Prolog
Kepercayaan hadir bukanlah tanpa syarat. Untuk dipercaya sebagai pemimpin, kami sadar tentu kami harus hadir dengan sesuatu. Tentu bukan soal siapa kami, darimana kami berasal, bersama siapa kami dalam perjuangan ini, atau sekadar se kadar keinginan pribadi saja. K ami harus hadir h adir dengan gagasan yang muaranya harus menjawab akan dibawa kemana BEM UI 2017 di bawah kami. Kami sadar bahwa BEM UI adalah organisasi dan bahkan menjadi sebuah entitas besar yang bersamanya melekat harapan banyak orang. Butuh usaha yang tak main-main untuk membangun BEM UI dengan nama besar dan harapan yang melekat bersamanya. Proses yang panjang kami lalui untuk memulai perjuangan ini. Sekali lagi, kami sadar bahwa yang kami perjuangan ini bukanlah suatu hal yang mudah. Narasi ini menjadi gambaran perjuangan kami yang dirangkai dalam proses diskusi panjang, riset ilmiah, dan pergolakan batin. Segala proses ini pada dasarnya berputar di antara UI, Indonesia, permasalahan, dan dinamika yang dimilikinya, serta tantangan untuk men jadikan UI dan Indonesia menjadi lebih baik lagi. UI merupakan kanvas yang terciprat warna yang berbeda-beda, namun sama indahnya dan sama pentingnya. Kita telah tiba pada suatu masa dimana BEM tidak lagi bisa melakukan segalanya, BEM bisa menjadi pertemuan solusi bagi banyak permasalahan. Narasi besar untuk membangun UI dan Indonesia dengan segala warnanya memerlukan upaya bersama. Kami menamakannya dengan kolaborasi. Kami memaknai kolaborasi dengan semangat gotong royong dan kerja sama untuk mewujudkan apa yang diimpikan bersama. Di masa ini, kebermanfaatan tidak dapat dimonopoli. Setiap elemen kini hadir dengan kebermanfaatan dan solusi bagi permasalahan yang ada. Kolaborasi ini menjadi cara yang tepat untuk menghadirkan solusi terbaik bagi UI dan Indonesia. Kami memang bukanlah orang terbaik. Namun satu hal yang dapat kami jamin, kami punya niat baik untuk memberikan kebaikan bagi UI dan Indonesia. UI dan Indonesia adalah sepotong kecil laboratorium kehidupan kehidupan dengan masalahnya dan yang diperlukan bukanlah orang yang sempurna. Yang diperlukan adalah orang yang mempunyai niat baik.
Prolog
Kepercayaan hadir bukanlah tanpa syarat. Untuk dipercaya sebagai pemimpin, kami sadar tentu kami harus hadir dengan sesuatu. Tentu bukan soal siapa kami, darimana kami berasal, bersama siapa kami dalam perjuangan ini, atau sekadar se kadar keinginan pribadi saja. K ami harus hadir h adir dengan gagasan yang muaranya harus menjawab akan dibawa kemana BEM UI 2017 di bawah kami. Kami sadar bahwa BEM UI adalah organisasi dan bahkan menjadi sebuah entitas besar yang bersamanya melekat harapan banyak orang. Butuh usaha yang tak main-main untuk membangun BEM UI dengan nama besar dan harapan yang melekat bersamanya. Proses yang panjang kami lalui untuk memulai perjuangan ini. Sekali lagi, kami sadar bahwa yang kami perjuangan ini bukanlah suatu hal yang mudah. Narasi ini menjadi gambaran perjuangan kami yang dirangkai dalam proses diskusi panjang, riset ilmiah, dan pergolakan batin. Segala proses ini pada dasarnya berputar di antara UI, Indonesia, permasalahan, dan dinamika yang dimilikinya, serta tantangan untuk men jadikan UI dan Indonesia menjadi lebih baik lagi. UI merupakan kanvas yang terciprat warna yang berbeda-beda, namun sama indahnya dan sama pentingnya. Kita telah tiba pada suatu masa dimana BEM tidak lagi bisa melakukan segalanya, BEM bisa menjadi pertemuan solusi bagi banyak permasalahan. Narasi besar untuk membangun UI dan Indonesia dengan segala warnanya memerlukan upaya bersama. Kami menamakannya dengan kolaborasi. Kami memaknai kolaborasi dengan semangat gotong royong dan kerja sama untuk mewujudkan apa yang diimpikan bersama. Di masa ini, kebermanfaatan tidak dapat dimonopoli. Setiap elemen kini hadir dengan kebermanfaatan dan solusi bagi permasalahan yang ada. Kolaborasi ini menjadi cara yang tepat untuk menghadirkan solusi terbaik bagi UI dan Indonesia. Kami memang bukanlah orang terbaik. Namun satu hal yang dapat kami jamin, kami punya niat baik untuk memberikan kebaikan bagi UI dan Indonesia. UI dan Indonesia adalah sepotong kecil laboratorium kehidupan kehidupan dengan masalahnya dan yang diperlukan bukanlah orang yang sempurna. Yang diperlukan adalah orang yang mempunyai niat baik.
Narasi ini menjadi gambaran mimpi, bukti keseriusan, dan kesiapan kami untuk memimpin. Melalui narasi kami menawarkan mimpi dan kami sadar tidak dapat melakukan ini sendiri. Kami butuh kamu. #MenyelamYuk
tidak
hanya
sekadar
jargon
penyemarak
suasana.
Semangat
#MenyelamYuk berarti sebuah ajakan untuk meyelami lebih dalam lagi. Menyelam berarti tidak hanya melihat sebuah hal hanya dari permukaan saja. Segala potensi yang ada di samudera yang luas tidak dapat kita temukan ketika kita berdiam diri di atas permukaan saja. Memang membutuhkan keberanian untuk melawan arus yang deras atau bahkan dalam dan gelapnya palung. Tetapi hanya dengan menyelam kita akan bisa menemukan banyak sekali ikan, terumbu karang, dan bahkan harta karung. Ya, kami mengajak kamu semua untuk menyelam bersama kami. Begitu pula dengan apa yang tertuang dalam narasi ini. Kami mengajak kamu untuk menyelami apa yang kami bawa. Sekali lagi, narasi ini lahir dari proses yang panjang yang melibatkan pergulatan pemikiran dan hati. Kami mengajak kamu untuk melawan arus, menentukan pilihan dengan rasional, dan berusaha mengenal lebih dalam BEM UI yang akan kami bawa. Narasi adalah bentuk ajakan untuk kamu untuk berpikir kritis, berkontribusi aktif, dan dengan segala potensimu menjadi solusi bagi UI dan Indonesia. Kami percaya kebermanfaatan besar tak bisa dicapai jika BEM UI memonopoli segalanya. segalan ya. Kebermanfaatan yang luas dan d an besar bisa dicapai jika kita berkolaborasi, bergotong bergoton g royong untuk membangun UI dan Indonesia yang kita impikan. Mari kita berbagi mimpi, berbagi beban, dan berbagi semangat untuk membangun UI dan Indonesia yang lebih baik. Kami yakin, kamu adalah salah satu orang yang tersadarkan hatinya untuk hadir dan berkontribusi membangun UI dan Indonesia. Kamu adalah subjek yang akan mengambil bagian membangun UI dan Indonesia yang lebih baik lagi. Dan kami hadir bersama kamu dengan semangat yang sama Semoga narasi ini bukan hanya menjadi narasi kami. Semoga di lain lain waktu, kata ‘kami’ hanya muncul sekali-dua sekali-dua kali, dan digantikan oleh kata: ‘kita’. ‘kita’. Salam Kolaborasi, Mujab - Yoga
Mengapa Harus Ada BEM UI?
Kami berdua pernah berada dalam dua posisi, merasakan sebagai internal BEM UI dan pihak yang melihat BEM UI dari luar. Pengalaman yang demikian membuat kami mengetahui apa yang dilakukan oleh internal BEM UI dan kebermanfaatan sep erti apa yang dirasakan oleh publik pub lik di luar BEM UI. Coba saja secara acak kita menanyakan kepada teman kita apakah dia merasakan dampak dari adanya BEM UI? Kami berani bertaruh jika sebagian besar akan mengatakan: tidak! Lalu apa yang sebenarnya terjadi? Apakah kita memang tidak membutuhkan BEM UI? Apakah adanya organisasi tingkat fakultas sudah cukup sehingga tak perlu adanya organisasi setingkat universitas dalam dunia kemahasiswaan UI? Kami ingin mengajak kamu untuk membayangkan ketika BEM UI tidak ada. Kamu pasti merasa resah dengan konflik antara Ojek Kampus dan Ojek Online? Tapi tahukah kamu bahwa ada Paguyuban Ojek Mitra Kampus yang pembentukannya difasilitasi oleh BEM UI? Lalu jika tidak ada BEM UI, siapa yang akan menfasilitasi resolusi konflik yang terjadi? Atau jika ada lampu jalan di UI yang tidak menyala? Apakah kamu tenang jika melewati jalan itu pada malam hari? h ari? Lalu kemana kamu harus mengadu? Hmm, bagaimana jika kita membutuhkan beasiswa? Rektorat akan memberi informasi ke siapa ya soal hal ini dan bagaimana kita bisa mendapatkan informasi itu? Oh iya, di pertengahan tahun 2016 kita dibuat geger karena ketidakjelasan penyelenggaraan Olimpiade UI. Apakah itu berarti kita membutuhkan Olimpiade UI yang diselenggarakan oleh BEM UI? Apakah itu berarti kita membutuhkan sarana aktualisasi minat bakat di tingkat universitas setelah organisasi tingkat fakultas membantu dalam pengembangan minat bakat kamu? Sederet kasus bisa kita hadirkan untuk mempertanyakan urgensi keberadaan BEM UI. Proses tersebut juga kami lakukan. Hal paling pertama yang kami diskusikan adalah mengapa kita membutuhkan BEM UI. Akhirnya, kami menemukan jawaban jika memang kita membutuhkan BEM UI, disadari atau tidak, diakui atau tidak. Dalam pendekatan kelembagaan, BEM UI hadir untuk mempertanggungjawabkan hak yang seharusnya diterima oleh mahasiswa melalui kegiatan aktualasi diri kemahasiswaan. Sederhananya, setiap uang yang dibayarkan oleh mahasiswa kepada pihak Universitas termuat hak mahasiswa dalam kegiatan aktualisasi diri kehidupan kampus. Dalam level universitas, BEM UI hadir sebagai sarana untuk mempertanggungjawabkan hal tersebut. Apa yang terjadi jika rektorat
dibiarkan langsung untuk mengelola dana tersebut sampai ke tataran implementatif? Tentu kegiatan kemahasiswaan UI hanya akan menjadi alat pihak universitas untuk membentuk mahasiswa tanpa mengetahui budaya, kebutuhan, dan arah perkembangan yang diinginkan oleh mahasiswa. Namun yang menjadi pertanyaan selanjutnya adalah apakah yang terjadi pada status quo merupakan hal yang wajar? BEM UI seharusnya punya peran yang sangat strategis dalam dunia kemahasiswaan UI. Namun pada kenyataannya kebermanfaatan yang coba diberikan oleh BEM UI seringkali tidak dirasakan oleh mahasiswa UI. Atau dalam kata lain, BEM UI tidak memiliki peran yang strategis lagi di mata mahasiswa UI. Hal ini dapat dilihat dari semakin menurunnya citra BEM UI dimata mahasiswa UI, sepinya partisipasi publik terhadap kegiatan yang diselenggarakan oleh BEM UI, dan kegiatan-kegiatan BEM UI yang terkesan ‘asal jadi’. Selain itu, BEM UI dianggap tak ada bedanya dengan BEM Fakultas. Yang membedakan keduanya hanyalah wilayah yuridiksinya saja. BEM Fakultas bertempat dan memiliki kewenangan di lingkup fakultas tersebut. Sedangkan BEM UI memiliki yuridiksi yang lebih luas yaitu tingkat Universitas. Tetapi perbedaan tersebut tak membuat BEM UI memiliki peran yang dapat dibedakan dari BEM Fakultas. BEM UI bahkan disebut sebagai BEM ke-16. Atau yang lebih tidak mengenakkan adalah sebutan BEM UI sebagai BEM Pusgiwa karena ‘asik sendiri’ di markasnya yang bertempat di Pusat Kegiatan Mahasiswa (Pusgiwa) UI. Menurut kami, hal tersebut terjadi karena dua hal: BEM UI melakukan peran yang sama dengan organisasi sejenis tingkat fakults dan BEM U I tidak hadir ke tengah-tengah mahasiswa UI. BEM UI terlalu banyak melakukan peran yang tumpang tindih dengan peran yang dilakukan oleh BEM Fakultas. BEM Fakultas yang hadir dalam yuridiksi yang lebih spesifik dan hadir lebih dekat dengan mahasiswa di fakultasnya membuat apa yang dilakukan oleh BEM Fakultas lebih dirasakan dampaknya. Sebagai contoh, kegiatan pelatihan kewirausahaan di tingkat fakultas banyak dilakukan sedangkan BEM UI melakukan hal yang sama pula. Kecuali ada perbedaan yang mencolok, biasanya kegiatan di fakultas lebih diminati. Berbagai acara seminar dan diskusi yang diadakan BEM UI sering kali dipenuhi kursi kosong. Meski kehadiran bukan menjadi faktor tunggal untuk mengukur kebermanfaatan, setidaknya kita bisa melihat bagaimana
status quo kontribusi BEM UI di mata mahasiswa UI. Mungkin saja kebermanfaatan yang
dihasilkan adalah kebermanfaatan yang semu. BEM UI merasa memberikan manfaat, tetapi tidak dengan mahasiswa UI. Istilahnya anak muda jaman sekarang, bertepuk sebelah tangan. Hal tersebut disebabkan karena BEM UI kian jauh dari basisnya, yaitu mahasiswa UI itu sendiri. BEM UI tidak hadir ke tengah-tengah mereka, baik hadir secara fisik, semangat, dan kebermanfaatan. Kami yakin, kehadiran BEM UI akan membuat BEM UI tahu realita, memahami kebutuhan mahasiswa, dan kemudian hadir untuk memberikan kebermanfaatan yang nyata. Mari kita tengok apa yang diatur dalam UUD IKM UI mengenai BEM UI.1 Secara definitif memang tidak tertera peran BEM UI. Namun kita bisa melihat bagaimana peran BEM UI diatur dalam konstitusi IKM UI tersebut yang menunjukkan perbedaannya dengan peran BEM Fakultas. Pertama, BEM berperan sebagai koordinator di antara BEM yang ada di UI. Selain karena
dilegitimasi UUD IKM UI, BEM UI mendapatkan kepercayaan dari BEM Fakultas untuk mengordinasi dan menfasilitasi forum BEM Se-UI. Meski kepercayaan tersebut bisa ditantang dengan melihat peforma BEM UI, namun secara de facto BEM fakultas mempercayakan BEM UI sebagai koordinator. Apa yang seharusnya dilakukan oleh BEM UI? BEM UI seharusnya mampu melakukan pembacaan warna dan kepentingan fakultas. Keberagaman yang ada di UI adalah kekayaan yang besar. Sebagai koordinator, BEM UI harusnya bisa membaca potensi masingmasing elemen yang kemudian menfasilitasi pertemuan kepentingan untuk mencapai tujuan bersama. Uniknya, meski menjadi titik temu, BEM UI tetap membawa kepentingan. Dan menurut kami kepentingan yang paling utama yang harus dibawa oleh BEM UI adalah menjadi titik temu potensi dan kepentingan yang ada. Kedua, menyoal advokasi dalam hal dana dan fasilitas tingkat Universitas. BEM UI
menjadi pihak yang terlegitimasi oleh stakeholder , dalam hal ini Rektorat UI, untuk melakukan peran tersebut. Legitimasi tersebut membuat BEM UI mempunyai akses akan informasi, lobi, dan bisa saja mempengaruhi pengambilan keputusan. Dengan ini BEM UI bisa membantu menfasilitasi penghadiran kebutuhan akan dana dan fasilitas tingkat Universitas. Bagaimana BEM
1
Disarikan dari Pasal 12 UUD IKM UI Perubahan 2015
UI bisa melakukan fasilitasi? Menurut hemat kami, BEM UI harus sering melakukan tindakan ‘jemput bola’ untuk mengetahui kebutuhan real mahasiswa UI. Ketiga, penyikapan politik atas nama IKM UI. Secara historis, BEM UI memegang peranan
penting dalam penyikapan politik atas nama IKM UI. Pelekatan nama UI setelah BEM tanpa embel-embel lain membuat penyikapan yang dilakuk an oleh BEM UI dianggap merepresentasikan seluruh mahasiswa UI. Meski harus menempuh mekanisme tertentu untuk melakukan h al tersebut, namun BEM UI diberikan otonomi untuk bersikap oleh UUD IKM UI. Tentu ini menjadi privilege bagi BEM UI. Lokasi UI yang dekat dengan pusat pemerintahan menjadi gerakan mahasiswa UI sangat diharapkan menjadi kontrol sosial dan mitra kritis pemerintah. Hal ini membuat peran penyikapan politik menjadi peran yang melekat dan tidak bisa ditinggalkan oleh BEM UI, terutama. Selain itu, BEM UI dapat menempatkan diri sebagai titik temu diantara BEM Fakultas dengan disiplin ilmunya masing-masing. Hal ini tentu akan membedakan gerakan yang dibangun oleh BEM Fakultas dan BEM UI dimana gerakan yang dibangun oleh BEM UI menjadi gerakan yang multidisiplin, yang tentunya dilakukan dengan berkolaborasi dengan BEM Fakultas.
Motor Gerakan Moral/Intele ktual
Pengabdian Masyarakat
Peran Lembaga Kemagasisw aan dalam Pergerakan Kontempore r
Memenuhi Kesejahteraa n Mahasiswa
Wadah Pengembang an Minat, bakat, & Potensi
Sarana Self Developmen t
Model: Peran Lembaga Kemahaiswaan dalam Pergerakan Kontemporer (Ananda Ridwansyah, 2011)
Ridwansyah (2011) mengatakan setidaknya terdapat lima peran lembaga kemahasiswaan dalam pergerakan kontemporer. Kami mengamini lima peran tersebut dan BEM UI harus secara optimal membangun peran tersebut dalam dunia kemahasiswaan kampus U I. Hal ini juga diperkuat oleh Pasal 77 UU No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi yang menjelaskan lima fungsi utama lembaga kemahasiswaan, yaitu 1) Mewadahi kegiatan Mahasiswa dalam mengembangkan bakat, minat, dan potensi Mahasiswa; 2) Mengembangkan kreativitas, kepekaan, daya kritis, keberanian, dan kepemimpinan serta kebangsaan; 3) Memenuhi kepentingan dan kesejahteraan Mahasiswa; 4) Mengembangkan tanggung jawab sosial melalui kegiatan Pengabdian kepada Masyarakat, dan 5) Motor gerakan moral intelektual. BEM UI 2017 akan mencoba mengoptimalkan peran dan fungsi di atas untuk memberikan kebermanfaatan nyata. Namun yang perlu dipahami adalah peran dan fungsi tersebut harus dilakukan dalam jangka waktu yang sangat terbatas. Oleh karena itu perlu perencanaan yang matang untuk mengoptimalkan implementasi peran dan fungsi tersebut. Faktor peran dan waktu tersebut saling berkaitan satu sama lain dan menjadi pertimbangan besar kami untuk membuat perencanaan yang tertuang dalam narasi ini. Kami percaya, peran dan fungsi tersebut tidak hanya bisa dilakukan oleh BEM UI secara monopolistik. BEM UI harus bisa memposisikan gerakan yang dibangun untuk melaksanakan peran dan fungsi tersebut menjadi milik bersama. Sekali lagi, waktu yang dimiliki sangat terbatas, oleh karena itu kolaborasi dengan stakeholder lain sangat diharuskan. Kontribusi yang berdampak lebih luas dan lebih nyata dapat diwujudkan dengan adanya kolaborasi apik antar stakeholder. Semangat kolaborasi ini akan menjadi nyawa dari BEM UI 2017 dalam memberikan kontribusi kepada UI dan Indonesia.
Semangat Kami
“BEM UI yang Hadir, Relevan, dan Memberikan Kebermanfaatan Nyata bagi UI dan Indonesia” Akhirnya inilah yang membuat kami akhirnya memutuskan untuk berjuang. Semangat ini harapannya bukan hanya menjadi semangat kami untuk BEM UI 2017, tetapi menjadi semangat jangka panjang untuk mengembalikan peran strategis BEM UI di dunia kemahasiswaan. Mungkin semangat ini bisa dibilang menjadi acuan seharusnya BEM UI itu bagaimana. Hadir,
BEM UI harus hadir ke tengah-tengah masyarakat UI dan umum. Dengan hadir kita akan memiliki empati terhadap lapangan, kita akan memahami kebutuhan mahasiswa UI yang dapat diakomodir oleh BEM UI. Semangat ini berangkat dari komposisi, kultur, interest, dan kegiatan masyarakat UI yang beragam. Setiap individu dan lembaga di UI memiliki cara dan gayanya masing-masing dalam berkarya. Adalah tugas masyarakat UI dan BEM UI untuk bergerak dengan pemahaman tentang keberagaman tersebut. Sekali lagi kami yakin, kehadiran BEM UI akan membuat BEM UI tahu realita, memahami kebutuhan mahasiswa, dan kemudian hadir untuk memberikan kebermanfaatan yang nyata. Relevan,
Relevan ini soal cara BEM UI dalam menghadirkan kebermanfaatan. BEM UI harus bisa membaca konteks dan minat mahasiswa UI sekarang ini untuk memberikan kontribusi. Kebermanfaatan akan dirasakan jika kontribusi yang diberikan BEM UI dapat diterima. Penerimaan ini akan sangat bergantung pada cara kontribusi BEM UI, apakah cara yang digunakan masih relevan atau tidak. Kebermanfaatan Nyata,
Ini soal outcome kontribusi BEM UI, apakah bermanfaat atau tidak. Semangat ini berangkat dari keyakinan bahwa kontribusi yang dilakukan oleh BEM UI harus menjawab
permasalahan yang ada. Kontribusi BEM UI harus menjadi solusi bagi permasalahn UI dan Indonesia.
Our Value!
Keberadaan nilai ini bukan menjadi kata kosong belaka. Nilai ini merupakan pegangan BEM UI 2017. Nilai ini akan menjadi ruh bergerak BEM UI 2017. Nilai menjadi keyakinan yang mendasari setiap kontribusi yang diberikan oleh BEM UI 2017. Penanaman nilai ini akan dilakukan secara bertahap dan kontinyu. Setiap level manajerial wajib untuk mengulang-ulang dan mengorientasikan setiap kegiatan (rutin dan tematik) dalam kerangka penerapan nilai BEM UI 2017 selama kepengurusan berlangsung. Akhirnya, ketika publik merasakan ruh yang sama hal ini berarti setiap kontribusi dan kebermanfaatan yang dilakukan oleh BEM UI 2017 benar-benar berpegang pada nilai-nilai yang ada.
Dekat,
Kami percaya bahwa hal-hal hebat dapat bermula dari sebuah kedekatan. Dekat menjadi kunci sebuah kontribusi yang apik. Kontribusi tersebut dapat terwujud dengan adanya usaha kolektif dan kerja sama tim yang hebat, yang tentunya bermula dari sebuah kedekatan. Kedek atan perlu dibangun, baik internal maupun pihak yang berada di luar BEM. Bagi kami, internal yang saling mengenal, menyayangi, dan kemudian tumbuh rasa kepemilikan dalam BEM adalah sebuah kebutuhan vital. Pun dengan publik UI dan masyarakat umum, kedekatan yang dibangun dengan
hadir dan berinteraksi dengan mereka akan menumbuhkan rasa empati. Rasa empati ini menjadi modal bagi BEM untuk menghadirkan kontribusi yang konkret, menyelesaikan masalah, dan bermanfaat bagi UI dan Indonesia. Kolaboratif,
Alternatif cara bergerak baru di era yang baru adalah kolaborasi. BEM UI harus hadir sebagai pemantik, penggerak, dan menfasilitasi kontribusi. Kebutuhan dan mimpi untuk mencapai kondisi yang ideal perlu diwujudkan dengan bergerak bersama dan sinergis. Kolaborasi ini akan dilakukan dengan siapapun, kapanpun, dan pada level manapun – termasuk dalam internal organisasi. Keyakinan bahwa kebaikan tidak bisa dimonopoli menjadi semangat kami. Niat untuk berkontribusi dan memberi kebermanfaatan akan menjadi perekat dari kolaborasi yang akan dibangun. Harapannya kolaborasi ini dapat dilakukan secara berkelanjutan dan dilakukan mulai dari hal-hal yang fundamental. Akhirnya, kami berharap dapat menghasilkan kebermanfaatan yang lebih luas dan lebih nyata bagi UI dan Indonesia dengan berkolaborasi. Konkret,
Konkret adalah tindakan nyata untuk mewujudkan kebermanfaatan sesuai dengan mimpi dan tujuan yang ditetapkan. Kami percaya, sebagus apapun ide dan gagasan yang dibangun tetapi tindakan nyata untuk mewujudkan ide dan gagasan tersebut tidak dilakukan secara optimal maka kebermanfaatannya pun tidak akan nyata. Kekonkretan ini harus berangkat dari kontribusi yang didasarkan pada analisa kebutuhan dan orientasi untuk menyelesaikan masalah yang ada. Langkah konkret ini harus dimulai saat ini, dari hal yang kecil, dan dari diri sendiri.
What we want to be come? VISI
“Terwujudnya BEM UI sebagai Kolaborator Karya yang Menginspirasi UI dan Indonesia”
Terdapat tiga kata kunci yang menjadi nyawa dalam visi ini. Tiga kata kunci ini akan memberikan dampak tersendiri bagi setiap kontribusi BEM UI. Namun, jika tiga kata kunci ini dirangkai menjadi satu kalimat maka akan menunjukkan apa tujuan akhir yang hendak dicapai oleh BEM UI 2017. Kolaborator,
BEM UI akan hadir sebagai kolaborator yang menggerakkan, mewadahi, dan mensinergikan segala potensi kontribusi untuk mewujudkan kebermanfaatan nyata bagi UI dan Indonesia. Semangat keterlibatan dan penghargaan keberagaman adalah nilai yang mendasari lahirnya visi ini. UI merupakan kanvas yang terciprat warna yang berbeda-beda, namun sama indahnya, sama pentingnya. Setiap warna adalah potensi. UI sebagai ruang belajar yang memberikan kebermanfaatan akan terwujud dengan adanya sikap untuk saling memahami sudut
pandang dan kebutuhan dari yang lain. Visi ini memegang teguh semangat kerjasama dan pelaksanaan ide bersama. Visi ini berupaya untuk memberikan signifikansi bagi setiap elemen yang ada di UI dengan cara membuka seluas-luasnya kesempatan untuk berbagi. Untuk mencapai tujuan ini, penting untuk melakukan kolaborasi dengan setiap kalangan, baik dalam tataran perumusan ide maupun eksekusi sesuai kebutuhan. Maka dari itu, BEM UI 2017 berkewajiban untuk mendorong kolaborasi BEM secara internal maupun eksternal dengan merangkul semua kalangan dan berbagai lembaga serta komunitas yang terdapat di lingkungan UI maupun luar kampus. Karya,
Karya ini merupakan bentuk kebermanfaatan. Karya ini menjadi bukti kontribusi yang dilakukan oleh BEM UI. Karya tak harus berbentuk suatu produk, tetapi sebuah kebermanfaatan. Layaknya sebuah kemerdekaan yang menjadi karya besar bangsa Indonesia yang telah lama terjajah, karya ini menjadi kontribusi BEM UI untuk menjawab kebutuhan d an permasalahan yang ada di UI dan Indonesia. Karya ini hadir setelah melalui proses olah cipta dan rasa yang didasarkan pada niat untuk membuahkan kebermanfaatan nyata bagi UI dan Indonesia. Menginspirasi,
Akhirnya kami berharap bahwa setiap kolaborasi karya ini akan menginspirasi banyak orang. Kami percaya bahwa kebaikan yang besar adalah kebaikan yang mampu menghasilkan kebaikan-kebaikan lainnya. Efek domino, disebutnya. Pun dengan apa yang menjadi tujuan kami di BEM UI 2017 ini, kami berharap ke depan akan semakin banyak orang atau elemen yang tergerak untuk melakukan kontribusi untuk menyelesaikan permasalahan yang ada. Hal ini dimulai dari bagaimana BEM UI mencoba melakukan itu. Tujuan ini juga menjawab tesis kami yang menyebutkan bahwa kontribusi tidak dapat dimonopoli. Dengan setiap kontribusi yang akan dilakukan oleh BEM UI ke depan, harapannya akan banyak orang atau elemen melakukan hal yang sama. Seperti bola salju, semakin bergulir semakin b esar. Maka kita akan melihat setiap orang atau elemen berkontribusi untuk menyelesaikan permasalahan UI dan Indonesia.
So, what we have to do?
MISI
Membangun iklim internal yang solid, nyaman, dan kondusif untuk meningkatkan produktivitas lembaga dan pengembangan kompetensi internal Menjalin hubungan yang baik dan sinergis dengan berbagai elemen yang berorientasi pada kebermanfaatan yang lebih luas Membangun gerakan mahasiswa yang mengakar, kreatif, dan strategis Mewujudkan pelayanan dan advokasi kemahasiswaan yang responsif, strategis, dan partisipatif Mengoptimalkan iklim aktualisasi minat bakat mahasiswa UI yang apresiatif dan prestatif
Misi adalah cara kita untuk mencapai visi. Tercapainya visi akan sangat bergantung pada tercapainya misi kelembagaan yang dirumuskan. Oleh karena misi perlu didefinisikan secara jelas agar misi tersebut dapat dicapai secara optimal. Misi ini dibangun dalam rangka membangun BEM UI secara lembaga untuk bisa menemukan relevansi dan berdampak pada kehidupan kemahasiswaan di Universitas Indonesia. Misi ini merupakan hasil ejawantah dari target kondisi internal, network effect BEM, arah gerakan, advokasi, dan aktualisasi minat bakat.
Membangun iklim internal yang solid, nyaman, dan kondusif untuk meningkatkan produktivitas lembaga dan pengembangan kompetensi internal “ Hal yang paling pertama adalah membangun tim yang kuat. Ide bagus mungkin mudah ditemukan, tapi tim yang membuat ide itu terstruktur dan dapat diwujudkan tentu tidaklah mudah. Karena itu, menemukan partner yang tepat sangatlah penting. Satu orang tidak bisa mengerjakan banyak hal sekaligus. Pun bisa, hasilnya tidak akan maksimal .” –
Nayoko Wicaksono, Founder NXT Con2
Menyadari bahwa BEM memiliki banyak fungsi strategis untuk mahasiswa dan Indonesia, target produktivitas, dan dijalankan berdasarkan idealism dan semangar pembangunan, maka sudah tentu diperlukan perekat yang kuat sehingga semua tujuan tersebut dapat tercapai. Perekat tersebut adalah iklim internal BEM itu sendiri. BEM UI 2017 akan membangun internal dengan karakteristik sebagai berikut, Solid ,
Memiliki keterikatan visi – nilai – semangat yang sama. Selain itu memiliki rasa memiliki satu sama lain, terutama terhadap BEM dan semangat yang dibawa. Nyaman,
BEM menjadi tempat yang menyenangkan dengan suasana yang nyaman dan menyenangkan. Kenyamanan ini menjadi insentif bagi punggawa BEM UI. Hal yang paling utama dalam membangun tim yang kuat adalah menumbuhkan kenyamanan satu sama lain dan nyaman dengan segala yang ada di BEM. Kondusif ,
Iklim yang dibangun adalah iklim yang supportif untuk berorganisasi dan berkembang. Kondisi yang kondusif ini sangat penting untuk membangun tata kelola organisasi yang professional tetapi dibalut dengan kekeluargaan. Produktivitas Lembaga,
2
Q & A – BEST&WORST – TIPS – OPINION, “Meet”, Majalah “Marketeers” Edisi Agustus 2014
Penerapan good student governance akan menggerakan BEM dengan baik sehingga seluruh perencanaan mulai dari rencana strategis hingga rencana teknis akan terlaksana dengan tepat dan kebermanfaatan BEM pun dirasakan semua sasarannya. Produktivitas ini penting karena berkaitan dengan karya apa yang dikontribusikan untuk UI dan Indonesia.
Pengembangan Kompetensi,
BEM UI tidak dapat dipisahkan dari kebutuhan terhadap pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM) dari stakeholder BEM. Bagaimanapun BEM UI harus menjadi rumah dan wadah pengembangan diri yang optimal yang tentu akan menjadi insentif tersendiri bagi SDM yang ada di dalamnya dan peningkatan kapasitas ini tentu akan berpengaruh pada bagaimana peforma BEM UI dalam memberikan kontribusi. Strategi Realisasi
1. Penerapan visi-misi-nilai-budaya organisasi secara bertahap dan kontinyu 2. Penguatan internal organisasi dengan pendekatan personal 3. Internal upgrading berdasarkan kurikulum pengembangan SDM internal BEM 4. Apresiasi dan Evaluasi SDM secara berkala 5. Optimalisasi agenda kultural internal BEM 6. Pembangunan sistem evaluasi intenal yang ajeg 7. Penerapan SOP internal secara optimal Parameter Keberhasilan:
1. 100% fungsionaris memahami Visi, Misi, Nilai, dan Arahan Strategis Organisasi 2. 60% fungsionaris saling mengenal satu sama lain 3. 85% fungsionaris merasa nyaman berada di BEM UI 4. Tidak ada fungsionaris yang diputihkan 5. 70% kurikulum pengembangan internal terlaksana 6. Transparansi proses FPT fungsionaris dan kepanitiaan BEM UI 7. Terbentuknya sistem FPT yang ajeg dan professional 8. Transparansi LPJ BEM UI
Menjalin hubungan yang baik dan sinergis dengan berbagai elemen yang berorientasi pada kebermanfaatan yang lebih luas
Membangun kolaborasi tidak bisa dilakukan ketika tidak ada hubungan yang baik dan sinergis dengan elemen lain di luar BEM. Untuk dapat melaksanakan peran strategisnya, BEM harus menjalin hubungan yang baik dan membangun ja ringan yang luas dengan berbagai stakeholder di luar BEM UI. Hubungan baik dan sinergis, Hubungan ini diartikan sebagai hubungan yang transparan, timbal balik, saling membutuhkan, dan tepat sasaran.
Stakeholder,
BEM UI BEM Fakultas
lain-lain
Masyarakat umum Kolaborasi
Mahasiswa UI Gerakan Alternatif
Stakeholde r kampus dan pemerintah an
Paguyuban Mahasiswa Daerah
Unit Kegiatan Mahasiswa
Kebermanfaatan Luas,
Kebermanfaatan yang lebih luas dan lebih masif dampakn ya akan dirasakan ketika berbagai elemen berkolaborasi dan berbagi potensi yang dimiliki. Strategi Realisasi
1. Membangun komunikasi efektif dan efisien dengan berbagai elemen 2. Optimalisasi pelaksanaan forum-forum komunikasi stakeholder seperti IKM UI Summit dan Forum Paguyuban UI 3. Pembuatan dan pemeliharaan database jaringan BEM UI
Parameter Keberhasilan:
1. 70% publik mengetahui kanal informasi BEM UI 2. Setiap departemen minimal dua kali melakukan gerakan kolaboratif dengan elemen lain 3. Membangun portal open data IKM UI 4. Membangun kanalisasi informasi-apresiasi IKM UI 5. Melakukan media sharing dengan media massa nasional dan media massa kampus minimal triwulan sekali
Membangun gerakan mahasiswa yang mengakar, kreatif, dan strategis Dalam melaksanakan fungsi gerakan moral/intelektual, BEM akan menjadi motor
gerakan mahasiswa dimana setaip mahasiswa dapat menjadikan BEM sebagai wadah menyalurkan pendapat, kritik, masukan terkait sosial-politik khususnya. Dalam menjalankan hal tersebut BEM akan mendasarkan gerakannya berdasarkan kepedulian terhadap masyarakat dengan di dampingin keilmuan yang telah dipelajari sebagai amunisi membuat kajian yang komprehensif dengan cara gerakan yang kreatif-inovatif sehingga pergerakan mahasiswa moral / intelektual untuk membumi disetiap elemen kampus ataupun masyarakat (inklusif)
Mengakar,
Gerakan yang dibangun harus memiliki landasan intelektual yang kuat dan dimiliki oleh mahasiswa sebagai basis material dari gerakan ini. Kreatif ,
Menghadapi mahasiswa era milineal, gerakan mahasiswa perlu menggunakan cara yang lebih relevan lagi dengan konteks dunia kemahasiswaan saat ini. Strategis,
Gerakan yang dilakukan BEM perlu terencana dengan baik dan dilakukan dengan efektif dan efisien. Strategi Realisasi
1. Optimalisasi perumusan fokus isu yang dibawa oleh BEM Se -UI secara efektif dan efisien 2. Pelaksanaan kajian multidisiplin yang kolaboratif 3. Penguatan jaringan ke dosen, LSM, lembaga kajian, dan lain-lain untuk memperkaya khasanah kajian 4. Membangun diskursus publik dengan mimbar bebas dan ruang kajian terbuka secara rutin 5. Optimalisasi editorial plan gerakan untuk pengawalan isu 6. Optimalisasi penggunaan media digital sebagai sarana gerakan
Parameter Keberhasilan
1. 80% aksi BEM UI dihadiri minimal 25 orang no n BEM UI 2. Terdapat editorial plan gerakan 3. 100% pengawalan isu nasional terlaksana 4. 100% pengawalan isu kampus terlaksana 5. 70% publik UI mengetahui pengawalan isu 6. Menghasilkan rekomendasi kebijakan sebagai bentuk advokasi kemasyarakatan kepada stakeholder terkait 7. Pengarsipan kajian gerakan kolaboratif 8. Menghasilkan rekomendasi kebijakan tata kelola kota
Mewujudkan pelayanan dan advokasi kemahasiswaan yang responsif, strategis, dan partisipatif
Advokasi menjadi metode untuk mempengaruhi pengambil kebijakan dalam proses perumusan peraturan, penetapan kebijakan, dan implementasinya. Advokasi ini dilakukan agar kebijakan yang ada dapat mengakomodir kepentingan mahasiswa dan tidak merugikan kepentingan mahasiswa. BEM UI sendiri akan memposisikan diri sebagai koordinator advokasi Se-UI dan bergerak pada pelayanan dan advokasi tingkat universitas, seperti advokasi BOPB dan advokasi bis kuning. Dalam konteks advok asi kemahasiswaan, BEM UI bergerak pada tiga aspek penting advokasi, yaitu sarana-prasarana, biaya kuliah, dan prosedural. Pelaksanaan fungsi pelayanan dan advokasi ini perlu dioptimalkan den gan membangun hubungan yang baik dengan berbagai stakeholder yang berkaitan. Responsif,
Fungsi pelayanan dan advokasi ini dilakukan secara cepat dan sigap agar permasalahan yang ada dapat diselesaikan dengan efektif dan efisien. Strategis,
Advokasi yang dilakukan BEM perlu terencana dengan baik dan dilakukan dengan efektif dan efisien. Partisipatif,
BEM UI perlu membangun keterlibatan aktif mahasiswa dalam proses advokasi. Lebih jauh lagi, proses advokasi yang dapat dilakukan secara mandiri. Strategi Realisasi,
1. Menghadirkan saluran pelayanan dan advokasi kemahasiswa berbasis digital 2. Sosialisasi peraturan yang ada di UI yang berkaitan dengan kegiatan kemahasiswaan 3. Pembangunan hubungan baik dengan Iluni UI 4. Update berkala proses advokasi
5. Pembangunan sistem advokasi mandiri Parameter Keberhasilan:
1.
Tidak ada DO Finansial
2.
100% permasalahan biaya pendidikan yang dilaporkan teradvokasi
3.
Integrasi Adkesma Issue Center dengan Lapor
4.
80% permasalahan fasilitas tingkat universitas teradvokasikan
5.
70% publik UI mengetahui adanya Adkesma Issue Center
6.
Terlaksananya forum paguyuban minimal triwulan sekali
7.
BOPP dievaluasi
Mengoptimalkan iklim aktualisasi minat bakat mahasiswa UI yang apresiatif dan prestatif
Pembinaan minat bakat mahasiswa yang dilakukan oleh BEM Fakultas perlu dioptimalkan melalui sarana aktualisasi minat bakat. Iklim persaingan dalam konteks positive achievement dalam dunia mahasiswa UI hari ini sangat bergairah. Mahasiswa aktif
untuk terus mencari, menantang, dan memaksimalisasi potensi dirinya dalam berbagai ajang kompetisi di tingkat fakultas, universitas, nasional, dan internasional di berbagai bidang. Mahasiswa baik secara individual maupun secara kolektif dengan bertindak bersama komunitasnya telah memiliki pemahaman yang baik mengenai manajemen prestasi tersebut. Akan tetapi, berbagai sarana dan prasarana yang jelas-jelas dibutuhkan para achievers belum sepenuhnya didapatkan dengan optimal. Oleh karena itu, menjadi sangat berguna dan penting bagi BEM untuk ambil bagian dalam memfasilitasi mahasiswa untuk mendapatkan sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam peningkatan prestasi.
Apresiatif,
Mengapresiasi proses perkembangan dan pencapaian aktualisasi minat dan bakat mahasiswa UI Prestatif,
BEM berperan dalam mengembangkan potensi mahasiswa UI menjadi prestasi melalui wadah aktualisasi dan informasi. Strategi Realisasi
1. Evaluasi sistem internal OIM, Olimpiade UI, dan UI Art War sebagai sarana aktualisasi minat bakat mahasiswa UI 2. Silahturahmi UKM Olahraga dan Seni 3. Berkolaborasi dengan BEM Fakultas melakukan apresiasi prestasi mahasiswa UI secara berkala 4. Berkolaborasi dengan BEM Fakultas melakukan kanalisasi informasi prestasi dan kegiatan peningkatan prestasi 5. Memberikan kegiatan peningkatan kapasitas untuk persiapan pasca kampus 6. Optimalisasi inovasi sosial
Parameter Keberhasilan:
1.
Terlaksananya diskusi kemahasiswaan minimal 5 kali berkolaborasi den gan elemen lain
2.
Hadirnya kanal informasi dan apresiasi prestasi kemahasiswaan
3.
Terlaksananya forum bersama UKOR-UKM Seni minimal triwulan sekali
4.
70% publik puas dengan pelaksanaan Olimpiade UI, OIM UI, dan UI Art War
Budaya Organisasi
Respect to Time
Respect to Yourself
BudayaOrganisasi
Respect to System
Respect to People
Respect to Time,
a. Punctuality : Ketepatan waktu dalam setiap agenda BEM UI b. Effective-efficient : Senantiasa fokus dan tidak membuang waktu. c. Well-organized : Kemampuan membagi waktu secara proporsional. Respect to People,
a. Edifikasi : selalu berpikir,berkata, dan bersikap positif terhadap orang lain b. Apresiasi : memberikan apresiasi positif atas kinerja setiap orang untuk saling memotivasi satu sama lain c. Konsultasi : Aktif mengkomunikasikan segala masalah dan hambatan dengan rekan kerja dan subordinat
Respect to System,
a. Meetings : Menghormati dengan aktif mengikuti berbagai kegiatan BEM UI b. Decesion and Policies : Patuh terhadap kesepakatan yang telah dibuat
Respect to Yourself,
a. Apresiasi: memberikan apresiasi pada diri sendiri atas segala upaya yang telah dilakukan dan belajar dari setiap proses yang dilalui
Rancangan Struktur Organisasi Bagi organisasi yang besar, salah satu prinsip organisasi yang lumrah diterapkan ialah departementalisasi.3 Terdapat lima pendekatan dalam menerapkan prinsip tersebut, salah satunya departementalisasi berdasarkan fungsi. 4Dalam menentukan bagan organisasi, kami percaya bahwa bagan organisasi fungsional (departementalisasi berdasarkan fungsi) merupakan bagan terbaik yang dapat diterapkan di BEM. Dalam bagan organisasi fungsional, tidak ada pembedaan antara satuansatuan kerja pelaksana tugas pokok dengan pelaksana tugas penunjang. 5 Prinsip-prinsip lain seperti pembagian tugas, spesialisasi, koordinasi, kesatuan komando, kesatuan arah, dan rentang kendali tetap berlaku, dan bahkan dipegang teguh. Dikotomi yang terdapat dalam penggunaan organisasi lini dan staf biasanya sangat lemah atau bahkan dapat dihilangkan sama sekali dalam tipe organisasi ini.67Berdasarkan fungsi BEM yang telah di paparkan dalam latar belakang, maka struktur organisasi BEM UI 2017 kami susun sebagai berikut,
Garis komando
3
Garis Koordinasi
Siagian, Sondang P, “Kiat Meningkatkan Produktivitas Kerja”, Rineka Cipta, Jakarta: 2009, hal 43 Ibid . 5 Ibid . Hal. 56 6 Ibid 4
Arahan Umum Kolaborasi,
Kontribusi yang dilakukan oleh BEM UI 2017 harus mengedepankan kolaborasi, baik dalam lingkup internal maupun lingkup eksternal lembaga. Dalam lingkup internal, departemen dan biro yang terdapat di BEM UI 2017 dapat melakukan langkah yang sinergis dalam suatu kegiatan atau gerakan bersama. Kemudian dalam lingkup eksternal, BEM UI 2017 membuka peluang kolaborasi dengan berbagai macam elemen, baik dalam ataupun luar kampus, untuk mencapai tujuan bersama. Kontribusi Berbasis Riset dan Orientasi Penyelesaian Masalah,
Kontribusi yang dilakukan oleh BEM UI 2017 harus berangkat dari analisa kebutuhan. Hal ini dilakukan untuk mencapai kebermanfaatan yang sesuai dengan kebutuhan dan berorientasi pada penyelesaian masalah. Riset yang dilakuk an meliputi riset awal dan evaluasi kegiatan. Riset ini juga bertujuan agar kontribusi yang dilakukan berjalan lebih efektif dan efisien. Kreatif dan Inovatif
Kontribusi yang dilakukan oleh BEM UI 2017 harus disertai dengan upaya untuk melakukan terobosan-terobosan baru. Hal ini dilakukan untuk menghadirkan cara yang lebih relevan dan tentunya menarik bagi publik. Dengan demikian, kebermanfaatan yang lebih luas diharapkan dapat dirasakan.
Sasaran Strategis
1. Penyelenggaraan OIM UI, Olimpiade UI, dan UI Art War yang professional dan kondusif 2. Penuansaan iklim minat bakat (seni, olahraga, dan keilmiahan) melalui kanalisasi informasi dan apresiasi 3. Optimalisasi advokasi kemahasiswaan berbasis aplikasi 4. Pembangunan Big Data yang dipublikasikan melalui Open Data IKM UI yang dilakukan melalui kolaborasi BEM Se-UI 5. Optimalisasi Supporter Satu UI untuk mengapresiasi dan mendukung langkah prestasi dari mahasiswa UI 6. Advokasi kantin sehat 7. Menjadi pusat kajian dan advokasi kebijakan tata kota dan masyarakat kota 8. Optimalisasi community development melalui Depok Kita dan menghasilkan rekomendasi kebijakan untuk Pemerintah Kota Depok 9. Pembangunan sistem organisasi BEM UI yang professional melalui optimalisasi SOP 10. Menghasilkan blueprint lima tahunan BEM UI 11. Menghasilkan kolaborasi gerakan multisektor yang melibatkan tiga rumpun keilmuan di Universitas Indonesia, yaitu ilmu kesehatan, sains-teknologi, dan sosial-humaniora
Arahan Strategis Bidang Internal
Bidang Internal merupakan bidang yang memiliki fungsi sebagai supporting system organisasi. Bidang ini berkaitan dengan penanaman nilai dan pencapaian tujuan dengan pembangunan iklim di pengurus BEM UI, yaitu iklim yang nyaman, menyenangkan, dan kondusif.
Biro Pengembangan Sumber Daya Manusia (PSDM) Biro PSDM melakukan supporting system dalam tiga bidang yaitu pengembangan, penjagaan dan evaluasi. Pengembangan akan diaplikasikan dengan dibentuknya kurikulum umum dan khusus, kemudian dari masing-masing kurikulum tersebut akan dilaksanakan kegiatan upgrading seperti pelatihan ataupun seminar. Penjagaan dilaksanakan dengan keberadaan sahabat departemen/biro serta penginternalisasian visi, misi dan nilai melalui kegiatan-kegiatan yang menyenangkan. Selanjutnya, PSDM juga akan melakukan evaluasi terhadap sumber daya manusia BEM UI melalui penilaian dan apresiasi.
Biro Kesekretariatan (Kestari) Biro kestari melakukan supporting system dalam dua bidang yaitu admistrasi dan manajerial. Bidang administrasi meliputi surat-menyurat dan pengarsipan seperti LPJ dan SOP. Kemudian, dalam bidang manajerial meliputi pengelolaan dan pemeliharaan ruang BEM serta fasilitasnya seperti piket dan inventarisasi. Selain itu, pengelolaan timeline kerja BEM UI juga termasuk di dalamnya sebagai upaya agar program kerja dapat berjalan lebih efektif serta informasi dan perkembangan program kerja dap at saling diketahui antar pengurus BEM UI.
Biro Penelitian dan Pengembangan (Litbang) Biro
litbang
melakukan supporting
system dalam
bidang
penelitian
dan
pengembangan. Penelitian dilakukan untuk pemenuhan kebutuhan BEM UI terkait data dan pengolahannya. Dalam rangka memberikan kebermanfaatan yang lebih luas, litbang juga akan melakukan beberapa pemenuhan kebutuhan penelitan dalam bentuk Mega Riset for Open Data bagi mahasiswa UI ataupun publik. Kemudian, dalam bidang pengembangan, litbang
akan melakukan assessment terkait kebutuhan BEM UI, dan mengevaluasi ketercapaian indikator keberhasilan visi, misi, nilai dan program kerja BEM U I.
Satuan Pengendali Internal,
Berbeda dengan Bidang Internal, SPI ini menjadi bidang yang mendorong profesionalitas BEM dengan menjaga setiap kegiatan BEM berjalan secara efektif dan efisien, serta sesuai dengan Visi-Misi-Nilai dan tujuan yang hendak dicapai. SPI ini bertanggungjawab untuk menjaga BEM UI dari setiap threat /resiko yang akan muncul, termasuk mendeteksi threat dan mengatasinya serta mencegah resiko sebelum terjadi. SPI perlu mendesain sistem pengendalian yang efektif dengan menggunakan pendekatan proaktif untuk mengeliminasi ancaman sistem serta yang dapat mendeteksi, memperbaiki, dan memulihkan dari ancaman ketika terjadi. Ada tiga pengendalian yang bisa dilakukan, yaitu pengendalian preventif, pengendalian detektif, dan pengendalian korektif. Pada SPI melekat fungsi audit operasional dan audit keuangan, dalam menjalankan tugasnya, SPI akan bergerak berdasarkan arahan strategis sebagai berikut: 1. Optimalisasi fungsi operasional dan pelaksanaan audit keuangan terhadap Departemen
dan Biro Satuan Pengendali Internal (SPI) akan memiliki fungsi audit operasional dan audit keuangan pada departemen dan biro di BEM UI 2017. Fungsi operasional berperan dalam pengingat deparemen dan biro dalam melaksanakan SOP BEM UI 2017, penyesuaian realisasi program kerja terhadap parameter keberhasilan, baik yang dimiliki oleh departemen dan biro maupun BEM UI 2017, selain itu, SPI juga memiliki peran sebagai konsultan operasional bagi departemen dan biro. Singkatnya, SPI bertugas untuk mendorong dan memperbaiki efisiensi operasional. Sementara itu, dalam fungsi keuangan, SPI berperan dalam pembinaan proses pengajuan anggaran dalam proposal kegiatan departemen/biro kepada controller, pengawasan pelaksanaan anggaran departemen/biro, dan pembinaan penyusunan laporan keuangan departemen/biro.
2. Optimalisasi fungsi operasional dan pelaksanaan audit keuangan terhadap Kepanitiaan
BEM UI 2017. Satuan Pengendali Internal (SPI) akan memiliki fungsi audit operasional dan audit keuangan pada kepanitiaan di BEM UI 2017. Dalam menjalankan fungsi operasional dan keuangan bagi kepanitiaan BEM UI 2017, SPI akan melakukan pendampingan terhadap kepanitiaan BEM UI 2017 dengan melakukan: 1. Pelaksanaan pra-FPT sebagai upaya briefing dan monitoring persiapan FPT kepanitiaan 2. Melaksanakan Fit and Proper Test terhadap kepanitiaan 3. Melaksanakan Memorandum of Understanding (MoU) dengan kepanitiaan 4. Melaksanakan hearing berkala dengan kepanitiaan dalam proses persiapan dan menjelang pelaksanaan kepanitiaan sebagai upaya monitoring dan konsultasi 5. Melakukan monitoring dan pembinaan keuangan terhadap bagian keuangan kepanitiaan 6. Meminta Laporana Pertanggung Jawaban (LPJ) keuangan dan operasional kepada kepanitiaan 7. Memberikan opini audit terhadap lapiran keuangan kepanitiaan 8. Melaksanakan proses settlement keuangan antara BEM UI dengan kepanitiaan.
Konsultan keuangan dan operasional bagi biro/departemen dan kepanitiaan
Penerapan SOP kepanitiaan dan program kerja, dari tahap forming, FPT, p elaksanaan, dan evaluasi pertanggungjawaban
Melakukan opini audit
Audit Keuangan
Audit Operasional Koridor Komunikasi dan Informasi,
Perwajahan BEM UI akan ditentukan oleh bagaimana KKI bekerja. Bidang ini yang merancang dan menjalankan strategi komunikasi BEM UI. Dibawah tanggungjawab KKI, seluruh aktivitas komunikasi akan terintegrasi. KKI BEM UI 2017 akan mengoptimalkan strategi
marketing digital untuk menghadirkan BEM yang lebih relevan dalam konteks dunia digital ini dan tentu untuk memperluas dampak dan kebermanfaatan. Setidaknya ada lima arahan strategis dalam bidang ini,
Pembangunan citra dan branding yang dekat dan relevan
Pembangunan relasi internal dan eksternal (dalam dan luar negeri)
Menjadi Supporting system biro/departemen dalam hal komunikasi strategik dan komunikasi media
Pembangunan strategi marketing digital
Mendorong transparansi kelembagaan
Pada tahun ini, bidang ini terdiri dari tiga biro, yaitu -
Biro Hubungan Masyarakat (Humas), yang memiliki fungsi
Komunikasi stratejik: penguatan fungsi branding consultant , perencanaan strategi komunikasi
Sinergisasi kampus: penguatan citra, menjaga engagement BEM ke publik dengan publikasi yang interaktif
Relasi: optimalisasi pembangunan dan penjagaan relasi dengan pihak eksternal seperti media massa, lembaga pemerintahan dan non pemerintahan, stakeholder internal kampus, universitas lain, dan masyarakat
-
Biro Media Kreatif
Penguatan brand image BEM UI 2017 melalui output desain komunikasi visual
Pengelolaan media BEM: website (bekerja sama dengan biro Data Publik) dan twitter, Line OA, Instagram (bekerja sama dengan Biro Humas)
Peningkatan kuantitas dan hubungan dengan media
-
Biro Data Publik Biro Data Publik menjadi biro baru dalam struktur BEM UI 2017 yang akan menjadi garda terdepan dalam mendorong transparansi kampus. Biro ini secara khusus akan membangun dan mengelola aplikasi Open Data IKM UI dan IKM Aspiration Centre sebagai sarana penghadiran keterbukaan data dan pemenuhan data publik bagi masyarakat UI. Kehadiran biro ini menjadi wujud operasionalisasi inisiatif Open Data dalam lingkungan kampus Universitas Indonesia. Arahan Strategis: o
Membangun jaringan dengan BEM Fakultas untuk inisiasi Open Data IKM UI
o
Membangun platform Open Data IKM UI yang user friendly
o
Menjalin kerja sama dengan pihak Satu Data Indonesia untuk membangun Open Data IKM UI
o
Bersama dengan biro Media Kreatif mengelola we bsite BEM UI
Bidang Keuangan,
Merupakan biro yang berperan dalam pendanaan BEM U I agar terciptanya organisasi yang mandiri secara finansial. Biro Keuangan juga sebagai penggerak aktif dalam dunia kewirausahaan yang digagas oleh mahasiswa UI dan pihak eksternal. Berada di bawah garis komando Treasurer dan juga garis koordinasi Vice Controller , Biro keuangan memiliki tiga fungsi, yaitu : Financial Partner
Biro Keuangan membangun kerja sama strategis dengan pihak eksternal dengan k etentuan tertentu untuk mendapatkan dukungan pendanaan BEM UI. Bentuk kerja sama dapat berupa kerjasama jangka panjang dan kerja sama eventual sebagai event organizer . Serta menjalin hubungan dengan pihak eksternal secara berkelanjutan. Financial Project
Biro keuangan menyelenggarakan acara yang bertujuan untuk memperoleh keuntungan sebagai pemasukan BEM UI. Selain itu, melalui fungsi ini, biro keuangan hadir untuk memberikan edukasi dan menfasilitasi iklim kewirausahaan di lingkungan Universitas Indonesia. Product Commercialization
Biro keuangan mencoba menghadirkan sebuah ino vasi denganCreative Sale sebagai upaya pengembangan iklim kewirausahaan. Salah satu produk unggulan yang akan dijual adalah emblem sebagai simbol kebanggaan untuk mahasiswa baru. Produk utama yang dihasilkan adalah Official Merchandise untuk fungsionarisasi BEM UI misalnya jaket dan id card. Selain itu bekerja sama
dengan pihak ekternal untuk proyek buku saku buku sebagai panduan tentang kampus UI dan unsur yg ada di dalamnya. Arahan Strategis:
Membuat perencanaan untuk memenuhi kebutuhan keuangan BEM UI untuk satu periode
Melakukan penghimpunan dan pengelolaan dana secara mandiri
Membuat ide usaha kreatif yang dapat menginspirasi semua orang
Mengembangkan jiwa kewirausahaan dalam lingkup Universitas Indonesia
Melakukan kerjasama strategis dengan pihak-pihak eksternal yg menguntungkan
Kebendaharaan
Kebendaharaan BEM UI terdiri dari contoller, vice controller, dan treasurer, Controller dengan bantuan vice controller bertugas bertanggung jawab dalam perencanaan keuangan BEM UI, melakukan otorisasi terhadap proses keluar-masuknya uang, membuat laporan keuangan dan SOP Keuangan BEM UI. Selain itu Treasurer yang juga akan berkordinasi dengan controller dalam pengelolaan kas BEM UI, baik kas operasional, kas sosial, dana abadi dan kas dana usaha yang tersimpan dalam rekening bank atas nama BEM UI. Treasurer juga bertugas sebagai pengelola proses keluar masuknya uang yang telah di-otorisasi oleh Controller serta melakukan fungsi supervisi keuangan terhadap Biro Keuangan. Dalam hal ini, Treasurer akan bertindak sebagai kasir. Bidang Sosial dan Lingkungan
Bidang Sosling bertanggunng jawab untuk melakukan gerakan dan penyikapan isu dalam sektor sosial dan lingkungan. Segala hal yang dilakukan bidang ini memiliki orientasi pada kebermanfaatan yang relevan sesuai kebutuhan masyarakat. Dalam mengatasi berbagai permasalahan sosial dan lingkungan hidup, BEM UI perlu untuk merangkul sebanyak-banyaknya orang terutama mahasiswa UI untuk bergabug dalam gerakan ini. Hal tersebut diwujudkan melalui campaign dan/atau propaganda yang masif, kreatif, dan inovatif. Bidang Sosling menekankan pada aspek kolaborasi dan keberlanjutan dalam setiap pergerakan yang dilakukan. Kolaborasi dengan berbagai pihak dan elemen masyarakat bertujuan untuk menghadirkan manfaat yang lebih nyata. Aspek keberlanjutan diwujudkan demi terciptanya solusi bagi permasalahan sosial dan lingkungan di UI dan Indonesia. Bidang Sosling terdiri dari Departemen Sosial Masyarakat dan Departemen Lingungan Hidup. -
Departemen Sosial Masyarakat (Sosmas) Departemen Sosial Masyarakat merupakan garda terdepan dalam melakukan pengabdian, pelayanan kepada masyarakat, dan advokasi yang berkelanjutan sebagai bentuk nyata penyikapan terhadap isu sosial di UI dan Indonesia. Arahan Strategis :
Melakukan Kolaborasi gerakan kemasyarakatan dengan berbagai pihak
Melakukan kanalisasi alur informasi kegiatan sosial untuk mahasiswa UI
Meningkatkan
kepedulian
mahasiswa
UI
terhadap
isu
sosial
melalui
publikasi/campaign/propaganda ysng kreatif dan inovatif
Optimalisasi pemberdayaan masyarakat dan advokasi kemasyarakatan melalui Community Development
-
Mendekatkan mahasiswa UI kepada realita sosial melalui kajian-kajian isu sosial
Departemen Lingkungan Hidup (Dlh)
Departemen Lingkungan Hidup berperan penting dalam menggerakan mahasiswa UI untuk turut menjadi solusi bagi permasalahan lingungan hidup di UI dan Indonesia. Kegiatan DLH terdiri atas tiga jenis, yaitu advokasi, rangkaian a cara, dan campaign. Arahan Strategis :
Menjadikan satu isu tertentu sebagai benang merah kegiatan-kegiatan DLH
Melakukan kanalisasi alur informasi kegiatan Lingkungan Hidup ba gi mahasiswa UI
Melakukan upaya advokasi berbasis riset untuk menjadikan UI sebagai kampus yang ramah lingkungan
Melakukan kegiatan yang berkelanjutan melalui kolaborasi dengan berbagai pihak guna mewujudkan solusi bagi permasalahan lingungan hidup di UI dan Indonesia
Optimalisasi campaign media digital dan campaign fisik yang inovatif dan kreatif untuk meningkatkan awareness mahasiswa UI dan masyarakat mengenai pentingnya berperilaku ramah lingkungan Bidang Sosial Politik,
Bidang Sosial-Politik adalah bidang yang bertanggung-jawab untuk menjalankan fungsi Gerakan Mahasiswa yang bersifat Vertikal menuju pemangku kebijakan terkait. Bidang ini terdiri dari tiga departemen yaitu Advokasi dan Kesejahteraan Mahasiswa, Aksi dan Propaganda, dan Kajian Strategis. Fungsi yang melekat pada bidang ini adalah -
Advokasi
: advokasi biaya pendidikan dan fasilitas dan advokasi kebijakan
-
Koordinasi
: SOP gerakan, kolaborasi gerakan, gerakan inklusif
Bidang Sosial Politik terdiri dari, o
Departemen Advokasi & Kesejahteraan Mahasiswa
Membuat dan Menjalankan strtageic plan advokasi masalah kampus.
Membangun hubungan yang baik dengan Rektorat
Membangun sistem advokasi mandiri dan partisipatif
Melakukan digitalisasi sistem pengaduan publik
Melakukan Update berkala perkembangan advokasi
Mengkaji Perbaikan Tata Kelola Kampus
Optimaliasi UI Issue Centre menjadi IKM UI Aspiration Centre yang akan menjadi portal pengaduan.
o
Departemen Aksi dan Propaganda
Bersama departemen Kajian Strategis membuat dan me njalankan strategic plan pengawalan isu nasional
Mengoptimalkan edukasi isu secara kreatif dan ino vatif
Membuat indikator keberhasilan yang terukur dari setiap aksi yang akan dilaksanakan
Optimalisasi ruang-ruang publik untuk membangun iklim gerakan di lingkungan Universitas Indonesia
o
Kaderisasi Gerakan via Brigade UI
Departemen Kajian Strategis
Bersama departemen Aksi dan Propaganda membuat dan menjalankan strategic plan pengawalan isu nasional
Mengoptimalkan kajian komprehensif dan multidisiplin
Mengoptimalkan pembangunan jaringan gerakan
Pengakaran Isu dengan forum-forum yang bersifat akademik
Kaderisasi gerakan via Change Maker Academy
Bidang Kemahasiswaan,
Bidang Kemahasiswaan adalah garda terdepan yang memberikan pelayanan terbaik dalam aktualisasi minat bakat mahasiswa UI, dengan semangat utama apresiasi dan prestasi. Aktualisasi adalah muara dari bentuk pembinaan yang dilakukan oleh fakultas dan UKM seni, olahraga, dan keilmuan. Diharapkan dengan kontribusi dalam pengaktualisasian minat dan bakat mahasiswa ini dapat meningkatkan prestasi yang ditunjang dengan iklim yang apresiatif. Selain pengaktualisasian minat dan bakat, bidang ini diharapkan dapat memberikan sumbangsih untuk menyelesaikan permasalahan isu yang terkait dalam bidang ini.
Secara umum, ada tiga fungsi yang melekat pada bidang kemahasiswaan:
Advokasi
: fasilitas seni dan olahraga, koordinasi pengembangan UKM, advokasi
vertical isu mengenai lingkungan hidup, pengembangan diskusi minat dan bakat
Sosialisasi
: kanalisasi informasi perlombaan, rekap apresiasi prestasi mahasiswa,
peringatan hari besar
Pelayanan
: Koordinasi forum UKOR-Seni, Pesta IKM UI (OIM-Olimpiade UI-UI Art
War), Supporter UI, Bidang ini terdiri dari tiga departemen, yaitu, -
Departemen Pendidikan & Keilmuan Arahan Strategis:
Kanalisasi informasi perlombaan dan apresiasi prestasi melalui Portal Informasi Lomba
Optimalisasi kampanye, pelatihan, dan mentoring PKM
Pembangunan Kegiatan Mentoring Pasca Kampus (dunia kerja dan pasca sarjana)
-
Departemen Olahraga Arahan Strategis
Kanalisasi informasi perlombaan dan apresiasi prestasi: Portal Lomba
Membangun gerakan pengabdian keolahragaan
Sinergis dan Suportif dengan UKM Olahraga
Membantu advokasi fasilitas fisik dan non-fisik kegiatan olahraga
-
Departemen Seni & Budaya Arahan Strategis:
Kanalisasi informasi perlombaan dan apresiasi prestasi: Portal Lomba
Sinergis dan Suportif dengan UKM Seni
Penuansanaan dan apresiasi seni dan budaya
Membangun gerakan pengabdian kesenian
Isu Strategis
Pilkada DKI Jakarta 2017
Evaluasi Tiga Tahun Pemerintahan
Program Kerja
Open Data IKM UI
UI Aspiration Center
Pesta IKM UI (OIM UI-Olimpiade
Jokowi-JK
Kenaikan Biaya Pendidikan Kebijakan Tata Kota dan Masyarakat
UI-UI Art War)
Kota
Kolaborasi Gerakan Multisektor Satu
Transparasi Tata Kelola Kampus
RAPBN 2018
UI Peduli Sekitar
Evaluasi JKN-BPJS
For the Next
Advokasi
UI Youth Environmental Action
UI Start Up Festival
Bedah Kampus UI
UI Ethnovaganza
Rembug Organ Gerakan
Bunga Rampai Kajian UI
Ruang Karya
kemasyarakat
melalui
UI
community development
Inspiraction
