Menghitung Kebutuhan SDM Berdasarkan Beban Kerja (Work Load) Formula Ilyas
Senin, 02 Mei 2011 Formula hitung kebutuhan SDM unit dapat bekerja dengan baik dengan syarat Manager atau penanggung jawab pekerjaan dapat menentukan dengan akurat jenis, jumlah dan waktu transaksi bisnis dan tidak terjadi duplikasi kegiatan. Manager dapat menghitung beban kerja setiap unit perhari dalam satuan waktu menit atau jam per hari kerja. Dengan mengetahui komponen tersebut dapat dkembangkan formula menghitung SDM per hari sebagai berikut § ∑ SDM/hari = {(B.K i-j = J T x W.T) :JKE }. § B.K i-j = Jenis Beban Kerja § J.T. = Jumlah Transaksi per hari § W.T.= Waktu( menit atau jam) yang dibutuhkan untuk setiap jenis Transaksi § J.K.E = Jam kerja efektif SDM per hari § Jumlah hari kerja per tahun = (255 hari/tahun atau 273 hari/tahun atau 289 hari/tahun atau 237hari/tahun) Keterangan: • (365 – (12 hari libur nasional – 12 hari libur cuti tahunan) x 3/4 = 255 hari) • (365 – (12 hari libur nasional – 12 hari libur cuti tahunan) x 4/5 = 273 hari) • (365 – (52 hari libur Minggu + 12 hari libur nasional + 12 hari libur cuti tahunan) = 289 hari) • (365 – (104 hari libur Saptu & Minggu + 12 hari libur nasional + 12 hari libur cuti tahunan) = 237 hari) Kebutuhan Total SDM/tahun akan dihitung dengan memperhatikan hari kerja efektif pertahun dan diperlukannnya tenaga cadangan pada pola kerja yang menggunakan tiga shift kelompok kerja seperti: Perawat. Sebagai contoh: andaikan beban kerja unit keperawatan per hari adalah 10.500 menit dan waktu kerja efektif per hari adalah 6 jam (360 menit) dan hari kerja efektif perawat selama satu tahun adalah 255 hari. Oleh karena rumah sakit harus berkerja selama 365 hari dalam setahun, maka perlu juga menghitung kebutuhan sdm yang harus berkerja pada 110 hari kerja lainnya. Berapa jumlah perawat yang dibutuhkan oleh unit keperawatan? ∑ Perawat/hari = Beban kerja : Waktu kerja efektif/hari
∑ Perawat/hari = 10500 menit : 360 menit/hari = 29,17 orang ∑ Perawat/hari berkerja pada hari libur = 29,17 x 110/255 = 12,58 ∑ Total kebutuhan Perawat/hari = 29,17 + 12,58 = 41,75 orang ( dibulatkan 42 orang) Diposkan oleh PRIDE TRANS YASINDO di 10:54 0 komentar Label: Beban Kerja
Analisis Beban Kerja Metoda Ilyas (Workload Analysis) Menghitung beban kerja unit organisasi yang padat karya merupakan suatu hal yang penting tapi sekaligus juga sangat sulit. Banyak para manager personel maupun manager Unit kesulitan ketika ditanya: “Berapakah beban kerja personel untuk menghasilkan produk atau jasa utama dan penunjang di unit saudara”? Metoda ilmiah yang telah dikembangkan para ahli seperti: Work Sampling dan Time and Motion Study sebenarnya dapat menghasilkan hasil yang akurat. Masalahnya, pada metoda ini dibutuhkan tenaga ahli, pengamat yang banyak dan waktu yang panjang. Hal ini membawa konsekwensi terhadap biaya dan biasanya harus dilaksanakan oleh pihak lain seperti: kosultan dan lembaga riset. Pihak manajemen rumah sakit akan kesulitan untuk melaksanakan metoda ini sendiri karena kesulitan instrumen dan pelaksanaan penelitiannya sendiri. Disamping itu, adanya kemungkinan bias karena faktor personel menghitung beban kerja sendiri. Pada metoda daily log yang mencatat dan menghitung beban kerja sendiri sangat diragukan akurasinya sehingga dari aspek validitas dan reabilitas sulit dipakai sebagai ruujukan beban kerja pegawai.
Untuk menjawab pertanyaan ini Metoda Ilyas memberikan alternatif solusi yang akurat dan mudah diterapkan. Metoda ini dapat menghitung beban kerja personel dengan cepat dengan tingkat akurasi yang tinggi sehingga menghasilkan informasi yang dapat dipercaya untuk pengambilan keputusan manajemen.
Metoda Ilyas memberikan solusi terbaik untuk menghitung kebutuhan personel organisasi dengan mudah, murah, cepat dan tepat. Secara ilmiah hasil perhitungan kebutuhan personel dengan Metoda Ilyas memiliki tingkat validitas dan reabilitas yang tinggi dan telah diuji coba baik oleh sejumlah institusi dengan hasil yang dapat dipercaya oleh manajemen organisasi. Disamping itu, Metoda Ilyas juga telah digunakan oleh sejumlah mahasiswa Pascasarjana Ilmu Kesehatan Masyarakat, Universitas Indonesia sebagai metoda menghitung
SDM dalam Tesis mereka untuk meraih gelar Master Ilmu Kesehatan Masyarakat dan Master Administrasi Rumah Sakit.
• Apakah Dasar Pemikiran Metoda Ilyas? Menghitung kebutuhan SDM pada dasarnya adalah mengetahui secara benar beban kerja setiap unit atau setiap personel di organisasi. Untuk mengetahui beban kerja di setiap unit organisasi dibutuhkan sejumlah data dan informasi yang akurat yang berasal dari pelaku ahli atau kompeten di organisasi itu sendiri. Informasi yang didapatkan dari pelaku ahli yang telah melakukan transaksi bisnis ribuan kali akan dapat memberikan informasi dengan akurat waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan setiap unit produk atau jasa. Metoda Ilyas menggunakan pendekatan demand. Artinya, metoda ini menghitung beban kerja yang harus dikerjakan atas dasar permintaan untuk menghasilkan unit produk atau jasa per waktu yang dibutuhkan. Dengan demikian, beban kerja tergantung juga volume transaksi bisnis yang harus dilakukan oleh setiap tenaga kerja atau unit organisasi.
Sebagai contoh: seorang perawat rumah sakit mempunyai sejumlah transaksi bisnis memandikan pasien setiap hari 2 kali sebanyak 10 orang dan membutuhkan waktu 20 menit untuk sekali kegiatan. Dengan demikian beban kerja memandikan pasien = 2 x 20 menit x10 orang = 400 menit/hari.
• Apakah komponen metoda Ilyas? Untuk menghitung beban kerja personel organisasi dibutuhkan informasi yang akurat tentang hal berikut: a. Kejelasan transaksi bisnis utama atau penunjang setiap personel dan unit organisasi. b. Kejelasan waktu yang dibutuhkan untuk setiap transaksi bisnis utama atau penunjang c. Jenis dan jumlah transaksi bisnis per hari, per minggu, per bulan atau per tahun d. Jumlah jam kerja efektif (produktif) per hari pada organisasi e. Jumlah hari kerja efektif dalam setahun organisasi
Untuk memudahkan menghitung beban kerja; sebaiknya dibuat matrix beban kerja unit yang memasukkan semua jenis kegiatan yang dilakukan unit RS untuk menghasilkan produk atau jasa unit. Dengan merinci setiap transaksi bisnis pada unit RS maka akan dihasilkan beban kerja perhari dalam satuan waktu menit atau jam dar unit tersebut. Bila pekerjaan bersifat mingguan maka beban kerja per hari dibagi hari kerja RS. Sebagai contoh: rapat mingguan unit selama 2 jam ( 120 menit) per minggu, maka beban harian rapat tersebut adalah 120 menit : 5 hari per minggu = 24 menit/hari. Demikian juga, bila pekerjaan bersifat bulanan maka beban kerja harian tersebut dibagi dengan 22 hari kerja per bulan. Sebagai contoh: rapat bulanan 3 jam (180 menit), maka beban harian adalah 180 menit : 22 hari = 8,18 menit/hari.
Matrix Transaksi Bisnis Unit Keperawatan RS No
Transaksi bisnis
Waktu
Volume
Beban
Transaksi
Transaksi kerja/hari
1
Membuat Resume asuhan keperwatan
10 mnt
20 pasien 200 mnt
2
Menyuluh pasien
15 mnt
10 pasien 150 mnt
3
Memandikan pasien
20 mnt
20 pasien 400 mnt
4
Memberikan obat pada pasien
2 mnt
20 pasien 40 mnt
5
Mendampingi Visite dokter
10 mnt
20 pasien 200 mnt
6
dll
--
--
--
• Bagaimana formula hitung beban kerja metoda Ilyas? Formula dapat bekerja dengan baik dengan syarat Manager atau penanggung jawab pekerjaan dapat menentukan dengan akurat jenis, jumlah dan waktu transaksi bisnis dan tidak terjadi duplikasi kegiatan. Manager dapat menghitung beban kerja setiap unit perhari dalam satuan waktu menit atau jam per hari kerja. Dengan mengetahui komponen tersebut dapat dkembangkan formula menghitung SDM per hari sebagai berikut:
Beban kerja /hari = B.K i-j = J T x W.T § B.K i-j = Jenis Beban Kerja § J.T. = Jumlah Transaksi per hari § W.T.= Waktu( menit atau jam) untuk setiap jenis Transaksi
