin Rapat : Direksi Peserta Rapat : Direksi, semua Kepala Unit dan Kepala Bidang Pembahasan : Evaluasi Pencapaian Program Kerja dari unit / bidang d) Rapat Pleno Komite Medis Waktu Pelaksanaan : Setiap satu tahun sekali Pemimpin Rapat : Ketua Komite Medis Peserta Rapat : Direksi, seluruh staf medis Pembahasan : - Laporan kegiatan yang telah dilaksanakan oleh komite medis
- Rencana kegiatan yang akan dilaksanakan dan agenda lain yang ditetapkan oleh komite medis B. RAPAT NON RUTIN Rapat Non Rutin adalah rapat yang diadakan pada waktu-waktu tertentu jika dianggap perlu. Pelaksanaannya tidak pasti, adapun rapat non rutin disini adalah : 1. Rapat Evaluasi BPJS Waktu Pelaksanaan : Jika dianggap perlu Pemimpin Rapat : Direksi Peserta Rapat : Direksi, semua kabid/kanit/staff terkait Pembahasan :Penyelesaian masalah-masalah yang dihadapi dalam pelaksanaan BPJS di RS Graha Sehat 2. Rapat khusus Komite Medis : Waktu Pelaksanaan : dilakukan rapat jika ; 1. Diperintahkan oleh ketua, permintaan yang diajukan secara tertulis paling sedikit 3 pengurus dalam jangka waktu 48 jam sebelumnya. 2. Permintaan ketua komite medis dalam hal yang memerlukan penetapan kebijakan komite medis dengan segera. Pemimpin Rapat : Ketua komite medis Peserta Rapat : Pengurus Komite Medis Pembahasan : Penetapan kebijakan medis, pembahasan masalah C. RAPAT EKSTERNAL Rapat ini merupakan rapat yang diselenggarakan oleh pihak luar, sedangkan RS Graha Sehat bertindak sebagai undangan. Bentuk rapat ini ada bermacam-macam, bisa berupa rapat koordinasi, rapat sosialisasi dan lain sebagainya.
BAB III TATA LAKSANA A. TATA LAKSANA RAPAT RUTIN 1. Rapat Rutin a. Penyelenggaraan Rapat rutin menjadi tanggung jawab Sekretariat b. Daftar Undangan dan Daftar hadir akan disiapkan oleh Sekretariat. c. Pegawai yang diundang untuk mengikuti rapat wajib datang tepat waktu. d. Apabila pegawai yang bersangkutan terlambat selama lebih dari 20 menit, maka dianggap tidak mengikuti rapat ( pengecualian diberlakukan kepada pegawai yang pada saat berlangsungnya rapat masih melakukan pelayanan Rumah sakit) e. Pegawai yang hadir dalam rapat wajib mensosialisasikan hasil rapat kepada Unit dibawahnya atau pada pegawai yang tidak mengikuti rapat. f. Lama waktu untuk Rapat Rutin RS Graha Sehat adalah minimal 1 jam g. Bukti rapat : daftar hadir dan notulen rapat, yang akan dikelola Sekretariat untuk pemrosesan nilai SKP 2. Rapat Non Rutin a. Rapat Non rutin hanya boleh dilaksanakan maksimal 3x sebulan, kecuali atas seizin Wadir umum b. Penyelenggaraan Rapat Non rutin menjadi tanggung jawab Unit/Departemen penyelenggara, dengan berkoordinasi dengan sekretariat c. Daftar undangan dan daftar hadir akan disiapkan oleh sekretariat d. Pada saat pelaksanaan rapat, pegawai yang tertera dalam undangan rapat wajib mengisi daftar hadir. Apabila yang bersangkutan tidak mengisi daftar hadir, maka dianggap tidak mengikuti rapat. e. Lama waktu rapat insidentil adalah minimal 45 menit f. Bukti rapat : daftar hadir dan notulen rapat,yang akan dikelola sekretariat untuk pemrosesan nilai SKP. D. TATA TERTIB RAPAT Agar rapat bisa mencapai maksud dan tujuannya, rapat harus dikelola dengan baik dan harus mengetahui tata tertib rapat yang memenuhi ktriteria sbb : 1. Tepat waktu dalam memulai rapat. Keterlambatan rapat maksimal 15 menit/ ketidakhadiran rapat akan mendapat sangsi. (eg: pemotongan SKP rapat dan penilaian remunerasi). 2. Agenda rapat dirumuskan atau disusun dengan baik sehingga peserta rapat dapat mengetahui susunan acara rapat. 3. Setiap peserta saling menghargai pendapat yang dikemukakan peserta lain. 4. Adanya partisipasi dari peserta rapat. 5. Bersifat terbuka, artinya bersedia menerima kritik dan saran dari peserta lain tanpa emosi. Dengan tidak melihat siapa yang berbicara, tapi setiap peserta mau mendengar pendapat orang lain. 6. Tidak ada peserta yang terlalu dominan selama pertemuan. 7. Perdebatan bisa terjadi tanpa harus menjatuhkan peserta lain atau emosi, namun saling melemparkan argumen yang kuat tanpa menindas yang lainnya. 8. Setiap argumen atau pertanyaan yang diajukan disampaikan secara singkat, jelas, dan lugas. 9. Pemimpin rapat dapat membimbing acara sampai pada akhir rapat walaupun terjadi perdebatan atau pro-kontra pendapat. Jadi pemimpin rapat harus dapat mengendalikan rapat sehingga masalah dapat dipecahkan untuk mengambil kesimpulan .
10. Selalu ada kesimpulan yang diambil berdasarkan argumen-argumen yang disetujui bersama. 11. Sebelum rapat selesai dilarang meninggalkan ruangan rapat, jika meninggalkan rapat harus ijin kepada pemimpin rapat. 12. Apabila melanggar poin tersebut diatas maka yang bersangkutan akan dikenakan sanksi berupa pemotongan 1 SKP. 13. Bilamana yang bersangkutan berhalangan hadir pada suatu rapat maka wajib mengisi form ijin tidak mengikuti rapat. Form akan disediakan disetiap unit oleh sekretariat.
BAB IVDOKUMENTASI Dokumentasi dalam pelaksanaan rapat ini antara lain : 1. Undangan Rapat 2. Daftar Hadir 3. Notulen Rapat 4. Proposal pengajuan rapat non rutin 5. Form ijin tidak mengikuti rapat