Universidad Alas Peruanas
Facultad de Ciencias Empresariales Escuela Profesional de Administración y Negocios Internacionales
REGISTRO DE VENTAS Y COMPROBANTES DE PAGO
23/08/2013 Administración y Negocios Internacionales Ciclo IV Áurea Rojas Soria Prof. Abraham Santos Maldonado
CAPITULO I Nociones previas a la elaboración de un Registro de Ventas 1. Comprobantes de Pago 1.1. Definición 1.2. Marco legal de los Comprobantes de Pago 1.3. Tipos de comprobante 1.3.1.Facturas 1.3.1.1.
1.3.1.2.
Ocasiones de emisión Requisitos Mínimos
1.3.2. Recibos por Honorario 1.3.2.1.
Requisitos mínimos
1.3.3. Boletas de Venta 1.3.3.1.
Requisitos mínimos
1.3.4. Liquidación de compra 1.3.4.1.
Requisitos mínimos
1.3.5. Tickets o cintas emitidos por máquinas registradoras 1.3.5.1. 1.3.5.2.
Clases de Tickets: Requisitos mínimos
2. Dinámica de las cuentas por cobrar en el Plan Contable General Empresarial 2.1. Cuenta 12 2.2. Cuenta 13
CAPITULO I Nociones previas a la elaboración de un Registro de Ventas Antes de poder elaborar un registro de éste tipo debemos tener en cuenta algunos conceptos como el de los ‘comprobantes de pago’ y el registro de los mismos según el
PCGE al momento de hacer la centralización del Registro de Ventas al Libro Diario. 1. Comprobantes de Pago 1.1. Definición Son documentos que acreditan la transferencia de bienes, prestación de servicios, siempre que reúnan todos los requisitos y las características mínimas establecidas por el reglamento y hayan sido impresos por imprentas inscritas en el Registro de Imprentas. 1.2. Marco legal de los Comprobantes de Pago En esta ley se establece la obligación de emitir comprobantes de pago en todas las transferencias de bienes en propiedad o en uso, o en prestaciones de servicios de cualquier naturaleza. La ley establece quiénes están obligados a emitir comprobantes y confiere a la
SUNAT la facultad de regular los siguientes puntos mediante la Resolución de Superintendencia: a.- La características y los requisitos mínimos de los comprobantes de pago b.- La oportunidad de su entrega c.- Las operaciones y modalidades exceptuadas de la obligación de emitir y entregar comprobantes d.- Las obligaciones relacionadas con comprobantes de pago a las que están sujetos los obligados a emitir los mismos. e.- Los comprobantes de pago que permiten sustentar gastos o costos con efecto tributario, ejercer el derecho a crédito fiscal o al crédito deducible, y cualquier otro sustento de naturaleza similar. 1.3. Tipos de comprobante 1.3.1. Facturas Es un documento que permite sustentar gastos/costos o detalla en forma clara los bienes y el importe de los mismos, los servicios prestados, descuentos, condiciones de venta, etc. Con dicho documento el vendedor se verá en la obligación de cobrar el importe fijado y el comprador de pagar el importe exigido o registrado, así como demostrar la propiedad del bien o servicio comprado.
1.3.1.1.
Ocasiones de emisión En los servicios de comisión mercantil prestados a sujetos no domiciliados en relación con la compra de bienes nacionales o nacionalizados siempre que el comisionista actúe como intermediario entre el exportador y el sujeto no domiciliado y la comisión sea pagada desde el exterior.
En los servicios de comisión mercantil prestados a sujetos no domiciliados en relación con la venta en el país de bienes provenientes del exterior, siempre que el comisionista actúe como intermediario entre un sujeto domiciliado en el país y otro no domiciliado y la comisión sea pagada en el exterior.
En operaciones que realicen personas naturales o jurídicas que sean sujetos de Impuesto General a las Ventas (IGV) y que tengan derecho a utilizar el crédito fiscal.
Cuando el usuario lo solicite a fin de sustentar costos o gastos.
En operaciones de exportación
En la transferencia de bienes o servicios prestados gratuitamente registrándose la leyenda ‘Transferencia Gratuita’.
Cuando el contribuyente del nuevo Régimen Único Simplificado (RUS) lo solicita para la compra de bienes y servicios a fin de sustentar crédito deducible.
Requisito fundamental para exigir factura es que se debe tener RUC expedido por la SUNAT.
1.3.1.2.
Requisitos Mínimos
Datos del obligado. a.- Apellidos y Nombres, o denominación o razón social b.- Dirección de la casa matriz o del establecimiento donde esté
localizado el punto de emisión c.- Número de RUC Denominación del Comprobante: FACTURA Numeración: Serie y número correlativo Datos de la imprenta o empresa gráfica que efectuó la impresión. a.- Apellidos y nombres, o denominación o razón social. Adicionalmente, podrá consignarse el nombre comercial. b.- Número de RUC c.- Fecha de Impresión Número de autorización de impresión otorgado por la SUNAT, el cual se consignará conjuntamente con los datos de la imprenta o empresa gráfica. Destino del original y copias. a.- En el Original: ADQUIRIENTE o USUARIO b.- En la primera copia: EMISOR c.- En la segunda: SUNAT
1.3.2. Recibos por Honorario Documento que debe ser entregado por toda persona que ejerce una profesión, arte, ciencia u oficio. Dicho documento es utilizado para sustentar
gastos y costos para efectos tributarios, ejemplo: médicos, abogados, electricistas, gasfiteros, etc., siempre y cuando no esté asociado en sociedades civiles u otros. Este documento rige también cuando el servicio es gratuito. La retención respectiva es del 10% que corresponde al impuesto a la Renta de 4° categoría si el pago del servicio supera los S/1,500 o también o también se puede optar por pedir la suspensión de la retención a partir de enero de cada año.
1.3.2.1.
Requisitos mínimos
Datos de identificación del obligado: Apellidos y nombres, dirección del establecimiento donde está ubicado el punto de emisión, número de RUC. Denominación del comprobante: RECIBO POR HONORARIO Numeración: serie y número correlativo. Datos de la imprenta o empresa gráfica que efectuó la impresión: Apellidos y nombres, o denominación o razón social. Adicionalmente, podrá consignarse el nombre comercial; número de RUC y fecha de Impresión.
Número de autorización de impresión otorgado por la SUNAT, el cual se consignará conjuntamente con los datos de la imprenta o empresa gráfica. Destino del original y copias. a.- En el Original: ADQUIRIENTE o USUARIO b.- En la primera copia: EMISOR c.- En la segunda: SUNAT 1.3.3. Boletas de Venta Documento otorgado a consumidores finales; en ella se consigna el valor de la venta más no se detalla el IGV. No otorgan derecho a crédito fiscal ni pueden ser utilizados para sustentar gasto o costo, salvo el 6% del total de los comprobantes de pago que otorgan el derecho a deducir costo o gasto. Aquellos establecimientos que vendan bienes o servicios a consumidores finales
deberán
entregar
Boletas.
Ejemplo:
Bodegas,
Zapaterías,
Restaurantes, etc. Cuando el valor de la venta supere los S/5.00 se deberá emitir el mencionado comprobante salvo que el consumidor lo exija por un menor valor.
1.3.3.1.
Requisitos mínimos
Datos de identificación del obligado: Apellidos y nombres, dirección del establecimiento donde está ubicado el punto de emisión, número de RUC. Dirección de la Casa matriz y del establecimiento donde esté localizado el punto de emisión Denominación del comprobante: BOLETA DE VENTA Numeración: serie y número correlativo. Datos de la imprenta o empresa gráfica que efectuó la impresión: Apellidos y nombres, o denominación o razón social. Adicionalmente, podrá consignarse el nombre comercial; número de RUC y fecha de Impresión. Número de autorización de impresión otorgado por la SUNAT, el cual se consignará conjuntamente con los datos de la imprenta o empresa gráfica. Destino del original y copias. a.- En el Original: ADQUIRIENTE o USUARIO b.- En la primera copia: EMISOR c.- En la segunda: SUNAT 1.3.4. Liquidación de compra Es un documento emitido por el comprador, su empleo se permite únicamente cuando el vendedor es una persona natural productora y/o acopiadora de productos primarios derivados de actividades como: agricultura, pesca artesanal, artesanía, etc.
1.3.4.1.
Requisitos mínimos
Datos de identificación del comprador: Apellidos y nombres, dirección del establecimiento donde está ubicado el punto de emisión, número de RUC. Dirección de la Casa matriz y del establecimiento donde esté localizado el punto de emisión Denominación del comprobante: LIQUEDACIÓN DE COMPRA Numeración: serie y número correlativo. Datos de la imprenta o empresa gráfica que efectuó la impresión: Apellidos y nombres, o denominación o razón social. Adicionalmente, podrá consignarse el nombre comercial; número de RUC y fecha de Impresión. Número de autorización de impresión otorgado por la SUNAT, el cual se consignará conjuntamente con los datos de la imprenta o empresa gráfica.
Destino del original y copias. a.- En el Original: ADQUIRIENTE o USUARIO b.- En la primera copia: EMISOR c.- En la segunda: SUNAT 1.3.5. Tickets
o
cintas
emitidos
por
máquinas
registradoras
Son documentos admitidos como comprobantes de pago, en operaciones finales cuando el comprador necesite utilizar el crédito fiscal, será necesario identificarlo registrando el N° de RUC i el IGV que afecta a la compra. Los vendedores deberá efectuar una liquidación diaria de las operaciones realizadas por cada máquina. Será obligatorio emitirlo si el monto es mayor a S/5,00 o si el comprador lo reclama por menor monto.
1.3.5.1.
Clases de Tickets:
Tickets propiamente dichos: Documento emitido generalmente a personas naturales cuando estos hayan solicitado un bien o servicio. En dicha venta está incluido el IGV correspondiente.
Tickets – Factura: Tienen las mismas características de una factura; emitida generalmente a personas jurídicas o personas naturales que cuentan con RUC. Guías de Remisión del Transportista: Es el documento que emite el transportista para sustentar el traslado de bienes a solicitud de terceras personas tengan o no RUC. 1.3.5.2.
Requisitos mínimos
Datos de identificación del emisor: Apellidos y nombres, dirección del establecimiento donde está ubicado el punto de emisión, número de RUC. Dirección del establecimiento en cual se emite el ticket, número de RUC Número de serie de fabricación de la máquina Registradora Bien vendido y código que lo identifique Importe de la venta, de la cesión en uso o del servicio prestado Fecha y hora de emisión El ticket o cinta debe ser emitido como mínimo en original y cinta testigo. Los datos de identificación del emisor podrán consignarse de manera impresa.
2. Dinámica de las cuentas por cobrar en el Plan Contable General Empresarial
2.1. Cuenta 12 12 CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES – TERCEROS CONTENIDO Agrupa las subcuentas que representan los derechos de cobro a terceros que se derivan de las ventas de bienes y/o servicios que realiza la empresa en razón de su objeto de negocio. NOMENCLATURA DE LAS SUBCUENTAS 121 Facturas, boletas y otros comprobantes por cobrar 122 Anticipos de clientes 123 Letras por cobrar 121 Facturas, boletas y otros comprobantes por cobrar. Créditos otorgados por venta de bienes o prestación de servicios. En caso no se haya emitido el documento, pero sí devengado el ingreso y la cuenta por cobrar correspondiente, se debe registrar el derecho exigible en esta subcuenta. 122 Anticipos de clientes. Montos anticipados por clientes a cuenta de ventas posteriores. Es de naturaleza acreedora. 123 Letras por cobrar. Créditos que se formalizan con letras aceptadas en canje de facturas, boletas u otros comprobantes por cobrar. RECONOCIMIENTO Y MEDICIÓN Las cuentas por cobrar se reconocerán inicialmente a su valor razonable, que es generalmente igual al costo. Después de su reconocimiento inicial se medirán al costo amortizado. Cuando exista evidencia de deterioro de la cuenta por cobrar, el importe de esa cuenta se reducirá mediante una cuenta de valuación, para efectos de su presentación en estados financieros. Las cuentas por cobrar en moneda extranjera pendientes de cobro a la fecha de los estados financieros, se expresarán al tipo de cambio aplicable a las transacciones a dicha fecha.
2.2. Cuenta 13
13 CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES – RELACIONADAS CONTENIDO Agrupa las subcuentas que representan los derechos de cobro a empresas relacionadas, que se derivan de las ventas de bienes y/o servicios que realiza la empresa en razón de su actividad económica.
NOMENCLATURA DE LAS SUBCUENTAS 131 Facturas, boletas y otros comprobantes por cobrar 132 Anticipos recibidos 133 Letras por cobrar
131 Facturas, boletas y otros comprobantes por cobrar. Créditos otorgados por venta de bienes o prestación de servicios. En caso no se haya emitido el documento pero se haya devengado el ingreso y la cuenta por cobrar, se debe registrar el derecho exigible en esta cuenta.
132 Anticipos recibidos. Montos anticipados a cuenta de ventas posteriores. Es de naturaleza acreedora.
133 Letras por cobrar. Créditos que se formalizan con letras aceptadas en canje de facturas, boletas u otros comprobantes por pagar.
RECONOCIMIENTO Y MEDICIÓN Las cuentas por cobrar se reconocerán inicialmente a su valor razonable, que es generalmente igual al costo. Después de su reconocimiento inicial, las cuentas por cobrar se medirán al costo amortizado. Cuando exista evidencia de deterioro de la cuenta por cobrar, el importe de esa cuenta se reducirá mediante una cuenta de valuación, para efectos de su presentación en estados financieros.
Las cuentas por cobrar en moneda extranjera, pendientes de cobro a la fecha de los estados financieros, se expresarán al tipo de cambio aplicable a las transacciones a dicha fecha.
CAPÍTULO II 3. Registro de Ventas 3.1. Definición Las ventas son la base de los ingresos en toda empresa rentable, es por eso que se les debe tener importante atención y registrarlas de una manera exacta a fin de evitar
un
fracaso
o
posible
liquidación
de
la
compañía.
Entonces, su exacta definición es de ser un libro auxiliar obligatorio de foliación doble, en donde se registran las ventas de bienes y servicios que una persona natural o jurídica realiza durante un periodo económico determinado. Las operaciones de ventas que la empresa realiza deben asentarse en el registro respectivo en forma detallada, ordenada y cronológica. Se deben tomar en cuenta los impuestos a los que cada operación de venta estuviera sujeta (Impuesto General, Impuesto Selectivo al Consumo).
3.2. Importancia El registro de ventas es importante porque nos da a conocer las ventas que toda persona realiza y cómo son sus variaciones a través del tiempo, así como los impuestos obtenidos por concepto de ventas que nos permita establecer los pagos tributarios a los que hubiese lugar. Su registro nos permita identificar el Impuesto Bruto o Débito Fiscal y consiste en aplicar la tasa del impuesto de 18% sobre la Base imponible correspondiente al valor de venta de las mercaderías que toda empresa transfiere o vende.
3.3. Legalización El registro de Ventas, al igual que el Registro de compra, debe ser legalizado por un juez de Paz letrado o un notario público. Su registro no debe tener un atraso mayor de 10 días
.
Es también integrante de la Contabilidad completa, por lo que están obligados a llevarlo todos aquellos contribuyentes perceptores de Rentas de 3° categoría
cuyos ingresos brutos anuales hayan sido : a. Inferiores a 150 UIT.- Libro de inventarios y Balances, Cajas y Bancos, Registro de Compras, Registro de Ventas e Ingresos. b.- Superiores a las 150 UIT.- La contabilidad completa en la que se incluye es registro de ventas e Ingresos.
3.4. Exceptuados Los contribuyentes que
no están obligados a llevar este registro
son:
a.- Los sujetos al nuevo RUS b.- Los que pertenezcan al Régimen General cuyas ventas y compras no están afectas al IGV c.- Todos aquellos que generan rentas distintas a la de la Tercera Categoría.
3.5. Rayado del Registro de Ventas LA SUNAT mediante R.S. 234-2006 / SUNAT ha propuesto un nuevo modelo como rayado debe estar sujeto a la información que se desea obtener, tanto para la SUNAT como para la empresa misma. Se puede adecuar a las necesidades y características de la empresa tomando en cuenta los requisitos mínimos que se propone. Recibe también otros nombres como Libro de Ventas, Libro Diario de Ventas, etc. Datos de cabecera: Los libros y registro vinculados a asuntos tributarios debe ir con los siguientes datos de manera obligatoria.
Denominación del libro o registro
Periodo y/o ejercicio al que corresponde la información registrada
Número de RUC del deudor tributario
Apellidos
y
nombres,
denominación
y/o
razón
social
3.6. Requisitos mínimos a.- Número correlativo del registro o código único de la operación b.- Fecha de emisión del comprobante de pago o del documento c.- En los casos de empresas de servicios públicos, adicionalmente deberá registrar la fecha de vencimiento y/o pago del servicio. d.- Tipo de comprobante de pago o documento e.- Número de serie del comprobante de pago, documento o de la maquina registradora. f.- Número del comprobante de pago o documento, en forma correlativa por serie o por número de la máquina registradora. g.- Tipo de docuemento de identidad del cliente h.- Número de RUC del cliente, si es que cuenta con este, o número de documento de identidad según corresponda. i.- Apellidos y nombres, denominación o razón social del cliente. En caso de personas naturales, se debe consignar los datos en el siguiente orden: apellido paterno, apellido materno y nombre completo. j.- Valor de la exportación de acuerdo al monto total facturado k.- Base imponible de la operación gravada. En caso de ser una operación gravada con el Impuesto selectivo al Consumo, no debe incluir el monto de dicho impuesto. l.- Importe total de las operaciones exoneradas o inafectadas. m.- De ser el caso, Impuesto selectivo al consumo n.- Impuesto General a las Ventas y/o impuesto de Promoción Municipal o.- Otros tributos y cargos que no forman parte de la base imponible p.- Importe Total de comprobante de pago q.- Tipo de cambio utilizado conforme lo dispuesto en las normas sobre la materia. r.- En el caso de las notas de débito o las notas de crédito, adicionalmente se hará referencia al comprobante de pago que se modifica, para lo cual se deberá registrar la siguiente información:
_ Fecha de emisión del comprobante de pago que se modifica _ Tipo de comprobante de pago que se modifica. _ Número de serie del comprobante de pago que se modifica. _ Número del comprobante de pago que se modifica. 3.7. Cierre del Registro de Ventas Una vez que se ha terminado de registrar las operaciones de venta durante el mes, se suman cada una de las columnas sean éstas diferidas a la base imponible, impuestos, diferencia de cambio e importe total, tomando en cuenta de forma separada el total de los valores de las facturas, boletas de venta, notas de crédito, etc. El total de la base imponible más los impuestos y diferencia de cambio (negativo o positivo) deben dar como resultado el importe total. 3.8. Asiento de centralización
Cerrado el registro de ventas se procede a centralizarlo en el libro diario. El total de la columna de la base imponible debe ser registrada como cuentas de ingresos, por lo tanto se abonan como los impuestos. El importe total (que viene a ser la suma de la base imponible e impuestos) debe cargarse cumpliendo de esta forma
el
criterio
de
partida
doble.
BIBLIOGRAFÍA
Contabilidad General – Erly Zevallos , Aplicación del Plan Contable para las empresas, 2012
Contabilidad básica I , Walter Zans, Editorial San Marcos
Plan contable General Empresarial
www. SUNAT.com.pe
