Modelo de Sistema Viable-empresalasvegas

MSV: Optimizando la Comunicación y Control Organizacional

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CONTENIDO

INTRODUCCIÓN.................................................................................................................................... 3 OBJETIVOS ............................................................................................................................................. 4

Objeti Objetivos vos generales generales ........................................................................................................................... 4 Objetivos específicos ......................................................................................................................... 4 CAPÍTULO I. ESTUDIO EST UDIO DE D E LA L A ORGANIZACIÓ ORG ANIZACIÓN N Y DEL SISTEMA S ISTEMA .......................... .................................... ..................... ........................ ................. .... 5

1.

2.

DESCRIPCIÓN DE LA ORGANIZACIÓN ................................................................................ 6 1.1.

Denominación de la Organización ................................................................................. 6

1.2.

Infraestructura ...................................................................................................................... 6

1.3.

Organigrama.......................................................................................................................... 6

1.4.

Visión ....................................................................................................................................... 6

1.5.

Misión ....................................................................................................................................... 7

DEFINICIÓN DEFINICIÓN DEL SISTEMA ....................................................................................................... 7 2.1.

Nombre del Sistema en estudio ...................................................................................... 7

2.2.

Límite del Sistema y su Entorno ..................................................................................... 7

2.3. Act Ac t ivid iv idades ades inv in v oluc ol ucrr adas ................................................................................................. 7 2.4.

Funciones específicas específicas de acuerdo acuerdo al c argo ............................................................... 8

2.4.1.

Comisión ............................................................................................................................. 8

2.4.2.

Gerencia .............................................................................................................................. 8

2.4.3.

Secretaría ........................................................................................................................... 9

2.4.4.

Personal Personal de Apoy o ........................................................................................................ 10

CAPÍTULO II. ANÁLISIS ANÁL ISIS ESTRUCTURAL ESTRUCT URAL .............................. ........................................ ........................ ........................ ........................ ........................... ...................... .........11

1. FORMULACIÓN DE LAS ENTIDADES DE LA ORGANIZACIÓN (ANALISIS TASCOI) ................................................................................................................................................. 12 2.

...................................... ........................ ................. 13 CONSTRUCCIÓN CONSTRUCCIÓN DE MODELOS ESTRUCTURALES ESTRUCTURAL ES ...........................

Estructuras internas: ........................................................................................................................ 14 Estructuras externas:....................................................................................................................... 14 3.

DESDOBLAMIENTO DESDOBLAMIENTO DE LA COMPLEJIDAD ..................................................................... 15

4.

MATRIZ DE RECURSION – FUNCIÓN.................................................................................. 16

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CAPÍTULO III. MODELO DEL SISTEMA VIABLE VIABL E ............... ............................ ........................ ........................ ......................... ........................ ........................ ............18

1.

MODELO DEL SISTEMA VIABLE – BÁSICO ..................................................................... 19

2.

SUBSISTEMA UNO: IMPLEMENTACION ............................................................................ 19

3.

SUBSISTEMA DOS: COORDINACION ................................................................................. 20

4.

SUBSISTEMA TRES: T RES: SEGUIMIENTO Y CONTROL ......................................................... 21

5.

SUBSISTEMA CUATRO: INTELIGENCIA ............................................................................ 21

6.

SUBSISTEMA CINCO: POLITICA .......................................................................................... 22

7.

MODELO MODELO DEL SISTEMA SISTEMA VIABLE – GLOBAL .................................................................... 22 7.1.

Subsistema de operación ............................................................................................... 23

7.2.

Subsistema de coordinación. ........................................................................................ 23

7.3.

Subsistema de control. ................................................................................................... 23

7.4.

Subsistema de in teligencia. teligencia. ........................................................................................... 23

7.5.

Subsistema de política. ................................................................................................... 23

CONCLUSIONES ................................................................................................................................. 24 RECOMENDACIONES ....................................................................................................................... 24 BIBLIOGRAFÍA ..................................................................................................................................... 24

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INTRODUCCIÓN

Casi todas las organizaciones del pasado y aún la mayoría de hoy siguen estructurando sus empresas de manera jerárquica, centralizada en donde existe clara diferencia en los roles de mando, adoptando con ello una estructura mecánica (organigramas o parecidos) para sus empresas. Claro está que esta adopción es tiene ciertas ventajas pero las desventajas son aún mayores, en cambio se puede adoptar modelos mucho más dinámicos, flexibles y viables para nuestra organización. En este caso pretendemos hablar e implementar Modelos de Sistemas Viables (MSV) de Stafford Beer. Un Modelo de Sistema Viable o también conocido como Modelo Cibernético de Organizaciones tiene ventajas que claramente sobrepasan a los modelos mecánicos que describen a la organización. Un MSV es un modelo que refleja el comportamiento autopoiético de los Sistemas Adaptativos Complejos y se basa en 6 funciones (algunos autores, los más antiguos, consideran 5) de control que garantizan la viabilidad (la supervivencia a corto, mediano y largo plazo) de las organizaciones. Por tanto, un MSV a diferencia de un modelo jerárquico clásico, es más que una representación esquemática de las organizaciones, es una herramienta “viva” que permitirá incrementar sustancialmente las comunicaciones de los diferentes elementos de su empresa, como por ejemplo sus procesos con el entorno y con la administración. El MSV no es una moda, sino un desafío, y por qué no decirlo una necesidad de aquellas organizaciones que saben que la competitividad y la efectividad no se basan en las ganancias sino en las estrategias, porque son las estrategias las que traen las ganancias. Es por esto motivo que hemos desarrollado un MSV para la Empresa de Transportes “Las Vegas” de Tingo María, que esperamos puede ayudarlos a superar los obstáculos que la globalización viene imponiendo a las MyPEs y PyMEs. La estructura de este proyecto consta de tan solo tres capítulos. En el primer capítulo se mencione todo lo relativo a la organización en general, incluyendo el nombre formal de la empresa, su infraestructura (inmueble – edificios, tecnologías y procesos), el organigrama (que es la forma más clásica de descripción de las empresas actuales), su visión y misión.

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También en este mismo capítulo se abarca el tema de la delimitación del sistema de estudio (aquella parte de la organización que será el objeto de estudio) así como las actividades comunes que se dan en este sistema. Se mencionarán a los involucrados y sus funciones respectivas para terminar este capítulo. En el capítulo dos se habla de las actividades necesarias y previas que se tienen que llevar a cabo para poder desarrollar el MSV para la organización. Estas actividades van desde la formulación de la organización a través del análisis TASCOI, luego se construirá el modelo estructural que servirá para definir a la organización con su entorno. Se hablará también del Desdoblamiento de la Complejidad o también denominado Recursividad Organizacional. Por último se verá la Matriz de Recursión – Función para tener una idea de que cómo están distribuidos los recursos y las funciones de la organización. En el capítulo 3 se mencionará al Modelo Básico de la Organización que viene a ser el modelo de partida sobre el cuál se irá detallando los 5 subsistemas (o sistemas) del MSV. Luego se presentará El MSV General que viene a ser la integración de los subsistemas mencionados antes. Por último se hace un análisis del MSV General como complemento para detectar mejoras o detectar defectos de la misma. OBJETIVOS Objetivos generales 

Diseñar un Modelo de Sistemas Viables en la Empresa de Transportes “Las Vegas” de Tingo María para mejorar la administración de la misma.

Objetivos específicos 

Optimizar el flujo de información de la Empresa de Transportes “Las Vegas”.



Incrementar la efectividad de los mecanismos de control en la empresa.



Identificar los 3 niveles cibernéticos de la empresa; La Administración, Los Procesos y el Entorno Relevante.



Diagnosticar los procesos, administración así como el entorno relevante con el cual se relaciona la empresa.


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1. DESCRIPCIÓN DE LA ORGANIZACIÓN 1.1. Denominación de la Organización

La Empresa de Transportes “Las Vegas” es una organización que a la fecha viene operando de forma normal en la ciudad de Tingo María, provincia Leoncio P rado, J r. Cayumba Nº 426 bajo la gerencia del Sr. J eremías Piñán. 1.2. Infraestructura

La organización cuenta con un local alquilado de 3 plantas de las cuales son la primera planta es consumible y por la cual se paga. Esta planta sirve de atención al cliente como también para el paradero de los autos (choferes – comisionistas). La atención al cliente se hace desde una oficina alojada en la parte interna a la izquierda que es la Secretaría. La empresa cuenta con 23 autos Station Wagon en su mayoría del año 98’. Estos autos tienen una salida controlada por un horario rígido establecido en consenso con la Gerencia y la Comisión. 1.3. Organigrama

Figura 1: Organigrama de empresa de transportes “Las Vegas” 1.4. Visión

Llegar a ser una empresa sólida, organizada y planificada, que cubra rutas a nivel urbano, interprovincial e interdepartamental.


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1.5. Misión

Venimos trabajando sirviendo a nuestra comunidad a través del trasporte de pasajeros desde nuestra sede en Tingo María a las diferentes rutas como pueden ser Aguaytia, Tocache, Pumahuasi, Topa y muchas otras más, y todo esto con honestidad, respeto al hombre y la naturaleza. 2. DEFINICIÓN DEL SISTEMA 2.1. Nombre del Sistema en estudio

Debido a la sencillez funcional de la empresa de transportes “Las Vegas”, se ha optado por modelar en su totalidad a la organización, es decir, la Comisión, la Gerencia, La Secretaría y el Personal de Apoyo. En este sentido el sistema en estudio sería toda la organización. 2.2. Límite del Sistema y su Entor no

Debido a lo mencionado en el punto anterior, el límite será del sistema en estudio será toda la organización y su relación con los clientes, la municipalidad y la competencia. 2.3. Activid ades involuc radas

En la empresa de transportes “Las Vegas” existen las siguientes actividades: 

Servicio de transporte de pasajeros



Registro de transporte de cargas



Registro de envió de encomiendas



Registro de envió de paquetes



Registro de envió de giros



Servicio de recojo al pasajero



Servicio de espera al pasajero



Servicio de traslado de paquete



Servicio de llamado de pasajeros



Servicio de Aviso a los conductores



Entre otros.


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2.4. Funcio nes específicas de acuerdo al cargo 2.4.1. Comisión

La Comisión es un grupo de personas en las cuales cada uno adquiriere la denominación de Comisionista. Es importante recalcar que la persona comisionista puede adoptar el papel de Chofer o Conduc tor (no en todos los casos). Según el organigrama es la Comisión la mayor fuerza autoritaria de la organización. Sin embargo, debido a la juventud de la organización, es la Gerencia la que guía a la organización, por tanto será la Gerencia la que tome el papel del subsistema 5 (Definición de Políticas) en el MSV. La persona en el rol de conductor o chofer es el miembro que mantiene más relación con el cliente ya que es el que transporta a los pasajeros y estará con ellos todo el tiempo que dure el tramo o ruta. Funciones del cargo Comisionista – Conductor: 

Se encarga del transporte de pasajeros.



Se encarga de la entrega de las encomiendas y equipajes de los pasajeros.



Se encarga de la entrega de los giros, cartas y otros documentos a sus respectivos destinatarios.



Se encarga del traslado de las cargas (si las hubiera).



Se encarga del recojo de los pasajeros (si este lo solicita). Pagar el aporte por el derecha de salida con la suma de S/. 2.50 nuevos soles.



2.4.2. Gerencia

La Gerencia es un cargo rotativo y puede ser sugerido su replanteamiento por la propia Gerencia o la Comisión. El cargo en la actualidad recae en el Sr. J eremías Piñán. La denominación del cargo es: Gerente . Funciones del cargo: UNAS – FIIS – METODOLOGÍA DE SISTEMAS 2

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

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Gestionar sobre los gastos mensuales (pagos tributarios, pagos de salario y otros) de la organización.



Controlar aportes de los comisionistas que forman parte de la organización.



Supervisar las actividades de la Secretaría.



Supervisar las actividades del Personal de Apoyo



Gestionar sobre los ingresos mensuales y distribución entre los comisionistas. Desarrollar planes y estrategias que orienten la consecución de la visión de la



organización. 

Gestionar el arqueo de caja.

2.4.3. Secretaría

La secretaría es la primera sección de encuentro del cliente con la empresa. Por ello es una unidad fundamental de coordinación y soporte del cliente con la organización. Denominación del cargo: Secretaria. Funciones del cargo: 

Gestión, Control y Recepción de los paquetes, giros, cartas y encomiendas.



Registro, Control y Recepción de guías de remisión, tickets de salida y otros documentos.



Supervisión y Control de caja.



Supervisión y Control de las diferentes capitales de la empresa como pueden



ser el escritorio, lapiceros, cuadernos, calculadora, pizarra de anotaciones, etc. Dar soporte al cliente referente a sus dudas como pueden ser precios, salidas, horarios, etc.



Mantener el orden y limpieza de su unidad de trabajo (Secretaría).



Colaborar con el conductor y el personal de apoyo para diferentes diligencias que podrían surgir tales.



Colaborar en la colección de pasajeros.



Dar parte a la gerencia de cualquier anomalía, carencia, necesidad o problemas que ocurriesen en la organización, por ejemplo conductor en estado de ebriedad o clientes “faltosos”, etc.


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2.4.4. Personal de Apoyo

Es una unidad de la organización clave para el desempeño de la empresa. Denominación del cargo: Cargador. Funciones del cargo: 

Se encarga de coleccionar a los clientes pasajeros.



Se encarga del traslado de los equipajes.



Apoyar a la secretaría en diversas situaciones. Mantener orden en el local.




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1. FORMULACIÓN DE LAS ENTIDADES DE LA ORGANIZACIÓN (ANALISIS TASCOI) Recordando… El

Análisis

TASCOI

(Transformación, Actores,

Sistema,

Suministradores

o

Proveedores, Clientes o Usuarios, Owners o Dueños e Intervinientes) nos permite detectar las unidades organizacionales. Estas unidades pudieran ser elementos internos de la organización y externos provenientes del entorno. Mediante la técnica del TASCOI el equipo auditor establece la identidad en uso de la organización, con el propósito de determinar ¿Qué hace la entidad?, ¿Cómo lo hace?, ¿Para qué lo hace?, ¿Quiénes son sus propietarios? y ¿Cuáles sus clientes? Trabajando…

La organización d e transportes “ Las Vegas” trata de mantenerse operativo con sus áreas y procesos diarios de atención hacia los pasajeros, con una efectiva administración de sus unidades móviles y un control efectivo sobre las tareas que tengan cada integrante de la organización. Fuente: La información para su construcción fue obtenida a través de entrevistas con la Gerencia y Comisión de la organización, así como La Secretaría y el Personal de Apoyo.

La estruc tura de la herramient a TASCOI es la siguiente: T: Excelencia en el servicio de transporte, certificación de estándares de seguridad y

mejores relaciones hacia los clientes a través de autos Station Wagon de reciente tecnología. Todo ello aprovechando al máximo los recursos de la organización, con efectividad en la comunicación y el control a todos los niveles de la empresa. A: La Gerencia, La Secretaría, Personal de Apoyo, Conductores, Comisión. S: Municipalidad de Leoncio Prado y La Competencia. C: Cualquier persona que quiera trasladarse en nuestras rutas establecidas

(organismos, instituciones turismo, etc.). O: La Gerencia y La Comisión. UNAS – FIIS – METODOLOGÍA DE SISTEMAS 2

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I: Ministerio de transportes.

Excelencia en Servicios, estándares de seguridad y comunicaciones y controles efectivos en la organización.

Administrar y mejorar el control de los recursos de la organización con ayuda del MSV y una buena organización y desempeños más óptimos en los elementos de la empresa.

Todas las carencias están satisfechas con el nuevo modelo organizacional y se efectúa una mejor administración de los procesos y recursos.

Figura 2: Esquema simplificado del análisis TASCOI 2. CONSTRUCCIÓN DE MODELOS ESTRUCTURALES

La objetivo fundamental de la organización es el de dar servicio de transporte tanto de pasajeros y objetos, generándose con ello la generación de utilidades para los conductores (que pueden ser comisionistas). Sin embargo, la empresa genera sus ingresos a través de la recaudación de los derechos de salida que pagan los conductores más una aportación obligatoria por parte de los mismos (si fueran comisionistas, claro está.). Otras fuentes de ingreso de la organización es el de la recaudación por parte de los cobros por el servicio de entrega de giros, encomiendas, cartas, paquetes y otros. Todas estas actividades necesitan ser gestionadas con habilidad y debieran ser controladas con alta efectividad. A continuación se muestran las estructuras que se pueden detectar en la organización y fuera de la organización.


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Estructuras internas: La Comisión 

: Adopta políticas.



La Gerencia

: Desarrolla políticas y estrategias.



La Secretaría

: Sigue patrones de comportamiento.



Personal de Apoyo : Sigue patrones de comportamiento.

Estructuras externas: Municipalidad Leoncio Prado 



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: Establece políticas de transportes. : Establece planes y estrategias de

Competencia

competitividad. Muncipalidad Leoncio Prado

Las Vegas

Comisión

Gerencia

Competencia

Secretaría

Personal Apoyo

Otra Gerencia

Figura 3: Mapa de estructuras internas y externas

En este mapa de estructuras se puede observar que la Municipalidad de Leoncio Prado es la estructura externa más influyente en relación con la empresa “Las Vegas”. Esto refleja la gran influencia que esta estructura tiene sobre la organización. Otra estructura externa no menos importante es la Competencia del cual se puede observar como a través de sus estrategias elaborado por “Otra Gerencia” constituyen una amenaza para la organización o podría constituir una alianza positiva.


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Por último cabe destacar las unidades (estructuras) internas de la empresa formado por la Comisión, la Gerencia, Secretaría y Personal de Apoyo. Estas estructuras son las generadoras del comportamiento organizacional y por tanto es siempre importante buscar la forma de establecer comunicaciones fluidas entre ellas así como mecanismo de control efectivo. 3. DESDOBLAMIENTO DE LA COMPLEJIDAD

A continuación presentamos un mapa que permite visualizar las diferentes actividades primarias que desarrolla la entidad en su día a día para lograr su propósito.

Figura 4: Desdoblamiento de actividades primarias de la organización

En la figura se puede visualizar que la organización de transporte cuenta con 4 áreas o unidades bien definidas; La Comisión, La Gerencia, La Secretaría y el Personal de Apoyo. También se observa como dichas unidades desarrollan cada una ciertas actividades productivas.


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4. MATRIZ DE RECURSION – FUNCIÓN Recordando… La matriz de Recursión - Función cruzará la información relevante de los procesos misionales (primarias) con los procesos de apoyo de la empresa. El propósito del análisis es estudiar la forma en que se distribuyen los recursos y las funciones de la organización.

Funciones Recursos Vehículos (autos Station Wagon) Documentos (guías de remisión, tickets, boletos contables)

1.1 Aportes

1.2 Salidas

X

X

2.1 Estrategias

2.2 Políticas

2.3 Supervisión

X

X

Personal de Apoy o

X

X

La Secretaría

X

X

X

3.3 Aten ción Cliente

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X


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La Comisión

X

X

4.1 Colección Cliente

X

X

X

3.2 Registro Control Docs

X

Local (primer piso)

La Gerencia

3.1 Gestión Control Caja

X

X

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X

X

X

Tabla 1: Matriz de Recursión – Función de la empresa de transportes “Las Vegas” Como se ya se mencionó, esta matriz refleja la relación entre los distintos recursos que son aprovechados cada uno por las diferentes funciones o actividades que existen en la organización.


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La Comisión

X

X

X

X

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X

X

X

Tabla 1: Matriz de Recursión – Función de la empresa de transportes “Las Vegas” Como se ya se mencionó, esta matriz refleja la relación entre los distintos recursos que son aprovechados cada uno por las diferentes funciones o actividades que existen en la organización.



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1. MODELO DEL SISTEMA VIABLE – BÁSICO

A continuación mostramos los tres elementos del MSV de Stafford Beer; Entorno , Operación y Administr ación . Para nuestro caso el Entorno viene a estar constituido por el Cliente, la Municipalidad de Leoncio Prado y la Competencia. La Administración está compuesta por la Gerencia y Comisión de la organización. Por último la Operación viene a estar definida por las diferentes actividades o procesos que existen en el seno de la empresa.

Figura 5: MSV básico de la empresa “Las Vegas”

Tanto “Amp. 1” y “Amp. 2” son los amplificadores de variedad. Los atenuadores serían “Ate. 1” y “Ate. 2” respectivamente. Los atenuadores y amplificadores son los mecanismos de los seres vivos que les sirve para poder interrelacionar con el entorno complejo. 2. SUBSISTEMA UNO: IMPLEMENTACION

Como ya se dijo en el anterior punto, la implantación está involucrando todas las actividades de la organización. Sin embargo estas actividades deberán ser de las unidades de Comisión, Secretaría y Personal de Apoyo. Cabe destacar que las actividades de las áreas restantes se modelarán en otro subsistema por su misma naturaleza, ya que están relacionadas con el control, monitoreo, dirección, inteligencia y políticas.


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Figura 6: Actividades relacionadas con el cliente 3. SUBSISTEMA DOS: COORDINACION

Figura 7: Actividades relacionadas con la Coordinación UNAS – FIIS – METODOLOGÍA DE SISTEMAS 2

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4. SUBSISTEMA TRES: SEGUIMIENTO Y CONTROL S3

S3

S2

Actividad 1

…………...

Actividad 2

…………...

Actividad n

Figura 8: Actividades relacionadas con el Seguimiento y Control

5. SUBSISTEMA CUATRO: INTELIGENCIA

Figura 9: Actividades relacionadas con la Inteligencia de la MSV UNAS – FIIS – METODOLOGÍA DE SISTEMAS 2

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6. SUBSISTEMA CINCO: POLITICA

Figura 10: Actividades relacionadas con las políticas del MSV 7. MODELO DEL SISTEMA VIABLE – GLOBAL

Figura 11: MSV

Global de la organización


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

S1: Operación.



S2: Coordinación.



S3: Control.



S4: Inteligencia.



S5: Política.

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7.1. Subsis tema de operación 

Captar la mayor

cantidad de cliente para

el transporte personal y/o

encomiendas. 

Cumplir con las normas que están establecidas por el ministerio de transporte.

Transportar en forma segura y confiable a los pasajeros. 7.2. Subsis tema de coor dinación. 

Cumplir con el cronograma de salidas y llegada de vehículos. 7.3. Subsis tema de control. 



La gerencia lleva el control de transporte las vegas apoyado por la secretaria.

Supervisión del personal y vehículos. 7.4. Subsis tema de inteligencia. 

Establecer una estrategia de publicidad, promoción para captar más cliente 7.5. Subsis tema de polític a.  Establecer normas internas adecuadas para mejorar y crecer como institución. 


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CONCLUSIONES En el transcurso de la realización del presente proyecto, hemos podido apreciar las

deficiencias (centralizado, flujo de información limitado, etc.) de una estructura organizacional basadas en el modelo mecánico así como las ventajas claras (alto flujo de información y comunicación, elementos de la organización bien definidas e interdependientes, etc.) de un Modelo del Sistema Viable. RECOMENDACIONES Dada las ventajas de un Modelo de Sistemas Viables (MSV) es bastante 

recomendable que las organizaciones, empresas e instituciones de cualquier envergadura (en el MSV no importa la envergadura de la organización) traten de implantar un MSV. 

También cabe recalcar que si bien el MSV promete flujos de información continuas y elementos (operaciones, administración y entorno) con realimentación y supervisiones orientadas a mejorar el comportamiento organizacional, la MSV no es el panacea a todos los males de la organización, es más un mecanismo de apoyo a las máximas autoridades, en nuestro caso una herramienta que permitirá al gerente tener una perspectiva más orgánica (organismo vivo) de su empresa.

BIBLIOGRAFÍA The Viable System Model - A briefing About Organisational Structure, Raúl Espejo 



CYBERSIN - Cristina López Gonzáles



Stafford Beer y el Modelo de Sistema Viable, M.C. Oscar Alvarado Ríos


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