DAFTAR ISI
Halaman
KEPUTUSAN DIREKTUR RS REKSA WALUYA............................................... WALUYA................................................. .................................................................. ............................................ ......................................... ................... i DAFTAR ISI ............................................ BAB I DEFINISI & KONSEP DASAR ......................................... .............................................................. ...................... 1
A. Konsep Dasar ............................................ .................................................................. ............................................ ............................. ....... 1 B. Definisi ........................................... ................................................................. ............................................ ........................................ .................. 2 BAB II RUANG LINGKUP ............................................. .................................................................... .................................... ............. 4
A. Tujuan............................................ .................................................................. ............................................ ........................................ .................. 4 B. Dasar Hukum............................................ .................................................................. ............................................ ............................. ....... 5 C. Perencanaan Ketenagaan / SDM ........................................... ................................................................. ...................... 5 D. Sebab - Sebab Permintaan SDM ........................................... ................................................................. ...................... 6 E. Unit Terkait .......................................... ................................................................ ............................................ ................................. ........... 7 F.
Ruang Lingkup / Kewenangan Kepala Seksi Personalia dan Umum ......... 7
G. Penanggung Jawab .......................................... ................................................................ ............................................ ...................... 7 H. Fasilitas dan Peralatan ............................................. .................................................................... .................................... ............. 8 BAB III TATA LAKSANA .......................................... ................................................................. ........................................ ................. 9
A. Perencanaan SDM ........................................... ................................................................. ............................................ ...................... 9 B. Alur Perencanaan Ketenagaan Ketenagaan Terintegrasi .......................................... .............................................. .... 12 C. Metode WISN .......................................... ................................................................ ............................................ ........................... ..... 12 D. Prinsip Penyusunan Penyusunan Formasi Formasi .......................................... ................................................................. ........................... .... 13 E. Hal-Hal Yang Mempengaruhi ............................................ ................................................................... ....................... 13 F.
Tahapan dalam Menghitung Ketenagaan dengan Metode WISN ( Workload
Indicators Of Staffing Need ).................................................. ......................................................................... ........................... .... 15 .................................................................. ...................................... ............... 23 BAB IV DOKUMENTASI ...........................................
i
Keputusan Direktur Rumah Sakit Reksa Waluya Nomor : 701/II-F/III/2017 Tanggal : 14 Maret 2017
PANDUAN PERENCANAAN KETENAGAAN
BAB I DEFINISI & KONSEP DASAR
A. Konsep Dasar
Pengembangan tenaga kesehatan sudah menjadi tanggung jawab pihak rumah sakit dalam upaya menjaga mutu pelayanan kesehatan. Tercapainya mutu pelayanan di rumah sakit dapat melalui kegiatan manajemen sumber daya manusia atau yang disebut juga manajemen ketenagaan di Rumah Sakit yang meliputi analisis kini dan mendatang tentang kebutuhan tenaga, rekruitment , seleksi, penempatan yang sesuai ( placement ), ), promosi, pensiun ( separation ( separation), ), pengembangan karier, pendidikan dan pelatihan (Aditama, ( Aditama, 2004). Ilyas (2004) berpendapat bahwa program pendidikan dan pelatihan SDM perlu terus dilakukan untuk meningkatkan kualitas agar mampu mengelola SDM dengan sebaik-baiknya. Griffith JR dalam buku The Well Managed Community Hospital (1987, dalam Aditama, 2004) mengatakan bahwa kegiatan dalam perencanaan meliputi mengantisipasi jumlah dan jenis pekerjaan yang dibutuhkan, jadwal waktu untuk recruitment , retraining dan pemutusan hubungan kerja bila dibutuhkan, gaji dan kompensasi yang akan diberikan dikaitkan dengan kondisi sosial ekonomi yang ada serta berbagai kemungkinan perubahan dalam kebijakan kesehatan. Dimasa depan, manajemen SDM menjadi hal yang sangat potensial untuk diperhatikan oleh para pemimpin rumah sakit. Ketepatan dalam pemilihan, penerimaan, pengelolaan dan pengembangan SDM rumah sakit merupakan kunci sukses rumah sakit untuk dapat berkembangan dimasa depan (Ilyas, 2004).
1
B. Definisi
1. Andrew E. Sikula (1981;145) mengemukakan bahwa: “Perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja didefinisikan seba gai 2. proses menentukan kebutuhan tenaga kerja dan berarti mempertemukan kebutuhan tersebut agar pelaksanaannya berinteraksi dengan rencana organisasi”. 3. George Milkovich dan Paul C. Nystrom (Dale Yoder, 1981:173) mendefinisikan
bahwa:
“Perencanaan
tenaga
kerja
adalah
proses
peramalan, pengembangan, pengimplementasian dan pengontrolan yang menjamin
perusahaan
mempunyai
kesesuaian
jumlah
pegawai,
penempatan pegawai secara benar, waktu yang tepat, yang secara otomatis lebih bermanfaat”. 4. Analisis kebutuhan pegawai adalah proses yang dilakukan secara logik, teratur, dan berkesinambungan untuk mengetahui jumlah dan kualitas pegawai yang diperlukan. Analisis kebutuhan pegawai dilakukan agar pegawai memiliki pekerjaan yang jelas sehingga pegawai secara nyata terlihat sumbangan tenaganya terhadap pencapaian misi organisasi atau program yang telah ditetapkan (Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara, 2004). 5. Faktor internal adalah kondisi persiapan dan kesiapan SDM sebuah organisasi/perusahaan dalam melakukan operasional bisnis pada masa sekarang dan untuk mengantisipasi perkembangannya dimasa depan. Dengan kata lain faktor internal adalah alasan permintaan SDM, yang bersumber dari kekurangan SDM didalam organisasi/perusahaan untuk melaksanakan bisnisnya, yang menyebabkan diperlukan penambahan jumlah SDM. 6. Faktor eksternal adalah kondisi lingkungan bisnis yang berada diluar kendali perusahaan yang berpengaruh pada rencana strategis dan rencana operasional, sehingga langsung atau tidak langsung berpengaruh pada perencanaan SDM. Faktor eksternal tersebut pada dasarnya dapat
2
dikategorikan sebagai sebab atau alasan permintaan SDM dilingkungan sebuah organisasi/perusahaan. 7. Faktor Ketenagakerjaan merupakan kondisi tenaga kerja (SDM) yang dimiliki organisas/ perusahaan sekarang dan prediksinya dimasa depan yang berpengaruh pada permintaan tenaga kerja baru. Kondisi tersebut dapat diketahui dari hasil audit SDM dan Sistem Informasi SDM (SISDM) sebagai bagian dari Sistem Informasi manajemen (SIM) sebuah organisasi/perusahaan. 8. Perencanaan Organisasi merupakan aktivitas yang dilakukan perusahaan untuk mengadakan perubahan yang positif bagi perkembangan organisasi. Peramalan SDM dipengaruhi secara drastis oleh tingkat produksi, baik dari perusahaan penyedia (suplier) maupun pesaing. 9. Analisis jabatan adalah suatu kegiatan untuk mencatat, mempelajari dan menyimpulkan keterangan-keterangan atau fakta-fakta yang berhubungan dengan masing-masing jabatan secara sistematis dan teratur, agar bisa menerapkan motto "the right man on the right place at the right time " ada beberapa hal yang harus diketahui. 10. Uraian jabatan adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta-fakta yang ada. Penyusunan uraian jabatan ini adalah sangat penting, terutama untuk menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian, untuk menghindari terjadinya pekerjaan rangkap, serta untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab dan wewenang masing-masing jabatan. 11. Beban kerja adalah sejumlah target pekerjaan atau target hasil yang harus dicapai dalam satu satuan waktu tertentu. Teknik penghitungan yang baru harus melalui cara yang lebih mudah dan dapat diaplikasikan dalam semua unit pelayanan yang ada di Rumah Sakit, sehingga penyebaran dan penyamaan perhitungan dalam masing-masing unit mempunyai standar yang sama dengan pola pengembangan yang berbeda di masing-masing unit pelayanan.
3
BAB II RUANG LINGKUP
A. Tujuan
1. Tujuan Umum: Perencanaan SDM adalah menghubungkan SDM yang ada untuk kebutuhan RS pada masa yang akan datang dan menghindari kesalahan manajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas. 2. Tujuan Khusus a.
Dasar bagi penyusunan kebutuhan pegawai dan proses perhitungan secara logis dan teratur untuk menentukan jumlah dan kualifikasi tenaga yang dibutuhkan organisasi, sehingga mampu melaksanakan tugasnya secara berdayaguna, berhasil guna dan berkelanjutan .
b. Sebagai dasar bagi penyusunan program kerja dalam rangka
pencapaian tujuan dan berbagai sasaran yang telah dan akan ditetapkan organisasi. c.
Memanfaatkan sumber daya manusia yang ada dalam organisasi secara lebih baik.
d. Meningkatkan efektivitas kerja apabila sumber daya manusia yang ada
telah sesuai dengan kebutuhan organisasi. e.
Meningkatkan produktivitas kerja apabila memiliki data tentang pengetahuan, pekerjaan, pelatihan yang telah diik uti oleh sumber daya manusia.
f.
Dapat menentukan kebutuhan tenaga kerja di masa depan, baik dalam arti jumlah dan kualifikasinya untuk mengisi berbagai jabatan dan menyelenggarakan berbagai aktivitas baru kelak.
g. Dengan tersedianya informasi yang cepat dan akurat semakin penting
bagi organisasi terutama yang memiliki sumber daya manusia yang besar untuk melakukan mobilisasi tenaga. h. Sebagai acuan dalam menyusun program pengembangan sumber daya
manusia.
4
B. Dasar Hukum
1. KMK 81/MENKES/SK/I/2004 tentang Pedoman Penyusunan Perencanaan Sumber Daya Manusia Kesehatan Di Tingkat Propinsi, Kabupaten/Kota Serta Rumah Sakit. 2. Kep.Men.PAN Nomor: KEP/75/M.PAN/7/2004 3. Kep.Men. Kes Nomor 53 tahun 2012 Tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Beban Kerja
C. Perencanaan Ketenagaan / SDM
Perencanaan ketenagaan/SDM merupakan aktivitas yang dilakukan perusahaan untuk mengadakan perubahan yang positif bagi perkembangan organisasi. Peramalan SDM dipengaruhi secara drastis oleh tingkat produksi, baik dari perusahaan penyedia (suplier) maupun pesaing. Meramalkan SDM, perlu memperhitungkan perubahan teknologi, kondisi permintaan dan penawaran, serta perencanaan karir. Kesimpulannya, perencanaan sumber daya manusia (PSDM) memberikan petunjuk masa depan, menentukan dimana tenaga kerja diperoleh,kapan tenaga kerja dibutuhkan, pelatihan dan pengembangan jenis apa yang harus dimiliki tenaga kerja. Melalui rencana suksesi, jenjang karier tenaga kerja dapat disesuaikan dengan kebutuhan perorangan yang konsisten dengan kebutuhan suatu organisasi. Syarat – syarat yang harus diketahui dalam perencanaan SDM antara lain: 1. Harus mengetahui secara jelas masalah yang akan direncanakannya. 2. Harus mampu mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang SDM. 3. Harus mempunyai pengalaman luas tentang job analysis, organisasi dan situasi persediaan SDM. 4. Harus mampu membaca situasi SDM masa kini dan masa mendatan g. 5. Mampu memperkirakan peningkatan SDM dan teknologi masa depan. 6. Mengetahui secara luas peraturan dan kebijaksanaan perburuhan pemerintah.
5
D. Sebab - Sebab Permintaan SDM
1. Faktor internal Faktor internal adalah kondisi persiapan dan kesiapan SDM sebuah organisasi/perusahaan dalam melakukan operasional bisnis pada masa sekarang dan untuk mengantisipasi perkembangannya dimasa depan. Dengan kata lain faktor internal adalah alasan permintaan SDM, yang bersumber dari kekurangan SDM didalam organisasi/perusahaan untuk melaksanakan bisnisnya, yang menyebabkan diperlukan penambahan jumlah SDM. Alasan ini terdiri dari: a. Faktor Rencana Strategik dan rencana operasional. b. Faktor prediksi produk dan penjualan. c. Faktor pembiayaan (cost ) SDM. d. Faktor pembukaan bisnis baru (pengembangan bisnis). e. Faktor desain Organisasi dan Desain Pekerjaan. f.
Faktor keterbukaan dan keikutsertaan manajer
2. Faktor eksternal Faktor eksternal adalah kondisi lingkungan bisnis yang berada diluar kendali perusahaan yang berpengaruh pada rencana strategi dan rencana operasional, sehingga langsung atau tidak langsung berpengaruh pada perencanaan SDM. Faktor eksternal tersebut pada dasarnya dapat dikategorikan sebagai sebab atau alasan permintaan SDM dilingkungan sebuah organisasi/perusahaan. Sebab atau alasan tersebut terdiri dari: a. Faktor Ekonomi Nasional dan Internasional (Global) b. Faktor Sosial, Politik dan Hukum c. Faktor Teknologi d. Faktor Pasar Tenaga Kerja dan Pesaing 3. Faktor Ketenagakerjaan Faktor ini merupakan kondisi tenaga kerja (SDM) yang dimiliki organisasi/perusahaan sekarang dan prediksinya dimasa depan yang berpengaruh pada permintaan tenaga kerja baru. Kondisi tersebut dapat
6
diketahui dari hasil audit SDM dan Sistem Informasi SDM (SISDM) sebagai
bagian
dari
Sistem
Informasi
manajemen
(SIM)
sebuah
organisasi/perusahaan. Beberapa dari faktor ini adalah: a. Jumlah, waktu dan kualifikasi SDM yang pensiun, yang harus dimasukan dalam prediksi kebutuhan SDM sebagai pekerjaan/jabatan kosong yang harus dicari penggantinya. b. Prediksi jumlah dan kualifikasi SDM yang akan berhenti/keluar dan PHK sesuai dengan Kesepakatan Kerja Bersama(KKB) atau kontrak kerja, yang harus diprediksi calon penggantinya untuk mengisi kekosongan pada waktu yang tepat, baik yang bersumber internal maupun eksternal. c. Prediksi yang meninggal dunia.
E. Unit Terkait
1. Seluruh Kepala Bagian/ Bidang Rumah Sakit Reksa Waluya. 2. Seluruh Kepala Unit/Seksi/Instalasi Rumah Sakit Reksa Waluya.
F. Ruang Lingkup / Kewenangan Kepala Seksi Personalia dan Umum
1. Menyusun Prosedur perencanaan SDM. 2. Menetapkan secara jelas kualitas dan kuantitas SDM yang dibutuhkan. 3. Mengumpulkan data dan informasi tentang SDM. 4. Mengelompokkan data dan informasi serta menganalisisnya. 5. Menetapkan beberapa alternatif. 6. Memilih yang terbaik dari alternatif yang ada menjadi rencana kerja. 7. Menginformasikan rencana kepada para karyawan untuk direalisasikan.
G. Penanggung Jawab
1. Kepala Bagian Administrasi Rumah Sakit Reksa Waluya. 2. Direktur Rumah Sakit Reksa Waluya.
7
H. Fasilitas dan Peralatan
1. Tersedia dokumen rencana strategi/ bisnis plan dari Rumah Sakit Reksa Waluya, sebagai acuan didalam merencanakan/ mengatur kebutuhan ketenagaan. 2. Tersedia dokumen tentang analisis beban kerja dari setiap profesi sebagai dasar penghitungan kebutuhan ketenagaan dengan metode WISN.
8
BAB III TATA LAKSANA
A. Perencanaan SDM
(PSDM) adalah alat atau sistem yang digunakan untuk membantu organisasi mengantisipasi dan mengatur penawaran dan permintaan SDM. Strategi SDM ini memberikan arah secara keseluruhan mengenai bagaimana kegiatan SDM akan dikembangkan dan dikelola. Metode PSDM dikenal atas metode non ilmiah dan metode ilmiah. 1. Metode non ilmiah diartikan bahwa perencanaan SDM hanya didasarkan atas pengalaman, imajinasi, dan perkiraan-perkiraan dari perencanaanya saja. Rencana SDM semacam ini risikonya cukup besar, misalnya kualitas dan kuantitas tenaga kerja tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Akibatnya timbul mismanajemen dan pemborosan yang merugikan perusahaan. 2. Metode ilmiah diartikan bahwa PSDM dilakukan berdasarkan atas hasil analisis
dari
data,
informasi,
dan
peramalan
( forecasting )
dari
perencananya. Rencana SDM semacam ini risikonya relative kecil karena segala sesuatunya telah diperhitungkan terlebih dahulu. Dalam panduan ini akan dijabarkan langkah-langkah yang dilakukan dalam perencanaan dengan metode ilmiah antara lain: a. Analisis lingkungan eksternal Analisis lingkungan eksternal merupakan proses penelitian terhadap lingkungan diluar organisasi untuk menentukan kesempatan atau ancaman (SWOT analisis) yang dihadapi organisasi. Hasil analisis akan mempengaruhi rencana organisasi yang berdampak pada perencanaan SDM (PSDM) untuk menunjang kegiatan organisasi. Disamping itu setiap organisasi akan masuk pada pasar tenaga kerja, yang juga memasok tenaga kerja yang sama pada perusahaan lain
9
yang sejenis. Beberapa faktor yang dapat mempengaruhi pasokan tenaga kerja antara lain: 1) Kebijakan pemerintah 2) Kondisi perekonomian 3) Masalah kependudukan dan persaingan 4) Komposisi tenaga kerja dan pola kerja b. Analisis lingkungan internal Metode-metode yang digunakan untuk mengestimasi/menilai suplai SDM internal yaitu: 1) Auditing Pekerjaan dan Keahlian Tahap permulaan untuk mengevaluasi kekuatan dan kelemahan yang ada didalam suatu perusahaan adalah mengaudit pekerjaan yang sedang dilakukan organisasi pada saat ini. Penilaian internal ini menolong menempatkan kedudukan suatu organisasi dalam mengembangkan
atau
memantapkan
keunggulan
kompetitif.
Analisis yang komprehensif dari semua pekerjaan saat ini memberikan dasar untuk mengetahui tindakan apa yang harus dilakukan pada masa yang akan datang. 2) Inventarisasi Kemampuan Organisasi Sumber dasar dari data tenaga kerja adalah data Sumber Daya Manusia
pada
organisasi.
Perencana
dapat
menggunakan
inventarisasi ini untuk menentukan kebutuhan jangka panjang untuk perekrutan, penyeleksian dan pengembangan sumber daya manusia. Juga informasi tersebut dapat menjadi dasar untuk menentukan kemampuan tambahan yang diperlukan tenaga kerja masa mendatang yang mungkin belum diperlukan pada saat ini. 3) Perencanaan Strategik Organisasi (Renstra) Lihat visi & misi organisasi, apa yang ingin dicapai organisasi kedepannya. Program/ rencana pengembangan yang dicanangkan organisasi, dan ini dikaitkan dengan rencana kebutuhan SDM 4) Perencanaan SDM
10
a) Dari rencana operasional/ rencana pengembangan bisnis organisasi, lakukan analisa tenaga kerja (SDM) yang sudah ada saat ini, lakukan maping dari tenaga yang ada (peramalan SDM yang ada) b) Lakukan analisa kebutuhan tenaga yang diperlukan terkait dengan program pengembangan yang telah direncanakan oleh organisasi. Hitung jumlah kebutuhan tenaga yang diperlukan dengan menghitung beban kerja (peramalan SDM yang dibutuhkan
dengan
metode
WISN
(Work
Load
IndicatorStaffing Need) c) Bandingkan kondisi ketenagaan antara peramalan SDM yang ada dan peramalan SDM yang dibutuhkan: (1) Bila tenaga yang tersedia sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan saat ini maka tidak perlu menambah tenaga baru. Namun yang perlu diperhatikan adalah kompetensi yang dimiliki karyawan tersebut, apakah sudah sesuai dengan persyaratan yang dibutuhkan. Bila kompetensinya belum
memadai,
maka
perlu
direncanakan
untuk
mengikuti pelatihan/ pendidikan. (2) Bila tenaga yang tersedia lebih dari yang dibutuhkan, maka perlu dipikirkan untuk membatasi penerimaan karyawan,
mengurangi
jam
kerja,
pensiun
dini,
pemberhentian sementara, dll (3) Bila tenaga yang tersedia kurang dari yang dibutuhkan, lakukan rekrutmen. Ada dua sumber persediaan SDM yaitu internal dan eksternal. (a) Suplai Internal Persediaan/suplai internal bisa berasal dari karyawan yang telah ada yang dapat dipromosikan, ditransfer atau didemosi untuk mengisi lowongan baru. (b) Suplai Eksternal
11
Suplai eksternal berasal dari luar atau mereka yang tidak sedang bekerja di organisasi tersebut dan siap direkrut oleh organisasi/perusahaan sesuai dengan persyaratan
yang
diperlukan
(standar
minimal
kebutuhan tenaga yang diperlukan)
B. Alur Perencanaan Ketenagaan Terintegrasi
PERENCANAAN STRATEGI ORGANISASI
PERENCANAAN SDM
PERHITUNGAN SDM YANG DIBUTUHKAN
KEBUTUHAN < KETERSEDIAAN
KOMPARASI KEBUTUHAN & KETERSEDIAAN SDM
KEBUTUHAN SESUAI KETERSEDIAAN
PERHITUNGAN SDM TERSEDIA
KEBUTUHAN > KETERSEDIAAN
INTERNAL MEMBATASI PENERIMAAN, MEMBATASI JAM KERJA, PENSIUN DINI, PEMBERHENTIAN SEMENTARA
REKRUITMEN EKSTERNAL
C. Metode WISN
Didalam menentukan jumlah ketenagaan, Rumah Sakit Reksa Waluya menggunakan metode Penghitungan Ketenagaan Dengan WISN. Karena teknik penghitungan dengan metode WISN lebih mudah dan dapat diaplikasikan dalam semua unit pelayanan, sehingga penyebaran dan penyamaan perhitungan
12
di masing-masing Unit/Seksi/Instalasi mempunyai standar yang sama. Adapun kelebihan metode tersebut adalah: 1. Mudah dilakukan, menggunakan data yang sudah dikumpulkan dan sudah tersedia. 2. Mudah digunakan, hasil perhitungan dapat berkontribusi pada kebijakan staffing di pelayanan kesehatan. 3. Komprehensif , hasilnya dapat diterima oleh manajemen, misalnya yang berhubungan dengan keuangan. 4. Realistis, hasilnya tidak membebani budgeting dan alokasi sumber daya.
D. Prinsip Penyusunan Formasi
Dalam penyusunan formasi ketenagaan hendaknya diperhatikan prinsip prinsip sebagai berikut: 1. Setiap jenjang jabatan jumlah karyawannya sesuai dengan beban kerjanya. 2. Setiap perpindahan dalam posisi jabatan baik karena adanya mutasi atau promosi, dapat dilakukan apabila tersedia posisi jabatan yang lowong. 3. Selama beban kerja organisasi tidak berubah komposisi jumlah karyawan tidak berubah.
E. Hal-Hal Yang Mempengaruhi
Dalam menghitung formasi karyawan, perlu mengidentifikasi hal-hal yang mempengaruhi terjadinya perubahan dalam organisasi. Beberapa hal tersebut adalah: 1. Perubahan target-target Setiap unit kerja dalam organisasi setiap kurun waktu tertentu menetapkanprogram-program yang didalamnya terkandung target yang akan menjadi beban pekerjaan. Target yang berubah akan mempengaruhi pula jumlah bebanpekerjaan. Dengan demikian, beban kerja jabatan akan bergantung kepada ada tidaknya perubahan target dari program yang ditetapkan oleh unit kerjanya. Khususnya faktor klien meliputi :
13
a. Tingkat kompleksitas dan lamanya kebutuhan perawatan b. Tipe klien sesuai dengan penyakitnya, usia maupun faktor spesifik. c. Jumlah klien dan fluktuasinya. d. Keadaan sosial ekonomi yang mempengaruhi kesehatannya. e. Harapan klien dan keluarganya. 2. Perubahan fungsi-fungsi Fungsi yang dimaksud disini adalah fungsi unit kerja. Perubahan fungsi unit kerja memiliki kecenderungan mempengaruhi bentuk kelembagaan. Dengan adanya perubahan fungsi unit berarti juga mempengaruhi peta jabatan. 3. Perubahan komposisi karyawan Komposisi karyawan dapat digambarkan dalam penempatan karyawan dalam jabatan mengikuti peta jabatan yang ada. Perubahan komposisi karyawan berarti perubahan pula penempatannya, baik karena pensiun, promosi, mutasi,
tingkat pendidikan dan pengalaman karyawan,
kelangkaan tenaga spesialis, kebijakan pengaturan dinasatau karena hal lain. Perubahan komposisi karyawan merupakan perubahan jumlah karyawan dalam formasi. 4. Perubahan lain yang mempengaruhi organisasi Perubahan lain yang mempengaruhi organisasi dapat berupa peningkatan mutu
pelayanan,
perubahan
kebijakan
pembinaan
dan
pengembangan,misalnya pengalihan pencapaian program dari swakelola menjadi pelimpahanpekerjaan kepada pihak ketiga. Hal ini pada akhirnya akan mempengaruhi pulakepada jumlah beban kerja. 5. Faktor lingkungan yang sangat berpengaruh pada : a. Tipe dan lokasi b. Lay out ruang keperawatan c. Fasilitas dan juknis pelayanan yang diberikan. d. Kelengkapan peralatan medik, diagnostik e. Pelayanan penunjang dari unit lain.
14
f. Macam kegiatan yang dilaksanakan : penyuluhan, kunjungan rumah, dll.
F. Tahapan dalam Menghitung Ketenagaan dengan Metode WISN (Workload I ndicators Of Staffing Need )
Meliputi: 1. Menetapkan Waktu Kerja Tersedia, diperoleh dari waktu kerja yang tersedia masing-masing kategori SDM yang bekerja di Rumah Sakit selama kurun waktu satu tahun. Data yang dibutuhkan dalam penghitungan adalah : a. Hari kerja (sesuai ketentuan yang berlaku di Rumah Sakit Reksa Waluya atau Peraturan Daerah setempat) b. Cuti tahunan c. Pendidikan dan pelatihan (sesuai ketentuan yang berlaku di Rumah Sakit Reksa Waluya) d. Hari Libur Nasional e. Ketidak hadiran kerja (sesuai data rata-rata ketidak hadiran kerja selama kurun waktu 1 tahun) karena alasan sakit, tidak masuk dengan atau tanpa pemberitahuan/ijin f. Waktu kerja
RUMUS :
Kode
a b c d e
Waktu Kerja Tersedia = {a-(b+c+d+e)} x f
Faktor
Kategori
Ket.
Perawat
Dokter
Hari Kerja
296
296
Hari/ tahun
Cuti Tahunan Pendidikan dan pelatihan
12 6
12 10
Hari/ tahun Hari/ tahun
Hari Libur Nasional Ketidakhadiran Kerja
15 6
15 6
Hari/ tahun Hari/ tahun
15
f
Waktu Kerja
7
7
Hari/ tahun
Waktu Kerja Tersedia
1.799 257
1.771 253
Jam/tahun Hari kerja/tahun
Hari Kerja Tersedia
2. Menetapkan Unit Kerja dan Kategori Sumber Daya Manusia
Menentukan unit kerja dan kategori SDM yang bertanggung jawab dalam menyelenggarakan kegiatan pelayanan kesehatan. Data-data yang dibutuhkan meliputi : a. Bagan Struktur Organisasi Rumah Sakit Reksa Waluya dan uraian tugas pokok unit/seksi/instalasi. b. Keputusan
Direktur
Rumah
Sakit
Reksa
Waluya
tentang
pembentukan unit kerja (struktural dan fungsional). c. Data karyawan yang bekerja pada tiap unit kerja di Rumah Sakit Reksa Waluya. d. PP 32 tahun 1996 tentang SDM Kesehatan. e. Peraturan perundang-undangan berkaitan dengan jabatan fungsional SDM kesehatan. f. Standar profesi, standar pelayanan dan standar operasional prosedur (SOP) pada tiap unit/Seksi/Instalasi Rumah Sakit Reksa Waluya.
Unit Kerja
Unit Rawat Jalan
Sub Unit Kerja Poli Umum
Kategori SDM 1. Dokter umum 2. Perawat
Poli Gigi
1. Dokter gigi 2. Perawat
Poli Penyakit Dalam
1. 2. 1. 2. 1. 2.
Poli Syaraf Poli Bedah Poli Mata
Dr. Sp.PD Perawat Dr. Sp.S Perawat Dr. Sp.B Perawat
1. Dr. Sp.M 2. Perawat
16
Poli Obgyn Poli Orthopaedi Poli Anak Poli Patologi Klinik Poli Jantung Poli Paru Poli THT Instalasi Gawat Darurat Unit Rawat Inap
Unit Kamar Operasi
Unit Rawat Intensif
Kepala Unit Labotatorium Kepala Unit Radiologi Kepala Unit Farmasi Kepala Unit Rehabilitasi Medik Kepala Unit Gizi
1. 2. 1. 2. 1. 2. 1. 2. 1. 2. 1. 2. 1. 2. 1. 2. 1. 2. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 1. 2. 3. 1. 2. 1. 2. 1. 2. 1. 2.
Dr. Sp.OG Perawat/ Bidan Dr. Sp.OT Perawat Dr. Sp.A Perawat Dr. SP.PK Perawat Dr. SP.J Perawat Dr. Sp.P Perawat Dr. Sp.THT Perawat Dokter umum Perawat Semua dokter spesialis Perawat Dr. Sp.B Dr. Sp.OT Dr. Sp.OG Dr. Sp.THT Dr. SP.An Perawat Anesthesi Perawat Dokter Spesialis Dokter Umum Perawat Dr. Sp.PK Analis Dr. Sp.R Radiografer Apoteker Asisten Apoteker Dr. Sp. KFR Fisioterapis
1. Ahli Gizi 2. Tata Boga
17
3. Menyusun Standar Beban Kerja
Beban kerja adalah volume/kuantitas beban kerja selama 1 tahun per kategori SDM. Standar beban kerja untuk suatu kegiatan pokok disusun berdasarkan rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya dan waktu yang tersedia per tahun. Rumus:
Waktu Kerja Tersedia Standar Beban Kerja = ------------------------------------------Rata-rata waktu kegiatan pokok
Contoh :
a. Jika operasi mayor membutuhkan waktu rata-rata 2 jam, maka berapa standar beban kerja dokter dengan waktu kerja 1.771 jam/tahun. Standar beban kerja = 1.771 / 2 = 885,5 operasi mayor/tahun. Hal ini tidak berarti bahwa dokter diharapkan mengoperasi 885,5 kali/tahun. Operasi mayor hanyalah salah satu komponen beban kerja dokter, hasil ini bermakna bahwa operasi mayor akan menghabiskan 1/885,5 waktu kerja dokter/tahun. b. Untuk kategori B (staf pendukung), waktu kerja per ta hun 1.799 jam. Operasi mayor membutuhkan rata-rata 2,5 jam (15 menit persiapan, 2 jam operasi, 15 menit pembersihan), maka Standar beban kerja untuk operasi besar: Standar beban kerja = 1.799 / 2,5 = 719 operasi besar/tahun
4. Menyusun Standar Kelonggaran
Jenis kegiatan dan kebutuhan waktu untuk menyelesaikan suatu kegiatan yang tidak terkait langsung dengan kegiatan pokok/pelayanan.
Rumus:
Rata-rata waktu per faktor kelonggaran Standar Kelonggaran = ---------------------------------------------------Waktu kerja tersedia
18
Waktu Kerja Tersedia
1.799
Jam/tahun
Faktor kelonggaran (Rapat
12 x 2 jam = 24
Jam/ tahun
staf) Standar kelonggaran
0,01
Apabila kategori SDM Kepala Unit Rawat Inap memiliki waktu kerja tersedia 1.799 jam/tahun dan faktor kelonggaran Rapat Staf 2 jam/bulan maka Standar Kelonggaran yang dimilikinya adalah sebesar 0,01 SDM. Hal ini juga dapat diartikan bahwa kegiatan Rapat Staf membutuhkan/ menyita 1 % waktu kerja tersedia perawat.
5. Perhitungan Kebutuhan Tenaga per Unit Kerja
Diperoleh dari jumlah dan jenis/kategori SDM per unit kerja sesuai beban kerja selama 1 tahun. Data-data yang dibutuhkan dalam penyusunan kebutuhan tenaga per unit kerja meliputi : a. Data yang diperoleh darilangkah-langkah sebelumnya yaitu : 1) Waktu kerja tersedia 2) Standar beban kerja 3) Standar kelonggaran masing masing kategori SDM b. Kuantitas kegiatan pokok tiap unit kerja selama kurun waktu satu tahun disusun berdasarkan berbagai data kegiatan pelayanan yang telah dilaksanakan di tiap unit kerja Rumah Sakit selama kurun waktu satu tahun 1) Disusun berdasarkan berbagai data kegiatan pelayanan yang telah dilaksanakan di tiap unit kerja rumah sakit selam kurun waktu satu tahun. 2) Jika data hanya tersedia 7 bulan, maka data kuantitas kegiatan pokok 5 bulan berikutnya ditetapkan berdasarkan angka rata-rata kegiatan pokok selama 7 bulan (ekstrapolasi)
19
6. Bedasarkan
Beban
Kerja.
(Untuk
Menghitung
tenaga
Medis,
Perawat/Bidan, Tenaga Kesehatan lainnya). Beban Kerja adalah frekuensi rata-rata masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu atau Beban kerja juga dapat berarti berat ringannya suatu pekerjaan yang dirasakan oleh karyawan yang dipengaruhi oleh pembagian kerja ( job distribution), ukuran kemampuan kerja ( standard rate of performance) dan waktu yang tersedia dengan menggunakan pola penghitungan kebutuhan tenaga dengan metode WISN ( Workload I ndicator Of Staffi ng Need ). Langkah-langkah penyusunan:
a) Menetapkan unit kerja beserta kategori tenaganya menetapkan unit kerja dan kategori tenaga. Kita ambil contoh unit kerja yang digunakan adalah unit kerja teknis (Poli Penyakit Dalam, Poli Mata, dst) dan kategori tenaga yang dipilih adalah Dokter spesialis.
No
1.
Unit Kerja
Kategori SDM
Poli Penyakit Dalam
1. Dokter Spesialis Penyakit Dalam
Kegiatan Pokok
Rawat jalan : 1. Pemeriksaan pasien lama. 2. Pemeriksaan pasien baru.
Rawat Inap : 1. Visite pasien lama. 2. Tindakan Medis Kecil.
2. Dokter Umum 3. Dst..
b) Menetapkan waktu kerja dan Volume kerja yang tersedia selama satu tahun. (1) waktu kerja Kode
Dr. Sp
Dr. Um
Hari kerja
296
296
Hari/ tahun
Cuti Tahunan
12
12
Hari/ tahun
c
Diklat
10
10
Hari/ tahun
d
Libur Nasional
15
15
Hari/ tahun
a b
Faktor
Ket
20
e
Ketidakhadiran kerja
6
6
Hari/ tahun
f
Waktu kerja
7
7
Hari/ tahun
Waktu Kerja Tersedia
1.771
1.771
Jam/tahun
Hari Kerja Tersedia
253
253
Hari kerja/tahun
(2) Volume Kerja No
Volume Pekerjaan
Jumlah
Ket
(Tahun) 1
Rawat jalan : 1. Pemeriksaan lama. 2. Pemeriksaan baru.
pasien 5026 9351 pasien
Rawat Inap : 1. Visite pasien lama. 2. Visite pasien baru. 3. Tindakan Medis Kecil.
4522 8255 755
(3) Menyusun Standar Beban Kerja
No
1
Kategori SDM
Dokter Spesialis Penyakit Dalam
Unit Kerja/ Kegiatan Pokok
Waktu mengerjakan (menit)
Waktu Kerja Tersedia (menit)
Standar Beban Kerja
a
b
c = b/a
Poli Penyakit Dalam - Pemeriksaan pasien lama
7’
15.180
- Pemeriksaan baru
pasien
9’
Rawat Inap Penyakit Dalam - Visite pasien lama
6’
17.710
- Visite pasien baru
8’
13.282
- Tidakan medis kecil
15’
7.084
106,260
21
11.806
E = B :A + C
No.
Kategori SDM
Waktu Kerja Tersedia (WKT)
Dokter Spesialis Penyakit Dalam
Rata-Rata Waktu per Kegiatan
Faktor Koreksi ( 15 %)
A
B
C
E
Standar Beban Kerja (SBK)
Kwantitas Kegiatan Pokok (KKP)
Standar Kelonggaran (SKG)
Kebutuhan Tenaga
Kebutuhan Tenaga
Total Pasien Per tahun
(Menit)
Poli Penyakit Dalam 1
Pemeriksaan pasien lama
2
Pemeriksaan pasien baru
106260
7
15.180
5026
0,01
0,34
0,39
106260
9
11.807
9351
0,01
0,80
0,92
106260
6
17.710
4522
0,01
106260
8
13.283
8255
0,01
0,63
0,73
106260
15
7.084
755
0,01
0,12
0,13
2
2
Rawat Inap Penyakit Dalam
22
3
Visite pasien lama
4
Visite pasien baru
5
Tidakan medis kecil
BAB IV DOKUMENTASI
Dokumentasi perencanaan ketenagaan harus mendapatkan perhatian dari pimpinan rumah sakit karena sangat menentukan mutu pelayanan yang diberikan kepada pasien. Perencanaan ketenagaan ini mencakup seluruh profesi yang ada, terutama yang langsung memberikan pelayanan kepada pasien. Perencanaan ketenagaan ini harus selalu dimonitoring dan dievaluasi agar tidak terjadi kesenjangan yang dapat menghambat pelayanan. Proses dokumentasi dilakukan dengan mengisi:
Format Kebutuhan Tenaga
No
Nama Jabatan
Kualifikasi staf yang dibutuhkan
Jumlah
Formal
tenaga
Informal
yang dibutuhkan
1.
Dokter Umum
S1 Kedokteran/ Kedokteran Gigi
1. Mengikuti pelatihan
7
PPGD, ATLS, ACLS 2. Memiliki STR yang masih berlaku. 3. Memiliki SIP di RS Reksa Waluya
2.
Apoteker
Apoteker
1. Memiliki STR yang
3
masih berlaku. 2. Memiliki SIPA di RS Reksa Waluya 3.
Asisten
D3/S1
apoteker
Farmasi
1. Memiliki STR yang
12
masih berlaku. 2. Memiliki SIP di RS Reksa Waluya
4.
Radiografer
D3 Radiologi
1. Diutamakan
3
23
mempunyai STR yang masih berlaku. 1. Diutamakan mempunyai sertifikat PPR. 5.
Perawat mahir D3 anestesi
1. Diutamakan mempunyai
Keperawatan/ S.Kep.Ns
STR yang masih berlaku. 2. Mengikuti pelatihan Anestesi, BLS, ECG. 3. Pernah mengikuti masa orientasi dibidangnya 3-6 bulan. 4. Mampu melaksanakan dan memahami asuhan keperawatan pasien dalam proses pembiusan dan Pembedahan
6.
Perawat mahir D3 bedah
1. Diutamakan mempunyai
Keperawatan/ S.Kep.Ns
STR yang masih berlaku. 2. Mengikuti pelatihan Bedah, BLS. 3. Pernah mengikuti masa. orientasi di Ruang Bedah min 2-3 bulan. 4. Mampu melaksanakan dan memahami asuhan keperawatan medical bedah.
7. 8.
Analis
D3 Analis
kesehatan
Kesehatan
Perekam Medis
D3
1. Memiliki STR yang masih berlaku.
Perekam 1. Diutamakan mempunyai
Medis
4 3
STR yang masih berlaku. 2. Diutamakan paham
24
coding.
3. Mempunyai pengalaman dibidangnya 2 tahun.
9.
Teknik Elektro D3 ATEM
1. Memiliki STRTTK yang
Medik
1
masih berlaku. 2. Menguasai berbagai alatalat kesehatan. 3. Mengetahui cara-cara penggunaannya serta cara memperbaikinya.
10. Ahli Gizi
D3/ S1 Gizi
1. Memiliki
STR
yang
2
masih berlaku. 2. Memiliki
SIP
yang
STR
yang
berlaku
11. Fisioterapis
D3 Fisioterapis
3. Memiliki
1
masih berlaku. 4. Memiliki
SIP
yang
berlaku
12. Sanitarian
D3 Sanitasi
1
Ditetapkan di : Mojokerto Pada tanggal : 14 Maret 2017 ----------------------------------------------------Rumah Sakit Reksa Waluya Direktur
Dr. Sukresno Tjahjo Widodo, M.Kes
25
