FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES, FINANCIERAS Y ADMINISTRATIVAS ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACIÓN
AUTORES: ABAD DIOSES, Luz Maria ALVINO ESTRADA, Maybellin del Pilar GALVEZ CASTILLO, Jaqueline GARCIA BARRETO, Santos Elena GUERRERO GARCIA, Omar
DOCENTE TUTOR: Lic. DARWIN AGUILAR CHUQUIZUTA
TUMBES – PERÚ 2016
METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES, FINANCIERAS Y ADMINISTRATIVAS ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACIÓN NOMBRE AUTORES:
ABAD DIOSES, Luz
GALVEZ CASTILLO, Jaqueline
GARCIA BARRETO, Elena
GUERRERO GARCIA, Omar
TEMA: METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA FINALIDAD: CONOCER CUAL ES EL PROCEDIMIENTO DE EJECUCION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA.
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 2
METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
DEDICATORIA
En primer lugar la dedicamos a nuestros padres y familia que siempre nos dan
su apoyo desinteresado y hacen
posible que podamos cumplir con mis metas trazadas.
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 3
METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
AGRADECIMIENTO
Agradezcamos a Dios todopoderoso, por darnos salud y a nuestro tutor quien nos dio la oportunidad de concluir y presentar este trabajo.
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 4
METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
“El papel del auditor es determinar el grado de correspondencia entre la evidencia de lo que ocurrió en realidad y los informes que se han presentado de esos sucesos”. (Frabklin Folger, 2007,Pag.37)
INDICE SUMARIO……………………………………………………………………..6-7
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 5
METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA ABSTRAC………………………………………………………………………..8 RESUMEN..........................................................................................................9 INTRODUCCION.............................................................................................10 CAPITULO I.................................................................................................... 1. PLANEACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA...............12 1.1 Trabajos Preliminares...................................................................... 1.2 Programa del Trabajo......................................................................13 1.2.1
Objetivos del programa.......................................................................................... 14
1.2.2
Contenido del Programa......................................................................................... 14 CAPITULO II....................................................................................................15 2. EJECUCION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA...................15 2.1 Procedimientos de la recopilación de información......................... 16
2.1.1
Recopilación de Información..................................................................................16
2.1.2
Medios de Recopilación......................................................................................... 17 2.2 Registro de información.................................................................. 18
2.2.1
Instrumentos para el registro de la información..................................................... 19 2.3 Análisis de la información...............................................................20 2.4 Evaluación de la Auditoría Administrativa.....................................21 CAPITULO III..................................................................................................21 3. INFORME DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA........................21
3.4.1 3.4.2 3.4.3 3.4.4 3.4.5 3.4.6
3.1 Preparación del Informe..................................................................22 3.2 Tipos de Informe..............................................................................23 3.3 Importancia del Informe.................................................................. 24 3.4 Contenido del Informe.....................................................................25 Propósito de la auditoría.........................................................................................25 Hechos relevantes generales...................................................................................25 Hechos relevantes departamentales o secciónales..................................................26 Recomendaciones 26 Conclusiones 26 Anexos 26 CAPITULO IV.................................................................................................. 27 AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 6
METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA 4. PRESENTACION DEL INFORME......................................................27 CAPITULO V................................................................................................... 28 5. REORGANIZACION Y RECOMENDACIONES...............................30 CONCLUSIONES.............................................................................................31 BIBLIOGRAFIA………………………………………………………………32
ABSTRAC
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 7
METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA The audit is one of the applications of management, based on the analysis , evaluation and review of processes and procedures of any economic entity . Its importance is recognized from the earliest times , taking knowledge of its existence already in the earliest times of the Sumerian civilization . The Management Audit is within the field of administration and form a major part as a means of control and change. It is a team of professionals who carry out this work using a work plan , which will develop as the findings are given ; it is they who render a clear and concise statement of the situation of the company, which give their recommendations to address the shortcomings that have been found during the audit.
RESUMEN
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 8
METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
La auditoría es una de las aplicaciones de la administración, basada en el análisis, evaluación y revisión de los procesos y procedimientos de cualquier ente económico. Su importancia es reconocida desde los tiempos más remotos, teniéndose conocimientos de su existencia ya en las lejanas épocas de la civilización sumeria. La Auditoría Administrativa se encuentra dentro del campo de la Administración y forma parte primordial como medio de control y cambio Es un equipo de profesionales quienes llevan a cabo este trabajo, mediante un plan de trabajo, el cual van desarrollando conforme se dan los hallazgos; son ellos quienes rinden un informe claro y conciso de la situación de la empresa, en el cual dan sus recomendaciones para solucionar las fallas que se hayan encontrado durante el proceso de la auditoría.
INTRODUCCION
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 9
METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA La Auditoría Administrativa se encuentra dentro del campo de la Administración y forma parte primordial como medio de control y cambio. La auditoría administrativa es el servicio que se presta cuando se quiere examinar la gestión administrativa con la intención de hacer recomendaciones para incrementar la eficiencia operativa de la entidad, este trabajo requiere de un equipo multidisciplinario por lo que se deberá hacer uso de los conocimientos propios y los de los demás profesionales que garanticen un trabajo de calidad. El licenciado en administración, funge como auditor, apoya a la entidad en la emisión de opiniones sobre el estado actual de lo examinado, en la participación para la creación o diseño de sistemas y procedimientos, los cuales no son más que los cambios y la innovación de ideas dentro de una institución. La auditoría administrativa detecta problemas, y proporciona bases, para solucionarlos, prevé obstáculos para la eficiencia, presta recomendaciones para simplificar el trabajo e informa sobre el incumplimiento de planes y objetivos. La auditoría administrativa, aporta recomendaciones que resuelven un problema conocido y se aplica cuando se tienen indicadores de eficiencia pero se desconocen razones. Es un espacio para la prevención de ineficiencias y para el sano crecimiento de la entidad. En el presente trabajo se da a conocer la metodología para llevar a cabo una auditoría administrativa, en la cual se establecen puntos de partida, terminación del trabajo, mediante el cual se llegará a la identificación de las prácticas y políticas administrativas que requieren reformas; así se logrará dar solución a los problemas y su radicación, esta metodología está diseñada para satisfacer necesidades en una organización tanto grande como pequeña con la finalidad de ayudar a la dirección a conseguir una administración totalmente eficiente de sus funciones.
CAPITULO I
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 10
METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA 1
PLANEACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Al planear se están definiendo los objetivos y determinando los medios para alcanzarlos. Si el futuro pudiera conocerse con certeza, no habría porque llevar a cabo la revisión posterior. El papel de la auditoría administrativa es llevar a cabo una revisión de los planes mediante un análisis de sus principales componentes y evaluarlos en términos de la eficacia con que contribuyen al logro de los objetivos de la empresa. Para Víctor Rubio Ragazzoni (1997) “La planeación de la auditoría es la función donde se define el desarrollo secuencial de las actividades dentro de los programas, así como la determinación del tiempo requerido para el desarrollo de cada una de sus etapas”. En la planeación, el auditor debe de considerar lo siguiente:
Características Particulares de la empresa: A fin de que la planeación de los
•
trabajos se ajusten a ella y puedan, así, obtener resultados satisfactorios. Finalidad de los Trabajos: En virtud de que ésta constituye el punto básico para desarrollar adecuadamente un plan y determine, de acuerdo a las
•
circunstancias existentes, los elementos necesarios para su desarrollo. Secuencia de su Desarrollo: En virtud de que los trabajos por ejecutar deberán seguir un ordenamiento que permita su desarrollo normal, dentro de
•
los límites de tiempos fijados. Estimación de Tiempos, para la Estimación de cada Trabajo: Precisando la
•
fecha de iniciación y terminación de los límites. Determinación de las Técnicas que se Utilizarán: Las cuales se ajustarán a las características particulares del objetivo, a la capacidad y experiencia del personal que le auxiliará en el desarrollo de los trabajos y al límite de tiempo
•
disponible para conocer resultados. Determinación de Medios Materiales: Que se requerirán en el desarrollo de
•
las actividades que se van a llevar a cabo. Determinación del Apoyo que el Organismo Social Proporcionará: Punto a precisarse de común acuerdo con la empresa, en función al desarrollo que se
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 11
METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA obtendrá de parte de ella y al personal que colaborará en la coordinación de actividades. Para contar con elementos suficientes para la elaboración de los programas específicos de auditoría, es necesario, antes de iniciar la auditoría, recopilar documentación y recabar información, a fin de tener un conocimiento amplio de la empresa a auditar.
1.1
Trabajos Preliminares Antes de la realización de la auditoría administrativa, es necesario que el auditor tenga una o varias entrevistas previas con el cliente, a fin de dejar asentadas las condiciones básicas de trabajo. La finalidad de éstas entrevistas es obtener información suficiente para formular el programa de auditoría administrativa adecuado al área por revisar. La información requerida se refiere a lo siguiente: • • • • • •
El propósito de la auditoría administrativa Estipulación de honorarios. Las condiciones y limitaciones del trabajo. La estimación del tiempo que tomará la auditoría. Las facilidades que va a proporcionar el cliente. La coordinación del trabajo que se pueda realizar con el personal de la propia empresa.
Todos aquellos puntos que por su naturaleza ameriten ser definidos antes de iniciar la auditoría. Con el objeto de evitar dificultades y problemas, es conveniente que el auditor y el cliente, una vez que lleguen a un acuerdo sobre las bases y condiciones del trabajo a realizar y los honorarios que se cobrarán, lo
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 12
METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA confirmen por medio de una carta convenio. En caso de conformidad, se le pide al cliente que responda manifestando estar de acuerdo o devuelva un tanto del convenio debidamente firmado autorizando el inicio de los trabajos a realizarse por la auditoría administrativa. La forma de calcular los honorarios es un factor importante sobre el cual deberá medir y reflexionar hasta llegar a una justa estimación. 1.2
Programa de Trabajo El programa de trabajo es la relación escrita que contiene ordenados lógicamente los trabajos a realizar durante un período determinado, así como las fechas de iniciación y terminación de los trabajos y también:
Permite seguir un orden en la ejecución de los trabajos. Permite conocer el trabajo realizado y el pendiente de ejecutar. Permite conocer discrepancias entre tiempo programado y el que
realmente fue utilizado en cada trabajo. Permite imponer las medidas necesarias con oportunidad, cuando
existen discrepancias de consideración en los plazos fijados. Permite apreciar que las labores encomendadas a cada persona se hayan efectuado con oportunidad y determinar en el caso contrario
responsabilidades. Permiten considerar situaciones imprevistas y tomar decisiones al respecto.
Con el fin de que lo estipulado en el programa de trabajo se desarrolle con mayores probabilidades de éxito, es aconsejable que éste se formule con la participación del personal que tendrá que intervenir en su ejecución, pues de su aprobación conjunta resultará la coordinación de trabajos y la aceptación de responsabilidades. El auditor deberá tener presente que todo trabajo a desarrollar puede presentar obstáculos que impiden su exacto desarrollo, a pesar de su programación. Por
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 13
METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA tanto deberá considerar esta circunstancia y procurará que permita rectificaciones o ajustes necesarios, determinados durante la ejecución de los trabajos. 1.2.1 Objetivos del Programa Un programa de auditoría no debe ser rígido e inflexible, sino lo suficientemente flexible para hacer frente a circunstancias no previstas o a elementos no conocidos que exijan hacer variaciones a los programas de trabajo ya establecidos. El primer paso para la elaboración del programa de auditoría administrativa es conocer y definir su trabajo en razón de la empresa en la cual se va a desarrollar. El auditor administrativo debe tener un claro entendimiento del problema a resolver. •
¿Se quiere hacer una evaluación administrativa de toda la empresa
•
para conocer la actuación de quienes la dirigen? ¿Se desea sólo la evaluación de un departamento o división en
• • •
especial? ¿Se quiere una reestructuración que se adapte a las ideas de un ¿Se quiere conocer el potencial futuro de la empresa? ¿Se quiere conocer la eficiencia de los sistemas y procedimientos
•
actuales? nueva dirección?
Desarrollar el programa adecuado que sea la guía que marque el trabajo Solo hasta conocer el objetivo de la auditoría administrativa se podrá a realizar. El auditor en la elaboración de su programa de auditoría debe contestar claramente a las preguntas siguientes: • • • • •
¿Qué es lo que se va a hacer? ¿Por qué se va a hacer? ¿Con qué tiempo contamos para hacerlo? ¿Cómo se va a hacer? ¿Cuánto va a costar?
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 14
METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Es muy importante que el auditor como jefe y sus colaboradores revisen detenidamente el programa de trabajo que se piensa realizar con el objetivo de mejorarlo y unificar criterios entre los miembros del grupo que realiza la revisión administrativa. 1.2.2 Contenido Del Programa Los siguientes puntos señalan lo más importante que debe contener un programa, cabe señalar que no se puede diseñar un programa rígido aplicable a todas las empresas y en todas las circunstancias. 1. 2. 3. 4. 5.
Datos generales de la empresa. Objetivo de la auditoría administrativa. Área objeto de la revisión Tiempo de realización del trabajo. Información que desea obtenerse de fuentes de donde se obtendrá
6. 7. 8. 9.
la información. Personal necesario y características técnicas de cada uno. Trabajos específicos a realizar y tiempo que consumirá. Facilidades materiales y técnicas de que se podrá disponer. Con quién discutir los problemas que requieren inmediata
atención. 10. A quién se le va a entregar informes de los resultados de la auditoría administrativa. 11. Secuencia lógica, cronológica y funcional que deberá seguir la revisión. 12. Contexto general que guiará la revisión en su espacio técnico. CAPITULO II 2.
EJECUCION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA En esta etapa es donde se aplican las técnicas de investigación (encuestas de opinión, cuestionarios y observación directa), para la captación y análisis de la información, documentación, formas y aspectos operativos, a saber del área o áreas a investigar.
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 15
METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA El auditor debe de obtener la información metódica y ordenadamente, buscando siempre que sea digna de confianza y esté debidamente actualizada. 2.1
Procedimientos de la recopilación de información Los procedimientos para obtener la información y los datos que se necesitan para la elaboración del trabajo de auditoría son los siguientes: • •
Recopilación de Información. Medios de Recopilación
2.1.1 Recopilación de Información. En ésta etapa es donde comienza la auditoría, puesto que se inicia con la ejecución de los programas para obtener la información necesaria de las áreas en las cuales se realizará la auditoría administrativa. Una vez realizado el programa de trabajo, el siguiente paso es la obtención de información, recopilando la mayor cantidad de datos acerca del área que se va a estudiar. Para esto, el auditor necesita recurrir a todas las fuentes de información que están dentro de las empresas: registros, manuales, métodos y procedimientos de operación, etc. La información es la materia prima de la auditoría administrativa, y de su calidad dependen los resultados. 2.1.2 Medios De Recopilación. Esta debe hacerse por los medios más adecuados, de manera que el auditor obtenga datos claros, completos y lo suficientemente detallados para integrar la red de información en que habrá de fundamentar su estudio. Los principales medios son las entrevistas y los cuestionarios.
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 16
METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Entrevistas.- Esta técnica tiene por objeto obtener información por medio de conversaciones con aquellas personas que de alguna manera están relacionadas con el caso que se investiga. Al aplicar esta técnica, el auditor debe de lograr que: Su presentación inspire confianza. u actuación debe ser sencilla. Su conversación intencionada, encaminada a lograr la información
deseada,
debe
ser
precisa,
evitando
interpretaciones equívocas. El desarrollo de su conversación estará a la altura con la importancia y cultura de la persona con quien trata. Procurará satisfacer dudas haciendo aclaraciones respectivas. Al realizar las entrevistas el auditor deberá observar lo siguiente: Describir
la
importancia
de
la
información
que
proporcione el entrevistado. Darle oportunidad de que haga sugerencias. No criticar cuando encuentre fallas o deficiencias. No prometer correcciones inmediatas, aumentos de sueldos o cualquier otra cosa que ilusione al entrevistado. Expresarle al entrevistado su reconocimiento por la
ayuda proporcionada.
Las conversaciones deberán desarrollarse en medio de un ambiente cordial y sencillo, que permita precisar con amplitud el objeto deseado.La entrevista se puede aplicar en tres formas: Libre.- La conversación con el entrevistado se realiza sin entrar en un tema fijo. El entrevistador deja que el entrevistado lleve la voz concretándose a escuchar. Dirigida.- El entrevistador selecciona algunos puntos o
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 17
METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA datos que son de interés y en ellos centra la conversación. Este tipo de entrevista se emplea mucho es investigaciones de mercados, encuestas de opiniones y sobre todo en selección de personal. Estandarizada.El anticipación una lista
entrevistador
prepara
con
de preguntas que lee a cada
uno de los entrevistados y se concreta a anotar las respuestas. El uso de esta técnica es la forma más productiva de obtener información. Es por esto que los resultados que se obtendrán dependen, en gran medida, de los conocimientos con que cuente la persona que haga uso de ella. Cuestionarios. Esta técnica obtiene información mediante una serie de preguntas escritas, previamente formuladas.El empleo de cuestionarios tiene como ventaja: Obtener la información deseada para cada caso en particular. Incluir en él todas las preguntas, cuyas respuestas lo ayuden a formular sus conclusiones. Evita la posibilidad de omitir preguntas importantes. Le permite ver la forma de encauzar las preguntas, ordenarlas lógicamente y exponerlas con claridad y precisión. Los cuestionarios, por la clase de respuestas que se desea obtener, pueden clasificarse en tres tipos: 1. Cuestionarios con respuesta abierta. 2. Cuestionario con respuestas cerradas. 3. Cuestionario con respuestas selectivas. AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 18
METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA 2.2
Registro de información. Los datos que el auditor obtiene deben de registrarse ordenadamente para hacer más clara y objetiva la información y facilitar el análisis de las actividades que se están estudiando. Para registrar en forma gráfica, la información correspondiente a las responsabilidades que tienen las personas relacionadas con la ejecución de funciones y los departamentos que intervienen se utilizan los diagramas, estos proporcionan información fácil de estudiar. 2.2.1.- Instrumentos Para El Registro De La Información Los procedimientos y trámites pueden analizarse gráficamente, pues le permite al auditor tener información objetiva de fácil estudio y sobre todo, poder hacer comparaciones entre los procedimientos que existen y las mejoras que van a proponerse. Los instrumentos más comunes son los siguientes: Diagramas de organización. Son valiosos instrumentos que permiten tener un panorama general de una estructura orgánica, ya sea de toda la empresa o de un departamento o sección en particular. Por medio de este tipo de diagramas, el auditor tiene la posibilidad de apreciar las reglas que suponen existe en una organización pero que, en la realidad, tal vez no responden a las formalidades establecidas. Carta de actividades. Por medio de este instrumento se describen las acciones y las obligaciones de cada una de las personas que intervienen en un conjunto de actividades tendientes a un objetivo específico. Diagrama linear de responsabilidades. Permite registrar gráficamente la información correspondiente al grado de
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 19
METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA responsabilidad que tienen quienes están directamente relacionados con la ejecución de varias funciones y actividades, así como los departamentos o unidades orgánicas que intervienen. Carta de distribución de actividades. Este instrumento permite conocer y estudiar una serie de actividades que se desarrollan en un departamento o sección, junto con el personal que las ejecuta e incluyendo también el factor tiempo. Diagramas de flujo. Representación gráfica de la secuencia operativa o cronológica que siga los procedimientos; estos diagramas proporcionan información objetiva, más fácil de estudiar y hacer comparaciones entre los procedimientos existentes y los mejorados que se proponen. 2.3
Análisis de la información. Se refiere al tratamiento que se le da a la información obtenida esta requiere de una serie de pasos que permitan conocer con detalle todos los aspectos, esto le permite al auditor administrativo, conocer las causas que originaron el problema y que están impidiendo el buen funcionamiento de la empresa. Una vez que se obtuvo la información y se llevó a cabo la recopilación y registro de datos, esta deberá, someterse a un proceso de análisis para conocer con cuanta eficiencia la empresa ha estado logrando sus objetivos y se determinen los errores o deficiencias en el sistema. El auditor administrativo analiza y evalúa las operaciones y los controles de la empresa buscando en última instancia una mayor productividad. Verificando personalmente de modo abierto o discreto como trabaja el personal de la empresa, no le bastará comprobar la existencia de buenos
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 20
METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA programas, políticas y planes, sino que deberá cerciorarse que efectivamente se cumplan.. 2.4
Evaluación de la Auditoría Administrativa. Aquí es donde el auditor va a asignar un valor a cada una de las actividades para así poder calificarlas, según el resultado de estas asignaciones, él valorizará el desempeño del personal en cuanto a sus funciones, y podrá tomar decisiones para las sugerencias que ofrecerá como resultados. La evaluación en la auditoría administrativa es una de las etapas más difíciles y más importantes, dado que en su mayor parte funciona sobre aspectos cualitativos y no cuantitativos como la auditoría financiera que maneja resultados cuantitativos. La evaluación debe ser lo más objetiva y concreta, de tal forma que las inconformidades que surjan se respalden en evidencias que contengan la suficiente capacidad de apoyo y de convencimiento. Las situaciones detectadas se discutirán con el personal, que este relacionado con las conclusiones emitidas por el auditor, a fin de conocer sus puntos de vista y posibles efectos.
CAPITULO III 3.
INFORME DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA. El informe es la narración escrita o verbal sobre los resultados que se obtienen de realizar una auditoría administrativa. Los informes rendidos por el auditor deben hacerse por escrito, ya que en esta forma queda constancia de su labor. Por otra parte, el informe escrito es prácticamente una prueba de sus sugerencias, acuerdos tomados o resultados de su trabajo.
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 21
METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Dada la importancia que reviste un informe, puesto que en él se incluye el resultado de trabajos efectuados, requiere que su presentación cause el impacto de profesionalismo, calidad y confianza. 3.1
Preparación del Informe. El auditor administrativo debe de redactar su informe en borrador. Se inicia la auditoría con los instrumentos propios de la misma y varias carpetas de archivo. Cada una de esas carpetas se rotularán con un tema específico describiendo el propósito y amplitud de la auditoría, los aspectos
de
mayor
importancia,
los
aspectos
por
área,
las
recomendaciones, los asuntos tratados con los responsables, los comentarios de los auditores y los anexos (pruebas documentales y recomendaciones).A medida que avance la auditoría irá colocando documentos y memorándums en sus carpetas respectivas, corrigiendo todos aquellos aspectos que considere que requieren de una mayor claridad para su entendimiento. Revisando y comentando cada una de las observaciones asentadas con el coordinador. Verificando y comentando con el jefe del departamento los aspectos de mayor relevancia detectados durante la auditoría. Al completar un sector específico de evaluación, pondrá por escrito inmediatamente los detalles, con los que evitará la molesta posibilidad de tener que recopilar de nuevo los mismos datos. Y analizando los resultados del informe por cada uno de sus aspectos. En la preparación del informe hay que tener presente dos aspectos: ¿A quién se enviará el informe?.- Este punto estará bien definido por la política de la empresa, pero es algo que el auditor tiene que atender antes de la recopilación de la información para la elaboración de documentos.
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 22
METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA ¿Cómo rendir el informe? .- El auditor administrativo deberá determinar la forma en que se entregará su informe ya que el método de comunicación es importante, parte de la información la puede proporcionar en forma oral, pero como ya se mencionó anteriormente lo mejor es entregar la mayor parte de está es en forma escrita. Con la elaboración del informe de la auditoría administrativa se llegará a la culminación del trabajo de investigación que se realizó del proceso administrativo. Este informe va a constituir un elemento fundamental para el mejoramiento de la administración, pues contiene todas y cada una de las deficiencias localizadas y los métodos correctivos que se consideraron convenientes en sus casos. Dicho informe va a constituir el inicio de la etapa de reorganización de la empresa y nos servirá de guía para mejorar una función determinada y lograr la máxima eficiencia del conjunto. Podemos definir el informe administrativo como el fruto de la investigación o el conocimiento que se proporciona sobre ciertos hechos de palabra o por escrito a la dirección para orientarle hacia una acción determinada. Considerando la anterior definición, podemos decir que el informe administrativo es la comunicación verbal o escrita del resultado de la revisión de las operaciones desarrolladas en una empresa con el fin de señalar a los administradores o directores las acciones inmediatas a realizar para poder corregir las deficiencias o faltas encontradas en su funcionamiento. 3.2
Tipos de Informes. Existen varias formas de presentar un informe de auditoría administrativa. Se ha visto que puede ser en forma oral o escrita, se recomienda que sean
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 23
METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA en forma oral cuando se trate de aspectos confidenciales. Con respecto al informe escrito existen tres formas en que se puede presentar y son las siguientes:
Informe tipo relato Informe tipo cuestionario Informe tipo ordinario
En los casos de auditorías que su duración es larga se emiten tres diferentes clases de informes y son las que se explican a continuación: Informe preliminar.- Esta clase de informe puede ser oral o escrito, aquí se delinean la finalidad y alcance de la auditoría lo cual contribuye a esclarecer la intención y amplitud del estudio, a fin de evitar antes de que se haya avanzado demasiado, cualquier malentendido por parte de los afectados. Informe de progreso.- Este informe tiene por objeto mostrar los que se ha venido haciendo, las situaciones excepcionales descubiertas, las medidas correctivas aplicadas y las recomendaciones propuestas hasta la fecha. Informe final.- Este informe comprende un resumen de los aspectos incluidos en los informes detallados y, en general se les emplea como guía en la discusión de aspectos importantes con la dirección. 3.3
Importancia del Informe. Su importancia radica en que la información que nos presenta este informe es como se dijo anteriormente la actual situación administrativa de la empresa en forma integral; y dicha información está basada en el proceso administrativo, informando con respecto a cada una de las etapas:
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 24
METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Planeación.- Informa de la posición que la empresa guarda con respecto al futuro, lo cual implica información sobre sus objetivos, políticas y programas de acción, señalando como se han logrado y qué es lo que se espera alcanzar en los ejercicios venideros. Organización.- Informa sobre la eficacia de la estructura orgánica y de todos sus componentes. Indica si los sistemas, procedimientos y métodos de operación son adecuados o se pueden mejorar. Así mismo, informa de la fijación de responsabilidades y de las áreas de autoridad del elemento directivo, para determinar si son adecuadas para conformarse al desarrollo de los planes. Dirección.- Informa sobre la actuación de todo el cuerpo administrativo indicando si los dirigentes de todos los niveles han alcanzado real y positivamente los resultados deseados por medio de la dirección acertada de sus subordinados. Control.- Informa de cómo están controlando todas las funciones, actividades
y operaciones de la empresa. Asimismo, proporcionan
información sobre las normas y estándares para precisar la eficacia de ejecución. También informa de todas aquellas desviaciones a los planes originales que requieran inmediata atención. 3.4
Contenido Del Informe. El contenido del informe varía de acuerdo al tipo de empresa, ya que contendrá elementos que estandaricen su presentación en cuanto a su forma y diseño, y no en su contenido. Al realizar un informe administrativo se debe tomar en cuenta lo siguiente:
Propósito de la auditoría. Hechos relevantes generales. Hechos relevantes departamentales o secciónales. Recomendaciones.
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 25
METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Conclusiones. Anexos.
3.4.1 Propósito de la auditoría. Se debe tomar el objetivo y magnitud del desarrollo del trabajo, citar los estudios específicos que se realizaron en forma adicional, y las áreas que éstos hayan comprendido, de acuerdo al convenio original y al programa de trabajo de la auditoría. 3.4.2 Hechos relevantes generales. En
esta
sección
se
destacarán
las
observaciones
más
trascendentales a nivel de resultados detectados durante el transcurso de la auditoría. Al hacer la exposición de la problemática, se estipularán jerárquicamente, de acuerdo a su importancia. 3.4.3 Hechos relevantes departamentales o secciónales. En este punto del informe, se expondrán los problemas encontrados en cada una de las áreas específicas que integran el organismo. Para esto es necesario que cada una de las secciones se haga un informe separado indicando las fallas, e incluir esta información que es de interés tanto para la dirección como para
el departamento en
cuestión. 3.4.4 Recomendaciones. Aquí se formarán las recomendaciones planteadas a nivel de sugerencia, como posibles soluciones a las anomalías detectadas, pero sin llegar a su instrumentación, a reserva de una situación que lo amerite por la premura de solución. Se deberá considerar, para hacer cualquier sugerencia o recomendación, la facilidad de su
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 26
METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA desarrollo. En esta etapa del informe, se pueden incluir comentarios del plan de reorganización que se piense llevar a cabo una vez que se acepten y discutan las recomendaciones. 3.4.5 Conclusiones. Se resumirán los planteamientos expuestos, mencionando las medidas de solución que se hayan tomado para corrección de las irregularidades.
Es
importante
incluir
los
comentarios,
observaciones particulares y puntos de vista. 3.4.6 Anexos. Todo documento que sirva como evidencia para argumentar lo manifestado en el
cuerpo del informe, o confirmar alguna
aseveración, deberá ser incluido en esta parte. Para facilitar la lectura e interpretación de los anexos, estos deben de ser presentados en el mismo orden en que se desarrollaron las secciones, extendiéndolos en forma progresiva ya sea por letras o números. CAPITULO IV 4.
PRESENTACIÓN DEL INFORME. En la presentación del informe de la auditoría administrativa se tomará en cuenta lo siguiente:
Se debe utilizar un lenguaje adecuado a los lectores acatando los lineamientos
gramaticales y semánticos. El informe debe desarrollarse en una secuencia lógica, debe estar escrito en
forma convincente, que refleje la seguridad de lo que está exponiendo. Se debe incluir anexo, gráficas, cuadros, diagramas, etc. Que realmente
tengan un propósito en el informe. Los anexos deberán presentarse con alguna explicación y referencia al texto.
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 27
METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
La presentación del material de trabajo debe ser atractiva.
El auditor no debe descuidar una verificación final de la información contenida en el informe, comentándola con su equipo de trabajo y en algunas ocasiones con alguien de la empresa. Para el Dr. Fabián Martínez Villegas “El informe debe convencer a quien o quienes va dirigido de que el trabajo de auditoría administrativa es un instrumento necesario que debe utilizarse consistentemente para que la administración de una empresa siempre sea dinámica y eficaz” CAPITULO V 5.
REORGANIZACIÓN Y RECOMENDACIONES. La finalidad del plan de reorganización, es llevar a cabo dentro de la empresa todas las mejoras contenidas en el informe final una vez que hayan sido discutidas y aceptadas por la administración y el personal relacionado con esas mejoras. Es importante mencionar que las sugerencias de mejoras propuestas por el auditor administrativo no serán fácilmente aceptadas por el personal hasta que se les demuestre que si existe una franca mejoría y que está libre de fallas, debiéndose de hacer una gran labor de convencimiento, para lograr esta labor de convencimiento el auditor administrativo deberá cubrir los siguientes puntos: Es necesario mencionar un plazo para llevar a cabo el plan de reorganización t omando en cuenta las siguientes formas de aplicar los cabios en la organización:
Presentar las opciones, que proporciones, completa y claramente. Hablar con el personal que interviene y con los nuevos que tendrán que
intervenir en los cambios propuestos. Prepara todo lo necesario para hacer un ensayo, ya sea práctico o gráfico.
El auditor administrativo, al realizar el plan de reorganización deberá de tomar en cuenta lo siguiente:
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 28
METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
El propósito del cambio debe darse a conocer en forma clara y accesible. Los jefes del área afectada por los cambios debe de tener participación. Los cambios no deben fundamentarse exclusivamente en razones
personales, Debe existir eficiente comunicación sobre los cambios. Los beneficios del cambio deben ser para quienes salen afectados. Los cambios deben comunicarse anticipadamente.
Es necesario mencionar un plazo para llevar a cabo el plan de reorganización tomando en cuenta las siguientes formas de aplicar los cabios en la organización:
Efectuar absolutamente todos los cambios de inmediato. Efectuar los cambios durante un periodo más o menos corto. Efectuar los cambios paulatinamente durante un periodo mayor. La elección del periodo más adecuado para realizar los cambios en una empresa debe considerar las características personales de los directivos y jefes de personal, así como las necesidades de la empresa.
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 29
METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
CONCLUSIONES
La auditoría es una de las aplicaciones de la administración, basada en el análisis, evaluación y revisión de los procesos y procedimientos de cualquier ente
económico. Para contar con elementos suficientes para la elaboración de los programas específicos de auditoría, es necesario, antes de iniciar la auditoría, recopilar documentación y recabar información, a fin de tener un conocimiento amplio de
la empresa a auditar. El primer paso para la elaboración del programa de auditoría administrativa es
conocer y definir su trabajo en razón de la empresa en la cual se va a desarrollar. El auditor debe de obtener la información metódica y ordenadamente, buscando
siempre que sea digna de confianza y esté debidamente actualizada. Una vez que se obtuvo la información y se llevó a cabo la recopilación y registro de datos, esta deberá, someterse a un proceso de análisis para conocer con cuanta eficiencia la empresa ha estado logrando sus objetivos y se determinen los
errores o deficiencias en el sistema. El contenido del informe varía de acuerdo al tipo de empresa, ya que contendrá elementos que estandaricen su presentación en cuanto a su forma y diseño, y no en su contenido.
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 30
METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
REFERENCIAS BIBLIOGRAFIA
Anaya Sánchez Carlos Enrique. Auditoría Administrativa, Evaluación de la Empresa. Segunda Edición. México. Editoriales Contables y Administrativos.
1993. 220 p. Fernández Arena José Antonio. La Auditoría Administrativa. Segunda Edición.
México. Editorial Diana. 1990. 227 p. Rivera A. Issac. La Auditoría Administrativa. Quinta Edición. México. Editorial
Trillas. 1992. 392 p. Rubio Ragazzoni Víctor M. y L.A. Hernández Fuentes Jorge. Guía Práctica de Auditoría Administrativa. México. Editorial PAC. 1997. 195 p.
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 31