UNIDAD II “DISPOSICIÓN FÍSICA DE ALMACENES”
1. INTRODUCCIÓN
El almacenamiento es una actividad, mediante la cual se asegura en forma directa, la disponibilidad de abastecimientos, en determinadas áreas y en cantidades suficientes, desde que se producen, hasta que son empleadas por la empresa. Consiste en la retención, ordenamiento, control y mantenimiento de los artículos pendientes de entrega. El local almacén, es diseñado o designado específicamente para fines de almacenamiento y hecho con techo y paredes laterales posterior y delantera. Puede tener uno o más pisos, construidos al mismo nivel del suelo a la altura de la plataforma de los vagones o camiones. En la actualidad, el almacén es esencial en todo negocio y su manejo y funcionamiento se considera como una ciencia, motivo de perfeccionamiento y profesionalización, para quienes tienen la responsabilidad de conducirlo, es por ello necesario tener en cuenta que existen varios puntos de vista que podemos resumir en el siguiente cuadro:
Figura N° 1
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También debemos tener en cuenta los prejuicios que cada una de las áreas que interrelacionan con el almacén, como muestra exponemos a continuación algunos “mitos” en la administración de inventarios:
No se puede vender de un almacén vacío Los inventarios son el cementerio de muchos negocios (en especial en varios países americanos) Los inventarios son son como el sistema de suspensión suspensión de un automóvil. Las altas y bajas en las ventas pueden ser absorbidas por los inventarios. Sin los inventarios, producción tendría que responder directamente a ventas. Los inventarios también separan las operaciones de fabricación que tienen diferentes tasas de producción. Los inventarios pueden hacer posibles menores arreglos de la maquinaria, y mayor utilización de la misma. misma. Los materiales en proceso evitan tiempo ocioso de la gente y tiempo muerto de equipo. 2. OBJETIVOS
Mediante la presente unidad pretendemos que el participante logre desarrollar lo siguiente: Establecer en forma clara y debidamente definidas las áreas que constituyen el almacén. Determinar las recomendaciones más apropiadas en función al tipo de mercadería dada en custodia. Definir el diseño más adecuado para el almacén, teniendo en cuenta las especificaciones y normas dadas para un buen funcionamiento. Determinar el espacio óptimo para el almacenaje de un producto en función de la forma, volumen y requerimiento. 3. LAS ÁREAS DEL ALMACÉN
Una planta manufacturera o un negocio de compra y venta, debe tener normalmente tres áreas en el almacén, como base de su planeación: Recepción. Almacenamiento. Entrega. El tamaño y distribución de estas tres áreas depende del volumen de operaciones y de la organización de cada empresa en lo particular. Éstas pueden estar completamente separadas e independientes unas de otras, o bien dentro d e un solo local cerrado. Cuando se presenta este último caso, basta con señalar las áreas en el piso o levantar divisiones.
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3.1. Área de Recepción
El flujo rápido del material que entra, para que esté libre de toda congestión o demora, requiere de la correcta planeación del área de recepción y de su óptima utilización. Condiciones que impiden el flujo rápido: 1. Espacio de maniobras maniobras restringido o inadecuado. 2. Medios de manejo de materiales deficientes. 3. Demoras en la inspección y documentación documentación de entrada. El objetivo que persigue toda empresa es obtener rapidez en la descarga y lograr que la permanencia de la mercancía en el área de recepción sea la mínima posible. El espacio necesario para el área de recepción depende del volumen máximo de mercancía que se descarga y del tiempo de su permanencia en ella. Una planeación es correcta cuando los cambios del flujo de los materiales y productos se han reducido al mínimo. El tiempo de permanencia de las mercancías en el área de recepción debe ser lo más corto posible, pues el espacio requerido y el costo de operación dependen de la fluidez con que éstas se pasan del vehículo del proveedor al almacén.
Figura N° 2
Todo estancamiento innecesario eleva el costo del producto. Los costos de las funciones del área de recepción pueden ser los siguientes (dados aquí como un ejemplo):
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1. El costo del espacio, al precio del metro cuadrado ocupado, que incluye: a) Patios de maniobra de los vehículos. b) Andenes. c) Zona de maniobras de estiba. d) Zona de inspección. e) Zona de la oficina de control, y f) Zona de medición (báscula). 2. Otros costos incluyen: a) El mantenimiento del área y de su equipo y maquinaria; y b) Los intereses sobre la inversión en el inmueble y en el equipo. 3. Los gastos indirectos de: a) Personal. b) Registros, y c) Protección de los materiales. Deben estudiarse los medios que sean más prácticos para facilitar y acelerar la maniobra de descarga de vehículos según las instalaciones en el área de recepción. Estas maniobras pueden realizarse en un andén elevado a la altura aproximada de las plataformas de los vehículos o bien al ras del piso del almacén, en este caso se puede usar una plataforma telescópica para levantar la mercancía. En cualquiera de estas instalaciones los medios más usuales son: El montacargas eléctrico (de gasolina o diesel). La carretilla neumática. La carretilla manual. Las tarimas de madera. Los contenedores. Los carros especiales. Los transportes de rodillos. Zona de Inspección
El flujo rápido de los materiales que se reciben, requiere de un espacio óptimo para descarga y almacenamiento provisional, para revisión y cotejo con la remisión del proveedor, debe ser pesada y elaborarse la documentación de entrada. Andén y patio de maniobras de los vehículos El almacén y su andén, elevados del piso de tránsito como lo está el edificio de la planta. Se sugiere un andén de tipo sierra para descargar hasta cuatro camionetas, camiones o trailers. En él la parte trasera de los vehículos queda arrimada diagonalmente al andén. De esta manera se
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ahorra el espacio que ocuparían los vehículos si se colocaran perpendicularmente al andén. El patio de maniobras de los vehículos requiere 25 metros de largo para trailers arrimados perpendicularmente al andén y sólo 22 si lo hacen diagonalmente.
Figura N° 3
La plataforma elevadora HULK RAIL LIFT es la solución ideal cuando el montaje de superficie es requerido, ya sea por no contar con un nicho para montaje o por la imposibilidad de realizarlo. Los equipos RAIL LIFT son totalmente autoportantes, fáciles y rápidos para instalar, desinstalar o reubicar.
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Figura N° 4
3.2. Área de Almacenamiento
La planeación del área de almacenamiento, por espacios destinados a cada grupo de materiales o mercancías con características similares, requiere un conocimiento pleno del producto y de las condiciones que exige su resguardo, protección y manejo. Enseguida se dan algunas recomendaciones. Para aminorar el riesgo de incendio: a) Aislar los productos inflamables como cartón, papel, estopa, trapo, telas, tintas, tinner, pintura, etc. b) Prevenir la combustión espontánea de estopa, trapo o papel impregnados de aceite o grasa oxidante. Se requiere un lugar aparte, con recipientes a prueba de fuego, y donde haya una libre ventilación. c) Aislar los productos explosivos; de ser posible fuera del almacén.
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d) Revisar periódicamente los extintores. e) Despejar los pasillos de acceso a los extintores; separa los materiales de fácil combustión con un espacio mínimo de 45 cm. Para evitar la corrosión y el enmohecimiento. a) Colocar todo lo que sea de metal en lugar seco y distante de la tubería de agua o vapor. b) Corregir las goteras de techos y tuberías. c) Evitar la humedad en piso y paredes. d) Alejar los productos y materiales de los recipientes con ácidos que despidan gases corrosivos. e) Cubrir los materiales o productos de acero con grasa, aceite o barniz especial. f) Colocar productos químicos absorbentes de humedad en las áreas de almacenamiento de aceros. g) Evitar derrames de agua o líquidos en el piso. Para que no se estropeen: a) Evitar que los productos sean golpeados unos con otros, especialmente cuando se almacenan en grandes tambores o recipientes, o por los equipos de manejo de materiales. b) No permitir que los medios de almacenamiento rompan o rayen los artículos. c) Los materiales de cristal o frágiles deben quedar lejos de máquinas o tráfico dentro del área de almacenamiento. d) Proteger los materiales y productos contra el polvo tapando la entrada y salida de los estantes con alguna tela. Para evitar el deterioro: a) Proteger la luz de las ventanas o guardar en lugares con poca iluminación los materiales o productos que se decoloren con la luz. b) Evitar que se ensucien o manchen las mercancías y materiales al manejarlos o almacenarlos.
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c) Las condiciones del piso deben observarse en los proyectos de mejoras. Consideraciones para la disposición del área de almacenamiento 1. Análisis del artículo: a) Tamaño del artículo: largo, ancho y alto. b) Peso del artículo. c) Número de unidades que habrá que almacenar a un mismo tiempo, por lote económico de compra o de producción. d) Recipiente o envase que contiene el artículo, si se emplea. e) Clase de estantería, casilleros o bastidores necesarios. f) Métodos de almacenamiento o apilamiento. g) Métodos para manipular el material. h) Riesgos especiales de accidente. i) Frecuencia con que se pide el artículo, y j) Sistema empleado para controlar la calidad. 2. Objetivos de la planeación: a) Facilidad de localización de los materiales almacenados, cuando se necesiten. b) Flexibilidad de la disposición del área del almacenamiento; es decir, ésta deberá estructurarse de manera que puedan introducirse modificaciones o ampliaciones con una inversión mínima adicional. c) Disposición del área de almacenamiento de forma que facilite el control de los materiales, y d) El área ocupada por los pasillos respecto de la totalidad del área de almacenamiento, debe representar un porcentaje tan bajo como lo permitan las condiciones de operación. Área total = espacio útil de + área de pasillos almacenamiento y servicios Área de pasillos y servicios x 100 = porcentaje Área Total 3. Disposición de los espacios de almacenamiento: a) El pasillo principal debe correr a lo largo del área de almacenamiento.
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b) Los pasillos transversales, perpendiculares al principal, deben permitir el fácil acceso a los casilleros, bastidores o pilas independientes de grandes artículos; y c) Punto de recepción en su extremo del pasillo principal y punto de distribución del otro.
Conocimiento de los factores que modifican la disposición del área de almacenamiento
1. La distancia entre las tres áreas del almacén. 2. La dificultad en el transporte. Los artículos que necesitan aparatos, mano de obra o cuidados especiales para su transporte deben moverse lo menos posible. 3. La necesidad de emplear aparatos especiales para la entrega. Los líquidos que hayan de medirse, los artículos que tengan que pesarse, etc., tienen derecho preferente a ocupar los espacios de almacenamiento contiguos a los aparatos de medición. 4. La frecuencia de las solicitudes. Para las partidas que se solicitan con frecuencia y en cantidades pequeñas, la distancia desde el área de entrega a la estantería en que se almacenan debe ser más corta que para los artículos que se retiran menos a menudo o en grandes cantidades. Este principio es también aplicable a la altura a la cual se almacenan las partidas y a su ubicación en el almacenamiento sobre el suelo. El empleado del almacén debe poder obtener con un mínimo de esfuerzo los artículos que se soliciten con mucha frecuencia. Pasos para la Planeación del Área de Almacenamiento
1. Hágase un plano del piso considerando el ancho y largo de las columnas y la distancia entre una y otra, así como el ancho de las puertas y el espacio que ocupan las escaleras, elevadores y oficinas. 2. Diséñese la estantería de acuerdo con el número y dimensiones de las tarifas, envases o artículos. 3. Diséñese las tarimas en función de los artículos o sus envases. Las más comunes, las estándar, son de 1,20 x 1,20 m. 4. Diséñese las divisiones, cajas metálicas y cajones para partes pequeñas, y defínase su colocación en la estantería.
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5. Selecciónese el tipo de estantería entre los fabricantes locales; no hay que conformarse con una estantería convencional, sino con la que se apegue al diseño, solidez y tamaño que se requiere de acuerdo con los estudios sobre los productos. 6. Estúdiense y selecciónense los medios de transporte.
Principios básicos que se deben seguir en el área de almacenamiento
1. Primera entrada, primera salida. 2. Colocar los artículos de mayor demanda más a la mano –cerca de las puertas de recepción y entrega-. La Ley de Pareto o regla 80-20 dice que el 80% de la demanda debe ser satisfecha con el 20% de los artículos. Es a éstos a los que se refiere este principio. 3. Reducir las distancias que recorren los artículos así como el personal. Esta es una manera de reducir los costos de la mano de obra. 4. Reducir movimientos y maniobras. Cada vez que se mueve una mercancía hay una ocasión más para estropearla. 5. Prohibir la entrada al área de almacenamiento a personal extraño a él. Solamente personal autorizado para inventario u otra razón podría entrar. 6. Controlar las salidas de mercancía del área de almacenamiento a través de documentación autorizada. 7. Llevar registro de existencias al día. 8. Eliminar el papeleo superfluo. 9. Reducir el desperdicio de espacio, diseñando la estantería con divisiones a la medida de lo que se almacena. 10. Área ocupada por los pasillos respecto de la totalidad del área de almacenamiento, debe representar un porcentaje tan bajo como lo permitan las condiciones de operación. El pasillo principal debe correr a lo largo del almacén. Los transversales, perpendiculares al principal, deben permitir el fácil acceso a los casilleros, bastidores o pilas independientes de artículos. 11. El punto de recepción en el extremo del pasillo principal y el punto de distribución en el otro.
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El problema de espacio en las áreas de almacenamiento
Si el espacio de un almacén es muy limitado o crítico por el crecimiento de sus operaciones, puede pensarse en lo siguiente: a) Una mejor colocación de los medios de almacenamiento: estantes, tarimas, etc. b) Un nuevo diseño de estantería, de tipo flexible, que aproveche mejor el espacio existente. c) Una distribución y colocación de la mercancía que permita ahorrar espacio por el sistema de almacenamiento diversificado. d) Un aprovechamiento del espacio cúbico con el diseño de entrepisos, estantería de varios niveles sobrepuestos. e) Reducción de pasillos con la utilización de sistemas de estantería compacta, movible o en bloque. f) Eliminación del almacenamiento de cosas obsoletas o extrañas al almacén. g) Reducción de existencias por medio de los sistemas y fórmulas dadas en el estudio de control de inventarios. h) Entrega de materiales a producción en cantidades o lotes mayores de acuerdo con una buena programación de la producción. i) Sistemas de distribución de materiales en espacios vacíos o semivacíos de acuerdo con un control sistemático de entradas y salidas y de localización metódica.
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Distribución de estantería para un almacén tipo
Figura N° 5
3.3. Área de entrega o de picking
La mercancía que ha sido tomada del área de almacenamiento y llevada al área de entrega debe: a) Ser trasladada con el medio mecánico más adecuado. b) Ser acompañada de un documento de salida, una nota de remisión, una factura, o una factura remisión. c) Ser revisada en calidad y cantidad; mediante el cotejo de la mercancía con el documento de salida.
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d) Los materiales para envoltura y empaque deben haberse surtido del almacén de material auxiliar, con suficiente anticipación y cantidad. e) Las mesas, la báscula y las herramientas de fleje, de engomado, y útiles necesarios deberán tener un área ordenada que facilite las maniobras de manejo de los productos y de empaque. 4. DISEÑO DE ALMACENES
Debemos mencionar que el diseño de todo almacén se basa en flujo de productos que se ha encargado guardar. Un enfoque muy común, aunque erróneo, con respecto al diseño de almacenes se debe a una mala comprensión del concepto de flexibilidad. Desde luego, es muy importante tener en cuenta la flexibilidad al planear el espacio destinado al almacén, pero la palabra “flexibilidad” se usa para ocultar muchas malas prácticas de manejo y almacenaje. Se ha convertido en excusa para no marcar los pasillos, porque podrían cambiar; no designar zonas específicas para productos especiales, porque tales áreas no aceptarían grandes cantidades, durante los periodos de inventarios máximos; y no hacer otras cosas que contribuyen a la eficacia de un almacén. Cuando se tiene en cuenta la flexibilidad, hay que calcular y registrar la cantidad exacta y el grado en que se permita. No hay que dejar que la flexibilidad se convierta en un sinónimo de “tolerancia”.
Damos a continuación algunas guías generales para el diseño de almacenes que sólo tienen por objeto servir como estructuras de referencia para poner a prueba ideas y ayudar al proceso de diseño del almacén. a) Almacenaje en armazones
Algunos productos deberán almacenarse en armazones (andamios), porque su configuración es irregular o son demasiado frágiles para colocarse unos sobre otros sin soportes separados. Otros deben almacenarse en armazones, por que la cantidad de inventario es tan reducida que tendrían que colocarse unos sobre otros para utilizar bien el espacio. Otra razón adicional para usarlos consiste para proporcionar una zona conveniente para surtir los pedidos. Si estos incluyen muchos artículos en pequeñas cantidades, puede ser conveniente almacenar un suministro a corto plazo de cada uno de ellos en armazones especiales situados a corta distancia de la zona de embarque, mientras que el resto de esos productos se almacena en volumen en otra parte de la bodega.
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Los artículos de los armazones especiales deben reponerse como cosa de rutina con lo almacenado en volumen. b) Almacenamiento en volumen en tarimas
Hay productos que deben almacenarse en volumen, una carga de tarima sobre otra. Casi todos los productos de forma rectangular se almacenan más eficientemente en volumen, sin necesidad de armazones, siempre que los inventario sean lo bastante grandes para no perder espacio vertical, y que el empaquetado sea lo suficientemente resistente para soportar el peso sin dañarse. Los productos de forma irregular, que no se prestan para almacenar unos sobre otros, pueden colocarse en armazones, aunque se almacenen en grandes cantidades. c) Productos de movimiento rápido
Los artículos que se embarcan en grandes cantidades deben almacenarse en zonas más eficientes para su manejo. La zona más eficiente para es la que queda en línea directa entre los puntos de recepción de los materiales y los puntos de despacho. Esto supone naturalmente, que no haya obstáculos físicos, por ejemplo esquinas del edificio, o columnas que interrumpan esa línea. Para precisar el sitio más eficiente, se requeriría de la designación de un punto a lo largo de esa línea, que quede más próximo al punto de despacho. Esto se debe a que por regla general, los materiales se reciben en grandes cantidades, y se embarcan en otras más pequeñas. Habrá menos recorrido del punto de recepción al punto de almacenaje, que de este último al punto de despacho.
Veamos el siguiente ejemplo:
Figura N° 6
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Cu adr o N° 01
Zona 1 de Almacenamiento
Zona 2 de Almacenamiento
30 m
18 m
Número de viajes para descargar (contenedor de 20,000 kilos)
40
40
Distancia total Despacho: Distancia del almacenamiento a puerta de despacho. Número de viajes para despachar 20 000 kilos Distancia total Distancia total
1 200 m
720 m
60 m
12 m
100
100
6 000 m 7 200 m 7,2 km 5 km/h
1 200 m 1 920 m 1,92 km 5 km/h
4 800 m 5 280 m 5,28 km 5 km/h
1,44 h
0,38 h
1,06 h
Recepción: Distancia de puerta de recepción al almacenamiento.
Total en kilómetros Velocidad promedio Total tiempo recorrido para 20 000 kg
Diferencia
480 m
La comparación muestra una diferencia de 1,06 h de recorrido para descargar y despachar la misma cantidad de mercadería. Si el almacén recibiese un contenedor diario (24 días hábiles al mes) habría una diferencia de 25,34 horas de tiempo de recorrido. Este ejemplo pone evidencia la diferencia en el tiempo requerido para manejar la misma cantidad de inventario cuando se almacena en una zona alejada y cuando se almacena en otra más conveniente.
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d) Tamaño de la carga
El tamaño de las cargas que se descargan y almacenan, comparando con el de los embarques que salen, es también muy importante para terminar la mejor zona de almacenaje. El tamaño de la carga puede afectar considerablemente la eficiencia de operación, y puede ayudar a determinar las locaciones óptimas para el almacenaje de los materiales. Veamos el siguiente ejemplo: Los productos enlatados se reciben por ferrocarril, a razón de 600 cajas por camión. Las cajas se colocan en tarimas, en cargas de 100 cajas cada una. El operador de un montacarga puede llevar toda la carga de una tarima, directamente desde el camión a la zona de almacenaje, y se requieren 60 viajes para descargar el camión. Sin embargo, como los clientes sólo piden cuatro cajas, se requieren 1 500 viajes para embarcar las mismas 6 000 cajas. La proporción de las cargas recibidas a las despachadas es de 60 a 1 500; o sea, de 1 a 25. Evidentemente el producto debe almacenarse tan cerca de la zona de despacho como sea posible: hay 25 más recorridos de despacho que de recepción. Suponiendo que la zona de almacenaje quede a la mitad entre el punto de recepción y el de embarque, y que se requieran 3 minutos por recorrido, el total del tiempo recorrido requerido para un camión por entero de ese producto, sería el siguiente: Recepción: 60 viajes a 3 minutos por viaje =
180 minutos por camión
Despacho: 1500 viajes a 3 minutos por viaje = 4 500 minutos por camión Total............................................... 4 680 minutos por camión O sea 78 horas por camión Supongamos ahora que la zona de almacenaje está más cerca del punto de despacho, de modo que se requieren 5 minutos para llegar desde el punto de recepción, y un minuto para llegar al punto de embarque. El total de tiempo recorrido requerido para un camión, sería el siguiente: Recepción: 60 viajes a 5 minutos por viaje =
300 minutos por camión
Despacho:
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1500 viajes a un minuto por viaje = 1 500 minutos por camión Total............................................ 1 800 minutos por camión O sea 30 horas por camión La diferencia es de 48 horas por camión (78 contra 30 horas). No siempre se requiere un viaje separado para cada pedido que se embarque. Hay muchas formas de agrupar o consolidar el manejo de los pedidos, pero aunque extremos, el ejemplo pone de manifiesto el principio de que es muy importante la proporción del tamaño de carga de los embarques que llegan y salen. En los casos de que las cargas fuesen mayores (de mayor volumen) en donde la proporción entre la recepción y el despacho es de 1 a 1, el tiempo requerido para atender un embarque y despacharlo será el mismo, independientemente de que la zona de almacenaje se aproxime a la zona de embarque, siempre que la misma distancia que le resta del viaje de embarque se sume al viaje de recepción. e) Altura de almacenaje
En un almacén, la dimensión de altura es tan importante como las de anchura y longitud, para determinar la capacidad total de almacenaje. Además, el cambio de esa dimensión es el que afecta menos los costos de construcción. Las administraciones de los almacenes han reconocido que el incremento de la altura de almacenaje, es uno de los medios mejores y menos costosos de reducir el costo unitario del almacenaje. Todos los fabricantes ofrecen modelos normales de camiones elevadores que llegan a de 6 metros de altura. Este equipo de alta elevación es seguro, confiable y rápido. Además de los camiones elevadores convencionales, los fabricantes ofrecen unidades para pasillos angostos, unidades que se mueven en cuatro direcciones, y otras con mástiles telescópicos de cuatro secciones, que llegan a gran altura pero que pueden telecopiarse para cargar en el interior de camiones cubiertos. El siguiente ejemplo y su análisis servirán para demostrar las ventajas del almacenamiento de altura. Problema de almacenaje: Supongamos que se necesitan almacenar un inventario de 20 000 metros cúbicos. ¿Qué diseño de edificio proporcionará más económicamente la capacidad necesaria? Datos:
Área destinada a pasillos: 40% del almacén.
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Instalación de rociadores y restricciones contra incendios a 0,5 metros del techo. Costo de construcción 20 dólares por metro cuadrado. Alternativas: Edificio A: techo bajo 4,5 m, costo de construcción por metro cuadrado es de 20 dólares. Edificio B: techo alto 7,5 m, costo de construcción por metro cuadrado es de 22 dólares. Solución: Datos: Área destinada a pasillos: 40% del almacén.
Recordemos: Volumen de un paralelepípedo = (Área de la base) X (altura) Entonces tenemos: X = 100% del área de almacén 0.4 X = 40% del área del almacén destinado a pasillos 0.6 X = 60% del área de almacén destinado a almacenar 20 000 m3 de mercadería Instalación de rociadores y restricciones contra incendios a 0,5 metros del techo. Entonces tenemos: Alto de paredes disponible para almacenamiento = (Alto disponible - 0.5m) Por lo tanto para la alternativa A: 4.5 m – 0.5 m = 4m …. Altura disponible para almacenar Por lo tanto para la alternativa B: 7.5 m – 0.5 m = 7m …. Altura disponible para almacenar Solución: Alternativa A:
Volumen de un paralelepípedo = (Área de la base m2) X (altura m) 20 000 m3 = ( 0.6 X m2) X (4m) 8 333,33 = X Costo total
= (Área de almacén en m2) X (valor del m2) = 8 333,33 X 20 = 166 666,66
Alternativa B:
Volumen de un paralelepípedo = (Área de la base m2) X (altura m) 20 000 m3 = (0.6 X m2) X (7 m) 4 761,91
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=X
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Costo total
= (Área almacén en m2) X (valor del m2) = 4 761, 91 X 22 = 104 671,91
Respuesta: B es 61 904,76 más barato que A. f) Identificación del almacenaje
La identificación de zonas de almacenaje es muy importante para eficiencia del diseño y del manejo. Aunque se esperaría que cada almacén tuviera un sistema de identificación, en realidad muy pocos lo tienen y en muchos de ellos sólo se aplica en forma limitada. La solución más práctica sería aparentemente una política obligatoria que estableciera que todas las zonas de almacenaje se identificarán claramente y los materiales se almacenarán de acuerdo con ese sistema. El refrán tan conocido de “un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar” no podría
aplicarse más apropiadamente. Además de la identificación de las zonas de almacenaje, algunos productos deberán identificarse con rótulos sujetos a las cargas de tarimas o a los armazones (andamios). Esto se aplica especialmente a los tipos de productos que se asemejan a corta distancia. Aunque se requerirá tiempo adicional para la construcción y aplicación de esos rótulos, es probable que el tiempo que se ahorre en surtir los pedidos, lo compensará con creces. Se obtendrán beneficios adicionales si la bodega está ordenada y limpia. Los empleados estarán orgullosos del funcionamiento de su bodega, el trabajo se hará con más precisión en un ambiente agradable y las condiciones de trabajo serán más favorables. g) Pasillos
Se sabe comúnmente que los pasillos disminuyen el espacio utilizable de almacenaje. Aunque esto es evidente, si hay muy pocos pasillos, el total de las zonas de almacenaje no podrá utilizarse tan bien como si hubiera pasillos adicionales. Esto se debe a que las zonas de almacenamiento muy profundas, pueden hacer que se desperdicie espacio cuando se almacena en volumen muchos artículos distintos. Además las zonas de almacenaje muy profundas, dificultan mucho más la práctica de reposición de inventarios que se conoce como “lo que primero entra, primero sale”.
A continuación mostramos distintos patrones de pasillos para almacenar la misma cantidad de productos.
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El plan A muestra zonas de almacenaje muy profundas, con una gran cantidad de espacio desperdiciado y un patrón muy complicado para practicar el método de primeras entradas primeras salidas. El plan B muestra una mejor utilización el espacio, mayor accesibilidad de los productos, y un patrón que facilita seguir el método primeras entradas primeras salidas. En el plan B, realmente queda disponible una mayor cantidad de espacio adicional para uso productivo, aunque se usa el doble del espacio destinado a pasillos. Esta disposición demuestra la importancia de relacionar los pasillos con el equipo de almacenaje. Las distintas mezclas de productos del inventario, requerirán una disposición diferente de pasillos. Si sólo se almacenarán uno o dos productos, el plan A sería el mejor porque destina un porcentaje menos para pasillos, lo que no afectaría el principio de primeras entradas primeras salidas. Sin embargo cuando hay muchos productos diferentes, el plan B es muy superior. Es importante también que los pasillos queden en línea recta. Habrá que evitar las vueltas, las curvas, los estorbos, porque dificultan el recorrido de los camiones elevadores y dan un aspecto confuso a la disposición de almacenaje. Enseguida mostramos las ventajas de la disposición apropiada con pasillos rectos que se conoce como ordenada y proporciona las mayores oportunidades para llevar a cabo un manejo y un almacenaje eficientes. La disposición de la llamada laberinto es precisamente eso. Si no hay una disposición bien planeada por el almacén, los materiales se almacenarán en el primer sitio vacío, y no pasará mucho tiempo sin que se pierdan. Se necesita más tiempo para surtir los pedidos, y la moral de los empleados, baja. La operación del almacén en esas condiciones constituye un flagrante desperdicio. El ancho de los pasillos debe estar directamente relacionada con el tipo de equipo que se use, con los medios de almacenaje, y con la naturaleza de los materiales que se manejan, por ejemplo artículos frágiles, livianos, voluminosos, sólidos, etc.
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Figura N° 7
Comparación del uso de pasillos en dos disposiciones distintas de almacenamiento en volumen. A continuación damos algunas guías generales para determinar la anchura de los pasillos. a) Determinar que tan angostos pueden ser los pasillos, y luego dejar un margen de seguridad. b) Los pasillos de los armazones que se surtan manualmente, no deben tener un ancho mayor que la necesaria para permitir que el vehículo transportador y su operador puedan maniobrar fácilmente. Puede considerarse que la tolerancia mínima de los pasillos puede ser el ancho del equipo más 30 centímetros. Un ancho mayor puede ser conveniente para facilitar las maniobras, pero sólo debe suministrarse después de considerar si se justifica la pérdida de espacio. c) Los pasillos de los armazones que se surten con camiones elevadores, no deben ser más anchos que el radio de vuelta del equipo cargado más 30 centímetros. Si se usan varios tipos de equipo en un almacén, el ancho de los pasillos debe basarse en el radio de vuelta del equipo especial que se use en cada pasillo. Por regla general, si se deja un ancho suficiente en
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todos los pasillos para admitir el equipo de mayor tamaño, será un desperdicio de espacio. d) Los pasillos para almacenaje en volumen y en tarimas (sin armazones), pueden ser más angostos de los que sería necesario si hubiera armazones a ambos lados de los mismos. En el almacenaje en volumen un lado de los pasillos no se llena generalmente hasta la línea del mismo. Esos espacios dejados se utilizan para hacer las maniobras. Sería un desperdicio proporcionar pasillo que admitan la longitud total de un camión elevador, más la carga, más una tolerancia para maniobras. Si se llenan los pasillos hasta la línea de los mismos, puede dejarse un espacio atrás, de una de las líneas para permitir las maniobras necesarias. e) Hay que marcar claramente los pasillos con pintura o cinta adhesiva. La pintura es más permanente, y habrá que usarla si hay demasiado tráfico sobre las líneas. La cinta tiene la ventaja de que es más fácil aplicarla, sobre todo en pequeñas cantidades. En general, las líneas de los pasillos tiene un ancho entre 8 a 10 centímetros (3 ó 4 pulgadas) si se pintan y aproximadamente 5 ó 6 centímetros (2 pulgadas) si se usa cinta. La cinta es más costosa que la pintura con relación a la zona cubierta. El color que se usa más comúnmente, tanto para la pintura como para la cinta, es el amarillo.
Figura N° 8
h) Disposición de oficinas
Una gran parte del trabajo de almacenamiento se lleva a cabo en la oficina, La documentación necesaria para la toma de pedidos, los recibos, embarques y control de inventario, y la administración general del almacén, pueden constituir una gran parte y en algunos casos la principal, del trabajo del almacén. Una disposición eficiente de la oficina, ayudará a disminuir gastos, y también el tiempo y el esfuerzo necesarios para llevar a cabo las funciones de oficina. Estos ahorros pueden significar la diferencia entre el éxito o el fracaso de la operación total de almacenamiento. Los ahorros de tiempo
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significan ahorras de gastos y una mejora en el servicio, que son importantes factores contribuyentes en una buena operación de almacenaje. Los objetivos de la oficina deben ser compatibles con los de la bodega y los de la compañía. Por ejemplo, si en las operaciones de recepción y manejo se da las más alta prioridad al servicio de los clientes, habrá que darle la misma prioridad en la oficina. Si el objetivo de la bodega es una operación de bajo costo, habrá que hacer lo mismo en la oficina. Esta no debe funcionar con objetivos distintos de los de la bodega, a menos que la razón de esa diferencia consista en lograr un objetivo definitivo, aprobado por la administración. Normas de utilización de espacio
En la mayor parte de las operaciones de bodegas, la utilización del espacio es tan importante para el total de los costos de operación, como la utilización de la mano de obra. Aunque se conoce el alto costo del espacio, generalmente se le da menos atención que al costo de la mano de obra. Muchas bodegas están usando alguna forma de normas de tiempo de manejo, pero son muy pocas las que usan normas de utilización de espacio. Sin embargo, el desarrollo y mantenimiento de un control eficaz de actuación de la utilización del espacio, es el más fácil y barato que la de manejo, en la mayor parte de los casos. Es posible que la razón principal de que no se dé al espacio la atención que merece, sea que los costos de depreciación, de alquiler o renta de un edificio, se consideran generalmente como costos fijos, mientras que la mano de obra se considera como costo variable. De acuerdo con este concepto contable, y ya sea que se le denomine de ese modo o no, la administración tiende a aceptar como inevitables los cargos mensuales del edificio, y sólo se concentran en el control de la mano de obra. Los arrendamientos a corto plazo, para adquirir o vender espacio, constituyen un medio eficaz para variar el espacio, o bien puede utilizarse el área sobrante para proporcionar almacenamiento público para otras compañías. Además, la utilización del espacio cúbico dentro de un edifico puede variarse almacenando a mayor altura cuando se necesite área. Las normas de espacio se basan sencillamente en la medición de metros cuadrados o cúbicos. Como unidad de medida, el metro cuadrado tiene la ventaja de que es más fácil de usar en el sistema de informes, mientras que el vertical del espacio, pero cualquier de esos medios de medición puede usarse eficazmente.
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Cómo establecer normas de utilización de espacio
En el proceso de establecimiento de la utilización del espacio, es muy importante, determinar primero la mejor disposición posible del almacenaje de la bodega. La disposición debe diseñarse para proporcionar el equilibrio óptimo entre la utilización del espacio y la eficiencia de manejo, y luego habrá que prescribir métodos para almacenar cada artículo, para determinar también las medidas cúbicas de cada uno. Una vez establecidos los elementos de la disposición, los métodos de almacenaje y las medidas cúbicas, se tendrán los componentes necesarios para establecer las normas. A continuación damos un ejemplo de cómo establecer normas de utilización de espacio, inclusive los elementos necesarios y los valores típicos de cada una: a) Información general necesaria sobre la disposición 1. 2. 3. 4. 5.
Espacio total disponible........................................ 7 000 m2 Espacio destinado a pasillos ................................ 2 000 m2 Espacio destinado a zonas de armazones .......... 5 000 m2 Otros espacios no utilizables .................................. 100 m2 Espacio neto de almacenaje utilizable (1 menos 2, 3,4)...................................................... 4 900 m2 6. Porcentaje de espacio utilizable del espacio total: 4 900 m2 entre 7 000 m2 ........................................... 70% 7. Factor del espacio no utilizable: 1,0 entre 70% ......... 1,43 b) Información necesaria sobre artículos especiales y almacenaje Artículo A 1. Dimensiones 0,30 x 0,30 x 0,60 = 0,054 m3 por caja 2. Collado en camillas de 1,2 x 1,2 m de cuatro filas de altura, 32 cajas por paleta 3. Las paletas se almacenan de cuatro en cuatro, sin armazones 4. Hay 128 (32 x 4) cajas en cada fila de paletas ................... 5. El espacio entre filas es de 5 cm por paletas 6. Espacio total por fila (1,25 x 1,25) = 1,562 5 pies2 7. Factor de flexibilidad de inventario: 1,20
c) Determinación de la norma de utilización de espacio Resumen de los datos requeridos: 1. 2. 3. 4.
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El factor del espacio no utilizable es de 1,43 Número de cajas por fila de paletas: 128 El espacio total por fila de paletas es de 17,4 pies2 El factor de flexibilidad de inventario es de 1,20
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Fórmula: Espacio total entre unidades del producto = espacio por unidad (1,562 5 m2 por caja x 1,2 x 1,43) entre 128 cajas = 0,021 m2 por caja Esto se convierte en = 21 m2 por 1 000 cajas La norma de utilización de espacio usada en este ejemplo, requiere 21 metros cuadrados de espacio de bodega, para almacenar 1 000 cajas del producto A. La norma de 21 metros por 1 000 cajas, incluye tolerancias de espacio no utilizable, por ejemplo pasillos y zonas de armazones, y de flexibilidad de inventario. La tolerancia de flexibilidad tiene en cuenta el hecho del espacio utilizable no puede aprovecharse por completo en todo tiempo. Se necesita espacio adicional para el almacenaje en una sola paleta, para surtir los pedidos, y además, las variaciones de los niveles de inventario, impiden que se llenen todas las filas de paletas hasta la orilla de los pasillos. El ejemplo citado, se basa en un producto almacenado en volumen y en paletas. También pueden establecerse del mismo modo, normas apropiadas para artículos almacenados en armazones. El concepto importante consiste en relacionar el número de unidades que pueden almacenarse, a una cantidad específica de metros cuadrados de espacio de piso. Pueden desarrollarse normas de utilización de espacio empleando metros cúbicos en vez de metros cuadrados. Además, las normas pueden relacionarse con el peso de los artículos en vez de su unidad de ventas, o sea por caja, litro, etcétera. Cuando hay muchas unidades de ventas distintas, generalmente es mejor convertirlas todas a kilos, lo que simplifica la tarea de aplicación de las normas, y disminuye la posibilidad de errores, inherente en el empleo de distintas unidades de medición. La unidad de medida que se use no afecta la validez de las normas, si la medida es apropiada y los cálculos son correctos. Hay que desarrollar normas distintas de utilización de espacio para cada producto diferente almacenado en la bodega. Al principio esto puede parecer muy difícil, pero el establecimiento de normas de espacio es relativamente fácil y rápido, si se compara con las de tiempo de manejo. Una vez que se fijen normas para cada producto, la eficiencia de la utilización de espacio puede determinarse fácilmente mediante la medición del espacio utilizado y la extensión del inventario en existencia, mediante las normas apropiadas. Por ejemplo, supongamos que en una bodega de 7 000 metros cuadrados, el único artículo almacenado fue el producto A, con una norma de utilización de espacio de 21 metros cuadrados por 1 000 cajas. Si el
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inventario fuera de 200 000 cajas, la eficiencia se determinará del modo siguiente: Espacio normal = 200 000 cajas x 21 m2 / 1 000 cajas = 4 200 m2 Espacio real disponible = 100 000 pies cuadrados Actuación = Espacio normal: 4 200 m2 Espacio real: 7 000 m2
= 60%
Las normas de espacio también pueden usarse para determinar la capacidad de almacenaje. En la operación de una bodega, frecuentemente se necesita determinar el número de unidades que pueden almacenarse en un espacio dado. Para esto se requiere sencillamente dividir la norma apropiada entre la cantidad de espacio disponible. En el ejemplo anterior de la bodega de 100 000 pies cuadrados y de la norma de un solo artículo de 210 metros cuadrados por 1 000 cajas, la cantidad total de cajas que pueden almacenarse, se determina como sigue: Capacidad de = Espacio real de 7 000 m2 almacenaje Norma de 21 pies2/1 000 cajas
= 333 333 cajas
Objetivos específicos de disposición, para los programas de diseño de almacenes • Utilizar al máximo el espacio. • Adoptar medidas para el más eficiente manejo de los materiales. • Proporcionar el almacenaje más económico, con respecto a los costos del
equipo, el espacio, daños a los materiales y mano de obra de manejo. • Proporcionar la flexibilidad máxima para satisfacer los requerimientos
cambiantes de almacenaje y de manejo. • Hacer de la bodega un modelo de cuidado y limpieza.
5. RESUMEN
En esta segunda unidad se han definido las áreas del almacén, sus funciones y recomendaciones para que se lleven a cabo operaciones eficientes. Los métodos alternativos de almacenamiento pueden ser: basados en el tipo de producto que se almacena y retira, a partir de la colocación de los artículos, por medio de los equipos que se emplea o finalmente se basa en la forma de surtir los pedidos. Se hace mención también a los métodos de ubicación de las mercancías en la que se pueden dar dos métodos: el almacenamiento al azar y el almacenamiento en el lugar asignado.
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Las áreas de almacén definidas son: la recepción, el almacenamiento y la entrega. Cada una de ellas tiene sus especificaciones para un óptimo desempeño; por ejemplo, el área de recepción comprende una zona de inspección y un patio de maniobras, donde los vehículos han de descargar la mercadería; en esta área es importante la efectividad, es decir que su labor sea rápida y exacta para evitar la demora de la disponibilidad de la mercancía al almacén. Por su parte, el área de almacenamiento está más dedicada al cuidado de la mercancía; que constituye la base para evitar su deterioro o su pérdida por sustracción; para lo cual se hace necesario dar determinadas pautas para asegurarla y mantenerla en el mejor estado posible y ello implica tomar medidas respecto a riesgos de incendio, corrosión y enmohecimiento y definir el área de almacenamiento teniendo en cuenta el área que será destinada a pasillos. El área de entrega o picking tiene también sus normas las cuales deben seguirse estrictamente para evitar los faltantes del almacén. En cuanto al diseño involucra la forma en que será almacenada la mercancía, si se llevará a cabo en armazones o estantes o sobre tarimas o paletas o son productos de movimiento rápido, cada uno de los cuáles tiene sus propias consideraciones como son el tamaño de la carga y la altura que podrán ser almacenados, con la finalidad de determinar el ancho de los pasillos y con ello definir el área total requerida para almacenaje, y así estar en condiciones de poder establecer ciertas normas de utilización de espacio. 6. APÉNDICE EL PRINCIPIO DE PARETO
El Principio dice que el 20% de cualquier cosa producirá el 80% de los efectos, mientras que el 80% restante sólo cuenta para el 20% de los efectos. El Principio de Pareto sirve para elegir entre varias opciones. Imaginemos que hay tres opciones y dos sujetos: Opción A: 30 monedas para el sujeto 1 y 20 para el sujeto 2 Opción B: 30 monedas para el sujeto 1 y 10 para el sujeto 2 Opción C: 30 monedas para el sujeto 1 y 15 para el sujeto 2 La opción A es Pareto Superior a la B, porque el sujeto 1 se queda igual y el 2 está mejor. La opción A es Pareto Superior a la C, porque el sujeto 1 se queda igual y el 2 está mejor. La opción C es Pareto Superior a la B, porque el sujeto 1 se queda igual y el 2 está mejor. Tras esta ordenación, podemos decir que la opción A es Pareto Óptima, puesto que no hay ninguna opción Pareto Superior a ella.
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Elaboración de un diagrama de pareto en MS EXCEL: El siguiente texto presenta paso a paso cómo elaborar un análisis de Pareto con MS Excel. A fin de facilitar la comprensión del mismo, se utiliza como ejemplo la determinación de las principales causas de un problema x. Se utilizan solo 7 categorías, las cuales son denominadas con una letra de la A a la G. 1. Construimos la tabla de frecuencias, con las columnas que necesitamos: CAUSAS, FRECUENCIA, PORCENTAJE y PORCENTAJE ACUMULADO
Figura N° 8
2. Calculamos el PORCENTAJE, para lo cual debemos dividir el valor de la frecuencia de cada causa por el total de la muestra. Para ello, posicionados en C2, ingresamos fórmula: =B2/B9 e inmediatamente presionamos la tecla de función F4 una sola vez para indicar que la celda B9 (que contiene el valor de la muestra) es una referencia absoluta. 3. Obtenido el valor, procedemos a copiar la fórmula en las celdas restantes mediante el pinchado y arrastrado del controlador de relleno.
Figura N° 9
4. Una vez hecho esto, ordenamos los datos de manera que queden ordenadas de manera descendente las causas que más se repiten (es decir las de mayor
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frecuencia). Para ello, seleccionamos solamente los valores que se encuentran dentro de la tabla, tal como muestra la ilustración. 5. Vamos al menú DATOS y seleccionamos ORDENAR. Ordenamos por FRECUENCIA, de manera descendente y hacemos clic en aceptar. Con los datos ordenados de mayor a menor ya estamos en condiciones de calcular el PORCENTAJE ACUMULADO.
Figura N° 10
6. Calculamos el POCENTAJE ACUMULADO, para lo cual nos posicionamos en la celda D2. Introducimos la fórmula =C2 y de esta manera obtendremos una copia del primer valor de la columna de PORCENTAJE. Posteriormente, nos posicionamos en la celda D3 e introducimos la fórmula =D2+C3 obteniendo el acumulado. Para las demás celdas, copiamos la fórmula pinchando y arrastrando el controlador de relleno.
Figura N° 11
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7. Ya tenemos la tabla completa y estamos en condiciones de realizar el Diagrama de Pareto. Para ello, vamos al menú INSERTAR y elegimos GRAFICO. Una vez dentro, vemos que tenemos dos solapas que muestran una lista de los posibles gráficos que podemos utilizar. Vamos a la solapa de TIPOS PERSONALIZADOS y elegimos el gráfico LINEAS Y COLUMNAS 2. Hacemos clic en siguiente. 8. Desplegamos la ventana de RANGO DE DATOS haciendo clic en el icono. 9. Una vez hecho esto, seleccionamos el rango de datos de la columna PORCENTAJE y PORCENTAJE ACUMULADO. Presionamos ENTER para volver a la ventana de selección del rango de datos. 10. En la misma ventana, pasamos a la solapa SERIE. En la opción de ROTULOS DEL EJE DE CATEGORÍAS X, desplegamos la ventana de la misma manera como lo hicimos en el punto 8 y seleccionamos los datos de la columna CAUSAS, tal como muestra la ilustración. Presionamos ENTER para volver y hacemos clic en SIGUIENTE.
Figura N° 12
11. Finalmente, para alinear el gráfico de líneas con el de columnas, debemos realizar lo siguiente. En la solapa EJE, en el apartado de EJE PRINCIPAL, deseleccionamos la opción de EJE DE VALORES Y. 12. Una vez hecho esto, pasamos a la solapa de LINEAS DE DIVISIÓN y, en el apartado de EJE DE VALORES (Y) elegimos la opción de LINEAS DE DIVISIÓN PRINCIPALES. Hacemos clic en FINALIZAR. 13. Ahora nuestro Diagrama de Pareto está casi listo, solo resta darle el formato que necesitemos para una mejor visualización y presentación.
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