NASKAH KECEPATAN MENGETIK

ARSIP ELEKTRONIK Perkembangan dan pertumbuhan informasi sejak beberapa tahun terakhir ini berjalan sangat epat! Perubahan informasi tidak lagi terjada dalam hitungan tahun" bulan" atau hari! Akan tetapi sekarang ini" perubahan informasi terjadi dalam hitungan jam" menit" atau bahkan detik! Setiap orang membutuhkan informasi untuk kepentingan pekerjaan pribadi maupun untuk kepentingan organisasi! Informasi telah menjadi salah satu sumber da#a bagi suatu organisasi" dan kedudukann#a sejajar dengan sumber da#a #ang lain seperti uang" manusia" mesin" dan material! Tanpa informasi" seseorang tidak dapat mengembangkan kehidupann#a seara optimal! $emikian pula suatu organisasi" tanpa memiliki informasi #ang akurat akan mengalami kesulitan dalam me%ujudkan tujuann#a! &ahkan saat ini" informasi dapat dikatakan sebagai senjata bagi setiap orang! &arang siapa memiliki informasi lebih epat" lengkap" dan akurat" maka akan menjadi pemenang dalam kanah pekerjaann#a! Keadaan #ang demikian ini disebut sebagai era informasi! 'ni(ersit# 'ni(ersit# of )alifornia" )alifornia" &erkele#� s Shool of Information Information *anagement *anagement and S#stems S#stems +Read , -inn" ./001.2 pernah melakukan penelitian tentang pertumbuhan informasi pada tahun 0333 sampai .//.! Salah satu hasil penelitian tersebut menunjukkan bah%a sejak tahun 0333 sampai .//. telah dihasilkan informasi baru seban#ak 4 e5ab#tes #ang tesimpan dalam media etak" film" magnetik" dan media optik! 6umlah informasi baru diprediksi akan bertambah dua kali lipat pada tiga tahun berikutn#a! Sampai pada tahun ./04 sekarang ini" kemungkinan pertambahan jumlah informasi baru lebih besar lagi dibandingkan temuan pada tahun .//. tersebut! Informasi #ang dihasilkan oleh akti(itas organisasi terdiri dari berbagai bidang dan dibutuhkan oleh berbagai pihak" sehingga memerlukan adan#a pengelolaan khusus agar informasi tersebut dapat ditemukan dengan segera sesuai dengan kebutuhan setiap orang! Informasi #ang terekam sebagai bukti kegiatan suatu organisasi sering disebut dengan istilah arsip! Arsip #ang dihasilkan oleh suatu organisasi pada masa sekarang ini sebagian masih berupa hard op# berbasis kertas" dan sebagian lainn#a berupa soft op# dalam bentuk file elektronik! Sejalan dengan kebutuhan organisasi terhadap tersedian#a informasi seara epat" tepat" dan aman" maka pengelolaan arsip mulai berkembang dalam bentuk pengelolaan arsip seara elektronik! Sebagian besar organisasi bisnis maupun pemerintahan di era sekarang ini telah ban#ak menghasilkan dokumen dalam bentuk elektronik! *enurut Read , -inn +./0017072 �eletroni reord is a reord stored on eletroni storage media that an be readl# aessed aessed or hanged hanged� ! Arsip elektonik elektonik merupakan merupakan arsip #ang #ang disimpan disimpan dalam media pen#impanan elektronik #ang dapat diakses atau diubah! Lebih lanjut Read , -inn menambahkan bah%a � eletroni reords ma# ontain 8uantitati(e data" te5t" images" or sounds sounds that originate originate as an eletroni eletroni  signal� ! Arsip elektronik elektronik dapat dapat berisi data kuantitatif" teks" gambar" atau suara #ang bersumber dari sin#al elektronik! Proses pengelolaan arsip elektronik memiliki perbedaan dengan pengelolaan arsip manual! *enurut Read , -inn +./0010032 siklus pengelolaan arsip elektronik terdiri dari1 reation and storage" distribution and use" maintenane" dan disposition! Perbedaan antara siklus arsip manual dan arsip elektronik terlihat pada tahap peniptaan" pen#impanan" distribusi" dan penggunaan! Pada pengelolaan arsip manual" masing9masing tahap berdiri sendiri sebagai suatu proses kegiatan! Sedangkan pada siklus arsip elektronik" proses peniptaan dan pen#impanan berlangsung dalam satu tahap" serta proses distribusi dan penggunaan juga berjalan dalam satu tahap! &erdasarkan siklus hidup arsip elektronik tersebut" maka dapat dimengerti bah%a pengelolaan arsip seara elektronik lebih efisien! Pada era sekarang ini telah ban#ak dikembangkan sistem pengelolaan arsip seara

elektronik! &erbagai sistem pengelolaan arsip elektronik #ang berkembang sekarang ini dapat dikelompokkan menjadi tiga sistem +Sukoo" .//:100;2 #aitu1 Sistem *anajemen $okumen Elektronik< Sistem Pemindaian Elektronik< dan Soft%are *anajemen $okumen! Pengelolaan arsip seara elektronik mempun#ai ban#ak manfaat" terutama memudahkan penemuan kembali arsip #ang dibutuhkan! *enurut Odegers +.//417:02" beberapa keuntungan dari pengelolaan arsip seara elektronik antara lain1 02 )epat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip tanpa meninggalkan meja kerja< .2 Pengindeksan #ang fleksibel dan mudah dimodifikasi< 72 Penarian seara full9te5t< =2 Keil kemungkinan file akan hilang< 42 *enghemat tempat< ;2 *engurangi resiko kerusakan arsip karena disimpan seara digital< :2 *emudahkan berbagi +sharing2 arsip< >2 *eningkatkan keamanan< 32 *udah dalam reo(er# data! *elihat ban#akn#a manfaat dan keuntungan dari pengelolaan arsip seara elektronik" maka manajemen arsip elektronik perlu disosialisasikan dan dikembangkan untuk mendukung efisiensi kerja organisasi! *anajemen arsip elektronik merupakan solusi atas persoalan arsip #ang semakin hari semakin bertambah ban#ak!