Microsoft Word 2007 adalah program aplikasi pengolah kata yang tergabung tergabung dalam Microsoft Office 2007.
1.
Klik tombol tombol Start Start di Microso Microsoft ft Windo Windows ws
2.
Pilih Pilih Progra Programs ms
3.
Pilih Microsoft Microsoft Office Office
4.
Klik Microsoft Microsoft Word 2007
Tombol Office adalah adalah tombol yang terdiri terdiri dari perintah-perintah perintah-perintah standar seperti membuka membuka dokumen, menyimpan menyimpan dokumen dokumen dsb
Quick Access Toolbar adalah adalah toolbaryang berisi sejumlah perintah perintah Customize Customize quick access toolbar toolbar
Customize Customize Quick Access Toolbar adalah tombol tombol untuk memodifikasi memodifikasi perintah-perintah Microsoft Word Word 2007 pada Quick access toolbar
Tab adalah bagian bagian berbentuk tabulasi tabulasi yang berisi sejumlah sejumlah perintah sesuai sesuai dengan kelompoknya kelompoknya yang terdiri dari grup perintah Tab Home, Tab Insert, Insert, Tab Page Layout, Layout, Tab References, References, Tab Mailings, Mailings, Tab Review dan Tab View View
Tombol pengatur jendela terdiri dari: o
Minimize adalah adalah tombol tombol untuk meminimalkan meminimalkan jendela
o
Maximize adalah adalah tombol tombol untuk memaksimalkan memaksimalkan jendela
o
Close adalah adalah tombol tombol untuk untuk menutup menutup jendela
Lambang tab adalah ciri atau tanda posisi posisi tab baris atau atau paragraf
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 1
Tombol dialog adalah adalah tombol yang digunakan digunakan untuk membuka membuka kotak dialog serta memodifikasi perintah perintah-perintah -perintah yang disimpan di dalamnya
View Ruler adalah adalah bagian bagian fasilitas untuk untuk mengatur mengatur garis mistar secara secara horisontal dan vertikal
Ruler adalah adalah bagian fasilitas untuk mengatu mengaturr margin atau atau tabulasi tabulasi
Baris Penggulu Penggulung ng adalah bagian fasilitas untuk untuk menggulung menggulung halaman kerja secara horisontal horisontal dan vertikal
Baris Baris Status adalah bagian bagian fasilitas yang yang berisi nomor nomor halaman, halaman, zoom zoom dsb
Halaman Kerja Kerja adalah media kerja berwarna berwarna putih yang yang tampak pada saat Microsoft Microsoft Word 2007 diaktifkan diaktifkan
Pengatur Pengatur Tampilan Halaman Kerja Kerja adalah bagian fasilitas untuk untuk mengatur mengatur penampilan halaman halaman kerja, seperti print layout, full screen screen reading, web layout, outline dan draft
Zoom adalah bagian bagian fasilitas untuk mengatur mengatur media tampilan halaman halaman kerja. Tombol plus untuk memperbesar memperbesar dan tombol tombol minus
Tombol dialog adalah adalah tombol yang digunakan digunakan untuk membuka membuka kotak dialog serta memodifikasi perintah perintah-perintah -perintah yang disimpan di dalamnya
View Ruler adalah adalah bagian bagian fasilitas untuk untuk mengatur mengatur garis mistar secara secara horisontal dan vertikal
Ruler adalah adalah bagian fasilitas untuk mengatu mengaturr margin atau atau tabulasi tabulasi
Baris Penggulu Penggulung ng adalah bagian fasilitas untuk untuk menggulung menggulung halaman kerja secara horisontal horisontal dan vertikal
Baris Baris Status adalah bagian bagian fasilitas yang yang berisi nomor nomor halaman, halaman, zoom zoom dsb
Halaman Kerja Kerja adalah media kerja berwarna berwarna putih yang yang tampak pada saat Microsoft Microsoft Word 2007 diaktifkan diaktifkan
Pengatur Pengatur Tampilan Halaman Kerja Kerja adalah bagian fasilitas untuk untuk mengatur mengatur penampilan halaman halaman kerja, seperti print layout, full screen screen reading, web layout, outline dan draft
Zoom adalah bagian bagian fasilitas untuk mengatur mengatur media tampilan halaman halaman kerja. Tombol plus untuk memperbesar memperbesar dan tombol tombol minus sebaliknya
1.
Bukalah Bukalah halaman halaman kerja Microsoft Microsoft Word 2007 2007
2.
Ketikkan teks atau naskah pada halaman halaman kerja kerja yang yang telah telah dibuka dibuka
3.
Jika sudah, sudah, untuk untuk menyimpan menyimpan klik tombol tombol Office Office lalu pilih Save atau pilih icon save
4.
Ketikkan Ketikkan nama file Dokumen Dokumen pada kotak kotak isian File name, contoh contoh “Latihan”. “Latihan”. Nama file tidak tidak lebih dari 250 karakter karakter termasuk termasuk spasi
pada Quick Quick Access Access Toolbar Toolbar
dan tidak menggunakan menggunakan tanda tanda baca seperti: / \ * ? > < 5.
Klik tombol tombol Save Save atau tekanlah tekanlah Enter Enter
1.
Klik Klik tomb tombol ol Office Office
2.
Pilih Pilih dan klik klik Open Open atau atau klik klik icon icon Open Open
3.
Muncul kotak dialog dialog Open Open , klik nama file dokumen dokumen yang yang ingin ingin dibuka dibuka
4.
Klik tomb tombol ol perint perintah ah Open Open atau atau tekanlah tekanlah Enter Enter
pada pada Quick Quick Acces Accesss Toolb Toolbar ar
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 2
1.
Klik Klik tomb tombol ol Office Office
2.
Pilih dan klik Close Close.. Menutup Menutup File Dokumen Dokumen hanya menutup halaman halaman kerja dan dan Microsoft Word masih masih dalam keadaan keadaan aktif
1.
Klik Klik tomb tombol ol Office Office
2.
Pilih dan klik tombo tomboll perintah Exit Word atau atau klik tombol Close di sebelah sebelah kanan atas jendela jendela Microsoft Microsoft Office Word 2007. 2007. Menutup Microsoft Word artinya menutup halaman kerja dan keluar dari program Microsoft Word 2007
Untuk mempelajari cara memformat Dokumen, kerjakan latihan di bawah ini dengan menggunakan Microsoft Word 2007:
1.
Klik Klik tomb tombol ol Office Office
2.
Pilih dan klik Close Close.. Menutup Menutup File Dokumen Dokumen hanya menutup halaman halaman kerja dan dan Microsoft Word masih masih dalam keadaan keadaan aktif
1.
Klik Klik tomb tombol ol Office Office
2.
Pilih dan klik tombo tomboll perintah Exit Word atau atau klik tombol Close di sebelah sebelah kanan atas jendela jendela Microsoft Microsoft Office Word 2007. 2007. Menutup Microsoft Word artinya menutup halaman kerja dan keluar dari program Microsoft Word 2007
Untuk mempelajari cara memformat Dokumen, kerjakan latihan di bawah ini dengan menggunakan Microsoft Word 2007:
o
Ketiklah soal latihan di bawah bawah ini!
o
Modifikasilah teks seperti seperti contoh di bawah! bawah!
o
Simpan dengan nama latihan1.docx
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 3
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 4
a.
Buka Microsoft Microsoft Word 2007 lalu pilih pilih New New Docum Document ent - Blank Blank
b.
Ketik semua semua tteks eks dengan dengan lengkap lengkap
c.
Tekan Tekan ctrl lalu blok semua semua teks yang yang akan dibuat dibuat miring, miring, lalu klik icon
pada Tab Home
a.
Buka Microsoft Microsoft Word 2007 lalu pilih pilih New New Docum Document ent - Blank Blank
b.
Ketik semua semua tteks eks dengan dengan lengkap lengkap
c.
Tekan Tekan ctrl lalu blok semua semua teks yang yang akan dibuat dibuat miring, miring, lalu klik icon
d.
Blok awal paragraf hingga hingga “;” lalu ganti ganti huruf huruf dengan Arial Arial Black ukuran ukuran 12 dan dengan dengan warna huruf merah merah tua (dark (dark red) pada
pada Tab Home
Tab Home
e.
Blok teks teks selanjutn selanjutnya ya hingga hingga “:” lalu ganti ganti huruf huruf dengan dengan Comic Comic Sans MS ukuran ukuran 16 dan dengan dengan warna warna biru tua (dark blue) blue) pada Tab Home, sama seperti langkah di atas
f.
Blok teks selanjut selanjutnya nya hingga hingga akhir akhir paragraf paragraf lalu ganti huruf huruf dengan Broadwa Broadwayy ukuran 14 dan dengan dengan warna hijau (green) (green) pada Tab Home, sama seperti langkah di atas
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
g.
Blok Blok selu seluru ruhh teks teks lalu lalu teka tekann ctrl ctrl-- c atau atau icon icon copy copy
Page 5
pada pada Tab Tab Home, Home, lalu lalu teka tekann ctrl ctrl-v -v atau atau icon icon past paste e
pada pada Tab Tab
Home sebanyak sebanyak 4 kali h.
Blok Blok selu seluru ruhh teks teks pada ada para paragr graf af yang yang pert pertam amaa teka tekann ctrl-L ctrl-L atau atau klik klik icon icon Alig Alignn Text Text Left Left
i.
Blok Blok selu seluru ruhh teks teks pada ada para paragr graf af yang yang kedu keduaa teka tekann ctrlctrl-E E atau atau klik klik icon icon Cente enterr
pada pada Tab Tab Home Home pada pada Tab Tab Home Home
g.
Blok Blok selu seluru ruhh teks teks lalu lalu teka tekann ctrl ctrl-- c atau atau icon icon copy copy
pada pada Tab Tab Home, Home, lalu lalu teka tekann ctrl ctrl-v -v atau atau icon icon past paste e
pada pada Tab Tab
Home sebanyak sebanyak 4 kali h.
Blok Blok selu seluru ruhh teks teks pada ada para paragr graf af yang yang pert pertam amaa teka tekann ctrl-L ctrl-L atau atau klik klik icon icon Alig Alignn Text Text Left Left
i.
Blok Blok selu seluru ruhh teks teks pada ada para paragr graf af yang yang kedu keduaa teka tekann ctrlctrl-E E atau atau klik klik icon icon Cente enterr
j.
Blok seluruh teks pada pada paragraf yang ketiga tekan ctrl-R atau klik icon Align Text Right
k.
Blok Blok selu seluru ruhh teks teks pada ada para paragr graf af yang yang keem keempa patt teka tekann ctrl ctrl-Jat -Jatau au klik klik icon icon Just Justif ifyy
l.
Simpan Simpan deng dengan an klik klik tomb tombol ol Office Office lalu lalu klik klik Save Save atau atau pilih pilih icon icon save save
pada pada Tab Tab Home Home pada pada Tab Tab Home Home
Tab Home pada pada Tab Tab Home Home
pada pada Quick Quick Access Access Toolba Toolbarr
beri nama dengan latihan1.docx
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
o
Buat surat surat lamaran lamaran kerja di bawah ini!
o
Gunakan font “Times New New Roman”! Roman”!
o
Gunakan spasi surat surat “1,5 lines”! lines”!
o
Gunakan orientasi halaman portrait!
o
Gunakan Gunakan jenis kertas A4!
o
Tentukan margin halaman:
Top: 2,5 cm
Bottom: 2,5 cm
Left: Left: 2,5 cm
Right: 2,5
Page 6
o
Buat surat surat lamaran lamaran kerja di bawah ini!
o
Gunakan font “Times New New Roman”! Roman”!
o
Gunakan spasi surat surat “1,5 lines”! lines”!
o
Gunakan orientasi halaman portrait!
o
Gunakan Gunakan jenis kertas A4!
o
Tentukan margin halaman:
Top: 2,5 cm
Bottom: 2,5 cm
Left: Left: 2,5 cm
Right: 2,5 cm
o
Simpan dengan nama latihan2.docx
o
Cetak dokumen ke printer printer
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 7
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
a.
Buka Microsoft Microsoft Word 2007 lalu pilih pilih New New Docum Document ent - Blank Blank
b.
Pilih Tab Home, Home, lalu lalu Pilih Pilih Times Times New New Roman Roman
Page 8
a.
Buka Microsoft Microsoft Word 2007 lalu pilih pilih New New Docum Document ent - Blank Blank
b.
Pilih Tab Home, Home, lalu lalu Pilih Pilih Times Times New New Roman Roman
c.
Pilih Tab Tab Home, Home, lalu lalu klik klik icon Line Spacing Spacing pada pada Tab Home Home
d.
Pilih Tab Page Layout Layout Klik Klik Icon Orientation dan pastikan pastikan layout layout dokumen dokumen Portrait
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
e.
Pilih Tab Page Layout Layout Klik Klik Icon Size untuk untuk mengubah mengubah ukuran kertas, Pilih A4
Page 9
e.
Pilih Tab Page Layout Layout Klik Klik Icon Size untuk untuk mengubah mengubah ukuran kertas, Pilih A4
f.
Pilih Tab Page Page Layout Layout klik klik icon Margins, Margins, apabila apabila tidak ada ukuran ukuran sesuai dengan dengan soal, klik Custom Custom Margins Margins dan isikan sesuai sesuai dengan soal
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 10
g.
Ketik semua semua teks dengan dengan lengkap lengkap
h.
Pada bagian nama, nama, blok teks teks yang akan akan digeser ke sisi kanan, kanan, lalu klik klik Tab pada keyboard keyboard misal 8 kali kali (tergantung (tergantung indentasi). indentasi). Atau dengan mengisi kolom indentasi pada Tab Page Layout icon Indent. Apabila ingin semua jarak spasi di seluruh dokumen sama, isikan Spacing After dengan 0 pt.
g.
Ketik semua semua teks dengan dengan lengkap lengkap
h.
Pada bagian nama, nama, blok teks teks yang akan akan digeser ke sisi kanan, kanan, lalu klik klik Tab pada keyboard keyboard misal 8 kali kali (tergantung (tergantung indentasi). indentasi). Atau dengan mengisi kolom indentasi pada Tab Page Layout icon Indent. Apabila ingin semua jarak spasi di seluruh dokumen sama, isikan Spacing After dengan 0 pt.
i.
Blok Blok selu seluru ruhh teks teks pada pada para paraggraf raf yang yang keem keempa patt teka tekann ctrl ctrl-J -J atau atau klik klik icon icon Just Justif ifyy
pada pada Tab Tab Home Home,, untu untukk
perataan teks kanan kiri j.
Pada awal paragraf tambahkan Tab untuk hanging hanging (menjorok ke dalam)
k.
Simpan Simpan dengan dengan klik tombol tombol Office Office lalu klik Save Save atau pilih icon save
pada Quick Quick Access Access Toolbar Toolbar
beri nama dengan latihan2.docx l.
Untuk pencetakan pencetakan klik tombol tombol Office Office lalu pilih icon Print. Sesuaikan Sesuaikan dengan printer yang yang anda gunakan.
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 11
Soal Latihan 3
a.
Selesaikan pembuatan dokumen di bawah ini sesuai dengan panduan yang diberikan. Baca point 2 terlebih dahulu, sebelum mulai mu lai mengetik.
Soal Latihan 3
a.
Selesaikan pembuatan dokumen di bawah ini sesuai dengan panduan yang diberikan. Baca point 2 terlebih dahulu, sebelum mulai mu lai mengetik.
b. Ketikkan paragraf pertama dan judul dengan huruf kecil. Karena tidak semua bagian pada dokumen yang akan dijadikan 2 kolom, maka pastikan sudah menekan enter pada baris teks terakhir atau ketikkan teks yang satu kolom terlebih dahulu di bawahnya. Sorot bagian yang akan menjadi 2 kolom, pilih alignment teks Justify dilanjutkan dengan pilih tab Page Layout klik icon column pilih 2 column.
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
c.
Page 1
Apabila kita ingin mengganti judul dengan huruf kapital, tidak perlu mengetik ulang. Sorot judul lalu pilih Tab Home klik Icon Change case pilih Uppercase.
c.
Apabila kita ingin mengganti judul dengan huruf kapital, tidak perlu mengetik ulang. Sorot judul lalu pilih Tab Home klik Icon Change case pilih Uppercase.
d. Untuk membuat huruf G lebih besar, pilih tab Insert klik Icon Drop Cap. Pilih Drop Cap Option karena kita akan membuat huruf dengan posisi 2 baris teks. Pada kotak dialog Drop Cap pilih icon Dropped dan isikan pada Lines to drop: 2. Klik Ok.
e.
Untuk membuat tabel pilih tab Insert klik icon Table lalu buat 3x4. Isikan sesuai soal tapi tidak untuk sel rata-rata dan total.
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 2
f.
Untuk membuat besar tabel sesuai dengan isinya, klik tanda + disudut kiri atas tabel lalu klik kanan, pilih AutoFit – AutoFit to Contents.
g.
Untuk membuat posisi tabel berada di tengah, klik tanda + di sudut kiri atas tabel lalu pilih alignment justify. Maka hasilnya seperti di bawah ini: ini:
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 3
h. Untuk mengisi sel Rata-ratal, letakkan kursor di dalamnya lalu pilih tab Layout yang muncul otomatis ketika kita bekerja dengan tabel. Klik icon Formula, akan muncul kotak dialog formula dan isikan dengan =AVERAGE(ABOVE) atau pilih dari Paste function – Average dan isi parameter dengan ABOVE. Klik Ok.
i.
Lakukan hal yang sama untuk sel Total, tetapi pada kotak dialog Formula isikan seperti di bawah ini lalu klik Ok.
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
j.
Page 4
Cara memberikan nomor halaman, pilih tab Insert klik Page Number. Untuk posisi halaman di atas, pilih Top of Page klik Plain Number 1.
j.
Cara memberikan nomor halaman, pilih tab Insert klik Page Number. Untuk posisi halaman di atas, pilih Top of Page klik Plain Number 1.
k.
Selesai.
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 5
Soal Latihan 4
a.
Selesaikan pembuatan dokumen di bawah ini sesuai dengan panduan yang diberikan. Baca point b terlebih dahulu, sebelum mulai mu lai mengetik.
Soal Latihan 4
a.
Selesaikan pembuatan dokumen di bawah ini sesuai dengan panduan yang diberikan. Baca point b terlebih dahulu, sebelum mulai mu lai mengetik.
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
b. Untuk membuat Header pilih tab Insert, klik icon Header lalu pilih yang Blank
Page 6
b. Untuk membuat Header pilih tab Insert, klik icon Header lalu pilih yang Blank
c.
Akan muncul tampilan seperti di bawah ini
d. Ketikkan teks seperti di bawah b awah ini, dengan format yang sesuai soal
e.
Masih di dalam header tambahkan clipart, dengan memilih tab Insert, klik icon Clip Art
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
f.
Akan muncul panel ClipArt, tambahkan clipart sesuai soal
Page 7
f.
Akan muncul panel ClipArt, tambahkan clipart sesuai soal
g.
Klik pada clipart akan muncul tab Picture Tools – Format lalu pada toolbars Size, ubah ukuran clipart sesuai soal. Untuk memudahkan pengaturan clipart, klik icon Text Wrapping pilih Square.
h. Geser clipart di samping kiri teks, hingga tampilannya seperti di bawah ini
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
i.
Page 8
Masih dalam header, tambahkan garis dengan memilih tab Insert lalu klik Shapes, dan pilih icon Line. Di bawah teks buat garis dengan menggeser mouse (tahan dengan shift supaya garis lurus), sepanjang garis yang diinginkan
i.
Masih dalam header, tambahkan garis dengan memilih tab Insert lalu klik Shapes, dan pilih icon Line. Di bawah teks buat garis dengan menggeser mouse (tahan dengan shift supaya garis lurus), sepanjang garis yang diinginkan
j.
Klik garis, lalu ubah ukuran garis sesuai dengan soal, dengan memilih tab Drawing Tools – Format dan klik icon shape outline seperti ga mbar di bawah ini
k.
Klik 2 kali pada daerah luar header. h eader. Hasilnya seperti di bawah ini
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
l.
Ketik teks selanjutnya dengan menggunakan tabulasi, dan fo rmat teks sesuai soal
Page 9
l.
Ketik teks selanjutnya dengan menggunakan tabulasi, dan fo rmat teks sesuai soal
m. Untuk, teks di dalam kotak, pilih p ilih tab Insert lalu klik icon Shapes. Pilih rectangle
n. Klik kanan pada kotak lalu klik Add Text
o. Tambahkan teks sesuai dengan format soal. Klik pada kotak lalu akan muncul tab Drawing Tools. Pada tab Format klik icon Text Te xt Wrapping pilih Square, untuk memudahkan pengaturan kotak
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 10
p. Untuk membuat paragraf dengan 2 kolom dan bergaris, blok bagian teks yang ingin dibuat kolom kolom lalu pilih tab Page Layout, klik More Co lumns. Pada Pada kotak dialog Co lumns ikuti beri tanda cek pada Line between lalu klik Ok.
p. Untuk membuat paragraf dengan 2 kolom dan bergaris, blok bagian teks yang ingin dibuat kolom kolom lalu pilih tab Page Layout, klik More Co lumns. Pada Pada kotak dialog Co lumns ikuti beri tanda cek pada Line between lalu klik Ok.
q. Format teks, sesuai dengal soal. Hasilnya ada seperti di bawah ini
r.
Untuk membuat bagian terakhir, agar teks seimbang manfaatkan tabel. Pilih tab Insert lalu klik icon table. Buat tabel 2 kolom 1 baris. ba ris.
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
s.
Page 11
Ketikkan isi teks di dalamnya, lalu hilangkan tampilan bordernya dengan memilih tab Table Tools yang muncul ketika tabel di klik. Pilih No Border
s.
Ketikkan isi teks di dalamnya, lalu hilangkan tampilan bordernya dengan memilih tab Table Tools yang muncul ketika tabel di klik. Pilih No Border
t.
Hasilnya seperti di bawah ini
u. Selesai
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 12
Soal Latihan 5
a.
Selesaikan pembuatan dokumen di bawah ini sesuai dengan panduan yang diberikan. Baca point b terlebih dahulu, sebelum mulai mengetik
Soal Latihan 5
a.
Selesaikan pembuatan dokumen di bawah ini sesuai dengan panduan yang diberikan. Baca point b terlebih dahulu, sebelum mulai mengetik
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
b. Ketikkan teks di bawah ini, lalu atu r perataan teks (alignment) justify
Page 1
b. Ketikkan teks di bawah ini, lalu atu r perataan teks (alignment) justify
c.
Untuk menambahkan gambar, letakkan kursor di awal paragraf (sebelum huruf S) lalu pilih tab Insert klik icon Picture. Akan muncul folder picture lalu pilih salah satu gambar. Klik Insert
d. Akan muncul gambar yang cukup besar. Edit ukuran gambar menjadi 3,2 x 4,4 cm dengan pilih tab Format yang otomatis muncul apabila kita bekerja dengan gambar
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 2
e.
Untuk meletakkan gambar di samping kiri teks, klik gambar, lalu pilih tab Format klik icon icon Text Wrapping - Square
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
f.
Page 3
Apabila tidak ada gambar bisa menggunakan Clip Art. Cara men yisipkan Clip Art pilih menu tab Insert klik Clip Art
f.
Apabila tidak ada gambar bisa menggunakan Clip Art. Cara men yisipkan Clip Art pilih menu tab Insert klik Clip Art
g.
Akan muncul panel Clip Art, klik Go. Pilih Clip Art ya ng diinginkan, klik tanda panah di sisi gambar lalu klik insert
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 4
h. Untuk menambahkan Word Art, letakkan kursor di awal paragraf (sebelum huruf S), tekan enter. Saat ini posisi kursor ada di atas gambar. Pilih tab Insert klik icon Word Art. Klik style style yang diinginkan.
h. Untuk menambahkan Word Art, letakkan kursor di awal paragraf (sebelum huruf S), tekan enter. Saat ini posisi kursor ada di atas gambar. Pilih tab Insert klik icon Word Art. Klik style style yang diinginkan.
i.
Akan muncul kotak dialog Edit WordArt. Pilih font dan size yang d iinginkan. Klik Ok
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
j.
Page 5
Untuk meletakkan Word Art di posisi tengah, pilih tab Format lalu pilih posisi Word yang diinginkan
j.
Untuk meletakkan Word Art di posisi tengah, pilih tab Format lalu pilih posisi Word yang diinginkan
k.
Klik enter sekali lagi pada d i awal paragraf (sebelum huruf S). Maka hasilnya seperti di bawah ini
l.
Untuk menyisipkan catatan kaki (footnote), letakkan kursor di belakang teks yang akan ditambahkan footnote. Pilih tab References klik Insert Footnote.
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 6
m. Ketikkan penjelasan dari teks pada bagian footnote
n. Untuk menambahkan Smart Art pilih tab Insert klik icon Smart Art. Pilih tipe dan bentuk Smart Art yang diinginkan. Klik Ok
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
o. Isikan box Smart Art sesuai gambar di bawah ini
Page 7
o. Isikan box Smart Art sesuai gambar di bawah ini
p. Untuk menambahkan judul diagram pilih tab References, klik Insert Caption. Pada kotak dialog Caption klik New Label. Isikan dengan label yang diinginkan. Klik Ok
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
q. Kotak dialog Caption akan muncul seperti di bawah ini. Klik Ok
Page 8
q. Kotak dialog Caption akan muncul seperti di bawah ini. Klik Ok
r.
Tambahkan judul gambar
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
s.
Page 9
Untuk menambahkan Shapes pilih menu Insert klik icon Shapes. Pilih bentuk Shapes yang diinginkan
s.
Untuk menambahkan Shapes pilih menu Insert klik icon Shapes. Pilih bentuk Shapes yang diinginkan
t.
Lalu sisipkan seperti di bawah ini
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
u. Tambahkan chart dengan memilih tab Insert klik icon Cha rt pilih bentuk chart yang diinginkan. Klik Ok
Page 10
u. Tambahkan chart dengan memilih tab Insert klik icon Cha rt pilih bentuk chart yang diinginkan. Klik Ok
v.
Isi tabel seperti di bawah ini
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
w. Tambahkan data labels dengan klik kanan di bagian dalam chart
Page 11
w. Tambahkan data labels dengan klik kanan di bagian dalam chart
x.
Maka hasilnya seperti di bawah ini
y.
Klik pada obyek obyek (diagram atau chart) hingga muncul muncul muncul kotak. Kecilkan ukuran ukuran Diagram dan Chart Chart (satu persatu) agar muat dalam satu halaman dengan menarik keda lam salah satu sudut obyek.
z.
Selesai
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 12
Untuk Memprotect Dokumen:
a.
Agar orang lain tidak bisa mengedit dokumen yang sudah kita buat, pilih tab Review. Klik Protect Document beri tanda cek di “Allow only this type of editing in the document” lalu klik Yes, Start Enforcing Protection. Beri password, ulangi sekali lagi password klik Ok.
Untuk Memprotect Dokumen:
a.
Agar orang lain tidak bisa mengedit dokumen yang sudah kita buat, pilih tab Review. Klik Protect Document beri tanda cek di “Allow only this type of editing in the document” lalu klik Yes, Start Enforcing Protection. Beri password, ulangi sekali lagi password klik Ok.
b. Agar dokumen bisa diedit kembali pilih tab Review klik icon Protect Document lalu klik Stop Protection. Masukkan password untuk Unprotect Document. Klik Ok
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 13
c.
Untuk memberikan password pada dokumen pilih tombol Office - Prepare - Encrypt Document. Lalu masukkan password. Klik Ok
d. Untuk menghilangkan password, lakukan hal yang sama tetapi pada muncul kotak dialog Encrypt Document, kosongkan password e.
Selesai
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Soal Latihan 6 Buatlah tampilan seperti di bawah ini (tidak ada pandua panduan): n):
Page 14
Soal Latihan 6 Buatlah tampilan seperti di bawah ini (tidak ada pandua panduan): n):
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Soal Latihan 7
a.
Selesaikan pembuatan dokumen di bawah ini sesuai dengan panduan yang dibe rikan:
Page 15
Soal Latihan 7
a.
Selesaikan pembuatan dokumen di bawah ini sesuai dengan panduan yang dibe rikan:
b. Untuk membuat header, pilih pilih Tab Insert klik Icon Header.
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
c.
Pilih Blank.
Page 1
c.
Pilih Blank.
d. Ketikkan Teks sesuai gambar di bawah ini, lalu klik kanan setelah teks maka toolbar Font akan muncul. Atur dengan font Calibri, size 14, alignment c enter. Untuk baris pertama teks bold.
e. Tambahkan garis dengan memilih Tab Insert klik Shapes. Pilih icon Line lalu drag di bawah teks sambil menekan shift agar hasil garis lurus.
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
f.
Page 2
Untuk mengatur ketebalan garis, pilih pilih Tab Format yang yang muncul otomatis otomatis setelah membuat garis. Masuk sub sub menu weight pilih 1 pt.
f.
Untuk mengatur ketebalan garis, pilih pilih Tab Format yang yang muncul otomatis otomatis setelah membuat garis. Masuk sub sub menu weight pilih 1 pt.
g.
Hasil:
h. Lengkapi isi surat. i.
Untuk membuat daftar bernomor, pilih Tab Home klik Icon Numbering, pilih Numbering yang sesuai.
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
j.
Page 3
Untuk membuat surat dengan Mailing List klik Tab Mailings klik icon Start Mail Merge pilih Step by step Mail Merge Wizard.
j.
Untuk membuat surat dengan Mailing List klik Tab Mailings klik icon Start Mail Merge pilih Step by step Mail Merge Wizard.
k.
Akan muncul panel di sebelah kanan dokumen. Pilih Letters, klik Next. Kemudian kita pilih Use the current document, klik Next.
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
l.
Karena daftar penerima be lum kita miliki, maka buat baru dengan memilih Type a new list, klik Create.
Page 4
l.
Karena daftar penerima be lum kita miliki, maka buat baru dengan memilih Type a new list, klik Create.
m. Akan muncul kotak dialog New Address List lalu klik customize colums untuk mengubah fieldnya menjadi Nama, Alamat dan Kota. Gunakan tombol delete untuk menghapus field yang tidak diperlukan. Lalu klik Ok
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 5
n. Isikan Address List dengan data penerima surat. Gunakan tombol New Entry untuk menambah data, lalu klik Ok jika sudah selesai.
n. Isikan Address List dengan data penerima surat. Gunakan tombol New Entry untuk menambah data, lalu klik Ok jika sudah selesai.
o. Simpan data source anda ke dalam sebuah file, contoh data.mdb. Perhatikan posisi file. Defaultnya sebuah data source berada di dalam folder My Document/My Data Source. Anda bisa memilih lokasi lain pada saat proses penyimpanan.
p. Di bawah ini adalah daftar penerima surat yang sudah dibuat. Apabila ada yang tidak diperlukan, hilangkan tanda cek pada data.
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 6
q. Klik Next pada panel, lalu masukkan field ke dalam surat dengan cara posisikan kursor setelah teks Yth kemudian pada Tab Mailings klik icon Insert Merge Field, klik Nama, enter, klik Alamat, ente r, lalu klik Kota. r.
Akan muncul hasil seperti di bawah ini:
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
s.
Untuk melihat hasilnya pada klik Next pada panel.
Page 7
s.
Untuk melihat hasilnya pada klik Next pada panel.
t.
Akan muncul hasil seperti di bawah ini
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 8
u. Untuk melihat data yang lain, klik tanda panah pada Recipient seperti di bawah ini. Kemudian klik Next untuk mengakhiri Mail Merge. Surat bisa dicetak ke printer atau dicetak ke dalam sebuah file lalu bisa diedit secara individual.
u. Untuk melihat data yang lain, klik tanda panah pada Recipient seperti di bawah ini. Kemudian klik Next untuk mengakhiri Mail Merge. Surat bisa dicetak ke printer atau dicetak ke dalam sebuah file lalu bisa diedit secara individual.
v.
Selesai.
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 9
Soal Latihan 8
a.
Selesaikan pembuatan label dengan Mailing List seperti di bawah ini sesuai dengan panduan yang diber ikan:
Soal Latihan 8
a.
Selesaikan pembuatan label dengan Mailing List seperti di bawah ini sesuai dengan panduan yang diber ikan:
b. Untuk membuat Label dengan Mail Merge pilih Tab Ma ilings klik icon Start Mail Merge dan pilih Labels
c.
Akan muncul kotak dialog seperti di bawah ini, pilih label vendors APLI, product number 01226 lalu klik Ok. Apabila pilihan product tidak ada, bisa memilih New Label dengan mengu kur kertas label secara manual.
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
d. Tampilan pada lembar kerja akan berubah seperti di ba wah ini, dengan jumlah baris 8
Page 10
d. Tampilan pada lembar kerja akan berubah seperti di ba wah ini, dengan jumlah baris 8
e. Untuk memilih menggunakan daftar penerima yang sudah ada pilih Tab Mailings ikon Select Recipients pilih Use Existing List
f.
Pilih data yang sudah ada lalu pilih Open
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
g.
Akan muncul tampilan seperti di bawah ini
Page 11
g.
Akan muncul tampilan seperti di bawah ini
h. Pada baris pertama kolom pertama tambahkan teks “Kepada Yth” lalu tambahkan Merge Field dengan memilih tab Mailings klik Insert Merge Field. Pilih field yang digunakan. Contoh Title, lalu beri spasi, First Name, beri spasi dst
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
i.
Page 12
Lanjutkan dengan memilih tab Mailings Mailings lalu k lik Update Labels. Maka keseluruhan sel akan berisi da ta yang sama seperti pada baris pertama kolom pertama
i.
Lanjutkan dengan memilih tab Mailings Mailings lalu k lik Update Labels. Maka keseluruhan sel akan berisi da ta yang sama seperti pada baris pertama kolom pertama
j.
Untuk melihat hasilnya pilih Tab Mailings lalu klik icon Preview Results. Label siap untuk d icetak.
k.
Selesai
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Soal Latihan 9 (tidak ada panduan) o
Buatlah tampilan seperti pada gambar di bawah ini
o
Dokumen mengandung Header serta MailMerge, perhatikan bagian yang dijadikan field!
o
MailMerge harus berisi minimal 5 (dua) buah data.
o
Tabel mengandung Formula untuk perhitungan pada kolom Harga Promosi
o
Anda boleh memilih gambar lain untuk kop surat & aturlah Margin dengan ukuran 2 cm untuk Top dan
Page 13
Soal Latihan 9 (tidak ada panduan) o
Buatlah tampilan seperti pada gambar di bawah ini
o
Dokumen mengandung Header serta MailMerge, perhatikan bagian yang dijadikan field!
o
MailMerge harus berisi minimal 5 (dua) buah data.
o
Tabel mengandung Formula untuk perhitungan pada kolom Harga Promosi
o
Anda boleh memilih gambar lain untuk kop surat & aturlah Margin dengan ukuran 2 cm untuk Top dan Bottom, 3 cm untuk Right dan Left dengan tipe kertas A4
o
Buatlah layout dengan tipe Font Segoe UI ukuran 10 point, spasi 1,5 kecuali untuk bagian-bagian tertentu sesuai dokumen di atas.
o
Hal yang tidak dijelaskan, sesuaikan dengan melihat gambar di bawah ini:
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 14
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 15
Soal Latihan 10
Buatlah tampilan dengan 2 jenis penomeran halaman yang berbeda seperti di bawah ini:
a. Untuk membuat halaman dengan format yang berbeda (tidak hanya untuk page numbers/header/footer), pada saat berganti halaman gunakan section. Pilih Tab Page Layout klik icon Breaks lalu pilih di bagian bagian Section Breaks: Next Page.
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 1
b. Pada status bar akan terlihat section yang aktif. Apabila section tidak terlihat, klik kanan pada status bar lalu aktifkan section.
c.
Untuk membuat tampilan seperti soal, diperlukan 2 section yang berbeda. Dimulai dari section 1, tambahkan page number dengan format i dengan posisi di bawah tengah. Pilih tab Insert klik icon Page Number lalu pilih seperti yang diinginkan
d. Ubah number formatnya menjadi teks romawi (i) dengan cara Page numbers di tab Insert, pilih Format Page Numbers. Atau bisa menggunakan icon Page Numbers yang berada di tab Design (tab yang muncul otomatis, ketika bekerja dengan footer). Karena berada di section 1 maka boleh menggunakan ‘Continue from previous section’ dengan asumsi tidak ada section section sebelumnya jadi akan dimulai dimulai dari 1. Atau bisa memilih ‘Start at 1’ di kotak dialog Page Number Format.
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 2
e. Hasil
f.
Pada halaman selanjutnya di section 2 sementara muncul halaman seperti di bawah ini, padahal halaman yang diinginkan dimulai dari 1 di kanan bawah
g.
Page number berada di bagian footer dan untuk membuat footer yang berbeda di harus mematikan link antar section. Double klik pada bagian footer di section 2, lalu pada tab Design De sign matikan icon Link to Previous yang aktif dengan cara di klik
h. Setelah Link to Previous mati, hapus angka 2 yang ada di footer, lalu tambahkan page numbers seperti panduan pada point e, dengan format masehi (1) di kanan bawah
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 3
i.
Hasil:
j.
Selesai
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 4
Soal Latihan 11
Buat dokumen di bawah ini dan tampilkan daftar isinya secara otomatis!
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 5
a. Dokumen yang akan dibuat menggunakan font Tahoma dengan ukuran 11, perataan justify dan spasi 1. Untuk mempercepat pengerjaan, ubah style Normal yang sudah ada dengan format tersebut. Pada tab Home di toolbar style, klik kanan style Normal lalu klik Modify. Pada kotak dialog Modify Style, format seperti pada gambar di bawah ini lalu klik OK.
b. Untuk menambah style baru, klik more pada tab home, toolbar styles seperti pada gambar di bawah ini
a. Dokumen yang akan dibuat menggunakan font Tahoma dengan ukuran 11, perataan justify dan spasi 1. Untuk mempercepat pengerjaan, ubah style Normal yang sudah ada dengan format tersebut. Pada tab Home di toolbar style, klik kanan style Normal lalu klik Modify. Pada kotak dialog Modify Style, format seperti pada gambar di bawah ini lalu klik OK.
b. Untuk menambah style baru, klik more pada tab home, toolbar styles seperti pada gambar di bawah ini
c.
Sorot style Normal lalu pilih Save Selection as a New Quick Style. Pada kotak dialog Create New Style from Formatting klik Modify
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 6
d. Buat style baru dengan nama Judul dengan format seperti di bawah ini lalu klik OK
e. Ulangi panduan point c, buat satu style lagi dengan nama Sub Bab dengan format seperti gambar di bawah ini lalu klik OK
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 7
f.
Ketikkan dengan style judul: DAFTAR ISI dengan cara klik style Judul pada tab Home toolbar Styles
g.
Daftar isi akan dibuat setelah dokumen selesai. Jadi lanjutkan menulis judul pada halaman kedua. Untuk setiap pindah halaman ke halaman berikutnya gunakan Page Break.
h. Selesaikan penulisan dokumen seperti pada soal dengan menggunakan style yang sesuai. Halaman 2:
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 8
i.
Halaman 3:
j.
Tambahkan penomeran halaman di kanan bawah dengan memilih
k.
Letakkan kursor di bawah judul DAFTAR ISI di halaman 1. Pilih tab References lalu klik icon Table of Contents pilih Insert Table of Contens
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 9
l.
Akan muncul kotak dialog Table of Contents lalu klik Options. Pada kotak dialog Table of Contents Options hapus TOC level Heading 1, Heading 2 dan Heading 3 lalu scroll ke bawah
m. Isikan TOC level: 1 untuk style Judul dan 2 untuk style Sub Bab lalu klik OK pada kedua kotak dialog
n. Daftar isi akan otomatis muncul. Untuk mengupdate apabila ada perubahan, klik kanan pada table of contents lalu pilih Update Field
o. Selesai
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 10
Mengenal PowerPoint 2007 Microsoft Office PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi elektronik yang handal. Presentasi PowerPoint dapat terdiri dari teks, grafik, objek gambar, clipart, movie, suara dan objek yang dibuat program lain. Untuk membuka PowerPoint Powe rPoint 2007, langkah-langkahnya: 1.
Klik tombol Start pada Window taskbar
2.
Klik All Programs> Microsoft Office> Microsoft Office PowerPoint 2007
3.
Maka akan muncul halaman lembar Microsoft PowerPoint
Tombol Office adalah tombol yang terdiri dari perintah-perintah standar seperti membuka presentasi, menyimpan presentasi, mencetak presentasi dan sebaga inya
Quick Access Toolbar adalah toolbar yang berisi sejumlah perintah penting yang dapat ditambahkan sesuai keperluan
Customize Quick Access Toolbar adalah tombol untuk memodifikasikan perintah-perintah Microsoft PowerPoint pada quick access toolbar
Tab adalah bagian berbentuk tabulasi yang berisi sejumlah perintah sesuai kelompoknya
Tombol pengatur jendela terdiri dari:
o
Minimize adalah tombol untuk meminimalkan m eminimalkan jendela
o
Maximize adalah tombol untuk memaksimalkan jendela
o
Close adalah tombol untuk menutup jendela
Tab slide adalah tab atau bagian yang berisi jenis slide yang d igunakan
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Tombol dialog adalah tombol yang digunakan untuk membuka kotak dialog serta memodifikasi perintahperintah yang disimpan di dalamnya
Page 1
Baris status adalah bagian fasilitas yang berisi nomor halaman slide dan sebagainya
Tombol dialog adalah tombol yang digunakan untuk membuka kotak dialog serta memodifikasi perintahperintah yang disimpan di dalamnya
Baris status adalah bagian fasilitas yang berisi nomor halaman slide dan sebagainya
Kotak catatan slide adalah kotak atau a rea untuk memberi catatan slide
Slide adalah lembar atau tempat membuat data presentasi seperti: teks, tabel, grafik, diagram dan sebagainya
Pengatur tampilan presentasi adalah bagian fasilitas untuk mengatur penampilan presentasi, seperti Normal, Slide Sorter dan Slide Sh ow
Zoom adalah bagian fasilitas untuk mengatur besar kecilnya media tampilan presentasi
Membuat dan Mengatur Bentuk P resentasi resentasi Untuk membuat presentasi baru bisa dengan cara: 1.
Blank Presentation: Jika anda ingin membuat p resentasi baru dengan cara memilih slide layout satu demi satu sesuai kebutuhan
2.
From Design Template: Jika anda ingin membuat presentasi baru dengan cara memilih design template yang disediakan oleh Microsoft PowerPoint
3.
From Auto Content Wizard: Jika anda ingin membuat presentasi dipandu dengan beberapa kotak dialog, anda tinggal mengisi atau menandai pilihan yang ada. Klik tombol Next setiap kali anda sudah selesai mengisi pilihan. Setelah kotak dialog terakhir klik tombol Finish
Untuk menyimpan presentasi dengan seluruh slidenya dengan cara: 1.
Pilih dan klik tombol Office > Save atau Sav e as
2.
Pilih drive atau folder dimana dokumen akan disimpan
3.
Di bagian File Name ketikkan nama file kemudian klik tombol Save untuk menyimpan lembar presentasi dalam format .pptx
4.
Untuk menutup lembar presentasi klik tombol Office la lu pilih Close
5.
Untuk keluar dari aplikasi PowerPoint klik tombol Office lalu klik tombol Exit Po werPoint
Empat tipe teks yang dapat d itambahkan dalam dalam presentasi: 1. Teks placeholder Adalah kotak yang dibatasi titik-titik yangmenjadi sebagian besar layout slide. Kotak ini menjadi tempat judul dan teks atau objek seperti grafik, table dan gambar. Layout slide terdiri dari place holder teks dan objek dalam suatu variasi kombinasi
2. Teks Autoshape
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 2
Autoshapes seperti garis dan panah muncul dalam pada slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakkan, merotasi dan mengubah ukurannya. Jika anda memerlukan teks pada autoshapes anda bisa melakukan klik kanan lalu pilih Edit text dan Exit Edit Text ses udahnya. Tambahkan teks yang diperlukan
Autoshapes seperti garis dan panah muncul dalam pada slide dalam bentuk utuh namun anda dapat menggerakkan, merotasi dan mengubah ukurannya. Jika anda memerlukan teks pada autoshapes anda bisa melakukan klik kanan lalu pilih Edit text dan Exit Edit Text ses udahnya. Tambahkan teks yang diperlukan
3.
Text Box Adalah suatu tempat untuk teks yang dapat bergerak dan berubah ukuran. Anda menggunakan text box untuk menempatkan teks dimanapun pada slide, seperti di luar placeholder .
4.
WordArt WordArt adalah objek yang anda buat dengan efek siap pakai dan di format. Dapat diperbesar, diperkecil dan dirotasi atau dijadikan tiga dimensi dan vertikal
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 3
Soal Latihan 12
Untuk mempelajari cara memformat Slide Presentasi, kerjakan soal latihan di bawah ini dengan menggunakan Microsoft Powerpoint 2007:
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Cara mengerjakan Soal Latihan: La tihan: 1.
Buka Microsoft PowerPoint dengan tombol Office pilih New > Bla nk Presentation. Klik Create
Page 4
Cara mengerjakan Soal Latihan: La tihan: 1.
Buka Microsoft PowerPoint dengan tombol Office pilih New > Bla nk Presentation. Klik Create
2.
Untuk menambahkan design dengan menggunakan design yang sudah ada, pilih tab Design lalu klik salah satu design, Oriel.
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
3.
Page 5
Ketikkan judul di halaman tersebut, seperti di gambar. Perbesar judul hingga 40 point dan ubahlah menjadi warna dark blue
3.
Ketikkan judul di halaman tersebut, seperti di gambar. Perbesar judul hingga 40 point dan ubahlah menjadi warna dark blue
4.
Tambahkan slide baru dengan memilih tab Home klik icon New Slide lalu pilih Layout yang diperlukan. Klik Two Content
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
5.
Page 6
Ketik teks seperti di bawah ini, di masing-masing placeholder (box) atur alignment menjadi tengah (center). Ada di Tab Home klik icon Center
5.
Ketik teks seperti di bawah ini, di masing-masing placeholder (box) atur alignment menjadi tengah (center). Ada di Tab Home klik icon Center
6.
Atur kedua placeholder dengan spasi 2.0. Untuk menga tur spasi ada di tab Home klik icon Line spacing lalu pilih 2.0
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
7.
Page 7
Pada bagian kiri beri latar belakang placeholder dengan warna sesuai dengan gambar. Ada di tab Home klik icon Shape Fill
7.
Pada bagian kiri beri latar belakang placeholder dengan warna sesuai dengan gambar. Ada di tab Home klik icon Shape Fill
8.
Pada bagian kanan beri bingkai placeholder dengan warna sesuai dengan gambar. Ada di tab Home klik icon Shape Outline
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
9.
Page 8
Untuk menambahkan warna background pada slide, pilih tab Design klik icon Background Styles. Pilih warna sesuai gambar
9.
Untuk menambahkan warna background pada slide, pilih tab Design klik icon Background Styles. Pilih warna sesuai gambar
10. Tambahkan slide baru, pilih Layout Title Content. Ketikkan isinya seperti gambar, gunakan Numbering untuk penomoran. Ada di tab Home klik Icon Numbering
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
11. Tambahkan slide baru, pilih Layout Title Content. Ketikkan isinya seperti g ambar untuk halaman selanjutnya
Page 9
11. Tambahkan slide baru, pilih Layout Title Content. Ketikkan isinya seperti g ambar untuk halaman selanjutnya
12. Untuk mengatur slide baik untuk ditampilkan maupun dicetak, gunakan Page Setup. Ada di tab Design klik icon Page Setup. Lalu pada kotak dialog Page Se tup pilih Portrait
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 10
13. Untuk menggandakan slides, gunakan tab Slides di panel sebelah kiri. Klik slide yang akan digandakan lalu klik kanan pilih Duplicate Slide
13. Untuk menggandakan slides, gunakan tab Slides di panel sebelah kiri. Klik slide yang akan digandakan lalu klik kanan pilih Duplicate Slide
14. Untuk menghapus slides, gunakan tab Slide di panel sebelah kiri. Klik slide yang akan dihapus lalu klik kanan pilih Delete Slide
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 11
15. Untuk menampilkan slide show lihat pada bagian kanan bawah Microsoft Powerpoint, lalu pilih no 3. Jika ingin terlihat seperti di soal bisa memilih no 2.
15. Untuk menampilkan slide show lihat pada bagian kanan bawah Microsoft Powerpoint, lalu pilih no 3. Jika ingin terlihat seperti di soal bisa memilih no 2.
16. Selesai
Soal Latihan 13 (Penambahan Obyek)
1.
Selesaikan pembuatan presentasi di bawah ini sesuai dengan panduan yang diberikan
2.
Buka Microsoft PowerPoint lalu klik tombol Office > New. Pilih Blank Presentation. Akan muncul halaman pertama untuk judul
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 12
3.
Pada halaman judul gunakan WordArt. Ada di tab Insert klik icon WordArt, pilih wordart seperti gambar
4. Hapus tulisan Your Text Here, ganti dengan Pengenalan Pengenalan Internet. Atur posisi WordArt seperti gambar
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 13
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
5.
Tambahkan shapes cloud. Ada di tab Insert klik icon Shape s, pilih shapes cloud. Buat shapes sesuai gambar
Page 14
5.
Tambahkan shapes cloud. Ada di tab Insert klik icon Shape s, pilih shapes cloud. Buat shapes sesuai gambar
6. Klik kanan pada shapes yang dibuat lalu klik Edit text
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
7.
Isikan dengan teks seperti gambar
Page 15
7.
Isikan dengan teks seperti gambar
8.
Tambahkan gambar dengan pilih tab Insert lalu klik icon Picture. Pilih salah satu gambar yang tersedia, klik tombol Insert.
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 16
9.
Posisikan gambar di atas wordart.
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 17
10. Tambahkan slide baru, pilih layout Two Content. Ketikkan teks di kolom bagian kiri sesuai gambar. Pilih gambar ClipArt untuk kolom bagian kanan. Cari gambar dengan k lik tombol Go dari panel ClipArt. Pilih gambar ClipArt yang diinginkan lalu klik pada tombol di sebelah gambar ClipArt dan pilih Insert
10. Tambahkan slide baru, pilih layout Two Content. Ketikkan teks di kolom bagian kiri sesuai gambar. Pilih gambar ClipArt untuk kolom bagian kanan. Cari gambar dengan k lik tombol Go dari panel ClipArt. Pilih gambar ClipArt yang diinginkan lalu klik pada tombol di sebelah gambar ClipArt dan pilih Insert
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
11. Perbesar dan atur posisi gambar ClipAr t seperti gambar di bawah ini
Page 18
11. Perbesar dan atur posisi gambar ClipAr t seperti gambar di bawah ini
12. Beri efek pada gambar ClipArt. Pilih tab Format yang akan muncul otomatis pada saat b ekerja dengan gambar. Pilih efek sesuai gambar
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
13. Hasil
Page 19
13. Hasil
14. Perbesar kolom sebelah kiri dan kecilkan yang sebelah kanan
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 20
15. Tambahkan slide baru dengan layout Title and Content. Untuk menambahkan tabel, klik icon table seperti pada gambar. Masukkan 2 untuk jumlah kolom dan 3 untuk j umlah baris. Klik Ok
15. Tambahkan slide baru dengan layout Title and Content. Untuk menambahkan tabel, klik icon table seperti pada gambar. Masukkan 2 untuk jumlah kolom dan 3 untuk j umlah baris. Klik Ok
16. Untuk memperbesar ukuran teks, blok keseluruhan tabel. Pada tab Home klik icon Increase Font Size atau isikan besar font yang diinginkan.
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
17. Hasil
Page 21
17. Hasil
18. Tambahkan slide baru dengan layout Title Title and Content . Untuk menambahkan slide grafik, klik icon chart seperti pada gambar lalu pilih type grafik yang akan dibuat. Klik Ok
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 22
19. Akan muncul window file excel, isikan sepe rti gambar. Hapus kolom yang tidak diperlukan dengan cara sorot kolom (lihat tanda panah untuk menyorot) lalu klik kanan dan pilih Delete. Klik Ok un tuk warning yang muncul. Tambahkan judul.
20. Hasil
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 23
21. Tambahkan slide baru dengan layout Title and Content. Untuk menambah diagram pilih tab Insert lalu klik icon SmartArt. Pilih diagram yang diinginkan. Klik Ok
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 24
22. Tambahkan judul seperti gambar. Hilangkan text yang dilingkari dengan cara klik pada shape yang ingin dihapus lalu gunakan tombol delete pada keyboard
22. Tambahkan judul seperti gambar. Hilangkan text yang dilingkari dengan cara klik pada shape yang ingin dihapus lalu gunakan tombol delete pada keyboard
23. Tambahkan shape di level 2 hingga terdapat 5 buah shape. Caranya klik kanan pada shape di level 1 la lu pilih Add Shape > Add Shape Below
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
24. Hasil
Page 25
24. Hasil
25. Untuk menambah variasi transisi yaitu efek perpindahan dari slide ke halaman slide berikutnya, gunakan tab Animations lalu pilih transisi yang diing inkan. Atur kecepatan transisi dan aplikasikan untuk semua slide dengan klik Apply To All
26. Untuk menambah variasi animasi per obyek pada sebuah slide pilih seperti pada ga mbar. Khusus slide yang berisi diagram bisa memilih By branch one by one
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 26
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 27
27. Perhatikan pada bagian bawah jendela presentasi. Untuk menampilkan presentasi pilih bagian nomer 3. Un tuk menampilkan seperti soal pilih nomer 2. Untuk kembali normal pilih nomer 1
27. Perhatikan pada bagian bawah jendela presentasi. Untuk menampilkan presentasi pilih bagian nomer 3. Un tuk menampilkan seperti soal pilih nomer 2. Untuk kembali normal pilih nomer 1
28. Untuk pencetakan pada Microsoft Powerpoint pilih tombol Office. Pilih Print
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
29. Untuk pencetakan Handouts dengan 2 slide perhalaman, pe rhatikan gambar. Klik Ok
Page 28
29. Untuk pencetakan Handouts dengan 2 slide perhalaman, pe rhatikan gambar. Klik Ok
30. Selesai
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 29
Soal Latihan 14 (Hyperlink)
a. Gunakan file latppt.pptx yang sudah disediakan. Lalu pada halaman pertama blok teks yang akan dibuat hyperlinknya. Misal pada halaman pertama teks Pengenalan Internet
Soal Latihan 14 (Hyperlink)
a. Gunakan file latppt.pptx yang sudah disediakan. Lalu pada halaman pertama blok teks yang akan dibuat hyperlinknya. Misal pada halaman pertama teks Pengenalan Internet
b. Lalu gunakan icon Hyperlink yang ada di tab Insert. Muncul kotak dialog Insert Hyperlink. Pilih Link to Place in This Document lalu pilih halaman yang dituju. Misal buat link ke halaman Internet. Klik Ok
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
c.
Hasil
Page 1
c.
Hasil
d. Pada halaman 2 (daftar isi), buatlah daftar seperti di ba wah ini:
e. Lalu pada masing-masing baris, buatlah link ke halaman yang sesuai (lihat point b). Hasilnya:
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 2
f.
Pada halaman terakhir (Lampiran) tambahkan link seperti di bawah ini:
g.
Lalu untuk Wikipedia, buat link ke http://id.wikipedia.org/wiki/Internet
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 3
h. Untuk Istilah Internet, arahkan link ke Istilah.docx (dokumen disediakan, copy dahulu ke folder masing-masing)
i.
Untuk Tabel Kode Domain, arahkan link ke Domain.xlsx (dokumen disediakan, copy dahulu ke folder masingmasing)
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 4
j.
Kembali ke halaman pertama, tambahkan ta mbahkan shape seperti di bawah ini.
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
k.
Lalu tambahkan juga untuk halaman 2 dan se terusnya.
Page 5
k.
Lalu tambahkan juga untuk halaman 2 dan se terusnya.
l.
Pada masing-masing shape shape tambahkan link ke Previous atau Next Slide.
m. Lalu jalankan pre sentasi n. Selesai
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 6
Pendahuluan Microsoft Office Excel 2007 adalah sebuah program p rogram aplikasi lembar kerja (spreadsheet) yang dibuat dan d idistribusikan idistribusikan oleh Microsoft Corporation untuk dipasangkan pada sistem operasi Microsoft Windows dan Mac OS. Aplikasi ini memiliki fitur kalkulasi dan pembuatan grafik.
Pendahuluan Microsoft Office Excel 2007 adalah sebuah program p rogram aplikasi lembar kerja (spreadsheet) yang dibuat dan d idistribusikan idistribusikan oleh Microsoft Corporation untuk dipasangkan pada sistem operasi Microsoft Windows dan Mac OS. Aplikasi ini memiliki fitur kalkulasi dan pembuatan grafik. Dengan menggunakan strategi marketing Microsoft yang agresif menjadikan Microsoft Excel sebagai sa lah satu program p rogram komputer yang populer digunakan di dalam da lam komputer mikro hingga saat ini.
Mengenal Microsoft Excel 2007 Microsoft Excel 2007 untuk selanjutnya disingkat Excel 2007 adalah program aplikasi yang banyak digunakan untuk membantu menghitung, memproyeksikan, menganalisa dan mempresentasikan data. Excel 2007 merupakan program pengolah lembar kerja atau spreadsheet yang paling populer dan paling banyak digunakan saat ini. Untuk membuka Excel 2007 ikuti langkah-langkah sebagai berikut: 1. Klik tombol Start pada windows taksbar 2. Klik All Program > Microsoft Office > Microsoft Office Excel 2007 3. Tunggu beberapa saat maka akan keluar tampilan area kerja Excel 2007
Komponen Microsoft Excel 2007
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 1
Office Button adalah tombol yang terdiri dari peri p erintah-perintah ntah-perintah standar seperti membuka workbook, menyimpan workbook, mencetak workbook dan sebagainya se bagainya Quick Access Toolbars adalah toolbar yang berisi sejumlah penting yang dapat ditambahkan sesuai kelompoknya Tab adalah bagian yang berbentuk tabulasi yang berisi sejumlah perintah sesuai keperluan Formula Bar adalah baris rumus untuk un tuk menampilkan menampilkan isi sel yang sedang aktif atau untuk menulis rumus perhitungan perhitungan
Office Button adalah tombol yang terdiri dari peri p erintah-perintah ntah-perintah standar seperti membuka workbook, menyimpan workbook, mencetak workbook dan sebagainya se bagainya Quick Access Toolbars adalah toolbar yang berisi sejumlah penting yang dapat ditambahkan sesuai kelompoknya Tab adalah bagian yang berbentuk tabulasi yang berisi sejumlah perintah sesuai keperluan Formula Bar adalah baris rumus untuk un tuk menampilkan menampilkan isi sel yang sedang aktif atau untuk menulis rumus perhitungan perhitungan data Cells/sel Cells/sel adalah ada lah perpotongan antara baris dan kolom ko lom Baris mengacu pada posisi baris untuk sebuah sel atau range Kolom mengacu pada posisi kolom untuk sebuah sel atau range Tab Worksheet adalah tab halaman kerja kerja (worksheet) View Shortcut adalah bagian fasilitas untuk mengatur penampilan workbook, seperti page break preview, page layout dan normal Zoom Slider adalah bagian ba gian fasilitas untuk mengatur media tampilan workbook (memperbesar (memperbesar atau memperkecil) memperkecil)
Membuka File Excel 2007
Untuk membuka file yang sudah tersimpan klik Office Button dan klik tombol Open, maka akan tampil kotak dialog Open Pilih file yang ingin d ibuka dengan menentukan letak foldernya foldernya terlebih terlebih dahulu Klik pada nama file yang ingin dibuka Klik tombol Open, maka file yang tadi dipilih akan dibuka oleh Excel E xcel 2007 Alternatif lain dengan tekan Ctrl-O maka kotak dialog Open akan a kan terbuka
Membuat Dokumen Baru Excel 2007
Dokumen dalam Excel memiliki istilah Workbook, dan di dalam Workbook terdapat halaman-halaman halaman-halaman yang disebut Worksheet Untuk membuat dokumen baru, klik Office Button, klik tombol New kemudian klik Create Klik 2 kali pada pa da icon Blank Document untuk untuk membuka dokumen baru Jendela siap untuk digunakan pengetikan pengetikan Alternatif lain bisa langsung tekan Ctrl-N maka dokumen ba ru akan ditampilkan di layar anda
Menyimpan Dokumen Excel 2007
Segera setelah memulai pengetikan, sebisa mungkin dilakukan penyimpanan. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kemungkinan kehilangan dokumen Klik Office Button klik tombol Save Sav e As Pada layar akan ditampilkan kotak dialog Save. Ketikkan nama file dokumen dan klik Save Alternatif lain bisa langsung tekan Ctrl-S maka ko tak dialog Save akan terbuka
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 2
Jenis-jenis Data yang Dapat Dimasukkan
Data label (text) adalah data yang tidak dapat dioperasikan secara matematis, yaitu: huruf (abjad); notasi dan simbol; kombinasi angka dan huruf; tanda baca; serta angka yang penulisannya diawali oleh tanda petik. Contoh: nama, “alamat”,
Jenis-jenis Data yang Dapat Dimasukkan
Data label (text) adalah data yang tidak dapat dioperasikan secara matematis, yaitu: huruf (abjad); notasi dan simbol; kombinasi angka dan huruf; tanda baca; serta angka yang penulisannya diawali oleh tanda petik. Contoh: nama, “alamat”, nama & kelas, d.l.l.
Data value adalah data yang dapat dioperasikan secara matematis yang terdiri dari an gka murni (numeric), rumus (formula) dan fungsi (function). (function).
Numeric (angka), berupa angka murni baik positif maupun negatif yang meliputi angka 0 sampai dengan 9 dan karakter: + - . , ( ) dan %. Juga yang diawali dengan karakter mata uang. Contoh: $5000 Formula (rumus), adalah sebuah aturan perhitungan yang ditentukan sendiri. Penulisan data formula diawali oleh tanda = (sama dengan) Contoh: =A1*B2 Function (fungsi), adalah rumus yang telah disediaka d isediakan n oleh Excel. Contoh: =SUM()
Data tanggal (date) dan waktu (time) adalah data tanggal dengan bentuk p enulisan =DATE(tahun,bulan,tangg =DATE(tahun,bulan,tanggal) al) dan data da ta jam =TIME(JAM,MENIT,DETIK) =TIME(JAM,MENIT,DETIK) Soal Latihan 15
1. Untuk menginput data pada Excel 2007, klik pada posisi sel yang diinginkan, lalu ketikkan data. Untuk mengedit data yang sudah pernah dibuat, klik 2 kali pada sel yang akan diedit atau tekan tombol F2. 2. Ketikkan tiga baris judul masing-masing pada sel B2, B3 dan B4. Untuk membuat judul rata tengah, blok pada teks sepanjang kolom yang akan dibuat (4 kolom, B2:E2) lalu pada tab Home pilih Icon Merge & Center dan klik. Lakukan hal yang sama pada baris ba ris selanjutnya. selanjutnya.
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 3
3. Lalu ketikkan data di bawah judul hingg h ingga a hasilnya seperti seperti di bawah ini
4. Untuk menambahkan border, sorot range yang akan diberi border. Misal B6:D9, lalu pada tab Home klik icon All Borders dan pilih border yang diinginkan
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 4
5. Untuk menambahkan shading, sorot range yang akan diberi shading. Misal B6:E6, lalu pada tab Home klik icon Fill Color dan pilih warna yang diinginkan.
5. Untuk menambahkan shading, sorot range yang akan diberi shading. Misal B6:E6, lalu pada tab Home klik icon Fill Color dan pilih warna yang diinginkan.
6. Hasil:
7. Untuk mengatur posisi teks dalam sel, sorot range yang akan d iatur posisi teksnya. Misal B7:C9, lalu pada tab Home klik icon Center
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 5
8. Untuk memformat angka dengan format mata uang, sorot range yang diubah format mata uangnya. Misal D7:E9, lalu klik kanan dan pilih Format Cells
8. Untuk memformat angka dengan format mata uang, sorot range yang diubah format mata uangnya. Misal D7:E9, lalu klik kanan dan pilih Format Cells
9. Akan muncul kotak dialog Format Cells seperti di bawah ini, pilih format yang diinginkan lalu klik OK
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
10. Hasil:
Page 6
10. Hasil:
11. Untuk menambahkan data tanggal, perhatikan format jam pojok kanan bawah layar komputer anda. Untuk penanggalan dengan format AM PM, maka masukkan data dengan format mm/dd/yyyy. Contoh: 12/08/2008 12/08/2008
12. Untuk penanggalan dengan format 24 hours, maka masukkan data dengan format dd/mm/yyyy. Contoh: 08/12/2008. 08/12/2008. Kesalahan memasukkan data tanggal dapat mengakibatkan data tidak bisa diolah.
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 7
13. Untuk mengubah format tanggal, klik klik pada sel yang ingin diubah. Misal C11, lalu klik kanan dan pilih Format Cells
13. Untuk mengubah format tanggal, klik klik pada sel yang ingin diubah. Misal C11, lalu klik kanan dan pilih Format Cells
14. Akan muncul kotak dialog Form Fo rmat at Cells, lalu pilih format yang diinginkan. Contoh seperti di bawah ba wah ini. Lalu klik OK
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 8
15. Untuk memperbesar kolom, drag bagian sisi kanan kolom yang ingin diperbesar kekanan. Perhatikan kursor yang digunakan
15. Untuk memperbesar kolom, drag bagian sisi kanan kolom yang ingin diperbesar kekanan. Perhatikan kursor yang digunakan
16. Hasil:
17. Untuk mengubah nama worksheet, klik 2 kali pada nama worksheet yang ada di bagian bawah window Excel 2007, lalu ubah dengan d engan nama yang diinginkan
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 9
Soal Latihan 16
Akan dibuat tampilan seperti dibawah ini, kosongkan isi kolom Total, Total Gaji, Gaji Rata-rata, Gaji Terbesar, Gaji Terkecil dan Jumlah Karyawan. Sel tersebut akan diisi d engan menggunakan menggunakan Fungsi
Soal Latihan 16
Akan dibuat tampilan seperti dibawah ini, kosongkan isi kolom Total, Total Gaji, Gaji Rata-rata, Gaji Terbesar, Gaji Terkecil dan Jumlah Karyawan. Sel tersebut akan diisi d engan menggunakan menggunakan Fungsi
1. Untuk menghitung menghitung total gunakan fungsi SUM. Setelah mengisi formula formula di sel F7, copy formula atau drag hingga sel F13 Fungsi SUM digunakan untuk menjumlahkan data numerik (angka/bilangan) yang terdapat pada beberapa sel atau range. Bentuk penulisannya =SUM(number1,number2,...) . Number berisi sel/range berisi angka/bilangan, nilai logika atau teks yang mewakili bilangan.
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
2. Gunakan fungsi SUM juga untuk un tuk TOTAL GAJI di sel C15
Page 10
2. Gunakan fungsi SUM juga untuk un tuk TOTAL GAJI di sel C15
3. Untuk menghitung gaji rata-rata gunakan fungsi AVERAGE pada sel C16 Fungsi AVERAGE digunakan untuk mencari nilai rata-rata arithmetic mean atau mean dari sekumpulan data (dapat berupa sel atau range) yang dimasukkan dalam argumen ini. Bentuk penulisannya =AVERAGE(number1, number2,...). Number dapat berupa an gka/bilangan, gka/bilangan, sel atau range yang berisi angka atau nilai logika
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 11
4. Untuk menghitung gaji terbesar terbesar gunakan fungsi MAX pada sel C17 Fungsi MAX digunakan digunakan untuk menampilkan menampilkan nilai atau angka maksimum maksimum (terbesar) yang yang terdapat dalam dalam suatu sel/range atau beberapa sel/range data. Bentuk penulisannya =MAX(number1, number2,...). Number dapat berupa angka/bilangan, sel/range sel/range yang berisi angka atau nilai logika. Keterangan ini juga be rlaku untuk fungsi MIN
4. Untuk menghitung gaji terbesar terbesar gunakan fungsi MAX pada sel C17 Fungsi MAX digunakan digunakan untuk menampilkan menampilkan nilai atau angka maksimum maksimum (terbesar) yang yang terdapat dalam dalam suatu sel/range atau beberapa sel/range data. Bentuk penulisannya =MAX(number1, number2,...). Number dapat berupa angka/bilangan, sel/range sel/range yang berisi angka atau nilai logika. Keterangan ini juga be rlaku untuk fungsi MIN
5. Untuk menghitung gaji terkecil gunakan fungsi MIN di sel F15. F 15. Fungsi MIN digunakan untuk menampilkan nilai atau a tau angka minumum (terkecil) yang terdapat dalam suatu sel/range atau beberapa sel/range data. Bentuk penulisannya =MIN(number1, number2,...)
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 12
6. Untuk menghitung jumlah karyawan gunakan fungsi COUNT/COUNTA di F16. Fungsi COUNT digunakan untuk menghitung jumlah data tipe numerik yang akan terdapat dalam suatu range data. Bentuk penulisannya =COUNT(value1, value2,...). Value dapat berupa angka/bilangan, sel atau range yang berisi angka/bilangan atau nilai logika. Keterangan ini juga berlaku untuk fungsi COUNTA
6. Untuk menghitung jumlah karyawan gunakan fungsi COUNT/COUNTA di F16. Fungsi COUNT digunakan untuk menghitung jumlah data tipe numerik yang akan terdapat dalam suatu range data. Bentuk penulisannya =COUNT(value1, value2,...). Value dapat berupa angka/bilangan, sel atau range yang berisi angka/bilangan atau nilai logika. Keterangan ini juga berlaku untuk fungsi COUNTA Fungsi COUNTA digunakan untuk menghitung jumlah data (semua tipe) yang terdapat dalam suatu range data kecuali sel kosong. Bentuk Bentuk penulisannya =COUNTA(value1, value2,...)
7. Selesai
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 13
Soal Latihan 17 a.
Akan dibuat tampilan seperti dibawah ini, kosongkan isi kolom Tunjangan dan Total Gaji. Sel tersebut akan diisi dengan menggunakan Fungsi. Tunjangan 30% dari Gaji Pokok, dan diperoleh jika lama kerja di atas 2 tahun.
Soal Latihan 17 a.
Akan dibuat tampilan seperti dibawah ini, kosongkan isi kolom Tunjangan dan Total Gaji. Sel tersebut akan diisi dengan menggunakan Fungsi. Tunjangan 30% dari Gaji Pokok, dan diperoleh jika lama kerja di atas 2 tahun.
b. Untuk menghitung tunjangan gunakan fungsi IF di sel E7. Setelah mengisi formula di sel E7, copy formula atau drag hingga sel E13 Bentuk penulisan fungsi adalah sebagai se bagai berikut, =IF(logical_test; value_if_true; value_if_false), atau =IF (tes_logika; nilai_jika_benar; nilai_jika_salah).
Untuk penanggalan penanggalan di komputer dengan format 24 hours, pada penulisan penulisan formula gunakan gunakan pemisah ; (titik koma) seperti dicontoh, sedang untuk format penanggalan AM PM, gunakan pemisah, (koma) jadi rumus yang harus ditulis =IF (D7>2,30%*C7,0)
c.
Untuk menghitung total gaji gunakan operator penjumlahan di sel F7. Setelah mengisi formula di sel F7, copy formula atau drag hingga sel F13
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 1
Soal Latihan 18 a.
Akan dibuat tampilan seperti dibawah ini, kosongkan isi kolom Total dan Diskon. Sel tersebut akan diisi dengan menggunakan Fungsi. Diskon 10% diperoleh jika yang dibeli adalah komputer Merk Relion dengan pembelian total di atas 30000000
b. Untuk menghitung total gunakan operator perkalian. Setelah mengisi formula di sel F5, copy formula atau drag hingga sel F10
c.
Untuk menghitung total diskon gunakan fungsi IF dan AND di F5. Setelah mengisi formula di sel G5, copy formula atau drag hingga sel G10 Fungsi AND menghasilkan nilai TRUE (benar) jika semua argumen yang diuji bernilai benar dan akan menghasilkan nilai FALSE (salah) jika salah satu atau lebih argumen bernilai salah. Bentuk penulisan fungsinya adalah =AND(logical1,logical2,...). Dalam kasus ini dikombinasikan dengan IF.
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 2
Latihan 19 a.
Akan dibuat tampilan seperti dibawah ini, kosongkan isi kolom Merk Komputer dan Harga Unit. Untuk menentukan Merk Komputer dan Harga Unit lihat tabel pembanding.
b. Untuk menampilkan Merk Komputer gunakan fungsi Vlookup di sel D7. Setelah mengisi formula di sel D7, copy formula atau drag hingga sel D15. Fungsi VLOOKUP digunakan untuk menampilkan data dari sebuah tabel yang disusun dalam format tegak atau vertikal. Bentuk penulisan fungsinya =VLOOKUP(lookup_value, =VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num) col_index_num)
lookup_value, diisi dengan nilai sebagai dasar (nilai kunci) pembacaan tabel data table_array, range data yang disusun tegak atau vertikal yang berfungsi sebagai tabel pembantu yang akan dibaca
col_index_num, nomor urut kolom untuk pembacaan tabel yang dimulai dari kolom paling kiri Karena posisi tabel pembanding yang akan dibaca posisinya tetap, untuk menghindari kesalahan pada saat copy formula atau drag tambahkan $, untuk mengabsolutkan sel/range
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 3
c.
Untuk menampilkan Harga Unit gunakan fungsi Vlookup di sel F7. Setelah mengisi formula di sel F7, copy formula atau drag hingga sel F15
Soal Latihan 20 a.
Akan dibuat tampilan seperti dibawah ini, kosongkan kolom Jurusan dan Tahun Masuk. Untuk NIM, Kode Jurusan dan Kode Tahun Masuk, gunakan type data Text. Atau pada saat mengetik tambahkan tambahkan ‘ (kutip 1). Misal ‘11
b. Untuk menampilkan gunakan fungsi Vlookup dan fungsi String MID. Setelah mengisi formula di sel E5, copy formula atau drag hingga sel E5 Fungsi MID digunakan untuk mengambil sejumlah karakter. Bentuk penulisannya =MID(text, start_num, num_chars). Text adalah teks yang akan diambil atau dihitung jumlah karakternya. Dalam kasus ini dikombinasikan dengan VLOOKUP.
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 4
c.
Untuk menampilkan Tahun Masuk gunakan fungsi Vlookup dan fungsi String LEFT. Setelah mengisi formula di sel F5, copy formula atau drag hingga sel F15 Fungsi LEFT menghasilkan karakter pada data bertipe teks sebanyak x karakter yang dimulai dari posisi sebelah kiri. Bentuk penulisan fungsinya =LEFT(text, num_chars). Dalam kasus ini dikombinasikan dengan VLOOKUP
d. Selesai
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 5
Soal Latihan 21
Perhatikan Gambar di bawah ini
Keterangan: 1. Buat tabel di atas dengan menggunakan Microsoft Excel 2007 Data Masukan : Tgl Keberangkatan, Kode Tiket, Nama Tiket, Tgl Pembelian Keterangan Kode Tiket, Contoh: BBBY-P1-035 BBB -> Menentukan Tujuan Y-> Menentukan Kelas P1-> Menentukan Menu 2. Isikan rumus untuk kolom-kolom : a. Tujuan - Diambil dari Tabel Tujuan sesuai dengan Kode Tiket b. Harga - Diambil dari Tabel Tujuan sesuai dengan Kode Tiket c. Kelas - Diambil dari Tabel Kelas sesuai dengan Kode Tiket d. Menu - Diambil dari Tabel Menu Makanan sesuai dengan Kode Tiket e. Diskon - Jika tiket dibeli lebih dari 60 hari sebelumnya, maka mendapat diskon. Jumlah Diskon diambil dari Tabel Kelas sesuai Kode Tiket dikali Harga f. Harga Jual - Diambil dari Harga dikurangi Diskon ditambah Harga Menu. Harga Menu diambil dari Tabel Menu Makanan sesuai Kode Tiket g. Total Pembelian - Jumlah keseluruhan Harga Jual h. Jumlah Pembeli Kelas VIP - Jumlah Pembelian Tiket Kelas VIP
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 1
Soal Latihan 22
Perhatikan Gambar di bawah ini
Keterangan: 1. Buat tabel di atas dengan menggunakan Microsoft Excel 2007 di sheet 1. Data Masukan : Kode Film, Tanggal Pinjam, Tanggal Kembali Keterangan Film, Contoh: OO1A-A A (digit keempat) -> Jenis Film A (digit keenam) -> Kategori Film 2. Isikan rumus untuk kolom-kolom : a. Lama - Lama hari sewa, dari Tanggal Kembali dan Tanggal Pinjam b. Jenis - Diambil dari Tabel Jenis Film sesuai dengan Kode Film c. Kategori - Diambil dari Tabel Kategori Film sesuai dengan Kode Film d. Biaya - Lama Sewa dikali Biaya Sewa Se wa per hari sesuai Jenis Film e. Potongan - Hanya diberikan jika lama pinjam kurang dari 3 hari. Besarnya potongan potongan adalah 20% dari Biaya Sewa f. Denda - Lama pinjam tidak boleh lebih dari 7 hari, lewat dari 7 hari maka setiap ke lebihan harinya dikenakan denda sesuai Kategori Film g. Total - Biaya sewa dikurangi potongan ditambah Denda h. Jumlah Total Biaya - Jumlah Total Biaya Sewa i. Biaya Terbesar - Biaya Sewa Terbesar j. Biaya Terkecil - Biaya Sewa Terkecil k. Jumlah Penyewaan - Jumlah Keseluruhan Penyewaan l. Jumlah Penyewaaan Asia - Jumlah Penyewaan DVD Film jenis Asia
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 2
Database di Microsoft Excel 2007 Database terdiri dari sekumpulan record, sedangkan record terdiri atas sekumpulan field (data) yang membentuk satu kesatuan dan masing-masing field (data) saling berhubungan satu dengan yang lain sehingga membentuk suatu pengertian tertentu. Microsoft Excel 2007 menyediakan berbagai kegiatan pengoperasian database seperti mengurutkan data, melacak dan menampilkan data dengan filter, melengkapi tabel dengan subtotal, membuat rekapitulasi data dengan pivot table, serta konsolidasi data dari beberapa lembar kerj a. Beberapa ketentuan yang perlu diperhatikan dalam susunan database adalah :
Nama field harus berada di satu baris.
Tidak boleh ada nama field yang sama
Baris yang langsung berada di bawah judul dianggap data. Jadi jangan memisahkan judul kolom dan data dengan baris kosong.
Untuk berlatih dengan fasilitas database di Microsoft Excel 2007, ikuti panduan di bawah ini:
Latihan 23 (Subtotals, Filters, PivotTable) 1. Buat tabel seperti di bawah ini
2. Untuk melakukan pengurutan data secara ascending berdasarkan KDPEG, klik salah sel pada kolom KDPEG, pada tab Data pilih icon sort A to Z. Untuk pengur utan data dengan kriteria yang lebih spesifik bisa memilih icon Sort.
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 1
3. Hasil
4. Untuk melakukan penjumlahan data per DEPT, terlebih dahulu lakukan pengurutan data secara ascending berdasarkan DEPT, dengan cara seperti pada point 2. Posisikan kursor pada salah sel dalam tabel. Lalu pada tab Data pilih icon Subtotals
5. Akan muncul kotak dialog Subtotals. Ikuti pilihan gambar, lalu klik OK
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 2
6. Hasil:
7. Untuk menghilangkan Subtotals, pada tab Data pilih icon Subtotals kembali. Akan muncul kotak dialog Subtotals dan klik Remove All
8. Untuk menyaring data dengan kriteria tertentu, posisikan kursor pada salah sel dalam tabel. Lalu pada tab Data pilih icon Filters.
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 3
9. Pada tabel akan muncul tampilan seperti dibawah ini
10. Misal untuk menyaring data karyawan yang lebih besar dari 1850000, maka klik pada tombol drop down di kolom GAJI, pilih Number Filters > Greater Gre ater Than
11. Akan muncul kotak dialog Custom Auto Filter, lalu isikan seperti pada gambar, klik OK
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 4
12. Hasil:
13. Untuk mengembalikan tampilan seperti semula, klik tombol drop down pada kolom GAJI pilih Clear Filter from “GAJI”. Lalu klik icon Filter pada tab data
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 5
14. Untuk menampilkan data dengan PivotTable dan PivotChart sekaligus, posisikan kursor pada salah sel dalam tabel. Lalu pada tab Insert pilih icon PivotTable, klik PivotChart
15. Akan muncul kotak dialog Create PivotTable with PivotChart. Pada Table/Range akan otomatis terisi dengan range tabel data. Apabila belum sesuai, bisa klik pada tanda panah lalu sorot keseluruhan tabel data. Klik OK
16. Pada sheet baru akan muncul tampilan seperti di bawah ini
17. Misal kita ingin tampilkan data Nama dan Gaji masing-masing karyawan. Pada panel Pivot Table Field List beri tanda cek pada field Nama dan Gaji
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 6
18. Hasil
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 7
Latihan 24 (Data Validation) Saat membuat dokumen berbentuk tabel, seringkali ada kolom atau baris yang membutuhkan data isian yang sama. Untuk memudahkan pengisian, kita menggunakan fasilitas Data Validation dimana data dapat ditampilkan dari drop down menu.
1. Buat tabel dengan field No, Nama Pelanggan dan Total Belanja. Lalu sorot kolom Nama Pelanggan
2. Pilih tab data klik icon Data Validation. Akan muncul kotak dialog Data Validation
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 8
3. Pada tab Settings > Allow pilih List. Lalu di bagian Source, ket ikkan record Nama Pelanggan
4. Hasil. Pada saat pengisian data di baris record, klik tombol drop down dan pilih Nama Pelanggan yang diinginkan
5. Selesai
Latihan 25 (Grafik) Grafik adalah tampilan secara visual dari sebuah data. Untuk membuat grafik di Microsoft Excel 2007, data terlebih dahulu harus tersedia pada suatu worksheet. Untuk berlatih dengan fasilitas grafik di Microsoft Excel 2007, ikuti panduan di bawah ini: 1. Buatlah tabel seperti di bawah ini, lalu sorot range A3:C10
2. Pada tab Insert group Charts klik ic on type grafik yang akan dipilih. Misal Pie, lalu pilih salah satu jenisnya. Untuk jenis pilihan yang lebih lengkap bisa klik All Chart Types.
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 9
3. Akan muncul tampilan seperti di bawah ini. Untuk mengubah legenda klik kanan pada box legenda lalu klik Select Data
4. Pada kotak dialog Select Data Source klik Edit. Akan muncul kotak dialog Axis Labels lalu sorot range A3:A10 pada tabel.
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 10
5. Hasilnya seperti di bawah ini lalu klik OK. Lanjutkan klik OK pada kotak dialog Sele ct Data Source.
6. Untuk mengganti judul grafik, klik 2 kali pada judul grafik lalu ketikkan seperti di bawah ini
7. Untuk mengubah layout grafik klik box grafik terlebih dahulu lalu pilih tab Design lalu klik icon Layout. Misal pilih Layout 2. Kecilkan ukuran grafik sesuai kebutuhan
8. Untuk menambahkan halaman dengan clipart pilih tab Insert lalu klik ClipArt. Posisikan kursor di salah sel. Akan muncul panel Clip Art lalu pilih salah satu gambar. Klik pada tombol dropdown lalu klik Insert.
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 11
9. Kecilkan gambar dan posisikan di atas tabel sebelah kiri. Lebarkan tinggi sel A dengan cara menarik baris sel ke bawah (lihat kursor panah di antara baris 1 dan 2). Untuk variasi tampilan klik tab Format lalu pada group Picture Styles pilih icon Drop Shadow Rectangle
10. Untuk menambahkan wordart pilih tab Insert lalu klik Icon WordArt. Pilih salah satu style wordart.
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 12
11. Lalu klik box wordart lalu pilih tab Home, ganti font me njadi ukuran 28. Posisikan box wordart di sebelah gambar
12. Lalu edit teks pada box wordart, hasilnya se perti di bawah ini
13. Selesai
Otomasi Perkantoran – Dyah Retno Utari – 19.01.10
Page 13
