BAB II ISI
2.1 Pengerti Pengertian an Rapat Rapat Rapat Rapat merupa merupakan kan pertemu pertemuan an atau atau berkum berkumpul pulnya nya minima minimall dua orang atau
lebih
untuk
memu emutuskan
suatu
tujua juan.
Rapat
juga
dapat
dijad jadikan
sebagai media sebagai media untuk berkomunika berkomunikasi si antar manusia atau pimpinan pimpinan kantor dengan dengan staffnya.
Rapat
juga
dapat
diartikan
juga
sebagai media sebagai media komunikasi kelompok y kelompok yang ang bers bersif ifat at tata tatap p muka uka yang ang seri serin ng diselenggarakan
atau
dilakukan
itu swasta ataupun swasta ataupun pemerintah pemerintah..
Rapat
oleh sering
banyak organisasi baik organisasi baik
dijadikan
seseorang
atau
sekelompok orang orang untu untuk k meny menyatu atuka kan n pemi pemiki kiran ran guna guna melak melaksan sanak akan an urus urusan an tertent tertentu. u. Pada Pada penger pengertia tian n lain rapat rapat juga juga dapat dapat diartik diartikan an sebaga sebagaii kumpul kumpulan an sekelompok orang yang orang yang besifat formal dengan dengan melibatkan melibatkan empat orang atau orang atau lebih deng dengan an
tuju tujuan an
untu untuk k
berk berkom omun unik ikas asi, i,
pere perenc ncan anaa aan, n,
pene peneta tapa pan n kebijakan,
pengambilan keputusan pengambilan keputusan,, dan pemberian motivasi. motivasi. Rapat adalah hal yang tak asing lagi di kalangan manajemen dan profesional. Bahkan sebagian besar orang penting menghabiskan waktunya untuk rapat dan rapat. rapat. Pada Pada dasarny dasarnyaa rapat rapat itu diadak diadakan an untuk untuk mencap mencapai ai persam persamaan aan perseps persepsi, i, strateg strategi, i, tujuan tujuan serta serta merenc merencanak anakan an langka langkah-la h-langk ngkah ah yang yang akan akan diambil diambil oleh oleh manajem manajemen. en. Tapi api sayang sayangnya nya,, jarang jarang sekali sekali rapat rapat yang yang berlan berlangsu gsung ng efektif efektif.. Berdasarkan survei yang dilakukan oleh all !treet "ournal, rapat jus tru membuat waktu tidak produktif di kantor. #r. #r. Peter Peter #rucke #rucker, r, dalam dalam bukuny bukunyaa The Effective Effective Executive, Executive, mengatakan$ %&ita menyelenggarakan rapat karena orang-orang yang melaksanakan pekerjaan yang berbeda-beda harus bekerja sama untuk melaksanakan tugas khusus. &ita rapat karena pengetahuan dan pengalaman yang diperlukan dalam suatu situasi tertent tertentu u tidak tidak terdapat terdapat di dalam dalam pikiran pikiran satu satu orang, orang, melain melainkan kan terbagi terbagi dalam dalam pikiran beberapa orang'. !asaran akhir diadakannya rapat yaitu untuk mempertemukan peserta rapat secar secaraa
langs langsun ung g
berkontribusi
demi demi
langsung
terja terjali linny nnyaa komunikasi, komunikasi, dalam
pembicaraan
3
agar
peser serta
sehingga
rapa apat
dapat
pemikiran untuk
4
penyelesain masalah dapa dapatt
ters tersam ampa paik ikan an
lang langsu sung ng,,
dan dan
dapa dapatt
sama sama-s -sam amaa
berkontribusi dalam pencapaian tujuan tertentu.
2.2 Tu Tujuan juan Rapat Rapat
Rapat ada yang bersifat rutin dan ada yang bersifat kontemporer (sewaktuwakt waktu) u) atau atau bila bila terja terjadi di suat suatu u peri peristi stiwa wa yang yang luar luar biasa biasa.. Bebe Bebera rapa pa tujua tujuan n diadakannya rapat, yaitu$ • • • •
• •
*ntuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu permasalahan. *ntuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan. !ebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern. +gar +gar peserta peserta rapat rapat dapat dapat ikut ikut berpar berpartis tisipas ipasii pada pada masalah masalah-ma -masala salah h yang yang sedang terjadi. empersiapkan suatu acara atau kegiatan. enampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat), dll.
2.3 Jenis-Jen Jenis-Jenis is Rapat "enis-je "enis-jenis nis rapat rapat dapat dapat dibeda dibedakan kan berdas berdasark arkan an segi segi peninj peninjaua auanny nnya, a, yaitu yaitu
sebagai berikut$ +. enuru enurutt Tujuan Tujuanny nyaa . Rapa Rapatt penj penjel elas asan an Rapa Rapatt penj penjela elasan san yait yaitu u rapat rapat yang yang dila dilaks ksana anaka kan n untu untuk k memb memberi erika kan n penjelasan kepada para peserta rapat. #alam rapat ra pat penjelasan peserta pes erta rapat tidak tidak hanya hanya menden mendengar garkan kan penjela penjelasan san dari dari pemimp pemimpin in rapat, rapat, tetapi tetapi juga juga diberikan kesempatan untuk mengajukan pertanyaan. . Rapa Rapatt pem pemeca ecaha han n masa masala lah h Rapa Rapatt peme pemeca caha han n masa masala lah h yaitu aitu rapa rapatt yang ang dila dilaks ksan anak akan an
untu untuk k
memecahkan masalah yang sedang dihadapi. Pada rapat ini peran peserta sangat besar untuk memberikan masukan. /. Rapa Rapatt per perun undi ding ngan an Rapat perundingan yaitu rapat yang dilakukan untuk merundingkan suatu perselisihan atau mencari jalan tengah agar tidak merugikan pihak yang berselisih. B. enurut !ifatnya . Rapat resmi smi ( formal formal meeting ) Rapat resmi yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalahmasalah masalah yang yang sangat sangat pentin penting g dan berlaku berlaku peratu peraturan ran keprot keprotoko okolan lan yang yang mengatur kelancaran jalannya rapat.
5
. Rapat tidak resmi (informal meeting ) Rapat tidak resmi yaitu rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal. Rapat ini tidak memerlukan persiapan istimewa dan biasanya dilakukan untuk mendiskusikan suatu hal yang terjadi secara tiba-tiba. /. Rapat terbuka Rapat terbuka yaitu rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota informasi0perusahaan dan materi yang dibahas tidak bersifat rahasia. 1. Rapat tertutup Rapat terututp yaitu rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu dan masalah yang dibahas masalah yang bersifat rahasia.
2. enurut "angka aktunya . Rapat mingguan Rapat mingguan yaitu rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah yang bersifat rutin. . Rapat bulanan Rapat bulanan yaitu rapat yang diadakan sebulan sekali dan membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu. /. Rapat semesteran Rapat semesteran yaitu rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program program selanjutnya untuk enam bulan kedepan. 1. Rapat tahunan Rapat tahunan yaitu rapat yang diadakan setahun sekali. 2ontohnya rapat dewan komisaris.
#. enurut 3rekuensinya . Rapat rutin Rapat rutin yaitu rapat yang sudah ditentukan waktunya. 2ontohnya rapat rutin mingguan. . Rapat incidental Rapat incidental yaitu rapat yang tidak terjadwal. Biasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya penting dan mendadak yang harus diselesaikan bersama. 2.4 Klasifikasi Sifat Rapat
6
enurut sifatnya, rapat dibedakan dalam tiga klasifikasi$ rapat yang baik, rapat yang buruk, dan rapat yang tidak perlu.
#alam bab ini ditunjukkan cara
menganalisis situasi rapat untuk menghindari rapat yang tidak diperlukan. &emudian, ditunjukkan cara mengubahnya menjadi rapat yang baik. Rapat yang baik mempunyai ciri-ciri sebagai berikut$
•
Tujuan rapat diketahui dan dipahami oleh semua peserta rapat. +genda disusun untuk mencapai tujuan rapat. Rapat diikuti oleh orang-orang yang berkompeten, baik sebagai kontributor
•
ataupun penerima informasi dari rapat. Rapat berlangsung sesuai waktu yang ditetapkan, sesuai agenda, dan
•
memenuhi tujuan tanpa ada waktu dan tindakan yang sia-sia. +lat bantu visual dengan gambar yang jelas dan tajam digunakan pada saat
•
yang memungkinkan. Peserta rapat memahami peran masing-masing, hadir dengan persiapan yang
•
direncanakan, dan memberikan kontribusi. Pimpinan rapat membuat ringkasan materi rapat yang telah dibahas secara
•
tuntas. 4angkah lanjut purnarapat disusun dengan baik.
• •
2.5 Perti!angan Pen"elenggaraan Rapat
!ebelum rapat diselenggarakan, pimpinan rapat harus menentukan tahapantahapan untuk keberhasilannya. *ntuk itu, ia harus menetapkan perlu tidaknya penyelenggaraan rapat, menentukan tujuan, memilih peserta, menyusun agenda, dan menyiapkan lokasi rapat. Rapat adalah aktivitas yang memerlukan biaya dan waktu. &arena itu, sebelum undangan disampaikan, perlu ditetapkan bahwa rapat merupakan satusatunya cara terbaik untuk mencapai tujuan. Penyelenggaraan suatu rapat dipertimbangkan berdasarkan perlu atau tidaknya interaksi kelompok untuk membahas suatu subyek. "ika subyek yang akan dibicarakan cukup disampaikan secara tertulis dengan menggunakan memo atau dengan suatu percakapan, maka rapat tidak perlu diselenggarakan. Tidak setiap permasalahan yang timbul dalam suatu organisasi harus diselesaikan melalui rapat. Perlu atau tidaknya penyelenggaraan rapat didasarkan pada beberapa pertimbangan sebagai berikut$
7
. Tujuan Rapat Tujuan rapat berdasar urgensi harus ditetapkan dengan tepat pada tahap permulaan. "ika tidak ada permasalahan serius untuk dibahas, rapat tidak perlu diselenggarakan. . &etepatan aktu Penyelenggaraan rapat perlu mempertimbangkan waktu yang tepat untuk membahas suatu permasalahan, dan kelengkapan informasi. 4ebih baik tidak menyelenggarakan
rapat
dari
pada
menunda
undangan
yang
disampaikan. /. &emungkinan Terjadi !esuatu "ika Rapat Tidak #iselenggarakan "ika tidak ada kemungkinan terjadinya sesuatu karena
telah
tidak
diselenggarakannya rapat, maka rapat tidak perlu dilaksanakan. 5amun, jika penyelenggaraan rapat ditetapkan bahwa tanpa rapat keputusan akan tertunda atau informasi penting tidak akan tersampaikan kepada mereka yang berkepentingan, hal ini merupakan alasan yang tepat untuk penyelenggarakan rapat. 1. +lternatif !elain Rapat Rapat bukan satu-satunya cara untuk berbagi ide dan informasi dalam organisasi. Pembicaraan telepon atau memo dapat berfungsi membicarakan tujuan dengan lebih efisien. 2.# Alasan Pen"elenggaraan Rapat
Banyak alasan penyelenggaraan rapat. +lasan yang paling tepat dapat dikemukakan sebagai berikut$ a. *ntuk menerima laporan dari peserta rapat 4aporan yang disampaikan dalam rapat akan lebih jelas apabila diuraikan dengan menggunakan alat bantu visual yang berupa grafik dan gambar sehingga lebih nyata dan mudah diingat. 4ebih dari itu juga terbuka kesempatan berdiskusi untuk menentukan langkah lanjut. b. *ntuk mencapai keputusan bersama Rapat ini memberi kesempatan kepada setiap peserta rapat untuk menyatakan pendapat. &esepakatan berkembang dari berbagai masukan yang disampaikan oleh peserta rapat melalui persetujuan bersama. Peserta rapat perlu mengetahui sesuatu yang mereka harapkan dari awal sampai akhir, saat rapat menetapkan keputusan. Tanggung jawab merupakan aspek penting dalam pengambilan keputusan rapat.
8
c. *ntuk menganalisis atau memecahkan permasalahan Pada saat permasalahan teridentifikasi, diskusi kelompok menyumbangkan wawasan dan pengalaman yang berkaitan dengan permasalahan. !uatu solusi atau cara bertindak yang dapat dilakukan akan muncul dari pembicaraan dalam rapat. Rapat akan efektif jika terdapat keseimbangan interaksi ide, pengalaman, informasi, dan wawasan. Pimpinan rapat harus bertindak sebagai moderator diskusi tanpa berupaya memihak pada peserta. 6asil terbaik akan diperoleh melalui interaksi. d. *ntuk mencapai kesamaan pemikiran, program, atau keputusan 7de, program, dan keputusan baru merupakan %komoditas' yang dapat ditawarkan kepada pihak lain. Tolak ukur tingkat kualitasnya adalah kesediaan audiensi dalam rapat untuk menerimanya. +pabila rapat secara aklamasi dapat menerima, hal ini membuktikan %komoditas' tersebut mempunyai daya jual. e. *ntuk mencapai tujuan pelatihan Rapat merupakan tempat pelatihan bagi pesertanya. #alam rapat, manajer yunior dapat memperhatikan teknik yang digunakan oleh eksekutif perusahaan yang lebih senior mencapai keputusan, memecahkan permasalahan, dan menyampaikan informasi. Pemikiran harus disampaikan untuk pelatihan eksekutif yunior, sementara mereka harus senantiasa mencatat penerapan kebijaksanaan dalam pengambilan keputusan. f. *ntuk menyatukan pandangan yang berbeda. Perbedaan pendapat yang tajam merupakan sesuatu yang wajar terjadi dan dapat dimanfaatkan oleh perusahaan. Pertukaran pemikiran merupakan suatu kekuatan yang kreatif dan dinamis. 5amun, jika perbedaan sudut pandang berkembang dan meninggalkan kecenderungan yang tidak diharapkan, hal tersebut dapat meluas menjadi konflik di tempat kerja. Rapat akan membantu terciptanya kesempatan untuk mengajukan pertanyaan dan peluang untuk pengembangan pandangan atau penilaian peserta sehingga dapat tercapai kesamaan pandangan tentang suatu subyek. g. *ntuk menyampaikan informasi penting kepada audiensi 2ara ini merupakan komunikasi dalam rapat yang
sangat
penting.
8fektivitasnya sangat ditentukan oleh alat bantu visual yang memadai dan pembicara yang mampu menjelaskan gambar dan statistik dengan baik. h. *ntuk memastikan bahwa setiap audiensi sependapat tentang informasi yang mereka peroleh dari rapat.
9
emo dapat menimbulkan perbedaan pemahaman antara seorang dengan yang lain. elalui presentasi dalam suatu rapat, kemungkinan terjadi kesalahan dalam pemahaman informasi dapat diperkecil atau bahwa dinetralisir. #alam forum rapat, audiensi dapat mengajukan pertanyaan untuk mendapat jawaban yang tepat sehingga kesalahan pemahaman dapat dihindari. 2.$ Peserta Rapat
Penyelenggaraan suatu rapat akan lebih mudah apabila jumlah peserta tidak banyak. !uatu pendapat mengatakan bahwa rapat yang ideal sebaiknya diikuti oleh tujuh orang peserta. !emakin banyak peserta dalam suatu rapat, akan semakin banyak pula komentar dan pendapat yang disampaikan sehingga rapat tidak efisien. eskipun peserta rapat yang diundang terbatas, perlu dipastikan bahwa orang-orang yang dapat memberikan sumbangan pikiran dan yang menentukan dalam pengambilan keputusan dapat hadir. Rapat akan kurang berarti jika tanpa diikuti oleh orang-orang yang mempunyai informasi penting yang berhubungan dengan subyek rapat. *ntuk memudahkan mengundang orang dalam rapat, maka ingatlah aturan ini, 9-9-9::$ a. 9 orang peserta. "ika harus memecahkan sebuah masalah, sebaiknya mengundang tak lebih dari 9 orang untuk rapat. 4ebih dari 9 orang dalam suatu ruangan selalu menyebabkan lebih banyak masalah daripada yang diselesaikan. b. 9 orang peserta. "ika ingin melakukan sesi sumbang saran (brain storming ) maka bisa mengundang hingga 9 orang untuk rapat. 6anya saja, jangan mencari konsensus dari jumlah peserta yang sedemikian besar. c. "ika ingin menyebarluaskan informasi, kirimkanlah sebuah memo. aka jika ingin mengobarkan antusiasme tim dengan memperkenalkan sebuah produk baru, maka semakin ramai jumlah peserta rapat, suasana semakin baik. *ndanglah 9:: orang atau lebih untuk rapat.
"umlah peserta rapat juga ditentukan berdasarkan jenis rapat yang diklasifikasikan dalam dua jenis, yaitu presentasi dan rapat kerja. a. Presentasi Presentasi merupakan komunikasi satu arah. 7nformasi disampaikan kepada audiensi oleh pembicara. !ecara keseluruhan, keberhasilannya ditentukan oleh
10
cara penyajian presentasi$ irama, ilustrasi, logika, dan kesimpulan akhir presentasi. "ika penyajian presentasi lamban dan tidak menarik perhatian, tujuan presentasi tidak tercapai. !ebaliknya, jika presentasi terlaksana dengan baik, audiensi dapat memetik manfaatnya. "umlah peserta yang sesuai untuk jenis rapat ini ditentukan berdasar fasilitas rapat yang tersedia. !epanjang setiap peserta dalam ruang rapat dapat melihat dan mendengar presentasi dengan jelas, jumlah tersebut dapat dianggap sesuai. b. Rapat &erja Berbeda dengan presentasi, rapat kerja merupakan komunikasi dua arah berupa diskusi. !etiap peserta dilibatkan dalam pembahasan subyek rapat. Pemecahan permasalahan, pengambilan keputusan, dan rapat pencarian fakta tergolong dalam kategori rapat kerja. &eberhasilan rapat kerja ditentukan oleh kemampuan pimpinan rapat menciptakan dan memandu diskusi. Peserta rapat kerja dibatasi dalam jumlah tertentu karena semakin banyak peserta semakin sulit untuk mengambil keputusan.
Penyusunan daftar orang-orang yang perlu diundang dalam rapat perlu berpedoman pada jenis rapat yang akan diselenggarakan. •
*ntuk presentasi, perlu dipertimbangkan pemilihan peserta yang memerlukan
•
informasi. *ntuk rapat pengambilan keputusan atau pemecahan masalah, jumlah peserta
•
maksimum lima orang. *ntuk rapat identifikasi permasalahan, jumlah peserta maksimum sepuluh
• •
orang. *ntuk rapat informasional, jumlah peserta maksimum tiga puluh orang. *ntuk rapat panitia, jumlah peserta maksimum yang efektif tidak lebih dari tujuh orang.
2.% Tipe-Tipe Peipin Rapat
#alam sebuah rapat, faktor pemimpin sangatlah penting untuk mengendalikan sebuah rapat. Berikut ini akan dibahas lebih lanjut mengenai tipe-tipe pemimpin rapat $ ) Tipe otoriter
11
Pemimpin otoriter adalah pemimpin yang suka memaksakan kehendaknya, merasa saling berkuasa dan merasa paling mengetahui segala hal, sehingga kurang
memberikan
kesempatan
kepada
para
peserta
rapat
untuk
mengemukakan pendapatnya. 6al ini akan mengakibatkan hasil keputusan rapat kurang dapat dipertanggungjawabkan dan dilaksanakan, karena bukan merupakan keputusan bersama dan mungkin saja ada pihak-pihak yang tidak puas terhadap hasil keputusan rapat tersebut. ) Tipe demokratis Pemimpin demokratis adalah pemimpin yang bersifat terbuka, mau menerima kritik dan saran dari peserta rapat, memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya, berperan sebagai pembimbing, pengarah, pemberi petunjuk dan terlibat langsung dalam interaksi kelompok. &eputusan yang diambil oleh pemimpin rapat merupakan hasil musyawarah kelompok. /) Tipe lai;ess-faire Pemimpin lai;ess-faire adalah pemimpin yang memberikan kebebasan kepada para peserta rapat untuk mengendalikan jalannya rapat. Pemimpin tipe ini bersifat pasif dan cenderung masa bodoh, tidak terlibat langsung dalam kegiatan kelompok, tidak punya inisiatif dan cenderung bersikap sebagai penonton saja. Rapat yang dipimpin oleh pimpinan tipe ini seolah-olah tidak ada pemimpinnya, sehingga hasil keputusan rapat biasanya tidak sesuai dengan tujuan rapat yang diharapkan.
2.& Tipe-Tipe Peserta Rapat
Peserta rapat memegang peranan penting untuk mencapai keberhasilan dari kegiatan rapat. !eorang pemimpin rapat hendaknya mengetahui dan memahami tipe-tipe para peserta rapatnya, sehingga mudah untuk memimpin rpat. Tipe-tipe peserta rapat adalah sebagai berikut $ ) Tipe pemberi informasi Peserta rapat dengan tipe pemberi informasi memiliki ilmu pengetahuan dan wawasan yang sangat luas dan ingatan yang sangat kuat terhadap sesuatu, sehingga sering dijuluki dengan kamus berjalan. Para peserta rapat yang mengalami kesulitan untuk memahami materi pembahasan dalam rapat dapat meminta penjelasan dari peserta rapat yang mempunyai tipe ini.
12
) Tipe pemberi semangat Peserta rapat dengan tipe pemberi semangat memiliki kamauan dan kemampuan kerja yang tinggi, sehingga mampu menggerakkan orang lain. Peserta rapat yang mempunyai tipe ini biasanya memiliki moral dan disiplin kerja yang tinggi sehingga orangnya cukup berwibawa dan disegani oleh siapa saja. /) Tipe inisiatif Peserta rapat dengan tipe inisiatif biasanya akan muncul pada saat pelaksanaan rapat menemui kemacetan atau kebuntuan karena kurangnya atau tidak adanya data-data yang jelas untuk menyeleseikan masalah yang dibahas. Pada saat demikian, peserta rapat bertipe inisiatif akan memberi jalan keluar untuk penyelesian yang akan dihadapi. 1) Tipe pemersatu Peserta rapat dengan tipe pemersatu akan selalu mengusahakan persatuan dan kesatuan jika terjadi perbedaan pendapat di antara para peserta rapat, sehingga sering disebut sebagai juru damai. Peserta rapat yang mempunyai tipe pemersatu biasanya memiliki sifat-sifat penuh pengertian, sabar, toleransi yang tinggi dan berjiwa besar. <) Tipe penyerang Peserta rapat dengan tipe penyerang biasanya selalu menentang pendapat atau tidak setuju dengan pendapat peserta lain. Peserta rapat tipe ini gemar menyerang atau menyalahkan pendapat orang lain, sehingga memancing timbulya perdebatan yang panjang dan dapat menimbulkan perpecahan dalam kelompok. #alam hal ini, seorang pemimpin rapat hendaknya cepat untuk mengambil tindakan agar tidak menimbulkan masalah baru. =) Tipe perantara Peserta rapat dengan tipe perantara biasanya akan bertindak sebagai perantara atau penjembatani antara orang0kelompok yang berbeda. Peserta rapat tipe ini membantu memperjelas pendapat peserta rapat lain yang belum jelas, sehingga seluruh peserta menjadi jelas. Tipe peserta ini hampir sama dengan tipe pemersatu yang selalu menginginkan persatuan dan kesatuan dalam pelaksanaan rapat. Peserta rapat dengan tipe ini biasanya pandai bergaul, dapat dipercaya dan memiliki wibawa diantara lainnya. >) Tipe pendengar Peserta rapat dengan tipe pendengar biasanya bersifat pasif. Peserta rapat tipe ini hanya berperan sebagai pendengar yang baik. 7a hanya mendengarkan
13
informasi-informasi yang disampaikan oleh pemimpin rapat atau peserta rapat lainnya. 7a tidak suka mengeluarkan pendapat, kritik atau saran dan lebih bersifat pendiam.
2.1'
Peren(anaan Rapat
Perencanaan rapat perlu memperhatikan empat unsur$ tujuan, peserta, agenda, dan tempat penyelenggaraan rapat. #engan memperhatikan keempat unsur tersebut, rapat dapat merupakan aktivitas bisnis yang produktif. !ebelum mengundang orang untuk mengikuti rapat, perlu dipertimbangkan dengan matang tentang perlu atau tidaknya menyelenggarakan rapat, yaitu sebagai berikut$ •
•
enentukan tujuan !ebelum rapat diselenggarakan, perlu ditetapkan bahwa rapat merupakan cara terbaik untuk mencapai tujuan. emilih peserta rapat Peserta rapat terdiri atas orang-orang yang di pandang penting dan merupakan kunci bagi pembahasan pokok pembicaraan rapat. "umlah peserta harus
•
mencerminkan tujuan rapat. enyusun agenda eskipun sifat rapat kadang-kadang menyulitkan penyusunan agenda yang baku, setidaknya disiapkan daftar materi yang akan dibahas dalam rapat.
Bantuan seorang sekretaris dalam merencanakan rapat memegang peranan yang sangat penting dalam menentukan produktivitas rapat. *ntuk itu langkah-langkah yang perlu mendapat perhatian !ekretaris dalam merencanakan rapat yang sifatnya resmi adalah $ a. Persiapan Ruangan dan Tata Ruang Rapat Ruangan untuk menyelenggarakan rapat resmi sangat menentukan kelancaran jalannya rapat. +dalah menjadi tugas !ekretaris dalam untuk mempersiapkan ruangan rapat. *ntuk rapat yang bersifat rutin biasanya diselenggarakan di Operation Room atau Conference Room yang telah ada di lingkungan kantor. "ika rapat diselenggarakan di 6otel, !ekretaris harus pesan kepada anajer 6otel agar tempat, waktu, tanggal telah dipasang dipapan pengumuman. Papan
14
pengumuman hendaknya diletakkan pada tempat yang mudah diketahui. Biasanya pihak hotel telah memperispakan spanduk misalnya $ %Selamat Datang Para Peserta Rapat …. . !ehari sebelum rapat dimulai sekretaris perlu mengadakan % general chec ' terlebih dahulu agar segalanya bisa dipersiapkan sebaik-baiknya. Persiapkan pula tata ruang (la!out ) rapat berdasarkan pertimbangan $ "umlah partisipan • 6ubungan masing-masing partisipan • "enis rapat • b. Persiapan +dministrasi "embuat Surat #n$angan rapat . • Persiapan surat *ndangan sebaik-baiknya dan disampaikan paling lambat tiga hari sebelum penyelenggaraan rapat. #alam surat undangan memuat •
hari, tanggal, jam, waktu dan acara rapat. "en!usun acara %agen$a rapat . !usunlah acara rapat secara tepat, secara berurutan dengan membuat pokok pokoknya saja, dan perhitungkan waktu yang dirinci jam atau
•
menitnya. "en!usun $aftar ha$ir Buatlah daftar hadir untuk peserta rapat. #aftar hadir bisa berupa buku tamu bisa juga berupa lembaran biasa.?una daftar hadir untuk mengetahui
•
jumlah peserta rapat dan sebagai dokumentasi. "empersiapan bahan rapat Bahan rapat yang perlu dipersiapkan jauh sebelum rapat diadakan bisa berupa $ @
6asil rapat yang lalu
@
6asil kertas kerja para peserta yang akan dibahas
@
Peraturan-peraturan yang diperlukan
@
Bahan-bahan penerbitan yang berkaitan dengan materi rapat
@
+lat-alat tulis, flip chart, marker, penngaris, blok note, pensil dan sebagainya
•
Persiapan peralatan rapat !ekretaris perlu menginventarisasi alat-alat keperluan rapat seperti $
yang digunakn untuk
15
@
Papan dan alat tulis
@
3lip chart yaitu kertas-kertas
yang digantung lengkap dengan
markernya @
A6P, slide lengkap dengan layarnya atau bahan-bahan rapat yang bisa dipresentasikan melalui bantuan komputer dengan program icrosoft PowerPoint.
•
@ Soun$ s!stem, tape recor$er @ &loc note, ballpoint "embuat catatan hasil rapat 'notulen( )otulen adalah catatan laporan singkat
tentang
pembicaraan
atau
keputusan dalam rapat. 5otulen berfungsi sebagai bukti telah diadakan rapat, sumber informasi bagi peserta rapat, landasan bagi rapat berikutnya, alat pengingat peserta rapat. 7si catatan rapat (notulen) terdiri atas $ @
"udul dan jenis rapat
@
Tanggal, waktu dan tempat rapat diselenggarakan
@
Pemimpin rapat
@
"umlah peserta yang hadir dan tidak hadir (dibuatkan daftar hadir tersendiri)
•
•
@
+cara rapat 0agenda rapat (tulis secara berurutan)
@
"alannya rapat (pembukaan sampai dengan penutup)
@
Tempat, tanggal, bulan dan tahun pemnuatan
@
Pembuat notula (sekretaris)
@
Pengesahan notula oleh ketua rapat
Pengiriman hasil rapat 6asil rapat dalam bentuk tulisan singkat, jelas yang merupakan laporan hasil rapat dapat dibagi-bagikan kepada peserta rapat yang hadir. Tin$a lan*ut rapat Tindak lanjut rapat meliputi kegiatan pembuatan surat keputusan apabila dari hasil rapat telah diadakan beberapa keputusan, dan merencanakan untuk mengadakan pertemuan berikutnya
16
2.11
Peili)an Tepat Rapat
!aat memilih tempat untuk penyelenggaraan rapat, perhatikan beberapa hal sebagai berikut$ a. *kuran Ruangan 4uas ruangan harus sesuai dengan jumlah peserta rapat. Ruang auditorium misalnya, terlalu besar untuk rapat kecil dengan peserta delapan orang. #apat dibayangkan bagaimana perasaan orang yang mempresentasikan idenya di depan kelompok kecil yang duduk membentuk satu deret di dalam ruangan besar. eskipun pokok bahasan dalam presentasi baik, kondisi ruangan yang terlalu besar menyebabkan pembicaraan bergema dan mengganggu konsentrasi peserta. b. +kustik Ruang besar yang kosong seringkali berakustik buruk, terlebih apabila di ruang tersebut tidak terpasang korden, tanpa karpet, atau bahan peredam suara lainnya untuk mencegah terjadinya gema. !ebelum menggunakan ruang besar, perlu diperhatikan akustik ruangan karena setiap peserta rapat harus dapat mendengar segala sesuatu yang diucapkan tanpa gangguan. "ika peserta rapat tidak dapat mendengar dengan baik, mereka akan merasa terisolir. c. ?angguan Pemilihan tempat untuk penyelenggaraan rapat di luar kantor perlu memperhatikan faktor-faktor yang dapat mengganggu jalannya rapat. Ruang tempat penyelanggaraan rapat memerlukan penyekat yang mampu mengurangi intensitas suara dari luar yang dapat mengganggu ketenangan suasana. !uara dering telepon, pembicaraan orang di luar ruang rapat, lalu lalang orang keluar masuk ruang rapat dapat mengganggu suasana rapat yang berlangsung. d. Pintu asuk dan &eluar Tatanan ruang rapat yang baik adalah dengan meletakkan podium berlawanan arah dengan pintu yang merupakan jalan keluar dan masuknya peserta rapat. &ursi tempat duduk peserta disusun membelakangi pintu. #engan tatanan demikian, peserta yang datang terlambat atau mereka yang perlu meninggalkan ruangan tidak mengganggu jalannya rapat. e. entilasi #alam memilih ruang rapat, perlu diperhatikan sirkulasi udaranya. *dara di ruang tertutup yang penuh orang akan segera menjadi pengap. eski ruangan menggunakan
air
con$itioner ,
kondisi
ini
seringkali
tidak
dapat
17
mempertahankan udara tetap segar. !ebelum rapat diselenggarakan, perlu dipastikan terlebih dahulu bahwa ruangan berventilasi cukup, baik secara mekanis maupun melalui jendela.
2.12
Agen*a Rapat
eskipun subyek rapat telah disebutkan dalam agenda, pimpinan rapat perlu mempersiapkan rincian materi yang akan dibahas dan membaginya kepada peserta beberapa hari sebelum rapat dilaksanakan. Berikut ini contoh format agenda$
A+,A
R852+5+ R+P+T P8R*!+6++5 = "uni :> "am :.:: 7B Ruang Rapat 8ksekutif
.
Presensi
.
Persetujuan agenda
/.
Persetujuan durasi waktu rapat
1.
4aporan pimpinan
<.
4aporan manajer a.
Pengembangan pasar
b.
Produk baru
c.
&euangan
=.
Pekerjaan yang tertunda
>.
Pengembangan tugas
9.
Pengumuman
C.
Penundaan
2.13
Suasana Rapat
!uasana rapat dapat bersifat positif, negatif, atau netral. #alam suasana yang netral, rapat diselenggarakan dalam suasana yang kurang membangkitkan minat peserta untuk memberikan masukan. Rapat yang diselenggarakan dalam suasana
18
negatif hanya dapat menghasilkan keputusan-keputusan yang kurang signifikan. !ebaliknya, rapat yang didukung oleh suasana yang positif membangkitkan perasaan dan pikiran positif berupa rasa percaya bahwa pokok-pokok bahasan dalam rapat dapat direalisasikan. 3aktor
yang
mendukung
terciptanya
suasana
positif
ialah
tempat
penyelenggaraan rapat dan bobot materi rapat. !uasana positif merupakan paduan antara penataan fisik dan perilaku peserta rapat. !uasana rapat mudah berubah menjadi negatif oleh pengaruh kejadian-kejadian kecil sebagai berikut$ • • • • • • •
Pimpinan rapat datang terlambat Ruang rapat tidak dipersiapkan dengan baik Pimpinan membuka rapat dengan berkelakar Pimpinan kurang siap atau memulai rapat dengan kata-kata yang bernada ragu Peserta rapat datang terlambat Rapat sering disela dengan pembicaraan telepon Peserta menunjukkan ketidaksiapan !ebaliknya, suasana rapat yang positif ditentukan oleh pihak penyelenggara
yang mengundang rapat. +gar rapat berlangsung dengan baik, pimpinan rapat harus meneliti semua persiapan dengan cermat. #isamping itu, beberapa hal berikut ini perlu diperhatikan untuk menciptakan suasana rapat yang positif. elakukan pemeriksaan sebelum rapat dimulai jika ada sesuatu yang meragukan peserta rapat. "ika keterlambatan penundaan dapat merugikan efektivitas rapat, pembatalan dapat dilakukan untuk menghindari kekecewaan peserta rapat karena merasa dirugikan dalam hal waktu. •
elakukan pengecekan untuk memastikan bahwa agenda telah diterima oleh
•
peserta rapat. Rapat diselenggarakan tepat pada waktu yang telah ditetapkan tanpa harus
•
menunggu kehadiran seluruh peserta rapat. emberikan indikasi bahwa agenda rapat diikuti dan rapat akan selesai pada waktu yang telah ditetapkan. !uasana rapat harus kondusif dan menyenangkan. Peserta rapat dapat
bergurau untuk sekedar menyegarkan suasana selama tidak dilakukan dalam rapat.+pabila gurauan dan ungkapan humor mewarnai suasana rapat, nilai rapat sebagai sarana komunikasi bisnis mengalami degradasi yang serius.
19
2.14
Teknik /eipin Rapat
Pemimpin rapat yang baik tidak mendominasi kesempatan berbicara dan mengutarakan pendapatnya kepada forum peserta rapat, melainkan membawa forum ke dalam diskusi untuk mendapatkan masukan, opini dan pemikiran peserta rapat. #iskusi merupakan inti sebuah rapat yang baik. Rapat akan terhenti apabila pimpinan mendominasi diskusi dan tidak memberikan kesempatan berpartisipasi kepada peserta rapat. !elama rapat berlangsung, untuk membawa forum ke arah diskusi dan mengendalikannya, pimpinan rapat dapat melakukan hal-hal sebagai berikut$ •
engajukan petanyaan terbuka, yakni prtanyaan yang tidak cukup dijawab
•
dengan sekedar ucapan %ya' atau %tidak'. emberdayakan dan menguatkan pertanyaan peserta rapat yang sesuai dengan
•
tujuan rapat. enyampaikan pertanyaan peserta yang ditujukan kepada peserta lain melalui
• •
pimpinan rapat. engabaikan pernyataan yang tidak relevan dengan tujuan rapat. enyatakan kembali butir-butir agenda ketika diskusi menyimpang dari tujuan
•
yang telah ditetapkan. Bersikap tegas terhadap peserta yang mendominasi diskusi. enggunakan contoh yang relevan dengan hati-hati untuk memberikan
•
dorongan kepada kelompok agar berpikir pada satu alur pemikiran yang sama. engajukan pertanyaan, baik kepada orang per orang atau kepada seluruh
•
kelompok, yang relevan dengan tugas yang menjadi tanggung jawab mereka. Pada waktu subyek dari luar topik diskusi muncul dan dipandang penting,
•
pimpinan menawarkan kepada peserta apakah subyek tersebut ditambahkan pada agenda atau akan dibicarakan pada rapat pada kesempatan lain. 2.15
Kriteria Peipin Rapat "ang Baik
&eberhasilan suatu rapat sangat ditentukan oleh efektivitas pimpinannya. Rapat akan produktif jika pimpinan dipersiapkan dan dipilih dengan cermat. Pimpinan rapat adalah orang yang bertanggung jawab atas keberlangsungan rapat. !eorang pimpinan rapat yang baik tidak mendominasi seluruh rapat sehingga mengurangi kesempatan peserta untuk memberikan saran atau masukan, tetapi juga tidak bersikap pasif sehingga kehilangan kendali atas rapat yang
20
dipimpinnya. *ntuk menjadi pimpinan rapat yang baik, perhatikan beberapa kriteria berikut$ • •
engetahui apa dan siapa yang hadir sebagai peserta rapat. Berbicara menggunakan bahasa yang dapat dengan mudah dipahami oleh
•
peserta rapat. embangkitkan minat peserta rapat. engetahui dengan tepat yang perlu diutarakan dan hasil dari rapat
•
pendahuluan. enyajikan materi secara sederhana dan ringkas. Bila perlu, dapat digunakan
•
• • • •
• •
alat bantu visual. enjaga ketenangan sikap dan rasa percaya diri. Berbicara dengan suara yang jelas, dapat didengar oleh setiap peserta rapat. 6indari tingkah laku yang dapat mengganggu suasana. emperhatikan dan mempertimbangkan saran dan pendapat setiap peserta rapat. engikuti agenda rapat langkah demi langkah. enjaga arah rapat agar tidak menyimpang dari tujuan. 2.1#
K0unikasi ala Rapat
&omunikasi sangat penting dalam berprilaku berorganisasi terutama dalam menjalankan rapat. &omunikasi yang sangat penting ini terkadang jarang dimengerti secara jelas sehingga menimbulkan beberapa hambatan. &omunikasi yang efektif merupakan prasyarat bagi terbinanya kerja sama yang baik untuk mencapai tujuan rapat. 7nformasi adalah sah dalam proses komunikasi, karena informasi itulah yang menentukan tujuan yang hendak dicapai. 5amun demikian informasi juga bisa menjadi faktor gagalnya komunikasi. Beberapa informasi yang menimbulkan reaksi-reaksi negatif terhadap komunikasi adalah$ . 7nformasi tidak tertangkap . embuat kesalahan /. enunda atau menumpuk pekerjaan 1. Penyaringan
21
<. 6anya menangkap garis besarnya saja =. elemparkan tugas pada orang lain >. enghindari informasi &eberhasilan komunikasi juga sangat ditentukan oleh dukungan, empati, keterbukaan, sikap positif dan kebersamaan antara komunikator dan komunikan dalam rapat. !ementara itu komunikasi adalah sumber hidup perusahaan dan sarana untuk mencapai serta mewujudkan sesuatu yang dikehendaki. &omunikasi cenderung lebih kepada suatu teknik daripada sikap. #alam rapat seluruh peserta harus menyadari posisinya dalam forum itu. Tiap peserta hendaknya$ •
ampu berkomunikasi dengan jujur, terbuka dan bertanggung jawab.
•
ampu berperan sebagai komunikator yang baik tapi tidak memonopoli pembicaraan. ampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsif namun tidak
•
emosional. ampu mengendalikan diri !etelah rapat berhasil membuat keputusan dan
•
menyusun kesimpulan maka hasil tersebut harus di komunikasikan kepada peserta dan hasil dari rapat tersebut dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
2.1$
In*ikat0r Ke!er)asilan Rapat
!ecara umum rapat yang berjalan sesuai dengan harapan jika dalam pelaksanaannya memenuhi syarat yang digunakan sebagai indikator kesuksesan rapat. 7ndikator tersebut adalah$ . +danya keterbukaan dalam rapat !uasana yang terbuka sangat diperlukan dalam rapat untuk mencapai tujuan rapat. Pemikiran negatif, saling mencurigai atau bermusuhan dalam rapat harus
22
dihilangkan, serta membangun suasana kekeluargaan, kerjasama dan saling memotivasi satu sama lain. . +bsennya monopoli !emua peserta rapat berhak untuk mengemukakan pendapat dan peserta lainnya diwajibkan untuk menghargai orang yang berbicara dalam rapat. !emua peserta perlu untuk diajak berbicara dan berpartisipasi dalam menggunakan haknya. /. Tingkat aktif dalam rapat Rapat yang sukses dan hidup adalah jika peserta semuanya aktif dalam berperan serta memberikan pendapatnya atas suatu permasalahan yang dibahas. !emua peserta harus mempunyai kemampuan mendengar, tidak memotong pembicaraan peserta lain. Pendapat yang baik dan positif hendaknya dilontarkan dalam rapat. 1. Pengawasan dan bimbingan dari pemimpin Peran pimpinan rapat sangat menentukan arah dan keadaan rapat. Pemimpin rapat hendaknya tidak memihak pada salah golongan atau perseorangan peserta rapat. Pemimpin rapat harus memberikan motivasi kepada anggota untuk memberikan pendapat dan menengahi jika terjadi perselisihan. <. engedepankan pendapat dan argumentasi, bukan emosi Rapat yang baik adalah rapat yang diwarnai banyak argumentasi dan pendapat. 5amun hal itu tidak menjadi baik jika menjadi perdebatan panjang. Aleh karena itu harus ada yang menengahi supaya tidak terjadi perpecahan. =. Tepat waktu !ebaik-baiknya rapat adalah rapat yang dimulai tepat waktu. Para peserta rapat hendaknya mengikuti apa yang telah menjadi tata tertib rapat, termasuk masalah waktu. "ika terlambat, baiknya diberitahukan kepada pimpinan rapat disertai alasan keterlambatannya.
