05.12.2016
Tamara Schwambach Kano Myles Produtividade Máxima: Como Máxima: Como assumir o controle do seu tempo e ser mais eficiente –
MYLES, Tamara Schwambach Kano. Produtividade Máxima: Como Máxima: Como assumir o controle do seu tempo e ser mais eficiente. Rio de Janeiro: Sextante, 2015. 192 p. Tradução de Afonso Celso da Cunha Serra. Rio de Janeiro: Sextante, 2015. Tradução de: The Secret to Peak Productivity.
A diferença entre sucesso sucesso e fracasso pode ser expressa expressa em três palavras: Não tive tempo. tempo.
Se aprende muito pouco quando está tudo ocorrendo bem. No momento da crise, em que passamos a enfrentar dificuldades, grandes problemas e questões sérias, é que começamos a aprender.
Cinco passos para a produtividade, produtividade, através da Pirâmide da Produtividade Máxima:
Possibilidade Alinhamento entre atividades e objetivos Gerenciamento de tempo
Organização eletrônica
Organização espacial
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Você precisa identificar os pontos fortes e fracos de sua produtividade para definir o ponto de partida.
ORGANIZAÇÃO ESPACIAL o
Um espaço de trabalho organizado exerce um efeito positivo não só em sua capacidade de realizar tarefas com mais eficiência, mas também na maneira como as pessoas julgam o seu desempenho.
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Um erro comum é nomear pastas como diversos ou variados . Escolha um nome que indique claramente o que você vai encontrar ali. Técnicas: Sistema Tickler (43 pastas numeradas de 1 a 31, para os dias do mês e mais 12 pastas, para cada mês do mês); identificação por cores. “
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Separação inicial: 3R ’s - Reciclar, Resolver, Reter Reciclar: maneira mais fácil de acabar com a desorganização. É importante rasgar ou fragmentar todos os documentos que possam ser utilizados por terceiros antes de descarta-los. Resolver: utilizar um arquivo simples ou pasta com divisórias e tentar deixa-lo sempre vazio. Reter: utilizar pastas suspensas, etiquetas, caixas organizadoras ou pastas comuns. Categorizar os documentos por categorias (finanças, informações médicas, etc.), por ordem alfabética, ordem cronológica, ordem numérica ou por endereço.
ORGANIZAÇÃO ELETRÔNICA o
Que tal se comprometer em organizar seus álbuns de fotos uma vez por semana? Não precisa fazer tudo de uma só vez. O excesso de informação que impacta na produtividade equivale a uma perda de 8 horas semanais para os profissionais em geral. Faça backup: sistemas de backup ou cópia de segurança são indispensáveis. Utilizar backups online, pois permitem o acesso a todas as informações de qualquer lugar, a qualquer hora. –
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Organizar os arquivos eletrônicos o o o o o
Estruturas as pastas e nomear os arquivos Pastas identificadas Arquivos de projetos organizados por ordem numérica ou por ordem alfabética Pastas cronológicas nomeadas com datas Categorias de acordo com as operações das atividades
Processamento de e-mails: 6 A’s - Acessar, Agrupar, Analisar, Apagar, Agir, Arquivar
Acessar: programar o acesso ao sistema em horas pré-determinadas do seu dia. Abrir a caixa de entrada (ou desbloquear o celular?) quatro vezes por dia. Primeira tarefa do dia, antes do almoço, meio da tarde e fim do dia. Destinar 15min a cada sessão.
Agrupar: organizar pastas e subpastas, evitando que a caixa de entrada fique acumulada. Analisar: analisar o email, sem lê-lo. Verificar rapidamente se o conteúdo é importante e direciona-lo para lixeira, pasta ou “resolver”. Apagar: o objetivo principal é esvaziar a caixa de entrada. Apagar mensagens inúteis no momento em que as analisa ou utilizar filtros automáticos para apaga-las e cancelar assinaturas que não são mais interessantes. Agir: se precisa só de alguns minutos para responder ou encaminhar uma mensagem, fazer imediatamente. Criar uma pasta para situações em que necessite de mais informações, ajuda ou tempo para pensar, para que não se esquecer de resolver as questões dessa mensagem. É essencial que o email seja removido da caixa de entrada. Arquivar: extrair as mensagens do sistema de email e salvar no disco rígido como arquivos em formato em PDF.
GERENCIAMENTO DO TEMPO o
Os verdadeiros heróis estão em casa, curtindo seu tempo de folga ou descansando, ainda que os workaholics torçam para que eles se sintam culpados por trabalharem somente durante o expediente normal. Saber administrar o tempo é fazer primeiro o que mais importa. Gerenciar o tempo é gerenciar escolhas, pois não temos controle sobre o tempo, só podemos escolher como gasta-lo. Estar ocupado nem sempre significa trabalho de verdade. O objetivo de todo trabalho é produzir, realizar algo, e isso exige reflexão, sistematização, planejamento, inteligência e uma determinação sincera, além de transpiração. Parecer estar fazendo algo não é fazer de fato. Decida que providências tomar no momento em que os problemas aparecerem, não deixe para agir depois. A maneira mais fácil de monitorar todas as suas atividades e planejar o seu dia é registrar tudo em apenas uma agenda. “
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Gerenciamento do tempo: 3 P’s – Planejar, Priorizar, Produzir Planejar: anotar tudo, passar tudo para o papel ou para seus dispositivos eletrônicos. É importante limpar a mente da angustiante lista de tarefas, escrevendo o que fazer, quando e como. Determinar o melhor horário e momento do dia para realizar cada
tarefa, é fundamental programar as tarefas mais complexas para as horas mais produtivas. o o o o
Escolher: identificar o que é importante Eliminar: retirar coisas e decidir não fazer Esperar: adiar tarefas e atividades Delegar: delegar as tarefas para que outras pessoas as executem em seu lugar
Priorizar: se perguntar “o que é mais importante para mim? No que devo trabalhar primeiro?”. Chegará um estágio na vida em que se sentirá muito mais à vontade para dizer “não” eliminando atividades que são pura perda de tempo ou diminuindo a frequência das atividades que não são importantes. Torne-se mais consciente de quanto tempo você gasta com atividades que o distraem do que é mais importante. Importante e urgente: atividades obrigatórias: crises, emergências, reuniões críticas, deadline de projetos.
Importante e urgente
Não-importante e urgente
Importante e nãourgente
Não- importante e não-urgente
Importante e não urgente: atividades que efetivamente consolidam o seu sucesso. Objetivos pessoais e profissionais. Trabalho em projetos. Treinamento e desenvolvimento profissional. Exercícios físicos, relaxamento e cuidados pessoais. Não importante e urgente: evitar a maioria das tarefas que se encaixam nessa categoria, pois causam estresse desnecessário. É fácil confundir uma oportunidade com uma tarefa importante. Não importante e não urgente: evitar todas as tarefas classificadas nessa categoria. Pensamentos dispersos, reuniões mal gerenciadas, sem objetivos, providências ou informações, ocupações triviais ou passatempos (televisão, internet, redes sociais, etc.)
Produzir: evitar ou eliminar os fatores dispersores: perfeccionismo, procrastinação, interrupções, demora nas tomadas de decisão o
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Precisamos nos empenhar em fazer as coisas certas de maneira adequada, em vez de fazer tudo perfeito. Cuidado para não confundir excelência com perfeição. Excelência eu posso me esforçar para alcançar. Já a perfeição é assunto para Deus. Feito é melhor que perfeito. Dupla-tarefa: começar uma tarefa e coloca-la em ação enquanto você faz outra coisa. Você delega o que começou primeiro e outra pessoa termina essa atividade.
Para evitar a procrastinação: o o
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Regra 80/20. Elimine as atividades que não são realmente importantes. Seja positivo. Trocar “Preciso terminar...” e “Tenho que fazer...” por “Eu quero!”, “Eu vou!”, “Escolhi!”. Dê o primeiro passo. Peça ajuda. Desdobre. Transforme grandes projetos em tarefas menores. Técnica Pomodoro. Trabalhar 25min, com pequenas pausas e intervalos maiores a cada período (4x). Gratifique-se com recompensas. Comemore a conclusão de cada fase de projeto e se recompense pelo cumprimento dos prazos. Estabeleça e cumpra prazos. A procrastinação costuma aumentar quando não há prazos, portanto, e for necessário, crie um prazo próprio. Elimine distrações. Exercite a prestação de contas. Atribua penalidades caso não cumpra com os prazos.
Fatores dispersores: o
O hábito de fazer muitas coisas ao mesmo tempo se popularizou como uma tendência de acompanhar esse ritmo frenético. Freie. Quando executamos duas tarefas ao mesmo tempo só dedicamos metade de nossa capacidade mental a cada uma delas. Esse hábito é contraproducente e ineficaz. A multitarefa é prejudicial. Em nosso esforço de fazer mais coisas em menos tempo em vez de fazer as coisas certas no tempo que temos disponível -, estamos na realidade nos autossabotando. Tenha consciência das atividades que o levam a desperdiçar tempo e elimine as autointerrupções: esteja determinado a checar o email (e o celular) apenas 4x ao dia, e crie rotinas que se tornem hábitos e parte do seu dia. Dedique-se por inteiro àquilo que decidiu fazer com o seu tempo. –
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ALINHAMENTO ENTRE ATIVIDADES E OBJETIVOS o o
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Destinar um horário fixo para determinadas atividades. Dedicar-se a pequenas tarefas de cada vez, e sempre mantenha a meta em vista, fazendo ajustes necessários no dia-a-dia. Sempre é necessário fazer ajustes e aprimorar hábito. Cada nova habilidade aprendida, você encontra novas formas de aumentar sua eficiência em todos os níveis da Pirâmide. O primeiro passo indispensável para conseguir o que você quer na vida é este: decidir o que quer da vida. Qual seu propósito na vida?
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Não seja pressionado pelos seu problemas. Seja guiado pelos seus sonhos. Fazer uma reunião de planejamento estratégico no começo do ano, definindo objetivos de carreira, relacionamento, melhorias, finanças pessoais, preparo físico, etc. Pense em quem você quer ser, em todos os diferentes aspectos da vida: profissional, familiar, espiritual, em termos de preparo físico, vida amorosa, etc.
Objetivos SMART: Os objetivos SMART ajudam a tornar mais claro o que é preciso fazer e quando. É importante que as atividades a que você se dedica no dia a dia o aproximem da realização dos seus objetivos. Specific: o objetivo deve ser claro e específico. Menasurable: você deve ser capaz de saber quando realizou sua meta. Attainable: assegure-se de que os resultados sejam alcançáveis e realistas. Relevant: o objetivo deve ser algo que importa para você, que vale a pena conquistar. Timely: precisa de um prazo e uma data de conclusão do seu objetivo.
Ter um objetivo significa apenas que você sabe aonde você quer chegar. Você sempre pode mudar de opinião e reavaliar suas prioridades, mas é preciso começar em algum lugar. Lembre-se que gerenciar o tempo significa fazer escolhas. Para definir seus objetivos: o o o o
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Comprometer-se Compreender. É necessário entender por que isso é importante para você. Criar objetivos. Desdobrar em pequenas tarefas. O caminho para a realização de um objetivo é, em geral, uma série de tarefas e atividade ligadas a ele. É preciso definir quais são essas tarefas. Planejar. Preparar um cronograma e comprometer-se em cumprir o que programou. Avaliar e reavaliar . Fazer um acompanhamento para se certificar de estar no rumo certo para realizar seus objetivos dentro do prazo estipulado.
POSSIBILIDADE o o
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As principais lições para o sucesso são: atitude e disciplina. Se você tem em mente uma imagem do seu sucesso, sua probabilidade de alcança-lo será muito maior. Escolha a cada mês uma palavra de poder e durante esse tempo, pratique atividades que explorem e reforcem esse conceito. Disciplina é a ponte entre objetivos e realizações. Autodisciplina é a capacidade de fazer o que deve ser feito, na hora que deve ser feito, estado você com vontade ou não. Autodisciplina é o segredo para a excelência pessoal. Criar uma regra de não dizer nada negativo (por exemplo, reclamar) a respeito de determinada pessoa e se alguém o fizer, simplesmente se afastar. Adotar uma atitude de gratidão, ter um diário para anotar as situações do dia que lhe suscitaram esse sentimento. Comer bem, dormir o suficiente, reduzir estresse e praticar exercícios com regularidade são hábitos que nos deixam felizes, atentos e produtivos. Importante fazer checkups clínicos e odontológicos todo ano. A maioria de nós tem medo de sonhar alto por temer que nossos desejos não se realizem. Veja seus fracassos como oportunidades de aprendizado. Só quando já tem objetivos e todo o resto está em ordem é que você pode se abrir para as possibilidades. “
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5 E’s da possibilidade – Empolgar-se, Envolver-se, Empoderar-se, Evoluir, Explorar
Criar uma realidade alternativa. Mentalize, pois quando se elabora uma imagem clara de quem você quer ser, a probabilidade de isso se tornar realidade é maior. Empolgar-se: voltar a fazer algo que gostava. Listar todas as atividades que adorava quando era criança, escolher uma e pensar em uma forma de trazê-la para a vida profissional. Envolver-se: dedicar parte do tempo com atividades como orientação de jovens, filantropia ou voluntariado. Empoderar-se: parte da ideia de dar à pessoa o poder, liberdade e informação que lhe permite tomar decisões e participar ativamente. Fazer aulas de culinária, praticar yoga e meditação, praticar algum esporte, etc. Evoluir: dedicar mais tempo e esforço para fazer as coisas que gosta. Encontrar novas possibilidades de usar as habilidades favoritas.
Explorar: Qual é o seu propósito? Explorar tem a ver com as coisas que ainda não fez, abrindo caminho para expandir suas habilidades e se desenvolver para além do que sempre considerou viável.
AMBIENTE DE TRABALHO o
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Eficiência é fazer algo da melhor maneira possível (você está executando bem suas tarefas). Eficácia é fazer a melhor coisa possível (você está executando as tarefas certas). Nossa reação natural é resistir à mudança. É preciso dedicar algum tempo hoje para ter mais tempo no futuro. Pense nisso como um investimento a longo prazo. A organização aumenta a capacidade de concentração. A medida que tudo vai ficando ordenado, maior será a sensação de energia. Um ambiente organizado, com superfícies desimpedidas, aumenta a criatividade e a disciplina, e facilita o processo de tomada de decisão. Prestar atenção às atividades que executa no dia a dia. Definir o material, os equipamentos e os móveis necessário, com tudo organizado em espaços específicos. Incluir apenas os itens indispensáveis. Essa estratégia estimula a concentração das tarefas em andamento, sem distrações. Quando toma a decisão consciente sobre onde armazenar os itens, ganha-se mais espaço livre em sua área de trabalho. São necessários 21 dias para abandonar ou desenvolver um hábito. Reduzir as atividades que não contribuem para atingir as metas, procurando alcançar o máximo de eficácia. Faça uma faxina cerebral: tire da cabeça todas as tarefas pendentes e registre-as em outro lugar. Desenvolva um planejamento semanal para tarefas recorrentes. Seu ambiente de trabalho deve incluir lembretes daquelas coisas que mais o inspiram para que você não perca o foco das suas metas. Pense em um objeto que simbolize alguma de suas metas.
CONSULTORIA o o o
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Empatia: construir uma relação de confiança. Sinceridade Avaliação: a avaliação do consultor deve contribuir para que você compreenda com clareza quais são seus pontos fortes e fracos. Perguntas: mesmo quando as pessoas acreditam saber o que querem, as pessoas costumam não saber do que precisam.
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Bom ouvinte Experiência Adequação às suas necessidades: programas individualizados, cronogramas realistas. Conhecimento em diferentes sistemas: você nunca deve ser pressionado a aceitar uma única proposta se ouvir as alternativas. Os consultores devem lhe oferecer opções, e não insistir numa determinada solução. Flexibilidade: entender que nem tudo precisa ser consertado. Simplicidade: descarte o serviço de quem complica as coisas sem necessidade. Profissionalismo: vestuário, aparência, atitudes, boas maneiras, pontualidade, confiabilidade, persistência são adjetivos que definem o conceito.
