UNIVERSIDAD “JOSÉ FAUSTINO SÁNCHÉZ CARRIÓN”
FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES ECONÓMICAS Y FINANCIERAS
ESCUELA PROFESIONAL CIENCIAS CONTABLES Y FINANCIERAS
NORMAS DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL GUBERNAMENTAL Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS SANCIONADOR
ASIGNATURA
:
AUDITORIA GUBERNAMENTAL
PROFESOR
:
Dr. CPCC. SUAREZ ALMEIRA, Miguel Angel
INTEGRANTES : BAYONA QUIJANDRIA, Leslie INOCENTE CANTARO, Lizzet LIÑAN GILIO, Keiko
SEMESTRE
:
2013 – 2013 – II II
SECCION
:
X – “A”
HUACHO – HUACHO – PERÚ PERÚ 2013
DEDICATORIA
Para nuestros padres y a dios que guía nuestros caminos
DEDICATORIA
Para nuestros padres y a dios que guía nuestros caminos
INTRODUCCIÓN
En el siguiente trabajo vamos a tratar de explicar y dar a conocer los procedimientos administrativos sancionatorios y las normas de auditoria gubernamental. Para que de esta manera todos que lleguen a leer esta monografía podrán tener los conocimientos y despejar algunas dudas acerca del tema a tratar. Las normas de auditoria gubernamental viene a ser el instrumento principal para el auditor ya que en base a ella van a poder desarrollar el trabajo de auditoria, también constituyen un medio técnico para fortalecer y uniformar el ejercicio profesional del auditor gubernamental y permiten la evaluación del desarrollo y resultados de su trabajo, promoviendo el grado de economía eficiencia y eficacia en la gestión de la entidad auditada, por otro lado tenemos a los procedimiento administrativos sancionatorios, el cual no van hablar de las sanciones, infracciones que se van a dar por el incumplimiento de las normas, ya que a través del PAS la administración pública pública va a castigar y ahí ahí se va a hablar de dos agentes.
NORMAS DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS SANCIONADOR (NAGU Y PAS) 1. ANTECEDENTES Las normas de auditoría gubernamental -NAGU, emitidas por la Contraloría General de la República del Perú el 22 de setiembre de 1995, constituyen los criterios que determinan los requisitos orientados a uniformar el trabajo de la auditoría gubernamental para obtener resultados de calidad. Se fundamentan en la Ley del Sistema Nacional de Control y en las normas de auditoría generalmente aceptadas. El Manual de Auditoría Gubernamental -MAGU, es el documento normativo fundamental que define las políticas y señala los procedimientos mínimos que requiere el ejercicio de la auditoría gubernamental en el Perú. Contiene los procedimientos mínimos que deberán observarse. El MAGU será aprobado por el Contralor General en calidad de titular del órgano rector del Sistema Nacional de Control. Ambos documentos, NAGU y MAGU, configuran la base doctrinaria y procedimental de la auditoría gubernamental y deben ser cumplidos obligatoriamente por los auditores que integran el ámbito del Sistema Nacional de Control 2.
.
AUDITORIA GUBERNAMENTAL
La Auditoría Gubernamental es el examen objetivo sistemático y profesional de las operaciones financieras y/o administrativas, efectuado con posterioridad a su ejecución, en las entidades sujetas al Sistema Nacional de Control, elaborando el correspondiente informe. Se debe efectuar de acuerdo a las Normas de Auditoría Gubernamental y disposiciones especializadas emitidas por la Contraloría General, aplicando las técnicas, métodos y procedimientos establecidos por la profesión del contador público.
Objetivos: a.
Evaluar la correcta utilización de los recursos públicos, verificando el
cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias.
b.
Determinar la razonabilidad de la información financiera.
c.
Determinar el grado en que se han alcanzado los objetivos previstos y los
resultados obtenidos en relación a los recursos asignados y al cumplimiento de los planes y programas aprobados de la entidad examinada.
d.
Recomendar medidas para promover mejoras en la gestión pública.
e.
Fortalecer el sistema de control interno de la entidad auditada.
Corresponde ejercer la Auditoría Gubernamental a los auditores de la Contraloría General de la República, de los Órganos de Control Institucional de las entidades sujetas al Sistema Nacional de Control y de las Sociedades de Auditoría designadas. El auditor gubernamental es el profesional que reúne los requisitos necesarios para el ejercicio del trabajo de auditoría en las entidades sujetas al Sistema Nacional de Control, aplicando las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas - NAGA, las Normas Internacionales de Auditoría - NIA y las presentes Normas de Auditoría Gubernamental - NAGU. La auditoría gubernamental es externa cuando es realizada directamente por la Contraloría General, por los Órgano de Control Institucional y por las Sociedades de Auditoría debidamente autorizada y designada, respectivamente. Es interna cuando es ejercida por los de las propias entidades sujetas al Sistema Nacional de Control. El proceso de la auditoría gubernamental comprende las etapas de:
a. Planificación b. Ejecución c. Elaboración del informe. Se inicia con la formulación del respectivo plan y culmina con la remisión del Informe al Titular de la entidad examinada y, un ejemplar a la Contraloría General de la República. La elaboración y presentación del informe de auditoría o examen especial es de responsabilidad conjunta del auditor encargado y del supervisor.
1. TIPOS DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL La auditoría gubernamental, cuyo tipo se define por sus objetivos, se clasifica en auditoría financiera y auditoría de gestión o de desempeño.
a. AUDITORIA FINANCIERA
La Auditoría financiera, a su vez, comprende a la auditoría de estados financieros y la auditoría de asuntos financieros en particular. La auditoría de estados financieros tiene por objetivo determinar si los estados financieros del ente auditado presentan razonablemente su situación financiera los resultados de sus operaciones y sus flujos de efectivo de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados. Este tipo de Auditoría es efectuada usualmente en las entidades sujetas al Sistema Nacional de Control por Sociedades de Auditoría designadas por la Contraloría General de la República. La Auditoría de asuntos financieros en particular se aplica a programas, actividades, funciones o segmentos, con el propósito de determinar si éstos se presentan de acuerdo con criterios establecidos o declarados expresamente. Las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas y las Normas Internacionales de Auditoría que rigen a la profesión contable en el país son aplicables a todos l os aspectos de la auditoría financiera.
b. AUDITORIA DE GESTIÓN Su objetivo es evaluar el grado de economía, eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos públicos, así como el desempeño de los servidores y funcionarios del Estado, respecto al cumplimiento de las metas programadas y el grado con que se están logrando los resultados o beneficios previstos por la legislación presupuestal o por la entidad que haya aprobado el programa o la inversión correspondiente. La auditoría de gestión puede tener, entre otros, los siguientes propósitos:
1. Determinar si la entidad adquiere, protege y emplea sus recursos de manera económica y eficiente.
2. Establecer las causas de ineficiencias o prácticas antieconómicas. 3. Evaluar si los objetivos de un programa son apropiados, suficientes o pertinentes y el grado en que produce los resultados deseados. Generalmente, al término de una auditoría de gestión el auditor no expresa una opinión sobre el nivel integral de dicha gestión o el desempeño de los funcionarios. Por tanto, estas normas no prevén que se exija al auditor una opinión de esa naturaleza. Sin embargo, el auditor deberá presentar en su informe, hallazgos y conclusiones respecto a la magnitud y calidad de la gestión o desempeño, así como en relación con los procesos, métodos y controles internos
específicos, cuya eficiencia o eficacia considere susceptible de mejorarse. Si estima que existen posibilidades de mejoría, el auditor deberá recomendar las medidas correctivas apropiadas.
EL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO SANCIONADOR (PAS)
La potestad sancionadora es la facultad a través de la cual la Administración Pública va a castigar el incumplimiento de las normas y decisiones del Estado. Esta potestad es el mecanismo a través de la cual el Estado hace cumplir sus normas, y castigar su incumplimiento, esta potestad debe llevarse a cabo dentro de determinados principios, considerando que su aplicación agravaría la situación del administrado. El PAS es un procedimiento administrativo común con dos agentes: El TCE y el sancionable. El TCE es el agente activo, el que inicia y promueve la causa; realiza indagaciones; valora y califica los medios probatorios presentados; analiza los hechos; y aplicará eventualmente una sanción administrativa. Por otro lado, el sancionable es el agente pasivo contra quien se sigue el PAS, quien tiene la carga de defenderse y presentar medios probatorios que desestimen la supuesta comisión de infracciones en su contra.
MARCO NORMATIVO VIGENTE Constitución política -
-
-
Ley 29622 Reglamento Decreto Supremo N° 023-2011-PCM Directiva N° 008-2011-CG/GDES
PREMISAS PARA LA ASIGNACIÓN DE POTESTAD SANCIONADORA -
La Constitución señala que la ley regula la responsabilidad de los funcionarios y servidores públicos.
-
La Constitución no asigna la potestad sancionadora administrativa a una instancia predeterminada.
-
La Ley N° 27444 establece que el requisito para ejercer potestad sancionadora es su otorgamiento por norma con rango de ley.
-
La potestad sancionadora es compatible con la función de prevención asignada al control gubernamental.
FINALIDADES • PREVENCIÓN: Disuadir la comisión de actos irregulares, recuperando la credibilidad de la ciudadanía en los mecanismos de control. • REPRESIÓN:
Otorgar
una
respuesta
adecuada
y
proporcional al acto irregular.
ETAPAS
DEL
PROCEDIMIENTO
SANCIONADOR
POR
RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA FUNCIONAL
El Procedimiento Sancionador consta de 2 instancias, según Directiva N° 333-2011-CG:
Primera Instancia: -
A cargo de la Contraloría General.
-
Tiene 2 fases:
Fase Instructiva:
-
A cargo del Órgano Instructor
-
Duración
de
hasta
180
días
prorrogables por 60 días hábiles adicionales.
Fase Sancionadora:
-
A cargo del Órgano Sancionador
-
Duración de hasta 30 días hábiles.
hábiles,
Segunda Instancia: -
A cargo del Tribunal Superior de
Responsabilidades Administrativas.
el
-
Comprende la resolución de los recursos
de apelación.
-
Plazo de 10 días hábiles siguientes de haber declarado que
expediente está listo para resolver.
FASE INSTRUCTIVA ADMISION
• Recepción • Verificación de requisitos formales PROGRAMACION
• Distribución • Priorización • Seguimiento PROCEDENCIA
• Evaluación del Informe: competencia material, hechos acreditados y generan convicción razonable
• Ejecución de indagaciones previas INICIO PROCEDIMIENTO
• Disposición de inhibición de las entidades • Elaboración y comunicación de cargos • Recepción de descargos DESARROLLO PROCEDIMIENTO
• Actuación de pruebas
PRONUNCIAMIENTO
• Existencia de infracción y propuesta de sanción • Inexistencia de infracción y archivo del procedimiento
PRINCIPALES REQUISITOS DE FORMA
-
-
La fecha de aprobación del Informe. La recomendación para deslinde de responsabilidades y anexos relacionados.
-
-
El domicilio de las personas comprendidas. El cargo desempeñado y periodos de gestión de las personas comprendidas.
PRINCIPALES REQUISITOS DE FONDO •Los hechos que configuran infracciones grave o muy grave. •La identificación de los presuntos responsables. •La entidad en que se cometió la infracción. •La fecha de ocurrencia de los hechos observados. •El cumplimiento de las normas de control para la elaboración del Informe.
PREVALENCIA DE LA POTESTAD SANCIONATORIA DE LA CGR El inicio del PAS determina el impedimento de las entidades para efectuar el deslinde de responsabilidades por los mismo hechos.
EXCEPCION El impedimento puede determinarse antes del PAS y durante el proceso de control.
EL ORGANO INSTRUCTOR
El órgano instructor lleva a cabo las actuaciones que conducen a la determinación de responsabilidad administrativa funcional, observa el derecho de defensa y asegura el debido proceso administrativo.
Artículo 52°.El órgano instructor lleva a cabo las actuaciones que conducen a la
determinación de responsabilidad administrativa funcional, observa el derecho de defensa y asegura el debido proceso administrativo. (Artículo introducido por la Ley N° 29622 a la Ley N° 27785)
FUNCIONES DEL ORGANO INSTRUCTOR
Artículo 53°.- Funciones del Órgano Instructor
Corresponde al órgano instructor las siguientes funciones: a) Iniciar los procedimientos administrativos de determinación de responsabilidad administrativa funcional a partir de los informe emitidos por los órganos del Sistema. b) Efectuar las investigaciones solicitando la información y la documentación que considere necesarias para el ejercicio de las mismas, actuando las pruebas que considere pertinentes y evaluando los descargos presentados. c) Emitir pronunciamientos en los cuales señale la existencia o inexistencia de infracciones administrativas funcionales y, según sea el caso, presentar la propuesta de sanción ante el órgano sancionador. (Artículo introducido por la Ley N° 29622 a la Ley N° 27785)
Reglamento de la Ley N° 29622
ARTICULO 45°.- Funciones específicas del Órgano Instructor
Corresponde al órgano instructor las siguientes funciones específicas:
a) Iniciar el procedimiento sancionador para la determinación de la responsabilidad administrativa funcional derivada de los Informes emitidos por los órganos del Sistema Nacional de Control, para lo cual podrá efectuar las actuaciones previas que fueran necesarias. b) Dirigir y desarrollar el procedimiento sancionador realizando todas las actuaciones necesarias para el análisis de los hechos, recabando los datos, información y pruebas que sean relevantes para determinar, según sea el caso, la existencia de infracciones sancionables. c) Emitir pronunciamientos señalando la existencia o inexistencia de infracciones por responsabilidad administrativa funcional, graves o muy graves, proponiendo la imposición de sanción al Órgano Sancionador y remitiendo el proyecto de resolución correspondiente, o disponiendo el archivo del procedimiento sancionador. d) Requerir a las entidades públicas, sus funcionarios y personas naturales o jurídicas vinculadas o relacionadas al caso materia del procedimiento, la documentación, información u opiniones que fueran necesarias para el esclarecimiento de los hechos, incluyendo a los órganos emisores de los Informes o las áreas de la Contraloría General que correspondan. e) Proponer la adopción de la medida preventiva de separación del cargo.
FASE SANCIONATORIA EJECUTORIEDAD INMEDIATA -
Las resoluciones que imponen sanción son de obligatorio cumplimiento y ejecutoriedad inmediata desde que quedan firmes o causan estado.
-
Las medidas preventivas tienen ejecutoriedad inmediata desde su notificación, no estando sus efectos condicionados a que el acto quede firme o cause estado.
EJECUCION -
Las sanciones o medidas preventivas no requieren de medidas complementarias por las entidades para tener plenos efectos .
-
Sin embargo, las entidades adoptan las medidas que permitan asegurar la ejecución de las sanciones o medidas preventivas. En los cinco (05) días (sanciones) o tres (03) días de comunicadas (medida preventiva) .
EL ORGANO SANCIONADOR
El Órgano Sancionador sobre la base del pronunciamiento del Órgano Instructor, impone las sanciones que correspondan o declara que no ha lugar a la imposición de sanción.
Artículo 54°.Concluida la fase instructora, el órgano sancionador, sobre la base de la
documentación remitida por el órgano instructor impone, mediante resolución motivada, las sanciones que correspondan o declara que no ha lugar la imposición de sanción. El órgano sancionador podrá disponer la realización de actuaciones complementarias
siempre
que
sean
indispensables
para
resolver
procedimiento. (Artículo introducido por la Ley N° 29622 a la Ley N° 27785)
FUNCIONES DEL ORGANO SANCIONADOR Reglamento de la Ley N° 29622
Artículo 47°.- Funciones específicas del Órgano Sancionador Corresponde al órgano sancionador las siguientes funciones específicas:
el
a) Emitir
resolución motivada
imponiendo las
sanciones que
correspondan o declarar que no ha lugar a la imposición de sanción, sobre la base del pronunciamiento y antecedentes remitidos por el Órgano Instructor. b) Disponer la realización de las actuaciones complementarias que sean indispensables para resolver el procedimiento. c) Ordenar, a propuesta del Órgano Instructor y mediante resolución debidamente motivada, la medida preventiva de separación del cargo. d) Evaluar la procedencia y cumplimiento de los requisitos establecidos para el recurso de apelación elevando, según corresponda, los actuados al Tribunal. e) Adoptar las medidas necesarias para asegurar el deslinde de responsabilidades o encausar su procesamiento en aquellos casos en que aprecie que los hechos observados en los Informes constituyen supuestos diferentes a infracciones graves o muy graves. f) Las demás que le asigne la Ley, el presente Reglamento y demás normas legales, así como las disposiciones que emita la Contraloría General.
SEGUNDA INSTANCIA TRIBUNAL SUPERIOR IMPUGNACION DE RESOLUCIONES
-
Contra
las
resoluciones
emitidas
por
el
Tribunal
Superior únicamente procede la acción contenciosa
administrativa. -
La interposición de demanda contencioso administrativa no enerva
la
ejecutoriedad de las decisiones emitidas por al Tribunal Superior, salvo disposición judicial en contrario.
PRECEDENTE DE OBSERVANCIA OBLIGATORIA
-
El Tribunal Superior puede emitir precedentes administrativos de observancia obligatoria, a partir de los criterios adoptados para los casos puestos a su consideración.
-
Los precedentes se encuentran referidos y resultan de obligatoria aplicación para la determinación de la responsabilidad administrativa funcional. (Órgano Instructor, Órgano Sancionador y Tribunal Superior)
MEDIDA PREVENTIVA CONCEPTO
-
Comprende la separación del cargo que ocupa la persona procesada mientras dure el procedimiento sancionador, sin afectar la relación laboral o contractual y/o niveles de ingresos.
-
Se le debe asignar labores compatibles con su especialidad, pero no vinculadas a la materia investigada ni ocupar cargos de dirección, administración o ejecutivos.
CRITERIOS PARA SU DISPOSICION
• •
Gravedad de los hechos imputados Riesgo del correcto ejercicio de la administración pública.
• • •
Principio de razonabilidad. Participación relevante. Nivel del cargo y funciones asignadas.
PRESCRIPCION Y CADUCIDAD PRESCRIPCION
La potestad para sancionar la responsabilidad administrativa funcional prescribe a los cuatro (04) años de cometido o culminado el hecho, en caso fuera una infracción continuada.
La prescripción se aprecia de oficio o pedido de parte en cualquier instancia del procedimiento sancionador.
El
cómputo
de
la
prescripción
se
suspende con el
inicio del procedimiento o por la suspensión
del procedimiento.
CADUCIDAD
El procedimiento sancionador no puede exceder de dos (02) años.
La caducidad del procedimiento debe ser alegada en vía de defensa, en cualquier momento del procedimiento.
La suspensión del plazo del procedimiento no interrumpe o suspende el cómputo del periodo de caducidad.
TRIBUNAL SUPERIOR DE RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS
El Tribunal es el órgano colegiado encargado encargado de conocer y resolver en última instancia administrativa los recursos de apelación contra las resoluciones emitidas por el Órgano Sancionador. Posee independencia técnica y funcional en las materias de su competencia y autonomía en sus decisiones
Artículo 56°.El Tribunal Superior de Responsabilidades Administrativas constituye la
última instancia administrativa en el procedimiento sancionador. Es un órgano colegiado adscrito a la Contraloría General, con independencia técnica y funcional en las materias de su competencia y autonomía en sus decisiones. La Sala del Tribunal Superior está conformada por cinco (5) miembros, elegidos por concurso público de méritos. Los miembros del Tribunal permanecen en el cargo por un período de cinco (5) años. La remoción de lo miembros del Tribunal solo puede darse por causas graves debidamente justificadas. Las entidades públicas, sus funcionarios y las personas naturales o jurídicas vinculadas o relacionadas al caso materia de investigación están obligadas a atender cualquier requerimiento efectuado por el Tribunal Superior en casos de documentación, información u opinión necesaria para resolver. (Artículo introducido por la Ley N° 29622 a la Ley N° 27785)
FUNCIONES
DEL
TRIBUNAL
SUPERIOR
DE
RESPONSABILIDADS
ADMINISTRATIVAS
a) Conocer y resolver las quejas quejas por defectos de tramitación y quejas por no concesión del recurso de apelación. b) Solicitar la información que considere necesaria para resolver los asuntos materia de su competencia. c) Disponer, a través de acuerdo de Sala Sala Plena, la conformación o desactivación de las Salas del Tribunal, así como la conformación
de las Secretarías Técnicas Adjuntas que fueran necesarias, conforme a la disponibilidad presupuestal de la Contraloría General. d) Adoptar las medidas necesarias para asegurar el deslinde de responsabilidades o encausar su procesamiento en aquellos casos en que aprecie que los hechos observados en los Informes constituyen supuestos diferentes a infracciones graves o muy graves. e) Las demás que le asigne asigne la Ley, el presente presente Reglamento y demás demás disposiciones legales. b) Artículo 58°.Corresponde al Tribunal Superior de Responsabilidades Responsabilidades Administrativas las siguientes funciones: a)
Conocer en segunda y última instancia administrativa de
los
recursos de apelación interpuestos contra la resolución de sanción impuesta por el órgano b)
sancionador. Revisar la resolución del órgano sancionador pudiendo
revocar,
confirmar o modificar lo resuelto. c)
Las
demás
que
le
sean
establecidas
complementarias de la presente Ley, a efectos de adecuado cumplimiento de las funciones
en
las
normas
garantizarle
el
encomendadas.
(Artículo introducido por la Ley N° 29622 a la Ley N° 27785) Reglamento de la Ley N° 29622
Artículo
57°.- Funciones
específicas
del
Tribunal
Superior
de
Responsabilidades Administrativas El Tribunal tiene las siguientes funciones específicas: específicas: a) Conocer y resolver resolver en segunda y última instancia instancia administrativa los recursos de apelación contra las resoluciones emitidas por el Órgano Sancionador, pudiendo revocar, confirmar, declarar la nulidad o modificar lo resuelto en primera instancia.
b) Disponer la ejecución de los acuerdos de Sala Plena y discutir asuntos de su competencia. c) Elegir en Sala Plena al Presidente Presidente del Tribunal. d) Proponer la modificación del Reglamento Reglamento del Tribunal Tribunal Superior Superior de Responsabilidades Administrativas y sus modificaciones. e) Proponer las normas y disposiciones que, en Sala Plena, se consideren necesarias para suplir deficiencias o vacíos en la legislación de la materia.
CONDUCTAS INFRACTORAS DE RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA FUNCIONAL
Son aquellas en las que incurren incurren los servidores y funcionarios funcionarios públicos que contravengan el ordenamiento jurídico administrativo y las normas internas de la entidad a la que pertenecen.
Las conductas conductas establecidas establecidas en en el Art. 46° de la Ley N° 27785 son: son: a)
Incumplir las disposiciones que integran el marco legal
a las entidades para el desarrollo de sus actividades, disposiciones internas vinculadas a la actuación
así funcional
aplicable como
del
servidor
las o
funcionario público. b)
Incurrir
transgresión
en grave
cualquier acción de
los
u omisión que suponga la
principios,
deberes
y
prohibiciones
señalados en las normas de ética y probidad de la función pública. c)
Realizar actos persiguiendo un fin prohibido por ley o reglamento
d)
Incurrir en cualquier acción u omisión que importe negligencia en el
desempeño de las funciones o el uso de estas con fines distintos al interés público.
El reglamento describe y especifica estas conductas constitutivas de responsabilidad administrativa funcional (graves o muy graves).
El reglamento dedica su Título II a regular las Conductas Infractoras.
Capítulo I : Infracciones por incumplir el marco legal aplicable a las entidades y las disposiciones relacionadas a la actuación funcional del funcionario o servidor público.
Capítulo II : Infracciones por transgresión de los principios, deberes y prohibiciones establecidas en las normas de ética y probidad de la función pública.
Capítulo III : Infracciones por realizar actos que persiguen finalidades prohibidas.
Capítulo IV : Infracciones por el desempeño funcional negligente o para fines distintos al interés público.
Capítulo V: Otras infracciones por responsabilidad administrativa funcional.
El reglamento tiene en calidad de Anexo el Cuadro de Infracciones y Sanciones
aplicables
por
responsabilidad
administrativa
funcional
derivadas de informes emitidos por los órganos del Sistema Nacional de Control por Infracciones Graves y Muy Graves.
NORMAS DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL (NAGU) (Aprobada por R.C. Nº 162-95-CG DE 22.09.95, y modificadas por: R.C. Nº 246-95-CG DE 28.12.95, R.C. Nº 112-97-CG DE 20.06.97, R.C. Nº 141-99-CG DE 25.11.99, N°2592000-CG DE 07.12.2000, N° 012-2002-CG DE 21.01.2002 Y R.C. N° 309-2011-CG DE 29.10.2011).
Las Normas de Auditoría Gubernamental - NAGU son los criterios que determinan los requisitos de orden personal y profesional del auditor, orientados a uniformar el trabajo de la Auditoría gubernamental y obtener resultados de calidad. Constituyen un medio técnico para fortalecer y uniformar el ejercicio profesional del auditor gubernamental y permiten la evaluación del desarrollo y resultados de su trabajo, promoviendo el grado de economía eficiencia y eficacia en la gestión de la entidad auditada. Se fundamentan en la Ley del Sistema Nacional de Control, su Reglamento y en las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas. Las NAGA son aplicables en su totalidad cuando se trata de una Auditoría financiera, y en lo aplicable, en una Auditoría de asuntos financieros en particular y otros exámenes especiales. La Auditoría de gestión requiere, sin embargo normas complementarias y específicas para satisfacer las necesidades propias de los citados exámenes. Los auditores deben seleccionar y aplicar las pruebas y demás procedimientos de auditoría que, según su criterio profesional, sean apropiadas en las circunstancias
para cumplir los objetivos de cada auditoría. Esas pruebas y procedimientos deben planearse de tal modo que permitan obtener evidencia suficiente, competente y relevante para fundamentar razonablemente las opiniones y conclusiones que se formulen en relación con los objetivos de la Auditoría. Las Normas de Auditoría Gubernamental son de cumplimiento obligatorio, bajo responsabilidad, por los auditores de la Contraloría General de la Republica, del Órgano de Control Institucional de las entidades sujetas al Sistema y de las Sociedades de Auditoría designadas por el organismo superior de control. Asimismo, son de observancia, por los profesionales y/o especialistas de otras disciplinas que participen en el proceso de la auditoría gubernamental. Se caracterizan por ser flexibles, permitiendo su adaptabilidad y actualización, de ser necesario; así como servir de estándares para ponderar la eficiencia y efectividad de la auditoría.
ESTRUCTURA
a) Código, son
los numerales que referencian al grupo de las normas y el orden
que tienen dentro de cada grupo. b) Título, es la denominación de la norma. c) Enunciado, es la exposición breve de d) Detalle
la norma.
del enunciado, es la parte de la norma que facilita su interpretación y
correcta aplicación. e) Limitación
al alcance, es la parte de la norma que precisa las excepciones a
su cumplimiento.
CLASIFICACIÓN
1. NORMAS GENERALES 1.10. Entrenamiento Técnico y Capacidad Profesional. (APROBADA por RC-162-95-CG) 1.20. Independencia. (APROBADA por RC-162-95-CG) 1.30. Cuidado y Esmero Profesional. (APROBADA por RC-162-95-CG) 1.40. Confidencialidad. (APROBADA por RC-162-95-CG) 1.50. Participación de Profesionales y/o Especialistas. (APROBADA por RC-162-95-CG) 1.60. Control de Calidad. (MODIFICADA por RC-141-99-CG) 2. NORMAS RELATIVAS A LA PLANIFICACION DE LA AUDITORIA
GUBERNAMENTAL 2.10. Planificación General (APROBADA por RC-162-95-CG) 2.20. Planeamiento de la Auditoría (MODIFICADA por RC-141-99-CG) 2.30. Programas de Auditoría (MODIFICADA por RC-141-99-CG) 2.40. Archivo Permanente (MODIFICADA por RC-141-99-CG) 3. NORMAS RELATIVAS A LA EJECUCION DE LA AUDITORIA
GUBERNAMENTAL
3.10. Evaluación de la Estructura del Control Interno (MODIFICADO por RC-309-2011-CG) 3.20. Evaluación del Cumplimiento de Disposiciones
Legales y
Reglamentarias (MODIFICADA por RC-141-99-CG) 3.30. Supervisión del Trabajo de Auditoría (MODIFICADA RC-141-99-CG) 3.40. Evidencia Suficiente, Competente y Relevante (modificado por RC309-2011-CG) 3.50. Papeles de Trabajo (MODIFICADA por RC-141-99-CG) 3.60. Comunicación de Hallazgos (MODIFICADO 259-2000-CG) 3.70. Carta de Representación (MODIFICADA por RC-141-99-CG) 4. NORMAS
RELATIVAS
AL
INFORME
DE
AUDITORIA
GUBERNAMENTAL 4.10. Elaboración del Informe (MODIFICADA por RC-309-2011-CG) 4.20. Oportunidad del Informe (MODIFICADA por RC-259-2000-CG) 4.30. Características del Informe (MODIFICADA por RC-259-2000-CG) 4.40. Contenido del Informe (MODIFICADA por RC-309-2011-CG) 4.50. Informe Especial (MODIFICADA por RC-1259-2000-CG) 4.60. Seguimiento de
Recomendaciones de Auditorías Anteriores
(MODIFICADA por RC-309-2011-CG)
1.
Normas Generales: Entrenamiento técnico y capacidad profesional,
independencia, cuidado y esmero profesional, confidencialidad, participación de profesionales y/o especialistas, y control de calidad.
2.
Normas relativas a la Planificación de la Auditoría Gubernamental:
Planificación general, planificación específica, programas de auditoría y archivo permanente.
3.
Normas relativas a la Ejecución de la Auditoría Gubernamental:
Estudio y evaluación del control interno, evaluación del cumplimiento de
disposiciones legales y reglamentarias, supervisión del trabajo de Auditoría, evidencia suficiente, competente y relevante, papeles de trabajo comunicación de observaciones y carta de representación.
4.
Normas relativas al Informe de Auditoría Gubernamental: Forma
escrita, oportunidad del informe, presentación del informe, contenido del informe e informe especial.
NAGU. 1. NORMAS GENERALES
Las normas que conforman este grupo se relacionan con las cualidades y calificaciones del auditor y la calidad de su trabajo. Estas normas que se aplican también para la ejecución del trabajo y la preparación del informe, se refieren al entrenamiento técnico y capacidad profesional, independencia, cuidado y esmero profesional, confidencialidad, participación de profesionales y/o especialistas, y control de calidad.
NAGU 1.10: ENTRENAMIENTO TECNICO Y CAPACIDAD PROFESIONAL
El auditor gubernamental debe poseer un adecuado entrenamiento técnico, la experiencia y competencia profesional necesarios para la ejecución de su trabajo. El entrenamiento técnico constituye la preparación en las técnicas de auditoría y la constante actualización profesional, así como el desarrollo de habilidades necesarias para asegurar la calidad del trabajo de auditoría. A f in de lograr el cumplimiento de esta Norma, los Órganos conformantes del Sistema Nacional de Control, deben promover y realizar programas de capacitación en técnicas necesarias para garantizar la capacidad e idoneidad profesional del personal que participa en el proceso de la auditoría gubernamental. La competencia profesional es la cualidad que caracteriza al auditor por el nivel de idoneidad y habilidad profesional que ostenta para efectuar su labor acorde con los requerimientos y exigencias que demanda el tr abajo de auditoría.
NAGU 1.20: INDEPENDENCIA
El auditor debe adoptar una actitud de independencia de criterio respecto de la entidad examinada y se mantendrá libre de cualquier situación que pudiera señalarse como incompatible con su integridad y objetividad. La independencia de criterio es la cualidad que permite apreciar que los juicios formulados por el auditor estén fundados en elementos objetivos de los aspectos examinados. El auditor deberá considerar no solamente si es independiente y si sus actitudes y actividades le permiten proceder de acuerdo a ello, sino también si existe motivo que pudiera dar lugar a que otros cuestionaran su independencia. Deberá abstenerse de participar en la realización de una auditoría en caso de incompatibilidad o conflictos de interés manifiestos. El auditor estará libre de impedimentos personales y profesionales para garantizar una labor imparcial y objetiva en la entidad examinada. Se halla impedido de participar en la ejecución de acciones de control en la entidad donde haya laborado anteriormente y que comprendan áreas y/o aspectos en los cuales intervino o participó directa o indirectamente. El auditor gubernamental se encuentra impedido de recibir beneficios en cualquier forma, para sí o para otro, proveniente de personas naturales o jurídicas vinculadas a la entidad en la cual se efectúa la acción de control. Tampoco deberá realizar actividad política partidaria durante el ejercicio funcional del cargo ni emitir opinión, intervenir o participar en actos de decisión, gestión o administración de la entidad donde realice su examen. En los órganos conformantes del Sistema Nacional de Control se establecerán los mecanismos adecuados que cautelen debidamente la independencia del auditor, que incluyan la presentación de una manifestación personal de Independencia.
NAGU 1.30: CUIDADO Y ESMERO PROFESIONAL
El auditor debe actuar con el debido cuidado profesional a efectos de cumplir con las normas de auditoría durante la ejecución de su trabajo y en la elaboración del informe.
El debido cuidado y esmero profesional significa emplear correctamente el criterio para determinar el alcance de la auditoría y para seleccionar los métodos, técnicas y procedimientos de auditoría que habrán de aplicarse en ella. Implica también que basándose en su buen juicio, aplique correctamente las pruebas y demás procedimientos de auditoría y evalúe los resultados para la preparación del informe correspondiente. El auditor adquiere la capacidad, madurez de juicio y habilidad necesaria a base de la práctica constante, bajo supervisión adecuada y entrenamiento permanente. Los niveles jerárquicos superiores cautelarán que el personal a su cargo mantenga un desempeño y conducta funcional acorde con las normas que rigen el Sistema Nacional de Control. En caso de apreciar un incumplimiento o transgresión deberán informar a los funcionarios competentes sobre dichos actos a fin que se apliquen las correspondientes medidas correctivas.
NAGU. 1.40: CONFIDENCIALIDAD
El auditor gubernamental debe mantener absoluta reserva respecto a la información que conozca en el transcurso de su trabajo. La confidencialidad conlleva mantener estricta reserva respecto al proceso y los resultados de la auditoría, no revelando los hechos, datos y situaciones que sean de conocimiento del auditor por el ejercicio de su actividad profesional. Sólo podrá acceder a la información relacionada con el examen, el personal vinculado directamente con la dirección y ejecución del trabajo de auditoría. En los órganos conformantes del Sistema Nacional de Control se establecerán políticas orientadas a asegurar la debida confidencialidad. Esta obligación subsistirá aún después de cesar en sus funciones. El auditor gubernamental debe desarrollar sus actividades profesionales de acuerdo a los correspondientes Códigos de Ética Profesional.
NAGU 1.50: PARTICIPACION DE PROFESIONALES Y/O ESPECIALISTAS
Integrarán el equipo de auditoría, en calidad de apoyo, los profesionales y/o especialistas que ejercen sus actividades en campos diferentes
a la auditoría
gubernamental, cuando sus servicios se consideren necesarios para el desarrollo del examen. De ser pertinente, los resultados de sus labores se incluirán en el Informe o como anexos al mismo. Los profesionales y/o especialistas, son personas naturales o jurídicas, que poseen idoneidad, conocimiento y experiencia en determinado campo técnico distinto al ejercicio de la auditoría gubernamental, cuyos servicios podrán ser utilizados de acuerdo a los objetivos y alcance del examen. Cuando se requiera el trabajo del indicado personal de apoyo especializado, el auditor, previamente a su incorporación, debe cerciorarse de su competencia y habilidad en sus respectivas especialidades. Ejercerán su labor bajo la dirección del auditor encargado, estando obligados, bajo responsabilidad, a sujetar su accionar a las normas de auditoría gubernamental en lo que resulte aplicable. Periódicamente presentarán avances de su trabajo, debiendo al término del mismo alcanzar un Informe documentado, que incluya las respectivas conclusiones, observaciones y recomendaciones, en concordancia con los objetivos del examen y la normativa vigente.
NAGU. 1.60: CONTROL DE CALIDAD
Los Órganos conformantes del Sistema Nacional de Control y las Sociedades de Auditoría designadas, que ejecuten Auditoría Gubernamental de acuerdo con estas normas deben establecer y mantener un adecuado sistema de control de calidad que permita ofrecer seguridad razonable que la Auditoría se ejecuta en concordancia con las Normas de Auditoría Gubernamental, el Manual de Auditoría Gubernamental y las Guías de Auditoría. El control de calidad es el conjunto de políticas y procedimientos, así como los recursos técnicos especializados para cerciorarse que las auditorías se realizan de acuerdo con las Normas de Auditoría Gubernamental, el Manual de Auditoría Gubernamental y las Guías de Auditoría.
CONTROL DE CALIDAD INTERNO La Contraloría General de la República, los Órganos de Control Institucional conformantes del Sistema Nacional de Control, y las Sociedades de Auditoría designadas, deben establecer un apropiado sistema de control de calidad interno que
permita obtener una razonable seguridad de haberse establecido políticas y procedimientos, respecto a: a)
Controles generales de calidad, relativos al desarrollo de instrumentos técnicos
normativos básicos para la ejecución de la Auditoría gubernamental; selección, capacitación y entrenamiento de los auditores; y cualidades personales. b)
Controles durante el desarrollo de la Auditoría, relativos a la supervisión sobre el
trabajo delegado en personal idóneo; dirección sobre el equipo de trabajo, con instrucciones adecuadas; e inspección respecto al grado de aplicación de los procedimientos diseñados para mantener la calidad de los t rabajos de auditoría. c)
Controles después de culminada la Auditoría, relativos al establecimiento de
políticas y procedimientos para confirmar que los procedimientos de control de calidad han funcionado en forma satisfactoria y asegurar la calidad de los informes.
CONTROL DE CALIDAD EXTERNO La Contraloría General de la República, adoptará las políticas y procedimientos que permitan efectuar periódicamente el control de calidad externo de los Órganos de Control Institucional y de las Sociedades de Auditoría designadas. El control de calidad externo, debe incluir entre otros, la revisión de los informes de auditoría y los correspondientes papeles de trabajo, así como, la idoneidad de los programas de capacitación y entrenamiento. Las Sociedades de Auditoría designadas que, de acuerdo con sus políticas internas, se encuentran sujetas a revisiones de control de calidad externa, pondrán a disposición a requerimiento de la Contraloría General de la República, constancia del resultado de la supervisión correspondiente.
NAGU 2. NORMAS REFERIDAS A LA PLANIFICACION DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL
Este grupo de normas tiene por objeto establecer los criterios técnicos generales que permitan una apropiada planificación de la auditoría en entidades sujetas al Sistema Nacional de Control, a fin de alcanzar los objetivos propuestos.
Las normas que se presentan en lo siguiente, se refieren a: Planificación general, planificación específica, programas de auditoría y archivo permanente.
NAGU. 2.10: PLANIFICACION GENERAL
La Contraloría General de la República y los Órganos de Control Institucional conformantes del Sistema Nacional de Control, planificarán sus actividades de auditoría a través de sus Planes Anuales, aplicando criterios de materialidad, economía, objetividad y oportunidad, y evaluarán periódicamente la ejecución de sus planes. El Plan Anual de Auditoría Gubernamental, es el documento que contiene el conjunto de actividades de auditoría y el universo de entidades y/o áreas, según corresponda, a examinar durante el período de un año y será elaborado en concordancia con las políticas y disposiciones establecidas por la Contraloría General de la República. El citado Plan es de naturaleza reservada, para cuyo efecto los niveles pertinentes adoptarán medidas cautelarías siendo obligación del personal vinculado con las acciones de auditoría, mantener una absoluta confidencialidad de su contenido. El Contralor General, en uso de las atribuciones conferidas por la Ley del Sistema Nacional de Control, dicta los lineamientos de política que rigen la planificación de la Auditoría Gubernamental en armonía con los Planes y Programas de Desarrollo Nacional y aprueba los Planes Anuales de Auditoría de las entidades sujetas al Sistema. En la Contraloría General cada unidad orgánica de línea planificará anualmente sus acciones. En el caso de las entidades sujetas al Sistema lo efectuará el Jefe del Órgano de Auditoría Interna, de acuerdo a las prioridades establecidas para el logro de los objetivos y metas institucionales o sectoriales según sea el caso. Los Planes Anuales de Auditoría serán flexibles a fin de permitir cambios que previa autorización se considere necesario efectuar de acuerdo a las circunstancias. Los citados planes serán objeto de consolidación en el denominado Plan Nacional Anual de Auditoría Gubernamental y serán elaborados de conformidad con los Objetivos y Lineamientos de Política Institucional aprobados por la Contraloría General.
La estructura del contenido de los planes, guardará armonía con los objetivos y lineamientos de Política Institucional del Plan Nacional que apruebe la Contraloría General de la República. La Contraloría General y los Órganos de Control Institucional conformantes del Sistema evaluarán periódicamente la ejecución de los Planes Anuales de Auditoría, formulando el correspondiente Informe.
LIMITACIONES AL ALCANCE Las Sociedades de Auditoría están exceptuadas del cumplimiento de la presente norma debido a la naturaleza de su designación por la Contraloría General de la República
NAGU 2.2: PLANEAMIENTO DE LA AUDITORÍA
El trabajo del auditor debe ser adecuadamente planeado a fin de asegurar la realización de una auditoría de calidad, debe estar basado en el conocimiento de las actividades que ejecuta la entidad a examinar, así como el análisis del entorno en que se desarrolla, el tipo de auditoría a efectuarse y las disposiciones legales vigentes y aplicables. El planeamiento de una auditoría implica la preparación de una estrategia general para su conducción, con la finalidad de asegurar que el auditor tenga o actualice su conocimiento y comprensión del entorno en que se desarrolla la entidad, las principales actividades que ejecuta, la estructura de control interno y disposiciones legales aplicables que le permitan evaluar el nivel de riesgo de auditoría, así como determinar las áreas críticas, potenciales hallazgos y programar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos a aplicar. El planeamiento de la auditoría también debe incluir la revisión de la de la información relacionada con la gestión de la entidad a examinar, con relación a los objetivos, metas y programas previstos en el periodo bajo examen, así como el seguimiento de la implementación de las recomendaciones efectuadas como resultado de las observaciones formuladas con anterioridad. La información que necesita el auditor para el planeamiento de la auditoría varía de acuerdo con los objetivos de la misma y con las áreas de la entidad sujeta a examen.
El planeamiento se inicia a partir de la evaluación de la información que contiene el archivo permanente y debe continuar con la ejecución de un programa de actividades en las instalaciones de las áreas de la entidad que permita completar la información necesaria para la mejor comprensión y conocimiento de sus principales objetivos, funciones, estructura de control interno, procesos, bienes y/o servicios producidos, recursos utilizados y sistemas administrativos. Durante la ejecución de esta etapa de la auditoría, así como al concluir la recolección y estudio de la información, el auditor documentará su trabajo mediante: a) La actualización del Archivo Permanente b) Emisión del Plan y Programas de Auditoría para ejecutar el trabajo de campo, en el que se precisarán los objetivos de la auditoría, su alcance, criterios de materialidad, cronograma de actividades, recursos necesarios y su costo, informes a emitir, participación de especialistas, entre otros. El contenido del plan y programas de auditoría se presentan como orientación en el Manual de Auditoría Gubernamental. La responsabilidad por la preparación, revisión y aprobación del Planeamiento corresponde a los niveles gerenciales competentes, tomándose en cuenta las Normas Internacionales de Auditoría vigentes y aplicables para el planeamiento de la auditoría.
NAGU. 2.30: PROGRAMAS DE AUDITORIA
Para cada auditoría gubernamental se prepararán programas específicos que incluyan objetivos, procedimientos que deben aplicarse, naturaleza, alcance y oportunidad de su ejecución, así como el personal encargado de su desarrollo. Los programas de auditoría comprenden una relación lógica, secuencial y ordenada de los procedimientos a ejecutarse, su alcance, el personal y el momento en que deberán ser aplicados, a efecto de obtener evidencias competente, suficiente y relevante, necesaria para alcanzar el logro de los objetivos de auditoría. Debe ser lo suficientemente flexible para permitir modificaciones durante el proceso de la auditoría que a juicio del auditor encargado y supervisor, se consideren pertinentes. Los programas de auditoría guían la acción del auditor, sustentan la determinación de los recursos necesarios para efectuar la auditoría, su costo y los plazos que demanda
su ejecución; así mismo, permiten la evaluación de su avance y que los resultados estén de acuerdo con los objetivos propuestos. El programa de auditoría debe ser lo suficientemente detallado de manera que sirva de guía y como medio para supervisar y controlar la adecuada ejecución del trabajo. Un procedimiento de auditoría es la instrucción detallada para la recopilación de evidencia que se ha de obtener durante la ejecución de la auditoría, deben desarrollarse en términos específicos para que puedan ser utilizados por los auditores a cargo de su ejecución, su contenido debe corresponder a la aplicación de una técnica de auditoría. Los cambios que se hagan a los programas de auditoría, deben ser evaluados adecuadamente en función de los objetivos previstos y las circunstancias que pueden originar su modificación, debiendo documentarse apropiadamente. La responsabilidad de la elaboración y modificación de los programas de auditoría, corresponde al auditor supervisor y al nivel jerárquico superior.
NAGU. 2.40: ARCHIVO PERMANENTE
Para cada entidad sujeta a control se debe implantar, organizar y mantener actualizado el archivo permanente. Es la información básica de la entidad o área a auditar, sobre la cual se deberá mantener un conocimiento actualizado de las actividades que se llevan a cabo, estructura organizacional, el marco legislativo que le es aplicable, así como, las áreas críticas, los componentes sujetos a examen y el cumplimiento de sus logros y metas; a fin de efectuar un planeamiento y programación de auditoría efectiva. La documentación básica que conforma el Archivo Permanente, se detalla en el Manual de Auditoría Gubernamental.
Excepción El cumplimiento de esta norma no es de aplicación a las Sociedades de Auditoría debido a que sus exámenes, se supeditan a la designación de la Contraloría General,
debiendo limitarse a mantener el archivo correspondiente a las auditorías que hayan realizado en armonía con la normativa vigente.
NAGU 3. NORMAS RELATIVAS A LA EJECUCION DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL
Este grupo está integrado esencialmente por normas utilizadas en la realización de la auditoría, tienen el propósito que las pruebas y demás procedimientos que se seleccionen, según el criterio profesional del auditor, sean apropiados en las circunstancias para cumplir los objetivos de cada auditoría. Las normas que se establecen a continuación, están referidas a: Estudio y evaluación del control interno, evaluación del cumplimiento de disposiciones legales y reglamentarias, supervisión del trabajo de auditoría, evidencia suficiente, competente y relevante, papeles de trabajo, comunicación de observaciones y carta de representación
NAGU 3.10: EVALUACION DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO
Se debe efectuar un apropiada evaluación de la estructura del control interno de la entidad a examinar, a efecto de formarse una opinión sobre la efectividad de los controles internos implementados y determinar el riesgo de control, así como identificar las áreas críticas; e informar al titular de la entidad de las debilidades detectadas recomendando las medidas que correspondan para el mejoramiento de las actividades institucionales. La estructura del control interno es el conjunto de planes, métodos, procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud de la dirección de una entidad, para ofrecer seguridad razonable, respecto a que están lográndose los objetivos del Control Interno. El Control Interno es un proceso continuo establecidos por los funcionarios de la entidad y demás personal en razón a sus atribuciones y competencias funcionales, que permite
administrar las operaciones y promover el cumplimiento
de las
responsabilidades asignadas para el logro de los resultados deseados en función de objetivos como : promover la efectividad, eficiencia, economía en las operaciones, proteger y conservar los recursos públicos; cumplir las leyes, reglamentos y otras
normas aplicables; y elaborar información confiable y oportuna que propicie una adecuada toma de decisiones. Un apropiado sistema de control interno, también permite detectar posibles deficiencias y aquellos aspectos relacionados existencia de actos ilícitos, a fin de adoptar las acciones pertinentes
con la en forma
oportuna. La Estructura de Control Interno está conformada por cinco componentes interrelacionados:
a. Ambiente de Control.- Está referido a como los órganos de dirección y de la administración de una organización estimulan e influyen en su personal para crear conciencia sobre los beneficios de un adecuado control. Es el fundamento de los otros componentes.
b. Evaluación del Riesgo.- Consiste en la forma como la entidad identifica, analiza y administra los riesgos que afectan el cumplimiento de sus objetivos.
c. Actividades de Control Gerencial.- Son las políticas y procedimientos de control que imparte la dirección, gerencia y los niveles ejecutivos competentes en relación con las funciones asignadas al personal, a fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos de la entidad.
d. Sistemas de Información y Comunicación.- Consiste en los métodos y registros establecidos por la administración para procesar apropiadamente la información y dar cuenta de las operaciones de la entidad para fines de toma de decisiones.
e. Actividades de Monitoreo.- La administración es responsable de implementar y mantener el control interno para lo cual evalúa la calidad del mismo en el tiempo, a fin de promover su reforzamiento de ser necesario. La evaluación y comprensión de la estructura de control interno, tiene por objeto conocer con mayor precisión la implementación de los controles internos establecidos por la entidad, sus niveles de cumplimiento y validar las aseveraciones de la gerencia, lo permite formarse una fundamentada opinión sobre la solidez de los mismos, determinando el riesgo de control existente, así como identificar áreas críticas. La evaluación de la estructura de control interno debe realizarse de acuerdo al tipo de auditoría que se ejecuta, sea financiera, de gestión o se trate de exámenes especiales, tomando en cuenta las Normas y estándares profesionales pertinentes así como las
disposiciones específicas para las diferentes áreas de la entidad previstas en la normativa
vigente.
El
relevamiento
de
información
debe
documentarse
adecuadamente. La evaluación de la estructura de control interno comprende dos etapas: Obtención de información relacionada con el diseño e implementación de los controles sujetos a evaluación. Comprobación de que los controles identificados funcionan efectivamente y logran sus objetivos. Al término de esta evaluación la Comisión Auditora emitirá el documento denominado Memorándum de Control Interno, en el cual se consignarán las debilidades detectadas, así como las correspondientes recomendaciones tendentes a su superación. Dicho documento será remitido al titular de la entidad para su implementación, con copia al Órgano de Auditoría Interna, si fuere el caso. En concordancia con lo preceptuado en la NAGU 4.40 – Contenido del Informe, copia del Memorándum de Control Interno, así como el reporte de las acciones correctivas que en virtud del mismo haya adoptado la entidad, se adjuntarán como anexo del informe correspondiente a la acción de control. Asimismo, en dicho informe se considerará como conclusión y recomendación los aspectos de control interno que lo ameriten, para el seguimiento correspondiente.
NAGU.3.20: EVALUACION DEL CUMPLIMIENTO DE DISPOSICIONES LEGALES Y REGLAMENTARIAS
En la ejecución de la auditoría gubernamental debe evaluarse el cumplimiento de las leyes y reglamentos vigentes y aplicables cuando sea necesario para los objetivos de la auditoría. En el desarrollo de la auditoría gubernamental, la evaluación del cumplimiento de las leyes y reglamentarias es importante debido a que los organismos, programas, servicios, actividades y funciones gubernamentales, ejecutores del Presupuesto Público, se crean generalmente por norma expresa y sus competencias, presupuestos y limitaciones están sujetos a disposiciones legales y reglamentarias de un modo más específico que las que rigen en el Sector Privado. Dicha normativa establece, entre
otros aspectos, qué debe hacerse, quién debe hacerlo, las metas y objetivos por alcanzar, la población que se va a beneficiar, cuánto y en qué deberá gastarse. Cuando sea necesario evaluar el cumplimiento de las normas y reglamentos vigentes y aplicables para los fines de la auditoría, el auditor debe planificar su labor en forma tal que tenga una razonable seguridad de que los procesos y operaciones a evaluar están libres de hechos observables derivados de incumplimientos de normas legales y reglamentarias y que le será posible identificar y evidenciar posibles abusos o actos indebidos que puedan influir significativamente en los resultados de la Auditoría. Así mismo, el auditor, está obligado a tomar conocimiento de las características y clases de riesgos que puedan afectar el área auditada, a fin de estar en capacidad de diseñar procedimientos de auditoría que posibiliten identificar irregularidades que puedan derivar en indicios de actos ilícitos. Para ello, el auditor, debe tener un entendimiento suficiente de los objetivos que persiguen las exigencias normativas que se aplican al área o procesos auditados, así como los tipos potenciales de incumplimiento significativos que se asocian con el área o los procesos auditados. Para Tal efecto el auditor deberá:
a. Determinar las normativa que pueda tener un efecto directo y significativo en los estados financieros, información presupuestaria o área auditada;
b. Elaborar procedimientos de auditoría que permitan verificar el cumplimiento de la normativa aplicable o de estipulaciones contractuales.
c. Evaluar los resultados de dichas pruebas. Las fuentes de información sobre las normas aplicables son diversas. Una adecuada fuente primaria constituye la entidad auditada, dado que conoce su entorno normativo. Cuando la citada entidad perciba financiamiento de organismos internacionales de crédito o de otro nivel, los auditores podrán recurrir a la organización que suministre los fondos para obtener y/o verificar información relacionada con las normas pertinentes. Cuando la legislación vigente autorice a los funcionarios expresamente algún grado de discrecionalidad para determinada toma de decisión, el auditor no puede cuestionar su ejercicio por el solo hecho de tener una opinión distinta. Tales decisiones solo pueden observarse si fueron tomadas sin una consideración adecuada de los hechos o riesgos
en el momento oportuno o por resultados adversos que la decisión conllevó a la entidad. Es responsabilidad del auditor informar sobre los casos en que la entidad no está cumpliendo con las normas legales u reglamentarias, se encuentra en situación de riesgo jurídico, no está ejerciendo respectivamente las facultades legales para alcanzar sus objetivos y metas, así como también recomendar las medidas necesarias para evitar la ocurrencia de tales hechos. El auditor no está en capacidad de conocer las características y tipos de irregularidades y actos ilícitos significativos susceptibles de incurrirse en el ejercicio de la función pública y en la administración de los recursos y bienes de las entidades, así como en sus efectos en los estados financieros e información presupuestaria de la entidad, con la finalidad que durante la planeación de la auditoría, diseñe procedimientos que le permitan tener una seguridad razonable, que estos puedan detectarse durante la ejecución del trabajo de campo y ser informados oportunamente a los estamentos correspondientes del Estado. Si el auditor, como resultado de la aplicación de sus programas y procedimientos, determina que existen indicios de un acto ilícito significativo lo reporta según la NAGU 4.50. El auditor, debe proceder con el debido cuidado profesional al buscar indicios de posibles irregularidades y actos ilícitos de manera que no interfieran con las investigaciones y/o procedimientos legales que puedan emprenderse en el futuro. La ejecución de una auditoría de conformidad con las normas de auditoría gubernamental, no será garantía para describirse todos los actos ilícitos. Aún el descubrimiento posterior de tales actos incurridos durante el periodo objeto de auditoría, tampoco significará necesariamente, que el desempeño del auditor fue inadecuado, a condición de que la auditoría se haya efectuado de acuerdo con las presentes normas.
NAGU. 3.30: SUPERVISIÓN DEL TRABAJO DE AUDITORIA El trabajo de auditoría debe ser apropiadamente supervisado durante todo el proceso para asegurar el logro de los objetivos propuestos y mejorar la calidad del Informe de Auditoría.
La supervisión es un proceso técnico que consiste en dirigir y controlar las actividades desarrolladas por los miembros del equipo de auditoría, desde que se dispone su ejecución hasta la aprobación del informe de auditoría por el nivel competente. En la auditoría gubernamental, la supervisión será ejercida por el auditor encargado, el supervisor y los niveles inmediatos superiores vinculados directamente con su; para tal efecto, deben asegurarse que los auditores integrantes del equipo de auditoría comprendan los objetivos propuestos, así como el grado en que su participación permitirá el cumplimiento de los mismos. El cumplimiento de esta norma permite asegurar la eficiencia, eficacia y economía en la utilización de los recursos de auditoría, promueve el entrenamiento técnico y la capacidad profesional de los auditores y, permite orientar su trabajo hacia el logro de los objetivos de la auditoría. Los integrantes del equipo, así como los niveles pertinentes que ejercen la función de supervisión, deben dejar evidencia de la labor realizada en los papeles de trabajo durante el desarrollo de la auditoría, a efectos de establecer la oportunidad y el aporte técnico al trabajo de auditoría. La participación en los trabajos de auditoría a supervisar dependerá de los objetivos y alcance de la auditoría, complejidad del trabajo y condiciones externas, como la distancia de las entidad4es a examinar, para estimar las horas/hombre de supervisión de la auditoría considerado en el cronograma de trabajo que forma parte del Planeamiento.
NAGU. 3.40: EVIDENCIA SUFICIENTE, COMPETENTE Y RELEVANTE El auditor debe obtener evidencia suficiente, competente y relevante mediante la aplicación de pruebas de control y procedimientos sustantivos que le permitan fundamentar razonablemente los juicios y conclusiones que formule respecto al organismo, programa, actividad o función que sea objeto de la auditoría.
La evidencia deberá someterse a revisión para asegurarse que cumpla los requisitos básicos de suficiencia, competencia y relevancia. Los papeles de trabajo deberán mostrar los detalles de la evidencia y revelar la forma en que se obtuvo.
CARACTERISTICAS DE LA EVIDENCIA a. Suficiencia.- Es suficiente la evidencia objetiva y convincente que basta para sustentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones expresadas en el Informe. La evidencia será suficiente cuando por los resultados de la aplicación de procedimientos de auditoría se comprueban razonablemente los hechos revelados. Para determinar si la evidencia es suficiente se requiere aplicar el criterio profesional. Cuando sea conveniente, se podrá emplear métodos estadísticos con ese propósito.
b. Competencia.- Para que sea competente, la evidencia debe ser válida y confiable. A fin de evaluar la competencia de la evidencia, se deberá considerar cuidadosamente si existen razones para dudar de su validez o de su integridad. De ser así, deberá obtener evidencia adicional o revelar esa situación en su informe. Los siguientes supuestos constituyen algunos criterios útiles para juzgar si la evidencia es competente: -
La evidencia que se obtiene de fuentes independientes es más confiable que la obtenida del propio organismo auditado.
-
La evidencia que se obtiene cuando se ha establecido un sistema de control interno apropiado es más confiable que aquélla que se obtiene cuando el sistema de control interno es deficiente, no es satisfactorio o no se ha establecido.
-
La evidencia captada a través de examen físico, observación, cómputos e inspección es más confiable que la obtenida indirectamente.
-
Los documentos originales son más confiables que sus copias.
-
La evidencia testimonial que se obtiene en circunstancias que permite a los informantes expresarse libremente merece más crédito que aquélla que se obtiene en circunstancias comprometedoras (por ejemplo, cuando los informantes pueden sentirse intimidados).
c. Relevancia.- Se refiere a la relación que existe entre la evidencia y su uso. La información que se utilice para demostrar o refutar un hecho será relevante si
guarda una relación lógica y patente con ese hecho. Si no lo hace, será irrelevante y, por consiguiente, no deberá incluirse como evidencia. Cuando lo estimen conveniente, el auditor deberá obtener de los funcionarios de la entidad auditada declaraciones por escrito respecto a l a relevancia y competencia de la evidencia que haya obtenido. La adecuada recopilación u obtención de evidencia que cumpla con los requisitos de suficiencia, competencia y relevancia, debe permitir identificar y sustentar apropiadamente las presuntas responsabilidades que se establezcan como resultado del trabajo auditor, así como las infracciones graves, muy graves y leves incurridas; por lo que se deberá cuidar especialmente su correspondiente acreditación.
Clasificación
de
la
evidencia a) Evidencia física. Se obtiene mediante inspección u observación directa de actividades, bienes o sucesos. La evidencia de esta naturaleza puede presentarse en forma de memorándum (donde se resumen los resultados de la inspección o de la observación), fotografías, gráficos, mapas o muestras materiales.
b) Evidencia documental. Consiste en información elaborada como la contenida en cartas, contratos, registros de contabilidad, facturas y documentos de la administración relacionados con su desempeño; asimismo, la que establece las normas procesales pertinentes en caso de determinación de responsabilidades civiles y penales.
c) Evidencia testimonial. Se obtiene de otras personas en forma de declaraciones hechas en el curso de investigaciones o entrevistas. Las declaraciones que sean importantes para la auditoría deberán corroborarse, siempre que sea posible mediante evidencia adicional. También será necesario evaluar la evidencia testimonial para cerciorarse que los informantes no hayan estado influidos por prejuicios o tuvieran sólo un conocimiento parcial del Área auditada.
d) Evidencia analítica.
Comprende cálculos, comparaciones, razonamiento y separación de la información en sus componentes, cuyas bases deben ser sustentadas documentadamente, en caso necesario y especialmente en el deslinde de responsabilidades civiles o penales.
Confiabilidad de la Evidencia proveniente de Sistemas Computarizados Cuando la información procesada por medios electrónicos constituya una parte importante o integral de la auditoría y su confiabilidad sea esencial para cumplir los objetivos del examen, se deberá tener certeza de la importancia y de la confiabilidad de esa información, como en el Sistema Integrado de Administración Financiera - SIAF. Para determinar la confiabilidad de la información el auditor: a)
Podrá efectuar una revisión de los controles generales de los sistemas
computarizados y de los relacionados específicamente con sus aplicaciones, que incluya todas las pruebas que sean permitidas; o b)
Si no se revisa los controles generales y los relacionados con las
aplicaciones o comprueba que esos controles no son confiables, podrá practicar pruebas adicionales o emplear otros procedimientos. Cuando el auditor utilice los datos procesados por medios electrónicos o los incluya en su informe a manera de antecedentes o con fines informativos, por no ser significativos para los resultados de la auditoría, bastará generalmente que en el informe se cite la fuente de esos datos para cumplir las normas relacionadas con la exactitud e integridad de su informe.
Aplicación del Reglamento de Infracciones y Sanciones Cuando se presenten dificultades y/o retrasos en la entrega de información que perjudique el normal desarrollo de la Auditoría a los auditores de la Contraloría General, de los Órganos de Control Institucional y las Sociedades de Auditoría designadas, se aplicará el Reglamento de Infracciones y Sanciones aprobado por la Contraloría General, concordante con el artículo 41 y siguientes de la Ley Nº 27785.
NAGU. 3.50: PAPELES DE TRABAJO El auditor gubernamental debe organizar un registro completo y detallado de la labor efectuada y las conclusiones alcanzadas, en forma de papeles de trabajo.
Los papeles de trabajo constituyen el vínculo entre el trabajo de planeamiento y ejecución, y el informe de auditoría.
Por tanto, deberán contener la evidencia
necesaria para fundamentar los hallazgos, opiniones y conclusiones que se presenten en el informe. Podrán incluir medios de almacenamientos magnéticos, electrónicos, informáticos y otros. No hay nada que sustituya a una comprensión adecuada de los objetivos de la auditoría, las razones por las cuales se emprenderá determinada tarea y la forma en que esa tarea contribuirá al cumplimiento de los objetivos. Esa comprensión se logra cuando el auditor dispone de papeles de trabajo debidamente planificados y organizados y, reciben instrucciones idóneas de sus supervisores. La práctica de indicar claramente en los papeles de trabajo los fines que se persigan será muy útil para asegurarse que la información obtenida estará relacionada directamente con los objetivos de la auditoría y del informe correspondiente.
Propósito a) Contribuir a la planeación y realización de la auditoría. b) Proporcionar el principal sustento del informe del auditor. c) Permitir una adecuada ejecución, revisión y supervisión del trabajo de auditoría. d) Constituir la evidencia del trabajo realizado y el soporte de las conclusiones, comentarios y recomendaciones incluidas en el informe y como prueba reconstituida para los procesos judiciales, de ser el caso. e) Permitir las revisiones de calidad de la auditoría.
PROPIEDAD Y CUSTODIA DE LOS PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo son propiedad de los órganos conformantes del Sistema Nacional de Control, y de las sociedades de Auditoría, cuyos exámenes practicados contaron con la autorización de la Contraloría General, destacándose que en el caso de auditorías practicadas por Sociedades de Auditoría contratadas directamente por el organismo rector del Sistema, los papeles de trabajo serán de propiedad de la Contraloría General de la República.
Los papeles de trabajo son el nexo entre el trabajo de campo y el informe de auditoría y deberán contener la evidencia para apoyar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones del informe. En términos generales, los papeles de trabajo deberán:
Contener el programa de auditoría original y las sucesivas modificaciones al mismo. Contener índices y referencias cruzadas relacionados con el programa de auditoria.
Ser fechados y firmados por quien los prepara.
Ser revisados por el Coordinador (esa revisión deberá estar también documentada en los papeles de trabajo)
Ser completos y precisos para que sirvan de apoyo a los hallazgos, conclusiones y recomendaciones y para permitir demostrar la naturaleza y el alcance del trabajo realizado.
Ser comprensibles sin explicaciones orales. Deben ser también completos y no obstante, concisos. Cualquiera que los use debe poder rápidamente determinar su propósito, fuentes de datos, la naturaleza, el alcance del trabajo realizado y las conclusiones de quien los preparó. Si bien la brevedad es importante, la claridad y la necesidad de que los papeles de trabajo sean completos no deberán ser sacrificadas, simplemente para ahorrar tiempo o papel.
Ser tan legibles y limpios como sea posible. De otro modo los papeles de trabajo pueden perder su valor como evidencia.
Estar limitados a los asuntos que sean significativos y relevantes para los objetivos de la tarea.
Contener expresión clara del propósito de los mismos, para asegurar que la información acumulada esté apropiadamente relacionada con los objetivos e informes de auditoría.
Los papeles deben ser limpios, para lo cual:
Deberán estar escritos en forma legible
Deberán escribirse con lápiz tipo medio
Deberá utilizarse lápices rojos para marcas de chequeos y símbolos;
Deberá emplearse regla (una línea para subtotales y doble línea para totales);
No deberá incluirse mucha información en una sola página;
Deben ser exactos. Para ello los auditores deberán asegurarse que las cantidades usadas y los totales sean correctos.
Las anotaciones se harán en lápiz negro. Los códigos, tanto al pie de las planillas (margen inferior derecho) como en las referencias y en los textos, deben ser hechos en «rojo».
Deben explicar todos los símbolos usados. La leyenda o clave de los símbolos usados deberá aparecer en el «trabajo realizado» del papel de trabajo. Si hay varias hojas, la explicación de los símbolos debe efectuarse en una sola hoja.
Los nombres y apellidos y razones sociales deben estar correctamente escritos.
Debe tratar de dejarse un espacio en blanco al final de la página para comentarios del revisor (esto es aplicable en la última hoja cuando hay más de una en el análisis).
La cifra final debe concordar con la cifra en el resumen del papel de trabajo y que debe hacer referencia cruzada al respecto.
Deben indicar claramente el alcance de las pruebas efectuadas.
Se deben escribir las observaciones teniendo cuidado de diferenciar opiniones y explicaciones recibidas de funcionarios del ente auditado. Estas últimas figurarán en «NOTAS».
Preferentemente se deberán confeccionar las planillas de trabajo utilizando computadoras personales y en estos casos es conveniente prever controles automáticos verticales y horizontales.
Todo importe que tenga una relación y esté explicado en otra planilla de los papeles1 estará referenciado con la misma y viceversa.
Se debe utilizar al máximo el trabajo del cliente, ya sea: o
utilizando planillas, ya preparadas por su personal o
o
pidiendo su colaboración, en todos los casos posibles.
Durante el desarrollo de la auditoría se deberá confeccionar un Memo de Puntos Pendientes. Es decir, que los integrantes del equipo prepararán una relación de los puntos que no pueden resolver. Estos puntos deberán ser verificados por el Coordinador, para asegurar que sean todos resueltos, antes de finalizar la auditoría. Al confeccionar los papeles de trabajo el auditor no debe:
Seguir ciegamente los papeles de trabajo de auditorías anteriores; sin embargo deberá evitar efectuar cambios, a menos que exista una clara razón para ello.
Preparar cédulas o planillas que pueden ser hechas por el ente auditado. Escribir en el reverso de una hoja de trabajo.
Dejar puntos o preguntas pendientes en sus papeles de trabajo, a menos que éstos representen partidas preparadas para la resolución por el auditor encargado.
Tachar puntos o preguntas sin explicar las razones.
Dejar símbolo alguno sin identificar, excepto los de verificaciones aritméticas.
Hacer transcripciones o análisis detallados donde sea suficiente un resumen.
Disponer de los papeles de trabajo para uso personal fuera de su institución.
Descuidar los papeles de trabajo. Cuando interrumpa o finalice la jornada, todos los papeles de trabajo deben guardarse bajo llave.
Fines de los Papeles de Trabajo son varios. Algunos de éstos son los siguientes: a) Respaldar el Informe del Auditor b) Indicar el grado de confianza del Sistema de Control Interno c) Servir como fuente de información d) Mejorar la Calidad del Examen e) Facilitar la Revisión y Supervisión f) Ayudar en el Desarrollo Profesional g) Respaldar el Informe de Auditoría en los Procesos Judiciales
ARCHIVO DE LOS PAPELES DE TRABAJO Los archivos de papeles de trabajo para cada labor deben dividirse en dos grupos básicos: -
Archivo corriente
-
Archivo permanente
ARCHIVO CORRIENTE El material que se coloque en el archivo corriente debe estar constituido por la información relacionada principalmente con las fases corrientes de la auditoría y que no se consideran de uso continuo en auditorías posteriores. El tipo de material que debe incluirse en este archivo es el siguiente: a. Revisiones corrientes del control interno; b. Análisis y otros papeles que respalden el examen y prueba detallada; c. Memorándums de las discusiones con funcionarios de la entidad u otros ejecutivos; d. Correspondencia corriente;
ARCHIVO PERMANENTE Para cada entidad que se encuentra bajo el ámbito de control del Sistema Nacional de control se debe implementar, organizar y mantener actualizado el archivo permanente. Es la información básica de la entidad o área a examinar, debiéndose tener un amplio conocimiento de sus actividades, organización, normativa aplicable, áreas críticas y los logros y metas, a fin de poder lograr un planeamiento y programación de auditoría efectiva. El archivo permanente debe servir como información básica al planificar futuras auditorías. Debe proporcionar información resumida de rápida utilización y acceso, sobre las labores efectuadas e informes emitidos de exámenes anteriores incluyendo una lista de las principales áreas cubiertas en las auditorías efectuadas, las fechas en que se efectuaron y los resultados obtenidos.
Normalmente, se debe implantar, organizar y mantener actualizado el archivo permanente completo, el mismo que se mantendrá en cada una de las Sedes Regionales y en la Sede Central de la Contraloría General de la República. El archivo permanente debe revisarse y actualizarse periódicamente. Para que los archivos activos no se tornen demasiado voluminosos, se debe retirar el material que no es de uso corriente, pero tiene que retenerse y trasladarlo a los archivos inactivos identificando y registrando los motivos de dicho traslado. Por lo general, el archivo corriente o papeles de trabajo de las dos últimas auditorías y el archivo permanente actualizado, deben estar a disposición del auditor. El archivo corriente de las auditorías anteriores a las indicadas debe guardarse por el período establecido por la ley para la retención de documentos financieros o cualquier período adicional necesario para los procesos judiciales si los hubiese.
MARCAS DEL AUDITOR Las marcas del auditor (también llamadas "claves de auditoría", "tildes", etc.) son signos particulares y distintivos que hace el auditor para señalar el tipo de trabajo o prueba efectuado. Las marcas básicas de auditoría pueden ser utilizadas en todos los papeles de trabajo y son de dos clases: con significado uniforme y contenido a criterio del auditor, es decir sin significado permanente. Las marcas con significado uniforme son aquellas cuyo concepto se emplea frecuentemente en cualquier auditoría o examen especial y que han sido adoptadas uniformemente en cualquier Auditoría o Examen Especial. A continuación presentamos la descripción de las marcas con leyenda o significado uniforme. Las marcas sin significado permanente son utilizadas por el personal de auditoría para expresar concepto o procedimientos empleados. El significado de la marca utilizada se debe presentar en forma obligatoria en cada cédula. Si durante el curso de la auditoría fuese necesario utilizar marcas adicionales, se empleará éstas a criterio del auditor describiendo obligatoriamente su significado en las cédulas respectivas.
El empleo de las marcas en los registros de la entidad es útil, exclusivamente, para que el auditor pueda determinar el progreso de su labor en el caso de una interrupción y para evitar duplicaciones en su trabajo.
NAGU. 3.60: COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS Durante la ejecución de la acción de control, la Comisión Auditora debe comunicar oportunamente los hallazgos a las personas comprendidas en los mismos a fin que, en un plazo fijado, presenten sus aclaraciones o comentarios sustentados documentadamente para su debida evaluación y consideración pertinente en el Informe correspondiente. Para los efectos de esta norma, los hallazgos se refieren a presuntas deficiencias o irregularidades identificadas como resultado de la aplicación de los procedimientos de control gubernamental empleados. Su formulación y comunicación se realiza teniendo en consideración los principios y criterios que orientan el ejercicio del control. La comunicación de hallazgos es el proceso mediante el cual, una vez evidenciadas las presuntas deficiencias o irregularidades, se cumple con hacerlas de conocimiento de las personas comprendidas en los mismos, estén o no prestando servicios en la entidad examinada, con el objeto de brindarles la oportunidad de presentar sus aclaraciones o comentarios debidamente documentados y facilitar, en su caso, la adopción oportuna de acciones correctivas. Los hallazgos a ser comunicados revelarán necesariamente la situación o hecho detectado (condición); la norma, disposición o parámetro de medición transgredido (criterio); el resultado adverso o riesgo potencial identificado (efecto); así como la razón que motivó el hecho o incumplimiento establecido (causa), cuando ésta última haya podido ser determinada a la fecha de la comunicación. Para efectos de la comunicación de los hallazgos se considerará su materialidad y/o importancia relativa, su vinculación a la participación y competencia personal del destinatario, así como en su redacción, la utilización de un lenguaje sencillo y fácilmente entendible que refiera su contenido en forma objetiva, concreta y concisa. La comunicación se efectúa por escrito y su entrega al destinatario es directa y reservada, debiendo acreditarse la recepción correspondiente. De no encontrarse la persona, se le dejará una notificación para que se apersone a recabar los hallazgos en
un plazo de dos (2) días hábiles. En caso de no apersonarse o de no ser ubicadas las personas comprendidas en los hallazgos materia de comunicación, serán citados para recabarlos dentro de igual plazo, mediante publicación, por una sola vez, en el Diario Oficial El Peruano u otro de mayor circulación en la localidad donde se halle la entidad auditada. Los hallazgos podrán ser recabados personalmente o a través de representante debidamente acreditado mediante carta poder con firma legalizada. Vencido el plazo otorgado para recabar los hallazgos, se tendrá por agotado el procedimiento de comunicación de los mismos. En el documento que se curse para comunicar los hallazgos, se señalará el plazo perentorio para la recepción de las aclaraciones o comentarios que deberán formular individualmente las personas comprendidas, el cual será establecido por la Comisión Auditora teniendo en cuenta la naturaleza del hallazgo, el alcance de la acción de control y si la persona labora o no en la entidad auditada, no debiendo ser menor de dos (2) ni mayor de cinco (5) días hábiles, más el término de la distancia; precisándose que a su vencimiento sin recibirse respuesta o ser ésta extemporánea, tal situación constará en el Informe respectivo, conjuntamente con los hechos que sean materia de observación, no siendo obligatoria, en su caso, la evaluación e incorporación de los comentarios presentados extemporáneamente al plazo otorgado. Excepcionalmente, el citado plazo podrá prorrogarse por única vez y hasta por tres (3) días hábiles adicionales en casos debidamente justificados por el solicitante; en estos casos, se entenderá que el pedido ha sido aceptado a su recepción, salvo denegación expresa. El inicio del proceso de comunicación de hallazgos será puesto oportunamente en conocimiento del Titular de la entidad auditada, con el propósito que éste disponga que por las áreas correspondientes, se presten las facilidades pertinentes que pudieran requerir las personas comunicadas para fines de la presentación de sus aclaraciones o comentarios documentados. Para tal efecto, la comunicación cursada por la Comisión Auditora servirá como acreditación. Únicamente, bajo responsabilidad de la Comisión Auditora y previa autorización del nivel gerencial competente, podrá exceptuarse la comunicación de hallazgos, en los casos que, por existir absoluta certeza en cuanto a su comisión, tipicidad, sustento e identificación de los presuntos responsables, la citada comunicación resulte irrelevante, debiéndose en dichos casos emitirse con inmediatez el correspondiente Informe Especial para su remisión a las autoridades competentes.
NAGU 3.70: CARTA DE REPRESENTACION El auditor debe obtener una carta de representación del titular y/o del nivel gerencial competente de la entidad auditada. La carta de representación es el documento por el cual el titular y/o nivel gerencial competente de la entidad auditada reconoce haber puesto a disposición del auditor la información requerida, así como cualquier hecho significativo ocurrido durante el período bajo examen y hasta la fecha de terminación del trabajo de campo. Si el titular y/o niveles gerenciales se rehusaran a proporcionar al auditor el citado requerimiento, dicha situación se revelará en el informe de auditoría.
NAGU. 4. NORMAS RELATIVAS AL INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL
Este grupo de normas establecen los criterios técnicos para el contenido, elaboración y presentación del Informe de Auditoría Gubernamental relacionado con la auditoría de gestión y exámenes especiales.
Las Normas de Auditoría Generalmente
Aceptadas - NAGA y las Normas Internacionales de Auditoría - NIA, que rigen a la profesión contable en el país, son aplicables a todos los aspectos de contenido, elaboración y presentación del Informe de Auditoría Financiera Gubernamental. Las normas agrupadas en el presente acápite también pueden ser aplicables a algunas auditorías financieras. Las normas que se mencionan a continuación regulan la formulación del informe, estableciendo la forma escrita, la oportunidad, presentación y contenido del informe; y el informe especial.
NAGU 4.10: ELABORACIÓN DEL INFORME Como producto final del trabajo de campo, la comisión auditora procederá a la elaboración del informe correspondiente, considerando las características y estructura señaladas en las Normas de Auditoría Gubernamental. El informe es el documento escrito mediante el cual la comisión auditora expone el resultado final e integral de su trabajo de auditoría, a través de juicios fundamentados
en las evidencias obtenidas durante la fase de ejecución, con la finalidad de brindar suficiente información a los funcionarios de la entidad auditada y estamentos pertinentes, sobre las deficiencias o desviaciones más significativas, e incluir las recomendaciones que permitan promover mejoras en la conducción de las actividades u operaciones del área o áreas examinadas. Las deficiencias referidas a aspectos de control interno, se revelaran en el Memorándum de Control Interno, de acuerdo a lo prescrito en la norma correspondiente. Con el propósito de adelantar el inicio oportuno del procedimiento sancionador, la adopción de recomendaciones que lo ameriten o para atender requerimientos de organismos autónomos cuando corresponda, la comisión auditora podrá elaborar, asimismo, informes que expongan el resultado final que, en relación a determinada deficiencia o desviación significativa u otro objetivo de control, hubiera obtenido previamente a la culminación de la etapa de ejecución de la auditoría. En tal caso, deberá dejarse constancia de su emisión en la sección Introducción, parágrafo Otros aspectos de importancia, del informe que exponga el resultado integral de la acción de control. Las características y estructura específicas del informe, según el tipo de auditoría, que deben ser materia de cumplimiento, se encuentran establecidas en las NAGU 4.20, 4.30, 4.40, así como en la NAGU 4.50 - Informe Especial, en su caso.
NAGU. 4.20: OPORTUNIDAD DEL INFORME La comisión auditora deberá adecuarse a los plazos estipulados en el programa correspondiente, a fin que el informe pueda emitirse en el tiempo previsto, permitiendo que la información en él revelada sea utilizada oportunamente por el titular de la entidad y/o autoridades de los niveles apropiados del Estado. A fin que sea de la mayor utilidad posible, el informe debe ser oportuno para lo cual es importante el cumplimiento de las fechas programadas para las distintas fases de la acción de control. Los usuarios de los informes requieren de la información en él contenida, a fin de cumplir con sus tareas legislativas, fiscalizadoras o de procesos de dirección o
gerencia. Un informe preparado cuidadosamente puede ser de escaso valor para quienes se encarguen de tomar las decisiones si se recibe demasiado tarde. En tal sentido, la Comisión Auditora debe prever que la elaboración del informe concluya en el plazo otorgado, a fin de permitir su emisión oportuna y tener presente ese propósito al ejecutar la acción de control.
NAGU. 4.30: CARACTERÍSTICAS DEL INFORME Los Informes que se emitan deben caracterizarse por su alta calidad, para lo cual se deberá tener especial cuidado en la redacción, así como en la concisión, exactitud y objetividad al exponer los hechos. El informe debe redactarse en forma narrativa, de manera ordenada, sistemática y lógica, empleando un tono constructivo; cuidando de utilizar un lenguaje sencillo y fácilmente entendible a fin de permitir su comprensión incluso por los usuarios que no tengan conocimientos detallados sobre los temas incluidos en el mismo. De considerarse pertinente, se incluirán gráficos, fotos y/o cuadros que apoyen a la exposición. Los asuntos se deberán tratar en forma concreta y concisa, los que deben coincidir de manera exacta y objetiva con los hechos observados. Para que un informe sea conciso no debe ser más extenso de lo necesario para transmitir su mensaje, por tanto requiere: a) Un adecuado uso de las palabras, en especial de los adjetivos, evitando las innecesarias; b) La inclusión de detalles específicos cuando fuese necesario a juicio del auditor. La concisión en el informe, no implica el omitir asuntos importantes, sino el evitar utilizar palabras o conceptos superfluos que lleven a interpretaciones erradas. Es importante que el auditor tenga en cuenta que un exceso de detalles puede confundir al usuario e incluso minimizar el objetivo principal del informe. La exactitud requiere que la evidencia presentada fluya de los papeles de trabajo y que las observaciones sean correctamente expuestas. Se basa en la necesidad de asegurarse que la información que se presenta sea confiable a fin de evitar errores en
la presentación de los hechos o en el significado de los mismos, que podrían restar credibilidad y generar cuestionamiento a la validez sustancial del informe. Los hechos deben ser presentados de manera objetiva y ponderada, es decir, con la suficiente información que permita al usuario una adecuada interpretación de los asuntos mencionados."
NAGU. 4.40: CONTENIDO DEL INFORME El contenido del informe expondrá ordenada y apropiadamente los resultados de la acción de control, señalando que se realizó de acuerdo a las Normas de Auditoría Gubernamental y mostrando los beneficios que reportará a la Entidad. Esta norma tiene por finalidad regular el contenido del informe de la acción de control, trátese ésta de una auditoría financiera (Informe largo), Auditoría de gestión o Examen Especial según sea el caso, con el objeto de asegurar que su denominación, estructura y el desarrollo de sus resultados guarden la debida uniformidad, ordenamiento, consistencia y calidad, para fines de su máxima utilidad por la Entidad examinada.
DENOMINACIÓN El Informe será denominado teniendo en consideración, la naturaleza o tipo de la acción de control practicada, con indicación de los datos correspondientes a su numeración e incluyendo adicionalmente un título, el cual deberá ser breve, específico y redactado en tono constructivo, si fuere pertinente.- En ningún caso, incluirá información confidencial o nombres de personas.
NAGU 4.50: INFORME ESPECIAL Cuando en la ejecución de la acción de control se evidencien indicios razonables de la comisión de delito, la comisión auditora, en cautela de los intereses del Estado, sin perjuicio de la continuidad de la respectiva acción de control, y previa evaluación de las aclaraciones y comentarios a que se refiere la NAGU 3.60, emitirá con la celeridad del caso, un Informe Especial con el debido sustento técnico y legal, el cual se remitirá al Comité de Calidad de la Contraloría General para su revisión, el mismo que podrá recepcionar, por única vez, información adicional de las personas comprendidas en el Informe Especial; haciendo las coordinaciones pertinentes con el Ministerio Público, de ser el caso.
Igualmente dicho Informe será emitido para fines de la acción civil respectiva, si se evidencia la existencia de perjuicio económico, siempre que se sustente que el mismo no sea susceptible de recupero por la entidad auditada en la vía administrativa. El objetivo de la presente norma
es garantizar y facilitar la oportuna, efectiva y
adecuada implementación de las acciones correctivas, legales pertinentes en los casos que, durante el desarrollo de la acción de control, se evidencien indicios razonables de comisión de delito así como, excepcionalmente la existencia de perjuicio económico no sujeto a recupero administrativo. Su aplicación permitirá a la Comisión Auditora, a través de su personal responsable y especializado competente, realizar apropiada y oportunamente su labor en los casos indicados, basada en su opinión profesional debidamente sustentada en los respectivos fundamentos técnicos y legales aplicables. En ejercicio de las atribuciones establecidas en la ley del Sistema Nacional de Control, la Comisión Auditora formulará el informe especial para revelar específicamente, con orden y claridad, los hechos y circunstancias que configuran la presunta responsabilidad penal o civil, las consideraciones jurídicas que los califican y las pruebas sustentatorios correspondientes, recomendando la adopción de las acciones legales respectivas por la instancia competente. A fin de racionalizar el uso de los recursos públicos, optimizar los resultados de las acciones judiciales del Sistema Nacional de Control, y uniformizar los criterios en la determinación de responsabilidades, los Informes Especiales serán sometidos a la revisión del Comité de Calidad de la Contraloría General de la República, el cual se regirá por las normas que para tal fin establezca dicho Órgano Rector.
DENOMINACIÓN El Informe será denominado “Informe Especial”, con indicación de los datos correspondientes a su numeración e incluyendo adicionalmente un título, el cual deberá ser breve, específico y estar referido a la materia abordada en el informe. En ningún caso, incluirá información confidencial o nombres de personas.
ESTRUCTURA El Informe Especial observará la siguiente estructura:
I.
INTRODUCCION
Origen, motivo y alcance de la acción de control, con indicación del Oficio de acreditación o, en su caso, de la Resolución de Contraloría de designación, entidad, período, áreas y ámbito geográfico materia de examen, haciendo referencia a las disposiciones que sustentan la emisión del Informe Especial (Ley del Sistema Nacional de Control y NAGU 4.50), así como a su carácter de prueba pre constituida para el inicio de acciones legales.
II.
FUNDAMENTOS DE HECHO
Breve sumilla y relato ordenado y objetivo de los hechos y circunstancias que constituyen indicios de la comisión de delito o de responsabilidad civil, en su caso, con indicación de los atributos: condición , criterio, efecto y causa, cuando esta última sea determinable, incluyéndose las aclaraciones o comentarios que hubieren presentado las personas comprendidas, así como el resultado de la evaluación de los mismos; salvo los casos de excepción previstos en la NAGU 3.60, debiendo incidirse en la materialidad y/o importancia relativa, así como el carácter doloso de su comisión, de ser el caso. En casos de responsabilidad penal, los hechos serán necesariamente revelados en términos de indicios. Tratándose de responsabilidad civil, el perjuicio económico deberá ser cuantificado, señalándose que el mismo no es materialmente posible de recupero por la entidad en la vía administrativa.
III.
FUNDAMENTOS DE DERECHO
Análisis del tipo de responsabilidad que se determina, sustentando la tipificación y/o elementos antijurídicos de los hechos materia de la presunta responsabilidad penal y/o responsabilidad civil incurrida, con indicación de los artículos pertinentes del Código Penal y/o Civil u otra normativa adicional considerada, según corresponda, por cada uno de los hechos, con la respectiva exposición de los fundamentos
jurídicos
aplicables. De haber sido identificado, se señalará el plazo de prescripción para el inicio de la acción penal o civil.
IV.
IDENTIFICACION DE PARTICIPES EN LOS HECHOS
Individualización de las personas que prestan o prestaron servicio en la entidad, con participación y/o competencia funcional en cada uno de los hechos calificados como indicios en los casos de responsabilidad penal, o constitutivos del perjuicio económico determinado en los casos de responsabilidad civil. Incluye, asimismo, a los terceros identificados que hayan participado en dichos hechos. Se indicará los nombres y apellidos completos, documento de identidad, el cargo o función desempeñada, el área y/o dependencia de actuación, así como el período o fechas de ésta.
V.
PRUEBAS
Identificación de las pruebas en forma ordenada y detallada por cada hecho, refiriendo el anexo correspondiente en que se adjuntan, debidamente autenticadas en su caso. Adicionalmente, de ser pertinente, se incluirá el Informe Técnico de los profesionales especializados que hubieren participado en apoyo a la Comisión Auditora, el cual deberá ser elaborado con observancia de las formalidades exigibles para cada profesión (Ej. Tasación, informe de ingeniería, informe bromatológico, etc.).
VI.
RECOMENDACIÓN
Este rubro consigna la recomendación para que se interponga la acción legal respectiva, según el tipo de responsabilidad determinada, penal o civil, la cual deberá estar dirigida a los funcionarios que, en razón a su cargo o función, serán responsables de la correspondiente autorización e implementación para su ejecución. Si la acción de control es realizada por la Contraloría General de la República o por Sociedades de Auditoría designadas o autorizadas, el Informe Especial recomendará al nivel correspondiente, el inicio de las acciones legales a través de los órganos que ejerzan la representación legal para la defensa judicial de los intereses del Estado en dicha entidad. Cuando se considere que existen razones justificadas para ello, podrá recomendarse alternativamente, se autorice al Procurador Público encargado de los
asuntos judiciales de la Contraloría General de la República, el inicio de las acciones legales que corresponda. En éste último caso, el Informe Especial será puesto en conocimiento del Titular de la entidad auditada, en la misma fecha de iniciada la acción legal, siempre que el Titular no se encuentre comprendido en los indicios razonables de la comisión de delito o en la responsabilidad civil establecida. De encontrarse comprendido el Titular de la entidad el Informe se remitirá al Titular del Sector, u otro estamento que resulte competente de no pertenecer la entidad a ningún Sector.
VII.
ANEXOS
Contienen las pruebas que sustentan los hechos que son materia del Informe Especial. Necesariamente deben ser precedidos de una relación que indique su numeración y asunto a que se refiere cada anexo, guardando un debido ordenamiento concatenado a la exposición de los hechos contenidos en el Informe. En tales casos, se deberá incluir como Anexo N° 01, la nómina de las personas identificadas como partícipes en los hechos revelados, con indicación de su cargo, documento de identidad, período de desempeño de la función y domicilio.
NAGU 4.60: SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES DE AUDITORÍAS ANTERIORES. Los órganos conformantes del sistema Nacional de Control deben efectuar el seguimiento a la implementación de las recomendaciones planteadas en los informes de auditorías anteriores, con la finalidad de determinar si se emprendieron acciones correctivas por parte de los funcionarios responsables de las organizaciones auditadas. 1. La administración de la entidad auditada es la responsable de superar las observaciones mediante la implementación de las recomendaciones, y de mantener un proceso permanente para efectuar el seguimiento que pueda contribuir a que cumpla de mejor manera con sus responsabilidades de gestión. Corresponde al titular de la entidad auditada dictar las disposiciones necesarias para la aplicación de las recomendaciones formuladas en el informe, cautelando su cumplimiento. En concordancia con las facultades legales previstas en la Ley N° 27785, en caso el titular de la entidad no ejecute las recomendaciones de una acción de control que conlleven la asunción de decisiones administrativas y
el titular de la entidad que ejerce tuición no obliga a su cumplimiento, la Contraloría General de la República puede sancionar a quienes incumplieron. 2. Al Órgano de Control Institucional le corresponde realizar el seguimiento a la implementación de las recomendaciones como actividad permanente, con la respectiva verificación directa en cada área responsable, informando de sus resultados a la Contraloría General y al titular de la entidad. Las auditorías a cargo de la Contraloría General, de los Órganos de Control Institucional y de las Sociedades de Auditoría designadas deben incluir como objetivos el seguimiento a la implementación de las medidas correctivas, por parte de los responsables de la administración. 3. El seguimiento a la implementación de las recomendaciones que realizan los órganos conformantes del Sistema Nacional de Control, debe incluir la evaluación de los resultados de las acciones adoptadas por la entidad que fuere examinada con anterioridad, a efecto de establecer si fueron implementadas las recomendaciones y superadas las observaciones reveladas en el informe de auditoría. 4. Para efecto del seguimiento, las recomendaciones se reportarán de acuerdo con las disposiciones dictadas por la Contraloría General de la República sobre estados de implementación y verificación de las mismas. Con ello, se ha suprimido la disposición que desarrollaba los estados de implementación de las recomendaciones: Pendiente, En Proceso y Superada; y, en su lugar, se ha establecido que se reportarán de acuerdo con los lineamientos que establezca el Órgano Superior de Control.
