MS PROJECT 2007-2010 Aplicado a La Construcción CursoProject 2015 (1)

Uso exclusivo Alumnos

MANUAL MS-PROJECT 2007-2010

Ms-Project 2015

Ms-Project 2007-2010 Aplicado a la Construcción

n

ó o i í c B - 0 c u o 1 t í 0 r s B 2 - n l 7 o e d 0 0 C a d 2 l a t a c d i j e o s d r o e r a c v P i i l s p n A U M

Antonio Molina Campos, Constructor Civil Magister en Ingeniería Industrial Universidad del Bío-Bío - Concepción - Chile [email protected] [email protected]



Ms-Project 2015

Uso Exclusivo Alumnos Curso: Ms-Project Aplicado a la Construcción Junio 2015 Autor: Antonio Molina Campos Departamento Ciencias de la Construcción Facultad de Arquitectura, Construcción y Diseño Universidad del Bío-Bío Corrección Ortográfica: Osvaldo Caro Sáez

Pre Pr eparado rado po por: A nto ntonio Molina C., Constructo Constructorr Ci vil. Ma M agist gi steer en I ngenierí ngenieríaa Ind I ndust ustriri al UB B

Hoja 2



Ms-Project 2015

Índice Introducción ........................... ......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ........................... ............................ ........................... ............ 6 1.

Adaptar Microsoft Project a la Empresa .................... .................................. ............................ ............................ ............................ ............................ ........................ .......... 7

2. 3.

Pasos para Programar el Proyecto ........................... ......................................... ............................ ............................ ........................... ............................ ..........................14 ...........14 Generación de la Programación................................. ............................................... ............................ ............................ ............................ ............................ .......................18 .........18 3.1. Programación en Gantt ............................ .......................................... ............................ ............................ ............................ ........................... ........................... ..........................19 ............19 3.1.1. Como crear y ppersonalizar ersonalizar campos en Project ................................ .............................................. ............................ ............................ .....................20 .......20 3.1.2. Dibujar la Carta Gantt- Vincular Tareas ........................... ......................................... ............................ ........................... ........................... ..........................24 ............24 3.2. Programación en CPM ........................... ......................................... ............................ ............................ ............................ ........................... ........................... ..........................34 ............34 3.2.1. Dibujar la Malla en Diagrama de Red ................................ .............................................. ............................ ............................ ............................ .......................35 .........35 3.2.2. Creación de Plantillas personalizadas para Diagrama de Red ............................... ............................................. ............................ ................36 ..36 3.2.2.1. Creación de Plantilla 1- CPM ............................ .......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ .......................36 .........36 3.2.2.2. Creación de Plantilla 2- CPM ............................ .......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ .......................41 .........41 3.2.3. Como mejorar la vista Diagrama de red ............................. ........................................... ............................ ............................ ............................ .......................42 .........42 3.3. Programación en PERT ............................ .......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ .......................46 .........46 3.3.1. Pasos para Programar en PERT .............................. ............................................. ............................ ........................... ............................ ............................ .....................47 .......47 3.3.2. Análisis de las Mallas Optimistas y Pesimistas ....................... ..................................... ............................ ............................ ............................ ..................52 ....52

3.3.3. Cambio de pesos en la fórmula de duración esperada ............................... ............................................. ............................ ............................ ..............52 52 4. Costos de un proyecto de construcción en Ms-Project ............................ .......................................... ............................ ............................ .....................54 .......54 4.1. 4.1.1.

Hoja de Recursos ............................ ......................................... ........................... ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ..............57 57 Como ingresar recursos Mano de Obra ............... ............................. ............................ ............................ ............................ ............................ .....................57 .......57

4.1.2. 4.1.3.

Como ingresar recursos Materiales............................... ............................................. ............................ ........................... ........................... ..........................59 ............59 Como ingresar recursos Herramientas ........................................ ...................................................... ........................... ........................... ..........................60 ............60

4.1.4.

Como ingresar recursos Maquinarias............................ .......................................... ............................ ........................... ........................... ..........................61 ............61

4.1.5.

Como ingresar recursos Subcontratos ............................... ............................................. ............................ ............................ ............................ .....................62 .......62

4.2. 4.2.1. 4.2.2.

Análisis de Costos en Ms-Project ............................ .......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ................65 ..65 Construcción de Presupuestos para los estados del proyecto ........................... ........................................ ........................... ...................67 .....67 Asignación de recursos a las Actividades – Análisis de Costos........................... .......................................... ............................ .............76 76

4.2.2.1. 4.2.2.2.

Análisis de Costos en Área 3 (vista de formulario/detalles) formulario/detalles) ................. .............................. ............................ ..........................76 ...........76 Análisis de Costos mediante opción Asignar Recursos ................................. ............................................... ............................ ................79 ..79

4.3. 4.3.1.

Análisis de gráficos de recursos en Ms-Project ................................... ................................................. ............................ ............................ ................87 ..87 Análisis de Gráficos de recursos con costo variable ................................. .............................................. ........................... ..........................87 ............87

4.3.2. 4.3.3.

Análisis de Gráficos de recursos con costo fijo ............................ .......................................... ............................ ............................ .......................92 .........92 Análisis de Gráficos de recursos con filtro de Grupo ...................................... ................................................... ............................ ...................95 ....95

4.4.

Informes de costos en Ms-Project ............................ .......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ................97 ..97

4.4.1.

Informe de Presupuesto de costos en Ms-Project.......................... ........................................ ............................ ............................ .......................98 .........98

4.4.2. 4.4.3.

Informe de Presupuesto de costos en Excel ............................... .............................................. ............................ ............................ ........................101 .........101 Informe de Presupuesto detallado en Ms-Project.......................... ........................................ ............................ ............................ .....................103 .......103

4.4.4.

Informe de Flujo de Caja en Ms-Project .................... .................................. ............................ ............................ ............................ ..........................105 ............105


Hoja 3


4.4.5. 5.


Ms-Project 2015

Impresión Malla de Programación .................... .................................. ............................ ............................ ............................ ............................ .....................107 .......107

Control de Obra – Seguimiento Seguimiento del proyecto ........................... ......................................... ............................ ............................ ............................ .....................110 .......110 5.1. Establecer línea de base del proyecto............................ .......................................... ............................ ........................... ........................... ........................110 ..........110 5.2. 5.2.1.

Seguimiento del proyecto....................... proyecto.................................... ........................... ............................ ............................ ............................ ............................ ...................112 .....112 Control de tiempos ............................ .......................................... ............................ ............................ ............................ ........................... ........................... ........................113 ..........113

5.2.2. 5.2.3.

Control de costos........................ costos...................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ........................... ........................... .................114 ...114 Revisión de los Presupuestos del proyecto ..................................... ................................................... ............................. ............................ ..................120 .....120

5.2.4. Tablas de control de proyecto .................................. ................................................ ............................ ............................ ............................ ............................ ..............122 122 5.2.4.1. Construcción Tabla N o1 Control de Costos .............................. ............................................ ............................ ............................ .....................122 .......122

6.

7.

5.2.4.2.

Construcción Tabla N o2 Control de Costos .............................. ............................................ ............................ ............................ .....................125 .......125

5.2.4.3.

Construcción Tabla No1 Control de Tiempos ............................... ............................................. ........................... ............................ .................126 ..126

5.2.4.4. 5.2.4.5.

Construcción Tabla N o2 Control de Tiempos ........................... ......................................... ............................ ............................ .....................128 .......128 Construcción Tabla Estado de Pago ........................... ......................................... ............................ ............................ ............................ .....................129 .......129

5.2.4.6. 5.2.4.7.

Simulación de Estado de Pago para el proyecto ..................... ................................... ........................... ........................... ........................133 ..........133 Tabla Días corridos versus. Días hábiles ........................... ......................................... ............................ ............................ ............................ ..............138 138

5.2.4.8. 5.2.4.9.

Tabla Valor Ganado (Gestión de proyectos) ................................... ................................................. ............................ ............................ ..............143 143 Curvas Valor Ganado en Excel.............. Excel ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ..............147 147

Cómo utilizar las Vistas Uso de tareas y Uso de recursos ................................. .............................................. ........................... ........................150 ..........150 6.1. Vista Uso de tareas.......................... tareas....................................... ........................... ............................ ............................ ............................ ............................ ..........................150 ............150 6.2.

Tabla de Control de cantidades de recursos en vista Uso de tareas .................................... ...............................................155 ...........155

6.3.

Vista Uso de recursos.......................... ........................................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ .....................158 .......158

Cómo usar lo aprendido en proyectos futuros (uso Organizador) ....................................... ..................................................... ...................161 .....161 7.1. Como actualizar proyectos entre archivos ........................... ......................................... ............................ ............................ ............................ ................161 ..161

7.2. Como actualizar Ms-Project con lo aprendido, Global MPT .................... ................................. ........................... ........................166 ..........166 8. Programación rítmica.......................... ........................................ ............................ ............................ ............................ ............................ ........................... ........................... .................168 ...168 8.1. 8.2.

Cálculo manual de la Programación Rítmica .................... .................................. ............................ ............................ ............................ ...................168 .....168 Cálculo en Ms-Project de la Programación Rítmica .................... .................................. ............................ ............................ .....................170 .......170

9. Informes visuales (Ms-Project 2007-2010) ........................... ......................................... ............................ ........................... ........................... ........................175 ..........175 10. Creación de Curvas S para Ms-Project 2007-2010................................... 2007-2010................................................. ............................ ............................ ..............181 181 10.1. Uso de Macros para Curvas S Ms-Project 2007-2010 ................................ .............................................. ............................ .....................191 .......191 10.1.1. Pasos para utilizar la macro para generar Curvas de Control ...................................... .................................................... ..............193 193 10.2.

Uso de Macro para Curvas S (P 2007-2010), 2007 -2010), Sin Análisis de Recursos ............................ ........................................200 ............200

10.2.1.

Uso del Organizador para actualizar proyectos .......................... ........................................ ............................ ............................ ...................201 .....201

10.2.2. 10.2.3.

Control del proyecto ............................ .......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ................206 ..206 Ingreso de datos de Trabajo directamente en Planilla de d e datos ............................ .......................................... .....................213 .......213

Anexos.......................... ......................................... ............................. ............................ ........................... ............................ ............................ ........................... ............................ ............................ ...................215 .....215 Lista de chequeo Paso a Paso Para Crear Proyectos P royectos............................ .......................................... ............................ ............................ ............................ ..............216 216 Lista de chequeo Solución de errores de Macros .................................. ................................................ ............................ ............................ ..........................218 ............218


Hoja 4



Ms-Project 2015

Dedicatoria Dedicado a mi hijo Ignacio, trato cada día de ser más amigo suyo y de que se sienta cada día más orgulloso de su padre, en esta nueva vida de Universitario que ha empezado. Miro en su vida y me veo yo, se de sus sueños que fueron mis mismos sueños, siento sus penas como yo las sentí, miro sus pasos que fueron los que yo caminé en aquellos ayeres de mi vida de Universitario. Espero que se sienta tan orgulloso de tu padre como me siento yo de él. Te quiero hijo mayor con toda mi alma.

Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Ci vil. Magister en I ngeniería Industri al UB B

Hoja 5



Ms-Project 2015

Introducción He cedido los derechos del primer manual que escribí, Ms-Project 2003-2007-2010 Aplicado a la Construcción, a la Universidad del Bío-Bío para mediante el proyecto Fondo Desarrollo de la Docencia, FDD2014-30, adaptarlo para el uso de todos los alumnos de la Universidad del Bío-Bío, Concepción Chile, mi alma mater. Ms-Project está abierto para un sinnúmero de posibilidades de planificación de proyectos, y no todos conectados con la ingeniería o construcción, sino muy variados y diversos, de esta manera, como no había nada relacionado con esta área, la Construcción, decidí realizar la primera versión del manual, con la experiencia acumulada desde las primeras versiones de Ms-Project; bueno, el primer software de administración de proyectos que utilicé fue en 1987, una versión DOS, luego en Windows usé todas las versiones de Project pasando por una de las mejores, según mi opinión, Ms-Project 2007, hasta las últimas versiones 2010 y 2013;hay algunos puntos de las últimas versiones que no me gustan, han quitado algunos complementos como el PERT y “ Análisis de datos en Excel ”, aunque sí debo decir que programando se puede hacer una buena opción de PERT y según algunos planificadores, los informes visuales de Project 2007 y 2010,y principalmente la última versión 2013,reemplazan la opción de Análisis de datos en Excel . No estoy totalmente de acuerdo en todo, sí se realizan muy buenos informes, pero, sin programación en Visual Basic y/o macros no es posible obtener unas curvas de control o curvas S, por ejemplo, que comparen los datos actuales, reales y estimados; de todas maneras muestro los pasos para generar curvas S en este manual. He quitado todo lo referente a Project 2003, pues a esta altura ya no es necesario por las nuevas versiones; es decir, ya no están los pasos para usar los complementos en Ms-Project 2003 y como copiarlos a Project 2007. En este manual muestro todos los pasos para generar curvas de control (Curvas S) para Project 2007 y 2010 sin necesidad de usar los complementos, mediante pasos resumidos para generar datos desde Project a Excel y con estos graficar curvas de control, así como también los pasos para usar unas macros automáticas que diseñé para ser usadas en las versiones de Project 2007 y 2010 y en Excel. En virtud de esto he decidido separar el manual en varios capítulos, primero todo lo que concierne a cómo crear los diagramas y redes de programación en las técnicas más utilizadas, es decir GANTT, CPM, PERT y Programación Rítmica, luego el análisis de costos de las actividades, control del proyecto y estados de pago, detallando y relacionando todo con un ejemplo práctico, un simple muro de albañilería pero que presenta todas las necesidades de cualquier proyecto, siempre digo “Si aprenden a realizar un proyecto de 20 actividades, podrán realizar un proyecto de 1.000 actividades, todo dependerá de ustedes ”.


Hoja 6



Ms-Project 2015

Manual Microsoft Project 2007/2010 Ms-Project ha sido creado para un ámbito muy variado de empresas y posibilidades de uso. Nuestra área, la construcción, es una empresa muy peculiar, por esto, el sistema (MsProject) se debe adaptar a la empresa y no está al software. El primer paso es, entonces, el adaptar el Ms-Project a la empresa, paso que en la mayoría de las veces sólo será necesario una vez si se toma la precaución de guardar los cambios.

1. Adaptar Microsoft Project a la Empresa Para adaptar Microsoft Project a la empresa se deben seguir los siguientes pasos: a) Menú herramientas + opciones + vista, para Project 2007. (Detalles para Ms-Project 2010 al final de este punto) Nos preocuparemos de los puntos más importantes de esta opción, a medida que nos familiaricemos más con Project se verán otras opciones de cambio; además, tanto el manual como el curso se consideran con un ejemplo práctico, y no hay mejor manera de enseñar que con el problema o la situación “real”, entonces cuando ésta suceda retomaremos algunos de los puntos. De otra manera muchas de las opciones de esta parte son de fácil entendimiento puesto que son de edición o manejo de texto común en todos los programas de Windows. Al generar este manual, asumo que todos conocen Windows y las particularidades de éste y los sistemas comunes, de esta manera creo más importante darle relevancia a las particularidades de nuestra área, la construcción.

Figura 1. Adaptar Project a la Empresa – Herramientas – Opciones- Vista


Hoja 7



Ms-Project 2015

En la opción Vista: 

Símbolo: $ (símbolo de moneda del país respectivo) Es posible que para algunos países las macros no funcionen por un diferente símbolo de moneda, para este caso les sugiero eliminarlo.



Decimales: 1(Para que las nuevas macros para curvas S funcionen colocar a lo

menos un decimal acá, ver 10.2.1) Estos pasos anteriores no siempre es necesario hacerlos, depende de la configuración que se haya efectuado en el Panel de control, en la opción Configuración Regional, donde se configura lo referente a moneda, número, fechas. Es importante aquí verificar el separador de lista, que no coincida con el separador decimal; por ejemplo, si el separador decimal es coma (,), el separador de lista debería ser punto y coma (;). Este error se denota cuando se ingresa a Project y nos dice que “…el separador de lista y el separador decimal coinciden …”.

Para una mejor presentación de la Carta Gantt es necesario tener presente los cambios o mejoras que producen las siguientes opciones: 

Seleccionar la opción “Mostrar números de esquemas”

Muestra números de esquema para los proyectos, subproyectos y actividades, por ejemplo si se ha creado un subproyecto o tarea resumen: Obra gruesa, y éste tiene actividades se enumerarán de acuerdo con el índice del resumen: Obra Gruesa 1.1. Excavaciones. 

El número de esquema está relacionado con la sangría que tengan las actividades (dependencia), situación que veremos más adelante en el manual y curso. 

Seleccionar la opción “Mostrar tareas de resumen del Proyecto”

Es importante considerar la opción que Project nos muestre la tarea resumen del proyecto, información global del proyecto, como duración total, costo total, nombre del proyecto, entre otros datos importantes. Es necesario destacar que al estar esta opción activa no es posible borrar todo el proyecto al seleccionar todas las actividades en la carta Gantt, situación que se da cuando se pretende usar el archivo como matriz para otro proyecto.

b) Menú herramientas + opciones + programación De la opción Programación es importante considerar lo siguiente: 

Mostrar las unidades de asignación como: Valores decimales. Inicialmente Project considera la opción: Porcentajes, situación que se da para un trabajador que puede estar asignado con un valor de % a la actividad como un jornal asignado con un 50% a la actividad de excavación. En construcción no es usual esta manera, pues si asignamos materiales a las partidas no podemos decir que una pieza de madera está asignada un 100% a Moldajes. Al estar seleccionado valores decimales se podrá asignar cantidades más reales al hacer análisis de costos para cada partida.


Hoja 8



Ms-Project 2015

Figura 2. Adaptar Project a la Empresa – Herramientas – Opciones- Programación 





Las nuevas tareas: Comienzan en la misma fecha del Proyecto. Si la forma de proceder elegida al hacer una Gantt es generar primero el listado de partidas y posteriormente unirlas, es conveniente que todas se alineen en la fecha de inicio del proyecto. Mostrar duración en: Días. Si bien es cierto a las actividades o tareas se puede ingresar y cambiar varias duraciones indistintamente (minutos, horas, días, semanas, meses), es bueno prefijar la duración más común de uso; para nuestra área es días, como para un proyecto mecánico podría ser horas, esto es sólo la unidad que considera por defecto y la unidad considerada en algunos informes, siendo posible cambiarla en cualquier momento. Mostrar trabajo en: Días. Hay que diferenciar duración de trabajo, situación que muchas veces se confunde. Duración: Es el tiempo que dura una tarea, se calcula mediante la siguiente fórmula: Duración

Cantidad_de_obra 

Rendimient o

Trabajo: Es el esfuerzo de los recursos (mano de obra y/o maquinaria) para producir un bien en un determinado tiempo. Para la construcción el trabajo es la cantidad de trabajadores o máquinas utilizada en la duración de la tarea. Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Ci vil. Magister en I ngeniería Industri al UB B

Hoja 9



Ms-Project 2015

Por ejemplo: Tarea: Confección de Moldaje de Cimiento Cantidad: 100 m2 Recursos: 1 carpintero de 1ra y 1 jornal Rendimiento: 20 m2/día Duración de la actividad:

100m 2

2

20m / dia



5días

Trabajo: 2 trabajadores x 5 días = 10 TD o en Construcción 10 HD (10 hombres días). Si consideramos una maquinaria cualquiera en esta actividad, se tiene entonces: Recursos: 1 carpintero 1ra + 1 jornal + 1 máquina Rendimiento: 25 m2/día Duración=

100m 2

2

25m / dia



4días

Trabajo

 

= 2 H x 4 días = 8 HD (8 hombres días) = 1 M x 4 Días = 4 DM (4 días máquina) El trabajo total es 12 días, pero como tenemos hombres y máquinas, Project elimina el tipo de recurso (hombre o máquina) considerando que el trabajo que nos importa es el total. Para el área de la construcción lo más común es Días, siendo también posible cambiar la unidad del trabajo en cualquier momento. Tipo de tarea predeterminado: Duración fija. Desactivar la opción: “Las tareas nuevas están condicionadas por el esfuerzo”. Project para esta opción tiene prefijado: Cantidad F ija, situación que recalcula la duración cada vez que se ingresa un recurso nuevo, considerando un rendimiento inicial de acuerdo con la cantidad de recursos variables (mano de obra y/o maquinaria) y la duración de la tarea. Por ejemplo, si en la actividad anterior donde consideramos 2 trabajadores y una duración de 5 días, Project considera entonces que se tiene un rendimiento proporcional a la cantidad de trabajadores ingresados, de esta manera si se cambia al doble (2 carpinteros y 2 jornales), Project recalculará la duración a la mitad, y así de manera matemática. En construcción esto no es siempre válido pues la cantidad de esfuerzo no es proporcional a la cantidad de recursos (mano de obra) pues para este caso el rendimiento que rige la duración es del carpintero, pues si queremos disminuir la duración a la mitad bastaría con asignar 2 carpinteros y 1 jornal, si tenemos el tipo de tarea como cantidad fija Project determinará que sólo se ha subido un 33% más (1/3) y este valor reducirá la duración. En estricto rigor, en consideración a lo anterior se debe seleccionar el tipo de tarea a: Duración F ija para que Project no cambie la duración y deje la responsabilidad de cambiar, calcular el nuevo rendimiento y la nueva duración al responsable del proyecto.


Hoja 10



Ms-Project 2015

Una vez realizados todos los cambios es importante presionar el botón . Con esto se guardan todos los cambios en el archivo Global.MPT. Cuando se crea un proyecto nuevo, Project lo configura de acuerdo con Global.MPT de ahí la importancia de guardar los cambios para no tener que hacerlos nuevamente.

c) Menú herramientas + opciones + calendario. Para Project 2010 menú Archivo + Opciones + Programación.

Figura 3. Adaptar Project a la Empresa – Herramientas – Opciones- Calendario

En esta parte de debe considerar las siguientes opciones: La semana comienza el: Lunes El año fiscal comienza en: Enero  

Hora predeterminada de entrada: 8:00 Hora predeterminada de salida: 18:00 Jornada laboral: 9 Semana laboral: 45 En Chile la semana laboral legal es de 45 horas semanales, de acuerdo con esto se calcula la jornada diaria y las horas de entrada y salida de los trabajadores. Si consideramos que se trabajará de lunes a viernes (5 días) jornadas iguales, la jornada laboral es: 45/5 = 9 h diarias. La hora de entrada es generalmente a las 8:00 de la mañana, la cantidad que se asigne a colación determinará la hora de salida, para una hora de colación la hora de salida es a las 18:00 horas.    


Hoja 11



Ms-Project 2015

Si se considera que trabajarán de lunes a sábado jornadas iguales (6 días), la jornada laboral es: 45/6 = 7,5 horas diarias. Otra posibilidad es trabajar de lunes a viernes 8 horas y el sábado 5, completando las 45 horas semanales. Para cualquier tipo de jornada laboral considerada es importante establecer aquí la jornada laboral (horas diarias), pues éste valor, es el que considera Project para determinar la duración del día y su equivalencia en horas. Es importante la relación de este valor con la configuración del horario de trabajo del proyecto u obra, situación que veremos más adelante en Configuración del Calendario laboral. Una vez realizados los cambios no olviden presionar el botón para guardar los cambios en el archivo Global.MPT, eso nos evitará volver a hacer estos cambios cada vez que ingresemos a Project y cada vez que se cree un archivo.

Notas: Todos los cambios que se realizan en Herramientas/Opciones son para los proyectos 1) futuros, y no olviden que Project al iniciar ya creó un proyecto (Project1), éste no tiene los cambios realizados; sugiero, entonces, cerrar este proyecto y empezar con uno nuevo, este archivo tomará todos los nuevos parámetros. Se ha mencionado anteriormente el archivo Global.MPT, archivo muy importante 2) para un buen uso y provecho de los conocimientos y “guardar” estos conocimientos para

proyectos futuros, más adelante se verá cómo guardar en el global: tablas, campos, vistas, calendario y otros datos que serán útiles en los siguientes proyectos que deban programar. Para Project 2010 las opciones de adaptar el Ms-Project a la empresa se encuentran en el menú Archivo opción: Opciones

Menú Archivo opción Opciones – Project 2010 Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Ci vil. Magister en I ngeniería Industri al UB B

Hoja 12



Ms-Project 2015

Las opciones son similares a las de 2007 y 2010, sólo cambian de nombre, sí es conveniente activar la ficha de Programador. Bueno, como veremos más adelante en el manual, con las nuevas macros que he diseñado, ya no necesitamos el complemento Análisis de datos en Excel de la versión Ms-Project 2003 y mediante este crear curvas S, es importante destacar que la versión 2010 ya no tiene programación PERT. Al respecto existen en internet macros para realizar PERT, no tan fácil y detallado como el complemento del 2007. Sigo sin entender porqué han eliminado este sistema, más todavía si considero que la programación de proyectos de construcción tiene una variabilidad muy alta y por lo tanto la construcción es Probabilística.

Ficha Personalizar cinta de opciones (Project 2010)


Hoja 13



Ms-Project 2015

2. Pasos para Programar el Proyecto El segundo paso deberá ser lo referente al proyecto propiamente tal, no olvidemos que el primer paso fue configurar el Project a la Empresa, el segundo corresponde entonces al proyecto o a la obra. En general para el proyecto se deben realizar los siguientes pasos: Dar fecha de inicio al Proyecto Determinar la semana laboral y los feriados. Programar (Gantt, CPM o PERT) Análisis de costos Control de la Obra En este capítulo nos referiremos a los dos primeros (fecha de inicio, semana laboral y feriados). Para la fecha de inicio del proyecto:     



Menú Proyecto + información del Proyecto. (Similar para Project 2010 Menú Proyecto, botón Información del Proyecto)

En esta opción se ingresa la “ F echa de comienzo” del Proyecto si se programa a partir de: “F echa de comienzo del Proyecto”, esto en el caso que sepamos la fecha de inicio, de manera que la programación del proyecto (Gantt, CPM o PERT) nos entregará la fecha de término.

Figura 4. Menú Proyecto + información del Proyecto.


Hoja 14



Ms-Project 2015

Figura 5. Menú Proyecto + información del Proyecto. Fecha de comienzo.

De igual manera es posible que sepamos la fecha impuesta de término del proyecto, o cuándo debemos terminar; para este efecto se deberá cambiar primero en Programar a partir de: Fecha de fin del Proyecto, Project entonces deja la opción de ingresar la fecha de fin y se calculará la fecha de comienzo a partir de la programación realizada.

Figura 6. Programar a partir de fecha de fin del Proyecto. 

Menú Herramientas opción: Cambiar calendario laboral

En esta opción se ingresará y determinará la semana laboral (días de trabajo y horas de entrada y salida) y además los feriados considerados para que Project evite programar jornada de trabajo para estos días. Para Ms-Project 2007 los pasos para los cambios de semana corrida y feriados son: Menú: Herramientas Cambiar Calendario Laboral, estos pasos son iguales al de 2010, pasos que detallo más adelante. Para Ms-Project 2010 los pasos para los cambios de semana corrida y feriados son: Menú: Proyecto botón Cambiar Tiempo de Trabajo. Primero debemos cambiar el horario para cada día; es decir, hora de entrada, colación y salida, los pasos son los mismos para Project 2007 y 2010.


Hoja 15



Ms-Project 2015

Los pasos son:1) seleccionar la opción semana laboral, y luego 2) detalles y para cambiar el horario de trabajo de todos los días hábiles y 3) seleccionar la opción: Establecer días(s) en estos períodos laborables específicos y luego ingresar la hora de entrada en la mañana, salida, entrada en la tarde y salida tal como se aprecia en la siguiente figura.

Para los días feriados 1) seleccionar la opción Excepciones y 2) posicionando el cursor en el día feriado, 3) Escribir un texto en el casillero siguiente (puede ser mejor ingresar el nombre del feriado, aunque Project reconoce un texto cualquiera como feriado), al presionar Enter activa el feriado para el día seleccionado. De la misma manera se procede para los siguientes días, obviamente debemos cambiarnos a otra línea para crear otra excepción. Si a este feriado le queremos ingresar un horario particular como sólo trabajar en la mañana debemos presionar 3) detalles para la línea de excepción del día en particular. Tal como se aprecia a continuación.


Hoja 16



Ms-Project 2015

Es necesario entender que el calendario en el que hemos configurado la semana laboral y los feriados está asignado al proyecto (archivo) que hemos llamado Clase1adaptar, para proyectos futuros (nuevos) deberíamos realizar todo de nuevo, a menos que guardemos este calendario en el Global.MPT, para esto hay que seleccionar del menú Herramientas la opción Organizador y de éste la opción Calendario:

Figura 7. Organizador – Calendario.

En el Organizador es importante destacar las distintas carpetas u opciones como Vistas, Campos, Calendarios y otros, y las dos “ventanas” donde es posible seleccionar archivos o

el Global.MPT, queremos pasar nuestro calendario que está asignado a nuestra primera clase, seleccionar entonces la opción Calendario y en una de las dos ventanas el archivo clase1.adaptar.mpp y seleccionar Estándar (que es el nombre que da Project al calendario) y copiarlo mediante el botón hacia el Global.MPT. Project nos dirá que ya existe un calendario Estándar en el global y nos pregunta si deseamos reemplazarlo, aceptemos en el entendido que el calendario de nuestra clase1 está más completo que el calendario inicial de Project.


Hoja 17



Ms-Project 2015

3. Generación de la Programación Luego de determinada la fecha de inicio del proyecto y la semana laboral y feriado corresponde el paso a la programación propiamente tal. Se detallarán aquí los pasos para generar una programación Gantt; en los siguientes capítulos se abordarán los pasos para generar una programación en CPM.

Nota: Realmente la programación que genera Project es una CPM, pues calcula fechas más tempranas y más tardías para cada tarea, entonces estamos en presencia de una CPM en representación Gantt y en una CPM en representación nodo actividad (Vista Diagrama de red). Para lo que sigue de nuestro manual, les recuerdo haber comentado que desde mi punto de vista la mejor manera de aprender y conocer un sistema (Project) es con la comparación real o generación real de un proyecto. Para este efecto consideraré un proyecto pequeño, un muro de albañilería, considerando también que los pasos son válidos y los mismos para una actividad como para 100, para un proyecto de 20 tareas como uno de 1.000. Proyecto Muro de Albañilería.

Pilares 15x15 Cadenas 20x15 240

E specificaciones Técnicas: 1. 2. 3.

300

4. 5. 6.

300 20x15

20 50

7.

Terreno no apto para usar como moldaje. Hormigones estructurales H-20, no estructurales H-15 Considere emplantillado para las fundaciones Cadenas de 20x15 cm 4 fe 12 mm, estribo 6 mm cada 20 cm Pilares de 15x15 4 fe 12 mm, estribo 6 mm cada 20 cm Sobrecimiento 20x15 4 fe 12 mm, estribo 6 mm cada 20 cm Considere su criterio en datos faltantes (anote su criterio por favor)

50

S/C 4 fe d 12 mm


Hoja 18



Ms-Project 2015

3.1. Programación en Gantt Existen varias maneras de programar, mi intención, en este manual, no es enseñar programación de obras, cada uno puede tener o no experiencia al respecto y su manera de programar, incluso a mis alumnos no les puedo enseñar a “programar”, esto se adquiere con la experiencia; sí les enseño técnicas de programación, y algunos “trucos”, pero me permitiré

algunas licencias en ciertos puntos del desarrollo del proyecto, como por ejemplo: 1ro Siempre programar pensando que un buen sistema de programación es aquel que entrega la mayor cantidad de respuestas sin necesidad de más documentos que la sola programación. Las preguntas más importantes de la programación son: ¿Qué hacer? ¿Dónde hacerlo? ¿Cuánto hacer? ¿Cómo hacerlo? ¿Cuándo hacerlo? Para responder a ¿Qué hacer? Considere siempre el nombre de la tarea que estamos programando y que al programar indicamos “Operación”, considerar también en el nombre la respuesta de ¿Dónde hacerlo?; por ejemplo, es distinto indicar las siguientes maneras de denotar el nombre de una tarea: Nombre tarea: Moldaje El nombre de la tarea no nos indica si se está confeccionando o comprando o colocando o retirando el Moldaje, ni el elemento o tipo de Moldaje. Nombre tarea: Confección de Moldaje de Pilares En este caso nos indica claramente que estamos confeccionando el Moldaje, nos responde a la pregunta: ¿Qué hacer? Confección de Moldaje o la operación que realizar. La pregunta ¿Dónde hacerlo? Se responde con el elemento, es decir 



“Pilares”

¿Cuánto hacer? se responde con la cantidad por ejecutar, la cual podría ser incorporada en el nombre de la tarea, pero se perdería información en virtud de que debemos pensar que tanto la cantidad y unidad por ejecutar de la tarea son parte del presupuesto, y es importante considerar la posibilidad que nos da Project de crear y personalizar campos. 2doEscribir en la tabla primero el camino crítico (o camino principal), luego las actividades en paralelo y al final de la lista las confecciones, esto generará una Carta Gantt más fácil de entender y realizar y mejorará la relación entre tareas en el entendido que todas las tareas dependen de una u otra manera del camino crítico.

Figura 8. Carta Gantt, Inicial sin Campos personalizados.


Hoja 19



Ms-Project 2015

Como comentaba anteriormente, es necesario generar campos personalizados para mejorar la información que muestra la Carta Gantt y responder a las preguntas, y poder utilizar estos campos en tablas futuras.

3.1.1. Como crear y personalizar campos en Project Microsoft Project nos da la posibilidad de personalizar campos y poder utilizarlos en nuestro proyecto y poder generar tablas particulares y adaptadas a nuestras necesidades. Para esto hay dos pasos que seguir: a) Insertar una columna en la tabla activa, utilizar un campo de los disponibles y luego personalizarlo, dando botón de la derecha en el nombre del campo y seleccionando la opción Personalizar campo. b) Personalizar el o los campos y luego insertar la columna con el campo ya personalizado, éste es el procedimiento que seguiremos en el manual. Para ambos casos siempre es conveniente diseñar la tabla manualmente con los campos que nos entrega Project y los campos que debemos personalizar. Este paso lo veremos más adelante cuando creemos nuestras propias tablas. Para personalizar un campo se deben seguir los siguientes pasos: Menú herramientas + personalizar + campos… Seleccionar el tipo de campo: Número, texto, costo, etc. Seleccionar un campo y cambiar su nombre: Ejemplo, Unidad (Texto 1). Generar la fórmula, si el campo la considera.    

Para Project 2010 Menú Proyecto botón Campos personalizados. Para nuestro caso personalizaremos los campos Cantidad y Unidad , los cuales son Número y texto, respectivamente.


Hoja 20



Ms-Project 2015

Figura 9. Pasos para personalizar campos.

El mismo procedimiento se debe seguir para personalizar el campo Unidad. El siguiente paso es insertar estos campos previamente personalizados en una tabla ya creada o generar una tabla e ingresarlos en ella. Para esta primera parte del manual insertaremos los campos en la tabla activa de la carta Gantt (Entrada). Esto es haciendo botón de la derecha en el campo que queremos desplazar, consideremos entonces la siguiente tabla: Nº Tarea Cantidad Unidad Duración Id nombre

Número1

Texto1

Duración

campos

Campo personalizado Tabla 1. Configuración columnas Gantt.

Se deben insertar los campos personalizados Cantidad y Unidad y desplazar la Duración. Cuando el campo se ha personalizado se podrá ubicar tanto por su nombre original (número1) o por su nombre personalizado:


Hoja 21



Ms-Project 2015

Figura 10. Insertar el campo personalizado Cantidad.

Proceder de la misma manera para ingresar el siguiente campo personalizado (columna), la tabla o vista de la Gantt debe quedar de la siguiente manera:

Figura 11. Carta Gantt con Columnas Cantidad y Unidad.

Obviamente en las columnas Cantidad y Unidad se ingresa la cubicación de cada tarea, estos valores podrán ser utilizados en tablas futuras, tanto como otros campos que hagan relación a éstos. Recordemos que las columnas fueron ingresadas en la tabla activa de la carta Gantt; al respecto, es importante tener presente lo siguiente: Project en su vista Gantt (o Gantt de seguimiento) distingue algunas áreas en particular, yo las he denotado como área 1, área 2 y área 3.


Hoja 22



Ms-Project 2015

Figura 12. Áreas de trabajo de la carta Gantt.

Project utiliza el área 1 para “ver” tablas, de est e modo esta área se controla con el

menú Ver opción Tablas. El área 2 es la carta Gantt propiamente tal o lo correspondiente a la escala de tiempo y duraciones gráficas. El área 3 se despliega con el menú Ventana opción Dividir o botón de la derecha en un espacio en blanco de la malla y opción Dividir. Esta área se utiliza, entre otras cosas, para asignar recursos a las tareas, situación que ya veremos más adelante. Para Project 2010 el área 3 se despliega de las siguientes maneras: 1) menú Vista opción Detalles o 2) botón de la derecha en un espacio en blanco de la Gantt y seleccionar del menú Mostrar división.

Figura 13. Áreas de trabajo de la carta Gantt, Project 2010.

Si consideramos que al ingresar las columnas en la tabla de Entrada podemos ver o modificar esta tabla en el Menú Ver opción Tablas, más tablas, luego botón es posible aquí cambiarle nombre, ingresar más campos (columnas).


Hoja 23



Ms-Project 2015

La creación de tablas se verá más adelante, donde crearemos tablas de presupuesto Previsto, actual y real, también como tablas de control de costos y de tiempo, y tabla de estados de pago.

Figura 14. Pasos para crear y/o modificar una tabla.

3.1.2. Dibujar la Carta Gantt- Vincular Tareas Como regla general de programación primero se debe programar el camino crítico (camino principal) luego las actividades en paralelo y al final las confecciones. Al decir programar para este caso en particular no me refiero a que, por ejemplo, las confecciones(moldajes y enfierraduras) deban realizarse al final sino en la tabla o en el listado de tareas considerarlas al final, ya veremos más adelante lo conveniente de esto. Para vincular las actividades se pueden seguir dos métodos: a) Gráfico, seleccionando una actividad y arrastrando a la otra hasta que se seleccione la siguiente y se cree el vínculo. b) Se seleccionan las actividades por secuencia (por ejemplo: Trazado y excavación) y se presiona el botón “Vincular tareas”, para desvincular actividades se presiona el botón “Desvincular tareas”, o simplemente dando doble clic en la línea que une la actividad y presionando el botón Eliminar de la Ventana Dependencia entre tareas. c) Ingresar en la columna “Predecesoras” las actividades precedentes.


Hoja 24



Ms-Project 2015

Figura 15. Botones Vincular y Desvincular Tareas.

Figura 16. Tipos de enlace y desfase entre tareas.

Para Project 2010 los botones de vincular tareas se encuentran en el menú Tarea, la manera de cambiar los tipos de enlace y desfase entre tareas se realiza de manera similar a Project 2007.


Hoja 25



Ms-Project 2015

Una vez que tengamos listas todas las Tareas de nuestro proyecto Muro de Albañilería, Figura 17. Se pueden realizar las dependencias entre actividades.

Figura 17 Listado de Tareas del Proyecto Muro de Albañilería.

Es bueno considerar algunos aspectos como subproyectos o tareas resumen, como por ejemplo Obra gruesa, Terminaciones y Confecciones. Insertar estas tareas posicionándose en la ubicación respectiva y mediante el Menú Insertar opción Nueva Tarea ingresar la Tarea Resumen como una tarea normal sin duraciones (Actividades 1, 20 y 24). Ver Figura 18. Para Project 2010 botón de la derecha sobre la actividad y seleccionar Insertar tarea.


Hoja 26



Ms-Project 2015

Figura 18. Tareas Resumen (Insertar Tarea).

Si están haciendo el proyecto del muro de albañilería les sugiero guardarlo como “clase2-Gantt.mpp”. Veamos ahora como dar dependencia de las tareas al subproyecto o tarea resumen, para esto seleccionar todas las actividades que pertenecen a Obra gruesa (sin seleccionar obra gruesa) y aplicar sangría, con el botón . Realizar la misma operación para las siguientes tareas y su dependencia con las Tareas Resumen. (Ver Figura 19)


Hoja 27



Ms-Project 2015

Los botones para aplicar sangría y anular sangría en Project 2010 están disponibles en el menú Tarea.

Figura 19. Tareas Resumen y las tareas dependientes.

Luego de esto terminemos de vincular las tareas de la manera gráfica o mediante selección y el botón Vincular tareas . Siguiendo con lo “bueno” de programar

o tener el camino crítico en primer lugar de la tabla es la selección y vinculación de éste, para ello seleccionemos todo el camino crítico arrastrando desde Trazado Fundación hasta Retiro de moldajes s/c Pilares... luego presionando la tecla Control de su teclado “cliclear ” en Estuco y Terminaciones, tal como se ve en la siguiente figura. Luego de esto presionar el botón Vincular tareas y tendremos todo el camino crítico unido. (Ver Figura 20) De esta manera es fácil ver la dependencia de las tareas en paralelo o confecciones pues éstas dependen del camino crítico.


Hoja 28



Ms-Project 2015

Figura 20. Camino Crítico del Proyecto.

Detengámonos a analizar las confecciones y por qué fueron programadas al final (o las dejamos al final de la lista).

Figura 21. Procesos de Confecciones.

Noten que se crearon las confecciones de moldajes juntas al igual que las de enfierraduras, esto es debido a que deben considerarse como procesos únicos, esto facilitará la vinculación y el entendimiento de la malla. Primero seleccionar todas las tareas del proceso de Moldajes y vincularlas, realizar el mismo procedimiento para enfierraduras. (Ver Figura 22)

Figura 22. Unión de Procesos Moldajes y Enfierraduras.


Hoja 29



Ms-Project 2015

Las confecciones son tareas que tienen restricciones de inicio y de término, la restricción de inicio está dada, generalmente, por disponibilidad de recursos, o término de actividad precedente, la de término está dada, generalmente, por la colocación del elemento. Una programación también nos debe indicar un buen uso y manejo de recursos, por ejemplo para nuestro proyecto, en la tarea Trazado Fundación podríamos haber considerado un Trazador, pero este recurso sólo tendría esa tarea que realizar, de esta manera es más conveniente considerar un Carpintero de 1ra y un jornal, entonces esta cuadrilla al terminar el Trazado pasa a la tarea Confección de Moldaje cimiento, ésta es, entonces, la restricción de inicio de la confección, se debe unir desde Trazado cimiento a conf. Moldaje cimiento. La restricción de término de esta tarea es la colocación del elemento, es decir colocación moldaje cimiento fundación. Recuerden unir en la dirección donde se ejecuta el proceso. Continuar de la misma manera para las restantes tareas de confecciones. (Ver Figura 23)

Figura 23. Gantt Proyecto Muro Albañilería.

En la figura 26 se muestra la Gantt terminada de acuerdo con la configuración inicial del Project, pero sin duda podemos y debemos mejorarla más, seguramente a ustedes les surgen algunas interrogantes, como: Si hemos tenido la precaución de identificar primero el camino crítico ¿Por qué no lo ha marcado de un color diferente? Por ejemplo, si vemos que la duración total de la Obra Gruesa son 6,89 días, la pregunta que nos hacemos aquí es ¿Cuánto dura el proyecto total? Y si estos 6,89 son días hábiles, ¿cuánto dura nuestro proyecto en días corridos? o ¿Cómo podemos ver los días corridos del proyecto en Ms-Project? Para solucionar la primera pregunta veamos cómo funciona el Asistente para diagrama de Gantt para Project 2007. Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Ci vil. Magister en I ngeniería Industri al UB B

Hoja 30



Ms-Project 2015

Figura 24. Asistente para Diagrama de Gantt.

Seleccionar aquí Ruta crítica, o también es posible incorporar otros datos o seleccionar más opciones si optan por Diagrama de Gantt personalizado, de esta manera pueden personalizar aún más su carta Gantt. Les sugiero revisar estas opciones y ver el resultado obtenido si es de vuestro agrado o si les muestra la información que ustedes necesitan. Más adelante veremos que para los efectos del curso/manual usaremos la Gantt de seguimiento, pues en ésta podremos controlar y ver el avance del proyecto.

Figura 25. Carta Gantt con Ruta crítica

Para ver el camino crítico en Project 2010 en menú Formato activar el casillero Tareas críticas, o del menú Archivo seleccionar Opciones y luego Personalizar cinta de opciones mover el botón Asistente para diagrama de Gantt a una cinta o menú. Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Ci vil. Magister en I ngeniería Industri al UB B

Hoja 31



Ms-Project 2015

Para la solución a las siguientes preguntas es bueno recordar que Windows y sus programas trabajan basándose en objetos, cada elemento y área de un programa de Windows es un objeto y como tal tiene propiedades e información. La respuesta a cuánto dura el proyecto total se puede obtener si activamos la casilla en la opción Opciones del Menú Herramientas. (Ver Figura 1), si queremos mejorar más la carta Gantt activar de igual manera la casilla . Para las respuestas a las preguntas es bueno conocer o comentar lo siguiente: Los objetos muestran sus propiedades y se pueden cambiar dando doble clic en éste, su información con botón de la derecha, les sugiero investigar todo dando doble clic y botón de la derecha a todos los objetos, pero eso si… sin abusar.

Pero volvamos a las respuestas a las preguntas antes señaladas, para esto es bueno conocer que en el área de la Gantt, el sector donde están las fechas es un objeto y se llama Escala temporal y como tal tiene propiedades, den doble clic sobre éste y tendremos la ventana Escala temporal. (Figura 26)

Figura 26. Ventana Escala Temporal.

En la ventana Escala Temporal podemos controlar la forma en que se muestran las columnas de tiempo, cantidad de niveles que queremos mostrar, Project por defecto se inicia con dos niveles (Nivel intermedio y Nivel Inferior). Por ejemplo, para nuestro proyecto por la duración de éste basta considerar en el Nivel intermedio las Unidades como: Semanas, la etiqueta se refiere al formato del tiempo que queremos se muestre, seleccionemos el Nivel inferior y las unidades como Días, pero para responder a las preguntas es mejor revisar la Etiqueta de la Unidad seleccionada (Días), noten Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Ci vil. Magister en I ngeniería Industri al UB B

Hoja 32



Ms-Project 2015

la gran variedad de etiquetas, seleccionen aquí 1,2,3,4 desde el comienzo, noten también que la parte inferior de esta ventana nos muestra cómo queda nuestra escala temporal (carta Gantt) de acuerdo con las selecciones realizadas. Ver figura 27 con la forma de la carta Gantt de nuestro proyecto. En la opción Período no laborable es conveniente seleccionar .

Figura 27. Carta Gantt - Días Seguidos.

Nuestra Gantt está casi lista, bueno la verdad no creo que nunca esté totalmente lista, si cada vez nuestra obra cambia, la Gantt deberá cambiar con ella, pero por lo menos asumamos que en nuestra etapa de “dibujo” o de planificación está “casi” listo lo

relacionado con la creación de la malla. Es posible mejorar el aspecto de la Gantt cambiando la cuadrícula, el estilo de la barra, dibujando líneas entre otras, para esto hacer botón de la derecha en un espacio en blanco de la malla (no sobre una barra de tarea), con esto se tiene el menú de la figura anterior. Esto es similar en Project 2010. Seleccionar en el menú la opción Cuadrícula y en ésta, por ejemplo para Filas de Gantt y Columna de nivel inferior, seleccionar una línea punteada, ver el resultado final de nuestra Carta Gantt en la Figura 28. Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Ci vil. Magister en I ngeniería Industri al UB B

Hoja 33



Ms-Project 2015

Como siempre les sugiero investigar el resto de las opciones. Todas las opciones del menú anterior que se mostraron haciendo botón de la derecha en un espacio en blanco de la carta Gantt también es el mismo menú Formato, entonces es posible obtener los pasos anteriores yendo directamente a este menú.

Figura 28. Vista Final de Carta Gantt.

3.2. Programación en CPM 1 Recordemos que les comenté que en estricto rigor lo que Ms-Project hace es una CPM, y la representa mediante una Carta Gantt en representación Nodo Actividad (similar al diagrama ABCAnalysis Bar Chrating), lo anterior debido a que Project calcula siempre un camino crítico, y calcula siempre las cuatro fechas o tiempo de todo sistema CPM, entonces veremos ahora CPM en representación Nodo Actividad, que MsProject llama Diagrama de Red. Una de las ventajas de Ms-Project, y lo es también en los sistemas computacionales, que nos facilita la labor y disminuye el tiempo de dedicación, de esta manera Project nos “da” la vista CPM en nodo actividad al realizar la Gantt, pero, la manera de crear esta vista

si estamos usando Project tal como viene configurado, en mi opinión no es muy amigable ni nos entrega una información fácil de entender; es más, me atrevería a decir que “asusta” a muchos planificadores. Para comprobar estoy y que Ustedes se tomen su propia impresión y evaluación de esta vista inicial carguemos el archivo que habíamos guardado anteriormente (clase2-gantt.mpp) y seleccione la vista Diagrama de Red, muévanse en la vista y miren con 1 Critical Path Method


Hoja 34



Ms-Project 2015

detenimiento toda la malla. (Ver Figura 29). Pero, no todo es así tan “caótico”; y me refiero específicamente a mi opinión, y a la vista inicial del diagrama de Red, Ms-Project nos entrega varias maneras de mejorar o adaptar esta vista a nuestros requerimientos y que nos entregue toda la información que requerimos.

Figura 29. Vista Diagrama de Red del proyecto.

Hay dos maneras posibles para poder seguir desarrollando este manual/curso: a) Enseñarles cómo se puede cambiar la vista diagrama de red directamente del proyecto ya creado en vista Gantt y b) Crear un proyecto nuevo en Vista Diagrama de red, cambiar la plantilla de la tarea, y luego pasar esta vista al proyecto anterior, esta segunda opción más larga, desde el punto de vista académico es mejor porque aprenderán más pasos. Entonces empecemos esta parte creando un archivo nuevo y llamémosle: clase3cpm.mpp, trabajaremos en la vista Diagrama de Red

3.2.1. Dibujar la Malla en Diagrama de Red Para dibujar una tarea en la hoja o vista diagrama de red simplemente arrastramos el mouse creando un rectángulo, creemos la primera Actividad Trazado Fundación:

La Tarea tal como se ve no nos muestra mucha información considerando nuestra área, la construcción, y considerando lo dicho ya que una buena planificación debe responder la mayoría de la preguntas sin necesidad de más documentos, como por ejemplo la cantidad de obra, entre otras cosas. Ahora si recordamos las fechas o tiempos considerados en una Tarea de CPM para una representación típica se tiene:


Hoja 35



CE

Duración Nombre Actividad (Operación Elemento) Holgura

CL Dónde:

Ms-Project 2015

TE TL

CE= Comienzo más temprano CL= Comienzo más tardío

TE= Término más Temprano TL= Término más tardío

De acuerdo con la figura anterior diseñaré dos Plantillas para nuestra tarea en Project que nos muestren toda la información requerida. Nombre Tarea

Nombre Tarea Cantidad

Unidad

CE

TE

CE

TE

CL

TL

Holgura

Duración

Holgura

Duración

Plantilla 1

Plantilla 2

De las dos posibilidades diseñadas elegiré la primera para recordar cómo se personalizan los campos, considerando que Cantidad y Unidad son campos personalizados. De igual manera, la idea siempre será tener varias plantillas de tareas creadas y poder cambiar la malla en cualquier momento. La plantilla 2 se usará en las tareas resúmenes del proyecto.

3.2.2. Creación de Plantillas personalizadas para Diagrama de Red 3.2.2.1. Creación de Plantilla 1- CPM Los pasos a seguir para configurar y crear una plantilla personalizada para las tareas son los siguientes: Menú Formato opción Estilos de Cuadro, o botón de la derecha en un espacio en blanco de la malla, por favor ESPACIO EN BLANCO no es una actividad, esto lo repito pues siempre me pasa con mis alumnos que igual hacen botón de la derecha sobre la tarea y esto sólo cambiará la tarea en particular y las siguientes serán creadas tal como estaba antes.


Hoja 36



Ms-Project 2015

Figura 30. Ventana Estilos de Cuadro.

Fijémonos aquí que las Tareas críticas y Tareas no críticas están creadas con la plantilla Estándar, que es la que trae prefijada el Ms-Project, veamos el procedimiento para crear nuestra plantilla, para esto presionen el botón: y en la ventana y Plantilla de datos, seleccionando la plantilla Estándar presionemos el botón en la ventana Definición de Datos presionar el botón , tenemos todo el proceso y ventanas en la figura 31.

Figura 31. Ventanas para Crear Plantilla de Tareas.


Hoja 37



Ms-Project 2015

Para este caso es más conveniente empezar desde la ventana Diseño de Celdas, ésta controla el tamaño (noten que Ms-Project inicia la plantilla Estándar en 180%), y la cantidad de celdas por cada plantilla (máximo 4 columnas y 4 filas). El diseño inicial elegido, considera 4 filas y 2 columnas, y considera para la primera celda el nombre de la tarea y que este nombre ocupe ambas celdas lo que se logra con la opción , para el tamaño de esta plantilla sugiero un 70 a 75%, luego de esto presionen en botón Aceptar con lo que tendremos la figura 32.

Figura 32. Ventana Definición de plantilla de datos.

En esta ventana primero cambiemos el nombre de nuestra plantilla como Plantilla 1CPM y personalicemos nuestra plantilla de acuerdo con los campos que necesitamos, para esto es necesario conocer el nombre que da Project a los campos antes vistos:

Nombre CPM CE =Comienzo más temprano TE =Término más temprano CL =Comienzo más tardío TL = Término más tardío Holgura Duración

Nombre Ms-Project Comienzo (Project 2010 comienzo programado) Fin (Project 2010 fin programado) Límite de comienzo Límite de finalización Demora permisible (Project 2010 holgura libre) Duración

Tabla 2. Nombres de campos para plantilla CPM en Ms-Project.

En el área de campos, seleccionar los campos de acuerdo con el diseño previo, recordemos que para la Cantidad y Unidad debemos usar los campos número1 y texto1 Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Ci vil. Magister en I ngeniería Industri al UB B

Hoja 38



Ms-Project 2015

respectivamente, los cuales pueden ser personalizados antes o posteriormente a la asignación en la plantilla. Cada vez que se ingrese el campo en la celda respectiva, cambiar el título o nombre de éste por el que queremos que se despliegue en la malla, para esto escribir en la casilla correspondiente a la etiqueta, por ejemplo para el campo Comienzo se ha cambiado la etiqueta a CE: , para los campos número1 y texto1 se han dejado en blanco para que sólo se vean los valores de estos denominada Plantilla 1-CPM.

. Ver figura 33 con la Plantilla de Tarea

Figura 33. Definición de plantilla CPM personalizada.

Verificados los cambios presionar el botón Aceptar y se tendrá la Ventana Plantilla de datos, en ésta podemos crear una Nueva, Copiar alguna existente, por ejemplo tomar ésta ya creada y copiarla, para cambiar algunos de los campos por campos de costos, entre otras posibilidades, les sugiero crear varias plantillas de tareas para distinta información.


Hoja 39



Ms-Project 2015

Figura 34. Ventana Plantilla de Datos con Plantilla1-CPM.

En esta ventana, como ya hemos creado nuestra plantilla, y ya verificamos los datos de ésta presionar el botón Cerrar, y volveremos a la primera ventana Estilos de Cuadro, noten que aquí podemos definir los distintos estilos para las distintas tareas de la malla, por ejemplo Tareas críticas, Tareas no críticas, resumen, hitos, etc., nos interesan dos por el momento para las Tareas críticas y las Tareas no críticas en el menú desplegable Plantilla de datos de nuestra recién creada Plantilla1-CPM. (Ver Figura 35)

Figura 35. Selección de Plantilla personalizada para los cuadros de tareas.

Si presionamos el botón aceptar se podrá ver que la Tarea creada inicialmente con la configuración inicial de Project fue reemplazada por la plantilla creada por nosotros. Ingresemos directamente los datos como la cantidad, unidad, y duración, no olviden para la duración si queremos ingresar la letra de la duración seguida de la cantidad; MsProject reconoce “h” para horas, “m” para minutos, “d” para días, “s” para semanas y “ms” para mes.


Hoja 40



Ms-Project 2015

Dibujemos 2 o 3 tareas más considerando lo siguiente: si arrastramos desde Trazado Fundación (no arrastrar desde el borde, es mejor iniciar desde el centro de Trazado) hacia la derecha se creará una tarea unida a la anterior y si dibujamos la tarea al lado Project la moverá al inicio de la Hoja de trabajo, esto debido a que Project realiza un cuadriculado según las fechas de inicio de las actividades y las ubica en el inicio, es posible luego de esto, unirlas manualmente de manera gráfica, arrastrando de una actividad a la otra o seleccionando ambas y presionando el botón Vincular tareas. (Ver Figuras 36 y 37).

Figura 36. Unión de tareas en Diagrama de red.

Figura 37. Tareas unidas, vínculo recto.

3.2.2.2. Creación de Plantilla 2- CPM Si hemos creado ya la Plantilla 1, la número dos será sin duda más fácil, para esto debemos realizar los siguientes pasos: De la ventana Plantilla de datos (Ver Figura 35), seleccionando la Plantilla 1-CPM, presionar el botón Copiar. En la ventana Definición de estilos de cuadros, cambiemos el nombre de la plantilla a Plantilla 2 – CPM, y cambiemos los campos de acuerdo con el esquema de la plantilla 2 visto anteriormente.


Hoja 41



Ms-Project 2015

Figura 38. Plantilla 2- CPM.

3.2.3. Como mejorar la vista Diagrama de red Hemos mejorado el cuadro de las tareas, usaremos para los siguientes pasos la plantilla 1-CPM, éstas aún siguen uniéndose con las líneas rectas y no es posible moverlas manualmente o a algún lugar que queramos sin que Ms-Project las ubique de acuerdo con su esquema; para cambiar esto, del Menú Formato seleccionar la opción Diseño. (Ver Figura 39) En Project 2010 es similar, seleccionar menú Formato y seleccionar el botón Diseño.

Figura 39. Ventana Diseño

En

esta

ventana

seleccionaremos en Modo de Diseño la opción que nos permitirá mover manualmente los cuadros en la


Hoja 42



Ms-Project 2015

posición que queramos, y seleccionar en Estilo de líneas de vínculo , esto nos dibujará líneas directas entre actividades que para las mallas CPM en nodo actividad es más claro de distinguir las dependencias entre tareas. (Ver Figura 40)

Figura 40. Malla CPM Nodo actividad.

Con todo lo anteriormente aprendido ya podríamos seguir dibujando la malla CPM en representación Nodo Actividad de nuestro proyecto Muro de Albañilería, pero si ya lo habíamos creado en vista Gantt, para qué volver a hacerlo, aprendamos entonces a pasar esta vista y todo este trabajo al archivo anterior, para esto guardemos este trabajo como clase3CPM.mpp. Tenemos entonces dos archivos clase2-gantt en el cual el proyecto fue creado para una vista Gantt pero que su vista Diagrama de Red (CPM Nodo actividad) está con algunos problemas o falencias (ver Figura 29), y tenemos el archivo clase3-CPM que tiene una vista Diagrama de Red personalizada y de acuerdo con nuestros requerimientos, la idea es pasarla vista de la clase3 a la clase2, para esto utilizaremos el Organizador, cargar ambos archivos en memoria y luego seleccionar del menú Herramientas la opción Organizador. En Project 2010 presionar el comando Alt +H+O, o menú Archivo+ Información+ Organizador. En esta ventana seleccionar la opción Vistas y en las ventanas para vistas disponibles seleccionar en una de ellas la clase2.gantt y en la otra la clase3-CPM, tal como se muestra en la figura 41, copiar desde la clase3 la vista Diagrama de Red a la clase2 mediante el botón, verificar que se tenga seleccionado el Diagrama de red y que sea en la dirección correcta (clase3 a clase2), nos saldrá un mensaje de que ya existe un diagrama de red en la clase2, aceptemos para que sea reemplazado por la vista de la clase3. Luego de esto cerrar el organizador y verificar en la vista Diagrama de Red el resultado (Ver Figura 41)


Hoja 43



Ms-Project 2015

Figura 41. Organizador: Copiar vista de Clase3 a Clase2.

Nota1: La vista que se desea reemplazar no debe estar activa o en pantalla, esto es como queremos reemplazar la vista Diagrama de red de la clase2, ésta no puede estar activa en este archivo, para evitar este problema activen cualquier otra vista, por ejemplo Diagrama de Gantt. Nota2: Si la vista Diagrama de Red no está del todo “ordenada” utilizar menú Formato Diseñar ahora y la malla se redibujará. Luego de esto es posible mover algunas actividades de manera manual para ubicarlas en la posición que deseen, para esto utilizar el zoom + o zoom para aumentar o disminuir la vista. Por ejemplo, si queremos dejar el camino crítico al medio y ambos procesos de confecciones en ambos lados, es mejor disminuir la vista al mínimo y seleccionar todas las tareas, de manera manual intentando hace un rectángulo que las seleccione todas. (Ms-Project no tiene un comando como seleccionar todo, tan útil en otras aplicaciones, espero que lo pongan alguna vez). Luego de seleccionar todas las tareas seleccionar una (del borde, esto no deselecciona las tareas) y sin soltar el botón del mouse arrastrar la malla al centro de la hoja, luego mover cada proceso a la ubicación indicada. (Ver Figura 43).

Figura 42. Vista Diagrama de red.


Hoja 44



Ms-Project 2015

Figura 43. Diagrama de Red ordenado.

Si ponen atención notarán que los cuadros de las Tareas resumen aún están más grandes que las tareas críticas y no críticas, esto es fácil de solucionar, pues basta con seleccionar para todas las tareas resúmenes la Plantilla 2- CPM o simplemente disminuir el tamaño del cuadro de la actividad. Para cambiar a la Plantilla 2, en menú Formato opción Estilos de cuadro, seleccionar en la ventana Configuración de estilos para: Resumen del proyecto, Tareas de resumen críticas y tareas de resumen no críticas seleccionar en el listado desplegable la Plantilla 2-CPM, tal como se muestra en la figura 44.

Figura 44. Plantilla 2-CPM para tareas Resumen.

Si solamente quieren disminuir el tamaño en la ventana Configuración de estilos para: Resumen del proyecto, Tareas de resumen críticas y tareas de resumen no críticas

presionar el botón

, y luego el botón

y en la siguiente ventana


Hoja 45



Ms-Project 2015

el botón y aquí cambiar el tamaño por ejemplo a 70%, con esto se cambia el tamaño de las tareas resumen. Si tienen una impresora de formato pequeño es bueno tratar de hacer coincidir los cuadros de las tareas en las hojas (líneas punteadas) para facilitar el trabajo al unir las hojas. Para terminar esta parte es conveniente guardar este trabajo como clase3-Gantt-CPM así recordaremos que en nuestro proyecto están bien diseñadas las vistas Diagrama de Gantt y la Vista Diagrama de Red, el siguiente paso a seguir en nuestro proyecto es realizar un análisis de costos de cada tarea. Es importante destacar que hemos “copiado” la vista “Diagrama de red” sólo entre archivos,

si se crea un archivo nuevo en Ms-Project, éste tendrá aún la vista Estándar (Ver Figura 29), entonces si queremos que siempre el Diagrama de red sea dibujado con las plantillas creadas se debe copiar ésta vista al Global.MPT, así cuando creemos una tarea ésta será creada con la plantilla personalizada. Para esto en el Organizador (Ver Figura 41) seleccionar en una de las áreas el proyecto clase3-Gantt-CPM y en la otra Global.MPT y con el botón , copiar el Diagrama de Red desde el archivo clase3-Gantt-CPM hasta Global.MPT.

3.3. Programación en PERT 2 En Ms-Project 2010 no es posible realizar programación PERT a menos que tengan alguna macro de las disponibles en internet. A diferencia de CPM, que es determinístico (no considera probabilidades ni eventos inciertos), PERT es probabilístico y considera eventos inciertos o factores que afectan el rendimiento, es decir inciden en la variabilidad de la duración de la actividad y obra. Algunos autores consideran que PERT no es probabilístico pues el cálculo final es igual a una CPM, no es intención de este manual ni mía (ahora) polemizar respecto de esto, pero a mis alumnos les muestro que PERT si es probabilístico considerando fórmula de riesgo y la tabla de distribución normal, la idea de ahora es mostrar como Ms-Project 2007 realiza programación PERT. Para aprender a realizar PERT consideremos el mismo proyecto del muro de albañilería pero que ahora aprenderemos como ingresar la variabilidad de este proyecto mediante la incorporación de duraciones optimistas, medias, y pesimistas y recordemos la fórmula que utiliza PERT para el cálculo de la duración esperada o estadística. de 

do  4dm  dp 6

; Para esta fórmula PERT estima una probabilidad de un 50%

La estimación de las duraciones optimistas, medias, y pesimistas tiene en si todo un estudio que tampoco es parte de este manual, pero se deben considerar algunas actividades 2 PERT:

Program Evaluation and Review Technique


Hoja 46



Ms-Project 2015

probabilísticas, es decir que tienen variabilidad, y que ésta se debe a factores que influyen en su rendimiento como Clima, Calidad de la mano de obra, Calidad de los materiales, etc.

3.3.1. Pasos para Programar en PERT Para realizar una programación PERT en Project se deben seguir los siguientes pasos: 1) Verificar y/o activar la barra de herramientas PERT, esto en Menú Ver – Barra de Herramientas y verificar que esté la opción Análisis PERT activa y si no está, activarla, con lo que pondrá esta barra en el área de Barra de Herramientas.

Figura 45. Barra Herramienta Análisis PERT

2) Antes de este paso guardar el archivo como Clase1-PERT, considerando que haremos algunos cambios en el archivo original y que éste lo seguiremos ocupando luego cuando hagamos Análisis de Costos en las Actividades. Se deben ingresar las 3 duraciones a las actividades probabilísticas (para este ejemplo sólo consideraremos 5 actividades), se ingresarán duraciones estimadas optimistas, medias y pesimistas para cada actividad, para esto no se han considerado ni criterios estadísticos ni tablas estadísticas en esta estimación, de acuerdo con lo dicho anteriormente que esto es materia de otro estudio no de este manual. El ingreso de estas duraciones se puede realizar de dos maneras: a. Ingresar las 3 duraciones independientes para cada actividad probabilística mediante F ormulario de E ntrada PE RT b. Y/o Ingresar para todas las actividades mediante la Hoja de E ntradas PE RT , esta opción es mejor pues se tienen todas las actividades y considerando que en PERT se deben ingresar de igual manera las duraciones para las actividades determinísticas.


Hoja 47



Ms-Project 2015

Figura 46. Entrada de Duraciones.

Figura 47. Hoja de Entradas PERT.

En la hoja de Entradas PERT he ingresado primero las actividades probabilísticas (pudiendo ingresar todas a la vez), no olvidar que las duraciones deben ser ingresadas correctamente, pues la hoja de entradas asume inicialmente días, si la duración es horas ingresar “h” para denotar esto. También Ms-Project pone de título “Dur. Esperada” en la columna de la duración media, lo cual es un error pues se debe ingresar aquí la duración media o esperada, el título es fácil de corregir y ya hemos visto como se hace. Ms-Project también comete un error en el Formulario de Entrada PERT. Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Ci vil. Magister en I ngeniería Industri al UB B

Hoja 48



Ms-Project 2015

Figura 48. Formulario de Entrada PERT.

Para cambiar esto se deben seguir los siguientes pasos: Menú Herramientas - Personalizar- Formularios y seleccionar Entrada PERT y luego el botón Modificar.

Figura 49. Modificar el Formulario de Entrada PERT.

Luego de presionar el botón Modificar, en la siguiente vista dar doble clic a la palabra Esperada y en la siguiente ventana cambiar la palabra Esperada por Media, y presionar el


Hoja 49



Ms-Project 2015

botón Aceptar, después de esto guardar la modificación en el menú Archivo- Guardar, luego seleccionar Archivo y Salir. Verificar que se hayan realizado los cambios. Luego de ingresadas las duraciones probabilísticas ingresemos las de las actividades determinísticas, para esto, como ya se tienen calculadas, se debe repetir la misma duración en optimista, media y pesimista; esto se entiende como que la duración no varía pero es importante realizarlo pues Ms-Project realizará los cálculos de las nuevas duraciones (esperadas) de acuerdo con la fórmula vista anteriormente.

Figura 50. Ingreso de Duraciones a Actividades Determinísticas.

Noten aquí la columna Duración que tiene las mismas duraciones de la CPM, recuerden que usamos el mismo archivo, y aún no hemos calculado. Al presionar el botón calcular PERT se recalculará la duración de acuerdo con las duraciones optimistas, medias y pesimistas y de acuerdo con la fórmula de duración esperada.


Hoja 50



Ms-Project 2015

Es bueno también para evitar confusiones cambiar el título de la Columna Duración por Dur. Esperada (por ejemplo). En la figura 51 se muestra la tabla con las duraciones esperadas calculadas (Columna en azul).

Figura 51. Duraciones Esperadas calculadas.

Noten que la duración total del proyecto ha cambiado respecto del programa en CPM, si bien es cierto es poca la variación esto se debe a que el proyecto es pequeño y sólo hemos ingresado datos probabilísticos a 5 actividades, pero la función principal de esto es que aprendan a usar la metodología PERT en Ms-Project.


Hoja 51



Ms-Project 2015

3.3.2. Análisis de las Mallas Optimistas y Pesimistas Veamos ahora la malla y las distintas GANTT que realiza esta metodología. El diagrama de Red ahora se ha calculado con la duración esperada, pero también Project presenta otras herramientas como la Gantt Optimista, Gantt esperada (qué realmente es la media), y Gantt pesimista.

Figura 52. Botones para las Gantt optimista, media y pesimista.

Ms-Project construye la Gantt optimista según ocurran todas las duraciones optimistas, el mismo criterio usa para la Gantt media y la pesimista, obviamente estas situaciones son muy difíciles de que ocurran pero muestran los tiempos extremos para el proyecto, por ejemplo para el muro de albañilería se tienen las siguientes fechas de término: Fin optimista: jue 21-8-2008 Fin medio: lun 25-8-2008 Fin pesimista: mié 27-8-2008 Fin esperado: lun 25-8-2008 (Para una probabilidad de 50%), la media y la esperada es la misma por la poca variabilidad que introducimos en las actividades y lo pequeño del proyecto.

3.3.3. Cambio de pesos en la fórmula de duración esperada Como decía anteriormente, el optimista y pesimista es el extremo, y el esperado para el 50% de probabilidades, pero si queremos que esta duración sea más pesimista u optimista simplemente cambiamos los pesos de la fórmula que utiliza Ms-Project, para esto presionar el botón Establecer pesos PERT en la ventana que se despliega (Ver Figura 53), se pueden cambiar los pesos para la duraciones de la fórmula para la duración esperada (la sumatoria de estos pesos debe ser 6), en la tabla inicialmente el peso para lo optimista es igual al pesimista (1), si queremos que el resultado final de la duración esperada sea más optimista se puede cambiar el peso de la duración optimista a 2, la media (que al igual Ms-Project está errado y dice esperado) a 3 y la Pesimista en 1, si cambiamos estos valores y volvemos a calcular el valor final de la duración esperada tenderá a ser más optimista.


Hoja 52



Ms-Project 2015

Figura 53. Establecer pesos PERT.

Recuerden que el proyecto en sí es pequeño, que la mayoría de las duraciones es en horas y que probablemente se vea muy poca variación en los datos, pero la intención es que aprendan a utilizar PERT en Ms-Project 2007. Al respecto también podríamos concluir que una metodología PERT se justifica en proyectos más grandes y con más variabilidad. Es posible que al usar los botones PERT se produzca error, esto generalmente se debe a una mala instalación o que no se tienen los complementos instalados, la verdad no he investigado a ciencia cierta porqué Ms-Project produce a veces estos errores, y esos tontos errores de traducción como confundir “media” con “esperado”, pero bueno, ya alguien tendrá, o tendré, tiempo para investigar y dar posibles soluciones más certeras al respecto.


Hoja 53



Ms-Project 2015

4. Costos de un proyecto de construcción en Ms-Project Sin duda alguna todo constructor (o empresa constructora) estudia (o realiza) los proyectos para ganar dinero, no creo que alguien diga que no; bajo este entendido es bueno administrar el dinero de buena manera para obtener utilidades, una buena planificación (de tiempo y costos) y un buen control de los mismos hará que se cumplan los objetivos planteados. No explicaré acá el proceso de estudio de costos en extenso, pero si es necesario aclarar conceptos y una breve introducción, pues si bien es cierto Ms-Project es una herramienta, y una muy buena herramienta, ésta no piensa, no hace los estudios; quien debe tener claros los conceptos y pasos y quien es responsable ante todo es el evaluador (Constructor, Ingeniero, Arquitecto o quien sea el profesional responsable), nunca deben culpar al sistema (Ms-Project) de los problemas, entonces para evitar problemas (o disminuirlos) hagan buenos estudios. En general el estudio de presupuesto estimativo consta de pasos importantes, como la cotización de recursos, análisis de costos y generación de presupuesto. Es importante aclarar las diferencias entre: Análisis de Precios Unitarios, Análisis de Costos Unitarios, Análisis de Precios y Análisis de Costos. Primero veamos la diferencia entre Precio y Costo: Precio es el valor de venta del producto o servicio, es el valor de venta del proyecto o de la partida, el precio de venta necesariamente considera el costo del producto. Costo: Es cuánto nos cuenta el proyecto o cada partida en particular. Si en construcción consideramos el Costo como nuestro Costo Directo (el costo que nos genera la obra o partida) y a éste le agregamos % de Gastos Generales (directos e indirectos), % Gastos Financieros, % de Utilidades y % de IVA, sumando todo estos valores se obtiene el Precio de venta. Entonces, aclaradas las diferencias (o similitudes) entre Precio y Costo, continuemos con los siguientes conceptos: Análisis de Costos Unitarios: Es el estudio de costos (no olviden que los precios consideran necesariamente los costos) a nivel de unidad de producción (de aquí porqué se dice Unitario), en Construcción no todo debe (o puede) estudiarse desde un punto de vista unitario, por ejemplo si consideramos un metro cúbico de hormigón de cimientos, éste es igual al siguiente metro cúbico y al siguiente y así todos los metros cúbicos son iguales, de esta manera podemos asumir que todos los recursos (materiales, maquinarias y mano de obra son proporcionales a cada metro cúbico y las cantidades son iguales para todos éstos), entonces en cada partida en que todas las unidades de estudio sean iguales es posible realizar un estudio unitario; es decir, al estudiar el costo de una unidad éste puede ser asumido para todas las unidades por producir. Análisis de Precios Unitarios: Es similar al estudio de Costos Unitarios; es decir, es la determinación de las cantidades de recursos (materiales, máquinas herramientas y mano de obra) a nivel de unidad de producción, pero a estos costos se le deben agregar otros gastos y utilidades y los impuestos para obtener el precio final de venta desde el punto de vista de la unidad por producir o vender. Análisis de Precios Unitarios= Análisis de Costos Unitarios +%Gastos Generales+% Gastos Financieros+% Utilidades +% Impuestos Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Ci vil. Magister en I ngeniería Industri al UB B

Hoja 54



Ms-Project 2015

Análisis de Costos: Cuando el estudio de costos no se puede hacer para la unidad o cuando las unidades son distintas entre sí se debe estudiar la totalidad de la partida y calcular la cantidad total de recursos, y el costo total se divide por la cantidad de la partida que ejecutar para obtener el costo por unidad. Un ejemplo de unidades distintas es la partida “Trazado y replanteo”, el metro lineal de una esquina es distinto a un metro lineal central, no todos los metros lineales de trazado tienen la misma cantidad de niveletas (materiales); por lo tanto, si estudiamos un metro lineal de una esquina y obtenemos los recursos para éste (rendimiento por metro lineal) para obtener la cantidad total de recursos (o costos) no es válido multiplicar este valor por la cantidad total de metros lineales, pues el resultado estará errado. Otro ejemplo es el recubrimiento de muro de madera por medio de tableros si se quiere hacer una buena utilización de los tableros. Análisis de Precios: Similar al análisis de costos pero se incorporan al estudio los valores de gastos generales, financieros, utilidades e impuestos, considerando obviamente que el estudio debe hacerse por la cantidad total de la partida. En Ms-Project el estudio utilizado es Análisis de Costos, pues no debemos olvidar que cuando se administra un proyecto se administran los recursos y costos directos de obras, al realizar el estudio de esta manera se obtendrán también las cantidades de recursos necesarias para un determinado tiempo, para de esta manera considerar las ordenes de pedido de materiales, punto que tocaremos más adelante.

De todas maneras, si como comenté el estudio debe ser realizado por Análisis de Costos total por partida, siempre está presente el estudio unitario, si un evaluador tiene ya realizado un análisis decostos unitarios por partida bastará multiplicar por la cantidad de obra para obtener la cantidad de recurso total que ingresar al Ms-Project. De otra manera si se tiene el estudio de recursos y costos totales, para obtener el costo unitari o bastará entonces dividir por la cantidad total. Para realizar el estudio de costos en Ms-Project seguiremos el siguiente diagrama: Generación del:

Presupuesto del proyecto

Hoja de Recursos Costo Unitario del recurso (Materiales, MáquinasHerramientas, Mano de Obra, Tratos

Análisis de Costos Costo total por actividad (cantidad de recursos total por actividad)

Generación del: Flujo de caja del proyecto

Generación de: Gráficos del proyecto

Figura 54. Diagrama de pasos para Análisis de Costos


Hoja 55



Ms-Project 2015

Para mejor entendimiento y recordar los puntos tratados mostraré un Formato de Análisis de Precios Unitarios donde detallaré gráficamente los puntos anteriores. (Ver Figura 55) Si el análisis es Unitario, la cantidad es “1”, en ca so contrario es el total de la actividad

OBRA: PARTIDA: Cantidad de Obra:

Unidad:

A. Materiales Recurso

Unidad

Cantidad

Unitario

Total

Si el análisis es Unitario, la cantidad es Rendimiento por unidad de producción, en caso contrario es el total de la actividad

Total A Unitario A B. Máquinas y Herramientas Recurso

Unidad

Cantidad

Unitario

Total

Total B Unitario B C. Mano de Obra Recurso

Unidad

Si las cantidades son totales por partida, los unitarios se obtienen dividiendo por el total de la partida.

Cantidad

Unitario

Total

Es el total de Costo directo de la Actividad

Sub. Total C % Leyes Sociales Total C Unitario C D Total Costo Directo (A+B+C) Total Costo Unitario Directo

D. __% Gastos Generales E. __% Gastos Financieros F. __% Utilidades

Para obtener el Precio de venta se le suman al costo directo estos valores.

G. __% Impuestos IVA Total Precio Partida Total Precio Unitario partida

Figura 55. Formato Análisis de Precios Unitarios

Ms-Project no realiza el estudio de costos exactamente como el diagrama anterior, pero el concepto es exactamente el mismo, teniendo en cuenta que se realiza el análisis para el total de cada actividad y considerando el diagrama de pasos descrito anteriormente. Recordemos también que un administrador de proyecto administra los costos directos y por lo tanto el estudio (presupuesto y flujo de caja de Ms-Project) será referido a éstos, los valores y/o porcentajes de gastos generales, financieros, utilidades y los impuestos son propios y responsabilidad de la empresa y no es la función de este manual.


Hoja 56



4.1.

Ms-Project 2015

Hoja de Recursos

Para poder realizar el análisis de costos de cada actividad, en Ms-Project es necesario primero ingresar los costos unitarios de los recursos del proyecto. Esto es en la Hoja de Recursos. La hoja de recursos se obtiene desde la barra de vistas o menú Ver / Hoja de Recursos. En Ms-Project 2010, Menú Vista opción Hoja recursos. No olviden que está guardado en algún lugar el archivo clase3-Gantt-CPM, usaremos ese archivo para continuar con el estudio de costos para el proyecto muro de albañilería, volvamos a guardar como y renombrémosle como “clase4-Recursos”.

Figura 56. Ventana Hoja de Recursos.

Para entender esta sección crearemos algunos recursos particulares para el muro de albañilería paso a paso con el fin de entender cada columna de esta sección.

4.1.1. Como ingresar recursos Mano de Obra Veamos los pasos para Ingresar el recurso Carpintero de 1ra, que consideramos en el trazado y replanteo del muro: En Ms-Project 2010, todas las columnas están prefijadas como filtro, es posible entonces seleccionar los datos de acuerdo al criterio que desee el usuario. Recurso: Maestro Carpintero de primera, con costo de $15.000 diario (incluidas las leyes sociales). En la columna Nombre del R ecurso: Carpintero 1ra (día), se ingresa el nombre del recurso y entre paréntesis la unidad de consumo o producción. En la columna Tipo: Trabajo. Se selecciona Trabajo para todos los recursos que dependen del tiempo como Mano de Obra, Maquinarias. Se selecciona Materiales para todos los recursos que no dependen del tiempo como Materiales, Herramientas, Tratos. Se selecciona Costo, cuando el recurso es un costo asociado a la actividad. Particularmente prefiero seleccionar Material para las Herramientas con costo fijo o depreciadas por producción (que no sean arrendadas pues éstas dependen del tiempo y Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Ci vil. Magister en I ngeniería Industri al UB B

Hoja 57



Ms-Project 2015

entonces su tipo debe ser Trabajo), de la misma manera prefiero para Tratos seleccionar el tipo Materi al en vez de Costo, pues también la columna Tipo condiciona la columna Tasa estándar y para Tratos al seleccionar Material es posible ingresar un costo por unidad de producción. Columna E tiqueta de material: Ms-Project solo tiene esta columna habilitada para recursos que no dependen del tiempo, no entiendo realmente el motivo de no dejarla habilitada para los otros recursos; pero, bueno, es así. La columna I niciales: no le veo mucha utilidad y siempre la elimino de la tabla, para esto es necesario posicionar el cursor en el nombre de la columna y presionar la tecla suprimir o botón de la derecha y seleccionar Ocultar columna, ambas opciones no borran el campo ni la columna sólo la ocultan de la tabla. En la columna Grupo: Mano de Obra, se ingresa el grupo al cual pertenece el recurso en cuestión, la idea es crear tantos grupos como sea necesario, por ejemplo (mano de obra, maquinarias, herramientas, tratos, materiales). En la columna Capacidad máxima:1, Ms-Project inicialmente asume 1, Capacidad máxima se relaciona con la cantidad de recursos que se dispone para realizar la obra, esto obviamente está sólo relacionado con los recursos que dependen del tiempo (Mano de obra y Maquinarias) pues tener más o menos de estos recursos condiciona la duración de la actividad; en cambio, los materiales no se pueden restringir ni cambiar la cantidad determinada por la cubicación o por las especificaciones técnicas. Si al inicio de la planificación de la obra se sabe o está condicionada la cantidad de algunos recursos (mano de obra y/o maquinaria) se debe ingresar para que Ms-Project nos indique si el recurso está sobreasignado (recursos con texto rojo), también es posible que no se sepa la cantidad de recursos y se utiliza la propia programación del proyecto y la asignación de recursos para que nos indique la cantidad de recursos requerida para la materialización del proyecto. (Este punto lo volveré a tocar más adelante cuando realicemos análisis y gráficos de recursos). En la columna Tasa estándar :15000/d, se ingresa el costo del recurso de acuerdo con la unidad de consumo o de pago que consideremos, en este caso se ha considerado $15.000 por cada día de trabajo (15000/d), al igual que la duración si el costo es por minuto agregar al costo /m, /h si es por hora, /s si es por semana y /ms si es por mes. Para el caso del Carpintero 1ra como en la columna Tipo se seleccionó Trabajo Ms-Project condiciona la columna Tasa estándar para ingresar costos por unidad de tiempo. Cuando en la columna Tipo se selecciona Material Ms-Project condiciona la columna Tasa estándar para ingresar costos por unidad de producción o de consumo. Los costos ingresados para la mano de obra son con leyes sociales, y los costos de materiales son costos netos, no olviden que un administrador de proyectos en la planificación considera costos directos. En la columna Tasa horas extra: Se ingresa el costo de la hora extra. Cada administrador de proyectos podrá tener su propia metodología o sistema de trabajo, pero yo utilizo las horas extras cuando el proyecto está ya en desarrollo y como una herramienta para suplir atraso. En la columna Costo/uso: Se ingresa un costo asociado por cada vez que se usa el recurso para el caso de recursos con costos fijos sólo se asigna una vez independiente de la cantidad asignada, por ejemplo si se asignan 100 ladrillos a una actividad el costo por uso se asignaría una sola vez. Si el recurso tiene costo variable por ejemplo maquinaria o mano de obra el


Hoja 58



Ms-Project 2015

costo por uso se asigna cada vez que se asigna un recurso; es decir, si se asignan 2 carpinteros de 2da a una actividad el costo por uso se asignará dos veces a la actividad. En la columna Acumular : Prorrateo, esta columna es importante para que Project construya el Flujo de Caja y de acuerdo con este campo se determine en que periodo del flujo de caja considera el costo del recurso. Se selecciona Comienzo para los Materiales y Herramientas, se selecciona Prorrateo para los recursos que dependen del tiempo es decir Mano de Obra y Maquinarias, y se selecciona F in para los subcontratos. En la columna Calendario: Estándar, inicialmente Project asume para todos los recursos que dependen del tiempo el calendario estándar (recordemos que ya hemos cambiado la semana laboral y los feriados del calendario), es posible también luego de crear los recursos que dependen del tiempo (mano de obra y maquinarias) configurar un calendario particular para cada uno de estos. En la columna Código Es posible ingresar en esta columna un código para cada recurso de acuerdo con la codificación de cada empresa o de su sistema de presupuesto particular. Para todos los recursos mano de obra se deben seguir los mismos pasos y reglas vistas anteriormente.

4.1.2. Como ingresar recursos Materiales Recurso: Pieza de Pino bruto de 1”x4”x3,2 m, con costo neto de $1.000 la pieza.

Nombre del R ecurso: Pino B. 1x4x3,2 m (pza.) Tipo: Material E tiqueta de material: pza. Grupo: Materiales Capacidad máxima: los recursos materiales no pueden estar restringidos, de acuerdo con

esto no es posible en Ms-Project cambiar o ingresar una cantidad máxima. Tasa estándar : 1.000, recuerden que el valor ingresado acá debe ser el valor neto. Tasa horas extra: Costo/uso: Acumular : Comienzo, los materiales desde el punto de vista de administrador de presupuesto de costo directo, deben ser considerados para el período inicial del flujo de caja, es decir al comienzo. Calendario base: Los recursos que no dependen del tiempo no tienen asignado calendario. Código: Todos los materiales deben ser ingresados bajo los mismos principios considerados en los puntos anteriores.


Hoja 59



Ms-Project 2015

Figura 57. Hoja de recursos (carpintero y pino).

4.1.3. Como ingresar recursos Herramientas Recurso: Carretilla 90 l, Costo unitario con rueda de goma $22.000. Este recurso se puede considerar de dos maneras en el análisis de costos: Primero, considerando su valor por unidad de producción, para esto debemos depreciar esta herramienta, necesitamos entonces además de su costo, la vida útil de la carretilla, esta puede ser estipulada en tiempo o en producción que es el caso de la carretilla, ahora ¿cuánto produce la carretilla en su vida útil? Esto sin duda nos lo debe entregar el fabricante o la experiencia en terreno, yo asumiré una vida útil de 100m3, pero por favor no consideren este valor como algo real, es solamente con fines académicos y puede estar muy errado de la realidad, es sólo con los fines estipulados. Si no consideramos un costo residual el valor del costo de producción es: $22.000

Costo Vida _ útil



100m

3



$220 / m 3

Segundo, considerando el costo por unidad de carretilla, para esto al asignar se debe tener la precaución si esta herramienta se consume totalmente en la actividad que se asigna o es sólo un porcentaje de la vida útil, por lo tanto también en esta manera de asignación está presente el concepto de vida útil. Caso uno por unidad de producción: Nombre del R ecurso: Carretilla 90 litros (m3) Tipo: Material E tiqueta de material: m3 Grupo: Herramientas Capacidad máxima: Tasa estándar : $220. Tasa horas extra: Costo/uso: Acumular : Comienzo. Calendario base: Código:


Hoja 60



Ms-Project 2015

Caso dos por unidad de herramienta: Nombre del R ecurso: Carretilla 90 litros (unidad) Tipo: Material E tiqueta de material: unid Grupo: Herramientas Capacidad máxima: Tasa estándar : $22.000. Tasa horas extra: Costo/uso: Acumular : Comienzo. Calendario base: Código: En la Hoja de recursos es bueno ingresar ambos tipos y decidir cuál de éstos se utiliza al hacer al análisis de costos. Para todas las herramientas debemos considerar los mismos conceptos y reglas vistas anteriormente.

4.1.4. Como ingresar recursos Maquinarias El recurso maquinaria en general está considerado con costo variable, tiene un costo por unidad de tiempo pero el costo total variará de acuerdo con la cantidad de recurso y principalmente el tiempo o duración de la actividad. Para el caso de este ejemplo Betonera 150 litros, el costo debe ser por unidad de tiempo dependiendo del arriendo (día, semana, mes). Si esta maquinaria es comprada se le debe realizar la depreciación del recurso tal como se vio para el caso de las herramientas. Puede ser considerada por unidad de producción, pero desde mi punto de vista es mejor por unidad de tiempo, obviamente el evaluador decidirá cual sistema usa, si es por unidad de producción el tratamiento es igual que la herramienta, si es por unidad de tiempo, tal como veremos a continuación. Recurso: Betonera 150 litros (día). Nombre del R ecurso: Betonera 150 litros (día) Tipo: Trabajo E tiqueta de material: Grupo: Maquinarias Capacidad máxima: Depende de la programación (cantidad requerida) o de la disponibilidad, Ms-Project asumirá 1 Tasa estándar : 7.000/d, costo de arriendo sin impuestos. Tasa horas extra: Costo/uso: Acumular : Prorrateo, al igual que la mano de obra se prorratea de acuerdo con la duración de la actividad. Calendario base: Estándar Código:


Hoja 61



Ms-Project 2015

4.1.5. Como ingresar recursos Subcontratos Veamos ahora como se ingresan recursos de subcontrato o tratos en la hoja de recursos y los conceptos que debemos tener claros para tal efecto. En construcción existen muchos recursos que deben considerarse bajo el concepto de trato, pero uno de los más comunes es el Enfierrador, los tratos se deben considerar por unidad de producción, para este caso tenemos tres posibilidades; una, que el Enfierrador sea un costo de Kilo pero por Fabricación y Colocación; dos, que sea el costo sólo por Fabricación, y tres, que sea el costo sólo por Colocación, por lo tanto tendremos el mismo recurso bajo tres conceptos distintos y la asignación dependerá de la actividad en particular a la cual sea asignado. Recurso: Enfierrador costo de trato por kilo $250 considerando Fabricación y Colocación. Nombre del R ecurso: Enfierrador F/C (kg) Tipo: Material, como dije anteriormente, prefiero seleccionar material en esta columna en vez de costo, pues la opción costo no permite el ingreso de un valor en Tasa estándar. E tiqueta de material: Kg Grupo: Tratos Capacidad máxima. Tasa estándar : $250 Tasa horas extra: Costo/uso: Acumular : Fin, los tratos deben ser considerados al término de la actividad, pues cuando ésta termina se mide y se cancela el valor total del trato, aunque se hayan dado anticipos el valor del flujo de caja y costo debe ser considerado al final del periodo. Calendario base: Código: Recurso: Enfierrador costo de trato por kilo $150 considerando sólo fabricación. Nombre del R ecurso: Enfierrador F (kg) Tipo: Material. E tiqueta de material: kg Grupo: Tratos Capacidad máxima. Tasa estándar : $150 Tasa horas extra: Costo/uso: Acumular : Fin. Calendario base: Código: Recurso: Enfierrador costo de trato por kilo $k100 considerando sólo colocación. Nombre del R ecurso: Enfierrador C (kg) Tipo: Material. E tiqueta de material: kg Grupo: Tratos Capacidad máxima. Tasa estándar : $100 Tasa horas extra: Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Ci vil. Magister en I ngeniería Industri al UB B

Hoja 62



Ms-Project 2015

Costo/uso: Acumular : Fin. Calendario base: Código:

Figura 58. Hoja de recursos con los recursos estudiados.

La hoja de recursos debe contener a lo menos todos los recursos que se usarán en el proyecto (con sus costos unitarios), es posible utilizar Excel para copiar desde Project o viceversa para facilitar esta labor, yo sugiero siempre utilizar un archivo aparte como base de datos de recursos y que éste sea utilizado en todos los proyectos, actualizando sus datos en Excel mediante fórmulas de actualización de precios mediante el IPC o cualquier metodología de actualización de precios que utilice el administrador de proyectos. Al tener esta base de datos es posible copiar los recursos de ésta al proyecto que se estudie. Para este efecto consideraré una base de datos con 27 recursos llamada recursos27.mpp y es un archivo de Project que solamente tiene estos recursos, se carga este archivo, se seleccionan todos, presionar el botón copiar recursos (o control +C), luego en el archivo “Clase4-Recursos” pegar la selección; como en nuestro proyecto tenemos ya recursos creados se pueden duplicar algunos, para tal efecto es necesario borrar los duplicados para evitar problemas al asignarlos a las actividades, de esta manera nuestro proyecto ya tiene una base de datos de recursos para iniciar el análisis de costos (VerFigura 59).


Hoja 63



Ms-Project 2015

Figura 59. Hoja de recursos para el Muro de Albañilería para Project 2007.

Figura 60. Hoja de recursos para el Muro de Albañilería para Project 2010. Sugerencia: Mantener un solo archivo de Project (como el ejemplo archivo recursos27.mpp ) con todos los recursos que se utilicen en la empresa y utilizar este archivo en todos los proyectos, obviamente los costos de esta planilla deben ser actualizados por algún sistema que considere la empresa, cotización, fórmulas de Excel, es posible copiar este archivo de Project a Excel y viceversa para utilizar las fórmulas y facilitar la mantención de este archivo utilizado como base de datos .


Hoja 64



Ms-Project 2015

4.2. Análisis de Costos en Ms-Project El análisis de costos debe ser hecho para cada actividad de la programación, y éste es posible hacerlo en varias vistas como: Diagrama de red, Gantt, y Gantt de seguimiento entre otras, yo prefiero inicialmente utilizar el Diagrama de Gantt, éste tiene varias ventajas y la principal radica en la posibilidad de ver las tablas (donde visualizaremos el presupuesto), además del análisis de costos. Utilizaremos el archivo clase4-recursos.mpp, para los pasos siguientes. En el diagrama de Gantt, que inicialmente está dividido en dos áreas, es necesario crear el área 3 (para Ms-Project Vista de formulario), de ingreso de datos de recursos y costos, esto mediante el menú Ventana opción Dividir . (Ver Figura 61). En la figura 61, el área 1 corresponde al área de tablas y se controla en el menú Ver opción Tablas

Figura 61. Áreas de trabajo para Análisis de Costos.

Área1: área de tablas, se controla con el menú Ver opción Tablas. Área 2: Gantt ) Área3: área de análisis de costos. (En Ms-Project 2010 se llama Detalles, Vista Para el análisis de costos nos interesa el área 3, es bueno recordar que Windows trabaja basándose en objetos, cada objeto tiene información y propiedades, las propiedades se despliegan con doble clic en el objeto, la información relacionada al objeto es con botón de la derecha en este. Entonces de esta manera el área 3 es un objeto y debemos cambiar la información relacionada al análisis de costos, para esto botón de la derecha sobre el área y seleccionar del menú desplegable la opción Costo del recurso. (Ver F iguras 61 y 62)


Hoja 65



Ms-Project 2015

Figura 62. Área 3, Costo del recurso.

Nota: E sta área que ahora utilizaremos para el análisis de costos, veremos más adelante que tiene muchos otros usos, como gráficos de recursos, usos de tareas o de recursos entre otros.

Antes de describir cómo se hace el análisis de costos en Ms-Project creo que es conveniente recordar algunos puntos respecto de los estados de todo proyecto de construcción, esto es necesario para poder realizar los distintos presupuestos para cada estado de nuestra obra.

Figura 63. Diagrama Estados del proyecto.

Los estados del proyecto u obra son: 1. El primer estado es el Actual (tiempo y costos), es el estado que se actualizará constantemente y variará tal como varía la obra, esto obviamente en la medida que sea actualizado el proyecto o se le realice el seguimiento y éste a la vez sea informado a Project. Este estado inicialmente es pensado a futuro, y en la fecha de presentación del proyecto estos valores pasarán a formar el estado previsto al establecer línea de base cuando nuestro proyecto está revisado y en situación de ser presentado al mandante. Los campos actuales toman el valor de los campos reales cuando se hace control del proyecto, los valores de los campos actuales son iguales a los previstos en las etapas que aún no se han controlado o no realizado. Tipos de campos Costos Tiempos

Campo de Project

Costo Inicio Duración Fin Tabla 3. Campos para estado Actual.


Hoja 66



Ms-Project 2015

2. El estado Previsto (o Estimado) (Línea de base para Project 2010) es el que ofrecemos al mandante con el cual debemos comparar los datos reales, en relación con costos y tiempos, los valores de los campos de este estado no deben variar (a menos que hayan aumentos de obra que cambien los costos y/o los tiempos que se habían previsto y ofrecido al mandante). Los campos previstos se utilizan para compararlos con los campos Reales y así poder visualizar si nuestra obra está atrasada o adelantada respecto de lo estimado (tiempos previstos/ tiempos reales) y/o si hemos gastado más o menos (costo previsto/costo real). Tipos de campos

Campo de Project

Costos Tiempos

Costo previsto Inicio previsto Duración prevista Fin previsto

Tabla 4. Campos para estado Previsto.

3. El estado Real, es el estado que se obtiene con el seguimiento de la obra u proyecto (veremos en extenso los pasos para hacer control de obra más adelante). Este estado debe tener todos los datos reales que nos permita compararlos con los previstos, determinar las variaciones de costos y tiempos y poder tomar medidas a tiempo para ajustarnos a lo programado o previsto (estimado). Este estado se mide en obra y se le informa a Project tal como veremos más adelante. Tipos de campos Costos Tiempos

Campo de Project

Costo real Inicio real Duración real Fin real Tabla 5. Campos para estado Real.

Estos tres estados deben tener cada cual el presupuesto respectivo que dé cuenta del proyecto en el estado correspondiente.

4.2.1. Construcción de Presupuestos para los estados del proyecto Antes de realizar el análisis de costos, construyamos los tres presupuestos, es decir construiremos en Ms-Project una tabla para cada presupuesto, entonces consideremos los pasos para crear tablas:

a) Diseñar la(s) tabla(s) manualmente con los campos de Ms-Project y los campos personalizados. b) Personalizar los campos c) Crear la tabla.

Para el diseño de estas tablas seguiré el siguiente procedimiento y pasos: En la primera línea de la tabla indicaré el nombre de la columna de acuerdo con el tipo de estado, en la segunda línea los campos que utilizaremos para construir dicha tabla, con rojo diferenciaré los campos que son personalizados; es decir, que no los tiene Project creados para la función particular, por lo tanto nosotros tendremos que adaptarlos para nuestra Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Ci vil. Magister en I ngeniería Industri al UB B

Hoja 67



Ms-Project 2015

necesidad, de la misma manera con color negro los campos que Project ya los tiene creados del tipo que se requiere en el presupuesto.

a). Diseño de las tablas de presupuesto (paso 1 para crear tablas): i.

Tabla Presupuesto Actual

N o

Actividad

Id

nombre

Cantidad actual número1

Unidad Unitario actual texto1

costo1

Costo actual costo

Los campos “número1” y “texto1” ya fueron personalizados anteriormente, al campo número1 se le renombró con el nombre “cantidad” y a texto1 como Unidad. Para la columna Unitario actual utilizáremos el campo costo1, recordemos que Project calcula costos directos totales, para este caso el valor del costo total estará en el campo “costo”, entonces el Unitario actual debe ser calculado por la fórmula: En base a campos: costo1

ii.

costo 

número1

Tabla Presupuesto Real

N o

Actividad

Id

nombre

Cantidad real número1

Unidad Unitario real texto1

Costo2

Costo real

Costo real

Los campos “número1” y “texto1” ya fueron personalizados anteriormente, al campo número1 se le renombró con el nombre “cantidad” y a texto1 como Unidad. Utilizaré el

mismo campo (número1) para ambas tablas (Actual y Real) esto debido a que nos resultará más fácil la actualización de las cantidades reales si éstas son distintas a las estimadas, basta entonces ingresar el valor real en el presupuesto real y éste se actualizará automáticamente en el presupuesto actual. Para la columna Unitario real utilizaremos el campo costo2, Project calculará de acuerdo al avance ingresado los costos reales totales, para este caso el valor del costo total real estará en el campo “costo real”, entonces el Unitario real debe ser calculado por la fórmula: En base a campos: costo2

iii.

costo_real 

número1

Tabla Presupuesto Previsto

N o

Actividad

Id

nombre

Cantidad previsto Número2

Unidad texto1

Unitario previsto Costo3

Costo previsto

Costo previsto


Hoja 68



Ms-Project 2015

El campo personalizado para la cantidad prevista es “número2”; es distinto, pues el valor de éste inicialmente deberá tomar el mismo de la cantidad actual, luego de esto no debe variar para ser comparado con el valor del estado real y poder calcular las diferencias. Para la columna Unitario previsto utilizáremos el campo costo3, los campos previstos tendrán valor cuando se establezca línea de base para el proyecto, veremos esto cuando controlemos nuestra obra en los capítulos correspondientes. Project tiene el valor del Costo total previsto de cada actividad en el campo “costo previsto”. Este campo toma valor de acuerdo al control que hacemos a cada actividad y recurso de ésta, de esta manera el Unitario previsto debe ser calculado por la fórmula: Basado en campos: costo3  costo_previsto número2

b). Creación de campos personalizados (paso 2 para crear tablas): Menú Herramientas, opción Personalizar, opción Campos… Para Project 2010 Menú Proyecto botón Campos personalizados. Para personalizar un campo se deben seguir los siguientes pasos: Menú herramientas + personalizar + campos… Seleccionar el tipo de campo: Número, Texto, Costo, etc. Seleccionar un campo y cambiar su nombre. Generar la fórmula, si el campo la considera. i. Campos personalizados para “Presupuesto Actual” Personalizaremos los campos de acuerdo al orden que hemos creado los presupuestos, entonces de la tabla “Presupuesto Actual” sólo resta personalizar la columna “Unitario actual” mediante el campo Costo1: En la ventana Campos pers. Primero seleccionemos en Tipo: Costo, luego mediante el botón Cambiar nombre cambiemos el nombre a Uni tario actual, (Ver Figura 64).    

Figura 64. Cambio nombre campo personalizado.

Este campo tiene fórmula, pues Ms-Project no calcula el precio unitario, pero tenemos el Costo total de la actividad en el campo costo y tenemos el valor de la cantidad actual en el campo personalizado número1, construyamos la fórmula mediante el botón Fórmula de acuerdo con los siguientes pasos:


Hoja 69



Ms-Project 2015

Primero en base a selección de campos, mediante el botón seleccionemos el campo Costo, a continuación seleccionar el símbolo de división “/”, luego mediante el mismo botón seleccionemos la opción Número, luego Número personalizado y finalmente Cantidad ( número1 ), con esto se construye la fórmula [Costo]/[ Cantidad ] en el cuadro de edición, (Ver Figura 65). La segunda opción de construcción de fórmula es escribirla directamente en el cuadro de edición, y se construye según los campos entre paréntesis cuadrados.

Figura 65. Fórmula para Unitario Actual.

] tiene un problema de cálculo y es que para valores Esta fórmula [Costo]/[ Cantidad cero de la Cantidad dará indeterminado, entonces utilizaremos en el mismo cuadro de diálogo de Fórmula el botón y en éste seleccionemos de la opción General la función I I f(expr;parte_verdadera;parte_falsa) , asumo que todos los lectores de este manual tienen conocimiento a lo menos básicos de Excel, entonces no tendrán problemas en rehacer la fórmula para que quede de la siguiente manera IIf( Número1>0;[Costo]/[ Número1 ]; 0).(Ver Figura 66).

Figura 66. Fórmula para Unitario Actual corregida.

De esta manera cuando el valor de la cantidad sea mayor que cero efectuará la división [Costo] /[ Número1 ] , para todos los otros casos considerará un cero en el valor del unitario. Con esto tenemos personalizados todos los campos de la tabla “Presupuesto Actual”. ii. Campos personalizados para “Presupuesto Real” Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Ci vil. Magister en I ngeniería Industri al UB B

Hoja 70



Ms-Project 2015

Personalizaremos los campos de la tabla “Presupuesto Real” en ésta sólo nos resta personalizar la columna “Unitario real” mediante el campo Costo2: En la ventana Campos pers. Primero seleccionemos el Tipo: Costo, y de los campos seleccionemos el campo Costo2, luego, mediante el botón Cambiar nombre cambiemos el nombre a Unitario real, y mediante el botón generemos la fórmula IIf( Número1>0;[Costo real]/[ Número1 ];0) igual como vimos anteriormente. iii.

Campos personalizados para “Presupuesto Previsto” Personalizaremos los campos de la tabla “Presupuesto Previsto” en ésta debemos

personalizar la columna Cantidad prevista mediante el campo Número2 con el botón Cambiar nombre cambiemos el nombre a Cantidad prevista y luego personalicemos la columna “Unitario Previsto” mediante el campo Costo3: En la ventana Campos pers. Primero seleccionemos el Tipo, Costo, y elijamos el campo Costo3 luego mediante el botón Cambiar nombre cambiemos el nombre a Unitario generemos la fórmula: previsto, y mediante el botón IIf( Cantidad prevista>0;[Costo previsto]/[ Cantidad prevista ];0) oI I f ( n úmero2>0;[Costo previsto]/[ número2 ]; 0) tal como se explicó en los puntos anteriores. Con los pasos anteriores ya hemos personalizados los campos de Cantidades, y los costos unitarios (Ver Figura 67), podemos entonces crear las tablas de presupuestos.

Figura 67. Campos de costos unitarios personalizados.

c). Creación de Tablas de Presupuesto en Ms-Project (paso 3 para crear tablas): Para crear una tabla en Ms-Project del menú Ver seleccionar la opción Tabla: y de ésta la opción Más Tablas, con esto tendremos la ventana Más Tablas (Ver Figura 68), guardemos el trabajo como Clase 4-Presupuestos.


Hoja 71



Ms-Project 2015

Figura 68. Ventana Más tablas.

i.

Creación de la tabla “Presupuesto Actual”

En esta podemos crear una tabla vacía, ingresando cada columna, y/o copiar una existente, elegiré esta última opción pues nos servirá esto para la creación de las siguientes tablas, para crear la tabla “Presupuesto Actual” mediante el botón copiemos la tabla de Entrada, pues en ésta ya hemos insertado las columnas Cantidad y Unidad , cambiemos el nombre de la tabla a Presupuesto Actual, para que la tabla esté disponible en el menú debemos activarla opción , y con el botón borremos las columnas que no están de acuerdo con el diseño de la tabla del punto 4.2.1, punto a; queda de la siguiente manera: (Ver Figura 69).

Figura 69. Creación Tabla Presupuesto Actual.

Luego en la posición del cursor de la figura 70 seleccionemos los campos Unitario Actual y luego el campo Costo del menú desplegable. Luego, en la columna Título escribamos los títulos que queremos que aparezcan en la tabla y sólo cuando el nombre del campo sea distinto al nombre de la columna. Luego de presionar el botón Aceptar, se crea la tabla y aparecerá en el listado y la podemos Modificar si es necesario (Ver Figura 70).


Hoja 72



Ms-Project 2015

Figura 70. Tabla Presupuesto Actual.

ii.

Creación de la tabla “Presupuesto Real”

Para crear esta tabla seguiremos los pasos aprendidos anteriormente, pero esta vez nos será más útil copiar la tabla ya creada, para esto mediante el botón copiemos la tabla de Presupuesto Actual cambiemos el nombre de la tabla a Presupuesto Real y activemos la opción . Luego, como el campo número1 (Cantidad) es un campo común que hemos ocupado en ambos presupuestos (actual y real), sólo cambiemos el nombre del título a Cantidad real. Luego reemplazar el campo Uni tario actual por Unitario real, para este caso no es necesario escribir un título pues este es igual al nombre del campo, luego de esto reemplazar el campo Costo por el campo Costo real. Luego de presionar el botón Aceptar, se crea la tabla y aparecerá en el listado y la podemos Modificar si es necesario (Ver Figura 71)


Hoja 73



Ms-Project 2015

Figura 71. Tabla Presupuesto Real.

iii.

Creación de la tabla “Presupuesto Previsto o Estimado”

Para crear esta tabla seguiremos los pasos aprendidos anteriormente, pero esta vez nos será más útil copiar la tabla ya creada, para esto mediante el botón copiemos la tabla de Presupuesto Real cambiemos el nombre de la tabla a Presupuesto Previsto y activemos la opción . Como el presupuesto previsto tendrá todos los valores de costos y cantidades presentadas al mandante, es decir son los valores que no deben cambiar (a menos que hayan aumentos de obra), con éstos nos debemos comparar para determinar las variaciones posibles, debido a esto los campos son particulares y específicos para este presupuesto, construyamos entonces el Presupuesto Previsto de acuerdo con el diseño del subcapítulo4.2.1. puntoc, reemplazando los campos respectivos. Reemplazar el campo Cantidad por Cantidad prevista, borrar el título Cantidad real. Reemplazar el campo Unitario real por Unitario previsto. Reemplazar el campo Costo real por Costo previsto. Luego de presionar el botón Aceptar, se crea la tabla y aparecerá en el listado y la podemos Modificar si es necesario (Ver Figura 72).


Hoja 74



Ms-Project 2015

Figura 72. Tabla Presupuesto Previsto.

Luego de creadas las tablas de presupuestos es posible dejarlas visibles en el área de tablas de la Gantt mediante el botón o seleccionarlas desde el menú Ver opción Tabla; en esta opción deben estar las 3 tablas creadas (Presupuesto Actual, Presupuesto Previsto y Presupuesto Real) si hemos tenido la precaución de activar la opción (Ver Figura 73)

Figura 73. Opciones para aplicar las Tablas creadas.

Todos estos presupuestos están vacíos pues no hemos aún realizado el análisis de costos, recordemos que inicialmente los valores estarán en el Presupuesto actual, entonces activemos éste en el área de tablas de la vista Gantt mediante las opciones antes vistas.


Hoja 75



Ms-Project 2015

4.2.2. Asignación de recursos a las Actividades – Análisis de Costos Para hacer el análisis de costos tenemos dos maneras en Ms-Project y éstas son: Primero, en el área 3 (vista de Formulario/detalles) (Ver Figura 61) y segundo, con menú Herramientas opción Asignar recursos, veámoslas más en detalle:

4.2.2.1. Análisis de Costos en Área 3 (vista de formulario/detalles) Recordemos que el área 3 se obtiene dividiendo en el menú Ventana opción Dividir o botón de la derecha en un espacio en blanco de la Gantt y seleccionar la opción Dividir, luego en el área 3 botón de la derecha y seleccionar Costo del recurso.

Figura 74. Pasos para realizar análisis de costos Área 3.

Es importante tener claro los conceptos de análisis de costos, no hago este manual para enseñar costos, pero de todas maneras relacionaré conceptos básicos y esenciales para los siguientes capítulos. Para hacer el análisis de costos es importante tener claro los recursos que se utilizarán, las cantidades, rendimientos, y obviamente los costos unitarios de éstos, este último punto ya debe estar definido en la hoja de recursos. Lamentablemente muchos analistas utilizan análisis de costos (unitarios) de otras empresas o de manuales que entrega el “mercado de la construcción”, y mucho más lamentable es aún que los utilizan sin cambios, entiendo que si no se tiene experiencia se utilice algún análisis sin cambios o con cambios mínimos pero luego es OBLIGATORIO (profesional y/o moral) hacer sus propios estudios para sus obras u proyectos, luego de esto la experiencia hará mejorar los estudios, tener base de datos de rendimientos, considerar factores influyentes, entre otros puntos.


Hoja 76



Ms-Project 2015

Solo haré un estudio más acabado del análisis de costos de una o máximo dos actividades para mostrar de manera más detallada que los estudios “reales” de costos pueden ser realizados con la misma “realidad” en Ms-Project. Para hacer un análisis de costos primero debemos hacer un diseño de la actividad, sugiero dibujar o diagramar esta actividad, todos los constructores tenemos o tuvimos clases de dibujo, es decir no nos debería costar “dibujar” en papel esta actividad, o los más avanzados en CAD o algún programa de dibujo.

Actividad a estudiar: Trazado fundación, Cantidad: 6 ml.

Figura 75. Diseño de Trazado y Replanteo.

Como la longitud del muro son 6 metros lineales, considero para esta actividad 2 niveletas fabricadas cada una con una tabla de pino bruto de 1”x4” de 1,5 m de largo y dos pies derecho (pilares) de 2”x2”x1,5 m, consideraré 5 clavos de 3” por cada niveleta, alambre #18 para trasladar el eje de la excavación al terreno, y cal para el trazado de los límites de la excavación, para la fabricación de éstas y el trazado consideraré un carpintero de primera y un jornal, un buen planificador también debe considerar una utilización de recursos lo más óptima que sea posible; de esta manera es mejor considerar estos recursos en vez de un Trazador, pues éste no se utilizará en otras actividades, en cambio esta cuadrilla (Carpintero 1ra y Jornal) se utilizará en las siguientes actividades de carpintería. Entonces la cubicación de recursos es la siguiente: Recurso

Carpintero 1ra Jornal

Pino B. 1”x4”x3,2m Pino B. 2”x2”x3,2m Clavo 2” (570 un/kg)

Alambre #18 Cal

Cantidad

1 1 1 2 12/265=0,05 8 ml/105ml/kg=0,08 1

Uni dad Pza. Pza. Kg Kg Kg

Tabla 6. Cubicación de recursos para Actividad Trazado.

Respecto de las cantidades de Mano de obra Ms-Project considera la cantidad de recursos (número de personas, no rendimientos ni HD) que utilizaremos para la actividad en Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Ci vil. Magister en I ngeniería Industri al UB B

Hoja 77



Ms-Project 2015

estudio, para el ejemplo en cuestión se ha considerado un carpintero y un jornal, luego de esto Project calculará el costo y el total de Horas o días hombre para la actividad. Ingresemos los recursos y las cantidades calculadas, en la columna Unidades, de acuerdo al diseño de la actividad siguiendo los pasos detallados en la figura 75. (Ver Figura 76)

Figura 76. Ingreso de recursos en área 3 para actividad “Trazado fundación” .

Para que Ms-Project calcule los costos debemos presionar el botón Aceptar, o cambiar a otra actividad o realizar una operación distinta, luego de esto los botones Aceptar y Cancelar se cambian a Anterior y Siguiente respectivamente. (Ver Figura 77)

Figura 77. Costos de recursos para actividad “Trazado fundación” .

Antes de continuar creo necesario explicar cómo Ms-Project calcula los costos. Cálculo Costos variables, (Mano de obra, maquinarias) es decir todos los costos que dependen del tiempo, se calculan de acuerdo con la siguiente fórmula: Costo variable= Cantidad Recurso x Costo Unitario Recurso x Duración Actividad. Ejemplo: Costo Carpintero 1ra= 1 x $15.000/día x 2 horas = $3.333 Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Ci vil. Magister en I ngeniería Industri al UB B

Hoja 78



Ms-Project 2015

Recordemos que hemos considerado 9 horas diarias, entonces el costo por hora es $15000/9=$1666,67, pero de este cálculo no debemos preocuparnos Ms-Project lo hace y efectúa los cálculos de los costos para cualquier unidad de tiempo. Cálculo Costos Fijos, (Materiales, herramientas, tratos) es decir todos los costos que no dependen del tiempo, éstos se calculan de acuerdo con la siguiente fórmula: Costo Fijo= Cantidad Recurso x Costo Unitario Recurso. Ejemplo: Costo Pino B. 2”x2”x3,2 m=1 x $1.000 = $2.000 De la misma manera se calculan todos los costos. El costo total directo de la actividad está en el campo Costo, esto se puede ver reflejado en el Presupuesto Actual, el resto de los análisis puede ser hecho de la misma manera, pero veamos otra posibilidad de realizar costos que nos ofrece Ms-Project.

4.2.2.2. Análisis de Costos mediante opción Asignar Recursos Esta segunda manera de realizar el análisis de costos es mediante el botón Asignar recursos, Menú Herramientas opción Asignar recursos Alt+F10. En Ms-Project 2010 menú Recursos botón Asignar Recursos También es posible mediante la combinación de teclas Alt+F10 Para realizar el análisis de costos primero se debe seleccionar la actividad (para el muro de albañilería de ejemplo seleccionar la actividad Excavación fundaciones), luego de esto presionar el botón Asignar recursos de la barra de herramientas Estándar (Project 2010 Menú recursos). (Ver Figura 78). A diferencia que la manera anterior (punto 4.2.2. es importante acá no cambiar el cursor al área 3 pues el botón Asignar recursos se desactivará).

Figura 78. Opción Asignar recursos.

Para asignar recursos en esta ventana, buscarlos en el listado (que es el listado que hemos generado en la Hoja de recursos), la búsqueda es distinta a la realizada en el área 3, no es posible buscar al escribir el nombre en el listado pues esto borrará el recurso y será Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Ci vil. Magister en I ngeniería Industri al UB B

Hoja 79



Ms-Project 2015

reemplazado por el que pretendemos buscar, veremos más adelante como podemos hacer para disminuir este listado o como se pueden utilizar filtros. Consideraremos para la Actividad Excavación fundaciones los siguientes recursos: 1 jornal, carretilla y pala; no consideraremos entibaciones para estas excavaciones por lo tanto no se asignarán maderas. Actividad: Excavación fundaciones, Cantidad: 3,1 m3 Para el caso del Jornal buscarlo en el listado y en la columna Unidades asignar 1, luego presionar Enter o el botón Asignar, el recurso asignado se ubica al inicio del listado con un tick , lo que indica que está asignado a la actividad, el costo del recurso es calculado automáticamente y asignado al área 3, . Recordemos que las herramientas las podemos asignar como unidad de producción o unidad de recursos (ver punto 4.1.3), entonces la asignación de la carretilla y pala debe ser efectuada bajo estas consideraciones, consideraré la carretilla por producción y la pala por cantidad de recurso. Para el caso de la carretilla tenemos dos recursos creados, carretilla (m3) para producción, y carretilla (unidad), si es asignada por producción debemos asignar la cantidad de acuerdo con la actividad es decir 3,1m3 en la columna Unidades de la ventana Asignar recursos. Esto quiere decir que la carretilla debe producir o desgastarse un total de 3,1 m3 y el costo a cobrar debe ser consecuente con esto. La pala también está creada como producción y como unidad de recurso, utilizaré la asignación por unidad, en este caso se debe tener presente la vida útil que hemos considerado en la creación de la Hoja de recursos, consideré una vida útil de la pala de 100m3, esto es sólo con fines académicos, la cantidad que ustedes deben considerar debe ser la que les detalla el fabricante o la que han medido mediante la experiencia en sus obras. Entonces la asignación de la pala por unidad es 3,1/100=0,031. Muchos profesionales del área de la construcción consideran todas las herramientas en gastos generales y no en el análisis de costo de la actividad que los consume, como dije anteriormente no es mi función, ni mi intención enseñar análisis de costos, pero considero siempre las herramientas en el análisis de costos de la actividad para obtener el verdadero costo de ésta. (Ver Figura 79)

Figura 79. Asignación recursos, actividad Excavación fundaciones.

Una de las ventajas de la ventana Asignar recursos es que permanece activa para asignar en otras actividades, y que podemos asignar en varias actividades a la vez, si se consideran los mismos recursos, por ejemplo para todas las colocaciones y los retiros de Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Ci vil. Magister en I ngeniería Industri al UB B

Hoja 80



Ms-Project 2015

moldajes consideraré el Carpintero 1ra y el Jornal, sin cerrar la ventana Asignar recursos con la tecla Control presionada seleccionemos todas las actividades de colocación y retiro, luego de esto asignemos 1 Carpintero 1ra y 1 Jornal, tal como se muestra en la Figura 80.

Figura 80. Asignación de recursos a varias actividades.

Noten en la ventana de recursos que no muestra costos sino dos guiones, esto es debido a que el costo total de mano de obra considera la duración de la actividad, por lo tanto en la asignación a varias actividades los costos variables pueden ser distintos entre éstas. Para el caso de las colocaciones de moldajes si se consideran otros recursos, materiales por ejemplo, éstos se asignarán de manera particular para cada actividad. Es posible que algún evaluador de costos considere todos los recursos en la actividad de fabricación y en colocación y retiro sólo la mano de obra, para este caso no será necesario ingresar más recursos. Asignaré a la actividad colocación de moldajes de cimientos fundación, los recursos restantes, las cantidades asignadas deben estar cubicadas considerando vuestros rendimientos, yo asignaré cantidades arbitrarias. Para esto seleccionar con el cursor esta actividad (con esto se deseleccionan las restantes). La ventana Asignar recursos presenta más ventajas como por ejemplo filtro de recursos, si se tiene una base de datos de muchos recursos y resulta “molesto” buscar en el

listado, entonces es útil el filtro, para esto presionar , y activar la opción Filtrar por, y seleccionar la opción Grupo donde escribamos el nombre del grupo de recursos que queremos que filtre el listado, para este caso escribamos Materiales con esto sólo mostrará los Materiales además de los recursos ya asignados. (Ver Figura 81).


Hoja 81



Ms-Project 2015

Figura 81. Filtro de recursos en Asignar recursos.

En la actividad colocación de moldajes cimiento fundación agregué los recursos detallados en la Figura 82:

Figura 82. Asignación recursos actividad Colocación moldaje cimiento fundación

Es esta actividad además de los recursos ya asignados se requiere un recurso que no está en el listado, por ejemplo clavo de 3”, para ingresar este nuevo recurso podemos hacerlo

directamente en la Hoja de recursos como hemos aprendido o agregarlo escribiendo su nombre directamente en la ventana Asignar recursos, al final del listado, luego de esto hacer h acer doble clic en el nombre para ingresar el resto de los datos en la ventana Información del recurso, en la opción General de esta ventana ingresar: Grupo: Materiales, Tipo: Material, Etiqueta de material: kg y en la opción Costo consideraré $500 para el valor del kg de clavo de 3”. (Ver Figura 83) Todos los recursos que no hemos ingresado antes, podemos ingresarlos directamente en la ventana Asignar recursos, visto anteriormente, así también en el área 3, escribiéndolos directamente al final de ésta, luego al dar doble clic en el nombre se procede de la misma manera vista anteriormente. Pre Pr eparado rado po por: A nto ntonio Molina C., Constructo Constructorr Ci vil. Ma M agist gi steer en I ngenierí ngenieríaa Ind I ndust ustriri al UB B

Hoja 82



Ms-Project 2015

Figura 83. Ingreso de datos para recursos nuevos.

Luego de esto asignar 0,5 kg de clavo de 3” a la actividad analizada.

Para el caso de las confecciones es posible también asignar los recursos como grupo, la metodología de cálculos de recursos puede ser propia de cada evaluador de costos, yo consideraré el siguiente método para todas las confecciones de moldajes que consideran los mismos recursos pero cantidades distintas, de acuerdo con la siguiente tabla. Cantidades de recursos

No 1 2 3 4

A ctivida ctivi dad d Conf. Conf. Conf. Conf.

Moldaje Moldaje Moldaje Moldaje

cimiento s/c pilares cadenas

C anti anti dad dad C arpinte arpi nterr o Jo J ornal 1ra 8,6 m2 3,0 m2 3,9 m2 8,6 m2

1 1 1 1

1 1 1 1

Pino Pi no 1x4 10 3,5 4,5 10

Pino 2x2 7 2,5 3,2 7

Clavo

Clavo

2”

3”

0,5 0,2 0,3 0,5

0 0 0 0

Tabla 7. Cubicación de recursos para actividades de Confección de moldajes.

Para el análisis de costos de las actividades seleccionemos todas las actividades de confección de moldajes, luego ingresar los recursos y sus cantidades correspondientes a Conf. Moldaje cimiento, Ms-Project ingresará en todas las actividades seleccionadas los mismos recursos y sus cantidades (Ver Figura 87), luego seleccionar la actividad Conf. Moldajes s/c y en el área 3 cambiar cantidades por las de la tabla en los recursos que hayan cambiado, de manera similar se procede para Conf. Moldaje pilares. (Ver Figura 84). Nota: Para este caso en particular opté por ingresar las cantidades para la actividad 1, Conf. Moldajes cimiento, considerando que los mismos recursos y sus cantidades se repiten a lo menos en una actividad más, y resulta entonces más fácil cambiar sólo dos actividades que cambiarlas todas. Como dije anteriormente no es mi intención enseñar análisis de costos, en esta metodología calculé los recursos de las actividades 2,3 y 4 según la actividad 1 y considerando proporciones, por ejemplo el pino 1x4 está en una relación (10pza/8,6 m2), entonces para la actividad 2 la cantidad de pino 1x4 es (10 pza/8,6 m2)*3 m2=3,49 pza.


Hoja 83



Ms-Project 2015

Figura 84. Ingreso de recursos a actividades de confección.

Figura 85. Ingreso de recursos a actividades de confección.

Para el resto de las actividades podemos seguir cualquiera de los dos métodos vistos anteriormente, es decir asignar recursos mediante el menú desplegable en el área 3, o asignarlos por medio de la ventana Asignar recursos. También es posible que tengan algunos proyectos donde se han estudiado los análisis de costos de actividades similares, que pueden tener las mismas cubicaciones y los mismos recursos, o pueden tener cantidades de obras distintas y por consiguiente cantidades de recursos distintas, considerando que la cantidad de recursos que se debe ingresar debe ser consecuente con la cantidad de obra de cada actividad. Para enseñarles cómo pueden copiar los análisis de costos de otros proyectos, considerando el supuesto que ustedes puedan tener proyectos ya estudiados con actividades similares y que además en la construcción el tiempo es oro (aunque creo que en todo orden de cosa el tiempo sí es oro), y todo lo que podamos hacer para economizar este recurso tan escaso y valioso es bienvenido, les enseñaré el famoso “copiar – pegar” en Ms-Project.


Hoja 84



Ms-Project 2015

Utilizaré un archivo donde están todos los análisis de costos de las actividades ya realizados, consideraré este para “pegar” los análisis en el archivo de ejemplo. Quiero dejar claro (como en varias veces antes en este manual) que los análisis de costos son irreales, no están hechos para ser utilizados como referencia para obras u proyectos, sólo pretende ser ejemplo de los pasos para realizar análisis de costos en MsProject. Aclarado lo anterior, para copiar análisis anteriores debemos abrir ambos archivos (para mi caso Clase 4-Presupuesto y Presupuesto completo), luego de esto en ambos archivos cerrar el área 3 (vista de formularios/detalles) y desde la barra de vistas seleccionar Uso de tareas, pueden ver en esta vista que se muestran los recursos de todas las actividades, para nuestro caso no hemos hecho el análisis de la actividad “Conf. y coloc. emplantillado” entonces seleccionar del archivo, Presupuesto completo, los recursos de esta actividad y botón de la derecha en la selección y del menú desplegable seleccionar selec cionar Copiar asignación (Control + C), luego en el archivo Clase4-Presupuestos, seleccionar la línea que corresponda a la misma actividad y desplegar el menú con botón de la derecha y seleccionar la opción Pegar, con esto hemos pegado los recursos de la actividad de un presupuesto antiguo a un presupuesto nuevo (Ver Figura 86).

Figura 86. Copiar recursos de proyecto antiguo a proyecto nuevo.

Para las siguientes actividades realizaré el mismo proceso de copiar y pegar Análisis de costos del proyecto Presupuesto completo al Clase4-Presupuestos. Para el caso de las actividades de confección y colocación de enfierraduras quiero recordarles que el subcontrato de enfierraduras está dividido en Fabricación (Enfierrador F (kg)), en Colocación (Enfierrador C (kg)), y en Colocación y Fabricación (Enfierrador F/C (kg)) y se ha asignado de acuerdo con la operación que realice el subcontratista. Nota: El proyecto antiguo del cual se quieren pegar los análisis de costos no debe estar CONTROLADO.


Hoja 85



Ms-Project 2015

Al haber realizado los análisis de costos de todas las actividades, por cualquier método (área 3 (vista de formularios), o Asignar recursos o Copiar-Pegar desde otro proyecto), podemos apreciar que el Presupuesto Actual debe desplegar los costos de todas las actividades, las tareas resúmenes y la tarea resumen del proyecto (costo total), recuerden que estos costos son sólo de referencia académica. Es bueno a esta altura, si no lo han hecho ya, guardar el archivo; sigamos por el momento con el mismo nombre, es decir Clase4-Presupuestos. Verifiquemos además que los otros presupuestos, Presupuesto Real, y Previsto, permanecen con sus costos en cero, pues aún no se ejecutan para el caso del Real y no se asignan los valores para el caso previsto, ya veremos éstos y su utilidad cuando aprendamos como Ms-Project realiza el control de obra o seguimiento.

Figura 87. Proyecto con Costos Actuales.

Con el proyecto terminado en lo que se refiere al análisis de costos estimados, antes de imprimir presupuestos, flujo de caja, debemos revisar el estudio, lo primero que debemos revisar son los recursos, sus cantidades, gráficos, entender los gráficos y como los podemos utilizar para mejorar nuestra planificación, luego de esto podemos revisar los informes de Presupuesto y Flujo de caja.


Hoja 86



Ms-Project 2015

4.3. Análisis de gráficos de recursos en Ms-Project En este capítulo aprenderemos a revisar los gráficos de recursos (sólo los más importantes, el resto es responsabilidad de ustedes), para revisar los gráficos hay que seleccionar de la Barra de vistas el botón Gráfico de recursos, o menú Ver opción Gráfico de recursos. Para Ms-Project 2010 Gráficos de recursos se puede seleccionar mediante la Barra de vistas botón Gráfico de recursos, o menú de Tarea opción Ver. Antes de seleccionar la opción Gráfico de recursos, es conveniente para esta primera parte del estudio cerrar la vista de formularios (Área 3) para poder ver los gráficos generales del proyecto y no para cada actividad (pasos que veremos más adelante), entonces hay que dejar la vista del proyecto tal como se aprecia en la Figura 87, luego de esto presionar el botón Gráfico de recursos.

Nota: Como el archivo de ejemplo de planificación del proyecto muro de albañilería tiene fecha de inicio jue 07-08-08, para actualizarlo a una fecha más cercana, supondré una fecha de inicio para el 9 de abril del 2012, ya veré de acuerdo al avance de la escritura de este manual su fecha definitiva de inicio para que nos coincida con la fecha de presentación al mandante y la fecha de control de obra de acuerdo con la figura 63 Diagrama Estados del proyecto.

4.3.1. Análisis de Gráficos de recursos con costo variable La vista Gráfico de recursos se puede apreciar en la figura 88; acá, al igual que para el análisis de costos, nombraré esta vista en dos áreas sólo para efectos académicos y poder diferenciar estas áreas en esta vista.

Figura 88. Gráfico de recursos.

En el Área 1 podemos seleccionar el recurso que se grafica en el área de gráficos (Área 2) mediante la barra de desplazamiento. El Área 2 es donde se grafican los datos para el recurso seleccionado, ya veremos con más detalle las distintas opciones para ver Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Ci vil. Magister en I ngeniería Industri al UB B

Hoja 87



Ms-Project 2015

información y cambiar los gráficos y su utilidad. Si no se ve un gráfico y tiene recursos asignados dar doble clic al botón de desplazamiento al inicio de la barra del área 2. Si cambiamos los recursos con la barra de desplazamiento del Área 1, podemos ver que están todos los recursos del proyecto, (todos los creados en la hoja de recursos, asignados o no a las actividades), esto es porque no están filtrados, ya veremos más adelante el uso de filtros y su utilidad. También es posible cambiar la escala temporal del gráfico mediante las opciones de Zoom Alejar – Acercar , (Para Ms-Project 2010 Menú Vista opción Zoom), opciones que más que hacer un zoom a la vista cambian la escala de tiempo del gráfico desde minutos hasta semestres. Analicemos el gráfico del carpintero que tenemos en la Figura 91, el gráfico en sí tiene una sección en azul (en nivel 1) y sobre éste en rojo, esto indica que el recurso carpintero de 1ra está sobreasignado en una unidad, considerando para esto la capacidad máxima que inicialmente considera Project igual a uno y que dejamos tal cual para poder analizarlas en este momento. Este gráfico es una curva de contrato y despido del carpintero, en estricto rigor nos indica lo siguiente: Lunes 9 de abril necesitamos un carpintero, el martes 10 necesitamos dos, el miércoles 11 necesitamos uno (deberíamos despedir uno), los días jueves y viernes no necesitamos carpinteros por lo tanto deberíamos (de acuerdo con el gráfico) despedir el que nos quedaba y volver a contratarlo los días lunes 16 y martes 17 de abril. Esto que nos indica Ms-Project es imposible de hacer desde el punto de vista social o de planificación del recurso humano, entonces debemos decidir con cuántos recursos Carpintero de 1ra contaremos en nuestra obra, de acuerdo con el gráfico la cantidad máxima de recursos son dos, pero esta cantidad sólo es necesaria un día del total de nueve en los que se requieren carpinteros. Seguramente si ustedes van a decirle a su jefe que necesitan 2 carpinteros para vuestro proyecto, recibirán un rotundo NO; bueno, la verdad, si yo fuera el jefe les diría lo mismo, pero esperaría de ustedes una respuesta a este No tan rotundo, por ejemplo: “E stá bien pero

el día que necesitamos dos carpinteros y tendremos sólo uno, ese día probablemente nos atrasaremos por tener menos recursos, o tendremos que utilizar horas extras para disminuir o eliminar este atraso y eso por consiguiente subirá los costos, entonces señor Jefe, ¿está de acuerdo en asumir esta responsabilidad? ”, bueno pueden usar el lenguaje que

ustedes quieran pero la verdad es que trato de indicarles que un planificador debe poder ver el futuro en los proyectos ante cualquier variación y proyectar soluciones, y los distintos escenarios al analizar los datos que nos presenta el Ms-Project. Para todos los recursos que dependen del tiempo el análisis es similar, ¿pero cómo se procede ante la posibilidad de que el jefe sí nos diga que podemos tener los recursos que hemos solicitado? que no necesariamente es el máximo, es decir si de acuerdo con la curva ocupacional (para cualquier recurso variable) necesitamos 4 unidades, y de acuerdo con los análisis y peticiones con el jefe acordamos en trabajar con 3, que presenta una buena media de trabajo, esta cantidad es entonces la capacidad máxima del recurso en cuestión, para cambiar el valor desde el gráfico del recurso presionar el botón Hoja de recursos de la barra de vistas y cambiar la Capacidad máxima al valor acordado, luego volver el cursor a la línea del recurso y nuevamente regresar al Gráfico de recursos presionando el botón correspondiente en la barra de vistas.


Hoja 88



Ms-Project 2015

Ahora analicemos los costos de los recursos que dependen del tiempo, también teniendo como ejemplo al Carpintero de 1ra, para esto en el área de gráfico con el botón de la derecha desplegar el menú, vean que tenemos seleccionada la opción Unidades de recursos asignadas, que gráfica las unidades de recursos, también asumo que han visto que hay varias opciones disponibles para graficar, no las veremos todas, sólo las de costos, asumo que ustedes lo harán considerando su espíritu investigador. De este menú seleccionemos primero la opción costo y analicemos el gráfico resultante. Antes de analizar el gráfico cambiemos la escala temporal de este dando doble clic en ésta y de la opción Nivel inferior , seleccionar del menú desplegable la opción 1,2,3,4 (Desde el comienzo).(Ver Figura 89)

Figura 89. Gráfico de costos del recurso Carpintero 1ra.

Este gráfico nos indica que el primero y segundo día gastaremos $15.000 respectivamente, $6.667 el tercero, $3.333 el octavo, del cuarto al séptimo día no gastaremos en carpintero, y $10.833 el noveno día, que es el último día que necesitaremos carpintero en nuestro proyecto. Antes de establecer comentarios o juicios de este gráfico, quiero que veamos cual es el costo total de carpintero que nos presenta Ms-Project, en el menú desplegable del área de gráfico seleccionar Costo acumulado, el gráfico cambia automáticamente al tipo Área escalonada, yo considero que este tipo no es el apropiado para esta información de costo acumulado, aprovechemos esto para cambiar el tipo de gráfico, para esto demos doble clic en el gráfico, con lo que se desplegará la ventana Estilos de barra (Ver Figura 90)


Hoja 89



Ms-Project 2015

Figura 90. Ventana Estilos de barra.

Esta ventana está dividida en dos secciones, a la derecha los gráficos para el recurso en particular y a la izquierda para el o los recursos filtrados (veremos más adelante como filtrar y el uso de esta opción para nuestro análisis). En la sección de Recurso para Costos totales (esta opción de costos totales varía de acuerdo al tipo de información que seleccione en el menú desplegable), seleccionar en Mostrar como: línea, como decía desde mi punto de vista este tipo de gráfico es más indicado para costos acumulados. (Ver Figura 91)

Figura 91. Gráfico Costo acumulado (Gráfico de Línea).

De acuerdo con el gráfico el costo total que según Ms-Project tenemos considerado para recurso Carpintero 1ra es de $50.833, pero este valor NO es el valor que realmente gastaremos (en caso de que lo real se ajuste a lo programado). Ms-Project nos entrega el valor de tiempo efectivamente asignado a la actividad (seleccionar trabajo en el menú desplegable), por ejemplo si tenemos un solo carpintero con un costo de $15.000/día y éste trabaja sólo en dos actividades que se ejecutan en días seguidos éstas a su vez sólo duran medio día cada una, entonces Project nos entregará el costo de carpintero de acuerdo con la siguiente fórmula:(1*$15000 *0,5)+:(1*$15000 *0,5)=$15.000.


Hoja 90



Ms-Project 2015

El valor real que debemos informar es = 1 Carpintero * 2 días * $15.000= $30.000, considerando que tendremos al carpintero dos días y debemos pagarle los días completos (obvio más impuestos). Entonces ¿Quiere decir qué Ms-Project nos entrega valores errados de mano de obra? Bueno, la respuesta es sí y no… y no es una metáfora esto del sí y no, sino que si queremos informar al Jefe que el valor que considerar para Carpintero es el que entrega Project, entonces este valor está errado, pero si queremos entregar el valor de tiempo efectivo por el recurso, entonces este valor está bien. Pero ¿Qué valor nos sirve? Está bien, no diré ambos porque no terminaríamos nunca con este análisis metafórico, (pero la verdad nos sirven ambos), el que deberíamos informar al jefe y considerar en el presupuesto es el valor que considere todas las unidades de recursos que tengamos y la cantidad de tiempo que los tengamos, esta información sí la entrega Ms-Project con bastante detalle, y quiero dejar claro; TODOS, pero todos los software de análisis de costos hacen este mismo análisis de costo, el costo total de mano de obra (y maquinarias) debemos realizarlo nosotros en alguna planilla de cálculo, los sistemas de planificación como Ms-Project presenta ventajas para la elaboración de estos cálculos pues nos muestra de manera fácil el tiempo que debemos disponer de los recursos con costos variables. Entonces, recordemos que decidimos (o nuestro jefe decidió) trabajar en nuestro proyecto con un carpintero y éste estará contratado por nueve días; además, consideramos también trabajar con horas extras. En estricto rigor no se debería planificar considerando horas extras, deberían ser utilizadas para los posibles atrasos de la obra en la etapa real del proyecto. Obtengamos el valor de Carpintero 1ra que debemos informar al jefe y considerar en nuestro presupuesto, para esto con los datos de Project he realizado una simple planilla en Excel, en esta podemos obtener el costo total del Carpintero de 1ra y es $135.000 (más leyes sociales) versus los $50.333 que nos entrega Ms-Project y que es el costo por tiempo efectivo; en la planilla he considerado además un gráfico para el jornal a modo de ejemplo. (Ver Figura 92). Les sugiero realizar siempre gráficos similares para todos los recursos con costos variables (mano de obra, maquinarias), y con éstos también se puede obtener el costo total de cada grupo de recursos, considerando un gráfico resumen, o sumando las cantidades parciales, o ustedes pueden idear un sistema mejor en base a la información entregada por Project, y de esto no me cabe ninguna duda.


Hoja 91



Ms-Project 2015

Recurso: Carpintero 1ra

Costo Día

$ 15.000

Tiempo Proyecto

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Cantidad

1

1

1

1

1

1

1

1

1

Costo Total

$ 135.000 Recurso: Jornal

Costo Día

$ 8.000

Tiempo Proyecto

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

cant J.

2

2

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

Costo Total

$ 88.000

Figura 92. Gráfico de costo total de Carpintero (Excel en base a datos de Ms -Project).

4.3.2. Análisis de Gráficos de recursos con costo fijo Para el caso de los recursos con costos fijos analizaremos el ladrillo; entonces, para esto desplazar en el área 1 hasta este recurso, y en él área de gráficos seleccionemosUnidades de recursos asignadas mediante el menú desplegable. (Ver Figura 93)

Figura 93. Gráfico Unidades de recursos para ladrillo.

De este gráfico seguramente diríamos que los días cuatro, cinco y ocho se necesitan 225 unidades de ladrillos, es decir 675 unidades, pero ¿Cómo puede ser esto si en el análisis de costo solamente asigné 450 unidades (verifiquen esto, seleccionando del menú Ventana la opción Dividir) (Ver Figura 94) Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Ci vil. Magister en I ngeniería Industri al UB B

Hoja 92



Ms-Project 2015

Figura 94. Gráfico recurso, Ventana dividida.

Ms-Project en las unidades de recursos asignadas nos muestra un rendimiento diario programado de acuerdo con la cantidad que ingresamos y la duración de la actividad, es decir: 450 unidades /2 días=225 Unidades día. Si la actividad albañilería se iniciara a las 8:00 h de la mañana del día cuatro esta terminaría a las 18:00 h del día cinco, pero ésta no inicia a las 8:00 h de la mañana sino a las 11 h. del día cuatro, si cambian la escala temporal hasta ver los minutos (cada 15 minutos) pueden ver el inicio y término de cada actividad del proyecto. Para ver las cantidades que necesitamos cada día debemos seleccionar del menú desplegable la opción Trabajo. (Ver Figura 95)

Figura 95. Gráfico Trabajo, para recurso ladrillo.

Este gráfico sí nos muestra la cantidad programada para cada día, nos indica que el día cuatro del proyecto necesitamos 150 ladrillos, 225 unidades para el día cinco y en el día ocho necesitamos 75 unidades. Esta información es valiosa para un buen planificador, nos sirve para programar nuestros pedidos de materiales, en este caso para el recurso ladrillo, no creo que ustedes Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Ci vil. Magister en I ngeniería Industri al UB B

Hoja 93



Ms-Project 2015

pedirán de acuerdo con el gráfico las cantidades diarias que nos muestra, Ms-Project espera que programemos de manera más profesional, entonces: ¿Cuántos ladrillos pedimos? y

¿Cuándo pedimos estos ladri llos?

Las responderé en orden, primero para responder a: ¿Cuántos ladrillos pedimos? Esto depende de varios factores, primero la capacidad de almacenamiento, y del consumo de recursos. Es decir si tenemos una capacidad de almacenamiento mayor o igual a 450 ladrillos debemos pedirlos todos para que estén disponibles el primer día de trabajo de esta actividad. ¿Cuándo pedimos estos ladrillos? Esta pregunta se refiere a cuánto tiempo antes pedimos el material para que esté en obra y no atrasarnos, para esto consideremos el esquema de la figura 96.

Figura 96. Esquema de tiempos de pedido de materiales.

Para determinar la fecha de pedido del material, es necesario a lo menos tener claros dos tiempos. El tiempo 1 (T1) está determinado por el tiempo que se demoran en procesar la orden de pedido en la oficina central y enviarla al proveedor, para el ejemplo yo asumiré tres días. El tiempo 2 (T2) es el tiempo que se demora en procesar la orden de pedido el proveedor hasta el momento que realiza el despacho y tiempo de traslado; para todo este tiempo consideré cuatro días, entonces para este supuesto caso la orden del material desde la obra debe ser enviada a lo menos con 7 días hábiles para evitar atrasos. Para todas las opciones de gráficos anteriores y las siguientes, como hemos visto, podemos dividir el área de gráfico de recursos, y mostrar en esta nueva sección información importante para el análisis, como Programación, Costo, Trabajo, Notas y Objetos, y además poder combinar con cualquiera de la información disponible del gráfico. (Ver Figura 97).


Hoja 94



Ms-Project 2015

Figura 97. Gráfico recursos, pantalla dividida.

Espero que se den cuenta de la utilidad de estos gráficos y que les hayan quedado claros los puntos anteriores, pero, aun hay más provecho y opciones de la opción Gráficos de recursos que podemos y debemos conocer.

4.3.3. Análisis de Gráficos de recursos con filtro de Grupo Hasta el momento solamente hemos visto recursos sin filtrar, en el área de recursos están todos los que creamos en la hoja de recursos, estén asignados al proyecto o no, independiente de su grupo, o tipo, entonces es necesario saber cómo poder filtrar estos recursos para poder responder a preguntas tales como: ¿Cuánto tenemos planificado gastar

en todos los materiales? ¿Cuál es el recurso más incidente en el total de gasto de materiales? Estas preguntas pueden ser realizadas para cada grupo de recursos como mano

de obra, maquinarias, tratos y el grupo que hayamos creado y en el que queramos ver costos y datos totales. Para ver los tipos de filtros para los recursos, revisar el menú Proyecto, opción Filtro para, tenemos varias opciones de filtro, además de Más filtro, donde podemos crear filtros personalizados, considerando campos y operaciones de filtro. En Ms-Project 2010 en menú Formato seleccionar Filtro y la opción correspondiente.

Si bien todas son útiles, algunas más otras obviamente menos, yo uso principalmente la opción Grupo… donde podemos escribir el nombre del grupo que queremos filtrar, para el ejemplo escriban Materiales, es importante tener claro el nombre que hemos escrito en la columna grupo de la Hoja de recursos, por ejemplo si escribimos Material, no nos mostrará recursos (a menos que haya algún grupo material y recursos en éste). (Ver Figura 98)


Hoja 95



Ms-Project 2015

Figura 98. Filtro para recursos (filtro Grupo…)

Luego de esto tendremos en el área 1 sólo los recursos del grupo Materiales, para poder graficar datos totales del botón seleccionar del menú Formato la opción Estilos de barra o doble clic en el área de gráfico. Para Ms-Project 2010 en Menú Formato seleccionar botón Estilos de barra En el área de gráfico seleccionar del menú desplegable la opción Costo acumulado, luego doble clic en esta área y en la sección Recurso filtrado en la opción Costos totales, Mostrar cómo: seleccionar el gráfico Línea y cambiar el color a Rojo (por ejemplo), en la sección Recurso (de la misma ventana), seleccionar en Mostrar cómo: también Línea y verificar que el color sea distinto al elegido anteriormente, presionar Aceptar. Para mayor información, dividir la ventana de gráficos si la ha cerrado (vista de formularios), para encontrar el recurso más incidente en el costo basta mover la barra de desplazamiento del área 1 hasta que se muestre la curva en azul que sea más incidente; para el caso del ejemplo del muro de albañilería es el cemento corriente. Si ha seguido correctamente los pasos anteriores debería tener su proyecto de la manera que se muestra en la Figura 99.


Hoja 96



Ms-Project 2015

Figura 99. Gráfico Costo total grupo: Materiales y cemento corriente.

Con el gráfico respondemos a las dos preguntas planteadas, el costo total estimado de Materiales para el muro de albañilería son $319.904, y el recurso más incidente es el Cemento corriente. El costo total del cemento no se muestra en este gráfico, pero en la ventana de información se muestran los parciales seleccionando la opción Costo, tal como se muestra en la figura 99. De manera similar a las vistas anteriormente podemos revisar el resto de los recursos , determinar capacidades máximas, costos totales y parciales planificados, reprogramar el proyecto antes de esta revisión o tomar medidas de ajuste si las estimamos necesarias, antes de pasar al siguiente punto que es revisar los informes que nos entrega Project para presentarlos al mandante.

4.4.

Informes de costos en Ms-Project

Por supuesto antes de presentarles a nuestro Jefe y/o mandante los informes de presupuesto y flujo de caja (entre otros) debemos revisarlos, arreglarlos y conocerlos bien, y estar preparados antes las preguntas que seguro nos harán; es lo que veremos en este punto. Para acceder a los informes en Ms-Project 2007 menú Informes opción Informe. En Ms-Project 2010 menú Proyecto botón Informes. Project 2007 y 2010 tienen informes Visuales que en los cuales se pueden obtener distintos informes incluyendo programación para mejorar su aspecto, ver capítulo 6. Ms-Project tiene varios informes disponibles, veremos los más importantes para un proyecto de construcción, y principalmente porque son los que se necesitan para presentar al mandante, veremos lo bueno y lo malo de estos informes, y cómo podemos arreglar la presentación, de ser posible. Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Ci vil. Magister en I ngeniería Industri al UB B

Hoja 97



Ms-Project 2015

El problema de estos informes de Ms-Project es la rigidez de su estructura, que si bien es cierto se puede modificar, esta modificación es bastante limitada; en general no uso los informes de Project directamente, lo bueno es que primero muchos informes pueden ser realizados con base en tablas personalizadas, y segundo, que estas tablas pueden ser exportadas a Excel y ahí construir un informe con más detalles y de mejor presentación. Además no olviden que en Ms-Project debemos trabajar con costos directos, y por lo tanto no son los costos que debemos presentar al mandante; al mandante se le presenta el Precio de venta, y sugiero este informe final hacerlo en base al de Project pero en una planilla de cálculo Excel, o para los más avanzados, si saben Visual Basic y/o macros, pueden generar sus propios informes de manera más fácil y automática.

4.4.1. Informe de Presupuesto de costos en Ms-Project Luego de seleccionada la opción Informes se despliega la ventana Informes (Ver Figura 100)

Figura 100. Ventana Informes.

Para seleccionar el informe de presupuesto de Ms-Project, dar doble clic en el botón Costos, luego en Presupuesto, se tiene el informe de la figura 101.

Figura 101. Informe Presupuesto (tabla costo)

Seguramente pueden ver que el informe inicial para un 99,9% de los constructores no tiene utilidad tal cual está, bueno mi intención es enseñar a arreglar lo que se pueda (y nos permita Project) y mejorar para una presentación como seguramente ese 99,9% espera. Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Ci vil. Magister en I ngeniería Industri al UB B

Hoja 98



Ms-Project 2015

Ms-Project inicialmente confecciona el informe en base a la tabla de costos y con parámetros prefijados, para cambiar estos realizar los siguientes pasos: Cerrar el informe, luego doble clic en botón Costos, y seleccionar Presupuesto en ventana Informe de costos (no presionar el botón seleccionar, solo un clic), y luego presionar el botón Modificar, nos desplegará la ventana Informe de tareas, realizar en éstas los siguientes pasos: 1) En la opción Definición seleccionar en Tabla: Presupuesto Actual (Figura 102)

Figura 102. Informe de tarea: opción Definición.

2) En la opción Detalles deseleccionar Mostrar totales (Figura 103)

Figura 103. Informe de tarea: opción Detalles.

3) En la opción Ordenar deseleccionar Mostrar totales, cambiar el primer criterio a Id y activar . (Ver Figura 104)


Hoja 99



Ms-Project 2015

Figura 104. Informe de tarea: opción Ordenar.

Luego de estos cambios presionar Aceptar y luego doble clic en Presupuesto o el botón Seleccionar, con esto nos despliega el informe que hemos modificado (Ver Figura 105), bueno en mi opinión, igual este informe aun no es para dejar conforme al 99,9% de los planificadores (o lectores de este manual), no quiero dar ahora porcentajes de aceptación pero si les aseguro que podemos mejorar la presentación aún más, pero no en Ms-Project sino en Excel o cualquier planilla de cálculo.

Figura 105. Informe de Presupuesto modificado en base a tabla Presupuesto Actual.

Este informe (Figura 105) está bastante mejor que el anterior (Figura 101), podríamos presentarlo al Jefe pues es un buen informe de Costo directo, y es generalmente él quien le agrega los porcentajes faltantes para llegar al precio de venta; bueno, pueden ustedes ser Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Ci vil. Magister en I ngeniería Industri al UB B

Hoja 100



Ms-Project 2015

también los responsables de este paso, entonces veremos qué podemos hacer para generar un presupuesto de precio de venta, considerare solamente los pasos generales.

4.4.2. Informe de Presupuesto de costos en Excel Como hemos generado las tablas de costos (Presupuesto Actual, Presupuesto Real y Presupuesto Previsto) entonces les indicaré los pasos para crear en una planilla de cálculo con el presupuesto de precio de venta según el presupuesto de costo directo. Para esto seguiremos los siguientes pasos: Cerrar la vista previa del informe y la ventana Informes, para los pasos tomaré la tabla de Presupuesto Actual, pero es obvio que puede ser cualesquiera de ellos dependiendo del informe y de la etapa del proyecto que se trate. Los pasos a seguir son los siguientes: Paso 1: Para Ms-Project 2007 en menú Herramientas seleccionar opción Opciones y en la opción activar Seguridad Para Ms-Project 2010 en menú Archivo seleccionar Opciones luego Centro de confianza y el botón y en Formato heredado .

Paso 2: Del menú Archivo seleccionar la opción Guardar cómo y en Tipo seleccionar Libro de Microsoft Excel, (en Ms-Project 2010 seleccionar Libro de Excel), cambiémosle nombre al archivo a Presupuesto Actual, recuerden la ubicación en donde están guardando su archivo, no es raro que al mejor planificador se le olvide o no recuerde dónde ha guardado sus archivos o en qué carpeta, les sugiero además guardar la fecha del archivo en algún lugar o en el mismo nombre del archivo. También pueden guardar en vez de Libro de Excel una Tabla dinámica de Microsoft Excel, los pasos son similares, aunque los resultados obtenidos en Excel serán distintos, para nuestras necesidades ocuparemos Libro de Excel. Luego de cambiado el nombre, presionar el botón Aceptar, con lo que se activa la ventana Asistente para exportación presionar el botón Siguiente hasta la sección Opciones de equivalencia, activar acá cualesquiera de los check box (o los tres) y luego presionar el botón Siguiente (Ver Figura 106).


Hoja 101



Ms-Project 2015

Figura 106. Asistente para exportación-Opciones de equivalencia.

Luego de esto tenemos la ventana de la Figura 107, en donde deberíamos ingresar los campos de acuerdo con la tabla que queremos crear en Excel, tanto Ms-Project como yo sabemos que no se acordarán de los nombres de los campos o de que nuestro tiempo siempre es limitado así que todo lo que sea para economizar este recursos es bienvenido, en virtud de esto Ms-Project creó el botón al presionar éste nos despliega un listado de tablas, elijamos de este listado Presupuesto Actual y al presionar el botón Aceptar nos traslada todos los campos de esta tabla a la ventana Asistente para exportación – E quivalencia de tareas (Ver Figura 107), luego al presionar Finalizar nos crea un archivo de Excel con el nombre ingresado.

Figura 107. Asistente para exportación – Equivalencia de tareas.

Posteriormente cargar desde Excel el archivo que Ms-Project nos creó, tenemos la tabla Presupuesto Actual en Excel, en esta planilla es posible entonces crear o modificarla para construir un Presupuesto de Precio de venta. Yo les sugiero crear una planilla donde tengan hojas de cálculo para determinar el costo estimado de mano de obra, gastos generales, Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Ci vil. Magister en I ngeniería Industri al UB B

Hoja 102



Ms-Project 2015

gastos financieros, leyes sociales y el Presupuesto de Precio de venta, el cual es creado en base a las anteriores planillas y teniendo como base el presupuesto de costo directo (Ver Figura 108).

Figura 108. Planilla Excel para General el Presupuesto de Precio de venta.

En esta planilla ya he modificado básicamente el presupuesto de costo directo, no creo necesario profundizar en los pasos en Excel, no es parte de este manual, quizás en una futura nueva versión les entregue las planillas y los pasos para generar el presupuesto de venta.

4.4.3. Informe de Presupuesto detallado en Ms-Project Seguramente ustedes querrán ver detalles de la asignación de recursos a las actividades, (análisis de costos en las actividades), veamos los pasos para obtener este informe en Ms-Project. De la ventana Informes, seleccionar el botón Costos y luego para el informe Presupuesto presionar el botón Modificar en la opción Definición, cambiar el Nombre a: I nforme Presupuesto Detallado o a Presupuesto Actual Detallado en la opción Detalles, seleccionar de la sección Asignación , activar y , la opción Ordenar está correcta con el informe anterior (debería estar ordenada de manera ascendente por el criterio Id), luego de esto presionar el botón Aceptar. (Ver Figura 109).


Hoja 103



Ms-Project 2015

Figura 109. Pasos para Informe de costos detallado.

Luego de estos pasos no deben presionar o seleccionar la opción de Presupuesto pues al cambiarle nombre al informe estamos personalizando y creando nuestros propios informes y éstos estarán disponibles en la opción (botón) Personalizados de la ventana Informes, entonces cierren la ventana Informes de costos y presionen el botón Personalizados (Ver Figura 110)

Figura 110. Informes personalizados.

En la ventana Informes personalizados podemos crear nuevos informes, copiar, modificar, entre otras opciones, además de ir directamente al Organizador, opción que veremos más adelante con más detalle. Para ver el informe creado presionar el botón Vista Previa.


Hoja 104



Ms-Project 2015

Figura 111. Vista previa Informe presupuesto detallado.

Este informe nos presenta detalles del análisis de costos que hemos hecho para cada actividad. Este informe tal como está no puede ser enviado con esta estructura a Excel, pero en el punto anterior aprendimos que si seleccionamos la opción de la ventana Opciones de equivalencia del Asistente para exportación nos generará el informe de costos con los recursos asignados en cada actividad. (Ver Figura 111).

4.4.4. Informe de Flujo de Caja en Ms-Project Seguramente querremos tener detalles impresos de las asignaciones (recursos) hechas a cada actividad en el presupuesto, es decir informe que nos imprima el análisis de costos para cada actividad. Seleccionar del menú Informes la opción Informes… y en Informes de costos seleccionar Flujo de caja, con esto nos generará el informe de la figura 112.


Hoja 105



Ms-Project 2015

Figura 112. Informe de Flujo de Caja Semanal.

Este informe que genera inicialmente Ms-Project es un Flujo de Caja semanal, Project ha ingresado los costos de acuerdo con lo que hemos seleccionado en la columna Acumular de la Hoja de recursos. En este informe podemos cambiar el periodo dependiendo de la duración de nuestro proyecto, y de los requerimientos del Mandante o Jefe, también podemos crear informes personalizados y guardarlos para proyectos futuros. Para aprender esto, cerrar la vista previa en el informe de flujo de caja y en la ventana Informes de costos, presionar el botón Modificar (seleccionando una vez el flujo de caja en caso de no estar seleccionado), cambiar el nombre a Flujo de caja Semanal y presionar el botón Aceptar, luego nuevamente presionar el botón Modificar ahora cambiar el nombre a Flujo de caja Mensual y en la opción columna seleccionar del menú desplegable Meses y presionar el botón Aceptar (Ver Figura 113).


Hoja 106



Ms-Project 2015

Figura 113. Creación de Informes Informes personalizados personalizados de Flujo de Caja.

Para ambos informes es posible además agregar detalle de los recursos si activamos la opción . No olviden que cada vez que cambiamos nombre al informe este estará disponible en la opción Personalizados, entonces tendremos estos informes para poder ocuparlos en cualquier momento de nuestro proyecto, o para proyectos futuros mediante el Organizador, herramienta esencial de Ms-Project que veremos más adelante.

4.4.5. Impresión Malla de Programación Para imprimir la malla de programación, sea GANTT, CPM C PM O PERT el procedimiento es similar para cualesquiera de ella. El primer paso es activar la vista de la malla que deseamos imprimir, por ejemplo la malla Gantt, es importante dejar en claro que se imprimirá tal como esté en pantalla, es decir con el zoom que tengamos activado, con la tabla desplegada, entre otras opciones, entonces antes de imprimir les sugiero configurar la vista y sus detalles y utilizar la opción Vista preliminar antes de la impresión definitiva. Un paso importante es revisar la configuración de la página, para esto seleccionar del menú Archivo la opción Configurar página, en Ms-Project 2010 menú Archivo opción Imprimir y seleccionar Configurar página. También si seleccionamos Vista previa se accede a la configuración mediante el botón Configurar página. (Ver Figura 114).

Figura 114. Configuración de Página.


Hoja 107



Ms-Project 2015

No es necesario que analicemos las opciones Página y Márgenes de la ventana de configurar página, así que veremos lo importante de conocer de Encabezado, Pie de página, Leyenda y Vista. En las opciones Encabezado y Pie de página es importante saber que Ms-Project divide el encabezado de la hoja de impresión en tres áreas: Izquierda, Centro y Derecha y en cada una de estas áreas es posible ingresar información como la detallada en la figura 115.

Figura 115. Ingreso de Información Información para Encabezado y Pie de página.

Si tienen una impresora normal para la impresión de la malla, es posible que necesiten más de una hoja para la impresión total, entonces toda la información que se haya ingresado en cualquier área será repetida en todas las hojas, seguramente tendrán que cortar los márgenes y pegar las hojas individuales para construir una sola “gran hoja” con toda la malla,

será más fácil de revisar que hojas separadas. Es mejor imprimir la malla en un plotter o impresora de formato continuo, sino se dispone de estos medios de impresión, no dudo de vuestro ingenio para la impresión de calidad. En la opción Leyenda al igual que Pie y Encabezado de página también se divide en tres áreas, pero además genera un cuadro de información de la gráfica de las tareas, y esta información el usuario puede elegir donde se ubicará y dependerá de la opción elegida en es la opción prefijada e imprime la leyenda en cada hoja que se Leyenda en: necesite para la malla, imprime solo una hoja con la leyenda, y no imprime leyenda. Si para vuestras mallas se necesitan varias hojas les sugiero o usar una página de leyendas o simplemente no imprimir, que la información que imprime impr ime es básica y muy fácil de entender al mirar la malla. Un ejemplo de impresión (vista preliminar) la podemos ver en la figura 116. Para imprimir las vistas de CPM o PERT los pasos son similares a los vistos anteriormente, con algunas diferencias, como por ejemplo, no es posible en CPM ni PERT imprimir alguna tabla anexada a la malla, en la opción Vista no es posible configurar, por lo tanto, opciones referidas a impresión de columnas.


Hoja 108



Ms-Project 2015

Figura 116. Ejemplo de Impresión de Malla Gantt´. Gantt´.

La opción Vista permite configurar las columnas por imprimir en el caso de la Gantt, y las Notas agregadas a cada actividad en caso de haberlo hecho y otros datos que podrían ser importantes para ustedes. Luego de haber revisado los recursos, revisar gráficos de contrato y despido, acordar cantidades máximas, revisado presupuesto, flujos de caja, haber hechos los ajustes necesarios, y una vez que estemos de acuerdo que ésta es la planificación que deseamos presentar al mandante, es tiempo entonces de presentar toda la información en la propuesta y esperar los resultados, esto entonces requerirá fijar todos los datos (establecer línea de base) para realizar el seguimiento de nuestro proyecto, punto que veremos en el siguiente siguiente capítulo.


Hoja 109



Ms-Project 2015

5. Control de Obra –Seguimiento del proyecto Obviamente el control de obra o seguimiento lo realizaremos una vez que nos hemos ganado la propuesta, asumiré entonces esto para poder revisar los pasos para realizar el seguimiento de nuestro proyecto. Antes de ver los pasos para realizar el seguimiento, revisemos los tres presupuestos que hemos hecho. (Ver Figura 117)

Figura 117. Tablas de presupuestos. Actual, Previsto, Real.

Noten que los presupuestos presupuesto s Previsto y Real están en cero, el previsto porque aún no hemos establecido la línea base, (paso que veremos y explicaré más adelante), es el que deberemos usar para comparar con la realidad. El presupuesto Real está en cero porque aún no hacemos control de nuestro proyecto éste tendrá valores a medida que controlemos las actividades e informemos al Ms-Project esta realidad. El primer paso antes de ver los otros para el seguimiento es pasar las cantidades actuales a la columna “Cantidad Prevista” simplemente copiando y pegando de uno a otro. Para hacer el control utilizaremos la vista Gantt de Seguimiento y en ésta configuraremos la escala temporal y la cuadricula tal como tenemos la Gantt normal, dejemos el Presupuesto previsto en el área de tablas, dividir la pantalla para mostrar la vista de formulario, seleccionar Trazado fundación y guardar el archivo con el nombre: Clase 5- Para control.

Nota:(Para poder hacer control en tiempo real cambié la fecha de inicio del proyecto al 20-02 20-02-20 -2012 12 ) 5.1.

Establecer línea de base del proyecto

El primer paso y más importante es Establecer línea de base para el proyecto, con esto se “llenan” los campos previstos tanto de costos como de tiempos, datos que utilizaremos como

efecto de comparación, ya que son éstos los datos que q ue presentaremos al mandante y con estos también nos controlarán tanto nuestro jefe como el mandante del proyecto. Línea de Base, para: Pre Pr eparado rado po por: A nto ntonio Molina C., Constructo Constructorr Ci vil. Ma M agist gi steer en I ngenierí ngenieríaa Ind I ndust ustriri al UB B

Hoja 110



Ms-Project 2015

Ms-Project 2007 del menú de Herramientas seleccionar la opción Seguimiento y luego Establecer línea de base. En Ms-Project 2010 del menú de Proyecto presionar el botón Establecer línea base.

Figura 118. Ventana Establecer línea de base.

La primera vez que se establece línea de base siempre debe ser para el proyecto completo, con esto se llenarán los campos previstos con los datos que están en los campos actuales, de costos (costo previsto), de tiempos (comienzo previsto, duración prevista y fin previsto) y trabajo (trabajo previsto). Luego, cuando el proyecto esté en desarrollo podemos guardar Plan provisional guardando datos de la línea de base y/o comienzos y fin de las actividades para la fecha de control. Cuando el proyecto esté en desarrollo también es posible guardar línea de base para tareas seleccionadas, por ejemplo si hay aumento de obra en algunas actividades y este aumento cambia las fechas de inicio, fin y los costos, y posiblemente fechas de término del proyecto, entonces se debe guardar una nueva línea de base, recuerden que nos compararán con los datos previstos y si hay aumento de obra deben cambiar y cambian los datos, éstos deben reemplazar a los valores previstos antiguos. Presionen el botón Aceptar y vean las diferencias entre las vistas antes y después del proceso (Ver Figura 119). Volvamos a guardar el archivo con el mismo nombre.

Figura 119. Vista Gantt seguimiento antes y después de Línea de base.


Hoja 111



Ms-Project 2015

Al guardar o establecer línea de base los costos totales actuales y los costos de cada recursos se pasan a los correspondientes previstos, y estos permanecerán fijos para el posterior control, de la misma manera como expliqué antes los tiempos actuales pasarán a los campos de tiempo previstos, entonces, ya está listo nuestro proyecto para ejecutarse y empezar el seguimiento de éste.

5.2.

Seguimiento del proyecto

Asumamos que nuestro proyecto tiene 2 días de ejecutado, que hemos medido en terreno lo real y que tenemos que realizar el control al proyecto, es decir informar al MsProject de esta realidad. Para realizar el seguimiento o control debemos tener en cuenta lo siguiente: Fecha de estado o de control: es la fecha hasta donde hemos medido los datos reales y que informaremos al Project. La fecha de estado se informa en Menú Proyecto opción información del proyecto, Fecha de estado. Para nuestro ejemplo consideraré la fecha de progreso el 21-02-2012 Líneas de progreso: Son líneas que podemos mostrarlas o no en nuestro proyecto, son intervalo que nos indican la fecha de estado o la fecha de hoy en nuestra malla de programación. Para el proyecto elegiré y luego presionar el botón Aceptar. (Ver Figura 120)

Figura 120. Línea de estado del proyecto.

Guardemos en este punto nuestro proyecto con el nombre: clase6-control, debido a que ya tenemos varias actividades controladas. La línea de progreso en la fecha de estado nos muestra una línea vertical para la fecha fech a de estado que ingresamos en el punto anterior, en todas las actividades donde esta línea es Pre Pr eparado rado po por: A nto ntonio Molina C., Constructo Constructorr Ci vil. Ma M agist gi steer en I ngenierí ngenieríaa Ind I ndust ustriri al UB B

Hoja 112



Ms-Project 2015

triangular o escalonada indica que esta actividad debe ser controlada para la fecha de estado estipulada, cuando hagamos control veremos el cambio en las actividades donde se haya informado la realidad. El control o seguimiento del proyecto se hace a dos niveles, Control de tiempo y C ontrol ontrol de costos costos, ambos si a nivel de actividades y de recursos.

5.2.1. Control de tiempos Con el control de tiempo, debemos informar a Ms-Project los tiempos reales para la actividad por controlar, es decir porcentaje de avance (% completado), fecha de comienzo real, fin real, duración real y duración restante, no necesariamente debemos ingresar todo, pues si informamos por ejemplo comienzo y fin real estamos implícitamente informando la duración, si ingresamos fecha de comienzo y 100% completado estamos informando duración real, fin real. Veremos más en detalle en el proyecto de ejemplo estos conceptos. Para realizar este control, seleccionemos la actividad por controlar, (Trazado fundación) luego de esto del menú Herramientas seleccionar la opción Seguimiento y luego Actualizar tareas. (Ver Figura 121). (Project 2010 Menú Proyecto en ficha Programación seleccionar Actualizar tareas).

Figura 121. Ingreso de datos datos de tiempos, Actualizar Actualizar tareas.

Para la actividad Trazado y Fundación he asumido lo siguiente: Que el inicio de la actividad es la programada (20-02-2012) y que todos los tiempos se produjeron de manera normal (es decir la duración y fin real igual a lo previsto), para esto ingresar él % completado en 100% y Ms-Project asumirá los campos reales faltantes iguales a los previstos (estimados). Seleccionen de nuevo la misma opción (ventana Actualizar tareas) para ver el resultado. (Ver Figura 121). Podemos ver que Project asumió la fecha de Fin, y asumió la duración real igual a la estimada (2 horas), y la duración restante 0 horas. Cuando la duración de una actividad es menor o fracción de día no ingresar la fecha de fin real pues Ms-Project asumirá la hora límite de salida es decir para nuestra configuración las 18:00 hrs, si ingresamos la fecha de comienzo real asumirá las 8:00 hrs. Para estos casos es preferible ingresar duración real rea l y restante y las fechas de comienzo y fin de las actividades predecesoras y sucesoras. El ingreso de estos datos produjo cambios en la malla y en los costos reales (veremos estos costos en el punto siguiente). En la malla, la actividad Trazado Fundación está con un 100% de avance, la línea de estado está en la fecha de estado, el color de la actividad cambió de rojo (crítica) a azul (completada).


Hoja 113



Ms-Project 2015

El ingreso de datos de tiempos reales puede producir cambios en los costos de los recursos, y es el siguiente paso que se debe revisar en el seguimiento de todo proyecto, es entonces el punto que revisaremos a continuación.

5.2.2. Control de costos El ingreso de datos reales referentes a tiempo, como los vistos en el punto anterior, realiza cálculos de costos reales, revisemos todo lo referente al control de costos que debemos deb emos conocer para nuestros proyectos. El control de costos se realiza en el área 3 (Vista de formulario), Ms-Project calcula los costos reales y el costo total real lo guarda en el campo Costo real, pero este cálculo inicial Project lo hace para facilitar nuestro trabajo, revisemos los datos entonces: Los costos variables (costo mano de obra, maquinarias) Ms-Project los calcula de acuerdo con la siguiente fórmula: Costo real variable recurso: Cantidad Real recurso * unitario real recurso* duración real actividad. Para la actividad Trazado Fundación los costos reales variables son iguales a los previstos pues se mantuvieron los parámetros de cálculo de la fórmula. Los costos fijos (costos materiales, herramientas, subcontratos) Ms-Project los calcula de acuerdo con la siguiente fórmula: Costo real fijo recurso: Cantidad Real recurso * unitario real recurso. Inicialmente Ms-Project asume los costos fijos reales iguales a los previstos, esto tiene varias ventajas y justificaciones, como por ejemplo: El control cuesta dinero, el hacer control es un gasto (que todas las empresas deben considerar), es un costo pues se debe disponer de profesionales que midan en terreno (cantidades reales, rendimientos reales, entre otros) y que midan en oficina (costos unitarios reales, facturas de compra de materiales, entre otros), es un gasto además por el tiempo necesario para hacer esta medición. Alguien se podría preguntar ¿Entonces si el control cuesta dinero, es mejor no hacer control? la respuesta obvia es NO; no hay que dejar de hacer el control, es un punto muy importante en todo proyecto, no da el estado de este proyecto para tomar medidas a tiempo para enmendar posibles atrasos y aumentos de costo, pero si hay que hacer control a lo importante de la actividad (y del proyecto), es por esto que Ms-Project asume todos los costos fijos reales iguales a los previstos, los recursos poco incidentes en el costo de la actividad no necesitamos controlarlos o informarlos, entonces lo mejor es asumirlos iguales, sin variación, y así nosotros nos preocupamos de los recursos importantes y lo debemos hacer de la siguiente manera. Asumiré que para esta actividad realizaremos el control para los siguientes recursos y los datos reales medidos en terreno y son de acuerdo con los siguientes casos:

Primer caso de control, que la cantidad real de un recurso sea distinta a la prevista

Pino B. 1”x4”x3,2m (pza.): Cantidad real 2 piezas, (prevista una pieza) Costo Unitario real igual al previsto, esto debido a que compramos este recurso al mismo precio cotizado ($1.000 la pieza).


Hoja 114



Ms-Project 2015

Para realizar el control de este recurso, ingresar la cantidad real en la columna “Unidades” de la vista de formulario (área 3) y presionar Aceptar. Ms-Project recalculó los costos con la fórmula vista anteriormente (Costo fijo real recurso), y el costo real del recurso es desplegado en la columna Costo real de la vista formulario, si comparamos el costo previsto $1.000 que es el costo estimado con el costo real $2.000 nos indica que hemos gastado el doble de lo considerado en este recurso. (Ver Figura 122)

Figura 122. Vista Formulario: Costo recurso, ingreso datos para Pino B.1x4x3.2 m.

Un buen planificador al hacer seguimiento y detectar diferencias entre lo real y lo estimado (previsto) debe buscar los motivos, preguntarse los porqués, en este caso la cantidad de recurso real fue distinta a la estimada para el pino 1x4, entonces ¿A qué se debe esta diferencia? Los posibles motivos son: 1) Mala cubicación, la cantidad de obra fue mal estimada. En nuestro caso no pasó eso, pues es la misma cantidad (6 ml). 2) Pérdida, mala utilización del recurso. Para nuestro caso tampoco pasó esto, las dos piezas de pino 1x4 están utilizadas en la actividad. 3) Mal rendimiento estimado. Para nuestro caso el rendimiento estimado (Re) era: Re=1 pza/6 ml=0,17 pza/ml. El rendimiento real (Rr) fue: Rr=2 pza/6 ml = 0,34 pza/ml Entonces hemos estimado mal el rendimiento para el pino 1”x4”x3,2 1”x4 ”x3,2 m, esto implica revisar nuestros estudios y si efectivamente está mal estimado guardar este rendimiento real para proyectos futuros. En estudios que he realizado anteriormente planteo que siempre es mejor utilizar tablas estadísticas de rendimientos y estimar más probabilísticamente las duraciones, pero eso es materia de otro libro o apunte o discusión, lamentablemente no de este manual de Project.

Segund Segundoo caso caso de cont control rol,, que unita unitar io rea real de un recu recurso rso sea sea distinto istinto al prev revi sto sto

Pino 2”x2”x3,2m (pza.) Cantidad real 2 piezas (igual a la prevista) Costo Unitario real $1.300 la pieza, distinto al previsto. El resto de los parámetros son iguales a los previstos. Para realizar el control de este recurso, primero seleccionar el recurso y luego seleccionar el botón información del recurso o doble clic en el nombre del recurso en el área 3, en la ventana Información del recurso, en la opción Costo cambiar de $1.000 (precio previamente cotizado) a $1.300, que es es el precio real al que compramos las piezas de pino de 2”x2”. Pre Pr eparado rado po por: A nto ntonio Molina C., Constructo Constructorr Ci vil. Ma M agist gi steer en I ngenierí ngenieríaa Ind I ndust ustriri al UB B

Hoja 115



Ms-Project 2015

Presionen el botón Aceptar y vean el cambio de costo total del recurso, costo total previsto (estimado) $2.000, costo total real $2.600. (Ver Figura 123). Este cambio de precio unitario cambiará los costos de los análisis de todas las actividades que tengan considerado este recurso, esto debido al nuevo costo unitario del recurso.

Figura 123. Vista Formulario: Costo recurso, cambio costo unitario para Pino B.2x2x3.2 m.

En este caso de control, de cambio de precio unitario del recurso, puede ser debido principalmente a los siguientes motivos: 1) Mala cotización, quizás no se realizó, no se llamó a los proveedores para actualizar precios. 2) No se consideró el tiempo desde la cotización al inicio del proyecto, y la variación de los impuestos (IPC para Chile). 3) El proveedor cambió el precio de venta del recurso. Antes de ver el tercer caso de control realicemos el seguimiento en las siguientes actividades ingresando los datos reales medidos en terreno, para esto seleccionemos primero “Excavación fundaciones” y luego ingresemos los datos de tiempos, en menú Herramientas opción Seguimiento y Actualizar tareas… Esta actividad se atrasó; de acuerdo con los informes su duración real fue de 1,2 día, por lo tanto basta ingresar en la ventana Actualizar tareas en el casillero Duración real:1,2d y en Duración restante: 0d. Recuerde no ingresar la fecha de comienzo esta vez pues si lo hace Ms-Project asumirá que el inicio es a las 8:00 h. Luego de esto presionar Aceptar y Project asumirá la actividad terminada en un 100% las fechas de comienzo y fin real con el atraso ingresado, de la misma manera calculará los costos de acuerdo con las fórmulas vistas anteriormente. El costo del Jornal aumentó de $8.000 (previsto) a $9.600 (real) esto debido al aumento de la duración de la actividad de 1 día a 1,2 día. Para el caso de los restantes recursos no se realizará control debido a que el costo no es significativo (recuerden que el control cuesta).

Tercer caso de control, que Costo total real de un recurso sea distinto al previsto

Para la siguiente actividad “Conf. y coloc. emplatillado” realicemos los mismos pasos anteriores, considerando la siguiente información de terreno “ La actividad se realizó de manera prevista de acuerdo con los tiempos ”, es decir en Actualizar tareas ingresemos

100% en % completado y presionemos Aceptar. Con esto Project asume todos los costos reales iguales a los previstos y espera que Usted ingrese el efectivamente real de acuerdo con las mediciones o datos entregados, para esto el informe es el siguiente: “ En el recurso cemento corriente se gastaron $7.000 para esta actividad ”, el informe no indica si se gastó


Hoja 116



Ms-Project 2015

más cantidad de sacos, o si el costo unitario cambió, es importante revisar luego el motivo de esta variación o pedir un informe más detallado. Esto puede ser debido a: 1) Un sobrecosto en el flete o 2) Un cambio sólo atribuible a esta actividad, Para este caso de control se cambia directamente el costo real del recurso en el área 3 (vista de formulario), presionemos Aceptar para que Project recalcule el costo. Seguramente en nuestros proyectos habrán cambios de recursos, además de cantidades y precios, es decir que hayamos considerado recursos de más o que nos haya faltado algún recurso de los que estimamos inicialmente, y este recurso nuevo es un costo que se agrega al análisis estimado, esto es en cuarto caso de control

Cuarto caso de control, que no consideramos cierto recurso en el análisis de costo.

Para la actividad “Colocación moldaje cimiento fundación” el informe llegado desde

obra es el siguiente: Recursos cantidades reales: cuartón 3”x3”x2,4 m (pza.) 14 piezas pino 2”x2”x3,2 m (pza.) 12 piezas Se agregó a esta partida el recurso: Desmoldante madera sikaform, 1 kg, $2.400. Este recurso no estaba en el análisis de costo ni estaba en la base de datos de recursos, entonces antes de hacer el control, al final del análisis (área 3), escribir y completar los datos tal como se vio anteriormente. (Doble clic en el nombre del recurso nuevo y luego ingresar el resto de los datos) Este nuevo recurso antes del control debe estar de la siguiente manera: Luego efectuemos el control de tiempo, Herramientas, opción Seguimiento y Actualizar tareas, e ingresemos los datos reales entregados en el informe.

Figura 124. Control con recurso no previsto en el análisis inicial.


Hoja 117



Ms-Project 2015

El recurso que no estaba considerado en la estimación inicial de costos, no aumenta el costo previsto, pero si aumenta el costo real de la partida y obviamente el costo actual.

Quinto caso de control, la actividad se está ejecutando a la fecha de control.

Antes de analizar el presupuesto real sigamos haciendo control a las actividades que están en el tiempo de estado, para la siguiente aprenderemos a controlar actividades que aún no están terminadas 100% en la fecha de control. Por favor, quiero dejar clar o que quizás para la actividad “Coloc. enfierraduras pilares” no se ajuste al estudio que haremos, pues si al término de la jornada llevamos una hora de trabajo, de la actividad que tiene una duración estimada de 2 horas, lo más probable es que se decida continuar una hora extra para terminar esta partida; es más, esta actividad es a trato por lo tanto esto no tendrá un aumento en el costo de mano de obra, pero si un posible atraso. Pero de acuerdo con la malla de programación esta actividad es válida como ejemplo “académico” desde el punto de vista de control que quiero plantear en Ms-Project, esto por lo tanto es extrapolable a cualquier actividad “más importante” que se esté ejecutando a la fecha de control de vuestros proyectos. Informe de terreno de la actividad “Coloc. enfierradura pilares”: Duración a la fecha: 15 minutos Cantidad ejecutada: 1 kg Con estos datos es posible calcular los rendimientos reales, la duración restante, determinar si estamos atrasados o adelantados y de acuerdo con los cálculos realizar el control de la actividad. Los datos previstos son: Duración estimada (prevista) 2 horas Cantidad de obra: 15 kg Rendimiento estimado: 15kg/2 horas = 7,5 kg/hora = 67,5 kg/día (para día de 9 horas de trabajo) Los datos reales son: Rendimiento real = 1kg/0,15 hora=6,7 kg/hora = 60,3 kg/día De acuerdo con esto, estamos atrasados, el rendimiento es más bajo que el estimado, entonces si seguimos o se considera este rendimiento para lo que falta de producir, la duración restante es: Duración real=(15kg-1k)/6,7kg/h=2 horas El avance entonces es (1kg/15Kg)*100=6,67%, de la misma manera se puede calcular en base a los tiempos, es decir (0,15h/2,15h)*100=6,69% (duración hasta el control dividido por la duración total estimada) Para realizar el control, seleccionemos la actividad y en el menú Herramientas opción Seguimiento y Actualizar tareas, ingresar la duración real (0,15 hrs.) y la duración restante 2 horas y presionar el botón Aceptar, revisemos luego de esto lo calculado por MsProject. (Ver Figura 125 a y b)


Hoja 118



Ms-Project 2015

Figura 125 a y b. Ingreso de datos para actividad en ejecución.

Project calculó el % de avance, 7%, determinó la fecha de comienzo de acuerdo con el término de la actividad precedente, la fecha de fin aún no está calculada pues la actividad todavía está en ejecución. Respecto de los costos Ms-Project los estima de acuerdo con el estado de la columna Acumular, de la hoja de recursos, pero de todas maneras es estimativo y no se puede variar hasta que la actividad esté terminada en un 100%. Para el caso de esta actividad el recurso Enfierrador se consideró como subcontrato y su estado de pago es al final, por lo que aún no se considera imputado éste al estado real. Para nuestro proyecto, aun debemos informar el estado real para las actividades de confecciones, estas actividades tienen holgura considerable, entonces lo más probable que no tengamos que preocuparnos de su atraso si lo hubiese, a menos que éste sea de tal magnitud que atrase el proyecto, entonces en virtud del tiempo que siempre es escaso veremos cómo informar a todas estas actividades el control de tiempo real igual al estimado (es decir ingresar 100% a todas las actividades) y luego nos preocuparemos de ingresar el costo real de los recursos de acuerdo con lo informado por el encargado de control. Para esto tenemos dos posibilidades, la primera es seleccionar todas las actividades de confección y luego del Menú Herramientas, opción Seguimiento y Actualizar tareas en % completado ingresar 100, (Ver Figura 126). En este paso Ms-Project realiza para todas las actividades seleccionadas control de tiempo de acuerdo con lo previsto y asume los costos reales iguales a los previstos, esperando que el evaluador ingrese lo informado.

Figura 126. Ingreso de avance para múltiple selección.

La segunda opción de control para múltiple selección es utilizar el comando de MsProject para este efecto, del menú Herramientas opción Seguimiento seleccionar Actualizar proyecto… (Ver Figura 127).


Hoja 119



Ms-Project 2015

Figura 127. Ventana Actualizar proyecto.

En esta ventana seleccionar Actualizar trabajo completado al: seleccionar fecha en el casillero correspondiente, por defecto para nosotros es la fecha de control que ingresamos anteriormente. Si se activa se calculará él % que lleve la actividad a la fecha estipulada, si se activa se ingresará o 0% o 100% no valores intermedios. También es posible reprogramar el trabajo restante para que empiece en una fecha estipulada. Seleccionemos los datos de la figura 127 y presionemos Aceptar. En las actividades de confección realicemos el control de costos de acuerdo con lo aprendido, ingresemos datos supuestos de terreno, como distinta cantidad real de recursos, distintos unitarios reales, o cambiemos en Costo real de algunos recursos, la idea es que luego veamos las variaciones en los distintos presupuestos.

5.2.3. Revisión de los Presupuestos del proyecto En este punto revisaremos los distintos presupuestos generados anteriormente, recordemos que hemos generado un presupuesto por cada estado de la obra: Presupuesto Actual: es el presupuesto que tiene el estado actual de la obra y proyectado, asume todas las variaciones de los datos reales considerando los datos aún estimados. (Ver Figura 128)


Hoja 120



Ms-Project 2015

Figura 128. Presupuesto Actual.

Presupuesto Real: es el presupuesto que tiene los datos reales, muestra lo gastado a la fecha. (Ver Figura 129)

Figura 129. Presupuesto Real.

Para el caso del ejemplo, llevamos a la fecha gastado $204.717, los costos reales totales para cada actividad controlada son los que se muestran en el presupuesto, en este Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Ci vil. Magister en I ngeniería Industri al UB B

Hoja 121



Ms-Project 2015

presupuesto también es posible ingresar la cantidad real de la partida, y ésta se actualizará en el Presupuesto Actual. Las actividades no controladas tienen costo real total en $0, las cantidades de obra inicialmente se consideraron igual a las estimadas, y si hay variación se ingresa cuando se informe su valor real. Presupuesto Previsto (o estimado): tiene la línea base, es decir los costos estimados inicialmente, este presupuesto no debería variar (a menos que haya aumento de obra), es el presupuesto presentado al mandante, contra estos datos nos compararán (y nos debemos comparar) para determinar los aumentos o disminución de costos. (Ver Figura 130)

Figura 130. Presupuesto Previsto.

5.2.4. Tablas de control de proyecto Hagamos el siguiente ejercicio mental, revisen en Ms-Project el Presupuesto Real y vean cuánto es el valor final real de la actividad “Colocación moldaje cimiento fundación”, memoricen el valor, luego vean el Presupuesto Previsto y vean qué valor total de la misma partida teníamos estimado, comparen mentalmente ambos valores, hagan este mismo proceso mental con a lo menos dos actividades más. ¿Se acuerdan de los valores? ¿Es fácil hacer control con presupuestos separados? ¿Qué es lo ideal para hacer control de costos? Responderé las preguntas desde mi punto de vista en el orden que se hicieron: Seguramente no se acordaban de los valores exactos, o era difícil mantener estos valores al cambiar de presupuesto. Hacer el control con presupuestos separados es difícil. Bueno, para la última respuesta lo ideal es tener tablas de control que consulten los tres estados, es decir Actual, Real y Previsto; veremos que esto nos facilitará el control de los proyectos.

5.2.4.1. Construcción Tabla No1 Control de Costos


Hoja 122



Ms-Project 2015

La primera tabla de control la construiremos agrupando los datos por estado de la obra, es decir primero el estado Actual, segundo el estado Real y al final el estado Previsto, pudiendo ser cualquier otro que estimen ustedes como planificadores del proyecto. Recuerden que los pasos establecidos con anterioridad para crear una tabla es primero hacer el diseño de ésta con los campos personalizados, el diseño es el del esquema de la figura 131, los campos ya están todos personalizados pues corresponden a los diferentes presupuestos creados con anterioridad. No Actividades

Campos Actuales Cant. Unit.

Total

Campos Reales Cant. Unit.

Total

Campos Previstos Cant. Unit.

Total

Figura 131. Esquema de tabla de control No1.

De acuerdo con lo anterior crearemos la tabla de control tomando el Presupuesto Actual como base, entonces en el menú Ver opción Tabla y luego Más tablas…, seleccionen en la ventana el presupuesto Actual y presionen el botón Copiar. Cambien el nombre a “Tabla No1 Control de Costos” y activen , luego al final de los campos de la ventana Más tablas ingresemos los campos de acuerdo al esquema anterior desde el N°4, estos son:

N° 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Campo Cantidad Unitario actual Costo Cantidad Unitario real Costo real Cantidad prevista Unitario previsto Costo previsto Variación de costo

Nombre o Título Cantidad Actual Costo Actual Cantidad Real

Tabla 8. Campos para Tabla No1 Control de Costos

Recuerden que el campo Cantidad se comparte entre el estado Actual y el Real, por lo tanto es necesario diferenciar el estado con el título de la columna. El campo Variación de costo es un campo que utiliza Ms-Project para determinar la variación entre el costo real y el previsto, existen también otros campos que tienen el valor de la variación del comienzo, del fin, de la duración y del trabajo. (Ver Figura 132)


Hoja 123



Ms-Project 2015

Figura 132. Creación “Tabla No1 Control de Costos” .

Aplicar esta tabla en el área de tablas, abrir además la ventana para ver y analizar todas las columnas tal como se muestra en la figura 133.

Figura 133. Tabla No1 Control de Costos.

Esta tabla está indudablemente mejor estructurada para revisar el control de costos, no necesitamos recordar los valores de cada presupuesto o estado, por ejemplo para la partida que antes habíamos hecho el ejercicio mental, ahora podemos ver que en la actividad “Colocación moldaje cimiento fundación” el costo real gastado es de $31.611, y el costo que teníamos estimado era de $25.611, es decir hubo una variación de sobrecosto de $6.000 Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Ci vil. Magister en I ngeniería Industri al UB B

Hoja 124



Ms-Project 2015

para esta partida. En la misma tabla se puede apreciar que en nuestro presupuesto a la fecha llevamos gastados más de $26.400, $9.600 corresponden a obra gruesa y $16.800 a confecciones.

5.2.4.2. Construcción Tabla No2 Control de Costos La tabla anterior si bien es cierto está bien, nos presenta ventajas al estar separada por estado, podríamos crear una tabla basada en laNo1, pero que agrupe todos los campos del mismo tipo, es decir agrupamos todas las cantidades, todos los unitarios y todos los costos, tal como el diagrama de la figura 134. No Acti vi dades

Cant.

Cant.

actual real

cant.

Unit.

Unit.

prev.

actual real

Unit.

Total

Total

prev.

actual real

Total prev.

Figura 134. Esquema de tabla de control No2.

Para crear esta tabla, en el Menú Ver, opción Tablas seleccionar Más Tablas… y seleccionando la “Tabla No1 Control de Costos”, activen , y presionar el botón Copiar, recuerden copiar no Modificar (que en los cursos que he dictado muchas veces he visto a algunos alumnos que igual presionan el botón Modificar), Modificar modificará la tabla y si le cambiamos nombre se perderá la inicial. Cambiemos el nombre a “Tabla No2 Control de Costos”, luego sin más cambio presionemos el botón Aplicar. La tabla No2 está inicialmente tal como la N o1, pero con la opción de mover columnas la podemos ordenar de acuerdo al esquema, (presionar con botón izquierdo sobre el nombre de la columna y “arrastrarla” a la posición indicada). Mover también la columna Unidad antes de Cantidad actual, y verificar que la Columna variación de costo quede al final, al lado de las columnas, Costo real y Costo previsto, considerando que es la variación entre estos dos costos. (Ver Figuras 135 y 136)

Figura 135. Mover columnas para tabla No2.


Con las tablas de control No1 y No 2 tenemos “casi” todas las necesidades de comparación de control de costos, digo “casi” pues aún es posible diseñar alguna más, pero eso se los dejo a ustedes, en el siguiente paso veremos tablas de control de tiempos. Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Ci vil. Magister en I ngeniería Industri al UB B

Hoja 125



Ms-Project 2015

5.2.4.3. Construcción Tabla No1 Control de Tiempos Con las tablas anteriores revisamos los datos de costos controlados, ahora construiremos de manera similar tablas de control de tiempos, en la primera de ésta, al igual que la de costo agruparemos los datos por estado del proyecto, es decir Actual, Real y Previsto, tal como se muestra en el esquema de la figura 137. No Actividades

Ca mpos Ac tua les Cmzo.

Dur.

Fin

Ca mpos Rea les Cmzo.

Dur.

Fin

Ca mpos Pr evi s tos Cmzo.

Dur.

Fin

Figura 137. Esquema para Tabla No1 Control tiempos.

Los campos para la creación de esta tabla son: Campos versiones anteriores Campos para Project 2010 Nombre o Título a Project 2010 Comienzo Comienzo actual Duración Duración actual Fin Fin actual Comienzo real Duración real Fin real Comienzo previsto Comienzo de línea base Duración prevista Duración de línea base Fin previsto Fin de línea base Variación de ** Tabla 9 Campos creación Tabla No1 Control de Tiempos.

Para la variación del tiempo, Ms-Project tiene tres campos, Variación de comienzo, Variación de la duración y Variación del fin, su uso y función se explica por sí sola, para la tabla Nº 1 no utilizaré estos campos, ya veremos por qué y en que tabla la usaré. Para crear la tabla en Project seleccionar del menú Ver la opción Tabla y luego Más tablas…, en la ventana Más tablas podemos crear una tabla nueva (vacía) e ingresar los campos o tomar algunos de los presupuestos cambiar el nombre a “ Tabla Nº 1 Control de , y borrar las columnas de costo, dejando los Campos Id, tiempos”, activar Indicadores, Nombre, Unidad. Los campos se pueden eliminar presionando la tecla Supr del teclado de su computador o con el botón . Luego de esto ingresar en orden los campos detallados en la tabla anterior, el título sólo ingresarlo para los tres primeros campos, para los siguientes no es necesario pues el nombre del campo es igual al título. (Ver Figura 138).


Hoja 126



Ms-Project 2015

Figura 138. Creación Tabla No1 Control de tiempos.

Luego de esto presionar el botón Aceptar y luego aplicar la tabla N o1 de control de tiempos. Seguramente al aplicar las columnas de la tabla quedaron de la manera que se detalla en la figura 139, para solucionar este problema al igual que Excel basta dar doble clic en el vértice de ambas columnas, o doble clic en el nombre de la columna y presionar el botón . (Ver Figura 140)

Figura 139. Tabla No1 Control tiempos, no muestra las fechas

Figura 140. Tabla No1 Control de tiempos.


Hoja 127



Ms-Project 2015

5.2.4.4. Construcción Tabla No2 Control de Tiempos La tabla No2 de control de tiempo la construiremos de manera similar a la de costos, es decir la copiamos (Menú Ver- Tablas-Más tablas…), cambiamos el nombre a “Tabla No2 , luego presionar el botón Aceptar y Control de tiempos”, activamos Aplicar. Recuerden que la tabla Nº 2 la concebimos con agrupación de campos de acuerdo con su tipo, para esta tabla he considerado los campos de variación de manera similar al diagrama de la figura 141. No Actividades

Cmzo.

Cmzo.

actual pre v.

Cmzo.

Va ri ac.

Dur.

re al

cmzo actual

Dur.

re al

Dur.

pre v.

Vari ac.

dur.

Fi n

actual

Fi n

Fi n

re al

pre v.

Vari ac.

f in

Figura 141. Esquema para tabla No2 de control de tiempos.

Una vez aplicada la Tabla No2, con opción de mover columnas la debemos ordenar de acuerdo con el esquema, (presionar con botón izquierdo sobre el nombre de la columna y arrastrarla a la posición indicada). Una vez agrupados los campos iniciales (comienzos, duraciones y fin), insertemos las columnas de variación de acuerdo con su tipo, presionando botón de la derecha en el nombre de la columna posterior a la posición de ingreso, para la tabla en Duración actual, Fin actual, en el caso de Fin previsto se insertará la columna antes de este campo, luego con la opción mover “moverla” al final. (Ver Figura 142).

Figura 142. Tabla No2 Control de tiempos.

Similar análisis al de costos podemos hacer en estas tablas, pero referido al tiempo, por ejemplo podemos ver que la fecha de término prevista para nuestro proyecto era el 2/3/2012 y por los atrasos hasta ahora informados el proyecto tiene un fin proyectado para el


Hoja 128



Ms-Project 2015

día 5/03/2012, es decir hay que tomar medidas para reducir este atraso, que puede ser mejorar los rendimientos, incorporar más tecnología, entre otros. Las tablas anteriores pueden ser mejoradas si incorporamos por ejemplo columna con % de avance, trabajo, (actual, real, previsto), hay un sinfín de posibilidades, todo depende del planificador y las limitaciones y posibilidades de Ms-Project obviamente.

5.2.4.5. Construcción Tabla Estado de Pago En este punto les enseñaré cómo crear una tabla de estado de pago, si bien es cierto ésta no es una tabla de control, sí debe crearse en base al control del proyecto. La función principal de la tabla estado de pago es cobrar lo construido a la fecha, veremos acá como crear la tabla, simularemos estados de pago. No olviden que como el planificador trabaja con costos directos, y Ms-Project de la misma manera informa costos directos, el estado de pago que generaremos acá para ser presentado al mandante debemos exportarlos a Excel, y los valores de costo directo deben ser incrementados en los porcentajes antes vistos para presentar un precio de venta (Costo directo +% Gastos Generales+% Gastos financieros+% utilidades + % Impuestos = precio de venta) Diseño de la tabla

Hay varias maneras de crear tablas de estado de pago, puede ser en virtud de la cantidad de obra realizada, del avance de la actividad, de la duración, no olvidemos sí que todo está relacionado, por lo tanto yo crearé un tipo de tabla de control, si ustedes no usan este tipo o no es de su agrado, espero que con el conocimiento que adquieran en este punto puedan crear y diseñar sus propias tablas de control. Como debemos cobrar lo que nosotros “ofrecimos” al mandante es decir lo previsto,

tomaremos este presupuesto como base para la tabla, en la figura 143 se muestra el diseño de tabla con las columnas y los campos de Project y personalizados. No

Actividad

Campos Previstos Cant.

Unitario Total

número1costo3

% Completado

(1)

%a

Total

E.P.

E.P.

Cobrar

Ejecutado

Anterior

Actual

(2)

Saldopor cobrar

% Retención

Total

Liquido a

Retención

Pagar

costo4 costo5 costo6 costo7 Número3 costo8

costo9

Figura 143. Esquema Tabla estado de pago.

Los campos personalizados del esquema anterior están con color rojo, el resto son campos que ya Ms-Project tiene definidos. El Campo (1) es el campo % Completado que es el porcentaje que nos indica MsProject de acuerdo al control que hemos realizado en cada actividad. El Campo (2), para la columna % a cobrar, resuelve el problema de que no siempre podemos cobrar el total del avance que llevamos a la fecha, porque según contrato, por ejemplo sólo se nos permite cobrar actividades terminadas en un 100%, o a veces actividades que tienen menor avance, o porque la fecha de estado de pago no coincide plenamente con el avance informado al Project, por cualquiera de estos motivos u otros, el estado de pago se generará de acuerdo con el porcentaje por cobrar ingresado por el planificador, he usado para esta columna el campo % físico completado y lo he usado principalmente porque Project


Hoja 129



Ms-Project 2015

agrega un símbolo de % al valor ingresado, puede ser también un campo numérico el utilizado para este efecto. El resto de los campos se determinaron por su tipo, si el valor corresponde a dinero usé un campo de costo, y empecé con el costo4, pues el último utilizado anteriormente fue el costo3. Respecto del funcionamiento y fórmulas de cada columna y campo nuevos se debe considerar lo siguiente antes de crear la tabla:

% a Cobrar (% físico completado): Es el porcentaje acumulado por cobrar de la partida para el estado de pago, este valor se informa, por lo tanto no tiene fórmula. Total Ejecutado (costo4): es el valor acumulado para el estado de pago. Está relacionado con el % a cobrar y el valor presentado al mandante para la partida (costo previsto). La fórmula es la siguiente:   =

  ∗ %   100

Fórmula en base a campos 4 =

  ∗ % í  100

E.P. Anterior (costo5): es el Estado de Pago anterior que se cobró, de haber estados de pago anteriores, de ser el primero E.P. este valor será cero, es un valor acumulado, este valor se informa por lo tanto no tiene fórmula. E.P. Actual (costo6): es el valor a cobrar de lo efectivamente realizado en este estado de pago, es decir el total ejecutado menos lo que ya hayamos cobrado en los estados de pago anteriores. La fórmula es la siguiente: . .  =   − . . 

Fórmula en base a campos 6 = 4 − 5

Saldo por cobrar (costo7): es el dinero remanente que nos queda por cobrar, siempre y cuando el porcentaje por cobrar (% por cobrar) sea menor al 100%. Es el valor presentado al mandante menos lo que hemos cobrado a la fecha. La fórmula es la siguiente:    =   −  

Fórmula en base a campos

7 =   − 4

% retención (número3): En muchos contratos retienen dineros del presupuesto, puede ser esto por varios motivos pero el más común es por “buena ejecución de la obra”, con esto el mandante “se asegura” de que las posibles fallas o errores o reparaciones sean arregladas por

la empresa, el mandante retiene este monto hasta que sea reparada la falla, si todo está correcto o se ha reparado todo estos fondos se devuelven pasado un tiempo. Todo esto debe estar claro y establecido en las bases administrativas y/o contrato. Como Ms-Project no tiene más campos de porcentaje disponibles para ocupar, usé un campo numérico y el siguiente libre es decir el número3, este valor se informa, por lo tanto no tiene fórmula. Total Retención (costo8): es el monto de la retención de cada actividad para el estado de pago actual, por lo tanto se calcula en base al estado de pago actual. La fórmula es la siguiente:


Hoja 130



 ó =

. .  ∗ % ó 100

Fórmula basada en campos 8 =

Ms-Project 2015

6 ∗ ú3 100

Líquido a Pagar (costo9): es el dinero que efectivamente cobraremos en el estado de pago actual luego de todas las retenciones. La fórmula es la siguiente: í   = . .  −  ó

Fórmula en base a campos

9 = 6 − 8 Personalización de los campos

No olviden que el segundo paso antes de crear la tabla es personalizar los campos, para esto en el menú Herramientas seleccionen Personalizar y luego Campos Personalizaremos en el orden que están el diagrama de la figura 143, cambiando los nombres de los campos de acuerdo con el título de la columna e ingresando la fórmula detallada anteriormente cuando corresponda. Recuerden que las fórmulas las pueden crear en base a los botones y o escribirla directamente con los campos entre paréntesis cuadrados tal como se muestra a continuación para el campo Total Ejecutado. [Costo previsto]*[% físico completado]/100, para el resto de los campos proceder de manera similar. (Ver Figura 144)

Figura 144. Personalización de campos para Tabla Estado de Pago.

Una vez personalizados todos los campos podemos crear la tabla Estado de Pago. Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Ci vil. Magister en I ngeniería Industri al UB B

Hoja 131



Ms-Project 2015

Creación de la tabla Estado de Pago

Para crear la tabla estado de pago debemos considerar como base el presupuesto previsto, entonces en el menú Ver opción Tablas, y luego Más tablas… en la ventana seleccionar la tabla “Presupuesto previsto” del listado y presionar el botón Copiar, cambiar el nombre a “Tabla Estado de Pago”, activar e ingresar a continuación del Costo previsto los campos personalizados en el orden que están en el esquema de la figura 143, en la tabla 10 he resumido los campos, el nombre personalizado para cada uno, los únicos campos que debemos ingresar un título son %Completado y % físico completado, pues éstos no son campos personalizables, para el resto no es necesario, ya que el título será el nombre del campo, entonces se debe dejar en blanco este espacio cuando creemos la tabla.(Ver Figura 145). Campo % Completado % físico completado Costo4 Costo5 Costo6 Costo7 Número3 Costo8 Costo9

Nombre personalizado del campo

Título % Avance % a Cobrar

Total Ejecutado E.P. Anterior E.P. Actual Saldo por cobrar % retención Total Retención Líquido a Pagar

Tabla 10. Tabla Campos para Estado de Pago.

Figura 145. Creación de Tabla Estado de Pago.

La tabla Estado de pago, para el primer estado de pago debe ser como la que se muestra en la figura 146. Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Ci vil. Magister en I ngeniería Industri al UB B

Hoja 132



Ms-Project 2015

Figura 146. Tabla para Estado de Pago No1.

5.2.4.6. Simulación de Estado de Pago para el proyecto Simularemos algunos estados de pago para probar y arreglar la tabla que hemos realizado sin arreglar, pues aún hay pasos que mejorar, pero prefiero hacer estas “reparaciones” en virtud de probar esta tabla y ver sus falencias, pues desde el punto de vista académico es más ventajoso aprender de ver el problema y solucionarlo a que le den todo hecho. Para probar la tabla, o generar el primer estado de pago, necesitamos informar él% por Cobrar para las actividades que tengan algún % de avance. Este porcentaje real fue informado por el encargado de control de acuerdo con la siguiente tabla: Actividad % Avance % a Cobrar Trazado Fundación 100% 100 Excavación fundaciones 100% 100 Conf. y coloc. Emplatillado 100% 80 Colocación moldaje cimiento fundación 100% 50 Coloc. enfierradura pilares 7% 0 Conf. Moldaje cimiento 100% 100 Conf. Moldaje s/c 100% 100 Conf. Moldaje pílares 100% 100 Conf. Moldaje cadenas 100% 100 conf. Enf. Pilares 100% 100 conf. Enf. s/c 100% 100 conf. Enf. Cadenas 100% 100

Tabla 11. Porcentajes a Cobrar para E.P.No1.


Hoja 133



Ms-Project 2015

Ingresar en la Tabla Estado de Pago los porcentajes informados, de acuerdo con el contrato el % de retención es un 5%, luego del ingreso de estos datos la tabla queda como se muestra en la figura 147, acá encontramos el primer problema y una oportunidad de mejora.

Figura 147. Tabla Estado de Pago sin suma de totales.

Antes de tocar el problema, analicemos algunos de los cálculos que ha realizado la tabla, para el caso de la Actividad Trazado Fundación como él% a Cobrar ingresado es un 100%, el monto Total Ejecutado es igual al Costo previsto ($8.500), de igual manera el Estado de Pago Actual también es $ 8.500 debido a que éste es el primer estado de pago por lo tanto no hay descuento de estados de pago anteriores, el porcentaje de retención para esta partida es $425 equivalente a 5%, el Líquido a Pagar es entonces $8.075. En cambio, para las actividades Conf. y coloc. emplatillado y Colocación moldaje cimiento fundación en las cuales el % a Cobrar es un 80% y un 50% respectivamente, los cálculos se efectúan con los porcentajes ingresados. Asumo que ustedes se han dado cuenta del problema de la tabla; bueno, si no es así, les ayudo. El problema es que la tabla no suma los totales, si se fijan en la tabla los valores para las líneas Resumen están en Cero, este problema lo solucionamos en personalización de campos, pero ahora seleccionemos esta opción de la siguiente manera, presionando botón de la derecha del mouse sobre el nombre de la columna Total Ejecutado y del menú desplegable seleccionar Personalizar Campos. (Ver Figura 148).

Figura 148. Opción Personalizar campos…

Al seleccionar esta opción desde la tabla Estado de Pago nos lleva directamente a la ventana Campos pers. y con el campo donde activamos el menú desplegable seleccionado para activar la suma de los valores para la línea de Resumen de la opción Cálculo de filas de y del menú desplegable seleccionar Suma. resumen de grupo y tarea activar (Ver Figura 149.


Hoja 134



Ms-Project 2015

Figura 149. Activación de la opción Suma para las filas resumen.

Realizar los mismos pasos para todos los campos de costos sin salir de la ventana Campos personalizados, luego de esto la tabla queda como muestra la figura 150.

Figura 150. Tabla Estado de Pago No1.

Recordemos que éste es el primer estado de pago, si éste es, por ejemplo, quincenal, el segundo estado de pago deberá ser preparado para esa fecha de acuerdo con el informe entregado.


Hoja 135



Ms-Project 2015

Con fines académicos y para probar esta tabla con un segundo estado de pago asumiré cambios en el avance en las actividades cuyos porcentajes están de color rojo. Actividad % Avance % a Cobrar E.P. 1 % a Cobrar E.P.2 Trazado Fundación 100% 100 100 Excavación fundaciones 100% 100 100 Conf. y coloc. Emplatillado 100% 80 100 Colocación moldaje cimiento fundación 100% 50 80 Coloc. enfierradura pilares 80% 0 50 Conf. Moldaje cimiento 100% 100 100 Conf. Moldaje s/c 100% 100 100 Conf. Moldaje pílares 100% 100 100 Conf. Moldaje cadenas 100% 100 100 conf. Enf. Pilares 100% 100 100 conf. Enf. s/c 100% 100 100 conf. Enf. Cadenas 100% 100 100

Tabla 12. Porcentajes a Cobrar para E.P.No2.

Antes de ingresar estos nuevos porcentaje es importante guardar el archivo de MsProject, para tal efecto guardemos con el nombre Clase6-E.P.1, luego de esto debemos copiar los valores de la columna Total Ejecutado a la columna E.P. Anterior, posteriormente ingresemos los valores de los % por cobrar en la columna correspondiente para Estado de Pago No2. (Ver Figura 151)

Figura 151. Tabla Estado de Pago No2.

Luego de esto guardemos luego como Clase6.E.P.2 comparemos ambas estados de pago. Es importante guardar los archivos de Ms-Project con el nombre relacionado con el Estado de Pago, pues si no hemos impreso o queremos revisar los datos basta cargar el Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Ci vil. Magister en I ngeniería Industri al UB B

Hoja 136



Ms-Project 2015

archivo correspondiente luego activar en el menú Ver- Tablas y seleccionar del listado la tabla Estado de Pago. Proceder de la misma manera para todos los estados de pago que se realicen en el transcurso del proyecto. He dicho antes que trabajamos con costo directo, es decir esta tabla de estado de pago tal como está no puede ser presentada al mandante para cobrar, pues no tiene los precios de venta, pero si recordamos el inicio del capítulo de costos donde expliqué que el precio de venta es:   =   + %   + %   + %  + % 

Con esto es fácil visualizar qué hacer para generar una planilla con estado de pago con precios, para esto pasar esta tabla a Excel, tal como vimos en el punto 4.4.2 para la generación de presupuesto en Excel, el procedimiento acá es similar. Yo les aconsejo hacer una gran planilla donde tengan todo, incluyendo los cálculos de los porcentajes de la fórmula anterior, generar planillas de traspaso mediante Project, copiarla luego a la planilla principal para que se reactualice automáticamente. Como ejemplo les presento la planilla generada en Excel de la figura 152.

Figura 152. Ejemplo de Planilla Excel con Estado de Pago para Precio de Venta.


Hoja 137



Ms-Project 2015

5.2.4.7. Tabla Días corridos versus. Días hábiles En construcción es común que los mandantes o las empresas soliciten los días corridos del proyecto, hasta el momento solamente hemos visto días hábiles, pues Ms-Project calcula directamente éstos y los días corridos no, si hemos configurado la Gantt para que la tarea de resumen del proyecto nos muestre la cantidad total de días, (Ver Figura 153), esto obviamente no es suficiente, siempre estará la pregunta ¿En cuántos días me entregarás el proyecto? La respuesta, en (por ejemplo) 25 días hábiles, no satisfará a nuestro mandante, él debe saber cuántos días corridos o totales debe esperar para “disfrutar” de su proyecto.

Figura 153. Días corridos en vista Gantt.

Ms-Project en el campo duración sólo nos mostrará la duración efectiva de la actividad, sin considerar el tiempo no laborable, por lo tanto en esta columna se mostrará el tiempo hábil en las distintas unidades que se haya ingresado para cada actividad.

Figura 154. Vista diagrama de Gantt para análisis de días corridos.

Si analizamos nuestro proyecto “Muro de albañilería”, la columna Duración, nos

muestra los días hábiles que se necesitan para realizar el proyecto, para este caso 10,11 días. Esta columna además nos muestra la duración de cada actividad en distintas unidades, según como le hayamos informado, y obviamente sólo tiempo hábil, por ejemplo la actividad “Conf. Albañilería” tiene una duración de 2 días hábiles, pero el tiempo transcurrido entre el comienzo de esta actividad hasta que se entrega es mayor y se conoce como tiempo corrido o días corridos, que es lo más común para el área de la construcción.


Hoja 138



Ms-Project 2015

Recordemos también que el proyecto tiene tres estados: El estado actual que nos indica el cómo vamos y cómo terminaremos de seguir todo tal cual, es una proyección de lo que ha pasado (lo real) y lo que aún nos falta (lo estimado o previsto). El estado previsto nos indica lo que estimamos inicialmente en cuanto a costos y tiempos. El estado real nos indica lo real hasta el momento, es lo informado a la fecha de estado. Entonces podemos hacer algunas preguntas, ¿Cuál es la duración actual del proyecto en días corridos? ¿Cuál es la duración actual de las actividades en días corridos? ¿Cuáles son las duraciones previstas para ambos casos? Para responder estas preguntas generaremos algunas columnas con fórmulas que nos permite Ms-Project. Para tal efecto crearé tres columnas con fórmulas para responder a las preguntas y que sean de utilidad, como por ejemplo la columna Duración si puede tener varias unidades, crearé una columna de duración con días hábiles actuales, también una columna con días corridos actuales, y una columna con los días previstos. Ms-Project tiene varias fórmulas para realizar o usar en operaciones de fechas, indicaré en color Rojo las fórmulas para Ms-Project 2010. Para calcular el tiempo laboral (días hábiles actuales) entre dos fechas:

ProjDateDiff( fecha1; fecha2; calendario )

Devuelve la duración entre dos fechas en minutos. Sintaxis fecha1 Necesario; Variable. La fecha usada como comienzo de la duración. fecha2 Necesario; Variable. La fecha usada como fin de la duración. Calendario Opcional: El calendario que se va a usar cuando se calcula la duración. Si no se especifica calendario, el valor predeterminado para el recurso actual es el calendario de recursos o bien, para la tarea actual, el calendario de tareas o el calendario estándar si no existe calendario de tareas. Entonces para calcular el tiempo entre las fechas actuales en horas dividimos por 60 y este por 9 para obtenerlo en días, la fórmula es:

(ProjDateDiff([Comienzo]; [F in])/60)/9 Para versiones anteriores a 2010 (ProjDateDiff([Comienzo programado]; [F in programado])/60)/9 Para Project 2010 Nota: Para Ms-Project 2010 se puede usar comienzo y fin o la primera fórmula, pues la fecha de Inicio programado es igual a la fecha en el campo Comienzo al igual que fin y fin programado.

Para poder obtener el tiempo corrido (días corridos actuales) entre dos fechas:

DateDiff( intervalo; fecha1; fecha2; primer_día_semana; primera_semana_año )

Devuelve un tipo de datos Variable (Long) que especifica el número de intervalos entre dos fechas especificadas. Sintaxis Intervalo Necesario; expresión de cadena que representa el intervalo que se usa para calcular la diferencia entre fecha1 y fecha2, este intervalo puede ser “m”, “h”, “d”, “s” para minutos, horas, días y semanas respectivamente. fecha1, fecha2 Necesario: Variable (fecha). Dos fechas que se deben usar en el cálculo. primer_día_semana Opcional; un valor constante que especifica el primer día de la semana. Si no se especifica, se supone que es el domingo. Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Ci vil. Magister en I ngeniería Industri al UB B

Hoja 139



Ms-Project 2015

primera_semana_año Opcional; un valor constante que especifica la primera semana del año. Si no se especifica, se supone que la primera semana es la semana en la que transcurre el 1 de enero. Entonces la fórmula definitiva para poder calcular el tiempo transcurrido entre dos fechas actuales es:

DateDiff(" h" ;[Comienzo]; [F in])/24 Para versiones anteriores a 2010 DateDiff(" h" ;[Comienzo programado];[F in progr amado])/24 Para Project 2010 Nota: Para

Ms-Project 2010 se puede usar comienzo y fin o la fórmula para versiones anteriores, pues la fecha de comienzo programado es igual a la fecha en el campo comienzo al igual que fin y fin programado.

Consideré calcular el tiempo en horas y el resultado dividirlo por 24 para llevarlo a días (las horas totales del día, laborales y no laborales), pues si considero días “d” el resultado para duraciones de actividades menores a un día (horas) será cero. Para poder obtener el tiempo corrido (días corridos previstos) entre dos fechas: Para el cálculo de los días corridos previstos la fórmula básicamente es la misma anterior pero teniendo en consideración dos puntos importantes: a) Las fechas deben ser las previstas, y b) Hay que considerar que la fórmula dará error cuando las fecha previstas aún no se informan, es decir cuando no se haya establecido línea de base, entonces el valor de estas fechas será NOD. Para esto hay que considerar la incorporación de otras funciones de Project: I I f(expr; parte_verdadera; parte_falsa ), y ProjDateValue(expr ) que devuelve el valor de fecha de una expresión. Por lo tanto la fórmula definitiva para obtener los días corridos previstos es:

I I f([Comienzo previsto]<>ProjD ateValue(" NOD" ) And [F in previsto] <>ProjDateValue(" NOD" ); DateDi ff(" h" ;[Comienzo previsto];[F in previsto])/24;0) Para Ms-Project 2010 es la misma fórmula. Entonces diseñemos una tabla con las columnas y campos vistos anteriormente, utilizaré los campos numéricos personalizados con las fórmulas antes detalladas: (Ver Tabla N°13) Días habiles Días corridos Días corridos No Actividad

Cantidad

Unidad

Id

número1

texto1 duración número4

nombre

Duración

actuales

actuales

previstos

número5

número6

Tabla Nº 13. Diseño de tabla con días corridos.

Para personalizar los campos de acuerdo con las fórmulas creadas, seleccionar menú Herramientas, opción Personalizar luego los Campos para Project 2007 y para Project 2010 menú Proyecto y presionar el botón Campos personalizados. número4= (ProjDateDiff([Comienzo];[Fin])/60)/9 número5= DateDi ff(" h" ;[Comienzo];[F in])/24 Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Ci vil. Magister en I ngeniería Industri al UB B

Hoja 140



Ms-Project 2015

número6= I I f([Comienzo previsto]<>ProjDateValue(" NOD" ) And [F in previsto] <>ProjDateValue(" NOD" ); DateDi ff(" h" ;[Comienzo previsto];[F in previsto])/24;0) Crear la tabla en menú Ver opción Tablas y luego Más tablas… para Ms-Project 2007 y para Project 2010 menú Vista botón Tablas opción Más tablas…

Figura 155. Fórmula Días corridos previstos.

Para el caso de las líneas de resumen, y principalmente la resumen del proyecto es necesario definir como se calculará el tiempo, elegir que este sea calculado por la misma fórmula creada para las actividades seleccionando en: Cálculo de las filas de resumen de grupo y tarea (Ver Figura 155). Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Ci vil. Magister en I ngeniería Industri al UB B

Hoja 141



Ms-Project 2015

Agregar a la tabla las fechas actuales y previstas para efectos de comparación, de todas maneras los campos personalizados pueden ser parte de otras tablas, ustedes como buenos planificadores no me cabe la menor duda que crearán más tablas y utilizarán estos campos en ellas. La tabla final Días corridos la podemos ver en la figura 156.

Figura 156. Tabla días corridos.

Al inicio de este punto hice algunas preguntas: a) ¿ Cuál es la duración del proyecto en días corridos? b) ¿Cuál es la duración de las actividades en días corridos? ¿Cuáles son las duraciones previstas para ambos casos? Bueno, todas las respuestas a estas preguntas las podemos obtener de la tabla de la figura 156. Para la pregunta a) la respuesta es 14 días corridos Para la pregunta b) la respuesta está en la columna Días corridos actuales. Para la pregunta c1) la respuesta es 11,38 días corridos Para la pregunta c2) la respuesta está en la columna Días corridos previstos. Nuestro proyecto está atrasado respecto de lo previsto, teníamos previsto entregar al mandante el proyecto en 11,38 días corridos y actualmente de suceder lo que no hemos construido tal cual lo previsto terminaremos nuestro proyecto en 14 días corridos, eso implica que debemos mejorar los rendimientos, agregar más tecnología o reprogramar nuestro proyecto entre otros posibles cambios.


Hoja 142



Ms-Project 2015

5.2.4.8. Tabla Valor Ganado (Gestión de proyectos) El Método del Valor Ganado (EVM por sus siglas en inglés) es una técnica de gestión de proyectos que permite controlar la ejecución de un proyecto a través de su presupuesto y de su calendario de ejecución. Definición Según PMBOK (3)

Gestión del Valor Ganado / E arnedValue Management (E VM): “Una metodología de gestión para inte grar alcance, cronograma y recursos, y para medir el r endimiento y el avance del proyecto en forma objetiva. E l rendimiento se mide determinando el costo presupuestado del trabajo realizado (es decir, el valor ganado) y comparándolo con el costo real del trabajo realizado (es decir, el costo real). E l avance se mide comparando el valor ganado con el valor planificado.”

El análisis de valor ganado se realiza puntualmente para medir el estado del proyecto a la F echa de estado por medio de la respuesta a las tres siguientes preguntas. Luego de obtener la respuesta a estas preguntas, los datos del Valor Ganado pueden ser fácilmente calculados: ¿Qué tanto trabajo se planificó? (Valor Planeado) ¿Qué tanto trabajo actualmente se ha completado? (Valor G anado) ¿Qué tanto ha costado completar el trabajo actual? (Costo Actual) E l valor planeado (PV) representa el costo del presupuesto para todas las tareas que fueron planeadas empezar y terminar en el momento del análisis. E l valor ganado (E V) representa la suma de todo el costo del presupuesto del trabajo realizado en el momento del análisis. E l Costo Actual (A C) es el costo real del trabajo realizado en el momento del análisis. Al inicio se suele presentar la confusión de costo actual con la figura del valor ganado, también con el porcentaje alcanzado con el valor ganado. Para la facilidad de entendimiento es importante recordar que el EVM está basado en el presupuesto inicial del proyecto. Microsoft Project tiene tres tablas relacionadas con el Valor Ganado (Valor Acumulado) que se pueden obtener a través del Menú Ver opción Tablas y luego Más Tablas… para Ms-Project 2007 y para Project 2010 seleccionar del Menú Vista botón Tablas y opción Más tablas, estas tablas son: Valor acumulado Indicadores de costo del valor acumulado Indicadores de programación del valor acumulado Les sugiero antes de aplicar cada tabla, presionar el botón Modificar y activar el chek box Visible en el menú. (Ver Figura 157)   

  

Figura 157. Activar Visible en el menú para las tablas Valor Ganado. 3

El PMBOK es una colección de procesos y áreas de conocimiento generalmente aceptadas como las mejores prácticas dentro de la gestión de proyectos. El PMBOK es un estándar reconocido internacionalmente (IEEE Std 1490-2003) que provee los fundamentos de la gestión de proyectos que son aplicables a un amplio rango de proyectos, incluyendo construcción, software, ingeniería, etc.


Hoja 143



Ms-Project 2015

La tabla “Valor acumulado” de Ms-Project nos despliega las columnas e información

de la figura 158, la explicación de cada una de éstas la veremos a continuación, recuerden que los datos son a la F echa de estado.

Figura 158. Tabla Valor acumulado de Ms-Project.

Es importante conocer los siguientes conceptos asociados a la información entregada4: Valor planeado: PV (CPTP) Es el costo presupuestado del trabajo programado y contiene los costos previstos acumulados de fase temporal hasta la fecha de estado o la fecha actual. Es el presupuesto autorizado asignado al trabajo que debe ejecutarse para completar una actividad o un componente de la estructura de desglose del trabajo. Valor acumulado: VA (CPTR) Es el costo presupuestado del trabajo realizado, contiene el valor acumulado del porcentaje completado de la tarea, del recurso o de la asignación, multiplicado por los costos previstos de fase temporal. El CPTR se calcula hasta la fecha de estado o la fecha actual. Esta información también se conoce como valor acumulado.

(CPTR) es entonces lo que se debería llevar gastado según la programación de la línea de base a la fecha de estado AC (CRTR ) Es el Costo Real del Trabajo Realizado (CRTR) o lo que exactamente ha costado

el trabajo realizado, también denominado AC del inglés Actual Cost. VP Es la variación de programación del valor acumulado, muestra la diferencia en términos de costo entre el progreso actual y el plan de línea base de una tarea, de todas las tareas asignadas de un recurso o de una asignación hasta la fecha de estado o la fecha actual. Puede utilizar el valor VP para comprobar los costos y determinar si las tareas o asignaciones van según lo programado.

4http://office.microsoft.com


Hoja 144



Ms-Project 2015

VC (variación de costo del valor acumulado) muestra la diferencia entre cuánto debería haber

costado y cuánto ha costado en realidad alcanzar el nivel actual de finalización hasta la fecha de estado o la fecha actual. CE F El campo CEF (estimación al finalizar) muestra el costo total esperado de una tarea, según el rendimiento hasta la fecha de estado. CEF también se denomina previsión al finalizar. En versiones anteriores de Ms-Project 2010, CEF era el equivalente al campo Costo programado. Se calcula como sigue: CE F = CRTR + (Costo previsto * - CPTR) / IRC. CPF Es el costo presupuestado al finalizar, para nuestro caso es igual al costo previsto. VA F (variación al finalizar) muestra la diferencia entre el presupuesto en el momento de la finalización (CPF) y el costo estimado al finalizar (CEF). En Project, el CEF es el campo Costo total y el CPF es el campo Costo previsto de la línea de base asociada. En el gráfico de la figura 159 podemos apreciar gráficamente el significado de cada una de las variables.

Figura 159. Gráfico Valor Acumulado (5).

La tabla I ndicadores de valores del costo acumulado (Ver Figura 163), nos aporta algunos otros datos de análisis además de los ya vistos, y éstos son6: %VC (Porcentaje de variación de costo) muestran la relación entre la variación de costo (VC) y el costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR) expresada como un porcentaje. Indica la variación entre lo que debería haber costado y lo que ha costado realmente conseguir el nivel de finalización actual hasta la fecha de estado o la fecha actual. Existen dos categorías de campos %VC. %VC (campo de tareas) %VC (campo de tareas con fases temporales)  

5 Gráfico

adaptado de http://www.gestiondeproyectos.com.es.

6http://office.microsoft.com


Hoja 145



Ms-Project 2015

I RC (Índice de rendimiento de costos) se muestra la relación entre los costos presupuestados

(o de línea base) y los costos reales del trabajo realizado hasta la fecha de estado del proyecto o la fecha actual. La versión con fase temporal de este campo muestra los valores distribuidos en el tiempo. Existen dos categorías de campos IRC. IRC (campo de tareas) IRC (campo de tareas con fases temporales) IRPC (Índice de rendimiento para completar) muestra la relación entre el trabajo restante que debe realizarse y los fondos que quedan por gastar en la fecha de estado. Ms-Project calcula el IRPC de la siguiente manera: IRPC = (CPF - CPTR) / (CPF - CRTR) Agregue el campo IRPC a una vista de tareas para mostrar o filtrar por la relación entre el presupuesto restante disponible y el costo restante programado. Esto le puede resultar útil para ver si tiene alguna posibilidad de tener un exceso de fondos para la tarea, de quedarse sin dinero o de ver si la tarea va según el plan previsto.  

Figura 160. Tabla I ndicadores de valores del costo acumulado.

La tabla Indicadores de programación del valor acumulado (Ver Figura 160) nos aporta un dato más, además de los detallados; esta tabla básicamente nos permite analizar los índices de rendimientos del proyecto. El campo nuevo que incorpora esta tabla es7: I RP (Índice de rendimiento de la programación) muestra la relación entre el costo presupuestado del trabajo realizado y el costo presupuestado del trabajo programado (CPTR/CPTP). El IRP a menudo se usa para calcular la fecha de finalización del proyecto. La versión de fase temporal de este campo muestra los valores distribuidos a lo largo del tiempo. 7http://office.microsoft.com


Hoja 146



Ms-Project 2015

Existen diversas categorías de campos IRP. IRP (campo de tareas) IRP (campo de fases temporales de tareas)  

Figura 161. Tabla Indicadores de programación del valor acumulado.

5.2.4.9. Curvas Valor Ganado en Excel Además de las tablas vistas anteriormente es posible crear otras dependiendo del conocimiento y necesidad del planificador, o enviar datos a Excel Ex cel para poder graficar curvas S de control de valor acumulado. Para enseñar los pasos que podamos replicar en todas las versiones (Project 2007 y 2010) utilizaré la vista Uso de tareas para la generación de las curvas de control de Valor Ganado. (Para más detalles de estas vistas ver capítulo 6) alorr ganad anado son hasta la F echa de estado estado y en nuestro Recordemos que los datos de V alo proyecto sólo hemos informado dos días de control, por lo tanto realizaré el control hasta el 28 de febrero. Entonces hay que cambiar la fecha de estado en Menú Proyecto información del proyecto a la indicada, luego hacer un control estimado variando cantidades, fechas, y datos reales; guardaré el archivo como Clase7-control 28 febrero. Luego del control seleccionar de la barra de vistas Uso de tareas, y en el área de detalles dar doble clic para desplegar la ventana estilos de detalles y seleccionar los campos CPTP, CRTR y CPTP. (Ver Figura 162). Pre Pr eparado rado po por: A nto ntonio Molina C., Constructo Constructorr Ci vil. Ma M agist gi steer en I ngenierí ngenieríaa Ind I ndust ustriri al UB B

Hoja 147



Ms-Project 2015

Figura 162. Selección de Campos para graficar Valor Ganado.

Recordemos que CPTP Corresponde al Valor programado del trabajo, CRTR es el valor real del trabajo realizado y CPTR es el valor acumulado del trabajo realizado. Una vez seleccionados estos campos, seleccionar sólo la tarea resumen del proyecto, en la columna Detalles y seleccionar Copiar, (Ver Figura 163), luego abrir Excel y pegarlos en la celda C2

Figura 163. Selección de celdas para pegar en Excel.

El copiar desde esta vista a Excel no considera consider a los nombres de las filas ni los nombres de las columnas o escala temporal para nuestro caso, ambas situaciones las remediaremos en Excel. Seguramente a alguno de ustedes se le ha ocurrido copiar la tabla activa en esta vista a Excel, pero para lo que queremos ahora generar no nos servirá de nada, ni tampoco usar Guardar como en el comando de Project y guardar la Tabla de uso de tareas que tiene Project como una hoja de Excel, pues lamento decirles que tampoco sirve no nos guarda los detalles sino solo la tabla que tiene generada, por lo tanto nos queda el viejo y útil comando CopiarPegar. Entonces copiar la selección en Excel, celda C2, luego en la celda B1 ingresar la fecha de un día antes del proyecto, para nuestro caso 19 de febrero y arrastrar hasta el último día de datos, luego ingresar ceros para el primer día y copiar el formato del día siguiente, ingresar los nombres de los campos en la columna A. (Ver Figura 164)


Hoja 148



Ms-Project 2015

Figura 164. Datos en Excel para graficar.

Seleccionar el grupo de datos, incluyendo nombres y seleccionar del menú Insertar un Gráfico de línea, mejorar en éste la ubicación de la leyenda, y otras mejoras que seguramente ustedes harán. (Ver Figura 165).

Figura 165. Gráfico Valor Acumulado (Valor ganado)


Hoja 149



Ms-Project 2015

6. Cómo utilizar las Vistas Uso de tareas y Uso de recursos Las tablas o vistas de Uso de tareas y Uso de recursos son muy mu y buenas herramientas de Project debido a eso les dedicaré este capítulo, aunque ya he hablado de ellas y las hemos aplicado en algunos puntos, pero aún tienen más uso para la construcción. Estas vistas pueden ser desplegadas como vista principal, Figura 166a, o como parte de otra como por ejemplo Gantt de seguimiento, Figura 166b. La información es la misma pero referida en el primer caso a todo el proyecto, p royecto, en el segundo en particular a la actividad seleccionada.

Figura 166. Vistas Uso de tareas a) Vista principal, b) Vista particular actividad.

6.1.

Vista Uso de tareas

Primero analicemos la vista Uso de tareas, qué información nos entrega y el provecho que podríamos sacar de la información. Analizaremos primero esta vista como principal, entonces cierren la vista de formulario, y luego de la barra de vista seleccionar Uso de tareas. Esta vista es similar a la Gantt en lo referido a las áreas de trabajo, inicialmente tenemos el área de tablas (área 1) y el área de información de Uso de la tarea (área 2). Para el caso del área 1, podemos desplegar cualesquiera de las tablas que hemos creado anteriormente o modificar la tabla de Uso de Project, por el momento dejaremos ésta. La vista Uso de tareas nos muestra un detalle de todas las tareas del presupuesto y los recursos del análisis de costo de cada actividad. El trabajo Ms-Project lo entiende de dos maneras, para los recursos con costo fijo (materiales, herramientas, tratos) el trabajo es igual a las cantidades de recursos consideradas en el análisis de costo. En cambio para los recursos con costo variable es el trabajo o esfuerzo que despliega el recurso para esa es a actividad, para la mano de obra es Hombre Día (HD) u hora Hombre (HH), para la maquinaria es Hora o Día máquina (HM o DM), y se mide en tiempo. El cálculo del trabajo es:   =       ∗ ó ó     

La tabla de uso que activa Ms-Project en el área 1 no tiene la cantidad de recursos que hemos considerado en el análisis de costos, entonces insertemos esta columna, haciendo botón de la derecha en la columna Unidad y seleccionemos Insertar Columna, luego del


Hoja 150



Ms-Project 2015

menú desplegable Nombre del campo seleccionemos el campo Unidades de asignación y presionen el botón Aceptar, la vista debe quedar como la figura 167.

Figura 167. Ejemplo Uso de tareas.

Para el caso de la actividad “Trazado Fundación” Ms-Project calcula lo siguiente

para la mano de obra: Carpintero 1ra (día): Trabajo 0,22 días, Jornal (día): Trabajo 0,22 días. Esto se obtiene de acuerdo con los siguientes datos: Duración actividad: 2 horas

Cálculo trabajo para Carpintero: Trabajo=

N° trabajadores * duración partida 1hombre* 2 horas = 2 HH = 2 h/9 h/día=0,22 hombres días (HD) 0,22 días Carpintero

Cálculo trabajo para Jornal: Trabajo=

N° trabajadores * duración partida 1hombre* 2 horas = 2 HH = 2 h/9 h/día=0,22 hombres días (HD) 0,22 días Jornal

Trabajo total partida= Trabajo Carpintero + Trabajo Jornal

0,22 días Carpintero +0,22 días Jornal = 0,44 HD Para la actividad “Conf. y coloc. emplatillado” los cálculos que ejecuta Ms-Project son los siguientes: Duración de la partida: 3 horas

Cálculo trabajo para Jornal (día): Trabajo=

N° trabajadores * duración partida 1 hombre* 3 h = 3 HH = 3 h/9 h/día=0,33 hombres días (HD) 0,33 días Jornal

Cálculo trabajo para Albañil (día): Trabajo=

N° trabajadores * duración partida 1hombre* 3 h = 3 HH = 3 h/9 h/día=0,33 hombres días (HD) 0,33 días Albañil

Cálculo trabajo para Betonera 120 l (día): Trabajo=

N° maquinarias * duración partida 1 máquina* 3 h = 3 MH = 3 h/9 h/día=0,33 máquina días (MD) 0,33 día máquina

Trabajo total partida= Trabajo Jornal + Trabajo Albañil + Trabajo Máquina Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Ci vil. Magister en I ngeniería Industri al UB B

Hoja 151



Ms-Project 2015

0,33 día +0,33 día +0,33 día = 1 día. De la misma manera podemos ver en la tabla que el trabajo total para el proyecto es de 19,92 días (trabajo) y la duración para éste es 10,11 días hábiles. Recuerden que en los capítulos anteriores comenté que trabajo y duración de una actividad son conceptos distintos, aquí los vemos con más claridad de acuerdo con los cálculos y con la información entregada en la planilla. En el área de información de uso de la tarea, la información inicial que nos entrega Ms-Project es referida a trabajo para cada recurso que depende del tiempo (Mano de Obra y Maquinaria) y cantidad de recursos para los recursos que no dependen del tiempo (materiales, herramientas, y tratos), pero referido a la unidad de tiempo de la escala temporal. (Ver Figura 168).

Figura 168. Tabla de uso, información de vista de uso.

Por ejemplo para la actividad “Excavación fundaciones”, el trabajo total requerido

es de 2 días (de trabajo), se dividen en 0,78 día de trabajo para el primer día del proyecto y 0,42 día de trabajo para el segundo, y que este trabajo está referido al único recurso que depende del tiempo en esta actividad (Jornal). En cambio para el recurso carretilla “mueve”

2,01 m3 el primer día y 1,09 m3 el segundo totalizando los 3,1 m3 correspondiente a esta. Para el día uno del proyecto el trabajo total es de 2,78 días (trabajo) y 1,22 días corresponden a obra gruesa. Como comenté antes, esta es la información que inicialmente presenta Ms-Project tanto en el área de tablas como en el área de uso de la tarea. Pero es posible desplegar más información en ambas áreas, ya vimos que en el área de tablas insertamos la columna

“Unidades de asignación” de la misma manera podemos crear tablas nuevas para esta área o

insertar columnas nuevas. En el área de uso de tareas también es posible ingresar información que necesitemos para mejorar el análisis del proyecto. Para esto es posible proceder de dos maneras: En el área de uso de tares, dar doble clic con el botón izquierdo del mouse, con esto se despliega la ventana “Estilos de detalle”, o botón de la derecha y del menú desplegable elegir “Estilos de detalle”, para Project 2007 menú Formato opción Estilos de detalle. (Ver Figura 169). Project 2010 menú Formato botón Agregar detalles


Hoja 152



Ms-Project 2015

Figura 169. Estilos de detalle.

En la sección de Campos disponibles hay muchos que son de utilidad para las necesidades de la construcción, en la sección Mostrar estos campos están todos los campos con los cuales se construye la tabla Uso de tareas, entonces si queremos desplegar más solo bastará pasar de una sección a otra los campos con el botón Mostrar, de manera contraria para quitar de la sección Mostrar estos campos se selecciona y presiona el botón Ocultar. Los campos de esta sección también pueden ser ordenados con los botones Mover. Como ejercicio construyamos nuestra tabla de Uso de tareas con los siguientes campos: Costo, Costo real, Costo previsto y Costo acumulado. Para Ms-Project 2010, el campo Costo previsto es igual al campo Costo de línea base.

Figura 170. Vista Uso de tareas con campos de costos.

Podemos complementar esta información insertando columnas en el área de tablas, como columnas de costos, de avance, de tiempo. Luego veremos cómo generar una tabla de uso personalizada y complementaria a las tablas de control. Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Ci vil. Magister en I ngeniería Industri al UB B

Hoja 153



Ms-Project 2015

Una manera rápida de insertar campos en el área de uso es desplegando el menú contextual en esta área con botón de la derecha y seleccionando los campos que queramos, pudiendo ser todos los de este menú. (Ver Figura 171)

Figura 171. Menú contextual para vista Uso de tareas.

Esta información, del área de uso de tareas, no es posible importarla directamente a Excel tal como vimos para los presupuestos, sí podemos pasar tablas que hayamos creado a una hoja de Excel o mejor aún a tabla dinámica, pero los datos que hemos desplegado en ambas áreas tal como están desplegados no es posible. Pero, no todo está perdido, podemos seleccionar y con el simple y siempre “bien usado” Copiar -Pegar podemos pegar esta información a Excel, pero sí requerirá de un trabajo extra, y tener claro lo siguiente: a) No pasa los nombres de las columnas, b) Si en el área de uso tenemos más de un dato (más de una fila), en el área de tablas siempre tendremos sólo una línea por recurso, de esta manera al copiar-pegar debemos tener en cuenta esta incompatibilidad de filas entre estas áreas. c) Las áreas deben ser copiadas y pegadas por separado. d) Se selecciona toda el área “tocando” con el curso el vértice del área respectiva, luego de esto copiar y pegar en Excel. (Ver Figura 172)

Figura 172. Selección de área.

En mi opinión, esta tabla de Uso de tarea es bastante buena y se puede obtener mucha información, pero no se puede sacar un buen “provecho”, seguro coincidimos que la

información numérica es buena pero mejor y más clara es siempre una información gráfica, con los pasos anteriores de “copiar-pegar” podemos con algo de trabajo obtener buenos gráficos a partir de los datos. Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Ci vil. Magister en I ngeniería Industri al UB B

Hoja 154



Ms-Project 2015

También para Ms-Project 2007 y Project 2010 pueden usar la opción Informes visuales (menú Informe opción Informes visuales, Capítulo 9 de este manual), con esta opción es posible crear nuevas plantillas, editar las existentes, desplegar a Excel o Visio los informes, e incluso seleccionar los campos, (Ver Figura 173), luego de esto nos genera tablas dinámicas y gráficos los que podemos cambiar y personalizar, personalmente no me gusta mucho esta opción, yo prefiero sin duda la opción que el Sr. Microsoft quitó de Project 2007 y 2010, el complemento Análisis de datos de escala temporal de Excel, opción que sí veré más en extenso, y a ésta si le dedicaré un capítulo especial.

Figura 173. Generación Informes Visuales.

6.2.

Tabla de Control de cantidades de recursos en vista Uso de tareas

La vista Uso de tareas la uso además para suplir un problema de control de cantidad de recursos reales versus previstas que tienen las tablas anteriores y la manera de hacer el control de costos; esto es debido a que las tablas de control y los presupuestos desplegados (y los campos personalizados) son específicos o para actividad o para recursos, no hay manera de generar una tabla en la cual se puedan mezclar campos de actividades y recursos en la misma tabla, o por lo menos yo no lo he encontrado. No quiero decir que el problema es de MsProject, pues éste tiene campos para actividad y para recursos (aunque son los mismos), pero veremos que la tabla de Uso de tareas sí mezcla ambos estados y entonces en ésta podemos suplir dicho problema. Para graficar más el problema recordemos la manera de ingresar la cantidad real de los recursos, en el área 3, en la columna Unidades están sólo las cantidades actuales (Ver Figura 174) (recuerden que antes de hacer control los campos actuales son iguales a los previstos), si remplazamos este valor por el real (y fue lo que hicimos) borramos el previsto pues no hay campos de cantidades previstas de recursos asignados.


Hoja 155



Ms-Project 2015

Figura 174. Columna Unidades para ingreso de cantidades reales para el control.

Seguramente muchos planificadores querrán tener registro de las cantidades previstas y que no sean remplazadas por las reales, bueno esto es posible de hacer en la vista Uso de tareas. En el área de tabla insertemos el campo Cantidad prevista e insertemos también el campo Cantidad e ingresemos como título Cantidad real, tal como se muestra en la figura 175.

Figura 175. Tabla Uso de tareas, con columnas Cantidad prevista y Real.

Los campos son los mismos que hemos personalizado antes, inicialmente en la tabla sólo tiene valor en la fila que corresponde a la actividad (en la tabla el valor es 6 para Trazado Fundación y 3,1 para Excavación fundaciones), pero en las filas que corresponden a los recursos tiene valor 0 (por ejemplo para la actividad Excavación fundaciones) entonces en esta columna debemos ingresar las cantidades estimadas (previstas) de cada recurso antes de hacer el control (para la actividad Trazado Fundación).


Hoja 156



Ms-Project 2015

Inserté las columnas en la tabla de Uso de Ms-Project, obviamente podemos crear una tabla separada e insertar las columnas que creamos necesarias para controlar a nivel de recursos. Creé una nueva tabla de nombre “Tabla control de recursos”, no detallaré el paso a paso para crearla pues estoy seguro que no será problema para ustedes el hacerla por sus propios medios, los campos que inserté están en la figura 176. En el capítulo 7 usarán lo aprendido en proyectos futuros mediante el Organizador que cada archivo tiene todos los campos, fórmulas, vistas, tablas y que éstas pueden ser ocupadas en cada proyecto que queramos, entonces si les dejo los archivos tendrán todas las tablas, campos, vistas y demás “cosas” que hayamos creado en el transcurso de este manual.

Figura 176. Tabla Control de recursos.

Como a veces no todo es perfecto, si pasamos esta tabla a Excel con la opción Guardar como seleccionando el tipo “Libro de Microsoft Excel”, Ms-Project pasará esta tabla como una tabla de actividades y no anexará los recursos (Ver Figura 177).

Figura 177. Tabla Control de recursos en Excel (Guardar como). Para solucionar este problema usemos los comandos, “Copiar – Pegar”, para esto

seleccionen el vértice de la tabla y activen el comando Copiar y luego en una Hoja de Excel simplemente activar Pegar, luego hay que hacer arreglos, como colocar los títulos a las


Hoja 157



Ms-Project 2015

columnas, sangrías a los recursos, y cualquier arreglo que ustedes quieran para mejorar esta tabla. (Ver Figura 178).

Figura 178. Tabla Control de recursos en Excel (Copiar – Pegar).

6.3.

Vista Uso de recursos

Esta vista Uso de recursos muestra información de trabajo referida al recurso, es decir, a diferencia de la vista de Uso de tareas que genera el listado según actividades y los recursos asignados a cada una, Uso de recursos genera el listado basado en cada recurso y las actividades en que está asignado. (Ver Figura 179) Para desplegar esta vista, seleccionar el botón Uso de recursos de la barra de Vistas, Menú Ver opción Uso recursos. Ms-Project 2010 de Menú de Vista seleccionar botón Uso de recursos.

Figura 179. Vista Uso de recursos.

Esta vista está dividida en dos áreas, el área de tablas y el área de uso, y como decía la vista Uso de recurso es referida al recurso y su uso en todas las actividades en las que está asignado, por ejemplo del área de tabla podemos obtener la siguiente información el Carpintero 1ra (día) está asignado a once actividades y el trabajo total de este recurso son Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Ci vil. Magister en I ngeniería Industri al UB B

Hoja 158



Ms-Project 2015

3,39 días (3,39 HD). En el área de uso encontramos información similar pero referida a la unidad de tiempo, indica la distribución diaria de la cantidad de trabajo total (3,39 días), nos muestra que para los días uno y dos se necesita 1 día de trabajo, para el día tres 0,23 días y así sucesivamente hasta el día diez que se termina de ocupar el carpintero. El carpintero anteriormente analizado, depende del tiempo por lo tanto genera trabajo, en cambio un recurso que no depende del tiempo como el Pino B. 1x4x3,2 m (pza) no genera trabajo, Project muestra en la columna y filas de trabajo las unidades de asignación en el área uno y las cantidades necesarias por unidad de tiempo. Desde el punto de cantidades esta vista en el área de tablas indica que se necesitan 34,5 piezas para todo el proyecto y la distribución parcial de este recurso está en las actividades donde está asignado. En el área de uso, nos indica las cantidades requeridas por unidad de tiempo, nos indica que el primer día se necesitan 18 piezas y el segundo 16,5 piezas con lo que se completa la cantidad total requerida. En esta vista, al igual que en la vista Uso de tareas, podemos agregar más información tanto en el área de tabla como en el área de uso. Por ejemplo, agregué en el área de tablas columnas de trabajo (trabajo actual, trabajo real, trabajo previsto) y costos (costo actual, costo real y costo previsto), y en el área de uso pueden agregar información igual que lo aprendido en la Vista Uso de tareas por medio del menú desplegable y/o la opción Estilos de detalle… (Ver Figura 180).

Figura 180. Vista Uso de recursos con columnas nuevas.

Recuerden que pueden crear sus propias tablas o modificar las existentes: Al ingresar las columnas de trabajo y costos modifiqué la tabla de uso existente. Si quisiéramos ingresar los campos personalizados como cantidad, o costo unitario no se pueden ingresar en esta tabla, ni siquiera estarán disponibles y esto debido a que los creamos como campos para tareas, pueden crear campos nuevos asignados a los recursos (si es que lo requieren). Revisemos lo anterior, dando botón de la derecha en cualquiera de los títulos de las columnas de la tabla, del menú desplegado seleccionar la opción Personalizar campos… (Ver Figura 181).


Hoja 159



Ms-Project 2015

Figura 181. Campos personalizados para recursos.

Noten que está activa la opción Recurso, y que los campos de costos no están personalizados, podemos personalizar campos de recursos para cualquier requerimiento. No crearé ni personalizaré campos pues el procedimiento necesario ya lo hemos aprendido en los puntos anteriores.


Hoja 160



Ms-Project 2015

7. Cómo usar lo aprendido en proyectos futuros (uso Organizador) Seguramente se han preguntado, ¿Cómo usar las tablas en otros proyectos? ¿Cómo podemos usar los campos personalizados en otros proyectos? En resumen ¿Cómo podemos usar lo aprendido en otros proyectos? Bueno, ahora veremos que sí hay manera de usar todo lo que hemos aprendido en proyectos futuros, incluso en proyectos pasados o en ejecución que podremos actualizar con las nuevas tablas, campos, vistas etc. Para eso usaremos el Organizador, que es una excelente herramienta de Ms-Project, ya hemos visto y usado algunas funciones de esta herramienta (subcapítulo 3.2.3), pero seguro no le dieron la importancia que tiene. Recordemos cómo se activa el Organizador, para Project 2007 menú Herramientas opción Organizador. (Ver Figura 185). En Project 2010 presionar el comando Alt +H+O, o menú Archivo+ Información+ Organizador. Antes de activar guardemos nuestro archivo “clase6-control” con el nombre “proyecto estrella”, s í es un nombre un tanto peculiar pero ya verán que es así para poder acordarnos y relacionar este archivo y todo lo que hemos hecho (tablas, campos, vistas, informes, entre otros), con el nombre particular que le hemos puesto. Recuerden que podemos usar todo lo aprendido, que tenemos en el archivo “proyecto estrella”, en proyectos antiguos o en ejecución y en proyectos nuevos.

Figura 182. Organizador.

7.1.

Como actualizar proyectos entre archivos

Ya vimos como actualizar proyectos antiguos o en ejecución cuando realizamos las plantillas CPM, ahora ha cambiado bastante nuestro proyecto, tenemos muchas tablas, campos, vistas, formularios entre otros, veremos cómo actualizar mediante el organizador. Recordemos algunos puntos ya vistos, como que el Organizador tiene dos áreas importantes con un menú desplegable en cada una de éstas; en la figura podemos ver que en una de ellas está el “Global.MPT” y en la otra el “proyecto estrella. La manera de actualizar proyectos antiguos o en ejecución es entre archivos, consideraré un archivo pasado como proyecto en ejecución y que no está actualizado con Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Ci vil. Magister en I ngeniería Industri al UB B

Hoja 161



Ms-Project 2015

todo lo aprendido, los archivos no deben estar controlados, si usan un archivo controlado no olviden eliminar la línea de base y de progreso antes de hacerlo. Entonces ustedes carguen cualquier proyecto antiguo o en ejecución, yo cargaré el archivo clase3-Gantt-CPM, si ustedes quieren probar los comandos antes de intentar en vuestros proyectos es bueno usar las clases anteriores, recuerden que el archivo que actualizaremos sólo tiene las plantillas de CPM y dos campos personalizados y el proyecto estrella tiene todo lo que hemos aprendido hasta ahora. Verifiquemos los campos, vistas y tablas que tiene el archivo clase3, por ejemplo si activamos el menú Ver opción Tablas las disponibles se muestran en la figura 183. Vemos que no tenemos tablas nuevas en este archivo, debido a que no las hemos creado aún o como es un proyecto “antiguo” no habíamos aprendido lo necesario para crear tablas, también es posible si ustedes usan un archivo antiguo y si han creado tablas pero no las tienen activas para el menú. Para verificar qué campos hemos creado usaremos el comando Herramientas – personalizar – campos, o seguimos los pasos que veremos más adelante y verificaremos qué pasos tenemos creados y Figura 183.Tablas del proyecto cuáles nos faltan. clase3.

Antes del siguiente paso, recuerden que en el archivo que queremos actualizar (clase3-Gantt-CPM) no puede estar activa la vista que deseamos reemplazar, es decir si queremos actualizar la vista Gantt de seguimiento no puede ésta estar activa, entonces en este archivo seleccionemos una vista que nunca hemos variado, pocas nos quedan, pues hemos mejorados casi todas las disponibles en la barra de vistas, pero aún es posible seleccionar alguna vista o formulario que no hemos variados; para esto de la barra de vista activen el botón Más Vistas y del listado seleccionen, por ejemplo, Formulario detalles de tarea. Luego de esto activen el Organizador desde cualquier archivo, yo lo activaré desde el archivo clase3-Gantt-CPM. En una de las áreas de listado del Organizador seleccionen el archivo “pr oyecto estrella” y en la otra el archivo “clase3 -Gantt-CPM”, para que sigamos los mismos pasos activemos a la izquierda la clase3-Gantt-CPM y en la derecha el archivo proyecto estrella, vean la diferencia en los listados por ejemplo de la opción Vistas, para copiar todas las vistas seleccionen todo el listado en el área de proyecto estrella y mediante el botón copien y peguen todo al archivo clase3-Gantt-CPM (Ver Figura 184).


Hoja 162



Ms-Project 2015

Figura 184. Organizador, Copiando vistas a proyecto antiguo.

Cuando presionemos el botón Copiar saldrá el mensaje de la figura 185, este nos indica que algunas vistas existen en la clase3, y si deseamos reemplazarlas por las del archivo proyecto estrella, obviamente para mi caso es Sí a todo y debería ser para ustedes también, a menos que no estén seguros o que las vistas de su proyecto estrella sean más antiguas o incompletas que el del proyecto por actualizar.

Figura 185. Mensaje de advertencia de Project.

Actualicemos de la misma manera todas las opciones desde el “proyecto estrella” al archivo que queremos actualizar “clase3-Gantt-CPM”, sigamos esta actualización en el siguiente orden: 1) Vistas 2) Campos (para Tareas y Recursos) 3) Tablas (para Tareas y Recursos) 4) Informes y 5) Calendarios, y si ustedes tienen más opciones que hayan modificado (como formularios, por ejemplo) actualicen también sus proyectos antiguos o en ejecución. Para el caso de Tablas hay que actualizar las tablas que hemos creado para las tareas y para los recursos; hemos creado en el manual varias tablas para las actividades (a nivel de estas) (Ver Figura 186) y tablas que creamos y modificamos para los recursos que creamos cuando aprendimos a usar las Vistas de Uso de tareas y Uso de recursos (Ver Figura 187).


Hoja 163



Ms-Project 2015

Figura 186. Organizador, Tabla para Tareas.

Figura 187. Organizador, Tablas para Recursos.

Luego de haber actualizado todo, presionemos el botón Cerrar del Organizador, y verifiquen nuevamente las tablas que tenemos ahora disponibles mediante el menú Ver opción Tablas. (Ver Figura 188). Comparen los menús y las tablas disponibles de las figuras 183 y 188.


Hoja 164



Ms-Project 2015

Figura 188. Menú Tabla luego de la actualización.

Hemos visto que podemos actualizar archivos, en ejecución o antiguos, con esto hemos agregado todo lo creado del archivo proyecto estrella a un archivo en ejecución, (clase3-Gantt-CPM) para este caso no se habían creado los recursos ni hechos análisis de costos, ni menos control, por lo tanto la gran mayoría de las tablas estará vacía y se actualizarán a medida que se realicen en este proyecto los pasos faltantes. Para el caso de los recursos, el listado del proyecto estrella no se pasa al clase3, pero se puede copiar fácilmente de uno a otro, basta seleccionar todos los recursos del proyecto estrella y pegarlos en el clase3, luego de esto hacer el análisis de costos como aprendimos anteriormente. Guarden el nombre de este archivo como “proyecto actualizado”. De manera similar debemos proceder para pasar todo lo aprendido a un proyecto nuevo, todo esto a nivel de archivos. Para esto hay que crear un proyecto nuevo, menú Archivo opción Nuevo, seleccionar Proyecto en blanco, verifiquen que no haya nada de lo que hemos creado anteriormente, sólo están las tablas que tiene Project, los campos no están personalizados, sólo están los Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Ci vil. Magister en I ngeniería Industri al UB B

Hoja 165



Ms-Project 2015

informes de Project, luego de esto proceder de la manera vista anteriormente pasando por medio del Organizador todo lo que hemos realizado en el proyecto estrella. Esta manera de actualizar proyectos entre archivos la pueden usar en cualquier momento, pero principalmente cuando no quieren que quede nuestro “conocimiento y trabajo” disponible para todos, cada opción que se pase al Global.MPT quedará en el

computador disponible para cualquier usuario de éste, yo les aconsejo siempre tener el proyecto estrella o su propio archivo con sus campos personalizados, tablas, vistas, informes y todo lo que ustedes hayan creado y usar este archivo para actualizar sus proyecto o crear proyectos nuevos con todo lo aprendido. Si no queremos que nos copien nuestro trabajo, o disminuir la posibilidad de esto, el usar el Organizador entre archivos es la mejor opción; en cambio, si queremos que todo lo aprendido esté siempre para todos los que usen el computador y obviamente Ms-Project debemos usar la siguiente opción.

7.2.

Como actualizar Ms-Project con lo aprendido, Global MPT

Todo lo que vimos en el punto anterior fue actualización entre archivos y no quedaba dicha actualización en el computador, es decir cada vez que creemos un archivo de Project éste estará tal como inicialmente está configurado inicialmente. Todo lo que se haga en este paso quedará en el computador y Ms-Project de la misma manera todo lo que hemos creado estará disponible para todos los que usen Project, si es la determinación de la Empresa (o de ustedes) que estén siempre las tablas, campos, vistas y todo lo creado, lo que veremos más adelante es la opción. En cambio si no queremos que tengan disponible todo y sólo usar de manera particular lo aprendido entonces la opción es entre archivos. En el archivo “proyecto estrella” activen nuevamente el Organizador (menú Herramientas opción Organizador), en un lado dejaremos esta vez Global.MPT y en la otra área el proyecto estrella, tal como la figura 189.

Figura 189. Organizador para actualizar (copiar) a Global.MPT.

Actualicemos de la misma manera que el punto anterior todas las opciones desde el “proyecto estrella” al “Global.MPT”, sigamos esta actualización en el siguiente orden: 1) Vistas Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Ci vil. Magister en I ngeniería Industri al UB B

Hoja 166



Ms-Project 2015

2) Campos (para Tareas y Recursos) 3) Tablas (para Tareas y Recursos) 4) Informes y 5) Calendarios, y si ustedes tienen más opciones modificadas del Organizador actualícenlas también en el Global.MPT. Luego de esto, si creamos un proyecto nuevo, éste estará con todo disponible para poder usarlo (Ver Figura 190), obviamente las tablas estarán en cero, las vistas vacías, pero por ejemplo si queremos crear una CPM en la vista diagrama de Red al crear una tarea ésta será de acuerdo con las plantillas creadas, de igual manera estarán todas las tablas disponibles para este nuevo proyecto.

Figura 190. Revisión de lo aprendido en un proyecto nuevo.


Hoja 167



Ms-Project 2015

8. Programación rítmica Decidí escribir todo lo referente a Programación rítmica en un capítulo separado por la importancia de este sistema, debido a que es un sistema que se aplica a la construcción pero a programación repetitiva, como villas, poblaciones, condominios de casas iguales. Recuerdo una vez en uno de los cursos que dicté a unos profesionales del área de la construcción hice la siguiente pregunta: ¿Es posible aplicar programación rítmica en construcción de edificios? Esta vez tampoco dejaré esta pregunta planteada para ustedes sino que les contaré que las respuestas en general fueron rotundos No. Bueno, la realidad es que si podemos aplicar programación rítmica en la construcción de edificios pero solo en terminaciones, en obra gruesa obviamente no es posible. No explicaré con un montón de teoría cómo funciona una programación rítmica sino con un ejemplo práctico, el que calcularé paso a paso de manera manual y luego desarrollaré el mismo proyecto en Ms-Project. Para el ejercicio consideremos el proyecto de la figura 194, una villa de 5 casas iguales.

Figura 191. Plano - Villa 5 viviendas.

8.1.

Cálculo manual de la Programación Rítmica

Para realizar una programación rítmica primero debemos programar la casa 1 o unidad singular de manera “normal” es decir Gantt, o CPM, para determinar las duraciones

y el o los caminos críticos, luego con esta programación determinamos las actividades que compondrán la programación rítmica, a lo menos debería ser el camino crítico, pues este nos indica la duración total de la casa, la duración de las actividades de la programación rítmica debe ser en enteros o fracciones de media duración, para el ejemplo de estudio asumiré la siguiente tabla. Actividad Duración Trazado 0,5 Excavaciones 1 Muros 2 Techumbre 1 Terminaciones 1 Tabla 14. Actividades para Programación rítmica


Hoja 168



Ms-Project 2015

Quiero dejar en claro, pero muy en claro, que este listado de actividades es sólo con los fines académicos de enseñar Programación rítmica y que estas actividades no son realmente todas las de la programación de una vivienda normal, para el caso de estudio el resultado será exactamente el mismo. Luego de esto debemos elegir el Ritmo(R) para nuestra programación, el ritmo es por lo general la duración que más se repite, es el desfase en el inicio de cada partida con respecto de la anterior, determina el número de cuadrillas (NC) y la cantidad de tiempos muertos (TM).  =

ó

Para valores menores a uno NC es igual a uno



 =  − ó

Para valores negativos TM es igual a cero. La elección del Ritmo debe considerar todos los puntos anteriores, si elegimos la duración menor tendremos muchas cuadrillas (NC), y si elegimos la duración mayor tendremos más tiempos muertos (TM) Actividad

Duración

NC (R=0,5)

TM (R=0,5)

NC (R=1)

TM (R=1) NC (R=2)

Trazado Excavaciones Muros Techumbre Terminaciones

0,5 0,5/0,5=1 0 1 1-05=0,5 1 1/0,5 = 2 0 1/1=1 0 2 2/0,5=4 0 2/1=2 0 1 1/0,5 = 2 0 1/1=1 0 1 1/0,5=2 0 1/1=1 0 Total 11 0 6 0,5 Tabla 15. Cálculo de NC y TM para elección del Ritmo

1 1 1 1 1 5

TM (R=2) 2-0,50=1,5 2-1=1,0 2-2=0 2-1=1,0 2-1=1,0 4,5

De acuerdo con la tabla anterior podemos concluir que el tiempo menor genera muchas cuadrillas lo que puede tener problemas de calidad, mucho control, pero si tiene la ventaja de obtener el menor tiempo, también podemos ver que la duración mayor tiene muchos tiempos muertos y la mayor duración para el proyecto, elegiré entonces para el ritmo la duración igual a Uno. El número de viviendas o casas a construir se denomina N, y para este caso N=5El número de actividades se denota por A, este número debe incluir todas las actividades realizadas por cada cuadrilla como actividad independiente, por ejemplo si elegimos el ritmo igual a uno, para la actividad Muros debemos considerar dos actividades la actividad Muros para la cuadrilla 1 (Q1) y la actividad Muros para la cuadrilla 2 (Q2), es decir A = total de cuadrillas. Las fórmulas de cálculo de tiempo para la programación rítmica son las siguientes:

Duración de la unidad singular o casa 1 (t1):

1 =  ∗ 

Donde A= el número de actividades considerando cada cuadrilla R= el Ritmo elegido

Duración del proyecto total (Tt)

 = 1 + ( − 1)

Donde N= el número de viviendas a construir. t1, R son la duración de la casa 1 y el Ritmo respectivamente. Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Ci vil. Magister en I ngeniería Industri al UB B

Hoja 169



Ms-Project 2015

De acuerdo con lo anterior la Programación rítmica es la siguiente: N. 1

Actividad Trazado

Dur 0,5

Q Q1

2

Excavaciones

1

Q1

3

Muros

2

Q1

4

Q2

5

Techumbre

1

Q1

6

Terminacione s

1

Q1

1 C 1

2 T M

C 2

C1

3 T M

C 3

4 T M

C2 C1-

C 4

5 T M

C3 Q1 C2-

C 5

6

7

8

9

10

T M

C4 C3Q2 C1

C5 Q1 C4-

C5-

Q1

Q2

C2

C3

C4

C5

C1

C2

C3

C4

C5

Tabla 16. Programación Rítmica

Los tiempos de acuerdo con las fórmulas son los siguientes: t1=A*R=6*1= 6 Tt=t1+R(N-1)=6+1(5-1)=10

8.2.

Cálculo en Ms-Project de la Programación Rítmica

Veamos ahora cómo realizar esta programación rítmica en el Ms-Project. Para Project 2007 del menú Insertar seleccionar Tarea repetitiva, En Ms-Project 2010 de la ficha Tarea, en el grupo Insertar, haga clic en la parte inferior del botón Tarea y, a continuación, haga clic en Tarea periódica. Antes de hacer este ejercicio verifiquen de tener bien configurado lo relacionado con el horario de trabajo, en Herramientas opción Opciones (9 horas diarias) y en Herramientas opción Configurar calendario laboral e ingresar las fechas de inicio, colación y término de la jornada laboral para la semana de trabajo (8:00-13:00 y 14:0018:00), yo asumo que esto está claro y ya solucionado, más aun si han pasado el Calendario del proyecto estrella a su nuevo proyecto o al Global.MPT, pero si no es así, no está mal recordar esto, que es uno de los grandes problemas iniciales y muy fácil de corregir. Dar fecha de inicio del proyecto el 19/03/2012.

Figura 192. Información de tarea repetitiva, para actividad Trazado, 1er Paso.


Hoja 170



Ms-Project 2015

En el Nombre de tarea: ingresar el nombre de la tarea repetitiva, como sugerencia indicar las casas que se harán en esta actividad, para Trazado, escribir por ejemplo “Trazado Q1Casas1-5”. En Duración: se ingresa la duración de la actividad en unidades de tiempo, para el caso de trazado la duración es 0,5d. El Patrón de repetición es cada cuanto se repite la actividad para este caso Trazado se repite cada 1 día laborable. El Intervalo de repetición indica cuando empieza la actividad (Comienzo:) y cada cuantas veces se repetirá (Terminar después de:) esto está relacionado con las cuadrillas y la cantidad de casas en las que trabajará, en este caso la cuadrilla 1 (Q1) realizará 5 casas, también en vez de indicar las repeticiones podemos indicar la fecha de término en (Terminar el:), yo personalmente prefiero indicar las repeticiones en vez de fecha de término. Para esta actividad consideraré fecha de inicio 19/03/2012 y que la actividad terminará después de 5 veces. (Ver Figura 195). Luego presionar Aceptar. Como sugerencia seguir los siguientes pasos para realizar una programación rítmica en Ms-Project. 1ro Ingresar los datos, nombre, repeticiones en la vista Información de la tarea repetitiva. (Ver Figura 192). 2do Desplegar las actividades repetitivas y editar sus nombres para cada actividad, casa y cuadrilla (Ver Figura 193). 3ro Unir las actividades repetitivas, seleccionándolas todas y presionado el botón Vincular tareas (Ver Figura 194).

Figura 193. Edición de nombres de tareas repetitivas, 2do paso-

Figura 194. Vincular tareas repetitivas, 3 er Paso.


Hoja 171



Ms-Project 2015

Luego cerrar la tarea principal y posicionarse en la segunda línea y nuevamente seleccionar Tarea repetitiva del menú Insertar. La segunda actividad es Excavaciones, la cuadrilla 1 (Q1) realizará las 5 casas, entonces el nombre que ingresaremos será “Excavación Q1 Casa1-5”, la duración es un día, el Patrón de repetición es un día laborable, pondré la fecha de inicio igual a la fecha de comienzo del proyecto, y luego uniré las actividades para determinar el comienzo de la segunda actividad con respecto a la primera, esta actividad se repetirá 5 veces. (Ver Figura 195).

Figura 195. Información de tarea repetitiva, para Excavación.

Realizar los pasos 2 (edición de nombres de actividades) y 3 (enlaces de actividades) para Excavación, luego de esto se realiza el siguiente paso para la programación rítmica. 4to Unir las subactividades, para esto abrir ambas actividades principales y de la primera actividad de trazado “Trazado Q1 Casa 1” vincular a la primera actividad de Excavación “Excavación Q1 Casa 1”. Para este caso en particular como hay un tiempo muerto de 0,5 días de las actividades de trazado, al hacer la unión entre las primeras actividades se pierde este tiempo muerto (y el ritmo) por lo que hay de dar un desfase entre actividades, dando doble clic en la línea ingresar el desfase de 0,5d. (Ver Figura 196).

Figura 196. Ingreso de desfase (Tiempo Muerto).


Hoja 172



Ms-Project 2015

La siguiente actividad “Muros” tiene dos cuadrillas para su ejecución (Q1 y Q2) por lo tanto son dos actividades, “Muros Q1–Casa 1,3,5” y “Muros Q2-Casa 2,4” y deben ser

creadas como dos cuadrillas. Para la actividad “Muros Q1 – Casa 1,3,5” sigamos los mismos pasos vistos anteriormente, primero ingresar lo siguiente: Duración 2d, el Patrón de repetición cada 2 días laborables, el comienzo igual a la fecha de inicio del proyecto y se repetirá 3 veces (esta cuadrilla trabajará en 3 casas). (Ver Figura 197).

Figura 197. Información de tarea repetitiva para actividad Muros Q1.

Realicen los dos pasos siguientes (2do y 3 er paso) y que son editar nombres y vincular las tareas, que se deben realizar tal como vimos anteriormente. El cuarto paso implica abrir la actividad “Excavación Q1 Casa1-5” y vincular las primeras actividades (“Excavación Q1 Casa 1” y “Muros Q1 – Casa 1”) para este caso no hay que considerar desfases pues las actividades precedentes no tienen tiempos muertos asociados. Luego de esto crear la Actividad de Muros para la cuadrilla 2, “Muros Q2 -Casa 2,4”, de la misma manera que vimos anteriormente, no olviden que esta cuadrilla sólo trabaja en 2 casas por lo tanto se debe ingresar Para el cuarto paso deben cuidar en unir las actividades que corresponden, para este caso se deben vincular desde “Excavación Q1 Casa 2” a la actividad “Muros Q2-Casa 2”, si se fijan, todo sigue un orden lógico, siempre se unen entre las mismas casas, excavación casa 2, a muros casa 2. Y en general cuando son dos cuadrillas para una actividad, la cuadrilla impar trabaja en casas impares, y la cuadrilla par trabajará por lo tanto en casas pares, si siguen esta simple regla podrán simplificar también la confección de la programación rítmica, que realmente no es una metodología complicada pero si requiere de seguir ciertos pasos y rigurosidad en éstos, en el ejemplo sólo programamos cinco casas, lo normal de construir son muchas más y entonces requerirá mucho más cuidado. Para las siguientes actividades seguir los mismos pasos descritos anteriormente, recuerden cerrar la última actividad principal para crear la siguiente, no olviden también seguir los pasos descritos anteriormente (cuatro pasos para programación rítmica). Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Ci vil. Magister en I ngeniería Industri al UB B

Hoja 173



Ms-Project 2015

Para que se despliegue la duración total del proyecto del menú Herramientas seleccionar la opción Opcionesy en Vista seleccionar , en la Escala temporal para el Nivel inferior seleccionar , la programación rítmica terminada se puede ver en la figura 198.

Figura 198. Programación rítmica 5 viviendas.

Para esta programación pueden ustedes realizar todo lo aprendido, es decir análisis de costos, presupuestos (actual, previsto, real), realizar control, tablas de control, estados de pago; es decir, se puede tratar como cualquier otro sistema de programación como Gantt, CPM y PERT, de la misma manera podemos usar el Organizador para pasar todas las tablas a este proyecto, o si han pasado todo al Global.MPT, todo estará siempre disponible para todos los proyectos nuevos. La programación rítmica por defecto es crítica en todas las actividades, pues cualquier atraso en una de ella produce atrasos en cadena en las siguientes actividades. Yo solo vinculé las primeras actividades de cada actividad resumen, lo correcto sería unirlas todas, también se puede hacer esta vinculación a medida que avanza el proyecto. Para el caso de edificios les comenté que sólo es aplicable a terminaciones de pisos iguales, por ejemplo al terminar pisos de baño del 1er piso, pasar al del 2do, entonces las casas podrían equivaler a los pisos, la manera de construir la programación rítmica es exactamente igual a la vista anteriormente.


Hoja 174



Ms-Project 2015

9. Informes visuales (Ms-Project 2007-2010) Para los siguientes pasos abran el archivo clase6-control y activen los informes visuales, en Project 2007 menú Informe opción Informes visuales, (Ver Figura 199). En Project 2010 del menú/cinta Proyecto presionar el botón Informes visuales.

Figura 199. Informes Visuales (Ms-Project 2007-2010).

Los pasos a seguir son los mismos para Project 2007 y 2010 así que no haré diferencia en éstos, sin embargo generaré los informes en Project 2007. Hay bastantes informes disponibles para ser generados en Microsoft Excel y/o Visio, mostraré el más importante, asumo, como siempre, que ustedes investigarán los otros. Se pueden crear nuevas plantillas para graficar en el botón Plantilla nueva, se pueden editar los existentes en el botón Editar plantilla y se puede Administrar plantillas existentes en el botón respectivo. En general los gráficos son del tipo Actividades versus Tiempo (el tiempo genera las columnas y las actividades las líneas), se elige en como la función principal de esto es generar Curvas S, entonces me abocaré a ello, para esto seleccionen la Opción Uso de tareas. De Uso de tareas seleccionen el informe Flujo de caja y seleccionen Días para el Nivel de datos de uso, luego presionen en botón Editar plantilla (presionaremos editar sólo para aprender el funcionamiento, pero podríamos haber ido antes directamente al gráfico). (Ver Figura 200)


Hoja 175



Ms-Project 2015

Figura 200. Edición de Plantilla Flujo de caja (para Curva S).

Por esta opción de Selector de campos es que muchos dicen que los informes visuales reemplazan al complemento Análisis de datos de escala temporal para Excel; bueno, en parte tienen razón, se parece mucho y básicamente hace muchos pasos similar y gráfica directamente, pero a mí no me gusta tanto comparativamente hablando. Quizás algún día pueda sacarle el provecho programando macros y en visual, pero por ahora lo uso tal cual. Primero seleccionen el gráfico sin hacer ningún cambio en los campos, ni más ni menos campos, presionemos el botón Cancelar y en Crear informes activemos Microsoft Excel y desactivemos Visio en Mostar plantilla de informes creada en: luego presionen el botón Ver. Luego de esto generará el gráfico y una tabla dinámica en Excel, el gráfico inicial que nos ha mostrado es bastante “feo” y no nos muestra ni mejora los informes anteriores, pero si tocan con el puntero del mouse el gráfico podrán ver al lado derecho de este el listado de campos y los campos que están seleccionados y que generan el gráfico propiamente tal. Para poder cambiar el periodo o rango de grafico seleccionemos la hoja Uso de tareas, (Ver Figura 201).


Hoja 176



Ms-Project 2015

Figura 201. Gráfico inicial Flujo de caja para Curva S.

Al seleccionar la Hoja Uso de tareas, nos muestra la tabla de la figura 200, además de la lista de campos de tabla dinámica a la derecha de ésta. Esta tabla inicialmente nos muestra solo el trimestre T1 , al abrir este periodo nos mostrará las semanas y abriendo éstas nos mostrará los días (Ver Figura 202).

Figura 202. Selección del periodo por graficar.


Hoja 177



Ms-Project 2015

Luego de seleccionado el periodo a días seleccionar ahora la hoja Gráfico1,

Figura 203. Curva S para Costo Actual Acumulado.

Al lado izquierdo del gráfico se seleccionan o deseleccionan los campos por graficar, probemos ahora con Trabajo actual (Trabajo) y Trabajo Actual Acumulado (Trabajo acumulado), deseleccionar los campos de costos y activar los de trabajo (Ver Figura 204).

Figura 204. Gráfico para Trabajo actual y acumulado.


Hoja 178



Ms-Project 2015

Para cambiar el tipo de gráfico botón de la derecha en el gráfico a cambiar, en este caso el Trabajo acumulado y del menú desplegable elegir la opción de este seleccionar Tipo de líneas y presionar el botón Aceptar. (Ver Figuras205 y 206).

Figura 205. Selección de tipo de gráfico.

Figura 206. Curva S para Trabajo Actual Acumulado.


Hoja 179



Ms-Project 2015

Generar curvas S de Costo Actual y de Trabajo Actual es bastante fácil (pues están los datos acumulados), pero para poder generar todas las curvas de Costo para poder comparar por ejemplo Costo Actual, Real y Previsto todos en un solo gráfico (tal como se vio en la macro), esto no será tan fácil, es decir mediante “sólo” Informes visuales no es posible. De la misma manera no es posible generar las tres curvas de trabajo (Actual, Real, Previsto) en un solo gráfico por medio de estos Informes visuales. Ms-Project genera la mayoría de los campos necesarios para poder crear a partir de estos los otros campos que necesitamos para graficar, los campos acumulados son más fáciles de crear en Excel. En la tabla 17 he generado un listado de los campos del proyecto que necesitamos para poder graficar las Curvas S y los datos que podemos obtener directamente de MsProject, los datos en color rojo no están disponibles directamente por lo tanto se deben crear en Excel.

No Dato de Proyecto 1 Trabajo Actual Trabajo Actual Acumulado 2 Trabajo Real Trabajo Real Acumulado 3 Trabajo Previsto Trabajo Previsto Acumulado 4 Costo Actual Costo Actual Acumulado 5 Costo Real Costo Real Acumulado 6 Costo Previsto Costo Previsto Acumulado 7 Avance Físico Real 8 Avance Físico Real Acumulado 9 Avance Físico Previsto 10 Avance Físico Previsto Acumulado

Campo Ms-Project Trabajo Trabajo acumulado Trabajo Real Trabajo Previsto Costo Costo acumulado Costo Real Costo Previsto Porcentaje completado Porcentaje completado acumulado

Tabla 17.Tabla con campos para graficar Curvas S

Si pasamos los campos de Ms-Project y utilizamos otros campos en reemplazo de los que no están disponibles, al pasar estos campos en la tabla dinámica generada en Excel no tendremos disponibles todos los campos que hemos solicitado y tampoco podremos ingresar fórmulas nuevas (en el área de la tabla dinámica) entonces no nos quedará más opción que desplegar todos los campos, seleccionarlos y copiarlos en un área distinta al área ocupada por la tabla dinámica y crear en ese nuevo sector las columnas y fórmulas nuevas y luego de esto graficar las Curvas S. Una labor tediosa lo sé, pero no sé si habrá otra posibilidad, no soy experto en tablas dinámicas, si ustedes usan Project 2003 les sugiero usar macros (vean manual anterior MsProject 2003-2007-2010 Aplicado a la Construcción), si usan Ms-Project 2007, 2010 usen los informes visuales pero igual les sugiero aprender Visual Basic, macros, investigar… Los informes Visuales tiene varias funciones más y/o crear una macro exclusivamente para esta Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Ci vil. Magister en I ngeniería Industri al UB B

Hoja 180



Ms-Project 2015

versión que realice las curvas S, en el manual yo les entrego macros automáticas para crear estas curvas para las dos versiones de Ms-Project.

10.

Creación de Curvas S para Ms-Project 2007-2010

No quiero dejar el manual sin creación de curvas de control para Ms-Project 2010 que es una herramienta tan útil para todos los planificadores de proyectos de la construcción. Dije al inicio del manual que yo prefería usar Project 2007 luego de “quitarle” los complementos al Project 2003 esto principalmente por la herramienta de Análisis de datos de escala temporal para Excel, la verdad ahora prácticamente no uso la versión 2007, no podía dejar a Ms-Project 2010 como “el malo de la Película” y la verdad no lo es, entonces en este capítulo quiero enmendarme y enmendar algo a esta versión explicando los pasos para crear curvas de control o curvas S en Excel con los datos de Project. En los siguientes capítulos esto lo podremos usar de base para el uso de las macros automáticas. Utilicemos para este ejemplo el “proyecto estrella” o la “clase6-control”, y seleccionemos la vista Uso de tareas, recuerden que esta vista se divide en dos secciones que arbitrariamente yo denominé Área 1 a la sección de tablas y Área 2 a la sección de los datos de uso o valores. En el Área 1 creamos una tabla nueva con campos personalizados, pero para la generación de las curvas de control (Curvas S) no es relevante qué tabla tengamos activa en esta sección, pues “pasaremos” a Excel datos desde el área de detalles. Para este ejemplo no pasaré ningún campo acumulado, como Trabajo acumulado, Costo acumulado, y Porcentaje completado acumulado, pues éstos los generaremos directamente en Excel. De manera similar pasaré a Excel los campos para poder graficar los tres estados del proyectos, estados que detallé anteriormente y que quiero recordarles ahora por lo importante que es graficar estos y poder compararlos en un mismo gráfico, además que en general los planificadores sólo grafican los estados Previstos y real. Estado Previsto tiene los valores de lo estimado a futuro (costo previsto, comienzo previsto, duración prevista, fin previsto, trabajo previsto), es lo que ofrecimos al mandante o comprometido con nuestro jefe. Estado Real tiene los datos reales informados a la fecha de control (costo real, comienzo real, duración real, fin real, trabajo real. Cuando el proyecto no se ha empezado (o no informado o controlado) estos datos están en cero o no NOD para las fechas. Estado Actual tiene los datos proyectados, es decir lo real informado a la fecha de control más lo previsto o aún no informado (costo, comienzo, duración, fin, trabajo). El estado actual nos indica como terminaría el proyecto de suceder todo lo que resta aún de la manera que se estimó, nos muestra entonces qué más caro o más barato saldrá el presupuesto. Nos indica cual sería la fecha de término del proyecto con lo real que ha sucedido a la fecha del control y si continuáramos de la manera prevista lo que aún no se ha ejecutado. Cuando el proyecto está terminado y completamente informado (controlado) los campos actuales (de costos, tiempo y trabajo) son iguales a los datos reales, de ahí la importancia de hacer el control de los proyectos. Es importante revisar constantemente este estado pues nos indica las posibilidades de mejoras de acuerdo con los costos, tiempos y trabajos por realizar. Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Ci vil. Magister en I ngeniería Industri al UB B

Hoja 181



No 1 2 3 4 5 6 7

Ms-Project 2015

Campo Ms-Project Trabajo Trabajo Real Trabajo Previsto Costo Costo Real Costo Previsto Porcentaje completado Tabla 18. Campos para Excel

Entonces tal como aprendimos en el Capítulo 6 “C ómo usar las tablas de uso de tareas y uso de recursos” , pasemos al área de detalles los campos de la Tabla 18, dando doble clic en esta sección y en la ventana pasaremos los campos de Project de la tabla, el resto de campos que no tiene Project los generaremos en Excel. (Ver Figura 207)

Figura 207. Selección de datos para sección de detalles.

Una vez seleccionados los campos podemos ordenarlos con los botones de Mover hacia arriba o abajo, luego de esto presionar el botón Aceptar. Utilizaremos la sección de resumen del proyecto para el ejemplo, es posible seleccionar todas las actividades, pero para graficar las curvas S basta sólo el resumen como veremos más adelante, de la misma manera también debemos seleccionar la escala temporal de la columna que pasaremos a Excel en la opción Escala temporal (Menú Vista - Escala Temporal), yo optaré por días (Ver Figura 208). Para el rango de datos seleccionar en la columna Detalles solamente las filas correspondientes al resumen del Proyecto, (Ver Figura 209), no necesitamos pasar los datos correspondiente a las actividades, pues sólo graficaremos datos resúmenes, es Figura 208. Selección de Escala de posible que algunos planificadores necesiten mostrar o realizar informes con estas tareas, en este caso pueden tiempo de los datos. pasar todos los datos de las actividades seleccionando en la escala temporal y arrastrando a Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Ci vil. Magister en I ngeniería Industri al UB B

Hoja 182



Ms-Project 2015

la derecha hasta el fin del proyecto, de esta manera tendrán una tabla similar a la vista y creada por la opción Análisis de datos de escala temporal en Excel, pero insisto, no necesitamos ahora estos datos.

Figura 209. Selección de rango de datos para copiar a Excel.

Toda esta selección la debemos pasar a Excel, los pasaremos con los comandos Copiar – Pegar, peguemos entonces la selección en una hoja de Excel. Esta manera, la única, de copiar la información desde Project tiene algunos inconvenientes, no graves afortunadamente y que solucionaremos más adelante, y estos son: 1. No copia los nombre de las columnas (tiempo o período de tiempo), 2. Si seleccionamos los nombres de los campos en la columna Detalles, nos selecciona todo el período que dura el proyecto pero no podemos seleccionar (o pegar) un día antes del inicio del proyecto que será útil para graficar la curva S desde cero. Los pasos para crear las Curvas S en Excel son los siguientes: 1. Copiemos la selección en la celda C2, 2. Eliminemos todas las letras del prefijo de trabajo que utiliza Project y no nos sirven en Excel para poder realizar operaciones con estos datos, para nuestro ejemplo es la letra “d” correspondientes a días de trabajo, utilizar para esto la opción Reemplazar, y remplacémoslas por un blanco “ “. (Ver Figura 210)

Figura 210. Reemplazo de prefijo de trabajo.

3. luego de esto en la celda B1 ingresemos la fecha anterior al período de inicio del proyecto, primer día para mi caso y es el 19-febrero, basta con ingresar el primero y luego arrastrar hasta el fin del proyecto. En la primera columna ingresemos ceros y copiemos los formatos de la columna siguiente (Ver Figura 211). Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Ci vil. Magister en I ngeniería Industri al UB B

Hoja 183



Ms-Project 2015

4. En la primera columna ingresar los nombres de los campos (o filas), desde Ms-Project lamentablemente no podemos seleccionar estos nombres y pegarlos en Excel, así que no nos quedará otra posibilidad que escribirlos (Ver Figura 211).

Figura 211. Ingreso de Fechas y datos para primera columna.

5. Crear las filas de datos acumulados para cada parcial, la última columna (fecha de fin actual) del proyecto tendrá la fecha más tardía de término y los valores totales de éste, copiar los formatos correctos para todas las filas y celdas. (Ver Figura 212).

Figura 212. Creación de fórmulas de valores acumulados.

Antes de seguir, en este mismo punto repasemos y analicemos los conceptos de fechas de Fin, para esto en Ms-Project podemos visualizar la Tabla No 2 Control de tiempos que hicimos en unos capítulos anteriores Menú Vista opción y seleccionar la tabla comentada (Ver Figura 213). El Fin Actual (campo Fin) Lun. 05-03-2012 nos muestra cual sería el fin de seguir nuestro proyecto tal como los estimamos en lo todavía no construido, Fin de línea de base (campo Fin previsto para Project 2007) vie. 02-03-2012 nos muestra el Fin que planificamos y que ofrecimos al mandante y nuestro jefe, lo ideal es que ambos terminen iguales (Fin real = Fin estimado), hasta el momento nuestro proyecto está atrasado 0,22 días hábiles.


Hoja 184



Ms-Project 2015

Figura 213. Fechas de Fin del Proyecto.

6. Pero sigamos con los pasos para crear las curvas S, muchos planificadores crean las curvas S con los valores acumulados, por ejemplo muestra el costo acumulado para cada periodo de tiempo y la última fecha nos debe mostrar el costo total gastado. Yo particularmente prefiero graficar las curvas de control (curvas S) para los valores absolutos; es decir, considerando el porcentaje relativo acumulado para el fin del proyecto será un 100%, de todas maneras es bueno graficar también los acumulados y poder realizar comparaciones. El acumulado absoluto entonces es el acumulado parcial dividido por el total del proyecto, esto es válido para los datos actuales y los previstos, pero para el caso del real se debe considerar el total actual para cada ítem respectivo, es decir para el Trabajo real acumulado del primer periodo la fórmula es =B12/$Q10, el divisor es el Trabajo actual acumulado (para el ejemplo la celda total actual es $Q10), para el Costo real acumulado absoluto la fórmula es =B15/$Q13, el divisor es entonces el Costo actual acumulado. (Ver Figura 214).

Figura 214. Cálculo de valores absolutos para graficar.

Los valores absolutos nos presentarán más información al graficarlos, para esto sigamos con los pasos siguientes. 7. Graficaré en hojas distintas las diversas curvas de control. Cambiemos nombres a las hojas, para la hoja de Curvas S de Trabajo del menú Insertar seleccionemos Gráficos de Línea y en el menú Diseño activar el botón Seleccionar datos, o botón de la derecha en el área de gráfico y opción Seleccionar datos, seleccionar de la hoja de Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Ci vil. Magister en I ngeniería Industri al UB B

Hoja 185



Ms-Project 2015

datos el rango correspondiente a los trabajos (actual, previsto y real) desde los nombres hasta el último período, luego presionar Aceptar, el gráfico que nos entrega Excel lo podemos ver en la figura 215.

Figura 215. Gráfico inicial para Curvas S de trabajo.

8. Para mejorar la presentación de este gráfico hay que realizar los siguientes pasos: a. Dar botón de la derecha en las leyendas y seleccionar la opción Formato de leyenda y en esta seleccionar Inferior y arrastrar el gráfico para aumentar su tamaño. (Ver Figura 216)

Figura 216. Gráfico Curvas S para trabajos paso 8ª.

b. Nuevamente dar botón de la derecha en el gráfico el menú desplegable activar la opción Seleccionar datos y luego seleccionar Trabajo real acumulado absoluto, presionar el botón Editar y luego cambiar el rango a desplegar, Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Ci vil. Magister en I ngeniería Industri al UB B

Hoja 186



Ms-Project 2015

hasta el período real informado (sólo hasta cuando los valores se vuelven constantes) (Ver Figura 217).

Figura 217. Gráfico Curvas S para trabajos paso 8b.

c. Luego dar botón de la derecha en el eje vertical del gráfico (eje de %) y seleccionar la opción Dar formato a eje, y cambiar la opción Máxima de Automática (1,2) a Fija (1,0) para que el máximo valor a graficar sea 100%. En esta misma opción es posible configurar los rellenos de éste, colores de líneas entre otros. (Ver Figura 218).

Figura 218. Selección de valores del eje.

Luego de esto el gráfico ya mejorado queda tal como vemos en la figura 219.


Hoja 187



Ms-Project 2015

Figura 219. Curva S para comparación de trabajos actual, previsto y real.

9. Realizar similares pasos para las curvas S de costos (Ver Figura 257)

Figura 220. Curvas S para Costos.

10. Para el caso de las curvas de avance, están claros los datos de avance informados, pero el avance previsto no está como datos en Ms-Project pero si podríamos obtenerlo según el trabajo previsto, en el entendido que si recordamos que el trabajo se obtiene de la siguiente fórmula: Trabajo=N° recursos incidentes x duración actividad Dónde: N° recursos incidentes, es la cantidad de recursos que inciden en la duración por lo tanto aportan trabajo a la actividad y son Mano de Obra y Maquinarias Duración actividad es la duración de la actividad en unidades de tiempo. Por lo tanto si consideramos el trabajo previsto: Trabajo previsto=N° recursos previstos x duración prevista Esto quiere decir que si la actividad se ejecutó de acuerdo con lo previsto se realizó con los mismos recursos y duración prevista; es decir, sin variación y se ejecutó 100% de acuerdo con lo estimado. Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Ci vil. Magister en I ngeniería Industri al UB B

Hoja 188



Ms-Project 2015

Entonces graficaré Avance acumulado versus el avance previsto absoluto, tal como se puede apreciar en la figura 221.

Figura 221. Curva S de avance informado versus previsto.

Si vemos los datos con los cuales construimos este gráfico el avance informado era un 35% y para esta fecha el previsto es de un 30,4% (calculado por el trabajo previsto), MsProject calcula el Porcentaje avance de acuerdo con la cantidad de partidas informadas y no de acuerdo con el trabajo realizado, debido a esto si queremos saber realmente si estamos atrasados a esta fecha en cantidad de trabajo realizado y por realizar es mucho mejor considerar las Curvas de control (curvas S) en base a los trabajos, es decir el primer gráfico que he analizado y creado en este capítulo. Siempre es bueno también analizar y comparar los gráficos de datos absolutos (rango 0% a 100%) y también los de Valores acumulados (Ver Figuras 222 y 223).

Figura 222. Curva S Costos Acumulados.


Hoja 189



Ms-Project 2015

Figura 223. Curva S Trabajos acumulados.

Los gráficos son, sin duda, buenos elementos de información y análisis de datos para toda la organización, y principalmente en construcción las curvas S o curvas de control son una herramienta muy utilizadas tanto de gráficos absolutos (rango de 0% a 100%), gráficos de las figuras219, 220 y 221 como de valores acumulados, figuras222 y 223. La información gráfica también debe ser complementada con información tabulada, ya hemos creado varias tablas, como los distintos presupuestos para los estados del proyecto actual, previsto y real, también tablas de control de costos y tiempos, tabla de estado de pago, tablas para Tareas y para Recursos (Ver Figura 224).

Figura 224. Tablas creadas en Manual.

También Project dispone de más información y mediante ésta es posible también generar más tablas para suplir necesidades de información dependiendo del área. Además hay información y necesidades del área de la construcción, como por ejemplo una columna con los días corridos, que en muchos proyectos se exige, debido a esto escribiré un capítulo de tablas extras y campos personalizados para necesidades inmediatas como días corridos.


Hoja 190



Ms-Project 2015

10.1. Uso de Macros para Curvas S Ms-Project 2007-2010 En varias partes del manual dije que uno de los grandes problemas del Ms-Project 2007 y 2010 es que no tienen el complemento Análisis de datos de escala temporal para Excel, que nos permitía generar curvas S en Excel de manera manual, paso a paso generando las tablas de acumulados, índices y gráficos; bueno, tengo que asumir que no es tan grave si consideramos la creación de curvas S utilizando los datos que nos entrega la tabla Uso de tareas, y esto puede ser paso a paso (Capítulo 10) o, como dije, con una macro automática, pues bien ya he creado dos macros para facilitar esta labor y no extrañar tanto el complemento mencionado. En este punto entonces generaré un manual paso a paso para usar estas macros, consideraré para este subcapítulo algo que seguramente pasará, que será considerado como un manual independiente, y seguramente (lo sé por experiencia) que muchos de ustedes se “saltar án” varios capítulos del manual y leerán directamente este punto, por lo tanto resumiré varios pasos anteriores en éste y trataré de que sea autónomo en su entendimiento.

Pasos previos a la generación de Curvas de Control:

No olvidemos que para hacer curvas de control o hacer seguimientos de nuestros proyectos, aunque parezca obvio el proyecto debe estar controlado en algún porcentaje de avance, y no olvidemos también que para hacer control debe estar establecida por lo menos una línea de base, para mejor entendimiento indico los pasos que debemos tener ya realizados como una simple planilla o lista de chequeo. Realizada Si No

Capitulo Manual a revisar

No

Tarea

1 2 3 4 5 6

Programación (Gantt/CPM/PERT/Rítmica) Desde capítulo1 a 3.3.3 y 8 Análisis de Costos Capítulo 4 (completo) Línea de Base establecida Capítulo 5 Realizado control de tiempos Capítulos 6 y 7 Realizado control de costos Capítulos 6 y 7 Revisión Tablas/Curvas de Control Capítulos 9 y 10 Tabla 19. Lista de chequeo antes de Generar Curvas de Control

Entonces asumamos todas las tareas anteriores realizadas, podemos generar las curvas de control para nuestro proyecto, estos pasos los podemos y debemos realizar cada vez que hagamos control o para cada F echa de estado del proyecto, en este ejemplo realizaré las curvas de control para dos fechas de estado (dos controles). Para este efecto tengo dos archivos del proyecto de estudio del manual, Muro de Albañilería, el primer control realizado con fecha de estado “mar 21-02-12”, (Ver Figura 225), y el segundo control del proyecto realizado con fecha de estado “mar 28-02-12” (Ver Figura 226). Es bueno, como sugerencia, cada vez que se realice el control en un proyecto guardar el archivo con la fecha de estado, de esta manera será más fácil realizar la comparación entre los distintos estados, la generación de las tablas, generación de curvas de control entre otros puntos importantes, esto independiente de que se establezcan diferentes planes provisionales para el proyecto o distintas líneas de base.


Hoja 191



Ms-Project 2015

Figura 225. Vista Proyecto Muro Control con Fecha de estado 21-02-2012.

Figura 226. Vista Proyecto Muro Control con Fecha de estado 28-02-2012.

Las macros creadas y que usaremos son dos:

No 1 2

Nombre

Tipo Archivo Project Archivo Macro Excel

Tabla 20. Macros para Curvas de Control (Curvas S)

La primera macro (MacroCurvasS-E ASYCOM ) está generada en Ms-Project 2007 pero puede ser utilizada en Project 2007 y Project 2010. La función de esta macro es seleccionar de la Tabla de Uso los datos por graficar, seleccionarlos, y crear un archivo de Excel donde pega los datos, para luego usar la macro No2. (Para que esta macro funcione poner los decimales en 1, Herramientas, Opción, Vista para Project 2010 Archivo, Opciones, Mostrar , además poner el primer día de la semana como Lunes)


Hoja 192



Ms-Project 2015

La segunda macro (Curvas S-E ASYCOM ) está creada y funciona en Excel, ésta se debe utilizar luego de tener copiados los datos, genera las tablas de datos acumulados, absolutos e índices y grafica las distintas curvas de control.

10.1.1. Pasos para utilizar la macro para generar Curvas de Control Antes de detallar los pasos de uso de cada macro es importante tanto para Ms-Project y Excel que ambos sistemas permitan el uso de macros, esto bajando la seguridad de macros. En Ms-Project los pasos para bajar esta seguridad son los siguientes: Antes de cargar el archivo que tiene la macro, para Ms-Project 2007, en el menú y luego Herramientas, Opciones opción Seguridad presionar el botón seleccionar el nivel Bajo. (Ver Figura 227). (O menú Herramientas opción Macro y luego seleccionar Seguridad).

Figura 227. Cambio Seguridad a Bajo para uso de las macros creadas.

Luego de este paso cargar la macro, si la han cargado sin cambiar la seguridad a Bajo se debe cambiar la seguridad de la macro y volver a cargar el archivo con la macro. Para Ms-Project 2010 realizar los siguientes pasos para modificar la Seguridad de las macros:

A. Paso para uso de macro:MacroCurvasS-E ASYCOM Para Ms-Project 2007:

1. Cargar el archivo de Ms-Project donde estén los datos controlados, en nuestro ejemplo consideré primero en éste está el primer control para la fecha de estado 21 de febrero 2012.


Hoja 193



Ms-Project 2015

2. Cargar la macro , para que la macro pueda utilizarse no olviden modificar el nivel de confianza. 3. Desde el archivo ( ) donde están los datos controlados activar la macro, seleccionar del menú Herramientas la opción Macro y de esta seleccionar Macros. (Ver Figura 228). La macro la pueden activar desde cualquier vista de Ms-Project

Figura 228. Cargar Macro, paso 1.

De la ventana Macros seleccionar la macro llamada MacroCurvasS_EASYCOM , y presionar el botón , (Ver Figura 229), si este botón está inactivo es porque no han cambiado la seguridad de las macros a Bajo.


Hoja 194



Ms-Project 2015

Figura 229. Ventana de Macros disponibles en el proyecto.

Al presionar el botón se activa la macro en Ms-Project, realizando los siguientes pasos, activa la vista Uso de tareas, selecciona los campos del acuerdo con el detalle de la tabla 24.

Si quieren ustedes generar la tabla de manera manual, sin la macro de Project, deben COPI AR los campos ingresados en la vista de Uso de tareas en el mismo orden que están en la tabla, pues la macro de Excel reconoce y asume este orden y ejecutará todos los cálculos bajo este supuesto. Luego de esto la macro crea un libro y hoja de Excel y copia los datos en esta nueva hoja en la celda C2. (Ver Figura 230).

No 1 2 3 4 5 6 7 8

Campo Ms-Project Porcentaje completado acumulado Porcentaje completado Trabajo Trabajo Previsto Trabajo Real Costo Costo Previsto Costo Real

Tabla 21. Campos de Uso de tareas para Graficar Curvas de Control


Hoja 195



Ms-Project 2015

Figura 230. Hoja de Excel creada por la macro.

Si los datos son generados y copiados de forma manual deben ser pegados en la celda C2, pues la siguiente macro (de E xcel) asume esta posición para los cálculos siguientes. ADVE RTE NCI A I MPORTANTE : Si tienen distintos idiomas y/o configuración de números en vuestros computadores, el formato de la cantidad de costo variará (ver F igura 267, círculo rojo, donde se ven los datos en Ms-Project y la diferencia con los pegados en E xcel) para tal caso presionar en la tecla C2 el comando pega (Control + V). Si se selecciona a lo menos un (1) digito decimal (Project 2007 Herr amientas. Opciones, Vista o para Project 2010 Archivo, Opciones, Mostrar) la macro copia los datos a E xcel sin problemas en formato español) Como sugerencia sería bueno copiar la macro (opción Modificar) y crear una macro darle nombre y dejarla grabada en el Global.MPT así no tendrán que cada vez que quieran utilizarla, cargar el archivo que la contiene. 4. Luego, desde el archivo de Excel generado(No olviden en la celda C2 Presionar Control+V o poner 1 dígito decimal) verificar que los datos sean de la forma del círculo rojo de la figura 230), y donde se han copiado los datos, cargar la macro , al igual que para Ms-Project, Excel también debe estar configurado para que permita la ejecución de las macros, de todas maneras Excel avisará que se intenta cargar un macro y nos desplegará un mensaje relacionado; en este para poder utilizar la macro presionar el botón Habilitar contenido con lo que la macro podrá ejecutarse sin problema (Ver Figura 231).

Figura 231. Advertencia para activación de Macro.

5. Regresar al archivo donde están los datos, desde éste seleccionar (Excel 2007 o 2010) del menú Vista presionar el botón Macros y del listado Ejecutar la macro (Ver Figura 232).


Hoja 196



Ms-Project 2015

Figura 232. Ejecutar la Macro.

Si el botón aparece inactivo, se debe a que no hemos habilitado el contenido de las macros, en tal caso, cerrar el archivo que contiene la macro y cargarlo nuevamente, o activar directamente desde el menú Archivo la opción y desde ésta seleccionar Centro de Confianza, luego el botón: y en éste de activar Configuración de macros . Una vez ejecutada la macro nos muestra una ventana de diálogo con opciones, donde debemos indicar el tipo de datos que desplegaremos para las columnas del proyecto que puede ser Números (tiempo días, semanas, etc.) o Fechas. Cuando el proyecto se calcula por primera vez con datos nuevos presionar el botón Calcular datos nuevos, cuando las tablas y gráficos estén ya calculados y se requiera calcular nuevamente o probar distintas modificaciones presionar el botón Recalcular. (Ver Figura 233).

Figura 233. Ventana de Inicio de Cálculo.

Presionemos el botón Calcular Datos Nuevos, y el resultado es el desplegado en las siguientes figuras.


Hoja 197



Ms-Project 2015

Figura 234. Tabla de Datos generadas por la Macro.

En esta planilla se generaron los Valores acumulados en Avance, Trabajo y Costos, de la misma manera los Porcentajes Absolutos que nos indicará el % gastado para cada unidad de tiempo, la última sección de esta planilla tiene valores de Índices calculados y éstos son Trabajo real versus el total del trabajo actual y el Trabajo real versus el total de trabajo previsto, el primero nos indica el porcentaje de trabajo real respecto del valor total del trabajo proyectado (considerando lo real y previsto), el segundo índice nos indica el Trabajo real respecto del trabajo previsto (trabajo que teníamos considerado), si hacemos un paralelo con un proyecto de construcción, asumiendo que sólo considerará mano de obra, el trabajo Real versus Actual nos indicaría qué porcentaje más de HD (Hombres Días) gastamos con respecto al proyectado, de la misma manera para el trabajo Real versus el Previsto nos indica que porcentaje de HD (Hombres Días) gastamos con respecto al que habíamos considerado originalmente (previsto). Los gráficos respectivos están en las siguientes hojas, un gráfico por hoja, pero ustedes pueden, cada uno de ellos, modificarlos a voluntad o copiarlos y pegarlos en una hoja, generar informes, cambiar color, fuentes, etc.


Hoja 198



Ms-Project 2015

Figura 235. Ejemplos de Gráficos de control generados por la Macro EASYCOM.

Cada administrador deberá revisar las curvas y saber reconocer las desviaciones del proyecto (datos reales) con respecto a lo que tenía estimado (datos previstos), de la misma manera la macro entrega curvas de datos actuales, datos que muestran el estado del proyecto considerando lo que ha ocurrido a ese momento y que se ha controlado (real) y lo que aún falta por construir (previsto o estimado) esta curva de datos nos muestra una proyección de lo que pasaría con nuestro proyecto, si lo que aún no hemos construido lo realizamos de acuerdo con los datos previstos. Nos indica también el esfuerzo que debemos realizar (en costo, trabajo y %) para terminar en lo previsto, en caso de estar atrasado. En un futuro no muy lejano, espero, les prometo que haré un análisis de los datos y de los gráficos generados y qué significa para nuestro proyecto y qué deberíamos realizar para ajustarnos a lo estimado. Mientras dejaré ese análisis a cada uno de ustedes que estoy seguro que como administrador de proyectos sabrán realizar dicho análisis, y para los aun estudiantes que usan mi manual, pues también estoy seguro que vuestro espíritu investigador y de superación le llevará a estudiar más esta apasionante área de planificación y control de proyectos de construcción.


Hoja 199



Ms-Project 2015

10.2. Uso de Macro para Curvas S (P 2007-2010), Sin Análisis de Recursos Después de mucho tiempo de cursos y también de conocer y atender consultas de muchos usuarios que usan el manual me he dado cuenta, con pesar que algunos administradores de proyectos siguen utilizando Ms-Project sin todas las capacidades, una de estas es que subutilizan el análisis de costos en base a recursos, es decir no asignan recursos a las actividades por lo tanto no se obtienen los datos correspondientes a costos y tampoco se obtienen los concernientes al Trabajo, datos muy importantes para la realización de la curva S de trabajo y para el cálculo de los datos para los avances previsto y real, pues éstos los calculo según las siguientes fórmulas: Cálculo avance previsto acumulado en base al trabajo previsto, fila 12 de la tabla de datos:   =

trabajo previsto sumatoria trabajo previsto

Cálculo avance real acumulado en base al trabajo real fila 13 de la tabla de datos:   =

trabajo real sumatoria trabajo actual

Para este caso considero el divisor el trabajo actual, pues de esta manera se está considerando el avance real en base al total de trabajo proyectado pues éste considera el control (lo real) y lo previsto (aún no controlado). El no hacer análisis de costos produce que la macro sea prácticamente inútil, y mi trabajo también, bueno en virtud de esto, y de que también sé que los administradores de proyectos si bien es cierto no hacer análisis de costos en Ms-Project si tienen claro los costos de las partidas/Actividades esto pues generalmente utilizan otro sistema de estudio de presupuestos paralelo a Project, en virtud de lo anterior he reescrito la macro para que se ingresen costos directamente en los presupuestos para los distintos estados del proyecto, y que la macro de creación de Curvas S pueda funcionar por lo menos en costos, no graficará los datos de trabajo, de todas maneras les enseñaré a ingresar datos de trabajo directamente en la planilla de datos de Excel y volver a recalcularlos y graficarlos. Hay muchas maneras de proceder y dependerán de cómo ustedes hayan aprendido a usar Ms-Project y qué tan atentamente han leído el manual, y qué manera de trabajar han adoptado; por ejemplo, si todo lo que han aprendido (vistas, tablas, fórmulas, informes y otros) lo han pasado al Global.MPTo todo esto lo pasan archivo por archivo, cualquiera sea la manera que han adoptado o que usen yo resumiré todos los pasos para mediante el organizador pasar todas las vistas, tablas, informes y fórmulas aprendidas en el manual a vuestro proyecto, para esto les sugiero revisar el capítulo 7,Cómo usar lo aprendido en proyectos futuros- uso Organizador , entonces consideraré un proyecto cualesquiera, en este caso el mismo muro de albañilería, pero sin costos ni análisis de recursos, y consideraré el archivo final del curso al que nombraré Proyecto Estrella, en este está todo lo aprendido. Consideraré el archivo de la clase 4, que no tiene análisis de recursos ni ninguna tabla (clase4-Recursos), ver Figura 236, a continuación resumiré los pasos para pasar del Proyecto Estrella todo lo aprendido, quien ya tenga esto en el Global.MPT puede saltarse los siguientes pasos. Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Ci vil. Magister en I ngeniería Industri al UB B

Hoja 200



Ms-Project 2015

Figura 236. Archivo sin análisis de recursos (A. Costos).

10.2.1. Uso del Organizador para actualizar proyectos Cargar el Proyecto Estrella, en la clase4-Recursos cambiar a una vista que no utilizaremos, por ejemplo Vista Calendario, luego activar el Organizador, Project 2007 Herramientas – Organizador , para Project 2010 Archivo botón Organizador. En éste cargar en una de las secciones el archivo clase4-Recursos (yo utilicé el lado derecho), en la otra sección dejar el Proyecto Estrella (yo utilicé el lado izquierdo), ver Figura 237.

Figura 237. Organizador para actualizar Clase4-Recursos.


Hoja 201



Ms-Project 2015

En el organizador desde el Proyecto Estrella pasemos mediante el botón Copiar todo lo aprendido al archivo clase4-Recursos , primero las Vistas, luego informes, tablas, calendarios, y campos.

Figura 238. Copia de datos de Proyecto Estrella a clase4-Recursos.

Una vez que hayan copiado todo, cerrar el Organizador y guardar el archivo clase4Recursos con otro nombre, si ustedes tienen su propio archivo le pueden poner cualesquier nombre, yo le pondré Proyecto Sin A. Costos, para recordar el motivo que nos convocó para realizar este nuevo capítulo. Verifiquen que en el nuevo archivo estén todas las tablas, fórmulas, y vistas, nuestros siguientes pasos los daremos en la vista de Gantt, en la tabla Presupuesto Actual. (Ver Figura 239).

Figura 239. Vista Gantt- Tabla Presupuesto Actual (Project 2010).


Hoja 202



Ms-Project 2015

Asumiré para el ejemplo que se tiene un presupuesto con costos totales (estimados) para las partidas (Ver Figura 240), éstos se deben ingresar en la columna Costo Actual de la tabla Presupuesto Actual del proyecto.

Figura 240. Presupuesto Estimado Muro Albañilería.

El procedimiento por seguir para esto puede ser pasando el costo uno a uno o seleccionar y/o copiar rangos, el valor de costo total de la partida se debe ingresar en la columna Costo Actual de la tabla, Project calculará automáticamente el Unitario actual de acuerdo con la fórmula del campo (Unitario Actual =Costo Actual /Cantidad Actual). (Ver Figura 241).


Hoja 203



Ms-Project 2015

Figura 241. Proyecto con Costos Actuales.

Pasar las cantidades actuales a Cantidades Previstas, desde la Tabla Presupuesto Actual a la Tabla Presupuesto Previsto, inicialmente las cantidades actuales son las estimadas (previstas) (ver Figuras 242 y 243), recordemos las distintas etapas del proyecto (Ver Figura 63 Diagrama Estados del proyecto)de acuerdo con esto aún no estamos en la fecha de Presentación de la propuesta, se supone que debemos revisar los gráficos de recursos, curvas de contrato y despido, y análisis de costos realizados en las actividades (rendimientos, cantidades), pero como en este ejemplo hemos sólo ingresado los costos totales obviamente los puntos anteriores no serán necesarios.

Figura 242. Selección de Cantidades Actuales.


Hoja 204



Ms-Project 2015

Figura 243. Pegar datos a Cantidad Prevista.

Las figuras anteriores fueron extraídas de Ms-Project 2010, este ha realizado algunos cambios de nombres en los campos, situación que ya comenté antes en el manual (por ejemplo ver la tabla 9), en la figura 244 noten que la columna Costo Previsto tiene como título Costo de línea base, que es el nuevo nombre que le da Project 2010 al costo previsto, para cambiar el nombre del título dar botón de la derecha en esta columna, seleccionar la opción Configuración de campo e ingresar “Costo Previsto” (Ver Figura 244).

Figura 244. Cambio de título de columna Project 2010.

Luego de los pasos anteriores estamos en condiciones de fijar los datos, podemos considerar que este (Presupuesto Actual) es el presupuesto que presentaremos al mandante, estamos en la Fecha de Presentación de la Propuesta (ver figura 63) por lo tanto debemos pasar todos los datos a previstos (estimados), los cuales no deben variar (a menos que hayan aumentos de obra), para esto se debe Establecer una línea de base, Project 2007 Menú Herramientas, opción E stablecer línea Base y para Project 2010 Menú Proyecto botón E stablecer línea base, realizar esta opción para el proyecto completo, con lo que se “llenan” todos los campos previstos (o de línea base) (Revisar Capítulo 5 )(Ver Figura 245). Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Ci vil. Magister en I ngeniería Industri al UB B

Hoja 205



Ms-Project 2015

Figura 245. Vista Gantt Seguimiento, con Tabla Presupuesto Previsto.

La figura 245 corresponde a la Vista Gantt de seguimiento y está activa la tabla Presupuesto Previsto, no creo a la altura del estudio del manual que necesite nuevamente indicarles los pasos para ver esta vista y activar esta tabla, la figura 245 corresponde a Project 2010. Les sugiero guardar el proyecto con un nombre distinto, yo le nombré Proyecto para Control, seguro ustedes tienen sus propias normas para nombrar sus proyectos. El siguiente paso es realizar el control del proyecto, en tiempos y costos. Recuerden que para hacer control es OBLIGATORIO establecer línea base, sin ésta no se puede realizar control pues no habrá datos para comparar lo real con lo estimado (previsto).

10.2.2. Control del proyecto Para el proyecto anterior simularé control para algunas actividades (Ver Figura 246), en tiempo, y en costos, la variación de lo aprendido está en el control de costos, cuando se realiza análisis según recursos los costos se controlan en base al control parcial de cada recurso ingresado de su cantidad real, rendimiento real, costos unitarios real y total real por recurso, en este caso como no hemos ingresado análisis parciales los costos reales se ingresarán como total y directamente en la tabla Presupuesto Real y Actual (o en la tabla de control de costos) de acuerdo con los procedimientos que explicaré más adelante.


Hoja 206



Ms-Project 2015

Figura 246. Proyecto Simulación del control al 3-1-2014.

La simulación del control de tiempo (Figura 246) se realizó de acuerdo con lo enseñado (aprendido) en el manual en los capítulos anteriores, (ver capítulo 5). Esta simulación del control produjo cambios en los tiempo, fecha de comienzo real y actual, duración real y actual y fin real y actual (recuerden que los datos actuales toman el valor del real hasta la fecha de control). Resta ahora realizar el control de costos el cual es ingresar los valores reales totales para las partidas controladas y con un avance del 100%, esto es posible de realizar en la tabla Presupuesto Real (Ver Figura 247) o en la Tabla N o1 Control de Costos (Ver Figura 248).

Figura 247. Tabla Presupuesto Real (Project 2010).


Hoja 207



Ms-Project 2015

Noten que Ms-Project nos pasó automáticamente los costos estimados a los campos reales en las actividades a las cuales les hemos ingresado avances, de la misma manera Project asumió los costos Reales iguales a los actuales (o previstos), esto debido a que si no hemos realizado un control de todas las actividades o hay actividades poco incidentes lo lógico es estimar que los costos reales son iguales a los estimados, el valor final lo debemos ingresar nosotros (ustedes).


Asumiré ciertas variaciones en los costos totales reales respecto de lo estimado, para esto utilizaré la Tabla N o1 Control de Costos. Ingresar de preferencia los datos en la Columna Costo real, y verifiquen que la columna Costo Actual se actualiza automáticamente, no así la columna Costo Previsto, que permanece con el costo estimado y entregado al mandante. (Ver Figura 249).


Hoja 208



Ms-Project 2015

Figura 249. Tabla Control de Costos con costos actualizados.

En este estado del proyecto, controlado con tiempos y costos totales es posible utilizar las macros (recuerden para Excel la macro nueva es la que incluye la versión en el nombre Curvas S-E ASYCOM V2 (versión 2)). Cargar la macro y activarla de acuerdo con los siguientes pasos (revisar el capítulo 10.2 para más detalles) 1. Desde el archivo controlado (Proyecto Control 3-1-2014) cargar la macro MacroCurvasS-E ASYCOM , si no están habilitadas las macros permitirlo presionando el botón o seguir los pasos de acuerdo con su versión. (ver Figura 250)

Figura 250. Habilitación de macros.

2. Volver al archivo controlado y desde ahí ejecutar la macro con nombre MacroCurvasS-E ASYCOM. (Ver Figura 251)


Hoja 209



Ms-Project 2015

Figura 251. Ejecutar la Macro MacroCurvasS-EASYCOM.

3. Abrir el archivo de Excel que ha creado la macro (Ver Figura 252)

Figura 252. Abrir archivo de Excel creado por la macro.

Los siguientes pasos deben ser dados en el archivo de Excel, si revisamos este archivo nos podemos dar cuenta que no ha pasado datos de trabajo, pues como recordaremos no hemos realizado análisis de costos en base a asignación de recursos (Ver Figura 253).


Hoja 210



Ms-Project 2015

Figura 253. Planilla con Datos preliminares.

4. Cargar desde esta planilla el archivo (de Excel) con la nueva macro de nombre Curvas S-EASYCOM V2. (ver Figura 254). Habilitar la macro si aparece el mensaje del círculo rojo. (Revisar Lista de Chequeo Solución de errores de Macros, en anexos del manual)

Figura 254. Carga y habilitación de macro.

5. Volver al archivo de datos macroCURVAS_S_EASYCOM. 6. Presionar el botón figura 255.

y

desde

ahí

ejecutar

la

, los resultados se pueden apreciar en la


Hoja 211



Ms-Project 2015

Figura 255. Datos Calculados por la Macro Versión 2.

En la planilla de Datos notemos que no hay valores para los Trabajos (Actual, previsto y real), esto debido a que no hemos asignado recursos a las actividades, de la misma manera para los % Avance previsto acumulado y % Avance real acumulado que son calculados basados en el trabajo previsto y real respectivamente. Entonces en los gráficos correspondientes Curvas S Avance, Trabajos Acumulados e Í ndices de Trabajo no se crearán pero si todas las Curvas S e índices correspondientes a costos, como podemos ver en la Figura 256.

Figura 256. Curvas S Costos.


Hoja 212



Ms-Project 2015

Si no hacemos asignación de costos a las actividades no podremos obtener las curvas antes mencionadas, pero aunque fomente el no uso completo de las capacidades de MsProject les enseñaré cómo poder crearlas ingresando datos de trabajo directamente en la planilla Excel.

10.2.3. Ingreso de datos de Trabajo directamente en Planilla de datos Para los pasos siguientes y en sus proyectos les aconsejo guardar la planilla de datos de Excel, yo la guardaré como Planilla Curvas S Control 3-1-2014. Para obtener Curvas S de trabajo y principalmente las curvas de avance prevista y real, es necesario ingresar directamente los datos de trabajo en el área correspondiente en la planilla de Datos (Trabajo actual, previsto y real) (ver Figura 257)

Figura 257. Área de ingreso de datos de Trabajo.

Recordemos que el trabajo es la cantidad de recursos que dependen del tiempo asignados a la actividad es decir Mano de obra (Hombre Día, Hombre Hora) más Maquinaria (Días Máquina, Horas Máquina), seguro sabemos la cantidad estimada para cada actividad, pues de esta depende la duración de esta. Para el ejemplo en cuestión ingresé los siguientes datos de trabajo previsto en la línea correspondiente. Y de la misma manera ingresé datos reales de Trabajo en la línea respectiva, no olviden que para el periodo controlado (datos reales) los datos actuales de trabajo deben asumir el valor de lo real, por lo tanto la planilla con datos ingresados directamente es la mostrada en la figura 258.

Figura 258. Planilla de datos con valores de Trabajo.

Luego de esto activar la macro pero esta vez presionar el botón Recalcular, ver Figura 259. No olviden que la primera vez que se cargan los primeros datos desde Project se utiliza primero el botón Calcular Datos Nuevos, luego al hacer cambios en la planilla de datos se debe utilizar el botón Recalcular. Figura 259. Recalcular proyecto.


Hoja 213



Ms-Project 2015

Nota: El botón Recalcular solo funciona cuando en la macro se ha activado el botónCalcular Nuevos Datos y no se ha cerrado, en caso contrario dará error. Los nuevos datos recalculados y las curas D de trabajo se pueden ver en las figuras 260 y 261.

Figura 260. Planilla con datos de trabajo recalculados.

Figura 261. Curvas S de Trabajo.


Hoja 214



Ms-Project 2015

Anexos


Hoja 215



Hoja 1 de 2

Lista de chequeo Paso a Paso Para Crear Proyectos

N°

Realizada Sí No

Paso/Actividad

IMPORTANTE: Si es un proyecto nuevo y no han pasado las tablas, fórmulas, vista, calendarios y demás al Global.MPT , será necesario pasarlas entre archivos mediante el ORGANIZADOR.

1 1.1 1.2

Ms-Project 2015

Para la E mpresa

Adaptar Project a la Empresa Horario de trabajo de la empresa (3) Unidades de asignación, tipo de tarea predeterminado

Capítulos manual 7.; 7.1; 7.2

1. 1. 1.

Nota1: Si se han predeterminado los cambios anteriores no será necesario volver a realizar los puntos 1 a 1.2.

Para el Proyecto

2 3

Dar fecha de inicio Determinar semana laboral y feriados (3)

2. 2.

Nota2: Si se han guardado los cambios anteriores en el Global.MPT (guardar calendario) no será necesario volver a realizar el punto 2. Nota3: No olviden que el horario de trabajo de la empresa debe coincidir con el del proyecto, ejemplo 9 horas/día de la empresa y 9 horas/día para el proyecto.

4

Realizar la programación (Gantt, CPM o PERT)

Nota4:

Recuerden que programación PERT.

5

Project

2010

no

3;3.1;3.2;3.3 realiza

Realizar la Hoja de recursos, o copiar una de base de datos. Realizar el análisis de costos de cada actividad

6

4.1 4.2

Nota5: Recordar que para Project hay que realizar el análisis de costos por total de partida, la cantidad de recursos ingresada debe ser por el total.

7. 7.1 7.2 8. 8.1

Revisar:

Revisar recursos, capacidad máxima, gráficos de recursos Revisar los análisis de costos, Revisar el presupuesto del proyecto (actual).

I nformes:

Informes de presupuesto, flujo de caja, visuales Presupuestos en Excel

4.3 4.2;4.3 4.2 4.4;4.4.4 4.4.2

Nota6: No olviden que se realiza costos directos y no precios por lo tanto el Presupuesto final que será presentado al mandante debe ser realizado en Excel.

8.2

Imprimir programación

Lista de chequeo Paso a Paso Para Crear Proyectos

4.4.5 Hoja 2 de 2


Hoja 216


N°

Paso/Actividad

9

Establecer línea de Base


Ms-Project 2015

Realizada Si No

Capítulos manual 5.1

Nota7: Establecer

línea de base llena los campos previstos (costos y tiempos) es primordial para realizar control, no es posible realizar comparación de lo real con lo estimado si no se establece línea de base. Nota8: Los pasos siguientes se harán sólo si se ejecutará el proyecto, si se está en licitación y no se ha ganado el proyecto no se realizará la parte de control o s eguimiento.

10 10.1 10.2 10.3 10.4 10.4.1 10.4.2 10.5 11 11.1

Control/Seguimiento del Proyecto

Control del proyecto Control de tiempos Control de costos Control de cantidades de recursos Revisión de tablas de control Tablas de control de costos (Tabla No1 y No2) Tablas de control de tiempos (Tabla No1 y No2) Curvas de Control

E stados de Pago

Tablas de Estado de Pago costo directo Realizar Estado de pago de precio de venta Excel

5.;5.2 5.2.1 5.2.2. 6.2. 5.2. 5.2.4.1.;5.2.4.2. 5.2.4.3;5.2.4.4 9.1;9.2:9.3;9.4;10.;10.1;10.2 5.2.4.5;5.2.4.6 Final 5.2.4.6

Control/seguimiento Nota9: El proyecto se debe estar controlando y realizando su seguimiento hasta estar terminado, incluyendo los estados d e pagos (cobro de lo realizado), por lo tanto los pasos 10 al 11.1. se deben repetir tantas veces como se requiera


Hoja 217

MS PROJECT 2007-2010 Aplicado a La Construcción CursoProject 2015 (1)

Recommend Documents