Modulo Didactico de Realización de Auditorias Ambientales

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA – UNAD Escuela de Ciencias Agrícolas, Pecuarias y del Medio Ambiente Realización de auditorías e interventorías ambientales

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA - UNAD ESCUELA DE CIENCIAS AGRÍCOLAS, PECUARIAS Y DEL MEDIO AMBIENTE

358033 – REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS E INTERVENTORÍAS AMBIENTALES

Foto del autor, Planta de coquización en Cucunubá, Cundinamarca, junio de 2010.

Autor: Qco. MSc. ARMANDO FONSECA CORREA Director Nacional: Ing. JUAN FELIPE MARIN PEÑA

BOGOTÁ 2012

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ÍNDICE DE CONTENIDO

UNIDAD 1. ..................................................................................................................................... 11 COMPONENTES, OBJETIVOS Y METODOLOGÍAS DE EJECUCIÓN DE LAS AUDITORÍAS E INTERVENTERÍAS AMBIENTALES ................................................................................................... 11 CAPÍTULO 1. GENERALIDADES Y CONCEPTOS BÁSICOS DE LAS AUDITORÍAS AMBIENTALES ...... 11 Lección 01. Auditoría ambiental. Definición. Aspectos generales de la auditoría ambiental. Historia de la auditoría ambiental............................................................................ 11 Lección 2. Objetivos de la Auditoría Ambiental. Logros de la auditoría Ambiental...................... 14 Lección 3. Sectores donde se aplica la auditoría ambiental. ........................................................ 17 Lección 4. Razones del desarrollo de la auditoría ambiental. Barreras para realizar auditorías ambientales. ............................................................................................................. 19 Lección 5. Entradas y salidas del proceso de auditoría. Estructura general de la auditoría ambiental.................................................................................................................. 22 CAPÍTULO 2. TIPOS DE AUDITORÍAS AMBIENTALES ..................................................................... 25 Lección 06. Tipos de auditoría. Auditoría de primera parte. Auditoría de segunda parte. Auditoría de tercera parte. Auditoría combinada. Auditoría mixta. Auditoría de autoevaluación. ........................................................................................................ 25 Lección 07. Tipos de auditoría ambiental por objeto. Auditoría ambiental básica. Auditoría operacional. Auditoría de certificación. Auditoría del Sistema de Gestión Ambiental (SGA). Auditorías de rutina. .................................................................... 27 Lección 08. Tipos de auditoría ambiental por objetivos. Auditoría de cumplimiento / conformidad. Auditoría de producto o puntual. Auditoría de desempeño. Auditoría ambiental de control. Auditoría de efectividad. Auditoría de predicción de impactos. Auditoría de riesgo. Auditoría de siniestros. Auditoría de transferencia de la propiedad. Auditoría transaccional. Auditoría de seguridad e higiene. Auditoría de recursos. .............................................................................................. 29 Lección 09. Carácter de la auditoría. Auditoría por la procedencia del equipo auditor. Auditoría interna. Auditoría externa. Relación entre las auditorías internas y las externas. Auditoría conjunta.................................................................................................... 32 Lección 10. Auditoría ambiental técnica. Auditoría ambiental legal. Auditoría de seguridad y salud en el trabajo. Auditoría ambiental económica-financiera.............................. 35 CAPÍTULO 3. CARACTERÍSTICAS AUDITORES AMBIENTALES ........................................................ 38 Lección 11. Comparación Auditor, Asesor e Interventor. ............................................................. 38 Página 2 de 151


Lección 13. Equipo auditor. Líder del equipo auditor. Principios éticos. Educación y Entrenamiento. Conocimientos adicionales. Categorías de auditores. ................... 45 Lección 14. Conocimientos y habilidades específicas para los auditores del sistema de gestión.49 Lección 15. Nivel educativo y capacitación. Experiencia laboral. Formación de auditor. Experiencia en auditoría........................................................................................... 52 UNIDAD 2. ..................................................................................................................................... 55 PLANIFICACIÓN Y EJECUCIÓN AUDITORÍA AMBIENTAL ................................................................ 55 CAPÍTULO 4. PREPARACIÓN Y PLANIFICACIÓN DE LAS AUDITORÍAS AMBIENTALES ................... 54 Lección 16. Fase de preparación de la auditoría. Actividades preliminares. ................................ 55 Lección 17. Definición de objetivos. Alcance de la auditoria. Criterios de la auditoria. Equipo auditor. ..................................................................................................................... 58 Lección 18. Revisión de documentos. Fases de la auditoria. Programa de auditoría. .................. 61 Lección 19. Planeación y planificación de la auditoria. Plan de auditoría. Modificación del programa. ................................................................................................................. 64 Lección 20. Auditoría del Sistema de Gestión Ambiental. Aspectos ambientales a evaluar. Visita en el sitio. Observaciones directas. Recorrido por la empresa. Administración del tiempo. Reunión de apertura. .................................................................................. 67 CAPÍTULO 5. ACTIVIDADES DE LA AUDITORÍA AMBIENTAL EN EL SITIO ...................................... 72 Lección 21. Reunión de apertura. Funciones y responsabilidades de los guías y observadores. Ejecución de la auditoría. ......................................................................................... 72 Lección 22. Instrumentos de Auditoría Ambiental. ....................................................................... 76 Lección 23. Preguntas de auditoría. .............................................................................................. 81 Lección 24. Entrevistas. Actitudes y Reacciones y de los auditados. ............................................ 84 Lección 25. Análisis de documentos. Registros. ............................................................................ 88 CAPÍTULO 6. HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA AMBIENTAL, CONCLUSIONES Y REUNIÓN DE CIERRE ............................................................................................................................................ 92 Lección 26. Resultados esperados de la auditoría. Hallazgos de la auditoría. Análisis de los resultados de la auditoría......................................................................................... 92 Lección 27. Evidencias de la auditoría. .......................................................................................... 95 Lección 28. Documentos de trabajo. No conformidades. Reporte de las no conformidades. ..... 98 Lección 29. Conclusiones de la auditoría. Evaluación de los resultados. Resultados de una auditoría ambiental. Preparación de las conclusiones de la auditoría. Observaciones de la auditoria. ............................................................................... 102 Página 3 de 151


CAPÍTULO 7. GENERALIDADES Y CONCEPTOS DE INTERVENTORÍA AMBIENTAL ....................... 109 Lección 31. Interventoría ambiental. Definición. ........................................................................ 110 Lección 32. Historia de la Interventoría. ..................................................................................... 113 Lección 33. Cliente de la interventoría. ....................................................................................... 115 Lección 34. Perfil del Interventor. Requisitos. Responsabilidades. Funciones. .......................... 116 Lección 35. Valores éticos del ingeniero y contratación de la Interventoría. El contrato. Contrato de obra. Contrato de Consultoría........................................................................... 120 CAPÍTULO 8. PROYECTOS Y ACTIVIDADES DE INTERVENTORÍA .................................................. 123 Lección 36. Planes de Manejo Ambiental. .................................................................................. 123 Lección 37. Revisiones de parte de la autoridad ambiental. Autoridad ambiental competente126 Lección 38. Planes de seguimiento.............................................................................................. 128 Lección 39. Licencias Ambientales. Guías Ambientales. ............................................................. 130 Lección 40. Permisos, concesiones, autorizaciones. ................................................................... 133 CAPÍTULO 9. PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO DE LA AUDITORÍA AMBIENTAL .......................... 136 Lección 41. Relaciones entre propietario, consultor, contratista e Interventor. ........................ 136 Lección 42. Tipos y objetivos de la interventoría. ....................................................................... 140 Lección 43. Etapas de la interventoría ambiental. ...................................................................... 141 Lección 44. Actividades y obligaciones de la interventoría ambiental. ...................................... 143 Lección 45. Informe de interventoría ambiental......................................................................... 144 BIBLIOGRAFÍA.............................................................................................................................. 147

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LISTA DE FIGURAS

Figura 1. Otros nombres de la auditoría ambiental ............................................................ 12 Figura 2. Porqué se requiere la auditoría ............................................................................ 21 Figura 3. Auditoría por procedencia del equipo auditor ..................................................... 32 Figura 3. Preparación del Plan de Auditoría ........................................................................ 56 Figura 4. Equipo auditor ...................................................................................................... 60 Figura 5. Actividades de la visita en el sitio. ........................................................................ 69 Figura 6. Métodos de recolección de información .............................................................. 70 Figura 7. Observación en la visita a las instalaciones .......................................................... 75 Figura 8. Instrumentos de la auditoría ................................................................................ 76 Figura 9. Tipos de listas de verificación ............................................................................... 79 Figura 10. Técnicas de auditoría .......................................................................................... 81 Figura 11. Tipos de preguntas ............................................................................................. 82 Figura 12. Características de las buenas preguntas ............................................................ 84 Figura 13. Actitudes y reacciones de los auditados ............................................................ 88

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LISTA DE TABLAS

Tabla 1, Ventajas e Inconvenientes de la Auditoría interna ................................................ 33 Tabla 2, Ventajas e Inconvenientes de la Auditoría Externa ................................................ 34 Tabla 3. Características deseables y no deseables de un auditor ........................................ 44 Tabla 4. Habilidades a desarrollar por el auditor ................................................................. 52 Tabla 5. Actividades preliminares en una auditoría ............................................................. 55 Tabla 6. Desarrollo de la auditoría ....................................................................................... 74 Tabla 7. El auditor debe incluir durante la ejecución de la auditoría. ................................. 75 Tabla 8. Ventajas de la Lista de verificación ......................................................................... 79 Tabla 9. Normas para la entrevista....................................................................................... 86 Tabla 10. Fuentes de información para una auditoría ......................................................... 89 Tabla 11. Registros, examen de registros. ............................................................................ 90 Tabla 12. Evidencia de auditoría........................................................................................... 95 Tabla 14. Aspectos a incluir en el Informe Final de auditoría ............................................ 106 Tabla 15. Documentos base de la auditoría ambiental ...................................................... 111

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ASPECTOS DE PROPIEDAD INTELECTUAL Y VERSIONAMIENTO El contenido didáctico del curso académico Realización de Auditorías e Interventorías Ambientales fue diseñado por Armando Fonseca Correa, quien es Químico y Magíster en Ingeniería Ambiental y Sanitaria. Se ha desempeñado como Gerente de Investigación y Desarrollo, Gerente de producción y Gerente de Aseguramiento de Calidad en el sector privado en el sector de manufactura, docente universitario y consultor privado. Para citar este material por favor hacerlo de la siguiente manera: Fonseca, A. (2012). Realización de Auditorías e Interventorías Ambientales. Módulo didáctico. Bogotá: Universidad Nacional Abierta y a Distancia – UNAD.

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INTRODUCCIÓN GENERAL El presente módulo de formación es un curso específico de los programas Tecnología en Saneamiento Ambiental e Ingeniería Ambiental de la UNAD. Este módulo proporciona al participante los elementos básicos para desarrollar una auditoría ambiental, desde su fase inicial de identificación de los objetivos, preparación del material requerido, planificación, ejecución y preparación del informe final. Los recursos naturales los utiliza el hombre como fuente de sus materias primas y fuentes de energía para su sustento en el planeta y actualmente lo hace a unos niveles mayores que la capacidad de recuperación de los ecosistemas. Las actividades del hombre en sus transformaciones, a la vez que generan desarrollo y bienestar en la comunidad, devuelve al medio sus residuos, que han impactado sobre su entorno de gran manera y ha sido necesario instaurar niveles de emisión máximas por parte de las entidades regulatorias a las cuales se deben acoger las organizaciones. Las empresas en general, ya sean industriales, agrícolas o de servicios tienen una responsabilidad con sus actividades en relación a los impactos que generen al medio ambiente. Su responsabilidad exige que establezcan y pongan en práctica políticas, objetivos y programas en materia de organización empresarial y del medio ambiente y adopten sistemas de gestión. A su vez deben adoptar el cumplimiento de todos los requerimientos normativos relacionados con su entorno y desarrollar compromisos destinados a mejorar continuamente. La mayor cobertura de los mercados hace que se generen estrategias de competencia cuyo componente ambiental empieza a ser reconocido por los clientes y usuarios y se convierten en un factor de competitividad. Se establecen mecanismos como el máximo aprovechamiento de los recursos, la reducción de la contaminación en el origen y durante todas las fases del ciclo de vida de los productos, mayor responsabilidad ante eventos de contaminación y se establecen mecanismos de prevención. Las organizaciones al implantar sus sistemas de gestión deben monitoreas permanentemente su eficacia, con lo cual se apoyo en los mecanismos de auditorías, cuyos resultados le permiten trabajar permanentemente en propuestas de mejora y le ayudan a identificar puntos críticos que deben ser atendidos con mayor cercanía. La interventoría le ayuda a determinar el cumplimiento con las normatividades y le evita eventuales costos por incumplimientos. En las obras nuevas o proyectos los sistemas actúan preventivamente y se apoyan en las interventorías como herramientas de seguimiento y control durante todas las etapas, involucrando a todas las partes involucradas.

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Los auditores se convierten en el representante de la alta dirección de las organizaciones en el seguimiento de las políticas establecidas y en el cumplimiento de los objetivos propuestos. En la Unidad 1, el estudiante encontrará los componentes, objetivos y metodologías para la ejecución de las auditorias e Interventoría ambientales en donde se acercará a los conceptos básicos y a los tipos de auditorías ambientales y sus características. En la Unidad 2, se presentan los elementos de planificación y ejecución de las auditorías ambientales que le permiten al estudiante preparase para desarrollar exitosamente una auditoría, prepararse para llevar en el sitio las actividades necesarias para hacerle el seguimiento a los procesos, a la implementación de las políticas y objetivos emitidas desde la alta dirección y en la verificación del cumplimiento de las normatividades ambientales. En la Unidad 3, se presentan los conceptos de la auditoría ambiental como un mecanismo preventivo y de seguimiento, en una obra o proyecto, reconociendo los diferentes esquemas de planificación ambiental, así como la verificación del cumplimiento de los requisitos legales a cumplir. Con las actividades evaluativas se identificará el grado de apropiación del conocimiento por parte del estudiante en el objetivo de desarrollar las competencias para llevar a cabo una auditoría e interventoría ambiental. Bienvenidos!

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UNIDAD 1. COMPONENTES, OBJETIVOS Y METODOLOGÍAS DE EJECUCIÓN DE LAS AUDITORÍAS E INTERVENTERÍAS AMBIENTALES CAPÍTULO 1. GENERALIDADES Y CONCEPTOS BÁSICOS DE LAS AUDITORÍAS AMBIENTALES Lección 01. Auditoría ambiental. Definición. Aspectos generales de la auditoría ambiental. Historia de la auditoría ambiental. Auditoría ambiental. Definición. El término auditoría ha sido tomado del lenguaje utilizado por economistas y financieros en el sentido de examen y verificación. Las auditorías son más conocidas en relación con la contabilidad financiera y es posible entender el térmico aplicado a la gestión ambiental por analogía. El concepto proviene del latín audire (“oir”) que hace referencia a la forma en que los primeros auditores cumplían con su función: escuchaban y juzgaban la verdad o falsedad de lo que era sometido a su verificación. La auditoría ambiental se define como un instrumento de gestión que comprende una evaluación sistemática, documentada, periódica y objetiva de la eficacia de la organización(1), el sistema de gestión y procedimientos destinados a la protección del medio ambiente y tiene por objeto: - Verificar el cumplimiento de las políticas internas y las prácticas aceptadas. - Evaluar la eficacia de los “sistemas de gestión” ambientales. - Identificar y analizar todos los riesgos razonablemente previsibles asociados con las condiciones de peligro a las operaciones y prevenir o mitigar los riesgos. - Verificar el cumplimiento de las regulaciones ambientales.

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Figura 1. Otros nombres de la auditoría ambiental

OTROS NOMBRES Revisión

Valoración

Evaluación AUDITORÍA AMBIENTAL

Análisis

Inspección

Fuente: Por el autor La auditoría medioambiental ha sido definida por la Environmental Protection Agency (EPA) como una revisión objetiva, periódica, documentada y sistemática, llevada a cabo por entidades homologadas sobre instalaciones y prácticas relacionadas con estándares medioambientales. Las auditorías pueden diseñarse para cumplir con una parte o la totalidad de los siguientes requisitos: - Cumplimiento de la legislación - Financieros - Relacionados con la competencia - Control de la gestión de la estrategia ambiental - Recursos humanos - Responsabilidad de la empresa. Según M. Pelao (1991) es una actividad profesional de investigación, evaluación, dictamen y recomendaciones, centrada en el impacto ambiental de todo proceso empresarial con el fin de evaluar y ayudar a que la organización y su funcionamiento sean conformes con lo dispuesto por quien tiene el poder legítimo. Aspectos generales de la auditoría ambiental. Consiste en la inspección y verificación de las condiciones de trabajo donde se desarrolla una actividad ligada al control del daño ambiental; esto quiere decir que un agente contaminante (ya conocido e identificado) es dejado en funcionamiento libre, este va a generar todo el daño que le permita su estructura y condiciones internas, pero si este agente es constantemente supervisado podrá ser relativamente fácil mantenerlo dentro de parámetros donde su desempeño no afecte o no genere un daño al ambiente. Las auditorías ambientales se realizan dentro de todos los sectores, porque todos contribuyen Página 12 de 151


de alguna forma al perjuicio contra el medio ambiente. Las auditorías a su vez permiten mantener controlados a los agentes contaminantes ya conocidos y también permiten identificar nuevos agentes que se unen al conjunto de oferentes de problemas. La auditoría ambiental puede llevarse a cabo por medio de un equipo interno técnicamente capacitado o a través de terceros. Abarca las tareas de búsqueda de información y recolección de datos, visitas y reuniones en planta, toma de muestras y balance de materiales. Sobre la base de estos datos se identifica, analiza y evalúa la gestión ambiental en relación a la utilización de materias primas, materiales e insumos y a la fabricación de productos y subproductos; se efectúa, además, una revisión del tratamiento de residuos, efluentes y emisiones. Corresponde también el monitoreo de los equipos utilizados en los procesos, la evaluación de los sistemas de control interno, la estimación de los costos de tratamiento de residuos, la documentación del relevamiento y la información a los representantes de la organización en cuestión Historia de la Auditoría Ambiental La auditoría medioambiental tiene sus orígenes en Estados Unidos a finales de la década de los años 70, desde empresas como General Motors, Olin, Allied Signal, difundiéndose desde entonces su aplicación, (Conesa, 1997). Surgió con el fin de verificar el cumplimiento de las normas legales, como una consecuencia del aumento y complejidad de la normatividad medioambiental y las cada vez más crecientes sanciones económicas impuestas por los incumplimientos, por lo que inicialmente se le denominó auditoría de cumplimiento medioambiental. La auditoría medioambiental se vio como una herramienta de la gestión ambiental para descubrir impactos ambientales generados por el desarrollo de la actividad. Cumplió los objetivos de reducir al mínimo los posibles impactos y por lo tanto los costos asociados a los daños, aplicar las medidas necesarias, preventivas y correctivas, para la recuperación del medio ambiente y evitar reclamaciones y sanciones. Muchas empresas americanas pusieron en marcha por iniciativa propia las auditorías ambientales para presentarlas a los funcionarios de la Environmental Protection Agency (EPA), en sus frecuentes visitas de inspección y mejorar así la imagen, demostrando una iniciativa de colaboración y autodisciplina medio ambiental. Luego se estableció como un medio impositivo a las empresas que deseaban cotizar en bolsa, pero posteriormente se cambió la estrategia hacia la motivación dando incentivos para la realización voluntaria como agilización de trámites y permisos oficiales y la disminución de controles. En el Colombia algunas empresas multinacionales del sector energético, petrolero e inclusive estatal, como es el caso de Ecopetrol, han estimulado el desarrollo de auditorías ambientales como un instrumento de prevención que les permita asegurar el Página 13 de 151


cumplimiento de la legislación ambiental nacional, en donde se minimicen las acciones de tipo disciplinario y jurídico que se puedan generar en contra de sus intereses que podría eventualmente traducirse en elevados costos financieros. Un importante grupo de empresas del sector químico, agroquímico y petroquímico han incorporado en sus procesos mecanismos de auditoría ambiental ligados en muchos casos a programas de auditoría integral. (Zambrano, Olaya, 2003) El gobierno nacional, en el marco del desarrollo del Código de Minas, incorpora la auditoría ambiental externa como una herramienta requerida por las empresas, con una concesión minera, que aseguren ante las autoridades competentes, que sus compromisos técnicos-legales se desarrollan dentro de las medidas de desempeño establecidas. (Zambrano, Olaya, 2003) (1) Organización: Es un sistema diseñado para alcanzar ciertas metas y objetivos. Estos sistemas pueden, a su vez, estar conformados por otros subsistemas relacionados que cumplen funciones específicas. Grupo social formado por personas, tareas y administración, que interactúan en el marco de una estructura sistemática para cumplir objetivos. En el contexto del curso se utilizará como el equivalente a una empresa con actividad productiva de bienes o servicios.

Ver también. Sánchez Herrera & Asociados, (2007). La auditoría ambiental, Reseña histórica,

Lección 2. Objetivos de la Auditoría Ambiental. Logros de la auditoría Ambiental. Objetivos de la Auditoría Ambiental. El objetivo principal de una auditoría ambiental es conocer los derechos y obligaciones de una compañía o instalación, en materia de cumplimiento con las leyes locales, autonómicas o estatales. El propósito de una auditoría es aprender de la experiencia y debe aclarar algunos aspectos, como los siguientes:

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- Efectividad de los procedimientos utilizados para el manejo ambiental en una organización o proyecto. - La pertinencia de los planes de contingencia y emergencia, desde la perspectiva del control de pérdidas y el manejo de riesgos. - El manejo adecuado de las emisiones atmosféricas, vertimientos de aguas residuales y disposición fina de residuos sólidos y peligrosos. La auditoría constituye una herramienta de control y supervisión que contribuye a la creación de una cultura de la disciplina de la organización y permite descubrir fallas en las estructuras o vulnerabilidades existentes en la organización. Muchas corporaciones y agencias gubernamentales han establecido programas para hacer auditorías sobre el comportamiento ambiental de las actividades y han llegado a considerar a las auditorías ambientales como poderosos instrumentos de administración y manejo de proyectos. Una auditoría ambiental caracteriza adecuadamente los contaminantes y sitúa a la organización frente a las normas ambientales de cumplimiento, ya sean locales o nacionales. Su primer objetivo es estipular las bases para minimizar las obligaciones. Una auditoria debe permitir a una empresa reconocer las áreas problemáticas e implantar las medidas correctivas antes que algún organismo ambiental visite el lugar donde se desarrolla la actividad. Los objetivos globales se pueden resumir en conocer la situación ambiental, establecer las necesidades ambientales y determinar las medidas correctivas a aplicar con un determinado orden de prioridades Poder explicar a terceros las actividades de la compañía referentes a la protección del medio ambiente. Logros de la auditoría Ambiental. La meta a largo plazo de un programa de auditoría ambiental es proporcionar la base para evaluar y mejorar los sistemas de gestión e identificar y resolver los asuntos ambientales oportunamente antes que se conviertan en problemas, peligros o riesgos. Algunos de los logros de las auditorías ambientales, en general, se pueden resumir en los siguientes aspectos: - Identificar y documentar el nivel de cumplimiento de las instalaciones. Las auditorías ambientales registrarán las diferencias o las deficiencias que puedan existir en las instalaciones. Adicionalmente reconocerán las áreas en que el desempeño es ejemplar. Además, incluirán los patrones de evaluación de deficiencias que se puedan desarrollar en las organizaciones o con el tiempo. - Mejorar el desempeño general en materia ambiental en las organizaciones. Las auditorías programadas en forma regular darán un incentivo para la solución Página 15 de 151


permanente de los problemas ambientales en las instalaciones y proporcionarán un medio para identificar y realizar mejoras continuas en todas las operaciones. - Apoyar a la administración de las instalaciones. Además de verificar el nivel de cumplimiento de una instalación, las auditorías pueden servir para que la administración comprenda e interprete las reglamentaciones o las políticas actuales o futuras. - Identificar problemas de cumplimiento y soluciones costo-efectivas, y a determinar las necesidades de capacitación de los empleados. Así mismo, la información proporcionada en los protocolos y las listas de control desarrolladas por el grupo auditor pueden contribuir a que las instalaciones administren mejor sus operaciones. - Aumentar la conciencia ambiental en las organizaciones. Un programa de auditoría puede demostrar el compromiso de la alta administración con el cumplimiento en materia ambiental. Por su propia naturaleza, el programa de auditoría ayudará a reforzar la conciencia ambiental en cada una de las secciones, influyendo e involucrando a la vez, a los empleados de todos los niveles de la organización. - Identificar y evaluar los riesgos ambientales. Las auditorías evalúan los riesgos asociados con peligros regulados y no regulados. Incluyen propuestas de las medidas que se pueden adoptar para controlar, mitigar o eliminar los riesgos y evalúan el posible impacto en las organizaciones. - Optimizar los recursos. La identificación de las actividades y prácticas ambientales junto con la investigación hacia la consolidación de recursos y tecnologías redundan en estrategias de gestión más eficientes y rentables. - Proporcionar certeza a la administración superior. Las auditorías ambientales proporcionan a la alta dirección certeza que los asuntos ambientales se están manejando eficazmente y que se está minimizando la exposición de la organización (y de sus funcionarios responsables) a problemas de cumplimiento y a los peligros identificados.

Ver también: Freeport-McMoRan, Copper& Gold, (2007). Política sobre auditorías ambientales, adoptada por la SustainableDevelopment , Mesa Directiva de Freeport-McMoRan Copper & Gold Inc,

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Lección 3. Sectores donde se aplica la auditoría ambiental. Una auditoría ambiental, según se define en ISO 14010 es un proceso de verificación sistemático y documentado para obtener y evaluar objetivamente pruebas que determinen si las actividades ambientales especificadas, acontecimientos, condiciones, sistemas administrativos o la información acerca de estas cuestiones se ajustan a los criterios de auditoría y comunicar los resultados de este proceso al cliente. Las auditorías ambientales se desarrollan para formular programas que permitan cumplir con legislación vigente, nacional, regional, local o en el sector. Las organizaciones realizan auditorías ambientales porque desean conocer y analizar su situación respecto al medio ambiente y se convierte en un instrumento de gestión que garantiza el correcto funcionamiento de las políticas adoptadas proporcionando ventajas, tanto a la propia empresa como a su entorno natural. Como herramienta resulta cada vez más imprescindible dentro de la gestión empresarial, si se quiere asegurar que las actividades puestas en práctica por las organizaciones contribuyan al deterioro sobre el ambiente y al uso eficiente de los recursos. Aunque los procedimientos asociados al desarrollo de una auditoría ambiental son estandarizados, su alcance debe adecuarse a la naturaleza y complejidad de la empresa a auditar, por lo tanto es fundamental identificar los objetivos y contenidos básicos requeridos en cada caso, antes de iniciar una auditoría. Se pueden identificar dos sectores en donde se aplica la auditoría ambiental (CPL, 2004). - Empresas con un pobre sistema de gestión y bajo desempeño ambiental, La mayor parte de la PyMEs se encuentran en este sector. - Empresas que han iniciado la implementación de un sistema de gestión ambiental. En éste sector se observan principalmente las grandes empresas (mineras, manufactureras), hay otras que han cambiado su perspectiva empresarial, que pretenden reducir sus costos, incrementar la eficiencia de sus procesos productivos y acercarse al cumplimiento de la normatividad. Las estrategias se basan en un enfoque integral preventivo que pone énfasis en una mejor utilización de los recursos materiales y energéticos, incrementando simultáneamente la productividad, la competitividad y el desempeño ambiental de las empresas. Auditorías en empresas con bajo sistema de gestión La mayoría de PyMEs carece de un sistema de gestión ambiental, inclusive la gestión completa de la empresa presenta serias deficiencias. Por lo tanto el objetivo de una auditoría es efectuar un diagnóstico de la situación ambiental de la empresa, con miras a establecer un sistema de gestión integral, en el contexto de una política de producción limpia. Los objetivos de la auditoría se deben enfocar a: Página 17 de 151


- Obtener información para apoyar la implementación de un sistema de gestión. - Definir la misión de la empresa. - Identificar las principales fortalezas y debilidades. - Identificar las oportunidades y amenazas. - Definir las bases para establecer un sistema de gestión, que integre los aspectos de productividad, calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo. - Identificar el marco legal relevante y aplicable a la industria. Auditorías en empresas que poseen un adecuado sistema de gestión. Estas empresas requieren de una auditoría para apoyar la implementación exitosa de un sistema de gestión ambiental. Ello implica obtener información acerca de la posición ambiental de la empresa, hacer un seguimiento de los programas de implementación de medidas de gestión ambiental determinados con anterioridad e identificar medidas para un mejoramiento continuo del desempeño ambiental. Algunos objetivos de este tipo de auditoría son: - Verificar el cumplimiento con las normas ambientales vigentes, incluyendo los aspectos de desempeño industrial y las normas sobre seguridad y salud en el trabajo. - Verificar el cumplimiento de los objetivos y programas establecidos por la empresa en materias de medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo. - Identificar opciones de mejoramiento en el desempeño ambiental, incluyendo la seguridad y salud en el trabajo. Auditoría ambiental mundial. La mayoría de las compañías industriales multinacionales que cuentan con un programa de auditoría ambiental mundial, lo desarrollaron con objetivos cercanamente paralelos a las metas y objetivos de los programas domésticos de auditoría. Uno de los objetivos es garantizar que se han establecido procedimientos para manejar emergencias e incidentes ambientales. La tragedia de Bophal en India en 1984 constituyó el factor primordial que encauzó su desarrollo de los programas internacionales de auditorías. Como resultado, la mayoría de los programas de auditoría internacionales parecen concentrase más en la “evaluación del riesgo” de actividades y operaciones peligrosas que en el cumplimiento detallado de los programas de auditoría ambiental domésticos, (UNAM, 1995). Los programas de auditoría ambiental mundial se estructuras de manera totalmente separada de los programas domésticos de auditoría, dentro de la organización de una compañía. Página 18 de 151


Requisitos Una auditoría ambiental se debe centrar en una materia objeto, documentada y definida claramente y en una parte responsable de esta materia objeto, documentada e identificada claramente. La auditoría se debe realizar únicamente si, después de consultar con el cliente, el auditor opina que: - Existe información suficiente y apropiada acerca de la materia objeto de la auditoría. (1). - Existen recursos adecuados para apoyar el proceso de auditoría. - Existe una cooperación adecuada por parte del auditado. Ver accidentes ambientales, Bopal, 1984: Escape de 42 t de isocianato de metilo, Union Carbide, parte 1 duración 18:00.

Lección 4. Razones del desarrollo de la auditoría ambiental. Barreras para realizar auditorías ambientales. Razones del desarrollo de la auditoría ambiental. El objetivo o razón por la cual se realiza una auditoría es definido por el cliente. Los alcances, es decir, su extensión y sus límites y exclusiones, definidos en términos de factores como la ubicación física y las actividades de la organización y el criterio de la auditoría deben ser acordados entre el auditor líder y el cliente, y comunicado al auditado previamente a la realización de la auditoría. Con la auditoría se conoce la situación ambiental de una organización y refleja las acciones correctivas y propone recomendaciones para mejorar la situación encontrada. En base a lo anterior se puede establecer un plan de seguimiento formalizado que permita asegurar la eficacia. La auditoría ambiental brinda beneficios a las organizaciones y ofrece nuevas posibilidades, tales como: (Conesa, 1997) - Brinda conocimiento sobre la situación ambiental de la organización. - Facilita el control de la gestión ambiental - Instrumento de gestión para garantizar el correcto funcionamiento de la política de la organización. - Declara el cumplimiento de la normatividad. - Mejora el rendimiento en la utilización de recursos. - Ayuda en la toma de decisiones. Página 19 de 151


- Herramienta de control interno. - Suministra información en caso de situaciones de emergencia. - Facilita la obtención de licencias, permisos. - Acceso a incentivos fiscales, ayudas, subsidios, préstamos, etc. - Permite negociar las pólizas de seguro que cubren riesgos ambientales. - Acceso a contratos públicos. - Mejora la imagen de la organización. - Facilita el intercambio de información entre los sectores productivos. - Genera un documento de referencia al interior y al exterior de la organización. La auditoría podría evidenciar entre otros: - Impactos sobre la salud pública. - Impactos sobre la seguridad de los empleados. - Impactos sobre el medio ambiente. - Impactos sobre la propiedad. - Incumplimientos administrativos. La auditoría podrá en el mediano plazo: - Mejorar el conocimiento de los procesos. - Mejorar el desempeño ambiental. - Mejorar el conocimiento de las posibles fuentes de contaminación. - Mejorar la calidad de los productos. - Mejorar los planes de seguridad e higiene. - Mejorar la situación del personal. - Aumentar la productividad de la planta. La auditoría ambiental debe saber conjugar el objetivo prioritario de una organización, de obtención de beneficios, con el de protección del medio ambiente, (Harrison, 1995). En ocasiones se presentan situaciones particulares que exigen el cumplimiento de una auditoría ambiental, tales como: - Evaluación de la contaminación de una actividad. - Evaluación del impacto ambiental de un proyecto. - Auditoría previa a una compra de empresa o fusión. Página 20 de 151


- Auditoría de cumplimiento de normatividad. - Resolución de conflictos. - Verificación de cumplimiento solicitado por los clientes. - Cumplimiento de términos contractuales. Figura 2. Porqué se requiere la auditoría

¿Porque se requiere la auditoría? Determinar conformidad

B

Determinar funcionamiento

A

C

Oportunidades de mejora

Porque Auditoría

Determinar efectividad

E

D

Asegurar el cumplimiento de requisitos legales

Fuente: El autor Barreras para realizar auditorías ambientales. Se considera al auditor como un rival o crítico de aquellos con los que trata, debido a las desviaciones internas que pudiera detectar en las diferentes áreas A nivel mundial se han presentado situaciones que han puesto en crisis el criterio y el trabajo realizado por auditores que generan un deterioro en el desprestigio del auditor y su independencia causados por la corrupción y otros tipos de fraudes. Se considera que los resultados de las auditorías internas pueden ser manipulados por la alta gerencia para ocultar incumplimientos normativos, restándole credibilidad ante terceras partes. (1). Materia objeto de la auditoría: Actividad, proceso, evento, condición, sistema de gestión ambiental especificado. Página 21 de 151


Lección 5. Entradas y salidas del proceso de auditoría. Estructura general de la auditoría ambiental. Entradas y salidas del proceso de auditoría. La auditoría es un proceso a través del cual un sujeto -Auditor- lleva a cabo la revisión de un objeto -situación auditada- con el fin de emitir una opinión acerca de su razonabilidad fidelidad- sobre la base de un patrón o estándar establecido La auditoría es un proceso sistemático, esto quiere decir que en toda auditoría debe existir un conjunto de procedimientos lógicos y organizados que el auditor debe cumplir para la recopilación de la información que necesita para emitir su opinión final. Los procedimientos varían de acuerdo a las características de cada organización pero el auditor da cumplimiento a estándares generales establecidos para su función. La evidencia que debe obtener el auditor consiste en una amplia gama de información y datos que le ayudan a elaborar su informe final. El auditor debe realizar su trabajo con una actitud neutral y de independencia. Usa su criterio profesional para determinar que la evidencia que posee en la apropiada. Debe considerar cualquier elemento o dato que le permita realizar una evaluación objetiva y expresar un dictamen profesional. La colaboración activa de todos los funcionarios de la empresa auditada es una condición fundamental para el éxito de la auditoría. Para ello, es necesario que el responsable ambiental de la empresa explique claramente los objetivos que se persiguen con la auditoría y los pasos a seguir, evitando que ésta sea vista como una amenaza. La comunicación entre el equipo auditor y el interlocutor interno deberá ser fluida y expedita, de modo que cada acción del equipo auditor se lleve a cabo luego de que ésta ha sido aceptada y comprendida por los responsables de la empresa. Información requerida en la preparación de la auditoría. La información preliminar deberá ser analizada en profundidad, en conjunto con los factores del entorno que pueden ser afectados por las actividades de la empresa, para identificar y evaluar las relaciones entre ellos. Ello permitirá apoyar el establecimiento de prioridades previo al programa en el sitio. - Descripción de la empresa, productos, prácticas y procesos, modo de operación. - Requerimientos materiales y energéticos. - Historial de problemas ambientales (con la comunidad, autoridades, etc.). - Identificación y cuantificación de los residuos (emisiones gaseosas y líquidas, residuos sólidos). - Fuentes de residuos en el proceso. Gestión (segregación, reciclo, recuperación). - Tratamiento y control de residuos. Página 22 de 151


- Identificación de compuestos peligrosos. Cantidades, transporte, almacenamiento, etc. - Identificación de otros agentes de impacto potencial sobre el medio ambiente. - Planes de emergencia. - Historial de accidentes. - Planes de entrenamiento. Información sobre riesgos operacionales. - Informes médicos acerca la salud de los trabajadores. - Controles ambientales existentes, señales de alerta, alarmas, documentación. - Programa de vigilancia ambiental. Grado de cumplimiento. Identificación de los estándares para evaluar el comportamiento ambiental: Este aspecto es importante, particularmente en aquellas auditorías que impliquen verificación del comportamiento ambiental. Los estándares son valores que fijan mínimos de calidad ambiental o máximos para las emisiones. Los estándares pueden ser internos (establecidos por las políticas ambientales de la empresa) o externos (establecidos por la legislación o normas sectoriales). Es importante acordar desde un comienzo cuales estándares serán utilizados, existiendo un consenso al respecto entre el equipo auditor y la empresa auditada. Definición de los métodos y procedimientos a utilizar en el trabajo en sitio: Se debe disponer de los procedimientos de muestreo y análisis. Ellos permitirán llevar a cabo el trabajo en terreno para comprobar el grado de veracidad de la información disponible. Herramientas básicas: Las herramientas básicas para obtener información en terreno son: los documentos de trabajo, las reuniones y los análisis u observaciones técnicas. Es fundamental contar con documentos de trabajo que permitan abordar en forma estructurada la auditoría. Las entrevistas deben realizarse personalmente, para así poder apreciar las reacciones del entrevistado y darle mayor interacción a la comunicación. Los cuestionarios sirven para darle una mayor orientación a la entrevista, estableciendo criterios previamente definidos, permitiendo además generar un documento de trabajo. Los resultados de los análisis y observaciones técnicas efectuadas en terreno, deben ser comparados con los estándares correspondientes. Estructura general de la auditoría ambiental. Actividades previas: - Definición de objetivos. - Definición de alcances. Página 23 de 151


- Selección del equipo de auditoría - Definición de los recursos necesarios - Selección de los sitios y actividades a auditar. Actividades en sitio: - Reunión de apertura. - Identificación y comprensión del sistema de gestión - Recopilación de información en sitio. Preguntas, Observación directa, Verificación de datos, - Evaluación de los resultados. - Reunión de cierre Actividades Finales: - Informe final - Plan de seguimiento

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CAPÍTULO 2. TIPOS DE AUDITORÍAS AMBIENTALES Lección 06. Tipos de auditoría. Auditoría de primera parte. Auditoría de segunda parte. Auditoría de tercera parte. Auditoría combinada. Auditoría mixta. Auditoría de autoevaluación. Tipos de auditoría. Se considera la auditoria como el examen crítico y sistemático que realiza una persona o grupo de personan independientes del sistema auditado, para emitir concepto sobre la información contenida y el cumplimiento de las normas, mediante la revisión y verificación. Existen muchos tipos de auditorías que se pueden realizar en una organización. Algunas de ellas: (PCL, 2004; Secretaría de Recursos Naturales y Ambiente, República de Honduras, 2010). - Auditoría de dirección. Como una extensión de la función de supervisión de la alta gerencia. - Auditoría fiscal. Para determinar si los tributos al fisco se efectúan en la cantidad debida y dentro de los plazos y formas establecidos. - Auditoría de energía, Inspección, estudio y análisis de los flujos de energía en un edificio, proceso o sistema, - Auditoría informática. Proceso de recoger, agrupar y evaluar evidencias para determinar si un sistema de información mantiene la integridad de los datos y utiliza eficientemente los recursos. - Auditoría de seguridad. Valida las medidas de protección que se llevan a cabo, sobre la base de la política de seguridad, verificando que cada regla se aplique correctamente - Auditoría operativa. Valoración de todas las operaciones de una empresa para determinar si se llevan a cabo políticas y procedimientos aceptables, si se siguen las normas restablecida; si se utilizan los recursos de forma eficaz y económica; si los objetivos de la organización se han alcanzado. - Auditoría de seguridad y salud en el trabajo. Conocer los antecedentes que permitan identifica los riesgos a los procesos productivos, de servicios, la tecnología y la organización. - Auditoría de auditoría social. Proceso que una empresa realiza para presentar el balance de su acción social y su comportamiento. La auditoría ambiental está dentro de la categoría de auditoría especial y juzga los logros y la posición ambiental de una organización. Página 25 de 151


A su vez las auditorías ambientales se pueden clasificar de acuerdo a la función o a los aspectos intrínsecos, tales como: - Procedencia del equipo auditor - Objeto - Por el entorno ambiental auditado - Por su periodicidad - Por la temporalidad del efecto - Por su alcance Auditoría de primera parte. Es aquella auditoría llevada a cabo por personal propio de la empresa. La práctica de estas auditorías requiere contar con personal calificado en materia ambiental, además de los recursos y herramientas necesarias involucradas en el proceso. La ventaja principal consiste en que los auditores están sumamente familiarizados con la empresa y el entorno productivo específico en donde se desarrolla su labor, además brinda una evaluación de tipo confidencial, puesto que la información solo es conocida por la empresa, siendo la desventaja principal la falta de credibilidad de validez que se le podría otorgar por cuenta de las autoridades e inspectores públicos. Auditoría de segunda parte. Las auditorías de segunda parte las realizan las partes que tienen interés en la organización, por ejemplo los clientes, u otras personas en su nombre. Auditoría de tercera parte. Las auditorías de tercera parte las realizan organizaciones auditoras externas e independientes, como por ejemplo las que ofrecen registro o certificación de conformidad con los requisitos de una norma de Gestión Ambiental, como la ISO 14000. Auditoría combinada. Cuando la auditoría se realiza conjuntamente de los sistemas de gestión de la calidad con la de gestión ambiental. Auditoría mixta. Cuando dos o más organizaciones auditoras cooperan en la realización de una auditoría. Auditoría de autoevaluación. Tiene como objetivo auto evaluar la efectividad del sistema de gestión ambiental de una organización. Es de carácter general y hace un análisis global de todo el sistema de gestión ambiental de la empresa. Diagnostica el grado de cumplimiento de la política ambiental de la empresa, de los fines de los programas de gestión, de los estándares establecidos, de los puntos débiles y puntos fuertes. Incluye temas como: Página 26 de 151


- Organigrama de la empresa: jerarquías, funciones y responsabilidades ambientales. - Recursos financieros asignados a la gestión ambiental. - Mecanismos de comunicación: dentro de la empresa, hacia la comunidad e instituciones ambientales. - Imagen externa: comunidad, clientes, proveedores, instituciones. - Mantención, control y accesibilidad de la documentación de relevancia ambiental. - Programas de entrenamiento en materia de gestión ambiental. - Niveles de sensibilidad y conciencia ambiental. - Verificar el cumplimiento de los objetivos y planes de gestión ambiental. Ver otros tipos de auditoría en: Secretaria de Recursos Naturales y Ambiente, Acuerdo No. 887-2009, por el cual se reglamentan las auditorías ambientales, Republica de Honduras, Tegucigalpa, M. D. C., 15 de enero de 2010, La Gaceta, No. 32, 114.

Lección 07. Tipos de auditoría ambiental por objeto. Auditoría ambiental básica. Auditoría operacional. Auditoría de certificación. Auditoría del Sistema de Gestión Ambiental (SGA). Auditorías de rutina. La creciente necesidad de mejorar el desempeño ambiental en todo proyecto de desarrollo o proceso industrial y la tendencia creciente de la industria hacia los criterios de sostenibilidad, han promovido sistemas y técnicas de valoración del manejo ambiental. Por lo tanto en el marco de las auditorías ambientales se han planteado diferentes esquemas o tipos de auditorías: Auditoría ambiental básica. Comprende un proceso sistemático para chequear, medir o valorar la relación entre una instalación industrial y su medio ambiente, de manera que este esquema se aplica a instalaciones que se encuentran en operación o en el arranque de su proceso operativo. Auditoría operacional. Proporciona a la administración de una organización el cumplimiento normativo, con pruebas y registros. La auditoría revisa los sistemas de gestión internos e identifica las áreas existentes o posibles problemas ambientales, en salud y seguridad. La auditoría operacional se enfoca en el cumplimiento de las instalaciones con respecto a: - Temas relacionados con permisos y cumplimiento de una instalación para satisfacer los requerimientos normativos y de la organización. Página 27 de 151


- Identificación y evaluación de los gastos requeridos de capital. A su vez las auditorías operacionales en un sector industrial puede subdividirse en aspectos específicos, Tal es el ejemplo de la industria del petróleo que puede diferenciar las siguientes, entre otras: - Auditorias de administración. - Auditorías de exploración. - Auditorías de producción - Auditorías de refinerías - Auditorías de mantenimiento -

Auditorías especiales (calidad de aire, calidad de agua, etc.)

-

Auditorías de manejo desechos.

- etc. Auditoría de certificación. La certificación consiste en que un tercero acreditado visite una organización, evalúe su sistema de gestión y emita un certificado que demuestre que esta organización cumple los principios establecidos en la norma que se trate. Cuando se emite un certificado, el tercero acreditado visita la organización regularmente a fin de auditar si continúa cumpliendo las especificaciones planteadas en el estándar o esquema de certificación. La certificación demuestra a los clientes, competidores, proveedores, empleados e inversores que la organización emplea las mejores prácticas reconocidas en su sector. Además: -

La certificación ayuda a demostrar a las partes interesadas que el negocio funciona con eficacia.

-

El proceso de conseguir y mantener la certificación también ayuda a garantizar la mejora y el perfeccionamiento continuo de las actividades.

-

El proceso regular de auditoría mejora la responsabilidad, el compromiso y la motivación de los empleados.

- La certificación puede mejorar el rendimiento global, eliminar la desconfianza y ampliar las oportunidades de mercado. Auditoría del Sistema de Gestión Ambiental (SGA). Organizaciones de todo tipo pueden tener la necesidad de demostrar su responsabilidad ambiental. El concepto de Sistema de Gestión Ambiental y la práctica asociada de Auditoría Ambiental se ha tornado como una forma de satisfacer esta necesidad. La Página 28 de 151


intención de estos sistemas es la de ayudar a una organización a establecer y mejorar sus políticas, objetivos, estándares y otros requerimientos ambientales. Un conjunto de estándares ambientales han sido elaborados para guiar a las organizaciones, auditores y sus clientes, en los principios comunes para la ejecución de auditorías ambientales. Auditorías de rutina. Constituyen un valioso elemento dentro de un programa de cumplimiento, puesto que detectan violaciones existentes, permiten la remediación inmediata o ayudan a prevenir violaciones inminentes antes que sucedan. Ver también: Diferencias entre los distintos tipos de auditorias, por Wolonsky, J.

Lección 08. Tipos de auditoría ambiental por objetivos. Auditoría de cumplimiento / conformidad. Auditoría de producto o puntual. Auditoría de desempeño. Auditoría ambiental de control. Auditoría de efectividad. Auditoría de predicción de impactos. Auditoría de riesgo. Auditoría de siniestros. Auditoría de transferencia de la propiedad. Auditoría transaccional. Auditoría de seguridad e higiene. Auditoría de recursos. Tipos de auditoría ambiental por objetivos. Auditoría de cumplimiento / conformidad. El objetivo de este tipo de auditoría es brindar una opinión objetiva, profesional e independiente sobre el cumplimiento o desviaciones de las leyes, reglamentos y políticas que regulan la actividad de la entidad auditada. También pueden incluir los estándares del sector industrial, así como los códigos de prácticas de la organización. Los objetivos de éste tipo de auditorías son puramente defensivos por parte de la organización. Trata de verificar que se cumple con toda la normatividad vigente en materia ambiental. Es primordialmente una auditoría sectorial de carácter jurídico. A su vez forma parte de la auditoría del sistema de gestión ambiental. Auditoría de producto o puntual. La auditoría de producto examina los efectos que sobre el medio ambiente produce un determinado producto, una operación concreta de la actividad, una determinada planta, etc., es decir se circunscribe a un tema específico o determinado. Puede también incluirse como una auditoría sectorial. Auditoría de desempeño. El objetivo de ésta auditoría es evaluar los recursos disponibles, asegurase que están siendo manejados con eficiencia y economía razonables, y si es necesario identificar las Página 29 de 151


causas de los desperdicios, gastos excesivos o usos inadecuados, para así recomendar maneras de mejorar la utilización de dichos recursos. La auditoría de desempeño o reglamentaría es una actividad que ayuda determinar el grado de cumplimiento y el rendimiento ambiental de las instalaciones en operación. Se usan como un mecanismo para identificar temas de interés o de preocupación ambiental, para establecer metas ambientales y para implementar acciones. Estas auditorías incluyen, pero no se limitan a, el control de contaminación del aire, del agua y prevención de derrames; disposición de desechos sólidos y peligrosos; manejo de plaguicidas; transporte de sustancias peligrosas; planes de emergencia y control de derrames; y control de sustancias tóxicas. Auditoría ambiental de control. Se concentran en la evaluación de las políticas y procedimientos de control de la organización que se han desarrollado para garantizar un nivel adecuado de conciencia ambiental entre los empleados y para brindar protección ambiental. Además especifican los métodos que posee la organización para monitorear las leyes y los reglamentos aplicables. Auditoría de efectividad. El propósito de ésta auditoría es comparar el grado de cercanía o desviación de la organización de los objetivos establecidos. Auditoría de predicción de impactos. Estas auditorías son diseñadas para identificar y cuantificar los cambios ambientales que se presentan como consecuencia de un proyecto. Su objetivo es evaluar la exactitud y utilidad de las técnicas de predicción utilizadas en una evaluación de impacto ambiental, comparando las consecuencias reales con las consecuencias predicha en el proyecto. El uso de los resultados permite hacer ajustes o mejoras en futuras predicciones de impactos para proyectos similares. Auditoría de riesgo. Identifican los riesgos que una operación implica para el medio ambiente natural e indirectamente para el personal de la organización y la comunidad local. El principal propósito es identificar donde una organización puede actuar anticipadamente para tratar problemas ambientales potenciales. Trata de investigar y limitar los riesgos ambientales que está corriendo la empresa, que puede incidir en pérdida de credibilidad, de imagen, de disminución de ventas de un producto por ser contaminante, etc. También puede considerar los riesgos económicos, tales como la pérdida de subsidios o ayudas, sanciones, imposiciones. Se trata de una auditoría de tipo puntual que a su vez forma parte de una auditoría del sistema de gestión ambiental de la empresa. Página 30 de 151


Auditoría de siniestros. La auditoría de siniestros o accidentes suele tener lugar cuando ha habido un accidente y se precisan evidencias para ser aportadas a un proceso judicial. En éste caso se trata de una auditoría puntual que busca las causas del accidente, intenta determinar y depurar las responsabilidades, civiles o penales, y decide la estrategia para remediarlas. Esta auditoría es un instrumento que cubre responsabilidades pasadas. También forma parte de una auditoría del sistema de gestión ambiental, analizando las series históricas de accidentes habidos en la organización, verificando además, el cumplimiento de los planes de seguridad. Auditoría de transferencia de la propiedad. Estas auditorías difieren ligeramente de los demás tipos de auditorías ambientales. Mientras que las auditorías de control, cumplimiento y riesgo enfocan principalmente las operaciones actuales, una auditoría de transferencia de la propiedad tiende a identificar en qué las operaciones anteriores pudieron haber causado un impacto ambiental. Se realiza principalmente por la compra, venta o total abandono propuesto de las instalaciones. Además puede incluir algunos componentes de una auditoría de cumplimiento para indicar dónde el posible incumplimiento pudo haber causado un impacto ambiental. Auditoría transaccional. El objeto principal es evaluar la transferencia de posibles responsabilidades asociadas con la transacción de propiedad o negocio, cuando va a ser adquirida, absorbida o se va a fusionar con otra. De ésta manera la empresa adquiriente evalúa sus riesgos antes de cerrar la operación. Una auditoría de adquisición investiga las propiedades posibles para asegurar el cumplimiento con las regulaciones a fin de: - Demostrar la responsabilidad de la organización. - Prevenir la responsabilidad corporativa de la organización al hacer una compra de propiedad. - Proteger o indemnizar compañías en relación a operaciones futuras. Como beneficios se pueden identificar: - Provee información antes de comprar el terreno u otra diversidad de uso de terreno - Incrementar el valor de la propiedad. - Mejorar las condiciones de venta del terreno. - Mejorar las relaciones públicas y el desarrollo del marcado. Auditoría de seguridad e higiene. Este tipo de auditorías tienen como objeto la evaluación y minimización de los daños y riesgos que todo proceso empresarial puede plantear a sus empleados; la verificación del Página 31 de 151


nivel de salud e higiene de los empleados; el análisis del cumplimiento de la normatividad vigente en los temas de seguridad e higiene en el trabajo. Auditoría de recursos. Las auditorías de recursos tienen como objeto el análisis de los consumos específicos de la empresa, tales como materias primas, energía, etc. Este análisis incluye la verificación que se está utilizando los recursos por debajo de las tasas de consumo, renovación o uso; el estudio de rendimientos, con objeto de reducir y minimizar las pérdidas; el desarrollo de un plan de gestión óptimo de recursos, evaluando las diversas alternativas de reciclaje, reutilización, reducción, etc.

Lección 09. Carácter de la auditoría. Auditoría por la procedencia del equipo auditor. Auditoría interna. Auditoría externa. Relación entre las auditorías internas y las externas. Auditoría conjunta. Carácter de la auditoría. Auditoría por la procedencia del equipo auditor. Figura 3. Auditoría por procedencia del equipo auditor AUDITORÍA por la procedencia del Equipo Auditor Interna

Auditoria de segunda parte Externa de tercera parte

Combinada

Conjunta

Fuente: El autor

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Auditoría interna. Algunas veces llamadas auditorías por primera parte son realizadas por la propia organización o en nombre de ésta, para revisión por la dirección y otros propósitos internos y pueden formar la base de una autodeclaración de conformidad por parte de la organización. El equipo auditor forma parte del personal fijo de la empresa y está encuadrado en un órgano competente dentro de su organización. Las auditorías ambientales suelen reportar, dependiendo del tipo de organización y de su complejidad, a diferentes mandos de dirección. Algunos de ellos podrían ser: -

Dirección general Director técnico Director de producción Director de auditoría interna Director de gestión ambiental Director de HSE [Health (salud), Safety (seguridad), Environmental (ambiental)].

En la Tabla 1. Se relacionan las ventajas y los inconvenientes de la auditoría interna Tabla 1, Ventajas e Inconvenientes de la Auditoría interna VENTAJAS

INCONVENIENTES

Conocimiento a profundidad de las Falta de expertos actividades Operatividad en la ejecución

Insuficiencia, e veces inexistencia de Auditorías ambientales

Garantía de calidad

Carencia de metodología

Menor costo para la organización

Desconocimiento detallado de la normatividad aplicable Poca disponibilidad de tiempo (se hace lo urgente) Sesgo al abordar los problemas, por la costumbre, rutina o confianza que se tiene en los procesos Pérdida de credibilidad. Se puede cuestionar la objetividad, conclusiones tendenciosas o arbitrarias. Página 33 de 151


Auditoría externa. El equipo auditor es independiente de la empresa, no forma parte de ella, ni tiene relación funcional con ella. Las auditorías ambientales externas van adquiriendo mayor importancia debido a: -

Normatividad que las exige. Intereses de política sectorial. Por compra de sociedades o fusiones. Por homologaciones Por denuncias Como complemento de auditorías internas, para reforzar o para contratar.

En la Tabla 2. se relacionan las ventajas y los inconvenientes de la auditoría externa Tabla 2, Ventajas e Inconvenientes de la Auditoría Externa VENTAJAS

INCONVENIENTES

Profesionalismo

Bajo conocimiento previo de la organización y procesos.

Independencia

Disponen de poco tiempo para profundizar en los procesos

Objetividad

Dependen en gran medida de la información que le suministre el auditado Interfieren en la marcha normal de las

Disponibilidad

actividades Metodología específica

Requiere de dedicación de tiempo por parte del personal técnico

Buen conocimiento de la normatividad

Alto costo económico

Credibilidad

Relación entre las auditorías internas y las externas. Entre la auditoría interna y la externa se debe producir una complementariedad y un sinergismo que va evolucionando en la medida que “madura” la función interna en las organizaciones. Página 34 de 151


En las primeras fases el equipo auditor externo puede recomendar la implementación de las auditorías internas sistematizadas y periódicas. El equipo auditor externo interviene en la formación del personal necesario para formar un equipo auditor interno, adapta una metodología acorde con las particularidades de la actividad, y realiza conjuntamente la primera auditoría y supervisa las siguientes. El equipo auditor interno ayudará al externo en el conocimiento a fondo de los procesos de la actividad estudiada Auditoría conjunta. Es aquella realizada por auditores propios de la empresa asistidos por auditores externo, o viceversa, en este estudio colaboran ambos equipos de auditores, brindándose apoyo e intercambiando información. Suele ser la forma más beneficiosa porque combina las ventajas de ambos tipos anulando las desventajas. El principal inconveniente se presenta cuando hay disputas entre el personal y cuando no ocurre una buena relación laboral entre ambos equipos.

Ver también: Zimmerman, B. (2008). Internal and external EMS Auditing: Maximizing Value

Lección 10. Auditoría ambiental técnica. Auditoría ambiental legal. Auditoría de seguridad y salud en el trabajo. Auditoría ambiental económica-financiera. Auditoría ambiental técnica. Tiene como objetivo reunir, analizar y evaluar información sobre la naturaleza del proceso y los problemas ambientales asociados a los residuos materiales y energéticos. Permite evaluar si la tecnología, los procesos, residuos y productos finales son apropiados o no. Este es un componente básico de una auditoría ambiental. Se pueden incluir como actividades las siguientes: - Caracterizar el proceso auditado identificando los procesos y las operaciones unitarias. - Identificar y cuantificar las materias primas, insumos, combustibles y servicios. - Elaborar un balance de materias primas, insumos, energía y agua, determinando las entradas, salidas, consumos, pérdidas y eficiencia de utilización. Página 35 de 151


- Identificar, caracterizar y cuantificar los residuos sólidos, gaseosos y líquidos. - Caracterizar el sistema de gestión, tratamiento y disposición final de los residuos de producción. - Caracterizar el almacenamiento y gestión de materiales y residuos peligrosos. - Identificar las fuentes y determinar los niveles de ruido. - Identificar las condiciones de operación peligrosas y ambientalmente relevantes, tales como alta temperatura, presión, pH extremo, compuestos peligrosos. - Identificar las áreas del proceso con mayor impacto potencial. - Comparar con otras alternativas tecnológicas disponibles. Auditoría ambiental legal. Tiene como objetivo verificar la situación de la empresa respecto a la legislación ambiental vigente. Incluye: - Identificar las normas y estándares ambientales relevantes locales, nacionales, e internacionales. - Evaluar los impactos ambientales, como olores, ruidos, emisiones atmosféricas, residuos líquidos y residuos sólidos. - Comparar los parámetros medidos con los estándares establecidos en las normas de emisión. - Considerar los aspectos regulatorios de la actividad industrial, la compatibilidad entre la calificación industrial y el plan regulador. - Evaluar las condiciones sanitarias y ambientales en los lugares de trabajo, así como las normas sobre prevención de accidentes del trabajo. - Identificar futuros desafíos en el plano legal. Auditoría de seguridad y salud en el trabajo. Tiene como objetivo conocer los antecedentes que permitan identificar los riesgos asociados a los procesos productivos, de servicios, la tecnología y la organización. Se debe identificar: - Identificar la estructura organizacional relativa a la prevención de riesgos. - Analizar el sistema de selección y capacitación del personal. - Verificar el cumplimiento de las normas sobre prevención de riesgos profesionales. - Analizar los programas de seguridad e higiene industrial. - Verificar las condiciones sanitarias y ambientales en el lugar de trabajo. - Análisis de riesgos. Página 36 de 151


- Evaluar los planes de emergencia. - Revisar las estadísticas de accidentes. Auditoría ambiental económica-financiera. Tiene como objetivo estructurar un programa de inversiones para el mejoramiento ambiental. Debe incluir: - Costos directos e indirectos debido al no cumplimiento de estándares ambientales, tales como multas, cierre de planta, pérdida de clientes, incremento en las pólizas de seguros. - Costos asociados a accidentes, tales como seguros, indemnizaciones, daños al personal y a los equipos, disminución de producción. - Costos asociados al tratamiento y disposición de residuos de producción. - Requerimientos de inversión para mejoramiento ambiental, tales como el reemplazo de unidades ineficientes, nuevos sistemas de control de procesos, modificaciones al proceso, nuevas líneas, etc. - Costos de operación asociados a mejoramiento ambiental, tales como el incremento en costo de materiales y energéticos. - Identificar y valorar potenciales beneficios por ahorros energéticos y materiales, por incremento de eficiencia, por prevención de residuos; por reducción de accidentes, de incidentes ambientales, de costos de tratamiento y de disposición de residuos; por nuevos subproductos. - Análisis de costo - beneficio para alternativas de mejoramiento ambiental propuestas. - Identificar las fuentes de financiamiento preferencial de apoyo al mejor desempeño. Aunque se espera que un auditor conozca los problemas ambientales de la industria, se han preparado distintas guías sectoriales que pueden proporcionar excelente información básica sobre los temas a los cuales se refiere cada una de las preguntas del auditor.

A modo de ejemplo se incluye una Guía de diagnóstico para el subsector avícola, granjas avícolas.

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CAPÍTULO 3. CARACTERÍSTICAS AUDITORES AMBIENTALES Lección 11. Comparación Auditor, Asesor e Interventor. La auditoría es eminentemente positiva en la medida en que se oriente a mejorar el funcionamiento del sistema. No debe darse la impresión que el papel del auditor está dirigido a criticar en forma negativa el accionar de las entidades porque esa percepción puede dificultar la receptividad e implementación de las recomendaciones destinadas a promover las mejoras en la efectividad, economía y transparencia en las operaciones. Auditor ambiental. Persona calificada para efectuar auditorías ambientales. El auditor podrá ser un individuo u organización, interno o externo, con competencia para realizar auditorías ambientales. En una auditoría, el auditor debe ser independiente del auditado, esto es, el auditor no puede ser ni responsable de la materia auditada, ni depender de éste, como tampoco puede ser un superior inmediato del responsable de la materia auditada. Para ser aceptado como auditor ambiental por parte de un cliente basta que el cliente considere al auditor como profesionalmente idóneo. Generalmente, ello ocurre en base a los antecedentes curriculares que pueden incluir certificados que califican o avalan la competencia de una determinada persona como auditor. Estos certificados generalmente son emitidos por agrupaciones profesionales que mantienen un registro de auditores en algún país. La calidad en el levantamiento y evaluación de hallazgos en una auditoría es directamente proporcional a la calidad de los auditores que la realizan. Los auditores externos generalmente proveen servicios a través de empresas de servicios de consultoría o asesoría. Los auditores internos generalmente son miembros de alguna unidad interna que atiende los asuntos ambientales de la organización. Asesor. Persona o grupo de ellas que ofrecen conocimientos y consejos sobre un tema a alguien que carece de esos conocimientos y los necesita a cambio de unos honorarios. Los despachos especializados en asesoría ofrecen servicios independientes a otras personas o profesionales que carecen de conocimientos necesarios sobre un tema concreto y prefieren la ayuda de un especialista, y también ofrecen a las pequeñas empresas la posibilidad de acceder a los servicios de asesoría sin tener que contar con un departamento propio. Además, los servicios de asesoría suelen ir acompañados de los servicios de gestoría (realización de trámites, entrega y recogida de documentos, etc.), por lo que la función del asesor gestor resulta muy necesaria para el pequeño empresario o profesional que se ha de centrar en su trabajo Página 38 de 151


Un asesor da orientación con referencia a una normativa en función, generalmente gente con preparación y profesionales con experiencia en el ramo que asesora y son de mucha ayuda en una auditoria. Evaluador. Es el técnico capacitado y calificado para determinar los precios comerciales, de operación o catastrales dependiendo el caso. También puede atender o evaluar daños, estándares de calidad, hay muchas especialidades y pudiera ser muy extenso. Consultor. (Del latín consultus que significa "asesoramiento"). Es el especialista en su ramo que da consejo experto en un dominio particular o área de experiencia o auxilia en la toma de decisiones técnicas, inversión, salud, ley, recursos humanos, ventas, medicina, finanzas, relaciones públicas, comunicación etc. La consultoría de empresas es un servicio de asesoramiento profesional independiente que ayuda a los gerentes y a las organizaciones a alcanzarlos objetivos y fines de la organización mediante la solución de problemas gerenciales y empresariales, el descubrimiento y la evaluación de nuevas oportunidades, el mejoramiento del aprendizaje y la puesta en práctica de cambios. Razones para contratar una consultoría: -

Alcanzar los fines y objetivos de la organización Resolver los problemas gerenciales y empresariales Descubrir y evaluar nuevas oportunidades Mejorar el aprendizaje Poner en práctica los cambios.

También es el servicio que se contrata para garantizar la viabilidad de un proyecto u obra, por ejemplo si se dispone de un gerente de proyecto pero se solicita el servicio de un consultor para que conceptúe si es correcto o tiene alguna deficiencia. Interventor. Interventor es la persona natural o jurídica, vinculada o no laboralmente con la organización, que representa a la organización en el contrato para ejercer la inspección y vigilancia de la correcta ejecución del objeto contractual, dentro de los parámetros establecidos y requeridos por el tipo de obra o proyecto. El Interventor tiene como función hacerle seguimiento y control a la acción del contratista, para verificar el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato, como es el caso de las especificaciones técnicas contratadas, supervisar la ejecución del objeto establecido en cada uno de los contratos y teniendo en cuenta los recursos asignados al contrato. La Interventoría es la supervisión, coordinación y control realizado por una persona natural o jurídica, a los diferentes aspectos que intervienen en el desarrollo de un Página 39 de 151


contrato o de una orden, llámese de servicio, consultoría, obra, trabajo, compra, suministro, etc., que se ejerce a partir de la firma y perfeccionamiento del mismo, hasta la liquidación definitiva, bajo la observancia de las disposiciones legales vigentes. La Interventoría o Supervisión puede ser ejercida directamente por la organización a través de sus funcionarios, o por contratistas que ejerzan actividades administrativas y/o técnicas o contratados exclusivamente para la realizar determinada o determinadas interventorías, siempre y cuando esta función esté permitida expresamente en el contrato o la Ley. La designación se debe informar por escrito a quien habrá de ejercerla o se le enviará copia del acta del Comité de Contratación donde sea designado. La designación del Interventor o Supervisor debe recaer en una persona idónea, con conocimientos, experiencia y perfil apropiado al objeto de la Interventoría o Supervisión. Para tal efecto, el funcionario responsable de designar al Interventor o Supervisor deberá tener en cuenta que el perfil profesional de la persona designada o seleccionada, se ajuste al objeto del contrato, así como la disponibilidad y logística para desarrollar las funciones. La Interventoría o Supervisión implica una posición imparcial, por lo tanto, en la interpretación del contrato y en la toma de decisiones la Interventoría o Supervisión debe cumplir, entre otros, con los siguientes objetivos: Controlar, Exigir, Prevenir, Verificar. Ver también: International Register of Certificated Auditors, IRCA Grados de auditor, en IRCA, Requisitos para la certificación de auditores de sistemas de gestión ambiental (EMS).

Lección 12. Atributos personales del auditor. Competencia y experiencia. Incompatibilidad de funciones. Características deseables y no deseables. Como transmitir una buena imagen. Atributos personales del auditor. El auditor debe tener suficiente capacidad profesional, experiencia técnica y el entrenamiento adecuado para planear, organizar y ejecutar de la manera más eficiente y económica el trabajo de auditoría y con calidad profesional. El Auditor es un profesional que posee entrenamiento y experiencia en los sistemas de gestión ambiental y deben tener la competencia, es decir la habilidad demostrada para aplicar los conocimientos y aptitudes. Los atributos del auditor constituyen requisitos que caracterizan la capacidad e idoneidad para ejercer. Las normas generales establecen el ámbito y competencias de la auditoría, son de naturaleza personal y están relacionadas con las cualidades morales, de Página 40 de 151


conocimiento y capacidad que debe tener el auditor y con la calidad en el trabajo de auditoría. Capacidad técnica y profesional. El Auditor debe poseer la adecuada capacidad técnica, experiencia y competencia profesional necesarios para la ejecución del trabajo. La capacidad técnica está constituida por el entrenamiento y preparación a que ha sido sometido el auditor en la metodología, procedimientos y técnicas de auditorías, y la actualización continua, así como el desarrollo de habilidades y destrezas necesarias para efectuar trabajos de auditorías con alto grado de calidad. El auditor debe tener además un dominio avanzado del idioma que le permita comunicarse verbalmente en forma efectiva y escribir informes con claridad, energía y convencimiento. Los auditores ambientales deben procurar su propia educación continua en seminarios, conferencias, foros, cursos, programas de entrenamiento y participando en actividades de divulgación de asuntos de la especialidad y en normatividad ambiental. Debe poseer condiciones personales que le permitan encarar exitosamente su tarea, con debe ser el manejo global de cada situación, no ajustarse a pautas rígidas, receptividad mental, poseer capacidad de análisis lógico, creatividad, espíritu de observación, sensatez de juicio, manejo de buenas relaciones con los auditados, sentido común. Independencia El Auditor debe adoptar una actitud de independencia de criterio respecto a la entidad examinada y mantener libre de cualquier situación que terceras personas pudiesen señalarle como incompatibles con su integridad y objetividad. Los auditores son independientes de la actividad auditada, no están parcializados y no tienen conflictos de intereses. Los auditores mantienen un estado mental objetivo durante todo el proceso de auditoría, para asegurar que los hallazgos y conclusiones se basarán solamente en evidencia. La independencia de criterio es la cualidad que permite apreciar que los juicios formulados por el auditor estén fundados en elementos objetivos de los asuntos materia de examen. El auditor debe considerar que su independencia debe estar libre de cualquier cuestionamiento. Por lo tanto debe abstenerse de participar en cualquier auditoría en la cual exista incompatibilidad o conflictos de intereses. El auditor debe estar libre de impedimentos personales y profesionales para garantizar una labor imparcial y objetiva en la entidad auditada.

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Esta condición se cumple siempre y cuando dependa de los más altos niveles de Dirección, que no realice tareas de línea, que tenga responsabilidad profesional. El auditor se abstendrá de evaluar operaciones en las cuales anteriormente tuvieron responsabilidad. La perdida de independencia objetiva y mental del auditor elimina por completo la validez de su informe y su cuestionamiento disminuye considerablemente su credibilidad. Cuidado y esmero profesional El auditor debe actuar con el debido cuidado y esmero profesional durante todo el proceso de la auditoría. El debido cuidado y esmero profesional significa emplear correctamente el criterio para determinar el alcance de la auditoría y para seleccionar los métodos, procedimientos y técnicas de auditoría que deben aplicarse. Implica además que el auditor utilice su buen juicio, aplique correctamente las pruebas y demás procedimientos de auditoría y evalúe los resultados para la formulación del informe correspondiente. El profesionalismo es el conjunto de habilidades, destrezas y conocimientos que permiten la práctica de la auditoría de acuerdo a la metodología, procedimientos y normas establecidas para desarrollar un trabajo con calidad. La supervisión adecuada y el entrenamiento permanente contribuyen también a lograr un nivel adecuado de desarrollo de las habilidades profesionales y a desarrollar un juicio profesional acorde con las circunstancias. Confidencialidad El auditor debe mantener la confidencialidad necesaria respecto a la información que conozca en el transcurso del proceso de auditoría. La confidencialidad implica mantener estricta reserva respecto al proceso y los resultados de la auditoría, particularmente al proceso y los resultados d la auditoría, particularmente los hechos, datos y situaciones que sean de conocimiento del auditor debido al ejercicio de su actividad profesional. Se entiende que el acceso a la información relacionada con el examen está emitido solamente al personal nombrado y vinculado con la dirección y ejecución del trabajo de auditoría. Objetividad El auditor debe actuar con objetividad. Es la actitud que permite a los auditores evaluar y pronunciarse imparcialmente sobre los hechos examinados, con base en la evidencia recabada. La objetividad es la actitud de independencia mental que debe mantener el auditor durante la ejecución de la auditoría. Es decir, el auditor no debe dejarse influenciar por el prejuicio, las ideas preconcebidas, las opiniones o presiones de terceros y Página 42 de 151


todo aquello que pueda imponerse sobre su imparcialidad. En éste sentido, la integridad es un factor que se suma a la objetividad del auditor y que implica una actitud recta y honesta por parte del auditor al realiza su actividad. El auditor deberá estar libre de impedimentos e influencias, mantener una actitud objetiva y absoluta independencia de criterios en la elaboración del informe de su examen. Conducta funcional El auditor debe poseer tacto en las relaciones con las persona. Un factor esencial en el trabajo de auditoría es que el auditor mantenga relaciones cordiales con el personal de la entidad auditada, sin comprometer la independencia. El auditor debe observar en todo momento las reglas de buena conducta, tratando con cortesía a los funcionarios de la entidad auditada y mostrando un comportamiento. El auditor debe ser un buen observador constante de los alrededores físicos y de las actividades. Su percepción debe permitirle entender y adaptarse a diferentes situaciones. Debe ser tenaz y persistente, enfocándose siempre al cumplimiento de los objetivos y llegar a conclusiones oportunas basados en el razonamiento y análisis lógico. El auditor debe actuar y funcionar independientemente mientras interactúa efectivamente con los demás. Capacidad para planear y administrar las tareas Es la manera como puede cumplir con su objetivo en tiempo y forma y presentar adecuadamente su informe. Esto lo obtendrá por su formación y experiencia en las auditorías. Es fundamental que sepa decidir sobre la marcha los cambios y quizás diferir una actividad planeada por otra que resulte más trascendental y significativa. No debe pretender ajustarse a lo planeado y dejar de lado aspectos relevantes para el control de la gestión, por lo tanto debe tener la capacidad de ajustarse a las necesidades reales y actuales. El auditor debe tener la suficiente autonomía de modo que pueda desarrollar la auditoría con el máximo grado de imparcialidad, sin que haya posibilidades de efectos negativos en su contra que impidan o limiten su independencia. Competencia y Experiencia. Al conducir una auditoría ambiental, los auditores deberían ejercer el rigor, la diligencia, la habilidad y el juicio que se supone tendrá cualquier auditor en circunstancias similares. La relación entre los miembros del equipo auditor y el cliente debe ser de confidencialidad y discreción. Los miembros del equipo auditor no deben revelar informaciones o documentos obtenidos durante la auditoría o el informe final, a ninguna tercera parte, a Página 43 de 151


menos que lo estipule la ley, sin la aprobación expresa del cliente y, cuando corresponda, sin la aprobación del auditado. El auditor debería ceñirse a procedimientos que proporcionen el aseguramiento de calidad. El conocimiento específico o experiencia incluye la organización, los procesos o la actividad que será auditada, así como traducción o guía sobre la cultura de la organización o local. Incompatibilidad de funciones. El auditor no ejercerá ninguna labor en las entidades u organismos sujetos a su examen. No practicará auditorias en sitios donde tenga intereses, ya sean económicos o personales. Características deseables y no deseables. Tabla 3. Características deseables y no deseables de un auditor CARACTERÍSTICAS DESEABLES Amigable Analítico Buen comunicador Buen receptor Carácter firme Diplomático Honesto Inquisitivo (curioso) Íntegro Interesado Justo Objetivo Paciente Perseverante Profesional Razonable Sabe planear Siempre cortés

NO DESEABLES Agresivo Autoritario Deshonesto Fácil de influenciar Indeciso Inmaduro No sabe planear Poco comunicativo Poco profesional Poco razonable Polémico Terco

Fuente: El autor

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En nuestros trabajos de Auditoría es importante manejar los temas técnicos, sin embargo, igual de importante es la imagen que proyectemos en nuestros clientes. Proyectar una buena imagen nos permitirá mantener buenas relaciones con nuestro cliente y la posibilidad de conseguir nuevos negocios. Una buena imagen es la combinación tanto de la parte interior como de la parte exterior de una persona. Ser amable, educado, inteligente, agradable y vestir de forma elegante nos proyectará como profesionales integrales. Hay tres cosas en esta vida que nunca vuelven atrás: la palabra pronunciada, la flecha lanzada la oportunidad perdida. Una mala impresión es una oportunidad perdida. Por lo anterior, es importante tener en cuenta los siguientes consejos desde el inicio de la relación con los clientes y auditados:

Ver video: Como transmitir una buena imagen a nuestros clientes de auditoría

Lección 13. Equipo auditor. Líder del equipo auditor. Principios éticos. Educación y Entrenamiento. Conocimientos adicionales. Categorías de auditores. Equipo auditor. Auditor ambiental líder en una persona calificada para gestionar y efectuar auditorías. La gestión incluye la responsabilidad global de la auditoría y las comunicaciones formales del auditor con el cliente y con el auditado. Equipo auditor es un grupo de auditores o un solo auditor, designados para ejecutar una auditoría determinada. En el caso de más de un auditor, uno de ellos debe desempeñar la función de auditor líder. El equipo auditor puede incluir auditores en entrenamiento y cuando se requiera, expertos técnicos, que proporcionan conocimiento específico o experiencia sobre el tema a ser auditado y no participa como auditor en el equipo auditor.

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El equipo auditor puede ser acompañado de observadores, los cuáles no participan en la auditoría. Líder del equipo auditor. Un auditor debe adquirir experiencia en auditorias de sistemas de gestión ambiental, y desarrollar el conocimiento y habilidades bajo la orientación y supervisión de otros auditores que sea competente como líder de equipo de auditores antes de asumir la responsabilidad de liderar un equipo auditor. Principios éticos. Los principios éticos son parte del comportamiento moral, de la cultura, de las virtudes, de la actitud y de la conducta de las personas en general y de los profesionales en funciones específicas. Educación y Entrenamiento. Los auditores ambientales deben ser técnicamente competentes y por lo tanto deben estar calificados para desarrollar sus tareas, en virtud de su educación, entrenamiento y experiencia. El equipo de auditoría debe entender las técnicas de auditoría, ser competente en la materia bajo evaluación y tener conocimientos básicos de los sistemas de gestión ambiental y sus materias relacionadas. No todos los miembros de un equipo de auditoría requieren ser expertos en todas las áreas en que puede desarrollarse una auditoría, sin embargo, debieran al menos tener competencia técnica en alguna de las disciplinas involucradas en un determinado proyecto, actividad o proceso auditado. La clave reside en que el equipo de auditoría como un todo posea la necesaria experiencia y conocimiento de la materia objeto dentro de los alcances de la auditoría, independientemente de la formación profesional formal que posea cada miembro del equipo auditor. El auditor líder debe tener entrenamiento formal en técnicas de auditoría y sistemas de gestión ambiental y materias afines, así como, debe tener experiencia en la conducción de auditorías. El auditor líder debe tener entrenamiento técnico en alguna(s) de las materias de la auditoría, pero no necesariamente en todas ellas. La experiencia en auditoría es más crítica para el auditor líder que para el resto de los auditores. El entrenamiento de un auditor líder debe haber sido provisto por instructores calificados y con experiencia. Los auditores pueden calificarse mediante la participación en programas de entrenamiento diseñados para proveer experiencia en la materia. Estos programas de entrenamiento debieran incluir materias tales como planificación de una auditoría, conducción, documentación, reporte y seguimiento. Los candidatos a auditores ambientales debieran ser sometidos a un programa de entrenamiento hasta un grado tal que se asegure su competencia en las habilidades requeridas para participar en auditorías ambientales. El entrenamiento en las siguientes áreas debe ser considerado como particularmente relevante: Página 46 de 151


- Conocimiento y entendimiento de los criterios de auditoría que se utilicen. - Técnicas de evaluación para examinar, preguntar, evaluar e informar. - Habilidades necesarias para gestionar una auditoría, tales como planificación, organización, comunicación y dirección. Conocimientos adicionales. Los líderes de un equipo auditor deben tener conocimientos adicionales y habilidades en cuanto a liderazgo en auditoría. - Los líderes deben planificar la auditoría y hacer un uso efectivo de los recursos en el transcurso de la auditoría. - El líder actúa en representación del equipo auditor en las comunicaciones con el cliente y el auditado. - Organiza y direcciona a los miembros del equipo auditor. - Direcciona al equipo auditor para obtener las conclusiones de la auditoría - Previene y resuelve conflictos - Prepara y termina el reporte de auditoría Control de calidad Se debe garantizar un adecuado control de calidad del trabajo a través de una supervisión constante del trabajo, de la preparación continua de auditores, capacitándolos y dándoles las herramientas necesarias para que puedan desarrollar su trabajo sin presiones ni limitaciones. Auditores EMS (Environmental Management System) Los riesgos de accidentes ambientales y litigios derivados pueden ser identificados, gestionados y continuamente reducidos por medio de la implementación de un sistema de gestión ambiental basado en la norma ISO 14001. La operación de un sistema de gestión ambiental eficaz se basa en auditorías también eficaces realizadas por auditores EMS competentes. Esto requiere una comprensión amplia de la evaluación y gestión de riesgos y de la mejora de los procesos. El programa IRCA de auditores EMS es un buen soporte a la certificación de tercera parte según la norma ISO 14001. El IRCA certifica varias categorías de auditores - aquéllos empleados por organismos de certificación, consultores y auditores internos - así como desarrolla y promueve la formación de auditores y las buenas prácticas de auditoría. Categorías de auditores, según IRCA El IRCA, International Register of Certificated Auditors, establece los requisitos para la certificación de sistemas de gestión ambiental y establece los siguientes grados de auditores: Página 47 de 151


Auditor interno Auditor profesional Auditor Auditor líder Auditor principal, consultor Auditor principal, líder de equipos Provisional Internal Auditor Para cada grado de auditor establece el nivel de educación, la experiencia laboral, la formación en auditoría y experiencia en auditorías, en cantidad y en días. Los auditores certificados por el IRCA le dan beneficio a las organizaciones por la confianza de que tienen la formación y habilidades apropiadas; los beneficios para los organismos de certificación porque son competentes y están comprometidos al desarrollo profesional continuo y los beneficios para los auditores porque puede conducir auditorías según ISO 14001 en forma competente y para clientes en todo el mundo. El programa de certificación de auditores EMS está basado en las siguientes normas: ISO 19011:2002, Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental ISO 14001:2004, Sistemas de gestión ambiental. Requisitos con orientación para su uso Auditorías internas en la certificación de auditores El programa International Register of Certificated Auditors establece que las auditorías internas presentadas para la certificación de auditores deben ser realizadas a sistemas de gestión completos y respaldados por la siguiente información: - Un organigrama de la organización mostrando la independencia del auditor respecto al sistema que se ha auditado. - Para cada auditoría interna que se presente, se debe poder demostrar que el grupo o división siendo auditada es independiente y autónomo - Que el auditor no tuvo participación en la creación del sistema. - Una auditoría interna realizada y su correspondiente informe de auditoría en carácter de ejemplo. Lectura adicional: Normas Internacionales Para el Ejercicio Profesional De La Auditoría Interna, por The Institute of Internal Auditors, Altamonte Springs, Florida,

Otra información relacionada en: www.theiia.org Página 48 de 151


Lección 14. Conocimientos y habilidades específicas para los auditores del sistema de gestión. Conocimientos y habilidades específicas para los auditores del sistema de gestión. El constante cambio, las nuevas tecnologías, las exigencias del cumplimiento de normas a nivel mundial y local, los nuevos elementos que se incorporan en el análisis o evaluación el comportamiento de las organizaciones modernas, hace que el profesional deba capacitarse permanentemente, sino en poco tiempo se convertirá en un profesional desactualizado y poco útil para la sociedad. Por lo tanto el profesional moderno, en todas las disciplinas, debe conocer de los nuevos temas que requiere las organizaciones. Los auditores de sistemas de gestión ambiental deben poseer conocimientos y habilidades en las siguientes áreas: Principios, procedimientos y técnicas de auditoría. El auditor debe estar en capacidad de seleccionar los procedimientos y técnicas apropiados según las diferentes auditorías que se le presenten, de manera que sean realizadas de manera coherente y sistematizada. Un auditor debe estar en capacidad de: - Aplicar los principios, procedimientos y técnicas de auditoría - Planificar y organizar el trabajo efectivamente - Identificar los aspectos importantes y enfocarse en su desarrollo - Recolectar información por las técnicas de entrevistas, escuchando y observando; revisando documentos y registros. - Verificar la exactitud de la información recolectada - Confirmar la pertinencia, suficiencia y la conveniencia de la evidencia de la auditoría, para corroborar los hallazgos de la auditoría y las conclusiones. - Utilizar las técnicas de muestreo, entendiendo la conveniencia y las consecuencias. - Registrar en su documento de trabajo las actividades de la auditoría. - Preparar reportes de auditoría claros y concisos. - Mantener la información confidencialmente - Comunicarse efectivamente Documentos del sistema de gestión El auditor debe comprender el alcance de la auditoría y aplicar criterios. El conocimiento debe incluir: Página 49 de 151


- Normas y documentos del sistema de gestión ambiental y procedimientos aplicables. - Sistemas de información y tecnología para el manejo, autorización, distribución y control de documentos, datos registros. Las habilidades deben incluir: - Aplicar los sistemas de gestión en diferentes organizaciones. - Identificar las interacciones entre los componentes del sistema de gestión - Diferenciar entre los documentos de referencia e identificar su prioridad. Situaciones organizacionales El auditor debe comprender el contexto de las diferentes organizaciones. Debe estar en capacidad de identificar el tamaño, estructura, funciones y las relaciones dentro de cada organización. El auditor debe tener la habilidad para entender la cultura de la organización, los hábitos sociales y comprender la terminología propia de cada una. Leyes y reglamentos aplicables El conocimiento por parte del auditor de los requisitos pertinentes a la organización auditada será su herramienta de trabajo durante la auditoría. Debe incluir tratados, convenios nacionales e internacionales, contratos, actividades, productos y servicios. Además debe conocer sobre algunas condiciones laborales tales como recomendaciones de seguridad en los sitios de trabajo. Métodos y técnicas de gestión ambiental El auditor ambiental debe tener buen conocimiento y habilidad en el manejo de la terminología ambiental, en los principios de gestión ambiental y su aplicación. Así mismo debe conocer las herramientas de gestión ambiental, tales como evaluación de aspectos e impactos ambientales, evaluaciones de ciclo de vida, evaluaciones de desempeño ambiental, etc. Ciencia y tecnología ambiental El auditor ambiental debe comprender las relaciones fundamentales entre las actividades humanas y el ambiente, tales como los impactos, las interacciones de los ecosistemas, los aspectos del medio ambiente tales como aire, agua tierra. Debe entender el manejo de los recursos naturales, tales como los combustibles fósiles, agua, flora, fauna. Debe ser capaz de identificar los métodos generales de protección ambiental y las técnicas de seguimiento y control.

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Aspectos técnicos de procesos El auditor debe estar en capacidad de comprender las operaciones que involucran los procesos, con sus actividades, productos, servicios, subproductos, características, impactos, etc. Debe estar en capacidad de entender la terminología propia del sector, de identificar los aspectos y los impactos de las actividades, productos y servicios; Debe estar en capacidad de identificar los puntos críticos de control de los procesos, productos y servicios, de los métodos de evaluación de los aspectos ambientales, de las técnicas de seguimiento y medición y de las tecnologías de prevención de la contaminación y de producción más limpia. Cualidades Personales de los Auditores El auditor ambiental debe poseer integridad, ser objetivo y referirse sólo a aquello sobre lo cual dispone de evidencia objetiva, manteniendo la adecuada confidencialidad acerca de los resultados de una auditoría. Además debe tener una buena capacidad para recolectar información, y habilidades de comunicación que le permitan extraer y proporcionar información. El auditor debe ser capaz de analizar la información y reportar los resultados de manera precisa. Un auditor debe poder asimilar la información, de modo tal que, le permita formular preguntas pertinentes y claras durante las entrevistas con el personal del auditado. Del mismo modo, debe ser capaz de escuchar cuidadosamente la información que se le proporcione verbalmente, a fin de poder comparar y verificar dicha información con la contenida en la documentación escrita. El auditor debe ser emocionalmente estable. Cuando se presentan circunstancias de carácter confrontacional, el auditor debe conservar la calma y mantener la evaluación bajo control en todo momento. El auditor debe ser capaz de desactivar situaciones potencialmente problemáticas con tacto y razón. En caso de que la situación no pueda ser desactivada, el auditor debe tener la habilidad necesaria para diferir la auditoría a otro día o para terminar por completo la actividad, en caso de ser necesario. El auditor debe ser organizado. Todas las auditorías deben tener una estructura que refleje claramente el tipo de auditoría emprendido. Cada paso de la auditoría se debe realizar según lo prescrito. Si los clientes o los auditados no pueden responder a tiempo, el auditor debe ser persistente en la obtención de la información necesaria. El auditor debe tener el estado físico y anímico necesario para viajar las distancias que se requieran en el ejercicio del cargo, además, su estado físico le debe permitir realizar auditorías bajo circunstancias físicamente exigentes, cuando sea necesario.

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Tabla 4. Habilidades a desarrollar por el auditor COMUNICACIÓN ORAL

COMUNICACIÓN ESCRITA

LENGUAJE CORPORAL

Palabras

Uso correcto del lenguaje

Movimiento ocular

Tono de voz

Buena construcción gramatical

Expresión facial

Modulación

Postura

Pausas

movimientos

Velocidad

Respiración

Volumen Fuente: El autor Comunicación El auditor interno debe ser capaz de comunicarse con cualquier persona sin importar la jerarquía dentro de la organización, el nivel de educación, la edad o el género.

Ver también: Wolinsky , J., Perfil del auditor operativo que practica la auditoria integral y el trabajo disciplinario,

Lección 15. Nivel educativo y capacitación. Experiencia laboral. Formación de auditor. Experiencia en auditoría. Nivel educativo y capacitación. El auditor ambiental debe haber completado un nivel educativo suficiente que le permita adquirir el conocimiento y las habilidades en los sistemas de gestión ambiental y las auditorias. La norma especifica que los auditores deben tener al menos educación secundaria o su equivalente. Aquellos que sólo tengan secundaria también deben tener 5 años de experiencia apropiada en el trabajo. Los auditores que hayan obtenido un grado Página 52 de 151


universitario deben contar con cuatro años de experiencia apropiada. Además el auditor debe tener capacitación formal en ciencia y tecnología ambiental, aspectos técnicos / ambientales, de operaciones, de instalaciones, requerimientos de leyes ambientales, sistemas y normas de administración ambiental y procedimientos, procesos y técnicas de auditoría. El auditor además debe contar con capacidades en el puesto, equivalente a un total de 20 días de trabajo de auditoría cubriendo un mínimo de 4 auditorías en un periodo de no más de tres años consecutivos. Se establecen requerimientos adicionales para el auditor principal. Experiencia laboral El auditor debe tener una experiencia laboral en posiciones técnicas, profesionales o gerenciales que le permitan desarrollar criterios, identificar adecuadamente la resolución de problemas y tener unas comunicaciones efectivas con otros pares, técnicos, profesionales o gerentes, clientes o partes interesada. La experiencia laboral del auditor ambiental debe ser en una posición cuya actividad le permita desarrollar conocimientos y habilidades en los campos de gestión ambiental Formación de auditor La formación como auditor contribuye al conocimiento y el desarrollo de las habilidades en sistemas de gestión ambiental, en situaciones organizaciones y en normatividad ambiental. Experiencia en auditoría. La experiencia en auditorías generales debe abarcar todo el proceso de auditoría y toda la norma aplicables al sistema de gestión ambiental. La experiencia la puede obtener en acompañamientos de otras auditorías, bajo la orientación y supervisión de un líder del equipo auditor en la misma disciplina. Mantenimiento de Competencia. Se espera que los auditores mantengan su grado de competencia mediante la actualización de sus conocimientos a través de cursos de repaso. El auditor es responsable de mantener su nivel de experiencia en la ejecución de auditorías a un nivel satisfactorio.

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UNIDAD 2 PLANIFICACION Y EJECUCION AUDITORÍA AMBIENTAL CAPITULO 4, PREPARACION Y PLANIFICACION DE LA AUDITORÍA AMBIENTAL Lección 16 Fase de preparación de la auditoría. Actividades preliminares.

Lección 17 Definición de objetivos. Alcance de la auditoria. Criterios de la auditoria. Equipo auditor. Lección 18 Revisión de documentos. Fases de la auditoría. Programa de auditoría.

Lección 19 Planeación y planificación de la auditoria. Plan de auditoría. Modificación del programa. Lección 20 Auditoría del Sistema de Gestión Ambiental. Aspectos ambientales a evaluar. Visita en el sitio. Observaciones directas. Recorrido por la empresa. Administración del tiempo. Reunión de apertura. CAPITULO 5, ACTIVIDADES DE LA AUDITORÍA AMBIENTAL EN EL SITIO Lección 21 Reunión de apertura. Funciones y responsabilidades de los guías y observadores. Ejecución de la auditoría. Lección 22 Instrumentos de la auditoría. Lección 23 Preguntas de auditoría. Lección 24 Entrevistas. Reacciones y actitudes de los auditados. Lección 25 Análisis de documentos. Registros. CAPITULO 6, HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA, CONCLUSIONES Y REUNION DE CIERRE Lección 26 Resultados esperados de la auditoría. Hallazgos de la auditoría. Análisis de los resultados de la auditoría. Lección 27 Evidencias de la auditoría. Lección 28 No conformidades. Lección 29 Conclusiones de la auditoría. Evaluación de los resultados. Resultados de una auditoría ambiental. Preparación de las conclusiones de la auditoría. Observaciones Lección 30 Reunión de cierre. Desarrollo de la reunión. Informe de la auditoría. Actividades complementarias. Finalización de la auditoría.

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UNIDAD 2. PLANIFICACION Y EJECUCION AUDITORÍA AMBIENTAL CAPÍTULO 4. PREPARACIÓN Y PLANIFICACIÓN DE LAS AUDITORÍAS AMBIENTALES Lección 16. Fase de preparación de la auditoría. Actividades preliminares. Fase de preparación de la auditoría. Se establece que una auditoría ambiental debe tener como centro un tema claramente definido y documentado. Los auditores no están en libertad de seleccionar que es lo que quieren auditar; deben auditar aquellos aspectos que están preestablecidos. Es la responsabilidad del cliente establecer los objetivos de la auditoria. La determinación de tal criterio de auditoría es el primer paso esencial para el proceso y debe ser acordado por el auditor y el cliente. Se exige además que los miembros del equipo de auditoría deban ser independientes de las actividades que se están auditando lo que asegura objetividad e independencia en el proceso. No obstante, la participación de un auditor interno o externo queda a discreción del cliente. La metodología para realizar una auditoría ambiental depende de las circunstancias específicas de cada empresa. Sin embargo, existen ciertos procedimientos y actividades comunes a todas ellas, que pueden agruparsede acuerdo al instante en que éstas se llevan a cabo: - Actividades de preparación, - Actividades en terreno, - Actividades finales (elaboración de informe). Actividades preliminares. El planeamiento es la primera fase de la auditoría en donde se determinan los objetivos, el alcance, los criterios, las áreas a intervenir los componentes ambientales críticos. Tabla 5. Actividades preliminares en una auditoría ACTIVIDADES PRELIMINARES Definición de objetivos Definición de alcances Selección del equipo de auditoría Asignación de recursos necesarios Selección de lugares y actividades a auditar Fuente: El autor. Página 55 de 151


También se determinan los recursos económicos, las necesidades de personal los recursos logísticos y el tiempo estimado para la ejecución. Se conforman los equipos a participar en la auditoría y se designan al Auditor Encargado o Líder y a los integrantes. El plan facilita la programación y la coordinación de las actividades de auditoría. El líder del equipo auditor debe preparar un plan de auditoría para suministrar la información necesaria al equipo auditor, al auditado y al cliente de la auditoría. El grado de detalles incluidos en el plan de auditoría refleja el alcance y la complejidad de la auditoría. Figura 3. Preparación del Plan de Auditoría PREPARACIÓN DEL PLAN DE AUDITORÍA Criterios Alcance

Objetivos

Lugares

Plan de Auditoria

Asignación de recursos

Fecha

Duración

Fuente: El autor En una auditoría el líder del equipo específica los métodos de comunicación con el auditado, establece la metodología para adelantar la auditoría, la preparación del reporte y la lista de distribución. La planificación de la auditoría se realiza antes de que se lleve a cabo la auditoría en terreno. Incluye la determinación de los objetivos y alcances de la auditoría, la selección del equipo auditor, la selección de los lugares dondese realizará y el cronograma de las actividades a desarrollar. Implica además recopilar y analizar información preliminar acerca de los procesos a auditar. El cliente de la auditoría revisa y aceptar el plan de la auditoría el cual se presenta al auditado antes de comenzar las actividades de auditoría en el sitio. Cualquier objeción presentada se resuelve entre el líder delequipo auditor, el auditado y el cliente de la auditoría.

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El auditor ambiental debe considerar las limitaciones asociadas con la evidencia de la auditoria recolectada durante ésta y el reconocimiento de la incertidumbre en los resultados y cualquier conclusión de la auditoria, se deben tomar estos factores en cuenta al planear y ejecutar la auditoria. Según Viña (2003) los criterios que se exponen a continuación deben ser regularmente considerados para evaluar una instalación industrial auditada y verificar el cumplimiento de los requisitos ambientales necesarios. De esa forma, la información normalmente mas requerida en el ámbito de un protocolo de auditoria ambiental, puede incluir: - Documentación legal. Recopilación de todos los documentos de tipo legal que posee una industria existente o los disponibles si la industria es nueva, tales como Licencia Ambiental, permisos ambientales asociados, certificados requeridos durante la construcción de instalaciones o durante su operación, por ejemplo gestión de residuos sólidos peligrosos, permisos de funcionamiento y todos los demás que le sean aplicables. Revisión de la legislación vigente y de las políticas del Ministerio del Medio Ambiente y los Gremios o Asociaciones en las que participa la organización concernientes y aplicables a la instalación o la actividad industrial que se ejercite. - Códigos de practicas vigentes. Conocimiento y análisis de códigos de práctica vigentes, por ejemplo el código de minas, código de petróleos, código de comercio, código de recursos naturales, etc., no sólo en el contexto legal nacional, sino asociado con los procedimientos de trabajo típicos que adelanta la organización, por ejemplo normas API, ANSI, APHA, etc. - Intereses Definir con claridad los intereses que en relación con la organización que se audita, persigue la opinión pública en las cercanías de la instalación industrial y la comunidad en general, tales como la revisión de las quejas y reclamos, estadísticas de mercado, etc., con la finalidad de detectar cuales son los aspectos prioritarios que requieren control, como olores, ruido, partículas suspendidas, gases tóxicos, infraestructura, transporte, por su efecto en cuanto a la aceptabilidad de la instalación en la zona o de los productos que se mercadean. - Conclusiones previsibles Una explicación breve del propósito, panorama, observaciones, resultados y conclusiones previsibles, asociadas con los objetivos de la auditoria, que se espera obtener del ejercicio del ejercicio a adelantar. - Análisis apropiado

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Análisis apropiado de las impresiones generales que los procesos, actividades, productos o servicios, pueden generar de manera genérica, para evitar durante la ejecución de la auditoria sesgos de apreciación, no solo de parte de los auditores sino de los grupos que se auditan. - Información preliminar Información de antecedentes en materia ambiental y aspectos relacionados tales como salud ocupacional y seguridad industrial (Aspectos estos cuyas consecuencias o causas, están íntimamente ligados a la existencia de problemas ambientales) y resúmenes de cada uno de los incidentes que con antelación se hubiesen podido reportar, para efecto de obtener un panorama general del desempeño de la organización que se audita, en los aspectos indicados.

Lección 17. Definición de objetivos. Alcance de la auditoria. Criterios de la auditoria. Equipo auditor. Definición de objetivos. En la preparación de una auditoría es necesario definir muy detalladamente los objetivos de la misma y es necesario que coincidan básicamente con la cultura y la filosofía de la empresa. Existe un amplio rango de objetivos potencialmente cubiertos por una auditoría ambiental. El objetivo común en todos los casos es identificar y documentar el comportamiento ambiental de la empresa o actividad auditada. En la definición del Objetivo de la auditoría se enuncia lo que se desea lograr como resultado de la auditoría y está orientado principalmente a determinaren qué medida se está cumpliendo la gestión y logrando las metas ambientales de la entidad, así como detectarlos impactos ambientales. En concordancia con los objetivos de la auditoría, se deben definir los niveles de profundidad y detalle, los límites en términos espaciales, temporales y funcionales. A continuación se describe como ejemplo de redacción unos objetivos cuando se requiere obtener información acerca de la posición ambiental de la empresa o identificar medidas para un mejoramiento continuo del desempeño ambiental: - Verificar el cumplimiento con las normas ambientales vigentes, incluyendo los aspectos de radicación industrial y las normas sobre seguridad y salud en el trabajo. - Verificar el cumplimiento de los objetivos y programas establecidos por la empresa en materias de medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo. - Identificar opciones de mejoramiento en el desempeño ambiental, incluyendo la seguridad y salud en el trabajo. Página 58 de 151


Alcance de la auditoría. Generalmente, la definición del alcance de la auditoría es un proceso iterativo, dejando espacio para ajustes posteriores en la medida que se gana mayor experiencia respecto a la realidad de la empresa. Se recomienda comenzar por lo más conocido, simple y de menor tamaño, reduciendo a un mínimo el número de áreas funcionales, unidades y procesos a auditar y el número de parámetros a evaluar. Esto es importante ya que toda empresa posee una amplia variedad de operaciones y unidades: - Selección y adquisición de materias primas, insumos y energía. - Almacenamiento y manejo de materiales. - Procesos de transformación, ensamblaje y embalaje. - Almacenamiento y manejo de residuos. - Tratamiento y disposición de residuos de producción. - Almacenamiento, transporte y distribución de productos y residuos. - Laboratorios de control de calidad e investigación. Una auditoría puede estar enfocada a una o más de estas actividades. En el Alcance se define las entidades, áreas, actividades, componentes, programas o proyectos a ser revisados en la fase de ejecución. Se debe definir las áreas o componentes a auditar relacionadas con los objetivos de la auditoría, identificando las actividades, programas, proyectos, procesos, entre otros, que generan implicaciones ambientales. Se identifican los impactos ambientales significativos y se determina la muestra preliminar para el programa de inspección y pruebas de campo, dependiendo de las particularidades de las entidades y en función de los factores de selección tales como: actividades o servicios cuyos efluentes o emisiones generan contaminación en el ambiente, niveles importantes de producción e importancia económica, población de riesgo, que se encuentren ubicados cerca de fuentes de agua, de zonas agrícolas o ganaderas, que hayan sido sancionados por infracciones ambientales, entre otros. Criterios de la auditoría. En la definición de los Criterios de auditoría a utilizar se describen las normas, acuerdos, convenios y compromisos que serán utilizados para determinar si la entidad, programa o proyecto cumple con sus objetivos y metas ambientales, la efectividad del control o protección del medio ambiente y el desempeño ambiental de la entidad y comprende principalmente los convenios y acuerdos internacionales, normativa ambiental, nacional, sectorial, límites permisibles nacionales e internacionales (si los hubiera), normativa interna de la entidad y compromisos ambientales asumidos, así como los criterios sobre controles gerenciales. También se incluye: políticas, prácticas, procedimientos o requisitos, etc., que se constituyen en referentes o patrón, contra los cuales el auditor compara la evidencia de la auditoría reunida acerca de la materia objeto de la auditoría. Página 59 de 151


Los requisitos pueden incluir, entre otros aspectos, políticas institucionales, normas, guías de buenas prácticas, requisitos organizacionales, específicos y requisitos legislativos o reglamentarios, la legislación ambiental aplicable a la organización auditada, las normas técnicas internas, las especificaciones contractuales, los requerimientos de las autoridades. Equipo auditor. Figura 4. Equipo auditor

EQUIPO AUDITOR Persona

Equipo

o Perteneciente a

Personal de la empresa

Exterior a la empresa

que actúa en nombre de la Alta Dirección que posee

individual conocimiento

nociones

Suficiente

sectores

campos

colectivamente experiencia

formación

amplias en relación con los aspectos técnicos

ambientales

gestión

pericia

suficiente

como normas

auditor

del ámbito de la auditoría

para alcanzar los Objetivos fijados Fuente: Conesa (1997) Los auditores deben ser expertos en el sector evaluado, con amplios conocimientos ambientales, incluyendo la legislación y las técnicas de auditorías. El Equipo líder debe ser ampliamente conocedor de las diversas leyes medio ambientales, aplicable a la empresa a auditada, poseer una fuerte capacidad organizativa y ser capaz de comunicarse efectivamente con la dirección de la empresa. El Equipo auditor puede estar formado por un número de personas que depende del tipo y tamaño de la empresa a auditar, frecuentemente entre 2 y 5 personas, que en caso necesario se apoyarán en los expertos necesarios en cada tema puntual y concreto.

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El Líder del equipo auditor asignará a cada miembro del equipo la responsabilidad de auditar procesos específicos del sistema de gestión, funciones, sitios, áreas o actividades. Estas asignaciones deben tener en cuenta las necesidades de independencia, competencia y uso efectivo de recursos por parte del auditor, al igual que las diferentes funciones y responsabilidades de los auditores, auditores en formación y expertos técnicos. La conformación del equipo auditor y las tareas asignadas se deben consultar con el auditado. Se pueden hacer cambios en las asignaciones de trabajo a medida que progresa la auditoría dependiendo de los avances y del cumplimiento de los objetivos. Ver también: Preparación y metodología de la auditoría medioambiental, Por: lng. Peter HauschnlkLahmeyer, Internacional GmbH, Frankfurt am Main Se identifica y describe la Metodología utilizada, permitiendo conocer los procedimientos generales que serán aplicados para cumplir con los objetivos de auditoría.

Lección 18. Revisión de documentos. Fases de la auditoria. Programa de auditoría. Revisión de documentos. Antes de las actividades de auditoría en el sitio, debe revisarse la documentación del auditado para determinar la conformidad del sistema con los criterios de la auditoría. La documentación puede incluir documentos y registros pertinentes del sistema de gestión y reportes de auditorías anteriores. La revisión debe tener en cuenta el tamaño, naturaleza y complejidad de la organización y los objetivos y alcance de la auditoría. Puede ser necesaria una visita preliminar al sitio para tener una visión general adecuada de la información disponible. Los miembros del equipo auditor revisan la información pertinente relacionada con sus asignaciones de auditoría y preparan los documentos necesarios para su cumplimiento. Usualmente la documentación de un sistema de gestión ambiental se encuentra en un Manual de Gestión Ambiental. Su naturaleza podrá variar dependiendo del tamaño y complejidad de la organización. El Manual de Gestión Ambiental debe incluir la descripción de directrices ambientales, así como metas y programas, la descripción del sistema de Gestión Ambiental, incluyendo la organización, instrucciones de proceso, desarrollo de planes, entre otros.

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Se debe examinar los planos de instalaciones diagramas de flujo de los procesos de producción, los planes y la infraestructura de contingencia, lista y manejo de materiales y sustancias. En el análisis del proceso productivo se revisan los elementos involucrados, tales como sistemas de manejo, sistemas de envase, sistemas de almacenamiento, tipo y cantidades de materias primas, tipo y cantidades de productos, subproductos y emisiones, tipo y cantidades de residuos. Así mismo los actos y condiciones inseguras para el personal y la población. También se examina la capacitación de los trabajadores en cuanto a medidas de seguridad y control de procesos. También se evalúa la capacidad de la empresa para atender una emergencia, como control de derrames, incendios y sismos. Al revisar la documentación aplicable se debe identifica el propósito de cada proceso, las entradas, las salidas independientes, el flujo o secuencia de actividades, los recursos usados, los controles implementados, tales como procedimientos, instrucciones, especificaciones, etc., los procedimientos planeados de monitoreo que son necesarios para mantener el control. El equipo auditor y las personas responsables de dirigir el programa de auditoría no deben revelar el contenido de los documentos ni cualquier información obtenida durante la auditoría, o el reporte de auditor, a menos que lo exija la ley. Si se exige revelar el contenido de un documento de auditoría, se debe informar lo más pronto posible al cliente de la auditoría y al auditado. Si el líder del equipo considera que la información es inadecuada, debe informar al cliente de la auditoría, a las personas responsables de dirigir el programa de auditoría y al auditado. Fases de la auditoría Las fases involucradas en la elaboración de una auditoría ambiental se pueden conceptualizar en: Fase preliminar que comprende desde el momento en que se surge la idea hasta que se pone en marcha y tiene las siguientes sub etapas: Planificación de la auditoría, se formula en plan y estrategias para la desarrollo. Reunión inicial para definir objetivos, alcance, métodos, instrumentos, procedimientos, medios de comunicación, disponibilidad de recursos, recopilación de información, etc. Definición del equipo auditor, es la selección del personal que llevará a cabo el estudio y el personal de apoyo, Cronograma de actividades definición de los tiempos de planificación y aplicación. Definición de alcance en donde se definen los temas y el nivel de profundidad. Página 62 de 151


Tratamiento de la información Identificación de las fuentes de información que suministrará los datos necesarios, las cuales se deberá seleccionar y clasificar. Definición del área de trabajo relacionada con el espacio físico y en área de influencia de la empresa en donde se desarrollarán las actividades de auditoría. Identificación de apoyo interno en donde se buscará el apoyo del personal que labora en la empresa. Análisis de las actividades que se desarrollarán para conocerlas suficientemente. Determinación de estándares son los niveles mínimos de calidad ambiental basados en la normatividad legal vigentes. Fase de desarrollo En ésta fase tiene lugar la auditoría en las instalaciones de la empresa se desarrolla las actividades planificadas en la fase anterior. Esta fase termina con la elaboración de los informes correspondientes a cada campo auditado. Actividades generales se desarrollan las actividades planificadas de acuerdo al cronograma establecido incluyendo la realización de entrevistas con el personal, revisión de la información, visita de campo a las instalaciones de la empresa, reuniones de equipo, medición de parámetros, registros fotográficos, identificación de agentes importantes, medición de grados de impacto, verificación del cumplimiento de los planes estratégicos de la empresa. Análisis del proceso productivo que puede incluir visita a las instalaciones de la empresa/planta, identificación de los procesos, elaboración de diagramas de proceso, análisis de funcionamiento de equipos, análisis de residuos y emisiones. Otros aspectos técnicos que incluye el estudio de auditorías realizadas anteriormente, estudio de los programas ambientales actuales, análisis y calificación de proveedores y recursos y servicios, análisis de materias primas, estudio del uso eficiente de la energía, recursos naturales, agua, opciones de ahorro, disposición de desechos, posibilidades de minimización, reutilización, reciclaje y tratamiento de residuos, implementación de mejoras tecnológicas, análisis químico de muestras, valoración de muestras y comparación con estándares, análisis de productos finales, modos de transporte, embalaje, almacenamiento, análisis del destino de los bienes finales, disposición al terminar su vida útil. Aspectos legales que comprende en análisis y cumplimiento de las normas y reglamentos vigentes Políticas de seguridad comprende el estudio de los planes de seguridad e higiene, planes de emergencia, identificación de zonas de riesgo y planes de contingencia. Aspectos económicos y financieros con la estimación de costos e inversiones para adecuar la actividad a las exigencias legales que mejoren la competitividad. Página 63 de 151


Fase post auditoría Luego de terminadas las acciones de campo se procede a evaluar la información resultante extraída de los informes por área que permite elaborar el informe final, en donde se registra las acciones realizadas, los resultados alcanzados y las conclusiones.

Ver también Planeación de la auditoría por Auditool, Red de Conocimientos en Auditorías y Control interno

Lección 19. Planeación y planificación de la auditoria. Plan de auditoría. Modificación del programa. Planeación y planificación de la auditoria. En la Planificación de la auditoría se incluye la concepción de la idea, así como la formulación de planes y estrategias que van a guiar el desarrollo del estudio, y le van a permitir al equipo auditor, tener un modelo referencial de acción. El plan de auditoría debe ser lo suficientemente flexible que permita cambios que puedan ser necesarios en la medida en que avancen las actividades. Cualquier plan de auditoría se acuerda entre las partes antes de continuar con la auditoría. Los diferentes sistemas de organización y detalles de operación de cada entidad hacen imposible establecer sistemas rígidos de pruebas en una auditoría. Por ésta razón el auditor deberá, aplicando su criterio profesional, decidir cuál técnica o procedimiento de auditoría o conjunto de ellos, serán aplicables en cada caso para obtener la certeza que fundamente una opinión objetiva y profesional. El plan de auditoría incluye todas aquellas etapas y actividades requeridas para completar el ejercicio. Una vez definidos los objetivos, alcances, áreas prioritarias, equipo auditor y lugares a auditar, se deben especificar las tareas a desarrollar antes, durante y después de las actividades en terreno. Es importante establecer la diferencia que existe entre la auditoría realizada al sistema de gestión, que está dirigida a las actividades y procesos, y la auditoría del producto, que es una revisión de las características fisicoquímicas y de desempeño del mismo contra una norma. El trabajo de auditoría se debe enfocar hacia la eficacia de la organización, más que al simple cumplimiento de requisitos. Esto demanda un mayor y mejor esfuerzo por parte de los auditores. La nueva norma ISO 19011 proporciona una guía para que las organizaciones y los auditores entiendan el enfoque de las auditorías de sistemas de Página 64 de 151


gestión, elaboren y gestionen el programa de auditorías y busquen la mejora en el desempeño de los auditores a través del desarrollo de su competencia. Una auditoría no es una supervisión de la gestión o “inspección” para control en proceso o verificación de producto conforme; es una herramienta mediante la cual se verifica la existencia y la implementación de los elementos de un sistema de gestión y se verifica la capacidad de dicho sistema para lograr los objetivos de gestión definidos. Se auditan entonces: - Todas las actividades que afecten la gestión. - La implantación y documentación de lo establecido en los procedimientos. - Los registros, desde la solicitud de la materia prima (o servicio) hasta la entrega del producto al cliente. Las organizaciones utilizan las auditorías para evaluar su propio desempeño del sistema de gestión, o el desempeño de sus proveedores, distribuidores autorizados, agentes y otros. Las entidades certificadoras las usan para evaluar el desempeño de las organizaciones a las que se va a expedir una certificación de tercera parte. Plan de auditoría. Para conducir profesionalmente una auditoría es necesario planificarla. El plan de auditoría será elaborado por el auditor líder en acuerdo con los otros miembros del equipo auditor. Dicho plan deberá contener: - Objetivos y alcance de la auditoría. - Identificación de los funcionarios y las áreas a ser auditadas. - Documentos de referencia (norma de referencia a aplicar, manuales, otros documentos). - Identificación del equipo auditor, especificando quien es el auditor líder. - Fecha, lugar y horarios de las diferentes actividades de auditoría (reuniones, entrevistas, visitas de campo, etc.) - Implementos de seguridad o logística necesarios para tal fin. - El recurso de tiempo tanto para auditores como auditados con especial cuidado en productos o procesos estacionarios. - Recursos de transporte, logística, incluyendo la necesidad de guías e incluso de un espacio privado para la deliberación del equipo auditor. Este plan se hace conocer al auditado antes de la auditoría, con suficiente anticipación para que éste pueda disponer de los recursos necesarios y así atender debidamente la auditoría. Vale la pena recordar que las auditorías no deben tomar por sorpresa al auditado.

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Los documentos de trabajo los prepara el equipo auditor con propósitos de referencia y registro de los procedimientos de la auditoría, y pueden incluir: - Listas de verificación - Planes de muestreo para la auditoría. - Registros de las reuniones - Formatos para registrar información, tales como evidencia de soporte y hallazgos de la auditoría. El uso de las listas de verificación y de los formatos no debe restringir el alcance de las actividades que pueden cambiar durante el avance de la auditoria, como resultado de la información encontrada y recolectada durante la auditoría. Modificación del programa. El programa propuesto se puede modificar cuando se encuentre cambios significativos en el sistema de gestión revisado inicialmente, cuando el proceso auditado presenta desviaciones evidentes en relación al proceso preparado, cuando sea necesario verificar la implantación de alguna acción correctiva y cuando en la operación normal se detecte algún incumplimiento significativo del sistema de gestión. Enfoque constructivo de la auditoría En la planeación y ejecución de la actividad el auditor debe insistir en aquellas actividades u operaciones de la entidad en las cuales existan indicios de oportunidades para lograr mejoras. Se debe poner énfasis en la mejora futura, antes que en la crítica del pasado. El enfoque de los informes debe estar orientado a lograr una reacción favorable en la aceptación de las observaciones, conclusiones y recomendaciones. Las observaciones deben ser claras y contundentes, evitando el uso de un lenguaje que genere actitudes defensivas o de oposición por parte de los funcionarios de la entidad auditada. Ver a modo de ejemplo una matriz de Identificación de requisitos legales. Documentos propiedad de PROYECTOS Y SISTEMAS CONTABLES LTDA. y están protegido por las leyes de derechos de autor.

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Lección 20. Auditoría del Sistema de Gestión Ambiental. Aspectos ambientales a evaluar. Visita en el sitio. Observaciones directas. Recorrido por la empresa. Administración del tiempo. Reunión de apertura. Auditoría del Sistema de Gestión Ambiental (SGA). El documento ISO 14001 es probablemente el de mayores consecuencias en la serie ISO 14000, Especificación con guía para su uso. Esta norma establece los elementos del Sistema de Administración Ambiental que se exigen para lograr su registro o certificación. Aunado a este documento existe ISO 14004, Sistemas de Administración Ambiental− Guías sobre Principios, Sistemas y Técnicas de Soporte, que suministra información suplementaria. Se dirige básicamente a quienes habrán de evaluar el cumplimiento de ISO 14001 al efectuar un registro o bien como una guía para organizaciones que apenas empiezan a poner en práctica un SGA (en idioma inglés: EMA, Environmetal Management System) o en su defecto para mejorar uno existente. La norma ISO 14001 es el documento de especificaciones del sistema de administración al igual que en la serie ISO 9000 es uno de los llamados documentos de requisitos. Los elementos detallados en ISO 14001 deben ser puestos en práctica, documentados y ejecutados de tal manera que un certificador independiente pueda evidenciar un SGA viable. El principal desafío se encuentra en conseguir uniformidad en cuanto a la interpretación de las especificaciones y conceptos potencialmente ambiguos. Un sistema de administración ambiental es la parte del sistema de administración general que incluye estructura, planificación, actividades, responsabilidades, practicas, procedimientos, procesos y recursos de una organización para desarrollar, poner en práctica, alcanzar, revisar y mantener la política ambiental. Los elementos del sistema de control como se describen en las definiciones de la norma 14000 de SGA, se representan como: - Los elementos centrales de compromiso de la dirección y la política ambiental forman la base de todos los demás componentes de un Sistema de Gestión Ambiental. - El segundo nivel contiene las metas, objetivos y blancos ambientales de una organización y el tercer nivel es al agrupamiento de los anteriores en un programa de control ambiental integrado por procesos, prácticas, procedimientos y líneas de responsabilidad. - La efectividad de un SGA se evalúa periódicamente mediante revisión gerencial y el avance logrado de los programas. - El cuarto nivel lo representa un subsistema de evaluación y auditorias periódicas que registra la información y la presenta directamente al proceso de revisión administrativo.

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- En quinto nivel en la revisión administrativa y ha sido diseñada para determinar lo adecuado, lo apropiado y la efectividad de un SGA por la gerencia con base en la información obtenida. - El ultimo nivel resalta la meta final que es la de alcanzar una mejoría constante y así asegurar que la organización cumple sus obligaciones y protege al medio ambiente. Los elementos de los niveles inferiores del SGA son críticos y deben apoyar a los elementos superiores. Las definiciones en la sección 3 del ISO 14001 están dirigidas a asistir a los usuarios para alcanzar una interpretación uniforme de sus requerimientos. Sirven para establecer el tono para los elementos básicos de la norma y proporcionan guía para los elementos clave del SGA. La norma ISO 14001 ha sido redactada para atender aplicación en organizaciones de cualquier tipo y tamaño y para conformarse a diversas condiciones geográficas, sociales y culturales. La conformidad con la norma ISO 14001 puede ser, por sí misma, un indicador de buena fe y compromiso con la protección del medio ambiente. Aspectos ambientales a evaluar. La auditoría ambiental estará basada principalmente en la legislación ambiental vigente, de manera que se revisaran y verificaran cada uno de los aspectos por auditar como agua, aire, residuos peligrosos y no peligrosos, suelo y subsuelo. De igual manera se localizará en un plano las fuentes de abastecimiento de agua, descargas de agua residual, procesos y servicios industriales, sitio de almacenamiento de materias primas, almacenamiento temporal de residuos peligrosos y fuentes de emisión a la atmósfera. Se realizará la recopilación de información referente a la región donde se ubica la organización, incluyendo un mapa regional de la localización de las instalaciones, ubicación de la planta y colindancias, plano identificando los edificios de las instalaciones, tipo de construcción y plano de drenaje de la empresa.

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Visita en el sitio. Figura 5. Actividades de la visita en el sitio.

Fuente : El autor Las áreas generales a incluir en la visita al terreno son: - Toda la instalación incluyendo: Laboratorios, Áreas de almacenamiento, Áreas de mantenimiento, Áreas de operación, Áreas de recepción y despacho, Almacenes, Plantas de generación de energía - Recorrido de todo el perímetro. - Descarga de residuales líquidos, sólidos y gaseosos. - Materiales y desechos peligrosos. - Almacenamiento de residuos (interior/exterior) - Sistemas de tratamiento. - Suministro de agua. - Almacenamiento de materias primas.

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Observaciones directas. (Inspecciones a las instalaciones) Las visitas a las instalaciones ofrecen una buena oportunidad para identificar fuentes de emisiones no definidas en los diagramas de proceso como los venteos, derrames, pérdidas, etc. Se recomienda efectuar estas inspecciones en las primeras etapas de la auditoría, para lograr una adecuada familiaridad con los procesos a auditar. Se deben privilegiar inspecciones en condiciones críticas como los cambios de turnos, puesta en marcha o parada de equipos claves, vaciado o llenado de estanques y reactores, etc. Es importante que el auditor tenga algún registro físico de sus observaciones como videos, fotografía, dibujos). El trabajo en campo comprende: - La revisión de documentos, archivos y registros técnicos. - Análisis del proceso productivo. Es importante identificar las sustancias peligrosas empleada, el consumo de agua y ubicar las emisiones al aire, así como determinar el tipo y la cantidad de los residuos: sólidos, peligrosos y las descargas de efluentes. El equipo auditor debe reunirse periódicamente para intercambiar información, evaluar el progreso de la auditoría y reasignar trabajo entre los auditores, según se requiera. Figura 6. Métodos de recolección de información MÉTODOS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN Entrevistas con el personal

Observación de actividades Revisión de actividades

Fuente: El autor Durante la auditoría, el líder del equipo auditor debe comunicar periódicamente el estado de avance de la auditoría y cualquier inquietud al auditado y al cliente de la auditoría, según sea necesario. Las evidencias recogida en la auditoría, que sugieran un riesgo inmediato y significativo (por ejemplo: de seguridad, ambiental o de calidad), se deben reportarse sin inmediatamente al auditado, y según el caso, al cliente de la auditoría. Página 70 de 151


Administración del tiempo Cuando se considere que los objetivos de la auditoría no se pueden alcanzar, el líder del equipo auditor debe reportar las razones al cliente de la auditoría y al auditado, para determinar la acción apropiada. Esta acción puede incluir la reconfirmación del plan de auditoría, la terminación de la auditoría o un cambio en los objetivos de la auditoría y/o alcance de la auditoría. Cualquier cambio necesario en el alcance de la auditoría debe ser revisado y aprobado por el cliente de la auditoría, y según el caso, por el auditado. Reunión de apertura. La reunión de apertura es el primer encuentro formal entre el equipo auditor y los funcionarios a auditar. En ella se busca fundamentalmente allanar el camino para que la ejecución de la auditoría sea exitosa y cumpla los objetivos planteados. Para “romper el hielo” y facilitar la ejecución de la auditoría es importante que se defina muy bien el objetivo de la auditoría. El auditor líder explicará a los auditados el alcance de la auditoría y cómo ésta se llevará a cabo. La reunión de apertura será conducida por el auditor líder, con los siguientes lineamientos básicos: Presentación del equipo auditor y los auditados En empresas pequeñas o medianas la presentación puede no ser estrictamente necesaria, pues ya hay un conocimiento previo. En unidades organizacionales más grandes es posible que auditores y auditados no se conozcan previamente, por lo que es importante hacer esta primera etapa. Objetivo de la auditoría Presentación de las reglas.

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CAPÍTULO 5. ACTIVIDADES DE LA AUDITORÍA AMBIENTAL EN EL SITIO Lección 21. Reunión de apertura. Funciones y responsabilidades de los guías y observadores. Ejecución de la auditoría. Reunión de apertura. Si bien la reunión de apertura no es obligatoria dentro de las auditorías internas, siempre es conveniente establecer e indicar al auditado el alcance y el tiempo previsto de auditoría. En el caso de las auditorías externas, la auditoria debe estar prevista con un tiempo prudencial acordado por ambas partes, y en la reunión de apertura el auditor deberá detallar las características de la misma y explicar sobre la planificación de manera que la organización le facilite la tarea en las áreas solicitadas. En esta reunión, el auditor informa los alcances y método de la Auditoria. Por lo general el Auditor menciona los documentos que va a auditar y solicita algunos datos e información general acerca de la organización, por ejemplo: - Información adicional sobre las unidades son objeto de la auditoría. - Personas que participan en la auditoría y cuál es su papel. - Empleados que trabajan en la organización auditada. - Los principales productos de la organización. - Los eventos especiales que tuvieron lugar últimamente en la organización que puedan afectar al producto o los procesos. El propósito es reunir información que pueda ayudar al Auditor a visualizar el esquema de trabajo según lo concibe el responsable mismo del proceso. Se realiza cabo la reunión de apertura con la gerencia del auditado, o a quién delegue, en un sitio apropiado, con las personas responsables de las funciones o procesos que se van a auditar. El propósito de una reunión de apertura es: a) Presentación del equipo auditor. b) Presentación de los responsables de las funciones o procesos. c) Confirmar los objetivos, alcance y criterios de la auditoría. d) Revisión del plan de auditoría. e) Acuerdo del horario y cronograma de la auditoría y otras medidas pertinentes con el auditado, tales como la fecha y la hora de la reunión de cierre y cualquier reunión intermedia entre el equipo auditor y la gerencia del auditado. f) Los métodos y procedimientos que se van a usar para realizar la auditoría. Página 72 de 151


g) Presentación de cómo se realizarán las actividades. h) Confirmar los canales de comunicación formal entre el equipo auditor y el auditado. I) Confirmar los aspectos relacionados con la confidencialidad. j) Confirmación de los procedimientos relacionados con la seguridad en el trabajo y para el equipo auditor y los procedimientos de emergencia. k) Confirmación de la disponibilidad, funciones e identidad de los guías y otro personal de soporte que se pueda requerir. i) Espacio para intercambio de preguntas. j) Acordar la fecha y hora para la reunión de cierre. k) Disponibilidad, funciones e identidad de los guías. En auditorías internas en la reunión de apertura puede consistir en comunicar que se está realizando una auditoría y en explicar la naturaleza de ésta. En otros casos la reunión debe ser formal, llevando registros de asistencia y presidida por el líder del equipo auditor. Funciones y responsabilidades de los guías y observadores. Los guías y observadores pueden acompañar al equipo de auditoría pero no son parte de él y no deben influenciar ni interferir con la realización de la auditoría. En donde se asignen guías deben brindar asistencia al equipo de auditoría y actuar a solicitud del líder del equipo auditor. Sus deberes pueden incluir: a) Establecer contactos y citas para las entrevistas. b) Arreglar las visitas a partes específicas del sitio u organización. c) Asegurar que los miembros del equipo auditor conozcan y respetan las reglas concernientes a los procedimientos de seguridad en el sitio. Los guías también pueden atestiguar la auditoría en nombre del auditado. A solicitud del auditor, los guías pueden aclarar o ayudar a recolectar información correcta. Ejecución de la auditoría. Es la expresión utilizada para describir el trabajo que realiza el auditor en el sitio o instalación. Las actividades se concentran en conseguir suficientes datos para satisfacer los requerimientos. Las actividades a realizar en las Auditorias deben ser estadísticas del tipo “muestreo”. En la Auditoria NO se puede revisar todos y cada uno de los registros de cada procesos. El auditor va a muestrear y analizar los procesos que ya tenía planificada visitar y algunos otros que su instinto y agudeza le permitan definir que puede tener un comportamiento irregular. Página 73 de 151


Es decir la Agenda del auditor se completa en el terreno, mientras se realiza la auditoria. Después de escuchar a varias personas de la organización y de hacer su análisis pertinente, va a tener un panorama más claro y también decidir si puede resultar interesante indagar por algunos otros procesos o sectores. Siempre hay que dejar lugar para ir un poco más allá, pero tratando de no apartarse mucho de su planificación. Tabla 6. Desarrollo de la auditoría Desarrollo de la auditoría. Llegar al área puntualmente. Presentarse a través de un guía o solo Mantener un clima de calma, eliminando las tensiones. Explicar suficientemente los objetivos de la auditoría y los procedimientos. Investigar lo necesario. Cumplir con las necesidades de los muestreos. Comunicar a las partes los resultados. No generar situaciones incomodas, pánico, ni resaltar situaciones anómalas encontradas. Observar y registrar las condiciones encontradas Observar y registrar las actividades. Revisar documentos. Realizar las entrevistas. Fuente: El autor Además de toda la planificación establecida en la fase de ejecución es donde el Auditor saca a relucir su olfato y su agudeza para detectar ciclos o procesos que puedan comprometer la calidad ambiental o la efectiva realización de los procesos.

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Figura 7. Observación en la visita a las instalaciones

OBSERVACIÓN DE LAS INSTALACIONES Fuentes de emisión Unidades de proceso

Áreas de almacenamiento

Observación de las instalaciones

Áreas de mantenimiento

Puntos de descarga Oficinas

Fuente: El autor El auditor debe comprobar los procesos y su documentación con el fin de determinar si los mismos se llevan a cabo en forma controlada y de acuerdo a los requisitos. Tabla 7. El auditor debe incluir durante la ejecución de la auditoría. En la Ejecución el Auditor debe incluir: Procesos, documentos y registros Requisitos de clientes Documentación de cualquier especie, tales como instrucciones de trabajo, planes de calidad o requisitos de la norma. Requisitos de otras normas legales o pertinentes a la actividad Los registros de los conocimientos y entrenamientos de los empleados Requisitos del procedimiento de trabajo Conforme a la manipulación de productos según los requisitos Página 75 de 151


definidos Registros del Auditor

Lección 22. Instrumentos de Auditoría Ambiental. Los instrumentos de la auditoría o las técnicas de la auditoría se refieren a los métodos usados por el auditor para apoyar su trabajo y recolectar evidencias. Figura 8. Instrumentos de la auditoría Revisión de la documentación INSTRUMENTOS DE LA AUDITORÍA

Cuestionarios Análisis de datos Observación física Entrevistas Reuniones

Apoyo de personal externo Uso de medios tecnológicos

Fuente: El autor. Los procedimientos de auditoría son el conjunto o agrupación de técnicas aplicadas por el auditor en forma secuencial, desarrolladas para: - comprender la actividad o el área objeto del examen - recopilar la evidencia de auditoría - respaldar una observación o hallazgo - confirmar o discutir un hallazgo, observación o recomendación con la administración La puesta en práctica de los procedimientos constituye o se materializa en pruebas de auditoría. Página 76 de 151


El auditor generalmente no puede obtener la evidencia necesaria y suficiente mediante la aplicación de una sola técnica de auditoría y debe examinar los hechos que se le presentan mediante la aplicación simultánea o sucesiva de varios procedimientos de auditoría. El auditor debe conocerlas para seleccionar la más adecuada de acuerdo a las características y condiciones del trabajo a realizar. La experiencia y el criterio del auditor deciden las técnicas que integran el procedimiento en cada caso particular. Entrevistas. La entrevista es una conversación entre dos o más personas, en la cual uno es el que pregunta (entrevistador) y otra la que responde (entrevistado). Consiste en la averiguación mediante la aplicación de preguntas directas al personal de la entidad auditada o a terceros, cuyas actividades guardan relación con las operaciones. Como técnica de recolección va desde la interrogación estandarizada hasta la conversación libre y en ambos casos se recurre a una guía que puede ser un formulario o esquema de cuestiones que han de orientar la conversación. Reuniones. El objetivo de toda reunión es compartir información y experiencias. Consiste en encuentros con las personas interesadas en el tema, como pueden ser los directivos de la empresa, los trabajadores de la empresa o puede ser una reunión interna dentro del equipo de trabajo. Observación. La observación consiste en presenciar el proceso o procesos que otros realizan identifica las áreas de mayor riesgo. Se deben confrontar las instrucciones y los procedimientos con las condiciones de operación en el momento de la visita. En algunos tipos de empresa puede ser conveniente revisar las condiciones de seguridad industrial e higiene (por ejemplo, en la industria de alimentos y bebidas), si hay equipos dañados, el ritmo de actividad, estado de almacenes, ubicación de las instrucciones de trabajo, etc. Encuestas y cuestionarios. Es la aplicación de preguntas relacionadas con las operaciones realizadas por el auditado para conocer los hechos, situaciones u operaciones. Este concepto abarca tanto a los cuestionarios como a las encuestas y test que se podrían realizar, estos deben cumplir ciertas características: - Debe ser neutral, debe evitar sugerencias a respuestas - Debe contar con preguntas concretas y específicas - Deben recoger lo que se quiere conocer (fechas, hechos, opiniones, cualidades, etc.) - Puede realizarse en presencia o ausencia de un auditor - Puede contar con respuestas preestablecidas Página 77 de 151


- Puede prever la respuesta (si, no, ninguna, de acuerdo, en desacuerdo, aprueba, censura, etc.) - Puede permitir asignarle mayor peso a ciertas preguntas. Es recomendable procesar la información y almacenarla en una base de datos. Apoyo de Personal externo. A lo largo de la realización del estudio pueden presentarse circunstancias que requieran de los conocimientos de otras personas, ajenas al equipo auditor para ser solucionadas, por tanto se puede requerir el apoyo de personal de diversas profesiones cuyas experiencias afiancen el trabajo realizado. Recursos tecnológicos. Las auditorías se ven beneficiadas por el avance tecnológico, ya que permite encontrar nuevas formas más rápidas y mejores de realizar el trabajo. Por tanto el apoyo de medios como son los recursos informáticos y electrónicos van a darle mayor confiabilidad y calidad a la investigación. Lista de verificación. Una lista de verificación es una de las formas más objetivas de valorar el estado de aquello que se somete a control. El carácter cerrado de las respuestas y su cerrado número proporcionan esta objetividad, elimina información no útil, porque no puede recoger todos los matices, detalles y singularidades. Las listas de chequeo o de verificación son una valiosa herramienta para los auditores. Ellas deben prepararse antes de ejecutar la auditoría. Una lista de verificación típica es una secuencia de preguntas, cada una de las cuales corresponde a un requisito de la norma de referencia. Por principio de auditoría, estas preguntas deberán ser abiertas para permitir que al auditor indague a fondo sobre el requisito a auditar.

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Figura 9. Tipos de listas de verificación

Fuente: El autor. La Lista de verificación es una ayuda de memoria que asegura el cubrimiento de todos los temas y puntos, asegura la profundidad y continuidad adecuada de la auditoria, ayuda a administrar el tiempo, organiza la toma de notas o captura de la información y ayuda a la preparación del informe. Tabla 8. Ventajas de la Lista de verificación LISTA DE VERIFICACIÓN, VENTAJAS Proporciona una estructura / Guía Define la muestra, garantiza la cobertura Facilita lograr el objetivo Ayuda a mantener a los auditores en camino Evita la duplicación Ayuda a administrar el tiempo Reduce las improvisaciones del auditor Fuente: El autor. Sin embargo se debe tener cuidado de no utilizar mal las Lista de verificación porque pueden dar una perspectiva muy reducida del sistema de gestión, en ocasiones pueden dificultar la comunicación y podría omitir la inclusión de temas importantes por no haber sido incluidos en la lista de verificación. Página 79 de 151


Las listas de verificación son de uso exclusivo de los auditores, por lo que no requieren ser conocidas por los auditados, se debe utilizar como un recurso y no como un documento maestro y hay momentos en que se debe decidir si se hace caso omiso de él o se pospone su aplicación, es una guía, una ayuda para ejecutar la auditoría, pero no debe convertirse en una camisa de fuerza para el auditor. Este deberá tener el criterio suficiente para apartarse de la lista de verificación y seguir sus propias iniciativas de indagación cuando así lo considere necesario. Muestreo. En los archivos donde se guardan los registros se eligen muestras del inicio, de la mitad y del final. Se toman muestras adicionales cuando se encuentra desviación para comprobar si se trata de algo significativo. Se debe seleccionar muestras de diferentes etapas del proceso. Compruebe que cada paso de la actividad se efectúe como se describe en el procedimiento y que en los registros se hayan llenado todos los espacios. Revise documentos con la última actualización y revise si existen correcciones hechas a mano. Rastreo. Se hace un seguimiento desde un documento dado hasta los documentos asociados, revisando los procedimientos y los registros, comenzando desde el principio del proceso que se está auditando o desde el final. Si durante la investigación aparecen otras pistas potenciales, el auditor tiene diferentes opciones: pasarlas por alto; tomar notas e investigar más tarde; o preguntar acerca de ellas. Los documentos de trabajo, incluidos los registros que resultan a partir de su uso se deben retener, al menos hasta finalizar la auditoría. Los documentos que contienen información confidencial se deben proteger adecuadamente en todo momento por parte de los miembros del equipo de auditoría. Uso combinado de técnicas. Es conveniente cruzar información y utilizar técnicas combinadas, tales como: - preguntar cómo se realiza una actividad y verificar los procedimientos; - comprobar que los procedimientos y registros correspondan a la práctica observada; - comenzar por el principio de una actividad y seguir la secuencia; - comenzar por el final y seguir la secuencia hacia el punto inicial; - comenzar en un punto de la norma en donde interactúan varios elementos.

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Figura 10. Técnicas de auditoría

TÉCNICAS DE LA AUDITORÍA OCULAR

VERBAL Obtener información verbal, dentro o fuera de la entidad que el auditor considere relevante

TÉCNICAS de la AUDITORÍA

DOCUMENTAL Obtener información escrita que permita soportar afirmaciones, análisis o estudios

Verificación directa y paralela de una actividad/ proceso/ procedimiento

ESCRITA Registrar y plasmar información que a juicio del auditor sea importante en su trabajo

INSPECCIÓN FÍSICA Reconocimiento real sobre hechos /situaciones dadas en el tiempo y espacios determinados

Fuente: El autor

Lección 23. Preguntas de auditoría. Las preguntas son la herramienta para comunicarnos y obtener información. Pero no se trata de hacer cualquier pregunta ni de formularla de cualquier modo, ni en cualquier momento de la conversación. La pregunta se inserta dentro de una verdadera secuencia comunicacional, una cadena o secuencia de comunicación entre dos o más personas con un objetivo determinado. Durante la preparación de la entrevista se deben elaborar las preguntas claves que guiarán la misma. Estas preguntas se deben centrar en el tema objeto de la auditoría y de la entrevista misma, para lo cual es necesario conocer los diferentes tipos de preguntas que se pueden utilizar. Las preguntas se pueden seleccionar tomando en consideración las características particulares de cada empresa, escogiendo inicialmente aquellas que no requieren de información detallada. Las preguntas se deben dirigir a la información relevante y no deben sugerir respuesta. No deben contener agresividad o implicaciones emocionales. Utilice un lenguaje sencillo y evite el ejercicio de pregunta y respuesta, de manera que se incorporen en la conversación

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Tipos de preguntas. Figura 11. Tipos de preguntas Preliminares o introductorias Tipos de preguntas

Informativas De análisis o evaluación De admisión De confirmación

Fuente: El autor. En una entrevista donde el objeto es obtener información, solo tres tipos de preguntas deben ser normalmente utilizadas: Introductorias, informativas y preguntas personales. Si el entrevistador tiene razonable fundamento o causa para creer que el entrevistado no está siendo honesto puede utilizar preguntas de análisis o de evaluación. Si el entrevistador percibe con razonable fundamento o causa que el entrevistado está respondiendo con vacilación, puede utilizar preguntas de confirmación o admisión. Preguntas preliminares o introductorias. Son usadas por el entrevistador con dos propósitos principales: informarle al entrevistado acerca del objetivo y del proceso de la entrevista y obtener de éste verbalmente un acuerdo de cooperación durante la entrevista. Son de carácter general y pueden tocar aspectos personales y profesionales, como por ejemplo acerca de su profesión, especialidad, ocupación, antigüedad en la entidad o el cargo. Luego de haber establecido un clima propicio se pasará a utilizar las preguntas diseñadas y posibilitar así un mayor diálogo. Preguntas informativas. Una vez que se ha establecido el formato apropiado de la entrevista, en entrevistador tratará de obtener la información verdadera y precisa sobre el tema de interés para la auditoría. Preguntas cerradas. Este tipo de preguntas se contestan con un SI o un NO y no generan mucha información. Generalmente éste tipo de preguntas se debe evitar porque no invita a discusión o no permite encontrar lo que está conoce o está pensando el entrevistado. Si se Página 82 de 151


utilizar el tipo de pregunta cerrada debería estar seguida por: ¿por qué?, ¿cómo?, ¿dónde?, de manera que se le exija al entrevistado explicar sus puntos de vista. En una entrevista estas preguntas se hacen para reconfirmar los hechos, obtener información no obtenida previamente, obtener nueva evidencia y mantener una buena relación con el entrevistado o concretar al entrevistado cuando exagera sus respuestas, se dispersa o sale del tema. Si se usan frecuentemente pueden hacer sospechar que se está haciendo una investigación cruzada.

Preguntas abiertas. Esta forma de pregunta exige elaboración por ejemplo: ¿cómo se realiza esta actividad?. Utiliza las palabras: ¿Qué …?, ¿Quién …? ¿Quiénes …?, ¿Cuál …? ¿Cuáles ..?, ¿Dónde …?, ¿Adónde …?, ¿Cuándo …?, ¿Cómo …?, ¿Por qué …?, ¿Para qué …?, ¿Cuánto/a/os/as …?, muéstreme …. Las preguntas abiertas se pueden formular de dos formas: pregunta directa o pregunta indirecta y se deben hacer con pocas palabras.

Preguntas de Evaluación o de Análisis. Las preguntas informativas se usan en una secuencia lógica para maximizar el desarrollo de la información. Si el entrevistador tiene razón para creer que el entrevistado no está siendo honesto, entonces puede hacer preguntas de evaluación o de análisis. Asimismo, la entrevista deberá llevar a un final lógico. Por medio de la observación de las reacciones del entrevistado a estas preguntas, el entrevistador puede evaluar la credibilidad del entrevistado con algún grado de precisión. Estas evaluaciones podrían ser la base para que el entrevistador decida acerca de realizar preguntas de admisión para obtener evidencia acerca de un hecho irregular. Preguntas de Admisión o de Declaración. Las preguntas de admisión o de declaración están reservadas específicamente cuando se tiene evidencia razonable acerca la existencia de hechos irregulares o deficiencias manifiestas en la actividad u proceso objeto de la auditoría. Estas preguntas no deben violar los derechos y libertades de la persona que está siendo entrevistada. Características de las buenas preguntas. Las buenas preguntas usualmente tienen las siguientes características:

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Figura 12. Características de las buenas preguntas Características de las buenas preguntas

Reto

Brevedad

Claridad

Relevancia

Énfasis en los puntos principales

Fuente: El autor. Reto. Las preguntas deben hacer que el entrevistado piense, describa, relacione y concluya sobre las operaciones objeto de la entrevista. Las preguntas no deben ser tan fáciles como para que las respuestas sean obvias para el entrevistado.

Brevedad. Las preguntas deberían incluir solamente las palabras necesarias para expresar el problema, pero que sean lo suficientemente completas para eliminar cualquier posibilidad de malentendidos.

Claridad. Las preguntas deben decirse con lenguaje simple, preciso. Deben diseñarse para obtener información sobre el objeto de la auditoría.

Relevancia. Las preguntas deben hacerse con un propósito definido en mente. Se deben evitar las preguntas tramposas o trucos.

Énfasis en los puntos principales. Las preguntas deben construirse alrededor del punto central del objetivo de la entrevista, haciendo énfasis en aquellos puntos que el auditor considera son claves para el desarrollo de la auditoría.

Lección 24. Entrevistas. Actitudes y Reacciones y de los auditados. La entrevista es una herramienta muy flexible capaz de adaptarse a cualquier condición, situación y personas. Se cumple mediante el empleo de un conjunto de herramientas y Página 84 de 151


técnicas que suponen el manejo de conocimientos generales acerca de la comunicación humana, del lenguaje, el uso de pregunta como medio principal para la obtención de información y estar atentos a expresiones verbales y cumple como propósitos principales: - Obtener información de los responsables de las operaciones u procesos objeto de la auditoría. - Facilitar la recolección de información. - Establecer un acercamiento con el personal de la organización con el que se interactuará durante el proceso de la auditoría. Se comparten opiniones, sentimiento, comportamiento, etc. - Permite orientar la investigación y resolver las dificultades que puede encontrar el entrevistado y aclarar percepciones. - Dar o recibir indicaciones o recomendaciones. El entrevistado deberá ser siempre una persona que tenga responsabilidad y conozca el área objeto de la auditoría. La entrevista es una técnica eficaz para obtener datos significativos y la información que se obtiene es de mayor calidad que cuando se limita a la lectura de respuesta escritas, ya que se pueden captar gestos, tonos de voz y los énfasis que aportan información relevante sobre el tema. La entrevista es una fuente primaria de información para los equipos de auditoría y se debe preparar con anticipación teniendo en cuenta la revisión de la información disponible acerca del área, actividad o proceso objeto de la auditoría, la selección cuidadosa de los entrevistados, la elaboración y coordinación del calendario con suficiente anticipación para asegurar la participación de los entrevistados, la determinación del tiempo estimado de la entrevista y la preparación de preguntas específicas. Se debe desarrollar en un clima adecuado de comunicación de manera que el auditado se sienta cómodo, eliminando los temores, por lo cual se debe explicar suficientemente el objetivo e identificando los temas. Con el auditado se debe explicar las notas tomadas y mantenerlo informado de las observaciones. SI el proceso no se completó es necesario buscar un tiempo adicional en acuerdo. Se debe eliminar las distracciones y prestar atención al contenido, evitando emitir juicios. Evite sobre-reaccionar o mostrase preocupado. Mantenga la atención, escuche atentamente evitando interrumpir al auditado. No use el tiempo de escucha para reflexionar. En la entrevista se utiliza diferentes técnicas de auditoría y debe documentarse adecuadamente las evidencias encontradas, mediante papeles de trabajo preparados por el auditor, en los cuales se describan las partes involucradas y los aspectos tratados, y manifestando en forma verbal si se ha encontró alguna No Conformidad.

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El entrevistador debe desarrollar la habilidad para identificar cuando la persona miente, deforma o exagera las respuestas y manejar las limitaciones en la expresión oral del entrevistado. Normas para la Entrevista. Para llevar a cabo una buena Entrevista es necesario tener en cuenta las siguientes normas: Tabla 9. Normas para la entrevista Al iniciar la entrevista Preséntese de forma amistosa. Dé una visión general de los temas que se cubrirán en la entrevista. Inicie con preguntas amplias y generales.

Durante la entrevista Mantenga una relación amable y relajada. Aborde gradualmente al entrevistado, creando una corriente de amistad, identificación y cordialidad. Ayude al entrevistado para que se sienta seguro y locuaz. Déjelo concluir su relato, ayúdelo luego a completarlo concretando hechos y responsables. Sondee las respuestas para obtener más información. Procure formular las preguntas con frases fácilmente comprensibles, evite formulaciones embarazosas con carácter personal o privado. Actúe con espontaneidad y franqueza, y no con astucias o rodeos. Parafrasee con frecuencia para asegurar comprensión. Evite hacer preguntas que sólo requieran un sí o un no como respuesta, excepto para clarificar un punto. Lleve la conversación de forma fluida.

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Al finalizar la entrevista Ofrezca la oportunidad para que el entrevistado haga comentarios que necesiten elaboración o que no se preguntaron durante la entrevista. Agradezca al entrevistado por su tiempo e información. Informe al entrevistado cómo se usarán los datos. Tome en cuenta las inquietudes del entrevistado. Algunas veces podría continuar haciendo otra entrevista, logre el consentimiento para esta posibilidad. Fuente: El autor El auditor no debe olvidar que su principal función es escuchar y no preguntar. Por consiguiente, su atención no se puede fijar en la siguiente pregunta mientras el auditado contesta. Actitudes y Reacciones y de los auditados. El auditor debe estar atento a identificar tácticas dilatorias, de manipulación o distractivas. En otros casos el auditado puede reaccionar agresivamente o con hostilidad y mostrase como un antagonista al proceso. Otro tipo de reacción distractiva puede ser el suministro de información copiosa que podría desviar el cumplimiento de los objetivos propuestos o abrumarlo con información poco relevante que el auditor debe estar atento a identificar y establecer prioridades. En una entrevista se hace muy difícil nivelar y darle el mismo peso a todas las respuestas, sobre todo a aquellas que provienen de personas que poseen mejor elocuencia verbal, pero con escaso valor informativo o científico. Es muy común encontrar personas que mienten, deforman o exageran las respuestas y muchas veces existe un divorcio total o parcial entre lo que se dice y se hace o evidencia. La entrevista con el auditado puede generar estrés o mutismo y muchas veces se inhibe ante un entrevistador y no puede, o les cuesta esfuerzo, responder con seguridad o fluidez una serie de preguntas. Los auditores también pueden estar expuestos a actitudes de autoritarismo, especialmente cuando se hacen auditorías internas. La habilidad del entrevistador estará en saber identificar y manejar éstas desventajas, de manera que no afecten el objetivo de la entrevista.

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Figura 13. Actitudes y reacciones de los auditados Actitudes y reacciones de los auditados

Tácticas

dilatorias de manipulación distraccionistas

Estrés Mutismo Autoritarismo Antagonismo Información copiosa Hostilidad, agresividad

Fuente: El autor.

Lección 25. Análisis de documentos. Registros. Análisis de documentos. Respecto a los documentos hay tres ejes de observación: La forma. No es lo más importante, pero se debe observar, pues da indicios del adecuado control de la documentación. El auditor debe observar si los documentos están conformes con la normatividad de la empresa (norma fundamental), si hay una identificación clara y el contenido es suficiente para describir las actividades indicadas en el título del documento. El fondo. Es lo más importante a considerar respecto al documento en si mismo. Se debe observar el cubrimiento del tema (qué, quién, cuándo, cómo, dónde, con qué), la exactitud de las referencias a otros documentos del sistema, la secuencia adecuada, la coherencia, la actualización y que la lectura sea comprensible. La realidad. Es lo más importante respecto a la implementación de un sistema de gestión. Se debe observar si el documento ha sido adecuadamente difundido al personal que lo Página 88 de 151


requiere, si se está aplicando efectivamente, si existen diferencias entre lo documentado y lo que se hace, si hay correcciones hechas a mano sobre el documento. Tabla 10. Fuentes de información para una auditoría FUENTES DE INFORMACIÓN - DOCUMENTOS Política Objetivos Planes Procedimientos Instrucciones Licencias Permisos Especificaciones Planos Contratos Pedidos Fuente: El autor. Registros Son los documentos que establecen los resultados alcanzados o que proporciona evidencia de las actividades realizadas. Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificación, de acción preventiva y de acción correctiva. Generalmente los registros no necesitan estar bajo control de revisión. Los registros se mantienen en una organización de la manera más apropiada para el sistema, para demostrar la conformidad con los requisitos de esta norma y son una de las evidencias más importantes de la implementación del sistema de gestión. Los procedimientos para la identificación, el mantenimiento y la disposición de los registros se enfocan sobre aquellos que son necesarios para la implantación y la operación del sistema de gestión ambiental, y para registrar la extensión con que los objetivos y metas planeados han sido cumplidos. Para el análisis de los registros es necesario tener en cuenta la periodicidad con la que ellos se generan. Los registros de mucha frecuencia de realización (informes de inspección y control en el proceso, pedidos, órdenes de compras, etc.) deben consultarse de fecha Página 89 de 151


reciente para tener una información más cercana de cómo está operando el sistema. En el análisis de los registros se debe observar si la información contenida en ellos sí corresponde a los requerimientos descritos en la norma de referencia y en los procedimientos internos, y si ellos evidencian que las actividades sí se están llevando a cabo tal y como está descrito en dichos procedimientos. Como criterio de muestreo para el análisis de documentos y registros se recomienda que el auditor revise mínimo tres y máximo siete documentos o registros de cada clase para tener una confiabilidad alta en el proceso de revisión. Se debe solicitar y revisar la documentación propia de las áreas visitadas, incluyendo análisis químicos, procedimientos, permisos y cualquier otra que se estime pertinente, con el objetivo de verificar: - Que los sistemas de gestión y organización funcionen - Identificar las eficiencias - Confirmar el cumplimiento de la documentación normativa - Identificar nuevos problemas. Tabla 11. Registros, examen de registros. EXAMEN DE REGISTROS Actas de reuniones Registros de inspección Reportes de auditoría Registros de programas de seguimientos Resultados de mediciones Resúmenes de datos Análisis e indicadores de desempeño Procedimientos de Aseguramiento de Calidad Otros registros ambientales también pueden incluir: REGISTROS AMBIENTALES Información sobre leyes ambientales u otros requisitos aplicables Registros de quejas

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Registros de capacitación Información sobre procesos Información sobre productos Registros de inspección, mantenimiento y calibración Información pertinente sobre contratistas y proveedores Informes sobre incidentes Información sobre medidas de preparación y respuestas ante emergencias Información sobre aspectos ambientales significativos Resultados de auditorías Revisiones por la dirección Fuente: El autor.

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CAPÍTULO 6. HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA AMBIENTAL, CONCLUSIONES Y REUNIÓN DE CIERRE Lección 26. Resultados esperados de la auditoría. Hallazgos de la auditoría. Análisis de los resultados de la auditoría. Resultados esperados de la auditoría. Los resultados esperados de la auditoría son: - Establecer las normas ambientales relevantes a la empresa, incluyendo seguridad y salud en el trabajo. - Obtener un diagnóstico de la situación de la empresa en materias de medio ambiente, calidad y seguridad y salud en el trabajo. - Evaluar las prácticas de gestión de la empresa. - Proponer un conjunto básico de objetivos y metas para mejorar la gestión de la empresa. - Definir la estructura orgánica más apropiada a la realidad de la empresa. - Definir las funciones al interior de la empresa. - Proponer responsabilidades y mecanismos de comunicación. - Identificar los requerimientos de personal. - Establecer los requerimientos de entrenamiento. - Proponer mecanismos de comunicación con las partes interesadas externas (clientes, instituciones fiscalizadoras). - Identificar las unidades o áreas de proceso que son críticas desde el punto de vista de la seguridad y salud en el trabajo. - Identificar las unidades o áreas de proceso que son críticas desde el punto de vista ambiental. - Identificar las unidades o áreas de proceso que son críticas desde el punto de vista de la calidad del producto - Identificar las áreas de proceso, unidades o equipos críticos que afectan la eficiencia operacional y que deben ser reemplazadas o reparadas. - Identificar las opciones obvias para reducir pérdidas de materiales y energía. Medidas concretas para la minimización de residuos (p. ej.: segregación, reuso, reutilización, tratamiento). - Identificar las opciones para mejorar la capacidad de monitoreo y control de proceso, de registro y evaluación de la información obtenida. Página 92 de 151


- Recomendar la elaboración de procedimientos en aquellas actividades que sean críticas en materias de calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo. - Recomendar indicadores apropiados para gestión (p. ej.: cantidad de residuos por tonelada de producto, cantidad de insumos por tonelada de productos, cantidad de materias primas por tonelada de productos, horas hombre por tonelada de producto, etc.). - Identificar los criterios para mantención preventiva y correctiva, prioridades, responsabilidades. Hallazgos de la auditoría. Los hallazgos constituyen la base para el informe de auditoría y son los resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría reunida comparada con los criterios de auditoría. Pueden indicar conformidad o no conformidad y se evalúan respecto de los criterios de auditoría acordados.

HALLAZGO: Hecho suficientemente importante que se debe resaltar y comunicar dentro del proceso auditor Hallazgos positivos: Realizaciones o aciertos convenientes o destacables para la organización

Hallazgos negativos: Hechos irregulares, inconvenientes, perjudiciales, nocivos o dañinos para el funcionamiento de la organización La evidencia de la auditoría constituye la base sobre la cual el personal determina el cumplimiento de leyes, reglamentos, políticas corporativas y otras normas; se obtienen de diversas maneras incluyendo revisión de registros, examen de los datos disponibles y entrevistas con el personal de las instalaciones. La información apropiada debe ser recolectada, analizada, interpretada y documentada para ser utilizada como evidencia de la auditoria en un proceso de verificación y evaluación para determinar si los criterios de la auditoría se están cumpliendo. La evidencia de la auditoria debe ser de tal calidad y cantidad que auditores ambientales competentes, trabajando independientemente cada uno, lleguen a resultados de auditoría similares a la evaluación de la misma evidencia contra los mismos criterios de auditoría. Página 93 de 151


La información recolectada por medio de entrevistas debe ser verificada por medio de la adquisición de información de respaldo de fuentes independientes, como observaciones, registros y resultados de medidas existentes. Declaraciones que no puedan ser confirmadas deben ser identificadas como tales. Los auditores deben examinar la base de programas de muestreo relevantes y los procedimientos para asegurar un control de calidad de los procesos de muestreo y medición efectivos. Una vez que se completa la reunión de evidencias, se evalúa los resultados y observaciones de la auditoría. La evidencia se evalúa en términos de las metas del programa para determinar si se alcanzaron los objetivos de la auditoría, como la importancia de los resultados. Verificación de datos. (Muestreos y análisis, revisión de cálculos y registros): Aquí se incluyen: tomas de muestra de efluentes, verificación de registros de residuos, validación de análisis de laboratorio, etc. Es importante identificar las deficiencias por ausencia de registros, incumplimiento de los procedimientos establecidos, fallas en los sistemas de control, etc. Análisis de los resultados de la Auditoria. El equipo auditor debe revisar toda la evidencia de la auditoria para determinar donde no se cumple con los criterios de auditoría del sistema de gestión. El equipo auditor debe entonces asegurarse que los resultados de la auditoria de no conformidad sean documentados de forma clara, concisa y que sean respaldados por la evidencia de la auditoría. La evidencia recolectada durante la auditoría ambiental inevitablemente será solamente una muestra de la información disponible, parcialmente debido al hecho de que una auditoría ambiental es realizada durante un periodo de tiempo limitado y con recursos limitados. Por lo tanto existe un elemento de incertidumbre inherente a todas las auditorías ambientales y a todos los usuarios de los resultados. Todas las auditorías ambientales deben estar conscientes de esta incertidumbre. El auditor ambiental debe considerar las limitaciones asociadas con la evidencia de la auditoria recolectada durante ésta y el reconocimiento de la incertidumbre en los resultados y cualquier conclusión de la auditoria, se deben tomar estos factores en cuenta al planear y ejecutar la auditoria. El auditor ambiental debe obtener suficientes evidencias para que los resultados individuales de la auditoria, agregados a los resultados de menor significancia, puedan afectar cualquier conclusión alcanzada. Los resultados de la auditoría deben ser revisados con la gerencia del auditado con el fin de obtener el reconocimiento de la base de todos los resultados de no conformidad. Página 94 de 151


La evidencia recolectada durante la auditoría ambiental inevitablemente será solamente una muestra de la información disponible, parcialmente debido al hecho de que una auditoría ambiental es realizada durante un periodo de tiempo limitado y con recursos limitados. Por lo tanto existe un elemento de incertidumbre inherente a todas las auditorías ambientales y a todos los usuarios de los resultados. Todas las auditorías ambientales deben estar conscientes de esta incertidumbre. El auditor ambiental debe obtener suficientes evidencias para que los resultados individuales de la auditoria, agregados a los resultados de menor significancia, puedan afectar cualquier conclusión alcanzada. El auditor debe poder discernir cuando una cosa es buena para una empresa o sector de la cual no forma parte. Y solo en una visita de uno o dos días debe sacar conclusiones sobre la efectividad de su funcionamiento.

Lección 27. Evidencias de la auditoría. Evidencias de auditoría. La evidencia es la certeza manifiesta y perceptible sobre un hecho específico, que nadie pueda racionalmente dudar de ella. En la auditoría es toda la documentación elaborada u obtenida por el auditor durante el proceso de la auditoría que respalda sus conclusiones y opiniones. Se denomina evidencia objetiva a la información cualitativa o cuantitativa, registros o declaraciones acerca de hechos relativos a la existencia e implementación de un elemento de un sistema de gestión, la cual se basa en la observación y puede ser verificada. La recolección de evidencias es la fuente básica para que el auditor pueda determinar si el sistema de gestión es conforme con las disposiciones de la norma de referencia. La evidencia se puede obtener mediante entrevistas, examen de documentos, registros y observación en el sitio de las actividades relativas al sistema de gestión. Los indicios que sugieren no conformidad deben ser anotados si parecen significativos. La información reunida a través de las entrevistas debe ser probada obteniendo la misma información por otras fuentes independientes, tales como la observación en el sitio, revisión de documentos y registros. Tabla 12. Evidencia de auditoría EVIDENCIA DE AUDITORÍA Son los registros, las declaraciones verbales de hechos u otra información, relacionados con los criterios de auditoría y que son verificables. Página 95 de 151


Es un hecho existente Está basada en la observación e investigación sistemática No está influenciada por emociones o prejuicios Puede ser documentada Puede ser verificada Está relacionada con los criterios de la auditoría Fuente: El autor. La evidencia puede ser de muchas formas, desde testimonios verbales del auditado, comunicaciones por escrito con personas externas y observaciones que hace el auditor. Es importante conseguir una calidad y volumen suficiente de evidencia para satisfacer el propósito de la auditoría. Determinar los tipos y cantidades de evidencia necesaria y evaluar si la información cuantificable corresponde a los criterios establecidos, es una parte importante de toda auditoría. El auditor fundamentará su opinión profesional con base en el resultado de la aplicación de los procedimientos de auditoría, revisará y decidirá si la evidencia y la información obtenida posee las características de competencia y suficiencia. El concepto de competencia de la evidencia hace referencia al carácter cualitativo de la misma. La evidencia es competente si es válida y relevante, por lo que el auditor deberá evaluar cuidadosamente si existen razones para dudar de estas cualidades. Para cumplir con esta característica el auditor debe agotar los procedimientos necesarios para obtener la evidencia disponible en todas las fuentes.

Característica de la evidencia: COMPETENCIA: Veraz, adecuada, convincente y que al ser expuesta no genera duda ni da lugar a interpretación diferente al hallazgo que respalde. Se refiere a la calidad de la evidencia

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La evidencia valida significa que las pruebas en que se sustenta la misma sean confiables. La confiabilidad de la evidencia se refiere solo a los procedimientos de auditoría escogidos. No puede mejorarse la confiabilidad de la evidencia escogiendo una muestra más grande o una población diferente, sólo puede mejorase escogiendo procedimientos de auditoría que contengan más calidad. Entre los factores que afectan la confiabilidad de la evidencia se menciona: - La fuente: Interna o externa. - Su naturaleza. Visual, oral o documentaría. - La evidencia obtenida a través del examen físico, mediante inspección u observación es preferible a la obtenida indirectamente. - La evidencia documental es preferible a la evidencia oral. - Los documentos originales proporcionan una evidencia más adecuada que las copias. - La evidencia testimonial obtenida en condiciones de libre inspección en más validad que la levantada en condiciones comprometidas, por ejemplo en un ambiente en donde la persona puede ser intimidada. - La evidencia testimonial obtenida de una persona no sesgada o que tiene un conocimiento completo sobre el área es más adecuada que la de alguien con sesgos o con conocimientos parciales. - El auditor puede tener mayor seguridad cuando la evidencia de auditoría obtenida de diversas fuentes, o de naturaleza diferente, es concordante. - Cuando la evidencia de auditoría derivada de una fuente no es concordante con la obtenida a partir de otra fuente, puede ser preciso aplicar procedimientos adicionales a fin de resolver la discrepancia. El concepto de evidencia relevante se refiere a su pertinencia y razonabilidad; es decir, si las informaciones utilizadas están exclusivamente relacionadas con los hechos examinados y las conclusiones tienen una relación lógica y concreta con respecto a la información examinada. Por ejemplo, suponga que el auditor le preocupa que una sección no esté cumpliendo con los parámetros fisicoquímicos de vertimientos (objetivo de cumplimiento). Si el auditor escoge una muestra de copias de ordenes de monitoreo y rastrea los respectivos resultados de análisis, las evidencias obtenidas no serían relevantes para el objetivo de integridad. Un procedimiento relevante sería verificar los valores de los resultados de los análisis para verificar si cumplen la normatividad, objetivo de cumplimiento. La relevancia puede considerarse sólo en términos de objetivos de auditoría específicos. Las evidencias son relevantes para un objetivo de auditoría pero no para otro diferente. En el ejemplo anterior cuando el auditor rastreó las copias de las ordenes de monitoreo con las copias de los resultados de los análisis, las evidencias fueron relevantes para el Página 97 de 151


objetivo de existencia. La mayoría de las evidencias son relevantes para más de uno, pero no para todos los objetivos de auditoría. El término suficiente hace referencia a la cantidad de la evidencia obtenida. La evidencia será suficiente cuando por los resultados de la aplicación de una o varias pruebas, el auditor adquiere certeza razonable de que los hechos revelados, están satisfactoriamente comprobados.

Característica de la evidencia: SUFICIENCIA: Aquella cuyo volumen o cantidad satisfacen la necesidad de respaldar un hallazgo

Ver un ejemplo de reporte de una auditoría: Barroeta Núñez, C., Méndez Cabrera, O. O. 2003. Diagnóstico organizacional de la gasolinera “La Recta” para realizar la propuesta de implementación de un sistema de gestión de la calidad basado en la norma ISO 9001:2000. Tesis Licenciatura. Administración de Empresas. Departamento de Administración de Empresas, Escuela de Negocios, Universidad de las Américas Puebla. Abril

Lección 28. Documentos de trabajo. No conformidades. Reporte de las no conformidades. Documentos de trabajo. Los documentos de trabajo son los documentos que constituyen la principal evidencia del trabajo de la auditoría. Su efectividad no depende de la cantidad sino de la calidad. Los documentos concernientes a la auditoría se deben retener o destruir mediante acuerdo entre las partes participantes y de acuerdo con los procedimientos del programa de auditoría y requisitos reglamentarios y contractuales aplicables. S La retención de documentos se determina por acuerdo entre el cliente y el auditor principal. Si el auditor conserva copias de los documentos, el auditor no puede revelar ningún documento sin autorización del cliente. Sólo deben tener acceso a los documentos Página 98 de 151


de trabajo los directivos, las autoridades judiciales en caso de ser requeridos, los miembros de la junta o asamblea y otros auditores. Los documentos se producen y se revisan en las oficinas de la auditoría, en las áreas auditadas y en todo el proceso de auditoría. Tabla 13. Recomendaciones respecto a los documentos de trabajo. RECOMENDACIONES RESPECTO A LOS DOCUMENTOS DE TRABAJO. Escritura legible Identificación de entrevistador y entrevistado Registrar fecha de visita. Indicar las fuentes de información Relacionar la información entregada con las etapas del plan Resumir cada sección y señalar las conclusiones Copiar cualquier documento que sirva de apoyo a las conclusiones (negativas o positivas) Enumerar las páginas en forma consecutiva, y ordenar los documentos en forma lógica No dejar ninguna pregunta sin respuesta Repasar todos los documentos de trabajo para verificar su coherencia Fuente: El autor. El concepto de no conformidad. Los descubrimientos de la auditoria deben estar basados en evidencia y deberán de ser registrados; todas las desviaciones significativas deberán de ser documentadas. Los detalles de los descubrimientos de conformidad también pueden ser documentados, pero con el debido cuidado para evitar cualquier implicación de garantía absoluta. Lo anterior advierte a los consultores que tengan precauciones relativas a la responsabilidad. El hecho de que la organización esté de conformidad con su SGA, no necesariamente significa que cumpla totalmente con las leyes y reglamentos. Al recolectar pruebas, el auditor está autorizado a examinar documentos, observar actividades y convicciones y realizar entrevistas. Este último método para recopilar pruebas permitirá al auditor determinar si los empleados comprenden sus papeles y responsabilidades respecto al SGA. Página 99 de 151


El equipo auditor debe revisar toda la evidencia de la auditoria para determinar donde no se cumple con los criterios de auditoría del sistema de gestión. El equipo auditor debe entonces asegurarse que los resultados de la auditoria de No Conformidad sean documentados de forma clara, concisa y que sean respaldados por la evidencia de la auditoría. La norma ISO 9000:2000 define no conformidad como el incumplimiento de un requisito. Este requisito puede ser de la norma de referencia o de los propios procedimientos internos de la empresa. Para ilustrar mejor el concepto, a continuación se presentan ejemplos de no conformidades típicas en un sistema de gestión - No conformidad: Incumplimiento de un Requisito. - Evidencia de diferencias entre el Manual de Calidad, los procedimientos y/o los criterios de auditoría. - Evidencia de diferencias entre procedimientos y prácticas operativas. - Falta de evidencia de soporte de la implementación de los requisitos de la norma. - Falta de evidencia para demostrar continuidad en la implementación de los procesos del sistema. Una No Conformidad debe ser una observación exacta de los hechos, se dirige al qué, cuándo, dónde, es recuperable, es decir que acepta trazabilidad y debe ayudar a lograr la implementación de la acción correctiva. Observación, Conformidad y No conformidad. El resultado de análisis de las observaciones y evidencias de la Auditoria puede ser indicado como alguno de los siguientes tres estados: Conformidad: El proceso se muestra de acuerdo con la exigencia establecida. Oportunidad de mejora: La organización puede o no adoptar esta oportunidad. Es un consejo informal. En algún momento la organización puede haber presentado alguna mínima falla puntual o demora que no afecta en forma directa ni indirecta el Sistema de Gestión. Esto normalmente puede suceder en cualquier empresa y es normal. Pero es el momento de explicar por qué. Y si hay una buena razón, que revela y explica exactamente por qué sucedió, es hora de aplicar sentido común y no levantar una No conformidad No conformidad: El proceso o documentación no esta de acuerdo con los requisitos. Las no-conformidades se pueden dividir en dos categorías: 1. Deficiencias, las cuales afectan adversamente la calidad de los resultados esperados (derivados de los criterios) y se vinculan con desviaciones de procedimientos o prácticas, originadas por un control de gestión deficiente.

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2. Debilidades, corresponden a hallazgos negativos, los cuales tienen la potencialidad de dar origen a deficiencias. Normalmente derivan de instrucciones imprecisas o ausencia de procedimientos e instructivos. Reporte de las no conformidades. El reporte de la No Conformidad debe contener dos puntos: - Una observación detallada completa y precisa de lo que fue encontrado por el auditor. Esta observación debe ser atestiguada por la persona auditada para confirmar su exactitud. - Una referencia a la cláusula de la norma o documento del Sistema de Gestión. Debe ser escrita con un texto corto, en lenguaje claro, preciso, que no se preste a confusiones o dudas, sin detalles que no le agreguen valor, con un enfoque concreto y coherente, evitando las repeticiones o la redacción de No conformidades similares. No debe expresar opiniones personales ni suponer situaciones. Clasificación de No Conformidad. No Conformidad: Incumplimiento de un requisito especificado de la norma No-Conformidad Mayor: Ausencia de un elemento exigido por la norma, falta de implementación de un procedimiento del Sistema de Calidad. Se considera también a cualquier problema que cause impacto dentro de la calidad del producto o servicio entregado al cliente. No-Conformidad Menor: Deficiencia aislada en cuanto al cumplimiento de un requisito de la norma, se caracteriza por casos aislados de debilidades en el Sistema de la Calidad y la necesidad de pequeños ajustes en la adecuación o en la implementación del procedimiento. Observación: Constatación hecha en el curso de una auditoria de la calidad y verificada por evidencias objetivas. Registro de No Conformidad: En el que se registra, clasifica y describe la no conformidad detectada durante la auditoria y se respalda con la identificación de la evidencia objetiva.

Ver también No conformidades frecuentes ISO 9001, en EDERA CONSULTORES.

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Lección 29. Conclusiones de la auditoría. Evaluación de los resultados. Resultados de una auditoría ambiental. Preparación de las conclusiones de la auditoría. Observaciones de la auditoria. Conclusiones de la auditoría. Las conclusiones de la auditoría pueden incluir aspectos tales como la extensión de la conformidad del sistema de gestión con los criterios de la auditoría; la implementación y mantenimiento efectivo del sistema de gestión; la capacidad del proceso de revisión de gestión para asegurar la conveniencia, suficiencia y eficacia del sistema de gestión. Las conclusiones de la auditoría pueden conducir a recomendaciones relativas a mejoras comerciales, certificación o registro o futuras actividades de auditoría. La principal actividad durante la auditoría es el muestreo de los procesos y la documentación de hallazgos y evidencias. El auditor debe describir específicamente las evidencias y observaciones a lo largo de la Auditoria. La documentación final de respaldo deberá indicar si está de acuerdo a los requisitos o no. El auditor debe comprobar los procesos con el fin de determinar si se realizan de acuerdo a los requisitos y procedimientos. El auditor debe describir específicamente las observaciones y documentarlas. El equipo auditor debe revisar toda la evidencia de la auditoria para determinar donde no se cumple con los criterios de auditoría del SGA. El equipo auditor debe entonces asegurarse que los resultados de la auditoria de no conformidad sean documentados de forma clara, concisa y que sean respaldados por la evidencia de la auditoría. Evaluación de los resultados. Las evidencias y documentación obtenidas anteriormente deberán ser exhaustivamente evaluadas, en el contexto de los objetivos de la auditoría. Se deberán identificar aquellas deficiencias de carácter general y aquellas que correspondan a aspectos parciales del sistema de gestión. Además, se debe analizar su nivel de importancia. Los aspectos más importantes a evaluar son: - Verificar cumplimiento con la legislación ambiental. - Verificar la efectividad de acciones correctivas. - Identificar potenciales mejoras. - Formular recomendaciones. Resultados de una auditoría ambiental. Al considerar los resultados que debe producir una auditoría ambiental permitirá enfocarse en los aspectos importantes y en cubrir todas las temáticas pertinentes. Algunos de los resultados de una auditoría ambiental pueden considerar: Página 102 de 151


- Establecer el nivel de cumplimiento con la legislación ambiental vigente. - Establecer el nivel de cumplimiento del programa ambiental de la empresa. - Identificar las principales razones de no conformidad. - Evaluar los niveles de motivación del personal, compromiso con las políticas de la empresa, capacitación técnica y ambiental. - Diagnosticar la efectividad del sistema de gestión para abordarlos desafíos ambientales y de prevención de riesgos. - Identificar las principales desviaciones operacionales y sus causas (que tengan consecuencias en la calidad del producto, la seguridad y salud de los trabajadores y el medio ambiente). - Identificar opciones para mejorar el desempeño ambiental de la empresa, incluyendo la seguridad y la salud en trabajo. - Proponer modificaciones en el programa ambiental. Preparación de las conclusiones de la auditoría. El informe de auditoría debe incluir temas numerosos, el más controvertido es aquel acerca de las conclusiones de auditoría. Una conclusión de auditoría es definida como un juicio profesional u opinión expresada por un auditor acerca del tema de la auditoria, basado en y limitado al razonamiento que el auditor ha aplicado para auditar sus descubrimientos. Los descubrimientos de auditoría son los resultados de la evaluación de la evidencia de auditoría recopilada, comparada contra el criterio de auditoría acordado. El equipo auditor se debe reunir antes de la reunión de cierre para revisar los hallazgos de la auditoría y cualquier otra información recolectada durante la auditoría y contrastarlos con los objetivos de la auditoría. En ésta reunión se debe acordar las conclusiones de la auditoría teniendo en cuenta la incertidumbre, preparar las recomendaciones, si se ha especificado en los objetivos de la auditoría y discutir acciones complementarias si aplica. Observaciones de la auditoria. Todas las observaciones de la auditoría se deben dejar documentadas en la lista de verificación o en el formato que para tal efecto haya dispuesto el equipo auditor. Estas observaciones deben ser puestas a consideración de todo el equipo auditor para determinar si ellas constituyen o no una no conformidad o si se trata de una situación que potencialmente podría generar una no conformidad. SIEMPRE se deben respaldar esas observaciones con evidencia objetiva (documento, registro, actividad que se revisó y en la cual se identificó la no conformidad).

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Lección 30. Reunión de cierre. Desarrollo de la reunión. Informe de la auditoría. Actividades complementarias. Finalización de la auditoría. Reunión de cierre. Luego de completar la fase de recolección de evidencia y antes de preparar un reporte de la auditoria, los auditores deben tener una reunión con la gerencia del auditado y aquellos responsables de las funciones auditadas. El propósito principal de esta reunión es presentar los resultados de la auditoria al auditado, de tal manera que se tenga una comprensión y reconocimiento claro de la base de dichos resultados. Los resultados finales se discuten y analizan en conjunto, entre auditores y organización, dando cierre a las actividades en terreno, permitiendo aclarar cualquier error o ambigüedad antes de elaborar el informe final. En auditorías internas en una organización pequeña, la reunión de cierre puede consistir en comunicar los hallazgos y conclusiones de la auditoría. En otras situaciones de auditoría, la reunión debe ser formal y se deben llevar actas y registros de asistencia. La reunión, presidida por el líder del equipo auditor, se debe realizar con la gerencia del auditado y las personas responsables de las funciones auditadas. Los desacuerdos deben ser resueltos, si es posible antes de que el auditor líder presente el reporte, las discusiones finales en el significado y descripción de los resultados de la auditoria en última instancia recaen en el auditor líder, sin embargo el cliente puede todavía estar en desacuerdo con los resultados. Si en los objetivos de la auditoría se especificó sobre la presentación de recomendaciones, se deben dejar registradas. Debe enfatizarse que las recomendaciones no son obligatorias. Desarrollo de la reunión Entre los participantes en la reunión de cierre se deben encontrar el auditado y el cliente de la auditoría. El líder del equipo auditor debe notificar al auditado sobre situaciones encontradas en la auditoría que podrían disminuir la confianza que se pueda tener en la auditoría. Cualquier divergencia en la opinión relativa de los hallazgos o conclusiones de la auditoría, entre el equipo auditor y el auditado se debe discutir y en lo posible resolver. Si no queda resuelta, se debe registrar ambas opiniones. El desarrollo típico de la reunión de cierre contiene: - Agradecimientos a los auditados por la cooperación. - Explicación de las conclusiones. - Información positiva. - Descripción clara de las no conformidades. Página 104 de 151


- Fijación del plazo para la toma de acciones correctivas y preventivas. - Definición de las acciones de seguimiento. - Presentación del informe o fecha de entrega del mismo. Se deben dejar registros de la reunión de cierre (un acta u otro formato) Informe de la auditoría El informe final es un documento técnico y formal, busca sustentar y transmitir los hechos encontrados. El informe puede ser: Informe final interno: Cuando contempla la evaluación de la situación medioambiental de la empresa. Además el destino final y grupo interesado es la misma empresa. Informe final externo: Cuando la información entregada está orientada a grupos de externos vinculados a la empresa (proveedores, clientes, asociación de usuarios, gobierno, etc.). Informe final de síntesis: Comprende un resumen de los resultados y conclusiones de lo estudiado, sirve de base para la toma de decisiones. La documentación a emitir posterior a la auditoría debe incluir detalles sobre todos los procesos incluidos en la muestra. El auditor debe proporcionar todos los detalles que pueda. De esta manera, cualquiera que lea el informe, tiene la mayor cantidad de información posible. El informe debe ser claro, objetivo y formal, recuerde que este informe debe ser revisado por la alta dirección. El líder del equipo auditor debe ser el responsable de la preparación y contenido del reporte de auditoría y debe proporcionar un registro completo, exacto, conciso y claro de la auditoría. El informe final de auditoría debe ser lo más claro, objetivo y formal posible, para ser usado como una herramienta guía por la organización para normalizar las situaciones que se pudieran haber presentado, así como para tener la evidencia en la próxima auditoria de que todas las observaciones han sido resueltas. El informe de auditoría debe tener al final un resumen de las no conformidades -en el caso que se hubieran presentado-, aclarando que documento y/o requisito normativo se está incumpliendo. El reporte de la auditoría debe incluir los siguientes aspectos: - Los objetivos de la auditoría - El alcance de la auditoría, identificando las unidades organizacionales y funcionales o los procesos auditados y el periodo de tiempo abarcado. - La identificación del cliente de la auditoría. - La identificación de los miembros del equipo auditor. - Las fechas y lugares en donde se realizólas actividades de auditoría en el sitio. Página 105 de 151


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Los criterios de la auditoría. El plan de auditoría La lista de representantes del auditado. Un resumen del proceso de auditoría que incluya los obstáculos encontrados que puedan disminuir la confianza que se tenga en las conclusiones de la auditoría. Los hallazgos de la auditoría Las conclusiones de la auditoría Confirmación que se han cumplido los objeto de la auditoría dentro del alcance de la auditoría, de acuerdo al plan de auditoría. Las áreas no incluidas que se habían incluido en el alcance de la auditoría. Recomendaciones de mejora, si se especificó en los objetivos de la auditoría. Planes de acción complementarios acordados. Declaración de la naturaleza de confidencialidad del contenido. La lista de distribución del reporte de auditoría.

El reporte de auditoría se debe emitir dentro del periodo de tiempo acordado. Si no es posible, se debe comunicar al cliente de la auditoría sobre las razones del retraso y acordar una nueva fecha de entrega. El reporte de la auditoría debe incluir la fecha, las revisiones y aprobaciones que se hayan definido en los procedimientos del programa de auditoría. El equipo auditor elaborará un informe final, que incluirá: Tabla 14. Aspectos a incluir en el Informe Final de auditoría EVALUACIÓN DE LOS PROBLEMAS AMBIENTALES Funcionamiento del SGA Emisiones a la atmósfera Efluentes líquidos Manejo de residuos sólidos Almacenamiento de productos químicos, aceites, solventes, sustancias tóxicas, entre otras. Desechos peligrosos Planes de Liquidación de Averías y Emergencia Contaminación de las aguas subterráneas y el suelo

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Así como: CUMPLIMIENTO De planes, legislación, documentos normativos y política ambiental Nuevas situaciones encontradas Recomendaciones Recomendaciones de investigaciones Fuente: El autor. El reporte de la auditoría es propiedad del cliente de la auditoría y se debe respetar y proteger apropiadamente la confidencialidad por parte de los miembros del equipo auditor y de los receptores del informe. La auditoría está completa cuando han finalizado todas las actividades del plan de auditoría y se haya distribuido el informe de auditoría aprobado. Para la lectura y entrega del informe se debe realizar una reunión con el Representante de la Dirección, y si fuera posible con la Alta dirección y las personas que la Dirección disponga, (normalmente con los gerentes o jefes de Áreas). Aquí el auditor debe presentar todas las no conformidades y oportunidades de mejora, y escuchar de parte de los responsables las posibles medidas que se tomaran en la acción correctiva. Actividades complementarias. Las conclusiones de la auditoría pueden indicar la necesidad de acciones correctivas, preventivas y de mejora, según el caso. Estas acciones no se consideran parte de la auditoría y usualmente las realiza el auditado dentro de un periodo de tiempo acordado. En el caso de que las No conformidades sean menores o la auditoria fuera interna o de seguimiento, se establece que se revisarán en una auditoria posterior las acciones correctivas que se tomen para eliminar las no conformidades. El auditado debería mantener informado al cliente de la auditoría acerca del estado de estas acciones. El cumplimiento y eficacia de la acción correctiva se deberían verificar de acuerdo con un procedimiento apropiado. Esta verificación puede ser parte de una auditoría posterior. El objetivo es dejar todo bien claro para que en la próxima auditoría se revise el tratamiento y para verificar que todos los incumplimientos están cerrados. Posteriormente a la auditoria, la organización se tomara un plazo adecuado para realizar un análisis profundo para asegurarse que las No conformidades no vuelvan a repetirse La organización debe demostrar el cierre de estos incumplimientos para la próxima auditoría. Página 107 de 151


Una vez terminado, el reporte de auditoría es distribuido según se especificó en el plan de auditoría, determinado por el cliente / auditado, no el auditor. Finalización de la auditoría. La auditoría está completa cuando han finalizado todas las actividades del plan de auditoría y el reporte de auditoría aprobado ha sido distribuido.

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UNIDAD 3 INTERVENTORÍA AMBIENTAL EN OBRA, PROYECTO O ACTIVIDAD AMBIENTAL CAPITULO 7, GENERALIDADES Y CONCEPTOS DE INTERVENTORIA AMBIENTAL Lección 31 Interventoría ambiental. Definición. Lección 32 Historia de la interventoría. Lección 33 Cliente de la interventoría (entidad estatal - entidad privada). Lección 34 Funciones del interventor. Requisitos. Responsabilidades. Funciones. Lección 35 Valores éticos del ingeniero y contratación de la interventoría. CAPITULO 8, PROYECTOS Y ACTIVIDADES DE INTERVENTORIA Lección 36 Planes de Manejo Ambiental (PMA). Lección 37 Revisión por parte de la autoridad ambiental. Lección 38 Planes de Seguimiento. Lección 39 Licencias Ambientales. Lección 40 Permisos, concesiones, autorizaciones. CAPITULO 9, PLANIFICACION Y DESARROLLO DE LA INTERVENTORIA AMBIENTAL Lección 41 Relaciones entre propietario, licitante, consultor, contratista, subcontratista e interventor. Lección 42 Tipos y objetivos de la interventoría. Lección 43 Etapas de la interventoría ambiental. Lección 44 Actividades y obligaciones en la interventoría ambiental. Lección 45 Informe de interventoría ambiental.

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UNIDAD 3. INTERVENTORÍA AMBIENTAL EN OBRA, PROYECTO O ACTIVIDAD AMBIENTAL CAPÍTULO 7. GENERALIDADES Y CONCEPTOS DE INTERVENTORÍA AMBIENTAL Lección 31. Interventoría ambiental. Definición. Interventoría es un colombianismo que lo hemos hecho original en nuestro medio ya que para otros países significa la supervisión de una obra y en su concepto podemos entenderlo como que Interventoría es el que hace las diligencias o esfuerzos para conseguir el éxito en la realización de una obra que desean el propietario, el contratista y el diseñador, que la obra se ejecute bien desde el inicio y con calidad. También se define como la intervención o fiscalización, por lo cual se debe hacer desde el inicio de la obra. Se entiende como obra al proceso de construcción de un edificio o de una infraestructura general o la estructura en construcción y al lugar donde se está construyendo o arreglando algo. Una obra pública es aquella desarrollada por el Estado y por lo tanto su ejecución implica la inversión de fondos públicos. Las obras públicas deben tener un fin social (beneficiar a la comunidad) y no afán de lucro. Podemos definir proyecto como una serie de tareas relacionadas, parcialmente ordenadas y generalmente dirigidas a la obtención de un resultado importante por lo que requiere un largo periodo de tiempo para su finalización. Incluye la planificación la programación la ejecución y el control. La actividad de Interventoría tradicionalmente se asocia con la Construcción de un Proyecto, sin embargo aplica a todas las fases que lo componen, y en efecto así ocurre en los proyectos complejos que se desarrollan en la industria. En términos generales Interventoría se efectúa a los contratos de Consultoría, es decir, a la ingeniería conceptual, a la ingeniería básica, a la ingeniería detallada, al proceso de adquisición de materiales, a la ingeniería ambiental y por supuesto a los contratos de construcción de obras, ya sean civiles, eléctricas, mecánicas, electrónicas y arquitectónicas. La construcción de obras es la última fase del proyecto y constituye el volumen más grande de la actividad de interventoría y sus resultados están íntimamente relacionados con los procesos administrativos y técnicos previos, desarrollados para llegar a la construcción. Interventoría Ambiental se define como la toma de responsabilidad directa por la supervisión y el cumplimiento de la legislación ambiental vigente y específica para una obra, proyecto o actividad, incluyendo los controles y medidas de manejo contenidas en el Plan de Manejo Ambiental, en la licencia o los permisos autorizados y concesiones.

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Una interventoría ambiental tiene como objetivos hacer un seguimiento detallado del Plan de Manejo Ambiental según las responsabilidades establecidas para cada medida de manejo y reportar inconformidades; previene la generación de impactos haciendo cumplir lo dispuesto en el Plan de Manejo Ambiental; establece los mecanismos de control para cada programa y medida de manejo ambiental presentada en el Plan de Manejo Ambiental. El interventor vigila la correcta aplicación de la legislación ambiental e identifica las áreas de mayor vulnerabilidad ambiental haciendo énfasis en su manejo adecuado. La interventoría colabora con el contratista de una obra o proyecto para la correcta implementación del Plan de Manejo Ambiental, haciendo cumplir los compromisos que se han adquirido con las comunidades y apoya al proyecto en sus relaciones con las autoridades ambientales, la administración local, las organizaciones no gubernamentales, la comunidad, las instituciones que respaldan la obra o proyecto. La claridad de los Pliegos de Licitación, las definiciones del contrato, la existencia de buenos procedimientos de coordinación, la claridad de los diseños que se usarán en la construcción, los estudios ambientales realizados para el proyecto, constituyen elementos que inciden en el desarrollo de la Interventoría e influirán en su éxito o fracaso. De acuerdo con la magnitud de la obra o proyecto aplican documentos que orientan y son base para la interventoría ambiental. Tabla 15. Documentos base de la auditoría ambiental DOCUMENTOS BASE DE LA AUDITORÍA AMBIENTAL Plan de Manejo Ambiental de la obra. Documento de medidas de manejo ambiental. Estudios Ambientales realizados para el Proyecto - Diagnóstico Ambiental de Alternativas, - Documento de Evaluación y Manejo Ambiental, - Estudio de Impacto Ambiental o - Plan de Manejo Ambiental. Especificaciones ambientales de los Pliegos de Licitación. Actas u otros documentos que contengan los compromisos adquiridos con las comunidades. Política Ambiental de la entidad dueña del proyecto Especificaciones de diseño de la obra. Página 111 de 151


Herramientas de seguimiento tales como formatos de control y seguimiento. Fuente: UPME, www.upme.gov.co En la Interventoría ambiental se realizan verificaciones de: Las actividades previas a la construcción, Durante las excavación, obras civiles, despeje de servidumbre Durante la operación del proyecto. La autoridad ambiental define el tipo de obligación a gestionar, tales como la obtención de la Licencia Ambiental. Para la ejecución de los proyectos y actividades se deberán tramitar y obtener los permisos, autorizaciones y concesiones a que haya lugar por el aprovechamiento o afectación de los recursos naturales renovables, así como la ejecución de las medidas de manejo ambiental respectivas, bajo un criterio de desarrollo sostenible. Por lo anterior es necesario establecer un documento en el que consignen las medidas de manejo ambiental detalladas del proyecto, que le permita al dueño tener la seguridad de que las obras a ejecutar cumplen con los estándares ambientales regulados por la normatividad ambiental y en lo posible con estándares de Producción Más Limpia. Medidas de Manejo Ambiental son las medidas detalladas de las acciones que se requieren para prevenir, mitigar, controlar, compensar y corregir los posibles efectos o impactos ambientales negativos causados en el desarrollo de un proyecto, obra o actividad. Incluye medidas de Seguimiento, Evaluación, Monitoreo y Contingencias. Características de la Interventoría Ambiental. - De obligatoria aceptación (leyes, decretos y resoluciones) - Es temporal, desde la fase de planeación hasta la culminación. - Su actividad se hace sobre las fases previas y de construcción del proyecto - Interactúa con trabajos de estudios y planes de manejo ambiental - Controla y propende por la observación de normas ambientales. - Asesora a la empresa o institución en la observación de las reglas ambientales para evitar multas y sanciones. - Diseña valores de referencia para contrastar con los indicadores ambientales. - Elabora los informes parta las autoridades ambientales. - Sirve de puente de información entre la comunidad y la empresa.

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Guía Ambiental. Una Guía Ambiental brinda a los usuarios, propietarios de proyectos, contratistas de construcción, interventores, consultores, proveedores y autoridades ambientales una herramienta efectiva de consulta y orientación conceptual, jurídica, metodológica y procedimental que facilita y optimiza el proceso de gestión ambiental a través de las diferentes fases del ciclo de vida de un proyecto. Tiene como objetivos específicos los siguientes: - Unificar criterios y fortalecer la gestión ambiental. - Realizar una planificación ambiental efectiva. - Unificar criterios de evaluación ambiental y mejorar la comunicación entre las partes interesadas. - Presentar en forma analítica y coherente una serie de medidas típicas de manejo, control y seguimiento ambiental que parte del análisis de los efectos de un proyecto de distribución sobre su entorno, y que pueden ser aplicadas en forma eficaz por los usuarios de la Guía. - Dar cumplimiento y aplicabilidad a la legislación ambiental vigente.

Ver también: UPME, Unidad de Planeación Minero-energética, (DIST- 01- 000). Interventoría ambiental,

Lección 32. Historia de la Interventoría. Existe la evidencia de que alguna especie de auditoría se practicó en tiempos remotos. El hecho de que los soberanos exigieran el mantenimiento de las cuentas de su residencia por dos escribanos independientes, pone de manifiesto que fueron tomadas algunas medidas para evitar desfalcos en dichas cuentas. A medidas que se desarrollo el comercio, surgió la necesidad de las revisiones independientes para asegurarse de la adecuación y finalidad de los registros mantenidos en varias empresas comerciales. La auditoria como profesión fue reconocida por primera vez bajo la Ley Británica de Sociedades Anónimas de 1862 y el reconocimiento general tuvo lugar durante el período de mandato de la Ley "Un sistema metódico y normalizado de contabilidad era deseable para una adecuada información y para la prevención del fraude". Página 113 de 151


También reconocía ..."Una aceptación general de la necesidad de efectuar una versión independiente de las cuentas de las pequeñas y grandes empresas". Desde 1862 hasta 1905, la profesión de la auditoria creció y floreció en Inglaterra y se introdujo en los Estados Unidos hacia 1900. En Inglaterra se siguió haciendo énfasis en la detección del fraude como objetivo primordial de la auditoria. Uno de los primeros países en adoptar medidas proteccionistas del medio ambiente fue Estados Unidos, mediante la expedición de la Ley de Política Nacional Ambiental (NEPA) de 1969. En Colombia, la Constitución de 1991 elevó a preceptos máximos los principios relacionados con los derechos y deberes del Estado y de los particulares en cuanto a la conservación ambiental, estableció mecanismos para hacerlos efectivos y consideró otras disposiciones para lograr la utilización y aprovechamiento del medio ambiente físico y biótico de la nación destinados a satisfacer las necesidades de la población (Zambrano, 2003): a) los derechos que asisten a las personas a gozar de un ambiente sano (artículo 79); b) los deberes del Estado en cuanto a protección y saneamiento del medio ambiente (artículos 40 y 79), aprovechamiento y manejo de los recursos naturales (artículos 80, 81 y 226) y establecimiento de organismos de control (artículos 267, 268, 277, 300, 313, 334, 360 y 366) c) los deberes de los particulares en lo que toca a la protección y conservación de los recursos naturales y culturales del país (artículos 58 y 95). La industria tiene sus propios sistemas de auditoría ambiental y de seguridad e higiene EHS (Environment Health Security), conocidas como normas ISO (International Organization for Standarization). El Icontec ha adoptado algunas normas de la serie ISO y de otras entidades que se ocupan de la calidad del medio ambiente. La Empresa Colombiana de Petróleos, Ecopetrol, ha establecido algunas normas sobre gestión ambiental con miras a proteger el medio ambiente, las que se condensan en los documentos de la serie Lineamientos de Gestión Ambiental. El numeral 16 del artículo 5 de la Ley 99 de 1993 manifiesta que corresponde al Ministerio del Medio Ambiente ejercer la evaluación y control preventivo, actual o posterior, de los efectos de deterioro ambiental que puedan presentarse en la ejecución de actividades o proyectos de desarrollo, así como la exploración, explotación, transporte, beneficio y utilización de los recursos naturales renovables y no renovables, y ordena la suspensión de los trabajos o actividades cuando a ello hubiere lugar. El artículo 17 el Decreto 1782 de 2002 contempla los aspectos a incluir en el estudio de impacto ambiental (EIA) y en el artículo 25 indica los aspectos a incluir en el Plan de Manejo Ambiental (PMA). Página 114 de 151


Las Licencias Ambientales incluyen la obligatoriedad de efectuar un seguimiento ambiental, en forma directa o mediante Interventoría contratada con una firma especializada, encargada de velar por el cumplimiento de las acciones contempladas en el PMA, las señaladas en la misma licencia y en los estándares de calidad. Por lo anterior se hace necesario que exista un mecanismo de control que sirva para evaluar el desempeño ambiental y garantizar el cumplimiento de las acciones contempladas en los planes de manejo, las señaladas en las normas vigentes y en los estándares de calidad. De ésta necesidad surge la Interventoría ambiental como herramienta ágil y eficaz para controlar el cumplimiento de los compromisos ambientales por parte de las compañías o empresas industriales. Lección 33. Cliente de la interventoría. Gran cantidad de Entidades del estado, dentro de sus procesos de contratación, requieren del control y seguimiento de los proyectos adjudicados, la utilización eficiente de los recursos entregados a los contratistas y la certeza del control de los impactos ambientales. El interventor cierra el triangulo de gestión del ingeniero consultor que diseña y el ingeniero que construye en atención a las necesidades del cliente. Figura 14. Gestores de la obra GESTORES DE LA OBRA Inversionista

Propietario

OBRA Contratista DISEÑADOR Ejecutor

Interventoría

Representante

Fuente: El autor. El propietario es el dueño de la obra quién efectúa la inversión para su desarrollo y puede ser un buen conocedor de los términos de la ingeniería o puede ser completamente ajeno a la especialidad, como puede ser el caso de los encontrados en el empresa privada y el interventor es su representante legal.

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El contratista es la persona natural o jurídica, responsable de la ejecución de la obra, dentro de especificaciones, costo y plazo pactados mediante un contrato. Son empresas comerciales y no requieren que todos sus socios sean profesionales. La ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios obliga a las entidades del estado a que contraten los servicios de interventoría para controlar la ejecución de sus contratos de Obras Públicas. El interventor es por delegación el representante legal de la Interventoría ante el contratista en el sitio de la obra y como tal debe velar permanentemente porque todas las actividades se realicen de la mejor manera posible, colaborando a solucionar en forma eficiente y oportuna los posibles desvíos y conflictos que normalmente se representan. Una Interventoría se orienta hacia toda clase de obra en construcción, ya sean contratos de obra pública o privada y se acoge al modelo general del Estatuto de contratación administrativa, Ley 80/93. En el momento de su aplicación depende de la clase de contratos mencionados y de ésta manera se decide como será su coordinación y control. La Interventoría es el servicio prestado por una entidad o por un profesional o por una persona jurídica especializada, para el control técnico y administrativo del estudio, diseño y ejecución de un proyecto. La razón de la Interventoría es la gestión de terceros en representación de una de las partes. La interventoría es el representante de la autoridad del propietario ante el contratista y su función es hacer cumplir el objeto del contrato. La Interventoría no solo son administrativas y técnicas, sino también en el conocimiento y aplicación de normas de las leyes colombianas que aplican en el momento de la ejecución. Si la Interventoría no cumple adecuadamente sus funciones, con todo el empeño que su delicada misión requiere, está sujeto a diferentes tipos de sanciones, unas derivadas del perjuicio que pueda ocasionar por el mal desempeño de las mismas y otras de tipo disciplinario, sin perjuicio de las sanciones penales pertinentes, sin que ello exima de la responsabilidad que por el mismo concepto pueda corresponder al contratista. Dependiendo de la naturaleza de la obra que se va a desarrollar, los documentos requeridos para obtener la certeza del cumplimiento de estos requisitos de la ley, sin los cuales no se debe iniciar una obra, son: Licencia ambiental y Licencia de construcción. Lección 34. Perfil del Interventor. Requisitos. Responsabilidades. Funciones. Perfil del interventor. La Interventoría es una profesión resultado de la experiencia adquirida con la práctica. El interventor debe poseer una vasta experiencia en los temas ambientales similares a las actividades en que se va a desempeñar por la gran responsabilidad que tendrá a su cargo y requiere suficiente juicio crítico y conocimiento para que cuantifique, valorice y confronte los procedimientos y medidas de manejo ambiental. Página 116 de 151


El interventor ambiental debe poseer conocimientos en la interpretación de los estudios ambientales realizados para el proyecto, tales como Diagnóstico ambiental de alternativas, Documento de evaluación y Manejo Ambiental,, Estudio de Impacto Ambiental o Plan de Manejo Ambiental, en la aplicación de normas sobre contratación, tanto públicas como privadas. El interventor no debe limitarse solamente a una posición de vigilante en la aplicación de especificaciones y normas, sino que debe ser crítico orientador, detectar deficiencias técnicas – administrativas, efectuar análisis correctivos y desarrollar propuestas al respecto. El interventor debe ser hábil para establecer relaciones humanas y dirigidas a conseguir los objetivos. Poseer la habilidad para integrase a los equipos de trabajo, generando un clima de confianza y participación. Debe ser respetuoso de la autoridad, manteniendo prudencia y discreción para entablar diálogos con su superior inmediato relacionado con la expresión de sus puntos de vista. Manejar conflictos, capacidad de negociación e identificación y manejo de intereses. Debe tener madurez y control adecuado de sus impulsos y emociones y excelente manejo de la tensión aún bajo presión. Debe ser una persona altamente confiable, práctica y sociable, con diplomacia y tacto para tratar los temas ambientales con las diferentes personas. Tener absoluta independencia con la empresa o institución. Debe ser objetivo en sus intervenciones, poseer disposición de organización de personal y facilidad para expresar conceptos en forma oral o escrita; emitir juicios razonables basados en evidencias; percepción para identificar peligros potenciales y ser responsable y honrado en el desempeño de sus funciones de acuerdo con el código de ética. Requisitos del interventor. La designación o contratación del interventor debe recaer en una persona idónea, con conocimientos, experiencia y perfil apropiado al objeto del contrato y de la interventoría. Tratándose de la interventoría externa a los contratos de obra pública, ésta sólo puede ser ejercida por profesionales, debidamente titulados relacionados con el medio ambiente o con recursos naturales renovables y no renovables, matriculados y con experiencia, en su propio nombre o en el de las personas jurídicas, en donde preste sus servicios como socio o empleado y comprometa su responsabilidad técnica. Tener estudios a nivel de postgrado en áreas que impliquen manejo ambiental. Conocer ampliamente el Plan de Manejo Ambiental, La Licencia Ambiental y demás permisos y concesiones expedidos por las autoridades ambientales. Para los recién iniciados deben estar asesorados por personas con experiencia o por lo menos haber participado en proyectos de evaluación de impacto ambiental.

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Responsabilidad del interventor. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 53 de la ley 80 de 1993, el interventor responderá civil y penalmente, tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventoría, como por los hechos u omisiones que les fueren imputables y que causen daño o perjuicio a la entidad, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales haya ejercido o ejerza la función de interventoría. Así mismo, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 25 y 53 de la Ley 734 de 2002, indistintamente de la clase de interventoría, los interventores son sujeto disciplinables y responden disciplinariamente. Funciones comunes a la interventoría. Entre otras, funciones comunes a los diferentes tipos de interventoría se menciona las siguientes: a) Exigir al contratista el cumplimiento de las obligaciones previstas en el contrato y en las leyes, decretos y normas que le apliquen; b) Comunicar de manera oportuna y clara las instrucciones al contratista sobre el cumplimiento de las obligaciones; c) Exigir la información que considere necesaria, recomendar lo que estime y contribuya a la mejor ejecución del contrato, y en general adoptar las medidas que propendan por la óptima ejecución del objeto contratado; d) Dejar constancia escrita de todas sus actuaciones. Las órdenes e instrucciones que imparta son de obligatorio cumplimiento siempre y cuando estén en concordancia con la ley y lo pactado; e) Sugerir las medidas que considere necesarias para la mejor ejecución del objeto pactado; f) Suscribir las diferentes actas; g) Elaborar la ficha técnica de la interventoría; h) Resolver las consultas que presente el contratista y hacer las observaciones que estime conveniente. Si durante la ejecución se presentan dudas o diferencias que no puedan ser resueltas de acuerdo con las especificaciones de los estudios, pliegos de condiciones o términos de referencia y la propuesta, deberán ser aclaradas con el responsable del proyecto; i) Supervisar, orientar, programar y controlar al personal auxiliar que se le asigne para ejercer las funciones de interventoría; j) Realizar los informes necesarios de acuerdo a la clase de interventoría y la naturaleza del contrato;

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k) Dar oportunamente la información requerida e informar a los organismos de control las irregularidades que puedan dar lugar a investigaciones por parte de estos de acuerdo a sus competencias; l) Requerir al contratista sobre los hechos que puedan constituir incumplimiento del contrato o normatividad e informar sobre los mismos a la entidad. Funciones específicas de la interventoría del proyecto El Interventor vela por el cumplimiento de la Licencia Ambiental y del Plan de Manejo Ambiental. Evalúa los procedimientos constructivos o medidas de manejo ambiental que sugiera el contratista de la obra o proyecto y que impliquen un cambio a lo establecido en el Plan de Manejo Ambiental del proyecto. El Interventor divulga entre la comunidad involucrada y el personal del proyecto el Plan de Manejo Ambiental y la normatividad vigente. El Interventor atiende las solicitudes de información, visitas de inspección y cualquier actividad que programen las partes interesadas en el manejo ambiental del proyecto. Así mismo realiza una evaluación continua a lo largo del proyecto y reporta periódicamente sobre los avances y resultados de la aplicación del Plan de Manejo Ambiental.Toma correctivos oportunos para mitigar y corregir impactos y establece indicadores ambientales. Informa a la empresa en forma clara y oportuna los incidentes o fallas ambientales. En la interventoría del proyecto, el interventor tendrá adicionalmente, entre otras, las siguientes funciones específicas: a) Conocer áreas de mayor vulnerabilidad ambiental y hacer énfasis en el manejo adecuado de estas; b) Evaluar procedimientos constructivos o medidas de manejo ambiental que sugiera el contratista de construcción y que impliquen un cambio a lo establecido en el Plan de Manejo Ambiental del proyecto; c) Apoyar al proyecto en sus relaciones con las autoridades ambientales, las organizaciones no gubernamentales, la comunidad, las instituciones garantes y la administración local; d) Atender las solicitudes de información, visitas de inspección y cualquier actividad que programen las partes interesadas en el manejo ambiental del proyecto; e) Realizar una evaluación continua a lo largo del proyecto y reportar periódicamente sobre los avances y resultados de la aplicación del Plan de Manejo Ambiental; f) Vigilar el cumplimiento de los trámites que se deban hacer ante las distintas autoridades para obtener los permisos, licencias y autorizaciones que se deban obtener.

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Órdenes del interventor. Las órdenes o sugerencias del interventor deben darse por escrito y dentro de los límites del respectivo contrato y el tipo de interventoría. Informes de interventoría. En cumplimiento de sus funciones el interventor debe elaborar informes de interventoría, claros y documentados con destino a las autoridades ambientales. Dichos informes pueden darse durante la etapa de ejecución o al final, es decir, pueden ser informes de ejecución parcial o definitiva.

Lección 35. Valores éticos del ingeniero y contratación de la Interventoría. El contrato. Contrato de obra. Contrato de Consultoría. Valores éticos del ingeniero y contratación de la Interventoría. El desarrollo sostenible apunta a asegurarle a la comunidad un equilibrio ecológico que le garantice mejores niveles de calidad de vida. Es así como el trabajo del interventor ambiental está orientado a prever impactos negativos en el medio ambiente con un criterio preventivo e informar oportunamente a las autoridades ambientales sobre estos hechos. Interventoría es una actitud profesional que involucra la personalidad, el comportamiento humano y el cumplimiento de las funciones profesionales, tocando la ética profesional. El interventor como representante de la Interventoría en el campo tiene la obligación moral de hacer ver las consecuencias negativas de determinaciones improvisadas por su nivel de responsabilidad social. La labor técnica – administrativa exige de él lo mejor de sus cualidades, honestidad, idoneidad y autoridad que deben estar combinadas con excelente preparación y experiencia para ser justo en sus decisiones. La interventoría ambiental de proyectos es la mejor herramienta para preservar los recursos naturales y la calidad del medio ambiente, por esto debe estar dotada de total independencia, en relación con las directivas de la empresa, con el personal operativo del proyecto y con los contratistas, para que sus recomendaciones y conceptos sean escuchados y llevados a la práctica. El contrato. El contrato de obras es el documento que firman el Contratista y el Constructor. Mediante el cual el Constructor se obliga a ejecutar las obras y al Contratista a pagarlas. El contrato debe describir qué trabajos hay que realizar y cómo ha de efectuarse el pago de los mismos.

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Los trabajos son con frecuencia complejos y suponen muchas operaciones diferentes, exigiendo al Constructor la compra de multitud de materiales y diferentes elementos manufacturados, así como el empleo de una amplia gama de máquinas y la colaboración de personas de diferentes oficios. En todo contrato es imprescindible presuponer la buena voluntad de las partes, que aportan unos medios para una tarea común, que ha de ser llevada a cabo con un espíritu de colaboración lo más sincero posible. Son contratos estatales todos los actos jurídicos generadores de obligaciones que celebren las entidades a que se refiere el estatuto de la Ley 80 DE 1993, por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad. Contrato de obra. Son contratos de obra los que celebren las entidades estatales para la construcción, mantenimiento, instalación y, en general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago. En los contratos de obra que hayan sido celebrados como resultado de un proceso de licitación o concurso públicos, la interventoría deberá ser contratada con una persona independiente de la entidad contratante y del contratista, quien responderá por los hechos y omisiones que le fueren imputables en los términos previstos en el artículo 53 del presente estatuto. Contrato de Consultoría. Son contratos de consultoría los que celebren las entidades estatales referidas a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos. Ninguna orden del interventor de una obra podrá darse verbalmente. Es obligatorio para el interventor entregar por escrito sus órdenes o sugerencias y ellas deben enmarcarse dentro de los términos del respectivo contrato. Contratación de la Interventoría. La guía principal del ejercicio de la Interventoría es el texto del contrato y debe ser cuidadosamente estudiado para extractar las principales responsabilidades ya que cada una de sus cláusulas fija reglas de ejecución de las obras para su cumplimiento por parte de la misma. Página 121 de 151


Los contratos se clasifican según se rijan por: Las normas del derecho administrativo, ley 80/93, contrato estatal Contrato de obra pública Contrato de obra privada Las normas del derecho privado, regidas por los códigos civil y de comercio, contrato privado.

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CAPÍTULO 8. PROYECTOS Y ACTIVIDADES DE INTERVENTORÍA Lección 36. Planes de Manejo Ambiental. El Estudio de Impacto Ambiental es un instrumento para la toma de decisiones y para la planificación ambiental, exigido por la autoridad ambiental para definir las correspondientes medidas de prevención, corrección, compensación y mitigación de impactos y efectos negativos de un proyecto, obra o actividad. La Evaluaciones de Impacto Ambiental aporta las herramientas de carácter preventivo y se formulan frente a las necesidades impuestas por la normatividad antes de aprobar cualquier actividad susceptible de generar un impacto ambiental y da paso a los denominados Planes de Manejo Ambiental, PMA, que corresponden a las guías y procedimientos elaborados para el adecuado control y manejo ambiental de las obras, proyectos o actividades. El PMA se constituye en una herramienta de trabajo orientada a minimizar, mitigar o recuperar los daños potenciales que sobre el medio ambiente se haya identificado para un proyecto en particular. El PMA producto de una evaluación ambiental establece de manera detallada las acciones que se requieren para prevenir, mitigar, controlar, compensar y corregir los posibles efectos o impactos ambientales negativos causados por el desarrollo de un proyecto obra o actividad, incluyendo los planes de seguimiento, evaluación y monitoreo y los de contingencia y abandono de una obra, proyecto o actividad. Para el desarrollo de cada una de las actividades y obras definidas en los proyectos de la explotación minera y de hidrocarburos es necesario presentar un Plan de Manejo Ambiental, conforme a los términos, condiciones y obligaciones establecidas en la licencia ambiental global. Dicho Plan de Manejo Ambiental no estará sujeto a evaluación previa por parte de la autoridad ambiental competente; por lo tanto el interesado, una vez presentado este, iniciará la ejecución de las obras y actividades, que serán objeto de control y seguimiento ambiental. En toda obra o proyecto importante se debe establecer un sistema de administración o de gestión ambiental con el fin de responder de manera ágil a las decisiones ambientales que se presenten durante el desarrollo del proyecto. En el Plan de Manejo Ambiental se incluye la gestión como el conjunto de acciones, decisiones, acuerdos y normas que se toman y ejecutan ante una situación ambiental determinada, que deben llevar a cabo de manera exitosa involucrando los diferentes estamentos de la empresa, cuyos directivos velarán por darle el respaldo, la financiación y la decisión que faciliten el adecuado cumplimiento ordenado en el PMA y en los contemplado en la normatividad vigente y en los dictámenes que la experiencia y el buen juicio señalen.

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La propuesta de Plan de Manejo Ambiental del proyecto, obra o actividad, requerido por la autoridad ambiental para la expedición de una Licencia Ambiental deberá contener lo siguiente: a) Las medidas de prevención, mitigación, corrección y compensación de los impactos ambientales negativos que pueda ocasionar el proyecto, obra o actividad en el medio ambiente y/o a las comunidades durante las fases de construcción, operación, mantenimiento, desmantelamiento, abandono y/o terminación del proyecto obra o actividad; b) El programa de monitoreo del proyecto, obra o actividad con el fin de verificar el cumplimiento de los compromisos y obligaciones ambientales durante la implementación del Plan de Manejo Ambiental, y verificar el cumplimiento de los estándares de calidad ambiental establecidos en las normas vigentes. Asimismo, evaluar mediante indicadores el desempeño ambiental previsto del proyecto, obra o actividad, la eficiencia y eficacia de las medidas de manejo ambiental adoptadas y la pertinencia de las medidas correctivas necesarias y aplicables a cada caso en particular; c) El plan de contingencia el cual contendrá las medidas de prevención y atención de las emergencias que se puedan ocasionar durante la vida del proyecto, obra o actividad; d) Los costos proyectados del Plan de Manejo en relación con el costo total del proyecto obra o actividad y cronograma de ejecución del Plan de Manejo. El estudio de impacto ambiental para las actividades de perforación exploratoria deberá adelantarse sobre el área de interés geológico específico que se declare, siendo necesario incorporar en su alcance entre otros aspectos, un análisis de la sensibilidad ambiental del área de interés, los corredores de las vías de acceso, instalaciones de superficie de pozos tipo, pruebas de producción y el transporte en carro tanques y/o líneas de conducción de los fluidos generados. Para la revisión y evaluación del Estudio de Impacto Ambiental, la autoridad ambiental competente verifica que cumpla con el objeto y contenido establecidos en los lineamientos generales dados por la autoridad ambiental deberá corresponder en su contenido y profundidad a las características y entorno del proyecto, obra o actividad, con la información relevante y suficiente acerca de la identificación y calificación de los impactos, especificando cuáles de ellos no se podrán evitar o mitigar, así como las medidas de manejo ambiental correspondientes. Para la aplicación del desarrollo de un Plan de Manejo Ambiental puede incluir los siguientes programas: - Gestión social - Educación ambiental - Capacitación al personal del proyecto Página 124 de 151


- Manejo de actividades de construcción y adecuación - Manejo de residuos - Manejo de insumos - Manejo de pruebas de producción - Desmantelamiento y recuperación Los programas están compuestos de subprogramas o fichas diseñadas para analizar cada actividad, enfrentar los posibles impactos y señalar los tratamientos adecuados para una correcta solución. Para un adecuado desarrollo de los Planes de Manejo Ambiental como una herramienta de gestión sus acciones deben ser medibles, verificables y ajustadas a las labores del proyecto. Los proyectos, obras o actividades sujetos a licencia ambiental o Plan de Manejo Ambiental, durante su construcción, operación, desmantelamiento o abandono, son objeto de control y seguimiento por parte de las autoridades ambientales, con el propósito de: - Verificar la implementación del Plan de Manejo Ambiental, seguimiento y monitoreo, y de contingencia, así como la eficiencia y eficacia de las medidas de manejo implementadas. - Constatar y exigir el cumplimiento de todos los términos, obligaciones y condiciones que se deriven de la licencia ambiental o Plan de Manejo Ambiental. - Corroborar cómo es el comportamiento real del medio ambiente y de los recursos naturales frente al desarrollo del proyecto. - Evaluar el desempeño ambiental considerando las medidas de manejo establecidas para controlar los impactos ambientales. En el desarrollo de dicha gestión, la autoridad ambiental podrá realizar entre otras actividades, visitas al lugar donde se desarrolla el proyecto, hacer requerimientos de información, corroborar técnicamente o a través de pruebas los resultados de los monitoreos realizados por el beneficiario de la licencia.

Ver también: Video 1, Manejo ambiental en Central de Abastos, 02:30 Video 2, Impactos en la industria de la construcción, 02:09, Cesar González Madruga

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Lección 37. Revisiones de parte de la autoridad ambiental. Autoridad ambiental competente Revisiones de parte de la autoridad ambiental. La evaluación del impacto ambiental es hoy un proceso utilizado ampliamente en el mundo para la planeación y administración de proyectos que asegura que las actividades humanas y económicas se ajusten a las restricciones ecológicas y de recursos, y se ha constituido así en uno de los mecanismos claves para promover el desarrollo sostenible. El beneficiario de una Licencia Ambiental o propietario del proyecto, obra o actividad asume compromisos ante la autoridad ambiental competente, como tareas ambientales, que a su vez, en el seguimiento ambiental por parte de la autoridad ambiental respectiva, son traducidos en objetivos. Una vez que a un proyecto, obra o actividad se le haya otorgado la licencia ambiental, la autoridad ambiental competente está en la obligación de realizar el seguimiento ambiental del proyecto. El seguimiento ambiental se centra en la verificación de los compromisos que el beneficiario de la licencia ambiental, obra o actividad asumió ante la autoridad ambiental competente. Estos compromisos se han denominado como tareas ambientales, que a su vez, en el seguimiento ambiental por parte de la autoridad ambiental competente, son traducidos en objetivos. Es responsabilidad de la Autoridad ambiental competente verificar tanto el avance como el cumplimiento del Plan de Manejo Ambiental, de los requerimientos especificados en los permisos, concesiones y autorizaciones, y de los actos administrativos. Este cumplimiento se verifica mediante la revisión del Informe de Cumplimiento Ambiental (ICA), presentado por el beneficiario de la licencia ambiental del proyecto y mediante la ejecución de visitas de seguimiento. Estos actos administrativos incluyen la Licencia Ambiental emitidos durante el seguimiento ambiental y cubren todas aquellas obligaciones establecidas en la licencia ambiental que son adicionales al Plan de Manejo Ambiental, tales como: consultas previas, acciones de cumplimiento, compromisos de audiencias, públicas, etc. La autoridad ambiental debe analizar y conceptuar sobre el desempeño de los programas de manejo ambiental cuando se ponen en práctica. Esto involucra un enfoque sistémico del proceso de seguimiento, en donde este profesional debe tener las herramientas y criterios necesarios para determinar el nivel de efectividad del Plan de Manejo Ambiental y de otros programas de manejo establecidos. Debido a su naturaleza interdisciplinaria, los proyectos con Licencia Ambiental generalmente involucran una alta complejidad e información técnica de temas atmosféricos, forestales, geológicos, hidrológicos, económicos, sociales, culturales y arqueológicos, entre otros. Por esto, se hace necesario el establecimiento de un equipo Página 126 de 151


que asegure la máxima capacidad de conocimiento relevante y las necesarias habilidades interdisciplinarias, pues muy pocos individuos poseen el conocimiento adecuado indispensable en todas las áreas para el seguimiento ambiental de proyectos. Este equipo puede conformarse con personal profesional de la autoridad ambiental respectiva y/o expertos técnicos, consultores y contratistas externos, coordinados por la dependencia encargada del seguimiento ambiental o por uno de los integrantes del propio equipo. Para lograr los objetivos del seguimiento ambiental, el Equipo de Seguimiento Ambiental debe disponer de instrumentos y mecanismos adecuados para la evaluación de la gestión ambiental de los proyectos a los que se les hace el seguimiento, y desarrollar acciones de mediano y largo plazo que permitan una productividad sostenible. Para ello, en el momento adecuado es necesario medir y evaluar el cumplimiento y efectividad de las acciones de manejo ambiental, las variaciones en el estado de calidad del medio ambiente y en los factores o agentes de presión sobre los mismos, y el nivel de uso y/o aprovechamiento de los recursos naturales. En este sentido, se propone el desarrollo de un sistema de indicadores como instrumento de mejoramiento continuo del proceso de seguimiento ambiental de proyectos. Este sistema de indicadores se asume como una herramienta válida para verificar el cumplimiento, analizar las tendencias de la calidad del medio en el que se desarrolla el proyecto y determinar la efectividad de los compromisos de manejo ambiental que el beneficiario de la licencia ambiental asumió ante la autoridad ambiental. Es necesario tener muy claro qué es lo que se mide. Esta parte implica desagregar el ambiente en diferentes dimensiones (social, económica, productiva y ecológica) hasta llegar a indicadores que muestren si se está avanzando hacia la visión ideal del futuro. Son autoridades ambientales competentes para otorgar o negar licencias ambientales y para hacer su seguimiento: - Ministerio de Ambiente y Desarrollo, l - Corporaciones Autónomas Regionales y las de Desarrollo Sostenible, - Municipios, distritos y Áreas metropolitanas cuya población urbana sea superior a un millón de habitantes dentro de su perímetro urbano - Autoridades ambientales creadas mediante la Ley 768 de 2002. Ver también: CVS, Seguimiento a escombreras, 04:16, Seguimiento a Licencia Ambiental La CVC, como autoridad ambiental en el Valle del Cauca, hace seguimiento a las escombreras. Página 127 de 151


Lección 38. Planes de seguimiento. En la obligación de realizar el seguimiento ambiental del proyecto por parte de la autoridad ambiental, se debe cumplir con el siguiente Plan recomendado: Actividades preliminares de seguimiento del proyecto, obra o actividad: Se ejecuta a partir del otorgamiento de la licencia ambiental e incluye las actividades de coordinación del seguimiento ambiental de nivel sectorial, la verificación del inicio del proyecto y el concepto de cobro por servicios de seguimiento ambiental. Revisión de antecedentes técnicos y jurídicos del proyecto Considerar y estudiar todas las referencias técnicas y jurídicas del proyecto, obra o actividad y de su área de influencia. Los antecedentes del proyecto, obra o actividad se constituyen en la base sobre la cual se planifica y ejecuta el seguimiento ambiental. Estos antecedentes se pueden identificar principalmente en el expediente del proyecto a partir del acto administrativo que le otorga la licencia ambiental o establece el PMA. A continuación se mencionan algunas fuentes de información: - Actos administrativos y demás información relativa al proyecto, obra o actividad. - Información proveniente de otras entidades o autoridades, tales como: Corporaciones Autónomas Regionales, institutos de investigación, Instituto Colombiano de Antropología e Historia, municipios y gobernaciones, entre otras. - El estudio ambiental, ya sea el EIA o el PMA, prestando especial atención a los programas que conforman el Plan de Manejo Ambiental. - Consulta con el profesional de la parte jurídica del proyecto, quien deberá intercambiar con el equipo de seguimiento ambiental algunos conceptos y los antecedentes jurídicos del proyecto. El profesional de la parte jurídica deberá informar sobre normatividad ambiental reciente del orden local, regional y/o nacional. - Información suministrada por la dependencia encargada del seguimiento ambiental. - Consulta al sistema de información ambiental. Se debe acceder al sistema de información ambiental de que disponga la autoridad ambiental, para consultar otros proyectos sectoriales o de otras áreas del sector productivo que tengan alguna relación con el área de influencia del proyecto. Esto permitirá conocer características ambientales de la zona o áreas, y/o posibles conflictos con las comunidades y medidas de manejo propuestas o en aplicación. - Resultados de procesos de participación y consulta con comunidades en la zona del proyecto. Es importante revisar los compromisos adquiridos ante las comunidades, y de acuerdo con ello solicitar el apoyo de un profesional en el área social. Página 128 de 151


- Quejas de la comunidad o de otras entidades. - Los Informes de Cumplimiento Ambiental, presentados por el beneficiario de la licencia ambiental. Revisión del Informe de Cumplimiento Ambiental - ICA La revisión de los Informes de Cumplimiento Ambiental permite establecer el nivel y la calidad de la información suministrada por el beneficiario de la licencia ambiental, de tal forma que se permita determinar el avance, cumplimiento y efectividad del Plan de Manejo Ambiental establecido para el proyecto, obra o actividad. Visita de seguimiento ambiental La visita de seguimiento proporciona elementos de juicio que permiten verificar el cumplimiento de las tareas ambientales y la veracidad de la información consignada en los Informes de Cumplimiento Ambiental, (ICA). Análisis de resultados del seguimiento ambiental El análisis de los resultados del seguimiento ambiental permite establecer el avance, cumplimiento y efectividad de los programas que conforman el Plan de Manejo Ambiental, con base en los resultados de la revisión del Informe de Cumplimiento Ambiental y/o en las apreciaciones obtenidas durante la visita de seguimiento ambiental. Comunicación de resultados Este paso debe aplicarse con el fin de comunicar los resultados del proceso de seguimiento ambiental. Visitas ordinarias de seguimiento La autoridad ambiental tiene la obligación de realizar visitas de seguimiento periódicas. Sin embargo, y por lo general, el buen desempeño ambiental de una obra, proyecto o actividad resulta directamente proporcional al nivel de vigilancia que mantenga la autoridad ambiental competente. Durante la ejecución de una visita ordinaria, la autoridad ambiental debe verificar el cumplimiento de las tareas ambientales a cargo del beneficiario de la licencia ambiental, lo mismo que la veracidad de la información presentada en los Informes de Cumplimiento Ambiental, mediante las siguientes actividades generales: - Revisión de los documentos que soportan el informe de cumplimiento ambiental del proyecto. - Inspección visual sobre el terreno (documentado con fotografías). - Entrevistas con la dirección del proyecto, el personal de la función encargada del cumplimiento ambiental, trabajadores, habitantes de las comunidades vecinas, y autoridades locales; y Página 129 de 151


- Medición de los parámetros previamente definidos. Visita ordinaria total El objetivo de esta visita es que la autoridad ambiental competente verifique, en el sitio, el cumplimiento de todas las tareas ambientales que debe ejecutar el beneficiario de la licencia ambiental en todos los componentes y actividades que forman parte del proyecto, y corroborar la información reportada en los Informes de Cumplimiento Ambiental. Las tareas que debe verificar la autoridad ambiental son las que se muestran a continuación: - Cumplimiento de los programas que conforman el Plan de Manejo Ambiental. - Cumplimiento de los permisos, concesiones o autorizaciones ambientales para el uso y/o aprovechamiento de los recursos naturales. - Cumplimiento de los requerimientos establecidos en los actos administrativos. - Análisis de las tendencias de calidad del medio en que se desarrolla el proyecto. - Análisis de la efectividad de los programas que conforman el Plan de Manejo Ambiental, de los requeridos en los actos administrativos, y propuestas de actualización. Visitas extraordinarias de seguimiento Se realizan cuando ocurren o pueden ocurrir eventos que generen impactos ambientales significativos. Esta visita es definida por la autoridad ambiental en caso de existir quejas de la comunidad o de entidades públicas o privadas, o cuando han ocurrido o pueden presentarse impactos ambientales significativos por el incumplimiento de las actividades que estén a cargo del beneficiario de la licencia ambiental, o cuando se presenten impactos no previstos en el estudio ambiental (esto último se determina a través de los informes periódicos de cumplimiento ambiental). Si las condiciones están dadas, se puede extender esta visita extraordinaria hasta lograr una ordinaria. Mediante la visita extraordinaria, la autoridad ambiental verifica el cumplimiento de las tareas ambientales relacionadas con los impactos ambientales que ocurrieron o que van a ocurrir; verifica también la veracidad de la información incluida en el Informe de Cumplimiento Ambiental, y evalúa el impacto ambiental. Lo anterior, mediante la ejecución de las mismas actividades generales explicadas para las visitas ordinarias (revisión de documentos, inspección visual, entrevistas y mediciones, entre otras).

Lección 39. Licencias Ambientales. Guías Ambientales. Licencias Ambientales. “La licencia ambiental, es la autorización que otorga la autoridad ambiental competente para la ejecución de un proyecto, obra o actividad, que de acuerdo con la ley y los Página 130 de 151


reglamentos pueda producir deterioro grave a los recursos naturales renovables o al medio ambiente o introducir modificaciones considerables o notorias al paisaje; la cual sujeta al beneficiario de esta, al cumplimiento de los requisitos, términos, condiciones y obligaciones que la misma establezca en relación con la prevención, mitigación, corrección, compensación y manejo de los efectos ambientales del proyecto, obra o actividad autorizada”. (Decreto 2820 de 2010 que reglamenta la ley 1993 sobre licencias ambientales). La licencia ambiental llevará implícitos todos los permisos, autorizaciones y/o concesiones para el uso, aprovechamiento y/o afectación de los recursos naturales renovables, que sean necesarios para el desarrollo y operación del proyecto, obra o actividad. La licencia ambiental deberá obtenerse previamente a la iniciación del proyecto, obra o actividad. Ningún proyecto, obra o actividad requerirá más de una licencia ambiental. El Estudio de Impacto Ambiental se exigirá en todos los casos en que se requiera una Licencia Ambiental y debe ser el conjunto de la información que deberá presentar ante la autoridad competente. El estudio de impacto ambiental deberá corresponder en su contenido y profundidad a las características y entorno del proyecto, obra o actividad. La Licencia ambiental se formula como una repuesta a las evaluaciones de impacto ambiental e incluyen todos los requisitos y condiciones y obligaciones que debe satisfacer y cumplir el beneficiario. En la Licencia Ambiental se determina las consecuencias del incumplimiento de los requisitos y condiciones con el fin de asegurar el cumplimiento de las exigencias u obligaciones. La Licencia Ambiental incluirá los permisos, autorizaciones o concesiones para el uso, aprovechamiento o afectación de los recursos naturales renovables, que sean necesarios para el desarrollo y operación de la obra, proyecto o actividad. (Decreto 1728 de 2002). La Licencia Ambiental deberá obtenerse previamente a la iniciación de la obra, proyecto o actividad. La Licencia Ambiental Global es otorgada por autoridad ambiental competente y autoriza las obras o actividades relacionadas con los proyectos de explotación minera y de hidrocarburos. Para el desarrollo de cada una de las obras o actividades será necesario presentar un Plan de Manejo Ambiental. Las obras, proyectos y actividades sujetos a Licencia Ambiental de los sectores hidrocarburos, minero, construcción de presas o embalses, eléctrico, marítimo y portuario, proyecto de red vial nacional, red primaria fluvial navegable y otros se describen en los artículos 8 y 9 del decreto 1728 de 2002. Las licencias ambientales incluyen la obligatoriedad de efectuar un seguimiento, en forma directa o mediante interventoría contratada con una firma especializada, encargada de

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velar por el cumplimiento de las acciones contempladas en el PMA, las señaladas en la misma Licencia y en los estándares de calidad. En el marco de la Licencia Ambiental otorgado se considera de obligatorio desarrollo las acciones de manejo ambiental incluidas en el Plan de Manejo Ambiental incluido en el estudio y en el acto administrativo solo se aclara los términos del mismo o las adiciones o precisiones a que haya lugar por medio del concepto técnico pertinente. El beneficiario de una Licencia Ambiental asume la responsabilidad por los perjuicios derivados por el incumplimiento de los términos, requisitos, condiciones, exigencias y obligaciones señalados en la Licencia Ambiental. Cuando el ejecutor de la obra o proyecto anticipe un posible incumplimiento de los términos, requisitos, condiciones, exigencias u obligaciones señaladas en el acto que otorga la Licencia Ambiental, deberá informar a la autoridad ambiental competente, con el objeto de adelantar las acciones correctivas pertinentes. Cuando las obras o proyectos puedan sufrir modificaciones menores o un ajuste normal dentro de la actividad licenciada sin implicar impactos ambientales adicionales a los identificados inicialmente y que hayan sido dimensionados en el Estudio de Impacto Ambiental, el ejecutor debe solicitar a la autoridad ambiental el pronunciamiento sobre la necesidad o no de adelantar un trámite para el procedimiento de la modificación de la licencia. La Licencia Ambiental podrá ser suspendida o revocada por la misma autoridad ambiental que la otorgó o por el Ministerio del Medio Ambiente cuando el beneficiario haya incumplido cualquiera de los términos, condiciones, obligaciones o exigencias inherentes a la licencia, consagrados en la ley, los reglamentos o en el acto de otorgamiento. Las actividades no incluidas en el decreto reglamentario 1728, que no requieren autorización, tampoco requieren de evaluación y aprobación para su inicio y ejecución, sino la aplicación de la guía ambiental pertinente. Guías Ambientales. El Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial, a través de la Resolución 1023 del 28 de julio de 2005, resuelve adoptar las Guías Ambientales como instrumento de autogestión y autorregulación del sector regulado y de consulta y referencia de carácter conceptual y metodológico tanto para las autoridades ambientales, como para la ejecución y/o el desarrollo de los proyectos, obras o actividades. Las Guías Ambientales son un instrumento que tiene como objetivo incorporar las variables ambientales en la planificación desarrollo y seguimiento de la gestión sectorial, como referente técnico mínimo, aplicables al desarrollo de proyectos, obras o actividades de los diferentes sectores productivos del país.

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Cada una de estas guías ambientales fue desarrollada por el Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial, como autoridad ambiental, en concertación con delegados de cada uno de los sectores productivos de país.

Ver también: Decreto 2820 de 2010, por el cual se reglamenta el Título VIII de la Ley 99 de 1993 sobre licencias ambientales. Artículos 3 a 11, sobre conceptos, alcances y exigibilidad de las Licencias Ambientales. Formato único de Solicitud de Licencia Ambiental,

Lección 40. Permisos, concesiones, autorizaciones. La Ley 99 de 1993 autoriza a las Corporaciones Autónomas Regionales para ejercer las funciones de evaluación, control y seguimiento ambiental de los usos del agua, el suelo, el aire y los demás recursos naturales renovables, y expedir y otorgar las respectivas licencias ambientales, permisos, concesiones, autorizaciones y salvoconductos. La autoridad ambiental: - Otorga los permisos, concesiones y autorizaciones de aprovechamiento de bosques naturales y la obtención de especímenes de flora y fauna silvestres, teniendo en cuenta la oferta y la capacidad de renovación de dichos recursos. - Otorga concesiones, permisos, autorizaciones y licencias ambientales requeridas por la ley para el uso, aprovechamiento o movilización de los recursos naturales renovables o para el desarrollo de actividades que afecten o puedan afectar el medio ambiente. - Otorga permisos y concesiones para aprovechamientos forestales, concesiones para el uso de aguas superficiales y subterráneas y establece vedas para la caza y pesca deportiva. - Ejerce las funciones de evaluación, control y seguimiento ambiental de los usos del agua, el suelo, el aire y los demás recursos naturales renovables, lo cual comprenderá el vertimiento, emisión o incorporación de sustancias o residuos líquidos, sólidos y gaseosos, a las aguas a cualquiera de sus formas, al aire o a los Página 133 de 151


suelos, así como los vertimientos o emisiones que puedan causar daño o poner en peligro el normal desarrollo sostenible de los recursos naturales renovables o impedir u obstaculizar su empleo para otros usos. Estas funciones comprenden la expedición de las respectivas licencias ambientales, permisos, concesiones, autorizaciones y salvoconductos. - Expide los permisos, licencias y salvoconductos para la movilización de recursos naturales renovables. - Otorga autorizaciones, permisos y concesiones para la ocupación temporal de las playas y terrenos de bajamar. - Otorga permiso de estudio a proyectos de investigación a persona natural o jurídica, pública o privada que requiere realizar proyectos de estudio o investigación científica en diversidad biológica y/o prácticas docentes universitarias con fines de investigación científica, que involucren alguna o todas las actividades de colecta, recolecta, captura, caza, pesca, manipulación del recurso biológico, movilización en el territorio nacional. Las autoridades ambientales prestarán los servicios ambientales de evaluación y seguimiento a través de sus funcionarios o contratistas e incluye las siguientes autorizaciones: - Licencia ambiental. - Modificación y/o renovación de la licencia ambiental, plan de manejo ambiental, permiso, autorización o concesión. - Plan de manejo ambiental. - Plan de aprovechamiento y/o manejo forestal. - Plan de manejo, recuperación o restauración ambiental para minería (artículo 38 del Decreto Reglamentario 1753 de 1994). - Permisos, autorizaciones y concesiones. Cobros por servicios Las autoridades ambientales cobrarán los servicios de evaluación y los servicios de seguimiento de la licencia ambiental, permisos, concesiones, autorizaciones y demás instrumentos de control y manejo ambiental establecidos en la ley y los reglamentos. La autoridad ambiental establece la liquidación y el cobro por el cargo por el servicio de evaluación. El no pago en los plazos establecidos dará lugar a la suspensión del trámite. En caso del pago de los servicios de seguimiento durante la etapa de construcción del proyecto, obra o actividad dará lugar al cobro coactivo. Si contado un año a partir del acto administrativo por medio de la cual la autoridad ambiental haya informado sobre la fecha de iniciación de la construcción del proyecto, Página 134 de 151


obra o actividad o que no haya iniciado la construcción, la autoridad procederá a suspender la respectiva autorización ambiental. Los proyectos, obras o actividades que se encuentran en el primer y último año de construcción el cobro se realiza a prorrata del número de meses que efectivamente el proyecto estuvo en construcción. En el caso de seguimiento durante la etapa de construcción de los proyectos, obras o actividades el beneficiario o usuario de las autorizaciones ambientales debe informar a la autoridad la fecha de iniciación de la construcción del proyecto, obra o actividad. Tasas Retributivas y Compensatorias. La utilización directa o indirecta de la atmósfera, del agua y del suelo, para introducir o arrojar desechos o desperdicios agrícolas, mineros o industriales, aguas negras o servidas de cualquier origen, humos, vapores y sustancias nocivas que sean resultado de actividades antrópicas o propiciadas por el hombre, o actividades económicas o de servicio, sean o no lucrativas, se sujetará al pago de tasas retributivas por las consecuencias nocivas de las actividades expresadas.

Ver también: Estudio de caso, Planta de Papel Bosnia,

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CAPÍTULO 9. PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO DE LA AUDITORÍA AMBIENTAL Lección 41. Relaciones entre propietario, consultor, contratista e Interventor. La razón de la Interventoría es la gestión de terceros en representación de una de las partes y es el representante de la autoridad del Propietario ante el Contratista. Un Obra, Proyecto o Actividad incluye la planeación, ejecución, emplazamiento, instalación, construcción, montaje, ensamble, mantenimiento, operación, funcionamiento, modificación y desmantelamiento, abandono, terminación, del conjunto de todas las acciones, usos del espacio, actividades e infraestructura relacionadas y asociada con su desarrollo. Una buena Interventoría ambiental de proyectos servirá de puente entre la comunidad y la empresa que desarrolla el proyecto y entre ésta y las autoridades ambientales. Será la mejor aliada de la empresa ya que sus acciones están encaminadas a dar cumplimiento a lo exigido en la Licencia Ambiental, con lo cual la empresa no corre el riesgo de ser sancionada por omisión de alguno o de algunos requisitos establecidos. El Interventor adquiere, mediante el contrato, obligaciones y funciones en sus relaciones con el Propietario, entre otras: - Estudiar cuidadosamente con el Propietario y con los constructores todas las cláusulas. - Colaborar para que las diligencias ante las autoridades ambientales y de prestación de servicios se hagan en su debida oportunidad; - Divulgar entre la comunidad involucrada el Plan de Manejo Ambiental y la normatividad aplicable. - Tomar correctivos oportunos para mitigar y corregir impactos - Informar a la empresa en forma clara y oportunidad los incidentes o fallas ambientales o fallas ambientales - Vigilar permanentemente todos los detalles de la obra o proyecto para que se ejecuten de acuerdo con las especificaciones acordadas previamente. - Informar por escrito al Propietario y al contratista/constructor cualquier irregularidad que se descubra en la obra o las desviaciones que se detecten del Plan de Manejo Ambiental o que incidan en los impactos ambientales. - Visitar la obra con la frecuencia que ésta lo requiera, para mantener un contacto permanente con el desarrollo de la obra. - Dirigir el personal subalterno que hay necesidad de poner dependiente de la Interventoría y dar a dicho personal las instrucciones del caso para el buen desempeño de sus funciones. Página 136 de 151


- Todas las indicaciones, instrucciones y recomendaciones del Interventor, se harán constar por escrito, sea por carta, o sea por medio de un libro de Interventoría que debe permanecer en la obra al cuidado del contratista. - El Interventor se compromete para con el Propietario a prestar los servicios de Interventoría técnica, según una tarifas que en algunos casos puede estar reglamentada por alguna sociedad de profesionales. La confidencialidad, especialmente en los niveles más altos de la organización, es crítica. En términos de consultoría, los auditores son recolectores de datos. En muchos casos los Interventores tienen que actuar como “persona ajena a la organización”, con una posición objetiva y crítica dentro de la organización, comunicando hechos evidentes y anunciando malas noticias que la gerencia por lo general no quiere enterarse. El auditor debe ser capaz de obtener toda la información que ayude al cliente y al contratista a comprender y solucionar los problemas identificados. Para lograr este objetivo, los Interventores necesitan enfocar dos habilidades específicas: el escuchar activamente y el formular preguntas. Estas técnicas pueden ser especialmente útiles cuando el auditor encuentra resistencia por parte del cliente o contratista. La resistencia a menudo toma la forma de una conducta pasivo-agresiva caracterizada por andar con rodeos o el mutismo durante las investigaciones. El contratista podría mostrar una conducta pasivo-agresiva de diferentes maneras: - No contestando los correos o memorandos, ni devolviendo las llamadas telefónicas. - Controlando el tema de los contactos durante las entrevistas de la Interventoría, por ejemplo no facilitando el contacto del Interventor con cualquiera de los empleados sino solo con algún funcionario designado. - No elaborando o mostrando lentitud en la presentación de la documentación solicitada. - Respondiendo tardíamente o no respondiendo a los hallazgos o aspectos auditados. - Estando de acuerdo con los aspectos tratados durante la auditoría, pero discrepando con los mismos aspectos cuando se presentan en el informa escrito. - Aparentando ser colaborador, pero críticos de los Interventores ante los demás. La resistencia al cambio o a la vigilancia es normal. Sin embargo existen determinadas estrategias que los consultores pueden utilizar para minimizar sus efectos frustrantes. Para superar la resistencia Meislin recomienda: - No oponer resistencia personalmente, no volverse pasivo-agresivo. - Identificar los comentarios y conductas que el cliente/contratista muestra y que revelan su resistencia. - Si la conducta continúa, deténgase y reconozca lo observado y lo experimentado. Página 137 de 151


- Colocar el “tema sobre el tapete” en donde podrá ser tratado abiertamente. - Darle la oportunidad al cliente/contratista para responder y permanecer tranquilo hasta que lo haga. - Darle al cliente una opinión resistencia.

sobre lo que está sucediendo para disminuir su

Los Interventores brindan una retroalimentación a través de las reuniones periódicas de seguimiento de obra e informes escritos, pero a la vez pueden utilizar otras técnicas para lograr la credibilidad, tales como: - Presentar un informe empezando por los aspectos positivos hallados y después pasar a los aspectos negativos. - Sostener una conversación inicial con el cliente/contratista antes de presentarle los problemas. - Darle tiempo al cliente/contratista para asimilar los comentarios y responderlos. - Conocer el idioma corporal del cliente y ajustar el tono de la conversación en caso de ser necesario. - No disculparse al decir la verdad. Mantener su integridad. - Tratar los hechos específicos hallados. - Tener las pruebas en orden y estar preparado en caso de ser necesario para aclarar algún punto de vista. Los Interventores son considerados como los responsables de hacer recomendaciones adecuadas y de garantizar que el contratista tome las acciones correctivas necesarias. Las sugerencias de la Interventoría deben tener agilidad y ser oportunas durante el transcurso, con el fin de minimizar costos y posibles problemas. Para ejercer la labor de validación de todos los elementos contractuales y así ejercer plena coordinación y control de la obra o proyecto a ejecutar por el Contratista, el Interventor debe recibir la información básica requerida para el desarrollo de su función, de parte del Propietario y así cumplir el objetivo deseado. Relación con el contratista El Interventor mantendrá una relación directa con el contratista de la entidad para dar su opinión y sugerencias sobre la forma en que se ejecute el contrato. El Interventor sólo podrá dar órdenes escritas al contratista o su representante y no a sus empleados o subcontratistas. Además, podrá ordenar por escrito labores parciales al contratista o a su representante, cuando considere que no se están cumpliendo las especificaciones del contrato.

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Consultor Persona natural o jurídica a quién se le ha adjudicado un contrato de consultoría. Contrato Es el acto jurídico generador de obligaciones, que celebra el propietario y el oferente con la adjudicación de una convocatoria, concurso de méritos, invitación, licitación pública o contratación directa, en el cual se establecen los valores, cantidades y parámetros que rigen las actividades a desarrollar durante la ejecución, así como la naturaleza de los trabajos, derechos y obligaciones de las partes y los plazos para su liquidación. Contratista Persona natural o jurídica a quien se le ha adjudicado un contrato, mediante proceso de licitación pública, convocatoria, concurso o invitación directa y onquien se celebra el respectivo contrato. El contratista puede ser constructor, consultor, proveedor o interventor Licitante. Licitación pública es un procedimiento administrativo por el cual la Administración invita a los interesados a que, sujetándose a las bases fijadas en el pliego de condiciones, formulen propuestas de las cuales se seleccionará y aceptará (adjudicación) la más ventajosa o conveniente. El licitante o ente que utiliza el procedimiento de la licitación pública, puede ser un ente público o privado. Subcontratista. La subcontratación es un tipo de cooperación en la que una empresa -contratanteencarga a otra - subcontratada- un servicio o la fabricación o prestación de algún componente de sus productos, parte de su producción o bien la totalidad de la misma.

Ver video: La sustentabilidad y sus principales implicaciones en el día a día de los negocios y del mundo

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Lección 42. Tipos y objetivos de la interventoría. Tipos de interventoría Interventoría a los contratos de la organización El interventor ejerce sus funciones de acuerdo a lo establecido en los manuales generados en la organización, en los pliegos de condiciones y demás documentos contractuales; como mecanismo de control y seguimiento de las actividades realizadas por el contratista, considerando que los procedimientos descritos son el mínimo de las actividades a ser realizadas por parte del interventor para el cumplimiento de sus funciones, por lo cual el interventor está obligado a verificar y controlar que el contratista cumpla de manera estricta lo establecido en los pliegos de condiciones. La aplicación de los procedimientos deberá estar orientada al cumplimiento por parte del contratista de los resultados previstos en su respectivo contrato. El interventor deberá tener en cuenta que la única remuneración existente de acuerdo con el contrato de interventoría por concepto de la ejecución de sus funciones, será aquella descrita en el contrato de interventoría. Interventoría a los contratos de consultoría Es el contrato celebrado entre el propietario/cliente referido a los estudios y diseños necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, mitigación del riesgo debido a fenómenos de remoción en masa, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Son también contratos de consultoría, los que tienen por objeto la asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos. Interventoría a los contratos de obra El contrato de obra o construcción, es aquel celebrado entre el propietario y un contratista para cualquier trabajo de rehabilitación, mantenimiento o cualquier otro trabajo material sobre bienes muebles. Interventoría a los contratos de suministro Es el contrato celebrado entre el propietario y un proveedor para el suministro de los insumos y servicios necesarios para el mantenimiento o desarrollo de las actividades propias del propietario. Objetivos de la auditoría ambiental. La interventoría ambiental es una herramienta ágil y eficaz para controlar el cumplimiento de los compromisos ambientales por parte de las organizaciones o empresas industriales como un mecanismo de control que sirve para evaluar el desempeño ambiental y garantizar el cumplimiento de las acciones contempladas en los planes de manejo, las señaladas en los normas vigentes y en los estándares de calidad. Página 140 de 151


La auditoría ambiental de proyectos tiene los siguientes objetivos: - Es de obligatoria aceptación, por la observación a las leyes, decretos y resoluciones. - Es temporal, iniciando en las fases de planeación y terminando en las de cierre del proyecto. - Su actividad se hace sobre las fases previas y de construcción del proyecto. - Interactúa con trabajos de estudios y planes de manejo ambiental. - Controla y propende por la observación de normas ambientales - Asesora a la empresa en la observación de las reglas ambientales para evitar sanciones y multas. - Determina indicadores de desempeño ambiental - Diseña valores de referencia para contrastar con los indicadores ambientales - Elabora los informes para las autoridades ambientales - Sirve de puente de información entre la comunidad y la organización. La interventoría ambiental facilita el control, seguimiento y cumplimiento de las normas y leyes que para cada caso sea necesario y obligatorio cumplir en materia ambiental por parte de una organización. Indicadores ambientales. El desempeño ambiental se determina por el logro de objetivos y metas que se pueden manifestar mediante indicadores de gestión. La eficacia del Plan de Manejo Ambiental se refleja sobre la calidad de los recursos naturales potencialmente afectados, lo que se mide con los índices de calidad o índices de contaminación. El tipo de indicador que debe aplicarse es específico para cada programa. Lección 43. Etapas de la interventoría ambiental. Iniciación del contrato Durante ésta etapa deben ser revisados los documentos pertinentes al contrato, con el fin de trazar las directrices para su ejecución y elaborar el acta de inicio, una vez se haya verificado, que el contratista cumple con todas las exigencias establecidas en los pliegos de condiciones y en la ley, para suscribir dicho documento. El interventor realizará una visita conjunta con el contratista a los sitios que serán intervenidos en el desarrollo del contrato, previo al inicio de las actividades correspondientes, con el fin de avalar el resultado de los diagnósticos realizados por el contratista.

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Etapa de ejecución El interventor organizará y llevará a cabo semanalmente un comité con el contratista para hacer seguimiento al desarrollo técnico, administrativo, financiero, ambiental, social y de la programación de las entregas del producto, así como a la solución de los problemas que se presenten. A éste comité deben asistir el director y los residentes del contratista, así como el director y los residentes de la interventoría. De estas reuniones el interventor levantará un acta, de la cual debe anexar copia debidamente firmada en los informes mensuales presentados. La interventoría debe conocer los pliegos de condiciones y los contratos del proyecto para hacer cumplir los objetivos generales y específicos allí trazados, así como los requisitos establecidos. El interventor durante toda la fase de ejecución del contrato, corroborará el cumplimiento por parte del consultor en cuanto a los requisitos y especificaciones de diseño previamente establecidas. La interventoría está en la obligación de hacerle seguimiento a la implementación de los compromisos adquiridos por el consultor en el PMA, el programa de salud ocupacional y los requerimientos de la Guía de Manejo Ambiental. Liquidación de los contratos Una vez finalizada la ejecución del objeto del contrato, se procederá a realizar la liquidación del mismo, previo recibo final a satisfacción por parte de la interventoría y el aval del propietario. La elaboración del acta final y liquidación del contrato de interventoría está a cargo de la interventoría y se realiza cuando venza el plazo de ejecución del contrato. El interventor antes de iniciar su función debe informarse sobre la organización, disposiciones normativas y métodos de trabajo de la obra/proyecto o actividad. En el proyecto debe orientarse por la política de producción limpia, implementando acciones para retener en la fuente aquellos residuos que sean susceptibles de controlarse de esta manera. La interventoría ambiental de proyectos debe ajustar su labor tendiente a lograr que se dé un buen manejo a los desechos líquidos y sólidos de diferente tipos, incluyendo los criterios de localización y operación de la infraestructura que se requiera instalar en la locación. La interventoría ambiental estará pendiente de todos aquellos fenómenos que puedan afectar el medio ambiente y que los pasivos ambientales y compromisos adquiridos con la población afectada, se cumplan a cabalidad. En caso de que se presenten modificaciones o adiciones al contrato o alcance de la obra/proyecto o actividad, el interventor debe adelantar las gestiones necesarias para el

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trámite y aprobación de las modificaciones, licencias, permisos, acompañando los documentos que sustenten dichas modificaciones o prórrogas. Lección 44. Actividades y obligaciones de la interventoría ambiental. Actividades y obligaciones de la interventoría ambiental. Las actividades de la interventoría ambiental de proyectos se encauza a garantizar que el proyecto establezca desde su iniciación y se mantenga durante su ejecución, los mecanismos e instrumentos necesarios para asegurar la calidad ambiental; por esto sus actividades deben iniciarse en la fase previa y concluir con las de cierre del proyecto. Una de las principales funciones del interventor ambiental es mantener la información oportuna y completa, con las autoridades ambientales y el cliente o la alta dirección de la empresa, sobre el desarrollo de la obra o proyecto y los impactos o efectos que se registren. Las actividades del interventor ambiental se desarrollan en las etapas previas de planeación y de construcción, durante las cuales se generan los mayores daños a los recursos naturales y culturales, al medio ambiente y a la comunidad en general. El manejo de los recursos naturales y del medio ambiente en la etapa operativa queda bajo la acción de los sistemas de gestión ambiental y de la auditoría ambiental. La función básica de la interventoría es la validación de todos los documentos contractuales para coordinar la vigilancia, control y colaboración durante la ejecución, al Contratista para que cumpla a cabalidad todas las especificaciones técnicas, administrativas y todas las normas que fueron pactadas entre el Dueño o Propietario de la Obra o Proyecto y el Contratista relacionados con los aspectos ambientales. La interventoría debe coordinar y controlar la materialización y culminación de la ejecución, con responsabilidad de controlar la realización de las estrategias en el sitio de la obra. La interventoría no debe limitarse solamente a una posición vigilante sino que debe validar los documentos y hacer propuesta para un mejoramiento continuo. Debe utilizar su criterio profesional y orientador. El número de programas y de subprogramas, así como las actividades del interventor ambiental, dependen de la clase del proyecto que se esté desarrollando. El Interventor adquiere las siguientes obligaciones, entre otras: - Comprobar el cumplimiento de las normas técnicas, profesionales o específicas sobre la materia objeto del contrato. - Ejercer el control de calidad del objeto contratado, exigiendo el cumplimiento de normas, especificaciones, procedimientos, normatividad. - Informar oportunamente cuando se produjeren incumplimiento o desviaciones parciales o totales. Página 143 de 151


- Analizar el proyecto, verificar los programas y actividades del Plan de Manejo Ambiental y su alcance. - Analizar la licencia ambiental y los permisos o autorizaciones que apliquen a la obra, proyecto o actividad. - Velar por el cumplimiento de la Licencia ambiental y el Plan de Manejo Ambiental - Elaborar informes claros y documentados con destino a las autoridades ambientales - Atender a los funcionarios que en representación de la autoridad ambiental realicen las visitas de seguimiento. - Informar a la comunidad y autoridades locales sobre los objetivos y desarrollo de las obras/proyectos. - Capacitar al personal de la obra/proyecto sobre los objetivos y desarrollo de las obras/proyectos, el estudio de impacto ambiental, los reglamentos, normas, las buenas relaciones con la comunidad, los cuidados propuestos, las medidas de control, etc. - Exigir al contratista la actualización de documentos, los cuales deben mostrar todas las modificaciones realizadas durante la ejecución de la obra, incluyendo cualquier información que sea necesaria. - Llevar y mantener actualizado el archivo de la interventoría, como correspondencia y demás documentos requeridos para el control de la ejecución del contrato. La interventoría deberá revisar para cada obra específica, junto con el contratista, formatos y gráficos, especialmente para llevar los índices de gestión, avance y desempeño, los controles de avance de las diferentes especialidades, actividades, subactividades, tareas, frente de obra, para su interpretación visual rápida. Igualmente se deben diseñar los informes, formatos y gráficos para ser presentados a la autoridad ambiental. La responsabilidad del cumplimiento de las normas de Salud ocupacional, seguridad industrial y medicina del trabajo serán del contratista, pero la vigilancia permanente para que se cumplan la ejercerá la interventoría. Toda persona que participe en la obra o proyecto debe recibir información completa de los objetivos que se persiguen con el cumplimiento de las normas ambientales y de seguridad ocupacional. Lección 45. Informe de interventoría ambiental. Desde el inicio de las actividades se debe dejar establecido el tipo de comunicación con cada una de las partes interesadas: escritas, verbales o personales y telefónicas, electrónicas (email). Adicionalmente es necesario llevar un libro en el sitio de la obra para Página 144 de 151


registrar todas las inquietudes u observaciones que se presenten durante el desarrollo de la ejecución y que independientemente de su incidencia llevará a otra clase de decisión. Reuniones. Las reuniones son una expresión administrativa en el manejo de la obra y es una herramienta importante para hacer el seguimiento y así detectar desviaciones y tomar correctivos. Se constituyen en un excelente vehículo de comunicación y se ha comprobado que al juntar decisiones, inteligencias, habilidades y experiencias, da origen a un resultado excelente para el desarrollo de la obra. Como mínimo debe llevarse a cabo una reunión semanal formal y diaria en los sitios de trabajo. Todas las Actas serán documentos contractuales, una vez sean suscritas y formadas por el contratista e interventor. En la toma de datos en campo para la elaboración de las Actas de avance se recomienda que se efectúen e conjunto por los representantes del Contratista e Interventoría, para evitar controversias que se hagan y además para disminuir el tiempo de revisión y aprobación. Actas. Las actas son documentos protocolarios donde se registra el desarrollo del contrato y los compromisos, acuerdos o discrepancias entre las partes o sus representantes. Dentro del seguimiento de los contratos existen una serie de actas, las cuales deben llevar una numeración con su respectivo consecutivo. Las actas que se generen dentro del procedimiento de seguimiento a la ejecución de contratos y de liquidación de contratos tendrán una numeración consecutiva que va desde el número uno (1) acta de iniciación hasta el acta (n) de liquidación. Informes. Una de las principales funciones del interventor es la manera de mantener la información oportuna y completa con las autoridades ambientales y los altos mandos de la organización o el dueño del proyecto, sobre el desarrollo y los impactos o efectos que se registren. Los informes de la interventoría son documentos elaborados por la interventoría para informar al propietario de la ejecución, avance, estado técnico, financiero, administrativo, socio-ambiental y demás aspectos relevantes del desarrollo de los diferentes contratos. Estos informes se deben presentar de acuerdo a las normas Icontec, debidamente foliados, con una presentación metodológica adecuada, tales como índices, anexos, pie de página, empastados y pasta dura. Los informes deben contener como mínimo: Página 145 de 151


- Antecedentes y descripción general del contrato. - Identificación de la etapa del proyecto a la cual corresponde (construcción, perforación, desmantelamiento, etc.) - Verificación del cronograma de actividades que permita priorizar la evaluación de las medidas de manejo. - Licencias y /o permisos requeridos para el desarrollo del contrato, así como paz y salvos con las diferentes empresas de servicio público o con las entidades requeridas para la aprobación final del contrato. - Cumplimiento de aspectos ambientales y sociales requeridos en el desarrollo del contrato. - Identificación de los impactos previstos para cada una de las actividades y planeación de estrategias para su minimización o prevención, definiendo sitio, procedimiento, apoyo logístico y cantidad de obra por ejecutar. - Cuantificación y análisis de los programas y actividades - Determinación del nivel de logro de objetivos y metas del PMA. Diariamente se informará a la dirección general de la organización las actividades que se presenten en el desarrollo del proyecto. Cuando se trate de daños o accidentes ambientales, se describirá el tipo y su causa, las acciones de mitigación y restauración. El tiempo en que serán subsanados y el funcionario o entidad responsable de la ejecución de las medidas correctivas. Informe técnico. Cada vez que el coordinador lo solicite, el interventor entregará un informe técnico del contrato en ejecución, bien sea total o parcia; el contenido será definido por el coordinador al momento de la solicitud. Informe final. Una vez terminado el proyecto, la interventoría debe elaborar un informe que haga memoria descriptiva del proyecto y debe contener el consolidado de lo acontecido durante la ejecución del contrato. El informe final debe contener un resumen ejecutivo con la síntesis de los aspectos. Ver video: Ya estamos reinventando

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Modulo Didactico de Realización de Auditorias Ambientales

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