BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Rumah sakit merupakan suatu layanan masyarakat yang memberikan pelayanan medis rawat jalan maupun rawat inap yang meliputi kegiatan kuratif dan rehabilitatif. Fungsi rumah sakit adalah menyelenggarakan pelayanan medis dan pelayanan penunjang. Rumah sakit merupakan unit pelayanan padat karya yang di dalamnya banyak ilmu yang digunakan salah satunya ilmu rekam medis. Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 269/MENKES/PER/III/2008 rekam medis merupakan berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Keberadaan rekam medis sangat diperlukan dalam menunjang terlaksananya kegiatan pelayanan kesehatan di suatu fasilitas pelayanan kesehatan. Dalam
pelayanan
rumah
sakit,
penyelenggaraan
rekam
medis
merupakan salah satu faktor yang menentukan baik buruknya mutu pelayanan rumah sakit. Tanpa dukungan petugas rekam medis yang baik dan benar pelayanan rumah sakit kurang k urang berhasil dalam meningkatkan mutu pelayanan. Melihat pentingnya penyelengaraan rekam medis di suatu unit pelayanan kesehatan, salah satu upaya untuk mewujudkan mutu pelayanan rekam medis adalah dengan ditunjang fasilitas dan sumber daya manusia yang tepat dengan beban kerja yang ada. Pelayanan rekam medis yang baik dan bermutu tercermin dari pelayanan yang ramah, cepat serta nyaman. Masing - masing dokumen rekam medis pasien akan didistribusikan ke unit rawat jalan dan unit rawat inap sesuai dengan tujuan pasien dan pengiriman dokumen rekam medis tersebut dilakukan oleh petugas filling . Dokumen rekam medis wajib dijaga kerahasiaannya dan wajib mengamankan isi dan fisik dokumen rekam medis.
1
Berkas rekam medis bertujuan untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam upaya peningkatan mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit. Untuk mencapai hal tersebut pengisian atau pencatatan data rekam medis di rumah sakit yang dilakukan oleh dokter atau dokter gigi dan atau tenaga
kesehatan
lainnya
yang
berwenang
harus
lengkap
supaya
menghasilkan informasi yang berkualitas. Setiap pelayanan yang diberikan kepada pasien harus selalu tercatat pada berkas rekam medis yang bersangkutan agar tercipta kesinambungan data rekam medis. Berkas rekam medis milik sarana pelayanan kesehatan. Artinya, sarana pelayanan kesehatan memiliki tanggung jawab penuh untuk menjaga, memelihara, dan menyediakan berkas rekam medis kembali saat dibutuhkan oleh petugas kesehatan, pasien, atau pun pihak lain pada fasilitas pelayanan kesehatan yang bersangkutan. Berkas rekam medis juga memiliki fungsi untuk melindungi petugas medis maupun non medis ketika terjadi kasus hukum. Maka dari itu, sarana pelayanan kesehatan khususnya petugas rekam medis harus bisa meminimalisir permasalahan yang terjadi di bagian rekam medis. Salah satu permasalahan yang sering terjadi yaitu missfile dan duplikasi berkas rekam medis. Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk membuat makalah dengan judul “ Missfile dan Duplikasi Berkas Rekam Medis serta Solusi untuk Menanganinya”. Makalah ini diharapkan dapat memberikan sumbangan pemikiran terhadap persoalan pembelajaran mahasiswa. B. Rumusan Masalah Dari latar belakang di atas maka diperoleh rumusan masalah sebagai berikut : 1.
Apa yang dimaksud dengan missfile dan duplikasi ?
2.
Bagaimana permasalahan missfile dan duplikasi ini dapat terjadi?
3.
Bagaimana dampak terjadinya missfile dan duplikasi?
4.
Bagaimana
solusi
untuk
mengurangi
permasalahan
missfile
dan
duplikasi?
2
C. Tujuan Berdasarkan rumusan masalah di atas tujuan dibuatnya makalah ini yaitu untuk : 1. Mengetahui pengertian missfile dan duplikasi 2. Mengetahui permasalah missfile dan duplikasi yang terjadi 3. Mengetahui dampak dari terjadinya missfile dan duplikasi 4. Mengetahui solusi dalam mengurangi permasalahan missfile dan duplikasi D. Kegunaan Makalah Makalah ini disusun dengan harapan memberikan kegunaan baik secara teoretis maupun secara praktis. Secara teoretis, makalah ini berguna untuk menambah wawasan, terutama tentang hal yang berkaitan dengan berkas rekam medis. Secara praktis makalah ini diharapkan bermanfaat bagi: 1. Penulis, sebagai media untuk menambah pengetahuan dan konsep keilmuan khususnya tentang missfile dan duplikasi dokumen rekam medis; 2. Pembaca, sebagai media informasi tentang missfile dan duplikasi dokumen rekam medis. E. Prosedur Makalah Penulis menyusun makalah ini dengan menggunakan metode study literatur. Metode study litelatur yaitu menggunakan referensi teori untuk menyelesaikan permasalahan yang ditemukan.
3
BAB II PEMBAHASAN A. Pengertian Missfile dan Duplikasi Data Rekam Medis Missfile adalah kesalahan dalam penempatan dokumen rekam medis karena terkendala ruang filling yang kurang luas. Filling merupakan tempat penyimpanan dokumen rekam medis yang berpengaruh dalam pemberian informasi mengenai riwayat penyakit seorang pasien. Informasi yang berkesinambungan dapat terwujud dengan adanya sistem informasi yang baik. Duplikasi data rekam medis adalah keadaan dimana dokumen atau data rekam medis mengganda. Mengganda yang dimaksud adalah nomer rekam medis yang
rangkap sehingga pasien mempunyai dua atau lebih berkas
rekam medis dengan nomor rekam medis yang sama. B. Faktor terjadinya missfile dan duplikasi Faktor yang mempengaruhi terjadinya missfile dan duplikasi ini terjadi diantaranya diakibatkan oleh faktor – faktor berikut ini : 1. Sarana pengendalian dokumen rekam medis Sarana
pengendalian
dokumen
rekam
medis
di
bagian
filiing
menggunakan rak file, buku ekspedisi, dan menggunakan tracer . Buku ekspedisi digunakan dalam membantu mengetahui keberadaan dokumen yang sedang dipinjam. Dengan adanya catatan peminjaman dokumen maka petugas dapat lebih mudah menemukan dokumen yang dipinjam di poliklinik, bangsal maupun pihak terkait yang lain. Sedangkan tracer digunakan untuk mempermudah letak dokumen yang dipinjam. Jumlah dokumen rekam medis pada rak yang semakin banyak mengakibatkan rak file menjadi sesak sehingga tracer semakin sulit digunakan. Sehingga, jika ada rumah sakit yang tidak menggunakan rak file, buku ekspedisi dan tracer maka hal tersebut yang dapat menyebabkan kejadian missfile dan duplikasi berlanjut.
4
2. Pengetahuan Petugas Rekam Medis Petugas rekam medis yang berperan dalam pengendalian dokumen rekam medis yaitu petugas filling. Tugas pokok dan fungsi petugas filling adalah mengambil dan memasukkan dokumen rekam medis, mendistribusikan dokumen rekam medis, serta menata dan menyimpan kembali dokumen rekam medis ke rak filling . Namun di lapangan, pengetahuan petugas pengendalian dokumen rekam medis di bagian filling masih kurang cukup. Tingkat pendidikan terakhir petugas juga sangat berpengaruh terhadap tingkat kejadian missfile. Semakin tinggi pendidikan petugas maka semakin rendah angka kejadian missfile, namun apabila pendidikan petugas filling rendah maka angka kejadian missfile akan semakin tinggi. Pendidikan petugas menjadikan faktor penyebab terjadinya missfile, karena pemahaman petugas terhadap penjajaran dokumen rekam medis masih sangat kurang. 3. Tidak adanya SPO (Standar Prosedur Operasi) dalam pelaksanaan di bagian filling dan sistem penjajaran berkas menjadi salah satu penyebab yang sangat potensial pada kejadian missfile dan duplikasi berkas rekam medis. C. Akibat dari kejadian missfile dan duplikasi Berikut ini beberapa akibat yang ditimbulkan dari kejadian missfile dan duplikasi : 1.
Kejadian missfile mengakibatkan dokumen yang telah dipinjam menjadi tercecer dan sulit ditemukan;
2.
Kerahasiaan dokumen pasien menjadi tidak terjamin karena dokumen yang dipinjam tidak dikembalikan lagi ke rak filling yang merupakan tempat menyimpan dokumen rekam medis dan hanya petugas filling saja yang boleh memasuki ruangan tersebut;
3.
Kejadian duplikasi mengakibatkan dokumen dokumen pasien menjadi tidak berkesinambungan. Misalnya satu nomer rekam medis terdapat dua nama atau mengganda, dan bisa pula dua nomer rekam medis untuk satu nama;
5
4. Nomor rekam medis pasien mengganda dan menyulitkan tenaga medis untuk mencari riwayat rekam medis pasien. D. Solusi untuk Mengurangi Permasalahan Missfile dan Duplikasi Semakin banyak terjadi missfile dan duplikasi dokumen rekam medis, maka diperlukan solusi untuk menguranginya. Berikut ini beberapa solusi untuk mengurangi kejadian missfile dan duplikasi : 1. Mengubah sistem rekam medis berbasis kertas menjadi rekam medis berbasis elektronik. Namun, Negara Indonesia belum menerapkan rekam medis elektronik secara penuh karena banyak pihak yang berpendapat bahwa rekam medis elektronik belum memiliki dasar hukum yang jelas, dan terhalang faktor finansial; 2. Melakukan cross check ke segala tempat berdasarkan alur berkas untuk memastikan keberadaan berkas rekam medis; 3. Melakukan rekrutmen SDM dengan kompetensi dan kualifikasi dari D3 Rekam Medis, serta diadakan pelatihan sesuai kebutuhan; 4. Sediakan SPO (Standar Prosedur Operasional) bagi petugas yang bersangkutan dan gunakan sistem penyimpanan TDF (Terminal Digit Filling ) ; 5. Penggunaan buku ekpedisi peminjaman berkas rekam medis; 6. Aplikasi Rekam medik digunakan untuk menyimpan data-data rekam medik
pasien
sehingga
data
tersaji
lebih
baik
dan
mengurangi
penggandaan data dan juga mengefekifkan proses pendataan pasien. Berdasarkan permasalahan tersebut maka dibuatlah sebuah aplikasi rekam medis menggunakan PHP MySQL. Aplikasi rekam medis berbasis Web PHP MySQL ini dibuat untuk mempermudah pekerjaan pada suatu klinik atau rumah sakit, baik sistem rawat jalan, maupun rawat inap. Seperti yang kita ketahui, data yang berkaitan pasien, rekam media, data obat sangatlah penting. Data registrasi pasien ini merupakan salah satu aset penting dakam sebuah klinik karena data registrasi pasien ini terkait dengan semua laporan yang ada. Seperti berapa jumlah pasien, rekam medis, dan lain lain.
6
BAB III SIMPULAN DAN SARAN A. Simpulan Berdasarkan pembahasan pada bab sebelumnya, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Missfile adalah kesalahan dalam penempatan dokumen rekam medis
karena terkendala ruang filling yang kurang luas. Duplikasi data rekam medis adalah keadaan dimana dokumen atau data rekam medis mengganda. 2. Permasalahan missfile dan duplikasi ini dapat terjadi karena beberapa faktor seperti sarana pengendalian dokumen rekam medis yang tidak lengkap, pengetahuan petugas rekam medis dalam pengendalian dokumen rekam medis yang masih rendah dalam sistem penjajaran dokumen dan tidak adanya SPO dalam pelaksanaan di bagian filling dan sistem penjajaran berkas 3. Dampak terjadinya missfile dan duplikasi dokumen yang telah dipinjam menjadi tercecer dan sulit ditemukan,
kerahasiaan dokumen pasien
terancam karena dokumen yang dipinjam tidak dikembalikan lagi ke rak filling yang merupakan tempat menyimpan dokumen rekam medis dan hanya petugas filling saja yang boleh memasuki ruangan tersebut, dokumen dokumen pasien menjadi tidak berkesinambungan dan nomor rekam medis pasien mengganda dan menyulitkan tenaga medis untuk mencari riwayat rekam medis pasien 4. Solusi untuk mengurangi permasalahan missfile dan duplikasi yaitu dengan mengubah sistem rekam medis berbasis kertas menjadi rekam medis berbasis elektronik, melakukan cross check, melakukan rekrutmen SDM yang tepat, sediakan SPO (Standar Prosedur Operasional), dan aplikasi rekam medis.
7
B. Saran Berdasarkan simpulan penelitian di atas, dapat dikemukakan beberapa saran sebagai berikut : 1. Permasalahan missfile dan duplikasi data rekam medis dapat dikurangi dengan menggunakan rekam medis elektronik; 2. Sumber daya manusia yang bekerja atau bertugas di bagian rekam medis harus memiliki pendidikan yang sesuai dengan bidangnya;
8
DAFTAR PUSTAKA Triyanti, E. dan Weningsih, R.I. (2018) Manajemen Informasi Kesehatan III . Jakarta : Pusat Pendidikan Sumber Daya Manusia Kesehatan. Karlina, Destri (2016). “Kejadian Misfile dan Duplikasi Berkas Rekam Medis sebagai Pemicu Ketidaksinambungan Data Rekam Medis”. Jurnal Kesehatan Vokasi 1. (1). 44-52.
9
