monografia de Secretaria Ejecutivo.docx

INSTITUTO SUPERIOR TECNOLOGICO “CIPERMUM”

Año de la Diversificación Productiva y del Fortalecimiento de la Educación”

INSTITUTO SUPEIO TE!NO"O#I!O

PERFIL PROFESIONAL DE LA SECRETARIA CURSO: SECRETARIADO EJECUTIVO DOCENTE: KAREN L. VILCA ALUMNOS: ABARCA RIMAYHUAMAN YAJAIDA BOLIVAR GAMARRA YOLANDA HUAYTA MAMANI NELI RIMAYHUAMAN GALLEGOS NORMA SENCIA QUISPE DEZZY

CUSCO- 201

Secretaria Ejecutiva Ejecuti va

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PESENTA!ION En nuestro trabajo, el desarrollo profesional de la secretaria presentaremos las relaciones humanas dentro de la oficina, funciones básicas y específicas de la secretaria, y su gran avance debido a la era tecnológica actual además de estar presente presente en la toma de decisione decisioness dentro y fuera de la empresa, empresa, sus increíbles increíbles equipos de trabajo laboral, el beneficio de las redes sociales que estas les brinda a la secretaria actualizar información de la empresa con ayuda de páginas web y programas de finanzas. El presente trabajo se realizó con mucho esmero y dedicación esperando colmar las epectativas del docente. !as alumnas.


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INTODU!!ION "eg#n la $nvestigación el trabajo se ha desarrollado mediante el $nternet, libros e bibliotecas son el tema de PEFI" DE "A SE!ETAIA SE!ETAIA es una función esencial en cualquier tipo de actividad empresarial, tanto en el mundo de los negocios como en la industria o en las profesiones liberales. !a secretaria contribuye al eficaz funcionamiento de una empresa mediante su trabajo discreto, ordenado y metódico. En la terminología tradicional, se denomina secretaria a la persona que escribe la correspondencia, etiende las actas de las reuniones, resuelve los asuntos de trámite y custodia los documentos de una oficina. %ero en los #ltimos tiempos el concepto de secretaria ha cambiado notablemente& ahora ha pasado a ser la asistente perfecta de su jefe, hasta el punto de ser capaz incluso de asumir responsabilidades de 'ste con credibilidad. (

1 http://perfldelasecretar http://perfldelasecretaria-delia.blogspo ia-delia.blogspot.pe/2012/0 t.pe/2012/0/introduc /introduccion.ht!l cion.ht!l


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INSTITUTO SUPERIOR TECNOLOGICO “CIPERMUM” !"#$%& !AP$TU"O I E" PO%"E&A '('(P"ANTEA&IENTO DE PO%"E&A( .............................................................................# '()(

O%*ETI+OS..........................................................................................................#

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O%*ETI+O I+OS #ENEA" A"ES.............. ..................... ............... ............... .............. ............... ....................................# ............................#

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O%*ETI+O I+OS ESP ESPE!$FI $FI!OS..............................................................................# !AP$TU"O II &A!O TE,I!O

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!ON! !ON!EP EPTO TO DE SE! SE!ET ETA AIA E*E! E*E!UT UTI+ I+A A(..............................................................$

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"A -IST -ISTO OIA IA DE "A SE! SE!ET ETA AIA IA..........................................................................%

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"a Secr Secret etar aria ia en el &undo..............................................................................&

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"a -ist -istor oria ia del del D/a D/a de la Secr Secret etar aria ia.............. ...................... ............... .............. .....................................' ..............................'

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DES!IP!ION DE !A !A#O...................................................................................10

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&isió isión n o Pr Pro1ó o1ósi sito to del !a !ar. r.o o........................................................................10

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Funciones Es1 Es1eec/ c/fficas cas..................................................................................10

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!A&P !A&PO O "A%O "A%OA A" " DE DE UNA UNA SE! SE!E ET TAIA IA.............................................................12

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+O!A O!A!I,N I,N DE DE SE! SE!E ET TAIA IA.............. ..................... ............... ............... .............. ................. ....................................1" ..........................1"

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!O&PET !O&PETEN! EN!IAS IAS A!TIT A!TITUDI UDINA" NA"ES ES DE "A SE!ET SE!ETA AIA........................................1"

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"a Im1o Im1ort rtan anci cia a Si.n Si.nif ific icati ativa va del del !on !onoc ocim imie ient nto o...............................................1"

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Funci uncio ones Adm Admin inis istr trat ativ ivas as............................................................................1

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"a Secr Secret etar aria ia en la Em1r Em1res esaa &oder odern na...........................................................1# !APITU"O III E"A!IONES -U&ANAS EN E" ASPE!TO SO!IA"

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E"A E"A!I !ION ONES ES -U&A -U&ANA NAS S EN "A OFI! OFI!IN INA A.............. ...................... ............... .............. ................................1% .........................1%

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0(4( PIN!I 0(4( PIN!IPIO PIOS S #ENEA #ENEA"ES "ES 6UE PUEDEN PUEDEN A5UDA UDA A" "O#O "O#O DE %UENAS %UENAS E"A!IONES DE" TA%A*O.........................................................................................22 0( 0(7( 7(

!O&O !O&O +END +ENDE E EN "A I&A# I&A#EN EN SE! SE!ET ETA AIA" IA".............. ...................... ......................................2" ..............................2"

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!O&O !O&O SE !ONST !ONSTU5 U5E E UNA %UENA %UENA I&A#EN I&A#EN DE UNA SE!ET SE!ETA AIA.....................2"

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!AP$TU"O I E" PO%"E&A '( '('( '(

P"A P"ANTEA NTEA&I &IEN ENT TO DE PO% PO%"E "E&A &A(( )esempe*o +ctual como secretaria ejecutiva de una empresa y no tiene el mismo significado que el de hace unos a*os, cuando las eigencias del mercado eran menores y las tareas se relacionaban directamente con un trabajo estrictamente de oficina. + pesar de que la tecnología y los nuevos formatos de comunicación amenazaron con reemplazar su función, está lejos de lograrlo.

'()( O%*ETI+OS '()('( '() ('( O%*ETI O%*ETI+OS +OS #ENEA #ENEA"ES "ES onocer el desarrollo de la secretaria en general, enfocándonos en la secretaria ejecutiva moderna )ando a conocer las características básicas y específic específicas as para el buen buen desarro desarrollo llo profes profesiona ionall y actual actualizada izada con los beneficios de las redes sociales para la satisfacción de clientes, y las relaciones humanas que la secretaria debe saber manejar en el área laboral, y la construcción de una buena imagen secretarial y empresarial.

'()()( '() ()( O%*ETI O%*ETI+OS +OS ESPE!$FI ESPE!$FI!OS !OS !levar a cabo las normas de una una secretaria ejecutiva ejecutiva moderna evitando •

•

así disgusto por parte de un cliente +nalizar el recorrido en el tiempo conociendo las diferencias de la

•

secretaria tradicional a la secretaria ejecutiva. -uena atención al cliente evitando la insatisfacción de sus superiores o clientes en un trabajo profesional mal desempe*ado.

!AP$TU"O II &A!O TE,I!O


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)('( )('(

!ON! !ON!EP EPTO TO DE DE SE! SE!ET ETA AIA E*E! E*E!UT UTI+ I+A A( )el latín secretarus, una secretaria o un secretario es una persona que

•

se encarga de recibir y redactar la correspondencia de un superior jerárquico, llevar adelante la agenda de 'ste y custodiar y ordenar los documentos de una oficina. El cargo que ocupa una secretaria suele •

conocerse como auiliar administrativo. !a secretaria, por lo tanto, realiza ciertas actividades elementales e impr impres esci cind ndib ible less en una una empr empres esa a u orga organi niza zaci ción ón.. "e trat trata a de la empleada que se encarga de la gestión cotidiana, siempre rindiendo

•

cuentas a su superior. +tender el tel'fono, responder los correos electrónicos, recibir a las visitas, archivar documentos y coordinar los pagos y cobros son sólo algunas de las tareas que desarrolla una secretaria.

•

+ todas todas estas tareas tambi'n habría que que a*adir la recepción de diversos tip tipos de docu docume ment ntos os,, el cálcul lculo o de diver iversa sass cue cuentas ntas,, ten tener absolutamente actualizada lo que sería la agenda de citas y tambi'n la de contactos profesionales que posee su jefe, acometer la información que sea requerida acerca de su departamento u oficina.

•

%ara poder conseguir acometer de la manera más eficaz y eficiente estas estas funcio funciones nes es vital vital que la secret secretari aria, a, tambi' tambi'n n llamad llamada a auili auiliar ar administrativa, tenga amplios conocimientos en áreas tales como la contabilidad, la gestión o la ofimática. En este #ltimo aspecto es vital que maneje a la perfección programas tales como procesadores de tetos, plataformas de correo electrónico o softwares de gestión de

•

bases de datos. %or ejemplo& /0e gustaría que tengamos una reunión en los próimos días para analizar este negocio. %or favor, llama a mi secretaria así arreglamos un encuentro1, /2oy a pedirle los papeles a mi secretaria para proceder a la firma del contrato1, /+yer habl' con tu secretaria y me dijo que estabas enfermo& 3qu' te ha pasado41.

)( )()( )(

"A -IST -ISTO OIA IA DE "A SE! SE!ET ETA AIA


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!a imagen de la secretaria está asociada a las máquinas de escribir, de la misma manera que el origen de esta profesión se relaciona con este instrumento que revolucionó la escritura. El origen del ingenioso invento se ajusta al a*o (5(6, cuando un ingl's de nombre 7enry 0ill patentó una rudimentaria /maquina artificial, capaz de volcar cualquier escrito en papel. %ero, la historia indica a ristopher !atham "holes como inventor de la máquina de escribir, patentó en E8+ en (9:9. )espu's de muchos modelos y mejoras en su invento, "holes, el ( de marzo de (95; decide firmar un contrato con un armero al borde de la banc bancar arro rota ta para para que que repr reprod oduje ujera ra el mode modelo lo,, el visi vision onar ario io se llam llamab aba a ?@=1. Aue por ese tiempo que !iliam "holes y una de las hijas de <'mington, se dedicaron a promocionar el nuevo invento, convirti'ndose en pioneras de las secretarias actuales. El B; de junio de este mismo a*o, es decir de (95;, !iliam "holes fue la primera "E
)()('(( emin.ton )()(' emin.ton y el el D/a de de la Secretar Secretaria ia En la d'cada del :C, la empresa

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que asistieron a dicha asamblea, en memoria del primer encuentro de países americanos y se crea la Aederación $nteramericana de +sociaciones de "ecretarias A$+". En las #ltimas d'cadas el papel de la secretaria ha sido más relevante y su imagen ya no está asociada más a lo de una máquina de escribir, sino a la pant pantal alla la de una una comp comput utad ador ora. a. on on cibe cibern rn't 'tic ica, a, otra otra hist histór óric ica a de la secretaria de hoy, dejó el papel de la que /escucha, escribe y calla1. %ara cumplir un papel cada vez más activo en las diversas empresas donde se desenvuelve.

)()()( )() ()( "a Secret Secretari ariaa en en el &undo &undo !as primeras secretaria en el mundo fueron mujeres que tuvieron que lidiar con unos de los problemas más grande del mundo, las guerras, hasta ese entonc entonces es estaba estaban n acost acostumb umbrad rado o a las tareas tareas del hogar hogar,, los hijos, hijos, los esposos cuando llegó la guerra se alistaron para pelear, las esposas se arma armaro ron n de valo valorr y se dedi dedica caro ron n a las las comu comuni nica caci cion ones es tele telegr graf afía ía,, mecanografía, y taquigrafía a las par hicieron las tareas de los varones medios de transportes urbano, fabricas, etc. Aue en esa 'poca que la situación económica eigía participación activa por parte de los miembros de la familia, mientras que los hijos varones hacían lo imposible para adquirir educación superior, las hijas que a#n no fueron casadas tuvieron de aliada a uno de los más grandes inventos la máquina de escribir. !a invención de la máquina de escribir ayudo a yudo a la mujer obtener puestos de secretaria, tambi'n fue la aparición del m'todo taquigráfico de Fhon regg, este sistema se arraigó en el mundo a la par que la máquina de escribir con el tiempo ambos inventos crecieron al ritmo del desarrollo de la hist istoria lo que hizo más complejo, jo, requiriendo por ello llo mayor especialización del personal que habría de manejarlas. )entro de ese personal por supuesto estaban las secretarias. +lgunos dice icen por ahí que las mecanógrafos eras ras suplantadas por las meca mecanó nógr graf afas as,, porq porque ue ella ellass pose poseía ían n más más rapi rapide dezz en los los dedo dedos, s, sin sin


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embargo otros opinan que preferirían a las mujeres porque eran más serias, honradas y guapas.

)()(0(( "a -istoria )()(0 -istoria del D/a D/a de la Secretar Secretaria ia Eisten dos historias sobre el origen del )ía de la "ecretaria. 8na de ellas, sin comprobar, cuenta que durante la segunda etapa de la

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los cambiantes nombres de los puestos dentro de las empresas y las cada vez mayores responsabilidades de la fuerza de trabajo administrativa. "i bien en la historia, esta fecha cambió varias veces de nombre, en la actual actualida idad, d, la celebr celebraci ación ón para para los profes profesion ionale aless del del secre secretar tariad iado o es conocida como el )ía de la "ecretaria. B

)(0( DES!IP!ION DE DE !A !A#O )(0('(( &isión )(0(' &isión o Pro1ósito Pro1ósito del !ar.o !ar.o @rganizar y velar por el correcto funcionamiento de la dependencia, en cuan cuanto to a los los serv servic icio ioss que que en ella ella se brin brinde den, n, espe especi cial alme ment nte e en la organización de archivos, atención al p#blico, transcripciones y dotación de pape papele lerí ría a y #til #tiles es para para la ofic oficin ina a y ejec ejecut utar ar las las acti activi vida dade dess que que le correspondan para el cumplimiento de los procedimientos establecidos en la entidad.

)(0()( )(0 ()( Funcio Funciones nes Es1ec/f Es1ec/fica icass (. ?ransc ?ranscribir ribir los diferentes diferentes documen documentos tos relacionad relacionados os con la dependencia. dependencia. B. 0antener 0antener en orden orden el archivo archivo de la oficina. oficina. ;.
presentan a la oficina.
e ingresos. (C.+poy (C. +poyar ar la implementación implementación del sistema sistema de ontrol ontrol $nterno $nterno dentro dentro de su dependencia, fomentando la cultura del autocontrol y participando en los programas y eventos que coordine la unidad de control in terno. ((. )ar )ar resp respue uest sta a opor oportu tuna na y vera verazz a los info inform rmes es solic solicita itado doss por por el +lcalde, la 8nidad de ontrol $nterno o cualquier otro organismo de control, entre otros. (B.? (B. ?ener ener disponibilidad permanente para el cumplimiento de sus funciones en caso de emergencia.

2 http://es.slideshare.net http://es.slideshare.net/(ac)s/la-histor /(ac)s/la-historia-de-la-secr ia-de-la-secretaria etaria


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(;.%oner en conocimiento de su superior inmediato las irregularidades o anomalías relacionadas con los asuntos, elementos o documentos que se encuentran bajo su responsabilidad. (6.

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BH.)esempe*ar las demás funciones inherentes al cargo y que le sean asignadas por su jefe inmediato ;

)(2( )(2(

!A&PO !A&PO "A%O "A%OA A" " DE UNA SE! SE!ET ETA AIA El o la t'cnico de nivel medio en "ecretariado puede desempe*arse en empresas, tanto p#blicas como privadas de diversos tama*os y sectores, donde

se

desarro rrollen len

procesos

administrativo ivos

y

de

gestión,

desempe*ándose desempe*ándose como secretariaMo o asistente administrativo de jefaturas, ejec ejecut utiv ivos os o dire direct ctiv ivos os de dich dichas as empr empres esas as o de otro otross prof profes esio iona nale less independientes. Empresas %#blicas& 0unicipalidades, >obiernos
)( )(3( 3(

+O!A +O!A!I !I,N ,N DE SE! SE!ET ETA AIA reo que generalizáis demasiado en cuanto a las secretarias. ierto que cuando se habla de ellas, el p#blico se imagina el tópico del bloc de notas, tel'fono y caf'. =ada más lejos de la realidad diaria y del pensamiento de la mayoría de los ejecutivos. El tiempo de ningunear a las secretarias ha pasado, no lo pongamos sobre el tapete de nuevo. !as secretarias de hoy somo somoss unas unas prof profes esio iona nale less incr increí eíbl blem emen ente te prep prepar arad adas as para para reso resolv lver er cualquier cuestión. N esto los ejecutivos lo saben y lo cultivan. Na basta de que desde los medios se cultive esa imagen de mujer Jque no siempre lo son, tambi'n hay secretariosK sacrificada y victimizada que no se puede

"http://***.envigado.gov.co/Secretarias/Secretaria+d!inistrativa/,o!isin 20Servicio20civil/nivel+sistencial/,ES203E20SE,4E5+4+ 20E6E,57+.pd8


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realizar profesionalmente. "omos secretarias por vocación y porque nos gusta esta senda profesional. =o somos profesionales de segunda. 6

)(4( !O&PET )(4( !O&PETEN! EN!IAS IAS A!TITUDI !TITUDINA NA"ES "ES DE "A SE!ET SE!ETA AIA )(4('(( "a Im1ortanci )(4(' Im1ortancia a Si.nificativ Si.nificativa a del !onocimiento !onocimiento ompetencia nacional ompetencias internacionales $nnovaciones ?ecnológicas Esferas socioculturales • • • •

)(4()(( ol de las )(4() las ! !omun omunicaci icaciones ones +perturas a internet 0anejo de herramientas digitales +lcance de la competencia. competencia. !a forma de llegada de información a los ciudadanos y relaciones • • • •

• •

eternas $nspección de programas oordinación en la organización de eventos

)(4(0( )(4 (0( Funcio Funciones nes Es1ecif Es1ecifica icass "@= )E 2$?+! $0%@
)(4(2(( Funciones )(4(2 Funciones Administr Administrativa ativass !a redacción redacción y la gestión de correspondencia. !os trabajos de toma de nota. Elaboración las actas de reuniones +rchivo de los documentos documentos de la oficina • • • •

 +raceli 9und. 1$.11.200#


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INSTITUTO SUPERIOR TECNOLOGICO “CIPERMUM” •

@rganización con rapidez y eactitud la clasificación, de los registros y

•

de los archivos. +yudar a la preparación y organización de asambleas, reuniones, seminarios y convenciones.

•

%lanificación de viajes, lo que implica planificar los transportes, compra de los los bole boleto toss de viaj viaje, e, las las rese reserv rvas as en hote hotele les, s, ocup ocupar arse se de los los visados, etc. >estión de las llamadas telefónicas de entrada y de salida.

SE!ETAIA TADI!IONA"< •

"us "us tare tareas as no son son admi admini nist stra rativ tivas as o ejecu ejecutiv tivas as sino sino que que solo solo son son

•

orientadas a tareas concretas. conocimientos más de mecanografía u ortografía que de conocimientos

•

modernos. software com#n, tales como hojas de cálculo, de procesamiento de

• •

tetos o gráficos. publica artículos o eventos en una página web. web. salario fijo básico a sus conocimientos.

SE!ETAIA E*E!UTI+A •

"us "us tare tareas as son son de nego negoci ciac ació ión n o admi admini nist stra rativ tivas as y pued pueden en toma tomar r

•

decisiones de forma independiente. onocimientos superiores de gramática aplicaciones aplicaciones modernas, dos o

•

más idiomas. conocimiento total del del mundo virtual programas de software avanzados, avanzados,

• • •

equipada con equipos de oficina modernos. dise*a páginas web y las administra para su mayor organización. su salario aumenta aumenta cada vez más más conforme vaya vaya avanzando. avanzando.
)(4(3(( "a Secretari )(4(3 Secretariaa en en la Em1resa Em1resa &oderna &oderna !a secretaria es probablemente el símbolo más universal de la presencia de la mujer en este mundo de los negocios. "e involucra en ella misma, el devenir histórico y participa muy de cerca en el desarrollo tecnológico, económico y cultural de la sociedad moderna. Secretaria Ejecutiva Ejecuti va

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!a figura de la secretaria sigue evolucionando, como sigue evolucionando la empresaO y no sabemos especificar hasta qu' punto dicha evolución se deba a ella. !a vemos como promotora, como animadora, como coordinadora, como ejecutiva, como asistente cercana y activa en las grandes decisiones.


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!APITU"O III E"A!IONES -U&ANAS EN E" ASPE!TO SO!IA" 0( 0('( '(

E"A E"A!I !ION ONES ES -U& -U&A ANAS NAS EN "A "A OFI! OFI!IN INA A "e dedican a crear y mantener entre los individuos relaciones cordiales, víncul vínculos os amisto amistosos sos,, basado basadoss en cierta ciertass reglas reglas acepta aceptadas das por todos todos y, fundamentalmente,

en

el

reconocimiento

y respeto de la

personalidad humana.

Es muy im1ortante sa=er o tener en cuenta los si.uientes 1untos claves 1ara tener =uenas relaciones relaciones >umanas en la oficina< +yudar a que los los demás se conozcan e integren. integren. "aludar y despedirse ayuda a establecer relaciones armónicas. %ensar en los demás y olvidarse un poco de uno mismo. "er leal quiere decir apoyar a los demás y reservar las críticas y

• • • •

• •

comentarios negativos para hac'rselos a la persona en forma privada. "er discreta en los asuntos de la empresa. !a persistencia es una de las cualidades esenciales de las relaciones humanas esto se eplica, por ejemplo a la cortesía, que se deben

•

utilizar en la oficina hasta en los momentos de conflicto y presión. uidar los modales o lo que dice en las reuniones empresariales, es

•

decir, sociales. +yudar a los empleados nuevos a integrarse a conocer las l as pautas y la mecánica del trabajo.

0( 0()( )(

!UA !UA"IDA "IDADE DES S DE DE "A SE! SE!ET ETA AIA PINTUITA< -onita y atractiva, constituyendo la atracción de la oficina. "e le atribuye poca capacidad y mucha influencia. Estereotipada por muchos, generalmente joven y que pocos ven como una secretaria. apazz de enfr enfren enta tarr los los camb cambio ioss que que vive vive la E&P E&PEN ENDE DEDO DOA A<< apa empresa moderna, sin ni siquiera despeinarse. 8n verdadero apoyo para un gerente en proceso de cambio permanente, asisti'ndolo con ideas y manejando una agenda propia.

!ONFO !ONFO&IST &ISTA A< )óci )ócill y siem siempr pre e a disp dispos osic ició ión n de todo todos. s. Es una una especie de animalito de carga que lleva en sus espaldas todos los


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problemas de la sección. Es la que no sabe decir que no, por miedo a herir a sus compa*eros.

TE"EF,NI!A< "e mantiene pegada al tel'fono y no sobrevive ni cinco minutos sin este. 0ientras tanto el trabajo se acumula sobre la mesa.

!ENTA"I?A !ENTA"I?ADOA< DOA< =o confía en el trabajo de los otros, por eso se considera autosuficiente aunque cuente con apoyo. Es antiPtrabajo en equi equipo po.. Es aque aquelllla a que que no para para ni un minut minuto, o, escr escrib ibe, e, atie atiend nde e el tel'fono, archiva, da órdenes, todo a la vez.

&ISTE &ISTEIO IOSA SA<< =adie sabe lo que piensa. arga un eterno aire de misterio. Es discreta, poco afecta a los grupos y se mantiene a distancia de estos. %ero a pesar de todo eso, conoce los entretelones de la oficina.

#UADIAN< Es uno de los especímenes más comunes y constituye el guardián de seguridad del templo del jefe y no deja que nadie se le aproime. ree que mantenerlo inmune a las personas es se*al de estatus

y

prestigi igio,

e

inconscien ientemente,

lo

va

aisl islando

y

desinformando.

SUPE SUPE& &A ADE< DE< 0ani 0anififies esta ta la impr impres esió ión n de pasa pasarr el día día ente entero ro pensando en sus hijos, en los amigos de los hijos, en la alimentación de los hijos, en los carretes Jsalidas en la nocheK de los hijos, etc... !es da decenas de telefonazos a sus guaguasJreci'n nacidosK durante el día y mantiene así el total control de su casa...... %ero sólo de su casa.

A&%I!I A& %I!IOSA OSA<< %ierde una vez, gana dos veces enseguida. )ía a día acumula poder, ampliando su influencia al punto de representar una fuente de persuasión. rea un imperio, donde ella es la reina y el resto s#bditos.

SO!IA SO!IA%"E %"E<< "e lleva bien con todo el mundo, entusiasmándose con todo. Es siempre la que se preocupa de los cumplea*os, recolección de fondos para los funcionarios problemas, visita enfermos, maneja los matrimonios, nacimientos etc.


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0( 0(0( 0(

I&A#EN I&A #EN 5 ATEN!I EN!I,N ,N A" !"IE !"IENT NTE E En el desarrollo de una carrera profesional eisten otros componentes que tienen más impacto en tu imagen personal y están relacionados con su desempe*o personal y la relación con sus clientes. )emostrar una actitud positiva con una clara idea de mejorar continuamente y adaptarse a los cambios sin inconvenientes de la decisión del cliente.

0(2(

TIPOS DE DE !" !"IENTES El !liente inse.uro Esto Estoss clie client ntes es están están inseg insegur uros os de sí mism mismos os y la

mane manera ra de

manifestar manifestarlo lo es mostrándose mostrándose inseguro inseguross y nerviosos nerviosos ante la idea de fracasar o quedar mal. !omo actuar con un cliente inse.uro; rear más confianza y reducir la percepción de riesgo. Esto significa invertir más tiempo en el cara a cara, transmiti'ndoles seguridad con respecto a tu producto o prestación de tus servicios, estableciendo diferentes etapas clave de compromiso, incrementando cada vez más la comunicación, y demostrándoles absoluta formalidad y coherencia.

El invasor de fronteras f ronteras Este tipo de clientes no son capaces de percibir ninguna barrera, ni contigo ni con tu trabajo !omo actuar con un cliente invasor de fronteras; !o mejor es dejar bien claros tus límites desde el comienzo de la relación, especialmente si sospechas que esto puede llegar a ser un problema El sa=elotodo Este es el tipo de cliente que cree saber más de tu trabajo que t# mismo y que te está indicando constantemente cómo hacer las cosas. "a solución<
El !liente Insacia=le Este cliente considera que el trabajo nunca es lo l o suficientemente bueno, y tamb tambi' i'n n te cont contro rola la de mane manera ra ece ecesi siva vaPP aunq aunque ue por por dife difere rent ntes es razones que el cliente inseguro. "u comportamiento te puede llegar a vencer completamente por razones de cansancio. "a solución<


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cali calibr brar ar cuid cuidad ados osam amen ente te las las epe epect ctat ativ ivas as al comi comien enzo zo de cada cada comp compro romi miso so o tran transa sacc cció ión. n. !as !as empr empres esas as de ?! ?! cuen cuenta tan n con con /acuerdos de nivel de servicio1D tal vez tengas que profundizar en detalles específicos sobre el tipo, la calidad y el formato

de tu

producto para este cliente.

El callado( Este tipo de cliente parece difícil de tratar porque es complicado saber en qu' piensan. "u silencio obedece a su temperamento y sólo compra una vez que est' convencido del beneficio que le ofrece el producto o servicio. 3ómo actuar con un cliente callado4 0antener la calma. o "er breves y precisos. o =o meterles prisa porque se le podremos perder. o =unca tratarlos con familiaridad. o %edirle su opinión en determinados temas. o o

El cr/tico( + este tipo de cliente le reconoceremos porque se suele mostrar impaciente y agitado. 0ira con frecuencia el reloj. 3!ómo actuar con un cliente cr/tico; Escuchar lo que nos pide. o o "er rápidos y breves. o =o hablar demasiado. o =o se dejar que nos dominen los nervios.

El violento( Es una persona que le gusta discutir de forma permanente. 8tiliza el insulto o la agresión como medio de epresión para conseguir lo que pret preten ende de..

%on %ondrán drán a

prue prueb ba

tu paci pacie encia ncia..

"uele uelen n

personalidad fuerte y dominante. :!ómo actuar con un cliente violento; %restarle atención inicial sin arrogancia ni hostilidad. o 0antener la calma en todo momento. o =o discutir o adoptar la misma actitud del cliente. o =o interrumpirle. o =o pedirle o insinuarle que se calme. o o "oporte impasibles su agresividad.

0( 0(3( 3(

SAT SATISFA ISFA!! !!I, I,N N DE" DE" !"IE !"IENT NTE E


Página 1'

tene tenerr

una


Eisten diversas formas de encarar esta recopilación de información acerca de la eperiencia de los clientes, y una de ellas consiste en realizarles una serie serie de pregun preguntas tas inmedi inmediata atamen mente te despu despu's 's de haberl haberles es brinda brindado do un servicio o de haber concluido una transacción. 0uchos de estos procesos se hacen por medio de encuestas. @tro recurso que muchas compa*ías utilizan es dar un peque*o regalo de cump cumple lea* a*os os a sus sus clie client ntes es,, simi simila larr a los los bono bonos, s, la secr secret etar aria ia es la encargada de llevar llevar el orden de todos estos datos para para que se envíen los regalos en las fechas indicadas y a la l a persona correcta.

0(4( 0(4(

PIN PIN!I !IPI PIOS OS #ENE #ENEA A"E "ES S 6UE 6UE PUED PUEDEN EN A5UDA UDA A" A"

"O# "O#O O DE DE

%UENAS E"A!IONES DE" TA%A*O (. +mor +mor al prójimo prójimo como como a nosot nosotros ros mismo mismos. s. B. )arle importanci importancia a a las las aspiraci aspiraciones ones de la gente. gente. ;.
"a ima.en es muy im1ortante 1or lo cual es muy im1ortante res1etar estos 1rinci1ios<


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INSTITUTO SUPERIOR TECNOLOGICO “CIPERMUM” • • • • • • • • •

0(7( 0(7(

Evitar usar sandalias con medias Evitar los escotes En la oficina no deben llevarse minifaldas Evitar las transparencias en la ropa =o se recomiendan las medias. %rocurar usar un maquillaje discreto "iempre debe conservar un buen peinado El perfume debe ser ligero Evite comer en tu espacio de trabajo

!O&O !O&O +EN +ENDE DE  EN EN "A I&A#E I&A#EN N SE! SE!ET ETA AIA" IA" !a forma más adecuada de buscar empleo es haciendo un buen 0arQeting personal.

+ender la ima.en secretarial( /)e /)epen pende que que 'sta sta profe rofession ional vende nde sus ide ideas, eperi perien enccias ias, conocimientos, y habilidades1, es decir, que un buen marQeting personal se relaciona con la imagen que se proyecta y el impacto que se genera en los demás, que obedece a la actitud del mismo y se debe mercadear de la mejor forma.

Presentación 1ersonal< 2estuario adecuado. %rofesionalismo. Epresión verbal o gestual. 8tilizar diversas t'cnicas laborales. !os gestos. Aorma de conducirse. El vocabulario. El aseo e higiene personal. El tono y volumen de voz. 0(8(( 0(8

!O&O !O&O SE !ONS !ONSTU TU5E 5E UNA UNA %UENA %UENA I&A#EN I&A#EN DE DE UNA SE!ET SE!ETA AIA '( El 1erf 1erfil il de la secr secret etar aria ia 1erf 1erfec ecta ta(( %or supuesto ponga aquello que todas las empresas de recursos humanos y de selección de personal saben de memoria& idiomas, ofimática, relaciones humanas y p#blicas, %ero la secretaria perfecta es algo más y en esto vamos a centrarnos.

)( Sec Secret retaria aria @ confianza. 8na buena secretaria debe ser acreedora de la mái máima ma conf confia ianz nza. a. "u form formac ació ión, n, soli solide dez, z, disc discre reci ción ón cará caráct cter er,, person personali alida dad... d... es clave clave para para que que eist eista a una relac relación ión de confia confianza nza


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abso absolu luta ta y sea sea copa copart rtíc ícip ipe e de las las forta fortale leza zass y debi debililida dade dess de la empresa.

0( El tiem1 tiem1o o es un recu recurso rso muy muy valio valioso so<< el arte de vivir la agenda. %ara un alto directivo Ma el tiempo es su recurso más escaso y valioso. %oder atender a los máimos temas posibles y hacerlo sin estr's y en buena forma es fundamental el apoyo de una secretaria intuitiva e inteligente.

2( "a secr secret etar aria ia como como .esto .estora ra(( 8na de las secretarias de alta dirección que tuve la suerte de conocer cada vez que cogía el tel'fono transmitía la importancia de la empresa y de su máimo representante, con tal maestría que se convertía en un factor de imagen, invaluable para la empresa.

3( -ac -acer er va valer ler la autori autoridad dad lide lideraB raB.o .o de su Cefe( Cefe( 0e comentaba uno de los más altos directivos de +m'rica que su secretaria era la garantía de la ejecución de cualquier reunión en la que se tomaban decisiones.

4( A1ren 1rende derr curs cursos os es es1e 1eci cial aliB iBad ados os(( 8na buena buena secret secretari aria a necesi necesita ta aprender tanto como el jefe. )ebe ponerse al día de todo lo que es importante en la empresa. )ebe familiarizarse de cosas nuevas, aunque sean complejas llámese nanotecnología, biotecnología o terminología financiera especializada.

7( Dominar Dominar Internet Internet y todas todas las >erra >erramienta mientas s de 1roductiv 1roductividad( idad( ?oda la inform informaci ación ón está está en $ntern $nternet et y hay decena decenass de +pps +pps Japlic Japlicaci acione oness smartphonesK para incrementar la productividad y hacer muy eficaz el trabajo.

8( Ser 1ositiv 1ositiva a sonre/ sonre/rr y crear crear un =uen =uen cli clima ma de motivaci motivación( ón( "obran epli eplica caci cion ones es una una secr secret etar aria ia,, espe especi cial alme ment nte e de dire direcc cción ión,, debe debe contribuir a crear un clima positivo y agradable que potencie la imagen a la que antes nos referíamos.

9( Ser 1arte 1arte activa activa en el =randi =randin. n. 1erson 1ersonal al de su CefeCef CefeCefa( a( 7oy todas las personas tienen una marca personal que cuidar más allá de la marca comercial o corporativa de la empresa. En parte esto se hace a


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trav trav' 's de !inQe inQed din, in, >oog oogleR, leR, ?witte itterr u otra otrass red redes socia ciales les profesionales. N hay que saber hacerlo.

0(9(( 0(9

:!,&O :!,&O SE SE !ONST !ONSTU5 U5E E "A %UENA %UENA I&A#EN I&A#EN DE UNA UNA E&PESA E&PESA; ; !a imagen corporativa es la manera por la cual la empresa trasmite qui'n es, qu' es, qu' hace y cómo lo hace. 0uchas veces este aspecto es dejado de lado, siendo que una buena imagen puede tener resultados inesperados en su negocio. +lguno +lgunoss de los aspect aspectos os que permit permiten en transm transmitir itir una una buena buena image imagen n empresarial, independiente del tama*o de su negocio

'( Un =uen =uen serv servic icio io al cl clie ient nte< e< 8na atención de calidad, centrada en satisfacer las necesidades de su cliente, es sinónimo de buena imagen.

)( !um1 !um1li lirr con con ci cier erta tass norm normas as de 1rot 1rotoc ocol olo o& En el mundo de los negocios, eisten ciertas normas protocolares que distinguen cuando una empresa es profesional o no.

0( !ont !ontar ar con una una atra atract ctiv ivaa 1res 1resen enta taci ción ón de su em1r em1res esaa y de sus 1roductos< ont ontar ar con con catá catálo logo goss tant tanto o físi físico coss como como virt virtua uale les, s, presentaciones multimedia, sitios webs, tarjetas de presentación y todo lo que permita apoyar visualmente a su empresa son factores que dan profesionalismo y seriedad a su negocio.

2( %uenas %uenas relac relacion iones es em1res em1resari ariale ales< s< ?anto con sus clientes como con sus proveedores, empresas asociadas y hasta su competencia, son factores que inciden en una buena imagen empresarial.

3( Preoc reocu1 u1ar arse se del del dise diseño ño<< ?anto del del local local como como de sus sus produc productos tos,, pueden generar una imagen #nica en la mente del cliente. 8n dise*o atractivo del envase de su producto o bien del servicio entregado puede marcar la diferencia. %iense en qu' aspectos pueden llamar la atención de su cliente& la presentación, el tama*o, etc. En cuanto al dise*o inte intern rno o del del loca local,l, preo preoc# c#pe pese se de aspe aspect ctos os como como la visi visibi bilid lidad ad,, la iluminación, la amplitud y el correcto uso de colores y del ambiente.

4( As Ase.u e.urar rar la la calida calidad d de lo ue ue ofre ofrece< ce< omprobar que su producto o servicio es el mejor del mercado le puede ayudar a fortalecer su imagen


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empr empres esar aria ial.l. %ara %ara ello ello,, pued puede e recu recurr rrir ir a estu estudi dios os de marQ marQet etin ing g o encuestas donde se compruebe la preferencia de sus clientes.

7( Ser Ser una em1r em1resa esa tran trans1a s1aren rente< te< 8na empresa logra una buena imagen cuando act#a bajo la verdad. Esto quiere decir, por ejemplo, que si sus prod roducto uctoss no son del tod todo segu seguro ross o bie bien carec arecen en de cier cierta tass características, es mejor siempre ir con la verdad a ocultarla. %or ello, eisten empresas que se especializan en manejo de crisis. "er siempre tran transp spar aren ente te y reco recono noce cerr

los los erro errore ress en el mome moment nto o y luga lugar r

adecuado adecuadoss hablarán hablarán de una empresa lo suficientemen suficientemente te profesional profesional como para seguir creyendo en ella. H

!ON!"USIONES En conclusión una secretaria es la cara visible de la empresa y embajadora de su jefe frente al resto de los empleados como clientes, es por esto que tiene que cuidar su imagen y todos los aspectos que la componen, de este modo siempre conseguirá dar una buena impresión al entorno. # 3ES+44;; P4ES+; 3E ;+ SE,4E5+4+ E6E,57+ nvestigado en la niversidad acional de San +ntonio +bad de ,usco< de la ,arrera Pro8esional de +d!inistracin. +d!inistracin.


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!a preocupación básica es aumentar la eficiencia de la empresa a trav's de la form forma a y dis disposic osició ión n de los los órg órganos anos comp compon one entes ntes de la organ rganiz iza ació ción JdepartamentosK y de sus interrelaciones estructurales. %redomina la atención en la estructura organizacional, con los elementos de la administración,

y

con

los

principios

generales

de

'sta,

con

la

departamentalización. on esta síntesis y con una visión global se permite una manera mejor de subdividir la empresa bajo la centralización de un jefe principal. %odemos

decir

que

es

una

corriente

eminentemente

teórica

y

/administrativamente orientada1. %odemo %odemoss defini definirr que el acto acto de admin administ istrar rar como& como& planea planear, r, organi organizar zar,, dirigir dirigir,, coordinar y controlar, aclara lo que son las funciones administrativas. %or lo general las empresas actualmente basan su funcionamiento en todos los conceptos dados por los clásicos de la administración, pero al día de hoy, las empresas comprueban que la calidad y el servicio son uno de los factores más importantes para lograr la alta productividad en la mismaO de ahí que se necesite una combinación de las teorías clásicas y de la teoría moderna administrativa, para lograr eficiencia en la empresa.

E!O&ENDA!IONES )icen que que detrás de todo gran jefe, jefe, hay una ecelent ecelente e secretaria. secretaria. N no es para menos, menos, porque porque aparte aparte de ser ser la mano derecha derecha de 'ste, 'ste, ella ejerce ejerce funciones funciones fundamentales en el día a día de la empresa, de las que depende su correcto funcionamiento.

A continuación al.unas de las caracter/sticas ue distin.uen a una =uena secretaria( Secretaria Ejecutiva Ejecuti va

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(. 8na buena buena secretaria secretaria debe debe ser acreed acreedora ora de la máima máima confianza confianza.. "u formación, formación, solidez, solidez, discreción, discreción, carácter, carácter, persona personalidad lidad son clave para que eista una relación de confianza absoluta. B. %ara %ara poder poder atend atender er la mayor mayor cantid cantidad ad de temas temas posib posibles les y hacer hacerlo lo sin estr's y en Sbuena formaS es fundamental el apoyo de una secretaria intuitiva e inteligente. ;. "er "er una una buen buena a secr secret etar aria ia es sabe saberr lo que que el jefe jefe nece necesi sita ta,, pien piensa sa y anticiparse a dárselo con la seguridad de no equivocarse. Es dar la ecusa perfecta por tel'fono y que el jefe no quede mal. 6. )ebe convertirs convertirse e en la garant garantía ía de de la ejecución ejecución de cualquier cualquier reunión reunión en la que que se tome tomen n deci decisi sion ones es.. )e esta esta mane manera ra,, la ment mente e del del jefe jefe pued puede e descansar y ocuparse ocuparse de cosas nuevas, con con lo que que su productividad será mayor.

Ponerse al d/a 8na buena secretaria necesita aprender tanto como el jefe. )ebe ponerse al día de todo lo que es importante en la empresa. Aamiliarizarse con cosas nuevas, aunq aunque ue sean sean comp comple leja jas. s. )ebe )ebe form formar arse se cont contin inua uame ment nte, e, hace hacerr curs cursos os especializados, sin sin que afecte el normal desarrollo de de su labor diaria.

"as seis funciones ms re1resentativas re1resentativas de las secretarias son< (. estionar el archivo. 6. Ailtrar llamadas. H. !levar a cabo la coordinación y comunicación con el resto de departamentos. :. @rganizar reuniones, reuniones, recibir visitas eternas eternas y gestionar gestionar viajes.

%I%"IO#AF$A !ONSU"TADA •

-endez#, 0. J(IICK. J(IICK. +- de de la secretaria ejecutiva ejecutiva computarizada, computarizada, %er#&

•

!ima ".+. anda, 0. JEd.K. J(II9K. "ecretaria ejecutiva, J2ols. (K. Espa*a& ultural Ediciones.


Página 2$

INSTITUTO SUPERIOR TECNOLOGICO “CIPERMUM” •

)ías, F. J(I9CK, ?emas diversos de utilidad para secretarias, %er#& !ibros ?'cnicos.PEnciclopedia de la "ecretaria J(II:K. 0'ico& >rupo Editorial

•

• •

• •

@c'ano. Ensenyat, !. J(I9(K, El libro de la secretaria, Espa*a& 7ispano Europea ".+. >amboa, F. JBCCHK, ómo ser una secretaria de gerencia, %er#& >rijley. !labr's, +. y @raw7ill. !owe, -. J(IIBK.!a recepcionista. 0'ico& %atria. 0ora, 2. JBCC9K. %erfil de la nueva secretaria ejecutiva

ANEGOS Eui1os de la secretaria eCecutiva(


Página 2%


AP"I!A!IONES DE FINAN?AS PAA PE6UEHAS E&PESAS O USO PESONA"

ICE MONEY LITE

CONTAMONEY MICROSOFT E'CEL

%ENEFI!IOS DE "AS EDES SO!IA"ES EN "A E&PESA(


Página 2&


UNA I&A#EN EGITOSA PAA "A SE!ETAA &ODENA

PEFI" !OE!TO 1.USA MÁXIMO 3

2. USAR UN 3.CUIDA MUCHO TU HIGIENE EN CABELLO


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E,ES5 +


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monografia de Secretaria Ejecutivo.docx

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