300 Dicas Excel - Access - Word - PowerPoint

© 2004 by Digerati Books Todos os direitos reservados e protegidos pela Lei 5.988 de 14/12/1973. Nenhuma parte deste livro, sem autorização prévia por escrito da editora, poderá ser reproduzida ou transmitida sejam quais forem os meios empregados: eletrônicos, mecânicos, fotográficos, gravação ou quaisquer outros. Diretor Editorial Luis Matos Editora-Assistente Monalisa Neves Preparação e Revisão de Textos Ana Rosa Carvalho Barbosa Produção Equipe Digerati Capa José Antônio Martins Projeto Gráfico Daniele Oliveira Arte Patricia F. Ferrari Suporte Técnico e Atendimento ao Leitor [email protected] (11) 3217-2626

300 Dicas Digerati Comunicação e Tecnologia Ltda. Rua Haddock Lobo, 347 – 12º Andar CEP 01414-001 São Paulo/SP (11) 3217-2600 Fax (11)3217-2617 www.digerati.com Diretores Alessandro Gerardi – ([email protected]) Luis Afonso G. Neira – ([email protected]) Alessio Fon Melozo – ([email protected]) ISBN: 85-89535-36-3

iniciais_dani.p65

2

13/5/2004, 13:17

Prefácio Simplicidade é tudo. Essa frase define de modo claro aquilo que pensamos ao produzir este livro. Em vez de incluir dezenas de conceitos teóricos e estender-se em minúcias e detalhes sem importância sobre a ferramenta, este livro vai direto ao ponto. Traz, passo a passo, e de maneira prática e descomplicada tudo o que é necessário para usar as principais ferramentas do pacote Microsoft Office (Word, Powerpoint, Excel e Access). Nosso intuito com isso é mostrar ao leitor que aprender a usar essas ferramentas pode ser muito fácil. Basta ter acesso a um computador e testar as dicas apresentadas. Para cumprir esse objetivo, selecionamos 300 dicas práticas sobre este, que é atualmente o conjunto de ferramentas mais usado por profissionais que se utilizam do computador no dia-a-dia de trabalho. Nas 128 páginas deste livro, você terá acesso a dicas que foram agrupadas visando propiciar um aprendizado gradativo dos softwares, independente do nível de conhecimento que o leitor possuir. Dessa maneira, esperamos sinceramente que você possa aprender exatamente o que precisa, dominando rapidamente essas poderosas ferramentas, indispensáveis tanto para quem pretende trabalhar com informática como para os que simplesmente querem fazer seus trabalhos escolares. Boa leitura! Luis Matos [email protected]

iniciais_dani.p65

3

13/5/2004, 13:17

CAPÍTULO I – WORD 1.1 Primeiros passos 01 – Iniciando o Word..............................................................................12 02 – Digitação e navegação....................................................................12 03 – As barras de ferramentas................................................................12 04 – Seleção de caracteres....................................................................13 05 – Salvando um trabalho.....................................................................13 06 – Alteração de zoom..........................................................................13 07 – Exibindo duas partes de um documento simultaneamente............14 08 – Correção ortográfica......................................................................14 09 – Ferramentas Localizar e Substituir.................................................14 10 – Textos divididos em colunas...........................................................15 11 – Comandos Desfazer e Refazer........................................................15 12 – Copiar e Colar..................................................................................16 13 – Modificando o Modo de exibição....................................................16

1.2 Formatação de textos 14 – Estilos de formatação.....................................................................16 15 – Numeração de páginas...................................................................17 16 – Alterando o tamanho e tipo de fonte..............................................17 17 – Minúsculas e maiúsculas................................................................18 18 – Definindo a cor da fonte ................................................................18 19 – Marcadores e numeração...............................................................18 20 – Opções de efeito de texto...............................................................19 21 – Parágrafos......................................................................................19 22 – Alinhamento e espaçamento de parágrafo.....................................19 23 – Criando uma Marca d’água..............................................................20 24 – O recurso Contar palavras..............................................................20 25 – Alterando o nome do autor..............................................................20 26 – Definindo o plano de fundo.............................................................21 27 – Formatação automática..................................................................21

1.3 Inserindo textos e figuras 28 – Comentários no texto......................................................................22 29 – Símbolos..........................................................................................22 30 – Bordas e sombreamento.................................................................22 31 – Notas de rodapé..............................................................................23 32 – Índices para textos..........................................................................23 33 – Organograma...................................................................................24 34 – Autotexto..........................................................................................24 35 – WordArt...........................................................................................24 36 – Figura do arquivo............................................................................25 37 – Tabelas............................................................................................25 38 – Quebras de página...........................................................................26

1.4 Segurança e proteção 39 – Salvando uma cópia de backup do arquivo....................................26 40 – Exigindo senhas para abrir ou alterar um arquivo..........................27

iniciais_dani.p65

4

13/5/2004, 13:17

41 – Removendo informações ocultas e particulares.............................27 42 – Permitindo alterações controladas e comentários em um documento..27 43 – Removendo e alterando senhas......................................................28

1.5 Recursos de idiomas 44 – Traduzindo um texto........................................................................28 45 – Corrigindo a ortografia de outro idioma.........................................29

1.6 Impressão 46 – Visualizando uma impressão...........................................................29 47 – Configurando uma página para impressão.....................................29 48 – Configurando o tipo de papel para impressão................................30

1.7 Convertendo documentos no Word 49 – Convertendo um arquivo em outro formato....................................30 50 – Documento mestre..........................................................................30 51 – Conversão de um documento em um documento mestre...............31

1.8 Mala direta, envelopes e correspondências 52 – Convertendo um envelope único......................................................31 53 – Personalizando um envelope...........................................................31 54 – Inserindo um endereço do catálogo...............................................32 55 – Criando um diretório de nomes e endereços..................................32 56 – Criando uma mala direta simplificada............................................32 57 – Criação e envio de fax.....................................................................33 58 – Criando currículos padronizados.....................................................33

1.9 O Word e a Internet 59 – Criando hiperlinks.............................................................................33 60 – Ativando ou desativando hiperlinks................................................34 61 – Salvando um arquivo como página da Web....................................34 62 – Criando uma página de Web...........................................................34

1.10 Macros e programação 63 – Gravando uma nova macro.............................................................35 64 – Atribuindo macros a uma barra de ferramentas.............................35

CAPÍTULO II – POWERPOINT 2.1 Primeiros passos 65 – A tela do PowerPoint.......................................................................36 66 – Inserção de slides...........................................................................36 67 – Salvando uma apresentação...........................................................36 68 – Alinhamento de texto......................................................................37 69 – Criação de senhas de segurança....................................................37 70 – Remoção ou alteração de senhas...................................................37 71 – Cabeçalhos, rodapés e slides..........................................................37 72 – Data e hora nos slides de apresentação.........................................38

iniciais_dani.p65

5

13/5/2004, 13:17

2.2 Desenvolvendo uma apresentação 73 – O plano de fundo do slide................................................................38 74 – Modo de exibição padrão................................................................39 75 – Exibição de grades..........................................................................39 76 – Exibição da guia Tópicos e slides...................................................39 77 – Definição do layout e design do slide.............................................40 78 – Modificação do esquema de cores.................................................40 79 – Configuração de intervalos para apresentações............................41 80 – Adicione efeitos de transição.........................................................41 81 – Desativando intervalos entre slides................................................41 82 – O slide mestre.................................................................................41 83 – Impressão de folhetos....................................................................42 84 – Figuras como plano de fundo de apresentações............................42 85 – Efeitos sonoros em slides...............................................................42 86 – Execução de CDs em apresentações..............................................43 87 – Criação de apresentações a partir de outras preexistentes...........43 88 – Exibição de apresentações.............................................................44 89 – O Assistente de viagem...................................................................44

2.3 Recursos do Office aplicados 90 – Organogramas.................................................................................45 91 – Figuras do arquivo...........................................................................45 92 – Símbolos..........................................................................................45 93 – Recursos do Word em apresentações do PowerPoint.....................46 94 – WordArt...........................................................................................46 95 – ClipArts...........................................................................................46 96 – Comentários.....................................................................................47 97 – Conteúdos em caixas de texto........................................................47 98 – Dados do Excel em apresentações..................................................47 99 – Vínculos entre células e slides........................................................48 100 – Envio de apresentações...............................................................48

2.4 Álbuns de fotografia 101 – Criação de álbuns de fotografia...................................................48 102 – O layout do álbum.........................................................................49 103 – Legendas em fotos.......................................................................49 104 – Fotos e caixas de texto em um álbum..........................................50 105 – Fotos em preto e branco...............................................................50

2.5 Animações 106 – Esquemas predefinidos de animações.........................................50 107 – Sons em animações......................................................................51 108 – Loops de animação.......................................................................51 109 – Início ou final suave para animações...........................................51 110 – Alterando a cor do texto após a animação...................................52 111 – Visualização de animações...........................................................52 112 – Animação após a execução..........................................................52 113 – Menus animados...........................................................................52

iniciais_dani.p65

6

13/5/2004, 13:17

2.6 A transmissão de apresentações 114 – Gravação e armazenamento de transmissões..............................53 115 – Transmissão de apresentações ao vivo........................................53 116 – Reagendando ou excluindo uma apresentação............................53 117 – Exibindo anotações durante apresentação..................................54 118 – Enviando apresentações por fax..................................................54

2.7 O PowerPoint e a Internet 119 – Visualizando uma apresentação na Web......................................54 120 – Publicando apresentações na Web..............................................55 121 – O botão de ação em um slide.......................................................55 122 – Agendando uma reunião online....................................................55

2.8 Macros do PowerPoint 123 – Gravação e execução de uma macro simples..............................56 124 – Configuração de macros para apresentações..............................56

CAPÍTULO III – EXCEL 3.1 Primeiros passos 125 – Exibição de planilhas.....................................................................57 126 – Organização de planilhas.............................................................57 127 – A largura das colunas...................................................................57 128 – A altura das linhas........................................................................58 129 – Inserindo linhas e colunas............................................................58 130 – Ocultando e excluindo linhas e colunas.......................................58 131 – Salvando uma pasta de trabalho...................................................59

3.2 Edição de dados 132 – Autopreenchimento......................................................................59 133 – Cópia de valores............................................................................60 134 – Movendo e excluindo células........................................................60 135 – O Colar especial............................................................................61 136 – Localizando e substituindo dados.................................................61 137 – Comentários..................................................................................62 138 – Localizando células.......................................................................62 139 – Usando figuras e imagens.............................................................62 140 – Formatação rápida ou Autoformatação.......................................63 141 – Mesclando alterações entre planilhas..........................................63

3.3 Fórmulas e funções 142 – Criação de fórmulas e funções.....................................................63 143 – A média aritmética.......................................................................64 144 – Cálculo do menor e maior número................................................64 145 – Funções para contagem de células..............................................64 146 – Porcentagens................................................................................65 147 – Funções lógicas............................................................................65

iniciais_dani.p65

7

13/5/2004, 13:17

148 – Fórmulas condicionais..................................................................66 149 – Adição de valores...........................................................................66 150 – Funções para busca de dados........................................................67 151 – Funções Data e Hora.....................................................................68 152 – Arredondamento de valores..........................................................68 153 – Verificações de conteúdo com funções É....................................68 154 – Cálculo de juros............................................................................69 155 – Botões com dupla funcionalidade................................................69 156 – Potência, raiz quadrada e logaritmo.............................................69 157 – Seno, co-seno e tangente............................................................70 158 – Função Valor futuro......................................................................70 159 – Função PGTO................................................................................70 160 – Função IPGTO...............................................................................71 161 – Função NPER................................................................................71 162 – Determinante de uma matriz........................................................71 163 – O botão Inserir função..................................................................72 164 – Erros em fórmulas........................................................................72

3.4 Formatação de planilhas 165 – Número e Moeda...........................................................................73 166 – Data e Hora...................................................................................73 167 – Fração...........................................................................................74 168 – CEP, CIC e telefone.......................................................................74 169 – Mesclando células........................................................................74 170 – Inclinando o texto de uma célula.................................................75 171 – Exportando sua planilha para o formato TXT................................75 172 – Importação de texto......................................................................75 173 – Ordenando dados............................................................................76 174 – Visualização de grandes planilhas..................................................76 175 – A cor de fundo da célula...............................................................76 176 – A borda das células.......................................................................76 177 – Seleção de colunas não adjacentes..............................................77 178 – Invertendo a posição de linhas e colunas....................................77 179 – Copiando células que contêm fórmulas.......................................77 180 – Marcas d’água...............................................................................78 181 – Buscando valores de outras planilhas..........................................78

3.5 Criação de gráficos 182 – O Assistente de gráficos...............................................................78 183 – Tipos de gráfico.............................................................................78 184 – Formatação do eixo do gráfico.....................................................79 185 – Alterando a escala do seu gráfico................................................79 186 – Formatação de legendas e títulos................................................79 187 – Diagramas.....................................................................................80 188 – Gráficos 3D...................................................................................80 189 – Destacando uma fatia de um gráfico...........................................81

3.6 Impressão 190 – Pré-visualização de planilhas.......................................................81 191 – Cabeçalho e rodapé.......................................................................82

iniciais_dani.p65

8

13/5/2004, 13:17

192 – Margens........................................................................................82 193 – Definindo a área de impressão......................................................83 194 – Linhas de grade na impressão......................................................83 195 – Ocultando trechos da planilha na impressão................................83

3.7 O Excel e a Internet 196 – Visualização de planilhas em um browser.....................................84 197 – Salvando como página da Web.....................................................84 198 – Hiperlinks......................................................................................84 199 – Importando tabelas da Internet para planilhas............................85

3.8 Integração com outros aplicativos 200 – Vinculando objetos........................................................................86 201 – Incorporando objetos....................................................................86 202 – Hiperlinks para acessar outros programas...................................87 203 – Usando o Access Link para trocar informações entre Excel e Access...87 204 – Recuperando dados de uma tabela do Access.............................88 205 – Exportando uma planilha para o Access......................................88 206 – Formulários para inserir dados no Excel......................................88

3.9 Tabelas dinâmicas 207 – Construindo tabelas dinâmicas.....................................................89 208 – Modificando tabelas dinâmicas....................................................89 209 – Construindo gráficos dinâmicos...................................................90

3.10 Dicas avançadas 210 – Vinculando planilhas.....................................................................90 211 – Ferramenta Solver.........................................................................91 212 – Proteção da planilha.....................................................................92 213 – Regras de validação......................................................................92 214 – Nomeando intervalos de células...................................................93 215 – Cenários........................................................................................93 216 – O recurso Atingir meta..................................................................94 217 – Alterando gráficos com a ferramenta Atingir meta.....................94 218 – Relatórios......................................................................................95 219 – Edição de relatórios......................................................................96 220 – Construção de BDs........................................................................96 221 – Formulários de dados.....................................................................97 222 – Conversão de medidas..................................................................97 223 – Trabalhando com o Autofiltro.......................................................98 224 – Opções de Autofiltro......................................................................98 225 – Acrescentando um Filtro avançado..............................................98 226 – Localizando dados com critérios..................................................99 227 – Subtotais....................................................................................100 228 – Protegendo as colunas ou linhas mais importantes...................100 229 – Restringindo o acesso a sua planilha.........................................101 230 – Abrindo um arquivo de texto no Excel.........................................101 231 – Executando uma análise estátistica...........................................102 232 – Usando marcas inteligentes.......................................................102 233 – Linhas múltiplas em células.........................................................102

iniciais_dani.p65

9

13/5/2004, 13:17

3.11 Macros e programação 234 – Gravando uma nova macro..........................................................103 235 – Execução de macros...................................................................103 236 – Opções de macro........................................................................104 237 – Segurança e vírus de macro.......................................................104

CAPÍTULO IV – ACCESS 4.1 Primeiros passos 238 – Criando um Banco de Dados simples.........................................105 239 – Modelos......................................................................................106 240 – Modos de visualização de dados................................................106

4.2 Tabelas 241 – Criação de tabelas no Modo estrutura.......................................106 242 – Criação de tabelas no Modo folha de dados...............................107 243 – Tipos de campo para a tabela.....................................................107 244 – Definindo a Chave primária.........................................................107 245 – Chave primária em múltiplos campos........................................108 246 – Descrição de campos...................................................................108 247 – Desenvolvendo relacionamentos entre tabelas.........................108 248 – Inserindo dados com uma máscara de entrada.........................109 249 – Filtragem de dados.....................................................................110 250 – Formatanto os campos em maiúsculas e minúsculas.................110 251 – Indexação de campos................................................................110 252 – Preenchendo campos obrigatórios com a propriedade Requerido...110 253 – Imagens na tabela......................................................................111

4.3 Formulários 254 – Criando formulários simples via Assistente...............................111 255 – Alinhando campos e o tamanho da tela.....................................112 256 – Teclas úteis de movimentação em formulários..........................112 257 – Criando formulários no Modo estrutura.....................................113 258 – Construindo subformulários e tabelas relacionadas..................113 259 – Inserindo data ou hora do sistema em um formulário...............114 260 – A Caixa de combinação..............................................................114 261 – A Caixa de listagem....................................................................114 262 – Desenvolvendo um formulário de abertura................................115 263 – Trabalhando com a Ordem de tabulação....................................115 264 – Salvando formulários em HTML.................................................116 265 – Inserindo imagens em formulários.............................................116

4.4 Relatórios 266 – Visualizando relatórios...............................................................116 267 – Criando relatórios rápidos..........................................................116 268 – Adicionando quebras de página.................................................117 269 – Criando relatórios a partir de uma consulta...............................117

iniciais_dani.p65

10

13/5/2004, 13:17

270 – Criando relatórios sem o uso do Assistente...............................117 271 – Inserindo números de página em relatórios...............................118 272 – Inserindo data ou hora no relatório............................................118

4.5 Consultas 273 – Consulta Simples ou Seleção.....................................................118 274 – Utilizando critérios de consulta.................................................119 275 – Selecionando intervalos de dados ............................................119 276 – Calculando valores no campo.....................................................120 277 – Criando uma tabela a partir de uma consulta.............................120 278 – Atualizando tabelas.....................................................................121 279 – SQL.............................................................................................121 280 – Consulta Exclusão......................................................................121 281 – Localizando registros duplicados................................................122 282 – Consulta União............................................................................122

4.6 Integração com outros programas 283 – Importando planilhas do Excel....................................................122 284 – Importando arquivos .TXT...........................................................123 285 – Exportando dados para o Word.....................................................123

4.7 Recursos de segurança 286 – Protegendo seu Banco de Dados com senhas............................123 287 – Criptografias em arquivos de dados...........................................124 288 – Alterando a proteção de registro...............................................124 289 – Configuração de permissões de acesso.....................................124 290 – Recuperando um BD danificado.................................................124 291 – Backup de BDs............................................................................125

4.8 Personalize o Access 292 – Criando menus............................................................................125 293 – Exportando para XML..................................................................126 294 – Alterando a permissão para novas consultas.............................126 295 – Compartilhando um BD na Rede..................................................126

4.9 Programação 296 – A criação de macros..................................................................127 297 – As ações de um botão..................................................................127 298 – Definindo macros para condições específicas..........................128 299 – Conversão de macros em códigos VBA.......................................128 300 – Módulos e VBA............................................................................128

iniciais_dani.p65

11

14/5/2004, 10:54

O Word é o processador de texto mais vendido do mundo. Com ele você pode criar, compartilhar, revisar e publicar documentos. A cada nova versão do produto, você encontra ferramentas de variados tipos e funções, que aprimoram a produção e formatação dos seus textos. Acompanhe 64 dicas para aproveitar melhor os recursos oferecidos pelo aplicativo.

1.1 Primeiros passos Dica 1 – Iniciando o Word Para poder usufruir os recursos presentes no Word, é preciso saber como acessá-lo. 1. Para isso, clique no menu Iniciar>Programas>Microsoft Word. 2. Para facilitar a inicialização do Word, insira um atalho no local de sua preferência. 3. Com o Word aberto, você verá a tela do aplicativo.

Dica 2 – Digitação e navegação Agora é hora de aprender a digitar e navegar na tela do Word:

tecla Enter somente para iniciar um novo parágrafo.

• Inserindo um texto

• Navegando no texto

1. Para digitar um texto no Word, basta clicar na área branca e começar a digitar. 2. Perceba que o Word muda de linha automaticamente quando você está digitando e chega ao finalmente um parágrafo; portanto, utilize a

1. Para se movimentar pelo texto, você pode utilizar as barras de rolagem e depois clicar no local desejado para digitar. 2. Outra opção é usar as teclas correspondentes às setas para cima (Page Up ) ou para baixo (Page Down).

Dica 3 – As barras de ferramentas Como qualquer aplicativo que rode em ambiente Windows, o Word fornece um menu que exibe uma lista de comandos e funções.

Para facilitar a vida dos usuários, os comandos básicos são colocados em barras de ferramentas. Veja como inserir novas barras:

12

cap01 word.p65

12

13/5/2004, 12:16

1. Para inserir uma barra de ferramentas na tela principal, clique

com o botão direito do mouse sobre uma barra já apresentada. Surgirão opções de novas barras, selecione algumas e elas aparecerão no painel de controle. 2. Acomode-as no painel da forma que achar mais prática.

Dica 4 – Seleção de caracteres Selecionar caracteres no Word é bastante simples. Basta usar o mouse ou o teclado, seguindo os passos:

• Uma seleção especial: Seleção vertical

1. Para selecionar qualquer caractere digitado, basta clicar próximo ao caractere e mover o mouse, mantendo o botão esquerdo pressionado até o final da seleção. 2. Para selecionar um caractere com o teclado, use as setas para posicionar o cursor em frente à palavra desejada. Mantenha a tecla Shift pressionada e use as setas para selecionar a palavra ou qualquer outro caractere.

Ao selecionar uma palavra ou uma frase, você percebe que o Word mostra os caracteres na horizontal. Se você precisa aplicar uma formatação diferenciada no meio do texto, a seleção vertical é a mais indicada. Para selecionála, mantenha pressionadas as teclas Ctrl+Shift+Alt e movimente o mouse na direção desejada até o final da seleção.

Dica 5 – Salvando um trabalho É muito fácil gravar um trabalho no Word. É possível salvar um documento de diversas formas, ou mesmo configurar o Word para salválo automaticamente. Observe:

1. Para salvar seu texto, pressione o botão Salvar, localizado na barra de ferramentas padrão. 2. Se preferir usar teclas de atalho, pressione Ctrl+B.

Dica 6 – Alteração de zoom Regulando o zoom, você aproxima ou distancia a visualização do seu texto. A ferramenta zoom está localizada na barra de ferramentas padrão. 1. Se preferir, você também pode alterar o zoom pelo menu Exibir> Zoom. Na caixa que apa-

rece, selecione um nível ou percentual de zoom. 2. Nessa caixa você também pode visualizar várias páginas simultaneamente clicando na opção Várias páginas e escolhendo o número de páginas a serem mostradas pelo Microsoft Word.

13

cap01 word.p65

13

13/5/2004, 12:16

Dica 7 – Exibindo duas partes de um documento simultaneamente Muitas vezes, você pode dinamizar seu trabalho utilizando a tela dividida, assim tanto a manipulação quanto o acesso a qualquer parte do texto tornam-se muito fáceis. Para fazer isso no Word, proceda da seguinte forma:

no meio do texto indicando uma divisão. Clicando nessa seta, você determina o tamanho da divisão. 2. Para fazer a tela retornar ao normal, basta dar um duplo clique na barra de divisão do Word.

1. Vá ao item Janela, no painel de controle e selecione a opção Dividir com o mouse. Aparecerá uma seta

Dica 8 – Correção ortográfica Por padrão, o Word verifica automaticamente a ortografia das palavras digitadas, e, quando um determinado verbete não é reconhecido ou contém erros, ele é grifado em vermelho. Porém, como o dicionário do Word é bastante limitado, nem tudo o que é grifado está realmente incorreto.

• Ignorando um texto durante sua verificação ortográfica 1. Selecione o texto ou trecho de texto que não deve passar pela verificação ortográfica.

2. Acesse o menu Ferramentas e escolha a opção Idioma e, na seqüência, a opção Definir idioma. 3. Na janela Idioma, selecione o item Não verificar ortografia ou gramática.

• Definindo opções da correção ortográfica 1. Clique no menu Ferramentas e, em seguida, Opções. Procure a guia Ortografia e gramática. 2. Para habilitar ou desabilitar a verificação automática da ortografia do texto, basta marcar ou desmarcar a opção Verificar Ortografia ao digitar.

Dica 9 – Ferramentas Localizar e Substituir Com os recursos Localizar e Substituir, você pode evitar a repetição excessiva de um verbete. Confira como usá-los:

• Localizar 1. Acesse o menu Editar e escolha a opção Localizar. Ou, se preferir, use o atalho Ctrl+L.

2. Digite em Localizar os caracteres ou palavras a serem buscados. 3. Na seqüência, pressione o botão Localizar próxima. Se o Word achar a palavra solicitada, ela ficará destacada na tela. 4. Pressionando novamente Localizar próxima o Word vai buscar, se houver, mais palavras coincidentes.

14

cap01 word.p65

14

14/5/2004, 11:01

• Substituir 1. Clique no menu Editar >Substituir. 2. Digite a palavra a ser substituída em Localizar, e a nova palavra na opção Substituir por. Clique em Substituir ou Substituir tudo, para fazer as alterações.

Dica 10 – Textos divididos em colunas No Word você também pode criar textos em mais de uma coluna. Veja como é fácil:

2. Acesse o menu Formatar, escolha a opção Colunas e a quantidade de colunas desejada. Note que há um ícone na barra de ferramentas padrão que simplifica a escolha do número de colunas que serão apresentadas no texto.

• Utilizando duas ou mais colunas no texto inteiro 1. Selecione todo o seu texto, ou apenas parte dele, com o mouse ou por meio do atalho Ctrl+T.

Dica 11 – Comandos Desfazer e Refazer O que fazer quando apagamos acidentalmente algum trecho do texto que estamos escrevendo? Utilizamos os comandos Desfazer e Refazer, que revertem ou desfazem a última execução. Observe:

1. Digite uma frase. 2. Agora apague qualquer palavra da frase. 3. Para recuperá-la, pressione o botão Desfazer ou utilize as teclas Ctrl+Z.

15

cap01 word.p65

15

13/5/2004, 12:16

Dica 12 – Copiar e Colar Os comandos Copiar e Colar podem facilitar bastante a sua vida. Você pode utilizá-los, por exemplo, quando houver necessidade de repetir palavras, caracteres ou figuras. Para utilizá-los, siga os passos:

1. Selecione um trecho do seu texto e pressione Copiar. Se preferir, utilize o atalho, pressionando as teclas Ctrl+C. 2. Clique sobre um ponto do seu texto e pressione o botão Colar, ou, se preferir, use o atalho Ctrl+V.

Dica 13 – Modificando o Modo de exibição É possível elaborar seu texto em diferentes modos de exibição. Do layout normal ao de impressão, você pode antecipadamente definir com qual tipo quer trabalhar. E estes são os procedimentos:

1. No menu Exibir selecione uma destas opções: Normal, Layout de impressão, Layout da Web e Estrutura de tópicos. Se não gostar do resultado, repita o procedimento selecionando outra opção.

1.2 Formatação de textos Dica 14 – Estilos de formatação Os estilos de formatação são configurações que você cria para padronizar seu texto. Suponhamos que você sempre utilize a fonte Bell MT, tamanho 11, itálico, e defina a cor azul para os subtítulos apresentados no seu

texto. Nesse caso você poupa tempo utilizando o recurso de estilos padronizados, pois ao criar um estilo para um determinado trecho do texto, a formatação de qualquer parte do seu trabalho torna-se muito mais fácil.

1. Comece digitando seu texto sem se preocupar com a formatação de cada título ou subtítulo. 2. Para criar um estilo, vá a Formatar>Estilos e Formatação.

3. No Word 2002 ou XP a janela de estilos aparecerá no canto esquerdo superior. Pressione o botão Novo Estilo.

16

cap01 word.p65

16

13/5/2004, 12:16

4. Surgirá uma janela com opções para você criar um estilo. Depois de definir o estilo pressione OK.

5. Agora basta selecionar o trecho do texto e aplicar o padrão criado. Clique em Opções de estilo e selecione o estilo. 6. Após definir um estilo, você escolhe um padrão para ele da mesma forma que para um tipo de fonte. 7. Dependendo do tamanho do seu trabalho, talvez não compense usar estilos. Nos mais extensos, esse recurso poderá poupar um bocado do seu tempo no processo de formatação.

Dica 15 – Numeração de páginas Para numerar as páginas de um trabalho, clique em Inserir> Número de páginas. Surgirá uma caixa na qual você deve escolher se a numeração aparecerá no cabeçalho ou no rodapé do texto, como será o alinhamento do texto e a página em que se iniciará a numeração. Para alterar as configura-

ções-padrão para apresentação dos números, clique em Formatar e escolha o novo formato.

Dica 16 – Alterando o tamanho e tipo de fonte Há diversos tipos e tamanhos de fontes – tipo de letra do seu texto – no Word. Tal variedade permite que você personalize seus textos. Aprenda como fazê-lo: 1. Se você já iniciou o texto, basta selecionar (marcando com o mouse) o trecho que deverá ser alterado.

2. Na barra de ferramentas Formatação, clique no menu Fonte e escolha um dos tipos de fonte. 3. Para mudar o tamanho da fonte, selecione o trecho do texto a ser alterado e clique no item que apresenta o tamanho da fonte na barra de ferramentas. Nele você define o tamanho da fonte de que necessita.

17

cap01 word.p65

17

13/5/2004, 12:16

Dica 17 – Minúsculas e maiúsculas Você quer criar um texto que apresente letras maiúsculas e minúsculas em determinados locais? Veja como proceder:

culas e minúsculas em seu texto. Selecione uma e dê OK.

1. No menu Formatar, clique no item Maiúsculas e minúsculas. 2. Surgirá uma janela com opções para alterar a disposição de maiús-

Dica 18 – Definindo a cor da fonte Se você quiser personalizar ainda mais seus textos, use a opção Cor da fonte, na qual você altera a cor das fontes usadas em seus textos. Use as coordenadas a seguir.

1. Selecione o trecho a ser modificado e, na barra de formatação, clique

em Cor da fonte e escolha uma cor. 2. Se preferir, clique em Formatar> Fonte. Na janela que surge, você escolhe cores e efeitos, entre outros. Por fim, dê OK para confirmar.

Dica 19 – Marcadores e numeração Em determinados trabalhos é necessário marcar ou numerar tópicos e passagens importantes. No Word você encontra um recurso para isso. Confira como utilizá-lo:

uma, há várias opções de estilo. Basta selecionar a sua preferida e clicar em OK para concluir.

1. Selecione o trecho a ser marcado ou numerado. 2. Clique em Formatar> Marcadores e Numeração, escolha um tipo de marcação e dê OK para concluir. 3. Na tela apresentada você terá 4 opções principais: Com Marcadores, Numerada, Vários Níveis e Estilo de Lista. Em cada

18

cap01 word.p65

18

13/5/2004, 12:16

Dica 20 – Opções de efeito de texto Algumas opções do Word possibilitam que você insira efeitos especiais no seu texto. Vale ressaltar que esses pequenos efeitos de animação só são visíveis na tela do computador. Veja, passo a passo, como inseri-los:

uma pré-visualização e saber como vai ficar na tela do computador. Por fim, pressione OK.

1. Selecione o trecho em que deseja inserir um efeito. 2. Acesse o menu Formatar, clique em Fonte e, na guia Efeitos de Texto, escolha o efeito desejado. Selecione uma opção para ter

Dica 21 – Parágrafos Muitas vezes, é necessário formatar parágrafos, ou seja, adaptá-los a certas especificidades de espaçamento, recuo e alinhamento. O Word mantém uma formatação padrão, mas como você verá, ela pode ser modificada pelo usuário. 1. Selecione o(s) parágrafo(s) a ser(em) formatado(s). 2. Clique no menu Formatar e escolha a opção Parágrafo. Esta tela será apresentada:

3. Agora basta especificar o recuo, o espaçamento e o alinhamento. Para concluir, pressione OK. Vale ressaltar que, no momento em que as alterações são feitas, o Word gera uma prévisualização do seu trabalho.

Dica 22 – Alinhamento e espaçamento de parágrafo Também é possível modificar o alinhamento e espaçamento (aumentar ou diminuir a distância entre duas linhas) do seu parágrafo por meio da barra de formatação.

Há quatro formas de alinhar seu texto: à esquerda, à direita, centralizado ou justificado. Veja como alinhar e espaçar seus parágrafos:

19

cap01 word.p65

19

13/5/2004, 12:16

1. Para obter o alinhamento, selecione o trecho a ser alinhado. 2. Na barra de ferramentas clique em um tipo de alinhamento. 3. Para obter o espaçamento, selecione o trecho para formatação

e, clique em Espaçamento entre linhas, aparecerá uma lista de valores. Defina um e dê OK. 4 . S e p r e f e r i r, a c e s s e o menu Formatar >Parágrafos e defina o espaçamento.

Dica 23 – Criando uma Marca d’água Veja, nesta dica, como adicionar uma marca d’água aos seus textos. 1. Clique em Formatar>Plano de fundo>Marca d’água impressa. 2. Na caixa que se abre, selecione Marca d’água de figura ou Marca d’água de texto e dê OK.

Dica 24 – O recurso Contar palavras Como ter uma estatística completa sobre o seu trabalho, com contagem de número de páginas, palavras, caracteres, parágrafos e linhas? O Word processa essas informações durante à elaboração do texto, veja como acessá-las: 1. Na barra de ferramentas, clique em Contar palavras. Assim, aparecerá uma janela com dados estatísticos do seu texto.

Dica 25 – Alterando o nome do autor Colocar seu nome na autoria de um documento auxilia na sua identificação autoral. Veja como fazer isso:

1. Clique no menu Ferramentas>Opções>Usuário. 2. Digite o nome do autor na caixa Nome e o que mais quiser. Clique em OK.

20

cap01 word.p65

20

14/5/2004, 11:04

Dica 26 – Definindo o plano de fundo No Word você tem à disposição cores e matizes para modificar o Plano de fundo do seu texto. Veja como fazer isso:

para deixar o fundo do seu texto com aspecto ainda mais diferenciado.

1. Acesse o menu Formatar> Plano de fundo. 2. Será aberta uma janela com algumas cores. Selecione uma e seu documento terá a cor do plano de fundo alterada. 3. Nessa opção você pode selecionar Efeitos de preenchimento

Dica 27 – Formatação automática Que tal aplicar automaticamente todos os recursos de formatação que verificamos? Há dois modos de fazer isso:

• Formatar automaticamente após fazer a digitação do texto

• Formatar automaticamente à medida que digita 1. Clique em Formatar>Opções de autoformatação. 2. Ao digitar na guia Autoformatação, selecione os itens que preferir.

1. Clique no menu Formatar> Autoformatação. Surgirá a seguinte tela:

2. Clique em Opções e escolha o que deseja, marcando e desmarcando os itens. Depois pressione o botão OK.

21

cap01 word.p65

21

13/5/2004, 12:16

1.3 Inserindo textos e figuras Dica 28 – Comentários no texto Esta dica é para quem precisa colocar comentários e observações gerais ou particulares em seu trabalho, para consultas posteriores. Veja como é simples:

somente em alguns modos de visualização do Word, acessíveis pelo menu Exibir.

1. Selecione o trecho em que deseja inserir um comentário. 2. Clique em Inserir> Comentários. 3. Escreva seus comentários no balão que surgirá. Lembre-se de que os comentários são exibidos

Dica 29 – Símbolos Você também pode colocar símbolos (©, de Copyright, etc.) em seus textos no Word. Siga os passos: 1. Na barra de ferramentas, clique no menu Inserir>Símbolo. Será aberta esta tela:

2. Nessa janela, você localiza uma grande quantidade de símbolos. Selecione um e clique em Inserir. 3. A opção Subconjunto facilita a localização de símbolos, pois os separa em categorias, como formas de números. Clicando em Caracteres especiais, você vê teclas de atalho que podem ser usadas para inserir os símbolos mais comuns.

Dica 30 – Bordas e sombreamento A inserção de bordas e sombreamento no seu texto é um recurso disponibilizado pelo Word para melhorar a aparência de seus trabalhos. Para fazê-lo, siga estes passos:

1. Selecione o trecho que conterá a borda ou o sombreado. 2. Clique no menu Formatar> Bordas e Sombreamento. Aparecerá esta tela:

22

cap01 word.p65

22

13/5/2004, 12:16

3. Ela apresenta três opções principais: Bordas, Bordas de página e Sombreamento. Clique sobre a opção desejada. Nesse momento, serão apresentados vários estilos para que você possa escolher. Defina um e dê OK. 4. Se preferir, vá até a barra de ferramentas padrão e clique no ícone Bordas, como mostrado na figura ao lado.

Dica 31 – Notas de rodapé Como você sabe, em muitos trabalhos, o uso de rodapés é indispensável. Também nesse caso, o Word fornece um recurso para que notas de rodapé sejam inseridas no texto. Observe no passo-a-passo como fazer isso: 1. Posicione o cursor à frente da palavra ou frase sobre a qual quer criar um rodapé.

2. Clique no menu Inserir, e escolha a opção Referência. 3. Clique em Nota de Rodapé e defina a configuração necessária, o que inclui especificar a posição em que a nota será inserida e o seu formato de apresentação. Por fim, dê um clique no botão Inserir.

Dica 32 – Índices para textos Um índice é sempre útil para localizarmos determinados assuntos em um texto. Pois o Word também disponibiliza esse recurso para que você possa editar seus textos da melhor forma. Veja como fazê-lo: 1. Clique no menu Inserir e, em seguida em, Referência> Índice. Será exibida a seguinte tela:

2. Basta escolher um tipo de índice (Remissivo, Analítico, etc.), e selecionar algumas opções, como formato e alinhamento do índice. Além disso, é possível criar vários estilos de sumários.

23

cap01 word.p65

23

13/5/2004, 12:16

Dica 33 – Organograma Nesta dica você aprenderá a inserir automaticamente organogramas em seu trabalho criado no Word. 1. Clique em Inserir>Figura> Organogramas.

2. Agora, basta adicionar o texto desejado em cada campo hierárquico do seu organograma. 3. Se necessitar de mais ramificações ou de outra cor, definaas em Layout. 4. Você pode adicionar novos elementos ao organograma clicando no botão Inserir forma e escolhendo entre as opções Subordinado, Colaborador ou Assistente, de acordo com o nível hierárquico do elemento que pretende adicionar. Existe também o botão Autoformatação, que permite trocar o estilo de apresentação do organograma.

Dica 34 – Autotexto Em seus documentos-padrão, você pode inserir saudações e mensagens programadas de acordo com as normas de comunicação. Saiba como, a seguir:

1. Clique em Inserir>Autotexto. 2. Você terá uma série de opções de saudações, referências e assuntos padronizados de acordo com as formas de apresentação de relatórios, cartas e correspondências. Basta escolher uma.

Dica 35 – WordArt O WordArt produz letras estilizadas, muito usadas em banners e capas de trabalhos. E o melhor de tudo é que esse efeito pode ser facilmente inserido em qualquer texto feito no Word. Basta seguir os passos:

3. Na janela que se abre, digite a palavra ou frase para receber o tratamento do WordArt e pressione o botão OK.

1.Clique em Inserir>Figura >WordArt. 2. No WordArt, você terá à disposição uma Galeria de opções de arte. Selecione um estilo e dê OK.

24

cap01 word.p65

24

13/5/2004, 12:16

Dica 36 – Figura do arquivo Como fazer para adicionar figuras gravadas em seu computador a um arquivo? Siga este passo-apasso e descubra. 1. Clicando em Inserir>Figura> Do Arquivo, será aberta a seguinte tela:

2. Selecione a pasta e o arquivo desejado. Depois, clique em Inserir. 3. Após inserir a figura é possível redimensioná-la clicando sobre sua borda e arrastando-a até o tamanho desejado. 4. Caso queira mover a imagem, clique sobre ela e arraste-a para a posição desejada. Você também pode usar a Barra de ferramentas de objeto que surgiu no momento em que foi inserido o objeto.

Dica 37 – Tabelas Além de um versátil editor de textos, o Word também é ótimo com construção de tabelas demonstrativas. Confira, nesta dica, como inserir uma no seu documento. 1. Clique em Tabela>Inse rir> Tabela.

2. Surgirá a caixa de diálogo ao lado. Nela digite a quantidade de linhas e colunas, e defina como será o auto-ajuste. Nessa janela, há um botão de Autoformatação. Clique nele e serão apresentadas diversas opções prontas de estilo de formatação para sua tabela. Escolha uma e pressione OK. Para excluir uma tabela, vá ao menu Tabelas e clique em Excluir.

25

cap01 word.p65

25

13/5/2004, 12:16

Dica 38 – Quebras de página A quebra de página – representação da paginação de um documento – permite que você determine o ponto em que deseja que o documento impresso avance para a próxima página. Veja como inserir uma: 1. Posicione o cursor onde você quer que se inicie a quebra de página. Depois disso, clique no menu Inserir>Quebra. Será apresentada a seguinte janela:

2. Nela, basta escolher a opção Quebra de página e clicar no botão OK. Nessa janela, você também tem outras opções, como por exemplo, Quebra de coluna ou Quebra automática de texto, que servem para dividir o texto em seções. 3. É preciso tomar cuidado com esse recurso, se durante a produção de um texto você quiser dividi-lo em partes para aumentar seu conteúdo. Isso pode ter um efeito negativo se as divisões não tiverem por base um critério lógico. Uma dica é clicar em Visualizar impressão para ver como fica.

1.4 Segurança e proteção Dica 39 – Salvando uma cópia de backup do arquivo É importante gerar uma cópia de segurança de todos os arquivos que você criar. Isso porque se você apagar o orinal por acidente ou mesmo se perdê-lo, ainda terá uma cópia dele guardada. Para fazêlo, siga os passos desta dica. Veja também como criar backups de seus arquivos.

1. Clique em Arquivo>Salvar ou Salvar como. 2. Ao abrir a janela Salvar como, clique em Ferramentas>Opções de salvamento. 3. Selecione a opção Criar sempre backup e dê OK. Assim, o Word sempre fará backup dos arquivos salvos.

26

cap01 word.p65

26

13/5/2004, 12:16

Dica 40 – Exigindo senhas para abrir ou alterar um arquivo É possível trabalhar com documentos de acesso restrito no Word. Para tanto, basta inserir uma senha no seu documento. Veja, passo a passo, como proteger seu documento:

2. Você poderá criar uma senha de proteção e outra de alteração.

1. Clique no menu Ferramentas>Opções>Segurança.

Na caixa Senha de proteção, digite uma senha e dê OK. O Word pedirá a confirmação da senha em uma pequena janela.

• Criando uma senha para abrir o arquivo

• Criando uma senha para alteração Na caixa Senha de gravação, digite uma senha e dê OK. Confirme a senha e clique no botão OK.

Dica 41 – Removendo informações ocultas e particulares Antes de repassar um documento para alguém, é recomendável remover informações particulares. Assim, você evitará a divulgação acidental de informações ocultas, como nomes associados a comentários ou a alterações controladas. Agora você confere, passo a passo, como fazer isso:

1. Acesse o menu Ferramentas e dê um clique em Opções. 2. Será apresentada a janela abaixo. Nela, acesse a guia Segurança. 3. Depois disso, marque o item Remover informações pessoais deste arquivo ao salvar. 4. Pressione o botão OK. Depois, salve o documento do Word.

Dica 42 – Permitindo alterações controladas e comentários em um documento Se você tem um trabalho que pretende enviar para análise de um revisor ou consultor, e não quer deixar o documento totalmente vulnerável, uma boa opção é mantêlo parcialmente protegido, habili-

tando-o apenas a sofrer comentários ou alterações controladas. Veja como a seguir: 1. Acesse o menu Ferramentas e clique na opção Proteger documentos.

27

cap01 word.p65

27

14/5/2004, 12:40

2. Aparecerá uma janela com um campo em que você pode digitar uma senha. Esse procedimento é facultativo. 3. Se você pretende permitir a revisão do texto, marque Alterações controladas. 4. Já para permitir a inserção de comentários, marque Comentários. 5. Também é possível liberar alterações somente em campos de formulários ou seções desprotegidas, selecionando a opção Formulários.

Dica 43 – Removendo e alterando senhas Você pode, depois de inserir senhas em seus documentos, alterá-las ou removê-las desde que se lembre da anterior. Veja os procedimentos para isso: 1. Acesse o menu Ferramentas >Desproteger documento. 2. Aparecerá a janela Senha para você digitar a senha antiga. Depois, basta pressionar OK.

3. Também é possível remover as configurações e alterações de segurança que foram feitas anteriormente. Para isso, basta clicar novamente em Ferramentas> Opções>Segurança. 4. Na janela que surge, basta desmarcar as opções selecionadas e retirar as senhas.

1.5 Recursos de idiomas Dica 44 – Traduzindo um texto Embora possa ser considerado um tradutor limitado, o Word ajuda na tradução de textos, frases curtas ou fragmentos específicos. Para isso, siga os passos abaixo: 1. Primeiramente, vá ao menu Ferramentas>Idiomas>Traduzir. 2. Em O Que Traduzir? selecione sua opção com base nas explicações fornecidas nos próximos tópicos.

3. Para traduzir uma palavra ou frase, marque a opção Texto e digite o texto na caixa correspondente. 4. Para traduzir um trecho, selecione-o e marque Seleção atual. 5. Na opção Dicionário, selecione o idioma desejado. Lembrese de que a variedade de idiomas inseridos nessa caixa depende do número de dicionários de idioma instalados. Depois disso, dê OK.

28

cap01 word.p65

28

14/5/2004, 11:05

2. Aparecerá uma janela com um campo em que você pode digitar uma senha. Esse procedimento é facultativo. 3. Se você pretende permitir a revisão do texto, marque Alterações controladas. 4. Já para permitir a inserção de comentários, marque Comentários. 5. Também é possível liberar alterações somente em campos de formulários ou seções desprotegidas, selecionando a opção Formulários.

Dica 43 – Removendo e alterando senhas Você pode, depois de inserir senhas em seus documentos, alterá-las ou removê-las desde que se lembre da anterior. Veja os procedimentos para isso: 1. Acesse o menu Ferramentas >Desproteger documento. 2. Aparecerá a janela Senha para você digitar a senha antiga.

Depois, basta pressionar OK. 3. Também é possível remover as configurações e alterações de segurança que foram feitas anteriormente. Para isso, basta clicar novamente em Ferramentas> Opções> Segurança. 4. Na janela que surge, basta desmarcar as opções selecionadas e retirar as senhas.

1.5 Recursos de idiomas Dica 44 – Traduzindo um texto Embora possa ser considerado um tradutor limitado, o Word ajuda na tradução de textos, frases curtas ou fragmentos específicos. Para isso, siga os passos abaixo: 1. Primeiramente, vá ao menu Ferramentas>Idiomas>Traduzir. 2. Em O Que Traduzir? selecione sua opção com base nas explicações fornecidas nos próximos tópicos.

3. Para traduzir uma palavra ou frase, marque a opção Texto e digite o texto na caixa correspondente. 4. Para traduzir um trecho, selecione-o e marque Seleção atual. 5. Na opção Dicionário, selecione o idioma desejado. Lembrese de que a variedade de idiomas inseridos nessa caixa depende do número de dicionários de idioma instalados. Depois disso, dê OK.

28

cap01 word.p65

28

13/5/2004, 12:16

3. No item Várias páginas, você configura a formatação da sua impressão para uma ou mais páginas por folha ou formato livro.

4. No item Aplicar você define se quer aplicar essa configuração em todo o documento ou não.

Dica 48 – Configurando o tipo de papel para impressão Agora é hora de pensar na adequação do conteúdo ao tipo de papel utilizado. Veja como a seguir: 1. Clique em Arquivo>Configurar páginas. 2. Será aberta a mesma tela da dica anterior. Selecione, porém, a guia Papel.

3. Selecione em Tamanho de papel, o tipo de papel usado, a largura e a altura do documento que será impresso. Normalmente, você pode conseguir esses dados na embalagem do papel que colocará na sua impressora.

1.7 Convertendo documentos no Word Dica 49 – Convertendo um arquivo em outro formato Veja agora como converter documentos em outro formato: 1. Clique em Arquivo>Salvar como. 2. Na caixa Salvar como tipo, selecione o formato de arquivo desejado e clique em Salvar. 3. Além disso, procure sempre salvar seus documentos no

formato RTF (Rich Text Format), para que eles possam ser abertos em outro editor de textos sem perder suas características originais. Isso evita também a execução de macros prejudiciais ao seu micro, e que estejam incorporadas em arquivos .doc.

Dica 50 – Documento mestre Um documento mestre é a alocação de um conjunto de arquivos separados (subdocumentos). Seu uso é indicado para configurar um documento com várias partes. Para organizar um novo documento mestre, siga estes passos: 1. Clique no ícone de Novo documento. Clique em Exibir>

Estrutura de tópicos. Digite títulos para o documento e para cada subdocumento. Dê Enter após digitar cada título. 2. Atribua um estilo para cada subdocumento, usando a barra de ferramentas Estrutura de tópicos. 3. Clique em Elevar nível de tópico para aumentar o nível e Rebaixar nível de tópico para diminuí-lo.

30

cap01 word.p65

30

13/5/2004, 12:16

Dica 51 – Conversão de um documento em um documento mestre Para converter um documento do Word em parte integrante das opções do documento mestre, siga os passos a seguir: 1. Acesse o menu Exibir>Estrutura de tópicos. Se os subdocumentos estiverem recolhidos, clique em Expandir subdocumentos na barra de ferramentas Estrutura de Tópicos.

2. Se o documento estiver protegido, desproteja-o em Estrutura de tópicos e clique em Proteger documentos. 3. Clique no ícone do subdocumento que você deseja converter, e depois em Exibir documento mestre na barra de ferramentas Estrutura de tópicos. Para concluir, clique na opção Remover subdocumento.

1.8 Mala direta, envelopes e correspondências Dica 52 – Convertendo um envelope único Nesta dica você aprende a fazer envelopes com remetente e endereço do destinatário digitados e ordenados. 1. No menu Ferramentas vá até Cartas e correspondências e clique em Envelopes e etiquetas.

2. Clique na guia Envelopes e digite os dados do destinatário e do remetente. 3. Clique no botão Imprimir ou em Adicionar ao documento para gravar a etiqueta para futura impressão.

Dica 53 – Personalizando um envelope Veja agora como padronizar estilos e fontes para produções de envelopes em massa. 1. Clique em Ferramentas> Cartas e correspondências > Envelopes e etiquetas. 2. Clique na guia Envelopes e digite os dados do destinatário e do remetente da correspondência. 3. Clique em Opções e será aberta uma pequena caixa. Depois disso, acesse a guia Opções de envelope. 4. Selecione qual item deseja alterar (Endereço para entrega,

Endereço de devolução) e clique no botão Fonte. 5. Para definir a alteração como padrão, após efetuar a operação acima clique em Padrão e confirme.

31

cap01 word.p65

31

13/5/2004, 12:16

Dica 54 – Inserindo um endereço do catálogo Um catálogo de endereços no arquivo pode agilizar bastante o processo de produção de envelopes e etiquetas. Veja agora como criar um: 1. Em Ferramentas>Cartas e correspondências, clique em Envelopes e etiquetas.

2. Clique na guia Envelopes ou na Etiquetas e em Inserir endereço. 3. Na caixa Exibir nomes de você pode selecionar seus contatos ou catálogo de endereços do Outlook (se você tiver instalado). Também poderá, em vez disso, digitar sua base de dados e armazená-la para posterior uso no envio de envelopes ou etiquetas. Basta clicar em Novo e iniciar o cadastro.

Dica 55 – Criando um diretório de nomes e endereços Mesclar dados para um mesmo documento significa criar um diretório de membros, uma lista de nomes e endereços, etc. Agrupálos significa dinamizar as informações. Confira:

1. No menu Ferramentas vá até Cartas e correspondências e clique em Assistente de mala direta. 2. Em Selecione o tipo de documento, marque Diretório. Clique em Próxima: documento inicial e siga as instruções.

Dica 56 – Criando uma mala direta simplificada Veja nesta dica como criar uma mala direta. Existem diversos detalhes e estilos para sua confecção. Observe na seqüência como iniciar o processo de criação de uma mala direta: 1. No menu Ferramentas aponte para Cartas e correspondências e clique em Assistente de mala direta. 2. Será aberto um assistente com todas as etapas para gerar sua mala direta. Na etapa inicial defina se vai trabalhar com carta, e-

mail, etiqueta, envelopes, etiquetas ou diretório. Em seguida, clique em Próxima: documento inicial. Suponhamos que você defina o tipo de documento como Cartas. 3. A partir daí, o Assistente de mala direta torna-se profundamente intuitivo. Seguindo corretamente as instruções, você definirá sucessivamente qual documento será usado, a lista de endereços a ser consultada e, por fim, deverá redigir sua mensagem. O Word aplicará automaticamente o tratamento gráfico padrão.

32

cap01 word.p65

32

13/5/2004, 12:16

Dica 57 – Criação e envio de fax Para criar e emitir um fax a partir do assistente do Word, você precisará ter um computador configurado para enviar fax ou com acesso à Internet. Com uma das opções instaladas, acompanhe os passos desta dica: 1. Clique em Arquivo>Novo. 2. No painel de tarefas Novo

documento, entre em Novo documento com base em novo, clique em Modelos gerais e, depois, na guia Cartas e faxes. 3. Dê um duplo clique em Assistente de fax. 4. Para o envio de fax pela Internet, clique no botão Opção de fax pela Internet localizado no Assistente de fax.

Dica 58 – Criando currículos padronizados Observe nesta dica como utilizar alguns modelos de currículos disponibilizados pelos assistentes de criação do Word para que você possa escolher o layout mais adequado e preenchê-lo.

3. Inclua seus dados no modelo de currículo. Outra opção seria usar o Assistente de currículo. Vale testá-la.

1. Clique em Arquivo e escolha a opção Novo. Surgirá a caixa Novo documento com modelos predefinidos. 2. Em Outros documentos, selecione a opção Currículo profissional.

1.9 O Word e a Internet Dica 59 – Criando hiperlinks Hiperlink é um elemento gráfico ou um pequeno texto que serve como caminho de acesso rápido a uma página da Internet ou a um arquivo de sistema interno (Intranet). Caso sua formatação automática de hiperlink esteja ativada, basta digitar

um endereço de página já existente da Internet no documento. Se estiver conectado à Internet, ao clicar sobre o hiperlink ou apertar Ctrl+Enter, será aberta a página indicada. Basta que seu computador esteja online nesse momento.

33

cap01 word.p65

33

13/5/2004, 12:16

Dica 60 – Ativando ou desativando hiperlinks Para saber se o recurso de hiperlink está ativo, ou mesmo para cancelá-lo, é necessário seguir estes passos: 1. No menu Ferramentas clique em Opções de autocorreção e na guia Autoformatação ao digitar. Esta é a caixa de diálogo que será mostrada: 2. Em Substituir ao digitar marque ou desmarque a opção Internet ou Caminhos de rede por hiperlink. Depois disso, basta pressionar o botão OK.

3. Quando você estiver no meio de uma digitação e não quiser que o Word formate automaticamente um endereço de Internet específico, pressione Ctrl+Z ou clique em desfazer para que não apareça mais o hiperlink.

Dica 61 – Salvando um arquivo como página da Web É possível salvar em arquivo o seu documento do Word já com formato para a Web. Veja como a seguir. 1. Selecione o documento ou um trecho dele que você gostaria de salvar como página da Web. 2. No menu Arquivo, selecione a opção Salvar como página da Web. 3. Nessa caixa de diálogo digite o nome do arquivo a ser salvo e escolha a opção Página da Web no campo Salvar como tipo. Depois disso, pressione o botão Salvar.

4. Caso deseje, você pode agilizar seu trabalho ao salvar e publicar simultaneamente o seu texto na Internet. Para isso, escolha a opção Locais FTP no campo Salvar em.

Dica 62 – Criando uma página de Web Se você pretende montar uma página na Internet a partir do Word, o pontapé inicial da sua

construção passa pela tutela do Assistente de página na Web. Veja como proceder:

34

cap01 word.p65

34

13/5/2004, 12:16

1. No menu Arquivo, clique em Novo. 2. Na opção Novo documento, selecione Modelos e clique na guia Páginas da Web. 3. Dê um clique duplo em Assistente de página da Web. Ele o orientará, passo a passo, a inserir

um título, definir os quadros de navegação, adicionar e organizar páginas, e inserir um tema como fundo da sua página. Tudo isso é feito conforme você preenche a opção desejada e clica em Avançar. Por fim, dê Concluir.

1.10 Macros e programação Dica 63 – Gravando uma nova macro Criar uma macro é bastante simples. Seu primeiro passo deve ser gravar um comando para transformá-lo em uma macro. Nesta dica você confere, passo a passo, como fazer isso: 1. Primeiramente, clique no menu Ferramentas>Macro>Gravar uma nova macro. 2. Surgirá uma caixa de diálogo. Em Nome da macro, digite o nome da macro. 3. Na caixa Armazenar macro em, clique no modelo ou documen-

to desejado. No campo Descrição, digite um resumo sobre o funcionamento da macro. Dê OK. 4. No canto da tela, surgiu um pequeno ícone, e o cursor ganhou o formato de uma fita K7. Sua gravação começou. Digite a sua macro aqui e todas as informações serão gravadas. 5. Para interromper a gravação da macro, clique no ícone Parar. 6. Você pode definir uma macro para todos os documentos do Word ou apenas para um em especial.

Dica 64 – Atribuindo macros a uma barra de ferramentas Para otimizar ainda mais seu trabalho, você pode atribuir uma macro a uma barra de ferramentas ou a um menu. Veja como: 1. Na mesma caixa de diálogo da dica anterior, você encontrará a opção Ferramentas. Clique nela. 2. Depois, selecione a opção Comandos e clique sobre a macro que você está gravando.

3. Arraste a macro que está sendo gravada até a barra de ferramentas ou menu desejado. Depois clique em Fechar para iniciar a gravação. 4. No exemplo “Normal.NewMacrosMacro5”, você incluirá seus comandos automatizados. Basta gravar o comando e confirmar.

35

cap01 word.p65

35

13/5/2004, 12:16

No PowerPoint você encontra tudo o que precisa para organizar, desenhar e construir grandes apresentações (até mesmo com animações) e slides. Por isso, aproveite estas 60 dicas para aprender a usufruir as funcionalidades dessa aplicação.

2.1 Primeiros passos Dica 65 – A tela do PowerPoint Antes de explorar os recursos do PowerPoint, é preciso saber como acessá-lo. Observe:

1. Acesse o menu você pode a c e s s a r I n i c i a r > P r o g r a m a s> Microsoft PowerPoint. 2. Se preferir, o programa pelo atalho que foi criado no seu desktop durante a instalação do PowerPoint.

Dica 66 – Inserção de slides Para incluir mais slides na sua apresentação, siga os procedimentos descritos abaixo: 1. Clique em Inserir>Novo slide. 2. Escolha o layout do texto e o conteúdo. Depois, insira os dados seguindo as instruções apresentadas no próprio slide. Para apagar um slide, clique sobre ele e pressione Delete.

Dica 67 – Salvando uma apresentação Como em outros aplicativos do Office, salvar seus arquivos no PowerPoint é um processo muito simples. Observe: 1. No menu Arquivo, clique em Salvar ou Salvar como.

2. Aparecerá uma caixa de diálogo na qual você definirá o nome da sua apresentação. Observe que o “tipo de documento” definido é o de Apresentação.

36

cap02 powerpoint.p65

36

13/5/2004, 12:20

300 Dicas Dica 68 – Alinhamento de texto Para definir um alinhamento para o texto e os objetos de sua apresentação, basta seguir estes procedimentos: 1. No menu Formatar, clique em Alinhamento. Aparecerá um submenu. 2. Nele, escolha o tipo de alinhamento desejado: à direita, esquerda ou centralizado.

3. Você também poderá alinhar seu trabalho pela barra de ferramentas padrão, clicando no ícone do alinhamento desejado. Em caso de dúvidas, use o modelo padrão apresentado pelo PowerPoint.

Dica 69 – Criação de senhas de segurança Uma apresentação profissional geralmente contém informações confidenciais ou exclusivas. Assim, se precisar enviar o arquivo para um cliente ou para a sua equipe, a opção de criar senhas para seu trabalho pode ser muito útil. Veja como fazê-lo:

1. Acesse o menu Ferramentas> Opções>Segurança. 2. Em Senha de proteção ou Senha de gravação digite sua senha e dê OK. Para confirmar, digite-a novamente.

Dica 70 – Remoção ou alteração de senhas Caso deseje modificar ou excluir uma senha, basta repetir o caminho para criação de senhas e executar os procedimentos apresentados a seguir:

3. Se preferir substituí-la, basta apagar o conteúdo atual, digitar a nova senha e confirmar.

1. No campo Senha de proteção ou Senha de gravação (aquela a ser alterada), digite sua senha atual. 2. Para removê-la, selecione os símbolos que representam sua senha e apague-os por completo.

Dica 71 – Cabeçalhos, rodapés e slides Cabeçalhos e rodapés são recursos que auxiliam a organização dos seus slides, e a rápida identificação do conteúdo do slide. Nesta dica você aprenderá como utilizar esse recurso.

1. Vá ao menu Exibir e clique em Cabeçalhos e rodapés. 2. Para adicionar ou remover um cabeçalho, rodapé ou número de página, marque ou desmarque a caixa correspondente.

37


37

13/5/2004, 12:20

3. Para adicionar elementos a um slide, clique em Aplicar. E para generalizar a alteração, clique em Aplicar a todos.

Dica 72 – Data e hora nos slides de apresentação O processo para inserir data e hora em apresentações, folhetos ou anotações é muito simples. Observe: 1. Clique em Inserir>Data e Hora. 2. Será aberta a janela Cabeçalho e rodapé. Nela você pode, por exemplo, incluir horário e

data para um slide da apresentação (ou aplicá-los a todos os slides). Para fazê-lo, clique na guia Slide, opção Data e Hora. 3. Após escolher um estilo, defina se você vai Aplicar a todos ou apenas ao slide corrente, (Aplicar).

2.2 Desenvolvendo uma apresentação Dica 73 – O plano de fundo do slide Um slide pode ter diversas cores de fundo. Para modificar o plano de fundo de um slide, siga estes passos: 1. Selecione os slides nos quais deseja alterar o plano de fundo. 2. No menu Formatar, clique em Plano de fundo. Observe a figura:

3. Em Preenchimento do plano de fundo, clique na pequena seta à direita e faça suas configurações. Você pode simplesmente mudar a cor ou colocar efeitos visuais, adaptando-os de acordo com a sua necessidade. Depois basta clicar em Aplicar para modificar os slides selecionados.

38


38

13/5/2004, 12:20

300 Dicas Dica 74 – Modo de exibição padrão Se você quiser desenvolver seu trabalho em um modo de exibição específico a ser apresentado toda vez que o PowerPoint for aberto, acompanhe esta dica. 1. Em Ferramentas, clique em Opções e, depois, na guia Exibir. 2. Na opção Modo de exibição padrão, escolha um modo de exibição.

Dica 75 – Exibição de grades Grades são linhas entrecruzadas que auxiliam no alinhamento dos objetos inseridos na sua apresentação. Saiba agora como ativá-las ou desativá-las:

2. Em Definições de grade, marque ou desmarque a seleção Exibir linhas de grade na tela. 3. Para que essa definição se estenda a todas as apresentações, clique no botão Definir como padrão.

1. No menu Exibir, clique em Grades e guias.

Dica 76 – Exibição da guia Tópicos e slides Assim que você abre o PowerPoint, a guia Tópicos e slides pode ser visualizada à esquerda do vídeo. Ela mostra a estrutura da apresentação (tópicos), a forma e o conteúdo de cada slide. Nesta dica, você aprenderá, passo a passo, como ocultá-la ou mantê-la ativa durante o seu trabalho. 1. Para ocultá-la, basta clicar em Fechar, ou arrastar a barra divisora para a esquerda. 2. Para visualizá-la novamente, clique no ícone Modo normal (Restaurar painéis).

3. Se preferir visualizar os slides em miniatura, clique no ícone Modo de classificação normal.

39


39

13/5/2004, 12:20

Dica 77 – Definição do layout e design do slide O layout, ou seja, a disposição, do slide é o pontapé inicial para a construção de uma apresentação. Já o design relaciona-se à decoração, ao estilo do seu slide. O PowerPoint possui um acervo de formas que você pode acionar para alterar um ou mais slides de sua apresentação. Veja como defini-los:

2. Em Slides informe de quais deseja modificar o layout. No painel Layout do slide, escolha uma das opções e aplique-a. 3. Para definir o design, acesse o menu Formatar>Design do slide.

1. No menu Formatar, clique em Layout do slide. Aparecerão diversos formatos que podem ser selecionados.

4. Surgirá o painel de tarefas, que exibirá o design atual e os demais disponíveis para uso. Selecione seu favorito e confirme.

Dica 78 – Modificação do esquema de cores Um esquema de cores é o conjunto das oito cores usadas nos elementos da estrutura do slide (plano de fundo, texto, linhas, sombra, título do texto, preenchimentos, símbolos e hiperlinks). Veja como modificar esse esquema: 1. Na barra de ferramentas formatação, clique em Estrutura e, no painel de tarefas, em Esquema de cores. 2. Com os slides já selecionados, clique na parte inferior do painel de tarefas, em Editar cores do esquema.

40


40

13/5/2004, 12:20

300 Dicas Dica 79 – Configuração de intervalos para apresentações Uma das características fundamentais de uma apresentação eficiente é o tempo adequado de transição entre um slide e outro. Nesta dica você verá como sincronizar a troca de slides e sua exposição oral. 1. Acesse a guia Slides e selecione os slides. No menu Apresentações clique em Transição de slides.

2. Marque em Automaticamente após e digite quantos segundos deseja que o slide permaneça na tela. 3. Se preferir, você pode configurar a apresentação para trocar de slide de acordo com o comando do mouse. Para isso, basta selecionar Ao clicar com o mouse e Automaticamente após.

Dica 80 – Adicione efeitos de transição Os efeitos de transição são sempre uma boa opção para incrementar sua apresentação. Depois de definir o tempo de mudança de um slide para outro, poderá definir um efeito visual que acompanhará essa transição. Veja:

1. Clique no menu Apresentações e selecione Transição de slides. 2. Na lista de efeitos, selecione o que preferir. Se quiser, também clique em Aplicar a todos os slides. 3. Para não aplicar o mesmo efeito a todos os slides, selecione alguns e programe um efeito para cada um.

Dica 81 – Desativando intervalos entre slides Desativar o intervalo entre slides não os exclui definitivamente. Caso mude de idéia, basta reativá-los. Observe:

3. Para desativar, clique em Avançar slides, e opte por Manualmente.

1. No menu Apresentações clique em Configurar apresentação. 2. Para ativar, vá até Avançar slides e marque a opção Usar intervalos, se houver.

Dica 82 – O slide mestre No slide mestre são armazenadas informações referentes ao modelo, desde estilos de fonte até formas de layout. Nele, você arquiva e define qualquer configuração realizada em uma apresentação. Veja como mantê-lo ao seu dispor:

1. No menu Exibir, selecione Mestre e clique em Slide mestre. 2. É possível, ainda, renomear seu slide mestre em Modo de exibição de um slide mestre>Renomear mestre. 3. Para armazenar informações sobre estilos de título, clique em Inserir título mestre, no mesmo painel de tarefas.

41


41

14/5/2004, 10:50

Dica 83 – Impressão de folhetos Além da exposição visual da apresentação, o PowerPoint possibilita a elaboração de folhetos impressos com os slides. Nesta dica, você aprende a imprimir suas apresentações. 1. No menu Arquivo, clique em Visualizar impressão. Para escolher a orientação da impressão, clique em Opções, depois em Ordem de impressão, e selecione Horizontal ou Vertical.

2. Clique em Opções>Cabeçalhos e rodapés, defina as configurações e clique em Aplicar. Em Anotações e folhetos, defina suas configurações. 3. Se a intenção for realizar uma impressão de folheto em cores, vá até o menu Exibir>Cor>Escala de cinza>Cor. Por fim, certifique-se de que a impressora esteja no modo de impressão colorida.

Dica 84 – Figuras como plano de fundo de apresentações Além de alterar os matizes do fundo de sua apresentação, no PowerPoint você pode inserir em seu trabalho figuras e imagens compatíveis com a capacidade do Windows, como os formatos TIF e BMP. Veja, a seguir, como fazer isso:

2. Nessa caixa, selecione a opção Efeitos de preenchimento. 3. Na caixa que se abrirá, clique na guia Figura e aperte o botão Selecionar figura. Depois basta escolher o nome do arquivo de imagem desejado.

1. No menu Formatar, clique em Plano de fundo. Surgirá uma caixa com as opções de fundo para sua apresentação.

Dica 85 – Efeitos sonoros em slides A combinação música e imagem sempre faz sucesso. Por isso, nesta dica, você aprende a inserir efeitos sonoros e musicais – inclu-

sive com sons extraídos de arquivos do seu computador ou da Internet – em slides. Observe:

42


42

13/5/2004, 12:20

300 Dicas 1. Exiba o slide no qual deseja incluir os efeitos de som. Clique no menu Inserir>Filmes e som. 2. Se você for inserir um som do seu computador, clique em Som de arquivo. 3. Quando aparecer a mensagem, clique em SIM para executar automaticamente o som ao ser exibido o slide. Agora, se você prefe-

rir comandar o efeito sonoro com o mouse, escolha a opção NÃO.

Dica 86 – Execução de CDs em apresentações Nesta dica você aprenderá a executar som de CDs em suas apresentações. Observe: 1. Coloque o CD de música no drive de CD-ROM. Depois, clique no slide em que deseja incluir música. 2. No menu Inserir, vá até Filmes e som e, logo em seguida, clique na opção Tocar faixa de áudio e CD. 3. Para repetir uma música até o fim da apresentação, marque a opção Repetir até parar. Em Tocar faixa de áudio de CD>Faixas escolha o número inicial e final da fai-

xa. Nas caixas Em, defina a hora inicial e final da execução e dê OK. 4. Clicando em SIM, a música é executada automaticamente. Em NÃO, ela só toca mediante clique no ícone do CD.

Dica 87 – Criação de apresentações a partir de outras preexistentes Se você tem uma antiga apresentação e deseja fazer algumas modificações para atualizar seu conteúdo, ou mesmo apenas modificar alguns detalhes, acompanhe esta dica: 1. Para começar, vá ao menu Arquivo>Novo. Na janela que aparece, clique em Escolher apresen-

tação, localizada na opção Novo com base em modelo anterior. 2. Agora, clique na apresentação que servirá como base para a sua nova. Depois, pressione Criar nova. 3. Execute as alterações, volte ao menu Arquivo e clique em Salvar como. Digite um nome para a apresentação em Nome do arquivo e clique em Salvar.

43


43

13/5/2004, 12:20

Dica 88 – Exibição de apresentações Depois de concluir os slides, chegou a hora de exibir o resultado final do seu trabalho. Veja como fazê-lo: 1. Abra a apresentação a ser exibida. Clique em Apresentação de slides. 2. No menu Apresentação, clique em Exibir apresentação. Veja um exemplo de como ela poderá ser exibida:

3. No Meu computador, abra o arquivo da apresentação e clique com o botão direito do mouse sobre o seu nome. Para exibi-lo, clique em Mostrar.

Dica 89 – O Assistente de viagem O Assistente de viagem auxilia o usuário na tarefa de agrupar uma apresentação para exibi-la em outro computador, com todos os seus parâmetros inalterados. Para isso, siga estes procedimentos:

2. Na janela que será aberta, basta clicar na opção apresentada e inserir o item solicitado.

1. No menu Arquivo, clique em Assistente de viagem.

44


44

13/5/2004, 12:20

300 Dicas 2.3 Recursos do Office aplicados Dica 90 – Organogramas Se você precisa incluir organogramas em suas apresentações, acompanhe esta dica. 1. No menu Inserir, escolha Figura e clique em Organograma. Aparecerá uma barra de ferramentas e um organograma será inserido no slide atual – em apresentações, isso geralmente serve para indicar estruturas hierárquicas. 2. Na barra Organograma, você pode alterar o layout do organograma ou adicionar ramificações hi-

erárquicas. Para isso, basta usar os ícones da barra. 3. Para digitar no interior das formas, clique sobre Edite seu texto e redija as informações.

Dica 91 – Figuras do arquivo Se você dispõe de uma ou mais figuras no arquivo do seu computador que têm ligação com o tema da sua apresentação e quer colocála(s) em um slide do PowerPoint, siga estas coordenadas:

1. Selecione o slide em que a figura será inserida. Depois, acesse o menu Inserir>Figura>Do arquivo. 2. Procure a figura na pasta de arquivos do seu computador, selecione-a e clique no botão Inserir.

Dica 92 – Símbolos Esta dica mostra como adicionar símbolos à sua apresentação. Esses símbolos vão desde caracteres em latim até marcas de registro de direitos autorais. Veja como inserir um símbolo:

2. Selecione o símbolo desejado e, logo em seguida, clique em Inserir.

1. No menu Inserir, clique em Símbolos. Aparecerá a janela apresentada ao lado.

45


45

14/5/2004, 10:27

Dica 93 – Recursos do Word em apresentações do PowerPoint Nesta dica, você aprenderá como utilizar um dos recursos do Word em uma apresentação do PowerPoint. Na hora de testá-la, você verá que, apesar de estar no PowerPoint, serão apresentados os menus do Word. 1. Acesse Inserir>Objeto. Na caixa de diálogo Inserir objeto, clique em Criar novo. 2. Na caixa Tipo de objeto, clique em Documento de Microsoft Word e dê OK.

3. Para acessar as ferramentas disponibilizadas pelo aplicativo, acesse o menu. Clique fora do quadro para retornar.

Dica 94 – WordArt WordArts são caracteres estilizados que permitem variações quanto à disposição de textos. Confira como usá-los:

2. No Editor de textos do WordArt, digite um texto, escolha o tipo de fonte, tamanho e estilo. Por fim, pressione OK.

1. Na barra de ferramentas Desenho clique no ícone Inserir WordArt e escolha o seu estilo favorito.

Dica 95 – ClipArts ClipArts são elementos de mídia (figuras e imagens) que podem ser inseridos em seus slides, incrementando seus trabalhos. Para usá-los, siga estes passos: 1. Acesse o menu Inserir> Figura>ClipArt.

2. Você terá disponíveis várias formas de pesquisa (por texto, galeria, etc.), além da opção de baixar figuras da Internet, no endereço do ClipArts online, que contém um belo acervo de cliparts e que é atualizado constantemente.

46


46

13/5/2004, 12:21

300 Dicas Dica 96 – Comentários No desenvolvimento da sua apresentação, muitas vezes é necessário incluir comentários, marcações ou anotações nos slides. Veja como fazer isso:

guardados em um pequeno quadrado. Para ler seu conteúdo, basta dar um clique sobre ele.

1. Selecione o slide no qual você pretende colocar o comentário. No menu Inserir, clique na opção Comentários. Surgirá um balão de cor amarela, como mostrado na figura ao lado. 2. Digite suas considerações nesse balão. Para finalizar, clique fora do balão. Os comentários ficarão

Dica 97 – Conteúdos em caixas de texto Há quatro tipos de recursos de texto que podem ser adicionados a um slide: Espaço reservado, AutoForma, WordArt e Caixa de texto. Os últimos são os mais utilizados. Veja, nesta dica, como manipulá-las:

2. Depois, clique no corpo da caixa e digite ou cole seu texto.

1. Na barra de ferramentas Desenho, clique em Caixa de texto.

Dica 98 – Dados do Excel em apresentações Suponha que uma planilha elaborada no Excel contenha informações importantes para a eficácia de sua exposição. Como transferi-las sem precisar reescrevê-las no slide? Basta seguir estes passos: 1. Abra o Excel. Selecione as células que deseja transportar para a apresentação e clique em Copiar. 2. No Power Point, escolha o slide que deve receber a informação. Clique em Editar>Colar especial.

3. Verifique se a opção Colar está marcada. Para redefinir o tamanho do fragmento selecionado do Excel como se fosse uma figura qualquer, clique em Figura. Se preferir que ele se torne um objeto incorporado (configurado no Excel), marque a opção Objeto de planilha do Microsof Office. Por fim, pressione OK.

47


47

13/5/2004, 12:21

Dica 99 – Vínculo entre células e slides Estabelecer um vínculo entre um documento do Excel e um slide do PowerPoint permite que qualquer alteração de dados na planilha do Excel automaticamente atualize os dados no slide. Confira:

de diálogo da dica anterior será aberta. Marque a opção Colar vinculado. 3. Experimente acessar a planilha do Excel, fazer alterações nela e salvála. Depois, volte ao PowerPoint. Você verá que os dados alterados na célula foram atualizados no slide.

1. No Microsoft Excel, selecione as células desejadas e clique em Copiar. 2. Depois de escolher o slide do PowerPoint que abrigará as células vinculadas, clique em Editar e selecione Colar especial. A mesma caixa

Dica 100 – Envio de apresentações Geralmente, mais de uma pessoa está envolvida na elaboração de apresentações. Para permitir que todos possam fazer alterações durante esse processo, o PowerPoint possibilita o envio rápido de slides. Observe: 1. Em Arquivo>Enviar para, clique na opção desejada. Antes, porém, salve as informações da apresentação.

2. Ao escolher um dos itens, será imediatamente aberto o programa correspondente para envio.

2.4 Álbuns de fotografia Dica 101 – Criação de álbuns de fotografia Veja, nesta dica, como criar um álbum de fotos em formato digital explorando os recursos que o PowerPoint oferece. Acompanhe: 1. Dirija-se ao menu Inserir>Figura e clique em Novo álbum de fotografia. Aparecerá esta janela:

48


48

13/5/2004, 12:21

300 Dicas 2. Vá até a opção Inserir figura de e escolha uma destas opções: Arquivo/Disco ou Scanner/Câmera. 3. Repita o procedimento para inserir outras fotos. Repare que são

apresentados uma visualização automática e botões para organizar ou remover as fotos.

Dica 102 – O layout do álbum Após confeccionar um álbum de fotografias, é importante definir o seu layout. Observe: 1. Abra um álbum de fotografias. No menu Formatar, clique em Álbum de fotografias. 2. Na caixa de diálogo Formatar álbum de fotografia, vá para Layout do álbum. Agora, siga uma destas direções: a) Se desejar configurar a foto ou a caixa de texto no slide, clique em Layout da fotografia. Mas se optar por Ajustar ao slide, você não poderá efetuar alterações no formato do design.

b) Se quiser um novo formato de moldura, selecione o seu favorito em Formato de moldura.

3. Ao final da operação, para qualquer das opções, clique em Atualizar.

Dica 103 – Legendas em fotos Colocando legendas em suas fotos, você pode identificar suas fotos, lembrar o autor, a data e o local em que foram tiradas; ou mesmo incluir o nome das pessoas fotografadas. Veja como utilizar esse recurso:

das figuras. Isso só não será possível se você já tiver definido o layout do seu álbum como Ajustar ao slide. Por fim, pressione Atualizar.

1. Abra o álbum ao qual você quer adicionar legendas e vá ao menu Formatar>Álbum de fotografias. 2. Em Opções de figura, marque a caixa de seleção Legendas abaixo

49


49

13/5/2004, 12:21

Dica 104 – Fotos e caixas de texto em um álbum Após definir a estrutura do álbum, você pode trocar a posição das fotos e das caixas de textos. Veja como a seguir: 1. No menu Formatar, clique em Álbum de fotografias.

2. Na caixa Formatar álbum de fotografias, em Fotografias no álbum, selecione o texto ou a foto que deseja movimentar e clique em Mover para cima ou Mover para baixo (sinalizadas pelas setas). Por fim, pressione Atualizar.

Dica 105 – Fotos em preto e branco As fotos em preto e branco são hoje uma opção para ter um efeito diferente em suas fotos. Se você tem um álbum de fotos e deseja saber como ele ficará nesse estilo, siga estes procedimentos: 1. No menu Formatar, clique em Álbum de fotografias. Já em Opções de figura, marque a caixa de seleção Todas as figuras em preto e branco. Depois, finalize clicando em Atualizar. Veja ao lado um exemplo desse tipo de efeito:

2.5 Animações Dica 106 – Esquemas predefinidos de animações Para incrementar sua apresentação, você pode usar o recurso de animação. Nesta dica, aprenda a adicionar efeitos de abertura e fechamento ao seu trabalho. 1. No menu Apresentação de slides, clique em Esquemas de animação.

2. No painel de tarefas Design de slide, em Aplicar aos slides selecionados, escolha um esquema de animação da lista. 3. Se quiser aplicar a animação para o conjunto de slides, clique em Aplicar a todos os slides. Existem mais de 30 opções de animação divididas por categoria. Basta escolher uma.

50


50

13/5/2004, 12:21

300 Dicas Dica 107 – Sons em animações Inserir efeitos sonoros em suas animações é uma forma de incrementálas ainda mais. Veja como fazê-lo: 1. Depois de selecionar o(s) slide(s), vá ao menu Apresentação e clique em Personalizar animação. 2. No painel de tarefas Personalizar animação, localize a lista de ani-

mações personalizadas, clique na seta para selecionar um dos itens e, em seguida, clique em Opções de efeito. 3. Entre na guia Efeitos, localize a opção Aperfeiçoamentos e clique na seta da lista de sons. Se o som desejado estiver na lista, selecioneo. Se for usar um som gravado em arquivo, marque Outros sons.

Dica 108 – Loops de animação Os loops fazem com que uma animação seja executada repetidamente. Nesta dica, você confere como fazer isso: 1. Acesse o menu Apresentação e clique em Personalizar animação. Na lista de animações apresentada, selecione a animação que deverá ser exibida em loop. 2. Clique na guia Intervalo e escolha uma das seguintes opções na lista Repetir:

• Se quiser repetir a animação um número determinado de vezes, escolha um valor numérico. • Se quiser repetir a animação até o clique do mouse, selecione Até o próximo clique. • Se quiser repetir a animação até o final da apresentação, clique em Até o fim do slide.

Dica 109 – Início ou final suave para animações Outro recurso disponível no PowerPoint é o de inserir inícios e encerramentos suavizados em animações. Veja como utilizá-lo:

mesmo as duas). Algumas animações, no entanto, não têm essas opções disponíveis.

1. No painel de tarefas Personalizar animação, selecione sua animação e clique em Opções de efeito. 2. Na Guia Efeitos>Configurações, selecione a caixa de seleção Início suave ou Final suave (ou

51


51

13/5/2004, 12:21

Dica 110 – Alterando a cor do texto após a animação Você já animou seu texto, mas gostaria de sublinhar ainda mais um determinado dado do texto. Então siga os passos desta dica!

Lista de animações personalizadas. Na seqüência, em Opções de efeito. 2. Na guia Efeitos, em Aprimoramento>Após animação, defina uma cor e confirme.

1. No painel de tarefas Personalizar animação, clique na seta do item

Dica 111 – Visualização de animações O PowerPoint oferece um grande número de combinações, variações e estilos de animação para incrementar sua apresentação. Saiba agora como habilitar a visualização de suas animações: 1. Clique no menu Apresentações, acesse Personalizar animação e escolha um destes procedimentos:

• Visualizando animações de um slide automaticamente: 1. Mostre o slide desejado e clique em Executar, na seção Personalizar animação.

• Visualizando animações após um clique: 1. Clique no botão Apresentação de slides para que a animação só seja exibida ao ser acionada com um clique.

Dica 112 – Animação após a execução Para manter uma animação sempre pronta para rodar após cada execução, sem precisar acioná-la a todo o momento, siga estes procedimentos:

1. No painel de tarefas Personalizar animação, escolha uma animação na lista apresentada. Clique na seta. 2. Depois clique em Intervalo. Por fim, marque a caixa Retroceder após a execução.

Dica 113 – Menus animados No PowerPoint você também pode inserir animações em menus. Veja como:

tende utilizar. Depois, clique em Fechar para visualizar o efeito.

1. Clique no menu Exibir>Barra de ferramentas>Personalizar. 2. Na guia Opções procure a opção Animações de menu e escolha o tipo de animação que pre-

52


52

13/5/2004, 12:21

Dica 117 – Exibindo anotações durante a apresentação Visualizar anotações durante a apresentação é bastante útil para não se esquecer de mostrar detalhes importantes. Veja como usar esse recurso: 1. Acesse o menu Apresentações, Transmissão online>Configurações.

2. Em Orador, selecione Exibir as anotações do orador junto com a apresentação. Salve a configuração. 3. Para fazer anotações, clique com o botão direito do mouse sobre o slide e escolha a opção. Anotações do orador.

Dica 118 – Enviando apresentações por fax Você já sabe como transmitir cópias de slides do PowerPoint para outra pessoa. Nesta dica, você verá como fazê-lo utilizando um aparelho de fax. 1. No menu Arquivo, clique em Visualizar impressão para ver como ficará o slide. 2. Depois de conferir, escolha Slides na seção Imprimir. Clique no botão Fechar.

3. Acesse o menu Arquivo> Configurar página. Na opção Slides dimensionados para, escolha Transparência. Nas caixas Largura e Altura, localizadas em Personalizado, defina as medidas necessárias. 4. Clique em Imprimir. Na opção Nome, selecione o aparelho de fax e dê OK.

2.7 O PowerPoint e a Internet Dica 119 – Visualizando uma apresentação na Web Para verificar como ficaria sua apresentação em uma página da Web, proceda da seguinte maneira:

Para isso, seria necessário também converter o formato para html.

1. No menu Arquivo, clique em Visualizar página da Web. Sua apresentação aparecerá no navegador padrão do seu computador, para que você possa ver como ela seria apresentada em um site na Internet. 2. Note que, por enquanto, trata-se apenas de um teste, pois o slide ainda não está na Internet.

54


54

13/5/2004, 12:21

300 Dicas 2.6 A transmissão de apresentações Dica 114 – Gravação e armazenamento de transmissões Nesta dica você aprenderá como gravar e armazenar sua apresentação para uma futura transmissão. 1. Abra a apresentação a ser transmitida. Em Apresentações selecione Transmissão online e clique em Gravar e salvar uma transmissão. 2. Após efetuar alterações na janela Gravar transmissão da apresentação, clique em Configurações.

3. Acesse a guia Orador, que se localiza em Local do arquivo. Nessa guia, localize Salvar arquivos de transmissão em e digite o endereço do arquivo. Por fim, pressione OK para salvar as novas configurações. 4. Na caixa Gravar transmissão da apresentação, clique em Gravar. No final, clique em Iniciar para, efetivamente, começar a gravação de sua apresentação. Agora, só falta transmiti-la.

Dica 115 – Transmissão de apresentações ao vivo Para transmitir sua apresentação ao vivo, é fundamental ter uma câmera e um microfone acoplados ao seu PC, seguindo as configurações do computador e do fabricante. O próximo passo é seguir os procedimentos abaixo: 1. Abra a apresentação a ser transmitida, acesse o menu Apresentação de slides, selecione Transmissão online e clique em Iniciar a transmissão ao vivo. 2. Na guia Orador, em Salvar arquivos de transmissão em, digite o endereço do arquivo e clique em OK.

3. Para convidar outras pessoas para assistir à apresentação online, clique em Convidar o público. O Outlook será acionado e você poderá enviar mensagens divulgando sua transmissão. Com tudo pronto, clique em Iniciar. 4. Neste momento, serão realizados testes de áudio e vídeo para averiguar se está tudo corretamente configurado. Clique em Iniciar para começar a transmissão. 5. Lembre-se de que a capacidade máxima de espectadores simultâneos é de dez pessoas.

Dica 116 – Reagendando ou excluindo uma apresentação O PowerPoint fornece um recurso que possibilita avisar os espectadores da apresentação sobre mudanças em datas ou o cancelamento da apresentação. 1. No menu Apresentações selecione Transmissão online e clique em Reagendar uma transmissão ao vivo.

2. Na caixa de diálogo Reagendar transmissão da apresentação, clique em Reagendar. O Outlook será ativado. 3. Altere a data e a hora. Salve as atualizações e clique em Enviar atualização. Para cancelar, clique em Excluir.

53


53

14/5/2004, 10:28

300 Dicas Dica 120 – Publicando apresentações na Web Sua apresentação foi um sucesso? Que tal publicá-la na Internet? Veja os passos necessários para isso: 1. Abra a apresentação a ser publicada na Web. No menu Arquivo, clique em Salvar como página da Web. 2. Na caixa Nome do arquivo, nomeie a página que será publicada. Em Salvar como tipo, selecione Página da Web.

3. Clique em Publicar. Localize o item Publicar o quê? e defina se vai publicar a apresentação completa ou apenas alguns slides. Nesse caso, escolha os slides. 4. Caso queira fazer configurações nas suas páginas, clique em Opções da Web e defina os itens desejados. 5. Para que outros tenham acesso à sua página, você terá que fazer o upload dos arquivos para seu servidor na Web.

Dica 121 – O botão de ação em um slide Em apresentações profissionais, botões de ação são fundamentais, uma vez que eles orientam os procedimentos do palestrante e auxiliam a organização da movimentação de slides. Veja como inseri-lo:

3. Se quiser, o hiperlink poderá abrir outro programa. Para isso, basta clicar em Executar programas e selecionar o arquivo clicando no botão Procurar. 4. Para adicionar som ao hiperlink, marque a opção Tocar som e escolha um efeito sonoro. Por fim, dê OK.

1. Em Apresentações, selecione Botões de ação, escolha um botão e desenhe-o com o mouse na sua apresentação. 2. Clique em Hiperlink e escolha para qual slide o leitor vai avançar quando clicar no botão.

Dica 122 – Agendando uma reunião online É possível avisar seus colegas a respeito de reuniões online usando o recurso de agendamento online de reuniões do PowerPoint, um meio de comunicação rápido e eficaz. 1. No menu Ferramentas clique em Colaboração online e, depois, em Agendar reunião. Veja a ilustração:

2. Nessa janela, digite os dados de quem receberá o comunicado sobre a reunião e clique em OK.

55


55

13/5/2004, 12:21

2.8 Macros do PowerPoint Dica 123 – Gravação e execução de uma macro simples Gravar uma macro significa armazenar os comandos mais usados para serem executados automaticamente no futuro. Após gravá-la, devemos executá-la. Veja como: 1. Para gravar uma macro vá ao menu Ferramentas>Macro>Gravar nova macro.

3. Clicando em OK, a gravação dos procedimentos será iniciada. Para encerrar a gravação da macro, pressione Stop. 4. Agora, para executá-la, vá ao menu Ferramentas>Macro>Macros. 5. Aparecerá a caixa Nome da macro. Digite ou selecione o nome da macro na lista apresentada e clique em Executar.

2. Na janela que surgir, digite um título para a macro. Logo abaixo, em Armazenar macro em, defina o local em que deseja armazená-la. Para inserir comentários sobre a macro que está criando, digite-os em Descrição.

Dica 124 – Configuração de macros para apresentações Além de gravar e armazenar macros para a fase de criação da apresentação, você pode criar uma especialmente para ser executada durante a projeção dos slides. Veja: 1. Vá até o slide e defina o objeto a ser utilizado para a execução da macro. 2. Feito isso, vá ao menu Apresentações e clique em Configurações. Surgirá uma janela.

3. Para executar a macro apenas com um clique, escolha Selecionar com o mouse. Se você preferir que a macro seja acionada ao passar o cursor do mouse sobre o objeto, escolha a opção Selecionar sem o mouse. 4. Clique em Executando macro e escolha, na lista, a macro a ser aplicada.

56


56

13/5/2004, 12:21

300 Dicas Com o Excel, você pode criar variados tipos de planilhas e tabelas, o que auxilia a organização e análise das suas informações. Além disso, no Excel, a realização de cálculos – que para muitos é um pesadelo – torna-se algo extremamente simples. Aproveite estas 113 dicas para entender melhor essa importante ferramenta.

3.1 Primeiros passos Dica 125 – Exibição de planilhas Ao iniciar o Excel, você encontra uma janela dividida em linhas e colunas – esta é uma planilha. Veja, nesta dica, como inserir ou excluir uma. 1. Abra uma pasta ou arquivo. 2. Na Barra de menus, clique em Inserir. Surgirão subitens, e você poderá escolher o que inserir (gráficos, macros, etc.).

3. Clique na opção Planilha e automaticamente uma nova planilha é criada. 4. Para excluir uma planilha, clique com o botão direito sobre a aba daquela que deseja excluir. 5. Aparecerão subitens, escolha a opção Excluir e pronto.

Dica 126 – Organização de planilhas Para organizar as informações contidas em sua planilha, acompanhe esta dica: 1. Para mudar o nome de uma planilha, clique com o botão direito do mouse sobre a aba correspondente. 2. Vários subitens surgirão, escolha a opção Renomear, digite um nome e confirme pressionando Enter. 3. Para mudar a ordem de uma planilha, clique sobre a sua aba e arraste-a para o novo local.

4. Para duplicar uma planilha, repita o procedimento anterior pressionando Ctrl antes de soltar o botão do mouse. 5. Para mudar a cor da aba, clique com o botão direito do mouse sobre ela e clique em Cor da guia... Surgirá uma paleta de cores. Escolha uma cor e clique em OK.

Dica 127 – A largura das colunas As colunas de sua planilha podem ser redimensionadas. Observe: 1. Posicione o ponteiro do mouse entre duas colunas e o cabeçalho. Ele assumirá a forma de uma seta preta dupla.

2. Clique, arraste e a largura da coluna à esquerda da seta mudará.

57

cap03 excel.p65

57

14/5/2004, 10:31

3. Para determinar um valor para a largura de uma coluna, clique nela e no menu Formatar>Coluna>Largura...

4. Digite um valor para a largura e pressione OK.

Dica 128 – A altura das linhas Também é possível aumentar ou diminuir a altura das linhas. Observe: 1. Coloque o ponteiro do mouse entre duas linhas e o cabeçalho de linhas até aparecer uma seta preta dupla.

2. Clique e arraste para cima ou para baixo para alterar a altura da linha acima da seta. 3. Para configurar um valor exato para a altura da linha, clique no menu Formatar>Linha>Altura... 4. Digite o valor e pressione OK.

Dica 129 – Inserindo linhas e colunas Se você esquecer de digitar alguma informação em uma planilha de cálculos, acrescente a ela linhas e colunas vazias. Acompanhe: 1. Para inserir uma coluna, clique na coluna à esquerda de onde a outra será inserida.

Pressionando Ctrl+Barra de espaço, você seleciona a coluna inteira. 2. Clique em Inserir>Colunas. 3. Para inserir uma linha, clique naquela abaixo de onde você quer inserir outra. Selecione a linha toda e clique no menu Inserir>Linhas.

Dica 130 – Ocultando e excluindo linhas e colunas Você também pode ocultar planilhas. Confira como: 1. Clique com o botão direito sobre o cabeçalho correspondente à linha ou coluna a ser excluída e na janela de opções que surgir, escolha Excluir. 2. Para somente ocultar (coluna ou linha), repita o passo 1, mas desta vez escolha a opção Ocultar. 3. Para exibi-las novamente, pressione Ctrl e clique no menu Formatar>Colunas ou Linhas>Reexibir.

58

cap03 excel.p65

58

13/5/2004, 13:13

300 Dicas Dica 131 – Salvando uma pasta de trabalho A pasta de trabalho é o conjunto de planilhas com o qual você trabalha no Excel. Veja como salvá-la: 1. Se for a primeira vez em que a pasta será salva, utilize o menu Arquivo>Salvar ou Arquivo>Salvar como...

2. Na caixa Salvar em localize o disco e a pasta de destino para a gravação do arquivo. 3. Digite um nome na caixa Nome do arquivo e clique em Salvar. 4. Para salvar alterações, clique em Salvar. Para salvá-lo em outra pasta ou renomeá-lo, use o botão Salvar como...

3.2 Edição de dados Dica 132 – Autopreenchimento Se ao digitar um texto qualquer dentro de uma célula, for preciso gerar uma seqüência dele, como os meses do ano, utilize o recurso de Autopreenchimento. Observe: 1. Ao digitar um texto, clique sobre a alça de preenchimento e arraste-a até onde quiser. Surgirá o ícone Opções de autopreenchimento, que ajuda a escolher o que deve ser feito. 2. Clique na seta ao lado do botão e selecione Copiar células, para obter cópias da célula original. 3. A opção Preencher seqüência gera uma lista com a seqüência do que foi digitado. 4. A opção Preencher formatação somente copia a formatação da célula de origem.

5. Para os dias da semana há duas opções: Preencher dias (os sete dias da semana) e Preencher dias da semana (de segunda à sexta). 6. Para personalizar mais o preenchimento, digite o primeiro valor em uma célula e selecione-a juntamente com aquelas que participarão da seqüência. Clique no menu Editar>Preencher>Seqüência... 7. Escolha como a seqüência será apresentada (Linhas ou Colunas). Em Seqüência, escolha Linhas; em Tipo, Linear e na caixa Incremento digite a variação dos números. Por fim, clique em OK.

59

cap03 excel.p65

59

13/5/2004, 13:13

Dica 133 – Cópia de valores Veja como copiar o conteúdo de uma célula para outro local:

lula de origem são copiados para a de destino.

1. Dê um clique na célula a ser copiada e vá ao menu Editar> Copiar. (Note que a célula fica com um tracejado ao seu redor). 2. Clique na célula de destino e cole o conteúdo selecionado acessando o menu Editar>Colar. 3. Uma marca inteligente – o botão Opções de colagem – surgirá no lado esquerdo da célula. Clique na seta ao lado do botão e veja as alternativas. 4. Ao clicar em Manter formatação original, o conteúdo e formato da cé-

5. O item Fazer correspondência com a formatação de destino ignora a formatação de origem, mantendo a de destino. 6. Se quiser colar somente a formatação da célula de origem, sem o conteúdo, escolha a opção Somente formatação.

Dica 134 – Movendo e excluindo células Você sabe como mover ou excluir suas células? Então, acompanhe:

5. A caixa de diálogo Excluir surgirá, selecione uma opção e clique em OK.

1. Selecione a célula (ou o conjunto de células) a ser movimentada(o). 2. Posicione o ponteiro do mouse sobre uma das bordas pretas da(s) célula(s) selecionada(s) e veja que surgirá uma seta preta de quatro pontas junto ao ponteiro branco. 3. Clique e arraste para onde quiser. Se houver informações na célula de destino, surgirá uma mensagem para confirmar o processo. Se clicar em OK, o conteúdo da célula de destino se perderá; e em Cancelar, a movimentação será ignorada. 4. Para excluir uma célula de sua planilha, basta selecioná-la e clicar no menu Editar>Excluir...

60

cap03 excel.p65

60

14/5/2004, 10:31

300 Dicas Dica 135 – O Colar especial Há diversos recursos de colagem no Excel. Veja, nesta dica, como utilizar os recursos do Colar especial. 1. Selecione a célula de origem e pressione Ctrl+C. Clique em Editar>Colar especial... 2. Surgirá uma tela com duas divisões: Colar e Operação. Em Colar, selecione a opção Tudo, caso queira fazer uma colagem padrão (com valores e formatação). 3. Para colar somente a formatação na célula de destino, escolha a opção Formatos.

4. Há ainda as opções Ignorar em branco (evita que se colem valores em branco) e Transpor (selecionando um conjunto de células e clicando no local de destino na planilha, muda a ordem dos dados copiados na célula de destino). 5. Em seguida, clique em Colar especial>Transpor e depois em OK. 6. Se os dados que você copiou estavam em linha, ao colar, foram transpostos em colunas ou vice-versa.

Dica 136 – Localizando e substituindo dados Para consultar, conferir ou alterar determinado dado de sua planilha, utilize os recursos Localizar e Substituir. Confira como: 1. Com a planilha aberta, clique no menu Editar>Localizar... 2. A janela que aparece possui a caixa Localizar. Nela digite o que quer procurar. 3. Depois clique em Localizar próxima, para achar a primeira célula em que o texto aparece. 4. Ao clicar no botão Localizar tudo, a caixa de diálogo é expandida, e aparecem todas as ocorrências do texto procurado. Clique em um item para ir até a célula em que ele se encontra. 5. Para substituir informações por outras, acesse a guia Substituir. Nela há duas caixas de texto: a primeira insere o texto a ser localizado; e a segunda, o que substituirá o encontrado.

6. Essa tela apresenta os mesmos botões da tela anterior. Ao terminar de digitar, clique no botão Substituir, para ir substituindo o texto aos poucos ou no botão Substituir tudo para substituir todo o texto da planilha de uma vez só.

61

cap03 excel.p65

61

13/5/2004, 13:13

Dica 137 – Comentários Se você quer ter mais informações sobre o conteúdo de uma célula, insira um comentário nela. Observe como a seguir: 1. Clique sobre a célula em que quer adicionar um comentário e acesse o menu Inserir>Comentário. 2. Surgirá um retângulo amarelado ao lado da célula selecionada, com o nome do autor do programa. 3. Digite nessa caixa o texto do comentário. Para redimensionar a caixa, clique e arraste uma das alças brancas que aparecem. 4. Na barra Formatar comentário você altera as cores de fundo. 5. Na guia Fonte você muda o formato do texto do comentário.

6. Você define o tipo de alinhamento na guia Alinhamento. 7. No menu Cores e linhas>Cor, você altera a cor do fundo do comentário ou uma porcentagem de transparência para a caixa. Após configurar, clique em OK. 8. Para acessar o comentário de uma célula, passe o ponteiro do mouse sobre ela (aparecerá uma seta vermelha). 9. Para mudar o texto ou a formatação de um comentário, selecione uma célula e clique em Inserir>Editar comentário. 10. Já para eliminar o comentário da célula, clique com o botão direito nela e depois em Excluir comentário.

Dica 138 – Localizando células Se você tiver apenas a referência ou o endereço de uma célula, não se preocupe, é possível localizá-la. Veja como: 1. Digite o endereço ou referência da célula na Caixa de nome, ao lado da barra de fórmulas e pressione Enter. Automaticamente a célula será localizada. 2. Clique no botão Especial para configurar seleções especiais. 3. Ao selecionar a opção Comentários, as células com comentários serão selecionadas.

4. Se você escolher a opção Objetos, todos os objetos da planilha serão selecionados. 5. Ao clicar em Constantes, nenhuma célula com texto se alterará. 6. Depois de escolher, dê OK.

Dica 139 – Usando figuras e imagens Adicionar uma figura ou imagem armazenada em seu computador ao seu trabalho é muito simples e rápido.

Basta acessar o menu Inserir>Figuras> Do arquivo e clicar em um arquivo para inseri-lo na planilha.

62

cap03 excel.p65

62

13/5/2004, 13:13

300 Dicas Dica 140 – Formatação rápida ou Autoformatação Com a Autoformatação, você aplica rapidamente uma formatação padrão na sua planilha. Acompanhe: 1. Selecione toda a sua planilha e, em seguida, acesse o menu Formatar>Autoformatação.

2. Escolha uma das opções de formatação e pressione o botão OK. 3. Para remover a Autoformatação, acesse o menu Formatar>Auto formatação>Nenhum.

Dica 141 – Mesclando alterações entre planilhas Você também pode mesclar informações entre planilhas, adicionando a uma, alterações de outra. Observe: 1. Certifique-se de que as cópias da pasta de trabalho que será mesclada estão armazenadas na mesma pasta. Para isso, é preciso dar a cada cópia um nome diferente. 2. Abra a cópia na qual você deseja mesclar alterações e acesse o menu Ferramentas>Comparar e mesclar pastas de trabalho.

3. Se solicitado, salve a pasta de trabalho. 4. Na caixa de diálogo Selecionar arquivos a mesclar na pasta de trabalho atual, clique em uma cópia que tenha alterações a serem mescladas e em OK. 5. Para mesclar mais de uma cópia ao mesmo tempo, mantenha a tecla Ctrl ou Shift pressionada e clique nos nomes dos arquivos, em seguida, em OK.

3.3 Fórmulas e funções Dica 142 – Criação de fórmulas e funções Veja, nesta dica, como criar uma fórmula: 1. Digite os seguintes valores nas células indicadas: A1, 12; B1, 30; C1, 27; D1, 45. 2. Para construir fórmulas, utilize os operadores + - *, e / (porém, sempre inicie fórmulas com um igual (=)). 3. Para realizar uma soma simples com os valores digitados, em vez de digitar 12+30+27+45, digite A1+B1+C1+D1. 4. Pressione Enter e, se a fórmula estiver correta, o resultado aparecerá na planilha.

5. Porém, como já há no Excel, funções – fórmulas predefinidas –, experimente usar a função SOMA neste exemplo, assim: =SOMA(. 6. Após o parêntese, informe o intervalo de células a ser somado digitando a primeira célula do intervalo, seguida de dois pontos (:), digite a última célula do intervalo e por fim, feche o parêntese.

63

cap03 excel.p65

63

13/5/2004, 13:13

Dica 143 – A média aritmética Um dos cálculos matemáticos mais usados em estatística é o da média. Veja como aplicá-lo: 1. Para calcular a média de uma seqüência de números ordenada em linhas ou colunas, selecione a célula mais abaixo ou à direita da lista de valores. 2. Clique na seta preta ao lado do botão Autosoma e depois em Média. A função é inserida automaticamente e a seqüência de números fica com um pontilhado ao seu redor. Para escolher outro intervalo, selecione-o com o mouse e pressione Enter. 3. Para encontrar a média de células distantes umas das outras, clique no botão Função.

4. Digite as células a serem usadas seguindo as instruções da caixa de diálogo. 5. Já para calcular a média de células com textos e números, use a função MÉDIAA, que aceita células com textos e números, tratando-as como se valessem zero.

Dica 144 – Cálculo do menor e maior número Com as funções do Excel, você pode criar planilhas para armazenar resultados. Observe como: 1. Ao criar uma seqüência de valores em coluna ou linha, clique na célula mais abaixo ou mais à direita da lista. 2. Clique na seta preta ao lado do botão Autosoma. 3. Depois clique em Min, (função Mínimo), para encontrar o menor número; ou Máx, (função Máximo), para encontrar o maior. 4. Para formar essas funções, forneça o intervalo de células a ser usa-

do. Para escolher outro intervalo, selecione-o e pressione Enter. 5. E lembre-se, para encontrar o maior ou o menor valor em células fora de ordem, crie a função separando cada endereço com ponto e vírgula (;): =MÍNIMO(D30;D50) ou =MÁXIMO(D30;D50).

Dica 145 – Funções para contagem de células Para controlar ou contar a quantidade de informação em uma

planilha, utilize as funções de contagem de célula. Veja:

64

cap03 excel.p65

64

13/5/2004, 13:13

300 Dicas 1. Para saber quantas células têm conteúdo em um determinado intervalo, use a função CONT.VALORES. 2. Para contar as células vazias de um intervalo, utilize a função CONTAR.VAZIO. Para isso, digite =CONTAR.VAZIO( e depois selecione o intervalo a ser verificado. 3. Para verificar aquelas com números, use a função CONT.NÚM. 4. Para evitar erros de contagem, é preciso seguir regras ou condições,

por isso digite a função CONT.SE em qualquer célula. 5. Depois selecione ou digite o intervalo de células que será verificado, por exemplo: A1:A30. 6. Agora digite o critério a ser obedecido. Suponha que o intervalo selecionado apresente preços de produtos e você quer contar aqueles que custam mais de R$ 20,00. Então o critério será >20 e a fórmula: =CONT.SE (A1:A30; ”>20”).

Dica 146 – Porcentagens No Excel, um dos recursos de cálculo disponíveis é o de porcentagens. Veja casos que utilizam porcentagens e aprenda como criá-las: 1. Para achar, por exemplo, 23% de 14200, digite esse valor em uma célula (A1), e em outra (B1), a fórmula =A1*23% para multiplicar o valor pela porcentagem. Você pode também digitar 0,23, em vez do sinal da porcentagem. 2. Também é possível descobrir a diferença entre dois valores em por-

centagem. Por exemplo, em uma planilha de vendas há uma tabela com o total de vendas de produtos dos meses de maio (325) e junho (340); percebe-se que em junho foram vendidos 15 produtos a mais, a qual porcentagem essa diferença equivale? 3. Se o primeiro valor está em B3 e o segundo em C3, digite na célula D3: =(C3-B3)/B3. A subtração serve para encontrar o aumento nas vendas e a divisão, para encontrar o valor percentual. O resultado deverá ser 5%.

Dica 147 – Funções lógicas Uma função lógica testa se os dados cadastrados em uma planilha são verdadeiros. Por exemplo, precisamos encontrar o status (situação) de um aluno, que será VERDADEIRO se ele tiver uma média superior a 7 e um número de faltas inferior a 10. Caso não consiga atender a algum dos argumentos (condições), o retorno será FALSO. Observe: 1. Para criar o status do aluno, utilize a função E. Digite na célula A1 um valor para a média final do aluno e, na B1, a quantidade de faltas. A fórmula final será: =E(A1>7;B1<10).

Para ver o resultado, pressione a tecla Enter. 2. Com a função E, o resultado só será verdadeiro se todos os argumentos o forem. Para que a fórmula retorne como verdadeira com somente um argumento verdadeiro, utilize a função OU. 3. Ainda em A1 e B1, altere a fórmula trocando E por OU. Faça alguns testes e observe o resultado. 4. Para inverter o valor lógico de um argumento – se o valor de uma célula for verdadeiro, o retorno será falso e vice-versa – utilize a função NÃO. Assim: =NÃO(C1). 65

cap03 excel.p65

65

13/5/2004, 13:13

Dica 148 – Fórmulas condicionais Para saber, por exemplo, a situação de um aluno ao final do semestre, em uma planilha de controle de notas, use a função SE. Veja: 1. Construa uma planilha para controle de notas com 4 colunas (de B2 a G2) com as notas de 4 bimestres. Na quinta coluna, gere a média. Em G2 digite a quantidade de faltas do aluno. Em H2 coloque o status do aluno. 2. Na função SE: =SE(teste lógico; resultado se verdadeiro; resultado se falso) o teste lógico é a condição a ser verificada. O resultado será verdadeiro ou falso se a condição o for. Neste exemplo, o teste verifica a média do aluno,

que, se maior ou igual a cinco, apresentará a mensagem “Aprovado”, caso contrário, “Reprovado”. 3. Sendo assim, a fórmula seria: =SE(F2>=5;“Aprovado”; “Reprovado”). 4. Para ampliar as possibilidades dessa fórmula, crie funções aninhadas (uma dentro da outra). Note que se o aluno tiver média cinco, superior a cinco, ou dez, a mensagem “Aprovado” surgirá. Mas o correto seria mostrar “Recuperação” para médias até sete e só acima disso, “Aprovado”. 5. Para tanto, onde houver “Aprovado”, crie outra função SE (> 7 ou não): =SE(F2>= 5;SE(F2> =7;“Aprovado”; “Recuperação”);“Reprovado”).

Dica 149 – Adição de valores Aprenda, nesta dica, a usar a função SOMASE, que soma informações selecionadas por algum critério. 1. O primeiro argumento da função é o intervalo a ser verificado; o segundo, aquele a ser encontrado; e o terceiro, o intervalo de soma. 2. Por exemplo, gere uma tabela com dez nomes de vendedores entre aspas (repita o nome de alguns), da célula A1 até a A10. Ao lado de cada nome, digite a quantidade vendida por cada um. 3. Na célula B11, digite =SO MASE(. O primeiro argumento será

o intervalo de A1 a A10, no qual será procurado o nome de um vendedor. O segundo, um dos nomes entre aspas e o terceiro, de B1 até B10. Para somar só os valores correspondentes ao vendedor José, a fórmula seria: =SOMASE(A1:A10;”José”;B1:B10).

Dica 150 – Funções para busca de dados Imagine uma planilha de conversões de preços de produtos, com im-

postos e frete. Como buscar dados de forma rápida e eficaz? Observe:

66

cap03 excel.p65

66

14/5/2004, 10:32

300 Dicas 1. Crie uma tabela principal com os seguintes campos: Nomes dos produtos, Preço de compra, Região de destino, Frete e Preço de venda, começando pela célula A1. Preencha-as com informações, exceto as colunas Frete e Preço de venda. 2. Abaixo, crie outra tabela, contendo Região e Porcentagem e digite: norte, sul, leste, oeste e centro, seguido da porcentagem correspondente. 3. Para buscar a porcentagem correta na lista, use a função PROCV. Digite-a na coluna de frete. 4. Digite o que deve ser procurado. O segundo argumento é o

intervalo de células com a informação procurada. Selecione as células da segunda tabela e coloque o sinal de cifrão antes das letras e números da referência. 5. O último argumento é o número da coluna dentro da tabela com o valor que deve ser retornado. Neste exemplo, a segunda coluna, pois nela está o valor da porcentagem. A fórmula seria: =PROCV(C2;$A$15: $B$19;2). 6. Assim, o valor da porcentagem que corresponde à região de frete é calculado na célula D2. Por fim, arraste a alça de preenchimento até a última célula da tabela.

Dica 151 – Funções Data e Hora Com as funções Data e Hora, você pode, por exemplo, adicionar meses a uma data ou converter uma data em dia da semana. Observe: 1. Na célula A1 digite: =AGORA() para que apareçam a data e a hora do sistema. Clique em B1, digite =DIA(A1) e pressione Enter. Apenas o número correspondente ao dia da data é retornado. Em C1 digite =MÊS(A1), na célula D1, =ANO(A1), em E1, =HORA (A1), em F1, =MINUTO(A1) e em G1, =SEGUNDO (A1). Cada célula retornará os dados retirados da célula A1.

2. Nas células A2, B2 e C2 digite respectivamente: 2003, 2, 21, e na célula vizinha: =DATA(A2;B2;C2). Assim, as informações que estavam nas três células foram convertidas para uma data formatada. 3. Para as horas, digite nas células A3, 20; B3, 30; C3, 16 e depois: =TEMPO(A3;B3;C3). 4. Para saber o dia correspondente a uma data, digite em A4, =DIA.DA.SEMANA(A1). Para aparecer texto em vez de número, utilize as funções TEXTO e DIA.SEMANA: =TEXTO(DIA. DA.SEMANA(A1);“ddd” –“ddd” é a quantidade de caracteres do texto retornado, como seg para segunda-feira.

67

cap03 excel.p65

67

13/5/2004, 13:13

Dica 152 – Arredondamento de valores Com as funções de arredondamento, você pode truncar ou arredondar um número. Acompanhe: 1. Digite 32,78 em A1. Você arredonda esse número para cima com a função ARREDONDAR. PARA.CIMA. O primeiro argumento é o valor a ser arredondado (A1), e o segundo, o número de casas decimais a exibir. Se não quiser exibi-las, digite 0. A fórmula seria: =ARREDONDAR.PARA.

CIMA(A1;0).3. Para arredondar um número para baixo, use a função ARREDONDAR.PARA.BAIXO. 2. As funções PAR e ÍMPAR arredondam os próximos números pares e ímpares, respectivamente. Basta digitar o nome da função e colocar o endereço entre parênteses: =PAR(A1) e =ÍMPAR (A1). 3. Para truncar um valor (ignorar suas casas decimais e manter a parte inteira), utilize a função TRUNCAR.

Dica 153 – Verificações de conteúdo com funções É Para controlar o conteúdo das células, e saber se há algum erro ou se estão vazias, utilize as funções É. Acompanhe: 1. Digite em A1 uma fórmula incorreta, como: =A2*B. E em B1 digite =ÉERROS(A1). O retorno será a mensagem VERDADEIRO, pois essa função verifica se a célula A1 possui algum erro. 2. Porém, ela verifica apenas se existe um erro, não informa qual. Para saber, use a função TIPO.ERRO. O retorno sempre será um número que corresponde a um erro:

#NULO! = 1 #DIV/0! = 2 #VALOR! = 3 #REF! = 4 #NOME? = 5 #NÚM! = 6 #N/D = 7 3. Assim, crie uma função para verificar o tipo de erro: =SE(TIPO. ERRO(B12)=2;“Você não pode dividir um número por zero”;“OK”). 4. Para verificar se a célula A1 está vazia, use a função =ÉCÉL.VAZIA. 5. Você pode ainda verificar se o conteúdo é texto (função ÉTEXTO); referência (função ÉREF); ou dado lógico (função ÉLÓGICO).

68

cap03 excel.p65

68

14/5/2004, 10:33

300 Dicas Dica 154 – Cálculo de juros Se você fez um empréstimo e não sabe a taxa de juros que deverá pagar para quitá-lo, acompanhe esta dica. 1. Digite na célula B2: Taxa de juros anual, e em C2, 12%. 2. Digite em B3, Período em meses, e em C3, 12. 3. Em B4 digite Valor do empréstimo, e em C4, 6000. 4. Para calcular a taxa de juros da mensalidade que paga, utilize a função TAXA. Na célula B7, digite Se o valor mensal fosse, e na célula C7, 600. 5. Na célula B8 digite A taxa de juros seria, e na célula C8 digite

a função TAXA para calcular os juros. Informe primeiro o período de pagamento, no caso a célula C3. E depois digite o valor mensal (com o sinal negativo por ser um pagamento), que seria a célula C7, e por último informe o valor total do empréstimo, que corresponde a célula C4. A fórmula final é: =TAXA(C3;C7;C4). O resultado será 3% de juros mensais. 6. Para encontrar o valor mensal a ser depositado para atingir um valor daqui a alguns anos, você deve utilizar também a função PGTO. Digite na célula B12: Taxa de juros anual, e na célula do lado 6%.

Dica 155 – Botões com dupla funcionalidade Nas barras de ferramentas do Excel existem botões que apresentam dupla

funcionalidade. Veja a seguir alguns deles e suas duplas funções:

Função principal

Com a tecla Shift pressionada

Imprimir

Visualizar impressão

Salvar

Imprimir

Visualizar impressão

Imprimir

Classificação crescente

Classificação decrescente

Classificação decrescente

Classificação crescente

Undo

Redo

Dica 156 – Potência, raiz quadrada e logaritmo Você já viu como criar diversas funções, mas não sabe fazer cálculos mais simples, como o de potência ou raiz quadrada? Então, aprenda agora. 1. Para obter o resultado de um número elevado a uma potência,

use a função POTÊNCIA, =POTÊNCIA(23;2). Outro meio é usar o acento circunflexo (^). Assim, para elevar 23 ao quadrado, basta representar como 23^2. 2. A raiz quadrada pode ser obtida com a função RAIZ. Basta

69

cap03 excel.p65

69

13/5/2004, 15:48

digitar o valor ou a referência dentro dos parênteses. Como não existe raiz quadrada de um número negativo, utilize a função ABS para forçar que o número seja positivo. A raiz quadrada, por exemplo, do número 16, ficaria =RAIZ(ABS(16)). Para encontrar a raiz cúbica de um

número, basta elevá-lo a 1/3, usando a função POTÊNCIA. 3. Para encontrar o logaritmo de um número, utilize a função LOG. Seu primeiro argumento é o número do qual buscamos encontrar o logaritmo, e o segundo é a base que deve ser usada.

Dica 157 – Seno, co-seno e tangente Nesta dica, você aprende como encontrar o seno, o co-seno e a tangente de um número. 1. Primeiro converta qualquer número usado para calcular o seno, co-seno ou tangente para radianos. Sendo assim, multiplique o valor em graus pelo número PI (3,1417...) e divida por 180 para obter o valor em radianos. Exemplo:

=45*PI()/180. Ou use a função RADIANOS: =RADIANOS(45). 2. Após a conversão, use estas funções para calcular, respectivamente, o seno, o co-seno e a tangente: =SEN(RADIANOS(45)) ou =SEN(45*PI()/180) =COS(RADIANOS(37)) ou =COS(37*PI()/180) =TAN(RADIANOS(25)) ou =TAN(25*PI()/180)

Dica 158 – Função Valor futuro Valor Futuro é uma função financeira que permite calcular o valor de um investimento ao final de um prazo. Digamos que você queira fazer um investimento mensal para sua aposen-

tadoria no valor de R$ 350,00 a uma taxa de 8% ao mês. Qual deve ser o saldo daqui a 20 anos? Para resolver essa situação aplique a seguinte função: =VF(8%/12;240;-350;1).

Argumento Taxa Período Pagamento Investimento atual

Valor 8% / 12 240 -350 0

Tipo

1

Funcionalidade Porcentagem anual. 12 meses vezes 20 anos. Valor mensal do investimento. Quantidade investida até o pre sente momento. 1, se o investimento é realizado no começo de cada mês, caso seja no final do mês, use 0. R$ 207.531,53.

Decorridos 20 anos

Dica 159 – Função PGTO Para saber qual será o valor das prestações do financiamento de uma casa cujo valor é de R$ 200.000,00, sem entrada,

com juros de 1,5% ao mês durante 20 anos, utilize a função PGTO. No caso, a fórmula final seria: =PGTO(0,015 ; 240 ; 200000).

70

cap03 excel.p65

70

13/5/2004, 13:14

300 Dicas Argumento Taxa Período Valor presente Decorridos 20 anos

Valor 0,015 240 200000

Funcionalidade Taxa mensal. 12 meses vezes 20 anos. É o valor a ser financiado. R$ 3.086,62.

Dica 160 – Função IPGTO você quiser financiar um apartamento de R$ 50.000,00, sem entrada, a uma taxa de 1,5% ao mês por um período de dez anos, calcule o pagamento dos juros, com a função: =IPGTO(0,015;1;120;50000). Funcionalidade Taxa mensal. Indica os juros relativos à 1ª prestação. 120 12 meses vezes 10 anos. R$ 50.000,00 Valor a ser financiado. 1ª prestação R$ 750,00.

Para calcular o pagamento dos juros de um investimento durante um determinado período, com base nos pagamentos constantes, periódicos e na taxa de juros constante, utilize a função IPGTO. Se, por exemplo, Argumento Valor Taxa 0,015 Período (prestação) 1 Período Valor presente Juro relativo a

Na primeira prestação existe uma parcela de juros no valor de R$ 750,00 e a última apresentaria apenas R$ 13,31 de juros. Note que os juros nas presta-

ções são decrescentes, pois nas primeiras prestações as parcelas de juros são muito elevadas, e nas últimas os juros são menos agressivos ao seu bolso.

Dica 161 – Função NPER Com a função Nper(), você calcula o número de períodos ou prestações necessárias para amortizar um empréstimo. Vamos supor que você pretenda fazer um financiamento cuja prestação mensal fixa é de R$ 800,00, Argumento Valor Taxa 2 % ao mês Pagamento R$ 800,00 Valor presente R$ 30.000,00

mas antes deseje calcular quanto tempo levará para quitar a dívida de R$ 30.000,00, a uma taxa de juros de 2% ao mês. Para tanto, utilize a seguinte função: =NPER(0,02;800;30000). Funcionalidade Taxa de juros mensal. Valor da prestação. Valor da dívida.

Dica 162 – Determinante de uma matriz O Excel pode calcular rapidamente qualquer matriz quadrada (mesma quantidade de linhas e colunas). Para tanto, usa-se a seguinte fórmula: =MATRIZ.DETERM (início da matriz : fim da matriz). 71

cap03 excel.p65

71

13/5/2004, 13:14

Dica 163 – O botão Inserir função Com o botão Inserir função, você acessa todas as funções do aplicativo e, após escolher uma, o Excel auxiliará na inserção dos argumentos exigidos pela função. Acompanhe: 1. Clique na célula em que deseja inserir a função e no menu Inserir>Função. 2. A janela Inserir função tem três partes: na primeira, digite o nome da função e clique no botão Ir. Se ela existir, aparecerá. Para selecionar uma categoria de função na caixa abaixo, clique em Todas e os tipos aparecerão em ordem alfabética. 3. Ao selecionar uma das funções da lista, surgirão sua sintaxe (estrutura) e uma breve descrição da sua finalidade.

4. Na tela Argumentos da função construa a função SE, cujo único argumento obrigatório é o Teste_lógico. Digite diretamente na caixa ou utilize o botão com sinal vermelho. 5. Ao inserir o primeiro argumento, surge uma resposta ao lado do valor digitado. Os outros argumentos servem para você colocar as mensagens, caso seja verdadeiro ou falso, respectivamente. Nas caixas você digita qualquer valor ou até elabora outra fórmula. Por fim, clique em OK.

Dica 164 – Erros em fórmulas Para ajudá-lo a resolver problemas de erros em fórmulas, o Excel apresenta uma pequena caixa chamada marca inteligente. Observe: 1. Simule um erro digitando =SOMA(a;2;3). Ao pressionar Enter, surgirá a mensagem de erro #NOME?. Clique no sinal de exclamação ao lado e observe a descrição do erro. Para saber em que parte da fórmula há erro, clique em Mostrar etapas de cálculo... 2. Na janela Avaliar fórmula, observe que a letra a aparece sublinhada. Isso indica que o erro se encontra nessa letra. Clique em Avaliar.

3. No lugar da letra a, surge uma indicação de erro, clique em Fechar. 4. A Janela de inspeção pode ajudá-lo a controlar erros. Para acessá-la, clique em Exibir>Barra de ferramentas>Janela de inspeção. Selecione a célula a ser inspecionada e clique em Adicionar inspeção de variáveis. 5. Depois confira se a referência está correta e clique em Adicionar.

72

cap03 excel.p65

72

13/5/2004, 13:14

300 Dicas 3.4 Formatação de planilhas Dica 165 – Número e moeda A formatação de uma planilha é a mudança da aparência de suas células, sem alteração de conteúdo. Nesta dica, você verá um tipo de formatação de número: como mudar o formato de uma célula que contenha um valor e fazê-lo aparecer com casas decimais ou símbolos de moeda na sua frente. 1. Selecione a célula que contém o valor a ser formatado e clique no menu Formatar> Células. Na tela que surgiu, selecione a guia Número. Nessa seção você escolhe como o valor da célula será apresentado. 2. Na lista ao lado, clique em Número. Um exemplo será exibido para que você tenha uma prévia do formato do valor antes de abandonar a caixa.

3. Clique na caixa Casas decimais e digite um valor para ela, ou use as setas para cima ou para baixo. 4. Escolha entre ativar ou não o separador de milhar e, na caixa a seguir escolha como será a exibição de números negativos nessa célula. 5. Escolha a opção Moeda na lista. Ela traz as mesmas opções que a Número, com exceção da Caixa símbolo, que aplica sinais de moeda na frente do valor.

Dica 166 – Data e Hora Há diversas opções de exibição de datas e horas em sua planilha. Veja a seguir como formatá-las: 1. Selecione uma célula ou conjunto de células com datas. Acesse a janela de formatação de células pelo menu Formatar> Células. 2. Clique na categoria Data na lista. Selecione um dos modelos de

datas na caixa Tipo e observe o efeito sobre a data digitada. Depois de escolher o modelo, clique em OK. 3. Selecione alguma célula que contenha hora. Retorne ao menu Formatar>Células. Selecione agora a categoria Hora e, na caixa Tipo, selecione um dos modelos disponíveis. Escolha um e clique em OK.

73

cap03 excel.p65

73

14/5/2004, 10:36

Dica 167 – Fração Quando você insere algum valor fracionário em uma célula, como 5/ 2; o retorno será um número como 2,5. Mas você pode formatar células para que elas sejam mostradas como 2 ½, por exemplo. Observe como: 1. Digite =5/2 em uma célula, selecione-a e pressione Ctrl+1. Na tela de formatação, selecione Número. 2. Na lista de categorias, selecione Fração e, ao lado, escolha um modelo. Nesse caso, você

pode escolher Máximo de um dígito e o resultado será: 2 ½. 3. Você ainda pode escolher a exibição Em décimos ou centésimos. Depois de escolher, clique em OK. 4. Para fazer isso com frações maiores, digite em uma célula: =24517/ 56899, por exemplo. Acesse novamente a janela de formatação de células do menu Formatar>Fração e escolha o tipo Máximo de três dígitos. Por fim, clique em OK.

Dica 168 – CEP, CIC, Telefone Imagine que sempre ao cadastrar, por exemplo, o número de telefone dos seus clientes, fosse preciso digitar parênteses e traços. Veja como facilitar esse processo: 1. Selecione a célula ou o intervalo a ser formatado. Clique em Formatar>Células e selecione a primeira guia. 2. Na caixa de categorias, escolha Especial. Ao lado observe os formatos disponibilizados: CEP+3, Telefone e CIC.

3. Escolha CEP ou CEP+3 e clique em OK. Em seguida, digite na célula: 540 e pressione Enter. Observe que os zeros à esquerda são mantidos, respeitando o tamanho do CEP. 4. Retorne àquela tela e selecione Telefone. Digite na célula: 117841584. Pressionando Enter, automaticamente surgem os parênteses e o traço. 5. Retorne à tela de formatação e selecione o tipo CIC. Digite na célula: 98765432100 e observe o resultado.

Dica 169 – Mesclando células Ao criar planilhas, é interessante colocar títulos na parte de cima da planilha. Como eles merecem destaque, você pode aumentar a célula e fazer com que ela “se junte” às vizinhas. Esse processo se chama mesclagem de células. Veja como aplicá-lo:

digite o título nas primeiras células. Selecione da primeira célula até a coluna em que termina a tabela e clique em Mesclar e centralizar entre os registros já cadastrados. 2. Outra opção são os botões Localizar anterior e Localizar próxima.

1. Após definir a quantidade de dados e colunas da sua planilha, 74

cap03 excel.p65

74

13/5/2004, 13:14

300 Dicas 3. Para alterar um registro, basta clicar no campo a ser mudado, digitar o novo valor e clicar na barra de rolagem para confirmar a informação. Para reverter essa ação, clique em Restaurar. 4. Para cadastrar mais um registro neste banco, clique no botão Novo e para eliminar um, localize-o na tela e clique em Excluir. Para sair da tela do formulário de banco de dados, clique em Fechar.

Dica 170 – Inclinando o texto de uma célula Se você sempre quis aprender a inclinar o texto de uma célula, acompanhe esta dica. 1. Selecione a célula com o texto a ser inclinado e acesse o menu Formatar>Células>Alinhamento.

2. Na seção Orientação, você pode deixar o texto em pé clicando na primeira caixa. Para incliná-lo em determinados graus, clique nos pequenos quadrados ao lado da palavra Texto.

Dica 171 – Exportando a sua planilha para o formato .TXT Se você precisa exportar uma planilha para o formato .TXT, saiba que o Excel permite fazer essa conversão mantendo todos os espaços verticais e horizontais entre

as linhas e colunas da sua planilha. Para fazer essa conversão, basta acessar o menu Arquivo>Salvar como>Texto(Separado por tabulações).

Dica 172 – Importação de texto O formato .TXT é um arquivo de “Texto puro”. Para permitir a importação de dados contidos em arquivos .TXT, a Microsoft criou um Assistente de importação de texto que reconhece a adapta um arquivo .TXT para o Excel. Observe:

2. Surgirá o Assistente de importação de texto, que irá auxiliar a adaptação do arquivo. Para finalizar, siga as instruções do Assistente.

1. Acesse o menu Arquivo>Abrir e na caixa Tipo de arquivo selecione Arquivos de texto e depois o arquivo de texto a ser aberto. 75

cap03 excel.p65

75

13/5/2004, 13:14

Dica 173 – Ordenando dados Criar uma classificação personalizada em uma tabela é muito útil para ajudar a visualização dos seus dados. No Excel você pode organizar a tabela de diversas formas. Veja: 1. Selecione uma célula, coluna ou tabela e acesse o menu Dados>Classificar... 2. Escolha um tipo de classificação para a sua lista (Crescente ou Decrescente) e clique em OK.

Dica 174 – Visualização de grandes planilhas O congelamento auxilia a visualização de grandes planilhas. Observe: 1. Selecione a área de dados da sua planilha (área móvel) e acesse o menu Janela>Congelar painéis.

2. Agora você pode movimentar-se na planilha mantendo a área mais importante congelada. 3. Para reverter o processo, clique em Janela>Descongelamento.

Dica 175 – A cor de fundo da célula Aprenda, nesta dica, mais um recurso para mudar a aparência de suas tabelas. O preenchimento de células muda a cor do fundo. 1. Selecione a célula ou intervalo de células cujo fundo será mudado e clique em Formatar>Células>Padrões.

2. Provavelmente a opção Sem cores deve estar selecionada. Clique em uma cor qualquer para vê-la em tamanho ampliado no quadro Exemplo. Basta escolher uma e clicar em OK. 3. Para personalizar um fundo, retorne à tela de formatação na guia Padrões, e escolha a cor do segundo plano.

Dica 176 – A borda das células Para deixar sua planilha com aparência de uma tabela, adicione bordas personalizadas a ela. Observe: 1. Selecione o intervalo de células a que deseja acrescentar bordas.

2. Depois pressione Ctrl+1 para acessar a janela de formatação de células. Clique na guia Borda. 3. No lado direito da janela, há a seção Linha, na qual você muda o estilo da borda e escolhe uma cor na caixa de opções.

76

cap03 excel.p65

76

13/5/2004, 13:14

300 Dicas 4. No lado esquerdo da tela você define onde aplicar as bordas. Para colocar ao redor das células selecionadas, clique no botão Contorno. 5. Para aplicar bordas na parte interna, escolha outro estilo e cor de borda, e clique no botão Interna.

6. Qualquer borda pode ser retirada ou inserida, basta clicar sobre ela dentro da caixa branca de exemplo. Se quiser tirar a borda superior, clique sobre ela na caixa e ela sumirá. Por fim, clique em OK.

Dica 177 – Seleção de colunas não adjacentes Para selecionar células não adjacentes, mantenha a tecla Ctrl pressionada no momento da seleção de outras faixas de células. Para desmarcar uma região selecionada, clique em qualquer célula da planilha.

Dica 178 – Invertendo a posição de linhas e colunas Você precisa inverter a posição das colunas para linhas ou vice-versa? Veja um “truque” para facilitar essa tarefa, que se feita manualmente, exigiria muito tempo.

3. Acesse o menu Editar>Colar especial, clique na caixa de seleção Transpor, e em seguida confirme no botão OK.

1. Selecione a coluna a ser transportada e clique no menu Editar>Colar. 2. Posicione o cursor em uma linha vazia – o importante é que a área de colagem não seja a mesma da copiada.

Dica 179 – Copiando células que contêm fórmulas Ao movimentar ou copiar uma célula que contém fórmulas ou funções, o Excel pode alterar as referências das células e com isso alterar o resultado. O exemplo a seguir ilustra esse problema, observe: 1. A fórmula da célula realiza uma soma da célula A1 até a A3.

2. Veja que ao copiar a fórmula da célula A5 para a B5, o valor encontrado pelo Excel mudou. Isso ocorreu porque o Excel alterou a fórmula da célula B5. 3. Para evitar esse problema, use o argumento $, que impede o Excel de alterar a fórmula. Exemplo: = Soma ($A$1:$A$3).

77

cap03 excel.p65

77

13/5/2004, 13:14

Dica 180 – Marca d’água Aplicar uma marca d’água na sua planilha, além de aprimorar o visual, dá um caráter profissional e personalizado ao seu trabalho. Você pode usar como marca d´água figuras de vários tipos. Basta acessar o menu Formatar>Planilha>Plano de Fundo..., selecionar a imagem e clicar em Inserir.

Dica 181 – Buscando valores de outras planilhas Imagine que você precise somar valores contidos em diversas planilhas; para isso, basta digitar na planilha principal uma fórmula que busque os valores das outras planilhas. Para, por

exemplo, calcular o valor total de vendas estipulado distribuído em duas planilhas de Vendas de Materiais , é preciso utilizar a fórmula: =Soma (Plan1:Plan2!B12).

3.5 Criação de gráficos Dica 182 – O Assistente de gráficos O Assistente de gráficos guia você durante a construção de um gráfico. Observe: 1. Acesse a planilha com os dados a serem convertidos em um gráfico. Clique no menu Inserir>Gráfico. 2. Escolha um tipo de gráfico. Use o tipo Pizza ou Rosca, se os seus dados ocupam apenas uma linha/coluna ou para mostrar a re-

lação de uma parte com o conjunto. Já para gráficos comparativos, escolha Colunas, Barras, Cone, Cilindro ou Pirâmide. 3. Escolha um subtipo, clique em Avançar e no botão ao lado da caixa Intervalo de dados. Clique nas células necessárias. Clique novamente no botão para voltar ao tamanho da tela, um pequeno exemplo é exibido. Clique em Avançar.

Dica 183 – Tipos de gráfico Você já criou um gráfico, mas quer modificá-lo? Veja como é possível fazê-lo seguindo estes passos: 1. Selecione a planilha que contém o gráfico. Suponha que

você tenha criado um gráfico de Pizza e deseja mudá-lo para Pizza 3D. Para isso, clique com o botão direito do mouse no fundo do gráfico, chamado de Área do gráfico e depois em Tipo de gráfico...

78

cap03 excel.p65

78

13/5/2004, 13:14

300 Dicas 2. A tela da primeira etapa de criação do gráfico é aberta e você pode escolher qualquer um dos tipos disponíveis. Clique na guia Tipos personalizados.

3. Esses gráficos têm algumas formatações personalizadas, como fundos gradientes, por exemplo. 4. Selecione um tipo e clique em OK.

Dica 184 – Formatação do eixo do gráfico Os eixos são linhas que envolvem o gráfico e controlam as informações da tabela. Veja como formatá-los: 1. Para ocultar um dos eixos, clique com o botão direito do mouse na área do gráfico e, depois, em Opções de gráfico. 2. Clique em Eixos e desmarque/ marque os eixos a ocultar ou mostrar. Dê OK para confirmar. 3. Você formata o eixo horizontal clicando duas vezes nele. Na tela Formatar eixo, clique em Padrões. Escolha um estilo para a linha, clicando em Personalizada. Ao

lado, escolha como as marcas de escala serão mostradas. 4. Para mudar a aparência do texto, clique na guia Fonte e em OK. 5. Selecione o eixo de valores e dê dois cliques nele. Na tela de formatação, clique em Número e escolha um formato diferente para representar os valores. Para mudar o símbolo de Real para Dólar, por exemplo, clique na categoria Moeda, escolha o símbolo do dólar na caixa Símbolo e clique em OK. 6. Por fim, acesse Alinhamento, para inclinar o texto ou deixá-lo de pé.

Dica 185 – Alterando a escala do seu gráfico Para redimensionar um gráfico é necessário alterar as escalas dos eixos X ou Y de acordo com o tipo de gráfico. Acompanhe como fazer isso:

4. E para reduzi-lo, coloque um número bem maior do que o maior número do Eixo Y.

1. Dê um duplo clique sobre a região do Eixo Y. Clique na guia Escala para alterar os parâmetros. 2. Para redimensionar o esboço do gráfico, altere o valor de Máximo. 3. Para aumentar o tamanho do esboço, coloque um número próximo ao maior valor do Eixo Y.

Dica 186 – Formatação de legendas e títulos Veja como formatar o título e a legenda inseridos durante a criação de um gráfico:

1. Caso você não tenha colocado um título, clique com o botão direito no fundo do gráfico e vá a Opções 79

cap03 excel.p65

79

13/5/2004, 13:14

de gráfico. Na guia Títulos digite o título do gráfico e clique em OK. Para abrir a caixa Formatar título do gráfico dê dois cliques no gráfico. 2. Para escolher uma borda e uma cor de fundo para a caixa do título, clique na guia Padrões. Escolha a borda, clicando em Personalizada. Na caixa Estilo, mude a linha para pontilhado ou tracejado, e escolha a cor e a

espessura. Na seção Área, você pode selecionar uma cor para o fundo da caixa do título. 3. Para alterar a fonte, vá até Fonte, para mudar o alinhamento e inclinação do texto, use a guia Alinhamento. Dê OK. 4. Ao clicar duas vezes sobre a legenda, a tela Formatar legenda aparece – a única guia diferente é a Posicionamento, que muda o local da legenda em relação ao gráfico.

Dica 187 – Diagramas Você tem cinco modelos de diagramas para escolher. Veja como utilizá-los: 1. Clique no menu Exibir>Barra de Ferramentas>Desenho, caso essa barra ainda não esteja visível. 2. Em seguida, clique no botão Inserir Diagrama ou Organograma. Assim, surgirá uma tela contendo os cinco tipos de diagramas e o organograma. Selecione um e clique em OK. 3. Com o diagrama criado, já é possível formatá-lo. Para digitar textos, clique dentro das caixas. Depois selecione-o para formatá-lo, por meio da barra de ferramentas de formatação. Para mudar o tamanho do diagrama, clique nas alças e arraste.

4. Clique duas vezes em alguma parte do diagrama para formatá-lo. Surgirá a tela Formatar autoforma, na qual você muda a aparência do desenho. Em Cores e Linhas>Cor, escolha uma cor para o preenchimento. Abaixo, defina a porcentagem da transparência da forma. Na seção Linha, você personaliza, é claro, a linha. Por fim, clique em OK.

Dica 188 – Gráficos 3D Alguns tipos de gráficos possuem subtipos tridimensionais, e por esse motivo contam com configurações especiais. Veja, nesta dica, como configurar um gráfico 3D:

1. Após criar o gráfico e formatá-lo, você pode fazer alterações que são exclusivas de gráficos 3D. Para aparecer o menu, clique no fundo do gráfico e depois em Exibição 3D...

80

cap03 excel.p65

80

13/5/2004, 13:14

300 Dicas

2. Para mudar a altura ou a perspectiva do gráfico, desmarque a opção Eixos em ângulo reto

e utilize as duas setas que apareceram para alterar a perspectiva e também para digitar a altura do gráfico. Clique em Aplicar para ver o resultado. 3. Você também pode mudar a elevação desse gráfico. Para isso, use as setas da parte superior da tela Exibição 3D ou digite diretamente na caixa Elevação. As alterações podem ser visualizadas no esboço do gráfico.

Dica 189 – Destacando uma fatia de um gráfico Se quiser, você pode simplificar as informações do seu trabalho criando um gráfico para sua planilha e destacando parte dele. Para isso,

após selecionar a fatia ou setor do seu gráfico que precisa ficar em destaque, basta arrastá-la(o) para uma região livre do gráfico.

3.6 Impressão Dica 190 – Pré-visualização de planilhas Após criar e formatar a planilha, é hora de imprimir o resultado. Mas para certificar-se de que não há erros, visualize-o antes. Observe: 1. Abra a planilha a ser visualizada. Vá a Arquivo>Visualizar

Impressão. A tela da planilha é fechada e você pode analisar o tamanho do papel e como a informação será impressa. 2. Como o papel está sendo exibido por inteiro na tela, pode ser que as letras estejam pequenas e

81

cap03 excel.p65

81

14/5/2004, 11:12

você não consiga lê-las. Sendo assim, clique no botão Zoom ou simplesmente clique em qualquer lugar da tela para aumentar o zoom. 3. Se sua planilha for muito extensa, ocupando mais de uma página, visualize-a clicando em Pró-

xima. Para voltar à página anterior, clique no botão homônimo. 4. Para voltar à planilha de trabalho, clique no botão Fechar. Para imprimir somente um gráfico, basta selecioná-lo antes de entrar na tela de Visualizar Impressão apresentada pelo Excel.

Dica 191 – Cabeçalho e rodapé No Excel você também pode utilizar Cabeçalhos e rodapés, confira como: 1. Clique em Exibir>Cabeçalho e rodapé. Surge a tela Configurar página, e a guia Cabeçalho e rodapé fica ativa. 2. Há dois retângulos brancos vazios indicando que ainda não foi configurado cabeçalho ou rodapé para esta planilha. Clique na seta ao lado da caixa Cabeçalho e escolha uma opção. 3. Personalize o cabeçalho com o botão homônimo. Surgirá uma tela com três retângulos brancos representando as três partes da folha. Basta escolher a caixa e digitar o texto.

4. Para formatar o texto, selecione-o e clique no primeiro botão com a letra A como rótulo. Ao terminar, clique em OK. 5. Clique em Personalizar rodapé, insira o caminho e o nome do arquivo no retângulo esquerdo. Clique no botão com o desenho de uma pasta amarela. Na seção da direita, coloque o número da página, clicando no segundo botão. Clique em OK.

Dica 192 – Margens As margens são aqueles espaços vazios entre a beirada do papel e o início dos dados. Você pode definir o tamanho das margens e a que distância do limite da folha elas devem aparecer. Observe: 1. Clique no menu Arquivo> Configurar página>Margens. Note que há seis caixas representando a margem esquerda.

2. Clique dentro de uma das caixas para ver o traço preto da margem no exemplo. Altere as medidas das margens conforme quiser, usando as setas ou digitando um valor na caixa. 3. Para centralizar a visualização da impressão da planilha, use a seção Centralizar na página, na guia Margens. Nela, selecione as opções Horizontal e Vertical, pois assim a planilha ficará centralizada.

82

cap03 excel.p65

82

13/5/2004, 13:14

300 Dicas Dica 193 – Definindo a área de impressão Como fazer para imprimir apenas uma parte da planilha? Acompanhe este passo-a-passo: 1. Para visualizar as Quebras de páginas diretamente na planilha, ver as informações que serão impressas e em que folha cada dado vai ficar, acesse o menu Exibir>Quebra de página. O zoom da planilha é reduzido e os limites de impressão são representados por uma borda azul; no centro aparece a numeração das páginas. Você define seu próprio limite, clicando e arrastando as bordas. Assim, você definirá as células exatas a serem impressas.

2. Clique no menu Exibir> Normal para voltar à exibição da planilha como estava antes. 3. Outro modo de fazer isso é selecionar as células que interessam (modo de exibição Normal) e clicar no menu Arquivo>Área de impressão>Definir área de impressão. Ao redor das células selecionadas, surgirá um pontilhado. 4. Visualize a impressão para ter certeza de que somente as informações da área definida serão impressas. Retorne à tela do Excel e, para eliminar a definição criada, clique no menu Arquivo>Área de impressão> Limpar área de impressão.

Dica 194 – Linhas de grade na impressão Por padrão, as linhas de grade não são impressas. Por isso, para habilitar essas linhas na impressão de sua planilha, é preciso acessar o menu Arquivo>Configurar página. Na seqüência acesse a guia Planilha e habilite ou desabilite o recurso de linhas de grade na impressão de sua planilha.

Dica 195 – Ocultando trechos da planilha na impressão Sua planilha possui trechos que não devem ser impressos? Então veja como fazer essa impressão parcial:

1. Acesse o menu Arquivos>Área de impressão>Definir área de impressão. Após definir a área, acesse o menu Arquivo>Visualizar impressão.

83

cap03 excel.p65

83

13/5/2004, 13:14

3.7 O Excel e a Internet Dica 196 – Visualização de planilhas em um browser É possível gerar um gráfico no Excel e exibi-lo na Web. Porém, antes de publicá-lo é bom visualizar como ele seria mostrado em um browser. Para isso, siga estas instruções: 1. Com a planilha aberta, vá até Arquivo>Visualizar página da Web. 2. Repare que todas as planilhas são exibidas. Devido à integração entre a Web e o Excel, existe uma barra de ferramentas com botões de navegação típicos de um navegador, e se você tem acesso à

Internet, é possível abrir uma página de dentro da planilha. 3. Clique em Exibir>Barras de ferramentas>Web. A barra que apareceu possui os mesmos botões de um browser, ou seja, o funcionamento da barra é idêntico ao de um navegador. Se você estiver com várias pastas de trabalho abertas, use o botão Ir para navegar entre elas. 4. Você pode digitar um endereço de página da Web na caixa branca e pressionar Enter. Assim, se você estiver conectado à Internet, o seu browser padrão será chamado automaticamente.

Dica 197 – Salvando como página da Web Agora você já pode publicar sua planilha no formato para Internet. Veja como: 1. Selecione as células que farão parte da sua página da Internet. Para que a página contenha mais de uma planilha, não selecione nada. Clique no menu Arquivo> Salvar como página da Web. 2. Foram acrescentadas algumas opções na famosa tela Salvar como. Observe que na caixa Salvar como

tipo, no lugar da extensão XLS, estão as extensões HTM e HTML. Você tem a opção de criar a página contendo todas as planilhas da sua pasta de trabalho ou somente as informações das células selecionadas. Para isso, escolha entre os itens: Pasta de trabalho inteira ou Seleção. 3. Clique em Alterar, para definir um título para sua página. Esse texto deve aparecer na barra de título do navegador Web. Clique em Salvar para criar a página.

Dica 198 – Hiperlinks Um hiperlink é uma referência a uma página ou a um local den-

tro da mesma planilha. Veja como inseri-lo em planilhas:

84

cap03 excel.p65

84

13/5/2004, 13:14

300 Dicas 1. Na planilha, um link é representado como no navegador: azul e sublinhado. Para criar o seu próprio link, digite um texto, selecione uma célula e pressione Ctrl+K. 2. Na tela Inserir hiperlink, defina a página que você vai vincular à célula. Selecione a primeira opção: Página da Web ou arquivo existente. Digite na caixa Endereço uma página da Internet. Na parte superior, defina uma dica de tela. Por exemplo, se o link vai acessar o site da Microsoft, escre-

va: “Clique aqui para abrir a página da Microsoft”. Clique em OK. 3. O texto da célula fica azul e clicando nela, o site será acessado. 4. Para retirar o link, selecioneo, pressione Ctrl+K e clique em Remover vínculo.

Dica 199 – Importando tabelas da Internet para planilhas Nas últimas versões do programa é possível capturar tabelas da Rede e trazê-las para a sua planilha. Veja como: 1. Certifique-se de que há conexão com a Internet. Vá ao menu Dados>Importar dados externos> Nova consulta à Web. 2. Um browser será aberto. Para mudar algumas opções de visualização de páginas, clique no botão Opções. Na tela que surgir, escolha qual tipo de formatação será exibido. Dê preferência para Nenhuma. Clique em OK. 3. Digite um endereço de site na Caixa de endereço, clique em Ir e a página será exibida. Ao lado de cada tabela da página aparece uma seta amarela. Selecione a(s) tabela(s) de que você precisa e clique em Importar. 4. Na tela seguinte indique o local onde os dados serão coloca-

dos. Clique em Propriedades. Selecione a opção Salvar definição de consulta, se quiser que as informações da tabela sejam atualizadas. A opção Ativar atualização em segundo plano permite que você continue trabalhando durante a atualização dos dados. Para estipular um tempo para a atualização, selecione Atualizar a cada... e digite o tempo. 5. Se quiser programar a atualização para o momento de abertura do arquivo, selecione Atualizar dados em Abrir arquivo. Clique em OK.

85

cap03 excel.p65

85

13/5/2004, 13:14

Dica 200 – Vinculando objetos Vincular objetos significa compartilhar as informações de um programa com outro, fazendo-os trabalhar em conjunto. Se quiser criar um documento e no meio dele inserir uma tabela, crie-a no Excel e jogue-a no Word. Você também pode modificar as informações em um programa e atualizá-las em outro no mesmo instante. Conheça mais sobre esse recurso: 1. Para criar um vínculo, primeiro defina os arquivos de origem e de destino. A origem contém as informações-base que podem ser modificadas. As informações são mostradas e atualizadas no destino, conforme a origem. No exemplo, a origem seria o arquivo do Excel e o destino, o documento do Word. Abra a planilha com a tabela a ser vinculada. 2. Acesse o Word por meio do menu Iniciar. Ao abrir o programa, pressione Alt+Tab para retornar ao Excel. Selecione o intervalo de células que interessa e clique no botão Copiar da barra de ferramentas.

3. Retorne ao Word, pressionando Alt+Tab novamente. Clique no menu Editar>Colar especial. Provavelmente a indicação do intervalo de células que foi copiado aparece na parte superior da janela, como sendo a origem dos dados. 4. Clique em Colar vínculo e depois no primeiro item da lista Como: Essa opção define para o Word qual tipo de informação está sendo colada; no caso, está vindo de uma planilha do Excel.

5. Clique em OK para vincular os arquivos. Coloque as janelas lado a lado (se você estiver com os dois programas abertos, basta clicar com o botão direito na barra de tarefas e em Janelas lado a lado). Altere algo no Excel e veja se a atualização é feita no Word.

Dica 201 – Incorporando objetos Incorporar um objeto é inserilo no programa de destino. Para fazê-lo, você deve definir quais serão os arquivos de origem e de destino. Observe: 1. Selecione um intervalo de células dentro do Excel e copie. 2. Abra um novo documento e clique em Editar>Colar especial.

Selecione Colar e escolha a opção Microsoft Excel Worksheet de planilha do Microsoft Excel mostrando para o Word que a informação vem do Excel. Clique em OK. 3. Novamente faça alguma alteração no Excel para ver se há atualizações no Word.

86

cap03 excel.p65

86

13/5/2004, 13:14

300 Dicas Dica 202 – Hiperlinks para acessar outros programas Você já viu que o recurso hiperlink é capaz de acessar uma página da Internet ou deslocarse para uma parte da planilha em determinada célula. Agora você vai aprender a acessar outros programas por meio de um link criado no Excel. 1. Abra o arquivo que contém a planilha do Excel. Dele, abra um documento do Word. 2. Digite em uma célula o nome do documento. Selecione a célula e acesse o menu Inserir>Hiperlink.

3. Na tela que surgir, escolha a opção Página da Web ou Arquivo existente. Selecione Pasta atual ou Arquivos recentes para achar o documento. Se não achálo, use o botão Procurar arquivo. 4. Ao encontrá-lo, digite uma dica de tela para o link, clicando no botão Dica de tela... Clique em OK. 5. Assim, quando você clicar sobre a célula que contém o link, o documento será aberto juntamente com o programa Word.

Dica 203 – Use o Access Link para trocar informações entre Excel e Access A Microsoft disponibiliza alguns programas suplementares do Office 2000 e 2002, e que podem ser adquiridos gratuitamente na página oficial do programa. O Access Link é um deles e permite criar formulários do Access a partir do Excel, criar relatórios a partir de dados de Excel e converter uma lista de dados de uma planilha para um banco de dados.

2. Após o download, feche o Excel e execute o programa acclnk.exe. 3. Quando finalizar o processo de instalação, execute o Excel e acesse o menu Ferramentas>Suplementos 4. Na janela de seleção que surge, escolha Vínculos com o Microsoft Access.

1. Para obter o programa Access Link, acesse o site: http://office. microsoft.com/brasil/downloads/ 2002/acclnk.aspx.

87

cap03 excel.p65

87

14/5/2004, 12:40

Dica 204 – Recuperando dados de uma tabela do Access Você precisa converter um banco de dados em planilhas do Excel? Veja como é fácil fazê-lo: 1. No Excel, clique no menu Dados>Importar dados externos> Importar dados. 2. Surgirá a janela Selecionar fonte de dados, selecione Banco de Dados MS Access na caixa de seleção. Localize a pasta em que está o arquivo de banco de dados do Access e selecione-o. Clique em Abrir. 3. Na seqüência o Excel solicita que você diga onde serão inseridos os dados provenientes da tabela que você escolher. Você tam-

bém pode refinar a consulta criando filtros e tabelas dinâmicas. Pressione OK para prosseguir. 4. O Excel irá inserir as informações que você acabou de importar do Access. Note que todos os dados da tabela que você importou do Access são dispostos na sua planilha.

Dica 205 – Exportando uma planilha para o Access Veja a seguir como exportar uma planilha do Excel para um banco de dados criado no Access. 1. No Access clique em Arquivos>Obter dados externos>Importar. 2. Na caixa de diálogo Importar, selecione o tipo de arquivo

Excel (XLS) e localize o arquivo no seu computador. 3. Siga as instruções do Wizard e acerte as colunas da sua planilha. O Access irá tratar a sua planilha como uma tabela de Banco de Dados.

Dica 206 – Formulários para inserir dados no Excel Para facilitar e organizar a inserção de dados em planilhas grandes, é interessante usar um formulário. (Para isso, você precisará do Access Link: consulte a Dica 203). 1. Com o Access Link instalado, abra a sua planilha e clique em Dados>Formulário do MS Access...

88

cap03 excel.p65

88

13/5/2004, 13:14

300 Dicas 2. Use o assistente do Access para criar o formulário personalizado. Note que os dados que você inserir no formulário irão automaticamente para a sua planilha no Excel.

3.9 Tabelas dinâmicas Dica 207 – Construindo tabelas dinâmicas As tabelas dinâmicas permitem a exibição dos dados de uma tabela de forma eficiente e rápida. Elas são usadas para manipular informações muito extensas, do Excel ou de bancos de dados externos. Veja como construí-las: 1. Construa uma tabela, por exemplo, com nome de vendedores, número de vendas, região e produtos. Clique em Dados> Relatório de tabela e gráficos dinâmicos. Escolha o que será criado, no caso, uma Tabela dinâmica e clique em Avançar.

2. Agora mostre onde estão os dados para a construção da tabela, digitando o endereço na caixa Intervalo. Se estiver em outro arquivo, clique em Procurar> Avançar. 3. Siga as instruções do Assistente de tabela dinâmica para finalizar a criação de uma tabela.

Dica 208 – Modificando tabelas dinâmicas É possível mudar a estrutura ou layout da sua tabela dinâmica por meio da barra de ferramentas Tabela dinâmica, que surgiu assim que a tabela foi criada. Observe: 1. Dê dois cliques no campo em que está escrito Soma de vendas. Uma tela se abrirá e você poderá

escolher outro cálculo a ser feito com os valores. Escolha, por exemplo, média e clique em OK. 2. Para reorganizar o layout de uma tabela, arraste os itens para fora dela. Assim, somente o total será exibido. Localize a janela Lista de campos da tabela dinâmica.

89

cap03 excel.p65

89

13/5/2004, 13:14

Note que os itens em negrito são os que estão na tabela no momento. Clique em vendedor e arraste para o local em que estavam as regiões (em linha) e vice-versa.

3. Para retornar ao assistente de criação da tabela dinâmica e alterar configurações, clique na tabela, depois no botão Tabela dinâmica, e em Assistente... Clique no botão Voltar e selecione um novo intervalo. Ao terminar, clique em Concluir.

Dica 209 – Construindo gráficos dinâmicos Você também pode criar um gráfico dinâmico, ou seja, que acessa os dados de outra planilha. Acompanhe:

opções de legenda ou linhas de grade e clique em Avançar. Escolha uma nova planilha para colocar o gráfico modificado e clique em Concluir.

1. Clique em sua tabela dinâmica. Selecione o botão Tabela dinâmica e depois Gráfico dinâmico. Assim, um gráfico será gerado em uma nova planilha e você poderá modificá-lo. 2. Clique no botão Assistente de gráfico. Assim você pode escolher outro tipo de gráfico ou configurar opções. Escolha o tipo Colunas 3D e avance. 3. Ainda, se quiser, digite títulos para o gráfico e eixo, mude as

3.10 Dicas avançadas Dica 210 – Vinculando planilhas Se você estiver trabalhando com duas planilhas diferentes em que

alguns dos dados que estão em uma se repetem na outra, qual-

90

cap03 excel.p65

90

13/5/2004, 13:14

300 Dicas quer alteração que ocorrer em uma, poderá ser feita automaticamente em outra, por meio da vinculação de planilhas. Observe: 1. Para que os dados de uma planilha sejam vinculados com os de outra, clique na planilha de origem. Selecione o intervalo a ser vinculado, por exemplo, nomes de clientes, que devem aparecer em duas planilhas.

2. Clique na segunda planilha e cole as informações dos clientes. 3. Clique em Colar vínculo e em uma das células que foram coladas. Observe que o seu conteúdo é algo como: ‘CADASTRO DE CLIENTES’! A4. Isso significa que o valor dessa célula é igual ao da célula A4 da planilha CADASTRO DE CLIENTES. 4. Faça testes alterando valores em uma planilha, para ver a atualização na outra.

Dica 211 – Ferramenta Solver O Solver auxilia a resolução de problemas como este: sabendo que para chegar a um determinado lucro, existem diversos valores vinculados a ele, como saber o que acontece com esses valores, para que o lucro suba para R$ 17.000,00, por exemplo? 1. Em C2, digite: =B2*$C$1. Arraste essa fórmula para as duas linhas abaixo. Crie uma autosoma nas células B5 e C5 para os valores de cima, e digite =B5C9+C7C5 para obter o lucro. 2. Acesse o menu Ferramentas> Suplementos>Solver e clique em OK.

3. Na tela Parâmetros do Solver defina a célula de destino para C10. Escolha Valor de: para definir um valor exato de modificação da célula, como 17.000. Em Células variáveis defina quais células da planilha poderão sofrer alterações para obtenção de lucro. Clique no botão com a marca vermelha. Selecione a célula C1 e, pressionando Ctrl, selecione o intervalo B2:B4 e as células C7 e C9. Clique no mesmo botão. 4. Adicione restrições às mudanças que o Solver fará na planilha. Clique em Adicionar. Na primeira caixa você escolhe em qual célula será aplicada a restrição, no caso, selecione o intervalo de C2 até C4. Ao lado, escolha o sinal de maior e igual. Na última digite 0 e o Excel manterá os valores dessas células. Clique em OK>Resolver. 5. Na janela Resultados do Solver, aceite a solução proposta, selecionando Manter solução do Solver. Ou recuse, selecionando Restaurar valores originais. Clique em OK e uma nova planilha (Relatório de respostas 1) será criada. Use-a para fazer análises. 91

cap03 excel.p65

91

13/5/2004, 13:14

Dica 212 – Proteção da planilha Se várias pessoas acessarão a sua planilha, algumas informações podem sofrer alterações, por isso, é preciso protegê-la. Você pode bloquear a edição de células ou colocar uma senha para acesso. Observe: 1. Selecione todas as células da planilha e clique no menu Formatar>Células. Selecione a guia Proteção. Nela existem duas opções: Travada e Oculta. Desmarque as duas opções e clique em OK. 2. Agora selecione o intervalo de células a ser bloqueado. Pressione Ctrl+1. Clique na guia Proteção. Escolha Oculta para que ninguém possa alterar esse intervalo e para que o conteúdo da célula não seja exibido na barra de fórmulas. Selecione as duas opções e clique em OK. 3. A célula ainda não está bloqueada. Clique em Ferramentas>

Proteger>Proteger Planilha. Na tela Proteger planilha selecione a primeira opção: Proteger a planilha e o conteúdo das células. Abaixo, digite uma senha que será exigida no momento de desprotegê-la. 4. Na lista maior, selecione as funções a que os usuários terão acesso. Clique em OK e se digitou uma senha, uma nova tela será aberta para a sua confirmação. 5. Para desbloquear, clique em Ferramentas>Proteger>Desproteger planilha.

Dica 213 – Regras de validação Ao cadastrar informações em uma planilha, pode haver erros. Para evitálos, adicione regras às células que precisam ser controladas. Veja como: 1. Selecione um intervalo de células com, por exemplo, a idade dos clientes. Clique no menu Dados> Validação... Na tela Validação de dados defina os critérios para a verificação: na caixa Permitir, escolha o tipo de dado a ser digitado. No caso, escolha Número inteiro. Na próxima caixa, escolha o critério Maior do que e na caixa Mínimo que apareceu, digite 14.

2. Para mostrar uma mensagem de erro ao usuário, clique em Mensagem de entrada e selecione Mostrar mensagem de entrada ao selecionar célula.

92

cap03 excel.p65

92

14/5/2004, 10:38

300 Dicas 3. Clique em Alerta de erro e defina a mensagem que o usuário receberá, se o critério for violado. Clique em OK.

4. Para tirar a validação de uma célula, volte à tela de validação e clique em Limpar tudo.

Dica 214 – Nomeando intervalos de células Ao elaborar ou alterar fórmulas, você se depara com intervalos de células. Se na sua planilha você faz referências para o mesmo intervalo de células, é muito fácil nomeá-lo e usá-lo nas fórmulas. Observe: 1. Clique em uma célula. Observe que ao lado da barra de fórmulas está a caixa de nome, que mostra o nome da célula ou intervalo ativo(a). Selecione o intervalo de células a ser nomeado. 2. Acesse o menu Inserir> Nome>Definir... Digite um nome na

primeira caixa. Se necessário, clique no botão com a marca vermelha para selecionar o intervalo. Clique em Adicionar e depois em OK. 3. Se quiser, selecione uma coluna de dados já nomeada. Assim, o nome atribuído para o intervalo será o título da coluna. Selecione a coluna e clique no menu Inserir> Nome>Criar... Selecione a opção Linha superior e clique em OK. 4. Para eliminar algum nome de intervalo, retorne à tela de definição, clique sobre o nome e pressione Excluir.

Dica 215 – Cenários Veja como criar um cenário para fazer previsões financeiras e calcular gastos: 1. Crie uma planilha e selecione as células B1 e B2. 2. Clique em Ferramentas> Cenários>Adicionar... Digite um nome para o novo cenário e clique em OK. Depois digite suas previsões, por exemplo: “Se a receita valesse 24780 e as despesas fossem 7410, quanto eu teria de saldo?” Para responder a essa pergunta, digite os valores abaixo dela e clique em OK. Pressione o botão Mostrar.

3. Para ver lado a lado a situação atual e as projeções futuras em uma planilha, clique em Resumir... Na próxima tela mostre a célula com a fórmula afetada pelo cenário, no caso B3. Escolha a opção Resumo do cenário e clique em OK.

93

cap03 excel.p65

93

14/5/2004, 10:38

Dica 216 – O recurso Atingir meta Esse recurso ajuda a analisar uma situação para chegar a algum fim. Imagine que uma empresa tem um lucro mensal de R$ 10.000,00, mas gostaria de ter R$ 11.000,00. Quanto será que essa empresa deve vender a mais para ter esse lucro ou quanto a menos de despesas deve ter? Observe: 1. Na célula C2, digite: =B2* $C$1. Arraste essa fórmula para as duas linhas de baixo. Crie uma autosoma em B5 e C5 para os valores de cima e para obter o lucro, digite: =B5-C9+C7-C5. 2. Para fazer projeções, clique no menu Ferramentas>Atingir meta. Na tela Atingir meta, clique em Definir célula para determinar

em qual célula seu objetivo se concentra, no caso é a célula do lucro, pois é o lucro que você quer aumentar. Selecione a célula C10. 3. Na próxima caixa, digite o valor almejado. E na caixa Alternando célula, defina qual célula vai sofrer alteração. Selecione-a e clique em OK. 4. Ao clicar em OK, os valores da planilha são modificados até que o lucro seja alcançado.

Dica 217 – Alteração de gráficos com a ferramenta Atingir meta Já que as informações cadastradas na planilha podem ser alteradas, que tal gerar um gráfico desses dados? Acompanhe como: 1. Na planilha da dica anterior acrescente duas colunas, a de quantidade de material e a de preço unitário. Na célula com os valores de venda, coloque uma fórmula para multiplicar a quantidade pelo preço. Selecione a coluna de nomes dos produtos e dos totais de vendas. 2. Clique no Assistente de gráfico para gerar um gráfico de Pizza 3D dessas informações. Coloque

como rótulo, o valor e o nome da categoria e posicione o gráfico como um objeto nessa mesma planilha. 3. Após a criação, vá ao menu Ferramentas>Atingir meta. Na caixa Definir célula, digite E10 ou use o botão ao lado da caixa para selecionar a célula. Pressione Tab e digite 17500 na caixa Para valor. Por fim, defina na caixa Alternando célula, a célula B3. Assim, você estará configurando a tabela para atingir o lucro de 17500. Clique em OK. 4. Observe as alterações na planilha, no gráfico e na mensagem. Clique em OK para aceitar ou em Cancelar para retornar às informações originais.

94

cap03 excel.p65

94

13/5/2004, 13:14

300 Dicas

Dica 218 – Relatórios Essa ferramenta oferece recursos para que você possa criar relatórios personalizados para impressão. Ela pertence ao grupo de ferramentas de suplementos do Excel, portanto, provavelmente você vai precisar do CD de instalação do Office para usá-la, ou se preferir, pode baixá-la do site da Microsoft. Veja como usá-la: 1. Clique no menu Ferramentas e acesse a opção Suplementos. Selecione o item Gerenciador de relatórios e clique em OK. Assim que você selecioná-lo, um novo comando será adicionado ao menu Exibir do Excel.

2. Clique em Exibir>Gerenciador de relatórios. Na tela que aparecer, defina um novo relatório, clicando em Adicionar... Digite um nome para o relatório na primeira caixa.

Para criar as seções do relatório, caso você queira, escolha a planilha ou o cenário que fará parte de cada seção. Clique na lista Planilha e selecione uma planilha.

3. Assim que escolher a planilha, suas opções aparecerão abaixo. Escolha um dos modos de exibição, caso essa planilha tenha, clicando na caixa Exibição. Depois clique em Adicionar para acrescentar uma nova seção à lista abaixo. Já para criar uma seção baseada em um cenário, escolha a planilha com o cenário, clique na caixa Cenário e em Adicionar. 4. Por fim, clique em OK. Para ter o documento impresso, clique em Imprimir, no Gerenciador de relatórios. Digite o número de cópias e clique em OK.

95

cap03 excel.p65

95

13/5/2004, 16:33

Dica 219 – Edição de relatórios Todos os relatórios criados estão armazenados no Gerenciador de relatórios. Veja como editá-los: 1. Para alterar um dos relatórios criados anteriormente, clique no menu Exibir>Gerenciador de relatórios. A janela aparece com uma lista apresentando os relatórios atuais da pasta. Selecione o relatório a eliminar e clique no botão Excluir e em OK. Faça isso com os relatórios desnecessários. 2. Você pode reorganizar cada relatório, em vez de apagá-lo. Por exemplo, pode mudar a ordem das seções ou escolher outro cenário para o relatório. Para isso, selecione na lista o relatório a ser alterado. Clique no botão Editar... A tela que surgirá é a mesma da criação. Se quiser, mude o nome do relatório na caixa. 3. Abaixo, escolha outra planilha para fazer parte do rela-

tório. Se necessário, escolha outra exibição ou cenário. Lembre-se, sempre ao escolher, de clicar no botão Adicionar, pois só assim a seção é inserida. 4. As seções presentes no relatório aparecem em uma lista abaixo. Se uma dessas seções não for mais importante para você, basta excluí-la. Mas se o problema for só a ordem, use os botões: Mover para cima e Mover para baixo. Você ainda pode escolher a opção Usar números de páginas contínuos para o momento em que for imprimir.

Dica 220 – Construção de BDs Um banco de dados é como um arquivo organizado logicamente para cadastrar grandes quantidades de informação. Apesar de esse ser o ponto forte do Access, no Excel você pode criar e estruturar um pequeno banco de dados. Observe: 1. Antes de criar um novo banco de dados, defina os campos, o que é feito pelo tipo. Assim, se você quer guardar as informações de clientes, especifique “qual tipo” de dado será gravado, como

Nome, Idade, Sexo, Telefone. Dessa forma, crie uma nova pasta de trabalho e renomeie a planilha para Banco de dados. 2. Clique na célula A1 e digite Nome. Na célula B1, digite Telefone. Na célula C1, digite Cidade. Na célula D1, digite Idade e, por fim, na célula E1, digite Sexo. Selecione esse intervalo de células e aplique negrito. 3. Comece a cadastrar os seus clientes, adicionando as informações de cada um. A esse processo dá-se

96

cap03 excel.p65

96

13/5/2004, 13:14

300 Dicas o nome de cadastramento de registros. No caso, cada cliente se tornará, um registro, ou um cadastro. 4. Ao cadastrar, lembre-se de que você pode excluir ou incluir

linhas ou colunas entre os registros. Para isso, clique no cabeçalho da linha com o botão direito do mouse e clique em Excluir ou Inserir.

Dica 221 – Formulários de dados Para facilitar, por exemplo, o cadastro de clientes, use a ferramenta Formulário de dados, que cadastra, localiza, altera e exclui informações do banco de dados do Excel. Saiba como: 1. Selecione os nomes dos campos na parte superior da tabela, que, no caso, compreende a célula A1 até a célula E1. Clique em Dados> Formulário... A janela Banco de dados é aberta e você já pode observar a estrutura de campos criada. 2. Cada conjunto de informações pertence a um registro (cliente) diferente. Note que por meio da barra de rolagem na tela você navega entre os registros já cadastrados. Outra opção são os botões Localizar anterior e Localizar próxima.

3. Para alterar qualquer um dos registros, basta clicar no campo a ser mudado, digitar o novo valor e clicar na barra de rolagem para confirmar a informação. Para reverter essa ação, basta clicar em Restaurar. 4. Para cadastrar mais um registro nesse banco, clique no botão Novo e se quiser eliminar um dos registros, localize-o na tela e clique em Excluir. Para sair da tela do formulário de banco de dados, clique em Fechar.

Dica 222 – Conversão de medidas Se você tem dificuldades em converter medidas, o Excel é o programa ideal para usar quando precisar fazê-lo, uma vez que o aplicativo faz isso automaticamente. Veja como proceder: 1. A principal função de conversão é a CONVERT. Para usá-

la, informe basicamente três argumentos: o valor a ser convertido, a unidade de medida atual e a futura. Digite 45 na célula A1. 2. Em B1 digite: = CONVERT( e depois informe o valor a ser convertido, no caso, a célula A1. 3. Agora, informe a unidade de medida do número e depois a unidade desejada para a conversão.

97

cap03 excel.p65

97

14/5/2004, 11:11

Cada unidade de medida possui uma abreviação padrão. Basta colocá-la entre aspas, para que a fórmula fique correta. Por exemplo, para converter graus Celsius em Kelvin, digite “C” e “K”. Nesse caso, a fórmula final seria: =CONVERT (A1;“C”; “K”). 4. Todos os tipos de medidas possuem uma abreviatura. Para saber o símbolo de cada unidade de

medida, acesse a ajuda do Excel e pesquise sobre a função CONVERT.

Dica 223 – Trabalhando com o Autofiltro Imagine que você criou uma longa planilha em forma de lista. Com o recurso de filtragem do Excel, você consegue localizar um conjunto de dados dentro dessa lista, rápida e facilmente. O Autofiltro funciona como uma

ferramenta que filtra dados de uma lista de acordo com critérios simples de localização. Para usá-lo, acesse o menu Dados> Filtrar>Autofiltro. Note que o título de cada coluna da sua lista apresenta uma caixa de seleção.

Dica 224 – Opções de Autofiltro A ferramenta Autofiltro oferece alguns recursos simples, porém muito úteis para seu dia-a-dia. Veja a seguir. 1. Quando o recurso de Autofiltro for aplicado em uma lista, escolha a

opção Personalizar para acessar outros critérios de busca. 2. Note que há outras formas de procura que podem facilitar muito o processo de localização de dados em uma grande lista, como Diferente de, Maior que e outras.

Dica 225 – Acrescentando um Filtro avançado Melhor do que classificar os dados cronologicamente é exibir na tela somente as informações necessárias, sem apagar as demais. Para tanto, veja como acrescentar um filtro avançado: 1. Para criar um filtro, clique em Dados>Filtrar>Autofiltro. Assim,

algumas setas serão inseridas na sua planilha, cada uma ao lado de um campo. Clique na seta ao lado de Cidade. Note que as cidades cadastradas aparecem na lista. Clique sobre uma delas para mostrar os clientes dessa região. As setas ficam azuis, ao ser selecionado um critério de filtragem.

98

cap03 excel.p65

98

14/5/2004, 10:53

300 Dicas

2. Para voltar a mostrar todos os dados, clique nas duas setas, e em cada uma, clique na palavra Tudo. Para personalizar o filtro, escolha o campo em que será feito o filtro, como, Idade. Clique na seta ao lado do nome do campo e vá a Personalizar. Nela, defina o intervalo de células a ser exibido, como dos 20 aos 30 anos. 3. Na primeira caixa, escolha a opção: é maior ou igual a, e na caixa vazia ao lado digite 20. Certifique-se de que a opção E esteja selecionada. Clique na caixa de baixo do E, escolha menor ou igual a e digite ao lado o valor 30. Clique no botão OK para finalizar. Note

que os clientes com idade entre 20 e 30 estão sendo exibidos na tela. 4. Selecione a célula H1 e digite nela o texto Cidade. Na célula de baixo, digite São Paulo. Em seguida, clique no menu Dados> Filtrar>Filtro avançado. Na primeira caixa, Intervalo da lista, selecione todo o seu banco de dados. Em Intervalo de critérios, selecione H1 e H2. Ative a caixa Copiar para outro local. Clique na terceira caixa (agora ativa), selecione a célula de destino e clique em OK.

Dica 226 – Localizando dados com critérios Na busca com critérios você define o que deve ser exibido ou qual registro deve ser acessado. Observe: 1. Para localizar dados, acesse Editar>Localizar. Então, digite o nome do cliente, por exemplo, a ser procurado e clique em Localizar próxima. 2. Para localizar os dados dependendo de um critério, acesse a tela do Formulário do banco de dados, usando o menu Dados. 3. Nessa tela você visualiza os registros. Clique em Critérios para definir

uma condição de busca. Note que os dados presentes nos campos sumiram da tela. Defina de quais critérios precisa, digitando no próprio campo. 4. Em seguida clique no botão Localizar próxima ou Localizar anterior, para navegar somente entre os registros de telefones começando com 54 ou, se preferir, clique em Formulário. Para mudar o critério, basta clicar novamente em Critérios. Para eliminar o critério e ver todas as informações, clique em Limpar e em Formulário para voltar.

99

cap03 excel.p65

99

13/5/2004, 13:14

Dica 227 – Subtotais Agora que você já cadastrou, classificou e alterou o seu banco de dados, é hora de trabalhar com os dados gravados. Para dinamizar o seu trabalho, use a ferramenta Subtotais, que agrupa os dados semelhantes para executar algum cálculo estatístico com eles. Observe: 1. Acesse sua planilha com banco de dados. Se houver itens repetidos, como um vendedor que aparece várias vezes, porque obteve vendas de produtos e em regiões diferentes, como descobrir o total de suas vendas? Clique em qualquer célula do seu banco de dados e depois em Dados>Subtotais... 2. Na caixa A cada alteração em: escolha um campo repetido. Escolha a função que agrupou os valores e em Adicionar subtotal a: escolha o campo numérico em que será feito o cálculo. Dê OK para gerar os subtotais. 3. Observe que cada vendedor foi agrupado pela soma de suas vendas e ao lado da numeração das linhas, apareceu uma nova barra cin-

za. Clique no número 3, para exibir as informações de venda. No botão 2 são mostrados os totais parciais por vendedor e, no número 1, apenas o total geral das vendas. 4. Para alterar a função usada nos totais, clique em uma célula dos dados e retorne à tela de subtotais. Clique na lista de funções e escolha uma função. Clique em OK para alterar. Caso queira excluir os subtotais, acesse a tela de Subtotais no menu Dados e clique na opção Remover todos.

Dica 228 – Protegendo as colunas ou linhas mais importantes Imagine que você tenha criado uma planilha com muitos detalhes de formatação e para evitar que alguém apague ou mova alguma célula acidentalmente, você pode utilizar o recurso de “Travamento” das linhas ou colunas mais importantes. Para aplicar esse recurso à planilha, faça o seguinte:

1. Selecione as células da sua planilha e acesse o menu Formatar>Células. 2. Desabilite a opção Travada, pois por padrão o Excel deixa todas as células travadas, e no entanto, você precisará “Travar” somente algumas células de sua planilha.

100

cap03 excel.p65

100

14/5/2004, 10:51

300 Dicas 3. Selecione apenas as células que você quer proteger e, em seguida, acesse o menu Ferramentas>Células e habilite a opção Travada. 4. Acesse o menu Ferramentas>Proteger>Proteger planilha. Surgirá uma janela na qual você poderá restringir algumas permissões na sua planilha.

Dica 229 – Restringindo o acesso a sua planilha Se quiser, restrinja o acesso de terceiros a sua planilha. Veja como: 1. Acesse o menu Ferramentas> Opções e clique na guia Segurança. 2. Insira uma senha no campo Senha de proteção e confirme-a

no botão OK. Por motivos de segurança, o programa pedirá que você digite novamente a senha. 3. Agora salve a sua planilha e toda vez em que o seu arquivo for aberto o usuário terá que digitar a senha.

Dica 230 – Abrindo um arquivo de texto no Excel Se os dados que você quer usar no Excel estiverem em um arquivo de texto que contenha dados delimitados (separados) por caracteres de tabulação, vírgulas, espaços ou caracteres semelhantes, você poderá abrir o arquivo no Excel. Para isso, o Excel se utiliza do de um assistente de importação de texto altamente eficiente. O procedimento a ser seguido é bem simples. Basta clicar no

menu Arquivo e escolher a opção Abrir, exatamente da forma com que você abriria um arquivo comum no Excel. Depois disso, clique na opção tipo de arquivo, escolha Todos os arquivos, selecione o arquivo desejado e clique em Abrir. A partir desta momento, o Excel abrirá um assistente para guiá-lo na seleção das opções de abertura do arquivo.Basta selecionar as opções desejadas e clicar em Avançar.

101

cap03 excel.p65

101

14/5/2004, 13:13

Dica 231 – Executando uma análise estatística O Excel também dispõe de um recurso para ajudá-lo a elaborar uma análise estatística, veja como é fácil usá-lo: 1. Acesse o menu Ferramentas>Análise de dados. 2. Se Análise de dados não estiver disponível, carregue as Ferramentas de análise. 3. No menu Ferramentas> Suplementos e na lista Suplemen-

tos disponíveis, selecione a caixa Ferramentas de análise e clique em OK. Se necessário, siga as instruções da instalação. 4. Na caixa de diálogo Análise de dados, clique no nome da ferramenta de análise que deseja usar e depois em OK. 5. Por fim, na caixa de diálogo da ferramenta selecionada, defina as opções de análise.

Dica 232 – Usando marcas inteligentes Você pode usar marcas inteligentes para executar ações no Excel e que geralmente exigiriam a abertura de outro programa. O triângulo roxo no canto da célula de uma planilha indica a presença de marcas inteligentes. Veja como usá-las: 1. Acesse o menu Ferramentas> Autocorreção.

2. Clique na guia Marcas inteligentes e marque a caixa de seleção Rotular dados com marcas inteligentes. 3. Mova o ponto de inserção sobre o triângulo roxo de uma célula até surgir a opção Ações da marca inteligente. 4. Clique na seta ao lado dessa opção para ver as ações que você pode executar e selecione uma.

Dica 233 – Linhas múltiplas em células Há duas formas de apresentar o texto de uma célula em mais de uma linha. A primeira é acionar as teclas Alt+Enter no ponto em que as linhas devem ser quebradas. A outra forma consiste em mudar a formatação da célula. Para isso, selecione-a e, no menu, escolha Formatar>Células. Traga para o primeiro plano a orelha Alinhamento e, nela, mar-

que a caixa Retorno automático de texto. Nesse caso, você não precisará mais usar o comando Alt+Enter. Os textos serão quebrados automaticamente ao final de cada linha.

102

cap03 excel.p65

102

13/5/2004, 13:14

300 Dicas 3.11 Macros e programação Dica 234 – Gravando uma nova macro A macro – gravação de tarefas repetitivas guardadas na pasta de trabalho – automatiza o seu trabalho. Veja, a seguir, como gravar uma. 1. Se você freqüentemente precisar formatar o mesmo trecho de células com as mesmas configurações, grave a seqüência de ações em uma macro. Quando refizer a formatação manualmente, basta acionar a macro criada. 2. Com a planilha aberta, clique em Ferramentas>Macro>Gravar nova macro. Digite um nome para a macro e clique em OK. Uma barra de ferramentas foi aberta na tela, o que indica o ínicio da gravação e que as alterações feitas a partir daí estão sendo armazenadas.

3. Clique em Formatar> Autoformatação. Escolha o estilo de formatação Clássico2 e clique em OK.

4. Se quiser gerar um gráfico também, selecione os dados e clique no Assistente de gráfico. Selecione o tipo de gráfico e avance as telas até o final. Por fim, clique em Parar gravação, na barra de macros do Excel.

Dica 235 – Execução de macros Após criar e armazenar a macro no computador, é hora de executá-la. Observe: 1. Acesse o menu Ferramentas>Macro>Macros...

2. Observe que surge uma lista que exibe as macros de todas as pastas de trabalho abertas. Mas para visualizar somente as macros da pasta de trabalho atual, clique na caixa Macros em: e escolha Esta pasta de trabalho.

103

cap03 excel.p65

103

13/5/2004, 13:14

3. Ainda nessa tela você pode modificar algumas informações da macro criada: como a tecla de atalho (definida pelo usuário para executar a macro rapidamente) e a descrição (com detalhes sobre a macro). 4. Para fazer essas alterações, clique em Opções... Na tela que surge aparece o nome da macro e abaixo há uma caixa para você

digitar, se quiser, a tecla de atalho. No caso, será atribuída junto à tecla Ctrl. 5. Para executar a macro, clique em Executar. Observe que toda a planilha foi modificada, conforme o que foi gravado. Mas cuidado, pois se as células não tivessem sido selecionadas, a macro teria retornado uma mensagem de erro.

Dica 236 – Opções de macro Nesta dica você aprende como configurar as opções de segurança: 1. Clique no menu Ferramentas>Macro. Surgirá a tela do Visual Basic, clique em Editar. Assim, você terá acesso ao código interno da macro. Observe que na esquerda da tela toda a estrutura da pasta de trabalho é apresentada. Para voltar para o Excel, clique no primeiro botão, Exibir Microsoft Excel. 2. É possível inserir essa macro em uma barra de ferramentas clicando no menu Exibir>Barras de ferramentas, depois clique na guia Barras de ferramentas e no botão

Nova... Digite o nome “Minha macro” para a barra e clique em OK. 3. Clique em Comandos>Macros. Clique no botão Personalizar botão e arraste-o para a barra de ferramentas Minha macro. Clique em Fechar. Pressione o botão Personalizado para atribuí-lo a uma macro.

Dica 237 – Segurança e vírus de macro No Excel você pode definir um nível de segurança para proteger suas macros dos vírus tipo macro, por meio do menu Ferramentas> Macro>Segurança. Obs.: No nível de segurança Alto pode haver problemas para execução de macros. Por isso é recomendável selecionar o nível de segurança mais baixo.

104

cap03 excel.p65

104

13/5/2004, 13:14

300 Dicas Se o seu ideal é criar um banco de dados seja para uso pessoal, departamental ou empresarial, o Access é uma ótima opção. Ele oferece recursos eficientes para armazenar, organizar, compartilhar e gerenciar seus dados dinamizando o seu trabalho de desenvolvimento de bases de dados. Aprenda, com as 63 dicas a seguir, um pouco mais sobre o Access.

4.1 Primeiros passos Dica 238 – Criando um Banco de Dados simples Um Banco de Dados (BD) é um conjunto de informações relacionadas a um determinado assunto ou objetivo. Ele pode estar armazenado no computador ou compartilhado em rede. Veja como montar um:

po de campos que compõem um dado completo da tabela. 4. Na seqüência, escolha um nome para o BD e selecione a opção Sim, defina a chave primária para mim.

1. Inicie o Access e escolha a opção Banco de dados em branco. No Access 2000 ou anterior, escolha a opção Arquivo e em seguida, Novo. 2. Escolha um nome para o seu BD, pressione o botão Criar e escolha a opção Criar tabela usando assistente.

3. O Assistente do Access disponibiliza tabelas predefinidas que auxiliam o seu trabalho, além de permitir personalizar todos os campos. Antes de começar a execução, é importante saber os significados de Campo e Registro. O primeiro é um conjunto de um mesmo tipo de informação contida na tabela, e o segundo é um gru-

5. Para finalizar, escolha Inserir os dados na tabela usando um formulário criado pelo assistente e em seguida pressione o botão Concluir. Note que surgirão na tela os campos de dados. Para inseri-los, basta posicionar o mouse em frente a um campo e digitar os dados. 6. Por fim, feche a janela do formulário. O Access fecha automaticamente todo registro novo.

105

cap04 acess.p65

105

13/5/2004, 16:21

Dica 239 – Modelos Conheça, nesta dica, os modelos disponíveis no Access. Escolha o que mais lhe convém e organize seu trabalho. Veja na figura os modelos prontos para algumas aplicações comuns:

1. No Painel de tarefas, escolha Modelos gerais>Banco de dados, e selecione um modelo que supra suas necessidades. Pressione OK para prosseguir. Escolha um nome para o arquivo e pressione o botão Criar. 2. O Access exibirá na tela o Assistente de Banco de dados, que vai criar tabelas, formulários, consultas e controles especiais.

Dica 240 – Modos de visualização de dados Confira, nesta dica, os modos de visualização de formulários no Access.

• Modo folha de dados e Modo formulário

1. Abra um BD e localize a janela Banco de dados. Clique no botão Formulário; o Access listará todos os formulários do projeto. 2. Escolha um formulário e dê um duplo clique nele para visualizá-lo.

1. Ao abrir um formulário, acesse o menu Exibir>Modo folha de dados. Note que os dados dos formulários serão exibidos no formato de tabela. Para retornar ao modo normal, escolha a opção Modo formulário.

4.2 Tabelas Dica 241 – Criação de tabelas no Modo estrutura O Modo estrutura permite a definição e alteração de todos os campos da tabela a ser montada. Acompanhe:

la. A inferior é dedicada a alguns ajustes de características, como Tamanho, Máscara e outros.

1. Na janela do Banco de dados clique em Tabelas>Novo. Selecione a opção Modo estrutura. 2. Note que a janela é dividida em duas partes. A parte superior é a região em que foi digitado o nome e o tipo de campo da tabe-

106

cap04 acess.p65

106

14/5/2004, 11:17

300 Dicas Dica 242 – Criação de tabelas no Modo folha de dados Trabalhar no Modo folha de dados é importante para agilizar o processo de digitação de um BD. Nesse modo o Access define automaticamente o tipo de dado para o campo. Aprenda, a seguir, como usá-lo: 1. Vá a Tabelas>Novo. Surgirá uma janela para definir o modo de

criação, escolha a opção Modo folha de dados e clique em OK. 2. Para definir o nome do campo, dê um duplo clique na coluna e escreva o nome do campo. 3. Clique em uma célula da tabela para inserir informações. Uma boa dica é utilizar o recurso de congelar painéis ou mesmo organizar a ordem crescente/ decrescente para facilitar a visualização.

Dica 243 – Tipos de campo para a tabela Um campo de uma tabela é capaz de armazenar um único tipo de dado. Por isso é importante escolhê-

lo ainda no projeto. Veja a seguir os tipos de campo do Access, o que armazenam e qual tamanho suportam:

Tipo de dado Texto

Armazenamento Campo padrão que suporta a combinação de textos e números.

Número Moeda Data e Hora

Dados numéricos. Valor monetário. Valor de data e hora para os anos de 100 a 9999. Parágrafos longos com suporte a combinações de textos e números. Seqüência numérica (n+1). Valores booleanos. Componentes OLE.

Memorando Autonumeração Sim/Não Objeto OLE Hiperlink

Atalhos para endereços de arquivos locais ou em rede.

1. Para modificar o tipo de dado do campo, acesse a tabela no Modo

Tamanho Número máximo de caracteres: 255 1, 2, 4 ou 8 bytes 8 bytes 8 bytes Até 64 000 bytes 4 bytes 1 bit Limite físico do disco rígido 2048 caracteres

estrutura. Na coluna Tipo de dados escolha as características do campo.

Dica 244 – Definindo a Chave primária A Chave primária tem a função de identificar, de forma exclusiva, um campo ou um conjunto deles. Veja como proceder para definir uma:

nizar uma coleção de livros. Monte a seguinte tabela no Modo estrutura.

1. Suponha que você tenha a intenção de criar uma tabela para orga-

107

cap04 acess.p65

107

14/5/2004, 11:20

2. O campo Código do Autor não pode ter repetições, pois é por meio dele que será possível localizar, de forma exclusiva, um determinado registro. Para definir uma chave primária, clique com o botão direito do mouse sobre o campo e escolha a Chave primária. Um ícone em formato de chave surgirá.

Campo 1: Código do autor Tipo de dado: Autonumeração Campo 2: Nome Tipo de dado: Texto Campo 3: Sobrenome Tipo de dado: Texto Campo 4: Observações Tipo de dado: Memorando

Dica 245 – Chave primária em múltiplos campos Em certos casos, é funcional possuir mais de uma Chave Primária. Isso normalmente ocorre quando existem campos que não são exclusivos. Veja o exemplo: 1. Considere a seguinte tabela como exemplo: Campo 1: Hora Tipo de dado: Data/Hora Campo 2: Número do quarto Tipo de dado: Número Campo 3: Nome Tipo de dado: Texto Campo 4: Exigências Tipo de dado: Memorando

2. Você pode notar que os campos Hora e Número não podem ser usados isoladamente para a localização de reservas. Para tanto, é necessário utilizá-los como critérios simultâneos de busca. 3. Para designar duas chaves primárias em uma tabela, selecione os dois campos mantendo a tecla Ctrl pressionada no Modo estrutura. Em seguida, clique no botão Chave primária localizado na barra de ferramentas do Access.

Dica 246 – Descrição de campos Inserir descrições e comentários para os campos da tabela serve para facilitar a compreensão ou até mesmo as futuras alterações na estrutura da tabela.

lunas: Nome do campo, Tipo de dado e Descrição. Posicione o mouse na coluna descrição e digite um comentário para o campo.

1. Quando uma tabela está sendo construída ou editada no Modo estrutura, o Access exibe três co-

Dica 247 – Desenvolvendo relacionamentos entre tabelas As informações contidas em uma tabela do BD podem ser cru-

zadas com os dados de outra. Acompanhe um exemplo:

108

cap04 acess.p65

108

13/5/2004, 13:23

300 Dicas 1. Inicie um projeto de BD contendo duas tabelas: Clientes e Pedidos. Crie no Modo estrutura, a tabela Clientes. Campo 1: Cód. Cliente Tipo de dado: Número Campo 2: Nome Tipo de dado: Texto Campo 3: Endereço Tipo de dado: Memorando Campo 4: Cidade Tipo de dado: Texto Campo 5: Estado Tipo de dado: Texto 2. Defina como chave primária o campo Cód. Cliente e insira alguns dados na tabela. Agora, construa uma outra batizada de Pedido. Campo 1: Cód. Cliente Tipo de dado: Número Campo 2: Cód. do pedido Tipo de dado: Número Campo 3: Data do pedido Tipo de dado: Data/Hora Campo 4: Endereço de entrega Tipo de dado: Memorando

3. Configure a chave primária no campo Cód. Cliente. Com as planilhas já criadas, defina o relacionamento entre Clientes e Pedidos. Acesse o menu Ferramentas>Relacionamentos. 4. Com o botão direito do mouse clique na janela Relacionamentos, escolha Mostrar tabelas e selecione as tabelas Clientes e Pedidos. 5. Para marcar mais de uma tabela, mantenha a tecla Ctrl pressionada. Clique no botão Adicionar seguido de Fechar. 6. O próximo passo é relacionar o campo Cód. Cliente de Clientes com o Cód. de Cliente de Pedidos. Pressione o botão do mouse sobre o campo Cód. Cliente (tabela de Clientes) e arraste o mouse até o campo Cód. Cliente (tabela Pedidos). 7. Com o relacionamento criado, você vai inserir dados em Pedidos. Feito isso, abra a janela Clientes, que terá uma coluna simbolizada por +. Clique no sinal e você terá informações sobre o campo. Assim, você exibe ao mesmo tempo os dados das duas tabelas.

Dica 248 – Inserindo dados com uma máscara de entrada As Máscaras de entrada auxiliam a inserção de dados em uma tabela ou formulário de BD, simplificando a entrada de dados com um padrão que você determina. Veja: 1. No exemplo a seguir, elaboramos uma tabela que possui um campo para a inserção de CEP. Imagine o trabalho que daria digitar cada código postal respeitando o formato exato. Com a máscara, o usuário apenas digitará os números, sem se preocupar com hífens ou espaços.

2. Para criar uma Máscara de entrada, abra uma tabela e selecione um campo. Já nas propriedades do campo, localize a opção Máscara de entrada e pressione o botão Propriedade.

109

cap04 acess.p65

109

13/5/2004, 13:23

Dica 249 – Filtragem de dados O recurso de Filtragem auxilia o usuário na tarefa de reconhecer informações importantes com rapidez. Observe: 1. Abra uma grande tabela no Modo estrutura. Observe que na tabela de exemplo há um campo de-

nominado Categoria. Aplique o filtro para selecionar os registros pertencentes à categoria Segurança. 2. Para filtrar uma determinada informação, posicione o mouse sobre uma célula e clique no botão Filtrar por seleção, disponível na barra de ferramentas do Access.

Dica 250 – Formatando campos em maiúsculas e minúsculas A propriedade Formato possibilita que você trabalhe com informações em caixas alta e baixa, e imponha restrições que auxiliarão o seu trabalho. Acompanhe:

digite o símbolo maior que (>). Para converter em minúsculas, use o símbolo menor que (<). 3. Salve a tabela e veja o resultado da alteração.

1. Suponha que em um determinado campo de sua planilha você precise colocar dados em caracteres maiúsculos obrigatoriamente. 2. Para conversão dos caracteres digitados pelo usuário em maiúsculas, vá ao Modo estrutura>Formato. Selecione um campo da tabela e

Dica 251 – Indexação de campos A indexação de campos possibilita a criação de consultas mais otimizadas e rápidas em seu banco de dados. Veja como utilizar esse recurso: 1. Acesse a tabela no Modo estrutura e clique no campo que você quer usar como índice.

2. Localize o item Indexado, nas propriedades de campo. Por padrão, o Access mantém a propriedade Indexado desabilitada. Há dois tipos de indexação de campo: Duplicação autorizada ou Duplicação não autorizada.

Dica 252 – Preenchendo campos obrigatórios com a propriedade Requerido Suponhamos que você tenha criado uma tabela, sendo que um dos seus campos precisa ser preenchido obri-

gatoriamente. Por padrão, o Access permite gravar um registro mesmo que não sejam adicionados dados.

110

cap04 acess.p65

110

14/5/2004, 12:54

300 Dicas 1. Acesse o Modo estrutura de uma tabela e selecione o campo de configuração obrigatória para preenchimento. 2. Para evitar que o Access grave um campo vazio, é vital habili-

tar a propriedade Requerido, capaz de impor ou não a necessidade de digitar um dado no campo. Isso impedirá que o Access salve um campo nulo.

Dica 253 – Imagens na tabela Quando se trabalha com arquivos de imagens no Access, é recomendável usar o recurso de objetos vinculados, que permite utilizar imagens independentemente do arquivo de BD, otimizando alterações. Observe: 1. Para usar imagens na tabela, é preciso valer-se de um tipo de campo chamado Objeto OLE. Crie uma tabela chamada estoque para fixar o conceito de objeto vinculado.

2. Defina o campo Cód. Produtos como chave primária e salve a tabela. Agora que ela foi criada, adicione as informações no Modo tabela. Para visualizar a imagem anexada, é imprescindível que um formulário esteja elaborado. 3. Crie um formulário para a tabela Estoque no modo de assistente. Por fim, abra um formulário, insira a imagem e visualize os dados.

4.3 Formulários Dica 254 – Criando formulários simples via Assistente Com a ajuda do assistente, você vai descobrir uma maneira rápida de criar formulários simples no Access. Lembre-se sempre de que um formulário só pode existir a partir de uma tabela ou grupo de tabelas relacionadas. 1. Clique no botão Formulários e escolha a opção Criar formulários usando o Assistente. 2. O Assistente surgirá na tela perguntando qual será a tabela origem para criação do formulário. Na mesma janela, é possível também determinar quais campos pertencerão ao formulário.

3. Na seqüência você deverá escolher o tipo de layout. No Access XP, há seis tipos (Coluna, Tabela, Folha de dados, Justificado, Tabela dinâmica e Gráfico dinâmico), além de existir a possibilidade de personalizar esses recursos visuais. Escolha um formato e clique em Avançar.

111

cap04 acess.p65

111

13/5/2004, 13:23

4. O Assistente de formulários oferecerá alguns estilos de formatação. Selecione o formato que melhor se adapta ao estilo do formulário. Pressione Avançar para prosseguir. 5. Para finalizar, defina um nome para o formulário e pressione Concluir.

Dica 255 – Alinhando campos e o tamanho da tela O alinhamento dos campos pode ser feito manualmente ou por meio de algumas formatações padronizadas. Observe: 1. Para dimensionar o tamanho do formulário na tela, posicione o mouse no canto inferior esquerdo próximo à régua da tela para aumentar ou diminuir o espaço.

2. Para aplicar uma formatação já definida, selecione todos os campos, acesse o menu Formatar e escolha um alinhamento pré-definido na opção Alinhar.

Dica 256 – Teclas úteis de movimentação em formulários Algumas teclas de atalho são muito úteis para agilizar o processo de inserção de dados via formulário. Alguns atalhos não são exclusiTecla F2 Ctrl+X Ctrl+Z Ctrl+F6 Ctrl+L F7 F5 Tab Shift+Tab Home End F5+Número F2

vos para formulários, como F5 ou Ctrl+Z, que também podem ser utilizados no modo de edição de dados em tabela. Veja alguns deles:

Funcionalidade Edita o campo do formulário. Recorta o dado de um registro para Área de trabalho. Desfaz a última ação. Circula entre as janelas abertas. Localiza e substitui. Aplica o corretor ortográfico no campo presente. Pula para um determinado registro. Movimenta o cursor para o próximo campo. Movimenta o cursor para o campo anterior. Posiciona o cursor no primeiro campo do registro atual. Posiciona o cursor no último campo do registro atual. Pula para o número do registro digitado. Edita a célula ativa.

112

cap04 acess.p65

112

14/5/2004, 11:25

300 Dicas Dica 257 – Criando formulários no Modo estrutura Muitas vezes, um determinado tipo de formulário, criado a partir do assistente do Access, pode não atender às suas necessidades. O recurso descrito nesta dica vai permitir que você inicie a elaboração do formulário a partir do zero, personalizando-o com a adição de outros componentes. 1. Para criar um formulário, certifique-se de que as tabelas já estejam criadas. Localize o botão Formulário e clique em Criar um formulário no Modo estrutura.

2. O Access vai exibir uma janela de Modo estrutura de formulários. Nela, você define livremente o layout e o estilo do formulário. O botão Propriedades tem como função inserir objetos na tela. 3. Clique na guia Dados da janela Formulário e selecione a tabela origem na opção Origem de registro. 4. Surgirá uma lista com os campos da tabela selecionada. Clique na Lista de campos e arraste-a até o formulário. Adicione um campo por vez para finalizar o processo de construção de layout.

Dica 258 – Construindo subformulários e tabelas relacionadas Nos formulários do Access, 1. Vamos elaborar agora um pode-se utilizar qualquer tipo de exemplo de subformulário simples, tabela para exibir informações na a partir da criação das tabelas Clitela, seja uma tabela simples, entes e Pedidos, com suas respecrelacional ou mesmo uma base de tivas Chaves Primárias. dados em seu computador. Tabela Clientes Cód. Cliente Nome Endereço Cidade Estado 18 Matheus Vieira Av. Morais São José SP 89 Ana Vinhedo Rua Treze São Caetano SP 34 Paulo Riera Rua Azaléia Santo André SP Chave primária: Cód. Cliente Tabela Pedidos Cód. Pedido Nome 18 Matheus Vieira 89 Ana Vinhedo 34 Paulo Riera Chave primária: Cód. Pedido

Endereço Av. Morais Rua Treze Rua Azaléia

2. Na seqüência estabeleça o relacionamento um-para-um entre as tabelas. Monte um formulário simples para cada uma delas. 3. Para adição de formulários sobrepostos, abra Clientes em Modo estrutura, com a tecla

Cidade São José São Caetano Santo André

Estado SP SP SP

F11 pressionada para acessar a janela do programa. Selecione Pedidos e arraste para dentro do formulário Clientes. 4. Salve o formulário e veja o resultado. O novo formulário Clientes agora possui o subformulário Pedidos. 113

cap04 acess.p65

113

13/5/2004, 13:23

Dica 259 – Inserindo a data ou hora do sistema em um formulário Se você precisa inserir uma data ou hora em seus formulários, siga os passos desta dica. 1. Abra um formulário no Modo estrutura e adicione uma caixa de texto. O objeto caixa de texto será localizado na Caixa de ferramentas. 2. Caso essa caixa não esteja visível na tela, acesse o menu Exibir >Caixa de ferramentas.

Clique no ícone Caixa de texto e insira o objeto na área do formulário. Pressione o botão direito do mouse sobre o objeto caixa de texto e acesse a guia Todos. 3. Digite a expressão =Data() para inserir a data do sistema ou =Hora() para exibir a hora do seu computador toda vez em que o formulário for visualizado na tela. Salve as alterações.

Dica 260 – A Caixa de combinação A Caixa de combinação (ou Combo Box) é um objeto gráfico de visualização de informações, muito usado em campos que exijam uma resposta fechada (Sim ou Não, por exemplo). Veja como usar esse recurso: 1. Defina primeiramente, a função do objeto. Para facilitar o entendimento, montemos o exemplo Cadastro de Estágio. Uma das opções será Disponibilidade de período integral em que deve ser respondido “Sim” ou “Não”. Uma caixa de seleção que permita a escolha de uma opção deverá ser inserida. 2. Acesse o formulário no Modo estrutura e substitua o campo Disponibilidade de período integral por

uma Caixa de combinação. Selecione Eu digitarei os valores que desejo e clique em Avançar. Como essa caixa deverá fornecer as opções “Sim” ou “Não”, digite-os na listagem da primeira coluna. 3. O Assistente pedirá agora que você defina o comportamento da caixa DropDown. Escolha a opção Armazenar o valor neste campo. Selecione a opção Disponibilidade de período integral. A DropDown vai exibir um item escolhido pelo usuário no campo pergunta, da tabela Cadastro de Estágio. Para finalizar, digite o nome da Caixa de seleção e clique em Concluir.

Dica 261 – A Caixa de listagem A Caixa de listagem oferece opções para o usuário não precisar digitar dados diretamente no formulário. Observe:

1. Primeiramente, localize um formulário já editado para que seja inserida a Caixa de listagem. Abra esse formulário no Modo estrutura

114

cap04 acess.p65

114

13/5/2004, 13:23

300 Dicas e aperte o botão Caixa de listagem na caixa Ferramentas. 2. O Assistente de configuração da Caixa de listagem surgirá. Nele você definirá a forma de obtenção de dados por meio das fontes Tabelas ou Consultas, Valores inseridos ou estabelecidos e Valores oriundos de campos de tabela. 3. Escolha a opção Eu digitarei os valores que eu desejo, para que a Caixa de listagem exiba uma lis-

ta de valores definidos. Pressione o botão Avançar para prosseguir. Digite a lista de valores. 4. A Caixa de listagem pode armazenar o dado selecionado ou simplesmente disponibilizá-lo para um campo do seu BD. Clique na opção Armazenar o valor neste campo e escolha o campo que irá guardar a informação. Na última etapa, escolha o nome da Caixa de seleção e encerre o Assistente.

Dica 262 – Desenvolvendo um formulário de abertura Veja, nesta dica, como criar um formulário principal, capaz de concentrar todos os formulários e consultas já criados. 1. Acesse o Modo estrutura de um formulário e clique no menu Ferramentas>Inicializar... 2. Na caixa de diálogo que aparece, você pode personalizar diversos itens do seu BD, tais como o título do aplicativo, barras e atalhos.

3. Se quiser incluir um botão de comando para consulta ou acesso a outro formulário, basta acessar o Modo estrutura e clicar no botão Comando.

Dica 263 – Trabalhando com Ordem de tabulação Pressionando Tab, o Access move o cursor para o próximo campo ou objeto de controle do formulário. Porém, o programa permite que você altere essa seqüência padrão. Observe:

cia de tabulação dos campos, basta arrastar os mesmos para a seqüência desejada.

1. Acesse o Modo estrutura do formulário e clique em Exibir> Ordem de tabulação. 2. O programa exibirá a caixa de diálogo Ordem de tabulação. Para organizar uma nova seqüên-

115

cap04 acess.p65

115

13/5/2004, 13:23

Dica 264 – Salvando formulários em HTML É muito simples salvar um formulário no formato HTML, observe: 1. Clique no botão Formulários, na janela do BD. Selecione o formulário a ser exportado e escolha a opção Exportar, no menu Arquivo.

2. Na caixa de diálogo Exportar, defina o nome no campo Nome do arquivo. Em Salvar como tipo, defina como Documentos HTML e clique no botão Exportar para salvar seu arquivo.

Dica 265 – Inserindo imagens em formulários Para inserir imagens em formulários, você precisará localizar o campo do tipo Objeto OLE. 1. Acompanhe: 1. Se, por exemplo, tivermos o campo Imagem, em que será anexada a imagem; clique nele com o botão direito do mouse e escolha a opção Inserir objeto. 2. Na janela que será exibida escolha a opção Foto do Microsoft

Photo Editor 3.0 (disponível em algumas versões do pacote Office). 3. Na tela do Photo Editor escolha a opção Abrir figura existente e selecione o arquivo de imagem a ser inserido. 4. Para retornar ao Access após ter aberto a figura, acesse o menu Arquivo>Sair e retornar.

4.4 Relatórios Dica 266 – Visualizando relatórios Para visualizar um relatório no Access, você tem três opções: Modo estrutura (cria e modifica um relatório), Visualizar impressão (exibe o relatório na folha de impressão) e Visualizar layout (mostra a estrutura geral do relatório).

nela Banco de dados. Selecione um relatório e clique duas vezes nele.

1. Para abrir um relatório, clique no botão Relatórios, na ja-

Dica 267 – Criando relatórios rápidos Nesta dica você aprenderá a criar relatórios rápidos. Observe:

1. Na janela Banco de dados, clique em Formulário e em seguida, no botão Novo.

116

cap04 acess.p65

116

13/5/2004, 13:23

300 Dicas 2. Escolha a opção Auto-relatório: Tabular. Defina também a tabela ou consulta de origem para geração do relatório. Pressione OK. 3. Observe que o Access monta um relatório simples e funcional, mas se você quiser, pode personalizá-lo e/ou redimensioná-lo.

Dica 268 – Adicionando quebras de página A quebra de página possibilita a divisão e organização de informações em seu relatório. Veja como aplicá-la ao seu relatório: 1. Abra seu relatório em Modo estrutura e clique no local onde quer que haja a quebra de pági-

na. Clique no botão Quebra de página, na Caixa de ferramentas. 2. Se não visualizar o botão, clique com o botão direito do mouse sobre uma das barras de ferramentas e escolha a opção Personalizar. Na guia Comandos, selecione Caixa de ferramentas e por fim, Quebra de página.

Dica 269 – Criando relatórios a partir de uma consulta Você quer criar um relatório a partir de uma consulta? Então acompanhe esta dica: 1. Primeiramente, monte um relatório. Na janela Inserir, pressione o botão Relatórios e clique em Novo. Assim que o Access exibir a janela Novo relatório, selecione a opção Assistente de relatório. 2. Na caixa de seleção Tabela/ Consulta selecione a origem dos dados. Em seguida, na caixa de listagem

Campos disponíveis, selecione um campo. Clique em Avançar e responda a todas as perguntas do Assistente até a conclusão do processo. 3. Se utilizar uma tabela ou consulta como a origem dos dados, o Assistente do programa auxiliará você durante o processo. Caso queira uma consulta específica no SQL, lembre-se de que a grade QBE não pode ser usada. Para editar esse tipo de consulta, é necessário estabelecer um modo SQL.

Dica 270 – Criando relatórios sem o uso do Assistente Outra opção de criação de relatórios é aquela sem a ajuda do Assistente. Para tanto, acompanhe os passos a seguir: 1. Siga o passo 1 da dica anterior, porém em vez de escolher a

opção Assistente de relatório, clique no Modo estrutura e escolha uma consulta ou tabela de origem. Dê OK. 2. O Access mostrará o relatório no Modo estrutura. Note que não haverá campos no formulário. 117

cap04 acess.p65

117

13/5/2004, 13:23

Para inseri-los, clique e arrasteos para a região ou seção do relatório chamada Detalhe. Redimensione o tamanho do relatório clicando nas bordas e arrastandoas até onde achar necessário. Finalize salvando seu relatório.

Dica 271 – Inserindo números de página em relatórios No Access você também tem a possibilidade de inserir números de páginas em seus relatórios. O processo é bem simples, observe: 1. Abra o relatório no Modo estrutura. Vá ao menu Inserir> Número de páginas.

2. Será exibida a janela Número de páginas, em que você define o Formato, Posicionamento e Alinhamento dos números de página. 3. Outro meio de inserir números de página é manualmente, inserindo uma caixa de texto no relatório e digitando nela a instrução: = “Página” & (Página) & “de” & (Páginas).

Dica 272 – Inserindo data ou hora em um relatório Esse é outro recurso presente nos aplicativos do pacote Office. Veja como utilizá-lo no Access: 1. Abra o relatório no Modo estrutura. Clique no menu Inserir> Data e hora.

2. Assim como nos relatórios, você pode fazer esse processo manualmente, digitando =Data () e Tempo (), respectivamente em um campo de texto.

4.5 Consultas Dica 273 – Consulta Simples ou Seleção Assim como na elaboração de formulários, a criação de consultas pode ser realizada de duas for-

mas: com o Modo estrutura ou com o Assistente. Observe as etapas necessárias para isso:

118

cap04 acess.p65

118

13/5/2004, 13:23

300 Dicas 1. Para criar uma consulta simples em uma tabela, localize a janela Banco de dados, clique em Consulta e aplique um duplo clique em Criar consulta utilizando Assistente. 2. O Assistente de construção de consultas irá solicitar as tabelas origem e os campos necessários para a consulta. 3. O Access XP exibirá a tabela consulta em Modo folha de dados. No programa, você pode trabalhar com três modos de exibição de uma consulta: Folha de dados, SQL e Estrutura.

4. Acesse o menu Exibir>Modo estrutura. Defina o campo e o tipo de classificação para montar sua consulta. Para que o Access busque informações, pressione o botão Executar.

Dica 274 – Utilizando critérios de consulta Se você precisa encontrar uma informação em determinada tabela, utilize o recurso Critério de busca. Veja como: 1.Abra sua consulta no Modo estrutura e defina a pesquisa. Localize o campo a ser pesquisado e digite, na propriedade Critério, Expressão Data () Entre Data () E Data () -5 Não é Nulo

a palavra a ser procurada. Para executar, clique no botão homônimo. 2. No Access, as consultas são muito versáteis, e você pode montálas em ordem de classificação ou mesmo seguindo um critério específico, de acordo com a sua necessidade. Veja alguns critérios de busca:

Resultado Localiza um registro com a data atual do sistema. Busca registros entre cinco dias e a data atual. Localiza registros que não são nulos.

Dica 275 – Selecionando intervalos de dados Um exemplo da praticidade dos recursos oferecidos pelo Access é a possibilidade de montagem de dados. Veja como organizar dados, por exem-

plo, de um comerciante que precisa fornecer determinada quantidade de produtos a partir de um intervalo de datas limite para entrega:

119

cap04 acess.p65

119

13/5/2004, 13:23

térios do campo, do campo Data da entrega. Se um registro cuja data de entrega encontra-se em um intervalo, é necessário utilizar a expressão Entre...E. Ficaria assim: Entre #07/12/2002 E #27/ 012003 #. No final, pressione o botão Executar. 4. Buscar um valor entre intervalos é realizar uma comparação matemática. Portanto, é possível utilizar os clássicos operadores de comparação (>,<,<=,>=) na consulta.

1. Suponhamos que haja uma tabela denominada Pedidos. O campo sugerido neste exemplo, Data de entrega, deve possuir uma consulta capaz de trabalhar com intervalos voláteis de dados. 2. Elabore uma consulta que localize uma informação entre duas datas e a adicione a tabela Pedidos; faça o mesmo com os campos de pesquisa. 3. Na grade QBE, região em que são definidas as propriedades de consulta, acesse a propriedade CriExpressão Entre #07/12/2002 E # 27/01/2003

>1000

Funcionalidade Busca registros entre 7 de Dezembro de 2002 e 27 de Janeiro de 2003. Pesquisa valores maiores que 1000.

Dica 276 – Calculando valores no campo No Access, você pode gerar consultas a partir de um campo calculado. Suponhamos que você tenha uma tabela de preços que precisa ser reajustada em 15%. Para fazêlo, você não precisa alterar cada registro manualmente. Veja como: 1. Elabore uma consulta incluindo todos os campos da tabela e,

em seguida adicione um novo campo para que a consulta possa efetuar os cálculos sem alterar o restante da tabela. Crie um campo e o cálculo por meio desta expressão: Preço [Preço]* 1,15. 2. Salve a operação e pressione o botão da imagem para que o reajuste seja efetuado, automaticamente, em cada registro e preço.

Dica 277 – Criando uma tabela a partir de uma consulta Veja, nesta dica, como criar uma nova tabela a partir de dados filtrados em uma consulta a diferentes tabelas: 1. Monte uma consulta simples ou uma seleção. Acesse o Modo estrutura e escolha a opção Consulta ou criar tabela, localizada no menu Consulta do Access XP.

2. Escolha a opção Banco de dados atual e depois defina um nome para a nova tabela em Nome da tabela. Para gravar um registro em uma tabela já existente, escolha a opção Outro banco de dados e clique no botão Procurar, para definir o nome do arquivo.

120

cap04 acess.p65

120

13/5/2004, 16:24

300 Dicas 3. Depois de definir como a tabela será armazenada, pressione OK. Para iniciar a consulta, clique no botão Executar. 4. Para ver o resultado da pesquisa, saia do Modo consulta e volte à janela

do BD. Clique em Tabela e dê um duplo clique na tabela gerada a partir da consulta. Se você escolheu criar uma tabela em um outro BD, acesse o menu Arquivo e abra o BD destino.

Dica 278 – Atualizando tabelas Com a Consulta Atualização, você altera dados da tabela. Digamos que você precise aumentar em 3% os preços de produtos no BD, para tanto, realize o seguinte processo: 1. Crie uma consulta e inclua os campos a serem atualizados. Mude o modo de exibição para o Modo estrutura. Clique em Consulta atualizar, no menu Consulta. Note que

o programa altera o título da janela Consulta para Consulta atualização. Adicione a expressão [Preço]*1,03 na célula Atualizar. 2. Clique no botão Executar. Será exibida uma mensagem mostrando a quantidade de registros a serem atualizados. Para confirmar a pesquisa, pressione OK. 3. Para visualizar a alteração, saia do Modo consulta e abra a tabela para verificar a alteração realizada.

Dica 279 – SQL O SQL (Structured Query Language) é uma linguagem de programação muito comum na manipulação de consultas e gerenciamento de BDs relacionais. Observe como você pode trabalhar com instruções do tipo SQL no Access: 1. Para visualizar ou modificar uma consulta SQL, clique em Modo SQL no menu Exibir. Depois clique com o

mouse em qualquer parte da tela para editar ou adicionar uma instrução. 2. Vale lembrar que há quatro tipos de consulta que podem ser criados somente via SQL na grade QBE, onde montamos a consulta. São eles: Consulta Passa-através, Consulta Definição de dados, Consulta União e Consulta Exclusão. Veremos um pouco mais sobre os dois últimos tipos nas dicas a seguir.

Dica 280 – Consulta Exclusão Nessa consulta determinados registros são excluídos de uma ou mais tabelas. Veja como utilizá-la: 1. Crie uma consulta no Modo estrutura e arraste uma tabela. 2. Por meio do asterisco, arraste todos os campos para a grade QBE.

3. Determine um critério para excluir os dados e clique em Consulta>Consulta Exclusão. 4. Surgirá a linha Excluir de, em que devem ser determinados os registros que serão excluídos. A expressão “onde” indica quais registros serão excluídos.

121

cap04 acess.p65

121

13/5/2004, 13:23

Dica 281 – Localizando registros duplicados Nesta dica você aprende a localizar registros duplicados no Access. Observe: 1. Clique no botão Consultas, na janela Banco de dados. Pressione o botão Novo. Escolha a opção Assistente de consulta localizar duplicatas. Pressione OK, para prosseguir.

2. O Assistente solicitará a tabela a ser utilizada para verificação de registros duplicados. Após selecioná-la escolha os campos duplicados na tabela e selecione os dados a serem analisados. Após cada etapa do processo, pressione Avançar. Por fim, digite o nome da consulta e conclua.

Dica 282 – Consulta União A Consulta União pode ser construída via instruções SQL. Como resultado, ela cria uma reunião de campos de uma ou mais tabelas. Acompanhe a seguir as etapas para elaboração de uma consulta que combina dados de duas tabelas: a Clientes e a Fornecedores. 1. Na janela Banco de dados pressione o botão Consulta e clique na opção Novo. Surgirá a janela Nova Consulta. Escolha a opção Modo

estrutura. Ao surgir a janela Mostrar tabela, clique em Fechar. 2. Acesse o menu Consulta e escolha a opção União – subitem da opção específica em SQL. 3. Adicione as seguintes instruções SQL: SELECT [Empresa], [Cidade] FROM [Clientes] e UNION SELECT [Empresa], [Cidades] FROM [Fornecedores]. 4. Agora salve a consulta e pressione o botão Executar para que o Access busque as informações solicitadas.

4.6 Integração com outros programas Dica 283 – Importando planilhas do Excel Se quiser poupar tempo na construção de um BD, utilize uma planilha do Excel. Veja como mportá-la: 1. Acesse o menu Arquivo>Obter dados externos e importar. Será exibida a janela de seleção de arquivo. Escolha o tipo de arquivo Excel e selecione a planilha a ser importada. 2. O Assistente de importação irá auxiliar o processo. Defina qual planilha será escolhida para importação e clique em Avançar. 3. No Assistente de importação também é possível definir os cam-

pos que serão indexados. Defina a indexação selecionando uma coluna e escolha em Indexado, como será a característica do campo. Pressione o botão Avançar para continuar. 4. Agora é preciso definir a chave primária de sua tabela. O Assistente oferece três opções: Permitir que o Access adicione a chave primária, Escolher minha própria chave e Sem chave primária. Para concluir a etapa, defina um nome para a tabela e clique em Concluir.

122

cap04 acess.p65

122

13/5/2004, 13:23

300 Dicas Dica 284 – Importando arquivos .TXT O .TXT É uma extensão de arquivos de texto. No Access, é possível realizar transferência de informações nesse formato para uma tabela do banco de dados, veja como:

campos são alinhados de acordo com a disposição definida pelo usuário. 3. Para concluir, defina como será o armazenamento no Access escolhendo entre as opções Em uma nova tabela ou Em uma tabela existente.

1. Acesse o menu Arquivo> Importar>Obter dados externos. Escolha o arquivo a ser importado e clique em Importar. 2. O Assistente exibirá o texto e solicitará que você escolha como será a disposição das colunas. Há duas opções: Delimitado e Largura fixa. Na primeira, o Access localizará um caractere especial para separar cada campo. Na opção Largura fixa, os

Dica 285 – Exportando dados para o Word Para quem trabalha com textos, exportar dados de uma tabela para o Word pode ser um recurso muito útil. Observe: 1. Clique na tabela a ser exportada e escolha a opção Publicar

com o Word, em Ferramentas> Vínculos do Office. 2. O Word será aberto e os dados da tabela estarão disponíveis para você salvar o documento em formato de texto.

4.7 Recursos de segurança Dica 286 – Protegendo seu Banco de Dados com senhas Caso você tenha documentos pessoais cujos conteúdos você não queira que outros acessem, proteja-os com senhas. Veja como proceder: 1. Clique no menu Arquivo>Abrir. No menu DropDown do botão Abrir, escolha a opção Abrir exclusivo. 2. Com o documento aberto, vá ao menu Ferramentas>Segurança>Definir senha do banco de dados.

3. Insira uma senha e pressione OK. A partir de agora, toda vez que esse banco de dados for aberto, o Access solicitará a senha de acesso.

123

cap04 acess.p65

123

13/5/2004, 13:23

Dica 287 – Criptografias em arquivos de dados Por padrão, o Access não criptografa as informações de um banco de dados. Porém, a criptografia ajuda a aumentar o grau de proteção de um banco de dados, pois impede que o seu conteúdo possa ser visualizado mesmo que outros tentem abrir o arquivo MBD fora do Access. Veja como aplicar esse recurso ao seu projeto:

1. Acesse o menu Ferramentas>Criptografar/Descriptografar banco de dados. 2. O Access solicitará que você defina um novo nome para o arquivo. Digite um nome e clique em Salvar.

Dica 288 – Alterando a proteção de registro A proteção de registro determina como os registros serão bloqueados, e como eles operarão se mais de uma pessoa acessá-los simultaneamente. Acompanhe:

de diálogo homônima, clique na paleta Avançado. 2. Para finalizar, selecione as opções que quiser em Proteções de registro: Sem proteção, Todos os registros ou Registro editado.

1. Acesse o menu Ferramentas, selecione Opções e na caixa

Dica 289 – Configuração de permissões de acesso Se você precisa organizar o acesso de várias pessoas a determinados bancos de dados, basta seguir os passos desta dica:

ser acessados por determinados usuários ou grupos de usuários.

1. Clique no menu Ferramentas> Segurança e escolha a opção Permissões para usurários e grupo. 2. A caixa de diálogo Permissões para usuário e grupo será aberta. Nela, é possível definir quais tabelas, relatórios ou consultas podem

Dica 290 – Recuperando um BD danificado Nesta dica você aprende a recuperar arquivos MDBs danificados.

1. Vá ao menu Ferramentas> Utilitário de banco de dados> Compactar e reparar o BD.

124

cap04 acess.p65

124

14/5/2004, 11:45

300 Dicas 2. Essa ferramenta corrige problemas simples em seu arquivo MDB, tais como problemas no processo de salvação, registros danificados e outros.

Dica 291 – Backup de BDs Um backup é uma cópia de segurança fundamental para qualquer aplicativo, arquivo ou programa. Veja como executar um backup no seu BD: 1. Feche o Banco de dados do Access. No ambiente Windows

acesse o menu Iniciar>Progra mas>Acessórios>Ferramentas de sistema>Backup. 2. Abra o Assistente de backup do Windows. Defina qual será a tarefa a ser executada e copie o banco de dados ou a mídia de backup específica.

4.8 Personalize o Access Dica 292 – Criando menus Criando menus, você inclui as ferramentas que mais utiliza em seu painel de tarefas. Veja como criá-los: 1. Vá ao menu Exibir>Barra de ferramentas>Personalizar>Nova. 2. Clique em Propriedades. O Access exibirá a caixa de diálogo Propriedades da barra de ferramentas. 3. Nessa caixa escolha a opção Barra de menu e em seguida clique no botão Fechar. 4. A caixa de diálogo Personalizar será exibida novamente. Clique na guia Comandos e escolha quais funções da lista quer no seu menu e as adicione a ele.

5. Se quiser criar um menu específico, escolha a opção Novo menu e arraste-o até sua barra de menu. Na seqüência, clique em Personalizar nome, para definir o nome do menu.

125

cap04 acess.p65

125

13/5/2004, 13:23

Dica 293 – Exportando para XML O recurso de exportação para XML (Extensible Markup Language) permite a você montar um arquivo XML rapidamente. Veja como: 1. Clique em Arquivo>Exportar. 2. Na caixa de diálogo Nome do arquivo, digite o nome do seu projeto. Clique em Salvar como tipo e depois escolha a opção Documento.

Dica 294 – Alterando a permissão para novas consultas Em um grupo protegido do Access, no qual os usuários realizam consultas com logon e senha, é possível alterar a permissão de acesso, que corresponde ao tipo específico de consulta a ser realizada por cada usuário. Veja como a seguir: 1.Vá ao menu Ferramentas, pressione o botão Opções e clique na guia Tabelas/Consultas. Na seqüência, selecione a opção Permissões de execução que você quer utilizar.

2. Se a sua escolha for a opção Do proprietário, defina as peculiaridades da consulta, como se o usuário terá permissão para visualizar e executar, se somente o proprietário poderá salvar, etc.

Dica 295 – Compartilhando um BD na Rede Uma maneira simples de compartilhar um BD é relacioná-lo a uma pasta na rede. Assim, todos os usuários poderão acessar o arquivo MBD. Veja: 1. Inicie a operação clicando com o botão direito do mouse sobre a pasta e definindo as propriedades de compartilhamento. 2. Agora é preciso definir como será feita a inserção de dados, ou

seja, no Modo exclusivo ou no Modo compartilhado. 3. O primeiropermite o acesso à somente um usuário. Acesse o menu Arquivo>Abrir. Clique na seta à direita do botão para acessar as opções de abertura. Para concluir, escolha uma opção.

126

cap04 acess.p65

126

13/5/2004, 13:23

300 Dicas 4.9 Programação Dica 296 – A criação de macros O processo de criação de macros é simples e rápido. Acompanhe: 1. Vá a janela Banco de dados e acesse o menu Objetos>Macros>Novo. 2. Agora adicione uma ação a essa macro (instrução de operação

que pode acionar alarmes sonoros e até inserir caixas de mensagens). Para isso, basta clicar na primeira linha vazia do campo macro, e na coluna Ação, clicar na seta para exibir sua lista de ação.

Dica 297 – As ações de um botão Veja, nesta dica, as ações que um botão – incluso em um formulá-

Categoria

rio e associado a uma macro – pode executar, separadas por categorias:

Ação

Navegação de registro Ir para o próximo Ir para o último Localizar próximo Localizar registro

Ir para o primeiro

Operações de registro Desfazer registro Duplicar registro Excluir registro Imprimir registro Salvar registro

Adicionar novo registro

Operações de formulário Abrir página Aplicar filtro de formulário Atualizar dados de formulário Editar filtro de formulário Fechar formulário Imprimir formulário Imprimir formulário atual

Abrir formulário

Operações de relatório Imprimir relatório Relatório de mensagens Visualizar relatório

Enviar relatório para arquivo

127

cap04 acess.p65

127

13/5/2004, 16:29

Aplicativo Executar aplicativo Executar bloco de notas Executar Excel Executar Word

Encerrar aplicativo

Miscelânea Executar consulta Executar macro Imprimir tabela

Autodiscagem

Dica 298 – Definindo macros para condições específicas Após definir, criar e executar uma macro simples, você pode criar macros para serem executadas sob condições específicas, para que assim atendam a determinadas funcionalidades solicitadas pelo BD. Confira: 1. Na janela Macro clique no ícone Condições, localizado na barra de fer-

ramentas. Na coluna Condições, digite uma expressão condicional na linha em que quer inserir uma condição. Por exemplo: digite [Países] = Brasil, se esse for o valor no campo de macro a ser executado. 2. Na coluna Ação, digite a ação a ser executada quando for pedida determinada condição (verdadeiro ou falso, sim ou não, etc.).

Dica 299 – Conversão de macros em códigos VBA Se você acha que suas macros já não são suficientes para executar determinadas operações em seu aplicativo, é hora de escrever procedimentos em código VBA, pois sua leitura será mais prática. Veja como converter macros em códigos VBA:

1. Abra a macro no Modo estrutura, clique em Arquivo>Salvar como... 2. Digite o nome do módulo em que deseja salvar sua macro e escolha a opção Salvar como módulo. 3. Para finalizar, pressione OK.

Dica 300 – Módulos e VBA Como você já sabe, é possível adicionar novos recursos a uma macro por meio dos códigos de programação em VBA. Veja, nesta dica, como acessar o código de uma macro. Observe:

1. Crie uma macro. Depois, acesse o menu Arquivo>Salvar como... Na opção Como..., selecione Módulo. 2. Por fim, clique em Módulos e no botão Estrutura para ver o código pronto.

128

cap04 acess.p65

128

13/5/2004, 16:29

capa_contra.p65

1

12/5/2004, 17:14

300 Dicas Excel - Access - Word - PowerPoint

Recommend Documents